Lời khuyên khi làm việc với Word. Hướng dẫn chi tiết sử dụng Microsoft Word

Microsoft Word là trình soạn thảo văn bản có thể là một phần của bộ Microsoft Office hoặc một chương trình được cài đặt riêng trên máy tính của bạn. Chương trình có thể được sử dụng để ghi lại các chữ cái và nhiều loại tài liệu khác nhau, có thể bao gồm đồ họa và hình ảnh. Hướng dẫn này giải thích cách mở Microsoft Word, khởi chạy, tạo và lưu tài liệu mới bằng hệ điều hành Windows 7.

Đừng sợ rằng điều gì đó có thể không diễn ra hoặc sai sót. Chương trình này được tạo ra cho người dùng và được chăm chút đến từng chi tiết nhỏ nhất để giúp bạn sử dụng nó một cách thuận tiện nhất có thể. Và tất nhiên, điều quan trọng nhất trong mọi nhiệm vụ là rèn luyện, đừng ngại mắc sai lầm. Nếu bạn vô tình bấm nhầm nút, luôn có một mũi tên cong ở góc trên bên trái cho phép bạn hoàn tác hành động cuối cùng của mình. Bạn cũng có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng tổ hợp phím Ctrl và Z.

Mẹo cuối cùng trước khi bắt đầu hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng trình soạn thảo văn bản Windows là. Điều này đặc biệt quan trọng khi làm việc với các văn bản lớn hoặc tài liệu nghiêm túc. Bất cứ điều gì cũng có thể xảy ra: điện có thể bị cắt, máy tính xách tay có thể phóng điện và tắt, và không ai tránh khỏi sự cố. Mất các tập tin quan trọng và sau đó dành hàng giờ để khôi phục chúng không phải là trải nghiệm thú vị nhất. Tất cả những gì bạn cần làm là thỉnh thoảng nhấp vào đĩa mềm ở góc trên bên trái.

Chương trình có thể được tìm thấy trong menu Bắt đầu trong Microsoft Office. Hãy làm theo các hướng dẫn từng bước này để khởi chạy một tài liệu trong Microsoft Word.

Điều hướng chương trình

Cách chọn (đánh dấu) văn bản

Việc chọn hoặc đánh dấu văn bản cho phép bạn thay đổi lựa chọn về kiểu dáng, phông chữ và/hoặc màu sắc, thậm chí thay thế các từ nếu cần. Hãy làm theo các hướng dẫn từng bước này để chọn văn bản trong tài liệu của bạn.

Bước 1. Chuột được sử dụng để chọn văn bản. Con trỏ sẽ thay đổi khi bạn di chuyển nó.

Bước 2. Di chuyển con trỏ đến đầu đoạn mong muốn. Bấm và giữ nút chuột trái. Trong khi thực hiện việc này, hãy di chuyển con trỏ đến nơi bạn muốn dừng lựa chọn. Khi bạn di chuyển chuột, văn bản sẽ được tô sáng. Khi bạn kết thúc việc lựa chọn, hãy thả nút chuột trái.

Văn bản đã chọn bây giờ có thể được định dạng hoặc sửa đổi.

Bạn có thể sao chép văn bản bằng phím Ctrl+C. Xóa văn bản - Backspace.

Thay đổi kích thước và phông chữ

Các bước sau đây có thể giúp bài viết của bạn thú vị và hấp dẫn hơn. Văn bản có thể được thay đổi theo nhiều cách khác nhau.

Căn chỉnh văn bản

Đôi khi tài liệu bạn đang tạo có thể yêu cầu cách sắp xếp các đoạn văn khác nhau. Theo mặc định, văn bản được căn trái. Tuy nhiên, văn bản có thể được căn chỉnh sang phải hoặc giữa.

Trên một ghi chú! Chọn tất cả văn bản Ctrl + A.

Bạn có thể thay đổi văn bản đã chọn bằng cách sử dụng tổ hợp phím tắt, việc này đôi khi dễ dàng hơn:

1. Giữa - chọn văn bản, nhấn Ctrl + E.
2. Căn lề phải - Ctrl + R.
3. Vừa chiều rộng - Ctrl + J.
4. Trái - Ctrl + L.

Cách in đậm, in nghiêng, gạch chân văn bản

Khả năng thay đổi kiểu phông chữ có thể làm cho tài liệu của bạn thú vị hơn. Các kiểu văn bản khác nhau, chẳng hạn như in đậm hoặc in nghiêng, có thể làm cho nó nổi bật. Việc gạch chân có thể hữu ích cho các tiêu đề.

• in đậm - Ctrl + B;
• in nghiêng - Ctrl + I;
• gạch chân - Ctrl + U.

Sao chép và dán

Không cần phải nói nhiều về tầm quan trọng của 2 chức năng này. Chúng tiết kiệm thời gian của chúng ta một cách đáng kể và cho phép chúng ta chèn mà không cần gõ lại, như trường hợp của máy đánh chữ.

