Форматы Excel
Общие понятия данных электронной таблицы
Электронные таблицы (или табличные процессоры) - это прикладные программы, предназначенные для проведения табличных расчетов. Появление электронных таблиц исторически совпадает с началом распространения персональных компьютеров. Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня является MS Excel, входящий в состав пакета Microsoft Office.Основные типы данных:
числа, как в обычном, так и экспоненциальном формате,
текст – последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов, формулы.
Основные элементы электронных таблиц:
Столбец,
Заголовки столбцов,
Строка,
Заголовки строк,
Неактивная ячейка,
Активная ячейка.
Ввод данных в таблицу MS Excel
Запуск программы
Запуск с Рабочего стола
Кнопка Пуск - Программы – Microsoft Office - Microsoft Office Excel (Рис.)
Рис.
Щелкнуть левой мышью по строке с названием программы
Появится окно программы с листом, разлинованным под ячейки таблицы (сеткой) (Рис.)
Строка формул
Заголовок столбца
Заголовок строки
НЕактивная ячейка
Активная ячейка
Рис.
Открытие документа MS
Excel
Открыть нужную папку
Выбрать нужный файл формата MS Excel и два раза щелкнуть по иконке файла
Ввод данных
Ячейки - пересечение столбца и строкиАдрес ячейки – указание имени столбца и имени (номера строки)
Что бы ввести данные:
Выделить нужную ячейку
Набрать на клавиатуре данное
Нажать клавишу Tab или Enter или √ (в строке формул) (Рис.)
Рис.
Заполнение строки или столбца данными
Выделите ячейки, которые нужно скопировать.Протащите маркер заполнения по ячейкам, которые требуется заполнить, и отпустите кнопку мыши (Рис.).
Маркер заполнения – это небольшой черный квадрат в правом нижнем углу выделенного блока. При наведении на маркер заполнения указатель принимает вид черного креста.
Маркер заполнения
Рис.
Заполнение ряда ячеек числами, датами либо другими элементами
Microsoft Excel может автоматически продолжать заполнение прогрессии числами, комбинациями чисел и текста, датами и временем, основываясь на установленном образце:
Создать образец прогрессии
Выделить образец
Протащить за маркер заполнения в нужном направлении (Рис.)
Рис.
Списки
Списки Microsoft Excel предоставляют средства, упрощающие управление и анализ групп связанных данных на листе Excel. Если объявить некоторый диапазон ячеек списком, то данными этого списка можно заполнять смежные ячейки, введя только один элемент списка.Создание настраиваемого списка
Два способа создания настраиваемого списка:
Если список имеет небольшую длину, можно ввести значения непосредственно в диалоговом окне.
Если размер списка велик, его можно импортировать из диапазона ячеек.
Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем щелкните Параметры Excel.
Щелкните раздел Основные, а затем в группе Основные параметры работы с Excel нажмите кнопку - Изменить списки. (Рис.)
Рис.
Рис.
В поле Настраиваемые списки выберите значение НОВЫЙ СПИСОК, а затем введите нужные записи в поле Элементы списка, начиная с первого элемента.
После ввода каждого из элементов нажмите клавишу Enter.
По завершении ввода списка нажмите кнопку Добавить .
Заполнение списка
Заполните одну ячейку элементом списка (Рис.).Протащите за правый нижний угол (курсор приобретает форму + ).
В каждую ячейку пользователь может ввести данные одного из следующих возможных видов: символьные, числовые, формулы и функции, а также даты.
Символьные (текстовые) данные имеют описательный характер. Они могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы. В качестве их первого символа часто используется апостроф, а иногда - кавычки или пробел.
Пример 2. Символьные данные:
Ведомость по начислению премии Группа №142
Числовые данные не могут содержать алфавитных и специальных символов, поскольку с ними производятся математические операции. Единственными исключениями являются десятичная точка (запятая) и знак числа, стоящий перед ним.
Пример 3. Числовые данные:
Формулы. Видимое на экране содержимое ячейки, возможно, - результат вычислений, произведенных по имеющейся, но не видимой в ней формуле. Формула может включать ряд арифметических, логических и прочих действий, производимых с данными из других ячеек.
