Thực đơn
trang chủSự liên quan

Tạo báo cáo trong Access. Các trường được tính toán trong truy vấn Access Tính tổng các báo cáo của Access

Trong bài viết này chúng ta sẽ nói về các trường được tính toán trong truy vấn Access. Một truy vấn, giống như một bảng, có thể thực hiện các phép tính trên các giá trị số, chuỗi hoặc ngày cho mỗi bản ghi bằng cách sử dụng dữ liệu từ một hoặc nhiều trường. Kết quả tính toán tạo thành một trường tính toán mới trong bảng truy vấn. Không giống như các trường bảng được tính toán, các trường được tính toán trong bảng cơ sở dữ liệu nguồn không tạo trường mới. Mỗi lần truy vấn được thực hiện, các phép tính được thực hiện dựa trên các giá trị trường hiện tại.

Biểu thức trường được tính toán có thể sử dụng các hằng số và hàm ngoài tên trường. Kết quả của việc xử lý một biểu thức là chỉ có thể thu được một giá trị.

Nhiệm vụ 1. Bảng SẢN PHẨM có các trường PRICE và RATE_VAT. Hãy tính giá đã bao gồm VAT và so sánh với giá thu được trong trường tính toán của bảng Giá đã bao gồm VAT.

  1. Tạo truy vấn chọn trong chế độ thiết kế cho bảng SẢN PHẨM. Kéo các trường NAME_TOV, PRICE, RATE_VAT và Giá có VAT vào biểu mẫu yêu cầu (Hình 4.6).
  2. Để tính giá bao gồm VAT, hãy tạo trường được tính toán bằng cách viết biểu thức [PRICE]+[PRICE]*[RATE_VAT] vào ô trống của hàng Trường.
  3. Để chọn các bản ghi có giá trị lớn hơn 5000 trong trường được tính toán, hãy nhập > 5000 vào dòng Tiêu chí
  4. Sau khi nhập một biểu thức, theo mặc định, hệ thống sẽ tạo tên của trường được tính toán Biểu thức 1, trở thành tiêu đề cột trong bảng chứa kết quả của truy vấn. Tên này sẽ được chèn trước biểu thức [PRICE]+[PRICE]*[VAT_RATE]. Đối với mỗi trường được tính toán mới trong truy vấn, số biểu thức sẽ tăng thêm một. Tên của trường được tính toán được phân tách khỏi biểu thức bằng dấu hai chấm. Để thay đổi tên, đặt con trỏ chuột vào trường được tính toán của biểu mẫu yêu cầu và nhấp chuột phải. Từ menu ngữ cảnh, chọn Của cải(Thuộc tính) và trong dòng Chú thích, nhập tên trường mới - Giá đã bao gồm VAT1. Bây giờ trong bảng có kết quả truy vấn, tên này sẽ được hiển thị trong tiêu đề của cột được tính toán. Tên trường cũng có thể được sửa trực tiếp trong mẫu yêu cầu.
  5. Để hiển thị kết quả truy vấn, nhấp vào nút Hành hình(Chạy) trong nhóm kết quả(Kết quả). Trường được tính toán của bảng và truy vấn có cùng giá trị.
  6. Thay đổi giá của sản phẩm ở một trong các bản ghi yêu cầu. Các giá trị trong cả hai trường được tính toán sẽ được tính toán lại ngay lập tức.
  7. Để tạo một biểu thức phức tạp trong trường được tính toán hoặc điều kiện lựa chọn, bạn nên sử dụng trình tạo biểu thức. Trình tạo cho phép bạn chọn tên trường cần thiết trong biểu thức từ bảng, truy vấn, dấu hiệu thao tác và hàm. Xóa biểu thức trong trường được tính toán và sử dụng trình tạo để tạo biểu thức đó.
  8. Gọi Bộ dựng biểu thức bằng cách bấm vào nút Người xây dựng(Người xây dựng) trong nhóm Thiết lập truy vấn(Thiết lập truy vấn) Thiết kế ribbon hoặc bằng cách chọn Xây dựng(Xây dựng) trong menu phân biệt ngữ cảnh. Con trỏ chuột phải được định vị trước đó trong ô nhập biểu thức.
  9. Ở phía bên trái của cửa sổ Trình tạo biểu thức(Trình tạo biểu thức) (Hình 4.7) chọn bảng SẢN PHẨM làm cơ sở cho truy vấn. Một danh sách các trường của nó sẽ được hiển thị ở bên phải. Chọn tuần tự các trường và toán tử bắt buộc bằng cách bấm đúp vào chúng vào biểu thức. Biểu thức sẽ được hình thành ở đầu cửa sổ. Xin lưu ý rằng trình tạo đã chỉ ra tên của bảng chứa nó trước tên trường và phân tách nó khỏi tên trường bằng dấu chấm than.
  10. Hoàn tất quá trình xây dựng biểu thức trong trường được tính toán bằng cách nhấp vào nút OK.
  11. Lưu yêu cầu dưới tên ― Giá có VAT và đóng lại.
  12. Thực thi tệp đã lưu bằng cách chọn tệp đó trong khu vực điều hướng và chọn Mở từ menu ngữ cảnh.


