Tipuri de rapoarte standard în acces. Report Designer este utilizat pentru a edita un raport creat în Report Wizard. Exersarea și dezvoltarea rapoartelor complexe
Rapoarte in Access sunt folosite pentru a prezenta datele într-un mod ușor de înțeles și expresiv și sunt destinate în primul rând pentru imprimare, mai degrabă decât pentru afișare pe ecran. De obicei, rapoartele sunt produsele finale ale lucrului cu o bază de date. Ca și în cazul creării de formulare, crearea unui raport utilizează date din tabele și interogări (uneori și formulare, dar acest caz nu se mai aplică rapoartelor simple).
La proiectarea rapoartelor, se folosește o mare parte din aceeași tehnologie ca și la proiectarea formularelor, cu toate acestea, spre deosebire de formulare, utilizatorului nu i se permite să modifice datele din rapoarte. La editarea rapoartelor în modul Constructor(vezi Fig. 42) se folosesc aceleași zone ale interfeței ca la editarea formularului - zone AntetȘi Note, regiuni SuperiorȘi Subsol, Zona de date.
Orez. 38. Fereastra pentru selectarea modurilor de generare a rapoartelor
Următoarele moduri sunt utilizate pentru a crea rapoarte: Constructor, Asistent de raportare, Expert diagramă, Etichete de corespondență, și Rapoarte automate: la coloanăȘi bandă(vezi Fig. 38).
Ca și în cazul formularelor, un raport complet creat folosind rapoarte automate, se obține imediat după specificarea tabelului sau a interogării sursă. Maestru Etichete poștale deși funcționează în mai mulți pași, nu necesită multe explicații. Bazat pe aceeași utilizare Experti de raportare Majoritatea rapoartelor sunt create în Access, care poate avea o structură destul de complexă. Mai jos vom discuta în detaliu cum să lucrați cu acest Maestru.
Trebuie remarcat, totuși, că toate rapoartele enumerate mai sus sunt numite anexat(la sursa de date), deoarece toate, ca și formularele, folosesc tabele sau interogări pentru construirea lor. Cele mai complexe structuri sunt cele ale rapoartelor create „de la zero” de către utilizatorul însuși în Constructor. Rapoarte care pot conține subordonatii rapoarte, utilizați sortări speciale care nu sunt furnizate de vrăjitori, precum și folosiți diverse funcții de acces etc., se referă la așa-numitele. gratuit rapoarte. Cu toate acestea, crearea de rapoarte complexe folosind Designer necesită cunoștințe suplimentare și nu este discutată aici.
Bazat Experti de raportareÎn Access, puteți pregăti un raport care combină datele dintr-un tabel sursă sau dintr-o interogare pe baza anumitor criterii. Aceste rapoarte sunt cele mai des create, deoarece vă permit să calculați totaluri pentru grupuri de date și să furnizați informații într-un format ușor de utilizat. Pentru a crea astfel de rapoarte rezumative, utilizați comanda Se grupează...(vezi Fig. 39) și calculele corespunzătoare pentru datele grupate în caseta de dialog Rezultate(vezi Fig. 41). În acest caz, puteți specifica până la patru câmpuri după care vor fi grupate datele.
Dacă raportul conține câmpuri numerice, atunci pentru fiecare interval al unui grup de valori numerice Expertul calculează automat suma valorilor conținute în aceste câmpuri. Cu toate acestea, folosind comenzile casetei de dialog Rezultate(vezi Fig. 41), puteți calcula medii ( Mediu), minim și maxim (respectiv Minim maxim) valorile câmpurilor grupate, precum și procentele.
Orez. 40. Selectarea intervalelor de grupare pentru câmpurile grupate
Orez. 41. Fereastra pentru specificarea calculelor la crearea unui raport cu totaluri
Puteți edita oricând un raport creat în modul Constructor(vezi Fig. 42). Pentru a defini sau modifica proprietățile zonelor de raport individuale, faceți clic pe bara de nume a zonei corespunzătoare și selectați comanda Proprietăți.
Rețineți că în rapoarte unele dintre controale conțin proprietăți ExtensieȘi Comprimare. Dacă sunt setate la egalitate Adevărat, apoi la imprimare, Access va ajusta automat dimensiunea elementului corespunzător, astfel încât textul lung să nu fie tăiat de fereastra elementului, iar textul scurt să nu micșoreze fereastra elementului, astfel încât să nu ocupe spațiu inutil la imprimare .
Orez. 42. Fereastra Designer pentru a edita raportul
Pentru a încheia munca noastră cu baza de date, vom demonstra o oportunitate simplă și utilă pe care DBMS-ul Access o oferă datorită compatibilității cu alte aplicații software ale pachetului Microsoft Office (MS) - vom pregăti distribuția literelor seriale în Word de testare editor, folosind informațiile stocate în tabelele bazei de date.
Utilizați un editor de text Word pentru a pregăti un șablon pentru o scrisoare în serie de mulțumire clienților pentru participarea lor activă la încheierea contractelor de furnizare și comanda de mărfuri în depozitul dumneavoastră.
Creați o nouă solicitare „Recunoștințe”, în care includeți numele organizațiilor care au participat cel mai activ la încheierea contractelor cu compania dvs., definind o condiție eșantion pe baza numărului de contracte încheiate pentru furnizarea de bunuri (cele trei cele mai bune companiile ar trebui incluse în eșantion). Pe baza cererii generate, începeți să creați un nou raport utilizând expertul Îmbinați cu MS Word, de ce trebuie să executați comenzile secvenţial? Legături Office/Legături MS Word.
După aceasta, se va deschide o casetă de dialog Experti pentru documente compuse. Puteți lucra cu un document MS Word pregătit anterior sau puteți crea unul nou selectând comanda corespunzătoare din caseta de dialog. Când creați un document nou, Access lansează Word, stabilește o conexiune DDE între Word și Access și deschide un nou document text în care puteți compune o nouă literă.
Orez. 43. Conectarea Word și Access
Pregătiți o scrisoare de serie cu conținutul prezentat în Fig. 43. Numele câmpurilor evidențiate între ghilimele sunt introduse în locul corespunzător secvenţial din textul literei din listă, care trebuie deschisă făcând clic pe pictogramă. Adăugați un câmp de îmbinare(vezi Fig. 43). Lista ar trebui să conțină toate câmpurile cererii „Mulțumiri” create, inclusiv câmpurile de care avem nevoie „Clienți” și „Produse”. După ce faceți clic pe pictogramă Câmpuri/Dateși folosind butoanele pentru defilarea valorilor câmpurilor din tabelul de interogare a bazei de date, puteți previzualiza literele pregătite pentru imprimare.
La tipărirea scrisorilor, acestea sunt înlocuite cu date din tabelul corespunzător al bazei de date. Numărul de litere este determinat de numărul de înregistrări din tabel, din care valorile pentru câmpurile de control din literă sunt introduse una câte una pentru fiecare înregistrare.
După salvarea și închiderea documentului text, reveniți la Acces. Datorită conexiunii DDE, atunci când datele din tabelul Access se modifică, datele din mesajul serial vor fi actualizate automat. Rețineți că atunci când deschideți un fișier cu o literă de serie în editorul Word, Accesul cu baza de date necesară este încărcat automat.
Întrebări de control
Scopul rapoartelor.
Structura raportului.
Moduri de generare a rapoartelor.
Expertul de raportare.
Calcule în rapoarte.
Constructor rapoarte.
Crearea de documente comune Access și Word.
LITERATURĂ
Informatică/Ed. S.V.Simonovici. Sankt Petersburg: Peter, 1999.
Veiskas D. Lucrul eficient cu Microsoft Access 2.0, 1996.
Dwayne G. Acces 97. Enciclopedia utilizatorului. Kiev: DiaSoft, 1997.
Jennings R. Utilizând Microsoft Access 2000. Moscova: Williams, 2000.
Novikov F., Yatsenko A. Microsoft Office 2000 în general. Sankt Petersburg: BNV, 1999.
Zmitrovich A.I. şi altele.Tehnologii informaţionale în economie. Minsk: Vede, 1998.
