Thực đơn
trang chủYandex

Các loại báo cáo tiêu chuẩn trong access. Trình thiết kế Báo cáo được sử dụng để chỉnh sửa báo cáo được tạo trong Trình hướng dẫn Báo cáo. Thực hành và phát triển các báo cáo phức tạp

Báo cáo trong Access được dùng để trình bày dữ liệu theo cách dễ hiểu và biểu cảm, đồng thời chủ yếu nhằm mục đích in thay vì hiển thị trên màn hình. Thông thường, báo cáo là sản phẩm cuối cùng khi làm việc với cơ sở dữ liệu. Giống như việc tạo biểu mẫu, việc tạo báo cáo sử dụng dữ liệu từ bảng và truy vấn (đôi khi cũng có biểu mẫu, nhưng trường hợp này không còn áp dụng cho các báo cáo đơn giản nữa).

Khi thiết kế báo cáo, phần lớn công nghệ tương tự được sử dụng như khi thiết kế biểu mẫu, tuy nhiên, không giống như biểu mẫu, người dùng không được phép thay đổi dữ liệu trong báo cáo. Khi chỉnh sửa báo cáo ở chế độ Người xây dựng(xem Hình 42) các vùng tương tự của giao diện được sử dụng như khi chỉnh sửa biểu mẫu - các vùng tiêu đề Và Ghi chú, vùng Phía trên Và Chân trang, Vùng dữ liệu.


Cơm. 38. Cửa sổ lựa chọn chế độ tạo báo cáo

Các chế độ sau được sử dụng để tạo báo cáo: Người xây dựng, Trình hướng dẫn Báo cáo, Trình hướng dẫn Biểu đồ, Nhãn Gửi thư, Và Báo cáo tự động: vào cột Và băng(xem hình 38).

Giống như các biểu mẫu, một báo cáo hoàn chỉnh được tạo bằng cách sử dụng Báo cáo tự động,được lấy ngay sau khi chỉ định bảng nguồn hoặc truy vấn. Bậc thầy Nhãn bưu chính mặc dù nó hoạt động theo nhiều bước nhưng không cần giải thích nhiều. Dựa trên cùng một mục đích sử dụng Trình hướng dẫn báo cáo Hầu hết các báo cáo được tạo trong Access, có thể có cấu trúc khá phức tạp. Dưới đây chúng tôi sẽ thảo luận chi tiết về cách làm việc với Master này.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng tất cả các báo cáo được liệt kê ở trên được gọi là phụ lục(đến nguồn dữ liệu), vì tất cả chúng, giống như biểu mẫu, đều sử dụng bảng hoặc truy vấn để xây dựng. Cấu trúc phức tạp nhất là cấu trúc của các báo cáo do chính người dùng tạo “từ đầu” trong Người xây dựng. Các báo cáo có thể chứa cấp dưới báo cáo, sử dụng các cách sắp xếp đặc biệt không được Wizards cung cấp, cũng như sử dụng các chức năng Truy cập khác nhau, v.v., đề cập đến cái gọi là. miễn phí báo cáo. Tuy nhiên, việc tạo các báo cáo phức tạp bằng cách sử dụng Nhà thiết kếđòi hỏi kiến ​​thức bổ sung và không được thảo luận ở đây.

Dựa trên Trình hướng dẫn báo cáo Trong Access, bạn có thể chuẩn bị báo cáo kết hợp dữ liệu từ bảng nguồn hoặc truy vấn dựa trên các tiêu chí nhất định. Những báo cáo này được tạo phổ biến nhất vì chúng cho phép bạn tính tổng cho các nhóm dữ liệu và cung cấp thông tin ở định dạng dễ sử dụng. Để tạo các báo cáo tóm tắt như vậy, hãy sử dụng lệnh Nhóm...(xem Hình 39) và các phép tính tương ứng cho dữ liệu được nhóm trong hộp thoại Kết quả(xem hình 41). Trong trường hợp này, bạn có thể chỉ định tối đa bốn trường để nhóm dữ liệu.




Nếu báo cáo chứa các trường số thì đối với mỗi khoảng của một nhóm giá trị số, Trình hướng dẫn sẽ tự động tính tổng các giá trị có trong các trường này. Tuy nhiên, bằng cách sử dụng các lệnh hộp thoại Kết quả(xem Hình 41), bạn có thể tính giá trị trung bình ( Trung bình), tối thiểu và tối đa (tương ứng Nhỏ nhất lớn nhất) giá trị của các trường được nhóm, cũng như tỷ lệ phần trăm.

Cơm. 40. Chọn khoảng thời gian nhóm cho các trường được nhóm


Cơm. 41. Cửa sổ chỉ định các phép tính khi tạo báo cáo tổng

Bạn luôn có thể chỉnh sửa báo cáo đã tạo ở chế độ Người xây dựng(xem hình 42). Để xác định hoặc thay đổi thuộc tính của từng vùng báo cáo riêng lẻ, hãy nhấp vào thanh tên của vùng tương ứng và chọn lệnh Của cải.

Lưu ý rằng trong báo cáo một số điều khiển có chứa thuộc tính Sự mở rộng Và Nén. Nếu chúng được đặt bằng nhau ĐÚNG VẬY thì khi in Access sẽ tự động điều chỉnh kích thước của phần tử tương ứng để văn bản dài không bị cửa sổ của phần tử cắt bỏ, văn bản ngắn không bị thu nhỏ cửa sổ của phần tử để không chiếm dung lượng không cần thiết khi in. .


Cơm. 42. Cửa sổ Nhà thiết kếđể chỉnh sửa báo cáo

Để kết thúc công việc của chúng tôi với cơ sở dữ liệu, chúng tôi sẽ chứng minh một cơ hội đơn giản và hữu ích mà Access DBMS mang lại do khả năng tương thích của nó với các ứng dụng phần mềm khác của gói Microsoft Office (MS) - chúng tôi sẽ chuẩn bị phân phối các chữ cái nối tiếp trong Word thử nghiệm trình soạn thảo, sử dụng thông tin được lưu trữ trong các bảng cơ sở dữ liệu.

Sử dụng trình soạn thảo văn bản Word để chuẩn bị mẫu cho một bức thư nối tiếp cảm ơn khách hàng đã tham gia tích cực vào việc ký kết hợp đồng cung cấp và đặt hàng hàng hóa trong kho của bạn.

Tạo một yêu cầu “Lời cảm ơn” mới, trong đó bạn bao gồm tên của các tổ chức đóng vai trò tích cực nhất trong việc ký kết hợp đồng với công ty của bạn, xác định điều kiện mẫu dựa trên số lượng hợp đồng được ký kết để cung cấp hàng hóa (ba điều kiện tốt nhất các công ty nên được đưa vào mẫu). Dựa trên yêu cầu đã tạo, hãy bắt đầu tạo báo cáo mới bằng trình hướng dẫn Hợp nhất với MS Word, tại sao bạn cần thực hiện các lệnh tuần tự? Liên kết Office/Liên kết MS Word.

Sau đó, một hộp thoại sẽ mở ra Trình hướng dẫn tài liệu phức hợp. Bạn có thể làm việc với tài liệu MS Word đã chuẩn bị trước đó hoặc tạo tài liệu mới bằng cách chọn lệnh thích hợp trong hộp thoại. Khi bạn tạo một tài liệu mới, Access sẽ khởi chạy Word, thiết lập kết nối DDE giữa Word và Access, đồng thời mở một tài liệu văn bản mới mà bạn có thể soạn thư mới trong đó.


Cơm. 43. Kết nối Word và Access

Chuẩn bị một bức thư nối tiếp có nội dung như trong hình. 43. Tên trường được đánh dấu trong dấu ngoặc kép được nhập vào vị trí tương ứng tuần tự trong văn bản của chữ cái trong danh sách, phải mở bằng cách nhấp vào biểu tượng. Thêm trường hợp nhất(xem hình 43). Danh sách phải chứa tất cả các trường của yêu cầu “Cảm ơn” đã tạo, bao gồm cả các trường chúng tôi cần “Khách hàng” và “Sản phẩm”. Sau khi click vào biểu tượng Trường/Dữ liệu và bằng cách sử dụng các nút để cuộn các giá trị trường từ bảng truy vấn cơ sở dữ liệu, bạn có thể xem trước các chữ cái được chuẩn bị để in.

Khi in chữ, chúng được thay thế bằng dữ liệu từ bảng cơ sở dữ liệu tương ứng. Số lượng chữ cái được xác định bởi số lượng bản ghi trong bảng, từ đó các giá trị cho trường điều khiển trong chữ cái được chèn lần lượt cho mỗi bản ghi.

Sau khi lưu và đóng tài liệu văn bản, hãy quay lại Access. Nhờ kết nối DDE nên khi dữ liệu trong bảng Access thay đổi, dữ liệu trong tin nhắn serial sẽ được cập nhật tự động. Lưu ý rằng khi bạn mở tệp có ký tự nối tiếp trong trình soạn thảo Word, Access với cơ sở dữ liệu cần thiết sẽ tự động được tải.

Câu hỏi kiểm soát

Mục đích của các báo cáo.

Cấu trúc báo cáo.

Các chế độ tạo báo cáo

Trình hướng dẫn báo cáo.

Tính toán trong báo cáo.

Người xây dựng báo cáo.

Tạo tài liệu Access và Word chung.

VĂN HỌC

Khoa học máy tính/Ed. S.V.Simonovich. St Petersburg: Peter, 1999.

Veiskas D. Làm việc hiệu quả với Microsoft Access 2.0, 1996.

Dwayne G. Access 97. Bách khoa toàn thư người dùng. Kiev: DiaSoft, 1997.

Jennings R. Sử dụng Microsoft Access 2000. Moscow: Williams, 2000.

Novikov F., Yatsenko A. Microsoft Office 2000 nói chung. St.Petersburg: BNV, 1999.

Zmitrovich A.I. và các lĩnh vực khác Công nghệ thông tin trong kinh tế. Minsk: Kinh Vệ Đà, 1998.

