Thực đơn
trang chủTiểu sử

Lưu trữ thư từ của công ty trong các công ty Nga. Bí mật của thư từ email kinh doanh

Chúng tôi xem xét sao lưu và tạo bản sao lưu từ quan điểm tổ chức quy trình làm việc

Người ta đã nói rất nhiều về các phương tiện kỹ thuật để sao lưu và khôi phục thông tin, vì vậy trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét việc tạo bản sao lưu nhiều hơn từ quan điểm tổ chức quá trình này. Hệ thống sao lưu thông tin hiệu quả trước hết bao hàm một chiến lược có thẩm quyền, các quyết định của tổ chức và chính sách bảo quản dữ liệu.

Chúng tôi thấy các loại sao lưu sau đây là xu hướng chính cho năm 2017-2019:

  • sao chép từ bất kỳ thiết bị nào trên cơ sở “đăng ký” cho mỗi gigabyte dữ liệu bằng dịch vụ đám mây, “tải” bản sao lên đám mây thông qua một tác nhân được cài đặt sẵn trong hệ thống. Một ví dụ về điều này là
  • sao chép vào đám mây bằng Veaam và các sản phẩm tương tự (Acronis/Symantec/HP Data Protector). Yêu cầu sự chuẩn bị của nhà cung cấp, thiết lập kết nối giữa đám mây của nhà cung cấp và môi trường ảo “mặt đất”.
  • Sao chép “nội bộ” bằng giải pháp phần mềm từ các nhà sản xuất hệ thống NAS hoặc bộ lưu trữ chuyên dụng trong khu vực doanh nghiệp
  • sao lưu phân tán bằng các giải pháp được tích hợp trong HĐH Windows Server

Nhiệm vụ sao lưu trong một tổ chức

Sao lưu thông tin thường phục vụ hai mục đích:

  • lưu dữ liệu để có khả năng phục hồi nhanh nhất (khắc phục thảm họa), nếu xảy ra sự cố với hệ thống CNTT của công ty, bị virus tấn công, v.v. Những bản sao lưu như vậy có thời gian lưu trữ tương đối ngắn (thường là một hoặc hai ngày, sau đó chúng bị ghi đè bởi những bản sao lưu mới hơn) và dữ liệu có thể được truy cập rất nhanh. Dữ liệu người dùng và doanh nghiệp cũng như cài đặt hệ điều hành, phần mềm ứng dụng và tất cả thông tin cần thiết để khôi phục chức năng hệ thống đều được sao chép
  • tạo một kho lưu trữ thông tin dài hạn về các hoạt động của công ty, có thể được truy cập nếu cần để lấy dữ liệu trong các giai đoạn trước. Các kho lưu trữ như vậy được lưu trữ trong một thời gian dài (tháng và năm), tốc độ truy cập chúng không đặc biệt quan trọng - thường không phải là vấn đề nếu việc nhận dữ liệu mất vài ngày. Chỉ có dữ liệu doanh nghiệp và người dùng được lưu trữ, không cần lưu trữ bất kỳ thông tin hệ thống nào.

Ví dụ: trong một bản sao để khôi phục hệ thống nhanh chóng, bạn chỉ có thể có quyền truy cập vào phiên bản hiện tại, mới nhất của tài liệu, trong khi kho lưu trữ có thể lưu trữ tất cả các phiên bản trước đây của nó.

Hai mục tiêu này có thể được kết hợp, duy trì một kho lưu trữ lâu dài và tạo ra “ảnh chụp nhanh” của hệ thống để khắc phục thảm họa, đặc biệt nếu có ít dữ liệu và công ty không phức tạp. Nhưng bạn nên phân biệt rõ ràng mình đang làm gì và nhằm mục đích gì, sử dụng tài nguyên gì cho từng nhiệm vụ, những bản sao lưu này sẽ được lưu trữ ở đâu và trong bao lâu, dựa trên yêu cầu nghiệp vụ.

Trong trường hợp xảy ra tai nạn, bạn có thể khôi phục hệ thống về "kim loại trần", tức là. sao lưu và sau đó khôi phục HĐH với tất cả các cài đặt, ứng dụng người dùng và dữ liệu từ bản sao lưu. Tuy nhiên, những bản sao như vậy khó tạo hơn, chúng yêu cầu nhiều dung lượng lưu trữ hơn và trong một số trường hợp, cấu hình phần cứng phải hoàn toàn giống với cấu hình mà bản sao được tạo ra, nếu không quá trình khôi phục như vậy sẽ không hoạt động. Vì vậy, đôi khi tốt hơn hết bạn nên cài đặt lại hệ điều hành và sau đó khôi phục dữ liệu ứng dụng doanh nghiệp. Khi lựa chọn các chính sách tạo, lưu trữ bản sao và khôi phục dữ liệu từ chúng, cần tính đến các tính năng vận hành và nguồn lực sẵn có của từng công ty cụ thể; không có khuyến nghị chung nào.

Sao lưu VS đặt trước quá nhiều

Để đảm bảo rằng thiết bị tiếp tục hoạt động ngay cả khi một thành phần nào đó bị lỗi, một lượng dự phòng nhất định sẽ được đưa vào thiết bị - các thành phần “phụ” hoặc tài nguyên máy tính có vẻ không cần thiết trong quá trình hoạt động bình thường.

Ví dụ về sự dư thừa:

  • kiến trúc cụm, khi một nút bị lỗi, các chức năng của nó sẽ được các nút khác đảm nhận
  • Mảng RAID trong đó lỗi của một trong các đĩa không nghiêm trọng đối với toàn bộ hệ thống, thông tin sẽ được bảo toàn
  • một máy chủ “nhân bản” nơi dữ liệu được sao chép liên tục từ máy chủ chính và dịch vụ của công ty sẽ được chuyển sang dịch vụ nào nếu máy chủ chính không hoạt động được.

Sự dư thừa này cải thiện độ tin cậy của hệ thống, nhưng nó không thể thay thế cho việc sao lưu. Cả , và cụm sẽ không bảo vệ dữ liệu khỏi vi-rút, bị xóa do lỗi người dùng hoặc hỏng hệ thống tệp theo bất kỳ cách nào, vì dữ liệu sẽ bị ảnh hưởng trên toàn bộ hệ thống và sẽ không còn bản sao nào không bị hư hại để khôi phục. Ngoài ra, không có công cụ nào ở trên có thể giải quyết hoàn toàn vấn đề duy trì kho lưu trữ dữ liệu công ty lâu dài.

Thói quen sao lưu

Bản thân quá trình sao lưu tải đáng kể máy chủ mà thông tin được sao chép từ đó đến mức một số dịch vụ nhất định bị lỗi và người dùng không thể truy cập được. Ngoài ra, điều rất mong muốn là không có thay đổi nào được thực hiện đối với dữ liệu tại thời điểm nó được sao chép - điều này có thể gây ra nhiều xung đột khác nhau.

Tốt hơn hết là không nên sao chép dữ liệu “khi đang di chuyển” mà hãy tạo các bản sao lưu khi không có ai sử dụng hệ thống hoặc tải ở mức tối thiểu. Đối với các công ty có giờ làm việc tiêu chuẩn, việc sao lưu vào ban đêm hoặc cuối tuần là điều hợp lý; đối với các dịch vụ 24 giờ, nên chọn thời điểm mà hoạt động của người dùng ở mức tối thiểu.

Các loại dự phòng trong tổ chức

Có nhiều công nghệ sao lưu khác nhau, khác nhau về chi phí và thời gian:

  • sao lưu đầy đủ– dữ liệu đã chọn được sao chép toàn bộ. Phương pháp đáng tin cậy nhất nhưng đòi hỏi lượng tài nguyên, không gian lưu trữ dữ liệu và thời gian sao chép lớn nhất nên hiếm khi được sử dụng ở dạng thuần túy, thường được kết hợp với các loại khác (ví dụ: lần đầu tiên một bản sao hoàn chỉnh được tạo từ hệ thống và sau đó chỉ những thay đổi được thực hiện mới được sao lưu). Cho phép bạn khôi phục dữ liệu bị mất từ ​​đầu nhanh hơn tất cả các kiểu sao chép khác
  • sao chép tăng dần– chỉ những dữ liệu đã được thay đổi kể từ lần sao lưu cuối cùng mới được ghi lại. Những bản sao như vậy yêu cầu ít bộ nhớ hơn đáng kể so với bản sao đầy đủ và chúng được tạo ra nhanh hơn nhiều. Tất nhiên, với phương pháp này, cần phải định kỳ sao lưu toàn bộ, trong trường hợp có sự cố, hệ thống sẽ được khôi phục từ một bản sao đó và sau đó tất cả các bản sao gia tăng tiếp theo sẽ được đưa vào đó theo thứ tự thời gian. Điểm quan trọng: sao lưu gia tăng khôi phục các tệp đã xóa và tất cả các phiên bản trước đó của tệp đã bị thay đổi, vì vậy khi khôi phục, bạn nên cung cấp thêm dung lượng ổ đĩa cho trường hợp này
  • sao lưu vi sai– tương tự như tăng dần, tức là Chỉ những thay đổi được thực hiện kể từ bản sao đầy đủ cuối cùng mới được sao chép. Sự khác biệt là mỗi bản sao tiếp theo giữ lại những thay đổi so với bản trước và thêm những bản mới. Hóa ra, để phục hồi sau thảm họa, bạn chỉ cần một bản sao đầy đủ và bản sao cuối cùng khác biệt, điều này giúp giảm đáng kể thời gian khôi phục. Nhược điểm so với sao chép gia tăng là số lượng bản sao lớn (đôi khi có thể so sánh với bản sao đầy đủ) và thời gian sao chép lâu hơn.

