Cum să încărcați contacte în Outlook. Importă și exportă contacte din Outlook

Contactele, după cum știți, pot fi transferate dintr-o cutie poștală în alta, precum și între conturi Windows. De asemenea, pot fi importate și exportate de la un client de e-mail. Acest lucru vă va permite să le transferați ulterior pe alt computer sau chiar pe altă aplicație (cum ar fi Excel sau Notepad). Astăzi vom vorbi despre cum să transferăm contacte din Outlook sau să le importam în acest program.

Importați și exportați contacte din Outlook 2016, 2013

În cele două cele mai relevante în acest momentÎn versiunile clientului de e-mail, procedura de transfer a contactelor este foarte asemănătoare. Mai întâi, să vorbim despre cum funcționează importarea contactelor în aceste două versiuni Outlook.

Importați contacte în Outlook 2016, 2013

Exportați contacte din Outlook 2016, 2013

Acum să vorbim despre cum funcționează procedura de exportare a contactelor.

Importați și exportați contacte din Outlook 2010, 2007, 2003

Acum să vedem cum funcționează importarea contactelor în versiunile 2010 și 2007 ale clientului de e-mail.

Importați contacte în Outlook 2010, 2007, 2003

Exportați contacte din Outlook 2010, 2007, 2003

Asta e tot pentru rutina de transfer de date către și de la Outlook. Toate acestea funcționează foarte convenabil datorită instrumentelor precum filtrarea datelor și suportul pentru mai multe formate de obiecte exportate și importate.

Uneori, utilizatorul trebuie să schimbe, să completeze sau să transfere o listă de contacte către persoana potrivită, mutați-l la dispozitiv suplimentar. Pentru a face acest lucru convenabil, Outlook are toate instrumentele necesare.

Cum să transferați adrese din Outlook

Cum se exportă contacte

Metodele de transfer de date variază în funcție de versiunea clientului de e-mail Outlook.

Exportați contacte din Outlook 2013

1. Pentru a exporta date din Outlook 2013, deschideți programul și în fila „Fișier” - „Deschideți și exportați” selectați „Importați și exportați”.
2. Clientul de mail va oferi opțiuni posibile. Faceți clic pe elementul „Exportați în fișier”.

Selectați folderul de care aveți nevoie pentru a înregistra informații.

Dați un nume obiectului pe care doriți să-l salvați și faceți clic pe butonul „Terminat”.

Puteți testa noul fișier CSV pe computer, deschizându-l în Excel.

Exportați contacte din Outlook 2010

1. Deschideți Outlook 2010 și accesați fila Fișier.

   Faceți clic pe Fișier în Panoul de control din partea de sus a ferestrei Outlook

Se va deschide fereastra Opțiuni Outlook. În stânga meniu orizontal faceți clic pe „Avansat”.

Se va deschide „Export Wizard”, aici selectați „Comma Separated Values ​​​​(Windows)”, acesta este un alt nume pentru fișierul CSV. Faceți clic pe Următorul.

2. Selectați folderul în care vor fi stocate informațiile de contact.
3. Așteptați până când procesul de transfer de informații este finalizat.

Când utilizați conținutul contactelor transferate în alte produse client de e-mail, veți avea nevoie de elementul „Fișier”. Date Outlook(PST)."

Exportați contacte din Outlook 2007

1. Pentru a transfera contacte din Outlook 2007, deschideți programul și extindeți fila Fișier. În lista de funcții, faceți clic pe „Importați și exportați”.
2. Se va deschide „Expertul de import”, care va fi necesar pentru a genera documentul. Bifați „Exportați în fișier”.
3. În fereastra care se deschide, selectați „Valori separate prin virgulă (Windows)”. Continuați făcând clic pe butonul „Următorul”.
4. Desemnați un folder care va fi locația de salvare. Faceți clic pe „Următorul”.
5. Așteptați finalizarea procesului de transfer.

Cum să transferați contacte din Outlook în Excel

Indiferent de versiunea de Outlook, odată ce transferați fișierul CSV pe computer, îl puteți deschide în Excel.

Nu vă alarmați dacă vedeți celule goale în documentul dvs. Acestea sunt pozițiile care nu au fost ocupate când contactul era încă în Outlook. Nu fiecare persoană notează toate informațiile: o telefon de acasă, numele organizației sau poziției persoanei de contact.

După vizualizarea fișierului transferat în Excel, nu salvați modificările la închidere. Acest lucru poate distruge structura documentului și poate face imposibilă citirea.

Cum să importați contacte în toate versiunile de Outlook

1. Procesul de adăugare a unui fișier CSV la e-mail va fi același pentru toată lumea versiuni de Outlook. Acest lucru se face în același mod ca și exportul: „Fișier” - „Deschide și exportă” - „Import și exportă”. În Expert, selectați Import din alt program sau fișier.
2. 
   