Nền tảng lý thuyết

Bảng, biểu mẫu, báo cáo và truy vấn là những đối tượng chính trong cơ sở dữ liệu hiện đại.

Để đơn giản hóa việc xem, nhập và sửa đổi dữ liệu trong một bảng cụ thể, một hoặc nhiều biểu mẫu sẽ được tạo. Các hình thức là các mẫu điều khiển việc hiển thị thông tin khi nhập, xem và điều chỉnh dữ liệu, Form hỗ trợ công việc nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu, hiển thị dữ liệu từ các bảng biểu, truy vấn dưới dạng thuận tiện cho việc đọc và phân tích.

Báo cáo là công cụ tổ chức xem và in thông tin tóm tắt dưới dạng thân thiện với người dùng. Báo cáo có thể cung cấp các kết quả tính toán phức tạp, so sánh thống kê và cũng bao gồm hình ảnh và sơ đồ.

Yêu cầu là một phương tiện xử lý dữ liệu được lưu trữ trong các bảng. Các truy vấn thu thập dữ liệu được yêu cầu từ một hoặc nhiều bảng theo tiêu chí đã chỉ định và là công cụ để tìm kiếm và cấu trúc dữ liệu. Khi sử dụng công nghệ máy khách-máy chủ, nơi cơ sở dữ liệu chính được lưu trữ trên máy chủ cơ sở dữ liệu, hệ thống truy vấn cho phép bạn giảm lượng thông tin được truyền qua mạng. Truy vấn là một câu hỏi về dữ liệu, tức là một tập hợp các điều kiện để lấy thông tin từ các bảng. Việc chạy truy vấn sẽ tạo ra một bảng dữ liệu mới, khi truy vấn được lặp lại, bảng này có thể được cập nhật theo những thay đổi về thông tin trong bảng nguồn. Có khác nhau các loại yêu cầu: lựa chọn, truy vấn có tham số, truy vấn chéo, truy vấn để thay đổi bảng.

Truy vấn có tham số –Đây là sự lựa chọn các bản ghi trong bảng cơ sở dựa trên các tham số đã nhập.

Yêu cầu mẫu –điều này là để có được một bảng kết quả hiển thị các bản ghi từ các bảng cơ sở thỏa mãn các điều kiện truy vấn. Khi xây dựng biểu thức trong truy vấn, hãy sử dụng:

dấu hiệu so sánh:< меньше, <=меньше или равно, >lớn hơn, >= lớn hơn hoặc bằng, = bằng,<>không công bằng;

· Các phép toán logic: And (And), Not (No), Or (Or);

· Câu lệnh SQL: In (để xác định xem một phần tử dữ liệu có được chứa trong danh sách các giá trị hay không) và Between...And (để chọn các giá trị từ một khoảng cụ thể).

· Hàm: Avg() – giá trị trung bình số học; Count() – số lượng bản ghi; Sum() – tổng của tất cả các bản ghi, v.v.

Ví dụ:

a) các giá trị nhỏ hơn 50 nhưng bao gồm lớn hơn 60, được chỉ định trong điều kiện là<=50 Or >=60;

b) các giá trị từ phân đoạn được chỉ định trong điều kiện là >=50 Và<=60 или; Between 50 and 60;

c) tất cả dữ liệu cho năm 2008 trong điều kiện được chỉ định là Giữa #01.01.2008#và#31.12.2008#;

d) các giá trị từ danh sách các giá trị được liệt kê được chỉ định trong điều kiện là In(50; 55; 57; 60).

Phương pháp và quy trình thực hiện công việc

Hãy tạo biểu mẫu, báo cáo và truy vấn tới các bảng cơ sở dữ liệu Mỏ dầu.

1. Tải xuống Access DBMS và mở cơ sở dữ liệu Họ_Fields.

2. Tạo biểu mẫu cho các bảng liên quan.Để thực hiện việc này, hãy mở tab Sự sáng tạo, tìm phần Các hình thức. Biểu mẫu có thể được tạo dưới dạng biểu mẫu thông thường và sử dụng Trình hướng dẫn biểu mẫu.

2.1 Bạn có thể sử dụng công cụ Biểu mẫu để nhanh chóng tạo biểu mẫu với một thành phần duy nhất. Loại biểu mẫu này hiển thị thông tin về chỉ một bản ghi tại một thời điểm. Để tạo một biểu mẫu có một thành phần:

– trong khu vực điều hướng, chọn bảng (ví dụ: Wells) có dữ liệu bạn muốn thêm vào biểu mẫu;

– trên tab Sự sáng tạo trong nhóm Biểu mẫu, chọn lệnh Biểu mẫu. Access tạo biểu mẫu và hiển thị nó trong dạng xem Bố trí. Trong chế độ này, các thay đổi có thể được thực hiện đối với biểu mẫu nhưng nó vẫn tiếp tục hiển thị dữ liệu. Ví dụ: bạn có thể thay đổi kích thước các trường văn bản để vừa với tất cả dữ liệu. Để bắt đầu với biểu mẫu của bạn, hãy chuyển sang Chế độ xem biểu mẫu trên tab trang chủ trong nhóm đại diện chọn mục Xem, và sau đó - Chế độ biểu mẫu. . Nếu Access gặp một bảng có mối quan hệ một-nhiều với bảng hoặc truy vấn được dùng để tạo biểu mẫu, Access sẽ tạo một bảng phụ cho biểu mẫu dựa trên bảng hoặc truy vấn liên quan. Nếu cần, bạn có thể xóa bảng phụ khỏi biểu mẫu. Để thực hiện việc này, bạn cần chuyển sang chế độ bố cục, chọn bảng phụ và nhấn phím DELETE.

2.2 Để tạo biểu mẫu bằng trình hướng dẫn trên tab Sự sáng tạo trong nhóm Các hình thức nhấn vào nút Các chứng từ khác rồi chọn lệnh Trình hướng dẫn biểu mẫu .. Tiếp theo, làm theo hướng dẫn của thuật sĩ. Ở bước đầu tiên của cuộc đối thoại với thầy Tạo biểu mẫu xác định thành phần của các trường bảng dữ liệu. Để thực hiện việc này, hãy chọn bảng cơ sở Lữ đoàn, trong danh sách Các trường có sẵn Bạn có thể chọn các trường được hiển thị trong biểu mẫu. Nhấp vào nút >> , đưa vào danh sách Các trường đã chọn tất cả các trường bảng Lữ đoàn. Sau đó chọn bảng Giếng, thêm hai trường bảng bất kỳ Giếng bằng cách nhấp vào nút >, ngoại trừ lĩnh vực này Nơi sinh(trường này trùng lặp với trường Nơi sinh những cái bàn Lữ đoàn) vào danh sách Các trường đã chọn. Nhấn vào nút Hơn nữa.

Ở bước tiếp theo của cuộc đối thoại với trình hướng dẫn, hãy chọn kiểu trình bày dữ liệu, chỉ định làm bảng chính Lữ đoàn và kích hoạt tùy chọn Biểu mẫu con. Nhấp vào nút Hơn nữa, chọn giao diện của biểu mẫu con dạng bảng(hoặc cột đơn, ribbon), chọn kiểu thiết kế (tiêu chuẩn, trang nhã). , kinh doanh, v.v.), chẳng hạn như Quốc tế.

Ở giai đoạn tiếp theo của cuộc đối thoại với chủ Tạo biểu mẫuĐặt tên cho mỗi biểu mẫu được liên kết. Hoàn tất việc tạo biểu mẫu bằng cách nhấp vào nút Sẵn sàng.

Để bắt đầu, nhấp vào phím tắt bảng chính Lữ đoàn. Sau đó, một cửa sổ biểu mẫu sẽ mở ra trên màn hình. Lữ đoàn với một biểu mẫu con Giếng. Sử dụng các phím điều hướng (◄, v.v.) ở cuối cửa sổ, cuộn qua tất cả các mục, đi đến mục đầu tiên và cuối cùng.

Nhập dữ liệu (lấy tùy ý) về 2 Giếng mới ở trường bất kỳ. Nếu kích thước của trường trong biểu mẫu quá nhỏ để hiển thị dữ liệu, hãy đóng cửa sổ biểu mẫu và chỉ định biểu mẫu chính Lữ đoàn và nhấp vào nút Người xây dựng trên thanh công cụ. Để đổi kích cỡ các điều khiển biểu mẫu, hãy di chuột qua đường viền của điều khiển đã chọn và khi con trỏ thay đổi thành hình bàn tay, hãy di chuyển các điều khiển. Đóng chế độ xem thiết kế, lưu các thay đổi bố cục biểu mẫu của bạn.

3. Đóng cửa sổ biểu mẫu và mở bảng Lữ đoàn và giếng, hãy xem lại các mục nhập bạn đã thực hiện và đảm bảo rằng có các mục nhập liên quan trong cả hai bảng.

4. Tạo một báo cáo. Bạn có thể bao gồm tất cả các trường của một hoặc nhiều bảng trong báo cáo hoặc chỉ chọn những trường được yêu cầu. Bạn có thể sử dụng Báo cáo đơn giản hoặc Trình hướng dẫn báo cáo. Trên tab Sự sáng tạo trong nhóm Khác nhấp chuột Thuật sĩ truy vấn.

