Настроить сборщик почты на Gmail, пошаговая инструкция

В начале октября Gmail запустил долгожданную многими пользователями при отображении писем. Это очередной шаг к улучшению пользовательского опыта работы с почтовым сервисом от Google.

Веб-клиент Gmail и до поддержки адаптивного дизайна имел достаточное количество фишек, выделяющих его среди прочих почтовых сервисов. Пусть каждый из них по отдельности и не уникален, зато в совокупности эти возможности превращают Gmail в универсальное средство при работе с почтой.

Рассмотрим по пунктам несколько полезных возможностей Gmail, которые делают работу удобнее, а управление аккаунтом - более продуктивным.

1. Подберите тему и настройте внешний вид

В Gmail доступны три варианта размера интерфейса списка сообщений: нормальный , просторный и компактный . Просторный будет удобен владельцам мониторов с высоким разрешением, а компактный - тем, кто привык к большому количеству входящих сообщений.

Также Gmail поддерживает добавление цветовых тем - выберите понравившуюся в меню «Настройки - темы». Во-первых, это красиво, а во-вторых, полезно, если вы используете несколько Gmail-аккаунтов - будет несложно визуально различать, в каком из них вы в данный момент находитесь.

2. Настройте фильтрацию писем

Фильтры - это очень мощный инструмент Gmail по структурированию входящих и исходящих писем. С его помощью можно быстро найти все письма, подходящие под широкий диапазон параметров, а также назначить для таких писем различные сценарии.

Например, выделив одно (или несколько) писем, в два клика можно просмотреть всю историю входящих сообщений от этих адресов:

После нажатия пункта меню «Фильтровать похожие письма» покажутся все письма, отправленные с выбранного адреса (адресов), а также откроется меню, где можно будет указать дополнительные критерии фильтрации, если это необходимо.

Предположим, я хочу, чтобы все почтовые рассылки не смешивались в одну кучу с рабочими письмами, но и не терялись. Внизу меню выбираю «Создать фильтр в соответствии с этим запросом»:

Пропустить входящие (архивировать) : таким образом письмо не будет показано в папке «входящие»;
Применить ярлык : можно выбрать один из существующих либо же сразу создать новый.
Если также выбрать вариант «Применить фильтр к соответствующим цепочкам писем «, настройки применятся не только ко грядущим входящим, но и к уже существующим письмам.

Теперь все входящие с адреса, который вы указали в фильтре, будут ждать своего часа в папке «Рассылки»:

Фильтры сообщений Gmail полезны во многих ситуациях. Например, ими удобно пользоваться, когда во входящих несколько сотен писем и нужно в несколько шагов отфильтровать рассылки от личных писем.

3. Подключите несколько почтовых ящиков к одному аккаунту Gmail

В Gmail можно настроить приём почты с пяти дополнительных почтовых аккаунтов. Это необязательно должны быть Gmail-аккаунты - главное, чтобы поддерживался протокол POP3 (его поддерживает абсолютное большинство сервисов электронной почты, так что проблем возникнуть не должно).

Чтобы подключить дополнительный почтовый аккаунт, зайдите в меню «Настройки - Аккаунты и импорт»:

Затем откроется меню настройки, где будет также предложено указать адрес, на который вам будут приходить ответ на сообщения, отправленные с этого адреса через Gmail (по умолчанию ответ будет приходить на тот адрес, который вы добавляете):

Затем откроется окно с настройками почтового сервера. Введите пароль от нового почтового ящика и жмите «далее». Если не получилось подключиться к серверу со стандартными настройками, зайдите в меню почтового клиента подключаемого ящика и проверьте, включена ли поддержка протокола POP3 - часто по умолчанию ее из соображений безопасности отключают.

4. Добавьте переадресацию сообщений на другой почтовый ящик

Возможна также и ситуация, обратная предыдущей - необходимо, чтобы сообщения с адреса на Gmail по умолчанию пересылались на другой почтовый ящик.

