Bí mật của Lời. Tạo mẫu của riêng bạn với các trường văn bản

Trong trường hợp bạn cần tạo tài liệu Word để người khác điền vào, ví dụ tạo biểu mẫu người tham gia hội nghị, để đơn giản hóa quy trình, bạn có thể tạo một biểu mẫu để điền vào trong Microsoft Word. Biểu mẫu trong Word cho phép bạn tạo phần giữ chỗ cho nhiều loại thông tin khác nhau như văn bản, ngày tháng, câu hỏi có-không, v.v.

Kích hoạt tab nhà phát triển

Trước khi tiếp tục tạo biểu mẫu trong Word, bạn cần kích hoạt tab "Nhà phát triển" trên dải băng. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào "Tệp" -> "Tùy chọn" để mở hộp thoại "Tùy chọn Word". Chọn "Tùy chỉnh dải băng", sau đó chọn hộp kiểm cho tab "Nhà phát triển".

Tạo biểu mẫu trong Word - Word Options

Bây giờ tab “Nhà phát triển” sẽ xuất hiện trên dải băng.

Tạo biểu mẫu trong Word - tab Nhà phát triển

Thêm trường biểu mẫu trong Word

Bây giờ chúng ta đã sẵn sàng để chuyển sang tạo biểu mẫu trong Word. Để làm được điều này, chúng tôi sẽ sử dụng nhiều lĩnh vực khác nhau sẽ là thành phần cho tương lai của chúng tôi các mẫu cần điền trong Word.

Để thêm trường biểu mẫu để điền, hãy đặt con trỏ vào vị trí mong muốn, sau đó chọn thành phần cần thiết từ hộp " Điều khiển" trên tab " Nhà phát triển". Bạn có thể di chuột qua các trường để xem các tùy chọn khác nhau. Trong ví dụ này, chúng tôi đang thêm trường văn bản để cho phép người dùng nhập tên của họ.

Tạo biểu mẫu trong Word - Điều khiển tạo biểu mẫu trong Word

Một trường kiểm tra sẽ xuất hiện trong tài liệu:

Tạo biểu mẫu trong Word - Text Box

Bạn có thể thêm nhiều loại trường cho tạo biểu mẫu trong Word. Ví dụ: bạn có thể thêm hộp kiểm để chọn:

Tạo biểu mẫu trong Word - Trường hộp kiểm

Hoặc thậm chí là một công cụ chọn ngày:

Tạo biểu mẫu trong Word - Trường chọn ngày

Thiết lập trường biểu mẫu trong Word

Nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn cách các trường của bạn được hiển thị biểu mẫu trong Word, bạn có thể kích hoạt " Chế độ thiết kế"trong nhóm" Điều khiển" trên tab " Nhà phát triển ".

Tạo biểu mẫu trong Word - Chế độ thiết kế

Sau đó, bạn có thể thay đổi các thuộc tính cho từng trường của biểu mẫu trong Word, bao gồm cả văn bản sẽ xuất hiện trong mỗi trường. Nếu bạn sẵn sàng dành một chút thời gian để điều chỉnh từng trường, bạn có thể tạo một biểu mẫu khá chắc chắn. Ví dụ: bạn có thể tạo trong mẫu đơn để điền vào danh sách thả xuống tùy chỉnh như ví dụ dưới đây:

Tạo biểu mẫu trong Word - Sử dụng danh sách thả xuống trong biểu mẫu

Kết quả là, trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã nhận được những điều sau đây mẫu cần điền trong Word:

Tạo biểu mẫu trong Word - Ví dụ về biểu mẫu cần điền trong Word

Trong bài viết này chúng tôi đã đề cập đến những điều cơ bản tạo biểu mẫu trong Word. Bây giờ bạn có thể dễ dàng tạo của riêng bạn mẫu đơn để điền vào trong Microsoft Word.