4.1 Báo cáo đơn giản -Đây là cách nhanh nhất để tạo báo cáo vì nó tạo báo cáo ngay lập tức mà không cần yêu cầu thêm thông tin. Báo cáo sẽ hiển thị tất cả các bản ghi của bảng hoặc truy vấn cơ bản. Sau đó, báo cáo có thể được lưu và sửa đổi trong chế độ xem Bố cục hoặc Thiết kế để phù hợp với nhu cầu của bạn. Ví dụ: tạo báo cáo về một trong các bảng Giếng. Để làm điều này, hãy chọn nó. Trên tab Sự sáng tạo trong nhóm Báo cáo nhấp chuột Báo cáo. . Access tạo báo cáo và hiển thị nó ở dạng xem Bố trí. Đặt tên cho báo cáo, xem và lưu báo cáo

4.2 Cân nhắc việc sử dụng Trình hướng dẫn báo cáo. Để thực hiện việc này, hãy chọn trong danh sách các đối tượng Báo cáo, nhấn vào nút Tạo báo cáo bằng trình hướng dẫn.Ở bước đầu tiên của trình hướng dẫn Tạo báo cáo, chọn bảng Lữ đoàn, bao gồm các trường trong báo cáo Của tôi và điện thoại. Chọn bảng Giếng, bao gồm các trường trong báo cáo Giếng số, Đáy giếng, Độ cao. Nhấp vào nút Hơn nữa, chọn bảng làm bảng chính Lữ đoàn. Ở bước tiếp theo của cuộc đối thoại với chủ Tạo báo cáo thêm cấp độ nhóm bằng cách chọn một trường Cánh đồng. Nhấn vào nút Hơn nữa, chọn sắp xếp tăng dần theo trường Đáy lỗ khoan. Nhấp vào nút Hơn nữa, chọn kiểu bố cục vào cột (dạng bảng hoặc căn chỉnh) và kích hoạt tùy chọn điều chỉnh độ rộng của các trường để vừa với chúng trên một trang. Chọn kiểu thiết kế của báo cáo sẽ được tạo – Việc kinh doanh(kiểm tra các phong cách khác). Nhấn vào nút Hơn nữa.Ở giai đoạn cuối Tạo báo cáo nhập tên của bạn Báo cáo ví dụ 1, nhấn vào nút Sẵn sàngđể hoàn thành việc tạo báo cáo. Báo cáo đã tạo sẽ xuất hiện trong cửa sổ cơ sở dữ liệu chính (Hình 1), trong phần Báo cáo. Xem báo cáo kết quả bằng cách nhấp vào tên của nó. Sau khi xem báo cáo, hãy đóng nó bằng cách nhấp vào nút Đóng trên thanh công cụ.

5. Tạo truy vấn.

Hãy tạo một cái đơn giản yêu cầu mẫu, sẽ chọn dữ liệu về Giếng có mật độ dầu nhẹ, độ sâu từ 3200 m đến 3500 m và số lượng công nhân dưới 60. Đối với điều này, các trường Mật độ dầu, Độ sâu giếng, Số lượng công nhân sẽ được sử dụng. Để tạo truy vấn, bạn có thể sử dụng Thuật sĩ truy vấn hoặc Chế độ thiết kế. Hãy xem xét cả hai khả năng.

5.1 Chọn tab Sự sáng tạo chương Khác cái nút Thuật sĩ truy vấn. Tương tự như thủ tục tạo Form: chọn bảng Lữ đoànđể yêu cầu và sử dụng chìa khóa > di chuyển các cánh đồng Mỏ, mật độ dầu, độ sâu giếng vào cửa sổ Yêu cầu. Sau đó từ bàn Lữ đoàn thêm một trường Số lượng nhân viên. Nhấp chuột Sẵn sàng. Trong bước tiếp theo, đặt tên cho truy vấn, chẳng hạn như Truy vấn mật độ và độ sâu. Lựa chọn Xem báo cáo. Nhấp chuột Sẵn sàng và xem kết quả lựa chọn cho các trường được chỉ định. Đóng truy vấn đã tạo; tên của nó xuất hiện trong cửa sổ Cơ sở dữ liệu chính.

Mở lại bằng cách nhấp vào tên và đi đến cấu trúc truy vấn (Xem trong Thanh công cụ). Hãy xem xét cấu trúc của Yêu cầu. Trong dòng Sắp xếp lĩnh vực Mật độ dầu chọn sắp xếp Tăng dần. Xem kết quả truy vấn: click vào biểu tượng Toolbar ! (Phóng). Quay lại cấu trúc truy vấn và đặt sắp xếp giảm dần. Xem kết quả của Yêu cầu. Sửa đổi truy vấn bằng cách thêm vào dòng Điều kiện lựa chọn lĩnh vực Đáy lỗ khoan tình trạng Từ 3200 đến 3500. Chạy Yêu cầu với các thay đổi để thực thi. Quay lại cấu trúc truy vấn và thêm điều kiện <60 trong lĩnh vực Số lượng nhân viên. Xem kết quả truy vấn. Đóng nó và lưu lại.

5.2 Hãy tạo một Yêu cầu cùng loại nhưng sử dụng Trình xây dựng. Chọn một tab Sự sáng tạo chương Khác, nhấn vào nút Yêu cầu mới - tạo ở chế độ thiết kế.

Từ cửa sổ Tất cả các bảng, kéo bảng Lữ đoàn, và sau đó - Giếng.

Bằng cách kéo các trường (số giếng, mật độ dầu, đáy giếng, số lượng công nhân) từ các bảng Giếng và lữ đoàn trong biểu mẫu yêu cầu, hãy xác định các trường trong bảng cho yêu cầu và thứ tự sắp xếp của chúng. Trong dòng Đầu ra trên màn hình bật cờ hiển thị các trường. Trong dòng Điều kiện lựa chọnở cột Mật độ dầu nhập điều kiện lựa chọn là “nhẹ”, ở cột Đáy lỗ khoan nhập điều kiện lựa chọn Giữa 3200 và 3500, trong cột Số lượng nhân viên tình trạng <60 .

Bài 15. Tạo báo cáo bằng MS Access

Báo cáo là một dạng trình bày thông tin dưới dạng tài liệu giấy. So với các biểu mẫu cũng có thể được in ra, báo cáo có hai điểm khác biệt cơ bản:

§ cung cấp nhiều cơ hội để nhóm và tính toán tổng phụ và tổng cuối cho các tập dữ liệu lớn;

§ báo cáo có thể được sử dụng để tạo ra các vật liệu, nhãn và các tài liệu khác có tính thẩm mỹ.

Các báo cáo chủ yếu được sử dụng để xem “bức tranh lớn”, vì vậy chúng thường dựa trên các truy vấn tóm tắt nhiều bảng.

Cửa sổ báo cáo và các công cụ của nó

Tất cả các công cụ dùng để tạo báo cáo đều tương đương với các công cụ tạo biểu mẫu tương ứng: Trình thiết kế, Trình hướng dẫn Báo cáo, Báo cáo Tự động: Cột, Báo cáo Tự động: Dải, Trình hướng dẫn Biểu đồ, Nhãn Gửi thư. Trong số tất cả các công cụ trên, chỉ có trình hướng dẫn tạo nhãn thư là mới. Trình hướng dẫn này cho phép bạn chọn các trường có tên và địa chỉ, định dạng chúng để sử dụng làm nhãn gửi thư, có chuyên môn nghiêm ngặt và do đó không được đề cập trong khóa học này.

Cấu trúc của báo cáo ở chế độ thiết kế gần như hoàn toàn tương ứng với cấu trúc của biểu mẫu và được chia thành các phần có cùng mục đích nhưng có một số đặc điểm riêng:

§ “Header” và “Footer” cho phép bạn hiển thị thông tin chung cho tất cả các trang của báo cáo, vì chúng được in ở đầu và cuối mỗi trang, ví dụ: tiêu đề của tài liệu, đánh số trang, ngày và giờ , vân vân. Bạn có thể hiển thị các phần này bằng lệnh menu Xem - Đầu trang và chân trang.

§ “Tiêu đề báo cáo” và “Ghi chú báo cáo” chỉ được in một lần ở đầu báo cáo và cuối báo cáo. Tiêu đề bao gồm thông tin thường thấy trên trang bìa, chẳng hạn như logo công ty hoặc tiêu đề của báo cáo. Nếu một điều khiển được tính toán sử dụng hàm thống kê Sum được đặt trong các phần này thì tổng sẽ được tính cho toàn bộ báo cáo. Bạn có thể kích hoạt các phần này bằng lệnh Xem - Tiêu đề/ghi chú báo cáo.

§ "Vùng dữ liệu" Phần được in một lần cho mỗi hàng dữ liệu từ nguồn bản ghi. Nó chứa các điều khiển tạo nên nội dung chính của báo cáo.

§ Tiêu đề nhóm và Ghi chú nhóm được sử dụng để triển khai việc nhóm trong báo cáo. Hiển thị trước và sau mỗi nhóm bản ghi mới tương ứng. Dùng để in tên nhóm và tính các hàm thống kê. Ví dụ: nếu báo cáo được nhóm theo sản phẩm, bạn có thể chỉ định tên của chúng trong tiêu đề nhóm. Nếu bạn đặt một điều khiển được tính toán sử dụng hàm tổng hợp Sum trong các phần này thì tổng sẽ được tính cho nhóm hiện tại.

Thước đánh dấu và lưới giúp bạn lập kế hoạch bố cục dữ liệu trên trang. Bạn có thể thay đổi kích thước của bất kỳ bộ phận nào bằng cách kéo đường viền của bộ phận đó.

Bảng phần tử gần như hoàn toàn giống với bảng phần tử biểu mẫu và không yêu cầu nhận xét. Việc hiển thị thanh công cụ, tương tự như biểu mẫu, được điều khiển bằng lệnh Xem - Hộp công cụ, hoặc bằng nút Bảng thành phần trên thanh công cụ.

Để đặt các trường của bảng hoặc truy vấn vào báo cáo, thật thuận tiện khi sử dụng cửa sổ “Danh sách các trường”, cửa sổ này có thể được kích hoạt bằng lệnh Xem - Danh sách trường.

Trong cửa sổ thuộc tính, bạn có thể đặt các thuộc tính của báo cáo, các phần và điều khiển của báo cáo. Tập hợp các thuộc tính được trình bày trong nó phụ thuộc vào đối tượng. Để truy cập cửa sổ thuộc tính thành phần, hãy chọn nó và nhấp vào nút Của cải thanh công cụ hoặc thực hiện lệnh menu Xem các thuộc tính. Cửa sổ thuộc tính đã được mô tả trong bài giảng trước.

