Cộng tác từ xa. Chuyển đổi hoạt động là gì. Trao đổi và cộng tác trên các tài liệu

2017. Google Docs làm hài lòng người hâm mộ chỉnh sửa hợp tác

Trên thực tế, trình chỉnh sửa trực tuyến của Google Docs ban đầu tập trung vào việc cộng tác chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực. Nhưng đôi khi điều đó xảy ra là bạn cần phải làm việc cùng nhau trên một tài liệu một cách không đồng bộ. Và đó là lúc các phiên bản sửa đổi, chấp nhận/từ chối và tài liệu phát huy tác dụng. Hiện nay chế độ soạn thảo này (phổ biến trong Word) đã có trong Google Docs. Hơn nữa, những thay đổi có thể được thực hiện/chấp nhận trong ứng dụng di động. Và không giống như Word, trong Google Docs bạn có thể thấy rõ hơn ai đã thực hiện các thay đổi. Cũng có thể đặt tên cho các phiên bản tài liệu, rất thuận tiện. Ví dụ: sau khi phần đầu tiên của tài liệu được phê duyệt, bạn có thể đặt tên cho phiên bản là “Phần 1 đã được phê duyệt” thay vì “Phiên bản ngày 3 tháng 8”.

2017. Ứng dụng Dropbox Paper có sẵn bằng tiếng Nga

Dropbox đã công bố ra mắt toàn cầu ứng dụng Paper bằng 21 ngôn ngữ, bao gồm cả . ở Nga. Đây là công cụ cộng tác kết hợp giữa Evernote, Google Docs và Slack. Bạn tạo một trang, mời đồng nghiệp (đã đăng ký trên Dropbox) và có thể cùng nhau tạo và chỉnh sửa nội dung. Đồng thời, bạn có thể biết ai đang chỉnh sửa nội dung gì vào lúc này. Bạn có thể thêm hình ảnh, tập tin, video, danh sách nhiệm vụ và nhận xét vào trang. Bạn có thể làm việc với trang này trong trình duyệt hoặc ứng dụng di động. Khi hoàn tất, trang sẽ được lưu vào tài khoản Dropbox của bạn. Ứng dụng Paper hiện miễn phí.

2015. Dropbox ra mắt dịch vụ ghi chú và cộng tác trực tuyến

Dropbox đã âm thầm tung ra một dịch vụ mới mang tên Dropbox Notes. Nó là một trình soạn thảo văn bản đơn giản mà bạn có thể tạo ghi chú (hoặc một tài liệu đơn giản) và lưu nó vào bộ lưu trữ trực tuyến của mình. Văn bản có thể được định dạng một chút, có thể thêm hình ảnh và bảng biểu. Bạn có thể đính kèm tập tin và nhiệm vụ (tờ việc cần làm) vào ghi chú. Ngoài ra, các trang có thể được chia sẻ với đồng nghiệp và cùng nhau chỉnh sửa trong thời gian thực. Đồng thời, bạn biết ai hiện đang chỉnh sửa trang và vị trí con trỏ của người đó. Tất nhiên, trình soạn thảo này sẽ không cạnh tranh với Word, nó được thiết kế để cộng tác đơn giản. Hơn nữa, Dropbox gần đây đã nhận được sự tích hợp hoàn toàn với Microsoft Office.

2015. Dropbox cho phép bạn cộng tác trên các tài liệu MS Office

Vài năm trước, khi mọi người đều nghĩ rằng tương lai của tài liệu sẽ chỉ được lưu trữ trực tuyến thì Dropbox xuất hiện và nảy ra ý tưởng đồng bộ bản sao tài liệu giữa nhiều thiết bị. Giờ đây, mọi người đã chấp nhận thực tế là để cùng nhau chỉnh sửa tài liệu, bạn cần có trình chỉnh sửa trực tuyến như Google Docs, Dropbox khuyên bạn đừng lo lắng và hãy sử dụng Word, Excel và PowerPoint thông thường bằng cách chỉ cần cài đặt một plugin nhỏ để cộng tác. Plugin huy hiệu Dropbox này cho phép bạn đồng bộ hóa các bản sao của cùng một tài liệu trên máy tính của nhân viên trong thời gian thực. Đồng thời, bạn có thể xem ai hiện đang làm việc trên một tài liệu nhất định, xác định xem bạn có phiên bản mới nhất hay không, cập nhật lên phiên bản mới nhất và nhanh chóng gửi liên kết tới tài liệu cho đồng nghiệp. Tính năng mới sẽ có sẵn đầu tiên trong phiên bản doanh nghiệp của Dropbox for Business.

2012. Salesforce Stypi - sổ ghi chép trực tuyến để cộng tác theo thời gian thực

Giả sử bạn và đồng nghiệp hoặc đối tác của bạn cần thực hiện một số công việc đòi hỏi phải viết. Ví dụ: lập kế hoạch dự án hoặc viết đề xuất thương mại cho khách hàng. Nếu tất cả những người tham gia cuộc họp đều có mặt tại văn phòng, bạn chỉ cần tập hợp họ vào một bàn, lấy một mảnh giấy hoặc bảng lật và viết ra những suy nghĩ thông minh. Nhưng nếu những người tham gia cuộc họp ở những nơi khác nhau trên thế giới thì sao? Tất nhiên là có Google Docs, Online Word hay Zoho, nhưng chúng yêu cầu mọi người phải đăng ký và rất cồng kềnh khi viết các danh sách đơn giản. (Đôi khi một số điều nhỏ nhặt khiến mọi người không sử dụng dịch vụ). Vì vậy, dịch vụ Stypi là sự lựa chọn hoàn hảo cho những cuộc họp trực tuyến như vậy. Đây là một sổ ghi chú trực tuyến đơn giản có tính năng trò chuyện, trong đó nhiều người có thể làm việc cùng một lúc. ***

2011. Google+ Hangouts đã trở thành dịch vụ hội thảo trên web chính thức

Một vụ hack của một lập trình viên người Lebanon cho phép chỉnh sửa văn bản cộng tác trong Google+ Hangouts đã không còn là một vụ hack lâu nữa. Bản cập nhật Google+ hôm nay mang đến nhiều tính năng mới hơn cho Hangouts. Đầu tiên đó là khả năng chia sẻ màn hình của bạn (Screen-sharing). Thứ hai, có thể vẽ cùng nhau trên màn hình (Whiteboard). Thứ ba, đây là khả năng cộng tác chỉnh sửa tài liệu Google Docs. Thứ tư, đây là cơ hội tổ chức các buổi phát sóng video (hội thảo trên web) cho số lượng người xem không giới hạn (số lượng người tham gia tích cực có thể lên tới 10). Thứ năm, trò chuyện video trên Google Hangouts hiện hoạt động trên điện thoại thông minh Android. Và cuối cùng, thứ sáu, Google đã mở API chính thức cho Hangouts, vì vậy giờ đây bạn không cần phải loay hoay như một lập trình viên người Lebanon để tạo ứng dụng Hangouts của riêng mình. Nhân tiện, mạng xã hội Google+ hiện đã mở cửa cho tất cả mọi người. Công ty của bạn đã ở đó chưa?

2011. Cộng tác chỉnh sửa văn bản/mã trong Google+ Hangouts

Một nhà phát triển nhất định Mohamed Mansour đã tạo tiện ích mở rộng cho Google+ Hangouts - Hangout Pad dành cho Google+, cho phép bạn cộng tác trên văn bản (hoặc mã chương trình) trong khi giao tiếp qua video. Mặc dù tiện ích mở rộng này vẫn còn nhiều lỗi nhưng nó rất thú vị vì nhiều lý do. Đầu tiên, nó không sử dụng API Google+ chính thức (vì lý do đơn giản là nó chưa tồn tại). Hangout Pad là một plugin dành cho trình duyệt Google Chrome và được tích hợp vào trò chuyện video trên Hangouts bằng cách sử dụng bản hack (dịch vụ Google Shared Spaces và giao thức Google Wave). Tuy nhiên, công cụ này đã cho thấy khả năng mở rộng Google Hangouts (coi chừng Skype!). Cửa sổ cộng tác (trong trường hợp này là trình chỉnh sửa mã) nằm phía trên luồng video của người dùng và có thể chứa bất kỳ thứ gì bạn muốn. Đây cũng là minh chứng trực quan về sự tích hợp trong tương lai của Google Hangouts với Google Docs.

