Папка входящие. Входящие сообщения электронной почты Outlook.
Начиная с версии 0.8, Thunderbird имеет возможность хранить почту, поступающую в разные почтовые ящики типа POP, в общей папке Входящие, в Локальных папках. Вы можете выбрать хотите ли вы, чтобы все или только некоторые из ваших POP ящиков использовали общую папку Входящие. Каждая учетная запись, не использующая общую папку Входящие, имеет свой набор папок, включая свою собственную папку Входящие отображающуюся в дереве папок. Учетные записи, использующие общую папку Входящие, не имеют собственных папок в дереве папок; вместо этого все что вы увидите, это единый набор папок в Локальных папках.
При создании новой учетной записи
Когда вы создаете новую учетную запись POP в Thunderbird, Мастер учетных записей спросит, не хотите ли вы использовать общую папку Входящие для этой учетной записи. Если вы согласны, то убедитесь, что поставили галочку в этом поле. Если вы не согласны, то убедитесь, что галочка не стоит.
Изменение установки Общей папки Входящие учетной записи
Для изменения установки Общей папки Входящие учетной записи вы должны проделать три простых шага.
Измените используемую папку Входящие
Откройте «Инструменты->Параметры учетной записи->Параметры Сервера», щелкните мышью на кнопке «Дополнительно».
Чтобы указать учетной записи использовать Общую папку Входящие, выберите «Общая папка Входящие (находится в Локальных папках) и щелкните по кнопке «Ok».
Внимание: если учетная запись уже имеет сообщения во папке Входящие или в других папках, вы должны скопировать или перенести эти сообщения в Локальные папки перед тем как настроите учетную запись на использование Общей папки Входящие. Если вы не скопируете или не перенесете сообщения в Локальные папки и укажете учетной записи использовать Общую папку Входящие, учетная запись исчезнет из панели папок и вы не увидите свои сообщения до тех пор, пока не вернете всё, как было.
Чтобы указать учетной записи не использовать Общую папку Входящие выберите «Входящие для данной учетной записи» или «Входящие от другой учетной записи» и щелкните по кнопке «ОK».
Проверьте настройки других папок и фильтров
После того, как вы измените настройки учетной записи в части того, какую папку Входящие она должна использовать, посмотрите, не нужно ли кое-что изменить:
Откройте «Инструменты -> Параметры Учетной записи ->Копии и папки» и посмотрите на папки используемые для Отправленных, Черновиков и Шаблонов. Убедитесь, что сообщения для каждой из них сохраняются в правильных папках.
Если вы используете анти-спам фильтр для данной учетной записи, откройте «Инструменты -> Анти-спам фильтр...» и убедитесь, что папка, выбранная для спама именно та, которую вы хотите использовать.
Если вы установили какие-либо фильтры, откройте «Инструменты ->Фильтры сообщений» и убедитесь, что они будут работать правильно в условиях использования новых настроек Входящих. Особенно важно, если вы изменили учетную запись таким образом, что она будет использовать Общую папку Входящие: если у вас имеются фильтры, которые сортируют сообщения в какую-либо из папок учетной записи, вы должны отключить/удалить эти фильтры или изменить конечные папки.
Выйдите и перезапустите Thunderbird
Важно: выйдите из Thunderbird и перезапустите его перед загрузкой почты для любой учетной записи, для которой вы изменили настройки папки Входящие/Общей папки Входящие. Если вы не выйдете и перегрузите почтовый клиент, сообщения могут продолжать загружаться в «старые» места. (напр в отдельную папку Входящие, вместо Общей папки Входящие).
Другая информация
Учетные записи использующие Общую папку Входящие, иногда называют подчиненными учетными записями, и возможно создать подчиненные учетные записи не использующие Общую папку Входящие в Локальных Папках. Например, если вы имеете три учетных записи на Gmail, вы можете настроить чтобы две из них хранили почту вместе с почтой другой учетной записи Gmail, но не в Локальных папках.
Чтобы сделать это, следуйте вышеописанной процедуре для настройки папки Входящие, но вместо того чтобы выбрать "Общая папка Входящие (находится в Локальных папках)", выберите "Входящие от другой учетной записи" и выберите из выпадающего списка учетную запись, которую вы хотите использовать.