Để chọn kiểu sao chép phù hợp với từng trường hợp cụ thể, trước tiên bạn nên đánh giá tối thiểu dung lượng trống để lưu trữ bản sao lưu và thời gian có thể phân bổ cho “cửa sổ sao lưu” mà không ảnh hưởng đến quy trình kinh doanh. .

Cấu trúc liên kết sao lưu

Các sơ đồ sao lưu cũng khác nhau về cấu trúc liên kết của chúng.

  • Đề án phi tập trung. Bản chất của nó là mỗi máy chủ và máy trạm có thể có phần mềm sao lưu riêng hoạt động độc lập với các nút mạng khác. Tất cả dữ liệu được tải lên một số tài nguyên mạng được chia sẻ, từ đó dữ liệu sẽ được lưu trữ hoặc khôi phục nếu cần. Ưu điểm của sơ đồ này là cực kỳ đơn giản, dễ thực hiện và thường không yêu cầu phần mềm bổ sung; việc sao chép được thực hiện bằng hệ điều hành tiêu chuẩn hoặc các công cụ DBMS. Cũng có những nhược điểm - khó thiết lập chính sách sao lưu và bảo vệ thông tin chung, lịch sao lưu chung cho tất cả các chương trình, bạn sẽ phải cấu hình và giám sát hoạt động của từng chương trình một cách riêng biệt, điều này làm phức tạp việc quản trị. Do đó, sơ đồ sao lưu phi tập trung phù hợp với mạng nhỏ và đơn giản hoặc trong trường hợp không thể tổ chức sơ đồ tập trung do bất kỳ hạn chế nào.
  • Đề án tập trung– việc triển khai nó yêu cầu phần mềm máy khách-máy chủ chuyên dụng. Phần máy chủ được cài đặt trên máy chủ dự phòng và quản lý tập trung các tác nhân phần mềm được cài đặt trên người dùng, có nhiệm vụ thu thập, sao chép thông tin về hệ thống hoặc khôi phục từ bản sao. Ở tùy chọn này, có thể dễ dàng thiết lập các chính sách sao lưu chung và lịch trình sao lưu, tất cả người tham gia có thể làm việc theo hướng dẫn sao lưu thông tin chung của công ty
  • Sơ đồ sao lưu tập trung không có chương trình đại lý– phiên bản đơn giản hóa của sơ đồ trước đó, khi phần máy chủ chỉ sử dụng các dịch vụ hiện có (ví dụ: thu thập dữ liệu từ các thư mục chia sẻ Windows được chỉ định đặc biệt). Lược đồ này không đáng tin cậy lắm; nó có một vấn đề đã biết là các tệp hiện đang mở để chỉnh sửa không được đưa vào bản sao lưu và có thể bị mất nếu hệ thống gặp sự cố. Vì vậy chỉ nên sử dụng trên các mạng nhỏ và có tính kỷ luật người dùng cao
  • Sơ đồ hỗn hợp– sự kết hợp giữa tập trung và phi tập trung. Các chương trình đại lý chỉ được cài đặt trên một số máy chủ mạng; dữ liệu từ các thiết bị khác được gửi đến các máy chủ này bằng các chương trình cục bộ của chúng, mỗi chương trình sử dụng phương tiện riêng. Và từ các máy chủ này, thông tin tích lũy sẽ được các chương trình đại lý thu thập tập trung, xử lý và gửi đến kho lưu trữ chung.

Vị trí lưu trữ sao lưu

Để bảo vệ thông tin hơn nữa khỏi bị mất mát, bạn nên lưu trữ các bản sao lưu riêng biệt với thiết bị chính nơi hệ thống sản xuất được triển khai. Đồng thời, cần đảm bảo khả năng nhanh chóng có được các bản sao này nếu trường hợp đó thực sự phát sinh khi dữ liệu cần được khôi phục.

Phương pháp phổ biến nhất là lưu trữ các bản sao lưu trên đám mây trong trung tâm dữ liệu (của riêng bạn hoặc được thuê từ nhà cung cấp), gửi dữ liệu đến đó và nhận lại qua đường hầm VPN an toàn. Tốc độ truyền dữ liệu trong trường hợp này bị giới hạn bởi băng thông của kênh, nhưng lượng lớn dữ liệu có thể được nén bằng thuật toán nén hoặc chống trùng lặp.

Bạn cũng có thể ghi dữ liệu trên phương tiện vật lý di động sẽ được lưu trữ bên ngoài văn phòng hoặc tòa nhà công ty. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, nhược điểm là cần tổ chức hậu cần di chuyển phương tiện vật lý để viết lại bản sao, khôi phục dữ liệu từ bản sao cũng như lưu trữ dữ liệu an toàn (mã hóa dữ liệu, thỏa thuận không tiết lộ với nhân viên) .

Các khía cạnh tổ chức và yếu tố con người

Ngoài vấn đề thuần túy kỹ thuật, khía cạnh tổ chức cũng rất quan trọng trong việc tổ chức sao lưu thông tin. Cần xây dựng quy định về sao lưu thông tin và đảm bảo tất cả nhân viên liên quan đều tuân thủ. Đặc biệt, điều khoản như vậy phải bao gồm những điều sau:

  • tính thường xuyên của việc sao lưu, sao lưu theo lịch trình và trước những thay đổi quan trọng trong hệ thống
  • kiểm tra kỹ các bản sao lưu - cần kiểm tra định kỳ xem liệu có thực sự có thể khôi phục cơ sở dữ liệu hoặc hệ thống đang hoạt động từ bản sao lưu hay không
  • ghi lại các thủ tục khôi phục trong trường hợp quản trị viên khác phải khôi phục hệ thống. Đương nhiên, việc truy cập vào các tài liệu đó nên bị hạn chế
  • xác định các điều kiện trong đó hệ thống được coi là không hoạt động và cần phải bắt đầu quy trình khôi phục

Thư từ kinh doanh cuối cùng đã chuyển sang định dạng điện tử. Dễ sử dụng, tiết kiệm thời gian và nguồn lực, tính tương tác - thư từ điện tử phù hợp với tất cả mọi người cho đến khi mối quan hệ giữa các đối tác kinh doanh xấu đi, xuất hiện cáo buộc không thực hiện nghĩa vụ và nguy cơ kiện tụng phát sinh. Hy vọng của các bên chứng minh được trường hợp của mình dựa trên các tin nhắn nhận được qua e-mail thường vô ích. Thực tế là các tòa án có quan điểm khá thận trọng liên quan đến thông tin liên lạc điện tử: có một số yêu cầu, nếu không được đáp ứng, tòa án sẽ không tính đến. Mục đích của bài viết này là tóm tắt các yêu cầu của tòa án về việc sử dụng thư từ điện tử làm bằng chứng.

Địa vị pháp lý của thư tín điện tử là gì?

Theo đoạn 4 Điều 75 Bộ luật tố tụng trọng tài của Liên bang Nga, thư từ qua email giữa các bên có thể được tòa án công nhận là bằng chứng bằng văn bản được chấp nhận trong các vụ việc và theo cách thức do pháp luật quy định.

Thư của Tòa án Trọng tài Tối cao ngày 25 tháng 5 năm 2004 số S1-7/UP-600 giải thích rằng các yêu cầu của pháp luật chủ yếu có nghĩa là các quy định tại Điều 160 và 434 của Bộ luật Dân sự Liên bang Nga (Bộ luật Dân sự của Liên bang Nga). Liên bang Nga). Cái sau liên quan đến hình thức văn bản của giao dịch và hình thức của hợp đồng. Thực tế là họ thường cố gắng đưa thư điện tử làm bằng chứng trong các trường hợp công nhận hợp đồng là đã ký kết/chưa được ký kết. Trong trường hợp này, các bên có thể quy định việc hoàn thành giao dịch ở “hình thức điện tử”, nghĩa là sử dụng chữ ký điện tử hoặc hình thức tương tự khác của chữ ký viết tay.