Ít người biết, nhưng trình soạn thảo văn bản MS Word cho phép bạn tạo một thứ hữu ích như các biểu mẫu tùy chỉnh. Nó hữu ích như thế nào? Chỉ một ví dụ - vì vậy, bạn cần nhận được vài chục câu hỏi ở dạng điện tử. Bạn gửi cho người trả lời mẫu tệp DOC đã hoàn chỉnh, một lần nữa nhận được bảng câu hỏi đã hoàn chỉnh và...

Vâng, bạn hiểu rằng đã xảy ra sự cố. Chỉ một nửa số biểu mẫu được điền chính xác và trong tất cả các trường hợp khác hoàn toàn có sự nhầm lẫn - ai đó đã xóa các trường quan trọng, ai đó đã thêm nội dung nào đó, thay đổi định dạng ngoài khả năng nhận dạng, v.v. Kết quả là bạn phải dành thời gian cho việc tiêu chuẩn hóa và chỉnh sửa. Bây giờ tôi sẽ cho bạn biết cách giải quyết vấn đề này một lần và mãi mãi - sự lựa chọn của chúng tôi, các biểu mẫu tùy chỉnh.

Đảm bảo tab "nhà phát triển" được bật

Tab nhà phát triển trong MS Word

Trước tiên, hãy đảm bảo rằng trong MS Word của chúng tôi có tab “ Nhà phát triển", tính năng này bị tắt theo mặc định. Nếu không có tab, điều đầu tiên bạn phải làm là kích hoạt nó - mở cài đặt MS Word (“ Tài liệu» → « Tùy chọn") và tìm kiếm mục " Tùy chỉnh nguồn cấp dữ liệu của bạn". Ở bên phải danh sách, hãy chọn hộp bên cạnh “Nhà phát triển” và áp dụng các thay đổi bằng cách nhấp vào “Ok”.

Kích hoạt tab “nhà phát triển” nếu nó bị tắt

Tab bây giờ sẽ xuất hiện. hãy đi đến đó.

Tạo biểu mẫu tùy chỉnh trong MS Word

Chúng tôi sẽ không làm phức tạp mọi thứ và “bảng câu hỏi” đầu tiên của chúng tôi sẽ chỉ có một trường: tên. Trong nhóm "Điều khiển" trên tab "Nhà phát triển", tìm " Văn bản thô" và nhấp vào nó. Ngay lập tức một trường văn bản sẽ xuất hiện trên trang tính chứa đầy khoảng trống “khoảng trống để nhập văn bản”.

Tạo biểu mẫu đơn giản trong MS word

Tuyệt vời, bây giờ phép thuật bắt đầu. Bấm vào công cụ Hạn chế chỉnh sửa" và chú ý bảng xuất hiện bên phải. Chúng tôi muốn đạt được một kết quả đơn giản: người dùng điền tài liệu có thể nhập văn bản vào trường biểu mẫu (trong trường hợp này là tên của họ), nhưng không thể thay đổi chính trường đó, thay đổi định dạng hoặc chèn bất kỳ văn bản bổ sung nào vào tài liệu.

Trường biểu mẫu được chèn vào trang soạn thảo văn bản

Bảo vệ biểu mẫu khỏi những thay đổi

Bây giờ hãy làm như sau:

• Trong mục “Hạn chế định dạng”, chọn hộp “Giới hạn tập hợp các kiểu được phép”
• Trong mục “Hạn chế chỉnh sửa”, chọn “Nhập dữ liệu vào trường biểu mẫu” từ danh sách thả xuống.
• Trong mục “Bật bảo vệ”, nhấp vào nút duy nhất “Có, bật bảo vệ”

Chúng tôi cấm thay đổi tài liệu

Một cửa sổ sẽ xuất hiện trên màn hình yêu cầu bạn nhập mật khẩu - bạn không thể nhập gì cả và nhấp ngay vào “OK” hoặc nhập một mật khẩu đơn giản mà bạn sẽ không quên. Đó là tất cả.