- Для подчиненных учетных записей, если вы перейдете в меню "Инструменты -> Параметры учетной записи... -> [имя учетной записи] Параметры сервера", вы увидите что параметр "Локальный каталог" не указывает на реальный каталог в профиле в котором хранится почта. Это нормально и необходимо, так как определенные файлы подчиненных учетных записей должны хранится отдельно от общих файлов содержащих почту. (К примеру, для каждой учетной записи типа POP3 имеется свой собственный файл "popstate.dat" в котором отслеживается какие сообщения были загружены с сервера. Фильтры сообщений специфичные для учетной записи также хранятся в отдельной папке для каждой учетной записи.)
Поскольку мы адресовали свое письмо самим себе, то после очередной процедуры отправки и приема сообщений мы его и получим. По умолчанию приходящие сообщения помещаются в папку Входящие (Inbox). В данном разделе подробно рассказывается о работе с этой папкой и приходящими сообщениями.
Работа с сообщением
Как правило, при поступлении нового сообщения появляется уведомляющее диалоговое окно, предлагающее открыть поступившее сообщение. Более того, о пришедшем сообщении уведомляют звуковой сигнал и значок в виде конверта на системной панели рядом с часами.
В папке Входящие (Inbox) откройте двойным щелчком мыши пришедшее сообщение, отправленное самому себе письмо (рис. 9.30). Как видно, сообщение полностью сохранило формат, вложение и прочие элементы, с ним связанные, но обо всем по порядку.
Итак, поскольку наше сообщение содержало дополнительные параметры Голосование (Voting), Отметка к исполнению (Follow Up) и Важность (Importance), в верхней части письма на желтой информационной полосе все они и перечисляются. Более того, как видно, вверху пришедшего сообщения отображается панель голосования с кнопками Тест пройден и Тест не пройден. Об ответах и пересылках мы поговорим чуть позже, а сейчас, поскольку с данным сообщением вы ознакомились, можно завершить отметку к исполнению. Нажмите одноименную кнопку на панели инструментов Стандартная и установите флажок Завершена (Complete). Под названием отметки в информационной полосе появится дополнительное сообщение о завершении ознакомления с соответствующей датой.
Рис. 9.30.
Более того, как и предполагалось, появилось диалоговое окно, предлагающее подтвердить получение и прочтение данного сообщения. Если вы хотите, чтобы подтверждение отправлялось автоматически, установите флажок Не спрашивать снова об отправке подтверждений и нажмите кнопку Да.
Замечание
Данное диалоговое окно могло и не появиться, в этом случае ответ на запрос о доставке и прочтении будет отослан автоматически (см. раздел 9.10.1 "Обработка сообщений").
Далее идут поля От (From), Кому (То), Копия (СС), Отправлено (Sent) и Тема (Subject). Эти поля доступны только для чтения и копирования, за исключением поля От (From), отображающего имя и электронный адрес отправителя. Если у вас нет данного отправителя в списке контактов, процедуру добавления можно осуществить, не выходя из формы Сообщение (Message). Подведите указатель мыши к полю От (From) и щелкните правой кнопкой. Выберите в контекстном меню команду Добавить к контактам (Add To Contacts). Появится форма Контакт (Contact) с автоматически заполненными полями Полное имя (Full Name) и Эл. почта (E-mail Address). Добавьте при необходимости дополнительную информацию и сохраните контакт (см. главу 4 "Контакты").
Следующее большое поле отображает информацию, посланную отправителем. Заметьте, что это поле не доступно для ввода, хотя и показывает параметры форматирования имеющегося текста. Но пользователь может копировать текст сообщения, а также сохранять его фон или встроенные картинки.
Пример 9.22. Сохранение фона сообщения
Имя файла:= < Им я файла>
Единственная процедура форматирования, доступная в данном случае получателю, - это увеличение или уменьшение размера шрифта. Изменение размера шрифта осуществляется нажатием одноименной кнопки на панели инструментов Стандартная.
Иногда пришедшее сообщение не идентифицирует текст. Вы при этом видите не русский текст, а непонятный набор символов. Одной из проблем, возникающих в этом случае, является неверное определение кодировки пришедшего сообщения. Вы можете вручную попробовать изменить кодировку, выбрав соответствующее значение из списка > вид > Кодировка.
Последнее рассматриваемое здесь поле - Вложение (Attachments). Чтобы сохранить или открыть вложение, выполните следующий пример.