Khái niệm chữ ký điện tử được đưa ra trong Luật Liên bang cùng tên ngày 6 tháng 4 năm 2011 số 63FZ và được định nghĩa là “thông tin ở dạng điện tử được đính kèm với thông tin khác ở dạng điện tử (thông tin đã ký) hoặc được liên kết theo cách khác. với thông tin đó và được sử dụng để nhận dạng người ký thông tin." Nói cách khác, chữ ký điện tử là phương tiện xác thực người gửi tài liệu điện tử.

Chữ ký điện tử được chia thành nhiều loại tùy theo mức độ bảo vệ. Loại kém an toàn nhất là chữ ký điện tử đơn giản. Nó được định nghĩa là “chữ ký điện tử, thông qua việc sử dụng mã, mật khẩu hoặc các phương tiện khác, xác nhận sự thật về việc hình thành chữ ký điện tử của một người nhất định”. Trong trường hợp này, chữ ký điện tử đơn giản được công nhận là hợp lệ nếu nó xuất hiện trên chính tài liệu điện tử hoặc nếu khóa của nó được sử dụng theo các quy tắc do nhà điều hành hệ thống thông tin trao đổi tài liệu thiết lập và tài liệu chứa một dấu hiệu của người gửi tài liệu. Tin nhắn qua e-mail (đặc biệt là e-mail công ty) thường phù hợp với mô tả này: dòng “từ” phản ánh địa chỉ và tên của người gửi, đồng thời người dùng tuân theo các quy tắc mật khẩu (họ đóng vai trò là “chìa khóa”) để tuân thủ các quy tắc về quyền riêng tư.

Như vậy, nếu các bên đồng ý rằng địa chỉ email được nhận dạng bằng chữ ký đơn giản đủ để xác thực người gửi và đáp ứng một trong các điều kiện nêu trên khi gửi thư điện tử thì địa chỉ email đó sẽ được tòa án công nhận là chữ ký điện tử đơn giản. , và thư từ là bằng chứng được chấp nhận.

Việc sử dụng thư từ điện tử có gây ra rủi ro pháp lý không?

Hoạt động tư pháp cho phép chúng tôi nêu bật nhiều rủi ro liên quan đến việc sử dụng e-mail. Dưới đây là một số trong số họ:

1) Công nhận hợp đồng chưa được giao kết

Bộ luật Dân sự quy định rằng hợp đồng bằng văn bản có thể được giao kết bằng cách trao đổi tài liệu thông qua liên lạc điện tử, điều này cho phép người ta chứng minh một cách đáng tin cậy rằng tài liệu đó đến từ một bên trong hợp đồng. Như vậy, nếu các bên không đồng ý ký kết hợp đồng qua liên lạc điện tử và không đảm bảo bí mật mật khẩu email của mình thì tòa án sẽ không thể công nhận việc trao đổi tài liệu qua email là bằng chứng của việc giao kết hợp đồng.

Sự đồng ý của người mua cũng có thể được thể hiện bằng cách thực hiện một số hành động nhất định (ví dụ: thanh toán trước cho hóa đơn nhận được qua email). Điều quan trọng nữa là phải quy định khả năng sử dụng e-mail để ký kết các thỏa thuận bổ sung hoặc phụ lục của thỏa thuận chính, nếu không tòa án sẽ không tính đến chúng và sẽ hạn chế chỉ xem xét thỏa thuận được ký kết giữa các bên.

2) Thừa nhận các nghĩa vụ theo hợp đồng chưa được thực hiện

Ngoài các tranh chấp về việc không ký kết một thỏa thuận, việc thách thức thực tế thực hiện thỏa thuận cũng không phải là hiếm nếu nó cũng được thực hiện qua e-mail. Điều này chủ yếu áp dụng cho các hợp đồng cung cấp các dịch vụ tư vấn khác nhau và thực hiện công việc (viết bài hoặc phát triển chương trình máy tính, chuẩn bị bản dịch, phát triển trang web, v.v.). Trong trường hợp này, hợp đồng phải có điều kiện là việc thực hiện hợp đồng (chuyển giao kết quả) qua e-mail được coi là phù hợp. Ngoài ra, sẽ rất hữu ích nếu nêu rõ trong hợp đồng khả năng đính kèm bản sao điện tử của tài liệu vào văn bản thư và công nhận các tài liệu đó có giá trị pháp lý.

3) Nhận dạng tài liệu chưa nhận được

Một rủi ro khác liên quan đến thủ tục tiếp nhận khiếu nại và phản đối. Ví dụ: tòa án có thể thấy thủ tục bắt buộc trước khi xét xử không được tuân thủ nếu các bên không đồng ý về khả năng sử dụng địa chỉ email để gửi khiếu nại và phản hồi chúng. Điều này cũng áp dụng cho các tài liệu xác nhận việc cung cấp dịch vụ hoặc thực hiện công việc (chứng nhận nghiệm thu và chuyển giao), nếu nội dung duy nhất đề cập đến nó trong hợp đồng là một cụm từ tiêu chuẩn, ví dụ: “Chứng chỉ được ký bởi cả hai bên”. Theo quy định, tòa án không thể hiểu điều khoản đó là sự đồng ý nhận tài liệu qua e-mail.

Tòa án sẽ chấp nhận thư từ điện tử dưới hình thức nào?

Trường hợp cần đính kèm văn bản điện tử vào tài liệu vụ án thì các bên đã thu thập tài liệu cần thiết có thể liên hệ với công chứng viên để cung cấp bằng chứng. Công chứng viên có quyền hạn như vậy theo Điều 102 của Nguyên tắc cơ bản của Pháp luật Liên bang Nga về Công chứng viên ngày 11 tháng 2 năm 1993 N 4462-I. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng công chứng viên không cung cấp bằng chứng trong trường hợp mà tại thời điểm các bên liên quan liên hệ với công chứng viên, đang được tòa án hoặc cơ quan hành chính xử lý.

Nếu không thể cung cấp bằng chứng này cho công chứng viên kịp thời thì việc kiểm tra hộp thư điện tử có thể được tòa án trực tiếp thực hiện, thường là từ máy tính (máy tính xách tay) của bên liên quan (đặc biệt quan trọng nếu có cài đặt ứng dụng email , ví dụ: Outlook, The Bat, Thunderbird và những thứ khác). Ngoài ra, tòa án cũng có thể giúp thu thập bằng chứng: ví dụ: gửi yêu cầu tới nhà cung cấp về địa chỉ email của các bên và chủ sở hữu tài nguyên thư điện tử về việc trao đổi dữ liệu (xem đoạn 8 của Trợ giúp này).

Dưới đây là các quan điểm pháp lý chính của tòa án về vấn đề chấp nhận thư từ điện tử làm bằng chứng.

1. Thư từ điện tử không được chấp nhận làm bằng chứng trong trường hợp nếu hợp đồng không quy định, hợp đồng không ghi rõ địa chỉ điện tử của các bên và bên kia tranh chấp về sự tồn tại của thư từ đó.

Một thỏa thuận đã được ký kết giữa ESSIER LLC và KAMEYA Co Trading House LLC về việc cung cấp dịch vụ tuyển chọn nhân sự. Hợp đồng bao gồm ba giai đoạn, sau khi hoàn thành mỗi giai đoạn, một văn bản chấp nhận và chuyển giao dịch vụ sẽ được ký kết giữa các bên và khách hàng KAMEYA Co Trading House LLC đã trả thù lao cho nhà thầu ESSIER LLC. Giấy chứng nhận chấp nhận và chuyển giao dịch vụ chỉ được lập cho giai đoạn đầu của hợp đồng, trong các giai đoạn tiếp theo, theo nguyên đơn, tất cả các tài liệu cần thiết để thực hiện hợp đồng đều được cả hai bên gửi qua e-mail. Từ chối việc nguyên đơn thực hiện yêu cầu của mình, tòa án chỉ ra:

  • hình thức luân chuyển văn bản đơn giản giữa các bên được quy định trong hợp đồng;
  • thiếu điều kiện về khả năng thực hiện hợp đồng qua thư điện tử;
  • không có liên kết đến địa chỉ email được các bên xác định là có thể chấp nhận được cho việc chuyển bất kỳ thông tin nào;
  • không thể chứng minh rằng địa chỉ đó thuộc về bị đơn và nhân viên của anh ta;
  • Địa chỉ email được đăng ký trên miền kameya.ru, miền này có thể được sử dụng bởi số lượng người không giới hạn.

