Tự động điền. Tự động điền ô và sao chép công thức trong Excel

Trên một trong các trang của sổ làm việc Excel có cơ sở dữ liệu thông tin về dữ liệu đăng ký xe ô tô của công ty. Trang thứ hai chứa sổ đăng ký đoàn, nơi nhập dữ liệu cá nhân của nhân viên và phương tiện. Một trong những chiếc xe được nhân viên sử dụng nhiều lần và mỗi lần họ nhập dữ liệu vào sổ đăng ký - điều này đòi hỏi người điều khiển phải tốn thêm thời gian. Tốt hơn là tự động hóa quá trình này. Để làm điều này, bạn cần tạo một công thức sẽ tự động lấy thông tin về xe của công ty từ cơ sở dữ liệu.

Tự động điền dữ liệu vào ô trong Excel

Để làm cho ví dụ rõ ràng hơn, hãy hiển thị sơ đồ cơ sở dữ liệu đăng ký:

Như đã mô tả ở trên, sổ đăng ký nằm trên một bảng Excel riêng biệt và trông như thế này:

Ở đây chúng ta sẽ triển khai tính năng tự động hoàn thành trong bảng Excel. Vì vậy, hãy lưu ý rằng tên tiêu đề cột trong cả hai bảng đều giống nhau, chỉ được xáo trộn theo một thứ tự khác!

Bây giờ chúng ta cùng xem những việc cần làm để sau khi nhập số đăng ký vào sổ đăng ký làm giá trị cho ô trong cột A, các cột còn lại sẽ tự động được điền giá trị tương ứng.

Cách tự động điền ô trong Excel:

Trên trang “Đăng ký”, nhập vào ô A2 bất kỳ số đăng ký nào từ cột E trên trang “Cơ sở dữ liệu”.
Bây giờ, trong ô B2 trên trang “Đăng ký”, hãy nhập công thức tự động điền ô trong Excel:
Sao chép công thức này sang tất cả các ô khác ở hàng thứ hai cho các cột C, D, E trên trang Đăng ký.

Kết quả là bảng được tự động điền các giá trị ô tương ứng.

Nguyên lý hoạt động của công thức điền ô tự động

Vai trò chính trong công thức này do hàm INDEX đảm nhận. Đối số đầu tiên của nó chỉ định bảng nguồn nằm trong cơ sở dữ liệu ô tô. Đối số thứ hai là số dòng, được tính bằng hàm MATCH. Hàm này thực hiện tìm kiếm trong phạm vi E2:E9 (trong trường hợp này là theo chiều dọc) để xác định vị trí (trong trường hợp này là số hàng) trong bảng trên trang “Cơ sở dữ liệu” cho một ô chứa cùng giá trị đã được nhập trên tờ “Đăng ký” ở A2.

Đối số thứ ba của hàm INDEX là số cột. Nó cũng được tính bằng công thức MATCH với các đối số khác của nó. Hàm MATCH bây giờ sẽ trả về số cột của bảng từ trang Cơ sở dữ liệu có chứa tên tiêu đề tương ứng với tiêu đề cột ban đầu trong trang Đăng ký. Nó được biểu thị bằng tham chiếu trong đối số đầu tiên của hàm MATCH - B$1. Do đó, lần này giá trị chỉ được tìm kiếm ở hàng đầu tiên A$1:E$1 (lần này theo chiều ngang) của cơ sở dữ liệu đăng ký ô tô. Số vị trí của giá trị ban đầu (lần này là số cột của bảng gốc) được xác định và trả về dưới dạng số cột cho đối số thứ ba của hàm INDEX.

Tải xuống ví dụ về tự động điền ô từ một bảng khác

Điều này đảm bảo rằng công thức sẽ hoạt động ngay cả khi thứ tự của các cột bị xáo trộn trong bảng đăng ký và cơ sở dữ liệu. Đương nhiên, công thức sẽ không hoạt động nếu tên cột trong cả hai bảng không khớp nhau vì những lý do hiển nhiên.

Rất ít người thích dành nhiều thời gian và đơn điệu để nhập dữ liệu giống hệt hoặc tương tự vào bảng. Đây là một công việc khá nhàm chán và tốn nhiều thời gian. Excel có khả năng tự động hóa việc nhập dữ liệu đó. Với mục đích này, có chức năng tự động điền cho các ô. Hãy xem nó hoạt động như thế nào.

Tự động điền trong Excel

Tự động điền trong Microsoft Excel được thực hiện bằng cách sử dụng một bộ điều khiển điền đặc biệt. Để gọi công cụ này, bạn cần di con trỏ lên cạnh dưới bên phải của bất kỳ ô nào. Một chữ thập nhỏ màu đen sẽ xuất hiện. Đây là điểm đánh dấu điền. Bạn chỉ cần nhấn giữ chuột trái và kéo sang cạnh trang tính nơi muốn điền ô.

Cách điền các ô sẽ tùy thuộc vào loại dữ liệu có trong ô nguồn. Ví dụ: nếu có văn bản thông thường ở dạng từ thì khi bạn kéo nó bằng dấu điền, nó sẽ được sao chép sang các ô khác của trang tính.

Tự động điền các ô bằng số

Thông thường, tính năng tự động hoàn thành được sử dụng để nhập một dãy số lớn xuất hiện theo thứ tự. Ví dụ: một ô nào đó chứa số 1 và chúng ta cần đánh số các ô từ 1 đến 100.

Kích hoạt điểm đánh dấu điền và di chuyển nó xuống số ô cần thiết.
Tuy nhiên, như chúng ta thấy, chỉ có một ô được sao chép vào tất cả các ô. Nhấp vào biểu tượng nằm ở dưới cùng bên trái của vùng đã điền và được gọi là “Tùy chọn tự động điền”.
Trong danh sách mở ra, hãy đặt nút chuyển sang mục “Điền”.