Пример 9.23. Сохранение присоединенных файлов
В принципе, есть еще один более удобный и быстрый способ сохранения вложений. Вы можете просто дважды щелкнуть по пиктограмме присоединенного файла. Появится диалоговое окно Открытие вложения (Opening Mail Attachments), уведомляющее о возможности содержания вируса во вложенном файле (рис. 9.31). Поскольку этот файл вложен нами, то можно быть почти на сто процентов уверенным, что вирусов он не содержит, и смело нажать кнопку Сохранить вложение (Save it to disk). В появившемся диалоговом окне выберите папку для хранения файла. В противном случае, если сообщение с присоединенным файлом не внушает вам должного доверия, - просто удалите его.
Иногда вложение содержит файл, редактор которого известен Windows, например рисунки или звуковое вложение. Таким образом, в случае отсутствия защиты открытия вложения двойной щелчок по пиктограмме файла вызовет его открытие и, соответственно, возможное заражение вирусом. При безопасной работе Outlook выдаст предупреждение и предложит два варианта: открыть или сохранить на диске. Убедительно советую не открывать из Outlook подобные файлы, а сначала сохранить их на диске, после чего обязательно проверить на наличие вирусов. И только после этих процедур открыть файл. Конечно, данные действия несколько замедляют процесс обработки сообщений, но в случае заражения компьютера вирусом этот процесс может прекратиться вовсе.
Рис. 9.31. Диалоговое окно Открытие вложения
Как видите, просмотр и обработка полученного сообщения достаточно просты. Иногда, когда приходит более чем одно сообщение, удобно воспользоваться специальными кнопками Далее (Next) или Назад (Back) для перехода к следующему или предыдущему сообщению, не покидая уже открытой формы.
Помимо работы с сообщением, открывая его форму, можно работать с ним непосредственно в одном из представлений папки Входящие, которые и будут рассмотрены в следующем разделе.
Представления папки Входящие
Как упоминалось выше, полученные сообщения можно увидеть в папке Входящие (Inbox), отправленные - в папке Отправленные (Sent), неотправленные - в папке Черновики (Draft). Для всех этих папок Microsoft Outlook предлагает несколько стандартных представлений. Мы же будем рассматривать представления на примере папки Входящие. В табл. 9.6 приведено описание стандартных представлений папки Входящие.
| Представление | Отображаемые элементы |
| Сообщения (Messages) | Список всех сообщений. Отображаемые поля: Важность, Значок, Отметка, Вложение, От, Тема, Получено |
| Сообщения с автопросмотром (Messages with AutoPreview) | Список всех сообщений с тремя первыми строчками текста для еще не открытых писем |
| По отметке "К исполнению" (By Following-Up Flag) | Список всех сообщений, сгруппированных по отметке с определенной датой выполнения |
| За последние семь дней (Last Seven Days) | Сообщения, полученные за последние семь дней |
| Отмеченные на следующие семь дней (Flagged for next seven days) | Сообщения, назначенные отметкой на следующие семь дней |
| По предметам (By Conversation topic) | Список всех сообщений, сгруппированных по полю Тема |
| По отправителю (By Sender) | Список всех сообщений, сгруппированных по полю От |
| Непрочитанные сообщения (Unread Messages) | Сообщения, помеченные как непрочтенные |
| По получателю (Send To) | Сообщения, сгруппированные по полю Кому |
| Временная шкала для сообщений (Message Timeline) | Все сообщения отображаются в хронологическом порядке на временной шкале |
Таблица 9.6. Представления папки Входящие
На рис. 9.32 изображено представление Сообщения с автопро.смотром
(Message with AutoPreview) с областью просмотра.
Рис. 9.32. Представление Сообщения с автопросмотром и областью просмотра
Пример 9.24. Изменение представления
> Вид > Текущее представление> Сообщения с автопросмотром
> Вид > Область просмотра
Замечание
Параметры области просмотра можно установить в диалоговом окне Область просмотра (Preview Pane), выбрав команду > Сервис > Параметры Дополнительно Область просмотра.
Если посмотреть на усредненный рабочий почтовый ящик, то зачастую картина складывается довольно нерадостная. Помимо собственно новых (еще не прочитанных) писем, там мы можем обнаружить множество (нередко счет идет на тысячи) других. Причины, по которым эти письма "болтаются" во входящих могут быть совершенно разными:
- Письма - задачи, по которым что-то нужно сделать
- Письма - напоминания о том, что кто-то что-то должен сделать для нас
- Письма - информация из которых может нам пригодиться
- Письма, по которым мы еще не приняли решения.