(xem Nghị quyết của Tòa án Trọng tài Liên bang quận Mátxcơva ngày 17 tháng 5 năm 2013 trong vụ án số A40-102005/12-57-977)

2. Thư từ điện tử có thể xác nhận sự quan tâm của một bên trong việc hoàn thành giao dịch và dùng làm bằng chứng cho việc hoàn thành giao dịch đó

Công ty Vận tải Unotrans LLC ra tòa yêu cầu Depo LLC phải thanh toán phí dịch vụ vận chuyển hàng hóa. Để làm bằng chứng cho việc thực hiện nghĩa vụ của mình, nguyên đơn viện dẫn các thỏa thuận ứng dụng với các nhà vận chuyển và hóa đơn. Bị đơn cho rằng các thỏa thuận trong đơn không phải do anh ta ký và nguyên đơn không chứng minh được việc cung cấp dịch vụ vận chuyển cho bị đơn. Tòa án kết luận rằng hàng hóa tranh chấp thuộc về Depot LLC đã được người nhận hàng nhận đúng thời hạn, trong vụ án có bằng chứng về việc nguyên đơn đã thanh toán tiền vận chuyển hàng hóa và bị đơn không cung cấp bằng chứng về việc thanh toán cho dịch vụ vận chuyển hàng hóa của anh ta hoặc người nhận hàng và thư từ điện tử giữa các bên cho thấy Depo LLC quan tâm đến việc vận chuyển hàng hóa đang tranh chấp và đã giải quyết với Công ty các vấn đề về đăng ký và thanh toán cho việc vận chuyển.

Trong trường hợp này, thư từ điện tử không phải là bằng chứng chính mà đóng vai trò xác nhận rằng bị đơn đã liên hệ cụ thể với nguyên đơn về vấn đề hàng hóa tranh chấp và coi nguyên đơn là bên chịu trách nhiệm tổ chức quá trình vận chuyển hàng hóa này, và do đó bị quan hệ hợp đồng với nguyên đơn.

(xem Nghị quyết của Tòa Trọng tài Liên bang Tây Bắc ngày 06/5/2013 vụ việc số A56-37916/2012)

3. Nếu hợp đồng không quy định thư từ điện tử thì nó có thể được coi là thông lệ đã được thiết lập trong quan hệ giữa các bên

Công ty cổ phần “Nhà máy hóa chất mang tên”. Karpova đã đệ đơn kiện ASBTransExpoNeft LLC về việc không thực hiện nghĩa vụ theo thỏa thuận cung cấp. Để làm bằng chứng cho việc hoàn thành nghĩa vụ giao hàng, bị cáo đã cung cấp thư từ điện tử giữa các bên về việc thực hiện hợp đồng (về việc sản phẩm được giao không đảm bảo chất lượng). Nguyên đơn phản đối việc đưa thư từ điện tử vào vụ án.

Tòa án nhận thấy rằng thỏa thuận cung cấp giữa các bên được ký kết thông qua việc trao đổi tài liệu qua e-mail: về phía nguyên đơn từ địa chỉ e-mail " [email được bảo vệ]", từ phía bị đơn từ địa chỉ email" [email được bảo vệ]" Tương tự, bị đơn gửi cho nguyên đơn bản điều lệ, giấy chứng nhận đăng ký nhà nước, đăng ký thuế và xuất hóa đơn trả trước. Ngược lại, nguyên đơn gửi lệnh thanh toán cho bị đơn qua e-mail để chuyển khoản tạm ứng và thông báo cho bị đơn về việc sẵn sàng nhận hàng. Theo tòa án, thực tiễn quan hệ giữa các bên cho thấy rằng các bên nhận thấy các email được gửi từ một số địa chỉ IP nhất định là đến từ người được ủy quyền của các bên.

Khi đánh giá bằng chứng do nguyên đơn cung cấp, tòa án cũng tính đến việc nguyên đơn không cung cấp bằng chứng về tính không đáng tin cậy của thư từ điện tử mà các bên đã gửi, bao gồm cả tính không đáng tin cậy của địa chỉ IP được cung cấp.

(xem quyết định của Tòa trọng tài Cộng hòa Bashkortostan ngày 8/2/2012 trong vụ án số A07-16645/2011)

4. Việc một bên không thừa nhận việc sử dụng thư từ điện tử là thông lệ trong mối quan hệ giữa các bên mà không cung cấp bằng chứng hỗ trợ sẽ không được tòa án xem xét.

Tsvetnoy Boulevard 2 LLC đã đệ đơn kiện lên Tòa án Trọng tài Moscow để thu hồi 972.298,54 rúp vì hành vi làm giàu bất chính từ DM-Building LLC. Thư từ điện tử được bị cáo đưa ra cùng với các chứng cứ khác (giấy chứng nhận nghiệm thu công trình xây dựng, lắp đặt, kiểm tra công việc ẩn giấu, nhật ký sản xuất công trình) và được chấp nhận làm chứng cứ phù hợp trong vụ án về trình tự, thực hiện công việc đúng thẩm quyền. thuộc nghệ thuật. 75 Bộ luật tố tụng trọng tài của Liên bang Nga. Bất chấp việc nguyên đơn phủ nhận mối quan hệ với DM-Building LLC, nguyên đơn đã không đưa ra bằng chứng chứng minh sự phản đối của mình, chẳng hạn như việc những công việc này được thực hiện bởi một tổ chức khác hoặc công việc chưa được hoàn thành. Dựa trên các tài liệu được trình bày, tòa án kết luận rằng thực tế có những mối quan hệ liên quan đến việc thực hiện công việc xây dựng và lắp đặt của DM-Building LLC thay mặt cho Tsvetnoy Boulevard 2 LLC.

5. Việc từ chối quyền sở hữu địa chỉ email của một bên không được mâu thuẫn với các bằng chứng khác

LLC "Trading House "Tagilsky" đã đệ đơn kiện LLC "Web Automation" để thu hồi hành vi làm giàu bất chính. Nguyên đơn nhấn mạnh rằng thỏa thuận về phát triển một trang web trên Internet chưa được ký kết. Tòa án kết luận rằng thỏa thuận được ký kết bằng việc bị đơn gửi cho nguyên đơn dự thảo thỏa thuận và các hóa đơn mà nguyên đơn đã thanh toán (tức là lời đề nghị của bị đơn đã được chấp nhận).

Nguyên đơn cho rằng các bên không đồng ý về các điều khoản thiết yếu của hợp đồng, nhưng tòa án nhận thấy các điều khoản thiết yếu (đối tượng của hợp đồng) đã được các bên thỏa thuận qua thư điện tử. Nguyên đơn lập luận rằng anh ta không biết danh tính của địa chỉ email mà thư từ được thực hiện. Đồng thời, chính từ địa chỉ email được chỉ định, nguyên đơn đã nhận được hóa đơn thanh toán, sau đó đã được thanh toán. Nguyên đơn lập luận rằng hợp đồng không được thực hiện, nhưng tòa án bác bỏ lập luận này, với lý do sản phẩm công việc hiện có - một trang web được phát triển cho nguyên đơn và thiếu bằng chứng xác nhận công việc được thực hiện bởi một công ty khác.

(xem Nghị quyết phúc thẩm của Trọng tài lần 9 ngày 09/4/2013 số 09ap-9501/2013-gk trong vụ án số A40-134500/12)

6. Quyền sở hữu địa chỉ email không xác nhận nội dung thư từ điện tử giữa các bên

LLC "RusHOLTS" đã đệ đơn kiện LLC "Astra Trading" để công nhận thỏa thuận cung cấp chưa được ký kết và để thu hồi việc làm giàu bất chính. Để chứng minh sự thật của việc giao kết hợp đồng, bị đơn căn cứ vào việc các điều khoản cơ bản có thể được thỏa thuận thành các văn bản riêng. Tòa bác bỏ yêu cầu của bị đơn yêu cầu CJSC Viễn thông Quốc gia cung cấp tài liệu xác nhận địa chỉ email của nguyên đơn và thông tin về thời gian người nhận nhận được email. Để hỗ trợ cho hành động của mình, tòa án đã chỉ ra rằng quyền sở hữu địa chỉ email của nguyên đơn không chứng nhận nội dung thư từ điện tử của các bên nếu nội dung đó không được ghi lại đúng cách, cho phép xác minh một cách đáng tin cậy rằng đã có sự trao đổi các tin nhắn cụ thể. do bên đưa ra.