Context teoretic
Tabelele, formularele, rapoartele și interogările sunt obiectele principale în bazele de date moderne.
Pentru a simplifica vizualizarea, introducerea și modificarea datelor într-un anumit tabel, sunt create unul sau mai multe formulare. Forme sunt șabloane care controlează afișarea informațiilor la introducerea, vizualizarea și ajustarea datelor.Formularele facilitează munca de introducere a informațiilor în baza de date, afișarea datelor din tabele și interogări într-un format convenabil pentru citire și analiză.
Raport este un instrument pentru organizarea vizualizării și tipăririi informațiilor rezumate într-o formă ușor de utilizat. Raportul poate furniza rezultatele calculelor complexe, comparații statistice și poate include, de asemenea, imagini și diagrame.
Cereri sunt un mijloc de prelucrare a datelor stocate în tabele Interogările colectează datele solicitate dintr-unul sau mai multe tabele în funcție de criterii specificate și sunt un instrument de căutare și structurare a datelor. Atunci când utilizați tehnologia client-server, unde bazele de date principale sunt stocate pe serverul bazei de date, sistemul de interogare vă permite să reduceți cantitatea de informații transmise prin rețea. O interogare este o întrebare despre date, adică un set de condiții prin care informațiile sunt preluate din tabele. Rularea unei interogări generează un nou tabel de date, care, atunci când interogarea este repetată, poate fi actualizat în conformitate cu modificările informațiilor din tabelele sursă. Sunt diferite tipuri de cereri: selecție, interogare cu parametri, interogări încrucișate, interogare pentru modificarea unui tabel.
Interogări cu parametru – Aceasta este o selecție de înregistrări din tabelul de bază pe baza parametrilor introduși.
Cereri de mostre - aceasta este pentru a obține un tabel rezultat care afișează înregistrări din tabelele de bază care îndeplinesc condițiile de interogare. Când construiți expresii în interogări, utilizați:
semne de comparatie:< меньше, <=меньше или равно, >mai mare decât, >= mai mare sau egal cu, = egal cu,<>nu este egal;
· operații logice: Și (Și), Nu (Nu), Sau (Sau);
· Instrucțiuni SQL: In (pentru a determina dacă un element de date este conținut într-o listă de valori) și Between...And (pentru a selecta valori dintr-un anumit interval).
· funcții: Avg() – valoare medie aritmetică; Count() – numărul de înregistrări; Sum() – suma tuturor înregistrărilor etc.
De exemplu:
a) valorile mai mici de 50, dar mai mari de 60 inclusiv, sunt specificate în condiția ca<=50 Or >=60;
b) valorile din segment sunt specificate în condiția ca >=50 Și<=60 или; Between 50 and 60;
c) toate datele pentru 2008 în condiția sunt specificate ca Între #01.01.2008# și#31.12.2008#;
d) valorile din lista de valori enumerate sunt specificate în condiția ca In(50; 55; 57; 60).
Metodologia și ordinea de lucru
Să creăm formulare, rapoarte și interogări la tabelele bazei de date Campuri petroliere.
1. Descărcați Access DBMS și deschideți baza de date Nume_Câmpuri.
2. Creați un formular pentru tabelele înrudite. Pentru a face acest lucru, deschideți fila Creare, găsiți secțiunea Forme. Formularele pot fi create ca un formular obișnuit și utilizând Expertul formular.
2.1 Puteți utiliza instrumentul Formular pentru a crea rapid un formular cu un singur element. Acest tip de formular afișează informații despre o singură înregistrare la un moment dat. Pentru a crea un formular cu un singur element:
– în zona de navigare, selectați tabelul (de exemplu, Wells) cu datele pe care doriți să le adăugați în formular;
– pe filă Creareîn grupul Formulare, selectați comanda Formular. Access creează formularul și îl afișează în vizualizarea Aspect. În acest mod, se pot face modificări în formular, dar acesta continuă să afișeze date. De exemplu, puteți redimensiona câmpurile de text pentru a se potrivi cu toate datele. Pentru a începe să utilizați formularul, comutați la vizualizarea Formular din filă Acasă in grup Reprezentare selectați elementul Vedere, și apoi - Modul formular. . Dacă Access întâlnește un tabel cu o relație unu-la-mulți cu tabelul sau interogarea care a fost folosită pentru a crea formularul, creează un subtabel pentru formular pe baza tabelului sau a interogării asociate. Dacă este necesar, puteți elimina subtabelul din formular. Pentru a face acest lucru, trebuie să comutați la modul aspect, selectați un subtabel și apăsați tasta DELETE.
2.2 A crea formulare folosind vrăjitorul pe filă Creare in grup Forme faceți clic pe butonul Alte formeși apoi selectați comanda Form Wizard .. Apoi, urmați instrucțiunile vrăjitorului. La primul pas al dialogului cu maestrul Crearea formularelor determina compoziția câmpurilor tabelului de date. Pentru a face acest lucru, selectați tabelul de bază Brigăzi, pe listă Câmpuri disponibile Puteți selecta câmpurile afișate în formular. Făcând clic pe butonul >> , includeți în listă Câmpurile selectate toate câmpurile tabelului Brigăzi. Apoi, selectând tabelul Wells, adăugați oricare două câmpuri de tabel Wells făcând clic pe butonul >, cu excepția câmpului Locul nașterii(acest câmp dublează câmpul Locul nașterii Mese Brigăzi) la listă Câmpurile selectate. Faceți clic pe butonul Mai departe.
La pasul următor al dialogului cu vrăjitorul, selectați tipul de prezentare a datelor, specificând ca tabel principal Brigăziși activarea opțiunii Subformulare. Făcând clic pe butonul Mai departe, selectați aspectul subformularului tabular(sau o singură coloană, panglică), selectați un stil de design (standard, elegant , afaceri etc.), de exemplu, Internaţional.
În etapele următoare ale dialogului cu maestrul Crearea formularelor Dați un nume fiecărei forme legate. Finalizați crearea formularelor făcând clic pe butonul Gata.
Pentru a începe, faceți clic pe comanda rapidă a tabelului principal Brigăzi. După aceasta, pe ecran se va deschide o fereastră de formular. Brigăzi cu un subformular Wells. Folosind tastele de navigare (◄, etc.) din partea de jos a ferestrei, parcurgeți toate intrările, mergeți la prima și ultima.
Introduceți date (luați arbitrar) despre două puțuri noi în orice câmp. Dacă se dovedește că dimensiunea câmpului din formular este prea mică pentru prezentarea datelor, atunci închideți fereastra formularului și specificați formularul principal Brigăziși faceți clic pe butonul Constructor pe bara de instrumente. Pentru a redimensiona controalele din formular, treceți cu mouse-ul peste marginea controlului selectat și, când indicatorul se schimbă într-o formă de mână, mutați controalele. Închideți vizualizarea designului, salvând modificările aspectului formularului.
3. Închideți fereastra formularului și deschideți tabelele Brigăzi și Fântâni, revizuiți intrările pe care le-ați făcut și asigurați-vă că există intrări corelate în ambele tabele.
4. Crearea unui raport. Puteți include toate câmpurile unuia sau mai multor tabele în raport sau le puteți selecta doar pe cele necesare. Puteți utiliza raportul simplu sau expertul pentru raportare. Pe fila Creare in grup Alte clic Expertul de interogări.