2011. TeamLab hiện có trình soạn thảo văn bản và bảng tính

Dịch vụ cộng tác Teamlab tiếp tục gây ngạc nhiên. Mặc dù gần đây nó đã thêm phiên bản trả phí nhưng chức năng chính vẫn hoàn toàn miễn phí và không bị giới hạn bởi số lượng người dùng. Đồng thời, các nhà phát triển có thời gian, tiền bạc và mong muốn tạo ra các tính năng mới như trình chỉnh sửa tài liệu trực tuyến. Có, họ quyết định không tích hợp các trình chỉnh sửa Google Docs hoặc Zoho Docs làm sẵn mà tạo các ứng dụng (cạnh tranh) của riêng họ. Trình soạn thảo văn bản và trình soạn thảo bảng tính đã có sẵn, bao gồm cả. trong phiên bản miễn phí. Trình chỉnh sửa bản trình bày sẽ sớm có sẵn. Tất nhiên, chức năng của những ứng dụng này vẫn còn kém xa so với Word, Excel và thậm chí cả Google Docs, chúng chỉ có những chức năng cơ bản. Nhưng đối với hầu hết các hoạt động cộng tác tài liệu hàng ngày, chúng khá phù hợp. Tài liệu được tạo trong Teamlab có thể được tải xuống ở định dạng DOC, XLS và gửi cho các nhà thầu. Bạn cũng có thể tải lên các tài liệu ở các định dạng này và chỉnh sửa chúng trực tuyến.

Teamlab, một dịch vụ cộng tác và quản lý dự án, đã nhận được một mô-đun mới - Tài liệu, được thiết kế để lưu trữ và chia sẻ quyền truy cập vào các tệp và tài liệu. Tài liệu có thể được nhập dễ dàng từ Google Docs, Zoho Docs và Box.net và để chỉnh sửa chúng, bạn có thể sử dụng OpenOffice + một plugin Teamlab đặc biệt, cho phép bạn mở bất kỳ tài liệu nào trực tiếp từ trình duyệt. Mỗi người dùng có một kho lưu trữ tài liệu cá nhân và một thư mục dùng chung để diễn ra hoạt động cộng tác. Ngoài mô-đun tài liệu, Teamlab hiện còn có các mẫu dự án (để nhanh chóng tạo dự án tiêu chuẩn), lịch sử trao đổi thư từ, trò chuyện nhiều lần và gửi thư nhóm trong trình nhắn tin TeamLab Talk, trang Nhiệm vụ của tôi, thời hạn nhiệm vụ và nút nhắc nhở.

OffiSync là một plugin dành cho các biên tập viên MS Office, cho phép bạn lưu các tài liệu văn phòng trong tài khoản Google Docs của mình rồi mở chúng từ đó. Những thứ kia. Ý tưởng của dịch vụ là kết hợp các trình soạn thảo MS Office chức năng với khả năng cộng tác của Google Docs. Kể từ lần đánh giá cuối cùng của chúng tôi, những người sáng tạo đã thêm tính năng tích hợp với Google Sites (nghĩa là tài liệu từ MS Office có thể được lưu dưới dạng tệp đính kèm vào một trang đã chọn trong Google Sites và tài liệu có thể được mở từ đó). Và ngày hôm qua, một tính năng thậm chí còn thú vị hơn đã xuất hiện - khả năng chỉnh sửa đồng thời một tài liệu, hoạt động trong bất kỳ phiên bản MS Office nào (2003, 2007, 2010) hoặc trong trình chỉnh sửa trực tuyến Google Docs. Tất nhiên, nó trông không bắt mắt bằng phiên bản Google Docs mới (ngày hôm qua), nhưng nó gắn kết người dùng của cả hai giải pháp.

2010. Zoho Business cho phép bạn hạn chế quyền truy cập vào các ứng dụng qua IP

Tất nhiên, khả năng truy cập các ứng dụng kinh doanh từ mọi nơi trên thế giới là một lợi thế chiến lược của Zoho và các dịch vụ SaaS khác. Nhưng từ quan điểm bảo mật, điều này có thể dẫn đến những vấn đề lớn. Zoho quyết định loại bỏ nhược điểm này và giới thiệu khả năng cho người dùng Zoho Business hạn chế quyền truy cập vào tài khoản của họ theo địa chỉ IP. Một tab đã xuất hiện trong bảng điều khiển nơi bạn có thể nhập danh sách các địa chỉ IP được phép - thường đây là địa chỉ văn phòng hoặc địa chỉ nhà riêng của nhân viên/người làm việc tự do. Bởi vì Các ứng dụng từ Zoho Business thường yêu cầu quyền truy cập từ các nhà thầu bên ngoài (khách hàng, đối tác), do đó bạn không thể từ chối hoàn toàn quyền truy cập vào chúng mà chỉ hạn chế quyền truy cập của họ. Hãy để chúng tôi nhắc bạn rằng Zoho Business là bộ ứng dụng văn phòng để làm việc với email, tài liệu và tạo cổng thông tin nội bộ để cộng tác.

2010. Box.net cập nhật phiên bản di động cho iPhone

Box.net là một trong những dịch vụ đầu tiên tạo ứng dụng khách cho iPhone. Và bây giờ nó tiếp tục cải thiện ứng dụng khách di động của mình. Mobile Box.net 2.0 đã thêm trình xem tệp (gần đây đã xuất hiện trong phiên bản web), khả năng nhận xét về các tệp và thư mục, chia sẻ tệp và thư mục cũng như xem nguồn cấp dữ liệu sự kiện chung. Ngoài ra, ứng dụng khách di động mới đã được tích hợp với trình chỉnh sửa tài liệu Quickoffice cho iPhone, do đó, các tài liệu ở định dạng Word và Excel có thể được mở và chỉnh sửa trên iPhone. Với sự xuất hiện gần đây của nó, cơ hội này có vẻ đặc biệt hấp dẫn.

2010. Box.net đã đáp lại Google Docs một cách đàng hoàng

Có lẽ những người tạo ra Box.net không vui lắm khi biết rằng dịch vụ Google Docs đã trở thành dịch vụ lưu trữ tệp trực tuyến và do đó trở thành đối thủ cạnh tranh trực tiếp của họ. Nhưng phản ứng của họ không lâu nữa. Gần đây, Box.net đã giới thiệu một trình xem tệp Flash phổ quát, gợi nhớ đến Scribd, cho phép bạn xem hầu hết mọi tệp được lưu trữ trong tài khoản Box.net - ngay trực tuyến mà không cần tải xuống máy tính của bạn. Nó có thể là một tài liệu văn phòng, hình ảnh, flash, âm thanh hoặc video (tổng cộng 20 định dạng). Ngoài ra, bạn có thể xuất bản bất kỳ tệp nào (trong trình xem Flash) trên trang web của mình hoặc cung cấp quyền truy cập vào tệp đó cho một số nhân viên và nhà thầu nhất định để họ có thể xem lại và để lại nhận xét của mình. Đây có lẽ là giải pháp lý tưởng khi bạn muốn gửi bản trình bày, sơ đồ, tài liệu kỹ thuật hoặc mô hình thiết kế cho khách hàng. Bạn không cần phải lo lắng về việc máy khách đã cài đặt phần mềm nhất định để mở tệp. ***

2009. Google mua EtherPad và ghi nhớ hình ảnh SaaS

Vì vậy, dịch vụ chỉnh sửa tài liệu cộng tác thời gian thực trực tuyến EtherPad, do các cựu nhân viên của Google tạo ra, đang quay trở lại nơi nó ra đời - Google. Mục đích của việc mua bán này là đưa một số công nghệ của EtherPad lên Google Wave và đưa những nhân viên tài năng trở lại công ty để làm việc trong một dự án được kỳ vọng sẽ thay đổi thế giới. Hôm qua, ngay sau khi thỏa thuận được hoàn tất, những người tạo ra EtherPad (rõ ràng là theo yêu cầu của chủ sở hữu mới) đã viết trên blog của họ rằng từ giờ trở đi không thể tạo tài liệu mới trên dịch vụ và vào ngày 31 tháng 3, EtherPad sẽ đóng cửa. Tất nhiên, người dùng dịch vụ có phần thất vọng với tình trạng này và bày tỏ mọi suy nghĩ của họ về nó trong phần bình luận. Và sau đó Google nhớ ra một điều quan trọng hơn nhiều đối với họ so với thương vụ mua lại mới - niềm tin vào SaaS. ***