Tính toán trong báo cáo

Là giá trị của thuộc tính “Dữ liệu” của hầu hết mọi đối tượng cho phép bạn hiển thị dữ liệu, bạn có thể đặt các biểu thức có độ phức tạp bất kỳ bằng cách sử dụng toán tử số học. Ngoài ra, trong tính toán, bạn có thể sử dụng bất kỳ hàm tích hợp nào cũng như các hàm được nhà phát triển xác định trong mô-đun VBA . Nếu cần, bạn có thể sử dụng trình tạo biểu thức. Để chỉ ra bệnh đa xơ cứng Truy cập khi bạn cần sử dụng một biểu thức thì mục nhập của biểu thức phải bắt đầu bằng dấu bằng (=).

= [Học bổng]*0,5

Bạn chỉ có thể tham chiếu các trường dữ liệu nằm trên một biểu mẫu nhất định hoặc trên các biểu mẫu mở riêng biệt. Trong trường hợp thứ hai, cần cung cấp tính năng bắt buộc mở các biểu mẫu chứa dữ liệu cần thiết, chẳng hạn như sử dụng macro.

Nhóm trong báo cáo

Các báo cáo, không giống như các biểu mẫu, cho phép bạn nhóm lại. Để bao gồm việc nhóm trong một báo cáo, hãy sử dụng cửa sổ “Sắp xếp và nhóm”, có thể được gọi bằng lệnh menu Xem-Sắp xếp và nhóm(Hình 15.1).

Hình 15.1 - Cửa sổ sắp xếp và nhóm.

Trong cửa sổ Sắp xếp và Nhóm, bạn có thể xác định tối đa 10 trường hoặc biểu thức sẽ được sử dụng trong báo cáo để nhóm dữ liệu. Phần tử đầu tiên của danh sách xác định nhóm chính và các nhóm con tiếp theo trong các nhóm.

Hàng đầu tiên của cột Trường/Biểu thức mở rộng danh sách các trường trong bảng hoặc truy vấn cơ bản. Nếu bạn bắt đầu nhập bằng dấu (=), bạn có thể nhập một biểu thức trong cột này có chứa liên kết đến bất kỳ trường nào trong bảng hoặc truy vấn cơ bản.

Đối với mỗi trường hoặc biểu thức, bạn có thể xác định phạm vi nhóm, tức là Dữ liệu có thể được nhóm không chỉ theo các giá trị riêng lẻ mà còn theo phạm vi giá trị. Loại và kích thước của phạm vi phụ thuộc vào kiểu dữ liệu của trường hoặc biểu thức.

Khi nhóm theo trường văn bản, bạn có thể bắt đầu một nhóm mới khi ký tự đầu tiên hoặc nhiều ký tự đầu tiên trong giá trị trường thay đổi. Ví dụ: để tạo một nhóm cho mỗi chữ cái trong bảng chữ cái, cần xác định việc tạo một nhóm mới khi chữ cái đầu tiên của giá trị trường bị thay đổi - do đó, sẽ thu được một nhóm bản ghi trong đó các giá trị trường ​​bắt đầu bằng các chữ cái A, B, C, v.v.

Để đặt nhóm theo các ký tự đầu tiên, hãy đặt giá trị của thuộc tính “Nhóm” - Theo dấu hiệu đầu tiên và giá trị của thuộc tính Interval xác định số lượng ký tự bắt đầu mà các nhóm phải được tạo thành.

Đối với số, bạn có thể đặt thuộc tính Nhóm thành Khoảng thời gian. Trong trường hợp này, thuộc tính Interval xác định phạm vi nhóm. Nếu thuộc tính “Interval” được đặt thành 10 thì các nhóm sẽ được hình thành theo các khoảng bằng 10, ví dụ: từ –20 đến –11, từ –10 đến –1, từ 0 đến 9, từ 10 đến 19, từ 20 đến 29 và v.v.

Đối với các trường ngày/giờ, bạn có thể đặt giá trị thuộc tính Nhóm: Theo năm, Theo quý, Theo tháng, Theo tuần, Theo ngày, Theo giờ, Theo phút. Khi đó thuộc tính “Interval” sẽ cho biết số năm, quý, tháng, v.v. trong khoảng thời gian.

Tính tổng phụ và tổng tích lũy

Một nhiệm vụ khác thường phải giải quyết khi biên soạn báo cáo là lấy tổng số cho các nhóm dữ liệu. Để lấy tổng phụ cho các nhóm, bạn có thể đặt các điều khiển miễn phí bổ sung trong các phần này sử dụng biểu thức được xây dựng bằng các hàm tổng: Sum, Min, Max, Avg, Count, First, Last, StDev và Var.

Biểu thức trong phần nhóm sử dụng hàm tóm tắt không được tham chiếu đến điều khiển được đặt trong vùng dữ liệu, tức là. Bạn sẽ không thể tạo trường được tính toán trong vùng dữ liệu và tham chiếu trường đó trong biểu thức sử dụng hàm tóm tắt. Nhưng có thể lặp lại biểu thức được tính toán trong trường kết quả. Ví dụ: nếu một trường được tính toán trong vùng dữ liệu có tên Giá chứa biểu thức [Đơn giá]*[Số lượng], thì trong phần ghi chú nhóm bạn phải sử dụng biểu thức Tổng([Đơn Giá]*[Số Lượng]), nhưng không Tổng([Giá]).

Bằng cách sử dụng phần ghi chú của báo cáo, bạn có thể nhận được tổng số trên tất cả các bản ghi cho bất kỳ trường hoặc biểu thức nào. Trong ghi chú báo cáo, cũng như trong ghi chú nhóm, mọi chức năng tóm tắt đều được cho phép.

Ngoài việc tính tổng trong các phần nhóm, bạn có thể tạo tổng tích lũy trong vùng dữ liệu. Thuộc tính Tổng tích lũy của bất kỳ trường số nào được đặt trong vùng dữ liệu cho phép bạn tính tổng được đặt lại về 0 ở đầu mỗi nhóm hoặc được tích lũy trong suốt báo cáo. Khi đặt một trường vào vùng dữ liệu, thuộc tính “Dữ liệu” được đặt cho trường đó – giá trị của trường tính tổng và đối với thuộc tính “Số tiền tích lũy” - giá trị Đối với một nhóm.

Câu hỏi kiểm soát

1. Mục đích chính của báo cáo là gì?

2. Bạn biết những phương pháp tạo báo cáo nào?

3. Điểm giống và khác nhau giữa các phần chính của biểu mẫu và báo cáo là gì?

4. Các trường được tính toán được tạo ra như thế nào?

5. Việc nhóm được thực hiện như thế nào trong báo cáo?

6. Tổng cộng được tính như thế nào?

7. Làm thế nào để tính tổng tích lũy?

8. Đặt tên cho cơ chế thiết lập báo cáo.

Nhiệm vụ cho công việc độc lập

Bài tập 1 . Tạo báo cáo “Người đọc thư viện” bằng cách sử dụng trình hướng dẫn, theo mô tả sau:

1. Trong cửa sổ “Cơ sở dữ liệu”, hãy chuyển đến danh mục “Báo cáo”.

2. Mở cửa sổ Trình hướng dẫn Báo cáo bằng lệnh “Tạo báo cáo bằng trình hướng dẫn”. Hộp thoại “Tạo báo cáo” sẽ mở ra (Hình 15.2).

3. Trong danh sách thả xuống Bảng và Truy vấn, hãy chọn bảng Người đọc.

4. Từ danh sách "Trường có sẵn" sang danh sách "Trường đã chọn", di chuyển tất cả các trường trong bảng. Nhấn vào nút Hơn nữa.

5. Ở giai đoạn này, bạn được yêu cầu chọn cấp độ nhóm, nhưng việc nhóm không được lên kế hoạch nên chúng tôi chỉ cần nhấn nút Hơn nữa.

6. Đặt thứ tự sắp xếp theo trường “Tên”, sau đó nhấp vào nút Hơn nữa.

7. Chọn loại báo cáo - dạng bảngđể tiếp tục nhấn nút Hơn nữa.

8. Chọn kiểu văn bản báo cáo – nén. Hãy nhấn nút Hơn nữa.

9. Chỉ định tên của báo cáo Độc giả thư viện và nhấn nút Sẵn sàng. Kết quả tạo báo cáo được thể hiện ở hình 15.3


Hình 15.2 – Hộp thoại “Tạo báo cáo”

Hình 15.3 – Đoạn báo cáo “Người đọc thư viện”

Nhiệm vụ 2. Chỉnh sửa báo cáo Trình đọc Thư viện trong dạng xem Thiết kế.

Nhiệm vụ 3 . Tạo báo cáo của riêng bạn cho cơ sở dữ liệu “Thư viện” IS cho phép bạn hiển thị các thẻ thư viện trông gần giống với thẻ thật.

Nhiệm vụ 4. Tạo một báo cáo cung cấp thông tin về số lượng sách mà mỗi độc giả có.

Access cho phép bạn tạo nhiều báo cáo khác nhau với bất kỳ mức độ phức tạp nào. Trước khi bắt đầu, bạn phải chọn nguồn mà bản ghi báo cáo sẽ được truy xuất. Báo cáo có thể là một danh sách đơn giản hoặc một bản tóm tắt chi tiết về dữ liệu bán hàng được nhóm theo khu vực. Tuy nhiên, trong mọi trường hợp, trước tiên bạn phải xác định trường nào chứa dữ liệu sẽ được đưa vào báo cáo và bảng hoặc truy vấn nào chứa các trường này.

Sau khi chọn nguồn bản ghi, cách dễ nhất là sử dụng Trình hướng dẫn Báo cáo. Trình hướng dẫn Báo cáo là một thành phần Access tạo báo cáo dựa trên phản hồi mà nó nhận được từ bạn.