4.1 Raport simplu - Acesta este cel mai rapid mod de a crea un raport, deoarece generează raportul imediat, fără a solicita informații suplimentare. Raportul va afișa toate înregistrările tabelului sau interogării de bază. Raportul poate fi apoi salvat și modificat în vizualizarea Layout sau Design pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastră. Creați un raport pe unul dintre tabele, de exemplu Wells. Pentru a face acest lucru, selectați-l. Pe fila Creare in grup Rapoarte clic Raport. . Access creează raportul și îl afișează în vizualizarea Aspect. Furnizați un nume pentru raport, vizualizați-l și salvați-l
4.2 Luați în considerare utilizarea Experti de raportare. Pentru a face acest lucru, selectați din lista de obiecte Rapoarte, faceți clic pe butonul Creați un raport utilizând expertul. La primul pas al vrăjitorului Generarea de rapoarte, selectați tabelul Brigăzi, includeți câmpuri în raport Al meu și telefonul. Selectați tabelul Wells, includeți câmpuri în raport Ei bine, nu, fundul puțului, altitudine. Făcând clic pe butonul Mai departe, selectați tabelul ca masă principală Brigăzi. La pasul următor al dialogului cu maestrul Generarea de rapoarte adăugați un nivel de grupare selectând un câmp Camp. Faceți clic pe butonul Mai departe, selectați sortarea crescătoare după câmp Fundul forajului. Făcând clic pe butonul Mai departe, selectați un tip de aspect la coloană (fie tabelar, fie aliniat)și activarea opțiunii ajustarea lățimii câmpurilor pentru a le potrivi pe o singură pagină. Selectați stilul de design al raportului care urmează să fie creat - Afaceri(verificați alte stiluri). Faceți clic pe butonul Mai departe.În etapa finală Creați un raport Introdu numele tau Exemplu de raport 1, faceți clic pe butonul Gata pentru a finaliza crearea raportului. Raportul creat va apărea în fereastra principală a bazei de date (Figura 1), în secțiunea Rapoarte. Vizualizați raportul rezultat făcând clic pe numele acestuia. După vizualizarea raportului, închideți-l făcând clic pe butonul Închide pe bara de instrumente.
5. Crearea de interogări.
Să creăm unul simplu cerere de mostra, care vor selecta date despre Puțuri cu densitate petrol ușoară, adâncime de la 3200 m până la 3500 m și numărul de muncitori mai mic de 60. Pentru aceasta se vor folosi câmpurile Densitate ulei, Adâncime sondă, Număr muncitori. Pentru a crea interogări puteți folosi Expertul de interogări sau Modul design. Să luăm în considerare ambele posibilități.
5.1 Selectați o filă Creare capitol Alte buton Expertul de interogări. Similar cu procedura de creare a unui formular: selectați un tabel Brigadă pentru a solicita și folosind cheia > muta câmpurile Câmp, densitatea petrolului, adâncimea puțului la fereastra Solicitare. Apoi de la masă Brigadă adăugați un câmp Numar de angajati. Clic Gata. În pasul următor, dați un nume interogării, cum ar fi Interogare de densitate și adâncime. Selectați Vizualizați raportul. Clic Gatași uitați-vă la rezultatul selecției pentru câmpurile specificate. Închideți interogarea creată; numele acesteia apare în fereastra principală a bazei de date.
Deschideți-l din nou făcând clic pe nume și accesați structura de interogări (Vizualizare în Bara de instrumente). Luați în considerare structura Cererii. În linie Triere câmpuri Densitatea uleiului selectați sortarea Ascendent. Vizualizați rezultatul interogării: faceți clic pe pictograma Barei de instrumente ! (Lansa). Reveniți la structura interogării și setați sortarea la descendent. Vedeți rezultatul solicitării. Modificați interogarea adăugând în linie Condiție de selecție câmpuri Fundul forajului condiție Între 3200 și 3500. Rulați cererea cu modificări pentru execuție. Reveniți la structura interogării și adăugați o condiție <60 în câmp Numar de angajati. Vedeți rezultatul interogării. Închideți-l și salvați.
5.2 Să creăm o Cerere de același tip, dar folosind Constructorul. Selectați o filă Creare capitol Alte, faceți clic pe butonul Cerere nouă - creare în modul design.
De la fereastră Toate mesele, trageți tabele Brigăzi,și apoi - Wells.
Prin tragerea câmpurilor (numărul puțului, densitatea petrolului, fundul puțului, numărul muncitorilor) din tabele Fântâni și Brigăziîn formularul de cerere, determinați câmpurile din tabel pentru cerere și ordinea plasării acestora. În linie Ieșire pe afișaj activați steag de afișare a câmpurilor. În linie Condiție de selecțieîn coloana Densitate ulei, introduceți condiția de selecție „light”, în coloana Fundul forajului introduceți condiția de selecție Între 3200 și 3500,în coloană Numar de angajati condiție <60 .
Curs 15. Crearea de rapoarte folosind MS Access
Rapoartele sunt un format pentru afișarea informațiilor sub forma unui document pe hârtie. În comparație cu formularele, care pot fi și tipărite, rapoartele au două diferențe fundamentale:
§ oferă oportunități ample pentru gruparea și calcularea subtotalurilor și a totalurilor generale pentru seturi mari de date;
§ rapoartele pot fi folosite pentru a produce materiale, etichete și alte documente plăcute din punct de vedere estetic.
Rapoartele sunt utilizate în principal pentru a vizualiza „imaginea de ansamblu”, deci se bazează adesea pe interogări rezumate cu mai multe tabele.
Fereastra de raport și instrumentele sale
Toate instrumentele utilizate pentru a crea un raport sunt echivalente cu instrumentele corespunzătoare de creare a formularelor: Designer, expert raport, raport automat: coloană, raport automat: bandă, expert diagramă, etichete de corespondență. Dintre toate instrumentele de mai sus, doar expertul pentru crearea etichetelor de e-mail este nou. Acest expert vă permite să selectați câmpuri cu nume și adrese, să le formatați pentru a fi utilizate ca etichete de corespondență, are o specializare strictă și, prin urmare, nu este acoperit în acest curs de prelegeri.
Structura raportului în modul de proiectare corespunde aproape complet structurii formularului și este împărțită în secțiuni care au același scop, dar unele dintre propriile caracteristici:
§ „Header” și „Footer” vă permit să afișați informații generale pentru toate paginile raportului, deoarece acestea sunt tipărite în partea de sus și de jos a fiecărei pagini, respectiv, de exemplu, titlul documentului, numerotarea paginilor, data și ora , etc. Puteți afișa aceste secțiuni folosind comanda de meniu Vizualizare - Antet și Subsol.
§ „Titlul raportului” și „Nota raportului” sunt tipărite o singură dată la începutul raportului și, respectiv, la sfârșitul raportului. Titlul include informații care se găsesc de obicei pe copertă, cum ar fi sigla companiei sau titlul raportului. Dacă în aceste secțiuni este plasat un control calculat care utilizează funcția statistică Sum, suma este calculată pentru întregul raport. Puteți activa aceste secțiuni cu comanda Vizualizare - Titlul raportului/notă.
§ „Zona de date” Secțiunea este tipărită o dată pentru fiecare rând de date din sursa de înregistrare. Acesta găzduiește controalele care alcătuiesc conținutul principal al raportului.
§ Antetul de grup și Nota de grup sunt folosite pentru a implementa gruparea în rapoarte. Afișat înainte și, respectiv, după fiecare grup nou de înregistrări. Folosit pentru a tipări numele grupului și pentru a calcula funcții statistice. De exemplu, dacă raportul este grupat pe produse, puteți specifica numele acestora în titlurile grupului. Dacă plasați un control calculat care utilizează funcția de agregare Sum în aceste secțiuni, suma va fi calculată pentru grupul curent.
Rigla și grila vă ajută să planificați aspectul datelor pe pagină. Puteți modifica dimensiunea oricărui departament trăgând chenarul acestuia.
Panoul de elemente este aproape complet similar cu panoul de elemente de formular și nu necesită comentarii. Afișarea barei de instrumente, similar cu formularele, este controlată de comandă Vizualizare - Caseta de instrumente, sau prin buton Panoul de elemente pe bara de instrumente.
Pentru a plasa câmpuri de tabele sau interogări într-un raport, este convenabil să utilizați fereastra „Lista de câmpuri”, care poate fi activată cu comanda Vizualizare - Listă câmpuri.
În fereastra de proprietăți puteți seta proprietățile raportului în sine, secțiunile și controalele acestuia. Setul de proprietăți prezentat în el depinde de obiect. Pentru a accesa fereastra de proprietăți ale componentei, selectați-o și faceți clic pe butonul Proprietăți bara de instrumente sau executați o comandă de meniu Vizualizare - Proprietăți. Fereastra de proprietăți este descrisă în prelegerea anterioară.