2009. EtherPad bắt chước tính năng PlayBack của Google Wave

Google sẽ bắt đầu phát 100.000 lời mời Google Wave vào ngày 30 tháng 9. Chỉ mới 3 tháng trôi qua kể từ khi siêu dịch vụ này ra mắt, nhưng trong thời gian này, các nhà phát triển bên thứ ba đã cố gắng biến một số ý tưởng ban đầu của mình thành hiện thực. Gần đây chúng tôi đã nói về Zenbe, công ty đã triển khai ý tưởng "wave" và hôm nay, dịch vụ chỉnh sửa tài liệu cộng tác EtherPad đã giới thiệu tính năng "PlayBack", một trong những phát minh thú vị nhất trong Google Wave. Ý nghĩa của nó là bất cứ lúc nào bạn cũng có thể phát lại toàn bộ lịch sử thay đổi tài liệu, giống như bạn đang xem một bộ phim. ***

2009. OffiSync: Google Docs và MS Office không phải là đối thủ cạnh tranh

Hầu hết người dùng có thể có định kiến rằng Google Docs và MS Office là những đối thủ cạnh tranh cơ bản. Những người dùng dịch vụ trực tuyến nâng cao liên tục tranh luận với những người ủng hộ Microsoft về điều gì có giá trị hơn, một trình soạn thảo mạnh mẽ và giàu tính năng hay khả năng truy cập toàn cầu và cộng tác trực tuyến. Những người từ OffiSync đã có cái nhìn mới về vấn đề này. Họ nghĩ rằng hầu hết mọi người đều có MS Office và bất kỳ người dùng nào cũng có thể dễ dàng tạo tài khoản trong Google Docs. Tại sao không sử dụng các bộ văn phòng này cùng nhau, kết hợp lợi ích của chúng?

2009. DocVerse - cộng tác nhanh chóng trong MS Office

Hai cựu nhân viên của Microsoft đã tạo ra một dịch vụ web phụ trợ (+ plugin) DocVerse, được thiết kế để cộng tác trên các tài liệu MS Office qua Internet. Tại sao họ làm được điều này? Có lẽ họ không có gì để bận tâm? Rốt cuộc, Microsoft đã có một dịch vụ (miễn phí) cung cấp chức năng tương tự - Office Live Workspace. Và bên cạnh đó, Microsoft đã trình chiếu các phiên bản trực tuyến của các biên tập viên của mình và thông báo rằng Office 14 tiếp theo sẽ dựa trên web. Và khó có khả năng những kẻ này hy vọng rằng Microsoft sẽ mua dự án của họ, nếu không họ sẽ không xây dựng nó trên nền tảng Adobe AIR của đối thủ.

2008. EtherPad - trình soạn thảo văn bản để cộng tác theo thời gian thực

Ưu điểm của các trình soạn thảo trực tuyến như Google Docs hay Zoho Writer so với Word trên máy tính vẫn còn nhiều nghi vấn. Chủ yếu là do họ không có khả năng (chưa) cung cấp khả năng tương thích hoàn toàn với định dạng .doc (điều này rất quan trọng để trao đổi tệp với các đối tác). Trong bối cảnh đó, công ty khởi nghiệp EtherPad có vẻ rất thông minh, những người sáng tạo ra nó đã quyết định quên đi khả năng tương thích và định dạng mà tập trung vào yếu tố khiến trình soạn thảo trực tuyến có giá trị hơn nhiều so với Word - cộng tác theo thời gian thực.

2008. Gobby - chúng ta hãy cùng nhau làm điều đó

Gobby là gì? Gobby là trình chỉnh sửa cộng tác miễn phí hỗ trợ nhiều tài liệu mở cho một phiên và trò chuyện nhiều người dùng. Nó có thể chạy trên Windows, Mac OSX, Linux. Trình chỉnh sửa cho phép nhiều người dùng chỉnh sửa cùng một tài liệu cùng một lúc. ***

2007. Các tính năng mới của Dịch vụ Google hiện có sẵn hôm nay

IMAP dành cho Gmail, Google Docs dành cho thiết bị di động, các tính năng mới dành cho bảng tính, các tính năng mới trong Gói Chuyên nghiệp và Gói Giáo dục cũng như nhiều tính năng khác trong bản phát hành chính thức. ***

2007. Google sẽ ra mắt ứng dụng wiki: Google Wiki

Trên Internet xuất hiện thông tin cho biết Google đang chuẩn bị khởi động lại dịch vụ Jotspot, dịch vụ đã được hãng này mua lại vào năm 2006. Jotspot là một ứng dụng được thiết kế để hoạt động với các dịch vụ wiki trực tuyến - cơ sở dữ liệu như Wikipedia. Dịch vụ Jotspot không cho phép đăng ký người dùng mới nhưng khách hàng cũ vẫn giữ quyền truy cập vào tài khoản của họ. Theo Google Blogscoped, dịch vụ Jotspot sẽ được bao gồm trong một bộ ứng dụng trực tuyến dành cho văn phòng Google Apps có tên Google Wiki. Tên mới cũng được biểu thị bằng logo Google Wiki, xuất hiện khi bạn cố gắng đăng nhập vào trang web. Google đại diện không đưa ra bình luận chính thức về thông tin này.

2007. Central Desktop đã tích hợp bảng tính

Vừa mới đây chúng tôi đã viết về một đối thủ cạnh tranh mạnh mẽ với Bảng tính Google - . Và hôm nay (dường như sau khi đọc bài đăng này) Central Desktop đã công bố việc tích hợp dịch vụ này vào nền tảng văn phòng của mình. Vì vậy, bây giờ người dùng Central Desktop có các khả năng sau: ***

2006. Một biên tập viên tập thể kiếm tiền từ công nghệ wiki

Công ty Numanila của Mỹ đã phát triển một dịch vụ có tên Người phê duyệt, được thiết kế để giúp nhiều người dùng làm việc trên một tài liệu dễ dàng hơn. Để bắt đầu, bạn cần tải tài liệu lên trang web và chọn những người sẽ làm việc trên đó từ danh sách liên hệ của bạn. Do đó, thay vì tổ chức gửi thư có tài liệu đính kèm và các thư từ khác qua e-mail, bạn có thể xem tất cả thông tin cần thiết trên một trang. Dịch vụ sẽ hiển thị ai và khi nào thực hiện các thay đổi đối với tài liệu, ai đã phê duyệt nó và cũng sẽ nhắc nhở tất cả những người tham gia công việc về thời hạn. Ở chế độ thử nghiệm, người dùng chỉ có thể tạo một tài liệu và tham gia làm việc trên một tài liệu. không giới hạn số lượng tài liệu của người khác. Để có thể tạo nhiều tài liệu hơn (tối đa 50), bạn cần mua tài khoản trả phí với giá 6 USD mỗi tháng hoặc 40 USD mỗi năm. Tuy nhiên, dịch vụ chỉ hoạt động trên hệ điều hành Mac và Windows và chỉ với trình duyệt Internet Explorer và Firefox.

