Tự động gửi bản sao của tin nhắn đã gửi. Quy định về thư từ kinh doanh
Tạo bản sao lưu tin nhắn văn bản trên Android và sau đó lưu chúng vào tài khoản Gmail là một quá trình rất đơn giản mà ngay cả người dùng mới làm quen cũng có thể xử lý được. Tiếp tục đọc và bạn sẽ học cách sao lưu SMS trên Android.
Những gì bạn cần
Rất dễ bị mất tin nhắn SMS. Có những lúc bạn chỉ muốn xóa một tin nhắn nhưng thay vào đó lại xóa toàn bộ cuộc trò chuyện.
- điện thoại thông minh Android
- Ứng dụng SMS Backup+ từ Cửa hàng Google Play
Tất cả đã sẵn sàng? Sau đó bạn có thể bắt đầu.
Ghi chú: Về mặt kỹ thuật, bạn có thể định cấu hình SMS Backup+ theo cách nó sẽ hoạt động với bất kỳ máy chủ thư nào đã bật IMAP. Tuy nhiên, vì ứng dụng được thiết kế để hoạt động với Gmail và Gmail có tính năng tìm kiếm thư tuyệt vời cũng như các tính năng khác nên chúng tôi sẽ không tiết lộ mọi thứ.
Bước 1: Thiết lập tài khoản Gmail để truy cập IMAP
SMS Backup+ yêu cầu quyền truy cập IMAP vào tài khoản Gmail của bạn. Chúng ta hãy dành một phút vào Gmail để kiểm tra xem tính năng này đã được bật hay chưa.
Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn và chuyển đến tab “Chuyển tiếp và POP/IMAP” trong cài đặt. Kiểm tra xem chức năng IMAP đã được bật chưa và lưu cài đặt. Đây là điều duy nhất bạn cần thiết lập trong tài khoản Gmail của mình.
Bước 2: Cài đặt và cấu hình SMS Backup+
Sau khi bật hỗ trợ IMAP trong tài khoản Gmail của mình, bạn cần cài đặt SMS Backup+. Truy cập Cửa hàng Google Play và tải xuống ứng dụng. Sau khi ứng dụng được cài đặt, bạn cần cấu hình nó. Chạy chương trình. Điều đầu tiên bạn sẽ thấy sẽ trông như thế này:
Bước đầu tiên là thiết lập kết nối của ứng dụng với tài khoản Gmail của bạn. Bấm vào Kết nối. Bạn sẽ được yêu cầu Chọn tài khoản sẽ được sử dụng để lưu bản sao lưu SMS.
Chọn một tài khoản và cấp các quyền cần thiết. Bạn có thể sao lưu SMS trên Android ngay bây giờ hoặc bỏ qua bước này.
Quá trình sao lưu sẽ bắt đầu, tùy thuộc vào số lượng tin nhắn, có thể kéo dài vài phút hoặc vài giờ.
Bạn thậm chí không cần phải đợi quá trình hoàn tất để truy cập tài khoản Gmail của mình và kiểm tra thư đã lưu. Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn và ở phía bên trái, bạn sẽ thấy tab “SMS” mới, hãy mở nó.
Chúc mừng! Bạn đã học cách sao lưu SMS trên Android bằng ứng dụng SMS Backup+. Gmail không chỉ lưu trữ SMS mà còn cả tin nhắn MMS mà bạn đã nhận hoặc gửi. Bây giờ hãy xem xét các tính năng bổ sung.
Bước 3 (tùy chọn): Cách tự động sao lưu SMS trên Android
Khi bạn đã thiết lập sao lưu tự động, hãy quay lại màn hình chính và đi tới "Cài đặt nâng cao". Tại đây bạn có thể thay đổi cài đặt để sao lưu, khôi phục và thông báo. Trong cài đặt “Sao lưu”, bạn có thể chọn dữ liệu để sao lưu (SMS, MMS, Nhật ký cuộc gọi), đồng thời tạo danh sách trắng chứa danh bạ, tin nhắn và cuộc gọi mà bạn muốn lưu.
Không có nhiều cài đặt để khôi phục nhưng chúng vẫn đáng xem. Khi SMS Backup+ lưu trữ tin nhắn của bạn trong Gmail, nó sẽ tạo cuộc trò chuyện cho từng liên hệ. Bạn có thể yêu cầu SMS Backup+ chỉ khôi phục những cuộc hội thoại được đánh dấu là quan trọng trong tài khoản Gmail của bạn.
Đó là tất cả. Bây giờ bạn đã biết cách sao lưu SMS trên Android theo cách thủ công cũng như tự động.
Giao tiếp trong kinh doanh là thế giới riêng với những quy luật riêng. Rất nhiều điều phụ thuộc vào cách chúng ta tuân thủ những luật này: ấn tượng mà chúng ta tạo ra với đồng nghiệp và đối tác, năng suất làm việc và thậm chí cả sự thăng tiến trong nghề nghiệp.