Bảo vệ trang khỏi những thay đổi bằng mật khẩu

Hãy thử nhập tên vào trường chúng tôi đã tạo trước đó. Hóa ra? Bây giờ hãy thử nhập văn bản ở bất kỳ nơi nào khác ngoài trường này. Vâng! Trang này được bảo vệ khỏi chỉnh sửa. Bạn có thể lưu nó một cách an toàn và đảm bảo rằng chỉ dữ liệu đã nhập vào trường thích hợp mới được lưu.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn cần thực hiện các thay đổi đối với biểu mẫu, chẳng hạn như thêm trường mới? Nhìn vào phần dưới cùng của bảng Hạn chế Chỉnh sửa và nhấp vào nút Tắt Bảo vệ. Bằng cách nhấp vào nó, tài liệu sẽ lại có sẵn để chỉnh sửa.

Nếu bạn muốn chỉnh sửa trang, các hạn chế có thể được gỡ bỏ

Những trường được bảo vệ nào khác có thể được tạo trong MS Word?

Ngoài trường quen thuộc thuộc loại “Văn bản thuần túy”, MS Word còn cung cấp cho bạn các trường “phổ biến” như:

• "Văn bản có định dạng" - bạn có thể áp dụng định dạng cho văn bản trong trường
• “Hộp kiểm” - khả năng tạo biểu mẫu với các tùy chọn lựa chọn
• “Danh sách thả xuống” - khả năng chỉ định một phần tử với các tùy chọn lựa chọn được xác định trước
• “Chọn ngày” - danh sách thả xuống có lịch để thuận tiện chọn ngày mong muốn

Với bộ này, bạn có thể tạo biểu mẫu với khả năng ứng dụng gần như không giới hạn trong trình soạn thảo văn bản Word.

Tạo biểu mẫu trong Microsoft Word thật dễ dàng. Thử thách bắt đầu khi bạn quyết định tạo các biểu mẫu có thể điền mà bạn có thể gửi cho mọi người điền vào. Trong trường hợp này, MS Word sẽ giúp giải quyết vấn đề của bạn: có thể là một biểu mẫu thu thập thông tin về mọi người hay một cuộc khảo sát để lấy phản hồi từ người dùng về phần mềm hoặc một sản phẩm mới.

Kích hoạt tab "Nhà phát triển"

Để tạo biểu mẫu có thể điền, trước tiên bạn cần kích hoạt tab Nhà phát triển(Nhà phát triển). Để thực hiện việc này, hãy mở menu Tài liệu(File) và click vào lệnh Tùy chọn(Tùy chọn). Trong hộp thoại xuất hiện, mở tab Tuy Biên ruy-băng(Tùy chỉnh Ribbon) và chọn Tab chính(Tab chính) từ danh sách thả xuống.

Kiểm tra hộp Nhà phát triển(Nhà phát triển) và nhấp vào ĐƯỢC RỒI.

Bây giờ có một tab mới trên ribbon.

Trở thành hay không trở thành một khuôn mẫu?

Có hai tùy chọn để bắt đầu tạo biểu mẫu. Cách đầu tiên dễ dàng hơn, miễn là bạn chọn một mẫu phù hợp. Để tìm mẫu, hãy mở menu Tài liệu(Tệp) và nhấp vào Mới(Tạo nên). Bạn sẽ thấy nhiều mẫu sẵn sàng để tải xuống. Tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào Các hình thức(Biểu mẫu) và tìm mẫu mong muốn trong số những mẫu được cung cấp.

Khi bạn tìm thấy một mẫu phù hợp, hãy tải xuống và chỉnh sửa biểu mẫu theo ý muốn.

Đây là cách dễ nhất nhưng có thể xảy ra trường hợp bạn không tìm được mẫu phù hợp trong số những mẫu được cung cấp. Trong trường hợp này, bạn có thể tạo biểu mẫu từ bản nháp. Đầu tiên, hãy mở cài đặt mẫu, nhưng thay vì biểu mẫu tạo sẵn, hãy chọn Mẫu của tôi(Mẫu của tôi).

Lựa chọn Bản mẫu(Mẫu) và nhấp vào ĐƯỢC RỒIđể tạo ra một mẫu sạch. Cuối cùng, nhấp vào Ctrl+Sđể lưu tài liệu. Hãy gọi cho anh ấy Mẫu Mẫu 1.