Calcule în rapoarte
Ca valoare a proprietății „Date” a aproape orice obiect care vă permite să afișați date, puteți seta expresii de orice complexitate folosind operatori aritmetici. În plus, în calcule puteți utiliza orice funcții încorporate, precum și funcții care sunt definite de dezvoltator în modul VBA . Dacă este necesar, puteți utiliza generatorul de expresii. A indica DOMNIȘOARĂ Accesați atunci când trebuie să utilizați o expresie, introducerea expresiei trebuie să înceapă cu un semn egal (=).
= [Bursă]*0,5
Puteți face referire numai la câmpurile de date situate într-un anumit formular sau pe formulare separate deschise. În al doilea caz, este necesar să se prevadă deschiderea forțată a formularelor care conțin datele necesare, de exemplu, folosind macrocomenzi.
Gruparea în rapoarte
Rapoartele, spre deosebire de formulare, vă permit să grupați. Pentru a include gruparea într-un raport, utilizați fereastra „Sortare și grupare”, care poate fi apelată folosind comanda de meniu Vizualizare-sortare și grupare(Figura 15.1).
Figura 15.1 - Fereastra de sortare și grupare.
În fereastra Sortare și grupare, puteți defini până la 10 câmpuri sau expresii care vor fi utilizate în raport pentru a grupa datele. Primul element al listei definește grupul principal și subgrupurile ulterioare din cadrul grupurilor.
Primul rând al coloanei Câmp/Expresie extinde lista de câmpuri din tabelul sau interogarea de bază. Dacă începeți să tastați cu semnul (=), puteți introduce o expresie în această coloană care conține un link către orice câmp din tabelul sau interogarea de bază.
Pentru fiecare câmp sau expresie, puteți defini un interval de grupare, de ex. Datele pot fi grupate nu numai după valori individuale, ci și pe intervale de valori. Tipul și dimensiunea intervalului depind de tipul de date al câmpului sau al expresiei.
Când grupați după câmpuri de text, puteți începe un nou grup atunci când primele sau mai multe caractere principale din valorile câmpului se schimbă. De exemplu, pentru a crea câte un grup pentru fiecare literă a alfabetului, este necesar să se definească crearea unui nou grup atunci când se schimbă prima literă a valorii câmpului - astfel, se va obține un grup de înregistrări în care valorile câmpului începe cu literele A, B, C etc.
Pentru a seta gruparea după primele caractere, setați valoarea proprietății „Grupare” - După primele semne, iar valoarea proprietății Interval determină numărul de caractere de început prin care trebuie formate grupuri.
Pentru numere, puteți seta proprietatea Grupare la Interval. În acest caz, proprietatea Interval definește intervalele de grupare. Dacă proprietatea „Interval” este setată la 10, atunci grupurile vor fi formate la intervale egale cu 10, de exemplu: de la –20 la –11, de la –10 la –1, de la 0 la 9, de la 10 la 19, de la 20 până la 29 și etc.
Pentru câmpurile de dată/oră, puteți seta valorile proprietății Grupare: Pe an, Pe trimestru, Pe lună, Pe săptămână, Pe zi, Pe oră, Pe minut. Apoi proprietatea „Interval” va indica numărul de ani, trimestre, luni etc. în interval.
Calculați subtotalurile și totalurile cumulate
O altă sarcină care de obicei trebuie rezolvată la compilarea rapoartelor este obținerea totalurilor pentru grupuri de date. Pentru a obține subtotaluri pentru grupuri, puteți plasa controale suplimentare gratuite în aceste secțiuni care utilizează o expresie construită folosind funcțiile totale: Sum, Min, Max, Avg, Count, First, Last, StDev și Var.
O expresie dintr-o secțiune de grup care utilizează o funcție de rezumat nu trebuie să facă referire la un control plasat în zona de date, de ex. Nu veți putea crea un câmp calculat în regiunea de date și face referire la el într-o expresie care utilizează funcția de rezumat. Dar este posibil să se repete expresia calculată în câmpul rezultat. De exemplu, dacă un câmp calculat într-o regiune de date numită Preț conţine expresia [Preț unitar]*[Cantitate], apoi în secțiunea note de grup trebuie să utilizați expresia Sumă([Preț unitar]*[Cantitate]), dar nu Sumă([Preț]).
Folosind secțiunea de note a unui raport, puteți obține totaluri pentru toate înregistrările pentru orice câmp sau expresie. Într-o notă de raport, ca și în notele de grup, sunt permise orice funcții de rezumat.
Pe lângă calcularea totalurilor în secțiuni de grup, puteți crea totaluri cumulate în zona de date. Proprietatea Sumă cumulativă a oricărui câmp numeric plasat în regiunea de date vă permite să calculați totaluri care sunt resetate la zero la începutul fiecărui grup sau acumulate pe parcursul raportului. Când plasați un câmp în zona de date, proprietatea „Date” este setată pentru acesta – valoarea câmpului pentru care se calculează suma, iar pentru proprietatea „Sumă cumulativă” - valoarea Pentru un grup.
Întrebări de control
1. Care este scopul principal al rapoartelor?
2. Ce metode de creare a rapoartelor cunoașteți?
3. Care sunt asemănările și diferențele dintre principalele secțiuni ale formularelor și rapoartelor?
4. Cum sunt create câmpurile calculate?
5. Cum se face gruparea în rapoarte?
6. Cum se calculează totalurile generale?
7. Cum se calculează totalurile cumulate?
8. Denumiți mecanismul de creare a rapoartelor.
Sarcini pentru munca independentă
Exercitiul 1 . Crearea unui raport „Cititori de bibliotecă” folosind vrăjitorul, conform următoarei descrieri:
1. În fereastra „Băzuri de date”, accesați categoria „Rapoarte”.
2. Deschideți fereastra Report Wizard cu comanda „Creați un raport utilizând expertul”. Se va deschide caseta de dialog „Creați rapoarte” (Figura 15.2).
3. În lista derulantă Tabele și interogări, selectați tabelul Cititori.
4. Din lista „Câmpuri disponibile” în lista „Câmpuri selectate”, mutați toate câmpurile din tabel. Faceți clic pe butonul Mai departe.
5. În această etapă, vi se cere să selectați un nivel de grupare, dar gruparea nu este planificată, așa că apăsăm doar butonul Mai departe.
6. Setați ordinea de sortare după câmpul „Nume”, apoi faceți clic pe butonul Mai departe.
7. Selectați tipul de raport - tabular pentru a continua apăsați butonul Mai departe.
8. Selectați stilul textului raportului - comprimat. Hai să apăsăm butonul Mai departe.
9. Specificați numele raportului Cititori de bibliotecăși apăsați butonul Gata. Rezultatul creării raportului este prezentat în Figura 15.3
Figura 15.2 – Fereastra de dialog „Creați rapoarte”.
Figura 15.3 – Fragment din raportul „Cititori de bibliotecă”.
Sarcina 2. Editați raportul Cititori bibliotecă în vizualizarea Design.
Sarcina 3 . Creați-vă propriul raport pentru baza de date „Bibliotecă” IS care vă permite să afișați carduri de bibliotecă care arată aproape de cele reale.
Sarcina 4. Creați un raport care oferă informații despre numărul de cărți pe care le are fiecare cititor.
Access vă permite să creați multe rapoarte diferite de orice complexitate. Înainte de a începe, trebuie să selectați sursa din care vor fi preluate înregistrările raportului. Raportul poate fi fie o simplă listă, fie un rezumat detaliat al datelor de vânzări grupate pe zone. Cu toate acestea, în orice caz, trebuie mai întâi să determinați ce câmpuri conțin datele care ar trebui incluse în raport și ce tabele sau interogări conțin aceste câmpuri.
După selectarea unei surse de înregistrare, cel mai simplu mod este să utilizați Expertul de raportare. Expertul pentru rapoarte este o componentă Access care creează rapoarte pe baza răspunsurilor pe care le primește de la dvs.