Một vị trí đặc biệt trong giao tiếp kinh doanh bị chiếm giữ bởi thư từ kinh doanh, đây là trách nhiệm hàng ngày của hầu hết nhân viên văn phòng và không chỉ. Khả năng thực hiện trao đổi thư từ kinh doanh một cách chính xác có thể giúp ích rất nhiều cho việc ký kết các giao dịch có lợi nhuận và xây dựng hình ảnh doanh nghiệp của bạn.
Chúng ta hãy xem xét một số tính năng của một lá thư kinh doanh. Vì vậy, thư từ kinh doanh là:
- sử dụng các cụm từ mẫu và sáo rỗng
- sự trung lập về mặt cảm xúc,
- tính chính xác về mặt ngữ nghĩa và sự ngắn gọn của cách trình bày,
- lập luận được xây dựng tốt.
Thư từ trong kinh doanh bằng tiếng Anh cũng có cùng một bộ quy tắc và khuôn sáo, một số trong đó chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng cho tất cả những ai làm việc với đối tác nước ngoài hoặc trong các công ty quốc tế. Chúng tôi mang đến cho bạn sự chú ý một số cụm từ hữu ích sẽ trang trí cho thư từ kinh doanh của bạn. Những cụm từ này sẽ nhấn mạnh tính chuyên nghiệp của bạn và giúp định hình hình ảnh của một doanh nhân. Hãy bắt đầu nào!
1. Vui lòng tìm tài liệu đính kèm
Hãy bắt đầu với tác phẩm kinh điển. Thường thì bạn phải đính kèm nhiều tài liệu hoặc tập tin khác vào một bức thư. Để thông báo cho người nhận về sự hiện diện của tệp đính kèm, cụm từ này là hoàn hảo. Xét cho cùng, từ "Đính kèm" trong bản dịch có nghĩa là "đính kèm". Cụm từ này nên được sử dụng ở cuối bức thư.
Dưới đây là một vài ví dụ về việc sử dụng:
- Xin vui lòng tìm đính kèm danh mục đầu tư của tôi.
- Vui lòng xem bản sao đính kèm của thỏa thuận/hợp đồng.
2. Tôi đã chuyển tiếp
Cụm từ này có thể được sử dụng nếu bạn cần chuyển tiếp email đến người nhận khác. Để thông báo cho người nhận về điều này, cụm từ “Tôi đã chuyển tiếp” là hoàn hảo. Ví dụ:
- Tôi đã chuyển tiếp CV của Anna cho bạn.
- Tôi đã chuyển tiếp email của John cho bạn.
3. Tôi đã cc
Một người chưa quen với tất cả những bí mật về đặc thù của thư từ kinh doanh có thể không hiểu từ viết tắt kỳ lạ này có nghĩa là gì. Nhưng chúng tôi là những người chuyên nghiệp. “I’ve cc’ed” là viết tắt của cụm từ I’ve carboncopy. Cụm từ này có nghĩa là “sao chép ai đó để nhận thư”.
Vì vậy, nếu bạn cần thông báo cho ai đó rằng bạn đã sao chép những người nhận khác, vui lòng sử dụng cụm từ này. Ví dụ:
- Tôi đã gửi cho Sara email này.
- Tôi đã gửi cc cho Jack và Jimmy về những email này.
Đối với những chữ viết tắt không thể sử dụng trong thư từ kinh doanh, trường hợp này thường có một ngoại lệ.
4. Để biết thêm chi tiết
Cụm từ này là một cách đã được chứng minh để kết thúc lá thư của bạn một cách lịch sự bằng tiếng Anh. “Để biết thêm chi tiết” có nghĩa là “để biết thêm thông tin chi tiết”, “chi tiết hơn”. Ví dụ về việc sử dụng:
- Để biết thêm chi tiết liên hệ với tôi bất cứ lúc nào.
- Để biết thêm chi tiết hãy viết thư cho Giám đốc bán hàng của chúng tôi.
Một cụm từ khác sẽ giúp bạn kết thúc một cách lịch sự là “Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, xin vui lòng liên hệ với tôi”. Được dịch, điều này có nghĩa là "Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng viết thư cho tôi."
5. Tôi mong chờ
Cụm từ “look Forward” có nghĩa là “nhìn về phía trước”. Vì vậy, nếu bạn đang mong chờ phản hồi hoặc một số hành động khác từ người nhận thì việc sử dụng cụm từ này sẽ khá phù hợp. Ví dụ:
- Tôi mong chờ câu trả lời của bạn.
- Tôi đang mong chờ câu trả lời của bạn.
Tốt hơn nên sử dụng cụm từ ở cuối bức thư.