Điền vào biểu mẫu với các phần tử

Bây giờ bạn có một mẫu trống, nghĩa là bạn có thể thêm thông tin vào biểu mẫu. Biểu mẫu chúng tôi sẽ tạo trong ví dụ này là một bảng câu hỏi đơn giản để thu thập thông tin về những người sẽ điền vào bảng câu hỏi đó. Đầu tiên, hãy chèn các câu hỏi chính. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ tìm hiểu các thông tin sau:

1. Tên(Tên) – văn bản thuần túy
2. Tuổi(Tuổi) – danh sách thả xuống
3. D.O.B.(Sinh nhật) – chọn ngày
4. Tình dục(Giới tính) – hộp kiểm
5. Mã Bưu Chính(Mã bưu chính) – văn bản thuần túy
6. Số điện thoại(Số điện thoại) – văn bản thuần túy
7. Màu cơ bản yêu thích và lý do(Màu sắc yêu thích của bạn là gì và tại sao) – combo box
8. Lớp phủ bánh pizza ngon nhất(Bánh pizza được yêu thích) – hộp kiểm và văn bản thuần túy
9. Công việc mơ ước của bạn là gì và tại sao? Giới hạn câu trả lời của bạn trong 200 từ(Công việc mơ ước của bạn là gì và tại sao) – văn bản có định dạng
10. Bạn lái loại xe nào?(Bạn có xe gì) – văn bản thông thường

Để bắt đầu tạo các biến thể điều khiển khác nhau, hãy mở tab Nhà phát triển(Nhà phát triển) mà bạn đã thêm trước đó và trong phần Điều khiển(Điều khiển) chọn Chế độ thiết kế(Chế độ thiết kế).

Khối văn bản

Đối với bất kỳ câu hỏi nào yêu cầu câu trả lời bằng văn bản, bạn có thể chèn các khối văn bản. Điều này được thực hiện bằng cách sử dụng:

• Kiểm soát nội dung văn bản đa dạng thức(Kiểm soát nội dung văn bản đa dạng thức) - người dùng có thể tùy chỉnh định dạng
• Kiểm soát nội dung văn bản thuần túy(Kiểm soát nội dung văn bản thuần túy) - Chỉ cho phép văn bản thuần túy không có định dạng.

Hãy tạo một hộp trả lời văn bản đa dạng thức cho câu hỏi 9 và sau đó là hộp trả lời văn bản thuần túy cho các câu hỏi 1, 5, 6 và 10.

Đừng quên rằng bạn có thể thay đổi văn bản trong trường kiểm soát nội dung để phù hợp với câu hỏi. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào trường và nhập văn bản. Kết quả được hiển thị trong hình ảnh trên.

Thêm bộ chọn ngày

Nếu bạn cần thêm ngày, bạn có thể chèn Kiểm soát nội dung bộ chọn ngày(Kiểm soát nội dung bộ chọn ngày). Hãy sử dụng yếu tố này cho câu hỏi 3.

Chèn danh sách thả xuống

Đối với những câu hỏi yêu cầu một câu trả lời duy nhất (ví dụ: câu hỏi 2), sẽ thuận tiện hơn khi sử dụng danh sách thả xuống. Hãy chèn một danh sách đơn giản và điền vào đó các độ tuổi. Đặt trường kiểm soát nội dung, nhấp chuột phải vào nó và chọn Của cải(Của cải). Trong hộp thoại xuất hiện Thuộc tính kiểm soát nội dung(Thuộc tính kiểm soát nội dung) nhấp vào Thêm vào(Add) để thêm độ tuổi vào danh sách.

Khi hoàn tất, bạn sẽ có một cái gì đó tương tự như hình ảnh bên dưới. Trong trường hợp này, chế độ thiết kế phải bị tắt!