- Откровенно ненужные письма
Самое, пожалуй, страшное в этой ситуации - что такое сидение перед открытым почтовым приложением, может восприниматься как продуктивная работа - хотя на самом деле таковой оно может быть в редких случаях когда например вы регулярно получаете заявки от клиентов по электронной почте.
Идея технологии Zero Inbox может быть сформулирована примерно так: "Обработка каждого входящего письма за один раз". Если вы получаете более сотни писем в день (нормальная ситуация для руководителя среднего уровня) - этот подход может экономить часы вашего времени.
Итак мы организовываем работу с электронной почтой - основной критерий успеха заключается здесь в укоренении новых привычек (что на самом деле не так просто) процессного подхода к работе с почтой.
| Боромир предупреждает (но все же надеется) |
Итак у вас есть открытая папка входящих сообщений и некоторое количество непрочитанной почты в ней. Важный момент - идем строго по очереди, по возможности не выбирая письма по заголовкам и адресатам, это позволяет набрать хорошую скорость обработки.
Прочитав письмо, необходимо принять решение о его дальнейшей судьбе. Возможны четыре основных сценария.
Удаление - не зря я ставлю этот пункт первым. Правило Парето , примененное к нашей ситуации, предполагает что лишь в 20% писем содержится 80% информации, которая может быть нам важна. На практике - этот коэффициент может быть еще ниже. Будьте беспощадны к письмам - поглотителям вашего времени. Отпишитесь от всех рассылок, которые для вас не критичны. Создайте фильтры, автоматически перемещающие новые письма с массовыми рассылками и прочими неважными вещами в предназначенные им папки и читайте их разом время от времени. Поговорите с вашими подчиненными и ближайшими коллегами, что бы по возможности вас меньше ставили "в копию". И удаляйте. Сначала идея удаления писем может вам показаться не очень подходящей. Дайте ей пять минут . Удаленное письмо не будет вас отвлекать, когда вы ищете что-то действительно важное. Не будет занимать место и тратить ресурсы компьютера. Наконец, можно настроить корзину для удаленных писем так, что бы письмо лежало там какое-то время, давая вам шанс передумать. Уверяю, таких моментов будет не очень много.
Делегирование - вариант подходящий не всем, но если такая возможность есть, пользуйтесь ей обязательно. Важный момент - обязательно заведите папку для писем "На контроль" и перекладывайте в нее все письма, которые вы превратили в поручения. Во многих почтовых программах есть возможность создать календарное событие на основе письма - используйте ее для создания напоминаний о получении результата вовремя.
Архивирование - следующий сценарий, предусматривает перемещение письма в папку отличной от Входящие, если в письме содержится информация, которая может нам пригодиться в дальнейшем. Постарайтесь не создавать слишком много архивных папок и не слишком "развесистую" структуру вложенных папок.Что бы не затягивать процесс разбора входящих, удобна компактная структура архивных папок, которую можно окинуть одним взглядом. Обязательно заведите папку "Прочее" и складывайте туда основной массив архивной почты. Используйте функцию поиска для работы с таким архивом - почти во всех современных почтовых системах поиск реализован достаточно хорошо.
Выполнение - сценарий, где вы непосредственно выполняете чью-то просьбу из пришедшего письма. Для начала простое правило из GTD - если выполнение займет не двух минут - сделайте это сразу, так вы сэкономите свои ресурсы, которые могут быть потрачены на организацию выполнения этой небольшой задачи. Хорошим примером тут могут быть простые согласования и небольшие (либо стандартные) вопросы. Если задача более масштабна, имеет смысл отложить ее выполнение (хотя бы) до конца разбора почты. В конце концов, может выясниться, что задача из следующего письма более важна. Для этого переносим письмо в папку "Выполнение", где хранятся все письма, требующие от нас продолжительных действий. Если у задачи есть определенный срок - создайте себе напоминание в календаре. Если задача действительно большая - зарезервируйте в этом же календаре время на ее выполнение.
Таким образом необходимо обработать каждое новое письмо. Важно не поддаваться соблазну оставить решение судьбы письма "на потом" и оставить его болтаться во Входящих. Со временем вы не будете тратить на классификацию письма более 10-15 секунд. Результатом разбора входящей почты должна быть пустая папка Входящие. Ура!
Для собственно работы у нас остались папки "Выполнение" и "На контроль", являющиеся основами для двух оставшихся процессов работы с вашей почтой.
Папку "На контроль" необходимо просматривать не реже раза в неделю. Очень велик соблазн отложить эту задачу "на потом" - поэтому придайте этому процессу силу ритуала. Назначьте конкретное время и очень старайтесь его не пропускать. Удаляйте (или архивируйте) выполненные задачи. Организуйте напоминания по оставшимся.