Nhiệm vụ 2. Bạn có thể sử dụng các hàm dựng sẵn trong các trường tính toán và điều kiện lọc. Access có hơn 150 chức năng được xác định.
Cần phải chọn tất cả các hoá đơn cho lô hàng được thực hiện trong một tháng nhất định. Trong INVOICE, ngày giao hàng được lưu trong trường DATE_OTG với kiểu dữ liệu Ngày/Giờ.

  1. Tạo truy vấn chọn trong chế độ thiết kế cho bảng INVOICE. Kéo các trường NOM_NAKL và CODE_SK vào biểu mẫu (Hình 4.8).
  2. Tạo trường được tính toán trong ô hàng trống Cánh đồng(Trường) bằng cách viết một trong các biểu thức ở đó: Format([INVOICE]![DISPOSITION_DATE];"mmmm") - hàm này sẽ trả về tên đầy đủ của tháng
    hoặc Format([INBOOK]![DATE_DATE];"mm") - hàm này sẽ trả về số tháng.
  3. Để chọn hóa đơn phát hành trong một tháng nhất định, trong trường tính toán ở dòng Điều kiện lựa chọn (Tiêu chí), nhập tên tháng, ví dụ Tháng 3 (Hình 4.8) hoặc số tháng, ví dụ 3 theo quy định tham số trong hàm Format.
  4. Hoàn thành yêu cầu của bạn bằng cách nhấp vào nút Hành hình(Chạy) trong nhóm kết quả(Kết quả) trên tab ribbon Làm việc với các yêu cầu | Người xây dựng(Công cụ truy vấn | Thiết kế).
  5. Viết hàm Tháng(INVOICE!DATE_OTG) vào trường được tính toán và đảm bảo rằng hàm này trả về số tháng được trích xuất từ ​​ngày đó.
  6. Để chọn tất cả các hàng liên quan đến quý thứ hai, trong hàng Tiêu chí, hãy nhập toán tử Từ 4 đến 6 để xác định xem giá trị của biểu thức có nằm trong khoảng được chỉ định hay không.
  7. Viết biểu thức ThángName(Month(INVOICE!DATE_OTG)) vào trường được tính toán và đảm bảo rằng hàm ThángName chuyển đổi số tháng thành tên đầy đủ của nó.


Để củng cố điều này, hãy xem video hướng dẫn.

BÁO CÁO TRONG MS ACCESS.

Microsoft Access hiển thị dữ liệu từ một truy vấn hoặc bảng trong báo cáo, thêm các thành phần văn bản để dễ đọc hơn.

Những yếu tố này bao gồm:

Tiêu đề. Phần này chỉ được in ở đầu trang đầu tiên của báo cáo. Được sử dụng để xuất dữ liệu, chẳng hạn như văn bản tiêu đề báo cáo, ngày tháng hoặc tuyên bố về văn bản tài liệu, cần được in một lần ở đầu báo cáo. Để thêm hoặc xóa vùng tiêu đề báo cáo, hãy chọn lệnh Tiêu đề/Ghi chú Báo cáo từ menu Xem.

Tiêu đề trang. Được sử dụng để hiển thị dữ liệu như tiêu đề cột, ngày tháng hoặc số trang được in ở đầu mỗi trang báo cáo. Để thêm hoặc xóa tiêu đề, chọn Đầu trang và Chân trang từ menu Xem. Microsoft Access thêm đầu trang và chân trang cùng một lúc. Để ẩn một trong các đầu trang và chân trang, bạn cần đặt thuộc tính Chiều cao của nó thành 0.

Vùng dữ liệu nằm giữa đầu trang và chân trang của trang. Chứa nội dung chính của báo cáo. Phần này hiển thị dữ liệu được in cho từng bản ghi trong bảng hoặc truy vấn làm cơ sở cho báo cáo. Để đặt các điều khiển trong vùng dữ liệu, hãy sử dụng danh sách các trường và thanh công cụ. Để ẩn vùng dữ liệu, bạn cần đặt thuộc tính Chiều cao của phần thành 0.

Chân trang. Phần này xuất hiện ở cuối mỗi trang. Được sử dụng để hiển thị dữ liệu như tổng số, ngày tháng hoặc số trang được in ở cuối mỗi trang báo cáo.