În acest articol
Selectarea sursei de înregistrare
Un raport constă din date obținute din tabele sau din interogări și din informații stocate în aspectul raportului, cum ar fi legendele, titlurile și imaginile. Tabelele sau interogările care conțin datele sunt numite și sursa de înregistrare a raportului. Dacă toate câmpurile necesare sunt conținute într-un singur tabel, specificați-l ca sursă de înregistrare. Dacă câmpurile sunt în mai multe tabele, va trebui să utilizați una sau mai multe interogări ca sursă a înregistrărilor. Uneori, aceste interogări există deja în baza de date, dar poate fi necesar să creați noi interogări special pentru acest raport.
Creați un raport utilizând instrumentul Raportare
Instrumentul Raport este cea mai rapidă modalitate de a crea un raport, deoarece generează raportul imediat, fără a vă solicita informații suplimentare. Raportul va afișa toate înregistrările tabelului sau interogării de bază. Deși raportul rezultat va fi probabil departe de a fi perfect, acesta va oferi o imagine de ansamblu rapidă a datelor subiacente. Raportul poate fi apoi salvat și modificat în vizualizarea Layout sau Design pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastră.
Creați un raport utilizând Expertul de raportare
În Expertul de raportare, puteți ajusta câmpurile pe care doriți să le includeți în raport. În același timp, puteți specifica metoda de grupare și sortare a datelor și, de asemenea, puteți adăuga câmpuri din mai multe tabele sau interogări în raport dacă relațiile dintre acestea sunt predefinite.
Notă: Dacă trebuie să adăugați câmpuri din mai multe tabele sau interogări la raportul dvs., nu faceți clic pe butonul din Expertul de raportare Mai departe sau Gata după selectarea câmpurilor din primul tabel sau interogare. Repetați procesul de selecție pentru un alt tabel sau interogare și faceți clic pentru a selecta alte câmpuri pe care doriți să le adăugați la raport. Apoi faceți clic pentru a continua Mai departe sau Gata.
Creați autocolante folosind Autocolante Maker
Sticker Wizard vă ajută să creați autocolante în majoritatea dimensiunilor standard.
În panoul de navigare, faceți dublu clic pe sursa de înregistrare pentru etichete - tabel sau interogare.
Pe fila Creare in grup Rapoarte Selectați Autocolante.
Urmați instrucțiunile de pe paginile expertului de autocolante. În ultima pagină, faceți clic pe butonul Gata.
Etichetele vor apărea în modul de previzualizare, oferindu-vă o idee despre cum vor arăta atunci când sunt imprimate. Puteți folosi glisorul din bara de stare Acces pentru a mări și a vedea detalii. Pentru mai multe informații despre vizualizarea și tipărirea unui raport, consultați .
Notă: Previzualizarea este singurul mod în care sunt vizibile mai multe coloane. Alte vizualizări afișează datele într-o singură coloană.
Creați un raport utilizând instrumentul Raport gol
Dacă nici instrumentul de raportare, nici expertul de raportare nu funcționează pentru dvs., puteți crea un raport de la zero folosind instrumentul Raport gol. Aceasta este o metodă foarte rapidă, mai ales dacă trebuie să adăugați doar câteva câmpuri la raport. Pentru a utiliza instrumentul Raport gol, urmați acești pași:
Secțiuni de raportare
Un raport de acces este format din mai multe secțiuni. Secțiunile pot fi vizualizate în vizualizarea Design. Pentru a crea rapoarte utile, trebuie să înțelegeți pentru ce este folosită fiecare secțiune. De exemplu, secțiunea în care este plasat un control calculat afectează modul în care Access calculează rezultatele. Următoarea listă descrie secțiunile de raport și utilizările acestora:
Titlul raportului. Tipărit o singură dată la începutul raportului. Titlul include informații care se găsesc de obicei pe copertă, cum ar fi sigla companiei, titlul raportului sau data. Dacă adăugați un control calculat care utilizează o funcție de agregare la antetul raportului Sumă, suma este calculată pentru întregul raport. Titlul raportului este tipărit înaintea antetului.
Antetul paginii. Tipărit în partea de sus a fiecărei pagini. Antetul este folosit în cazurile în care este necesar, de exemplu, ca titlul raportului să fie repetat pe fiecare pagină.
Titlul grupului. Tipărit la începutul fiecărui grup nou de înregistrări. Antetul grupului este folosit pentru a tipări numele grupului. De exemplu, într-un raport grupat pe produse, antetul grupului poate fi folosit pentru a tipări numele produsului. Dacă antetul grupului are un control calculat cu o funcție de agregare Sumă, suma este calculată pentru grupul curent.
Zona de date. Această secțiune este tipărită o dată pentru fiecare rând de date din sursa de înregistrare. Acesta găzduiește controalele care alcătuiesc conținutul principal al raportului.
Notă de grup. Tipărit la sfârșitul fiecărui grup de intrări. Puteți utiliza o notă de grup pentru a imprima informații rezumate despre aceasta.
Subsol. Apare la sfârșitul fiecărei pagini. Folosit pentru a numerota paginile și pentru a tipări informații legate de pagină.
Notă de raportare. Tipărit o dată la sfârșitul raportului. Puteți utiliza o notă de raport pentru a imprima totaluri și alte informații rezumative pentru întregul raport.
Notă:În Designer, nota de raport apare sub subsol. Cu toate acestea, atunci când este tipărită sau previzualizată, această secțiune este plasată de mai sus subsol, imediat după ultima notă de grup sau ultimul rând de date de pe ultima pagină.
Despre controale
Controalele sunt obiecte care sunt folosite pentru a afișa date sau pentru a efectua alte acțiuni și, de asemenea, pentru a afișa și manipula elemente care îmbunătățesc interfața cu utilizatorul (cum ar fi casetele de text și imaginile). Accesul acceptă trei tipuri de controale: legat, gratuit și calculat.
Control asociat este un control a cărui sursă de date este un câmp dintr-un tabel sau o interogare. Astfel de controale sunt folosite pentru a afișa valorile obținute din câmpurile bazei de date. Valorile pot fi text, date, numere, booleeni, imagini sau grafice. Cel mai comun tip de control legat este caseta de text. De exemplu, un câmp de text al formularului care afișează numele de familie al unui angajat poate obține aceste informații din câmpul Nume din tabelul Angajați.
Control liber este un control care nu are o sursă de date (cum ar fi un câmp sau o expresie). Comenzile gratuite sunt folosite pentru a afișa informații, linii, dreptunghiuri și imagini. De exemplu, o etichetă cu un nume de raport este un control gratuit.
Control calculat este un control a cărui sursă de date este mai degrabă o expresie decât un câmp. Specificați valoarea pe care doriți să o utilizați pentru control prin definire expresie ca sursă de date. O expresie poate fi o combinație de operatori (cum ar fi = Și + ), nume de controale și câmpuri, funcții care returnează o singură valoare și constante. De exemplu, următoarea expresie calculează prețul unui articol cu reducere de 25% prin înmulțirea valorii din câmpul Preț unitar cu o valoare constantă (0,75):
= [Prețul unitar] * 0,75
Expresiile pot folosi date dintr-un câmp din tabelul de bază sau din interogarea formularului, precum și date dintr-un alt control din raport.
Când creați un raport, poate fi mai eficient să adăugați și să plasați mai întâi toate controalele asociate, mai ales dacă acestea reprezintă majoritatea controalelor din raport. După aceasta, puteți adăuga controale gratuite și calculate folosind instrumentele din grup Controale pe filă Constructor.
Un control se asociază cu un câmp prin definirea câmpului de la care primește date. Puteți crea un control asociat unui câmp selectat trăgând câmpul din lista de câmpuri la raport. ÎN lista de câmpuri sunt afișate câmpurile tabelului sau interogării pe care a fost creat raportul. Pentru a afișa o zonă Lista câmpurilor, pe fila Constructor in grup Controale faceți clic pe butonul Adăugați câmpuri.
În plus, puteți lega un câmp la un control introducând numele acestuia în controlul în sine sau în câmpul de valoare ControlSource pe pagina de proprietăți. Pagina de proprietăți definește caracteristicile controlului, cum ar fi numele, sursa de date și formatul acestuia.
Controlul legat are atașată o legendă, iar acea legendă este implicit la numele câmpului (sau antetul definit pentru acel câmp în tabelul sau interogarea de bază) ca titlu, astfel încât nu trebuie să introduceți singur titlul.