Trong bài viết này

Chọn nguồn ghi

Báo cáo bao gồm dữ liệu thu được từ các bảng hoặc truy vấn và thông tin được lưu trữ trong bố cục báo cáo, chẳng hạn như chú thích, tiêu đề và hình ảnh. Các bảng hoặc truy vấn có chứa dữ liệu còn được gọi là nguồn bản ghi báo cáo. Nếu tất cả các trường bắt buộc đều có trong một bảng, hãy chỉ định bảng đó làm nguồn bản ghi. Nếu các trường nằm trong nhiều bảng, bạn sẽ phải sử dụng một hoặc nhiều truy vấn làm nguồn của bản ghi. Đôi khi những truy vấn này đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu nhưng bạn có thể cần tạo các truy vấn mới dành riêng cho báo cáo này.

Tạo báo cáo bằng công cụ Báo cáo

Công cụ Báo cáo là cách nhanh nhất để tạo báo cáo vì nó tạo báo cáo ngay lập tức mà không nhắc bạn cung cấp thêm thông tin. Báo cáo sẽ hiển thị tất cả các bản ghi của bảng hoặc truy vấn cơ bản. Mặc dù báo cáo kết quả có thể sẽ không hoàn hảo nhưng nó sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan nhanh chóng về dữ liệu cơ bản. Sau đó, báo cáo có thể được lưu và sửa đổi trong chế độ xem Bố cục hoặc Thiết kế để phù hợp với nhu cầu của bạn.

Tạo báo cáo bằng Trình hướng dẫn Báo cáo

Trong Trình hướng dẫn Báo cáo, bạn có thể tinh chỉnh các trường mà bạn muốn đưa vào báo cáo của mình. Đồng thời, bạn có thể chỉ định phương pháp nhóm và sắp xếp dữ liệu, đồng thời thêm các trường từ một số bảng hoặc truy vấn vào báo cáo nếu mối quan hệ giữa chúng được xác định trước.

Ghi chú: Nếu bạn cần thêm các trường từ nhiều bảng hoặc truy vấn vào báo cáo của mình, đừng bấm vào nút trong Trình hướng dẫn Báo cáo Hơn nữa hoặc Sẵn sàng sau khi chọn các trường từ bảng hoặc truy vấn đầu tiên. Lặp lại quy trình chọn cho một bảng hoặc truy vấn khác, rồi bấm để chọn các trường khác mà bạn muốn thêm vào báo cáo. Sau đó nhấn để tiếp tục Hơn nữa hoặc Sẵn sàng.

Tạo nhãn dán bằng Trình tạo nhãn dán

Trình hướng dẫn Nhãn dán giúp bạn tạo nhãn dán ở hầu hết các kích thước tiêu chuẩn.

    Trong ngăn điều hướng, bấm đúp vào nguồn bản ghi cho các nhãn - bảng hoặc truy vấn.

    Trên tab Sự sáng tạo trong nhóm Báo cáo lựa chọn Nhãn dán.

    Làm theo hướng dẫn trên trang hướng dẫn nhãn dán. Ở trang cuối cùng, nhấp vào nút Sẵn sàng.

Các nhãn sẽ xuất hiện ở chế độ xem trước, giúp bạn hình dung chúng sẽ trông như thế nào khi được in. Bạn có thể sử dụng thanh trượt trên thanh trạng thái Access để phóng to xem chi tiết. Để biết thêm thông tin về việc xem và in báo cáo, hãy xem .

Ghi chú: Xem trước là chế độ duy nhất hiển thị nhiều cột. Các chế độ xem khác hiển thị dữ liệu trong một cột duy nhất.

Tạo báo cáo bằng công cụ Báo cáo trống

Nếu cả công cụ Báo cáo và Trình hướng dẫn Báo cáo đều không phù hợp với bạn, bạn có thể tạo báo cáo từ đầu bằng công cụ Báo cáo Trống. Đây là một phương pháp rất nhanh, đặc biệt nếu bạn chỉ cần thêm một vài trường vào báo cáo. Để sử dụng công cụ Báo cáo trống, hãy làm theo các bước sau:

Phần báo cáo

Báo cáo Access bao gồm một số phần. Các phần có thể được xem trong dạng xem Thiết kế. Để tạo các báo cáo hữu ích, bạn cần hiểu từng phần được dùng để làm gì. Ví dụ: phần đặt điều khiển được tính toán sẽ ảnh hưởng đến cách Access tính toán kết quả. Danh sách sau đây mô tả các phần báo cáo và cách sử dụng chúng:

    Tiêu đề báo cáo. Chỉ in một lần ở đầu báo cáo. Dòng tiêu đề bao gồm thông tin thường thấy trên trang bìa, chẳng hạn như logo công ty, tiêu đề báo cáo hoặc ngày tháng. Nếu bạn thêm điều khiển được tính toán sử dụng hàm tổng hợp vào tiêu đề báo cáo Tổng, số tiền được tính cho toàn bộ báo cáo. Tiêu đề báo cáo được in trước tiêu đề.

    Tiêu đề trang.Được in ở đầu mỗi trang. Tiêu đề được sử dụng trong trường hợp cần thiết, chẳng hạn như tiêu đề của báo cáo được lặp lại trên mỗi trang.

    Tiêu đề nhóm.Được in ở đầu mỗi nhóm bản ghi mới. Tiêu đề nhóm được sử dụng để in tên nhóm. Ví dụ: trong báo cáo được nhóm theo sản phẩm, tiêu đề nhóm có thể được sử dụng để in tên sản phẩm. Nếu tiêu đề nhóm có điều khiển được tính toán với hàm tổng hợp Tổng, tổng được tính cho nhóm hiện tại.

    Vùng dữ liệu. Phần này được in một lần cho mỗi hàng dữ liệu từ nguồn bản ghi. Nó chứa các điều khiển tạo nên nội dung chính của báo cáo.

    Ghi chú nhóm. In ở cuối mỗi nhóm mục. Bạn có thể sử dụng ghi chú nhóm để in thông tin tóm tắt về nó.

    Chân trang. Xuất hiện ở cuối mỗi trang. Dùng để đánh số trang và in các thông tin liên quan đến trang.

    Báo cáo ghi chú. In một lần ở cuối báo cáo. Bạn có thể sử dụng ghi chú báo cáo để in tổng số và thông tin tóm tắt khác cho toàn bộ báo cáo.

    Ghi chú: Trong Designer, ghi chú báo cáo sẽ xuất hiện bên dưới chân trang. Tuy nhiên, khi in ra hoặc xem trước, phần này được đặt bên trên footer, ngay sau ghi chú nhóm cuối cùng hoặc hàng dữ liệu cuối cùng trên trang cuối cùng.

Giới thiệu về điều khiển

Điều khiển là các đối tượng được sử dụng để hiển thị dữ liệu hoặc thực hiện các hành động khác, đồng thời cũng hiển thị và thao tác các phần tử nâng cao giao diện người dùng (chẳng hạn như hộp văn bản và hình ảnh). Access hỗ trợ ba loại điều khiển: ràng buộc, miễn phí và được tính toán.

    Kiểm soát liên quan là một điều khiển có nguồn dữ liệu là một trường trong bảng hoặc truy vấn. Các điều khiển như vậy được sử dụng để hiển thị các giá trị thu được từ các trường cơ sở dữ liệu. Giá trị có thể là văn bản, ngày tháng, số, boolean, hình ảnh hoặc đồ họa. Loại điều khiển ràng buộc phổ biến nhất là hộp văn bản. Ví dụ: trường văn bản biểu mẫu hiển thị họ của nhân viên có thể lấy thông tin này từ trường Họ trong bảng Nhân viên.

    Kiểm soát miễn phí là điều khiển không có nguồn dữ liệu (chẳng hạn như trường hoặc biểu thức). Các điều khiển miễn phí được sử dụng để hiển thị thông tin, đường thẳng, hình chữ nhật và hình ảnh. Ví dụ: nhãn có tên báo cáo là tùy chọn kiểm soát miễn phí.

    Kiểm soát tính toán là điều khiển có nguồn dữ liệu là biểu thức chứ không phải trường. Bạn chỉ định giá trị bạn muốn sử dụng cho điều khiển bằng cách xác định sự biểu lộ như nguồn dữ liệu của nó. Một biểu thức có thể là sự kết hợp của các toán tử (chẳng hạn như = Và + ), tên của điều khiển và trường, hàm trả về một giá trị duy nhất và hằng số. Ví dụ: biểu thức sau đây tính giá của một mặt hàng giảm giá 25 phần trăm bằng cách nhân giá trị trong trường Đơn giá với một giá trị không đổi (0,75):

    = [Đơn giá] * 0,75

    Biểu thức có thể sử dụng dữ liệu từ một trường trong bảng cơ sở hoặc truy vấn biểu mẫu, cũng như dữ liệu từ một điều khiển khác trong báo cáo.

Khi tạo báo cáo, có thể hiệu quả hơn nếu thêm và đặt tất cả các điều khiển liên quan trước tiên, đặc biệt nếu chúng chiếm phần lớn các điều khiển trong báo cáo. Sau này, bạn có thể thêm các điều khiển miễn phí và được tính toán bằng các công cụ trong nhóm Điều khiển trên tab Người xây dựng.

Điều khiển liên kết với một trường bằng cách xác định trường mà nó nhận dữ liệu. Bạn có thể tạo điều khiển liên kết với trường đã chọn bằng cách kéo trường từ danh sách các trườngđến báo cáo. TRONG danh sách các trường các trường của bảng hoặc truy vấn nơi tạo báo cáo sẽ được hiển thị. Để hiển thị một khu vực Danh sách các trường, trên tab Người xây dựng trong nhóm Điều khiển nhấn vào nút Thêm trường.

Ngoài ra, bạn có thể liên kết một trường với một điều khiển bằng cách nhập tên của nó vào chính điều khiển đó hoặc vào trường giá trị Nguồn kiểm soát trên trang thuộc tính của nó. Trang thuộc tính xác định các đặc điểm của điều khiển, chẳng hạn như tên, nguồn dữ liệu và định dạng.