Ghi chú. Được sử dụng để xuất dữ liệu, chẳng hạn như văn bản kết luận, tổng cộng hoặc chú thích, cần được in một lần ở cuối báo cáo. Mặc dù phần Ghi chú của báo cáo nằm ở cuối báo cáo trong dạng xem Thiết kế nhưng nó được in phía trên chân trang ở trang cuối cùng của báo cáo. Để thêm hoặc xóa vùng ghi chú báo cáo, hãy chọn lệnh Tiêu đề báo cáo/Ghi chú báo cáo từ menu Xem. Microsoft Access đồng thời thêm và xóa các khu vực tiêu đề và nhận xét của báo cáo.

Các cách tạo báo cáo:

Bạn có thể tạo báo cáo trong Microsoft Access theo nhiều cách khác nhau:

Người xây dựng;

Trình hướng dẫn báo cáo;

Tự động báo cáo: vào cột;

Báo cáo tự động: băng;

Trình hướng dẫn biểu đồ;

Nhãn bưu chính.

Trình hướng dẫn cho phép bạn tạo báo cáo bằng cách nhóm các bản ghi và là cách đơn giản nhất để tạo báo cáo. Nó đưa các trường đã chọn vào báo cáo và cung cấp sáu kiểu báo cáo. Sau khi hoàn thành Wizard, báo cáo kết quả có thể được sửa đổi trong chế độ Thiết kế. Bằng cách sử dụng tính năng Báo cáo tự động, bạn có thể nhanh chóng tạo báo cáo và sau đó thực hiện một số thay đổi đối với chúng.

Để tạo Báo cáo tự động, bạn phải thực hiện các bước sau:

Trong cửa sổ cơ sở dữ liệu, nhấp vào tab Báo cáo rồi nhấp vào nút Tạo. Hộp thoại Báo cáo Mới xuất hiện.

Chọn cột Tự động báo cáo: hoặc Tự động báo cáo: dải mục trong danh sách.

Trong trường nguồn dữ liệu, bấm vào mũi tên và chọn Bảng hoặc Truy vấn làm nguồn dữ liệu.

Bấm vào nút OK.

Trình hướng dẫn báo cáo tự động tạo báo cáo tự động trong một cột hoặc dải (lựa chọn của người dùng) và mở báo cáo đó ở chế độ Xem trước, cho phép bạn xem báo cáo sẽ trông như thế nào khi được in.

Thay đổi tỷ lệ hiển thị báo cáo:

Để thay đổi tỷ lệ hiển thị, hãy sử dụng con trỏ - kính lúp. Để xem toàn bộ trang, bạn phải nhấp vào bất kỳ đâu trên báo cáo. Trang báo cáo sẽ được hiển thị ở tỷ lệ thu nhỏ. Nhấp vào báo cáo một lần nữa để quay lại chế độ xem lớn hơn. Trong chế độ xem báo cáo mở rộng, điểm bạn nhấp vào sẽ nằm ở giữa màn hình. Để cuộn qua các trang báo cáo, hãy sử dụng các nút điều hướng ở cuối cửa sổ.

In báo cáo

Để in báo cáo, hãy làm như sau:

Trên menu Tệp, bấm vào lệnh In.

Trong vùng In, nhấp vào tùy chọn Trang.

Để chỉ in trang đầu tiên của báo cáo, hãy nhập 1 vào trường Từ và 1 vào trường Đến.

Bấm vào nút OK.

Trước khi in báo cáo, bạn nên xem báo cáo ở chế độ Xem trước, để truy cập vào chế độ này, bạn cần chọn Xem trước từ menu Xem.

Nếu bạn in với một trang trống ở cuối báo cáo, hãy đảm bảo rằng cài đặt Chiều cao cho ghi chú báo cáo được đặt thành 0. Nếu bạn in với các trang trống ở giữa, hãy đảm bảo rằng tổng chiều rộng của biểu mẫu hoặc báo cáo và chiều rộng của báo cáo. chiều rộng lề trái và phải không vượt quá chiều rộng của tờ giấy được chỉ định trong hộp thoại Thiết lập Trang (menu Tệp).

Khi thiết kế bố cục báo cáo, hãy sử dụng công thức sau: chiều rộng báo cáo + lề trái + lề phải<= ширина бумаги.

Để điều chỉnh kích thước của báo cáo, bạn phải sử dụng các kỹ thuật sau:

Thay đổi giá trị chiều rộng báo cáo;

Giảm độ rộng lề hoặc thay đổi hướng trang.

TÍNH TOÁN TRONG MS ACCESS.

Rất thường xuyên, khi tạo một bộ hồ sơ, cần phải thực hiện các phép tính trên dữ liệu (xác định độ tuổi của nhân viên, chi phí đơn hàng, tỷ lệ phần trăm doanh thu, đánh dấu một phần của mã mặt hàng, v.v., tức là hiển thị thông tin không được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu) hoặc thực hiện một số thao tác nhất định để xử lý trực tiếp dữ liệu đã chọn.