Điều này cũng có thể được thực hiện bằng cách sử dụng phím nóng. Mọi thứ vẫn giống như lần trước: nhấn Ctrl và C cùng lúc để sao chép văn bản và Ctrl và V để dán.

Cách tạo danh sách được đánh số hoặc có dấu đầu dòng

Việc sử dụng danh sách được đánh số hoặc đánh dấu đầu dòng có thể giúp làm nổi bật các mục hoặc hiển thị các bước, thứ bậc hoặc trình tự quan trọng của nội dung nào đó.

Để ngừng thêm các phần tử mới và quay lại văn bản chuẩn, hãy nhấp lại vào biểu tượng đánh số ở đầu tài liệu.

Danh sách dấu đầu dòng được tạo theo nguyên tắc tương tự, điểm khác biệt duy nhất là 1 bước. Thay vì nút “Đánh số”, hãy nhấp vào nút “Đánh dấu”, nút này nằm ở bên phải.

Có một cách khác để tạo một danh sách. Đầu tiên, người dùng nhập tất cả các mục trong danh sách, mỗi mục nhất thiết phải nằm trên một dòng mới. Khi tất cả các mục đã được nhập, hãy chọn tất cả các mục đó và nhấp vào đánh số hoặc vào điểm đánh dấu, tùy thuộc vào loại danh sách bạn cần.

Bạn sẽ nhận được kết quả tương tự. Đây là những cách khác nhau và không có đúng hay sai, cái chính là đạt được mục tiêu. Sử dụng phương pháp thuận tiện cho bạn.

Chúng giúp cấu trúc thông tin và trình bày nó dưới dạng dễ trình bày hơn. Bạn không thể làm gì nếu không có kỹ năng này.

1. Bước 1.Ở thanh công cụ trên cùng, hãy chuyển đến tab Chèn.
2. Bước 2. Bấm vào biểu tượng bảng. Một cửa sổ sẽ mở ra trước mặt bạn, trong đó bạn cần chọn số lượng ô. Điều này cũng có thể được thực hiện bằng cách nhập số theo cách thủ công. Để thực hiện việc này, trong bảng xuất hiện, hãy nhấp vào vùng “Vẽ bảng”.

Tất cả những gì bạn phải làm là điền vào các trường. Nếu bạn đột nhiên cần thêm hàng hoặc cột, bạn không cần phải làm lại toàn bộ. Nhấp chuột trái vào khu vực bảng. Trong menu xuất hiện, nhấp vào “Chèn” và chọn tùy chọn thích hợp.

Kiến thức cơ bản này sẽ hình thành các nguyên tắc cơ bản của bạn khi làm việc với văn bản. Hãy làm nổi bật những cái chính:

1. Văn bản được nhập vào nơi có con trỏ nhấp nháy và không ở nơi nào khác.
2. Để thay đổi một ký tự, từ, dòng, đoạn hoặc toàn bộ văn bản, trước tiên bạn cần chọn ký tự đó. Điều cần thiết là máy tính phải hiểu chính xác những gì nó phải thực hiện các hành động.
3. Sau khi chọn văn bản, bạn có thể làm bất cứ điều gì bạn muốn với nó. Bạn có thể thực hành, chọn một đoạn và lần lượt nhấp vào các nút nằm trên tab “Trang chủ”. Bạn sẽ nhận thấy những tính năng nào có thể được sử dụng cùng nhau và những tính năng nào loại trừ lẫn nhau.
4. Đừng quên lưu các thay đổi của bạn để bảo vệ chính mình.
5. Sử dụng những phương pháp giải quyết vấn đề mà bạn gặp phải thuận tiện cho bạn.

Video - Word cho người mới bắt đầu

Hãy bắt đầu học cách làm việc với Microsoft Word 2003. Nếu bạn chưa quen với những điều cơ bản của chương trình này, hãy xem chúng trong bài viết. Và nếu bạn cần chương trình Microsoft Word 2007, sau đó đi đến .

Trước hết, chúng ta cần lưu ý những điều sau - chương trình Microsoft Word cho phép không chỉ đánh máy Và Chỉnh sửa nó , nhưng nó cũng cho phép định dạng văn bản : làm cho một số từ lớn hơn, những từ khác nhỏ hơn, tô màu chúng bằng các màu khác nhau, sử dụng các phông chữ khác nhau và thậm chí chèn hình ảnh vào văn bản.

Trong một từ, làm đồ trang trí đẹp. Đây là điểm khác biệt của chương trình Word với các loại sổ ghi chú khác mà bạn không thể thực hiện tất cả những điều này.

Làm việc với văn bản trong Word bao gồmhai giai đoạn. Đầu tiên, chúng ta gõ văn bản và chỉnh sửa nó, nghĩa là chúng ta sửa lỗi trong văn bản đã gõ và thay đổi các cụm từ. Sau đó, chúng tôi định dạng văn bản - chúng tôi sắp xếp văn bản theo cách chúng tôi cần, thay đổi kích thước, màu sắc và phông chữ của từng phần văn bản và chèn ảnh nếu cần.

Tạo một tài liệu Microsoft Word mới

Để làm việc với một tài liệu, trước tiên bạn cần tạo nó. Tốt nhất là tạo một tài liệu bằng cách sử dụng danh mục desktop, nghĩa là bằng cách nhấp chuột phải vào màn hình nền. Bấm và chọn Mới - Tài liệu Microsoft Word .

Bạn cũng có thể tạo một tài liệu mới từ menu chính của chương trình đang mở bằng cách chọn Tệp - Mới .

Chỉ trong trường hợp thứ hai, bạn mới cần lưu nó vào máy tính của mình bằng cách chọn Tệp - Lưu dưới dạng để file trên máy tính nhận được đăng ký.

Bạn có thể đặt ngay tên mong muốn cho tài liệu, chỉ cần nhớ để lại phần mở rộng cần thiết - nội dung được viết trong tiêu đề sau dấu chấm. Tài liệu văn bản Microsoft Word có phần mở rộng bác sĩ. Đây là phần mở rộng phân loại tệp thành một loại thông tin cụ thể và cho phép chương trình mong muốn mở tệp theo mặc định. Đó là lý do tại sao sự mở rộng phải có trong tập tin.

Mở một tài liệu

Để mở một tài liệu hiện có, chọn từ menu chính Mở tập tin , sau đó một hộp thoại sẽ mở ra Mở một tài liệu.

Chọn tài liệu bạn cần và nhấp đúp để mở nó.

Bạn có thể chỉ cần kéo tệp tài liệu vào trường làm việc của chương trình Microsoft Word đang mở, sau đó tài liệu sẽ mở.

Lưu một tài liệu

Sau khi làm việc với tài liệu, bạn cần lưu nó. Để lưu tài liệu bạn cần gọi lệnh Lưu tập tin .

Nếu bạn lưu tài liệu lần đầu tiên, tốt hơn nên sử dụng tùy chọn Lưu thành , một hộp thoại sẽ xuất hiện

trong đó bạn sẽ chọn vị trí trên máy tính nơi bạn sẽ lưu tệp này. Tôi khuyên bạn, sau khi làm việc với một tài liệu, đừng để nó ở đó. máy tính để bàn, tức là trên ổ C, và chuyển sang ổ D trong đó không nằm Hệ điều hành Windows.

Tuy nhiên, mong muốn này áp dụng cho tất cả dữ liệu bạn làm việc với: tới tài liệu, video, sách, nhạc . Bởi khả năng cao là khi bạn cài đặt lại Windows, dữ liệu sẽ bị mất nếu bạn lưu trữ trên cùng một đĩa nơi chứa hệ điều hành.

Lựa chọn một phần văn bản

Lựa chọn bởi bản thân không thực hiện bất kỳ hành động nào trên văn bản, nhưng nhằm mục đích chỉ ra một đoạn mà trên đó một số thao tác sẽ được thực hiện sau đó. Ví dụ: trước khi sao chép một phần văn bản sang nơi khác, bạn cần chọn nó. Trước khi chuyển sang màu đỏ hoặc thay đổi phông chữ, bạn cần đánh dấu nó.

Tuy nhiên, có những thao tác không yêu cầu chọn văn bản vì chúng được thực hiện trên toàn bộ đoạn văn, chẳng hạn như căn chỉnh văn bản vào giữa hoặc dọc theo một cạnh nào đó.

Một phần của văn bản được chọn như sau: bạn cần đặt con trỏ chuột vào đầu đoạn, nhấn nút chuột trái và không nhả phím, di chuyển con trỏ đến cuối đoạn.

Nhấn đúp chuột từ được đánh dấu trong văn bản, gấp ba- cả một đoạn văn. Để bỏ chọn, bạn cần nhấp vào bất kỳ đâu trong văn bản. Ngoài ra, lựa chọn trước đó sẽ bị xóa khi một đoạn mới được chọn.

Tạo một đoạn văn mới

Văn bản khi đến cạnh phải của trang sẽ tự chuyển sang một dòng mới. Nhưng nếu cần buộc nó sang dòng mới, chúng ta nhấn nút Đi vào. Vì vậy, chúng tôi tạo ra một đoạn văn bản riêng biệt.

Xóa văn bản

Đặt con trỏ vào giữa một số văn bản. Các ký tự bên phải con trỏ nhập được xóa bằng phím Xóa bỏ, các ký hiệu ở bên trái - phím Phím lùi. Chìa khóa Phím lùi sửa lại văn bản là tốt - tôi viết nhầm và bấm ngay phím Phím lùi xoá nó.

Để xóa một đoạn văn bản: làm nổi bật nó và hãy nhấn Xóa bỏ .

Sao chép văn bản

Để sao chép một phần văn bản, bạn cần chọn phần này, sau đó nhấn vào nút Sao chép trên thanh công cụ hoặc chọn từ menu chính Chỉnh sửa - Sao chép . Ngoài ra, bạn có thể sử dụng menu ngữ cảnh để thực hiện việc này - nhấp chuột phải vào văn bản đã chọn.

Sau đó, chúng ta đặt con trỏ vào vị trí cần chèn đoạn, nhấp vào nút Chèn trên thanh công cụ. Bạn cũng có thể chọn từ menu chính Chỉnh sửa - Dán hoặc dùng danh mục.

Vì cắt thay vào đó hãy nhắn tin theo tất cả những cách này Sao chép chọn Cắt .

Sao chép khác với cắt ở chỗ khi sao chép văn bản vẫn ở vị trí cũ, nhưng khi cắt- KHÔNG.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phím nóng:

• Ctrl+C- bản sao;
• Ctrl+X- cắt ra;
• Ctrl+V- chèn.

Điều này được thực hiện như sau: ví dụ, khi sao chép Bạn nhấn nút Điều khiển, và giữ nó, nhấn phím tiếng Anh VỚI. Bố cục bàn phím, tức là các chữ cái trong bảng chữ cái đang hoạt động, không đóng vai trò gì trong việc này.

Các lệnh được thực hiện tương tự Cắt Và Chèn .

Định dạng văn bản

Định dạng văn bản xác định sự xuất hiện của nó: vị trí, cỡ chữ và tên, màu sắc và như thế. Trước khi thay đổi tham số, đoạn văn bản được yêu cầu phải được điểm nổi bật.

Để đặt văn bản, hãy sử dụng thước kẻ và thanh trượt trên đó.

Trước khi thay đổi ranh giới của văn bản và để căn chỉnh văn bản, nếu hiện tại chúng ta chỉ định dạng một đoạn văn thì không cần phải chọn đoạn văn đó - chỉ cần đặt con trỏ ở bất kỳ đâu trong đoạn văn.

Dùng để định dạng văn bản Bảng định dạng

hoặc thực đơn Định dạng. Các menu được sử dụng phổ biến nhất trong menu này là: Định dạng - Phông chữ Và Định dạng - Đoạn văn .

Chèn đối tượng đồ họa

Microsoft Word 2003 cho phép bạn chèn vào một tài liệu bản vẽ và đồ họa khác , được tạo trong các tài liệu và chương trình khác. Bạn có thể vẽ các tài liệu Microsoft Word bằng cách sử dụng tính năng tích hợp sẵn của chương trình bảng vẽ. Kích hoạt bảng điều khiển Vẽ có thể thông qua mục menu chính Chèn - Thanh công cụ .

Sử dụng bảng điều khiển Vẽ bạn có thể thực hiện các bản vẽ đơn giản. Bạn cũng có thể sử dụng bảng này để chèn chèn văn bản đẹp.

Sử dụng menu chính Chèn bạn có thể chèn nó vào văn bản vẽ từ một tập tin trên máy tính của bạn, biểu đồ và ngay cả liên kết văn bản.

Video hướng dẫn làm việc trên Microsoft Word

Bạn có thể nhận thông tin chi tiết hơn trong phần “Tất cả khóa học” và “Tiện ích”, có thể được truy cập thông qua menu trên cùng của trang web. Trong những phần này, các bài viết được nhóm theo chủ đề thành các khối chứa thông tin chi tiết nhất (càng nhiều càng tốt) về các chủ đề khác nhau.

Bạn cũng có thể đăng ký vào blog và tìm hiểu về tất cả các bài viết mới.
Nó không mất nhiều thời gian. Chỉ cần nhấp vào liên kết dưới đây:

Với bài viết này tôi dự định mở loạt bài học về trình soạn thảo văn bản Microsoft Word. Trước đây tôi thường phải đi dạy kèm, tức là học cách sử dụng máy tính và các chương trình ứng dụng. Mọi người có trình độ đào tạo khác nhau, vì vậy thường có trường hợp cần đào tạo một người từ đầu, bao gồm các chương trình khác nhau từ gói Microsoft Office, bao gồm cả Word.

Và tôi nghĩ rằng tôi đã làm điều đó khá thành công, dựa trên các đánh giá. Ít nhất, khách hàng của tôi tiếp tục giữ liên lạc với tôi khá thành công và tư vấn cho tôi về nhiều vấn đề khác nhau. Khi dạy bất kỳ chương trình nào, trước hết tôi cố gắng tưởng tượng mình ở vị trí của người dùng và giải thích nó có tính đến tất cả những sắc thái có thể khó hiểu. Trong trường hợp của chương trình Word, bạn cũng phải tính đến và biết các phím trên bàn phím để làm gì và dùng để làm gì. Vì vậy, tôi cũng sẽ tính đến điểm này và bài học này thậm chí sẽ đề cập đến một khía cạnh như đào tạo cách làm việc với bàn phím. Không có cách nào không có điều này, vì đây là những điều cơ bản mà bạn cần biết.

Và tôi nghĩ việc một người không hiểu điều gì đó là điều bình thường. Những lý do có thể khác nhau. Một số không có khoa học máy tính ở trường, số khác thì có, nhưng họ không giải thích chính xác những gì cần thiết. Ví dụ, tôi học khoa học máy tính ở trường, nhưng chúng tôi chủ yếu làm những gì chúng tôi vẽ trong chương trình Paint. Nghĩa là, thậm chí không có Photoshop, thứ thực sự có thể hữu ích trong cuộc sống. Tuy nhiên, chủ đề này có thể được thảo luận trong một thời gian rất dài.

Tất cả các ví dụ sẽ được xem xét sử dụng gói Microsoft Office 2010 làm ví dụ. Nhưng mọi điều đã nói cũng đúng với Office 2007 và các gói mới hơn. Kể từ phiên bản 2007, khác với các phiên bản trước ở giao diện được thiết kế lại, sau đó kể từ khi phát hành các sản phẩm phần mềm thuộc họ này, giao diện về cơ bản vẫn giữ nguyên.

Bắt đầu công việc.

Trên thực tế, sau khi khởi chạy Microsoft Word, bạn đã có thể bắt đầu nhập văn bản. Điều gì có thể khó hiểu đối với người mới làm quen và người dùng thiếu kinh nghiệm mới làm quen với máy tính? Dưới đây là một số sắc thái:

Để viết hoa chữ cái, bạn cần giữ phím Shift và nhấn chữ cái muốn viết hoa.

Để chuyển ngôn ngữ từ tiếng Nga sang tiếng Anh và ngược lại người ta thường sử dụng tổ hợp phím Alt + Shift. Việc chỉ định này có ý nghĩa gì? Trong khi nhấn giữ 1 trong 2 phím này thì nhấn phím còn lại.

Nếu bạn muốn kết thúc một đoạn văn, hãy sử dụng phím Enter để thực hiện việc này. Khi gõ văn bản, bạn không cần nhấn bất cứ thứ gì cụ thể để di chuyển một dòng. Bởi vì quá trình chuyển đổi được thực hiện độc lập.

Nếu bạn cần tạo một dòng màu đỏ trong văn bản (thụt lề đoạn văn), hãy sử dụng phím Tab để thực hiện việc này.

Ở trên cùng của cửa sổ chương trình chính là menu chính. Có các tab Tệp, Trang chủ, Chèn, Bố cục Trang, Liên kết, Gửi thư, Đánh giá, Xem, Cài đặt. Tùy thuộc vào phiên bản gói bạn đang sử dụng, các tab của bạn có thể được sắp xếp khác nhau. Nhưng bản chất không thay đổi trong mọi trường hợp.

Bây giờ chúng ta đang ở tab Trang chủ.

Nếu chúng ta muốn thay đổi kiểu chữ và cỡ chữ thì chúng ta chỉ ra các giá trị tương ứng (trong hình chúng được đánh dấu bằng khung màu đỏ). Sau đó, nếu đột nhiên muốn hủy kiểu đã chọn, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + Space.

Nếu khi chọn phông chữ, bạn nhận được văn bản tồi tệ khi nhập, hãy nhớ rằng điều này chỉ có nghĩa là phông chữ bạn đã chọn không chứa các chữ cái tiếng Nga.

Để in đậm văn bản gõ vào, bạn cần chọn nút Zh, K trên thanh công cụ - văn bản sẽ được in nghiêng, H - gạch chân.

Bạn bắt đầu gõ văn bản nhưng sau đó quyết định quay lại kiểu bình thường, nhấn Ctrl + Space. Tôi khuyên bạn nên nhớ sự kết hợp này trong tương lai. Tiết kiệm thời gian, giảm các chuyển động không cần thiết và nói chung làm cho cuộc sống dễ dàng hơn.

Điều gì khác có thể hữu ích trong tương lai? Vâng, đây là những cách đầu tiên để chọn văn bản. Và nó được chọn bằng cách di chuyển chuột qua vùng chọn bằng cách nhấn nút chuột trái. Hoặc sử dụng phím Shift và phím mũi tên. Vâng, hoặc một cách rất phổ quát khác. Giữ phím Shift và nhấp vào vùng bắt đầu lựa chọn, sau đó thực hiện tương tự bằng cách nhấp chuột trái vào nơi vùng chọn sẽ kết thúc.

Người dùng muốn tìm hiểu điều gì đó mới, đặc biệt là Word, trước hết muốn học cách làm việc trong Word. Thật tốt nếu có một giáo viên có thể và mong muốn đưa ra lời khuyên cũng như giảng dạy về kiến ​​thức máy tính. Nếu anh ấy không có ở đó thì sao? Bạn cũng có thể dựa vào các hướng dẫn, ngày nay có rất nhiều hướng dẫn và rút ra bài học từ chúng. Tuy nhiên, cách tốt nhất của bạn là tự học Word.

Cách chúng hoạt động trong Word

Vì vậy, khi làm việc với chương trình Word, một người dùng bình thường không có kỹ năng đặc biệt sẽ thực hiện các thao tác sau:

• tạo một tài liệu;
• in chữ và số;
• xử lý việc chỉnh sửa hoặc định dạng tùy theo nhu cầu;
• lưu tài liệu;
• in nó ra.

Làm chủ một ứng dụng văn phòng bắt đầu bằng việc tạo một tài liệu. Mọi người dùng thiếu kinh nghiệm đều muốn biết cách tạo tài liệu trong chương trình. Không có gì phức tạp. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào biểu tượng tương ứng trong bảng điều khiển trên màn hình. Thông thường, nó trông giống chữ W trên nền trắng. Chúng ta có thể giả định rằng tài liệu đã được tạo. Bây giờ bạn cần bắt đầu điền nó.

Đánh máy mất nhiều thời gian nhất. Người dùng hoặc người dùng thiếu kinh nghiệm sẽ ngay lập tức thắc mắc về cách in. Có rất nhiều kỹ thuật cũng như bài học sẵn sàng giúp bạn nắm vững cách gõ chữ cơ bản. Một lần nữa, hướng dẫn đã sẵn sàng trợ giúp. Nhưng phương pháp tốt nhất vẫn được công nhận là thực tế. Nghĩa là, bạn cần mở tài liệu Word mới bằng biểu tượng tương ứng trên thanh công cụ và bắt đầu nhập. Ban đầu việc này không hề dễ dàng nếu bạn chưa từng gõ phím bao giờ. Tuy nhiên, theo thời gian nó sẽ trở nên dễ dàng hơn, tốc độ gõ sẽ tăng lên và ngón tay của bạn sẽ ghi nhớ vị trí các phím trên bàn phím. Và bạn sẽ không phải băn khoăn làm cách nào để thực hiện thao tác này hay thao tác kia nhanh hơn. Đừng ngừng đào tạo, vì cách tiếp cận có hệ thống rất quan trọng trong việc thành thạo bất kỳ ứng dụng nào.

Bạn đã học gõ phím chưa? Đã đến lúc bắt đầu định dạng tài liệu. Đúng, điều này có thể được thực hiện trong quá trình in, nhưng tốt hơn là sau đó. Tất cả các loại công cụ chương trình đều hỗ trợ người dùng: tăng hoặc giảm kích thước chữ cái, cách phối màu, căn giữa văn bản gõ. Nếu muốn, bạn có thể thêm bảng, hình ảnh và bất kỳ hình ảnh nào vào văn bản mà người dùng lựa chọn, những người đang nỗ lực từng ngày để trở thành người dùng máy tính cá nhân tự tin.

Dữ liệu nhận được có thể được lưu vào bất kỳ vị trí nào trên máy tính hoặc thiết bị lưu trữ ngoài của bạn. Để thực hiện việc này, hãy mở “Tệp”, sau đó “Lưu dưới dạng”, sau đó chọn vị trí cho tài liệu Word đầu tiên của bạn. Ví dụ: đây có thể là “Máy tính để bàn”. Nếu có nhu cầu về máy in thì có thể in tài liệu đã hoàn thành bằng lệnh “Tệp”, sau đó là “In”. Đây là những gì hướng dẫn khuyến nghị.

Dưới đây là những điều cơ bản khi làm việc với tài liệu văn bản Word. Vì vậy, để học một điều gì đó, bao gồm cả việc thành thạo một ứng dụng văn bản, bạn cần phải thực hành và có thể đọc hướng dẫn.

Và những người khác thích cô ấy. Mặc dù thông thường hầu hết họ đều chắc chắn rằng họ đang làm tốt mọi việc.

Thông thường, đây là vấn đề đối với tất cả những người mới bắt đầu học cách sử dụng Word ở mức độ này hay mức độ khác (và đôi khi ngay cả đối với những người "cũ" 😉). Vấn đề xuất hiện khi một người khi tạo tài liệu không biết “triết lý” cơ bản khi làm việc trong các chương trình đó, gõ văn bản “dù sao đi nữa”, chèn một loạt khoảng trắng ở những nơi cần thiết và không cần thiết, v.v., phấn đấu cho một điều - "Điều quan trọng là nó trông đúng." Thông thường, theo thời gian, điều này dẫn đến việc phát triển một số “thủ thuật” của riêng họ, tức là phát minh ra một chiếc xe đạp chất lượng khá thấp. Mặt khác, nếu tài liệu được tạo ra chỉ để in và quên đi, đồng thời cũng có kích thước khá nhỏ thì cách tiếp cận này khá khả thi. Nhưng tôi nghĩ áp dụng cách tiếp cận phù hợp vẫn có thể giúp cuộc sống dễ dàng hơn rất nhiều ngay cả trong những trường hợp như vậy. Nếu những tài liệu này được lưu trữ và bạn hoặc đặc biệt là những người khác mong đợi việc sửa đổi thêm, thì sự hỗn loạn thực sự có thể bắt đầu từ phương pháp sản xuất chúng “nguyên bản”.

Tất cả các đề xuất khác có thể và nên được áp dụng không chỉ trong MS Word mà còn trong tất cả các chương trình khác có tính chất tương tự (OpenOffice.org Writer, AbiWord, Google Docs, StarOffice và các chương trình khác, ngoại trừ việc không phải mọi thứ đều có thể áp dụng được cho chương trình Notepad : ) và thậm chí trong các chương trình nghiêm túc hơn được thiết kế để bố trí văn bản chuyên nghiệp. Người ta cũng cho rằng người đó vẫn có một số kinh nghiệm về chương trình mà anh ta đang sử dụng.

Vì vậy, quan trọng nhất, trước tiên hãy quên đi hình thức của tài liệu, “cái nhìn thấy được không quan trọng” :) Bạn cần phát triển thói quen gõ văn bản “sạch” trước rồi mới trang trí nó. Trong bài viết này, tôi muốn mô tả các nguyên tắc tạo văn bản rõ ràng và cấu trúc của nó một cách chính xác, trong bài viết tiếp theo tôi sẽ mô tả các cách “trang trí” một văn bản như vậy và một số kỹ thuật “hàng ngày” hữu ích.

Vậy hãy để tôi bắt đầu...

Không gian

Đầu tiên - không bao giờ không sử dụng trong văn bản nhiều hơn một không gian. Đặc biệt, điều này áp dụng cho khoảng trắng trước mỗi đoạn văn nhằm tạo dòng màu đỏ hoặc thụt lề trước văn bản. Đôi khi họ sử dụng dấu cách để căn chỉnh văn bản ở giữa hoặc căn phải, đó là một “tội lỗi lớn” :)

Ngoài ra, việc chèn “ngẫu nhiên” hai/ba dấu cách giữa các từ thay vì một dấu cách cũng không tốt lắm.

Tại sao làm điều này là xấu? Tôi chỉ có thể tranh luận rằng việc làm việc và sửa đổi những tài liệu như vậy trong tương lai là vô cùng bất tiện. Ví dụ, hãy tưởng tượng một “bức tranh”: bạn đã tạo một tài liệu lớn (để làm đậm màu, bạn có thể tưởng tượng rằng đây là một loại sách nào đó) và tất cả các dòng màu đỏ được tạo bằng dấu cách, nhưng đột nhiên, vì lý do nào đó, bạn cần tăng/giảm tất cả mức thụt lề của dòng màu đỏ... Tùy chọn đầu tiên là ngồi và thêm hoặc xóa thủ công số khoảng trắng cần thiết trong mỗi dòng màu đỏ. Tùy chọn thứ hai nâng cao hơn, nhưng vẫn “không chắc chắn” - sử dụng tìm kiếm và thay thế trong toàn bộ tài liệu, “nói” chương trình “thay thế tất cả 4 khoảng trắng liên tiếp bằng 8 khoảng trắng liên tiếp” (bạn có thể làm trầm trọng thêm tình trạng tự động thay thế để nó không được thay thế bằng thứ gì đó thừa thãi), nhưng đây chính xác là trường hợp “chiếc xe đạp bất tiện” được phát minh.

Công bằng mà nói, cần lưu ý rằng có những tình huống trong đó việc sử dụng nhiều hơn một khoảng trắng liên tiếp trong một số phần của văn bản sẽ dễ dàng hơn, nhưng đây chỉ là những trường hợp ngoại lệ đối với các quy tắc, mà nếu chúng xảy ra thì rất rất hiếm. .

Kỹ năng đánh máy (dấu câu + dấu cách)

Một khía cạnh áp dụng cho bất kỳ bộ văn bản nào, ở bất kỳ đâu. Đây là cách gõ đúng về mặt sử dụng khoảng trắng giữa các dấu chấm câu một cách hợp lý. Nhìn chung, nhiều người gặp vấn đề với điều này, mặc dù có khá nhiều quy tắc gõ và bạn chỉ cần muốn bắt đầu áp dụng chúng thành công.

Tính toàn vẹn của đoạn văn

Nói chung, chúng ta cần phải bằng cách nào đó trừng phạt người nảy ra ý tưởng giải thích mục đích của nút Enter là: “Đây là nút để chuyển văn bản sang dòng tiếp theo” :)

Trên thực tế, nút Enter chỉ cần thiết để tạo một đoạn văn mới và không cần gì khác. Bạn cũng có thể sử dụng nó để tạo “đoạn trống” nhằm tăng khoảng cách giữa các đoạn văn.

Những người được truyền cảm hứng mạnh mẽ bởi tùy chọn “di chuyển văn bản sang dòng tiếp theo” nhấn Enter ở cuối mỗi dòng, do đó tạo ra một chuyển động nhân tạo của văn bản sang một dòng mới bên trong một đoạn tưởng tượng (tưởng tượng vì trên thực tế nó sẽ không phải là một đoạn văn mà là nhiều đoạn văn nhỏ).

Trên thực tế, bất kỳ trình soạn thảo nào cũng tự động ngắt dòng văn bản và người dùng không cần phải lo lắng về điều này. Khi bạn nhấn phím Enter, người soạn thảo sẽ hiểu rằng toàn bộ khối văn bản là một đoạn văn theo đúng nghĩa của nó. Cách tiếp cận này mang lại nhiều thuận tiện cho việc thiết kế/định dạng văn bản tiếp theo. Nhấn Enter ở cuối mỗi dòng chỉ mang lại nhiều “đau đầu” chứ không có một chút lợi ích nào.

Ví dụ: hãy thử thay đổi định dạng trang tính cho một tài liệu trong đó mỗi dòng được chuyển sang một dòng mới bằng Enter và bạn sẽ thấy văn bản của tài liệu “co lại” như thế nào (nếu bạn giảm kích thước trang tính) hoặc không lấp đầy khoảng trống. trang tính với toàn bộ chiều rộng (nếu bạn phóng to trang tính). Văn bản được gõ chính xác (theo nghĩa của đoạn văn), cho dù bạn đặt nó ở định dạng trang tính nào, nó sẽ trông đẹp ở mọi nơi, vì nó sẽ liên tục lấp đầy toàn bộ chiều rộng của trang tính (như nước trong bình :)).

Ví dụ về một đoạn văn xấu và tốt

Để rõ ràng, tôi sẽ đưa ra một ví dụ. Các chấm màu xanh biểu thị khoảng trắng và biểu tượng ¶ biểu thị việc nhấn nút Enter (biểu tượng cuối đoạn văn).

"Đoạn" không chính xác

Đường màu đỏ được tạo bằng khoảng trắng, nhấn Enter ở cuối mỗi dòng và thậm chí còn tạo căn chỉnh văn bản một cách giả tạo bằng cách sử dụng dấu cách 😥

Đoạn văn đúng

Sạch sẽ và trật tự, chỉ là một câu thành ngữ :)

Văn bản từ “trang mới”

Nếu bạn cần một phần nào đó của tài liệu để bắt đầu trên một trang mới, đừng sử dụng nhiều Enter (đoạn trống). Bởi vì nếu bạn đột nhiên quyết định thay đổi thứ gì đó cao hơn trong văn bản, toàn bộ văn bản bên dưới có thể “nổi” và bạn sẽ cần phải xem lại tài liệu một lần nữa để sắp xếp các đoạn văn bản cần thiết từ đầu trang mới.

Thông thường các chương trình có khả năng chèn “Ngắt trang”. Trong MS Word, để thực hiện việc này, bạn cần nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter, con trỏ sẽ chuyển sang trang mới và nếu bạn đặt văn bản mong muốn vào vị trí con trỏ, nó sẽ luôn bắt đầu từ đầu trang mới. trang, bất kể sự thay đổi nào của văn bản ở trên cùng xảy ra. Ngắt trang là một kiểu "nhảy", chẳng hạn như từ giữa trang tính đến đầu trang tiếp theo.

Tiêu đề và cấu trúc tài liệu logic

Rất thường xuyên, khi họ muốn tạo một tiêu đề (toàn bộ tài liệu và các tiêu đề phụ), họ chỉ cần viết văn bản cần thiết, thay đổi kích thước của nó thành lớn hơn so với phần còn lại của văn bản, thêm độ đậm cho nó, v.v. Và điều này không đúng...

Tất cả các chương trình mà bài viết này đề cập đều có khái niệm về tiêu đề, tức là. Hàm ý là bạn có thể bôi đen đoạn văn mình muốn và cho biết đoạn văn đó là tiêu đề và bạn không cần phải làm gì khác. Hơn nữa, bạn cần chỉ ra các tiêu đề có tính đến thứ bậc của chúng, để bạn có thể chỉ ra không chỉ thông tin thực tế của tiêu đề mà còn cả cấp độ của nó: “Tiêu đề cấp 1”, “Tiêu đề cấp 2”, “Tiêu đề cấp 3”. ", vân vân. .

Hiện tại, hãy bỏ qua thực tế là những tiêu đề này có thể không giống như cách bạn mong muốn. Ý tưởng chính là chương trình có thể “nhận dạng” cấu trúc logic của tài liệu, vị trí của văn bản thông thường và vị trí của các tiêu đề cũng như “con” của ai là ai.

Tính năng này rất hữu ích. Vì vậy, ví dụ, trong một số chương trình, bạn có thể tự động tạo một mục lục đẹp mắt cho một tài liệu với tiêu đề chương và số trang thích hợp cho các chương này mà không tốn bất kỳ nỗ lực nào.

Thông thường chương trình có một cách thuận tiện để điều hướng qua cấu trúc tài liệu (chỉ có thể sử dụng cách này nếu tài liệu có tiêu đề chính xác). Chức năng này đơn giản là cực kỳ hữu ích khi thường xuyên làm việc với các tài liệu lớn (sách, tập lệnh, v.v.).

Điều quan trọng nữa là khả năng thay đổi giao diện của các tiêu đề này trong tương lai chỉ bằng một vài cú nhấp chuột và làm mất đi “niềm vui” khi thực hiện thủ công từng tiêu đề đó.

"Bộ xương" đã sẵn sàng

Trong bài viết tiếp theo, tôi sẽ cho bạn biết cách định dạng văn bản rõ ràng như vậy bằng cách sử dụng ví dụ về các chương trình khác nhau.