Делается это на вкладке меню «Пересылка и POP/IMAP»:

После подтверждения запроса на пересылку в почтовом ящике, который вы указали, в этом же меню можно выбрать безусловную переадресацию на этот адрес:

Если нужно пересылать лишь письма, удовлетворяющие некоторым критериям, Gmail предлагает воспользоваться фильтром и уточнить условия.

5. Включите экспериментальные возможности

В настройках найдите вкладку «Лаборатория», где находятся экспериментальные возможности сервиса.

На этой вкладке можно выбрать и подключить небольшие, но полезные дополнения, которые упростят частые, но тривиальные действия, совершаемые в Gmail. Например, возможность вынести кнопку «отметить как прочитанное» в отдельный пункт меню, либо динамически менять фавикон страницы, показывая количество непрочтённых сообщений - удобно, когда вы держите вкладку закрепленной.

Заключение

Надеемся, что вы так же, как и мы, оценили широкие возможности настройки возможностей Gmail для личных нужд.

Gmail - не единственный почтовый клиент, и список его настроек приведен далеко не полный. Поделитесь в комментариях, какие настройки используете вы. А если используете другой почтовый клиент, расскажите, что вам нравится (или не нравится) именно в нем.

Если вы нашли ошибку, выделите участок текста и нажмите Ctrl + Enter или воспользуйтесь ссылкой , чтобы сообщить нам.

Если вы подписаны на различные рассылки или ведете активную деловую переписку и хотите, чтобы входящие письма автоматически раскладывались по папкам, то эта статья для вас. В ней я расскажу, как настроить почтовый ящик на автоматическую сортировку входящих сообщений без вашего участия.

При большом количестве входящих сообщений возникает желание разложить их по «полочкам», т.е. по отдельным папкам. В терминах Gmail это означает присвоить письмам с определенными общими признаками (адрес отправителя, текст в теме, вложения и т.п.) одинаковый ярлык. Как это сделать?

Создание фильтра

Заходим в наш почтовый ящик.
В строке поиска нажимаем справа стрелку. Появляется окно, в котором надо ввести критерии поиска сообщений. Например, найдем все письма, пришедшие с адреса [email protected] . Для этого в поле «От» укажем этот адрес.
Вы можете указать в качестве условий отбора адрес получателя, содержимое текста, наложить ограничение на размер и дату письма, а также комбинировать параметры.
Чтобы убедиться в правильности составленного запроса, нажмите кнопку «Поиск почты».
Если вы видите письма, которые хотите переместить в отдельную папку, нажмите «Создать фильтр в соответствии с этим запросом».

На следующем этапе укажите где будут располагаться письма.. И сразу применим это действие к соответствующим входящим сообщениям. Для этого установим флаги как показано на рисунке ниже, выберем ярлык и нажмем кнопку «Создать фильтр».

Все письма, которые были отправлены с адреса переместились из папки «Входящие» в папку «Рассылки — сайт» (им был присвоен ярлык «Рассылки/сайт»).

Теперь все такие письма будут автоматически отфильтрованы и помещены в нужную папку. Теперь вам не нужно долго искать во входящих очередное письмо рассылки. Оно уже лежит в отведенном для него месте.

Быстрое создание фильтра

Предположим, у вас появился новый деловой партнер. Он написал вам несколько писем, которые находятся в папке «Входящие».Вы решили завести под них отдельную папку. Чтобы быстро создать фильтр необходимо сделать следующее.

Открыть письмо.
Нажать стрелку рядом с кнопкой «Ответить» и выбрать пункт «Фильтровать похожие письма».
Откроется стандартное окно параметров поиска. Затем следует выполнить действия, описанные выше.

Как изменить параметры фильтра?

Если в папку, которую вы настроили для сбора писем, удовлетворяющих определенным критериям, попадают кроме нужных, другие письма, измените фильтр. Зайдите в «Настройки» — «Фильтры» и нажмите «Изменить». Откроется знакомое вам окно настройки поиска. Уточните запрос. Например, для рассылок можно указать слово, которое всегда встречается в теме письма.

Как удалить фильтр?

Если фильтр больше не нужен, его можно удалить через раздел «Настройки» — «Фильтры». Зайдите туда и выберите «Удалить».