Khi viết thư, bạn cần phải lịch sự ngay cả khi bạn không thực sự thích điều đó. Khả năng viết thư thành thạo trong mọi tình huống phản ánh tính chuyên nghiệp, cách cư xử tốt và kiến thức về đạo đức kinh doanh của bạn. Tóm lại, hãy để chúng tôi nhắc bạn rằng trong thư từ kinh doanh, bạn phải thể hiện sự chính xác trong cách diễn đạt và khả năng đọc viết hoàn hảo. Việc sử dụng chữ viết tắt cũng không được chấp nhận (hiếm có trường hợp ngoại lệ).
Viết email bằng tiếng Anh chuẩn nhé các bạn thân mến! Chúc may mắn!
Ngày nay, tòa án thường chấp nhận thư điện tử làm bằng chứng bằng văn bản. Tuy nhiên, để làm được điều này thì phải có lực lượng pháp luật. Trong khi đó, các quy tắc và phương pháp rõ ràng, thống nhất để xác định tính hợp pháp của thư tín ảo vẫn chưa được xây dựng, dẫn đến nhiều vấn đề.
Chúng ta hãy xem xét một số cách để làm cho email có hiệu lực pháp lý.
Đã qua lâu rồi cái thời phương tiện liên lạc duy nhất là những lá thư viết trên giấy. Sự phát triển quan hệ kinh tế giữa các thực thể kinh tế không còn có thể tưởng tượng được nếu không sử dụng công nghệ thông tin. Điều này đặc biệt đúng khi các đối tác ở các thành phố khác nhau hoặc thậm chí các quốc gia khác nhau.
Giao tiếp qua giao tiếp điện tử giúp giảm chi phí vật chất, đồng thời cho phép bạn nhanh chóng phát triển quan điểm chung về các vấn đề cụ thể.
Tuy nhiên, sự tiến bộ đó không nên chỉ được nhìn nhận ở mặt tích cực. Nhiều tranh chấp thường nảy sinh giữa các chủ thể trong quan hệ kinh tế; để giải quyết chúng phải đưa ra tòa án. Tòa án đưa ra quyết định dựa trên việc đánh giá các bằng chứng do các bên cung cấp.
Đồng thời, sự liên quan, khả năng chấp nhận, độ tin cậy của từng bằng chứng riêng biệt cũng như tính đầy đủ và mối liên hệ giữa các bằng chứng trong tổng thể của chúng được phân tích. Quy tắc này được quy định cả trong Bộ luật tố tụng trọng tài của Liên bang Nga (khoản 2 Điều 71) và Bộ luật tố tụng dân sự của Liên bang Nga (khoản 3 Điều 67). Trong quá trình xác định khả năng được chấp nhận và độ tin cậy của bằng chứng được cung cấp, tòa án thường đặt ra các câu hỏi, việc giải quyết vấn đề này ảnh hưởng đáng kể đến kết quả vụ án.
Việc sử dụng quản lý tài liệu điện tử trong quan hệ giữa các chủ thể kinh doanh được quy định bởi các quy định của Bộ luật Dân sự Liên bang Nga. Đặc biệt, tại khoản 2 của Nghệ thuật. 434 nêu rõ: một thỏa thuận bằng văn bản có thể được ký kết bằng cách trao đổi tài liệu qua liên lạc điện tử, điều này giúp có thể xác định một cách đáng tin cậy rằng tài liệu đó đến từ một bên tham gia thỏa thuận.
Theo khoản 1 của Nghệ thuật. 71 Bộ luật tố tụng dân sự của Liên bang Nga và đoạn 1 của Nghệ thuật. 75 của Bộ luật tố tụng trọng tài của Liên bang Nga, bằng chứng bằng văn bản là thư từ kinh doanh chứa thông tin về các tình tiết liên quan đến việc xem xét và giải quyết vụ việc, được lập dưới dạng hồ sơ kỹ thuật số và được nhận qua liên lạc điện tử.
Để sử dụng văn bản điện tử trong tố tụng phải đáp ứng hai điều kiện. Thứ nhất, như đã chỉ ra, họ phải có hiệu lực pháp luật. Thứ hai, tài liệu phải dễ đọc, nghĩa là chứa thông tin nói chung là dễ hiểu và dễ tiếp cận đối với nhận thức.
Yêu cầu này tuân theo các quy tắc chung của thủ tục tố tụng, trong đó giả định trước nhận thức tức thời của thẩm phán về thông tin từ các nguồn bằng chứng.
Thông thường, tòa án từ chối thừa nhận các tài liệu điện tử làm bằng chứng cho vụ án không đáp ứng các điều kiện trên và sau đó đưa ra quyết định không đáp ứng các yêu cầu pháp lý của bên liên quan.
Hãy xem xét những cách chính để hợp pháp hóa thư từ điện tử trước và sau khi bắt đầu tố tụng.