MS Access cung cấp những khả năng như vậy thông qua các trường được tính toán và hoạt động nhóm.

Trường được tính toán là một biểu thức bao gồm các toán tử (số học, so sánh, logic, nối) và toán hạng. Các toán hạng có thể là hằng số, các hàm và mã định danh tích hợp hoặc do người dùng xác định, ví dụ:

Chi phí: Hàng hóa! Giá * Số lượng * (1-Giảm giá)

Số Nam: Tổng (IIf(Giới tính = "m"; 1; 0))

Họ và tên: Họ &" "& Còn lại (Tên; 1) &". "& Left (Tên đệm; 1) &."

Chi phí, số lượng nam giới và tên đầy đủ là tên của các trường được tính toán và được hiển thị trong chế độ xem bảng ở tiêu đề cột; ký tự dấu hai chấm đóng vai trò là dấu phân cách giữa tên của trường được tính toán và biểu thức.

Nếu tên của bảng hoặc trường chứa khoảng trắng thì mã định danh của nó phải được đặt trong dấu ngoặc vuông trong biểu thức, chẳng hạn

Chi phí: Giá*[Số lượng hàng hóa]

Trường được tính toán được tạo trực tiếp trong biểu mẫu QBE bằng cách nhập biểu thức vào ô Trường của bất kỳ cột trống nào. Kết quả tính toán hiển thị trong trường không được lưu trữ trong bảng cơ sở. Các phép tính được thực hiện lại bất cứ khi nào một truy vấn được thực hiện, do đó kết quả luôn thể hiện nội dung hiện tại của cơ sở dữ liệu.

Không thể cập nhật kết quả tính toán theo cách thủ công.

Để xây dựng các biểu thức phức tạp, MS Access DBMS bao gồm một tiện ích có tên là Trình tạo biểu thức.

Trình tạo biểu thức có thể được khởi chạy bằng cách nhấp vào phím Xây dựng trên thanh công cụ Trình tạo truy vấn hoặc bằng cách chọn lệnh menu trong menu ngữ cảnh của trường biểu mẫu yêu cầu QBE Xây dựng....

Cơm. 9.

MS Access DBMS chứa hơn 100 hàm dựng sẵn có thể được sử dụng khi tạo trường tính toán hoặc khi đặt điều kiện lựa chọn.

Cơm. 10.

Tất cả các hàm dựng sẵn trong Bộ dựng biểu thức đều được nhóm theo chức năng. Khi bạn chọn một hàm trong cửa sổ Bộ dựng bên phải, ngăn phía dưới của cửa sổ Bộ dựng Biểu thức sẽ hiển thị cú pháp cho hàm đó. Để được trợ giúp chi tiết hơn, hãy nhấp vào nút.

Khi phân tích dữ liệu, người ta thường không quan tâm đến các bản ghi riêng lẻ mà quan tâm đến tổng giá trị của các nhóm dữ liệu, ví dụ:

Số lượng giao dịch với Đối tác trong một khoảng thời gian nhất định;

Khối lượng bán hàng trung bình mỗi tháng của năm trước.

Truy vấn cuối cùng cung cấp câu trả lời cho những câu hỏi như vậy.

Để tính tổng giá trị, bạn phải bấm vào nút Hoạt động nhóm trên thanh công cụ Trình tạo truy vấnđể dòng xuất hiện ở dạng QBE Hoạt động nhóm(sau tên bảng).

Theo mặc định, đối với mỗi trường được nhập vào biểu mẫu yêu cầu, giá trị được đặt thành Nhóm(kết quả không được tổng hợp).

Tóm lại cần phải thay thế cài đặt Nhómđến một chức năng cuối cùng cụ thể. MS Access DBMS cung cấp 9 chức năng đảm bảo thực hiện các hoạt động nhóm.

Hoạt động nhóm cài đặt có sẵn Sự biểu lộ. Cài đặt này được áp dụng khi trong biểu thức (dòng Cánh đồng) một số hàm tóm tắt được sử dụng.

Trong chuỗi danh sách thả xuống Hoạt động nhóm cài đặt có sẵn Tình trạng. Cài đặt này được sử dụng khi điều kiện lựa chọn được ghi vào dòng Điều kiện lựa chọn, nhưng dữ liệu cột (trường) không được tham gia vào thao tác nhóm.

Để giải quyết các vấn đề thống kê phức tạp hơn, MS Access DBMS cung cấp một loại truy vấn đặc biệt - truy vấn chéo.