3. După selectarea unei acțiuni, faceți clic pe Următorul. Așteptați finalizarea procesului de transfer.

Importă adrese de internet și e-mail în Outlook toate versiunile

1. Pentru a importa contacte din Outlook, accesați din nou Expertul Import și Export. Selectați Import din alt program sau fișier.
2. În fereastra care se deschide, faceți clic pe „Importați adrese de internet și e-mail”.
3. Selectați dintre două opțiuni de import sugerate " Outlook Express 4.x, 5.x, 6.x sau Windows mail."
4. Faceți clic pe Următorul și așteptați până când contactele sunt importate.

Importați dintr-un alt program sau fișier în orice versiune de Outlook

1. După ce selectați „Importați dintr-un alt program sau fișier”, puteți adăuga contacte din utilitarul Lotus Organizer, precum și informații din Access, Excel sau un simplu fișier text. Selectați programul din care intenționați să adăugați contacte.
2. Va apărea o fereastră care vă va cere să selectați parametrii. Dacă doriți să creați duplicate, faceți clic pe elementul „Permiteți crearea de duplicate”.
3. Selectați folderul în care doriți să obțineți informațiile.
4. Desemnați o locație în care vor fi stocate datele.

Video: instrucțiuni pentru transferul contactelor

Unde se află agenda de adrese în Outlook?

Toate informațiile despre agendă, mesaje, calendare și note sunt stocate pe computer în formă arhivată. Dacă trebuie să-l găsiți, copiați sau mutați, va fi util să știți în ce foldere se află fișierul PST necesar:

• drive:/Utilizatori/<имя пользователя>
• drive:/Utilizatori/<имя пользователя>/Roaming/Local/Microsoft/Outlook;
• drive:/Utilizatori/<имя пользователя>/Documente/Fișiere Outlook;
• drive:/Utilizatori/<имя пользователя>/Documentele mele/Fișiere Outlook;
• drive:/Documente și setări/<имя пользователя>

În cazul în care folosind IMAP, Microsoft Exchange sau outlook.com unde vă salvați informații poștale- spațiu pe server. Datele sunt înregistrate în format PAB. În acest caz, le puteți găsi aici:

• drive:/Utilizatori/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
• drive:/Documente și setări.

Dacă ați folosit un cont intrare Microsoft Exchange Server, apoi „Standalone” cartea de adrese» se află la următoarele adrese:

• drive:/Utilizatori/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
• drive:/Documente și setări/<имя пользователя>/Setări locale/Date aplicații/Microsoft/Outlook.

Creați o agendă de adrese în Outlook

Odată ce agenda a fost creată, puteți adăuga contacte la ea.

Cum să adăugați contacte în Outlook

Contactele stochează informații despre persoane. Puteți introduce doar o adresă e-mail sau completați mai multe informații, de exemplu, numere de telefon, o fotografie a unei persoane, adresa postala, adresa de serviciu.

După crearea unui folder sistematizat de contacte, programul îl va găsi pe cel de care aveți nevoie pe baza primelor litere și va completa automat adresa de e-mail.

Adăugați o persoană de contact dintr-un mesaj de e-mail

Mai întâi trebuie să deschideți mesajul primit, faceți clic clic dreapta mouse-ul peste numele persoanei și selectați „Adăugați la contactele Outlook”. Completați informațiile necesare conform numelor câmpurilor, apoi salvați.

Adăugarea unui contact de la zero

Video: instrucțiuni pentru adăugarea contactelor

Cum să creați o listă de corespondență în diferite versiuni de Outlook

Pentru a trimite simultan mesaje către mai mulți abonați simultan, vă recomandăm să utilizați instrumentul Grup de contact.

Creați o listă de distribuție în Outlook 2013

Creați o listă de distribuție în Outlook 2010

În meniul principal program de lucru selectați „Creați un grup de contacte”. Completați informatii importanteși salvați.

Video: Cum se creează un grup de contacte în Outlook 2010

În Outlook 2007, urmați calea „Fișier” - „Nou” - „Lista de distribuție” sau apăsați Ctrl+Shift+L. Completați informațiile despre participanți și salvați.

Selectați agenda prin „Fișier” - „Creare” sau utilizați comanda Ctrl+Shift+L

Câte persoane le puteți trimite simultan un mesaj depinde de dimensiunea fișierelor de nume. Aproximativ, numărul mediu este de 100 de contacte.

Ștergerea contactelor din Outlook

Pentru a preveni contactele duble, atunci când le importați în „Expert de import”, nu uitați să modificați parametri standard mutarea „Permite crearea de duplicate” într-un alt articol, unde este oferită opțiunea de înlocuire a celor existente.