Như bạn có thể thấy, sau đó toàn bộ phạm vi bắt buộc được điền bằng các số theo thứ tự.

Nhưng nó có thể được thực hiện đơn giản hơn. Bạn sẽ không cần phải gọi các tùy chọn tự động hoàn thành. Để làm được điều này, khi bạn kéo điểm đánh dấu tô xuống, ngoài việc giữ chuột trái, bạn còn cần giữ nút Ctrl trên bàn phím. Sau đó, việc điền số vào các ô theo thứ tự sẽ diễn ra ngay lập tức.

Ngoài ra còn có một cách để tự động hoàn thành chuỗi tiến trình.

Chúng ta nhập hai số đầu tiên của cấp số vào các ô liền kề.
Hãy làm nổi bật chúng. Sử dụng dấu điền, nhập dữ liệu vào các ô khác.
Như bạn có thể thấy, một chuỗi số liên tiếp được tạo ra theo một bước nhất định.

Công cụ điền

Excel còn có một công cụ riêng tên là Fill. Nó nằm trên dải băng trong tab “Trang chủ” trong khối công cụ “Chỉnh sửa”.

Chúng tôi nhập dữ liệu vào bất kỳ ô nào, sau đó chọn dữ liệu đó và phạm vi ô mà chúng tôi sẽ điền.
Nhấp vào nút “Điền”. Trong danh sách xuất hiện, chọn hướng điền vào các ô.
Như bạn có thể thấy, sau những hành động này, dữ liệu từ một ô đã được sao chép sang tất cả các ô khác.

Bằng cách sử dụng công cụ này, bạn cũng có thể điền vào các ô theo cấp số nhân.

Nhập số vào ô và chọn phạm vi ô sẽ chứa dữ liệu. Nhấp vào nút “Điền” và trong danh sách xuất hiện, hãy chọn mục “Tiến trình”.
Cửa sổ cài đặt tiến trình sẽ mở ra. Ở đây bạn cần thực hiện một số thao tác:
- chọn vị trí của tiến trình (theo cột hoặc theo hàng);
- loại (hình học, số học, ngày tháng, tự động hoàn thành);
- đặt bước (theo mặc định là 1);
- đặt giá trị giới hạn (tham số tùy chọn).
Ngoài ra, trong một số trường hợp, đơn vị đo lường được thiết lập.

Khi tất cả các cài đặt đã được thực hiện, hãy nhấp vào nút “OK”.
Như bạn có thể thấy, sau đó, toàn bộ phạm vi ô đã chọn sẽ được điền theo quy tắc lũy tiến mà bạn đặt.

Công thức tự động hoàn thành

Một trong những công cụ chính của Excel là công thức. Nếu có nhiều công thức giống nhau trong bảng, bạn cũng có thể sử dụng chức năng tự động hoàn thành. Bản chất không thay đổi. Bạn cần sử dụng cùng một phương pháp đánh dấu điền để sao chép công thức vào các ô khác. Hơn nữa, nếu công thức chứa tham chiếu đến các ô khác thì theo mặc định, khi sao chép theo cách này, tọa độ của chúng sẽ thay đổi theo nguyên lý tương đối. Vì vậy, những liên kết như vậy được gọi là tương đối.

Nếu bạn muốn địa chỉ được cố định khi tự động điền, bạn cần đặt ký hiệu đô la trước tọa độ hàng và cột trong ô nguồn. Những liên kết như vậy được gọi là tuyệt đối. Sau đó, quy trình tự động điền thông thường được thực hiện bằng cách sử dụng điểm đánh dấu điền. Trong tất cả các ô được điền theo cách này, công thức sẽ hoàn toàn không thay đổi.

Tự động điền với các giá trị khác

Ngoài ra Excel còn cung cấp tính năng tự động điền các giá trị khác theo thứ tự. Ví dụ: nếu bạn nhập một ngày rồi sử dụng núm điều khiển điền để chọn các ô khác thì toàn bộ phạm vi đã chọn sẽ được lấp đầy bằng các ngày theo trình tự nghiêm ngặt.

Tương tự, bạn có thể tự động điền theo ngày trong tuần (Thứ Hai, Thứ Ba, Thứ Tư...) hoặc theo tháng (Tháng Một, Tháng Hai, Tháng Ba...).

Hơn nữa, nếu có bất kỳ số nào trong văn bản, Excel sẽ nhận dạng nó. Khi bạn sử dụng điểm đánh dấu điền, văn bản sẽ được sao chép và các số sẽ thay đổi theo kiểu tăng dần. Ví dụ: nếu bạn viết biểu thức “tòa nhà thứ 4” trong một ô, thì trong các ô khác được điền bằng dấu điền, tên này sẽ được chuyển thành “tòa nhà thứ 5”, “tòa nhà thứ 6”, “tòa nhà thứ 7”, v.v.

Thêm danh sách của riêng bạn

Tính năng Tự động điền trong Excel không bị giới hạn ở một số thuật toán hoặc danh sách được xác định trước, chẳng hạn như các ngày trong tuần. Nếu muốn, người dùng có thể thêm danh sách cá nhân của mình vào chương trình. Sau đó, khi viết vào một ô bất kỳ từ nào từ các thành phần có trong danh sách, sau khi áp dụng dấu điền, toàn bộ phạm vi ô đã chọn sẽ được điền vào danh sách này. Để thêm danh sách của bạn, bạn cần thực hiện chuỗi hành động sau.