Экспорт, импорт фильтров

При наличии нескольких аккаунтов на Gmail существует возможность переносить фильтры между почтовыми ящиками. Как это сделать? Для начала следует сохранить настройки фильтров в файле, т.е. произвести экспорт. После этого перейти в другой почтовый ящик и там произвести выгрузку (импорт) настроек из файла.

Экспорт фильтров

Отметить фильтры, которые вы хотите перенести.
Нажать кнопку «Экспорт». Будет создан файл mailFilters.xml, который надо сохранить.

Импорт файлов

Перейти в раздел «Настройки» — «Фильтры».
Нажмите «Импортировать фильтры».
Нажмите кнопку «Выберите файл».
Выберите файл с фильтрами – mailFilters.xml.

Укажите фильтры, которые хотите перенести. Если необходимо сразу применить фильтр, отметьте пункт «Применить новые фильтры к существующим письмам».

Нажмите кнопку «Создать фильтры». В случае успеха, в настройках появятся фильтры.

Фильтры это очень удобный и мощный инструмент, с помощью которого настраивается автоматическая сортировка писем . Попробуйте использовать фильтры, и вы больше не сможете без них обходиться.

Одним из самых мощных инструментов Gmail является его система фильтрации. Как ни странно, похоже, что лишь немногие пользователи популярной почтовой службы Google используют фильтры, чтобы улучшить работу электронной почты. Фильтры могут помочь автоматизировать многие задачи, которые делают сами каждый день, и оптимизировать ваш почтовый ящик таким образом, чтобы отображать только те письма, которые вы хотите получать, и удалять нежелательные.

Действительно, что Google по умолчанию уже обеспечивает некоторую фильтрацию электронной почты с помощью категорий и вкладки «Входящие», автоматического выделении «важных» электронных писем и, конечно же, фильтрацию спама. Но создание собственных фильтров поможет вывести организацию почтового ящика на новый уровень и позволит вам тратить меньше времени на упорядочение ваших электронных писем.

Основы фильтрации

Настройка фильтрации осуществляется в Gmail во вкладке «Фильтры и заблокированные адреса» в меню настроек. Для доступа к этому параметру вам нужно будет открыть веб-версию Gmail на компьютере, поскольку в настоящее время нет возможности настроить фильтры из мобильного приложения Gmail.

В этом разделе настроек есть два подраздела: один – для фильтрации сообщений электронной почты и другой – для блокировки сообщений. В этой статье мы рассмотрим подробнее фильтрацию писем, хотя мы легко можем добавить адреса электронной почты в список заблокированных адресов с помощью соответствующей опции.

Первым шагом в настройке фильтра будет создание определённых параметров поиска. Эти параметры будут применены к вашим письмам прежде, чем они попадут в ваш почтовый ящик, поэтому важно, чтобы ваши условия были как можно более конкретными.

Здесь Gmail предоставляет для выбора несколько полей для создания нужных поисковых запросов, вы можете заполнить столько полей, сколько захотите.

Например, предположим, что вы хотите отфильтровать все письма от вашего руководителя, связанные с важным бизнес-проектом с большими вложениями. Вы можете настроить поиск со следующими условиями:

адрес электронной почты вашего руководителя в поле «от»;
название бизнес-проекта или его часть в поле «содержит слова»;
поставьте галочку в квадрате «есть прикрепленные файлы»
в последнем поле укажите размер вложения, скажем, больше 5 МБ.

Следующий шаг – установить, что вы хотите, чтобы фильтр выполнял. Здесь доступно очень много удобных опций, от автоматической маркировки писем до автоматического удаления. Как и в предыдущем шаге, вы можете объединить несколько опций в один фильтр.

Используя предыдущий пример, допустим, вы хотите пометить эти письма как «PDF» и убедиться, что они как можно более заметны в вашем почтовом ящике. В этом случае стоит настроить, к примеру, следующие действия фильтра:

отметить звёздочкой выбранные сообщения;
применить ярлык «PDF»;
никогда не отправлять в спам;
всегда помечать как важное.