    Điều khiển liên kết có chú thích được đính kèm và chú thích đó mặc định lấy tên trường (hoặc tiêu đề được xác định cho trường đó trong bảng hoặc truy vấn cơ bản) làm tiêu đề, do đó bạn không cần phải tự nhập tiêu đề.

    Điều khiển ràng buộc kế thừa nhiều cài đặt trường từ bảng cơ sở hoặc truy vấn (ví dụ: thuộc tính Định dạng, Số thập phân Và Mặt nạ). Điều này đảm bảo rằng các giá trị thuộc tính của trường không thay đổi khi điều khiển liên quan được tạo.

Nếu bạn đã tạo một điều khiển miễn phí mà bạn muốn liên kết với một trường, hãy đặt tên trường làm giá trị thuộc tính Nguồn kiểm soát sự kiểm soát này. Để biết thêm thông tin về tài sản Nguồn kiểm soát tìm kiếm "ControlSource" trong hệ thống trợ giúp.

Chỉnh sửa báo cáo ở chế độ bố cục

Báo cáo được tạo có thể dễ dàng sửa đổi trong chế độ bố cục. Dựa trên dữ liệu báo cáo thực tế, bạn có thể điều chỉnh độ rộng của các cột, thay đổi thứ tự của chúng, thêm cấp độ nhóm và tổng số. Bạn có thể thêm các trường mới vào báo cáo cũng như thay đổi các thuộc tính của báo cáo và các điều khiển của báo cáo.

Để vào chế độ Bố cục, bấm chuột phải vào tên báo cáo trong ngăn điều hướng và chọn Chế độ bố cục .

Access sẽ hiển thị báo cáo ở dạng xem bố cục.

Danh sách các trường Danh sách các trường

Danh sách các trường.

Hoàn thiện báo cáo ở chế độ thiết kế

Bạn cũng có thể tùy chỉnh cấu trúc báo cáo bằng cách sử dụng trình thiết kế. Bạn có thể thêm các điều khiển và trường mới vào báo cáo của mình bằng cách đặt chúng trên biểu mẫu. Trang thuộc tính cho phép bạn đặt một số lượng lớn thuộc tính để tùy chỉnh báo cáo của mình.

Để chuyển sang trình thiết kế, bấm chuột phải vào tên báo cáo trong ngăn điều hướng và chọn Người xây dựng .

Access sẽ hiển thị báo cáo trong trình thiết kế.

Bạn có thể sử dụng trang thuộc tính để thay đổi thuộc tính của báo cáo, điều khiển và các phần. Để mở trang thuộc tính, nhấn F4.

Bạn có thể sử dụng khu vực Danh sách các trườngđể thêm các trường từ bảng cơ sở hoặc truy vấn vào cấu trúc báo cáo. Để hiển thị một khu vực Danh sách các trường, Thực hiện một trong các hành động sau:

Sau đó, bạn có thể thêm các trường vào báo cáo bằng cách kéo chúng từ khu vực Danh sách các trường.

Thêm trường từ khu vực "Danh sách trường"

    Để thêm một trường, hãy kéo trường đó từ khu vực Danh sách các trường vào phần yêu cầu của báo cáo.

    Để thêm nhiều trường cùng một lúc, hãy nhấp CTRL vào chúng. Sau đó kéo các trường đã chọn vào báo cáo.

Khi bạn kéo các trường, Access sẽ tạo hộp văn bản liên kết cho từng trường và tự động đặt nhãn bên cạnh trường đó.

Thêm điều khiển vào báo cáo

Một số điều khiển được tạo tự động. Ví dụ: khi thêm một trường từ khu vực vào báo cáo Danh sách các trường một điều khiển liên quan được tạo ra. Nhiều điều khiển khác có thể được tạo trong trình thiết kế bằng cách sử dụng các công cụ trong nhóm Điều khiển trên tab Người xây dựng.

Xác định tên công cụ

    Di chuột qua công cụ.

    Access hiển thị tên của công cụ.

Tạo điều khiển bằng các công cụ trong nhóm Controls

Thủ tục này tạo ra một sự kiểm soát miễn phí. Nếu loại điều khiển nhằm mục đích hiển thị dữ liệu (ví dụ: trường văn bản hoặc hộp kiểm), bạn phải chỉ định trong thuộc tính của nó Nguồn kiểm soát tên trường hoặc biểu thức. Để biết thêm thông tin, xem .

Hiển thị trang thuộc tính

Để hiển thị cửa sổ Thuộc tính trong dạng xem Thiết kế, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    Trên tab Người xây dựng trong nhóm Dịch vụ nhấn vào nút Cửa sổ thuộc tính. Xin lưu ý: nếu bạn đang sử dụng Access 2007, lệnh Cửa sổ thuộc tínhđang ở trong nhóm Hiển thị hoặc ẩn trên tab Người xây dựng.

    Nhấn F4.

Lưu một tài liệu

Bằng cách lưu bố cục báo cáo, bạn có thể chạy báo cáo khi cần thiết trong tương lai. Bố cục sẽ không thay đổi nhưng bản thân báo cáo sẽ bao gồm dữ liệu hiện tại mỗi khi bạn in hoặc xem nó. Nếu cần, bạn có thể thay đổi bố cục báo cáo hoặc tạo một báo cáo tương tự dựa trên bố cục đó.

Lưu bố cục báo cáo

Lưu bố cục báo cáo với tên mới

    Nếu bạn đang sử dụng Access 2013 trở lên, hãy chọn Tài liệu > Lưu thành > Lưu đối tượng dưới dạng.

    Nếu bạn đang sử dụng Access 2010, hãy chọn Tài liệu > Lưu đối tượng dưới dạng.

    Nếu bạn đang sử dụng Access 2007, hãy bấm Nút Microsoft Office và chọn Lưu thành > Lưu đối tượng dưới dạng.

    Trong hộp thoại Sự bảo tồn nhập tên vào trường Lưu đối tượng Báo cáo vào và sau đó nhấp vào nút ĐƯỢC RỒI.

Xem, in báo cáo và gửi qua email

Lưu bố cục báo cáo để sử dụng lại. Bố cục báo cáo sẽ không thay đổi nhưng dữ liệu hiện tại sẽ được sử dụng khi in báo cáo. Nếu yêu cầu báo cáo của bạn thay đổi, bạn có thể thay đổi bố cục báo cáo hoặc tạo một báo cáo tương tự dựa trên báo cáo đó.

Xem báo cáo

Bạn có thể xem báo cáo theo nhiều cách khác nhau. Việc lựa chọn phương pháp này hay phương pháp khác phụ thuộc vào các hành động được cho là sẽ được thực hiện với báo cáo và dữ liệu có trong đó.

    Nếu bạn muốn tạm thời thay đổi dữ liệu trong báo cáo trước khi in hoặc sao chép dữ liệu báo cáo vào khay nhớ tạm, hãy mở báo cáo ở chế độ xem Báo cáo.

    Nếu bạn muốn thay đổi cách trình bày báo cáo, xem dữ liệu của nó, sử dụng chế độ bố trí.

    Nếu bạn chỉ muốn xem trước báo cáo trước khi in, hãy mở nó ở chế độ Xem trước.

Ghi chú: Nếu báo cáo có nhiều cột, chúng sẽ chỉ hiển thị ở chế độ Xem trước. Trong chế độ báo cáo và chế độ bố cục, báo cáo hiển thị một cột.

Xem ở chế độ báo cáo

Chế độ báo cáo là chế độ xem mặc định khi bạn mở báo cáo bằng cách bấm đúp vào ngăn điều hướng. Nếu báo cáo chưa được mở, hãy bấm đúp vào tên của báo cáo trong ngăn điều hướng và báo cáo sẽ mở ở chế độ xem báo cáo.

Nếu báo cáo đã mở, hãy bấm chuột phải vào tên báo cáo trong ngăn điều hướng và chọn Trình bày báo cáo.

Làm việc với dữ liệu ở chế độ báo cáo

Ở chế độ báo cáo, bạn có thể chọn văn bản báo cáo và sao chép nó vào khay nhớ tạm. Để chọn toàn bộ các hàng, hãy bấm vào hộp bên cạnh chúng và không nhả nút chuột, hãy kéo con trỏ xuống. Các dòng đã chọn có thể được sao chép vào bảng tạm bằng cách làm theo các bước sau:

Chỉ hiển thị các hàng bạn cần bằng bộ lọc

Ở chế độ báo cáo, bạn có thể áp dụng bộ lọc cho dữ liệu. Ví dụ: nếu báo cáo của bạn có cột Quốc gia/Vùng và bạn chỉ muốn hiển thị các hàng có chứa tên Canada, hãy làm như sau:

    Trong báo cáo, tìm từ "Canada" và nhấp chuột phải vào từ đó.

    Chọn một đội Tương đương với "Canada".

Access sẽ tạo và áp dụng bộ lọc.

Bật hoặc tắt bộ lọc

Bạn có thể chuyển đổi giữa các chế độ hiển thị có và không có bộ lọc bằng nút Chuyển đổi bộ lọc trong nhóm Sắp xếp và lọc trên tab trang chủ. Trong trường hợp này, bộ lọc không bị xóa - chỉ có nó được bật và tắt.

Xóa bộ lọc

    Nhấp chuột phải vào trường bạn muốn xóa bộ lọc.

    Nhấp chuột Xóa bộ lọc khỏi trường: field_name. (Thay vì tên trường tên trường thực tế sẽ được cung cấp.)

Nếu bộ lọc bị xóa, nó không thể được bật bằng lệnh Chuyển đổi bộ lọc. Bạn sẽ cần phải tạo lại bộ lọc.

Ghi chú: Nếu bạn áp dụng bộ lọc cho báo cáo rồi lưu và đóng báo cáo thì bộ lọc cũng được lưu. Tuy nhiên, lần tiếp theo bạn mở báo cáo, Access sẽ không áp dụng bộ lọc. Để áp dụng lại bộ lọc này, trong nhóm Sắp xếp và lọc trên tab trang chủ nhấn vào nút Chuyển đổi bộ lọc.