Controlul legat moștenește multe dintre setările câmpului din tabelul sau interogarea de bază (de exemplu, proprietăți Format, ZecimaleȘi Mască de intrare). Acest lucru asigură că valorile proprietăților câmpului nu se schimbă atunci când este creat controlul asociat.
Dacă ați creat deja un control gratuit pe care doriți să îl asociați cu un câmp, setați numele câmpului ca valoare a proprietății ControlSource acest control. Pentru mai multe informații despre proprietate ControlSource căutați „ControlSource” în sistemul de ajutor.
Editarea unui raport în modul aspect
Raportul generat poate fi modificat cu ușurință în modul layout. Pe baza datelor reale ale raportului, puteți ajusta lățimea coloanelor, puteți modifica ordinea acestora, puteți adăuga niveluri de grupare și totaluri. Puteți adăuga câmpuri noi la raport, precum și puteți modifica proprietățile raportului și controalele acestuia.
Pentru a intra în modul Aspect, faceți clic dreapta pe numele raportului din panoul de navigare și selectați Modul aspect .
Access va afișa raportul în vizualizarea aspect.
Lista câmpurilor Lista câmpurilor
Lista câmpurilor.
Finalizarea raportului în modul proiectare
De asemenea, puteți personaliza structura raportului folosind designerul. Puteți adăuga noi controale și câmpuri la raportul dvs. plasându-le într-un formular. Pagina de proprietăți vă permite să setați un număr mare de proprietăți pentru a vă personaliza raportul.
Pentru a comuta la designer, faceți clic dreapta pe numele raportului din panoul de navigare și selectați Constructor .
Access va afișa raportul în designer.
Puteți utiliza pagina de proprietăți pentru a modifica proprietățile raportului, controalelor și secțiunilor. Pentru a deschide pagina de proprietăți, apăsați F4.
Puteți folosi zona Lista câmpurilor pentru a adăuga câmpuri din tabelul de bază sau din interogare la structura raportului. Pentru a afișa o zonă Lista câmpurilor, Efectuați una dintre următoarele acțiuni:
Apoi puteți adăuga câmpuri la raport trăgându-le din zonă Lista câmpurilor.
Adăugarea unui câmp din zona „Field List”.
Pentru a adăuga un câmp, trageți-l din zonă Lista câmpurilor la secțiunea necesară a raportului.
Pentru a adăuga mai multe câmpuri simultan, faceți CTRL-clic pe ele. Apoi trageți câmpurile selectate în raport.
Pe măsură ce trageți câmpurile, Access creează o casetă de text asociată fiecărui câmp și plasează automat o etichetă lângă acesta.
Adăugarea de controale la un raport
Unele controale sunt create automat. De exemplu, atunci când adăugați un câmp din zonă la un raport Lista câmpurilor este creat un control asociat. Multe alte controale pot fi create în designer folosind instrumente din grup Controale pe filă Constructor.
Definirea numelui instrumentului
Treceți mouse-ul peste instrument.
Access afișează numele instrumentului.
Creați un control folosind instrumente din grupul Controale
Această procedură creează un control gratuit. Dacă tipul de control este menit să afișeze date (de exemplu, un câmp text sau o casetă de selectare), trebuie să specificați în proprietatea acestuia ControlSource numele câmpului sau expresia. Pentru mai multe informații, consultați .
Afișarea paginii de proprietăți
Pentru a afișa fereastra Proprietăți în vizualizarea Proiect, efectuați una dintre următoarele:
Pe fila Constructor in grup Serviciu faceți clic pe butonul Fereastra de proprietăți. Vă rugăm să rețineți: dacă utilizați Access 2007, comanda Fereastra de proprietăți este în grup Arată sau ascunde pe filă Constructor.
Apăsați F4.
Salvarea unui document
Salvând aspectul raportului, puteți rula raportul după cum este necesar în viitor. Aspectul va rămâne neschimbat, dar raportul în sine va include datele curente de fiecare dată când îl imprimați sau îl vizualizați. Dacă este necesar, puteți modifica aspectul raportului sau puteți crea un raport similar pe baza acestuia.
Salvarea unui aspect de raport
Salvarea unui aspect de raport cu un nume nou
Dacă utilizați Access 2013 sau o versiune ulterioară, selectați Fişier > Salvează ca > Salvați obiectul ca.
Dacă utilizați Access 2010, selectați Fişier > Salvați obiectul ca.
Dacă utilizați Access 2007, faceți clic pe butonul Microsoft Officeși selectați Salvează ca > Salvați obiectul ca.
În caseta de dialog Conservare introduceți numele în câmp Salvarea obiectului Raport înși apoi faceți clic pe butonul Bine.
Vizualizați, imprimați raportul și trimiteți-l prin e-mail
Salvați aspectul raportului pentru al reutiliza. Aspectul raportului va rămâne neschimbat, dar datele curente vor fi utilizate la imprimarea acestuia. Dacă cerințele dvs. de raport se modifică, puteți modifica aspectul raportului sau puteți crea un raport similar pe baza acestuia.
Vizualizați raportul
Puteți vizualiza raportul în diferite moduri. Alegerea unei metode sau alteia depinde de acțiunile care se presupune a fi efectuate cu raportul și datele incluse în acesta.
Dacă doriți să schimbați temporar dateîn raport înainte de a-l imprima sau de a copia datele raportului în clipboard, deschideți raportul în vizualizarea Raport.
Dacă vrei să te schimbi aspect raport, vizualizarea datelor sale, utilizarea modului de aspect.
Dacă doriți doar să previzualizați raportul înainte de a-l imprima, deschideți-l în modul Previzualizare.
Notă: Dacă un raport are mai multe coloane, acestea vor fi vizibile numai în modul Previzualizare. În modul raport și în modul aspect, raportul afișează o coloană.
Vizualizare în modul raport
Modul Raport este vizualizarea implicită atunci când deschideți un raport făcând dublu clic în panoul de navigare. Dacă raportul nu este deja deschis, faceți dublu clic pe numele acestuia în panoul de navigare și raportul se va deschide în vizualizarea raportului.
Dacă raportul este deja deschis, faceți clic dreapta pe numele raportului în panoul de navigare și selectați Prezentarea raportului.
Lucrul cu date în modul raport
În modul raport, puteți selecta textul raportului și îl puteți copia în clipboard. Pentru a selecta rânduri întregi, faceți clic pe caseta de lângă ele și, fără a elibera butonul mouse-ului, trageți cursorul în jos. Liniile selectate pot fi copiate în clipboard urmând acești pași:
Afișați numai rândurile de care aveți nevoie folosind filtre
În modul raport, puteți aplica filtre datelor. De exemplu, dacă raportul dvs. are o coloană Țară/Regiune și doriți să afișați numai rânduri care conțin numele Canada, faceți următoarele:
În raport, găsiți cuvântul „Canada” și faceți clic dreapta pe el.
Selectați o echipă Este egal cu „Canada”.
Access va crea și va aplica filtrul.
Activarea sau dezactivarea filtrelor
Puteți comuta între modurile de afișare cu și fără filtre folosind butonul Comutați filtrul in grup Sortare și filtrare pe filă Acasă. În acest caz, filtrul nu este îndepărtat - doar el este pornit și oprit.
Scoaterea unui filtru
Faceți clic dreapta pe câmpul din care doriți să eliminați filtrul.
Clic Eliminați filtrul din câmpul: field_name. (În loc de numele domeniului va fi dat numele real al câmpului.)
Dacă un filtru este eliminat, acesta nu poate fi activat folosind comanda Comutați filtrul. Va trebui să recreați filtrul.
Notă: Dacă aplicați un filtru unui raport și apoi salvați și închideți raportul, filtrul este de asemenea salvat. Cu toate acestea, data viitoare când deschideți raportul, Access nu va aplica filtrul. Pentru a aplica din nou acest filtru, în grup Sortare și filtrare pe filă Acasă faceți clic pe butonul Comutați filtrul.
Previzualizare raport
Faceți clic dreapta pe numele raportului în panoul de navigare și selectați comanda din meniul contextual previzualizare.