Yêu cầu chéo là một loại truy vấn nhóm đặc biệt phản ánh kết quả tính toán thống kê dựa trên giá trị của một trường bảng.

Để xây dựng một truy vấn chéo, ba trường của nguồn cơ sở là đủ. Dựa trên các giá trị lặp lại của một trường, tên của các tiêu đề hàng của bảng cuối cùng (trục) được hình thành (Hình 6.4). Dựa trên các giá trị lặp lại của trường khác, tên của các tiêu đề cột của bảng cuối cùng (trục) được hình thành. Kết quả xử lý thống kê cho trường thứ ba được hiển thị trong các ô của bảng tổng hợp (vùng giá trị).

Vùng tiêu đề hàng cho phép nhiều trường, trong khi các vùng khác chỉ có thể chứa một trường mỗi lần.

Trong một yêu cầu chéo, có thể chỉ định các điều kiện lựa chọn. Việc sắp xếp chỉ có thể được thực hiện bởi các trường nằm trong khu vực tiêu đề hàng.

Các trường được tính toán được thiết kế để hiển thị giá trị của biểu thức dựa trên dữ liệu nguồn trong báo cáo. Các trường được tính toán trong báo cáo có thể được sử dụng để lấy tổng hoặc thực hiện các phép tính đặc biệt, chẳng hạn như để hiển thị tổng giá của một đơn hàng bằng cách tính tích của số lượng một mặt hàng và giá của một mặt hàng. Hãy xem quy trình tạo trường được tính toán bằng ví dụ về báo cáo "Các mặt hàng trong kho" đã tạo trước đó.

Để thêm trường được tính toán "Số tiền" vào báo cáo:

  1. Mở báo cáo Mục trong Kho ở chế độ Thiết kế.
  2. Trên hộp công cụ, nhấp vào nút Dòng chữ(Nhãn) và đặt văn bản mới ở bên phải "Đơn vị còn hàng" trong phần tiêu đề. Nhập từ "Tổng" làm văn bản nhãn.
  3. Để tạo trường tính tổng, hãy bấm vào nút Cánh đồng(Hộp văn bản) vào Hộp công cụ và thêm hộp văn bản vào bên phải hộp văn bản UnitsInStock trong phần dữ liệu. Xóa nhãn của trường văn bản mới.
  4. Bấm vào bên trong trường văn bản và nhập biểu thức sau làm giá trị của nó:

    = [Còn hàng]* [Giá] (= * ).

    Mở cửa sổ thuộc tính các trường bằng cách nhấp đúp vào nó và trên tab Cách trình bày(Định dạng) trong hộp tổ hợp thuộc tính Định dạng trường(Định dạng) chọn một giá trị Tiền tệ(Tiền tệ).

Bình luận

Có một số cách để nhập một biểu thức vào trường văn bản: chọn nó và nhấn tổ hợp phím +để vào chế độ chỉnh sửa nội dung của trường hoặc nhấp đúp vào trường để hiển thị hộp thoại Của cải(Thuộc tính) rồi nhập biểu thức làm giá trị thuộc tính Dữ liệu(Nguồn).

Cơm. 6,27.

  1. Lặp lại bước 3 và 4 để tạo trường văn bản trong phần nhận xét của nhóm Danh mục nhưng nhập thông tin sau làm biểu thức tổng phụ: =Sum([InStock] * [Price]) (=Sum( * )). Nhấn vào nút In đậm(Đậm) vào thanh định dạng để đặt văn bản trong trường mới thành in đậm. Mở hộp thoại Của cải(Thuộc tính) và mở tab trong đó Khác(Khác), trong lĩnh vực này Tên(Tên) Nhập tên cho hộp văn bản Sum. Sau đó mở rộng tab Cách trình bày(Định dạng) và trong hộp tổ hợp thuộc tính Định dạng trường(Định dạng) chọn một giá trị Tiền tệ(Tiền tệ).
  2. Vì chiều rộng của vùng dữ liệu trong báo cáo của chúng tôi đã tăng lên, hãy giảm độ rộng của lề trang để tất cả các trường vừa khít trên một trang. Để thực hiện việc này, hãy chọn lệnh Thiết lập tệp, trang(Thiết lập tệp, trang) và thay đổi độ rộng lề trái và phải mặc định thành 10 mm (Xem "Xem và in báo cáo" trong chương này.)
  3. Nhấn vào nút Xem(Xem) trên thanh công cụ Trình thiết kế báo cáo(Report Design) để đánh giá kết quả công việc của bạn. Báo cáo sẽ trông giống như trong Hình. 6,27. Đối với dữ liệu trước đó, cột ngoài cùng bên phải đã được thêm các giá trị giá thành của từng sản phẩm theo số lượng có sẵn trong kho và tổng phụ giá vốn của từng danh mục.