Xem trước báo cáo

Bấm chuột phải vào tên báo cáo trong ngăn điều hướng và chọn lệnh từ menu ngữ cảnh Xem trước.

Để xem các trang báo cáo một cách tuần tự hoặc chuyển đến trang mong muốn, hãy sử dụng các nút điều hướng.

1. Bấm để mở trang đầu tiên.

2. Bấm để hiển thị trang trước đó.

3. Bấm để hiển thị trang tiếp theo.

4. Bấm để mở trang cuối cùng.

5. Nhập số trang vào trường này và nhấn ENTER để di chuyển đến trang được chỉ định.

Ở chế độ Xem trước, bạn có thể phóng to để xem chi tiết hoặc thu nhỏ để kiểm tra xem dữ liệu phù hợp như thế nào trên trang. Bấm vào báo cáo một lần. Để quay lại tỷ lệ ban đầu, nhấp lại. Bạn cũng có thể sử dụng điều khiển thu phóng trên thanh trạng thái Access để thay đổi mức thu phóng.

Để đóng bản xem trước, hãy làm theo các bước sau:

Khuyên bảo: Sau khi xem trước báo cáo của mình, bạn có thể xuất kết quả sang Microsoft Word, Microsoft Excel và một số chương trình Office khác. Trên tab Dữ liệu ngoài trong nhóm Xuất khẩu Nhấp vào nút cho định dạng mong muốn và làm theo hướng dẫn thêm.

In báo cáo

Báo cáo có thể được in từ bất kỳ chế độ nào, ngay cả khi nó không được mở. Trước khi in, bạn nên kiểm tra cẩn thận cài đặt trang (chẳng hạn như lề và hướng). Access lưu cài đặt trang cùng với báo cáo nên bạn chỉ cần định cấu hình chúng một lần. Các thông số này có thể được thay đổi trong tương lai nếu cần thiết.

Thay đổi tùy chọn trang

Gửi báo cáo tới máy in

    Mở báo cáo ở bất kỳ dạng xem nào hoặc chọn báo cáo đó trong ngăn điều hướng.

    Trên tab Tài liệu chọn mục Niêm phong và nhấn nút Niêm phong. Xin lưu ý: nếu bạn đang sử dụng Access 2007, hãy nhấp vào Nút Microsoft Office và chọn Niêm phong > Niêm phong.

    Một hộp thoại sẽ mở ra Niêm phong.

    Đặt các cài đặt mong muốn như máy in, phạm vi in ​​và số lượng bản sao.

    Nhấn vào nút ĐƯỢC RỒI.

Gửi báo cáo qua email

Thay vì in báo cáo, bạn có thể gửi báo cáo cho người dùng qua email.

    Bấm vào một báo cáo trong ngăn điều hướng để chọn báo cáo đó. Trên tab Dữ liệu ngoài trong nhóm Xuất khẩu nhấp chuột . Xin lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng Access 2007, hãy bấm vào báo cáo trong ngăn dẫn hướng để chọn nó, bấm vào Nút Microsoft Office và sau đó chọn Gửi bằng thư điện tử.

    Trong hộp thoại Gửi một đối tượng chọn từ danh sách Chọn định dạng đầu rađịnh dạng tập tin mong muốn.

    Thực hiện theo các bước trong hộp thoại còn lại.

    Trong ứng dụng thư, điền vào các trường bắt buộc của tin nhắn và gửi nó.

Thông thường, dữ liệu sẽ dễ phân tích hơn nếu được chia thành các nhóm. Ví dụ: một báo cáo nhóm doanh số bán hàng theo khu vực có thể giúp xác định các xu hướng có thể không được chú ý. Ngoài ra, bằng cách đặt các tổng (chẳng hạn như tổng hoặc trung bình) ở cuối mỗi nhóm trong báo cáo của bạn, bạn có thể thay thế nhiều công việc của máy tính.

Access giúp làm việc trên các báo cáo được nhóm dễ dàng. Bạn có thể tạo một báo cáo đơn giản có tính năng nhóm bằng cách sử dụng Trình hướng dẫn Báo cáo, thêm nhóm hoặc sắp xếp vào báo cáo đã tạo hoặc thay đổi các tùy chọn nhóm hoặc sắp xếp đã được chỉ định.

Ghi chú: Bài viết này không áp dụng cho các ứng dụng web Access, một loại cơ sở dữ liệu mới được tạo trong Access và xuất bản trên Internet.

Trong bài viết này

Tạo báo cáo tóm tắt bằng cách nhóm hoặc sắp xếp

Ngay cả khi đây là lần đầu tiên bạn tạo báo cáo nhóm, bạn có thể nhanh chóng tạo báo cáo đơn giản bằng cách thực hiện theo các bước sau:

Tạo báo cáo nhóm bằng Trình hướng dẫn Báo cáo

Trình hướng dẫn Báo cáo sẽ hỏi bạn các câu hỏi và tạo báo cáo dựa trên câu trả lời của bạn. Một trong số đó đề cập đến các trường mà bạn muốn nhóm trong báo cáo. Sau khi tạo báo cáo, bạn có thể sử dụng nguyên báo cáo hoặc sửa đổi báo cáo cho phù hợp với nhu cầu của mình. Trước khi chạy trình hướng dẫn báo cáo, hãy quyết định lựa chọn nguồn dữ liệu.

Khởi chạy Trình hướng dẫn Báo cáo

Nhóm các bản ghi bằng Trình hướng dẫn báo cáo

Việc nhóm cho phép bạn sắp xếp các bản ghi theo nhóm (ví dụ: theo khu vực hoặc nhân viên bán hàng). Các nhóm lồng nhau giúp dễ dàng xác định mối quan hệ giữa các nhóm và nhanh chóng tìm thấy dữ liệu bạn cần. Với tính năng nhóm, bạn cũng có thể nhận được dữ liệu tóm tắt như tổng số hoặc tỷ lệ phần trăm.

Khi bạn đưa nhiều bảng vào một báo cáo, trình hướng dẫn sẽ kiểm tra mối quan hệ giữa chúng và xác định cách bạn có thể xem dữ liệu.


Sắp xếp và tổng hợp hồ sơ

Bạn có thể sắp xếp các bản ghi theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần từ 1 đến 4 trường.


Bằng cách sử dụng các nút điều hướng ở cuối khung nhìn, bạn có thể cuộn qua các trang báo cáo hoặc chuyển tới bất kỳ trang nào trong báo cáo. Nhấn một trong các nút điều hướng hoặc nhập số trang bạn muốn vào trường nhập số trang, sau đó nhấn ENTER.

Ở chế độ Xem trước, bạn có thể phóng to để xem chi tiết hoặc thu nhỏ để xem dữ liệu ở đâu trên trang. Nhấp một lần khi con trỏ chuột trỏ đến báo cáo. Để hủy hiệu ứng phóng to, hãy nhấp lại. Bạn cũng có thể sử dụng điều khiển thu phóng trên thanh trạng thái.

Thêm hoặc thay đổi cách nhóm và sắp xếp trong báo cáo hiện có

Nếu bạn đã có một báo cáo và cần thêm cách sắp xếp hoặc nhóm vào báo cáo đó hoặc bạn cần thay đổi các điều kiện sắp xếp hoặc nhóm trong đó thì phần này sẽ giúp bạn điều đó.

Thêm nhóm, sắp xếp và tổng số

Bạn có thể thực hiện các thao tác sắp xếp, nhóm và tóm tắt bằng cách nhấp chuột phải vào các trường trong chế độ xem Bố cục rồi chọn thao tác bạn muốn từ menu ngữ cảnh. Để vào chế độ xem Bố cục, bấm chuột phải vào báo cáo trong ngăn điều hướng và chọn Chế độ bố cục.

Ghi chú: Mặc dù các hướng dẫn trong phần này không nói trực tiếp về khu vực này nhưng chúng tôi khuyên bạn nên mở nó và theo dõi những thay đổi trong đó khi bạn làm việc. Bạn sẽ hiểu rõ hơn về công việc của Access và khi bạn đã nắm vững phạm vi Nhóm, sắp xếp và tính tổng, bạn có thể sử dụng nó để điều chỉnh thêm báo cáo. Để hiển thị bảng điều khiển Nhóm, sắp xếp và tính tổng:

    trên tab Người xây dựng trong nhóm Nhóm và tổng số nhấp chuột Nhóm và sắp xếp.

Sắp xếp theo một trường

    Bấm chuột phải vào bất kỳ giá trị nào trong trường mà bạn muốn sắp xếp theo.

    Chọn tùy chọn sắp xếp mong muốn từ menu ngữ cảnh. Ví dụ: để sắp xếp trường văn bản theo thứ tự tăng dần, hãy bấm vào Sắp xếp từ A đến Z. Để sắp xếp một trường số theo thứ tự giảm dần, hãy bấm vào Sắp xếp theo thứ tự giảm dần.

Access sắp xếp báo cáo theo ý bạn chỉ định. Nếu khu vực Nhóm, sắp xếp và tính tổngđã mở, bạn có thể nhận thấy rằng một dòng mới đã được thêm vào trường Sắp xếp.

Sắp xếp theo nhiều trường

Ghi chú: Khi bạn áp dụng sắp xếp bằng cách bấm vào một trường trong dạng xem Bố cục, bạn chỉ có thể sắp xếp một trường mỗi lần. Việc áp dụng sắp xếp trên trường khác sẽ loại bỏ sắp xếp trên trường đầu tiên. Điều này khác với cách bạn sắp xếp trong biểu mẫu, nơi bạn có thể đặt nhiều thứ tự sắp xếp khác nhau bằng cách nhấp vào từng trường lần lượt và chọn thứ tự sắp xếp bạn muốn. Để tạo cấp độ sắp xếp cho nhiều trường, hãy xem .

Nhóm theo lĩnh vực

    Bấm chuột phải vào bất kỳ giá trị nào trong trường mà bạn muốn nhóm theo.