Pentru a vizualiza secvențial paginile de raport sau pentru a sări la pagina dorită, utilizați butoanele de navigare.
1. Faceți clic pentru a deschide prima pagină.
2. Faceți clic pentru a afișa pagina anterioară.
3. Faceți clic pentru a afișa pagina următoare.
4. Faceți clic pentru a deschide ultima pagină.
5. Introduceți numărul paginii în acest câmp și apăsați ENTER pentru a trece la pagina specificată.
În modul Previzualizare, puteți mări pentru a vedea detalii sau micșora pentru a verifica cum datele se potrivesc pe pagină. Faceți clic o dată pe raport. Pentru a reveni la scara originală, faceți clic din nou. De asemenea, puteți utiliza controlul de zoom din bara de stare Acces pentru a schimba nivelul de zoom.
Pentru a închide previzualizarea, urmați acești pași:
Sfat: După ce previzualizați raportul, puteți exporta rezultatele în Microsoft Word, Microsoft Excel și în alte programe Office. Pe fila Date externe in grup Export Faceți clic pe butonul pentru formatul dorit și urmați instrucțiunile suplimentare.
Imprimați un raport
Raportul poate fi tipărit din orice mod, chiar dacă nu este deschis. Înainte de a imprima, ar trebui să verificați cu atenție setările paginii (cum ar fi marginile și orientarea). Access salvează setările paginii împreună cu raportul, așa că trebuie să le configurați o singură dată. Acești parametri pot fi modificați în viitor, dacă este necesar.
Schimbarea opțiunilor de pagină
Trimiterea unui raport către o imprimantă
Deschideți un raport în orice vizualizare sau selectați-l în panoul de navigare.
Pe fila Fişier selectați elementul Sigiliuși apăsați butonul Sigiliu. Vă rugăm să rețineți: dacă utilizați Access 2007, faceți clic butonul Microsoft Officeși selectați Sigiliu > Sigiliu.
Se va deschide o casetă de dialog Sigiliu.
Setați setările dorite, cum ar fi imprimanta, intervalul de imprimare și numărul de copii.
Faceți clic pe butonul Bine.
Trimiterea unui raport prin e-mail
În loc să imprimați raportul, îl puteți trimite utilizatorilor prin e-mail.
Faceți clic pe un raport din panoul de navigare pentru a-l selecta. Pe fila Date externe in grup Export faceți clic pe . Vă rugăm să rețineți: dacă utilizați Access 2007, faceți clic pe raportul din panoul de navigare pentru al selecta, faceți clic butonul Microsoft Officeși apoi selectați Trimis prin posta electronica.
În caseta de dialog Trimiterea unui obiect selectați din listă Selectarea formatului de ieșire formatul de fișier dorit.
Urmați pașii din casetele de dialog rămase.
În aplicația de e-mail, completați câmpurile obligatorii ale mesajului și trimiteți-l.
De obicei, datele sunt mai ușor de analizat dacă sunt împărțite în grupuri. De exemplu, un raport care grupează vânzările în funcție de regiune poate ajuta la identificarea tendințelor care altfel ar putea trece neobservate. În plus, plasând totaluri (cum ar fi sume sau medii) la sfârșitul fiecărui grup din raportul dvs., puteți înlocui o mare parte din munca calculatorului.
Accesul facilitează lucrul la rapoarte grupate. Puteți crea un raport simplu cu grupare utilizând Expertul pentru rapoarte, puteți adăuga grupare sau sortare la un raport deja creat sau puteți modifica opțiunile de grupare sau sortare care au fost deja specificate.
Notă: Acest articol nu se aplică aplicațiilor web Access, un nou tip de bază de date care este creată în Access și publicată pe Internet.
În acest articol
Creați un raport rezumat cu grupare sau sortare
Chiar dacă este prima dată când creați rapoarte de grupare, puteți crea rapid un raport simplu urmând acești pași:
Creați un raport de grupare utilizând Expertul de raportare
Expertul de raportare vă pune întrebări și creează un raport pe baza răspunsurilor dumneavoastră. Unul dintre ele menționează câmpurile după care doriți să grupați în raport. După ce creați un raport, îl puteți utiliza ca atare sau îl puteți modifica în funcție de nevoile dvs. Înainte de a rula expertul de raportare, decideți alegerea sursei de date.
Lansarea expertului de raportare
Gruparea înregistrărilor utilizând Expertul de raportare
Gruparea vă permite să organizați înregistrările după grup (de exemplu, după regiune sau agent de vânzări). Grupurile imbricate facilitează definirea relațiilor dintre grupuri și găsirea rapidă a datelor de care aveți nevoie. Prin grupare, puteți obține și date rezumative, cum ar fi totaluri sau procente.
Când includeți mai multe tabele într-un raport, expertul verifică relațiile dintre ele și determină cum puteți vizualiza datele.
Sortarea și rezumarea înregistrărilor
Puteți sorta înregistrările în ordine crescătoare sau descrescătoare după 1 până la 4 câmpuri.
Folosind butoanele de navigare din partea de jos a ferestrei de vizualizare, puteți derula prin paginile raportului sau puteți sări la orice pagină din raport. Apăsați unul dintre butoanele de navigare sau introduceți numărul de pagină dorit în câmpul de introducere a numărului paginii, apoi apăsați ENTER.
În modul de previzualizare, puteți mări pentru a vedea detalii sau micșora pentru a vedea unde sunt datele pe pagină. Faceți clic o dată când cursorul mouse-ului indică raportul. Pentru a anula efectul de mărire, faceți clic din nou. De asemenea, puteți utiliza controlul de zoom din bara de stare.
Adăugați sau modificați gruparea și sortarea într-un raport existent
Dacă aveți deja un raport și trebuie să îi adăugați sortare sau grupare sau trebuie să modificați condițiile de sortare sau grupare din acesta, această secțiune vă va ajuta în acest sens.
Adăugați gruparea, sortarea și totalurile
Puteți efectua operațiuni de sortare, grupare și rezumare făcând clic dreapta pe câmpurile din vizualizarea Aspect și apoi selectând operația dorită din meniul contextual. Pentru a accesa vizualizarea Aspect, faceți clic dreapta pe raport în panoul de navigare și selectați Modul aspect.
Notă: Deși instrucțiunile din această secțiune nu vorbesc direct despre zonă, vă recomandăm să o deschideți și să monitorizați modificările din ea pe măsură ce lucrați. Veți dobândi o mai bună înțelegere a ceea ce face Access și, odată ce ați stăpânit domeniul de aplicare Gruparea, sortarea și totalurile, îl puteți folosi pentru a ajusta în continuare raportul. Pentru a afișa panoul Gruparea, sortarea și totalurile:
pe filă Constructor in grup Grupare și totaluri clic Gruparea și sortarea.
Sortați după un câmp
Faceți clic dreapta pe orice valoare din câmpul după care doriți să sortați.
Selectați opțiunea de sortare dorită din meniul contextual. De exemplu, pentru a sorta un câmp de text în ordine crescătoare, faceți clic Sortarea de la A la Z. Pentru a sorta un câmp numeric în ordine descrescătoare, faceți clic Sortați în ordine descrescătoare.
Access sortează raportul după cum specificați. Dacă zona Gruparea, sortarea și totalurile este deja deschisă, este posibil să observați că a fost adăugată o nouă linie în câmp Triere.
Sortare după mai multe câmpuri
Notă: Când aplicați sortarea făcând clic pe un câmp în vizualizarea Aspect, puteți sorta doar un câmp odată. Aplicarea unei sortări pe un alt câmp elimină sortarea pe primul câmp. Acesta este diferit de modul în care sortați în formulare, unde puteți seta o varietate de ordine de sortare făcând clic pe fiecare câmp pe rând și selectând ordinea de sortare dorită. Pentru a crea niveluri de sortare pentru mai multe câmpuri, consultați .
Grupați după câmp
Faceți clic dreapta pe orice valoare din câmpul după care doriți să grupați.
Din meniul contextual, selectați Gruparea.