2006. Bảng viết - làm việc cùng nhau

Việc tạo ra các tài liệu văn bản tập thể không phải là điều gì đó khác thường: nhiều người trong chúng ta đã phải làm việc này hơn một lần trong điều kiện làm việc văn phòng. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu các đồng tác giả ở ngoài mạng nội bộ và hơn thế nữa, sống ở một quốc gia khác hoặc thậm chí ở một lục địa khác? Việc chia sẻ tài liệu công việc qua email sớm hay muộn sẽ dẫn đến sự nhầm lẫn đến mức dễ đánh mất một số đóng góp quan trọng của đồng nghiệp. Tất nhiên, bạn có thể tìm ra rất nhiều cách để tránh các vấn đề và tổ chức làm việc nhóm thông qua Internet, nhưng tất cả chúng sẽ đòi hỏi sự đầu tư nhất định về thời gian và công sức. Do đó, chúng tôi mời bạn làm quen với một dự án có tên Writeboard, cho phép bạn chuẩn bị các tài liệu văn bản đơn giản một cách dễ dàng và tự nhiên với sự tham gia của số lượng đồng tác giả không giới hạn. Để bắt đầu, chỉ cần thực hiện đăng ký đơn giản, sau đó bạn có thể ngay lập tức tiến hành công việc thực tế trên tài liệu. Các công cụ định dạng được cung cấp khá khắc khổ: một số loại tiêu đề, hai loại danh sách, phông chữ đậm và in nghiêng, chèn một khối văn bản. Bạn cũng có thể thêm siêu liên kết và hình ảnh vào tài liệu. Đúng, không phải không có bất tiện: những bức ảnh trước tiên phải được đăng lên Internet, bởi vì Chỉ có liên kết đến hình ảnh được bao gồm trong văn bản. Không thể chỉnh sửa vị trí và kích thước của các đối tượng đồ họa, vì vậy tốt hơn hết bạn nên chuẩn bị trước tài liệu làm việc để sau này phiên bản hoàn thiện của bài viết trông thẩm mỹ hơn. Chỉnh sửa tài liệu không khó, văn bản Cyrillic trông khá đẹp cả trong quá trình chỉnh sửa và trong tài liệu hoàn thiện (tuy nhiên, đây là điểm đáng khen của trình duyệt hơn là của chính Writeboard, vì không có lựa chọn phông chữ trong chương trình): tài liệu được lưu trên máy chủ của nhà phát triển và có sẵn để người dùng khác chỉnh sửa. Một hệ thống tương tự như hệ thống được sử dụng trong các hệ thống Wiki được cung cấp để theo dõi các thay đổi được thực hiện, do đó rất dễ dàng tìm thấy các chỉnh sửa được thực hiện bởi những người tham gia dự án khác. Các phiên bản tạm thời của tài liệu làm việc vẫn có sẵn nên bạn luôn có thể quay lại bất kỳ phiên bản nào trước đó. Đặc biệt lưu ý là cách bạn đánh dấu văn bản đã thay đổi: điều này cho phép bạn phát hiện ngay những thay đổi gần đây thay vì tìm kiếm chúng trong toàn bộ văn bản của tài liệu. hình thức nhận xét. Việc lựa chọn các phiên bản trung gian của tài liệu, là điểm khởi đầu để bắt đầu giai đoạn chỉnh sửa tiếp theo hoặc đơn giản là các phiên bản thành công, nhưng chưa hoàn toàn sẵn sàng cho bản phát hành cuối cùng, có thể được thực hiện bằng cách đặt các cờ thích hợp. . Nếu một trong những đồng tác giả vẫn chưa biết rằng tài liệu này đã hoàn thành đầy đủ và sự trợ giúp của anh ấy rất được hoan nghênh, bạn có thể gửi cho anh ấy lời mời qua e-mail. Thông báo sẽ chứa liên kết đến phiên bản hiện tại của tài liệu cũng như mật khẩu cần thiết để truy cập chức năng chỉnh sửa. Ngoài các thao tác trên trên tài liệu, bạn có thể gửi tài liệu làm việc cho bất kỳ người nhận nào qua email. Để không liên tục gửi bản tin, bạn có thể sử dụng RSS. Nếu bạn cần một bản sao của tài liệu trên máy tính cục bộ của mình, bạn có thể tải xuống từ máy chủ của nhà phát triển Writeboard và tài liệu sẽ tự động được chuyển đổi thành một trong hai định dạng: văn bản thuần túy hoặc HTML. Việc không thể đặt các đối tượng đồ họa trực tiếp vào văn bản của tài liệu đang được tạo ở giai đoạn này sẽ có tác động tiêu cực: nếu văn bản chứa hình ảnh thì phiên bản được xuất sẽ chỉ chứa các liên kết đến chúng. mã hóa tài liệu, vì vậy điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng một cái gì đó như thế này. Tất nhiên, công cụ quản lý luồng tài liệu nội bộ của công ty là không đáng. Nhưng có nhiều dự án mà dịch vụ này sẽ có ích. Các tác giả của tài nguyên này cung cấp việc sử dụng đứa con tinh thần của họ cho những đối tượng người dùng như sinh viên và nhà thơ, nhà báo tự do và nhà quản lý PR. Trong mọi trường hợp, vì một dự án như vậy cung cấp dịch vụ của nó, tại sao bạn không thử sử dụng nó?

2002. Giao thức WebDAV quản lý file trên Web

Software AG đã phát hành WebDAV, một bộ tiện ích mở rộng cho giao thức HTTP cung cấp chức năng quản lý tệp và chỉnh sửa cộng tác trên các máy chủ Web từ xa. Giao thức WebDAV cung cấp cho nhân viên văn phòng khả năng đăng thông tin ngay lập tức lên Web bằng các chương trình văn phòng tiêu chuẩn. Tamino WebDAV Server tích hợp cơ sở dữ liệu Tamino XML vào ứng dụng Windows

Khi phát triển các dự án lớn, sức mạnh của một nhân viên thường không đủ. Cả một nhóm chuyên gia đều tham gia vào công việc như vậy. Đương nhiên, mỗi người trong số họ phải có quyền truy cập vào tài liệu đó là đối tượng của công việc chung. Về vấn đề này, vấn đề đảm bảo quyền truy cập tập thể đồng thời trở nên rất phù hợp. Excel có sẵn các công cụ có thể cung cấp điều này. Hãy xem xét các sắc thái của ứng dụng Excel khi nhiều người dùng làm việc đồng thời với một sổ làm việc.

Excel không chỉ có thể cung cấp quyền truy cập chung vào một tệp mà còn giải quyết một số vấn đề khác phát sinh trong quá trình cộng tác với một sổ làm việc. Ví dụ: các công cụ ứng dụng cho phép bạn theo dõi các thay đổi được thực hiện bởi nhiều người tham gia khác nhau và phê duyệt hoặc từ chối chúng. Hãy cùng tìm hiểu xem chương trình có thể cung cấp những gì cho người dùng gặp phải vấn đề tương tự.

Chia sẻ

Nhưng chúng ta sẽ bắt đầu bằng cách tìm ra cách chia sẻ tệp. Trước hết, phải nói rằng quy trình kích hoạt chế độ cộng tác sách không thể được thực hiện trên máy chủ mà chỉ trên máy tính cục bộ. Do đó, nếu tài liệu được lưu trữ trên máy chủ, thì trước hết, bạn cần chuyển nó sang PC cục bộ của mình và thực hiện tất cả các hành động được mô tả bên dưới ở đó.

Sau các bước trên, quyền truy cập chung vào tệp từ các thiết bị khác nhau và dưới các tài khoản người dùng khác nhau sẽ được mở. Điều này được chứng minh bằng thực tế là ở phần trên của cửa sổ, sau tên sách, tên của chế độ truy cập được hiển thị - "Tổng quan". Bây giờ tập tin có thể được chuyển đến máy chủ một lần nữa.

Cài đặt

Ngoài ra, tất cả trong cùng một cửa sổ truy cập tệp, bạn có thể định cấu hình các tham số cho công việc đồng thời. Điều này có thể được thực hiện ngay lập tức khi bạn bật chế độ cộng tác hoặc bạn có thể chỉnh sửa cài đặt sau đó một chút. Tuy nhiên, tất nhiên, chỉ người dùng chính, người điều phối công việc tổng thể với tệp, mới có thể quản lý chúng.

Mở một tập tin được chia sẻ

Mở một tập tin đã được chia sẻ có một số tính năng đặc biệt.

Bây giờ bạn có thể bắt đầu làm việc với tài liệu.

Xem hoạt động của thành viên

Công việc hợp tác bao gồm việc giám sát và phối hợp liên tục các hành động của tất cả các thành viên trong nhóm.

Xem xét hành động của người dùng

Người dùng chính có khả năng áp dụng hoặc từ chối các chỉnh sửa của những người tham gia khác. Để làm điều này, bạn cần thực hiện các bước sau.