(xem Nghị quyết phúc thẩm của Trọng tài lần thứ 13 ngày 20/6/2013 trong vụ án số A56-74372/2012)

7. Để chứng minh sự thật của việc ký kết thỏa thuận, thư từ điện tử phải phản ánh các điều khoản thiết yếu của nó và phải được thực hiện bởi người có thẩm quyền

Một. CJSC "Tsentrmetall" đã đệ đơn kiện "Cục Giám định pháp y và Đánh giá độc lập" ANO với yêu cầu thu hồi 135.000 rúp. làm giàu bất chính. Trong số các bằng chứng về việc ký kết thỏa thuận tiến hành kiểm tra do bị cáo đưa ra có thư từ điện tử. Tòa án thừa nhận rằng thư điện tử không chứa thông tin về khách hàng và đối tượng nghiên cứu và chỉ phản ánh nỗ lực phối hợp quan hệ giữa các bên. Ngoài ra, thư từ này được thực hiện bởi một người mà thẩm quyền chưa được xác nhận. Trong trường hợp không có bằng chứng khác về việc giao kết hợp đồng, tòa án chấp nhận yêu cầu của nguyên đơn.
(xem Nghị quyết phúc thẩm của Tòa Trọng tài lần thứ 17 ngày 28/11/2012 N 17ap-12557/2012-gk vụ án n a50-11958/2012)

b. IP Baranova E.I. đã đệ đơn kiện Expert-Com LLC để đòi lại hành vi làm giàu bất chính. Các tài liệu thư từ điện tử đã được thêm vào vụ án làm bằng chứng cho việc ký kết hợp đồng, vì chúng xác nhận, đặc biệt, việc tiến hành đàm phán trước hợp đồng giữa các bên, việc gửi tới đại diện của nguyên đơn, bao gồm cả Mikhail Chernoskutov, của một dự thảo thỏa thuận thẩm định, hóa đơn thanh toán theo chỉ thị thanh toán và ý kiến ​​chuyên gia. Trong thư điện tử (thư ngày 08/10/2012, ngày 09/10/2012), người gửi chỉ rõ Mikhail Petrovich Chernoskutov, người đã đưa ra nhận xét về kết luận, ông cũng trực tiếp tham gia tất cả các phiên tòa tại Tòa án Trọng tài Vùng Sverdlovsk, với tư cách là đại diện của nguyên đơn, hành động dựa trên giấy ủy quyền.

Dựa trên những dữ kiện này, tòa án kết luận rằng thư điện tử chứa tất cả các điều khoản thiết yếu của hợp đồng, cũng như bằng chứng về việc thực hiện hợp đồng và được gửi đến nguyên đơn thông qua người được ủy quyền (theo địa chỉ email thích hợp).

(xem Nghị quyết phúc thẩm của Trọng tài lần thứ 17 ngày 20/6/2013 số 17ap-5881/2013-gk trong vụ án số a60-50181/2012)

8. Việc liên hệ với nhà cung cấp với yêu cầu xác định địa chỉ IP của các bên và cung cấp tệp nhật ký có thể được coi là bằng chứng về việc thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng

LLC AKG "EKFARD" đã đệ đơn kiện OJSC "OGK-2" về việc đòi nợ theo hợp đồng và lãi cho việc sử dụng tiền của người khác. LLC AKG "EKFARD" đã cung cấp dịch vụ tư vấn bằng cách gửi câu trả lời cho các câu hỏi từ OJSC "OGK-2" đến địa chỉ email của người nhận câu hỏi, đến địa chỉ email chung của khách hàng và/hoặc qua fax. Tòa án đã xác định nhà cung cấp của các bên và địa chỉ IP của các bên, cũng như thực tế về sự tương ứng giữa các địa chỉ IP này. Để làm bằng chứng cho điều sau, tòa án đã được cung cấp bản in các tệp nhật ký chứa thông tin về kết nối giữa các địa chỉ IP của các bên trong thời gian hiệu lực của hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, trong đó ghi rõ các chi tiết sau: năm, tháng, ngày , thời gian, địa chỉ IP và số cổng mà thông tin được truyền đi, địa chỉ IP và số cổng mà thông tin được truyền đến, số byte được truyền. Tòa án nhận thấy rằng ngày kết nối trùng với ngày của các chữ cái trong sổ đăng ký trả lời bằng văn bản do AKG EKFARD LLC chuẩn bị và số kilobyte được truyền là hơn 50 kilobyte cho mỗi câu trả lời cho câu hỏi. Việc chuyển dữ liệu từ địa chỉ IP này sang địa chỉ IP khác biểu thị việc truyền tải các phản hồi bằng văn bản trong thời gian hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn có hiệu lực. Tòa án đi đến kết luận rằng AKG EKFARD LLC đã cung cấp dịch vụ theo hợp đồng mặc dù thực tế là hợp đồng không thiết lập vòng tròn những người được ủy quyền tham vấn.

(xem Quyết định của Tòa án Trọng tài Lãnh thổ Stavropol ngày 07/04/2013 trong vụ án số A63-9031/2010).

Thừa nhận thư từ qua email làm bằng chứng Hợp đồng phải cung cấp:

1. Quy định về việc lựa chọn phương thức liên lạc ưu tiên giữa các bên tham gia thỏa thuận dưới hình thức e-mail;

2. Các địa chỉ email được ủy quyền sẽ gửi thư từ đó, cũng như thủ tục thay đổi các địa chỉ đó;

3. Sự cần thiết phải lưu trữ tất cả các email mà các bên nhận được ngay sau khi nhận được (để tránh việc rút lại và thay thế email)

4. Quy định về việc các bên công nhận bản sao chụp, bản scan của tài liệu có giá trị pháp lý tương đương với bản gốc;

5. Nghĩa vụ của các bên trong việc giữ bí mật mật khẩu email và đảm bảo tin nhắn không được gửi bởi bên thứ ba;

6. Nghĩa vụ thông báo ngay khi thay đổi địa chỉ email và vi phạm bảo mật email.

Trong quá trình thực hiện Hiệp định cần thiết:

1. Bao gồm các liên kết đến email (người gửi, chủ đề thư, ngày và giờ gửi) trong các bức thư thông thường, chẳng hạn như khi đưa ra khiếu nại đầu tiên về việc đối tác không thực hiện hợp đồng, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng công nhận tính chính xác của thông tin có trong email tương ứng (ví dụ: “Xin vui lòng xác nhận, sẵn sàng giao hàng trong khoảng thời gian do chúng tôi xác định trong e-mail “Thỏa thuận 123/2013” ​​​​ngày ______”);

2. Lưu giữ các chứng từ gốc gửi cho đối tác dưới dạng bản sao điện tử.

Trước khi chuẩn bị xét xử vụ án cần thiết:

1. Liên hệ với công chứng viên để lập biên bản kiểm tra hộp thư điện tử;

2. Tìm bằng chứng khác có thể xác nhận thông tin có trong thư điện tử;

3. Tìm bằng chứng xác nhận rằng thư từ điện tử là thông lệ đã được thiết lập của các bên (các mối quan hệ theo thỏa thuận trước đó giữa các bên, các tài liệu chứng minh sự công nhận thực sự của bên kia là phương thức liên lạc ưa thích);

4. Chuẩn bị dự thảo yêu cầu pháp lý gửi nhà cung cấp về quyền sở hữu địa chỉ email của các bên (tuy nhiên, điều này sẽ chỉ có ý nghĩa nếu có địa chỉ IP tĩnh);

5. Chuẩn bị dự thảo yêu cầu tư pháp gửi chủ sở hữu tài nguyên thư điện tử về việc có hay không có việc trao đổi tin nhắn giữa các bên vào những ngày cụ thể.

Chúng tôi hy vọng những ý kiến ​​trên sẽ hữu ích cho bạn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến vấn đề trên, bạn có thể liên hệ với tôi bất cứ lúc nào thuận tiện.

Trân trọng,

Ngày nay, tòa án thường chấp nhận thư từ điện tử làm bằng chứng bằng văn bản. Tuy nhiên, để làm được điều này thì phải có lực lượng pháp luật. Trong khi đó, các quy tắc và phương pháp rõ ràng, thống nhất để xác định tính hợp pháp của thư tín ảo vẫn chưa được xây dựng, dẫn đến nhiều vấn đề.

Chúng ta hãy xem xét một số cách để làm cho email có hiệu lực pháp lý.

Đã qua lâu rồi cái thời phương tiện liên lạc duy nhất là những lá thư viết trên giấy. Sự phát triển quan hệ kinh tế giữa các thực thể kinh tế không còn có thể tưởng tượng được nếu không sử dụng công nghệ thông tin. Điều này đặc biệt đúng khi các đối tác ở các thành phố khác nhau hoặc thậm chí các quốc gia khác nhau.

Giao tiếp qua giao tiếp điện tử giúp giảm chi phí vật chất, đồng thời cho phép bạn nhanh chóng phát triển quan điểm chung về các vấn đề cụ thể.