Chuyển đến tab “Tệp”.
Đi tới phần “Cài đặt”.
Tiếp theo, chuyển đến tiểu mục “Nâng cao”.
Trong khối cài đặt “Chung” ở phần trung tâm của cửa sổ, nhấp vào nút “Thay đổi danh sách…”.
Một cửa sổ danh sách sẽ mở ra. Ở phía bên trái đã có danh sách hiện có. Để thêm danh sách mới, hãy viết các từ cần thiết vào trường “Thành phần danh sách”. Mỗi phần tử phải bắt đầu trên một dòng mới. Sau khi tất cả các từ được viết ra, hãy nhấp vào nút “Thêm”.
Sau đó, cửa sổ danh sách sẽ đóng lại và khi mở lại, người dùng sẽ có thể thấy những phần tử mà mình đã thêm vào trong cửa sổ danh sách đang hoạt động.
Bây giờ, sau khi bạn nhập một từ là một trong các thành phần của danh sách đã thêm vào bất kỳ ô nào của trang tính và áp dụng dấu điền, các ô đã chọn sẽ chứa đầy các ký tự từ danh sách tương ứng.

Như bạn có thể thấy, tính năng tự động điền trong Excel là một công cụ rất hữu ích và tiện lợi, có thể tiết kiệm đáng kể thời gian khi thêm dữ liệu giống hệt nhau, lặp lại danh sách, v.v. Một ưu điểm khác của công cụ này là nó có thể tùy chỉnh. Bạn có thể thêm danh sách mới vào đó hoặc thay đổi danh sách cũ. Ngoài ra, bằng cách sử dụng tính năng tự động điền, bạn có thể nhanh chóng điền vào các ô bằng nhiều loại cấp số toán học khác nhau.

Chúng tôi rất vui vì chúng tôi có thể giúp bạn giải quyết vấn đề.

Đặt câu hỏi của bạn trong phần bình luận, mô tả chi tiết bản chất của vấn đề. Các chuyên gia của chúng tôi sẽ cố gắng trả lời nhanh nhất có thể.

Bài báo này hữu ích với bạn?

Các chuyên gia chú ý! Một chủ đề tương tự đã được nêu lên trên diễn đàn trước đây (

http://forum.msexcel.ru/microsoft_excel/vyborka_dannyh_iz_listov_odnoy_knigi-t1254.0.html

), nhưng, than ôi, đã không được tiết lộ. Vì vậy, có một cuốn sách "nhiều tờ". Dữ liệu trên các trang tính ở dạng được quy định chặt chẽ. Nhiệm vụ: tổng hợp dữ liệu từ các biểu mẫu được trình bày trên 250 tờ vào một bảng. Có link kiểu (=’1′!B8), tôi không thể sử dụng kỹ thuật điền tự động để khi “kéo” dấu điền vào liên kết, số trang sẽ tự động thay đổi. Bản thân bạn cũng hiểu sự vô ơn của lao động chân tay khi đổi tên 250 liên kết (và điều này chỉ dành cho một giá trị). Với sự tôn trọng và lời chúc tốt đẹp nhất.

Excel là một trong những trình soạn thảo tốt nhất để làm việc với bảng hiện nay. Chương trình này có tất cả các chức năng cần thiết để làm việc với bất kỳ lượng dữ liệu nào. Ngoài ra, bạn sẽ có thể tự động hóa hầu hết mọi hành động và hoạt động nhanh hơn nhiều. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét những trường hợp nào và cách chính xác bạn có thể sử dụng tính năng tự động điền ô trong Microsoft Office Excel.

Điều đáng chú ý là những công cụ như vậy không có trong Microsoft Word. Một số người dùng đến thủ đoạn gian trá. Điền vào bảng các giá trị được yêu cầu trong Excel, sau đó chuyển chúng sang Word. Bạn có thể làm tương tự.

Nguyên tắc hoạt động

Việc thiết lập đánh số tự động rất dễ dàng. Để làm điều này, chỉ cần thực hiện một vài bước rất đơn giản.

Quay một số số. Hơn nữa, chúng phải nằm trong cùng một cột hoặc một dòng. Ngoài ra, điều mong muốn là chúng nên đi theo thứ tự tăng dần (thứ tự đóng vai trò quan trọng).

Làm nổi bật những con số này.
Di chuột qua góc dưới cùng bên phải của phần tử cuối cùng và kéo xuống.

Bạn càng kéo xa, bạn sẽ càng thấy nhiều số mới.

Nguyên tắc tương tự áp dụng với các giá trị khác. Ví dụ, bạn có thể viết vài ngày trong tuần. Bạn có thể sử dụng cả tên viết tắt và tên đầy đủ.

Hãy làm nổi bật danh sách của chúng tôi.
Di chuyển con trỏ cho đến khi điểm đánh dấu của nó thay đổi.
Sau đó kéo xuống.

Kết quả là bạn sẽ thấy như sau.

Tính năng này cũng có thể được sử dụng cho văn bản tĩnh. Nó hoạt động giống hệt nhau.

Viết một từ trên tờ giấy của bạn.
Kéo góc dưới bên phải xuống vài dòng.

Cuối cùng, bạn sẽ thấy toàn bộ cột có cùng nội dung.

Bằng cách này, bạn có thể giúp việc điền vào các báo cáo và biểu mẫu khác nhau dễ dàng hơn (trước, KUDiR, PKO, TTN, v.v.).

Danh sách tạo sẵn trong Excel

Như bạn có thể thấy, bạn không được yêu cầu tải xuống bất kỳ tiện ích bổ sung miễn phí nào. Tất cả điều này hoạt động ngay sau khi cài đặt Microsoft Excel.

Tạo danh sách của riêng bạn

Các ví dụ được mô tả ở trên là tiêu chuẩn. Nghĩa là, các bảng liệt kê này được đặt trong Excel theo mặc định. Nhưng đôi khi có những tình huống bạn cần sử dụng các mẫu của riêng mình. Rất dễ dàng để tạo ra chúng. Để thiết lập, bạn cần thực hiện một vài thao tác rất đơn giản.