Bạn cũng có thể dùng Hộp tổ hợp(Hộp tổ hợp) trong đó bạn có thể dễ dàng tạo danh sách bất kỳ mục nào bạn muốn. Nếu cần, người dùng sẽ có thể nhập văn bản bổ sung. Hãy chèn một hộp tổ hợp cho câu hỏi 7. Vì chúng ta sẽ sử dụng thành phần này nên người dùng sẽ có thể chọn một trong các tùy chọn đã cho và nhập câu trả lời về lý do tại sao họ thích màu họ đã chọn.

Chèn hộp kiểm

Để trả lời câu hỏi thứ tư, hãy chèn các hộp kiểm. Đầu tiên bạn cần nhập các phương án trả lời (nam - nam; nữ - nữ). Sau đó thêm một điều khiển nội dung Hộp kiểm(Hộp đánh dấu) bên cạnh mỗi phương án trả lời:

Lặp lại bước này cho bất kỳ câu hỏi nào có một hoặc nhiều phương án trả lời. Chúng tôi sẽ thêm một hộp kiểm vào câu trả lời cho câu hỏi 8. Ngoài ra, để cho phép người dùng chỉ định tùy chọn phủ bánh pizza không được liệt kê, chúng tôi sẽ thêm một nội dung kiểm soát Văn bản thô(Văn bản thô).

Cuối cùng

Mẫu trống đã hoàn thành với chế độ thiết kế được bật và tắt sẽ trông giống như các hình ảnh bên dưới.

Đã bật chế độ thiết kế:

Chế độ thiết kế bị tắt:

Chúc mừng! Bạn vừa học các kỹ thuật cơ bản để tạo biểu mẫu tương tác. Bạn có thể gửi tệp DOTX cho mọi người và khi họ chạy nó, nó sẽ tự động mở dưới dạng tài liệu Word thông thường mà họ có thể điền và gửi lại.

Bài học đã được nhóm của trang web office-guru.ru chuẩn bị cho bạn

Tôi đã mô tả quá trình tạo một mẫu đơn giản bằng cách sử dụng các nút chức năng trên thanh công cụ CÁC HÌNH THỨC.

Tôi nghĩ cần nói chi tiết hơn về bảng điều khiển này và các nút trên đó. Tôi sẽ cố gắng chỉ cung cấp những thông tin cần thiết nhất mà không đi sâu vào chi tiết.

Thanh công cụ Các hình thức(Biểu mẫu) bị ẩn khỏi người dùng theo mặc định, giống như nhiều bảng khác. Để gọi nó, nhấp chuột phải vào khoảng trống trong khu vực thanh công cụ và chọn từ danh sách xuất hiện Các hình thức(Các hình thức). Có một cách khác: trong menu Xem(Xem) lệnh chọn Thanh công cụ(Thanh công cụ) và trong danh sách thả xuống của các bảng có sẵn, tìm và nhấp vào bảng Các hình thức(Các hình thức).

Trong ảnh chụp màn hình này, tôi đã chỉ ra các nút sẽ được thảo luận thêm.

1. Trường văn bản. Sử dụng nút này để chèn nhiều loại trường văn bản khác nhau vào mẫu tài liệu. Đây có thể là văn bản thực tế, một số, ngày, giờ hoặc trường công thức (tính toán).

Theo mặc định, nhấp vào nút này sẽ chèn một trường văn bản như Văn bản thô(Văn bản thông thường), nghĩa là bất kỳ dữ liệu văn bản nào (văn bản, số, dấu cách, ký hiệu). Để thay đổi loại trường, bạn phải nhấp đúp vào chính trường đó hoặc nhấp vào nút Tùy chọn trường biểu mẫu(Tùy chọn trường biểu mẫu). Một hộp thoại sẽ mở ra, như trong ảnh chụp màn hình:

Trong lĩnh vực Văn bản mặc định(Văn bản mặc định) bạn có thể nhập văn bản mẫu để người dùng có thể hiểu ngay chính xác những gì họ nên nhập vào trường này.

Cánh đồng Chiều dài tối đa(Độ dài tối đa) cho phép bạn giới hạn số lượng ký tự mà người dùng nhập vào.

