Hỗ trợ thông tin cho quản lý nhân sự. Hỗ trợ thông tin và kỹ thuật của hệ thống quản lý nhân sự

Bài kiểm tra số 2.

Chủ đề: “Hỗ trợ thông tin cho quản lý nhân sự như một bài toán quản lý.”

Giới thiệu

Hiệu quả của hệ thống quản lý nhân sự phần lớn phụ thuộc vào cơ sở thông tin. Cơ sở thông tin là tập hợp dữ liệu về trạng thái của hệ thống được quản lý và các xu hướng phát triển của nó bằng cách sử dụng các đặc điểm định lượng của các quá trình xảy ra giữa các nhân viên, trong môi trường sản xuất và xã hội xung quanh. Trên thực tế, bất kỳ quyết định quản lý nào cũng phải dựa trên hiểu biết về tình hình, các yếu tố ảnh hưởng và mối quan hệ của chúng. Thông tin góp phần thực hiện tất cả các chức năng quản lý: lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát, điều tiết, phân phối.

Các chức năng chính của quy trình quản lý nhân sự, được thực hiện ở các cấp độ khác nhau trong hệ thống quản lý của tổ chức, là đưa ra các quyết định và giám sát việc thực hiện chúng. Chính nhu cầu đảm bảo thực hiện các chức năng này khiến có thể coi quản lý nhân sự như một quy trình thông tin, tức là. về mặt chức năng bao gồm việc nhận, truyền, xử lý (chuyển đổi), lưu trữ và sử dụng thông tin và chính hệ thống quản lý phân cấp - như một hệ thống thông tin. Quá trình quản lý nhân sự có thể được thể hiện như một tập hợp các quyết định được phối hợp, liên tục đưa ra và thực hiện, cuối cùng nhằm đạt được mục tiêu chính của tổ chức. Sự phát triển của mỗi quyết định này phải được cung cấp thông tin.

Hỗ trợ thông tin của hệ thống quản lý nhân sự là tập hợp các quyết định được thực hiện về khối lượng, vị trí và hình thức tổ chức thông tin lưu chuyển trong hệ thống quản lý nhân sự trong quá trình hoạt động.

Hỗ trợ thông tin bao gồm các hệ thống tài liệu và thông tin vận hành, quy định, tham khảo, kỹ thuật và kinh tế. Khi thiết kế và phát triển hỗ trợ thông tin cho hệ thống quản lý, điều phù hợp nhất là thiết lập thành phần và cấu trúc thông tin cần và đủ cho công nghệ quản lý được áp dụng.

1. Loại thông tin và yêu cầu đối với thông tin đó

Thông tin được sử dụng trong quản lý nhân sự, về bản chất, được chia thành quy chuẩn, tham khảo, phương pháp luận, kế toán, dựa trên các tài liệu kế toán cơ bản, cũng như báo cáo, được trình bày dưới dạng tổng quát. Nguồn thông tin sơ cấp chính là các tài liệu của bộ phận nhân sự (bảng nhân sự, thẻ nhân viên, hồ sơ cá nhân), mệnh lệnh, hướng dẫn của ban lãnh đạo doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu liên quan đến nhân sự của nhân viên, chứng từ kế toán, báo cáo chủ yếu về công việc đã thực hiện và thanh toán, chứng từ của các đơn vị cơ cấu phi công nghiệp phục vụ doanh nghiệp. Một nguồn thông tin khác là chính nhân viên đưa ra ý kiến của mình về một số vấn đề nhất định, tài liệu từ nghiên cứu xã hội học (bảng câu hỏi, phỏng vấn), kết quả nghiên cứu tâm sinh lý (kiểm tra nhân viên). Trong trường hợp này, điều quan trọng là phải đảm bảo việc bảo vệ thông tin xã hội học được bảo mật. Trước hết, điều này liên quan đến ý kiến của nhân viên khi nghiên cứu mối quan hệ giữa các cá nhân trong một nhóm.

Nhiều quy trình xác định tình hình nhân sự rất năng động: số lượng nhân sự thay đổi do luân chuyển, cơ cấu nhân sự thay đổi theo tất cả các đặc điểm: giới tính, độ tuổi, thời gian làm việc, quá trình di chuyển nhân sự trong nội bộ nhà máy giữa các bộ phận cơ cấu. liên tục được tiến hành, ngành nghề và trình độ kỹ năng thay đổi. Thông tin trong trường hợp này đóng vai trò như một phương tiện giám sát sự tuân thủ của cơ cấu thực tế của lực lượng lao động với cơ cấu cần thiết và tính kịp thời của việc lấp đầy các công việc còn trống. Vì vậy, yêu cầu chính đối với thông tin nhân sự là tính hiệu quả và độ tin cậy.

Định hướng xã hội của công việc với nhân sự đặt ra nhiệm vụ thu thập thông tin khá đa dạng có tính chất xã hội liên quan đến từng nhân viên. Vì vậy, khi lựa chọn ứng viên để bổ nhiệm vào một vị trí nào đó, ngân hàng dữ liệu cần chứa thông tin không chỉ mang tính chất sản xuất mà còn mang tính chất nhân khẩu xã hội, kỷ luật và thậm chí cả y tế. Định hướng công tác nhân sự theo hướng phát triển lực lượng lao động của chính mình không thể thành công nếu không hiểu biết về chi phí lao động và đầu tư vào vốn con người (chi phí tiền lương, đào tạo, chăm sóc y tế, dịch vụ xã hội). Bản chất của thông tin đó khác biệt đáng kể so với thông tin thuần túy về nhân sự vì nó liên quan đến hệ thống kế toán. Cần mô tả một cách định lượng mức độ sử dụng lao động hợp lý và đánh giá kết quả lao động.

Tóm tắt những điều trên, chúng ta có thể xây dựng các tiêu chí sau để đánh giá chất lượng thông tin. Cô ấy phải là:

Mục tiêu (đầy đủ, nhất quán, đáng tin cậy);

Phù hợp (đáp ứng nhu cầu thông tin khách quan của các nhà quản lý và chuyên gia khi chúng phát sinh trong quá trình phát triển tình hình nhân sự);

Hợp thời;

Laconic (được nén nhưng không làm mất đi tính đầy đủ cần thiết);

Giao tiếp (dễ hiểu và chấp nhận được đối với các nhà quản lý và chuyên gia).

2. Hỗ trợ thông tin như một hệ thống

Nhu cầu thu thập, lưu trữ, xử lý, phân tích một khối lượng lớn thông tin nhân sự khác nhau và cung cấp cho người dùng (đối tượng quản lý - dịch vụ nhân sự và người quản lý) một cách thuận tiện đặt ra nhiệm vụ tạo ra một hệ thống thông tin phù hợp tại doanh nghiệp. Các thành phần của hệ thống như vậy là thiết bị và vật liệu để thu thập, lưu trữ, xử lý, truy xuất và cung cấp dữ liệu cần thiết về nhân sự của doanh nghiệp, kế toán được tổ chức hợp lý, thích ứng để hỗ trợ thông tin giải quyết các vấn đề nhân sự, một bộ kỹ thuật và phương pháp để giải quyết các vấn đề về nhân sự. sử dụng hệ thống này, các nhà khoa học máy tính, người tiêu dùng thông tin... Yêu cầu chính của hệ thống này là sử dụng rộng rãi máy tính, công nghệ thông tin tiên tiến, phương pháp toán học và mô hình hóa. Cơ sở của hệ thống thông tin phải là một mảng duy nhất phản ánh thông tin về từng nhân viên, môi trường của họ và điều kiện làm việc bên ngoài, do đó yêu cầu một tổ chức thông tin và phương pháp vận hành nhất định với mảng dữ liệu.

Vì các quy trình diễn ra trong một nhóm công nhân và trong môi trường của nó rất năng động nên điều quan trọng là phải phản ánh kịp thời tất cả những thay đổi này trong mảng thông tin dữ liệu. Yêu cầu này có thể được đáp ứng nếu hệ thống thông tin có mối liên hệ chặt chẽ với luồng tài liệu tại doanh nghiệp: các mệnh lệnh, hướng dẫn liên quan đến nhân viên được sử dụng để điều chỉnh ngay dữ liệu chứa trong mảng cho từng nhân viên. Điều quan trọng nhất là việc liên kết thông tin nhân sự với thông tin về cơ cấu công việc, với các yêu cầu mà công việc này đặt ra cho nhân viên, với mức thù lao có thể có và với tình trạng điều kiện làm việc. Cách tiếp cận này trước hết đưa ra giải pháp cho bài toán truy xuất thông tin (tìm kiếm các công nhân có đặc điểm cho trước trong mảng thông tin), phân nhóm, tập hợp các công nhân theo yêu cầu của người dùng.

Bằng cách theo dõi những thay đổi về trạng thái của đối tượng theo các thông số nhất định xảy ra do thực hiện các biện pháp, người quản lý, thông qua phản hồi, có thể phát triển một chiến lược quản lý hiệu quả và giám sát việc thực hiện nó. Hệ thống thông tin sẽ giúp xác định các yếu tố quan trọng nhất và thiết lập mối quan hệ nhân quả giữa các yếu tố và kết quả. Loại thông tin này cần thiết cho việc xây dựng các mục tiêu làm cơ sở cho việc phát triển đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp.

3. Nhiệm vụ nâng cao hỗ trợ thông tin quản lý hiện nay

Việc quản lý hiệu quả các tổ chức và hệ thống xã hội khác nhau là điều không thể tưởng tượng được nếu không sử dụng thông tin. Tình trạng này được xác định trước bởi thực tế là “về bản chất, quản lý là việc chuẩn bị, thông qua và thực hiện một chuỗi các quyết định tuần tự của hệ thống quản lý dựa trên thông tin phản ánh trạng thái của đối tượng được quản lý và môi trường, cũng như mức độ của thi hành (hoặc không thi hành) các quyết định quản lý đã được thông qua.” Thông tin thường được hiểu là “quá trình truyền tải thông điệp giữa hệ thống truyền và hệ thống nhận, dẫn đến sự thay đổi tính đa dạng của trạng thái sau này”.

Hiệu quả của doanh nghiệp được quyết định bởi tính đúng đắn của các quyết định quản lý được đưa ra. Sự thiếu vắng hoặc thiếu thông tin cần thiết hóa ra lại là nguyên nhân chính gây ra những sai lầm trong quản lý. Thông tin là một trong những nguồn lực của hệ thống tổ chức. Sự khác biệt so với các loại tài nguyên khác là thông tin không biến mất trong quá trình xử lý mà thay đổi tính hữu dụng của nó. Thông tin được đặc trưng bởi hình thức trình bày, khối lượng, tần suất tiếp nhận, tần suất điều chỉnh, chi phí tiếp nhận và lưu trữ.