Chuyển đến menu "Tệp".

Mở phần Cài đặt.

Nhấp vào danh mục “Nâng cao”. Nhấp vào nút "Chỉnh sửa danh sách".

Sau đó, cửa sổ “Danh sách” sẽ mở ra. Tại đây bạn có thể thêm hoặc bớt những mục không cần thiết.

Thêm một số mục vào danh sách mới. Bạn có thể viết bất cứ điều gì bạn muốn - đó là sự lựa chọn của bạn. Ví dụ, chúng ta sẽ viết một danh sách các số ở dạng văn bản. Để nhập mẫu mới, nhấp vào nút “Thêm”. Sau đó, nhấp vào “OK”.

Để lưu các thay đổi, nhấp vào “OK” lần nữa.

Hãy viết từ đầu tiên trong danh sách của chúng tôi. Bạn không cần phải bắt đầu từ phần tử đầu tiên - tính năng tự động hoàn thành hoạt động từ bất kỳ vị trí nào.

Sau đó, chúng tôi sẽ sao chép nội dung này vài dòng bên dưới (cách thực hiện việc này đã được viết ở trên).

Kết quả chúng ta sẽ thấy kết quả như sau.

Nhờ khả năng của công cụ này, bạn có thể đưa bất kỳ thứ gì vào danh sách (cả từ và số).

Sử dụng tiến trình

Nếu bạn lười kéo nội dung các ô theo cách thủ công thì tốt nhất nên sử dụng phương pháp tự động. Có một công cụ đặc biệt cho việc này. Nó hoạt động như sau.

Chọn bất kỳ ô nào có giá trị bất kỳ. Chúng ta sẽ sử dụng ô có số “9” làm ví dụ.
Chuyển đến tab Trang chủ.
Chọn "Tiến trình".

Sau này, bạn có thể cấu hình:
- vị trí điền (theo hàng hoặc cột);
- loại cấp số nhân (trong trường hợp này, chọn số học);
- bước tăng số mới (bạn có thể bật hoặc tắt tính năng phát hiện bước tự động);
- gia trị lơn nhât.

Ví dụ: trong cột “Giá trị giới hạn”, chúng tôi chỉ ra số “15”.
Để tiếp tục, hãy nhấp vào nút “OK”.

Kết quả sẽ như sau.

Như bạn có thể thấy, nếu chúng tôi đã chỉ định giới hạn lớn hơn "15", thì chúng tôi sẽ ghi đè nội dung của ô bằng từ "Chín". Nhược điểm duy nhất của phương pháp này là các giá trị có thể nằm ngoài ranh giới bảng của bạn.

Chỉ định phạm vi dán

Nếu tiến trình của bạn vượt quá các giá trị cho phép và đồng thời ghi đè lên dữ liệu khác thì bạn sẽ phải hủy kết quả chèn. Và lặp lại quy trình cho đến khi bạn tìm thấy số lũy tiến cuối cùng.

Nhưng có một cách khác. Nó hoạt động như sau.

Chọn phạm vi ô cần thiết. Trong trường hợp này, ô đầu tiên phải chứa giá trị ban đầu để tự động điền.
Mở tab Trang chủ.
Nhấp vào biểu tượng "Điền".
Chọn "Tiến trình".

Xin lưu ý rằng cài đặt “Bố cục” được tự động đặt thành “Theo cột” vì chúng tôi đã chọn các ô theo cách đó.
Bấm vào nút "OK".

Kết quả là bạn sẽ thấy kết quả sau. Tiến trình được lấp đầy đến cuối cùng mà không để lại bất cứ điều gì ngoài giới hạn.

Ngày tự động hoàn thành

Bạn có thể làm việc với ngày hoặc giờ theo cách tương tự. Hãy làm theo một vài bước đơn giản.

Hãy nhập bất kỳ ngày nào vào một số ô.
Chọn bất kỳ phạm vi ô tùy ý.
Hãy mở tab "Trang chủ".
Nhấp vào công cụ “Điền”.
Chọn mục “Tiến bộ”.

Trong cửa sổ hiện ra, bạn sẽ thấy loại “Date” đã được kích hoạt tự động. Nếu điều này không xảy ra thì bạn đã nhập số sai định dạng.

Để chèn, hãy nhấp vào “OK”.

Kết quả sẽ như sau.

Công thức tự động hoàn thành

Ngoài ra, bạn có thể sao chép công thức trong Excel. Nguyên lý hoạt động như sau.

Bấm vào bất kỳ ô trống nào.
Nhập công thức sau (bạn sẽ cần điều chỉnh địa chỉ cho ô có giá trị ban đầu).

Nhấn phím Enter.

Sau đó, bạn sẽ cần sao chép biểu thức này sang tất cả các ô khác (cách thực hiện việc này đã được mô tả cao hơn một chút).

Kết quả sẽ như sau.

Sự khác biệt giữa các phiên bản Excel

Tất cả các phương pháp được mô tả ở trên đều được sử dụng trong các phiên bản Excel hiện đại (2007, 2010, 2013 và 2016). Trong Excel 2003, công cụ Progress nằm ở một phần khác của menu. Ở tất cả các khía cạnh khác, nguyên tắc hoạt động hoàn toàn giống nhau.

Để thiết lập tính năng tự động điền ô bằng tiến trình, bạn cần thực hiện các thao tác rất đơn giản sau.

Đi tới bất kỳ ô nào có giá trị số bất kỳ.
Nhấp vào menu "Chỉnh sửa".
Chọn "Điền".
Sau đó – “Tiến bộ”.

Sau này, bạn sẽ thấy chính xác cửa sổ giống như trong các phiên bản hiện đại.