Access adaugă un nivel de grupare și creează un antet de grup. Dacă zona Gruparea, sortarea și totalurile este deja deschis, va fi vizibil că o linie nouă a fost adăugată în câmp Gruparea.
Adăugați un total la un câmp
Această opțiune vă permite să calculați suma, media, numărul sau alte câmpuri statistice. Valoarea totală este adăugată la sfârșitul raportului, iar totalurile grupurilor sunt adăugate la grupurile de rapoarte.
Faceți clic dreapta pe orice valoare din câmpul pentru care doriți să calculați totalul.
Clic Concluzie.
Selectați operația de efectuat: Sumă, In medie, Numărul de înregistrări(pentru a număra toate înregistrările) Numărul de valori(pentru a număra numai înregistrările cu valoarea acestui câmp), Maxim, Minim, Deviație standard sau Dispersia.
Accesul va adăuga un control la antetul și subsolul raportului, cum ar fi textul calculat, care rezumă totalul. Dacă raportul dvs. conține niveluri de grupare, Access va adăuga anteturi și subsoluri de grup (dacă acestea nu există) și va plasa o valoare totală în fiecare antet și subsol.
Notă: De asemenea, puteți adăuga totaluri făcând clic pe câmpul pe care doriți să le calculați și pe filă Constructor in grup Grupare și totaluri făcând clic Rezultate.
Adăugați grupare, sortare și totaluri utilizând panoul Grupare, Sortare și Totalizare
Lucrul cu o zonă Gruparea, sortarea și totalurile oferă flexibilitate maximă atunci când trebuie să adăugați sau să modificați grupuri, ordine de sortare sau opțiuni totale într-un raport. Modul aspect este cel mai ușor de utilizat, deoarece face mult mai ușor să vedeți modul în care modificările dvs. afectează afișarea datelor.
Afișați panoul Sortare, Grupare și Total
Pe fila Constructor in grup Grupare și totaluri clic Gruparea și sortarea.
Accesul afișează zona Gruparea, sortarea și totalurile.
Pentru a adăuga un nivel de grupare sau sortare, faceți clic Adăugați gruparea sau Adăugați sortare.
Spre regiune Gruparea, sortarea și totalurile va fi adăugat un nou rând și va fi afișată o listă de câmpuri disponibile.
Puteți face clic pe unul dintre aceste nume de câmp sau expresie sub lista de câmpuri pentru a introduce o expresie. După ce faceți clic pe un câmp sau introduceți o expresie, Access adaugă un nivel de grupare la raport. Vizualizarea aspect va afișa imediat ordinea de sortare sau de grup.
Pentru mai multe informații despre crearea și utilizarea expresiilor, consultați Crearea expresiilor.
Note:
După ce ați specificat mai multe niveluri de sortare sau grupare, poate fi necesar să vă deplasați în jos în zonă Sortare, grupare și totaluri pentru a vedea butoanele Adăugați grupareaȘi Adăugați sortare.
Puteți aloca până la zece niveluri de sortare și grupare într-un raport.
Modificarea opțiunilor de grupare
Fiecare nivel de grupare sau sortare conține un set de parametri care pot fi utilizați pentru a obține rezultatele dorite.
Ordinea de sortare. Puteți modifica ordinea de sortare făcând clic pe lista verticală corespunzătoare și selectând opțiunea dorită.
Interval de grupare. Această setare determină modul în care sunt grupate înregistrările. De exemplu, câmpurile de text pot fi grupate după primul caracter (dacă încep cu „A”, „B”, etc.). Câmpurile de date pot fi grupate după zi, săptămână, lună, trimestru sau introduceți propriul interval.
Rezultate. Pentru a adăuga totaluri, faceți clic pe această opțiune. Puteți adăuga totaluri la mai multe câmpuri și puteți calcula mai multe tipuri de totaluri pentru un singur câmp.
Total pe câmpși selectați câmpul pentru care doriți să calculați totalurile.
Faceți clic pe săgeata derulantă Tipși selectați metoda de calcul.
Selectați Arată totalul mare pentru a adăuga un total general la sfârșitul raportului (subsolul acestuia).
Selectați Afișați totalurile grupului și totalul general pentru a adăuga un control la subsolul grupurilor care calculează procentul din totalul general pentru fiecare grup.
Selectați Afișați în antetul grupului sau Afișați în subsolul grupului pentru a afișa totalul general în locația dorită.
După ce ați selectat toate opțiunile pentru un câmp, puteți repeta procesul selectând un alt câmp din lista derulantă Total pe câmp, sau faceți clic în afara ferestrei pop-up Rezultate să-l închidă.
Nume. Vă permite să schimbați titlul câmpului din care se calculează totalul. Folosit pentru antetul coloanei și pentru câmpurile rezumate din anteturi și subsoluri.
Pentru a adăuga sau modifica un titlu:
faceți clic pe textul albastru de după legendă cu titlu;
va apărea o casetă de dialog Scară;
introduceți un titlu nou în caseta de dialog și apoi faceți clic Bine.
Cu/fără secțiune antet. Cu această setare, veți putea adăuga sau elimina secțiunea antet care apare înaintea fiecărui grup. Când adăugați o secțiune de antet, Access plasează un câmp de grupare în antet. Înainte de a șterge o secțiune de antet care conține alte controale decât un câmp de grupare, Access vă va cere confirmarea.
Cu/fără secțiune de note. Utilizați această opțiune pentru a adăuga sau elimina un antet și o secțiune de subsol după fiecare grup. Înainte de a elimina un antet sau o secțiune de subsol care conține controale, Access vă va cere confirmarea.
O reprezentare perfectă a grupului. Această setare determină modul în care sunt așezate grupurile pe pagină atunci când raportul este tipărit. Poate doriți să poziționați grupurile cât mai aproape unul de celălalt posibil pentru a le face ușor de văzut pe pagină. Dar, de obicei, acest lucru crește risipa de hârtie la imprimarea raportului, deoarece majoritatea paginilor vor avea spațiu liber în partea de jos.
Nu ține grupul pe o singură pagină. Folosiți această opțiune dacă nu vă pasă de plasarea grupurilor în pauzele de pagină. De exemplu, 10 elemente dintr-un grup de 30 de elemente pot fi în partea de jos a unei pagini, iar restul de 20 în partea de sus a paginii următoare.
Păstrați grupul pe aceeași pagină. Această setare ajută la minimizarea numărului de întreruperi de pagină dintr-un grup. Dacă un grup nu se încadrează în spațiul rămas pe o pagină, Access lasă acel spațiu gol și plasează grupul pe pagina următoare. Grupurile mari se pot întinde în continuare pe mai multe pagini, dar această opțiune minimizează astfel de apariții.
Păstrați titlul și prima intrare pe aceeași pagină. Se asigură că titlul grupului nu este tipărit separat de grupul însuși în partea de jos a paginii. Dacă Access determină că nu există suficient spațiu pentru a tipări cel puțin o linie după titlu, grupul va tipări de pe pagina următoare.
Modificarea priorității nivelurilor de grupare și sortare
Pentru a schimba prioritatea, faceți clic pe o linie din Gruparea, sortarea și totalurile, iar apoi o săgeată în sus sau în jos la dreapta liniei.
Eliminarea nivelurilor de grupare și sortare
Pentru a șterge un nivel, în zonă Gruparea, sortarea și totalurile selectați linia pe care doriți să o ștergeți și apoi apăsați tasta sau butonul DELETE Șterge la dreapta liniei. Când ștergeți un nivel de grupare, dacă antetul sau subsolul grupului conținea un câmp de grupare, Access îl mută în secțiunea de detalii a raportului. Toate celelalte comenzi sunt eliminate.
Creați un raport rezumat (fără detalii de înregistrare)
Dacă doriți să afișați numai totalurile (date din rândurile de antet și de subsol), pe filă Constructor in grup Grupare și totaluri clic Ascunde detaliile. Aceasta va ascunde înregistrările următorului nivel inferior de grupare, iar datele rezultate vor fi afișate mai compact. Chiar dacă intrările sunt ascunse, controalele din secțiunea ascunsă nu sunt eliminate. Clic Ascunde detaliile din nou pentru a returna rândurile de detalii în raport.