    Từ menu ngữ cảnh, chọn Nhóm.

Access thêm cấp độ nhóm và tạo tiêu đề nhóm. Nếu khu vực Nhóm, sắp xếp và tính tổngđã mở, có thể thấy rằng một dòng mới đã được thêm vào trường Nhóm.

Thêm tổng vào một trường

Tùy chọn này cho phép bạn tính tổng, trung bình, số lượng hoặc các trường thống kê khác. Tổng giá trị được thêm vào cuối báo cáo và tổng giá trị của nhóm được thêm vào nhóm báo cáo.

    Bấm chuột phải vào bất kỳ giá trị nào trong trường mà bạn muốn tính tổng.

    Nhấp chuột Điểm mấu chốt.

    Chọn thao tác cần thực hiện: Tổng, Trung bình, Số lượng hồ sơ(để đếm tất cả các bản ghi) Số lượng giá trị(chỉ đếm các bản ghi có giá trị của trường này), Tối đa, tối thiểu, Độ lệch chuẩn hoặc phân tán.

Access sẽ thêm một điều khiển vào đầu trang và chân trang của báo cáo, chẳng hạn như văn bản được tính toán, để tóm tắt tổng số. Nếu báo cáo của bạn chứa các cấp độ nhóm, Access sẽ thêm đầu trang và chân trang nhóm (nếu chúng không tồn tại) và đặt tổng giá trị vào mỗi đầu trang và chân trang.

Ghi chú: Bạn cũng có thể cộng tổng bằng cách nhấp vào trường bạn muốn tính toán trên và trên tab Người xây dựng trong nhóm Nhóm và tổng số nhấp chuột Kết quả.

Thêm nhóm, sắp xếp và tính tổng bằng cách sử dụng ngăn Nhóm, Sắp xếp và Tổng cộng

Làm việc với một khu vực Nhóm, sắp xếp và tính tổng cung cấp sự linh hoạt tối đa khi bạn cần thêm hoặc thay đổi nhóm, sắp xếp thứ tự hoặc tổng số tùy chọn trong báo cáo. Chế độ bố cục là chế độ dễ sử dụng nhất vì nó giúp bạn dễ dàng xem các thay đổi của mình ảnh hưởng đến việc hiển thị dữ liệu như thế nào.

Hiển thị ngăn Sắp xếp, Nhóm và Tổng cộng

    Trên tab Người xây dựng trong nhóm Nhóm và tổng số nhấp chuột Nhóm và sắp xếp.

    Access hiển thị khu vực Nhóm, sắp xếp và tính tổng.

Để thêm cấp độ nhóm hoặc sắp xếp, hãy bấm vào Thêm nhóm hoặc Thêm sắp xếp.

Đến khu vực Nhóm, sắp xếp và tính tổng một hàng mới sẽ được thêm vào và danh sách các trường có sẵn sẽ được hiển thị.

Bạn có thể nhấp vào một trong các tên trường này hoặc sự biểu lộ bên dưới danh sách các trường để nhập một biểu thức. Sau khi bạn bấm vào một trường hoặc nhập biểu thức, Access sẽ thêm cấp độ nhóm vào báo cáo. Chế độ xem bố cục sẽ hiển thị ngay thứ tự sắp xếp hoặc nhóm.

Để biết thêm thông tin về cách tạo và sử dụng biểu thức, hãy xem Tạo biểu thức.

Ghi chú:

    Sau khi chỉ định một số cấp độ sắp xếp hoặc nhóm, bạn có thể cần phải di chuyển xuống khu vực Sắp xếp, nhóm và tính tổngđể xem các nút Thêm nhóm Và Thêm sắp xếp.

    Bạn có thể chỉ định tối đa mười cấp độ sắp xếp và nhóm trong một báo cáo.

Thay đổi tùy chọn nhóm

Mỗi cấp độ nhóm hoặc sắp xếp chứa một tập hợp các tham số có thể được sử dụng để thu được kết quả mong muốn.


Thứ tự sắp xếp. Bạn có thể thay đổi thứ tự sắp xếp bằng cách nhấp vào danh sách thả xuống thích hợp và chọn tùy chọn mong muốn.

Khoảng thời gian nhóm. Cài đặt này xác định cách nhóm các bản ghi. Ví dụ: các trường văn bản có thể được nhóm lại với nhau theo ký tự đầu tiên (nếu chúng bắt đầu bằng "A", "B", v.v.). Các trường ngày có thể được nhóm theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc nhập khoảng thời gian của riêng bạn.

Kết quả.Để thêm tổng số, hãy nhấp vào tùy chọn này. Bạn có thể thêm tổng vào nhiều trường và bạn có thể tính toán nhiều loại tổng cho một trường.

    Tổng số theo lĩnh vực và chọn trường mà bạn muốn tính tổng.

    Bấm vào mũi tên thả xuống Kiểu và lựa chọn phương pháp tính toán.

    Lựa chọn Hiển thị tổng cộngđể thêm tổng cuối vào cuối báo cáo (chân trang của báo cáo).

    Lựa chọn Hiển thị tổng số nhóm và tổng cộngđể thêm điều khiển vào chân trang của nhóm để tính tỷ lệ phần trăm của tổng cộng cho mỗi nhóm.

    Lựa chọn Hiển thị trong tiêu đề nhóm hoặc Hiển thị ở chân trang nhómđể hiển thị tổng số ở vị trí mong muốn.

Khi bạn đã chọn tất cả các tùy chọn cho một trường, bạn có thể lặp lại quy trình bằng cách chọn một trường khác từ danh sách thả xuống Tổng số theo lĩnh vực, hoặc nhấp vào bên ngoài cửa sổ bật lên Kết quảđể đóng nó lại.

Tên. Cho phép bạn thay đổi tiêu đề của trường từ đó tính tổng. Được sử dụng cho tiêu đề cột và cho các trường tóm tắt ở đầu trang và chân trang.

Để thêm hoặc thay đổi tiêu đề:

    nhấp vào văn bản màu xanh sau chú thích với tiêu đề;

    một hộp thoại sẽ xuất hiện Tỉ lệ;

    nhập tiêu đề mới vào hộp thoại rồi nhấp vào ĐƯỢC RỒI.

Có/không có phần tiêu đề. Với cài đặt này, bạn sẽ có thể thêm hoặc xóa phần tiêu đề xuất hiện trước mỗi nhóm. Khi bạn thêm phần tiêu đề, Access sẽ đặt trường nhóm vào tiêu đề. Trước khi bạn xóa phần tiêu đề chứa các điều khiển không phải là trường nhóm, Access sẽ yêu cầu bạn xác nhận.

Có/không có phần ghi chú. Sử dụng tùy chọn này để thêm hoặc xóa phần đầu trang và chân trang sau mỗi nhóm. Trước khi bạn loại bỏ phần đầu trang hoặc chân trang có chứa các điều khiển, Access sẽ yêu cầu bạn xác nhận.

Một đại diện liền mạch của nhóm. Cài đặt này xác định cách các nhóm được trình bày trên trang khi báo cáo được in. Bạn có thể muốn đặt các nhóm càng gần nhau càng tốt để dễ nhìn thấy chúng trên trang. Nhưng điều này thường làm tăng lãng phí giấy khi in báo cáo vì hầu hết các trang sẽ có khoảng trống ở cuối.

    Đừng giữ nhóm trên một trang. Sử dụng tùy chọn này nếu bạn không quan tâm đến vị trí của các nhóm khi ngắt trang. Ví dụ: 10 phần tử của một nhóm gồm 30 phần tử có thể ở cuối một trang và 20 phần tử còn lại ở đầu trang tiếp theo.

    Giữ nhóm trên cùng một trang. Cài đặt này giúp giảm thiểu số lần ngắt trang trong một nhóm. Nếu một nhóm không vừa với khoảng trống còn lại trên một trang, Access sẽ để trống khoảng trống đó và đặt nhóm đó vào trang tiếp theo. Các nhóm lớn vẫn có thể trải rộng trên nhiều trang nhưng tùy chọn này sẽ giảm thiểu những trường hợp như vậy.

    Giữ tiêu đề và mục đầu tiên trên cùng một trang.Đảm bảo rằng tiêu đề nhóm không được in riêng biệt với chính nhóm đó ở cuối trang. Nếu Access xác định không đủ chỗ trống để in ít nhất một dòng sau tiêu đề thì nhóm sẽ in từ trang tiếp theo.

Thay đổi mức độ ưu tiên của cấp độ nhóm và sắp xếp

Để thay đổi mức độ ưu tiên, hãy bấm vào một dòng trong Nhóm, sắp xếp và tính tổng, sau đó là mũi tên lên hoặc xuống ở bên phải của dòng.

Loại bỏ các cấp độ nhóm và sắp xếp

Để xóa một cấp độ, trong khu vực Nhóm, sắp xếp và tính tổng chọn dòng bạn muốn xóa rồi nhấn phím hoặc nút DELETE Xóa bỏở bên phải của dòng. Khi bạn xóa một cấp độ nhóm, nếu đầu trang hoặc chân trang nhóm chứa trường nhóm, Access sẽ di chuyển trường đó đến phần chi tiết của báo cáo. Tất cả các điều khiển khác đều bị loại bỏ.

Tạo báo cáo tóm tắt (không có chi tiết bản ghi)

Nếu bạn chỉ muốn hiển thị tổng số (dữ liệu ở hàng đầu trang và chân trang), trên tab Người xây dựng trong nhóm Nhóm và tổng số nhấp chuột Ẩn chi tiết. Điều này sẽ ẩn các bản ghi của cấp độ nhóm thấp hơn tiếp theo và dữ liệu kết quả sẽ được hiển thị gọn hơn. Mặc dù các mục bị ẩn nhưng các điều khiển trong phần ẩn vẫn không bị xóa. Nhấp chuột Ẩn chi tiết một lần nữa để trả lại các hàng chi tiết cho báo cáo.