Tuy nhiên, sự tiến bộ đó không nên chỉ được nhìn nhận ở mặt tích cực. Giữa các chủ thể trong quan hệ kinh tế thường nảy sinh nhiều tranh chấp khác nhau và để giải quyết chúng phải đưa ra tòa án. Tòa án đưa ra quyết định dựa trên việc đánh giá các bằng chứng do các bên cung cấp.

Đồng thời, sự liên quan, khả năng chấp nhận, độ tin cậy của từng bằng chứng riêng biệt cũng như tính đầy đủ và mối liên hệ giữa các bằng chứng trong tổng thể của chúng được phân tích. Quy tắc này được quy định cả trong Bộ luật tố tụng trọng tài của Liên bang Nga (khoản 2 Điều 71) và Bộ luật tố tụng dân sự của Liên bang Nga (khoản 3 Điều 67). Trong quá trình xác định khả năng được chấp nhận và độ tin cậy của bằng chứng được cung cấp, tòa án thường đặt ra các câu hỏi, việc giải quyết vấn đề này ảnh hưởng đáng kể đến kết quả vụ án.

Việc sử dụng quản lý tài liệu điện tử trong quan hệ giữa các đơn vị kinh doanh được quy định bởi các quy định của Bộ luật Dân sự Liên bang Nga. Đặc biệt, tại khoản 2 của Nghệ thuật. 434 nêu rõ: một thỏa thuận bằng văn bản có thể được ký kết bằng cách trao đổi tài liệu qua liên lạc điện tử, điều này giúp có thể xác minh một cách đáng tin cậy rằng tài liệu đó đến từ một bên tham gia thỏa thuận.

Theo khoản 1 của Nghệ thuật. 71 Bộ luật tố tụng dân sự của Liên bang Nga và đoạn 1 của Nghệ thuật. 75 của Bộ luật tố tụng trọng tài của Liên bang Nga, bằng chứng bằng văn bản là thư từ kinh doanh chứa thông tin về các tình tiết liên quan đến việc xem xét và giải quyết vụ việc, được lập dưới dạng hồ sơ kỹ thuật số và được nhận qua liên lạc điện tử.

Để sử dụng văn bản điện tử trong tố tụng phải đáp ứng hai điều kiện. Thứ nhất, như đã chỉ ra, họ phải có hiệu lực pháp luật. Thứ hai, tài liệu phải dễ đọc, nghĩa là nó phải chứa thông tin nói chung là dễ hiểu và dễ tiếp cận đối với nhận thức.

Yêu cầu này tuân theo các quy tắc chung của thủ tục tố tụng, trong đó giả định trước nhận thức tức thời của thẩm phán về thông tin từ các nguồn bằng chứng.

Thông thường, tòa án từ chối thừa nhận các tài liệu điện tử làm bằng chứng cho vụ án không đáp ứng các điều kiện trên và sau đó đưa ra quyết định không đáp ứng các yêu cầu pháp lý của bên liên quan.

Hãy xem xét những cách chính để hợp pháp hóa thư từ điện tử trước và sau khi bắt đầu tố tụng.

Làm việc với một công chứng viên

Nếu như thủ tục tố tụng vẫn chưa bắt đầu, thì để có hiệu lực pháp lý đối với thư tín điện tử, bạn cần phải có sự tham gia của công chứng viên. Trong đoạn 1 của Nghệ thuật. Điều 102 của Quy định cơ bản về công chứng viên (Cơ bản) quy định rằng, theo yêu cầu của các bên quan tâm, công chứng viên sẽ cung cấp bằng chứng cần thiết trước tòa án hoặc cơ quan hành chính nếu có lý do để tin rằng việc cung cấp bằng chứng sau đó sẽ trở nên không thể hoặc khó khăn. Và trong đoạn 1 của Nghệ thuật. Điều 103 của Nguyên tắc cơ bản quy định rằng để bảo đảm bằng chứng, công chứng viên phải kiểm tra bằng chứng bằng văn bản và vật chất.

Theo khoản 2 của Nghệ thuật. 102 Về cơ bản, công chứng viên không cung cấp bằng chứng trong trường hợp mà tại thời điểm các bên liên quan liên hệ với anh ta, đang được tòa án hoặc cơ quan hành chính xử lý. Mặt khác, tòa án công nhận thư từ điện tử có công chứng là bằng chứng không được chấp nhận (Nghị quyết của AAS thứ chín ngày 11 tháng 3 năm 2010 số 09AP-656/2010-GK).

Điều đáng nhắc lại là, dựa trên Phần 4 của Nghệ thuật. 103 Nguyên tắc cơ bản, việc cung cấp bằng chứng mà không thông báo cho một trong các bên và các bên liên quan chỉ được thực hiện trong những trường hợp khẩn cấp.

Để kiểm tra bằng chứng, một biên bản được soạn thảo, ngoài mô tả chi tiết về hành động của công chứng viên, còn phải có thông tin về ngày và địa điểm kiểm tra, công chứng viên tiến hành kiểm tra, các bên liên quan tham gia vào việc đó. , đồng thời liệt kê các tình tiết được phát hiện trong quá trình kiểm tra. Bản thân các email được in và lưu trữ theo một quy trình, có chữ ký của những người tham gia kiểm tra, bởi một công chứng viên và đóng dấu của người đó. Theo Quyết định của Tòa án Trọng tài Tối cao Liên bang Nga ngày 23 tháng 4 năm 2010 số VAS-4481/10, biên bản công chứng cho việc kiểm tra hộp thư điện tử được công nhận là bằng chứng thích hợp.

Hiện nay, không phải công chứng viên nào cũng cung cấp dịch vụ chứng thực email và chi phí khá cao. Ví dụ: một trong những công chứng viên ở Moscow tính phí 2 nghìn rúp cho một trang của phần mô tả của giao thức.

Một người quan tâm đến việc cung cấp bằng chứng sẽ nộp đơn cho một công chứng viên có đơn đăng ký tương ứng. Nó sẽ chỉ ra:

  • bằng chứng cần được bảo đảm;
  • các trường hợp được hỗ trợ bởi bằng chứng này;
  • căn cứ cần có bằng chứng;
  • tại thời điểm liên hệ với công chứng viên, vụ việc không được xử lý bởi tòa án có thẩm quyền chung, tòa án trọng tài hoặc cơ quan hành chính.
Xem xét quy trình kỹ thuật truyền email, nơi phát hiện email có thể là máy tính của người nhận, máy chủ thư gửi, máy chủ thư của người nhận hoặc máy tính của người nhận thư điện tử.

Công chứng viên kiểm tra nội dung của hộp thư điện tử từ xa, nghĩa là họ sử dụng quyền truy cập từ xa vào máy chủ thư (có thể là máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ liên lạc điện tử theo hợp đồng; máy chủ thư của nhà đăng ký tên miền hoặc nhà cung cấp dịch vụ thư tín). máy chủ thư Internet miễn phí) hoặc trực tiếp từ máy tính của người quan tâm, trên đó có cài đặt chương trình email (Microsoft Outlook, Netscape Messenger, v.v.).

Trong quá trình kiểm tra từ xa, ngoài ứng dụng, công chứng viên có thể cần có sự cho phép của nhà đăng ký tên miền hoặc nhà cung cấp Internet. Tất cả phụ thuộc vào người hỗ trợ chính xác hoạt động của hộp thư hoặc máy chủ thư điện tử theo hợp đồng.

Chứng nhận từ nhà cung cấp

Nghị quyết của AAS lần thứ 9 ngày 06/04/2009 số 09AP-3703/2009-AK, ngày 27/04/2009 số 09AP-5209/2009, FAS MO ngày 13/05/2010 số KG-A41/4138 -10 quy định rằng tòa án cũng công nhận khả năng chấp nhận thư điện tử nếu nó được chứng nhận bởi nhà cung cấp dịch vụ Internet hoặc nhà đăng ký tên miền chịu trách nhiệm quản lý máy chủ thư.

Nhà cung cấp hoặc nhà đăng ký tên miền chỉ chứng nhận thư điện tử theo yêu cầu của một bên quan tâm nếu họ quản lý máy chủ thư và quyền đó được quy định trong thỏa thuận dịch vụ.

Tuy nhiên, khối lượng thư từ điện tử có thể khá lớn, do đó có thể làm phức tạp quá trình cung cấp tài liệu giấy. Về vấn đề này, tòa án đôi khi cho phép cung cấp thư từ điện tử trên phương tiện điện tử. Do đó, Tòa trọng tài khu vực Moscow, đưa ra Quyết định ngày 1 tháng 8 năm 2008 trong vụ án số A41-2326/08, đề cập đến khả năng chấp nhận thư từ điện tử được cung cấp cho tòa án trên bốn đĩa CD.