Bài thực hành số 16

Tạo truy vấn Access ở chế độ thiết kế. Yêu cầu mẫu. Các trường được tính toán trong truy vấn.

Tạo báo cáo Access. Trình hướng dẫn báo cáo. Làm việc với báo cáo ở chế độ thiết kế

1. Mở cơ sở dữ liệu Sinh viên được tạo trong bài thực hành 15.

2. Vào chế độ thiết kế truy vấn: trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, chọn nút Trình tạo truy vấn. Trong hàm tạo, các truy vấn được tạo thủ công. Nguồn dữ liệu cho truy vấn có thể là một hoặc nhiều bảng hoặc truy vấn. Thêm một bảng Sinh viên như một nguồn dữ liệu. Kiểm tra cửa sổ biểu mẫu yêu cầu và các công cụ. Nguồn dữ liệu được hiển thị ở đầu biểu mẫu yêu cầu. Phần dưới của biểu mẫu được dự định:

· để thiết lập các trường được hiển thị trong yêu cầu (Dòng trường và dòng Tên bảng);

· Thiết lập phương thức sắp xếp dữ liệu trong yêu cầu (Dòng sắp xếp);

· Thiết lập điều kiện lựa chọn (Dòng điều kiện lựa chọn);

· thiết lập phương pháp nhóm dữ liệu trong một yêu cầu;

· để thiết lập các biểu thức được tính toán trong các trường truy vấn.

3. Bao gồm tất cả các trường bảng trong truy vấn của bạn Sinh viên. Cho phép sắp xếp theo họ và chạy yêu cầu thực hiện (nút trên thanh công cụ).

Đặt tên khi lưu Yêu cầu bố cục. Truy vấn sẽ hiển thị tất cả dữ liệu trong bảng nguồn. Xem lại yêu cầu của bạn.

4. Yêu cầu mẫu. Tạo truy vấn lựa chọn. Việc xây dựng từng yêu cầu mới được thực hiện trong hàm tạo (như ở điểm 3). Bố cục cũng có thể được sao chép nhiều lần, lưu mỗi yêu cầu bằng một tên phản ánh nội dung của yêu cầu. Đặt từng Điều kiện lựa chọn được liệt kê bên dưới, xem kết quả của các truy vấn được xây dựng và lưu từng truy vấn đó dưới tên thích hợp. Vì vậy, hãy chọn:

· Học sinh có họ bắt đầu bằng các chữ cái đầu tiên trong bảng chữ cái (Như "[A-I]*") (tên Đầu tiên);

· Sinh viên học cùng nhóm (tên Nhóm);

· Sinh viên, ngoại trừ những người học trong một nhóm cụ thể (ví dụ: Không phải I-105) (tên Bên cạnh nhóm).

5. Chọn truy vấn với các phép toán logic. Tạo truy vấn lựa chọn bằng cách đặt điều kiện vào các trường điểm thi. Nguồn dữ liệu cho các truy vấn sẽ là bảng Sinh viên Và Phiên họp. Lưu với tên được chỉ định. Vì vậy, hãy chọn:

· Học sinh chỉ đạt điểm xuất sắc (tên học sinh giỏi).

· Sinh viên đạt điểm khá, giỏi (4 Hoặc 5) (tên Bốn và năm).

· học sinh đạt ít nhất một điểm C (tên sinh viên C).

6. Chọn truy vấn có tham số. Nếu thay vì điều kiện lựa chọn trong một dòng, bạn chỉ định dấu nhắc văn bản được đặt trong dấu ngoặc vuông, ví dụ: [Nhập họ], thì khi chạy truy vấn, bạn có thể chỉ định tham số. Tham số là bất kỳ giá trị nào mà theo đó tất cả các bản ghi có giá trị trường được chỉ định sẽ được tìm kiếm (trong ví dụ này là họ). Trong các truy vấn mới, chọn theo giá trị tham số:

· Theo họ của học sinh (tên Họ).

· Theo mã sinh viên (Tên Mã số).

7. Lưu ý rằng tìm kiếm tham số sử dụng kết quả khớp chính xác với giá trị tham số.

8. Các trường được tính toán trong một truy vấn. Trong một yêu cầu mới:

· Một trường tính toán gọi là GPA để tính điểm trung bình của mỗi học sinh:

Tên yêu cầu – Điểm trung bình.

· Một trường tính toán gọi là Tổng điểm để tính tổng điểm của từng học sinh. Tên yêu cầu – Tổng số điểm.

9. Các thao tác nhóm trong truy vấn. Việc nhóm được kích hoạt bằng nút trên tab “ Làm việc với các yêu cầu» - « Người xây dựng» (Hoạt động nhóm). Trong dòng “Hoạt động nhóm” của biểu mẫu, bạn có thể chỉ định các trường mà việc nhóm được thực hiện và các hàm được gọi là nhóm và được sử dụng để tóm tắt một nhóm dữ liệu. Kiểm tra danh sách các chức năng nhóm.