Нажмите «Создать фильтр» и он будет работать в фоновом режиме, и оптимизировать работу с входящими письмами, соответствующими заданным условиям.

Теперь, когда вы знаете, что представляет собой система фильтрации и как она работает, мы представляем несколько полезных советов по оптимизации почты. Некоторые из них действительно помогли нам автоматизировать почтовые ящики, сократив нежелательные электронные письма и классифицируя входящие сообщения таким образом, чтобы их можно было легко заметить.

Добавьте ярлыки к рабочим и личным электронным письмам . Если вы используете один почтовый ящик для работы и личной переписки, то вы можете автоматически применять метки к соответствующим электронным письмам с помощью системы фильтрации. Тогда ваши рабочие письма будут выделяться в вашем почтовом ящике.

Выделите письма, связанные с проектами или событиями . Для автоматического выделения наиболее важных сообщений в почтовом ящике используйте ярлыки, звёздочки, а также категоризацию сообщений в системе фильтрации.

Удалите спам раз и навсегда . Бывает, что мы получаем тонну писем от одной и той же группы электронных адресов, и неважно, сколько раз мы помечаем их как спам, они все равно продолжают приходить. Настроив соответствующий фильтр, вы можете автоматически помещать приходящие с этих адресов сообщения в Спам или Корзину.

Пересылайте письма автоматически . Конечно, переслать электронное письмо вручную несложно, но иногда стоит применить более тонкий подход и использовать автоматическую пересылку некоторых сообщений. Система фильтров дает вам такую возможность.

Архивируйте электронные письма . Ваша мама присылает вам устаревшие и не особенно забавные мемы по электронной почте? С помощью системы фильтрации вы можете отмечать эти письма как прочитанные и архивировать их автоматически при получении.

Конечно, есть еще много других вещей, которые вы можете сделать с помощью системы фильтрации электронной почты Gmail, поэтому, если вы хотите оптимизировать свой почтовый ящик и автоматизировать некоторые основные задачи, возможно, вам стоит изучить все её возможности.

Сезон «весенней уборки». Google чистит продукты Google. И я чищу продукты Google. Мусор, накопившийся в Drive, временные отметки на картах, а самое главное - почту. Ни в коем случае не претендуя на единственность решения, просто хочу рассказать, как организовал свою почту. Вдруг кому пригодится или натолкнёт на свои идеи. А может вы уже нашли лучшее решение и расскажете о нём.

GMail хороший. У меня есть четыре главные причины, чтобы пользоваться именно им, а не, скажем, яндекс-почтой:

Сильный спам-фильтр . Когда-то я писал свои серверные штуки, для нетскейпа, потом тюнил спам-ассасин, но как только gmail набрал обороты, я отказался от всего. Просто не нужно.
Вписанность в экосистему Google. Разумеется, это вопрос личных предпочтений. Мне удобно, когда и контакты, и календарь, и облако, всё в одном месте. Поиск даже по почте идёт гугловский: быстрый, точный. В общем, решение Гугла меня в целом устраивает.
Не надо держать почту в СССР. Ибо СОРМ, правоохренительная практика, Большой Брат слушает Skype и читает твои письма. Брат есть и в США, но ему до меня дела меньше, чем ближнему моему. Так что наверное можно обобщить: «Не стоит держать почту на серверах страны, которая может больше других интересоваться твоей личной жизнью».
Настраиваемые фильтры. Позволяют удобно раскидать входящий поток.

Пару дней назад я решил сменить концепцию общения с почтой. Раньше на gmail хранился архив, теперь только рабочие ветки по актуальным сейчас темам. Никакого хранения ключевой информации в почте, и уж тем более, аттачей. Всё или в облака, или в соответствующие проектные папки на дисках. Почта теперь - входящий канал и общение. Поэтому 93К старых сообщений ушло в цифровое небытие, а вместе с ними и большая часть старой структуры папок.