Cánh đồng Định dạng văn bản(Định dạng văn bản) đề xuất đặt định dạng cụ thể cho văn bản đầu vào.

Điều rất quan trọng là đừng quên kiểm tra tùy chọn cho phép thay đổi(Bật điền) nếu bạn có ý định nhập hoặc thay đổi dữ liệu trong trường này.

Và sẽ thật tuyệt nếu người dùng khi chọn hoặc nhập dữ liệu vào trường văn bản có thể nhận được gợi ý: nó dùng để làm gì và nhập gì vào trường này. Trợ giúp cho trường văn bản giải quyết được một phần vấn đề này. Đúng, việc thực hiện gợi ý như vậy khá bất tiện và không rõ ràng đối với người dùng. Không phải ai cũng nhìn vào thanh trạng thái (bên dưới) hoặc nghĩ đến việc nhấn phím F1.

Trong hộp thoại ở phía dưới, bạn có thể thấy một nút Văn bản trợ giúp(Thêm văn bản trợ giúp). Bằng cách nhấp vào nó, bạn sẽ thấy một hộp thoại khác:

Tại đây, bạn có thể nhập văn bản trợ giúp của mình, văn bản này sẽ được hiển thị cho người dùng trên thanh trạng thái và/hoặc khi nhấn phím F1.

Như tôi đã nói ở trên, bạn có thể chọn loại dữ liệu khác thay vì văn bản: số, ngày, giờ hoặc công thức. Tất cả điều này có sẵn trong danh sách thả xuống Kiểu(Kiểu).

Bạn có thể hỏi, loại trường Văn bản thuần túy khác với loại trường Số như thế nào? Rốt cuộc, cả hai loại đều cho phép bạn nhập số.

Điều này là đúng. Nhưng loại trường Số chỉ cho phép nhập số. Bạn có thể chọn định dạng đặc biệt cho số bạn nhập, chẳng hạn như định dạng tiền tệ.

2. Hộp kiểm. Yếu tố Hộp kiểm(Trường biểu mẫu hộp kiểm) được sử dụng chủ yếu cho tất cả các loại bảng câu hỏi và biểu mẫu mà bạn cần đánh dấu vào các tùy chọn thích hợp. Nhiều tùy chọn khác nhau cũng có sẵn cho trường này bằng cách nhấp vào nút. Tùy chọn trường biểu mẫu(Tùy chọn trường biểu mẫu).

3. Hộp tổ hợp. Chèn Hộp tổ hợp(Trường biểu mẫu thả xuống) cho phép người dùng chọn bất kỳ dữ liệu nào (do bạn nhập trước) từ danh sách thả xuống. Để nhập dữ liệu này, bạn phải bấm đúp vào trường hoặc bấm vào nút Tùy chọn trường biểu mẫu(Tùy chọn trường biểu mẫu), thao tác này sẽ mở hộp thoại có các tùy chọn có sẵn cho trường đó.

4. Vẽ bảng Và Thêm bảng. Các nút này có mục đích tương tự như các lệnh cùng tên trong menu Bàn(Bàn). Các nút này nằm trên thanh công cụ FORMS để thuận tiện cho người dùng nếu cần chèn các trường biểu mẫu vào ô bảng.

5. Thêm khung. Nút này cho phép bạn chèn khung vào mẫu tài liệu của mình. Một khung thường xuất hiện dưới dạng một khối riêng biệt trên trang. Nó có thể được bao quanh văn bản ở tất cả các mặt hoặc đặt sang một bên của văn bản. Đây là một loại thùng chứa văn bản hoặc cho các trường tương tự.

6. Các trường biểu mẫu tô bóng. Các trường biểu mẫu tô bóng (có nền màu xám nhạt) giúp bạn dễ dàng tìm thấy các trường bạn muốn điền trên màn hình. Nó không xuất hiện khi in.