Xóa người dùng

Có những trường hợp một người dùng cá nhân cần phải bị xóa. Điều này có thể là do anh ấy đã bỏ dự án hoặc hoàn toàn là vì lý do kỹ thuật, chẳng hạn như nếu tài khoản được nhập không chính xác hoặc người tham gia bắt đầu làm việc từ một thiết bị khác. Có khả năng như vậy trong Excel.

Người dùng sẽ bị xóa.

Hạn chế sử dụng sổ cái chung

Thật không may, việc đồng thời làm việc với một tệp trong Excel có một số hạn chế. Trong tệp được chia sẻ, không người dùng nào, kể cả người tham gia chính, có thể thực hiện các thao tác sau:

Tạo hoặc sửa đổi tập lệnh;
Tạo bảng;
Tách hoặc hợp nhất các ô;
Thao tác dữ liệu XML;
Tạo bảng mới;
Xóa trang tính;
Thực hiện định dạng có điều kiện và một số hành động khác.

Như bạn có thể thấy, những hạn chế là khá đáng kể. Ví dụ, nếu bạn thường có thể làm việc mà không cần làm việc với dữ liệu XML, thì làm việc trong Excel là điều hoàn toàn không thể tưởng tượng được nếu không tạo bảng. Bạn nên làm gì nếu cần tạo bảng mới, hợp nhất các ô hoặc thực hiện bất kỳ hành động nào khác từ danh sách trên? Có một giải pháp và nó khá đơn giản: bạn cần tạm thời tắt tính năng chia sẻ tài liệu, thực hiện các thay đổi cần thiết và sau đó bật lại cộng tác.

Tắt chia sẻ

Khi công việc trên một dự án hoàn thành hoặc nếu bạn cần thực hiện các thay đổi đối với tệp, danh sách mà chúng ta đã đề cập ở phần trước, bạn nên tắt chế độ cộng tác.

Sau các bước trên, tệp sẽ không còn được chia sẻ và lịch sử bản vá sẽ bị xóa. Thông tin về các thao tác được thực hiện trước đó hiện chỉ có thể được xem ở dạng bảng trên trang tính "Tạp chí", nếu các hành động thích hợp để lưu thông tin này đã được thực hiện trước đó.

Như bạn có thể thấy, chương trình Excel cung cấp khả năng cho phép chia sẻ quyền truy cập vào một tệp và đồng thời làm việc với nó. Ngoài ra, bằng cách sử dụng các công cụ đặc biệt, bạn có thể theo dõi hành động của từng thành viên trong nhóm làm việc. Chế độ này có một số hạn chế về chức năng, tuy nhiên, có thể khắc phục bằng cách tạm thời vô hiệu hóa tính năng chia sẻ và thực hiện các thao tác cần thiết trong điều kiện hoạt động bình thường.

2017. Google Docs làm hài lòng người hâm mộ chỉnh sửa hợp tác

2017. Ứng dụng Dropbox Paper có sẵn bằng tiếng Nga

2015. Dropbox ra mắt dịch vụ ghi chú và cộng tác trực tuyến

2015. Dropbox cho phép bạn cộng tác trên các tài liệu MS Office

2012. Salesforce Stypi - sổ ghi chép trực tuyến để cộng tác theo thời gian thực

2011. Google+ Hangouts đã trở thành dịch vụ hội thảo trên web chính thức

2011. Cộng tác chỉnh sửa văn bản/mã trong Google+ Hangouts

Một nhà phát triển nhất định Mohamed Mansour đã tạo tiện ích mở rộng cho Google+ Hangouts - Hangout Pad dành cho Google+, cho phép bạn cộng tác trên văn bản (hoặc mã chương trình) trong khi giao tiếp qua video. Mặc dù tiện ích mở rộng này vẫn còn nhiều lỗi nhưng nó rất thú vị vì nhiều lý do. Đầu tiên, nó không sử dụng API Google+ chính thức (vì lý do đơn giản là nó chưa tồn tại). Hangout Pad là một plugin dành cho trình duyệt Google Chrome và được tích hợp vào trò chuyện video trên Hangouts bằng cách sử dụng bản hack (giao thức và dịch vụ Google Wave). Tuy nhiên, công cụ này đã cho thấy khả năng mở rộng Google Hangouts (coi chừng Skype!). Cửa sổ cộng tác (trong trường hợp này là trình chỉnh sửa mã) nằm phía trên luồng video của người dùng và có thể chứa bất kỳ thứ gì bạn muốn. Đây cũng là minh chứng trực quan về sự tích hợp trong tương lai của Google Hangouts với Google Docs.

2011. TeamLab hiện có trình soạn thảo văn bản và bảng tính

Dịch vụ cộng tác Teamlab tiếp tục gây ngạc nhiên. Mặc dù gần đây nó cuối cùng đã có phiên bản trả phí nhưng chức năng chính vẫn hoàn toàn miễn phí và không bị giới hạn bởi số lượng người dùng. Đồng thời, các nhà phát triển có thời gian, tiền bạc và mong muốn tạo ra các tính năng mới như trình chỉnh sửa tài liệu trực tuyến. Có, họ quyết định không tích hợp các trình chỉnh sửa Google Docs hoặc Zoho Docs làm sẵn mà tạo các ứng dụng (cạnh tranh) của riêng họ. Trình soạn thảo văn bản và trình soạn thảo bảng tính đã có sẵn, bao gồm cả. trong phiên bản miễn phí. Trình chỉnh sửa bản trình bày sẽ sớm có sẵn. Tất nhiên, chức năng của những ứng dụng này vẫn còn kém xa so với Word, Excel và thậm chí cả Google Docs, chúng chỉ có những chức năng cơ bản. Nhưng đối với hầu hết các hoạt động cộng tác tài liệu hàng ngày, chúng khá phù hợp. Tài liệu được tạo trong Teamlab có thể được tải xuống ở định dạng DOC, XLS và gửi cho các nhà thầu. Bạn cũng có thể tải lên các tài liệu ở các định dạng này và chỉnh sửa chúng trực tuyến.

2010. Zoho Business cho phép bạn hạn chế quyền truy cập vào các ứng dụng qua IP

2010. Box.net cập nhật phiên bản di động cho iPhone

2010. Box.net đã đáp lại Google Docs một cách đàng hoàng

2009. Google mua EtherPad và ghi nhớ hình ảnh SaaS

2009. EtherPad bắt chước tính năng PlayBack của Google Wave

2009. OffiSync: Google Docs và MS Office không phải là đối thủ cạnh tranh

2009. DocVerse - cộng tác nhanh chóng trong MS Office

2008. EtherPad - trình soạn thảo văn bản để cộng tác theo thời gian thực

2008. Gobby - chúng ta hãy cùng nhau làm điều đó

2007. Các tính năng mới của Dịch vụ Google hiện có sẵn hôm nay

2007. Google sẽ ra mắt ứng dụng wiki: Google Wiki

2007. Central Desktop đã tích hợp bảng tính

Gần đây chúng tôi đã viết về một đối thủ cạnh tranh mạnh mẽ với Bảng tính Google - EditGrid. Và hôm nay (dường như sau khi đọc bài đăng này) Central Desktop đã công bố việc tích hợp dịch vụ này vào nền tảng văn phòng của mình. Vì vậy, giờ đây người dùng Central Desktop có cơ hội:

2006. Một biên tập viên tập thể kiếm tiền từ công nghệ wiki

2006. Bảng viết - làm việc cùng nhau

2002. Giao thức WebDAV quản lý file trên Web

Làm thế nào để bạn chỉ ra phiên bản của một tài liệu? Bạn có tệp chứa tất cả các biến thể của từ “cuối cùng” trong tiêu đề không? Chà, ví dụ: text_old_final_end(1)_!!!really-final.docx.

Nhìn có vẻ hơi vô lý nhưng nếu theo dõi các tài liệu trong hệ thống của mình, bạn sẽ tìm thấy khá nhiều cái tên “có đuôi”. Đặc biệt nếu tập tin được chỉnh sửa bởi nhiều tác giả. Ví dụ: văn bản của hợp đồng có thể được chỉnh sửa gần như vô tận, chỉ cần bạn cho phép nó tự do chỉnh sửa. Và kết quả là, bạn tích lũy được hàng chục phiên bản, mỗi phiên bản được đánh dấu bằng một dòng ghi chú ngày càng tăng - đây là ngày chỉnh sửa và tên viết tắt của những người tham gia cũng như “cuối cùng” và “cuối cùng” bí tích.