Пример 4. Предположим, что в ячейке находится формула +В5 + (С5 + 2 * Е5) / 4. В обычном режиме отображения таблицы на экране вы увидите не формулу, а результат вычислений по ней над числами, содержащимися в ячейках В5, С5 и Е5.
Функции. Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов функции, стоящих в скобках после ее имени. Функцию (так же, как и число) можно считать частным случаем формулы. Различают статистические, логические, финансовые и другие функции.
Пример 5. Ячейка содержит функцию вычисления среднего арифметического значения множества чисел, находящихся в ячейках В4, В5, В6, В8. в следующем виде:
@AVG (В4 .. В6, В8).
Даты . Особым типом входных данных являются даты. Этот тип данных обеспечивает выполнение таких функций, как добавление к дате числа (пересчет даты вперед и назад) или вычисление разности двух дат (длительности периода). Даты имеют внутренний (например, дата может выражаться количеством дней от начала 1900 года или порядковым номером дня по Юлианскому календарю) и внешний формат. Внешний формат используется для ввода и отображения дат. Наиболее употребительны следующие типы внешних форматов дат:
ДД-МММ-ГГ (04-Янв-95);
МММ-ДД-ГГ (Янв-04-95);
ДЦ-МММ (04-Янв);
МММ-ГГ (Янв-95).
Внимание! Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом, который должен трактоваться не как часть данных, а как команда переключения режима:
если в ячейке содержатся числа, то первый их символ является либо цифрой, либо десятичной точкой, либо знаком числа (плюсом или минусом);
если в ячейке содержится формула, то первый ее символ должен быть выбран определенным образом в соответствии со спецификой конкретного табличного процессора. Для этого часто используются левая круглая скобка, знак числа (плюс или минус), знак равенства и т.п.;
если ячейка содержит символьные данные, ее первым символом может быть одинарная (апостроф) или двойная кавычка, а также пробел.
Логические данные используется в логических формулах и функциях. Данные этого типа отображаются в текущей ячейке следующим образом: если вводится любой отличное от нуля число (целое или дробное), то после нажатия клавиши
Это представление данных связано с понятием логической переменной, которая используется в алгебре логики. Одна служит для описания высказываний, которые могут принимать одно из двух возможных значений: «истина» (логическая единица) либо «ложь» (логический нуль).
Форматирование числовых данных в ячейках
Вы можете использовать различные форматы представления числовых данных в рамках одной и той же электронной таблицы. По умолчанию числа располагаются в клетке, выравниваясь по правому краю. В некоторых электронных таблицах предусмотрено изменение этого правила. Рассмотрим наиболее распространенные форматы представления числовых данных.
Основной формат используется по умолчанию, обеспечивая запись числовых данных в ячейках в том же виде, как они вводятся или вычисляются.
Формат с фиксированным количеством десятичных знаков обеспечивает представление чисел в ячейках с заданной точностью, определяемой установленным пользователем количеством десятичных знаков после запятой (десятичной точки). Например, если установлен режим форматирования, включающий два десятичных знака, то вводимое в ячейку число 12345 будет записано как 12345,00, а число 0.12345 - как.12.
Процентный формат обеспечивает представление введенных данных в форме процентов со знаком % (в соответствии с установленным количеством десятичных знаков). Например, если установлена точность в один десятичный знак, то при вводе 0.123 на экране появится 12.3%, а при вводе 123 - 12300.0%.
Денежный формат обеспечивает такое представление чисел, где каждые три разряда разделены запятой. При этом пользователем может быть установлена определенная точность представления (с округлением до целого числа или в два десятичных знака). Например, введенное число 12345 будет записано в ячейке как 12,345 (с округлением до целого числа) и 12,345-00 (с точностью до двух десятичных знаков).
Научный формат , используемый для представления очень больших или очень маленьких чисел, обеспечивает представление вводимых чисел в виде двух компонентов:
Мантиссы, имеющей один десятичный разряд слева от десятичной точки, и некоторого (определяемого точностью, заданной пользователем) количества десятичных знаков справа от нее;
Порядка числа.
Пример 6. Введенное число 12345 будет записано в ячейке как 1.2345Е+04 (если установленная точность составляет 4 разряда) и как 1.23Е+04 (при точности в 2 разряда). Число.0000012 в научном формате будет иметь вид 1.2Е-06.
В каждую ячейку пользователь может ввести данные одного из следующих возможных видов: символьные, числовые, формулы и функции, даты.
Символьные (текстовые) данные имеют описательный характер. Они могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы. По умолчанию символьные данные выравниваются по левому краю ячейки.
Числовые данные не могут содержать алфавитных и специальных символов, поскольку с ними производятся математические операции. Единственными исключениями являются десятичная точка (запятая) и знак числа, стоящий перед ним.
Пользователь может использовать различные форматы представления числовых данных в рамках одной и той же электронной таблицы. По умолчанию числа располагаются в ячейке, выравниваясь по правому краю. Рассмотрим наиболее распространенные форматы представления числовых данных.
Основной формат используется по умолчанию, обеспечивая запись числовых данных в ячейках в том же виде, как они вводятся или вычисляются.
Формат с фиксированным количеством десятичных знаков обеспечивает представление чисел в ячейках с заданной точностью, определяемой установленным пользователем количеством десятичных знаков после запятой (десятичной точки). Например, если установлен режим форматирования, включающий два десятичных знака, то вводимое в ячейку число 12345будет записано как 12345,00,а число 0,12345 – как 0,12.
Процентный формат обеспечивает представление введенных данных в форме процентов со знаком %(в соответствии с установленным количеством десятичных знаков). При этом число в ячейке умножается на 100. Например, если установлена точность в один десятичный знак, то при вводе 0,123на экране появится 12,3%, а при вводе 123 –12300,0%.
Денежный формат используется для представление чисел в единицах национальной валюты в зависимости от выбора страны в окне диалогаНациональные Стандарты , в который можно войти сКонтрольной Панели Windows перед запускомMicrosoft Excel .
Научный формат применяется для представления очень больших или очень маленьких чисел и обеспечивает представление вводимых чисел в виде двух компонентов:мантиссы , имеющей один десятичный разряд слева от десятичной точки, и некоторого (определяемого точностью, заданной пользователем) количества десятичных знаков справа от нее;–порядка числа. Например, введенное число 12345будет записано в ячейке как 1,2345Е+04(если установленная точность составляет 4разряда) и как 1,23Е +04(при точности в 2разряда). Число 0,0000012в научном формате будет иметь вид 1.2Е-06.
Отображение числовых данных зависит не только от выбранного формата, но также и от ширины столбца, в котором эти данные располагаются. Если ширина числа превышает ширину столбца, ячейка заполняется специальными знаками, сигнализирующими о том, что ширина ячейки недостаточна для отображения данных. Например, в MS Excel, в этом случае отображаются символы #####.
Формулы . Вычисления в таблицах производятся с помощью формул. Результат вычисления помещается в ячейку, в которой находится формула. Формула начинается со знака равно или плюс и представляет собой совокупность математических операторов, чисел, ссылок и функций.
Формулы состоят из операторов и операндов , расположенных в определенном порядке. В качествеоперандов используются данные, а также ссылки отдельных ячеек или блоков ячеек.Операторы в формулах обозначают действия, производимые соперандами .
В арифметических формулах используются следующие операторы арифметических действий: «+» –сложение; «–»– вычитание; «*»– умножение; «/»– деление; «^» – возведение в степень. При вычислениях соблюдается принятый в математике порядок выполнения арифметических операций.
По умолчанию электронная таблица вычисляет формулы при их вводе, пересчитывает их повторно при каждом изменении входящих в них исходных данных. Формулы могут включать функции.
Функции. Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов функции, стоящих в скобках после ее имени. Функцию (так же, как и число) можно считать частным случаем формулы. Различают статистические, логические, финансовые и другие функции.
Функции вводят в таблицу в составе формул либо отдельно. В электронных таблицах могут быть представлены следующие виды функций: математические; статистические; текстовые; логические; финансовые; функции даты и времени и др. Все функции имеют одинаковый формат записи и включают имя функции и находящийся в круглых скобках перечень аргументов, разделенных точкой с запятой.
Математические функции выполняют различные математические операции, например, вычисление логарифмов, тригонометрических функций, преобразование радиан в градусы и т. п. Например: =СУММ(B5:B8) – математическая функция определения суммы всех числовых значений в списке . Список может состоять из адресов ячеек и блоков, а также числовых значений.
Статистические функции выполняют операции по вычислению параметров случайных величин или их распределений, представленных множеством чисел, например, стандартного отклонения, среднего значения, медианы и т. п. Например: =СРЗНАЧ(D3:F7) – статистическая функция определения среднего арифметического значения всех перечисленных в списке величин.
Текстовые функции выполняют операции над текстовыми строками или последовательностью символов, вычисляя длину строки, преобразовывая заглавные буквы в строчные и т.п. Например: =ПСТР(D3;1;3) – текстовая функция, которая возвращает указанное число знаков (3) из текстовой строки, начиная с указанной позиции (1).
Логические функции используются для построения логических выражений, результат которых зависит от истинности проверяемого условия. Вычисление логической формулы связано с получением оценки «Истина » или «Ложь ». Например: =ЕСЛИ(B1<10;100;200) – логическая функция, которая проверяет истинность условия: если ячейка В1 содержит число меньше 10, то функции присваивается значение 100, если же это условие не выполняется (т.е. содержимое ячейки B1 больше или равно 10), функции присваивается значение 200.
Финансовые функции используются в сложных финансовых расчетах, например определение нормы дисконта, размера ежемесячных выплат для погашения кредита, определение амортизационных отчислений и др.
Даты. Особым типом входных данных являются даты. Этот тип данных обеспечивает выполнение таких функций, как добавление к дате числа (пересчет даты вперед и назад) или вычисление разности двух дат (длительности периода). Даты имеют внутреннее представление и формат отображения. Внутреннее представление обеспечивает возможность выполнения операций над датами и удобство их хранения. В MS Excel, например, дата выражается количеством дней от начала 1900 года. Формат используется для ввода и отображения дат. Наибольшее распространение в России получил формат: ДД-ММ-ГГГГ (04.01.1995);
Основные типы и форматы данных
В работе с электронными таблицами можно выделить три основных типа данных: числа, текст и формулы.
Числа . Для представления чисел могут использоваться несколько различных форматов (числовой, экспоненциальный, дробный и процентный ). Существуют специальные форматы для хранения дат (например, 25.09.2003) и времени (например, 13:30:55), а также финансовый и денежный форматы (например, 1500,00р.), которые используются при проведении бухгалтерских расчетов.
По умолчанию для представления чисел электронные таблицы используют числовой формат, который отображает два десятичных знака числа после запятой (например, 195,20).
Экспоненциальный формат применяется, если число, содержащее большое количество разрядов, не умещается в ячейке. В этом случае разряды числа представляются с помощью положительных или отрицательных степеней числа 10. Например, числа 2000000 и 0,000002, представленные в экспоненциальном формате как 2 × 10 6 и 2 × 10 -6 , будут записаны в ячейке электронных таблиц в виде 2,00Е+06 и 2,00Е-06.
По умолчанию числа выравниваются в ячейке по правому краю. Это объясняется тем, что при размещении чисел друг под другом (в столбце таблицы) удобно иметь выравнивание по разрядам (единицы под единицами, десятки под десятками и т. д.).
Текст . Текстом в электронных таблицах является последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов. Например, последовательность цифр "2004" - это текст. По умолчанию текст выравнивается в ячейке по левому краю. Это объясняется традиционным способом письма (слева направо).
Формулы . Формула должна начинаться со знака равенства и может включать в себя числа, имена ячеек, функции и знаки математических операций. Однако в формулу не может входить текст.
Например, формула =А1+В1 обеспечивает сложение чисел, хранящихся в ячейках А1 и В1, а формула =А1*5 - умножение числа, хранящегося в ячейке А1, на 5. При изменении исходных значений, входящих в формулу, результат пересчитывается немедленно.
В процессе ввода формулы она отображается как в самой ячейке, так и в строке формул (рис. 1.1). После окончания ввода, которое обеспечивается нажатием клавиши {Enter}, в ячейке отображается не сама формула, а результат вычислений по этой формуле.
Для просмотра формулы необходимо выделить ячейку с формулой, в строке формул появится введенная ранее формула. Для редактирования формулы необходимо щелкнуть по ячейке или строке формул и провести редактирование. Для одновременного просмотра всех введенных формул можно задать специальный режим отображения формул, при котором в ячейках отображаются не результаты вычислений, а сами формулы.
Ввод и копирование данных . Ввод в ячейки чисел, текстов и формул производится с помощью клавиатуры.
Ввод в формулы имен ячеек можно осуществлять выделением нужной ячейки с помощью мыши.
Данные можно копировать или перемещать из одних ячеек или диапазонов ячеек в другие ячейки или диапазоны ячеек. В процессе копирования можно вставлять в ячейки не только сами данные, но и формат данных и параметры оформления ячеек (тип границы и цвет заливки).
Для быстрого копирования данных из одной ячейки сразу во все ячейки определенного диапазона используется специальный метод: сначала выделяется ячейка и требуемый диапазон, а затем вводится команда [Заполнитъ-вниз ] (вправо, вверх, влево ).
Контрольные вопросы
1. Какие типы данных могут обрабатываться в электронных таблицах?
2. В каких форматах данные могут быть представлены в электронных таблицах?
1. Задание с кратким ответом. Запишите формулы:
- - сложения чисел, хранящихся в ячейках А1 и В1;
- вычитания чисел, хранящихся в ячейках A3 и В5;
- умножения чисел, хранящихся в ячейках С1 и С2;
- деления чисел, хранящихся в ячейках А10 и В10.
Относительные, абсолютные и смешанные ссылки
В формулах могут использоваться ссылки на адреса ячеек. Существуют два основных типа ссылок: относительные и абсолютные. Различия между относительными и абсолютными ссылками проявляются при копировании формулы из активной ячейки в другие ячейки.
Относительные ссылки . При перемещении или копировании формулы из активной ячейки относительные ссылки автоматически изменяются в зависимости от положения ячейки, в которую скопирована формула. При смещении положения ячейки на одну строку в формуле изменяются на единицу номера строк, а при перемещении на один столбец на одну букву смещаются имена столбцов.
Так, при копировании формулы из активной ячейки С1, содержащей относительные ссылки на ячейки А1 и В1, в ячейку D2 имена столбцов и номера строк в формуле изменятся на один шаг соответственно вправо и вниз. При копировании формулы в ячейку ЕЗ имена столбцов и номера строк в формуле изменятся на два шага соответственно вправо и вниз и т. д. (табл. 1.3).
| Таблица 1.3. Относительные ссылки | ||||||||||||||||||||||||
|
Создадим в электронных таблицах фрагмент таблицы умножения. В столбцах А и В разместим числа от 1 до 9, а в столбце С - их произведения.
Для этого введем в ячейки А1 и В1 число 1, в ячейку С1 - формулу =А1*В1, а в ячейки А2 и В2 - формулы =А1+1 и =В1+1 с относительными ссылками. Тогда для заполнения таблицы достаточно будет просто скопировать формулы в нижележащие ячейки (табл. 1.4).
| Таблица 1.4. Фрагмент таблицы умножения | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Абсолютные ссылки . Абсолютные ссылки в формулах используются для указания фиксированного адреса ячейки. При перемещении или копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются. В абсолютных ссылках перед неизменяемыми именем столбца и номером строки ставится знак доллара (например, $А$1).
Так, при копировании формулы из активной ячейки С1, содержащей абсолютные ссылки на ячейки $А$1 и $В$1, значения столбцов и строк в формуле не изменятся (табл. 1.5).
| Таблица 1.5. Абсолютные ссылки | ||||||||||||||||||||||||
|
В качестве примера использования в формуле абсолютной ссылки рассмотрим пересчет цен из долларов в рубли. Ранее была составлена таблица, содержащая цены устройств компьютера в условных единицах. Для того чтобы вычислить цены устройств в рублях, необходимо умножить цену в условных единицах на величину ее курса к рублю.
Пусть названия устройств размещены в ячейках столбца А, их цены в условных единицах - в ячейках столбца В, цены в рублях будут вычисляться в ячейках столбца С, а значение курса условной единицы к рублю хранится в ячейке Е2. Тогда в ячейку С 2 необходимо ввести формулу =В2*$Е$2, содержащую абсолютную ссылку, и скопировать ее в нижележащие ячейки столбца С (табл. 1.6).
| Таблица 1.6. Вычисление цены устройств компьютера в рублях по заданному курсу доллара | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Смешанные ссылки . В формуле можно использовать смешанные ссылки, в которых координата столбца относительная, а строки - абсолютная (например, А$1), или, наоборот, координата столбца абсолютная, а строки - относительная (например, $В1) (табл. 1.7).
| Таблица 1.7. Смешанные ссылки | ||||||||||||||||||||||||
|
В качестве примера использования в формуле смешанной ссылки можно рассмотреть пересчет цен из условных единиц в рубли по двум курсам (доллара и евро). Пусть в созданной нами таблице цен устройств компьютера в ячейке Е2 хранится курс доллара к рублю, а в ячейке F2 - курс евро к рублю. Тогда в ячейку С2 необходимо ввести формулу =$В2*Е$2, содержащую смешанные ссылки, и скопировать ее в нижележащие ячейки столбца С, а затем - в соседние ячейки столбца D (табл. 1.8).
| Таблица 1.8. Вычисление цены устройств компьютера в рублях по заданным курсам доллара и евро | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Контрольные вопросы
1. Как изменяется при копировании в ячейку, расположенную в соседнем столбце и строке, формула, содержащая относительные ссылки? Абсолютные ссылки? Смешанные ссылки?
Задания для самостоятельного выполнения
2. Задание с кратким ответом. Какой вид приобретут формулы, хранящиеся в диапазоне ячеек С1:СЗ, при их копировании в диапазон ячеек Е2:Е4?
| А | В | С | D | Е | |
| 1 | =A1+B1 | ||||
| 2 | =$А$1*$В$1 | ||||
| 3 | =$А1*В$1 | ||||
| 4 |
3. Практическое задание. Проверьте в электронных таблицах правильность ответов на предыдущее задание.
Встроенные функции
Формулы могут включать в себя не только адреса ячеек и знаки арифметических операций, но и функции. Электронные таблицы имеют несколько сотен встроенных функций, которые подразделяются на категории: Математические, Статистические, Финансовые, Дата и время и т. д.
Суммирование. Одной из наиболее часто используемых операций является суммирование значений диапазона ячеек. Для этого необходимо выделить диапазон, причем для ячеек, расположенных в одном столбце или строке, достаточно для вызова функции суммирования чисел СУММ() щелкнуть по кнопке Автосумма å на панели инструментов Стандартная .
Результат суммирования будет записан в ячейку, следующую за последней, ячейкой диапазона в столбце (например, =СУММ(А2:А4)), строке (например, =СУММ(С1:Е1)) или прямоугольном диапазоне ячеек (например, =СУММ(СЗ:Е4)) (рис. 1.2).
 |
| Рис. 1.2. Суммирование значений диапазонов ячеек |
При суммировании значений ячеек выделенный диапазон можно откорректировать путем перемещения границы диапазона с помощью мыши или введением в формулу адресов ячеек с клавиатуры.
Степенная функция. В математике широко используется степенная функция у = х n , где х - аргумент, a n - показатель степени (например, у = х 2 , у = х 3 и т. д.). Ввод функций в формулы можно осуществлять с помощью клавиатуры или с помощью Мастера функций , который предоставляет пользователю возможность вводить функции с использованием последовательностей диалоговых панелей.
Например, если в ячейке В1 хранится значение аргумента х функции, то вид функции, введенной с клавиатуры (ячейка В2), будет =B1^2, а введенной с помощью мастера функций (ячейка ВЗ) - СТЕПЕНЬ(В1;2) (рис. 1.3).
Таблица значений функции. В электронных таблицах можно не только вычислить значение функции для любого заданного значения аргумента, но и представить функцию в форме таблицы числовых значений аргумента и вычисленных значений функции.
Заполнение таблицы можно существенно ускорить, если использовать операцию Заполнить . Сначала в первую ячейку строки аргументов вводится наименьшее значение аргумента (например, в ячейку В1 вводится число -4), а во вторую ячейку вводится формула, вычисляющая следующее значение аргумента с учетом величины шага аргумента (например, =В1+1). Далее эта формула вводится во все остальные ячейки таблицы с использованием операции Заполнить вправо .
Аналогично, в первую ячейку строки значений функции вводится формула вычисления функции (например, в ячейку В2 вводится формула =В1^2), далее эта формула вводится во все остальные ячейки таблицы с использованием операции Заполнить вправо (табл. 1.9).
| Таблица 1.9. Числовое представление квадратичной функции у = х 2 | |||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Задания для самостоятельного выполнения
4. Задание с кратким ответом. Какие значения будут получены в ячейках А5, F1 и F4 после суммирования значений различных диапазонов ячеек (см. рис. 1.2)? Проверить в электронных таблицах.
5. Задание с кратким ответом. Какие значения будут получены в ячейках В2 и ВЗ после вычисления значений степенной функции (см. рис. 1.3)? Проверить в электронных таблицах.
6. Задание с кратким ответом. Какие значения будут получены в ячейках В2 и ВЗ после вычисления значений квадратного корня (см. рис. 1.4)? Проверить в электронных таблицах.
7. Практическое задание. Построить таблицу значений функции у = Ö x. на отрезке с шагом 1.
Каждый современный пользователь ПК, хоть раз сталкивавшийся с пакетом программ Microsoft Office, являющимся сегодня одним из самых распространенных, знает, что в нем в обязательном порядке присутствует приложение MS Excel. Сейчас мы рассмотрим основное понятие электронных таблиц. Попутно будет дана краткая информация об основных элементах структуры табличных элементов и данных и некоторых их возможностях.
Что такое табличный процессор Excel?
Первое упоминание о программе Excel относится к 1987 году, когда корпорация Microsoft выпустила свой известнейший офисный пакет программ и приложений, объединенных общим название MS Office.
По сути, табличный процессор Excel представляет собой универсальное средство обработки математических данных всех разновидностей и уровней сложности. Сюда относится и математика, и алгебра, и геометрия, и тригонометрия, и работа с матрицами, и и решение сложнейших систем уравнений, и многое другое. Практически все, что относится к этого плана, представлено в самой программе. Функции электронных таблиц таковы, что многие пользователи не то что о них не знают, они даже не подозревают, насколько мощным является этот программный продукт. Но обо всем по порядку.
Начало работы с электронными таблицами
Как только пользователь открывает программу Excel, он видит перед собой таблицу, созданную из так называемого шаблона по умолчанию. Главная рабочая область состоит из столбцов и строк, пересечение которых образует ячейки. В понимании работы со всеми основным элементом электронной таблицы является ячейка, поскольку именно в ней они и вводятся.
Каждая ячейка имеет нумерацию, состоящую из порядкового обозначения столбца и строки, правда, в разных версиях приложения она может отличаться. Так, например, в версии 2003 года самая первая ячейка, находящаяся на пересечении столбца «A» и строки «1», обозначается как «A1». В версии 2010 года такой подход был изменен. Здесь обозначение представлено в виде порядковых цифр и чисел, но в строке описания столбцы обозначаются как «C», а строки - как «R». Многие не понимают, с чем это связано. Но тут все просто: «R» - это первая буква английского слова row (строка, ряд), а «C» - первая литера слова column (столбец).
Используемые данные
Говоря о том, что основным элементом электронной таблицы является ячейка, нужно понимать, что это касается исключительно вводимых данных (значений, текста, формул, функциональных зависимостей и т.д.). Данные в ячейках могут иметь разный формат. Функцию изменения формата ячейки можно вызвать из при нажатии на ней ПКМ (правой кнопкой мыши).
Данные могут быть представлены в текстовом, числовом, процентном, экспоненциальном, денежном (валютном), дробном и временном форматах, а также в виде даты. Кроме того, можно задавать дополнительные параметры вида или знаков после запятой при использовании чисел.
Главное окно программы: структура
Если внимательно посмотреть на главное окно приложения, можно заметить, что в стандартном варианте в таблице может содержаться 256 столбцов и 65536 строк. В нижней части расположены вкладки листов. В новом файле их три, но можно задавать и больше. Если считать, что основным элементом электронной таблицы является лист, это понятие нужно отнести к содержанию на разных листах разных данных, которые могут использоваться перекрестно при задании соответствующих формул и функций.
Такие операции наиболее применимы при создании сводных таблиц, отчетов или сложных систем вычислений. Отдельно стоит сказать, что при наличии на разных листах взаимосвязанных данных результат при изменении зависимых ячеек и листов вычисляется автоматически без повторного введения формулы или функции, выражающей ту или иную зависимость переменных и констант.
Сверху располагается стандартная панель с несколькими основными меню, а чуть ниже строка формул. Говоря о данных, содержащихся в ячейках, можно сказать, что основным элементом электронной таблицы является и данный элемент, поскольку в самой строке отображаются либо текстовые, либо числовые данные, введенные в ячейки, либо же формулы и В смысле отображения информации строка формул и ячейка одно и то же. Правда, для строки неприменимо форматирование или задание типа данных. Это исключительно средство просмотра и ввода.
Формулы в электронных таблицах Excel
Что касается формул, их в программе достаточно много. Некоторые из них вообще многим юзерам неизвестны. Конечно, чтобы разобраться со всеми ними, можно тщательно прочитать то же справочное руководство, однако в программе предусмотрена и специальная возможность автоматизации процесса.
При нажатии на расположенную слева кнопку «f x » (или знак «= ») будет показан список, из которого можно выбрать необходимое действие, которое избавит юзера от введения формулы вручную.
Имеется и еще одно часто используемое средство. Это функция автосуммы, представленная в виде кнопки на Тут тоже формулу вводить не придется. Достаточно активировать ячейку в строке и столбце после выделенного диапазона, где предполагается произвести вычисление, и кликнуть на кнопке. И это не единственный пример.
Взаимосвязанные данные, листы, файлы и перекрестные ссылки
Что касается взаимосвязанных ссылок, то к любой ячейке и листу могут быть прикреплены данные из другого места данного документа, стороннего файла, данных какого-либо интернет-ресурса или же исполняемого скрипта. Это позволяет даже экономить дисковое пространство и уменьшить исходный размер самого документа. Естественно, с тем, как создавать такие взаимосвязи, придется тщательно разобраться. Но, как говорится, было бы желание.
Надстройки, диаграммы и графики
В плане дополнительных инструментов и возможностей электронные таблицы MS Excel предоставляют пользователю широкий выбор. Не говоря о специфичных надстройках или исполняемых скриптах Java или Visual Basic, остановимся на создании графических визуальных средств просмотра результатов анализа.
Понятно, что рисовать диаграмму или строить график на основе огромного количества зависимых данных вручную, а потом вставлять такой графический объект в таблицу в виде отдельного файла или прикрепленного изображения не каждому-то и хочется.
Именно поэтому и используется их автоматическое создание с предварительным выбором вида и типа. Понятно, что строятся они на основе определенной области данных. Как раз-таки при построении графиков и диаграмм можно утверждать, что основным элементом электронной таблицы является выделенная область или несколько областей на разных листах или в разных прикрепленных файлах, из которых будут браться значения переменных и зависимых результатов вычислений.
Применение фильтров
В некоторых случаях может потребоваться применение специальных фильтров, устанавливаемых на одни или несколько столбцов. В самом простом варианте это помогает осуществлять поиск данных, текста или значения во всем столбце. При совпадении все найденные результаты будут показаны отдельно.
Если имеются зависимости, вместе с отфильтрованными данными одного столбца будет показаны остальные значения, расположенные в других столбцах и строках. Но это самый простой пример, ведь каждый пользовательский фильтр имеет собственное подменю с определенными критериями поиска или специфичной настройкой.
Заключение
Конечно, рассмотреть в одной статье все возможности программного пакета MS Excel просто невозможно. По крайней мере, здесь можно понять, какие элементы являются в таблицах основными, исходя из каждого конкретного случая или ситуации, а также хоть немного разобраться, так сказать, с азами работы в этой уникальной программе. Но для ее полного освоения придется немало потрудиться. Зачастую и сами разработчики не всегда знают, на что способно их детище.