Làm việc với một công chứng viên
Nếu như thủ tục tố tụng vẫn chưa bắt đầu, thì để có hiệu lực pháp lý đối với thư tín điện tử, bạn cần phải có sự tham gia của công chứng viên. Trong đoạn 1 của Nghệ thuật. Điều 102 của Quy định cơ bản về công chứng viên (Cơ bản) quy định rằng, theo yêu cầu của các bên quan tâm, công chứng viên sẽ cung cấp bằng chứng cần thiết trước tòa hoặc cơ quan hành chính nếu có lý do để tin rằng việc cung cấp bằng chứng sau đó sẽ trở nên không thể hoặc khó khăn. Và trong đoạn 1 của Nghệ thuật. Điều 103 của Nguyên tắc cơ bản quy định rằng để bảo đảm bằng chứng, công chứng viên phải kiểm tra bằng chứng bằng văn bản và vật chất.
Theo khoản 2 của Nghệ thuật. 102 Về cơ bản, công chứng viên không cung cấp bằng chứng trong trường hợp mà tại thời điểm các bên liên quan liên hệ với anh ta, đang được tòa án hoặc cơ quan hành chính xử lý. Nếu không, tòa án sẽ công nhận thư từ điện tử có công chứng là bằng chứng không thể chấp nhận được (Nghị quyết AAS lần thứ 9 ngày 11 tháng 3 năm 2010 số 09AP-656/2010-GK).
Điều đáng nhắc lại là, dựa trên Phần 4 của Nghệ thuật. 103 Nguyên tắc cơ bản, việc cung cấp bằng chứng mà không thông báo cho một trong các bên và các bên liên quan chỉ được thực hiện trong những trường hợp khẩn cấp.
Để kiểm tra bằng chứng, một biên bản được soạn thảo, ngoài mô tả chi tiết về hành động của công chứng viên, còn phải có thông tin về ngày và địa điểm kiểm tra, công chứng viên tiến hành kiểm tra, các bên liên quan tham gia vào việc đó. , đồng thời liệt kê các tình tiết được phát hiện trong quá trình kiểm tra. Bản thân các email được in và lưu trữ theo một quy trình, có chữ ký của những người tham gia kiểm tra, bởi một công chứng viên và đóng dấu của người đó. Theo Quyết định của Tòa án Trọng tài Tối cao Liên bang Nga ngày 23 tháng 4 năm 2010 số VAS-4481/10, biên bản công chứng cho việc kiểm tra hộp thư điện tử được công nhận là bằng chứng thích hợp.
Hiện nay, không phải công chứng viên nào cũng cung cấp dịch vụ chứng thực email và chi phí khá cao. Ví dụ: một trong những công chứng viên ở Moscow tính phí 2 nghìn rúp cho một trang của phần mô tả của giao thức.
Một người quan tâm đến việc cung cấp bằng chứng sẽ nộp đơn cho một công chứng viên có đơn đăng ký tương ứng. Nó sẽ chỉ ra:
- bằng chứng cần được bảo đảm;
- các trường hợp được hỗ trợ bởi bằng chứng này;
- căn cứ cần có bằng chứng;
- tại thời điểm liên hệ với công chứng viên, vụ việc không được tòa án có thẩm quyền chung, tòa án trọng tài hoặc cơ quan hành chính xử lý.
Công chứng viên kiểm tra nội dung của hộp thư điện tử từ xa, nghĩa là họ sử dụng quyền truy cập từ xa vào máy chủ thư (có thể là máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ liên lạc điện tử theo hợp đồng; máy chủ thư của nhà đăng ký tên miền hoặc nhà cung cấp dịch vụ thư tín). máy chủ thư Internet miễn phí) hoặc trực tiếp từ máy tính của người quan tâm, trên đó có cài đặt chương trình email (Microsoft Outlook, Netscape Messenger, v.v.).
Trong quá trình kiểm tra từ xa, ngoài ứng dụng, công chứng viên có thể cần có sự cho phép của nhà đăng ký tên miền hoặc nhà cung cấp Internet. Tất cả phụ thuộc vào người hỗ trợ chính xác hoạt động của hộp thư hoặc máy chủ thư điện tử theo hợp đồng.
Chứng nhận từ nhà cung cấp
Nghị quyết của AAS lần thứ 9 ngày 06/04/2009 số 09AP-3703/2009-AK, ngày 27/04/2009 số 09AP-5209/2009, FAS MO ngày 13/05/2010 số KG-A41/4138 -10 quy định rằng tòa án cũng công nhận khả năng chấp nhận thư điện tử, nếu nó được chứng nhận bởi nhà cung cấp dịch vụ Internet hoặc nhà đăng ký tên miền chịu trách nhiệm quản lý máy chủ thư.
Nhà cung cấp hoặc nhà đăng ký tên miền chỉ chứng nhận thư điện tử theo yêu cầu của một bên quan tâm nếu họ quản lý máy chủ thư và quyền đó được quy định trong thỏa thuận dịch vụ.