Nhưng khi xem xét vụ việc ở cấp phúc thẩm, AAC lần thứ 10, theo Nghị quyết ngày 09/10/2008 trong vụ án số A41-2326/08, đã công nhận việc dẫn chiếu đến thư từ điện tử là vô căn cứ và hủy bỏ quyết định của tòa án cấp sơ thẩm. Ví dụ, chỉ ra rằng bên quan tâm đã không gửi bất kỳ tài liệu nào được cung cấp theo thỏa thuận của các bên đã ký kết.

Vì vậy, các email liên quan đến chủ đề tranh chấp phải được gửi tới tòa án bằng văn bản và tất cả các tài liệu khác có thể được gửi trên phương tiện điện tử.

Việc xác nhận nội dung của các bức thư bằng cách đề cập đến chúng trong các văn bản giấy tiếp theo sẽ giúp chứng minh các sự kiện được nêu trong thư từ ảo. Việc sử dụng các chứng cứ bằng văn bản khác được phản ánh tại Nghị quyết AAS lần thứ 9 ngày 20/12/2010 số 09AP-27221/2010-GK. Trong khi đó, tòa án khi xem xét vụ án và đánh giá các chứng cứ do các bên cung cấp có quyền không xem xét các thư từ bằng giấy có đường dẫn đến thư từ điện tử được chấp nhận.

Anh ta chỉ xem xét nó và đưa ra quyết định dựa trên phân tích toàn diện về tất cả các bằng chứng được đưa ra.

Nhận trợ giúp từ chuyên gia

Nếu như quá trình tố tụng đã bắt đầu, thì để thư từ điện tử có hiệu lực pháp lý cần phải thực hiện quyền thu hút chuyên gia. Trong đoạn 1 của Nghệ thuật. 82 của Bộ luật tố tụng trọng tài của Liên bang Nga quy định rằng để làm rõ các vấn đề phát sinh trong quá trình xem xét một vụ việc đòi hỏi phải có kiến ​​thức đặc biệt, tòa án trọng tài chỉ định việc giám định theo yêu cầu của một người tham gia vụ án hoặc với sự đồng ý của những người tham gia vào nó.

Nếu việc chỉ định giám định được pháp luật hoặc hợp đồng quy định hoặc được yêu cầu để xác minh đơn yêu cầu làm giả chứng cứ được đưa ra hoặc nếu việc giám định bổ sung hoặc lặp lại là cần thiết thì tòa án trọng tài có thể tự mình chỉ định giám định. Việc chỉ định kiểm tra nhằm mục đích xác minh bằng chứng được đưa ra cũng được quy định tại Điều. 79 Bộ luật tố tụng dân sự của Liên bang Nga.

Trong đơn yêu cầu chỉ định giám định pháp y, cần nêu rõ tổ chức và chuyên gia cụ thể sẽ thực hiện việc giám định cũng như phạm vi vấn đề mà bên liên quan đã quyết định nộp đơn lên tòa án để yêu cầu giám định. Ngoài ra, thông tin về chi phí và thời gian của cuộc kiểm tra đó phải được cung cấp và toàn bộ số tiền phải trả cho việc kiểm tra đó phải được gửi cho tòa án. Chuyên gia liên quan phải đáp ứng các yêu cầu được đặt ra cho anh ta trong Nghệ thuật. Điều 13 của Luật Liên bang “Về hoạt động chuyên gia pháp y nhà nước ở Liên bang Nga”.

Tài liệu đính kèm vụ án làm bằng chứng cho ý kiến ​​của chuyên gia về tính xác thực của thư điện tử được xác nhận bằng thực tiễn tư pháp (Quyết định của Tòa án Trọng tài Moscow ngày 21/08/2009 trong vụ án số A40-13210/09-110-153; Nghị quyết của Cơ quan chống độc quyền liên bang khu vực Moscow ngày 20/01/2010 số KG-A40 /14271-09).

Căn cứ vào hợp đồng

Trong đoạn 3 của Nghệ thuật. 75 của Bộ luật tố tụng trọng tài của Liên bang Nga lưu ý rằng các tài liệu nhận được qua liên lạc điện tử được công nhận là bằng chứng bằng văn bản nếu điều này được nêu rõ trong thỏa thuận giữa các bên. Theo đó, cần chỉ ra rằng các bên công nhận giá trị pháp lý ngang nhau của thư từ và tài liệu nhận được qua fax, Internet và các phương tiện liên lạc điện tử khác là bản gốc. Trong trường hợp này, thỏa thuận phải nêu rõ địa chỉ email mà thư điện tử sẽ được gửi từ đó và thông tin về người được ủy quyền thực hiện việc đó.

Hợp đồng phải quy định rằng địa chỉ email được chỉ định không chỉ được các bên sử dụng để trao đổi công việc mà còn để chuyển kết quả công việc, điều này đã được xác nhận bởi quan điểm của Cơ quan chống độc quyền liên bang khu vực Moscow trong Nghị quyết số KG- A40/12090-08 ngày 12 tháng 1 năm 2009. Nghị định của AAS thứ chín ngày 24 tháng 12 năm 2010 số 09AP-31261/2010-GK nhấn mạnh rằng hợp đồng phải quy định khả năng sử dụng e-mail để phê duyệt các thông số kỹ thuật và đưa ra các tuyên bố về chất lượng dịch vụ được cung cấp và công việc được thực hiện.

Ngoài ra, các bên có thể quy định trong thỏa thuận rằng các thông báo, tin nhắn gửi qua email đều được các bên ghi nhận nhưng phải được xác nhận bổ sung trong một khoảng thời gian nhất định bằng dịch vụ chuyển phát nhanh hoặc thư bảo đảm (Nghị quyết AAC lần thứ 13 ngày 25 tháng 4 năm 2008 số A56 -42419/2007).

Tóm lại, chúng ta có thể nói rằng ngày nay các tòa án có thói quen sử dụng thư từ điện tử làm bằng chứng bằng văn bản. Tuy nhiên, có tính đến các yêu cầu của pháp luật tố tụng liên quan đến khả năng được chấp nhận và độ tin cậy của bằng chứng, thư từ ảo chỉ được tòa án xem xét nếu nó có hiệu lực pháp lý.

Về vấn đề này, có rất nhiều vấn đề nảy sinh do một phương pháp thống nhất để xác định tính hợp pháp của thư từ điện tử vẫn chưa được hình thành. Quyền của bên quan tâm liên hệ với công chứng viên để bảo đảm bằng chứng được quy định, nhưng không có quy định nào của Bộ Tư pháp Liên bang Nga quy định thủ tục cung cấp các dịch vụ đó của công chứng viên. Kết quả là không có một cách tiếp cận duy nhất nào để xác định giá trị của chúng và hình thành một cơ chế rõ ràng để thực hiện quyền này.

Có một số cách để tạo ra hiệu lực pháp lý cho thư từ điện tử nhằm đưa nó làm bằng chứng trước tòa: đảm bảo thư từ điện tử từ công chứng viên, chứng nhận từ nhà cung cấp Internet, bằng cách tham khảo các email trong thư từ trên giấy tiếp theo, cũng như xác nhận tính xác thực của chúng bằng khám nghiệm pháp y.

Một cách tiếp cận phù hợp để cung cấp kịp thời thư từ điện tử làm bằng chứng bằng văn bản sẽ cho phép các chủ thể kinh doanh khôi phục hoàn toàn các quyền đã bị vi phạm khi giải quyết tranh chấp.

Cách đây vài thập kỷ ai có thể nghĩ rằng sẽ đến lúc có thể liên lạc với bất kỳ ai từ bất kỳ nơi nào trên thế giới chỉ trong vài giây? Thời điểm đó đã đến, đồng thời mang lại cho người dân những cơ hội mới để bảo vệ quyền lợi của mình. Xét cho cùng, giờ đây tin nhắn SMS được chứng nhận bởi công chứng viên, cũng như thư từ sử dụng dịch vụ WhatsApp và Viber, có thể đóng vai trò là bằng chứng quan trọng. Nhưng cái này để làm gì?

Các tình huống có thể rất khác nhau - từ những rắc rối trong gia đình đến những vi phạm nghiêm trọng các nghĩa vụ khác nhau. Trong những trường hợp như vậy, thư từ điện tử có thể trở thành cơ sở bằng chứng tốt giúp thắng kiện.

Trên cơ sở nào thư từ qua email có thể trở thành bằng chứng?