7. Xóa trường biểu mẫu. Khi bạn bấm vào nút này, tất cả dữ liệu đã nhập vào các trường của biểu mẫu sẽ bị xóa (xóa).

8. Bảo vệ biểu mẫu. Khi bạn đã tạo mẫu tài liệu của mình, bạn cần bảo vệ dữ liệu bất biến trong tài liệu khỏi bị vô tình thay đổi hoặc xóa và ngăn người dùng thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tài liệu ngoài việc chèn dữ liệu vào một số trường nhất định. Nút đặc biệt này được sử dụng cho những mục đích này - Biểu mẫu Bảo vệ. Nhấn vào nó. Từ giờ trở đi, khi tạo tài liệu dựa trên mẫu này, người dùng sẽ chỉ có thể nhập dữ liệu vào các trường văn bản được tô bóng.

Mã trường rất hữu ích khi giữ chỗ cho dữ liệu có thể thay đổi trong tài liệu và chúng có thể được sử dụng để tự động hóa các khía cạnh nhất định của tài liệu. Mã trường được chèn khi bạn sử dụng các tính năng của Word như số trang hoặc mục lục, nhưng bạn có thể chèn mã trường theo cách thủ công cho các tác vụ khác, chẳng hạn như thực hiện phép tính hoặc điền nội dung tài liệu từ nguồn dữ liệu.

Các bước này cho phép bạn chèn bất kỳ mã trường nào vào Word. Để biết danh sách mã trường cùng thông tin chi tiết về từng mã, hãy xem Danh sách mã trường trong Word.

Chèn một trường

Ghi chú:

Đến trong hộp thoại Cánh đồng mã trường được hiển thị, nhấp vào nút Mã trường. Đối với một số trường, mã được hiển thị tự động.

Để lồng một trường vào một trường khác, trước tiên hãy chèn trường bên ngoài (vùng chứa) bằng cách làm theo các bước 1-4 ở trên. Sau đó, trong tài liệu của bạn, đặt con trỏ vào mã trường nơi bạn muốn chèn trường bên trong và làm theo các bước 2-4 ở trên.

Thay đổi trường

Lưu ý an toàn: Vì mã trường được hiển thị cho mọi người đọc tài liệu nên bạn không nên đưa thông tin nhạy cảm vào đó.

Hiển thị mã trường

Theo mặc định, các giá trị trường trong Word không khác biệt với phần còn lại của nội dung tài liệu nên khi đọc người dùng không nhận thấy một phần nội dung tài liệu nằm trong trường. Tuy nhiên, các trường cũng có thể được hiển thị bằng bóng để làm nổi bật chúng trong tài liệu.

Kiểm soát cập nhật trường

Theo mặc định, các trường trong Microsoft Word được cập nhật tự động khi bạn mở tài liệu. Bằng cách này, dữ liệu vẫn được cập nhật. Tuy nhiên, có những tình huống mà việc sử dụng chức năng này là không mong muốn. Ví dụ: bạn có thể muốn tiêu đề hiển thị một ngày cụ thể thay vì ngày hiện tại khi bạn mở tài liệu.

Bạn cũng có thể cập nhật một trường bằng cách bấm đúp vào trường đó và chọn Trường cập nhật hoặc bằng cách chọn nó và nhấn F9

Để cập nhật thủ công tất cả các trường trong nội dung tài liệu, hãy nhấn Ctrl+A rồi nhấn F9. Các trường trong tiêu đề hoặc tiêu đề phải được cập nhật riêng lẻ. Bấm vào trường đầu trang, chân trang hoặc văn bản, nhấn Ctrl+A, rồi nhấn F9.

Để ngăn các trường được cập nhật tự động hoặc vô tình, bạn có thể khóa chúng.

Khóa hoặc mở khóa một trường cụ thể

Làm một điều trong số sau đây:

Để khóa một trường (ngăn không cho giá trị của nó được cập nhật), hãy chọn trường đó và nhấn CTRL+F11.

Để mở khóa một trường (cho phép cập nhật giá trị của nó), hãy chọn trường đó và nhấn CTRL+SHIFT+F11.