Rõ ràng là điều này phải được giải quyết bằng cách nào đó. Và đưa công việc với các tài liệu vào một hệ thống mà mọi người đều có thể hiểu được. Các yêu cầu cơ bản cho đơn hàng rất đơn giản:

Các biểu tượng phải rõ ràng đối với tất cả người tham gia.
Tất cả các phiên bản (quan trọng) của tài liệu phải được lưu trữ.
Tài liệu phải thuộc về dự án, không được xếp chung một đống.
Việc truy cập vào tài liệu phải được kiểm soát.
Điều này không cần thiết nhưng sẽ rất hữu ích khi có các công cụ cộng tác trên một tài liệu.

Chúng tôi sẽ không thảo luận về các phương pháp quản lý tài liệu ngoại tuyến. Tất nhiên, bạn có thể viết quy tắc đặt tên tài liệu và gửi tệp Word và Excel qua thư. Điều này sẽ dẫn đến sự phát triển của các thư mục làm việc cho mỗi người tham gia trong quá trình và theo thời gian - dẫn đến việc đối chiếu liên tục xem ai hiện đang chỉnh sửa tài liệu nào.

Vì vậy, hãy bay lên mây - đó là nơi những điều thú vị nhất hiện đang diễn ra.

1. Google Drive

Big Brother cung cấp cho chúng ta một công cụ quản lý tài liệu gần như hoàn hảo.

Google Docs không chỉ là trình soạn thảo tài liệu trực tuyến, các phiên bản cũ đều được lưu trữ tại đây, bạn có thể nhận xét và chỉnh sửa tài liệu “bằng ba tay”.
Google Sheets vừa là bảng tính toán, vừa là chức năng tốt cho kế toán.
Bản thân Google Drive là một công cụ quản lý dock; bạn có thể sắp xếp một cấu trúc duy nhất để lưu trữ tài liệu và phân quyền truy cập rõ ràng cho từng thư mục.

Ưu điểm của Google Drive

Chúng là hiển nhiên. Đây là đám mây, với tất cả lợi ích của nó.

Nhược điểm

Hệ thống kế toán - lồng các thư mục, quyền truy cập vào tệp và bảng điều khiển - sẽ phải do chính chúng tôi tạo ra.
Không phải ai cũng hài lòng với việc sử dụng một nền tảng mở như vậy - xét cho cùng, đây là Google, nó lập chỉ mục mọi thứ chuyển động và chúng tôi không trả tiền cho quyền riêng tư.

Xin lưu ý: hầu hết mọi hệ thống tự trọng đều tích hợp với Google Docs - bạn sẽ thấy điều này sau trong phần đánh giá. Và điều này là hợp lý - việc sử dụng chức năng làm việc sẽ tiết kiệm hơn là lãng phí công sức vào việc tạo ra chức năng tương tự của riêng bạn.

Tuy nhiên, chúng tôi muốn cảnh báo bạn rằng tốt hơn hết bạn nên lưu trữ thông tin bí mật và thương mại, mật khẩu và thông tin nhạy cảm khác ở nơi quyền truy cập được quản lý chặt chẽ hơn.

2. Trello

Bảng ảo với danh sách các nhiệm vụ và dự án. Bạn có thể đặt tên cho các bảng theo ý muốn - và thấy rõ quá trình hoàn thành nhiệm vụ. Bạn có thể đính kèm tài liệu vào từng tác vụ: từ máy tính, Google Drive, Dropbox, v.v. Một điều thú vị là trong Trello Business Class, bạn không chỉ có thể đính kèm tài liệu mà còn cả các yêu cầu kéo GitHub, các cuộc hội thoại Slack và khách hàng tiềm năng từ Salesforce. Để cộng tác, bạn có thể sử dụng kết hợp Trello + Google Docs: đính kèm tệp Google Docs, có thể mở trên đĩa và chỉnh sửa ở đó - để lại nhận xét mới, v.v.

Ưu điểm của giải pháp:

Trello là một hệ thống rất dễ học. Trong một giờ, những người chưa từng sử dụng những giải pháp như vậy có thể tìm ra.
Các nhiệm vụ và quá trình thực hiện chúng được hiển thị rõ ràng, giống như trên một tấm bảng nút chai. Thiết kế thoải mái và hiện đại, không có gì thừa.

Nhược điểm:

Không có công cụ cộng tác tài liệu. Những thứ kia. bạn sử dụng Google Docs hoặc mọi người tải xuống phiên bản của riêng họ. Có, tất cả tài liệu sẽ được thu thập trong một nhiệm vụ trong mọi trường hợp và bạn sẽ không mất bất cứ thứ gì. Nhưng nếu bạn cần tự động hóa nghiêm túc hơn thì Trello không phải là lựa chọn tốt nhất.
Nếu thực sự có rất nhiều dự án và nhiệm vụ, Trello có thể gây nhầm lẫn do cấu trúc của nó. Việc chuyển đổi liên tục giữa các bảng không thuận tiện lắm.

3.Phần công việc

Hệ thống quản lý dự án trực tuyến với khả năng kế toán tài chính. Bạn có thể thêm các loại tệp khác nhau vào từng tác vụ - rồi chỉnh sửa lại chúng bằng Google. Hoặc tải xuống và tải lên lại.

Nguồn: Worksection.com

Đối với mỗi tệp, bạn có thể tạo mô tả, chọn thẻ (ví dụ: cần xem xét, khẩn cấp!, v.v.), hạn chế quyền truy cập - tức là. làm cho tập tin chỉ hiển thị với một số người dùng nhất định. Nếu bạn tạo một tác vụ hoặc nhận xét có khả năng hiển thị hạn chế, không dành cho tất cả mọi người thì các tệp đính kèm ở đó sẽ tự động nhận được cài đặt quyền riêng tư tương tự.

Tất cả các tệp dự án có thể được sắp xếp theo các tiêu chí khác nhau: loại, ngày, nhiệm vụ, kích thước, tên. Bạn chỉ có thể xem các tệp liên quan đến nhiệm vụ chưa hoàn thành hoặc bạn có thể xem mọi thứ.

Bạn cũng có thể xóa, tải xuống, gán thẻ cho một nhóm tệp bằng cách đánh dấu chúng trong phần.

Phiên bản mới của tài liệu có thể được tải lên phiên bản cũ - để thực hiện việc này, chỉ cần di chuột qua tệp cũ và nhấp vào biểu tượng bên trái của nó. Tài liệu mới sẽ được tải và xuất hiện ở đầu danh sách. Đồng thời, phiên bản cũ cũng sẽ được giữ nguyên.

Nguồn: Worksection.com

Bí quyết của giải pháp là ở mức giá nâng cao, bạn có thể kết nối bộ lưu trữ FTP của riêng mình. Sau đó sẽ không có giới hạn nào về việc tải xuống các tập tin.

Ưu điểm của giải pháp:

Worksection là một hệ thống hiện đại với khả năng quản lý tệp và dự án mở rộng. Trên thực tế, bạn có quyền truy cập vào tất cả các chức năng để cộng tác thuận tiện.
Riêng biệt, tôi muốn lưu ý cách tính chi phí - nếu bạn xác định chi phí cho một giờ làm việc của một chuyên gia, bạn có thể thấy chi phí của từng nhiệm vụ riêng lẻ.
Giao diện thuận tiện, khả năng đặt thời hạn cho toàn bộ dự án, không chỉ cho các nhiệm vụ. % thời gian sử dụng được hiển thị rõ ràng và dễ kiểm soát.

Nhược điểm:

Trong phiên bản miễn phí, bạn chỉ có 2 dự án đang hoạt động và 50 MB dung lượng đĩa cho các tệp. 10 GB đã được bao gồm trong gói của công ty, có giá 49 USD mỗi tháng. Đồng thời, cũng có giới hạn đối với các dự án đang hoạt động - 50 phần. Đối với chúng tôi, có vẻ như ngay cả đối với một công ty trung bình, 50 dự án và 10 GB là không đủ. Premium có giá 99 USD, nhưng các dự án đang hoạt động ở đó bị giới hạn ở mức 100.