Tuy nhiên, khối lượng thư từ điện tử có thể khá lớn, do đó có thể làm phức tạp quá trình cung cấp tài liệu giấy. Về vấn đề này, tòa án đôi khi cho phép cung cấp thư từ điện tử trên phương tiện điện tử. Do đó, Tòa trọng tài khu vực Moscow, đưa ra Quyết định ngày 1 tháng 8 năm 2008 trong vụ án số A41-2326/08, đề cập đến khả năng chấp nhận thư từ điện tử được cung cấp cho tòa án trên bốn đĩa CD.
Nhưng khi xem xét vụ việc ở cấp phúc thẩm, AAC lần thứ 10, theo Nghị quyết ngày 09/10/2008 trong vụ án số A41-2326/08, đã công nhận việc dẫn chiếu đến thư từ điện tử là vô căn cứ và hủy bỏ quyết định của tòa án cấp sơ thẩm. Ví dụ, chỉ ra rằng bên quan tâm đã không gửi bất kỳ tài liệu nào được cung cấp bởi thỏa thuận của các bên đã ký kết.
Vì vậy, các email liên quan đến chủ đề tranh chấp phải được gửi tới tòa án bằng văn bản và tất cả các tài liệu khác có thể được gửi trên phương tiện điện tử.
Việc xác nhận nội dung của các bức thư bằng cách đề cập đến chúng trong các văn bản giấy tiếp theo sẽ giúp chứng minh các sự kiện được nêu trong thư từ ảo. Việc sử dụng các chứng cứ bằng văn bản khác được phản ánh tại Nghị quyết AAS lần thứ 9 ngày 20/12/2010 số 09AP-27221/2010-GK. Trong khi đó, tòa án khi xem xét vụ án và đánh giá các chứng cứ do các bên cung cấp có quyền không xem xét các thư từ trên giấy có đường dẫn đến thư từ điện tử được chấp nhận.
Anh ta chỉ xem xét nó và đưa ra quyết định dựa trên phân tích toàn diện về tất cả các bằng chứng được đưa ra.
Nhận trợ giúp từ chuyên gia
Nếu như quá trình tố tụng đã bắt đầu, thì để thư từ điện tử có hiệu lực pháp lý cần phải thực hiện quyền thu hút chuyên gia. Trong đoạn 1 của Nghệ thuật. 82 của Bộ luật tố tụng trọng tài của Liên bang Nga quy định rằng để làm rõ những vấn đề phát sinh trong quá trình xem xét một vụ việc đòi hỏi kiến thức đặc biệt, tòa án trọng tài chỉ định việc giám định theo yêu cầu của một người tham gia vụ án hoặc với sự đồng ý của những người tham gia vào nó.
Nếu việc chỉ định giám định được pháp luật hoặc hợp đồng quy định hoặc được yêu cầu để xác minh đơn yêu cầu làm giả chứng cứ được đưa ra hoặc nếu việc giám định bổ sung hoặc lặp lại là cần thiết thì tòa án trọng tài có thể tự mình chỉ định giám định. Việc chỉ định kiểm tra nhằm mục đích xác minh bằng chứng được đưa ra cũng được quy định tại Điều. 79 Bộ luật tố tụng dân sự của Liên bang Nga.
Trong đơn yêu cầu chỉ định giám định pháp y, cần nêu rõ tổ chức và chuyên gia cụ thể sẽ thực hiện việc giám định cũng như phạm vi vấn đề mà bên liên quan đã quyết định nộp đơn lên tòa án để yêu cầu giám định. Ngoài ra, thông tin về chi phí và thời gian của cuộc kiểm tra đó phải được cung cấp và toàn bộ số tiền phải trả cho việc kiểm tra đó phải được gửi cho tòa án. Chuyên gia liên quan phải đáp ứng các yêu cầu được đặt ra cho anh ta trong Nghệ thuật. Điều 13 của Luật Liên bang “Về hoạt động chuyên gia pháp y nhà nước ở Liên bang Nga”.
Tài liệu đính kèm vụ án làm bằng chứng cho ý kiến của chuyên gia về tính xác thực của thư điện tử được xác nhận bằng thực tiễn tư pháp (Quyết định của Tòa án Trọng tài Moscow ngày 21/08/2009 trong vụ án số A40-13210/09-110-153; Nghị quyết của Cơ quan chống độc quyền liên bang khu vực Moscow ngày 20/01/2010 số KG-A40 /14271-09).
Căn cứ vào hợp đồng
Trong đoạn 3 của Nghệ thuật. 75 của Bộ luật tố tụng trọng tài của Liên bang Nga lưu ý rằng các tài liệu nhận được qua liên lạc điện tử được công nhận là bằng chứng bằng văn bản nếu điều này được nêu rõ trong thỏa thuận giữa các bên. Theo đó, cần chỉ ra rằng các bên công nhận giá trị pháp lý ngang nhau của thư từ và tài liệu nhận được qua fax, Internet và các phương tiện liên lạc điện tử khác là bản gốc. Trong trường hợp này, thỏa thuận phải chỉ định địa chỉ email mà thư điện tử sẽ được gửi từ đó và thông tin về người được ủy quyền thực hiện việc đó.