Theo Điều 55 Bộ luật tố tụng dân sự Liên bang Nga, chứng cứ được coi là thông tin có được một cách hợp pháp, được sử dụng để xem xét vụ việc và đưa ra quyết định về vụ việc này. Nhưng liệu thư từ SMS hoặc trò chuyện WhatsApp có thể trở thành bằng chứng không?

Họ có thể, Điều 71 của Bộ luật Tố tụng Dân sự Liên bang Nga trực tiếp nêu rõ điều này. Theo đó, thông tin để xem xét vụ việc có thể bao gồm các hồ sơ kỹ thuật số thu được thông qua liên lạc điện tử.

Làm cách nào để ghi lại thư từ bằng SMS, WhatsApp và Viber?

Mặc dù theo luật, thư từ điện tử có thể trở thành bằng chứng nhưng không rõ nó được ghi chép như thế nào? Trên thực tế, mọi thứ đơn giản hơn nhiều so với tưởng tượng.

Trước hết, thư từ được chuyển đến nguồn tài liệu, sau đó được in ra giấy với chất lượng tốt. Thư từ chỉ có thể được cung cấp cho tòa án dưới dạng in này. Ngoài ra, người nộp đơn phải cho biết: khi nào, bởi ai và trong hoàn cảnh nào các mục liên quan được thực hiện.

Nhưng chỉ ghi lại thư từ thôi thì chưa đủ, tòa án phải xác nhận tính xác thực của nó. Điều này có thể được thực hiện theo một trong bốn cách:

  • Ghi lại thư từ, in ra, lập biên bản với sự có mặt bắt buộc của các nhân chứng, cho biết dữ liệu cá nhân của họ.
  • Trường hợp ghi lại thư từ trước khi bắt đầu xét xử thì thủ tục tương tự, chỉ thay người làm chứng thì phải có sự có mặt của công chứng viên. Công chứng viên chính thức xác nhận thư từ, sau đó có thể gửi thư này đến tòa án.
  • Nếu việc xem xét vụ việc đã bắt đầu, thì thư từ phải được ghi lại theo Điều 71 của Bộ luật tố tụng dân sự của Liên bang Nga. Trong trường hợp này, theo quyết định của tòa án, tài liệu có thể được yêu cầu, kể cả từ các nhà khai thác viễn thông.
  • Một phương pháp khác yêu cầu kiểm tra, sau đó ghi lại thư từ, in ra giấy cũng như ý kiến ​​chuyên môn bằng văn bản về nội dung thư từ.

Tôi có thể chứng thực thư từ qua điện thoại ở đâu?

Tin nhắn SMS, cũng như thư từ trên WhatsApp và Viber có thể được chứng nhận tại văn phòng công chứng. Để thực hiện việc này, hãy gọi +7 495 767-12-77 và đặt lịch hẹn với công chứng viên.

Lưu trữ hoặc sao chép ẩn tất cả email đến và đi của công ty có nghĩa là tự động tạo một bản sao của mỗi thư đến/đến một địa chỉ, bất kể hành động của người nhận/người gửi. Bản sao thường được tạo vào một hộp thư riêng trên miền công ty, giữ nguyên các tiêu đề Từ, Đến và nội dung như bản gốc. Nếu cần, có thể tách các luồng lưu trữ theo các tiêu chí nhất định, chẳng hạn như việc sao chép thư từ nhân viên của các bộ phận khác nhau được thực hiện đến các địa chỉ khác nhau.

Vì mục đích gì mà doanh nghiệp có thể yêu cầu lưu trữ tất cả thư từ trong thư công ty?

Kiểm soát hành động của nhân viên

Tính năng lưu trữ thư phổ biến nhất. Có quyền truy cập vào bản sao của tất cả thư từ của cấp dưới, người quản lý có thể khôi phục bất cứ lúc nào, chẳng hạn như lịch sử thư từ với khách hàng và đảm bảo nhân viên hoàn thành nhiệm vụ công việc của mình một cách có trách nhiệm như thế nào. Có phải thư phản hồi của khách hàng đã được gửi đi không? Có phải lời nhắc phản hồi (các bản sao vẫn giữ ngày và giờ ban đầu của tin nhắn) không? Email của nhân viên có chính xác và đầy đủ không? Cuối cùng, có phải anh ta chỉ lịch sự với nhà thầu/khách hàng?

Một đặc tính đặc biệt hữu ích của sao chép bóng là bản thân nhân viên không thể tác động đến những bức thư nào sẽ có trong kho lưu trữ và bức thư nào sẽ không - mọi thứ đều được sao chép bất kể mong muốn hay hành động của anh ta. Nghĩa là, anh ta có thể xóa một tin nhắn “bất tiện” trong hộp thư của mình và dọn sạch thùng rác, thậm chí định dạng ổ cứng máy tính của mình, nhưng tin nhắn trong kho lưu trữ sẽ không thể chạm tới được.

Việc kiểm soát thư từ công ty của nhân viên có thể được thực hiện bởi chính người quản lý, bởi chuyên gia từ dịch vụ bảo mật của công ty (nếu có) hoặc bởi bất kỳ người chịu trách nhiệm nào khác, tùy thuộc vào trường hợp cụ thể.

Khả năng khôi phục thư từ

Nếu việc truy cập thư được thực hiện thông qua giao thức POP3 và thư được lưu trữ trên máy tính của người dùng, rất có thể tất cả thư từ sẽ bị mất trong trường hợp ổ cứng bị lỗi hoặc nhiễm vi-rút. Trong trường hợp này, việc khôi phục từ kho lưu trữ sẽ đảm bảo nối lại nhanh chóng thư từ công việc, cơ sở khách hàng và toàn bộ quy trình kinh doanh.

Lưu trữ thư từ quan điểm pháp lý

Để tránh xung đột pháp lý và các khiếu nại có thể xảy ra từ nhân viên, nên ghi lại quyền của người sử dụng lao động trong việc lưu trữ, sao chép và xử lý thêm bất kỳ tin nhắn nào trong thư công ty của nhân viên. Điều này có thể được thực hiện bằng cách bổ sung một điều khoản tương ứng vào hợp đồng lao động hoặc nếu công ty thực hiện việc ký kết một hợp đồng/nghĩa vụ/thỏa thuận bổ sung về việc không tiết lộ bí mật thương mại thì trong tài liệu này. Bằng cách này, quá trình tạo và lưu bản sao của bất kỳ tin nhắn nào từ thư từ của nhân viên sẽ có được trạng thái có ý nghĩa pháp lý.

Thực hiện kỹ thuật sao chụp thư từ

Theo cách đơn giản và thuận tiện nhất, việc lưu trữ có thể được thực hiện từ trang web lưu trữ dịch vụ thư của công ty. Khách hàng đặt ra các điều kiện để tạo một bản sao của một số (hoặc tất cả) tin nhắn của một số (hoặc tất cả) nhân viên nhất định và nhà cung cấp dịch vụ, nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ thư, sẽ định cấu hình thiết bị của mình cho phù hợp. Để truy cập kho lưu trữ thư từ, cách phổ biến nhất là sao chép thư vào hộp thư được chỉ định đặc biệt.

Nếu nhân viên chịu trách nhiệm có quyền truy cập vào hộp thư này thông qua giao thức IMAP thì có thể sắp xếp các bản sao của thư vào các thư mục. Ví dụ: cấu trúc phân cấp:

  • nhân viên 1
    • mới đến
    • hướng ngoại
  • nhân viên 2
    • mới đến
    • hướng ngoại
  • nhân viên 3
    • mới đến
    • hướng ngoại

Trong hầu hết các trường hợp, điều này là quá đủ. Người sử dụng hộp sao chép chỉ cần đảm bảo rằng nó không bị tràn và không vượt quá giới hạn hạn ngạch về dung lượng tối đa mà tin nhắn chiếm giữ hoặc số lượng tối đa của chúng.

Phần kết luận

Kiểm soát email công ty thông qua lưu trữ (sao chép bóng) là một phương tiện mạnh mẽ để bảo vệ chống rò rỉ bí mật thương mại, một phương tiện giám sát và đánh giá hiệu suất của nhân viên, cũng như tạo bản sao lưu trong trường hợp thiết bị hoặc phần mềm bị lỗi. Thật khó để đánh giá quá cao tầm quan trọng của thư công ty trong quy trình kinh doanh của một công ty hiện đại; việc lưu trữ mang lại cho người quản lý một phương tiện mạnh mẽ để theo dõi dòng chảy của nó.

Là nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ thư công ty chuyên nghiệp, trang web này đã và đang cung cấp cho khách hàng của mình những cơ hội rộng rãi nhất để kiểm soát luồng thư kể từ năm 2006.


Khi xuất bản lại một bài viết, cần phải cài đặt một siêu liên kết được lập chỉ mục hoạt động đến trang nguồn - trang!