Что я хочу от почты? В первую очередь, понять актуальность: нужно ли срочно реагировать на письмо? Для этого хорошо бы сразу видеть, к какой категории оно относится. Например, письма по бизнесу явно приоритетны. А вот новостные рассылки читаются по остаточному принципу. У каждого свои темы и свои приоритеты. Мне показалось удобным сделать такие папки:

Кому-то может показаться ненужным разделять фотосайты и дневники. Кому-то важно разделить уведомления от банков и с eBay. Кому-то в «friends» захочется сделать подпапки с самыми близкими друзьями, а кто-то захочет в business завести папки для отдельных компаний или проектов. Главное - сама концепция. При взгляде на эти папки в любом почтовом клиенте сразу должно быть видно: вот это я читаю немедленно, а это ждёт .

Расщепить входящий поток помогут фильтры . Раньше я использовал фильтры Thunderbird, но теперь решил перейти целиком на фильтрацию в Gmail. Причина простая: я хочу, чтобы почта фильтровалась независимо от того, включу я рабочий компьютер с Thunderbird, или нет.

В фильтрах может использоваться свой язык запросов с полезными операторами . Не буду описывать, как создать фильтры, об этом подробно сказано . Упомяну лишь общую схему и скажу про не самые очевидные вещи.

Не обязательно делать все фильтры сразу. Можно их создавать постепенно, по факту. Пришло письмо, нажал «Ещё :: Фильтровать похожие письма», сделал фильтр.
В фильтрах, которые раскидывают письма по папкам, помимо «Применить ярлык», поставьте галочку у «Пропустить входящие (архивировать)» («Skip the Inbox (Archive it)»). Gmain работает так: все письма попадают в папку «Вся почта» («All mail») и там и лежат, пока вы их оттуда не удалите. Всё остальное, все папки - лишь «ярлыки» на эти письма. Включая «Входящие» («Inbox»). У одного письма ярлыков может быть несколько, а может не быть вообще - в последнем случае оно будет видно только в папке «Вся почта». То есть если вы применили к пришедшему к вам письму ярлык «Business», письмо будет видно и в папке «Входящие», и в папке «Business», и в папке «Вся почта». И если его удалить, то оно тоже исчезнет отовсюду. Поэтому я и рекомендую ставить галочку у «Пропустить входящие», чтобы письму назначался только один ярлык и не было дублирования. Тогда отфильтрованное письмо будет видно только в нужной папке, а из «Входящих» оно исчезнет. (Разумеется, во «Всей почте» оно будет в любом случае, это хранилище всех писем, которые у вас есть). Кстати, если вы нажмёте на письме кнопку «Архивировать», то Gmail просто уберёт все ярлыки, включая ярлык «Входящие», и письмо будет видно только во «Всей почте».
Имеет смысл для всех фильтруемых писем ставить галочку «Никогда не помечать как спам» . Раз уж вы делаете фильтр, значит наверное как-то доверяете источнику. От неугодных рассылок лучше просто отписываться, а обычный спам отмечать как спам, и Гугл будет не пускать такие письма изначально.
Говоря о спаме . GMail хранит отфильтрованные спамфильтром письма в особой папке «Спам». Хранит долго. И помечает, как непрочтённые, что сказывается на общем счётчике непрочтённых писем - например, в мобильных клиентах. Мне это неудобно, так что я сделал два фильтра, исправляющих ситуацию. Первый: в «содержит слова» указать «in:spam» и на следующем шаге поставить галочку «пометить, как прочитанное». Весь спам будет теперь автоматом отмечаться, как прочтённое. Второй фильтр: в поле «содержит слова» указать «label:spam older_than:30d» и поставить галочку «удалить». Спам старше 30 дней будет автоматом удаляться из корзины. Если вам совсем мучительно страшно что-то пропустить (и при этом вы почему-то ленитесь заглядывать в спам раз в месяц), можете наладить пересылку старых спамов на какой-нибудь мусорный архивный email.
Уведомления о календарных событиях как правило неактуальны уже на следующий день. Поэтому «содержит слова» = «label:calendar older_than:1d», удалить.
Промо-письма можно сразу помечать как прочтённые. И заглядывать в папку раз в неделю, посмотреть список на предмет чего-то интересного. Если же интересное не встречается уже который раз подряд, имеет смысл отписаться.
В принципе можно отмечать как прочтённые, и письма в «Черновиках» . Волшебное слово: «label:draft». Однако, по непонятной мне причине, Thunderbird на эту отметку реагирует, а веб-интерфейс Gmail, хоть и показывает письмо как прочтённое, всё равно оставляет счётчик непрочтённых писем возле названия папки («Drafts (1)»).
И точно можно удалять черновики старше полугода .
По желанию вы можете сделать фильтры, группирующие в одной папке все письма с вложениями , а внутри неё подпапки с аттачами по типам (mp3, images, documents, presentations). Как пример, в фильтре для картиночных аттачей в «содержит слова» укажите «filename:(jpg|png|tif|gif)» и поставьте галочку у «содержит вложения». Предупреждаю: при этом счётчик непрочтённых сообщений будет увеличиваться и за счёт этих папок, что может быть неудобно.
Если вы не хотите видеть в папке вложений свои отправленные сообщения , добавьте «-in:sent». Для своих аттачей можно завести отдельную папку. Соответственно, фильтр будет содержать слова «in:sent has:attachment».
Очень большие вложения тоже можно отфильтровать: «larger:3m -in:sent has:attachment».
Чтобы «Входящие» не замусоривались , в архив можно отправлять и неотсортированную почту старше какого-то срока. Слова «in:inbox older_than:30d», «Пропустить входящие» и поместить в папку «Inbox Archive». Аналогично можно поступить и с отправленными письмами.