· Tìm điểm trung bình các môn của từng nhóm. Yêu cầu phải bao gồm các trường Group và Exam1, Exam2, Exam3. Trường họ không cần thiết trong yêu cầu này! Sử dụng tính năng nhóm trong trường Hoạt động nhóm và hàm nhóm Trung bình() trong tất cả các trường xếp hạng. Lưu với một tên Trung bình nhóm.

· Tìm điểm trung bình các môn học của toàn bộ học sinh. Trong truy vấn này, chỉ bao gồm các trường xếp hạng có nhóm Trung bình() trên tất cả các trường xếp hạng. Lưu với một tên Điểm trung bình môn học.

10. Báo cáo được thiết kế để hiển thị dữ liệu từ các bảng và truy vấn cơ sở dữ liệu ở dạng “giấy”. Chúng khác với các biểu mẫu ở chỗ chúng giúp dễ dàng nhóm dữ liệu và tóm tắt kết quả.

11. Tạo báo cáo bằng trình hướng dẫn. Trên tab Tạo trong nhóm " Báo cáo" lựa chọn Trình hướng dẫn báo cáo. Chọn bảng làm nguồn dữ liệu Sinh viên. Chọn các trường Nhóm, Họ, Tên, Địa chỉ, Điện thoại theo thứ tự để đưa vào yêu cầu. Không cần thêm cấp độ nhóm, loại các trường theo thứ tự tăng dần của số nhóm, sau đó theo thứ tự tăng dần của họ, rồi đến tên. Chọn bố cục dạng bảng, kiểu bất kỳ, đặt tên Sinh viên.

12. Báo cáo mở ở chế độ xem. Hãy chú ý đến nội dung của tab xem trước (nó được gọi là "Preview").

13. Vào chế độ thiết kế báo cáo và làm quen với nội dung của biểu mẫu báo cáo. Tìm các khu vực đầu đề, ghi chú, chân trang. Lưu ý rằng các tab công cụ Trình thiết kế Báo cáo đã xuất hiện. Tạo báo cáo cũng tương tự như tạo biểu mẫu. Vùng tiêu đề chứa tiêu đề chung của báo cáo, tiêu đề chứa các tiêu đề trường, chúng sẽ được lặp lại trên mỗi trang của báo cáo. Trong khu vực chân trang - ngày hiện tại và số trang của báo cáo, những thông tin này cũng sẽ được lặp lại trên mỗi trang. Hãy xem những phần tử này thuộc loại nào. Đối với các tiêu đề, phần tử được sử dụng Dòng chữ, để hiển thị phần tử dữ liệu Cánh đồng. Yếu tố Đường kẻ ngăn cách vùng tiêu đề.

14. Nhóm dữ liệu. Để kết hợp các bản ghi thành các nhóm, hãy sử dụng lệnh Nhóm trên " Công cụ thiết kế báo cáo - Designer" Trong báo cáo Sinh viên Hồ sơ học sinh nên được nhóm theo số nhóm. Sử dụng tính năng nhóm để thêm khu vực Tiêu đề nhóm vào báo cáo của bạn cho số nhóm và đặt thứ tự sắp xếp tăng dần. Di chuyển dòng chữ tiêu đề Nhóm đến khu vực Tiêu đề Nhóm và trường Nhóm từ vùng dữ liệu. Phân tách thông tin về các nhóm khác nhau bằng một đường kẻ mỏng ở trên cùng.

15. Xem kết quả ở chế độ xem trước.

16. Tạo báo cáo bằng cách sử dụng trình hướng dẫn. Nhóm dữ liệu. Sử dụng Report Wizard để xây dựng báo cáo cho các bảng Sinh viên Và Phiên họp. Chọn để bao gồm các trường Nhóm, Họ, Tên và điểm cho ba bài kiểm tra trong truy vấn. Thêm cấp độ nhóm(theo nhóm), sắp xếp theo họ tăng dần, rồi đến tên. Chọn bố cục Đã bước, bất kỳ kiểu nào, hãy đặt tên Session.

Access có nhiều tính năng và công cụ để làm việc với cơ sở dữ liệu. Người dùng sử dụng chương trình này có thể được giao nhiều nhiệm vụ khác nhau mà họ cần để giải quyết. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách tạo báo cáo trong Access, nó là gì và cần thiết để làm gì. Bắt đầu nào. Đi!