4. Kế hoạch lớn

Megaplan có một mô-đun “Tài liệu” riêng biệt, cho phép bạn lưu trữ các tệp với các mức độ lồng nhau khác nhau. Đối với mỗi tài liệu, bạn có thể đặt mức độ hiển thị - chỉ cho phép một số nhân viên nhất định truy cập.

Khi chỉnh sửa, phiên bản mới của tệp có thể được tải vào phiên bản cũ dưới dạng phiên bản. Nhân viên có thể đăng ký nhận thông báo về việc tải xuống phiên bản mới - qua thư, SMS, trong dòng thông tin, mọi người đều tự xác định điều này trong cài đặt.

Nguồn: help.megaplan.ru

Tài liệu văn bản có thể được tạo trực tiếp trong Megaplan. Nhưng chúng cũng chỉ có thể được xem và chỉnh sửa trong Megaplan; chúng không thể được tải xuống ở bất kỳ định dạng nào khác.

Chương trình cũng cung cấp các mẫu cho tài liệu tiêu chuẩn.

Nguồn: help.megaplan.ru

Ưu điểm của Megaplan:

Giao diện thuận tiện và khá đơn giản.
Cơ hội làm việc miễn phí cho 10 người dùng, bao gồm cả làm việc với tài liệu.

Nhược điểm của Megaplan:

Không có khả năng chính thức để tạo các loại tài liệu khác nhau trực tiếp trong hệ thống.
Chi phí của gói cước chỉ dành cho 10 người dùng là khá cao - khoảng 250 USD cho gói “bao gồm tất cả”.

5. Bitrix24

Đây là một giải pháp toàn diện với hệ thống CRM dành cho doanh nghiệp, nơi tất cả các khả năng chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu đều được tính toán kỹ lưỡng. Bạn có thể đính kèm tệp vào từng nhiệm vụ và nhận xét - từ máy tính của bạn hoặc từ bất kỳ bộ lưu trữ đĩa nào, đồng thời tạo ngay các tệp mới trong Google Docs hoặc Microsoft Office Online.

Chỉnh sửa tài liệu cộng tác trực tuyến có sẵn ở định dạng . Nếu bạn đang chỉnh sửa tài liệu đã tải lên qua Google Docs, bạn có thể đính kèm tài liệu đó vào nhận xét - và một dòng sẽ xuất hiện cho biết người dùng đã tải lên phiên bản mới của tài liệu. Bitrix24 triển khai tìm kiếm thông minh - tất cả các tài liệu có thể được tìm kiếm dễ dàng theo tiêu đề hoặc dự án và các gợi ý sẽ được hiển thị.

Các tập tin liên quan đến từng dự án có thể được sắp xếp theo ngày, theo tên, theo kích thước. Quyền riêng tư cũng được đặt theo cài đặt của thư mục dự án nơi lưu trữ tài liệu. Bạn có thể ngăn không cho mọi người chỉnh sửa ngoại trừ tác giả tác vụ.

Tính năng Bitrix24 là một danh mục các ứng dụng. Ví dụ: bạn có thể cài đặt miễn phí “Document Designer”, giúp bạn tạo các tệp tiêu chuẩn ở định dạng .docx, .pdf. Các mẫu rất dễ chỉnh sửa, chúng có thể được gửi qua email và bạn có thể ghi nhật ký các tài liệu đã lưu.

Trong Bitrix24, một liên kết tới tài liệu được đính kèm với mỗi tác vụ mà người dùng có thể cùng chỉnh sửa, nhận xét và thảo luận trong tác vụ. Cách dễ nhất để lưu trữ tài liệu là trên ổ đĩa hệ thống. Nếu vì lý do nào đó bạn không hài lòng với Bitrix24.Disk, bạn có thể sử dụng bất kỳ bộ lưu trữ đám mây nào khác để thay thế. Nhưng điều này không thuận tiện cho tất cả mọi người và không phải lúc nào cũng vậy.

Ưu điểm của Bitrix24

Hầu hết tất cả các tính năng (ngoại trừ việc chặn tài liệu và vô hiệu hóa các liên kết công khai tới chúng) đều có sẵn trong phiên bản miễn phí của giải pháp toàn diện. 5 GB dung lượng lưu trữ đám mây cũng có sẵn. Và với $199 (giá cao nhất), bạn sẽ nhận được số lượng không giới hạn. Cộng với tiết kiệm cho các chương trình văn phòng được cấp phép.
Nhiều lựa chọn ứng dụng để tối ưu hóa công việc với tài liệu.
Hỗ trợ các phiên bản tài liệu và thông báo về việc tải xuống phiên bản mới.
Chức năng rộng rãi - trong một giải pháp, bạn có được mọi thứ bạn cần để quản lý tài liệu điện tử.

Nhược điểm của giải pháp:

Cài đặt quyền riêng tư của tệp được đặt thông qua nhóm hoặc tác vụ mà tệp được liên kết; không thể hiển thị hoặc ẩn tệp đối với một số người dùng nhất định chỉ bằng cách thêm nhãn.
Không có tùy chọn để thêm mô tả ngắn vào tệp.

Hãy tóm tắt lại

Nếu bạn có ít dự án và người tham gia và các yêu cầu về tài liệu không quá phức tạp, bạn có thể sử dụng giải pháp đơn giản nhất - ví dụ: Trello và những giải pháp tương tự. Đối với công việc đơn giản với các tác vụ, điều này là khá đủ - mọi người đính kèm các tệp cần thiết và nếu cần, hãy thay thế chúng.

Nếu chúng ta đang nói về sự hợp tác toàn diện và phối hợp trực tuyến, chúng ta cần xem xét các giải pháp phức tạp - chẳng hạn như các hệ thống quản lý tương tự. Tất cả các khả năng của chúng phải được phân tích và so sánh, sau đó được lựa chọn dựa trên chức năng mà bạn cần.

Và một số mẹo - sẽ hữu ích khi làm việc trong bất kỳ hệ thống nào:

Ngay cả khi bạn sử dụng một hệ thống phức tạp sẽ “tự tổ chức mọi thứ”, hãy đảm bảo rằng các tài liệu và nhiệm vụ được đặt tên theo cùng một quy tắc. Điều này sẽ giúp việc điều hướng qua các dự án trở nên dễ dàng hơn.
Quyền truy cập riêng biệt - các tài liệu làm việc phải được lưu trữ trong các nhóm nội bộ và khách hàng phải được cung cấp một tài liệu sạch mà không cần nhận xét hoặc chỉnh sửa.
Mẹo vặt: Nếu bạn sử dụng Word ở chế độ chỉnh sửa, đừng quên vào Review và chấp nhận mọi chỉnh sửa trước khi gửi file. Nếu không, khách hàng có thể nhận thấy bạn đã thay đổi các điều khoản hoặc giá nhiều lần như thế nào.

Quản trị hệ thống,

Lưu trữ dữ liệu

“Evil Corporation” (đùa) đã làm chủ được lĩnh vực cộng tác với các tài liệu trong thập kỷ thứ hai. Tất cả bắt đầu với các phiên bản đầu tiên của SharePoint, khi đề cập đến những con mèo có kinh nghiệm hơn ngay lập tức bắt đầu khóc - MS SP quá cụ thể về cả cài đặt và khả năng trong những năm xa xôi đó. Được rồi, chúng ta đừng làm tổn thương nhau nữa bằng ký ức về con quái vật vụng về đó...

Nhưng Microsoft vẫn kiên trì - công việc cải thiện tình hình đã diễn ra trong suốt thời gian qua và trên nhiều mặt trận cùng một lúc. Kết quả là giờ đây chúng ta có thể nói về cơ sở hạ tầng đã được thiết lập để cộng tác tài liệu mà Microsoft cung cấp. Nó phân biệt hai loại phần mềm:

Các công cụ để truy cập chung vào tài liệu, bao gồm lập danh mục, kiểm soát phiên bản, phân phối quyền và các tính năng máy chủ tương tự. Lần lượt, các công cụ này được chia thành dựa trên đám mây (OneDrive, SharePoint Online) và tại chỗ, nghĩa là được triển khai trong cơ sở hạ tầng của chính khách hàng - máy chủ SharePoint 2016.
Công cụ chỉnh sửa tài liệu. Chúng bao gồm: dòng Microsoft Office dành cho máy tính để bàn (gần đây cũng được thiết kế lại rất nhiều), các phiên bản Office dành cho thiết bị di động mới được tạo, ban đầu tập trung vào cộng tác với các tài liệu và, điều thú vị nhất là việc triển khai máy chủ chỉnh sửa tài liệu trực tuyến của chúng tôi các ứng dụng Office Online ( trước đây được biết đến dưới tên Office Web Apps).