Phần kết luận

Trong bài viết này, chúng tôi đã xem xét các phương pháp khác nhau để tự động điền dữ liệu trong trình chỉnh sửa Excel. Bạn có thể sử dụng bất kỳ tùy chọn nào thuận tiện cho bạn. Nếu đột nhiên có điều gì đó không ổn với bạn, có lẽ bạn đang sử dụng sai định dạng dữ liệu.

Lưu ý giá trị trong các ô không cần tăng liên tục. Bạn có thể sử dụng bất kỳ sự tiến triển nào. Ví dụ: 1,5,9,13,17, v.v.

Video hướng dẫn

Nếu gặp khó khăn khi sử dụng công cụ này, bạn cũng có thể xem video kèm theo nhận xét chi tiết về các phương pháp được mô tả ở trên để trợ giúp.

Làm việc trong Excel không phải lúc nào cũng diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng, vì không phải người dùng nào cũng biết về sự tồn tại của các hàm tích hợp đặc biệt có thể thực hiện tác vụ này hoặc tác vụ kia dễ dàng hơn. Một trong số đó là tự động điền ô - một chức năng tiện lợi mà các nhà phát triển đã đưa vào chương trình nhằm loại bỏ việc lặp lại liên tục một số thao tác nhất định.

Video về tạo danh sách tự động hoàn thành

Khái niệm và công dụng

Tự động điền là một trong những chức năng chính của bộ xử lý bảng tính, cho phép bạn nhập dữ liệu cần thiết vào các ô của bảng với thời gian ít hơn đáng kể so với thực hiện thủ công.

Tự động điền có thể là một thủ tục quen thuộc đối với những người dùng thường xuyên của chương trình như một thao tác chọn 2 ô có các số liên tiếp và kéo con trỏ xuống cho đến khi toàn bộ chuỗi số xuất hiện theo cấp số cộng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết các hàm Excel tương tự khác, không kém phần hữu ích, vì chương trình không chỉ giới hạn ở cấp số cộng. Thật dễ dàng để tìm và sử dụng tiến trình cần thiết - sau khi nhập các giá trị đầu tiên, con trỏ chuột sẽ đi đến góc dưới bên phải, nhưng kéo nó không phải bằng nút chuột bên trái như thường lệ, mà bằng nút chuột xuống/ngang mà bằng nút bên phải. Những hành động như vậy sẽ mở ra một menu ngữ cảnh trong đó bạn chọn mục “tiến trình”, sau đó chọn loại được yêu cầu.

Như vậy, có một số cách cơ bản để tự động điền trong Excel:

Sức mạnh của MS Excel chủ yếu nằm ở chỗ bạn có thể tự động điền không chỉ các giá trị số đơn giản mà còn cả các loại dữ liệu hoặc công thức khác. Ngoài ra, có thể tạo các danh sách riêng lẻ cho phép người dùng không lãng phí thời gian mỗi lần nhập lại các giá trị giống nhau.

Tạo danh sách

Ví dụ: rất thường xuyên, người dùng công việc buộc phải tạo danh sách hàng ngày hoặc hàng tháng trong Excel với cùng một tiêu đề bảng. Bạn có thể dành thời gian sao chép tiêu đề mỗi lần hoặc bạn có thể tạo một danh sách mới sẽ được sử dụng thường xuyên. Để làm điều này, bạn cần phải làm như sau:

đối với các chương trình từ năm 2003, bạn cần vào mục “Dịch vụ”, sau đó đến “Tùy chọn”, “Tab” và “Danh sách”;
đối với người dùng chương trình 2007, hãy vào “Menu” - “Tùy chọn” - “Tab” - “Thay đổi danh sách”;
cho các chương trình năm 2010 - “Tệp” - “Tùy chọn” - tab bổ sung - nút - “Thay đổi danh sách”.

Sau đó, bạn nên tìm mục “Danh sách mới” và di chuột qua trường “Thành phần danh sách”, nơi bạn sẽ cần nhập các tên cột cần thiết, phân tách bằng dấu phẩy (ảnh 2). Nhấp vào “Thêm” và tận hưởng khám phá nhỏ nhưng hữu ích này.

Bạn cũng có thể sử dụng trường “Nhập danh sách từ ô” bằng cách kích hoạt trường lựa chọn bằng cách nhấp vào trường đó. Chúng tôi xác định một phạm vi có các giá trị mà chúng tôi muốn tạo danh sách và nhấp vào “Nhập”. Điều này sẽ tạo ra một danh sách mong muốn khác của các ô được chỉ định.

Tự động điền không phải là chức năng hữu ích và cần thiết duy nhất và việc tìm hiểu tất cả “bí mật” của nó đòi hỏi phải có kiến thức, thời gian và sự kiên nhẫn. Chúc bạn may mắn!

Tự động điền ô

Định dạng ô

Căn chỉnh dữ liệu
Cài đặt tùy chọn phông chữ

Nhiệm vụ cho công việc độc lập

Tự động điền ô

Tự động lặp lại các mục đã nhập trong một cột

Nếu một vài ký tự đầu tiên được nhập vào ô khớp với các ký tự đã có trong cột đó thì MS Excel tự động thay thế phần ký tự còn thiếu. Tự động hoàn thành chỉ xảy ra khi mục nhập bao gồm văn bản hoặc văn bản và số. Hàm này không được sử dụng cho các mục nhập hoàn toàn bao gồm số, ngày hoặc thời gian. Lệnh này cho phép bạn nhanh chóng chỉnh sửa và điền vào bảng.

Nếu cần mục nhập phải khớp hoàn toàn thì ngay khi nó xuất hiện trong ô, bạn cần nhấn phím Đi vào. Nếu mục nhập hoàn toàn không cần thiết thì khi bạn đạt đến biểu tượng mong muốn, hãy nhấn phím Phím lùi(Hình 3.1).