Báo cáo trong Microsoft Access được sử dụng để hiển thị hoặc in thông tin từ cơ sở dữ liệu. Bất kỳ báo cáo nào cũng có thể được tạo dựa trên bảng hoặc dựa trên truy vấn. Việc này được thực hiện rất đơn giản, chỉ trong vài cú nhấp chuột.

Để bắt đầu, bạn phải có một bảng làm sẵn có dữ liệu để bạn làm việc. Sau đó, chọn bảng mong muốn trong cửa sổ “Tất cả các đối tượng truy cập” nằm ở bên trái, chuyển đến tab “Tạo” và nhấp vào nút “Báo cáo” trong phần cùng tên. Tất cả đã sẵn sàng. Bạn sẽ thấy một báo cáo do chương trình tạo ra dựa trên thông tin có trong bảng.

Sau đó, bạn có thể chuyển đến tab Thiết kế để chỉnh sửa các trường, phần, v.v. Để thoát khỏi chế độ thiết kế, nhấp chuột phải vào tab bảng và chọn Chế độ xem báo cáo. Đừng quên lưu trước khi thoát.

Đối với các trường hợp phức tạp hơn, hãy sử dụng “Trình hướng dẫn báo cáo”, nút tương ứng nằm trong cùng tab “Tạo”, công cụ này rất hữu ích nếu bạn cần thao tác với dữ liệu từ nhiều bảng cùng một lúc.

Trong cửa sổ mở ra, hãy chọn từ danh sách các bảng và truy vấn mà các trường sẽ được lấy từ đó (chúng cũng phải được chỉ định). Khi hoàn tất, hãy nhấp vào nút "Tiếp theo". Trong cửa sổ tiếp theo, bạn sẽ được yêu cầu chọn kiểu trình bày dữ liệu thích hợp. Sau đó, bạn có thể nhóm các trường đã chọn theo ý muốn. Chỉ cần chọn trường mong muốn và nhấp vào nút mũi tên. Tiếp theo, một cửa sổ sắp xếp hồ sơ sẽ mở ra. Việc sắp xếp là tùy chọn nên bạn có thể bỏ qua bước này. Trong cửa sổ tiếp theo, chọn Bố cục (so le, khối, đường viền) và Định hướng (dọc, ngang). Chọn “Điều chỉnh độ rộng lề để vừa trên một trang”. Sau đó, tất cả những gì bạn phải làm là nhập tên và nhấp vào nút “Hoàn tất”.

Để sửa giao diện chung và dữ liệu hiển thị không chính xác, hãy chuyển sang chế độ thiết kế. Ở đó bạn có thể chọn các trường riêng lẻ và di chuyển chúng bằng các mũi tên trên bàn phím hoặc chuột. Bạn có thể xóa các khoảng trống lớn giữa các cột mà không cần vào “Nhà thiết kế”. Chỉ cần di chuyển các đường viền bằng con trỏ chuột. Nếu một số dữ liệu của bạn được hiển thị dưới dạng thanh “#”, chỉ cần tăng các trường này và thông tin sẽ được hiển thị chính xác. Trong chế độ thiết kế, bạn có thể thay đổi màu của văn bản, nền và tiêu đề.

Có thể tạo các ô cụ thể để tính tổng, hiệu hoặc tích dựa trên dữ liệu từ bảng hoặc truy vấn. Để thực hiện việc này, hãy chọn trường mong muốn và nhấp vào nút “Tổng cộng” nằm trên thanh công cụ trong phần “Nhóm và Tổng”. Trong menu xuất hiện, hãy chọn “Số bản ghi” hoặc “Số giá trị” tùy thuộc vào nhiệm vụ bạn phải đối mặt.

Báo cáo Access tự động hiển thị các thanh màu xám mà một số người dùng có thể thấy không đạt yêu cầu. Để loại bỏ chúng, hãy chuyển đến chế độ thiết kế, chọn “Vùng dữ liệu”, nhấp chuột phải và chọn “Thuộc tính” từ danh sách. Một cửa sổ sẽ xuất hiện ở bên phải, trong đó bạn cần tìm dòng “Màu nền thay thế”. Sao chép "Nền 1" từ "Màu nền" và dán vào "Màu nền thay thế". Lặp lại tương tự với phần Ghi chú nhóm.

Một cách khác để tạo là “Trình thiết kế báo cáo”. Bằng cách nhấp vào nút này, một khu vực sẽ xuất hiện trước mặt bạn nơi bạn cần thêm các trường bằng nút tương ứng trên thanh công cụ.

Bây giờ bạn sẽ biết cách tạo báo cáo trong Microsoft Access. Điều này sẽ cho phép bạn làm việc tốt hơn với cơ sở dữ liệu. Hãy để lại ý kiến ​​​​của bạn về bài viết này trong phần bình luận: liệu nó có hữu ích hay không và hỏi xem còn điều gì chưa rõ ràng không.