Khái niệm “thông tin” chỉ có ý nghĩa nếu có nguồn (người cung cấp thông tin) và người nhận. Khi xem xét thông tin, các chỉ số sau được sử dụng: khối lượng, độ tin cậy, giá trị, độ phong phú, độ mở. Lượng thông tin được xác định bằng ký hiệu, số ký tự, chữ cái. Khối lượng thông tin nhận thức về bất kỳ đối tượng nào được đặc trưng bởi khối lượng ký hiệu, số lượng văn bản, đồ thị, hình vẽ, thời gian tiếp nhận và phân tích thông tin.

Khi đánh giá những thông tin đó, các chỉ số định tính được sử dụng:

Thông tin là dư thừa;

Thông tin không đầy đủ;

Thông tin đáng tin cậy;

Giá trị của thông tin.

Thông tin dư thừa sẽ cải thiện chất lượng của các quyết định quản lý tiếp theo, nhưng đòi hỏi nhiều thời gian để truyền tải và phân tích.

Thiếu thông tin khiến việc đưa ra quyết định đúng đắn trở nên khó khăn.

Độ tin cậy của thông tin là một chỉ số về sự tương ứng của thông tin nhận được với thực tế. Càng ít liên kết tham gia vào việc truyền tải thông tin thì độ tin cậy của nó càng cao. Sự biến dạng có thể xảy ra vì lý do khách quan và chủ quan.

Giá trị của thông tin có thể được xem xét từ hai khía cạnh: giá trị đối với người nhận liên quan đến lợi nhuận trong tương lai (giá trị sử dụng) và giá trị xét về chi phí phát sinh.

Thông tin quản lý được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau:

1) bản chất của phản ứng quản lý (đòi hỏi các quyết định khẩn cấp, dành cho các quyết định trong tương lai);

2) hình thức trình bày (tài liệu, nói, máy tính);

3) thời gian xuất hiện (hoạt động, hàng ngày, hàng tháng, hàng năm);

4) mức độ tiếp cận (bí mật, nội bộ, bên ngoài);

5) mục đích chức năng (lập kế hoạch, tài chính, kỹ thuật, tiếp thị);

6) Thuộc đối tượng kiểm soát (đơn vị, công trường, phân xưởng, doanh nghiệp);

7) mức độ khái quát hóa trong quá trình quản lý (sơ cấp, phái sinh, cuối cùng).

Quản lý các hệ thống xã hội, các hệ thống con và tổ chức của chúng liên quan đến việc sản xuất, tái tạo và ứng dụng các loại thông tin khác nhau. Nó bao gồm:

Sản xuất thông tin dưới hình thức nghiên cứu khoa học, phát minh, khám phá, khái quát kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực sản xuất, văn hóa, giáo dục, đời sống chính trị - xã hội;

Thu thập, lựa chọn, đánh giá các thông tin cần thiết cho việc quản lý;

Xử lý thông tin phân tích và tổng hợp (mô tả thư mục, phân loại, chú thích, tóm tắt, dịch thuật, mã hóa);

Lưu trữ và truy xuất thông tin;

Sao chép và phổ biến thông tin, chuyển nó đến người tiêu dùng;

Sử dụng thông tin;

Giám sát hiệu quả của việc sử dụng thông tin.

Nhu cầu thông tin của các đối tượng, cấp quản lý khác nhau là không giống nhau và được quyết định chủ yếu bởi các nhiệm vụ được giải quyết trong quá trình quản lý của người quản lý, nhân viên này trong bộ máy hành chính. Nó cũng phụ thuộc vào quy mô và tầm quan trọng của các quyết định được đưa ra (quyết định càng lớn và quan trọng thì càng cần nhiều thông tin về khối lượng và nội dung đa dạng để chuẩn bị và áp dụng), vào số lượng và tính chất của các thông số được kiểm soát, điều chỉnh, về số lượng các lựa chọn về trạng thái và hành vi có thể có của đối tượng được kiểm soát, về mức độ và sự đa dạng của các ảnh hưởng bên trong và bên ngoài làm xáo trộn hệ thống được kiểm soát, về số lượng và chất lượng của các chỉ số mô tả kết quả hoạt động của hệ thống này. Khi việc quản lý xã hội được cải thiện, nhu cầu hiểu biết về đối tượng quản lý sẽ tăng lên, có thể là các nhóm xã hội, các bộ phận dân cư, các tổ chức xã hội, cộng đồng lãnh thổ hoặc các tiểu hệ thống của xã hội - kinh tế, xã hội, chính trị, văn hóa xã hội. Trong những điều kiện này, cả chủ thể và đối tượng quản lý đều cần thông tin đầy đủ và đáng tin cậy về hoạt động của xã hội, các hệ thống con, tổ chức và nhóm chính của nó. Nghiên cứu xã hội học cho thấy các nhà lãnh đạo và quản lý hiếm khi và không sử dụng đầy đủ thông tin sẵn có, mặc dù thông tin đó đóng vai trò chính trong quá trình quản lý. Các nhà phát triển chương trình xã hội thường phàn nàn rằng kết quả công việc của họ không được sử dụng hoặc hiếm khi được sử dụng trong hoạt động quản lý. “Theo kết quả nghiên cứu xã hội học, người ta đã chứng minh rằng các nhà quản lý dành hơn 50% thời gian để phân phát tài liệu cho cấp dưới, thảo luận với cấp dưới và tham gia cùng nhau giải quyết các vấn đề nảy sinh với cấp dưới hoặc quản lý cấp cao. Dưới 50% nhân viên quản lý được khảo sát đã sử dụng các báo cáo máy tính làm cơ sở để đánh giá và khen thưởng nhân viên, yêu cầu thêm nguồn lực hoặc phân phối lại chúng, sửa đổi các phương pháp và quy trình hoạt động của tổ chức cũng như chức năng của hệ thống quản lý và tăng độ tin cậy của thông tin. Vì vậy, trong thực tiễn quản lý, việc xác định và nghiên cứu các yếu tố chính quyết định cường độ sử dụng thông tin của người quản lý trở nên quan trọng. Yếu tố đầu tiên trong số này là văn hóa tổ chức. Liệu dữ liệu chứa trong các luồng thông tin có được người quản lý nhận thức, hiểu và chuyển thành hành động thực tế một cách chính xác hay không phụ thuộc đáng kể vào văn hóa tổ chức của anh ta. Trong các hệ thống đánh giá quản lý, như trước đây, các tiêu chí như đúng giờ, trách nhiệm và khả năng hợp tác thường được sử dụng nhiều hơn là khả năng tìm kiếm và sử dụng nhanh chóng và khéo léo thông tin mới cần thiết để giải quyết thành công các vấn đề mà một tổ chức nhất định phải đối mặt. Yếu tố thứ hai ảnh hưởng đến việc sử dụng dữ liệu nhận được của người quản lý liên quan đến nội dung của các luồng thông tin đi vào lĩnh vực quản lý; chúng sẽ giúp định hướng và tập trung sự chú ý của người quản lý vào các vấn đề cấp bách của công việc quản lý, từ đó thúc đẩy họ hoạt động tích cực và hiệu quả hơn. Cuối cùng, cần lưu ý rằng “việc quản lý sử dụng thông tin cần có sự hỗ trợ và giúp đỡ của các quan chức hoạt động ở các tầng cao nhất của kim tự tháp quản lý. Đây là sự đảm bảo mang tính quyết định về sự tuân thủ của thông tin nhận được với phạm vi hoạt động, thẩm quyền và quyền hạn của đơn vị quản lý sử dụng thông tin đó. Một trong những yêu cầu quan trọng nhất đối với thông tin được sử dụng trong quản lý là tính tối ưu và đầy đủ của nó. Thông tin tối ưu có nghĩa là nó phải chứa tất cả thông tin cần thiết về tất cả các tham số được quản lý và chỉ những thông tin cần thiết về đối tượng được quản lý.

4. Hỗ trợ thông tin cho quản lý nhân sự như một bài toán quản lý

Gần đây, việc sử dụng PC đã trở nên phổ biến trong các bộ phận cơ cấu của một tổ chức, bao gồm bộ phận nhân sự, bộ phận lao động và tiền lương, v.v. Về vấn đề này, một trong những vấn đề trọng tâm trong việc thiết kế hỗ trợ thông tin cho dịch vụ quản lý nhân sự là tổ chức dữ liệu trong bộ nhớ máy tính. Nhược điểm của cách tiếp cận truyền thống trong việc tổ chức các mảng thông tin trong bộ nhớ PC, trong đó việc phát triển cơ sở thông tin tập trung vào các nhiệm vụ chức năng cụ thể, dẫn đến nhu cầu tập trung vào chính thông tin, vào dữ liệu, dẫn đến sự chuyển đổi từ cơ sở dữ liệu định hướng vấn đề sang cơ sở dữ liệu định hướng thông tin. Tất cả điều này đã dẫn đến một cách tổ chức dữ liệu mới trong máy tính, điều này được phản ánh trong sự phát triển của ngân hàng dữ liệu, là tập hợp các cơ sở dữ liệu người dùng, các công cụ phần cứng và phần mềm để tạo và duy trì các cơ sở dữ liệu này. Ngân hàng dữ liệu được xây dựng từ cơ sở dữ liệu, mỗi cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu được tổ chức theo các quy tắc nhất định cung cấp các nguyên tắc chung để mô tả, lưu trữ và thao tác dữ liệu. Cơ sở dữ liệu tích lũy và cập nhật liên tục thông tin dưới dạng một số lượng nhỏ các mảng, mỗi mảng được sử dụng để giải quyết nhiều vấn đề quản lý. Trong trường hợp này, sự chú ý chính được dành cho việc duy trì liên tục mô hình thông tin động chính xác của đối tượng điều khiển trong hệ thống. Về vấn đề này, một cơ hội mới về cơ bản sẽ mở ra cho việc sử dụng máy tính của một số người dùng cùng phát triển và sử dụng các chương trình cũng như khái quát hóa các kết quả thu được.

Việc triển khai hệ thống tự động hóa quản lý, giống như bất kỳ sự chuyển đổi lớn nào trong doanh nghiệp, là một quá trình phức tạp và thường gây khó khăn. Tuy nhiên, một số vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai hệ thống đã được nghiên cứu, hình thức hóa khá tốt và có phương pháp giải quyết hiệu quả. Nghiên cứu trước những vấn đề này và chuẩn bị cho chúng sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn rất nhiều cho quá trình thực hiện và tăng hiệu quả của việc sử dụng hệ thống sau này. Sau đây là những vấn đề và nhiệm vụ chính phát sinh trong hầu hết các trường hợp khi triển khai hệ thống quản lý và các khuyến nghị để giải quyết chúng.

Để xác định mức độ tập trung của một tổ chức nhất định so với các tổ chức khác, các đặc điểm sau được xác định:

1. Số lượng quyết định được đưa ra ở cấp quản lý thấp hơn. Số lượng quyết định được đưa ra bởi các nhà quản lý cấp thấp càng nhiều thì mức độ tập trung hóa càng ít;

2. Tầm quan trọng của các quyết định ở cấp dưới, hậu quả của các quyết định ở cấp dưới;

3. Giám sát công việc của cấp dưới. Trong một tổ chức tập trung yếu kém, ban lãnh đạo cấp cao hiếm khi xem xét các quyết định hàng ngày của cấp dưới. Các hành động được đánh giá dựa trên tổng kết quả đạt được.