Вот такая схема. Делитесь идеями и вдохновениями.

Для тех, кто еще не пользуется почтовым клиентом Gmail хочу немного его прорекламировать:

Gmail позволяет связать несколько аккаунтов, такие как youtube, feedburner, picasa.
Почта Google совместима (принимает письма) со многих сервисов, которые не доступны в других почтовых клиентах.
Электронная почта от гугл дает свободное пространство 10 гигабайт.
Имеет чат внутри почты , позволяющий пользователем Google общаться между собой.
Имеет массу настроек облегчающих работу с почтой , а таких настройках мы сегодня и поговорим, а точнее о фильтрах.

Вы можете посмотреть в видео-обзоре.

Как создать фильтр писем на Gmail.com

Заходим в свой почтовый аккаунт mail.google.com . Первый шаг — это нужно открыть параметры поиска:

Теперь определяем, какие письма мы будем помещать в новый ярлык. Для примера я объединил два параметра. Создаем фильтр поиска «От кого» и с вложением такого же запроса (вы можете вписать любою имя или слова, которое будете отслеживать), у меня это . Теперь жмем «Создать фильтр в соответствии с этим запросом». Появится новое окно с более детальными настройками. Здесь нам надо указать, как позиционировать новое письмо (архивировать, пометить звездочкой или выводить как прочитанное), еще нам нужно определить под каким ярлыком размещать новые письма (либо выбираем из готовых, либо здесь же создаем новый ярлык). Google найдет письма с нужным нам вложением и галочкой отмечаем «Так же применить фильтр к объектам», жмем «Создать».

Теперь перейдя на вновь созданный ярлык мы получим результат с нужными нам, вложенными письмами.

Осталось только сделать поиск по фильтрам более наглядным. Находим нужный нам ярлык и справа от него жмем маленький треугольник. Появится окно, где мы можем задать ему цвет и расположение в меню.

На этом настройка фильтра для почтовых писем Gmail.com завершена, надеюсь это поможет вам не потеряться среди множества входящих посланий.

В качестве бонуса советую вам зайти в настройки вашего почтового аккаунта, вкладка «Лаборатория» и поэкспериментировать с возможными функциями. В этом разделе довольно много интересных, а самое главное полезных функций.

На самом деле возможностей у джимайла огромное количество, просто статья просвещенна непосредственно фильтрам писем и сделать более полный обзор планирую в дальнейшем, а пока не забудьте подписываться на обновления блога через форму внизу.