Hợp đồng phải quy định rằng địa chỉ email được chỉ định không chỉ được các bên sử dụng để trao đổi công việc mà còn để chuyển kết quả công việc, điều này đã được xác nhận bởi quan điểm của Cơ quan chống độc quyền liên bang khu vực Mátxcơva trong Nghị quyết số KG- A40/12090-08 ngày 12 tháng 1 năm 2009. Nghị định của AAS thứ chín ngày 24 tháng 12 năm 2010 số 09AP-31261/2010-GK nhấn mạnh rằng hợp đồng phải quy định khả năng sử dụng e-mail để phê duyệt các thông số kỹ thuật và đưa ra các tuyên bố về chất lượng dịch vụ được cung cấp và công việc được thực hiện.
Ngoài ra, các bên có thể quy định trong thỏa thuận rằng các thông báo, tin nhắn gửi qua email đều được các bên ghi nhận nhưng phải được xác nhận bổ sung trong một khoảng thời gian nhất định bằng dịch vụ chuyển phát nhanh hoặc thư bảo đảm (Nghị quyết AAC lần thứ 13 ngày 25 tháng 4 năm 2008 số A56 -42419/2007).
Tóm lại, chúng ta có thể nói rằng ngày nay các tòa án có thói quen sử dụng thư từ điện tử làm bằng chứng bằng văn bản. Tuy nhiên, có tính đến các yêu cầu của pháp luật tố tụng liên quan đến khả năng được chấp nhận và độ tin cậy của bằng chứng, thư từ ảo chỉ được tòa án xem xét nếu nó có hiệu lực pháp lý.
Về vấn đề này, có rất nhiều vấn đề nảy sinh do một phương pháp thống nhất để xác định tính hợp pháp của thư từ điện tử vẫn chưa được hình thành. Quyền của bên quan tâm liên hệ với công chứng viên để bảo đảm bằng chứng được quy định, nhưng không có quy định nào của Bộ Tư pháp Liên bang Nga quy định thủ tục cung cấp các dịch vụ đó của công chứng viên. Kết quả là không có một cách tiếp cận duy nhất nào để xác định giá trị của chúng và hình thành một cơ chế rõ ràng để thực hiện quyền này.
Có một số cách để tạo ra hiệu lực pháp lý cho thư từ điện tử nhằm đưa nó làm bằng chứng trước tòa: bảo đảm thư từ điện tử từ công chứng viên, chứng nhận từ nhà cung cấp Internet, bằng cách tham khảo các email trong thư từ trên giấy tiếp theo, cũng như xác nhận tính xác thực của chúng bằng khám nghiệm pháp y.
Một cách tiếp cận phù hợp để cung cấp kịp thời thư từ điện tử làm bằng chứng bằng văn bản sẽ cho phép các chủ thể kinh doanh khôi phục hoàn toàn các quyền đã bị vi phạm khi giải quyết tranh chấp.
Nghi thức bưu chính không yêu cầu văn bản được định dạng hoàn hảo. Việc này có thể mất quá nhiều thời gian. Điều chính là tránh những gì chúng tôi sẽ viết dưới đây - điều này là đủ để bắt đầu.
Gửi một email không khẩn cấp được đánh dấu là “khẩn cấp”
“Nó giống như câu chuyện cổ tích về cậu bé không ngừng kêu sói.” Nếu bạn lạm dụng thẻ “khẩn cấp”, mọi người sẽ ngừng trả lời email của bạn. Và một lá thư thực sự quan trọng có thể không được chú ý vì điều này.
Sự quen thuộc
Đúng, giọng điệu trong thư có thể phản ánh mối quan hệ của bạn với người nhận. Tuy nhiên, bạn có thể bị coi là thiếu chuyên nghiệp nếu bạn cho phép mình quá thân mật trong thư từ. Tránh sử dụng quá nhiều dấu chấm than, biểu tượng cảm xúc, văn bản màu, phông chữ khác thường và tin nhắn quá ngắn gọn.
Hãy đặc biệt cẩn thận nếu bạn làm việc với những người ở các độ tuổi khác nhau, có rào cản ngôn ngữ hoặc với những người thích hình thức giao tiếp truyền thống hơn.
Giọng điệu quá khô khan
Đồng thời, trở thành một robot cũng không có giá trị gì. Sẽ không sao nếu bạn thể hiện tính cách hoặc sự nhiệt tình của mình trong thư - trong giới hạn hợp lý.
Trả lời tất cả
Email công việc không phải để giải trí mà để liên lạc. Vì vậy, nếu bạn đang trả lời email được gửi cho một nhóm người, hãy suy nghĩ kỹ trước khi nhấp vào "trả lời tất cả". Để làm được điều này, câu trả lời của bạn phải cực kỳ quan trọng đối với mọi người.