Cơm. 3.1. Tự động hoàn thành

Điền dữ liệu bằng một núm điều khiển điền

Để điền dữ liệu vào ô MS Excel có thể tự động tiếp tục một chuỗi số, kết hợp số và văn bản, ngày và giờ theo một mẫu nhất định. Để nhanh chóng điền dữ liệu vào các ô, bạn cần chọn một phạm vi ô và di chuyển điểm đánh dấu điền sang phía mong muốn (tức là điền vào một hàng hoặc cột).

Sau khi bạn di chuyển núm điều khiển điền, một nút sẽ xuất hiện Tùy chọn tự động điềnở dạng hình vuông, trong đó bạn có thể chọn các tham số để điền vào phạm vi ô đã chọn. Vì vậy, để chỉ điền các định dạng ô (đặt kiểu, loại, kích thước, màu phông chữ), bạn cần chọn tùy chọn Chỉ điền vào các định dạng(Hình 3.3.a), để chỉ điền nội dung của ô - tùy chọn Chỉ điền giá trị(Hình 3.3.b), để sao chép phạm vi này – Sao chép ô(Hình 3.3.c).

Cơm. 3.3 Chọn lệnh bằng núm điều khiển điền

Điền vào ô hiện hoạt với nội dung của ô liền kề

Để điền vào các ô liền kề, bạn cần chọn các ô trống, kể cả trong việc chọn ô có dữ liệu ở dưới, bên phải, bên trên hoặc bên trái ô chứa dữ liệu cần điền. Trên tab trang chủ trong nhóm Chỉnh sửa chọn một đội Đổ đầy, rồi trong danh sách mở lệnh Xuống, Phải, Hướng lên hoặc Bên trái(Hình 3.4).

Ghi chú: Để nhanh chóng điền vào một ô dữ liệu từ một ô nằm ở trên cùng hoặc bên trái, bạn có thể sử dụng phím tắt Điều khiển+D hoặc Điều khiển+R.

Cơm. 3.4. Lệnh điền

Điền vào các ô bằng một chuỗi số, ngày tháng hoặc các mục danh sách tích hợp

Bạn có thể sử dụng núm điều khiển điền để nhanh chóng điền vào một phạm vi ô bằng một chuỗi số, ngày hoặc các mục danh sách dựng sẵn như ngày trong tuần, tháng hoặc năm. Để làm điều này, bạn cần làm theo các bước sau:

nhập giá trị ban đầu vào ô
nhập giá trị vào các ô sau để đặt mẫu điền
chọn các ô đã điền

Ví dụ bạn cần đặt dãy số 1, 2, 3, 4, 5... thì bạn cần nhập giá trị 1 và 2 vào 2 ô đầu tiên, nếu cần dãy số 2, 4, 6 , 8... - chuỗi 2 và 4. Nếu bắt buộc phải có chuỗi 2, 2, 2, 2... thì ô thứ hai có thể để trống.

Kéo núm điều khiển điền qua phạm vi (đến ô mong muốn) mà bạn muốn điền.

Ghi chú: Để điền theo thứ tự tăng dần, hãy kéo điểm đánh dấu xuống hoặc sang phải. Để điền theo thứ tự giảm dần - lên hoặc trái.

Nếu giá trị ban đầu là một ngày, ví dụ: “Jan.13”, thì để có được một chuỗi bao gồm tên của các tháng có cùng định dạng, bạn cần chọn lệnh Tiến triển từ thực đơn Đổ đầy các nhóm Chỉnh sửa tab trang chủ(Hình 3.5.) và trong hộp thoại xuất hiện, hãy nhập vào trường Các đơn vị chuyển đổi ngược lại giá trị tháng.

Cơm. 3.5.Hộp thoại tiến trình

Danh sách tự động hoàn thành tùy chỉnh

Để nhập các chuỗi dữ liệu nhất định dễ dàng hơn, bạn có thể tạo danh sách tự động hoàn thành tùy chỉnh. Danh sách như vậy được tạo dựa trên danh sách đã có trên trang tính hoặc được nhập thủ công.

Ghi chú: Danh sách tùy chỉnh có thể chỉ bao gồm văn bản hoặc văn bản kết hợp với số. Để tạo danh sách tùy chỉnh chỉ bao gồm các số, trước tiên bạn cần tạo danh sách các số ở định dạng văn bản.

Để tạo danh sách từ danh sách hiện có, bạn cần chọn trên trang tính phạm vi ô mà bạn muốn đưa vào danh sách tự động hoàn thành. Nhấn nút bộ phần mềm Microsoft Office và chọn một đội Tùy chọn Excel. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn một nhóm Nền tảng, và trong đó trong khu vực Các thông số cơ bản khi làm việc với Excel Nhấn nút Thay đổi danh sách.

Trong hộp thoại Danh sách(Hình 3.6) nhấn nút Nhập khẩu(trường này cho biết địa chỉ của các ô có trong danh sách). Các mục trong danh sách sẽ được tự động thêm vào dưới dạng danh sách mới. Khi hoàn tất, nhấp vào nút ĐƯỢC RỒI.

Cơm. 3.6. Hộp thoại danh sách

Để tạo danh sách mới, bạn cũng có thể nhập danh sách đó vào trường Liệt kê các phần tử cuộc đối thoại cô ấy Danh sách. Mỗi phần tử được tách biệt với nhau bằng cách nhấn một phím Đi vào. Sau đó bấm vào nút Thêm vào và nó sẽ được phản ánh dưới dạng một danh sách trong trường Danh sách.

Để xóa một danh sách, bạn cần chọn nó trong hộp thoại Danh sách và nhấn nút Xóa bỏ. Xác nhận xóa và nhấp vào nút ĐƯỢC RỒI.