Dacă contactele s-au dublat deja, atunci le puteți elimina din „Lista de contacte” făcând clic pe elementul „Telefoane”. În câmpul care se deschide în fața ta, trebuie să selectezi contacte duplicate și apoi să apeși DELETE.

Dacă în „Opțiuni de contact” debifați secțiunea „Verificați automat contactele duplicate”, atunci când selectați o persoană programul Outlook nu va urmări cărțile de vizită duplicate.

Funcția principală a programului Microsoft Outlook lucrează cu e-mailul. În plus, poate îndeplini funcțiile caietulși manager de contact. După ce ați învățat cum să adăugați, să ștergeți contacte și să creați grupuri în client de mail Outlook, utilizatorul poate configura programul așa cum i se potrivește, iar cu ajutorul lui va rămâne în contact cu prietenii și colegii.

Mail Client Outlook atât de popular încât este folosit atât acasă, cât și la serviciu. Pe de o parte, acest lucru este bun, deoarece trebuie să vă ocupați de un singur program. Pe de altă parte, acest lucru provoacă unele dificultăți. Una dintre aceste dificultăți este transferul informațiilor din agenda de contact. Această problemă este deosebit de acută pentru acei utilizatori care trimit e-mailuri de serviciu de acasă.

Cu toate acestea, există o soluție la această problemă și vom discuta exact cum să o rezolvăm în acest articol.

De fapt, soluția este destul de simplă. În primul rând, trebuie să încărcați toate contactele într-un fișier dintr-un program și să le încărcați din același fișier în altul. Mai mult, într-un mod similar puteți transfera contacte între versiuni diferite Outlook.

Am scris deja despre cum să exportăm o agendă de contacte, așa că astăzi vom vorbi despre import.

Acum faceți clic pe butonul „Import și Export” și accesați Expertul Import/Export de date.

În mod implicit, aici este selectată opțiunea „Importați dintr-un alt program sau fișier”, care este ceea ce avem nevoie. Prin urmare, fără a schimba nimic, faceți clic pe „Următorul” și treceți la pasul următor.

Acum trebuie să selectați tipul de fișier din care vor fi importate datele.

Dacă ați salvat toate informațiile în format CSV, apoi trebuie să selectați opțiunea „Valori separate prin virgulă”. Dacă toate informațiile sunt stocate într-un fișier PST, atunci articolul corespunzător.

Selectați elementul potrivit și treceți la pasul următor.

Aici trebuie să selectați fișierul în sine, precum și să selectați o acțiune pentru duplicate.

Pentru a indica expertului în ce fișier sunt stocate datele, faceți clic pe butonul „Răsfoiește...”.

Folosind comutatorul, selectați acțiunea corespunzătoare pentru contactele recurente și faceți clic pe „Următorul”.

Acum tot ce trebuie să faceți este să așteptați ca Outlook să termine importul datelor. În acest fel, vă puteți sincroniza contactele atât în ​​Outlook la serviciu, cât și acasă.

În unele limbi, contactele și cărțile de adresă sunt sortate după prenumele utilizatorului și nu după nume de familie, așa cum este obișnuit în țările occidentale. Puteți modifica ordinea implicită de sortare urmând acești pași.

1. Selectați Opțiuni din meniul Instrumente și faceți clic pe butonul Opțiuni de contact.
2. Din lista Cum se stochează, selectați ordinea pe care doriți să o utilizați pentru a vă sorta contactele.

Modificați modul în care sunt stocate contactele și aspectul intrărilor din agendă

ÎN programul Microsoft Cele trei câmpuri ale formularului de contact ale Outlook sunt importante pentru lucrul cu contactele folosind Agenda de adrese. Acestea sunt câmpurile" Numele complet„, „Salvare ca” și „Nume afișat”.

• „Nume complet” – Valoarea câmpului „Nume afișat” se bazează pe datele din câmpul „Nume complet”. De exemplu, dacă au fost introduse numele și prenumele unui contact, numele va fi afișat în formatul prenume-nume (Ivan Petrov).
• Stocare ca—Microsoft Outlook vă va organiza contactele în agenda dvs. în funcție de metoda de stocare pe care o selectați. De exemplu, dacă formatul implicit pentru câmpul „Salvare ca” este nume-prenume și „Ivan Petrov” este introdus în câmpul „Nume complet”, „Petrov, Ivan” va fi afișat în „Salvare ca”. domeniu. Informații despre la acest contact vor fi stocate în agenda de adrese din secțiunea P (Petrov). Formatul implicit este nume-prenume.
• „Nume afișat” - Semnificație a acestui domeniu va apărea în Recipients, Cc și Copii oarbe» mesaj de e-mail și în agenda de adrese când căutați un contact. Valoarea câmpului se bazează pe câmpul Nume complet. Formatul implicit este formatul câmpului Nume complet.