Gửi bản sao mà không được phép
Ít nhất phải nói rằng việc chia sẻ thông tin của người khác với người khác là không được phép. Không quan trọng bạn gửi cho khách hàng bản sao bức thư từ sếp của bạn, người đã trả lời anh ta theo bất kỳ cách nào, hay đưa một nhân viên vào thư từ cá nhân với một nhân viên khác. Rất ít người có thể thích nếu bạn gửi bản sao của một bức thư mà không có sự đồng ý của họ.
Gửi BCC
Gửi BCC giống sự ngờ vực. Nếu bạn muốn gửi một lá thư cho ai đó và theo lý thuyết, người này không nên tham gia trao đổi thư từ trong công việc, hãy sao chép văn bản và gửi dưới dạng một lá thư riêng.
Chủ đề email không xác định
Những chủ đề như “Là tôi”, “Xin chào” hoặc “FYI” (FYI) đơn giản là không thu hút được sự chú ý. Người đó sẽ không hiểu những gì đang được nói và sẽ không muốn trả lời bức thư. Các lá thư liên quan đến công việc phải rõ ràng và ngắn gọn. Người nhận có nhiều khả năng mở email hơn nếu anh ta hiểu bạn muốn gì ở anh ta.
Gửi quá nhiều email cá nhân
Đôi khi bạn có thể sử dụng những câu chuyện cười, những câu chuyện cảm động và những câu trích dẫn mang tính động viên để cổ vũ ai đó. Nhưng mọi người sẽ nhanh chóng cảm thấy mệt mỏi với điều này, bất kể ý định của bạn khi viết chúng là gì. Nếu bạn gửi quá nhiều email cá nhân, chúng sẽ được đặt ở chế độ tự động xóa.
Hãy thô lỗ
Bạn không nên gửi những bức thư đầy chất độc, vì khi có cơ hội mọi người sẽ nhớ đến. Thay vào đó, hãy viết một lá thư và để nó ở phần “Bản nháp” trong hai ngày. Sau đó, bạn có thể quay lại và chỉnh sửa nó, loại bỏ những ngạnh. Bằng cách này bạn sẽ đạt được điều mình mong muốn nhanh hơn. Ngoài ra, bạn sẽ được đối xử như một chuyên gia rất kiên nhẫn và chu đáo.
Địa chỉ email ngu ngốc
Nếu bạn đang gửi email cho khách hàng, nhân viên hoặc nhà tuyển dụng tiềm năng, đừng sử dụng email có tiêu đề “không chuyên nghiệp”. Nếu có bất cứ điều gì trong tiêu đề thư có ý dí dỏm hoặc chứa hàm ý tình dục hoặc thô tục (chẳng hạn như [email được bảo vệ]), bạn có nguy cơ khiến người đối thoại có cảm giác tiêu cực đối với bạn ngay từ đầu. Tạo một email riêng cho nhu cầu hoàn toàn chuyên nghiệp.
Lỗi chính tả
Việc email được gửi từ iPhone không phải là lý do để gửi email cẩu thả. Nếu bạn mắc nhiều lỗi trong thư, điều đó có thể bị coi là thiếu chuyên nghiệp. Nếu đây là một bức thư rất quan trọng và bạn đang vội đi đâu đó, thì ít nhất hãy cố gắng kiểm tra nó trước khi gửi.
Gửi email vào sáng sớm
Hầu hết mọi người khi nhận được thư đều nhìn vào thời gian chúng được gửi đi. Nếu lá thư được gửi quá sớm, bạn có thể bị đánh giá tiêu cực. Ít nhất, bạn sẽ bị coi là một người nghiện công việc và không có cuộc sống cá nhân. Sẽ tệ hơn nếu bạn bị coi là xâm phạm. Nếu cảm hứng đánh thức bạn vào ban đêm, hãy viết một lá thư, lưu vào mục “Bản nháp” và gửi trong giờ làm việc.
Quá nhiều dấu chấm câu
Mọi người đôi khi quá phấn khích và sử dụng rất nhiều dấu chấm than. Kết quả có thể có vẻ non nớt hoặc quá xúc động đối với một số người. Đừng lạm dụng nó!!!
Phông chữ không chuyên nghiệp
Phông chữ Purple Comic Sans có phạm vi riêng. Trong kinh doanh, tốt hơn là sử dụng phông chữ, màu sắc và kích thước cổ điển. Thư của bạn phải dễ đọc.
Thông thường, cỡ chữ 10 hoặc 12 được sử dụng. Các phông chữ dễ đọc như Arial, Calibri hoặc Times New Roman là tốt nhất cho công việc. Màu sắc ưa thích là màu đen.
Thư quá dài
Hầu hết mọi người dành vài giây chứ không phải vài phút để đọc email. Nhiều người chỉ dùng mắt lướt qua văn bản, vì vậy hãy viết thư của bạn dựa trên điều này. Mọi người cảm thấy khó đọc các đoạn văn lớn - hãy chia văn bản thành các khối nhỏ hơn. Điểm nổi bật và danh sách có dấu đầu dòng dễ đọc hơn nhiều. Bạn cũng có thể đánh dấu những điểm chính bằng cách in đậm hoặc in nghiêng, nhưng đừng làm điều này thường xuyên.