Папка "Выполение" - может и не опустеть, хотя очень старайтесь достичь этого хотя бы раз в неделю. Переносите крупные задачи в системы управления задачами
(например ), где вы работаете со общим списком ваших задач.
Закройте почтовую программу, и убедитесь, что мир (и ваши достижения) находятся вне вашей почты.
В почтовом ящике доступны следующие стандартные папки:
- Исходящие . Письма, которые не были отправлены из-за того, что соединение с интернетом было разорвано. Когда соединение будет восстановлено, письма отправятся автоматически.
- Архив
. Папка для хранения старых писем.
Примечание. Если в Архиве нет писем, то папка не отображается. Чтобы переместить письмо в эту папку, нажмите на него правой кнопкой мыши и выберите пункт Архив .
Входящие . Все новые письма (кроме спама и писем, попадающих в другие папки с помощью автоматической сортировки писем).
Отправленные . Все отправленные вами письма.
Удалённые . Все письма, удаленные вами вручную или с помощью автоматической сортировки писем.
Спам . Письма, которые были определены как спам.
Черновики . Черновики писем и шаблоны .
Стандартные папки не редактируются и не удаляются.
Личные папки
Чтобы добавить личную папку, нажмите Создать папку . Вы можете добавить несколько личных папок - все они отобразятся как вложенные во Входящих .
В меню Настройка → Папки и метки вы можете редактировать личные папки:
- создавать вложенные папки внутри папки Входящие ;
- переименовывать, очищать или удалять папки;
- помечать все письма в папке как прочитанные;
- создавать правила для автоматической сортировки писем.
Примечание. Вы можете создать до 1017 личных папок с максимальной вложенностью 32 папки.
Сортировка списка личных папок
Личные папки в списке можно перемещать и менять местами. Для этого перетащите нужную папку на новое место в списке папок.
Если перетащить папку не получается, проверьте, что в включена опция разрешить перетаскивание писем и папок .
По умолчанию личные папки отсортированы в алфавитном порядке. Если вы переместите хотя бы одну папку, алфавитный порядок автоматически восстановить будет нельзя. Но вы можете вручную перетащить папку на прежнее место. Новые папки после этого будут показываться внизу списка, а не по алфавиту.
При первом запуске Outlook открывается папка Входящие , которая содержит сообщения, пришедшие по электронной почте. Чтобы вернуться к этой папке в процессе работы с Outlook и просмотреть новые письма, пришедшие на ваш адрес, выполните следующие шаги.
1. В панели папок Outlook раскройте группу Ярлыки Outlook.
2. Щелкните на значке папки Входящие.
3. Чтобы связаться с сервером и обменяться с ним почтовыми сообщениями, щелкните на кнопке Отправить/получить панели инструментов. После этого вам, вероятно, придется подождать несколько минут, пока ваш компьютер и сервер провайдера обмениваются информацией. По окончании сеанса связи заголовки новых писем появятся в списке папки Входящие. При этом непрочитанные письма отмечаются значком запечатанного конверта, а прочитанные - значком открытого. Дата получения письма выводится справа от названия темы.
Рис. 21.11. Папка входящих сообщений
Письма с присоединенными файлами помечаются значком канцелярской скрепки (рис. 21.11).
5. Если вы хотите вывести содержимое письма в отдельное окно, щелкните на том же заголовке дважды.
6. Чтобы извлечь из сообщения присоединенный к нему файл, щелкните на значке этого файла правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Сохранить как .
7. В появившемся окне диалога откройте ту папку жесткого диска, в которой нужно сохранить присоединенный файл, введите имя, под которым нужно записать этот файл, и щелкните на кнопке Сохранить . Outlook автоматически раскодирует информацию и сохранит ее в виде указанного файла.
Примечание Контекстное меню значков присоединенных файлов содержит несколько команд. С их помощью можно скопировать файл, открыть его в окне инструмента быстрого просмотра, открыть файл в породившем его приложении, распечатать информацию или просмотреть свойства присоединенного файла.
8. Outlook автоматически отслеживает те письма, которые были прочитаны, и помечает их соответствующим значком. Если вы хотите в будущем ознакомиться с текстом более внимательно, имеет смысл оставить письму пометку непрочитанного. Для этого следует щелкнуть на заголовке письма правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Пометить как непрочтенные .
