9 lời khuyên dành cho người dùng Evernote

Hàng tuần, Look At Me đưa ra lời khuyên về cách tận dụng tối đa các ứng dụng phổ biến. Bản phát hành mới có tính năng Evernote, một trong những ứng dụng lưu trữ ghi chú nổi tiếng nhất. Evernote làm được rất nhiều thứ nên việc thành thạo nó có thể là một thách thức. Và mặc dù các nhà phát triển ứng dụng viết rằng không có cách nào đúng để sử dụng ứng dụng, chúng tôi đưa ra một số cách tiếp cận mà người dùng có kinh nghiệm thấy hiệu quả nhất.

1. Ghi chép và ghi chép nhiều hơn trước đây.

Để sử dụng Evernote ở mức 100%, bạn cần phải liên tục điền vào. Việc tìm kiếm ghi chú diễn ra nhanh chóng, ngay cả khi bạn tạo một sổ ghi chép cho từng chủ đề và một ghi chú cho từng thành phần của chủ đề đó. Các sổ ghi chép có thể được kết hợp thành các ngăn xếp (ví dụ: “Công việc”, “Học tập”, “Trang chủ”): để thực hiện việc này, trong menu có các sổ ghi chép lựa chọn, hãy chuyển cuốn sách này sang cuốn sách khác. Hãy xem xét các tiêu đề ở mỗi cấp độ của hệ thống phân cấp để giúp điều hướng dễ dàng hơn. Nếu bạn cảm thấy có quá nhiều ghi chú trong một sổ ghi chép, bạn có thể dễ dàng kết hợp chúng với nhau: chọn chúng qua CMD/CTRL + nhấp chuột phải, sau đó nhấn SHIFT + CMD/CTRL + M. Để điều hướng nhanh giữa các sổ ghi chép, hãy sử dụng phím tắt tổ hợp phím CMD/CTRL + J.

2. Lưu các truy vấn tìm kiếm được sử dụng thường xuyên.

Evernote không chỉ cho phép bạn chọn các tìm kiếm gần đây, mà còn lưu lại những việc bạn thường làm. Để thực hiện việc này, hãy nhập truy vấn tìm kiếm, nhấn ENTER, sau đó chuyển đến menu Chỉnh sửa - Tìm kiếm và nhấn Lưu Tìm kiếm. Truy vấn này bây giờ sẽ được lưu trữ trong menu thả xuống tìm kiếm bên dưới các truy vấn gần đây của bạn. Đừng quên các lệnh tìm kiếm nâng cao: bạn không cần phải ghi nhớ chúng mà hãy thêm chúng thông qua danh sách thả xuống nằm ở cuối menu tìm kiếm.

3. Cố gắng hình dung từng nốt nhạc
và thêm tệp đính kèm.

Một trong những ưu điểm chính của Evernote là rằng trong một ghi chú, bạn có thể lưu trữ nhiều loại dữ liệu khác nhau: văn bản, hình ảnh, âm thanh, tệp PDF. Hãy cố gắng sử dụng chúng thường xuyên nhất có thể. Để tăng tốc công việc của bạn, hãy sử dụng tiện ích mở rộng Web Clipper, tiện ích này giúp bạn nhanh chóng lưu các trang web trong Evernote dưới dạng ảnh chụp màn hình hoặc văn bản và ứng dụng Skitch để tạo chú thích trên hình ảnh. Ngoài ra, đừng quên rằng các phần quan trọng của văn bản có thể được đánh dấu bằng điểm đánh dấu và chỉ cần nhấp vào một nút, bạn có thể tạo một số loại danh sách và bảng - tất cả điều này đều có trong thanh định dạng. Evernote cũng có tiện ích mở rộng web Rõ ràng, trong đó bạn có thể đánh dấu các vị trí quan trọng trong văn bản khi đọc - chỉ những vị trí được đánh dấu mới được lưu trong ghi chú.

4. Hãy suy nghĩ về hệ thống phân cấp thẻ của bạn.

Bộ sưu tập hàng trăm, hàng nghìn ghi chú không thể thực hiện được nếu không có hệ thống gắn thẻ được cân nhắc kỹ lưỡng.Để bắt đầu, hãy chọn một vài danh mục thẻ (ví dụ: theo chủ đề, mô tả và dự án cụ thể), sau đó đặt tất cả các thẻ hiện có vào từng loại này. Để thực hiện việc này, trong menu thẻ, hãy di chuyển thẻ này sang thẻ khác: điều này sẽ khiến chúng trở thành thành viên của cùng một nhóm. Ngoài ra, đừng quên rằng Evernote có các loại thẻ cá nhân và chia sẻ: loại thứ hai cho phép bạn gắn thẻ ghi chú của người khác mà không ảnh hưởng đến thẻ của chủ sở hữu.