Ngày nay nhu cầu về thông tin kinh doanh được đáp ứng ở mức độ nào? Theo 23% số người được hỏi, hơn một nửa hài lòng. Tuy nhiên, có thể thấy qua cách phân bổ các câu trả lời được đưa ra dưới đây, bộ phận người trả lời lạc quan này không nhiều và mang tính định lượng gần như gấp đôi so với những người có quan điểm ngược lại và cho rằng chỉ một phần nhỏ yêu cầu thông tin được thỏa mãn. . Nhìn chung, có thể nhận định rằng nhu cầu về thông tin doanh nghiệp hiện nay, theo ý kiến phản hồi, chưa được đáp ứng tốt.

Ngày nay nhu cầu về thông tin kinh doanh được đáp ứng ở mức độ nào? (câu trả lời của người được hỏi)

0% - hoàn toàn

23% - hơn một nửa

26% - khoảng một nửa

26% - ít hơn một nửa

17% - thực tế không hài lòng

8% - khó nói

Quy mô của vấn đề hỗ trợ thông tin cho quản lý nhân sự đến mức những động lực tích cực được ghi nhận vẫn chưa đủ để đạt được tiến bộ đáng kể theo hướng mong muốn. Có nhiều yếu tố cản trở doanh nhân tham gia vào thị trường thông tin doanh nghiệp. Một trong những điều quan trọng nhất là “sự gần gũi về thông tin” của chính thị trường. Mỗi giây người trả lời đều chỉ ra “khoảng trống” hiện có trong các ý tưởng về khả năng của thị trường thông tin hiện có và các quy tắc hoạt động của nó. Vì vậy, có tới 40% doanh nhân thích tìm đến đồng nghiệp, người quen để biết những thông tin cần thiết.

Điều gì cản trở các doanh nhân tham gia thị trường thông tin nhất? (câu trả lời từ người trả lời, có thể có một số câu trả lời)

52% - có ít kiến thức về các cơ hội hiện có

39% - không có dịch vụ cần thiết

32% - dữ liệu đã lỗi thời

32% - dữ liệu không đáng tin cậy

26% - khó truy cập dữ liệu

26% - chi phí dịch vụ

23% - thông tin liên lạc không đáng tin cậy

23% - bất ổn pháp lý

16% - hiệu quả thu thập thông tin thấp

Gần 40% số người được hỏi phàn nàn về việc thiếu các dịch vụ thông tin cần thiết. Những tuyên bố về các chỉ số định tính của thông tin như mức độ phù hợp và độ tin cậy đã tăng lên đáng kể. Hơn nữa, việc truy cập dữ liệu cần thiết vẫn còn khó khăn. Những người được hỏi không đồng ý với mức giá hiện hành đối với các dịch vụ và tài nguyên thông tin, đồng thời cũng đặc biệt lưu ý đến chi phí vận hành cao phát sinh khi thu thập thông tin. Nhìn chung, nhu cầu về thông tin doanh nghiệp vẫn chưa được đáp ứng cả về số lượng lẫn nội dung.

Các doanh nhân ngày càng đặt hy vọng vào việc cải thiện hỗ trợ thông tin trên các công nghệ Internet mới. Nhiều người được hỏi (68%) có quan điểm mạnh mẽ rằng Internet có thể kích thích hoạt động kinh doanh. Trong một cuộc khảo sát được thực hiện qua email vào mùa xuân năm 2002, các doanh nhân được hỏi: “Internet có giúp các doanh nghiệp nhỏ tìm được nhà đầu tư cho dự án kinh doanh của họ không?” 7% trả lời khẳng định và 34% đáp ứng được một phần nhu cầu đầu tư hiện tại. Trong điều kiện thiếu hụt trầm trọng nguồn tài chính để phát triển các doanh nghiệp nhỏ, kết quả như vậy có thể coi là một thành công lớn.

Các cuộc khảo sát cho thấy số lượng người sử dụng các nguồn lực kinh doanh trong số các doanh nhân đang tăng lên hàng năm. Động lực của đối tượng được nghiên cứu trong ba năm như sau: năm 2000, 64% số người được hỏi cho biết họ đã sử dụng các khả năng của Internet. Năm 2001, con số của họ là khoảng 70% và trong cuộc khảo sát mới nhất, con số này lên tới 84%. Tuy nhiên, không phải tất cả người tiêu dùng và doanh nhân internet đều hoàn toàn hài lòng với khả năng giao tiếp của họ với mạng. Chưa đến 40% số người được hỏi tự tin khẳng định rằng công nghệ Internet giúp doanh nghiệp (tổ chức) của họ có được lợi thế cạnh tranh thực sự trên thị trường. Mỗi người thứ hai (48%) đều tìm thấy điều gì đó hữu ích trong việc này, nhưng trong một số trường hợp. Phần còn lại chưa trải nghiệm được những lợi ích thiết thực cụ thể. Tuy nhiên, có rất ít người nghi ngờ rằng các dịch vụ và công nghệ Internet sẽ trở nên phổ biến hơn trong tương lai gần, mặc dù không phải tất cả chúng đều có cùng tốc độ.

Hiện nay cần có những biện pháp ưu tiên nào để cải thiện việc hỗ trợ thông tin cho doanh nghiệp ở Nga? (Cho phép nhiều câu trả lời)

77% - mở rộng khả năng tiếp cận các nguồn thông tin của chính phủ

71% - tạo ra hệ thống thông tin kinh doanh toàn tiếng Nga

65% - chịu trách nhiệm về chất lượng, độ tin cậy của thông tin

61% - tạo danh mục, hệ thống định vị để tìm kiếm thông tin

48% - tăng cường khung pháp lý về thông tin doanh nghiệp

48% - sự tương tác của cấu trúc và hệ thống với thông tin kinh doanh

48% - đưa vào dòng ngân sách các cấp để hỗ trợ thông tin doanh nghiệp

45% - tăng cường hỗ trợ thông tin cho doanh nhân trên các phương tiện truyền thông

36% - tổ chức các triển lãm và hội chợ chuyên ngành trong lĩnh vực thông tin

32% - phát triển khái niệm chung về dịch vụ thông tin dành cho doanh nhân

29% - tập hợp những người tạo và người sử dụng thông tin doanh nghiệp dưới hình thức hiệp hội (công đoàn) để vận động cho lợi ích của họ

16% - phát triển các hình thức câu lạc bộ sử dụng Internet

16% - thành lập Hội đồng công về các vấn đề thông tin cho doanh nghiệp

5. Các loại thông tin hỗ trợ quản lý nhân sự

Hỗ trợ thông tin cho dịch vụ quản lý nhân sự có thể được chia thành ngoài máy và trong máy. Việc phân loại hỗ trợ thông tin này chỉ có thể được sử dụng nếu các bộ phận của dịch vụ quản lý nhân sự có cơ sở máy tính (ví dụ: máy tính cá nhân hoặc tài nguyên máy tính của tổ chức được sử dụng).

Hỗ trợ thông tin ngoài máy bao gồm: hệ thống phân loại và mã hóa thông tin; hệ thống tài liệu quản lý; một hệ thống để tổ chức, lưu trữ và thực hiện các thay đổi đối với tài liệu. Cơ sở thông tin ngoài máy là tập hợp các tin nhắn, tín hiệu và tài liệu ở dạng mà con người có thể nhận biết trực tiếp mà không cần sử dụng công nghệ máy tính. Trong lĩnh vực phi máy móc, trong quá trình quản lý, việc trao đổi thông tin được thực hiện dưới hình thức chuyển động của các tài liệu giữa hệ thống được quản lý và kiểm soát: các tài liệu chứa thông tin được lập kế hoạch (lệnh, hướng dẫn, nhiệm vụ theo kế hoạch, lịch trình) theo sau từ điều khiển cơ thể tới đối tượng; dọc theo đường phản hồi - từ đối tượng đến cơ quan kiểm soát - theo dõi các tài liệu chứa thông tin kế toán và báo cáo (thông tin về trạng thái hiện tại hoặc quá khứ của đối tượng kiểm soát). Hỗ trợ thông tin ngoài máy cho phép bạn xác định đối tượng kiểm soát, chính thức hóa thông tin và trình bày dữ liệu dưới dạng tài liệu.

Hỗ trợ thông tin trong máy chứa các mảng dữ liệu tạo thành cơ sở thông tin của hệ thống trên phương tiện máy tính, cũng như hệ thống các chương trình để tổ chức, tích lũy, duy trì và truy cập thông tin từ các mảng này. Thành phần chính của hỗ trợ thông tin trong máy là mảng thông tin, là tập hợp các bản ghi đồng nhất. Cấu trúc mảng, thành phần và thứ tự các mục trong mảng không phụ thuộc vào loại phương tiện máy tính.

Phần kết luận

Tóm lại, chúng ta có thể kết luận rằng trong số các biện pháp ưu tiên, hơn 70% số người được hỏi nêu ra sự cần thiết phải xem xét vấn đề tạo ra một hệ thống thông tin doanh nghiệp toàn Nga. Rõ ràng là một hệ thống như vậy sẽ không xuất hiện chỉ sau một đêm. Vì vậy, người ta đề xuất gỡ lỗi những gì đã tồn tại. Vì vậy, khoảng mỗi giây người trả lời coi việc thiết lập sự tương tác giữa các cấu trúc và hệ thống cung cấp thông tin kinh doanh là quan trọng. Nhưng 55% số người được hỏi không chỉ ủng hộ yêu cầu tăng cường phối hợp và củng cố các cơ cấu khác nhau để tăng cường hỗ trợ thông tin mà còn cho rằng quy trình này là khả thi. Đặc biệt, kết quả quan trọng của những nỗ lực chung có thể là việc tạo ra các danh mục thông tin kinh doanh cũng như phát triển sách hướng dẫn và hệ thống định vị để tìm kiếm thông tin, như khoảng 60% doanh nhân nghĩ. Hầu hết tất cả những người được hỏi đều đề nghị tăng cường nỗ lực tạo ra văn hóa thông tin cho các doanh nhân.

Theo ý kiến của mỗi người trả lời thứ hai, việc tăng cường hỗ trợ thông tin cho doanh nghiệp nên bao gồm hỗ trợ thông tin nhiều hơn, kể cả thông qua các phương tiện truyền thông, đặc biệt là ở cấp khu vực. Ngoài ra, tóm lại, có thể nói rằng thái độ của các doanh nhân đối với tình trạng hỗ trợ thông tin vẫn ổn định, nhưng chưa đạt yêu cầu. Trong bối cảnh phát triển chung của công nghệ Internet trên thế giới, các doanh nhân Nga đang tụt hậu so với các đồng nghiệp phương Tây. Các biện pháp chính có thể khắc phục tình trạng hiện tại và tăng hiệu quả hỗ trợ thông tin mà không cần thu thập kiến thức mới và chi phí tài chính có thể là:

tiếp cận các nguồn thông tin của chính phủ;

phát triển hệ thống hỗ trợ thông tin khu vực và địa phương;

tổ chức sự tương tác giữa các hệ thống hỗ trợ thông tin hiện có với các hiệp hội doanh nhân và các cơ cấu hỗ trợ.

Danh sách tài liệu được sử dụng

1. Wendelin A.G. Chuẩn bị và thông qua các quyết định quản lý M.: Kinh tế, 2002.

2. Kibanov A.Ya., Zakharov D.K. Tổ chức quản lý nhân sự tại doanh nghiệp. M.: GAU, 1994.

3. Cole D. Quản lý nhân sự trong các tổ chức hiện đại. M.: Vershina, 2004.

4. Kruglov M.I. Quản lý chiến lược của công ty. Sách giáo khoa dành cho đại học. M.: Văn học kinh doanh Nga, 2002.

5. Maslov V.I. Quản lý nhân sự chiến lược trong văn hóa tổ chức hiệu quả. M.: Finpress, 2004.

6. Maslov E.V. Quản lý nhân sự doanh nghiệp. Hướng dẫn. Novosibirsk, INFRA-M, 2003.

7. Odegov Yu.G. Quản lý nhân sự: Đánh giá hiệu suất. Sách giáo khoa dành cho đại học. M.: Kỳ thi, 2004.

8. Oparina MV Thông tin trong kinh doanh. M.: Thông minh, 2004.

9. Samukina N.V. Quản lý nhân sự: Kinh nghiệm của Nga. St Petersburg, 2003.

10. Semenova A.N. Tin học hóa quản lý trong một doanh nghiệp hiện đại. Chuyên môn, 2006.

11. Spivak V.A. Quản lý nhân sự. Hội thảo về khóa học. St Petersburg, 2000.

12. Shekshnya S.V., Ermoshkin N.N. Quản lý nguồn nhân lực chiến lược trong thời đại Internet. Ấn bản 6 (Loạt bài “Thư viện Tạp chí “Quản lý nhân sự”) M.: Công ty Cổ phần “Trường Kinh doanh “Intel-Sintez”, 2002.

13. Shipunov V.G., Kishkel E.N. Những vấn đề cơ bản của hoạt động quản lý: Quản lý nhân sự, tâm lý quản lý, quản lý doanh nghiệp. M.: Trường cao hơn, 2000.

Dạy kèm

Cần giúp đỡ nghiên cứu một chủ đề?

Các chuyên gia của chúng tôi sẽ tư vấn hoặc cung cấp dịch vụ dạy kèm về các chủ đề mà bạn quan tâm.
Gửi đơn đăng ký của bạn chỉ ra chủ đề ngay bây giờ để tìm hiểu về khả năng nhận được tư vấn.

Giới thiệu

Để đưa ra các quyết định quản lý hiệu quả trong sự phát triển năng động của nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp cần có hệ thống hỗ trợ thông tin phù hợp, phản ánh khách quan tình hình kinh tế hiện nay.

Hỗ trợ thông tin quản lý là sự kết nối thông tin với hệ thống quản lý doanh nghiệp và toàn bộ quy trình quản lý.

Trong điều kiện hiện đại, hỗ trợ thông tin đã trở thành một lĩnh vực quan trọng, bao gồm việc thu thập và xử lý thông tin cần thiết để đưa ra quyết định quản lý sáng suốt. Việc chuyển giao thông tin về vị trí và hoạt động của công ty lên cấp quản lý cao nhất và trao đổi thông tin lẫn nhau giữa tất cả các bộ phận liên kết với nhau của công ty được thực hiện trên cơ sở máy tính điện tử hiện đại và các phương tiện liên lạc kỹ thuật khác.

Cơ sở hỗ trợ kỹ thuật của hệ thống quản lý nhân sự là một tập hợp các phương tiện kỹ thuật, tức là các phương tiện kỹ thuật tự động được trình bày tập trung và (hoặc) để thu thập, lưu trữ, xử lý, phân tích, truyền và xuất thông tin, cũng như thiết bị văn phòng. Hiệu quả của việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật phải được xác định bằng việc cải tiến

các chỉ số hiệu quả kinh tế của dịch vụ quản lý nhân sự chứ không phải bằng cách giảm chi phí cố định.

1. Hỗ trợ thông tin cho hệ thống quản lý nhân sự

1.1 Bản chất, ý nghĩa và đặc điểm của thông tin hỗ trợ

Yếu tố quan trọng nhất để tăng hiệu quả sản xuất trong bất kỳ ngành nào là cải thiện quản lý. Việc cải tiến các hình thức và phương pháp quản lý diễn ra trên cơ sở thành tựu của tiến bộ khoa học và công nghệ, sự phát triển hơn nữa của khoa học máy tính, nghiên cứu các quy luật, phương pháp và phương pháp thu thập, xử lý và truyền thông tin bằng các phương tiện kỹ thuật khác nhau.

Khái niệm thông tin ngày nay khá rộng rãi và phổ biến. Bản thân thuật ngữ thông tin xuất phát từ thông tin từ tiếng Latin - làm rõ, nhận thức, trình bày.

Bản chất của thông tin chỉ bao gồm những dữ liệu làm giảm tính không chắc chắn của các sự kiện quan tâm. Thông tin là tổng hợp các thông tin, thông điệp, tài liệu, dữ liệu cần thiết, được nhận thức và có ý thức để phân tích một tình huống cụ thể, giúp đánh giá toàn diện lý do xuất hiện và phát triển của nó, cho phép người ta xác định một số lựa chọn thay thế các giải pháp mang tính thực tế (dựa trên tình hình cụ thể) để tìm ra quyết định quản lý tối ưu và kiểm soát việc thực hiện quyết định đó.

Để dịch vụ quản lý nhân sự thực hiện thành công chức năng của mình cần phải tuân thủ các yêu cầu sau về chất lượng thông tin:

Tính toàn diện - phản ánh tất cả các khía cạnh của hoạt động dịch vụ (kỹ thuật, công nghệ, tổ chức, kinh tế và xã hội);

Hiệu quả - việc thu thập thông tin phải diễn ra đồng thời với quá trình diễn ra trong hệ thống và đáp ứng nhu cầu mới về thông tin chính xác;

Tính hệ thống - thông tin cần thiết phải được nhận liên tục;

Độ tin cậy - thông tin phải tương ứng với các quá trình thực sự xảy ra và dựa trên các phép đo hoặc tính toán và phân tích.

Hỗ trợ thông tin của hệ thống quản lý nhân sự là tập hợp các quyết định được thực hiện liên quan đến khối lượng, vị trí và hình thức tổ chức thông tin lưu chuyển trong dịch vụ quản lý nhân sự trong quá trình hoạt động. Nó bao gồm: thông tin vận hành, quy chuẩn và tham chiếu, phân loại thông tin kỹ thuật và kinh tế, hệ thống tài liệu thống nhất và đặc biệt.

Hỗ trợ thông tin cho dịch vụ quản lý nhân sự có thể được chia thành ngoài máy và trong máy. Việc phân loại hỗ trợ thông tin này chỉ có thể được sử dụng với điều kiện bộ phận quản lý nhân sự có phương tiện máy tính (ví dụ: trực tiếp, máy tính cá nhân hoặc tài nguyên máy tính của tổ chức).

1. Hỗ trợ thông tin ngoài máy bao gồm: hệ thống phân loại, mã hóa thông tin; hệ thống tài liệu quản lý; một hệ thống để tổ chức, lưu trữ và thực hiện các thay đổi đối với tài liệu.

Cơ sở thông tin ngoài máy là tập hợp các tin nhắn, tín hiệu và tài liệu ở dạng mà con người có thể nhận biết trực tiếp mà không cần sử dụng công nghệ máy tính.

Trong lĩnh vực máy phụ, trong quá trình quản lý, việc trao đổi thông tin được thực hiện dưới hình thức chuyển động của tài liệu giữa hệ thống được quản lý và kiểm soát:

Từ cơ quan điều khiển đến đối tượng tuân theo các tài liệu chứa thông tin được hoạch định (lệnh, hướng dẫn, nhiệm vụ theo kế hoạch, lịch trình, v.v.);

Dọc theo đường phản hồi - từ đối tượng đến cơ quan điều khiển - là các tài liệu chứa thông tin kế toán và báo cáo (thông tin về trạng thái hiện tại hoặc quá khứ của đối tượng điều khiển).

Hỗ trợ thông tin ngoài máy cho phép bạn xác định đối tượng kiểm soát, chính thức hóa thông tin và trình bày dữ liệu dưới dạng tài liệu.

2. Hỗ trợ thông tin trong máy chứa các mảng dữ liệu tạo thành cơ sở thông tin của hệ thống trên phương tiện máy tính và hệ thống các chương trình tổ chức, tích lũy, duy trì và truy cập thông tin từ các mảng này.

Thành phần chính của hỗ trợ thông tin trong máy là mảng thông tin, là tập hợp các bản ghi đồng nhất. Cấu trúc mảng, thành phần và thứ tự các mục trong mảng không phụ thuộc vào loại phương tiện máy tính.

Nhược điểm của cách tiếp cận truyền thống trong việc tổ chức các mảng thông tin trong bộ nhớ PC, trong đó việc phát triển cơ sở thông tin tập trung vào các nhiệm vụ chức năng cụ thể, dẫn đến nhu cầu tập trung vào chính thông tin, vào dữ liệu, dẫn đến sự chuyển đổi từ cơ sở dữ liệu định hướng vấn đề sang cơ sở dữ liệu định hướng thông tin.

Tất cả điều này đã dẫn đến một cách tổ chức dữ liệu mới trong máy tính, điều này được phản ánh trong sự phát triển của ngân hàng dữ liệu, là tập hợp các cơ sở dữ liệu người dùng, các công cụ phần cứng và phần mềm để tạo và duy trì các cơ sở dữ liệu này.

Ngân hàng dữ liệu được xây dựng từ cơ sở dữ liệu, mỗi cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu được tổ chức theo các quy tắc nhất định cung cấp các nguyên tắc chung để mô tả, lưu trữ và thao tác dữ liệu.

Cơ sở dữ liệu tích lũy và cập nhật liên tục thông tin dưới dạng một số lượng nhỏ các mảng, mỗi mảng được sử dụng để giải quyết nhiều vấn đề quản lý. Trong trường hợp này, sự chú ý chính được dành cho việc duy trì liên tục mô hình thông tin động chính xác của đối tượng điều khiển trong hệ thống.

Về vấn đề này, một cơ hội mới về cơ bản sẽ mở ra cho việc sử dụng máy tính của một số người dùng cùng phát triển và sử dụng các chương trình cũng như khái quát hóa các kết quả thu được.

Một số yêu cầu về tổ chức và phương pháp được đặt ra đối với việc phát triển hỗ trợ thông tin cho dịch vụ quản lý nhân sự: tích hợp hợp lý việc xử lý thông tin trong cơ sở thông tin, giảm số lượng mẫu tài liệu; khả năng xử lý máy thông tin có trong tài liệu và trong phạm vi nội bộ máy; sự dư thừa cần thiết của việc hỗ trợ thông tin, cho phép người dùng ở các cấp độ khác nhau nhận được thông tin với mức độ chi tiết khác nhau.

Người sở hữu thông tin là người sở hữu thế giới. Nhờ Internet, TV, báo chí hoặc đài phát thanh, chúng ta nhận được thông tin này hoặc thông tin kia mỗi giờ, thông tin này có thể quan trọng hoặc không quan trọng đối với chúng ta. Thông tin là gì? Hệ thống thông tin bao gồm những gì? Thông tin và hỗ trợ kỹ thuật của hệ thống quản lý nhân sự có ý nghĩa gì?

Thông tin là gì?

Thông tin là kiến thức, giải thích được dịch từ tiếng Ả Rập. Thông tin được sử dụng cả trong cuộc sống hàng ngày cũng như trong khoa học và kinh tế và có lẽ là nguồn tài nguyên quan trọng nhất trong thế giới của chúng ta. Không kém phần quan trọng so với các tài nguyên khác do hành tinh của chúng ta cung cấp - tự nhiên, kinh tế, vật chất.

Vai trò của thông tin trong thế giới hiện đại

Vai trò của cô ngày càng tăng lên hàng năm, cô ngày càng có nhu cầu. Hiện nay, thông tin bao trùm hầu hết các lĩnh vực - tài chính, thương mại, công nghiệp.

Thông tin trong thời đại chúng ta rất được quan tâm, đó là do các yếu tố sau:

Phát triển các quá trình truyền thông đại chúng.
Sự cần thiết phải phát triển một lý thuyết chung về thông tin.
Sự phát triển của điều khiển học, ngày nay được coi là một khoa học quản lý.
Sự xuất hiện của công nghệ thông tin trong lĩnh vực hộ gia đình.
Vai trò quan trọng của thông tin trong quá trình nghiên cứu thiên nhiên vô tri và sống.
Phát triển trí tuệ và công nghiệp không thể thiếu thông tin.

Một người liên tục gặp phải thông tin trong quá trình hoạt động của chính mình. Họ mua, bán nhưng nó vẫn là sản phẩm được săn lùng, bởi vì nó là “sản phẩm” được cất giữ trong một thời gian rất dài.

Tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong cuộc sống của chúng ta

Công nghệ thông tin gần đây đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta, vì vậy chúng ta có nhiều kỳ vọng vào tương lai. Công nghệ thông tin không chỉ có thể giúp ích trong kinh doanh - chúng còn trở thành phương tiện học hỏi các giá trị tinh thần, làm quen với văn hóa và đặc điểm của một quốc gia cụ thể, một đối tượng cụ thể. Vì vậy, thông tin là khả năng tiếp cận việc học tập suốt đời, là cơ hội để biết nhiều hơn những gì chương trình giảng dạy của trường hoặc viện cung cấp.

Thông tin cực kỳ quan trọng trong kinh doanh. Không một doanh nghiệp, một công ty, một tổ chức nào có thể hoạt động nếu không có công nghệ thông tin; không một tổ chức nào có thể phát triển nếu không có thông tin hỗ trợ cho việc quản lý nhân sự. Suy cho cùng, chính thông tin quyết định chất lượng công việc và khả năng cạnh tranh của công ty.

Ví dụ, công nghệ thông tin công nghiệp không chỉ giúp phân tích kho nguyên liệu thô, thành phẩm và linh kiện mà còn có thể tìm kiếm đối tác mới, thực hiện nghiên cứu tiếp thị và hơn thế nữa.

Những thông tin nào cần được nhận?

Hoạt động (thông tin phải chảy đồng thời với quá trình xảy ra trong hệ thống, nên cần có thông tin này).
Toàn diện (nghĩa là bao gồm tất cả các khía cạnh dịch vụ của một tổ chức cụ thể - xã hội, kinh tế, công nghệ, tổ chức).
Đáng tin cậy (chỉ thông tin dựa trên sự kiện, phân tích và tính toán mới thực sự được coi là thông tin).
Có tính hệ thống (để tổ chức hoạt động thành công, thông tin phải được cung cấp liên tục).

Khả năng của hệ thống thông tin doanh nghiệp là gì:

Thu thập và lưu dữ liệu nhận được từ các hệ thống khác nhau của công ty.
Dựa trên các chỉ số hiệu suất, đánh giá hiệu quả của các quy trình kinh doanh.
Phân tích các chỉ số của các quy trình này thông qua việc sử dụng các công cụ thống kê tích hợp.
So sánh với các kỳ trước trong hoạt động của công ty.
Duy trì các chỉ số hiệu suất chính và hiệu quả của quy trình kinh doanh.
Kích hoạt cảnh báo cho biết kết quả bất thường.
Kết hợp các thông số đo khác nhau để tìm ra nguyên nhân của những sai lệch này.
Nhanh chóng chuyển đổi các số liệu chính thành định dạng báo cáo cho quản lý cấp cao.

Mặc dù vai trò quan trọng của công nghệ thông tin, đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống của mỗi chúng ta nhưng chúng cũng có những nhược điểm, tập trung chủ yếu ở những điểm sau:

Sự phát triển của công nghệ thông tin đã kéo theo một lượng thông tin khổng lồ đến với con người - vừa cần thiết vừa không cần thiết.
Vấn đề sinh thái.

Thông tin được truyền đi nhờ hệ thống thông tin. Bản thân thuật ngữ này có thể được sử dụng theo cả nghĩa hẹp và nghĩa rộng. Nó bao gồm một bộ phần mềm và phần cứng cũng như nhân viên kiểm soát nó.

Hệ thông thông tin

Hệ thống thông tin (viết tắt IS), cũng như thông tin hỗ trợ quản lý nhân sự, là một tổng thể phức tạp giống như một cấu trúc phức tạp. Từ cơ cấu này chúng ta có thể phân biệt được các thành phần chính: vốn lưu động, vật tư và nguồn lao động. Họ, trong sự tương tác với nhau, không ngừng thay đổi.

Nền kinh tế thị trường, giống như hệ thống quản lý nhân sự, đang được cải thiện hàng năm và không thể không sử dụng hệ thống thông tin tự động. Hệ thống thông tin mang lại cho công ty những gì:

Do khả năng thu thập và xử lý thông tin nhanh chóng, họ nâng cao mức độ đưa ra quyết định đúng đắn và sáng suốt.
Đảm bảo đưa ra quyết định nhanh chóng dựa trên thông tin nhận được.
Cho phép bạn đạt được hiệu quả hoạt động thông qua việc truyền tải thông tin kịp thời đến quản lý cấp cao.
Họ làm cho nó có thể phối hợp các quyết định được đưa ra ở các cấp độ khác nhau.

Việc phân loại hệ thống thông tin phụ thuộc vào nhiều yếu tố: phạm vi công việc của tổ chức, loại quy trình quản lý và mức độ tự động hóa quản lý.

Các loại quy trình quản lý hệ thống thông tin được chia thành:

Hệ thống thông tin thủ công, có đặc điểm là thiếu công nghệ hiện đại, do đó việc xử lý và phân tích thông tin là một nhiệm vụ của con người.
Hệ thống thông tin tự động yêu cầu sự điều khiển của con người nhưng thực hiện tất cả các nhiệm vụ phức tạp một cách độc lập.

Hệ thống thông tin và quản lý

Người quản lý nhận được hầu hết thông tin được sử dụng để phát triển một công ty cụ thể một cách không chính thức. Anh ta giao tiếp với cấp dưới, đồng nghiệp, đọc các bài báo, sách và các nguồn thông tin khác, nhưng điều này là không đủ để đưa ra quyết định (ngay cả khi quản lý tổ chức nhỏ nhất). Đồng thời, ban quản lý cần thu thập chính thức thông tin sẽ giúp tiến hành hoạt động kinh doanh của công ty hiệu quả và thành công hơn.

Ví dụ về ứng dụng IP

Khi một tổ chức phát triển, nhu cầu về thông tin của nó tăng lên. Tuy nhiên, ngay cả một tổ chức nhỏ cũng thường phải xử lý một lượng dữ liệu rất lớn. Ví dụ, một chuỗi 10 cửa hàng hàng năm mang lại doanh thu 4 triệu USD. Đồng thời, nó sử dụng khoảng 150 nhân viên. Sau mỗi tuần làm việc, ban quản lý phải tính toán thu nhập của từng nhân viên. Để làm được điều này, ban quản lý dựa vào biên lai bán hàng và số giờ làm việc.

Hơn nữa, công ty còn ký kết các giao dịch với các nhà cung cấp, xử lý hàng nghìn đơn đặt hàng hàng năm và kiểm soát việc giao và bán hàng hóa. Vì vậy, lượng thông tin mà ngay cả một công ty nhỏ cũng buộc phải xử lý hàng năm thực sự rất khổng lồ. Chính quyền phải liên tục nhận được thông tin mới, nếu không sẽ không có công việc hiệu quả - môi trường bên ngoài quá thay đổi.

Làm thế nào để đối phó với điều này? Với mục đích này, có một hệ thống quản lý thông tin, nhiệm vụ chính của nó là cung cấp cho công ty thông tin cần thiết để đưa ra các quyết định quan trọng, thậm chí mang tính định mệnh cho công ty.

Hệ thống quản lý thông tin (viết tắt MIS) phải cung cấp thông tin không chỉ về quá khứ và hiện tại mà còn về tương lai. Hệ thống này giám sát các sự kiện không chỉ xảy ra trong công ty mà còn bên ngoài công ty, cho phép bạn có được thông tin đầy đủ nhất vào đúng thời điểm.

Tổ hợp hệ thống

Rất khó để tạo ra một hệ thống quản lý thông tin trong một công ty nhỏ, vì vậy bạn phải sử dụng “hệ thống thay thế” của nó, điều này phần lớn cũng giúp công ty có thể thu được thông tin cần thiết.

Cuộc cách mạng máy tính

Một trong những bộ phận quan trọng nhất của hệ thống quản lý thông tin là máy tính, điều mà hiện nay khó có công ty nào có thể làm được nếu không có. Máy tính thực hiện rất nhiều công việc và được coi là một trong những khía cạnh được sử dụng nhiều nhất của hệ thống điều khiển. Sự phát triển của công nghệ máy tính giúp chúng ta có thể sử dụng ít giấy hơn cũng như nhận được thông tin nhanh chóng và đáng tin cậy nhất vào đúng thời điểm.

Hiện tại, những chiếc máy tính mini nhỏ gọn đã bắt đầu được sử dụng tích cực trong quản lý. Khối lượng thông tin đủ lớn để các nhà quản lý có thể chủ động sử dụng nó cho nhu cầu của công ty. Do đó, nhờ máy tính, đội ngũ quản lý của một công ty cụ thể có thể tìm hiểu được thông tin hàng ngày hoặc hàng tuần về sản phẩm nào hiện đang có nhu cầu nhiều nhất trên thị trường, ở mức giá nào và số lượng bao nhiêu.

Hệ thống thông tin: ứng dụng trong quản lý

IMS không chỉ cung cấp thông tin cho cấp dưới và người quản lý - mỗi người trong số họ đều nhận được phần dữ liệu mà họ sử dụng cho các mục đích chung của công ty. Ví dụ, nhà quản lý phải tiếp nhận thông tin từ thế giới bên ngoài, không cần quá chi tiết nhưng đồng thời đơn giản phải có quy mô lớn.

Các loại hoạt động quản lý

Lập kế hoạch chiến lược. Đặc trưng bởi quá trình đưa ra các quyết định có ảnh hưởng đến các mục tiêu do tổ chức đặt ra.
Kiểm soát quản lý. Quá trình cung cấp cho công ty những thông tin cần thiết, cũng như cách sử dụng thông tin đó một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu của công ty.
Kiểm soát hoạt động là quá trình thu thập thông tin để thực hiện các nhiệm vụ mà công ty phải đối mặt.

Thông tin cũng đến từ các nguồn nội bộ, thường là từ cấp dưới đến quản lý. Ví dụ: người đứng đầu một trong các bộ phận của công ty cần thông tin về một sản phẩm mới mà anh ta nhận được từ cấp dưới của mình và sau đó chuyển nó cho chủ sở hữu công ty.

Quy trình quản lý nguồn nhân lực là một kim tự tháp bao gồm nhiều khía cạnh riêng lẻ được đàm phán liên tục và đưa ra quyết định liên quan đến một vấn đề cụ thể. Trên đỉnh của kim tự tháp này là sự thành công của công ty, đây là mục tiêu chính của mọi nhân viên trong công ty.

Hỗ trợ thông tin cho quá trình quản lý nhân sự có một số chức năng chính, bao gồm:

Đưa ra quyết định.
Kiểm soát việc thực hiện các quyết định.

Việc thực hiện bắt buộc hai chức năng này cho phép chúng ta coi quản lý nhân sự như một quy trình thông tin.

Hệ thống quản lý nhân sự nói chung có thể được chia thành hai loại:

Quản lý nhân sự máy bên ngoài là:

hệ thống phân loại và mã hóa thông tin,
hệ thống tổ chức, lưu trữ, thực hiện các thay đổi đối với tài liệu,
hệ thống tổ chức quản lý.

Quản lý nhân sự máy bên ngoài được đặc trưng bởi luồng tài liệu giữa hệ thống được quản lý và điều khiển. Nghĩa là, một số tài liệu nhất định (lệnh, lịch trình và hướng dẫn) được truyền từ người (hoặc những người) quản lý công ty. Ngược lại, người nhận sẽ tạo ra các tài liệu khác, thường được trình bày dưới dạng báo cáo. Điều khiển máy bên ngoài không yêu cầu sử dụng công nghệ. Kiểu quản lý này giúp có thể chính thức hóa thông tin và cung cấp nó dưới dạng tài liệu.

Ở đây, điều quan trọng cần lưu ý là hệ thống quản lý tài liệu điện tử thường được sử dụng nhiều nhất trong thế giới hiện đại, vì chúng có một số lợi thế so với các tài liệu được trình bày dưới dạng “mảnh giấy”. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) có nhiều chức năng và hiệu quả hơn. Chức năng chính của chúng là:

lưu trữ an toàn, tìm kiếm tài liệu nhanh chóng,
văn phòng hỗ trợ,
định tuyến và kiểm soát việc thực hiện tài liệu,
báo cáo phân tích,
bảo mật thông tin,
các chức năng bổ sung (các chức năng này khác nhau và chỉ phụ thuộc vào việc lựa chọn một hệ thống cụ thể, vì vậy việc lựa chọn chúng phải được thực hiện khá nghiêm túc).

Khi nào nên sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử:

Một lượng lớn tài liệu đến gây cản trở hiệu quả công việc.
Tăng tần suất và thời lượng của các cuộc họp quản lý cấp cao.
Hiệu quả thực hiện các quyết định thấp và liên tục giảm.
Khó khăn trong việc tìm ra người chịu trách nhiệm vi phạm kỷ luật điều hành.
Tăng cường các hình thức báo cáo
Rò rỉ thông tin.

Quản lý nhân sự trong máy là toàn bộ mảng dữ liệu, thể hiện cơ sở thông tin sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại. Trong số các loại dữ liệu có: tập trung, phân phối ở các nút khác nhau của mạng máy tính cục bộ, cũng như nằm trên một máy tính - nghĩa là cục bộ.

Khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu: quy phạm và tham khảo, vận hành, lập kế hoạch, kế toán

Cơ sở dữ liệu được kiểm soát bởi ngân hàng dữ liệu tự động do người quản trị duy trì. Trách nhiệm của anh ấy là bảo vệ dữ liệu và cung cấp dữ liệu đó vào đúng thời điểm.

Hỗ trợ kỹ thuật cho hệ thống quản lý nhân sự của tổ chức

Hỗ trợ kỹ thuật là một tập hợp các phương tiện kỹ thuật, trong phiên bản viết tắt có âm thanh giống như CTS. Hỗ trợ kỹ thuật quản lý là một hệ thống các phương tiện kỹ thuật được kết nối với nhau được thiết kế để thu thập thông tin, đăng ký, tích lũy, xử lý, truyền tải, hiển thị và trình bày thông tin. Thiết bị văn phòng cũng thuộc CTS.

KTS cung cấp cho công ty giải quyết các vấn đề với chi phí tối thiểu cả về nhân công và tài chính một cách chính xác và đúng thời hạn. CTS thường đạt được nhờ tăng năng suất lao động và khả năng sử dụng các phương pháp kinh tế và toán học để giải quyết vấn đề dựa trên thông tin chính xác hơn.

Nghĩa là, việc sử dụng CTS sẽ nâng cao hiệu quả của công ty và cải thiện hiệu quả hoạt động của công ty thông qua việc sử dụng hợp lý các công nghệ hiện đại. Những công nghệ nào được bao gồm trong CTS?

KTS truyền thông

Được thiết kế để thu thập và ghi lại thông tin - máy ghi âm, thiết bị chuẩn bị dữ liệu, thiết bị thu thập thông tin. Mục đích chính của các thiết bị kỹ thuật này là chuyển đổi thông tin nhận được sang định dạng thuận tiện cho việc truyền tải tiếp theo.
Các công cụ xử lý thông tin thuộc về công nghệ máy tính và là nền tảng của CTS của dịch vụ quản lý nhân sự. Chúng cần thiết để chuyển đổi dữ liệu thô thành thông tin có thể dễ dàng sử dụng trong việc đưa ra các quyết định nhất định.
Công cụ lưu trữ thông tin là những công cụ giống như tủ hồ sơ hoặc máy tính cá nhân. Chúng được thiết kế để truyền tải thông tin theo thời gian.
Phương tiện truyền thông tin được thiết kế để truyền thông tin trong không gian. Đây có thể là điện thoại, radio, fax và các thiết bị khác quen thuộc với chúng ta.
Thiết bị xuất thông tin là thiết bị chuyển đổi thông tin thành dạng thuận tiện cho con người nhận thức. Chúng bao gồm máy in, thiết bị đầu cuối video (màn hình), máy vẽ.

Các đặc điểm chính của CTS: phải có khả năng tương thích về kỹ thuật, thông tin, phần mềm, thích ứng với điều kiện hoạt động của dịch vụ quản lý nhân sự và khả năng mở rộng (nghĩa là kết nối các thiết bị mới, nhiều chức năng hơn).

Dữ liệu ban đầu để lựa chọn phương tiện kỹ thuật là gì?

Đặc điểm của nhiệm vụ phải được tính đến khi lựa chọn thiết bị

Khi lựa chọn thiết bị, điều rất quan trọng là phải xem xét các đặc điểm và thành phần chính của nó:

năng suất khi thực hiện nhiệm vụ công nghệ,
độ tin cậy,
khả năng tương thích với các thiết bị công nghệ khác (và với cả máy tính cá nhân),
giá thiết bị,
số lượng và cơ cấu nhân viên phục vụ,
diện tích của căn phòng cần thiết để bố trí thiết bị đầy đủ và thoải mái.

Việc lựa chọn phương tiện kỹ thuật là vô cùng quan trọng. Yêu cầu chính là thiết bị kỹ thuật được mua phải hoạt động tốt. Vì vậy, nên mua thiết bị với mức giá khá cao, chất lượng được cải thiện và chức năng tiện lợi hơn.

Việc lựa chọn phương tiện kỹ thuật sử dụng trong dịch vụ quản lý bao gồm các hoạt động sau:

Biên soạn danh sách các phương tiện kỹ thuật sẽ cho phép tổ chức hoạt động hiệu quả hơn.
Chọn một phương pháp cho phép bạn so sánh các phương tiện kỹ thuật nhất định để xác định phương tiện có chất lượng cao và chức năng nhất.
So sánh các phương tiện kỹ thuật bằng phương pháp phân tích so sánh.
Đưa ra quyết định mua một sản phẩm kỹ thuật cụ thể.

Hỗ trợ kỹ thuật và thông tin cho quản lý nhân sự là chìa khóa cho sự phát triển của tổ chức

Hầu hết các công ty đều dựa vào thông tin vì thị trường toàn cầu cực kỳ biến động. Để duy trì hoạt động và duy trì tính cạnh tranh, các công ty đơn giản phải có khả năng làm việc với thông tin.

Hỗ trợ thông tin của hệ thống quản lý nhân sự là khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ hoạt động nào, bởi vì nhân sự, thông tin và thiết bị kỹ thuật được coi là thành phần chính của công ty.

Đăng vào ngày 23-11-2014 04:38 bởi OP

Trang
1

Giới thiệu

Các loại thông tin và yêu cầu đối với nó

Tóm tắt những điều trên, chúng ta có thể xây dựng các tiêu chí sau để đánh giá chất lượng thông tin. Cô ấy phải là:

Mục tiêu (đầy đủ, nhất quán, đáng tin cậy);

Phù hợp (đáp ứng nhu cầu thông tin khách quan của các nhà quản lý và chuyên gia khi chúng phát sinh trong quá trình phát triển tình hình nhân sự);

Hợp thời;

Laconic (được nén nhưng không làm mất đi tính đầy đủ cần thiết);

Giao tiếp (dễ hiểu và chấp nhận được đối với các nhà quản lý và chuyên gia).

Hỗ trợ thông tin như một hệ thống

Hệ thống quản lý thông tin. Mặt khác, các hệ thống này có thể được gọi là hệ thống hỗ trợ điều khiển. Họ thường xuyên đưa ra các báo cáo có cấu trúc và ngắn gọn về các khía cạnh khác nhau trong hoạt động của tổ chức. MIS về mặt khái niệm được đặt phía trên các hệ thống hỗ trợ giao dịch tài chính. Nhiệm vụ của họ không phải là thực hiện các hoạt động khác nhau mà là đánh giá chúng và tạo báo cáo dựa trên đó. Thông thường, MIS xử lý dữ liệu được “cung cấp” bởi hệ thống tài chính. Người dùng gửi yêu cầu tạo tin nhắn đến hệ thống hỗ trợ quản lý. Đến lượt cô, cô xử lý dữ liệu SPFO, cấu trúc và định dạng lại nó, sau đó đưa ra một báo cáo. Những báo cáo này có thể được hiển thị hoặc in.

Một số hệ thống hỗ trợ quản lý có thể tạo báo cáo tự động. Ví dụ: bạn có thể thiết lập hệ thống in báo cáo về hoạt động của các bộ phận khác nhau trong công ty vào cuối mỗi ngày làm việc hoặc tìm một số giá trị cao nhất của các thông số được xác định trước trong ngày.

2. Yêu cầu về thông tin quản lý

· độ tin cậy

· tính khách quan

· tuyệt đối cần thiết

· tính kịp thời của việc tiếp nhận (hiệu quả)

· thông tin có hệ thống

định hướng mục tiêu (thỏa mãn nhu cầu của người quản lý cụ thể)

Sự đều đặn và nhịp điệu

· lợi nhuận

Bởi vì Do lượng thông tin và tốc độ thay đổi của nó có xu hướng không ngừng tăng lên nên ban lãnh đạo doanh nghiệp cần sử dụng các phương pháp thu thập và xử lý thông tin chính thức. Đây là hệ thống thông tin quản lý (IMS). Họ cung cấp thông tin cho tất cả các cấp quản lý.

Cao hơn – thông tin bên ngoài, không chi tiết, có ranh giới rộng (đối với quản lý chiến lược).

Trung bình – thông tin bên trong và bên ngoài về năng suất, chi phí, doanh thu, thay đổi công nghệ, nhu cầu của người tiêu dùng, v.v. Chi tiết hơn, chính xác hơn, ranh giới hẹp hơn, khung thời gian ngắn hơn.

Thấp nhất - để kiểm soát hoạt động trong hoạt động hàng ngày, hẹp hơn, chính xác hơn, mới nhất, từ nguồn nội bộ (khối lượng sản xuất, số lượng nguyên liệu, v.v.).

3. Vai trò, thành phần của hệ thống thông tin nội bộ

Thông tin quản lý được hiểu là tập hợp thông tin về các quá trình diễn ra trong công ty và môi trường của nó, làm cơ sở cho việc đưa ra các quyết định quản lý.

Thông tin có thể được phân loại theo một số vị trí, cụ thể:

1. cho mục đích dự định của nó (mục đích đơn lẻ - liên quan đến việc giải quyết một vấn đề cụ thể; đa mục đích - được sử dụng để giải quyết một số vấn đề rất đa dạng);

2. nếu có thể, việc lưu trữ (thông tin cố định - có thể được lưu trữ gần như vô thời hạn, không bị bóp méo; thông tin không cố định - được sử dụng tại thời điểm nhận; nó cũng có thể được lưu trữ trong một thời gian, nhưng đồng thời nó dần dần trở nên méo mó và biến mất);

3. theo mức độ sẵn sàng sử dụng (thông tin sơ cấp - là tập hợp dữ liệu chưa được hệ thống hóa thu được trực tiếp từ một nguồn, chứa nhiều thông tin thừa và không cần thiết; thông tin trung gian - bao gồm thông tin đã trải qua quá trình sơ bộ “ làm sạch” và hệ thống hóa, cho phép giải quyết vấn đề về các hướng và cách thức cụ thể để áp dụng thêm; thông tin cuối cùng giúp đưa ra các quyết định quản lý sáng suốt);

4. Về tính đầy đủ, thông tin có thể là một phần hoặc phức tạp (thông tin sau cung cấp thông tin toàn diện, toàn diện về đối tượng và khả năng trực tiếp đưa ra bất kỳ quyết định nào; thông tin trước đây, trên thực tế, chỉ có thể được sử dụng cùng với các thông tin khác);

5. Theo mức độ tin cậy, thông tin có thể được chia thành đáng tin cậy và xác suất (bản chất xác suất có thể là do cơ bản không thể có được thông tin đáng tin cậy từ một nguồn hiện có, vì các phương pháp hiện tại không cho phép điều này; những biến dạng không thể tránh khỏi trong quá trình truyền tải của chúng , đặc biệt là trong bối cảnh phân cấp cơ cấu quản lý; ban đầu có chủ ý phổ biến thông tin sai lệch).

Một dạng cụ thể của loại thông tin quản lý này là tin đồn. Chúng là sản phẩm sáng tạo của một nhóm đang cố gắng giải thích một tình huống phức tạp, có ý nghĩa quan trọng về mặt cảm xúc cho họ khi không có hoặc thiếu thông tin chính thức. Đồng thời, phiên bản gốc, lang thang từ thành viên này sang thành viên khác trong nhóm, được bổ sung và điều chỉnh cho đến khi hình thành được phương án nhìn chung phù hợp với số đông. Độ tin cậy của phương án này không chỉ phụ thuộc vào độ xác thực của bản gốc mà còn phụ thuộc vào nhu cầu và mong đợi của khán giả, do đó có thể dao động từ 0 đến 80-90%.

Vì mọi người thường có xu hướng tin rằng tin đồn đến từ những nguồn đáng tin cậy nên ban quản lý công ty thường lợi dụng tình huống này, sử dụng chúng để phổ biến những thông tin mà vì lý do này hay lý do khác mà không thể được công bố chính thức. Đồng thời, cần lưu ý rằng tin đồn cũng được những người tham gia xung đột lợi dụng, muốn dùng những thủ đoạn vô đạo đức để thuyết phục người khác đứng về phía mình.

4. Công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin hiện có thể được phân loại theo một số đặc điểm, cụ thể: phương pháp triển khai trong hệ thống thông tin, mức độ bao phủ của các nhiệm vụ quản lý, các loại hoạt động công nghệ đang được triển khai, loại giao diện người dùng, các tùy chọn sử dụng. mạng máy tính và lĩnh vực chủ đề đang được phục vụ.

Chúng ta hãy xem hệ thống thông tin là gì và chúng liên quan như thế nào đến công nghệ thông tin.

Quản lý là chức năng quan trọng nhất, nếu không có nó thì hoạt động có mục đích của bất kỳ hệ thống kinh tế - xã hội, tổ chức và sản xuất nào (doanh nghiệp, tổ chức, lãnh thổ) là không thể tưởng tượng được.

Một hệ thống thực hiện các chức năng điều khiển được gọi là hệ thống điều khiển. Các chức năng quan trọng nhất được thực hiện bởi hệ thống này là dự báo, lập kế hoạch, kế toán, phân tích, kiểm soát và điều tiết.

Kiểm soát gắn liền với việc trao đổi thông tin giữa các thành phần của hệ thống, cũng như hệ thống với môi trường. Trong quá trình quản lý, thông tin được thu thập về trạng thái của hệ thống tại từng thời điểm, về việc đạt được (hoặc không đạt được) của một mục tiêu nhất định nhằm tác động đến hệ thống và đảm bảo việc thực hiện các quyết định quản lý.

Như vậy, bất kỳ hệ thống quản lý nào của một đối tượng kinh tế đều có hệ thống thông tin riêng, gọi là hệ thống thông tin kinh tế.

Hệ thống thông tin kinh tế là tập hợp các luồng trao đổi thông tin trực tiếp và phản hồi bên trong và bên ngoài của một đối tượng, phương pháp, công cụ, chuyên gia kinh tế tham gia vào quá trình xử lý thông tin và phát triển các quyết định quản lý.

Hệ thống thông tin tự động là tập hợp các phương pháp và mô hình thông tin, kinh tế và toán học, các công cụ kỹ thuật, phần mềm, công nghệ và các chuyên gia, được thiết kế để xử lý thông tin và đưa ra quyết định quản lý.

Với sự phát triển của sức mạnh kỹ thuật của CNTT, máy tính bắt đầu không chỉ giúp con người làm việc dễ dàng hơn mà còn cho phép họ làm những việc mà nếu không có CNTT thì không thể thực hiện được. Do người quản lý phải đưa ra quyết định trong điều kiện không chắc chắn và rủi ro lớn nên các khả năng mới của hệ thống thông tin sẽ nhanh chóng được ứng dụng trong kinh doanh.

5. Các loại hệ thống thông tin

Vì có những mối quan tâm, đặc điểm và cấp độ khác nhau trong một tổ chức nên có nhiều loại hệ thống thông tin khác nhau. Không một hệ thống đơn lẻ nào có thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin của tổ chức. Một tổ chức có thể được chia thành các cấp độ: chiến lược, quản lý, kiến thức và vận hành; và vào các lĩnh vực chức năng như bán hàng và tiếp thị, sản xuất, tài chính, kế toán và nhân sự. Các hệ thống được tạo ra để phục vụ những lợi ích khác nhau của tổ chức. Bốn loại hệ thống thông tin chính phục vụ các cấp độ tổ chức khác nhau: hệ thống cấp độ vận hành, hệ thống cấp độ kiến thức, hệ thống cấp quản lý và hệ thống cấp chiến lược.

Hệ thống cấp độ vận hành hỗ trợ các nhà quản lý vận hành, giám sát các hoạt động cơ bản của tổ chức như bán hàng, thanh toán, gửi tiền mặt và trả lương. Mục đích chính của hệ thống ở cấp độ này là trả lời các câu hỏi thông thường và di chuyển các luồng giao dịch trong tổ chức. Để trả lời những loại câu hỏi này, thông tin nói chung phải dễ tiếp cận, kịp thời và chính xác.

Hệ thống tri thức hỗ trợ những người lao động tri thức và người xử lý dữ liệu trong một tổ chức. Mục đích của hệ thống kiến thức là giúp tích hợp kiến thức mới vào hoạt động kinh doanh và giúp tổ chức quản lý luồng tài liệu. Các hệ thống tri thức, đặc biệt ở dạng máy trạm và hệ thống văn phòng, là những ứng dụng phát triển nhanh nhất trong kinh doanh hiện nay.

Hệ thống cấp quản lý được thiết kế để phục vụ cho việc kiểm soát, quản lý, ra quyết định và hoạt động hành chính của các nhà quản lý cấp trung. Họ xác định xem các đối tượng có hoạt động tốt hay không và báo cáo lại định kỳ. Ví dụ: hệ thống kiểm soát chuyển động báo cáo sự chuyển động của tổng hàng tồn kho, tính đồng nhất của bộ phận bán hàng và bộ phận tài trợ chi phí cho nhân viên trong tất cả các bộ phận của công ty, lưu ý những điểm chi phí thực tế vượt quá ngân sách.

Một số hệ thống cấp quản lý hỗ trợ việc ra quyết định bất thường. Họ có xu hướng tập trung vào các giải pháp ít cấu trúc hơn mà yêu cầu về thông tin không phải lúc nào cũng rõ ràng.

Hệ thống cấp chiến lược là công cụ hỗ trợ các nhà quản lý cấp cao chuẩn bị các nghiên cứu chiến lược và xu hướng dài hạn trong công ty và trong môi trường kinh doanh. Mục đích chính của nó là kết hợp những thay đổi trong điều kiện hoạt động với khả năng tổ chức hiện có.

Hệ thống thông tin cũng có thể được phân biệt theo cách chức năng. Các chức năng tổ chức chính như bán hàng và tiếp thị, sản xuất, tài chính, kế toán và nhân sự được hỗ trợ bởi hệ thống thông tin độc quyền. Trong các tổ chức lớn, các chức năng con của mỗi chức năng chính này cũng có hệ thống thông tin riêng. Ví dụ: một chức năng sản xuất có thể có các hệ thống kiểm soát hàng tồn kho, kiểm soát quy trình, bảo trì nhà máy, kỹ thuật có sự hỗ trợ của máy tính và lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu.

Sáu loại hệ thống chính.

Hãy xem xét một số loại hệ thống nhất định phục vụ từng cấp độ tổ chức và tầm quan trọng của chúng trong tổ chức. Tổ chức có hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS) ở cấp chiến lược; hệ thống thông tin quản lý - Management Information Systems (MIS); hệ thống hỗ trợ quyết định – Hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS) ở cấp quản lý; hệ thống tri thức – Hệ thống công việc tri thức (KWS); hệ thống tự động hóa văn phòng - Office Automation Systems (OAS); ở mức độ kiến thức; hệ thống xử lý yêu cầu tương tác - Hệ thống xử lý giao dịch (TPS) ở cấp độ vận hành

Do đó, các hệ thống điển hình trong các tổ chức nhằm hỗ trợ nhân viên hoặc người quản lý ở mọi cấp độ - trong các chức năng bán hàng và tiếp thị, sản xuất, tài chính, kế toán và nhân sự.

6. Chiến lược sử dụng công nghệ thông tin

Hệ thống thông tin chiến lược thay đổi mục tiêu, hoạt động, sản phẩm, dịch vụ hoặc mối quan hệ môi trường của tổ chức để giúp tổ chức giành được lợi thế so với đối thủ cạnh tranh. Các hệ thống đạt được những kết quả này thậm chí có thể thay đổi hoạt động kinh doanh của các tổ chức.

Hệ thống thông tin chiến lược cần được phân biệt với hệ thống cấp chiến lược dành cho các nhà quản lý cấp cao tập trung vào các vấn đề quyết định dài hạn. Hệ thống thông tin chiến lược có thể được sử dụng ở mọi cấp độ của tổ chức và giải quyết các nguyên nhân sâu hơn và rộng hơn so với các loại hệ thống khác mà chúng tôi đã mô tả. Hệ thống thông tin chiến lược làm thay đổi đáng kể mục tiêu, sản phẩm, dịch vụ, thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài của công ty. Chúng thay đổi sâu sắc cách một công ty tiến hành quản lý hoặc bản thân hoạt động kinh doanh của công ty.

Để sử dụng hệ thống thông tin làm vũ khí cạnh tranh, trước tiên bạn phải hiểu cơ hội chiến lược của doanh nhân phải được xác định ở đâu. Hai mô hình công ty và môi trường của nó được sử dụng để xác định các lĩnh vực kinh doanh mà hệ thống thông tin có thể mang lại lợi thế cạnh tranh. Đó là mô hình lực lượng cạnh tranh và mô hình chuỗi giá trị của Porter.

Công nghệ thông tin không chỉ thay đổi cách mọi người làm việc mà còn thay đổi cách các doanh nhân cạnh tranh. Mặc dù các máy tính thời kỳ đầu được các doanh nhân sử dụng để tăng hiệu quả bằng cách tự động hóa những gì trước đây được thực hiện thủ công, nhưng tự động hóa vẫn được coi là điều hiển nhiên trong thời đại thông tin. Các công ty ngày nay không chỉ tự động hóa mà còn tích cực tìm kiếm những cách thức mới để sử dụng CNTT nhằm đạt được lợi thế so với đối thủ cạnh tranh.

Các doanh nhân đã tìm cách đạt được lợi thế cạnh tranh trong quá khứ (Porter, 1980) bằng cách cạnh tranh theo một trong hai cách:

Chi phí, tức là hàng hóa hoặc dịch vụ giá rẻ;

Tạo sự khác biệt cho sản phẩm hoặc dịch vụ bằng cách cạnh tranh dựa trên nhận thức của khách hàng về chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Kể từ những năm 60, khi các công ty lớn bắt đầu lắp đặt máy tính trong bộ phận kế toán của mình, CNTT đã đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp các công ty cạnh tranh với chi phí thấp. Máy tính được sử dụng để tự động hóa quá trình xử lý tương tác các yêu cầu, giảm thời gian xử lý và cung cấp dữ liệu vận hành cho việc ra quyết định. Sự bùng nổ của các công nghệ mới trong những năm 1980 đã mở ra những cơ hội bổ sung, như giảm thời gian tạo ra sản phẩm mới thông qua các công cụ thiết kế có sự hỗ trợ của máy tính; tối ưu hóa các quy trình sử dụng hệ thống điều khiển máy tính, bao gồm các quy tắc quyết định của chuyên gia con người; thay đổi dây chuyền sản xuất nhanh chóng bằng hệ thống lập kế hoạch tích hợp nghiên cứu vào thông tin sản xuất và thương mại.

7. Giới thiệu công nghệ thông tin

Một công ty dự định triển khai hệ thống quản lý máy tính thường đặt ra các nguyên tắc sau: hệ thống phải hoạt động càng sớm càng tốt, đúng thời gian và trong ngân sách. Một số tổ chức tránh triển khai những hệ thống như vậy vì sợ rằng nó sẽ không được sử dụng và nếu có thì nó sẽ không hiệu quả. Ngoài ra, những nhân viên có được các kỹ năng mới trong quá trình triển khai hệ thống sẽ rời công ty và khi đó sẽ khó tìm được nguồn lực kỹ thuật để duy trì hoạt động của hệ thống. Nó sẽ không tiết kiệm tài nguyên cũng như không thực hiện được mục đích chức năng của hệ thống đã triển khai. Những lo ngại này là hoàn toàn chính đáng. Các dự án triển khai hệ thống thường thất bại, ngay cả ở những công ty có sự quản lý tốt. Trong những trường hợp mọi thứ diễn ra ít nhiều bình thường, thời hạn bắt đầu vận hành thương mại thường không được đáp ứng và không thể duy trì trong ngân sách được phân bổ. Tuy nhiên, các phương pháp được mô tả dưới đây, khi được sử dụng đúng cách, có thể giúp giảm thiểu nguy cơ thất bại khi triển khai. Với việc lập kế hoạch và quản lý phù hợp, bạn hoàn toàn có thể đáp ứng đúng thời hạn và nằm trong ngân sách. Ngay từ đầu, bạn cần đảm bảo rằng dự án được tổ chức hợp lý.

Cần thiết:

Đạt được niềm tin vào sự thành công và cam kết từ phía những người đóng vai trò chủ chốt trong việc thực hiện dự án.

Xác định ai sẽ là người quản lý dự án toàn thời gian để triển khai hệ thống. Người này phải có những kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc đó, ưu tiên có kinh nghiệm triển khai hệ thống.

Xác định rõ ràng và ghi lại vai trò và trách nhiệm cũng như phạm vi năng lực của từng thành viên trong nhóm dự án.

Đảm bảo rằng những người thực hiện các chức năng này có những kỹ năng cần thiết.

Xây dựng một kế hoạch làm việc chi tiết, chia nó thành các giai đoạn, xác định thời hạn hoàn thành nhiệm vụ và bám sát chúng.

Trước khi bắt đầu triển khai hệ thống, bạn cần suy nghĩ kỹ về cơ cấu tổ chức và quy trình kinh doanh:

Đảm bảo rằng các quy tắc và thủ tục kế toán được ghi vào tài liệu theo mẫu quy định và nhân viên kế toán có thể hiểu được.

Mô tả các hoạt động kinh doanh và các hành động phải được thực hiện khi áp dụng chúng.

Nếu cần, hãy sửa đổi các phương pháp này để đảm bảo hoạt động và tích hợp hệ thống mới hiệu quả hơn.

Mô tả cơ cấu tổ chức và suy nghĩ xem liệu nó có phù hợp nhất với mục tiêu của doanh nghiệp hay không.

Tìm hiểu các phương pháp hiệu quả nhất được sử dụng trong ngành.

Đảm bảo xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật cần thiết:

Có các chuyên gia phù hợp để đánh giá cơ sở hạ tầng hiện tại dựa trên yêu cầu của hệ thống mới. Xác định vai trò của bộ phận hệ thống thông tin và xem xét những thay đổi mà bộ phận này sẽ trải qua trong môi trường mới.

Thực hiện những thay đổi cần thiết trong các lĩnh vực được liệt kê trước khi đưa hệ thống vào sản xuất. Đảm bảo hệ thống đáp ứng nhu cầu cơ bản của tất cả người dùng.

Ghi lại nhu cầu của doanh nghiệp đủ chi tiết để so sánh hệ thống này với hệ thống khác.

Sử dụng các tài liệu nhận được để đảm bảo rằng các tính năng được triển khai đáp ứng nhu cầu.

Quản lý sự thay đổi bằng cách thích ứng với nhân viên.

Thực hiện thay đổi dần dần, hãy nhớ rằng nhân viên chỉ có thể nắm vững một lượng thông tin nhất định tại một thời điểm.

Thu hút tất cả những người đóng vai trò quan trọng trong dự án ngay từ đầu. Một cách tốt để làm điều này là yêu cầu họ đưa ra ý kiến của mình như một phần của việc xác định chi tiết về nhu cầu của doanh nghiệp.

Giao tiếp thường xuyên với những nhân viên như vậy, tạo cơ hội cho họ được lắng nghe.

Xây dựng kế hoạch đào tạo để mọi người không chỉ học cách nhập dữ liệu vào hệ thống mà còn hiểu được công việc của họ sẽ thay đổi như thế nào.

Sau khi hoàn thành các hoạt động, bạn có thể tiến hành trực tiếp việc triển khai hệ thống. Kế hoạch thực hiện tiêu chuẩn được phát triển bởi Oliver Wight, nhưng kinh nghiệm cho thấy rằng ở mức độ này hay mức độ khác, hầu hết các công ty đều tuân theo chiến lược này.