Trong Microsoft Outlook, bạn có thể chỉ định rằng đối với tất cả thư bạn gửi, Bcc (Bcc) tự động sẽ được gửi đến danh sách phân phối hoặc người dùng khác.
Một trường hợp trong đó quy tắc này hữu ích là khi tất cả thành viên nhóm trả lời email đến, chẳng hạn như Trung tâm trợ giúp. Khi một thành viên trong nhóm trả lời thư, các thành viên khác trong nhóm sẽ tự động nhận được bản sao của thư trả lời, giúp cập nhật tất cả các thư gửi đi.
quy tắc khách hàng
Tạo quy tắc
Giờ đây, mỗi khi bạn gửi tin nhắn, dù là tin nhắn mới, chuyển tiếp tin nhắn hay trả lời, những người hoặc nhóm được chỉ định trong quy tắc sẽ tự động được thêm làm người nhận bản sao. Tên của người hoặc nhóm không xuất hiện trong dòng Cc của thư soạn thư nhưng những tên đó sẽ xuất hiện với tất cả người nhận thư.
Vô hiệu hóa một quy tắc
Trong chế độ xem Thư, trên tab trang chủ nhấn vào nút quy tắc > Quản lý quy tắc và cảnh báo.
Trên tab trong phần Luật lệ
Nhấn vào nút ĐƯỢC RỒI.
Quy tắc và cảnh báo.
Khuyên bảo:Để biết thêm thông tin về cách tắt nhanh quy tắc này cho từng thư, hãy xem phần tiếp theo ("").
Sử dụng một danh mục để tắt CC tự động cho từng tin nhắn
Nếu bạn muốn linh hoạt tắt các quy tắc sao chép mới tự động dựa trên một tin nhắn mà không cần phải điều hướng qua hộp thoại quy tắc và cảnh báo, bạn có thể sử dụng tính năng danh mục trong Outlook cùng với quy tắc.
Khuyên bảo:
Trước tiên, bạn cần tạo quy tắc để tự động gửi bản sao ẩn (CC) cho tất cả email bạn gửi.
Quy tắc cụ thể này được gọi là quy tắc khách hàng. Quy tắc máy khách chỉ chạy trên máy tính được tạo và chỉ chạy nếu Outlook đang chạy. Nếu bạn gửi email bằng tài khoản email trên một máy tính khác, quy tắc sẽ không chạy từ máy tính đó để nó được tạo trên máy tính đó. Quy tắc tương tự này phải được tạo trên mỗi máy tính có kế hoạch sử dụng nó.
Tạo quy tắc
Giờ đây, mỗi khi bạn gửi tin nhắn, dù là tin nhắn mới, chuyển tiếp tin nhắn hay trả lời, những người hoặc danh sách phân phối được chỉ định trong quy tắc sẽ tự động được thêm làm người nhận bản sao. Tên của những người hoặc danh sách phân phối không xuất hiện trong dòng Cc của thư soạn thư nhưng những tên đó sẽ xuất hiện với tất cả những người nhận được thư.
Vô hiệu hóa một quy tắc
Để ngăn bản sao được gửi tự động, trước tiên bạn phải tắt quy tắc.
Trong Thư trong menu Dịch vụ nhấn vào nút Quy tắc và cảnh báo.
Trên tab Quy tắc email Trong chuong Luật lệ bỏ chọn hộp tương ứng với quy tắc bạn đã tạo.
Nhấn vào nút ĐƯỢC RỒI.
Bây giờ bạn có thể gửi tin nhắn mà không cần tự động gửi bản sao cho người khác hoặc danh sách gửi thư. Quy tắc sẽ không hoạt động cho đến khi được bật lại trong hộp thoại Quy tắc và cảnh báo.
Khuyên bảo:
Sử dụng một danh mục để tắt CC tự động cho từng tin nhắn
Nếu bạn muốn tắt quy tắc Gửi CC tự động mới cho từng tin nhắn mà không cần gọi hộp thoại Quy tắc và cảnh báo, bạn có thể đặt quy tắc thành một danh mục có sẵn trong Office Outlook 2007.
Sửa đổi quy tắc bạn đã tạo trước đó để khi bạn thêm danh mục được chỉ định vào thư, quy tắc đó sẽ không tự động gửi bản sao.
Bất cứ khi nào bạn muốn tắt quy tắc tự động cc cho một tin nhắn, hãy áp dụng một danh mục cho nó.
Khuyên bảo: Bạn có thể sử dụng phím tắt nếu bạn đã chỉ định nó khi tạo danh mục.
Khi bạn gửi tin nhắn, quy tắc tự động sao chép sẽ không được áp dụng.