Când scrieți un mesaj, făcând clic pe butoanele „Destinatari” și „Cc” din lista de contacte pot afișa intrările sortate după nume. Pentru a modifica modul în care este stocată și afișată lista de contacte, urmați această procedură:

Schimbați formatul numelui pentru contacte noi

• Formatul câmpului „Nume complet” – în meniul Instrumente, selectați comanda Conturi e-mail. Faceți clic pe Vizualizare sau modificați directoarele sau agendele existente, apoi faceți clic pe Următorul. Selectați „Agendă Outlook” și faceți clic pe butonul „Modificați”. În grupul Agende Outlook, faceți clic pe butonul Contacte: Cutia poștală– mailbox_name”, apoi în grupul „Sort records by” selectați valoarea „Nume și prenume” (Rogov Ivan). Faceți clic pe butonul Închidere și apoi pe butonul Terminare.
• Formatați câmpul „Salvare ca” – selectați Opțiuni din meniul Instrumente. Accesați fila Setări și faceți clic pe butonul Opțiuni de contact. În lista Cum se stochează, selectați valoarea „Nume, prenume”. Faceți clic pe OK de două ori. Închideți programul și reporniți Microsoft Outlook.
• Formatul câmpului „Nume afișat” – valoarea câmpului „Nume afișat” se bazează pe parametrii câmpului „Nume complet”. Modificarea setărilor pentru câmpul Nume complet va schimba setările de afișare pentru câmpul Nume afișat.

Schimbați formatul numelui pentru contactele existente

Numele companiilor care încep cu cuvântul „The” sunt procesate automat începând cu al doilea cuvânt al numelui. De exemplu, numele „The Phone Company” va fi afișat ca „Phone Company, The”. Nu puteți modifica formatul numelor de server Microsoft Exchange, cum ar fi numele din lista globală de adrese.

Eliminarea unui câmp de pe o cartelă de contact

1. În folderul Contacte, faceți clic cardul necesar contact.
2. Din meniul Vizualizare, selectați Aranjare după, Vizualizare curentă, apoi Modificați vizualizarea curentă.
3. Faceți clic pe butonul „Câmpuri”.
4. Din lista Câmpuri afișate, selectați câmpul de șters.
5. Faceți clic pe butonul „Șterge”.

Transformați agenda personală în dosarul Contacte

1. În Outlook, selectați Import și Export din meniul Fișier.
2. Din lista Selectați acțiunea necesară selectați „Importați dintr-un alt program sau fișier” și faceți clic pe butonul „Următorul”.
3. În lista Selectați un fișier de importat, selectați Agendă personală și faceți clic pe Următorul.
4. În zona Fișier de importat, faceți clic pe Răsfoire, selectați fișierul de importat și faceți clic pe Următorul.
5. În lista Selectați un folder de destinație, selectați Contacte și faceți clic pe Următorul.
6. Urmați instrucțiunile suplimentare ale vrăjitorului.

Afișează un index suplimentar de contact

Pentru a adăuga un index de contact suplimentar pentru a naviga între cărțile de contact folosind indexuri multilingve: pașii următori. În vizualizarea Carduri de adresă sau Cartele de adresă detaliate, faceți clic pe butonul Index de contact situat în partea de jos a Indexului de contact. Selectați o limbă pentru indexul opțional. Un index de contact suplimentar este disponibil dacă este instalată cel puțin una dintre următoarele limbi: arabă, chineză, greacă, ebraică, japoneză, coreeană, rusă, thailandeză. Nu pot fi folosite mai mult de două indicatoare simultan.

De afaceri și personal corespondență prin e-mail este o parte integrantă a vieții omul modern. Livrare rapidă mesaje e-mail vă permite să rezolvați eficient multe probleme și să fiți la curent cu toate evenimentele importante.

În fereastra care apare, puteți găsi cu ușurință opțiunea „Importați contacte”. Nu rămâne decât să respectați toate cerințele pe care le va propune cererea.

Inițial, trebuie să indicați locația în care este salvat fișierul cu extensia csv, apoi pur și simplu faceți clic pe butonul „Deschidere” care apare. După aceasta, va începe un proces automat, descarcând cu succes toate contactele pe iPhone. Acest lucru completează procesul de importare a tuturor contactelor care sunt importante pentru dvs.

Datorită unor astfel de acțiuni pe care le poți avea contacte importante mereu cu tine, în al tău gadget mobil. Depozitare simultană adrese de e-mail pe computer și dispozitive mobile vă permite să fiți sigur că pierderea irecuperabilă a datelor este exclusă.