Định dạng ô

Để định dạng ô: chọn định dạng dữ liệu trong ô, đặt văn bản vào ô, đặt kiểu chữ, kích thước, màu sắc, thiết kế viền ô hoặc bảng, lệnh điền - sử dụng lệnh tab trang chủ các nhóm Nét chữ, Căn chỉnh, Con số hoặc hộp thoại Định dạng ô.

Chọn định dạng hiển thị giá trị trong ô

Bài giảng trước đã thảo luận về vấn đề các kiểu dữ liệu: văn bản, số, công thức. Bằng cách sử dụng Định dạng số bạn có thể chỉ định những giá trị nào mà dữ liệu trong ô chấp nhận, ví dụ: định dạng tiền tệ (2,00 rúp hoặc 2,00 USD), ngày (15/07/13 hoặc 15 tháng 7 năm 2013), tỷ lệ phần trăm (20,00%) và các giá trị khác. Ngoài ra, mỗi định dạng đều có những thông số riêng, để thực hiện việc này bạn có thể hiển thị một hộp thoại Định dạng ô(Hình 3.7) hoặc sử dụng lệnh nhóm Con số tab trang chủ(Hình 3.8).

Cơm. 3.7. Ô Định dạng Hộp thoại: Số

Cơm. 3.8. Lệnh nhóm Tab số Trang chủ

Ngoài các lệnh liên quan đến định dạng dữ liệu, trong nhóm này bạn có thể đặt định dạng bằng dấu phân cách (chia độ sâu bit, ví dụ: 2000), tăng / giảm độ sâu bit (số vị trí thập phân, ví dụ: 2.35346 - nếu bạn giảm độ sâu bit xuống một vị trí, bạn sẽ nhận được 2,4).

Căn chỉnh dữ liệu

Bạn có thể sử dụng lệnh nhóm để căn chỉnh dữ liệu Căn chỉnh tab trang chủ hoặc các lệnh hộp thoại Định dạng ô: Căn chỉnh(Hình 3.9). Vùng căn chỉnh cho biết vị trí ngang và dọc của dữ liệu so với ô; trong khu vực hiển thị Gói theo lời nói bạn có thể điền vào các ô này thành nhiều dòng, Tự động chọn chiều rộng– thay đổi kích thước phông chữ nếu dữ liệu lớn hơn chiều rộng ô, Hợp nhất các ô– tạo một từ nhiều ô; trong khu vực Định hướng Bạn có thể chỉ định góc nào văn bản sẽ được xoay.

Cơm. 3.9 Định dạng ô: Hộp thoại căn chỉnh

Cài đặt tùy chọn phông chữ

Sử dụng lệnh nhóm Nét chữ tab trang chủ hoặc hộp thoại Định dạng ô: Phông chữ(Hình 3.10), bạn có thể thay đổi loại phông chữ, kích thước, kiểu dáng và màu sắc. Sử dụng lệnh Chỉ số trên Và Liên tuyến trong lĩnh vực Sửa đổi các chỉ số trên (t o) và dưới (t o) được đặt.

Cơm. 3.10 Ô định dạng hộp thoại: Phông chữ

Đóng khung vùng chọn và tô màu nó

Trên trang tính, ranh giới của bảng được thể hiện dưới dạng các đường màu xám không được hiển thị khi in. Để đặt ranh giới mong muốn, hãy áp dụng đường viền cho bảng đã tạo bằng lệnh Biên giới các nhóm Nét chữ tab trang chủ. Bảng được phân bổ trước trong MS Excel Bạn có thể đóng khung nó và tô màu các ô bằng các màu khác nhau.

Đã chọn bảng trước đó, trong hộp thoại Định dạng ô: Đường viền(Hình 3.11), bạn có thể chọn loại đường, đặt màu, sau đó trong vùng Riêng biệt, sử dụng chuột để chỉ định những đường viền cần đặt cho bảng.

Cơm. 3.11 Định dạng ô: Hộp thoại viền

Để điền vào một ô hoặc nhóm ô, hãy sử dụng lệnh Đổ đầy từ nhóm Nét chữ tab trang chủ hoặc hộp thoại Định dạng tế bào:Đổ đầy. Trong phần sau, bạn có thể chỉ định loại mẫu tô và màu của nó.

Nhiệm vụ cho công việc độc lập

1. Khởi chạy chương trình MS Excel.

2. Tạo danh sách tự động tùy chỉnh bao gồm 4 yếu tố bất kỳ (ví dụ: các mùa - đông, xuân, hạ, thu).

3. Tạo danh sách tùy chỉnh trên tờ 1.

4. Đổi tên tờ 2 V. Các nhân tố.

5. Thiết kế bảng theo mẫu, có xét đến vị trí văn bản trong ô, kiểu dáng, đường viền đã thiết lập cho bảng:

6. Đối với bảng này, đặt loại phông chữ thành Arial; cỡ chữ – 12, màu sắc – xanh lam.

7. Xoay văn bản trong ô TẠI 3 lúc 90o.

8. Bật tờ 3 tạo một bảng tùy chỉnh bao gồm các trường như Ngày (đặt định dạng mong muốn), Số (đặt định dạng mong muốn, ví dụ: số với

biểu thị hai chữ số thập phân, tiền tệ, tỷ lệ phần trăm). Đặt đường viền cho bảng này và sao chép nó vào tờ 1.

9. Lưu file này dưới tên Định dạng.

10. Đóng chương trình.

Hàng ngày, người dùng Internet phải điền vào nhiều biểu mẫu khác nhau trên các trang web và cửa hàng trực tuyến. Và điều này thường lấy đi thời gian quý báu của chúng ta.

Hãy lấy ví dụ, trang web của một công ty lữ hành. Nhiều lĩnh vực quá phải không?