Tất cả sự tuyệt vời này có lẽ không khiến Microsoft trở thành “kẻ sát nhân của Google Docs” (kẻ giết người trong trường hợp này là những nhà báo đưa ra những tiêu đề tin tức như vậy), nhưng nó cung cấp một giải pháp thay thế tốt cho người tiêu dùng. Điều này đặc biệt đúng đối với các khách hàng doanh nghiệp, trước hết, đã có cơ sở hạ tầng từ MS (AD, Exchange, Skype for Business) và thứ hai, cần phải kiểm soát tất cả hoặc một phần thông tin, nghĩa là trên máy chủ riêng. Đối với những khách hàng này, khả năng cộng tác tài liệu mới của Microsoft có vẻ đặc biệt hấp dẫn.

Do đó, chúng tôi đã nảy ra ý tưởng nói về những khả năng này cũng như cách cài đặt và định cấu hình tất cả các thiết bị này. Hãy thử so sánh với các dịch vụ thay thế. Vì rõ ràng là một bài đọc dài như vậy sẽ mất nhiều thời gian để viết và không phải ai cũng có thể đọc được nên chúng tôi quyết định chia nó thành nhiều bài. Đây là cái đầu tiên. Và trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về các tính năng và đặc thù mà mỗi sản phẩm của Microsoft có để cung cấp khả năng chỉnh sửa chung các tài liệu: Office Online, MS Office trên máy tính để bàn và tương tự trên thiết bị di động. Tôi cảnh báo bạn ngay - sẽ có rất nhiều sự chú ý đến từng chi tiết và nhai kỹ những nét nhỏ, người đọc thiếu kiên nhẫn có thể đọc ngay “kết luận” ở cuối ghi chú, phần còn lại - đi thôi.

Văn phòng trực tuyến

Office Online Server là một ứng dụng khá thú vị mà không phải ai cũng biết đến. Thứ nhất, đây là cơ hội để giảm số lượng giấy phép và cài đặt MS Office. Thứ hai, mở rộng khả năng truy cập và chỉnh sửa tài liệu, nói một cách đại khái - bạn chỉ cần một trình duyệt. Thứ ba, đây là trải nghiệm cộng tác tốt nhất của Microsoft cho đến nay. Hãy xem ý tôi là gì.

Lời trực tuyến

Việc chỉnh sửa tài liệu trong Office Online có thể được thực hiện bởi nhiều người dùng cùng lúc và những thay đổi cũng như tên của người dùng thực hiện chỉnh sửa sẽ được hiển thị ngay lập tức cho các đồng tác giả khác. Người dùng có thể chỉnh sửa cùng một phần văn bản cùng một lúc, không bị chặn đoạn văn.

Excel trực tuyến

Trong Excel Online, những thay đổi đối với một ô sẽ chỉ hiển thị với những cộng tác viên khác khi cộng tác viên đầu tiên di chuyển sang ô tiếp theo. Trong trường hợp này, các ô không bị chặn và nhiều người dùng có thể thực hiện thay đổi cùng một lúc.

PowerPoint trực tuyến

PowerPoint Online cho phép bạn làm việc trên từng slide một, nhưng tốt hơn là nên làm việc trên nhiều phần tử khác nhau, nếu không người dùng sẽ không nhìn thấy những thay đổi trong thời gian thực của nhau.

Phiên bản máy tính để bàn của Office

Trải nghiệm cộng tác trên các tài liệu thông qua Office Online rất bổ ích khi thực hiện chỉnh sửa văn bản mà không cần những thay đổi lớn về định dạng. Nếu bạn muốn chèn sơ đồ, nghệ thuật thông minh, mục lục, macro, bảng định dạng, sử dụng công thức, v.v. ở đây bạn sẽ phải sử dụng phiên bản máy tính để bàn của chương trình. Bạn có thể viết một bài riêng về sự khác biệt về chức năng giữa phiên bản dành cho máy tính để bàn và phiên bản trực tuyến. Ở đây chúng ta sẽ xem xét sự khác biệt liên quan đến sự hợp tác.

MS Word

Khi chỉnh sửa trong phiên bản máy tính để bàn của chương trình, đoạn văn mà người dùng khác đang làm việc sẽ bị khóa.

Những thay đổi được thực hiện sẽ chỉ hiển thị với các đồng tác giả khác sau khi chúng được tác giả lưu và tài liệu được những người dùng khác cập nhật.

Lưu-cập nhật được kết hợp trong nút Lưu (Ctrl+S). Sự hiện diện của các bản cập nhật được biểu thị bằng biểu tượng bên cạnh tên tác giả.

MS Excel

Trong trường hợp Excel, không có khả năng làm việc đồng thời trên một tài liệu. Chúng tôi được đề nghị chuyển sang phiên bản trực tuyến -

Hoặc đứng xếp hàng -

MS PowerPoint

Ngược lại, trong PowerPoint không có khóa hoặc dấu hiệu nào cho thấy một phần tử mà người dùng khác đang làm việc. Vì vậy, cách duy nhất bạn có thể biết ai đó đang làm việc trên cùng một bản trình bày là thông qua bảng Chia sẻ.

Sự hiện diện của các bản cập nhật được báo hiệu bằng trạng thái Có sẵn các bản cập nhật không dễ thấy. Trạng thái chỉ xuất hiện sau khi tác giả lưu các thay đổi; các thay đổi đó xuất hiện sau khi cập nhật tài liệu bằng cách sử dụng Lưu (Ctrl+S).

Thiêt bị di động

Ứng dụng Microsoft Word và Ứng dụng Microsoft PowerPoint

Khi làm việc trên Android, đoạn văn hoặc thành phần mà người dùng đang làm việc không bị chặn và có thể làm việc đồng thời trên đó, nhưng không có gì được đánh dấu cho các cộng tác viên khác. Các chỉnh sửa được hiển thị mà không cần thực hiện thêm hành động nào với độ trễ nhẹ. Bạn có thể thấy thực tế là có người khác đang làm việc trên cùng một phần tử trong menu “Chia sẻ”.

Trong trường hợp IPhone, khi thực hiện thay đổi, thông báo cập nhật sẽ hiển thị với lời nhắc Áp dụng/Hủy.

Sẽ rất thú vị nếu thử nghiệm nó trên Windows Phone với Windows 10. Nhưng không có người nào như vậy trong công ty.

Ứng dụng Microsoft Excel

Cộng tác theo thời gian thực không được hỗ trợ trong Ứng dụng Excel.

kết luận

Nhìn chung, chức năng cộng tác chỉnh sửa tài liệu của Microsoft có thể được coi là thành công, mặc dù các thành phần khác nhau triển khai nó theo những cách khác nhau. Quá trình đồng chỉnh sửa được triển khai tốt nhất trong Office Online - đây là sự hợp tác thực sự. Vào danh sách những thứ mà bạn có thể nhìn mãi, tôi sẽ thêm những lá cờ di chuyển trên màn hình có tên của các đồng nghiệp và một tài liệu sẽ tự điền dần vào đó. Tuy nhiên, thật không may, để có chức năng chỉnh sửa chính thức như vậy, bạn vẫn sẽ phải chuyển sang phiên bản chương trình dành cho máy tính để bàn, phiên bản này vẫn yêu cầu nút lưu và quy trình cộng tác không được triển khai thuận tiện (Excel bị ảnh hưởng nhiều nhất cho đến nay, trong đó mọi thứ vẫn giữ nguyên ở cấp độ nhận phòng).

Trong bài đăng tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn quy trình triển khai các thành phần chia sẻ tại chỗ trong cơ sở hạ tầng công ty của bạn. SharePoint Farm 2016, Office Online Server, xuất bản - chỉ vậy thôi. Đừng tắt.

Trân trọng, đội Servilon

Thẻ:

Điểm chia sẻ
Văn phòng trực tuyến
sự hợp tác

Thêm thẻ