5. Chuyển đổi tất cả giấy tờ bạn có sang dạng kỹ thuật số - bao gồm cả danh thiếp.

Thay vì cất giữ một lượng giấy tờ khổng lồ trong ngăn kéo bàn làm việc của bạn, Bạn có thể số hóa tất cả chúng và loại bỏ những thứ không cần thiết trong bản gốc. Hãy nhớ rằng: bạn lưu trữ càng nhiều trong Evernote thì càng tiện lợi, vì vậy hãy thoải mái đặt danh thiếp, tài liệu, biên lai, hóa đơn và mọi thứ khác vào đó. Hơn nữa, ứng dụng có thể nhanh chóng đọc dữ liệu từ chúng và chuyển đổi nó thành định dạng văn bản.

6. Liên kết ghi chú với các liên kết nội bộ.

Bạn có thể chia sẻ ghi chú không chỉ với người dùng ứng dụng - Để lấy liên kết công khai tới ghi chú của trình duyệt, hãy nhấn CMD/CTRL + /. Nếu một ghi chú là không đủ, bạn có thể thêm liên kết nội bộ giữa các ghi chú: trong menu được mở ra bằng cách nhấp chuột phải vào ghi chú, chọn Sao chép liên kết ghi chú, sau đó chọn phần văn bản mong muốn trong ghi chú khác, nhấp chuột phải và chọn Liên kết - Thêm từ menu ngữ cảnh, sau đó sao chép liên kết từ bảng ghi tạm vào trường xuất hiện và nhấn Enter.

Cách thuận tiện nhất là tạo ghi chú mục lục tự động bằng cách chọn tất cả các ghi chú cần thiết bằng cách sử dụng tổ hợp CMD + nhấp chuột trái và nhấp vào nút Tạo ghi chú mục lục. Evernote sẽ tạo một ghi chú phác thảo riêng, có thể bổ sung các điểm chính, liên kết đến các bài viết, ảnh và các tệp đính kèm khác về chủ đề sẽ hữu ích cho khán giả bài thuyết trình của bạn hoặc đồng nghiệp mà bạn gặp mặt. Không giống như email, các ghi chú có thể được bổ sung và sửa chữa dễ dàng - điều này cũng áp dụng cho các tệp đính kèm của chúng. Tốt nhất nên đặt ghi chú mục lục ở thanh bên hoặc thanh công cụ, tùy thuộc vào cách tổ chức giao diện của bạn.

7. Tạo mẫu cho các loại ghi chú khác nhau.

Chắc chắn bạn thường xuyên phải tạo những bài viết có định dạng tương tự.Để tránh lãng phí thời gian vào thiết kế của họ, hãy tạo một ghi chú mẫu và lưu nó dưới dạng tệp riêng ở định dạng ENEX (bạn có thể chỉ cần di chuyển ghi chú vào thư mục bạn cần). Sau đó, tất cả những gì bạn cần làm là sao chép nội dung mẫu vào ghi chú mới cùng loại. Nếu bạn cần một công cụ tạo mẫu mạnh mẽ hơn, hãy thử KustomNote, công cụ này dễ liên kết với Evernote.

8. Thêm ghi chú vào Evernote từ email và các nguồn khác.

Trong tab Tóm tắt nằm trong menu Cài đặt Tài khoản, có một địa chỉ email có thể chuyển những bức thư nhận được thành các mục Evernote. Chỉ cần gửi một lá thư có nội dung của ghi chú trong phần nội dung và chủ đề theo định dạng sau là đủ:

[tên ghi chú] ![ngày nhắc nhở YYYY-MM-DD] @[tên sổ ghi chép] #[các thẻ được phân tách bằng dấu phẩy]

Đối với người dùng Google Chrome và Gmail, tiện ích mở rộng Augment phù hợp. Nếu bạn sử dụng Lịch Sunrise, hãy nhớ liên kết lịch đó với Evernote để bạn có thể nhanh chóng tìm thấy các ghi chú cuộc họp trên lịch của mình. Ngoài ra, hãy xem một số công thức hữu ích trên IFTTT: ví dụ: bạn có thể tự động lưu các bài đăng được gắn thẻ trong Pocket vào Evernote.

9. Ẩn văn bản ghi chú dưới mật khẩu.

Mặc dù không có gì ngăn cản bạn bảo vệ tài khoản Evernote của mình bằng xác thực hai bước,điều này không loại bỏ kỹ thuật xã hội - hoặc thậm chí thực tế là những người ở gần có thể nhìn thấy ghi chú của bạn. Để tránh sự bất tiện, hãy đặt văn bản ghi chú của bạn dưới mật khẩu. Để thực hiện việc này, hãy chọn phần văn bản mong muốn, nhấp chuột phải và chọn Mã hóa văn bản đã chọn. Nếu muốn, bạn có thể định cấu hình ứng dụng để ghi nhớ mật khẩu của mình cho toàn bộ phiên hiện tại. Quan trọng nhất, đừng quên mật khẩu của bạn - Evernote sẽ không lưu trữ mật khẩu đó và không thể giúp bạn khôi phục mật khẩu đó.