Nhiều lĩnh vực quá phải không?

Và phải nói rằng việc đi sâu vào từng cái và lựa chọn là khá rắc rối. Đặc biệt nếu bạn phải làm điều này nhiều lần.

Suy cho cùng, việc lựa chọn chuyến tham quan theo thông số bạn đặt không phải lúc nào cũng có sẵn và bạn phải điều chỉnh các điều kiện. Nhưng nếu bạn chắc chắn quyết định tìm một chuyến tham quan đáp ứng 100% yêu cầu của mình và mặc dù thực tế là không phải lúc nào cũng có sẵn địa điểm, thì việc nhập lại các tham số tìm kiếm giống nhau mỗi lần sẽ là một công việc khá thường xuyên.

Sergey Nivens / Shutterstock.com

Một chương trình sẽ giúp chúng tôi thực hiện việc này - một chương trình xây dựng các tập lệnh cho phép bạn tự động hóa mọi hành động trong trình duyệt, được gọi là . Để giúp bạn hình dung về chương trình này, tôi sẽ chỉ liệt kê các chức năng cơ bản.

Các tính năng của chương trình XWeb Human Emulator

Tự động điền biểu mẫu và trường văn bản.
Ghi lại và lặp lại công việc với bất kỳ phần tử nào của trang web.
Thu thập, so sánh, lưu trữ và gửi dữ liệu.
Có một bộ lập lịch tác vụ tích hợp có thể được khởi chạy vào thời điểm bạn chỉ định.
Trong khi làm việc, bạn có thể cuộn nó lại thành một khay hệ thống. Điều này sẽ không ảnh hưởng đến hiệu suất của các ứng dụng khác dưới bất kỳ hình thức nào.

Như bạn có thể thấy, ngay cả điều này cũng đủ để gọi chương trình là giàu chức năng.

Và bây giờ, tôi sẽ chỉ cho bạn một ví dụ về cách bạn có thể tự động hóa quy trình điền biểu mẫu trên trang web.

Biểu mẫu tự động điền

Trong thanh địa chỉ (được đánh dấu bằng điểm đánh dấu màu vàng). Bên dưới, ở phía bên phải của cửa sổ chương trình, một trang web có biểu mẫu tìm kiếm và đặt chuyến tham quan sẽ được tải.

2. Chọn phần “Macro” trong menu chính và nhấp vào “Ghi âm”.Điều tương tự có thể được thực hiện bằng cách nhấn các phím nóng Ctrl+Shift+R. Bây giờ chương trình sẽ ghi lại tất cả hành động của chúng tôi trong một macro riêng.

Bài viết liên quan: Cách thay đổi tập tin máy chủ

3. Sau khi chúng tôi điền vào mẫu tìm kiếm chuyến tham quan trên trang web và nhận được kết quả mẫu, chúng tôi cần dừng ghi macro. Trong cùng một mục menu “Macro”, hãy nhấp vào “Dừng” hoặc thực hiện lệnh này bằng cách nhấn các phím nóng Ctrl+Shift+S.

4. Bây giờ, nếu bạn cần lặp lại tìm kiếm chuyến tham quan bằng các tham số đã chỉ định trước đó, chỉ cần nhấp vào tất cả một Nút "Chạy". Macro sẽ điền vào tất cả các trường trong vài giây và bạn sẽ nhận được ngay kết quả tìm kiếm.

Tự động điền trong Excel là một chức năng rất tiện lợi giúp việc điền dữ liệu vào bảng cũng như làm việc với các phép tính và công thức trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Tính năng tự động hoàn thành được sử dụng trong các trường hợp sau:

Sao chép dữ liệu sang các ô liền kề (ví dụ: khi điền bảng, tất cả các ô trong một cột có cùng giá trị)
Điền vào một cột hoặc hàng dữ liệu thay đổi theo một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: đánh số hàng)
Sao chép công thức (ví dụ: giá và số lượng của một mặt hàng được thể hiện trong hai cột; để tính số lượng đặt hàng cho từng mặt hàng, chỉ cần đếm nó trong một ô và sao chép công thức cho toàn bộ cột)

Làm cách nào để tự động hoàn thành trong Excel?

Sao chép dữ liệu trong các ô liền kề

Để điền vào các ô liền kề với cùng một dữ liệu, hãy làm như sau:

Di chuột qua góc dưới bên phải của ô cho đến khi xuất hiện “ + »
Giữ chuột trái và kéo theo hướng mong muốn để điền dữ liệu vào ô

Cách thứ hai để tự động hoàn thành trong Excel:

Nhập dữ liệu cần thiết vào ô đầu tiên
Chọn một ô ở bên phải, bên trái, dưới cùng hoặc trên cùng của ô dữ liệu
Bấm vào nút Điền trên thanh công cụ (Tab Trang chủ)
Chọn hướng (lên, xuống, trái hoặc phải)

Điền vào các ô liền kề một chuỗi dữ liệu (số, văn bản, danh sách tích hợp)

Để tự động hóa việc nhập dữ liệu vào các ô, bạn có thể sử dụng danh sách tích hợp cũng như các chuỗi tự động hoàn thành. Ví dụ:

Làm cách nào để tự động điền dữ liệu đó vào bảng Excel?

Nhập dữ liệu cần thiết vào hai ô đầu tiên
Chọn hai ô có dữ liệu, di chuyển con trỏ chuột lên góc dưới bên phải để xuất hiện dấu “+”
Nhấn giữ chuột trái và kéo theo hướng mong muốn

Để thuận tiện khi làm việc với các bảng, bạn có thể tự tạo một danh sách như vậy. Ví dụ, với tên của nhân viên. Để sau đó nhập chúng vào cột, một họ (đầu tiên trong danh sách) là đủ.

Để tạo một danh sách như thế này: