Chèn sơ đồ vào slide thuyết trình. Cách tạo sơ đồ trong bài thuyết trình Power Point Cách chèn sơ đồ hoàn chỉnh vào Powerpoint

Việc tạo sơ đồ có sẵn trong bất kỳ gói văn phòng nào và áp dụng cho từng chương trình có trong đó. Với sự giúp đỡ của họ, bạn có thể tăng đáng kể nội dung thông tin của bất kỳ tài liệu nào. Tính năng này đặc biệt quan trọng đối với bài thuyết trình nên rất nhiều người dùng thắc mắc làm thế nào để tạo sơ đồ trong PowerPoint 2010? Tuy nhiên, nhìn về phía trước, chúng tôi sẽ nói rằng hướng dẫn sẽ được trình bày bên dưới là chung cho tất cả các phiên bản của chương trình này.

Làm thế nào để tạo sơ đồ trong PowerPoint?

Sự tiện lợi của sơ đồ trong PowerPoint là không thể phủ nhận. Chúng được chèn vào bản trình bày dưới dạng một tệp phương tiện riêng biệt, điều này có nghĩa là các thay đổi có thể được thực hiện đối với chúng trong thời gian thực và các phần tử riêng lẻ có thể được chỉnh sửa theo mọi cách có thể. Nhưng chúng tôi sẽ tìm ra cách thiết lập sơ đồ sau; bây giờ chúng tôi sẽ đề xuất các cách tạo sơ đồ trong PowerPoint.

Cách 1: Dán vào vùng văn bản

Nếu bạn đang tạo một bản trình bày từ đầu thì bạn sẽ dễ dàng sử dụng phương pháp này nhất, bao gồm việc chèn sơ đồ vào vùng văn bản. Nhưng bằng cách sử dụng phương pháp này, bạn có thể nhanh chóng chèn phần tử mong muốn vào tài liệu.

Khởi chạy trình chỉnh sửa bản trình bày.

Tạo một tài liệu mới hoặc một slide mới trong một tài liệu hiện có.

Trang tính mới có hai khu vực: để chèn tiêu đề và văn bản. Khu vực thứ hai cung cấp các tùy chọn để chèn các phần tử, bao gồm cả sơ đồ. Nhấp vào biểu tượng biểu đồ trong trường văn bản của trang chiếu.

Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện. Chọn một loại biểu đồ. Điều này được thực hiện trong thanh bên nằm ở bên trái. Nếu bạn đang nghĩ về cách tạo biểu đồ hình tròn trong PowerPoint, thì ở giai đoạn này, bạn cần chọn một biểu đồ.

Chọn kiểu hiển thị. Điều này được thực hiện trên bảng trên cùng của cửa sổ. Bạn có thể chọn hiển thị tuyến tính hoặc thể tích. Nhân tiện, bạn có thể xem các ví dụ về sơ đồ tương lai ở giữa cửa sổ.

Nhấp vào nút "Được".

Khi bạn hoàn thành tất cả các bước trên, sơ đồ sẽ được chèn vào slide. Tuy nhiên, điều đáng lưu ý là nó chiếm một khu vực riêng và trong một số trường hợp, việc đặt các phần tử khác trên slide sẽ trở thành vấn đề.

Cách 2: Tạo chuẩn

Có cách thứ hai để tạo sơ đồ trong PowerPoint. Nhìn chung, nó thực tế không khác gì so với trước, chỉ việc gọi cửa sổ với các tham số được thực hiện khác nhau. Chúng ta hãy xem xét điều này chi tiết hơn:

Tạo bản trình bày mới hoặc mở bản trình bày hiện có.

Đi tới slide nơi bạn muốn chèn biểu đồ.

Trên thanh công cụ của danh mục này, nhấp vào nút “Biểu đồ”, nằm trong nhóm “Hình ảnh”.

Một cửa sổ quen thuộc sẽ xuất hiện với các tùy chọn chèn sơ đồ.

Tất cả các hành động tiếp theo không khác với những hành động được mô tả trong phương pháp trước, bắt đầu từ điểm thứ tư. Bạn cần xác định loại biểu đồ, chọn kiểu biểu đồ và nhấp vào nút “Ok”.

Cách 3: Dán từ Excel

Nếu trước đây bạn đã tạo biểu đồ trong Excel thì bạn có thể chèn biểu đồ đó vào PowerPoint mà không gặp vấn đề gì. Phương pháp này so sánh thuận lợi với các phương pháp trước ở chỗ cuối cùng bạn có thể thay đổi các giá trị trong trình chỉnh sửa bảng và quan sát kết quả trực tiếp trong bản trình bày. Vì vậy, hãy cùng tìm hiểu cách tạo sơ đồ trong PowerPoint bằng cách chèn chúng từ Excel:

Mở một bài thuyết trình hoặc tạo một bài thuyết trình mới.

Đi tới slide bạn cần.

Chuyển đến tab "Chèn".

Trên dải băng công cụ, trong danh mục “Văn bản”, hãy nhấp vào nút “Đối tượng”.

Trong cửa sổ xuất hiện, đặt nút chuyển sang vị trí “Tạo từ tệp”.

Nhấp vào nút Duyệt.

Trong cửa sổ trình quản lý tệp, hãy chuyển đến thư mục có bảng chứa biểu đồ.

Chọn nó, chọn trang tính và nhấp vào “Mở”.

Nhấp vào nút "Được".

Sau đó, biểu đồ từ bảng sẽ được chèn vào bản trình bày. Nếu muốn, bạn có thể đánh dấu vào ô bên cạnh “Link” trong cửa sổ chọn file để khi thực hiện thay đổi trong Excel, biểu đồ cũng sẽ thay đổi trong PowerPoint.

Thiết lập biểu đồ

Bây giờ chúng ta đã tìm ra cách tạo sơ đồ trong PowerPoint, bây giờ chúng ta hãy chuyển thẳng sang câu hỏi về cách tùy chỉnh chúng.

Để đặt giá trị trong biểu đồ, bạn cần thực hiện như sau:

Nhấp đúp chuột vào sơ đồ.

Xuất hiện bảng có giao diện tương tự như Excel. Trong đó bạn có thể nhận thấy tên của từng điểm trong sơ đồ và ý nghĩa của chúng.

Nhập các giá trị bạn cần vào các ô thích hợp. Tại đây, bạn cũng có thể thay đổi tên của một số thành phần bằng cách nhập chúng vào các ô thích hợp.

Sau đó nhấn vào khoảng trống của slide để đóng bảng.

Bằng cách này bạn có thể thay đổi tất cả các tham số. Bây giờ bạn không chỉ biết cách tạo sơ đồ trong PowerPoint mà còn biết cách tùy chỉnh chúng.

Phần kết luận

Như vậy là chúng ta đã tìm ra tất cả các tính năng khi làm việc với sơ đồ trong bản trình bày PowerPoint. Như bạn có thể thấy, về nguyên tắc, việc chèn chúng không quá khó, giống như việc thiết lập chúng. Nhân tiện, nhiều người dùng thắc mắc về cách tạo sơ đồ trong PowerPoint trên điện thoại của họ, nhưng thật không may, điều này là không thể, vì công cụ này đơn giản là không có sẵn trong ứng dụng.

Sơ đồ là một yếu tố cực kỳ hữu ích và mang tính thông tin trong bất kỳ tài liệu nào. Chúng ta có thể nói gì về bài thuyết trình? Vì vậy, để tạo ra một màn hình thực sự có chất lượng cao và chứa nhiều thông tin, điều quan trọng là phải có khả năng tạo chính xác loại phần tử này.

Đọc thêm:

Tạo biểu đồ trong MS WordTạo biểu đồ trong Excel

Tạo biểu đồ

Sơ đồ được tạo trong PowerPoint được sử dụng dưới dạng tệp phương tiện có thể được sửa đổi linh hoạt bất kỳ lúc nào. Nó cực kỳ tiện lợi. Chi tiết về cách thiết lập các đối tượng như vậy sẽ ở bên dưới, nhưng trước tiên bạn cần xem xét các cách tạo sơ đồ trong PowerPoint.

Cách 1: Dán vào vùng văn bản

Cách nhanh nhất và dễ nhất để tạo biểu đồ trong slide mới.

Điều đáng chú ý là phương pháp này cho phép bạn nhanh chóng tạo các thành phần cần thiết, tuy nhiên, nó chiếm toàn bộ vùng văn bản và sau khi kết thúc các khe thì phương thức này không còn nữa.

Cách 2: Sáng tạo cổ điển

Bạn cũng có thể thêm biểu đồ theo cách cổ điển đã có sẵn trong Microsoft PowerPoint kể từ khi ra đời.

Bạn cần chuyển đến tab “Chèn”, nằm ở tiêu đề của bản trình bày.
Sau đó, bạn sẽ cần nhấp vào biểu tượng “Sơ đồ” tương ứng.
Quy trình tạo tiếp theo tương tự như phương pháp được mô tả ở trên.

Một cách tiêu chuẩn cho phép bạn tạo sơ đồ mà không gặp bất kỳ vấn đề nào khác.

Cách 3: Dán từ Excel

Không có gì ngăn cản bạn chèn thành phần này nếu nó đã được tạo trước đó trong Excel. Hơn nữa, nếu bảng giá trị tương ứng được đính kèm vào sơ đồ.

Phương pháp này thuận tiện vì nó cho phép bạn chèn liên tục cả bảng và sơ đồ của nó. Ngoài ra, trong nhiều trường hợp, việc điều chỉnh dữ liệu trong Excel có thể dễ dàng hơn.

Thiết lập biểu đồ

Theo quy định, trong hầu hết các trường hợp (ngoại trừ việc dán từ Excel), một biểu đồ cơ bản với các giá trị tiêu chuẩn sẽ được thêm vào. Họ, giống như thiết kế, phải được thay đổi.

Thay đổi giá trị

Tùy thuộc vào loại sơ đồ, hệ thống thay đổi giá trị của nó cũng thay đổi. Tuy nhiên, nhìn chung quy trình đều giống nhau đối với tất cả các loại.

Đầu tiên bạn cần nhấp đúp chuột trái vào đối tượng. Một cửa sổ Excel sẽ mở ra.
Đã có một bảng được tạo tự động với một số giá trị tiêu chuẩn. Chúng có thể được viết lại, chẳng hạn như tên dòng. Dữ liệu liên quan sẽ được áp dụng ngay lập tức vào biểu đồ.
Không có gì ngăn cản bạn thêm hàng hoặc cột mới với các đặc điểm phù hợp nếu cần.

Thay đổi diện mạo của bạn

Bạn có thể tùy chỉnh giao diện của sơ đồ bằng nhiều công cụ.

Để thay đổi tên, bạn cần nhấp đúp vào tên đó. Tham số này không được quy định trong bảng; nó chỉ được nhập theo cách này.
Các cài đặt chính diễn ra trong phần “Định dạng biểu đồ” đặc biệt. Để mở nó, bạn cần nhấp đúp vào nút chuột trái trong vùng biểu đồ, nhưng không phải trên đó mà vào khoảng trắng bên trong ranh giới của đối tượng.
Nội dung của phần này khác nhau tùy thuộc vào loại biểu đồ. Nói chung, có hai ngăn, mỗi ngăn có ba tab.
Phần đầu tiên là “Tùy chọn biểu đồ”. Đây là nơi mà sự xuất hiện của đối tượng thay đổi. Các tab ở đây như sau:
- “Điền và viền” - cho phép bạn thay đổi màu của một vùng hoặc đường viền của nó. Áp dụng cho cả toàn bộ biểu đồ và cho từng cột, ngành và phân đoạn riêng lẻ. Để chọn, bạn cần nhấp vào phần cần thiết bằng nút chuột trái, sau đó thực hiện cài đặt. Nói một cách đơn giản, tab này cho phép bạn đổi màu bất kỳ phần nào của sơ đồ.
- “Hiệu ứng” - tại đây bạn có thể định cấu hình các hiệu ứng của bóng, âm lượng, độ sáng, làm mịn, v.v. Thông thường, các bài thuyết trình chuyên nghiệp và công việc không yêu cầu những công cụ này, nhưng điều này không ngăn cản bạn tùy chỉnh chúng để truyền tải phong cách trình bày của cá nhân bạn.
- “Kích thước và thuộc tính” - ở đây kích thước của cả biểu đồ và các thành phần riêng lẻ của nó đã được điều chỉnh. Bạn cũng có thể định cấu hình mức độ ưu tiên hiển thị và văn bản thay thế tại đây.
Phần thứ hai là “Tùy chọn văn bản”. Bộ công cụ này, đúng như tên gọi, được thiết kế để định dạng thông tin văn bản. Ở đây mọi thứ được chia thành các tab sau:
- “Điền văn bản và phác thảo” - tại đây bạn có thể điền vào vùng văn bản. Ví dụ: bạn có thể chọn nền cho chú giải biểu đồ. Để áp dụng, bạn cần chọn từng phần văn bản riêng lẻ.
- “Hiệu ứng văn bản” - áp dụng các hiệu ứng đổ bóng, âm lượng, độ sáng, khử răng cưa, v.v. cho văn bản đã chọn.
- “Dòng chữ” - cho phép bạn điều chỉnh các thành phần văn bản bổ sung, cũng như thay đổi vị trí và kích thước của các thành phần văn bản hiện có. Ví dụ: giải thích cho từng phần của biểu đồ.

Tất cả những công cụ này cho phép bạn dễ dàng tùy chỉnh bất kỳ thiết kế nào cho sơ đồ của mình.

Tốt nhất bạn nên chọn những màu sắc nhất quán nhưng vẫn khác biệt cho biểu đồ của mình. Ở đây áp dụng các yêu cầu tiêu chuẩn cho một hình ảnh có phong cách - màu sắc không được có màu sáng axit, gây hại cho mắt, v.v.
Không nên áp dụng hiệu ứng hoạt hình cho biểu đồ. Điều này có thể làm biến dạng cả hai trong quá trình phát hiệu ứng và sau khi hiệu ứng kết thúc. Trong các bài thuyết trình chuyên nghiệp khác, bạn thường có thể thấy nhiều biểu đồ khác nhau xuất hiện sinh động và thể hiện các chỉ số của chúng. Thông thường, đây là các tệp phương tiện được tạo riêng ở định dạng GIF hoặc video với tính năng cuộn tự động; chúng không phải là sơ đồ.
Sơ đồ cũng tăng thêm sức nặng cho bài thuyết trình. Vì vậy nếu có quy định hay hạn chế thì tốt nhất không nên làm quá nhiều biểu đồ.

Tóm lại, điều chính cần phải nói. Biểu đồ được thiết kế để hiển thị dữ liệu hoặc số liệu cụ thể. Nhưng họ chỉ được giao vai trò kỹ thuật thuần túy trong tài liệu. Ở dạng trực quan - trong trường hợp này là trong một bài thuyết trình - bất kỳ biểu đồ nào cũng phải đẹp và được thực hiện theo tiêu chuẩn. Vì vậy, điều quan trọng là phải tiếp cận quá trình sáng tạo một cách cẩn thận nhất.

Chúng tôi rất vui vì chúng tôi có thể giúp bạn giải quyết vấn đề.

Đặt câu hỏi của bạn trong phần bình luận, mô tả chi tiết bản chất của vấn đề. Các chuyên gia của chúng tôi sẽ cố gắng trả lời nhanh nhất có thể.

Bài báo này hữu ích với bạn?

Bạn sắp biểu diễn trước khán giả? Bạn đã thu thập được một lượng lớn dữ liệu thống kê chưa? Sau đó, chúng tôi khuyên bạn nên định dạng chúng dưới dạng sơ đồ. Phương pháp này sẽ giúp thể hiện chân thực sự chuyển động của các số khô và so sánh tình trạng của chúng trước và sau.

Và quan trọng nhất, khán giả, những người phần lớn sống theo quy tắc “thà xem một lần còn hơn nghe trăm lần” sẽ nhận được thông tin này ở định dạng bắt buộc. Biểu đồ về cơ bản là một hình ảnh dựa trên các con số. Hôm nay chúng tôi sẽ mô tả cách tạo sơ đồ trong Powerpoint.

Hướng dẫn tạo biểu đồ

Vì vậy, hãy đi theo thứ tự:

Chọn loại biểu đồ mong muốn

Một lời khuyên nhỏ cho người mới bắt đầu:

Phổ biến nhất là Biểu đồ và Đường.
Nếu bạn có một tổng thể và muốn thể hiện mối quan hệ giữa các phần của nó, hãy chọn Hình tròn, Vòng.
Nếu bạn muốn hiển thị đồng thời cấu trúc của tổng thể và kích thước của từng thành phần trong biểu đồ, hãy đặt Lepestkovaya.

Nhân tiện, các nhà tâm lý học tiến hành các phép đo xã hội học nên chú ý đến loại sơ đồ này. Sơ đồ radar máy tính sẽ giảm thời gian dành cho việc vẽ biểu đồ xã hội “bằng tay”.

Và nếu bạn cần thể hiện tính năng động của quá trình, hãy sử dụng Biểu đồ

Bây giờ cửa sổ của hai ứng dụng sẽ được mở đồng thời trên màn hình: PowerPoint (và bản phác thảo sơ đồ sẽ xuất hiện trên trang chiếu) và Excel (có bảng):
Chúng tôi làm việc với cái bàn. Chúng tôi thay đổi tên của các danh mục và hàng, đồng thời thêm dữ liệu số cho phù hợp.

Chú ý, nếu bạn đang làm việc với các số được đặt tên, bạn không thể viết đơn vị đo lường, tỷ lệ phần trăm, v.v. vào các ô. Chúng tôi chỉ nhập số. Nếu có ít dữ liệu hơn mức được cung cấp trong mẫu bảng thì bạn không nên xóa dữ liệu đó bằng lệnh xóa nội dung hoặc phím Xóa, vì việc xóa như vậy sẽ để lại một khoảng cách lớn giữa các cột và hàng trong khu vực Biểu đồ. Tốt hơn là chỉ cần xóa các hàng hoặc cột thừa.

Sơ đồ gần như đã sẵn sàng, bạn có thể đóng cửa sổ Excel.

Nếu cần, bạn luôn có thể quay lại ứng dụng bổ sung này và thay đổi các số trong bảng. Bạn sẽ tìm thấy lệnh Chỉnh sửa dữ liệu được yêu cầu trên tab Làm việc với Biểu đồ - Trình thiết kế. Nhân tiện, ở đây bạn có thể thiết lập phong cách thiết kế:

Tuy nhiên, để làm cho dữ liệu dễ hiểu hơn, chúng tôi khuyên bạn nên sửa đổi hình thức của biểu đồ.

Mở tab Layout, thêm tên biểu đồ và các trục, nếu có nhiều danh mục thì tạo chú giải, LUÔN đặt nhãn dữ liệu, để xác nhận tính chính xác của biểu đồ đã xây dựng, bạn cũng có thể thêm bảng vào slide.
Về nguyên tắc, mọi thành phần của sơ đồ đều có thể thay đổi được. Để thực hiện việc này, hãy nhấp đúp vào phần tử mong muốn và làm việc với hộp thoại.

Mô tả ngắn gọn về cách tạo sơ đồ trong bài thuyết trình Powerpoint đã hoàn tất. Và như mọi khi, hãy đồng ý - bạn đã nhận được những hướng dẫn rất ngắn gọn. Nhưng ở hầu hết mọi bước làm việc với sơ đồ, đều có một số lượng lớn cài đặt sẽ giúp bạn thực hiện công việc một cách thú vị và tạo ra một đối tượng theo phong cách của mình. Chúc may mắn!

Để nói về bất kỳ hiện tượng hoặc đề xuất nào, trong hầu hết các trường hợp, các bài thuyết trình điện tử đều được sử dụng. Mục đích của bài thuyết trình là thu hút sự chú ý của người nghe vào báo cáo với sự trợ giúp của các hình ảnh, sơ đồ, bảng biểu và đồ thị đầy màu sắc.

Kèm theo bài phát biểu của diễn giả là các hình vẽ và bảng biểu đầy màu sắc có trong các slide thuyết trình giúp đơn giản hóa đáng kể việc hiểu nội dung được trình bày. Điều này cũng áp dụng cho các biểu đồ và đồ thị, chẳng hạn như với sự trợ giúp của chúng, bạn có thể hiển thị sự thay đổi trong một hiện tượng hoặc so sánh dữ liệu.

Chèn biểu đồ trong PowerPoint

Mặc dù thực tế rằng việc tạo bảng và biểu đồ là một chuyên môn của ứng dụng Excel, MS Power Point cũng cung cấp khả năng chèn nhiều loại biểu đồ. Hơn nữa, bạn có thể chèn sơ đồ vào bản trình bày không chỉ bằng cách sử dụng bảng ghi tạm.

Bạn có thể chỉ cần chèn sơ đồ vào bản trình bày; trong tab chèn, bạn cần tìm khối minh họa và nhấp vào nút “Sơ đồ”. Trong cửa sổ “Chèn biểu đồ” mở ra, hãy chọn loại biểu đồ cần thiết cho trường hợp này. Sau khi nhấn OK loại biểu đồ mà chúng ta đã chọn sẽ được chèn vào slide và sẽ xuất hiện cửa sổ Excel để nhập dữ liệu.

Chèn biểu đồ vào slide Power Point

Trong khu vực làm việc của các slide, theo quy luật, có các liên kết để chèn các đối tượng khác nhau, bao gồm cả sơ đồ. Sự hiện diện của các liên kết này phần nào giúp đơn giản hóa và tăng tốc độ truy cập vào cửa sổ chèn sơ đồ.

Cửa sổ chèn sơ đồ có thể được mở bằng cách nhấp vào nút tương ứng trong trường slide

Để sơ đồ trong bài thuyết trình đẹp và dễ hiểu, bạn cần điền chính xác bảng dữ liệu cho nó, dán nhãn chính xác cho các danh mục, chuỗi. Điều này có thể yêu cầu thay đổi loại biểu đồ, có thể thực hiện trực tiếp trong Power Point. Bạn có thể thay đổi loại biểu đồ trực tiếp trong trình tạo slide

Chèn biểu đồ qua clipboard

Trong trường hợp bản trình bày được biên soạn trên cơ sở báo cáo tạo sẵn trong trình soạn thảo Word hoặc dữ liệu cho sơ đồ có sẵn trong tệp Excel, thì nhiệm vụ của chúng tôi đã đơn giản hóa rất nhiều. Điều này là do tài liệu nguồn đã có sẵn sơ đồ và chúng ta chỉ cần chuyển chúng sang bản trình bày bằng bảng nhớ tạm.

Việc này được thực hiện rất đơn giản: chọn sơ đồ mong muốn trong tài liệu nguồn và sao chép nó vào khay nhớ tạm. Sau đó mở slide thuyết trình và nhấp vào “chèn”. Nếu sau này bạn cần thực hiện các thay đổi đối với biểu đồ, bạn cần liên kết biểu đồ đó với tệp Excel gốc.

Dán sơ đồ đã sao chép trước đó vào bảng nhớ tạm bằng cách nhấp vào nút này.

Dữ liệu cho biểu đồ

Bất kỳ ai đã từng thử tạo biểu đồ trong các ứng dụng văn phòng đều biết rằng biểu đồ chỉ là sự thể hiện trực quan của dữ liệu số được ghi trong bảng. Và, để thay đổi sơ đồ, bạn cần thực hiện các thay đổi đối với bảng nguồn này.

Những thay đổi về dữ liệu của bảng này sẽ được hiển thị ngay trên sơ đồ

Bạn có thể mở một bảng có dữ liệu số gốc bằng cách chọn sơ đồ bằng một cú nhấp chuột và trong tab “Nhà thiết kế” xuất hiện, hãy nhấp vào “Thay đổi dữ liệu”. Hoặc gọi menu thả xuống bằng cách nhấp chuột phải vào vùng sơ đồ. Trong cửa sổ xuất hiện, bạn cũng cần chọn “Thay đổi dữ liệu”. Việc sử dụng phương pháp nào trong hai phương pháp này tùy thuộc vào sở thích và thói quen của mỗi người dùng khi làm việc trên máy tính.

Thay đổi dữ liệu

Nếu biểu đồ được chèn vào bản trình bày bằng bảng tạm và bạn có thể cần thay đổi dữ liệu cho biểu đồ thì như đã thảo luận ở trên, bạn cần thiết lập kết nối giữa biểu đồ đã dán và tệp nguồn.

Kết nối này được thiết lập dưới dạng siêu liên kết thông thường từ sơ đồ nằm trong bản trình bày đến tệp Excel có bảng dữ liệu. Sau đó, việc mở bảng nguồn được thực hiện theo cách tương tự như mô tả ở trên - bằng cách nhấp vào nút "Thay đổi dữ liệu".

Liên kết biểu đồ với tệp Excel chứa dữ liệu nguồn

Như vậy, việc tạo sơ đồ trực quan trong bài thuyết trình Power Point rất đơn giản nhưng quá trình này sẽ không thể hoàn thiện nếu không có ứng dụng Excel. Vì vậy, để thuận tiện cho việc chèn sơ đồ vào Power Point, máy tính của bạn cần phải cài đặt bộ xử lý bảng tính này.

Hướng dẫn tạo biểu đồ

Vì vậy, hãy đi theo thứ tự:

Chọn loại biểu đồ mong muốn

Một lời khuyên nhỏ cho người mới bắt đầu:

Phổ biến nhất là Biểu đồ và Đường.
Nếu bạn có một tổng thể và muốn thể hiện mối quan hệ giữa các phần của nó, hãy chọn Hình tròn, Vòng.
Nếu bạn muốn hiển thị đồng thời cấu trúc của tổng thể và kích thước của từng thành phần trong biểu đồ, hãy đặt Lepestkovaya.

Và nếu bạn cần thể hiện tính năng động của quá trình, hãy sử dụng Biểu đồ

Lưu ý, nếu bạn đang làm việc với các số được đặt tên, bạn không thể viết đơn vị đo lường, tỷ lệ phần trăm, v.v. vào các ô. Chúng tôi chỉ nhập số. Nếu có ít dữ liệu hơn mức được cung cấp trong mẫu bảng thì bạn không nên xóa dữ liệu đó bằng lệnh xóa nội dung hoặc phím Xóa, vì việc xóa như vậy sẽ để lại một khoảng cách lớn giữa các cột và hàng trong khu vực Biểu đồ. Tốt hơn là chỉ cần xóa các hàng hoặc cột thừa.

Tệ

Sơ đồ gần như đã sẵn sàng, bạn có thể đóng cửa sổ Excel.

Tuy nhiên, để làm cho dữ liệu dễ hiểu hơn, chúng tôi khuyên bạn nên sửa đổi hình thức của biểu đồ.

Chúng tôi xem xét việc tạo sơ đồ trong PowerPoint, định dạng và chỉnh sửa chúng cũng như các tùy chọn để nhập sơ đồ từ bộ xử lý bảng tính MS Excel.

Bài thuyết trình

Bài Hát Youtube SlideShare

Kỹ năng 77-429

Lý thuyết:

Tạo biểu đồ

Phiên bản video

Phiên bản văn bản

Biểu đồ là sự thể hiện trực quan của dữ liệu kỹ thuật số. Chúng có thể được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau: thay đổi trực quan của một chỉ báo theo thời gian, so sánh hai hoặc nhiều chỉ báo, xác định tỷ trọng, v.v.

Sau khi tạo biểu đồ trong PowerPoint, bạn có thể thay đổi dữ liệu và những thay đổi đó sẽ xuất hiện trên chính biểu đồ.

Chèn biểu đồ thông qua phần giữ chỗ

Có hai loại trình giữ chỗ cho biểu đồ trong PowerPoint: trình giữ chỗ chung phù hợp với mọi loại nội dung và trình giữ chỗ biểu đồ cụ thể. Trình giữ chỗ đặc biệt cho biểu đồ cực kỳ hiếm khi được sử dụng vì không có sự khác biệt giữa các biểu đồ được chèn thông qua trình giữ chỗ chung hoặc đặc biệt và trình giữ chỗ chung mang lại cho người dùng một số quyền tự do trong việc lựa chọn nội dung. Sau khi nhấp vào biểu tượng biểu đồ, bạn có thể chọn loại biểu đồ trong hộp thoại Chèn biểu đồ.

Tạo biểu đồ trong PowerPoint bằng trình giữ chỗ

Nhập biểu đồ từ Excel

Trên thực tế, các sơ đồ cho PowerPoint cũng như cho Word đều được chuẩn bị bằng Excel. Bằng cách nhấp vào biểu tượng trong trình giữ chỗ, chúng tôi khởi chạy Excel, nơi dữ liệu cho biểu đồ được hiển thị trên trang tính và kết quả được hiển thị trên trang chiếu.

Mô tả chi tiết về các thành phần biểu đồ và loại biểu đồ sẽ được thảo luận trong bài học thứ sáu của khóa học Excel từ cơ bản đến chuyên nghiệp. Bài học thuộc phạm vi công cộng và rất được khuyến khích nếu bạn dự định sử dụng sơ đồ trên các trang chiếu PowerPoint.

Bạn có thể chỉ cần dán biểu đồ được chuẩn bị trước trong Excel vào một slide hoặc bạn có thể chọn trình giữ chỗ và dán trực tiếp (tổ hợp Ctrl + V) vào trình giữ chỗ. Trong trường hợp thứ hai, sơ đồ sẽ thay đổi theo những thay đổi trong bố cục trang chiếu (bố cục trang chiếu sẽ được đề cập trong bài học thứ 6 tiếp theo của khóa học này).

Mặc dù có thể không có sự khác biệt về mặt vật lý giữa các biểu đồ được chèn thông qua trình giữ chỗ và các biểu đồ được sao chép từ trang tính Excel, nhưng vẫn có một điểm khác biệt về mặt kỹ thuật. Nếu bạn đã chuẩn bị một biểu đồ trong một sổ làm việc Excel riêng biệt rồi chèn nó vào trang chiếu PowerPoint, thì nếu sau này bạn cần thực hiện các thay đổi đối với dữ liệu, bạn nên lưu sổ làm việc và tất nhiên, nếu bản trình bày đó bị di chuyển, sổ làm việc Excel có dữ liệu cho biểu đồ sẽ cần được di chuyển cùng với tệp trình bày. Nếu sau khi chèn biểu đồ, bạn xóa sổ làm việc Excel thì biểu đồ vẫn giữ nguyên, bạn có thể thay đổi hình thức của biểu đồ, chẳng hạn như thay đổi loại, màu sắc, v.v. nhưng sẽ không thể thay đổi chính dữ liệu biểu đồ.
Nếu dữ liệu cho biểu đồ ban đầu được nhập thông qua tệp PowerPoint thì tệp Excel sẽ được nhúng vào chính bản trình bày và do đó, dữ liệu cho biểu đồ luôn có thể được thay đổi.

Thay đổi kích thước và di chuyển biểu đồ

Sơ đồ trên slide PowerPoint về cơ bản là một đối tượng thông thường, giống như một khối văn bản, một hình dạng hay một bức tranh nên việc thay đổi kích thước cũng được thực hiện theo cách tương tự. Bạn có thể thay đổi chiều cao hoặc chiều rộng, đồng thời bằng cách giữ nút chuột trái, kéo một trong các góc, thay đổi cả hai tham số cùng một lúc.

Nếu bạn thay đổi cả chiều cao và chiều rộng của sơ đồ cùng lúc và giữ phím Shift thì việc thay đổi kích thước sơ đồ sẽ diễn ra trong khi vẫn giữ nguyên tỷ lệ ban đầu.

Làm việc với Sơ đồ trong PowerPoint

Phiên bản video

Phiên bản văn bản

Trong bộ Microsoft Office, một số công cụ có trong bộ này rất giống nhau. Làm việc với các hình dạng, hình ảnh hoặc biểu tượng chỉ khác nhau ở tính năng trình bày thông tin trong Excel, Word và PowerPoint. Ví dụ: hình dạng PowerPoint có thêm các thành phần chuyển tiếp trang chiếu và Word có cài đặt để đặt ảnh vào văn bản hoặc không tham chiếu đến văn bản.

Đối với việc làm việc với sơ đồ, các công cụ của các chương trình văn phòng không chỉ giống nhau mà chúng hoàn toàn giống nhau, vì sơ đồ cho PowerPoint được chuẩn bị bằng Excel, chúng tôi đã đề cập đến vấn đề này trong câu hỏi đầu tiên của bài học này.

Tab thiết kế trong PowerPoint và Excel

Nếu chúng ta làm việc trong Excel thì biểu đồ sẽ tự động được cập nhật khi dữ liệu thay đổi, nhưng nếu biểu đồ được nhập vào PowerPoint từ Excel thì khi dữ liệu thay đổi trong Excel, để kết quả được hiển thị trên biểu đồ trong PowerPoint, nó là cần thiết để buộc làm mới.

Lệnh "Chỉnh sửa dữ liệu" sẽ chỉ bắt đầu quá trình chỉnh sửa dữ liệu trên trang tính Excel, trong một cửa sổ nhỏ hoặc bằng cách mở cửa sổ ứng dụng Excel chính thức. Nhân tiện, các tab “Định dạng” trong Excel và PowerPoint hoàn toàn giống nhau.

Vì toàn bộ công việc liên quan đến sơ đồ đã được thảo luận trong bài học thứ sáu của khóa học Excel nên các vấn đề về định dạng sơ đồ trong khóa học này đều được lấy từ đó.

Cùng với khả năng xây dựng sơ đồ, việc lựa chọn đúng loại sơ đồ này hay loại sơ đồ khác cũng rất quan trọng. Việc chọn loại biểu đồ phù hợp nằm ngoài phạm vi của khóa học PowerPoint và sẽ không được đề cập ở đây.

Khái niệm cơ bản về biểu đồ

Phiên bản video

Phiên bản văn bản

Định dạng nhanh biểu đồ

Phiên bản video

Phiên bản văn bản

Định dạng biểu đồ theo cách thủ công

Phiên bản video

Phiên bản văn bản

Flashcards

Cái gọi là thẻ nhớ, nhìn vào thẻ và thử trả lời, bấm vào thẻ sẽ hiển thị đáp án đúng. Thẻ nhớ rất tốt cho việc ghi nhớ các điểm chính của bài học. Tất cả các bài học trong khóa học này đều được trang bị thẻ nhớ.

Cách 1: Dán vào vùng văn bản

Cách nhanh nhất và dễ nhất để tạo biểu đồ trong slide mới.

Cách 2: Sáng tạo cổ điển

Bạn cũng có thể thêm biểu đồ theo cách cổ điển đã có sẵn trong Microsoft PowerPoint kể từ khi ra đời.

Một cách tiêu chuẩn cho phép bạn tạo sơ đồ mà không gặp bất kỳ vấn đề nào khác.

Cách 3: Dán từ Excel

Thiết lập biểu đồ

Thay đổi giá trị

Tùy thuộc vào loại sơ đồ, hệ thống thay đổi giá trị của nó cũng thay đổi. Tuy nhiên, nhìn chung quy trình đều giống nhau đối với tất cả các loại.

Thay đổi diện mạo của bạn

Bạn có thể tùy chỉnh giao diện của sơ đồ bằng nhiều công cụ.

Tất cả những công cụ này cho phép bạn dễ dàng tùy chỉnh bất kỳ thiết kế nào cho sơ đồ của mình.

Tốt nhất bạn nên chọn những màu sắc nhất quán nhưng vẫn khác biệt cho biểu đồ của mình. Ở đây áp dụng các yêu cầu tiêu chuẩn cho một hình ảnh có phong cách - màu sắc không được có màu sáng axit, gây hại cho mắt, v.v.
Không nên áp dụng hiệu ứng hoạt hình cho biểu đồ. Điều này có thể làm biến dạng cả hai trong quá trình phát hiệu ứng và sau khi hiệu ứng kết thúc. Trong các bài thuyết trình chuyên nghiệp khác, bạn thường có thể thấy nhiều biểu đồ khác nhau xuất hiện sinh động và thể hiện các chỉ số của chúng. Thông thường, đây là các tệp phương tiện được tạo riêng ở định dạng GIF hoặc video với tính năng cuộn tự động; chúng không phải là sơ đồ.
Sơ đồ cũng tăng thêm sức nặng cho bài thuyết trình. Vì vậy nếu có quy định hay hạn chế thì tốt nhất không nên làm quá nhiều biểu đồ.