Khóa các giá trị trường BOOKMARK, INCLUDEEXT và REF

Khóa khóa giá trị (\!) ngăn cập nhật trường có trong giá trị của trường BOOKMARK, INCLUDETEXT hoặc REF nếu giá trị của trường đó ở vị trí ban đầu không thay đổi. Nếu không có khóa này, các trường có trong giá trị của trường BOOKMARK, INCLUDETEXT hoặc REF sẽ tự động được cập nhật bất cứ khi nào trường đó được cập nhật.

Ví dụ, trường { BAO GỒMEXTEXT C:\\Sales\Sales_4_quarter.doc \! } chèn nội dung của tài liệu "Sales_4_quarter.doc" chứa trường DATE và EMBED. Khi cập nhật trường INCLUDEEXT, phím "\!" sẽ không cho phép bạn cập nhật các trường DATE và EMBED trong văn bản đã dán nếu chúng không được cập nhật trong tài liệu nguồn ("Sales_4_quarter.doc"). Khóa này đảm bảo rằng văn bản được chèn bằng trường INCLUDETEXT khớp với văn bản trong tài liệu nguồn.

Để cập nhật trường DATE và EMBED ở cả hai vị trí, hãy cập nhật chúng trong tài liệu nguồn (Sales_Q4.doc) rồi cập nhật trường INCLUDETEXT.

Chuẩn bị mẫu đơn

Hình thức là một tài liệu có các vùng trống để nhập dữ liệu. Các hình thức giống như các hình thức giấy thông thường. Trên bất kỳ biểu mẫu nào, ngoại trừ văn bản cố định, đều có những cột trống nơi bạn cần nhập thông tin cụ thể. Các cột - trường tương tự được cung cấp dưới dạng điện tử: trường văn bản, trường hộp kiểm, trường danh sách.

Các biểu mẫu có hai loại;

• in - để sử dụng ở dạng in;
• điện tử - để nhập dữ liệu ở dạng điện tử.

Ưu điểm của biểu mẫu điện tử bao gồm tự động xác thực dữ liệu đã nhập (ví dụ: số nhân viên của nhân viên), cập nhật các trường phụ thuộc (ví dụ: trường thành phố và tiểu bang khi nhập mã zip) và sự hiện diện của các gợi ý giúp điền dễ dàng hơn ra khỏi mẫu đơn.

Để tạo một biểu mẫu, hãy phác thảo hình dáng gần đúng của nó hoặc sử dụng biểu mẫu đã được tạo làm mẫu. Tốt hơn là sử dụng các mẫu để phát triển một biểu mẫu.

Yêu cầu cơ bản để tạo biểu mẫu:

1. định nghĩa nội dung, tức là thông tin sẽ được nhập vào biểu mẫu nhằm mục đích gì;
2. lựa chọn hình thức biểu mẫu - in hoặc điện tử:
3. phân tích và cấu trúc thông tin nhằm mục đích đặt vào biểu mẫu. Biểu mẫu phải có phần cố định và phần thay đổi.

• phần không đổi - dữ liệu gốc không thể thay đổi trong các lần sử dụng khác nhau của biểu mẫu, ví dụ: văn bản giải thích;
• phần biến là các trường để nhập dữ liệu cụ thể.

thiết kế bố cục biểu mẫu làm nổi bật các khu vực cấu trúc sau:

• tiêu đề biểu mẫu thường nằm ở đầu tài liệu (một phần tùy chọn của biểu mẫu);
• Vùng dữ liệu không thể thay đổi được dự định sẽ được đặt ở dạng thông tin cố định;
• Khu vực phần có thể chỉnh sửa dành cho các tùy chọn khác nhau để điền vào biểu mẫu;
• ghi chú biểu mẫu được sử dụng để đăng hướng dẫn điền biểu mẫu;
• Đầu trang và chân trang được sử dụng để cung cấp thông tin nhất quán trên mỗi trang biểu mẫu.

Sau khi thiết kế biểu mẫu, hãy làm theo các bước sau để triển khai biểu mẫu:

1. Tạo một mẫu mới cho biểu mẫu.
2. Đặt cấu trúc cơ bản của biểu mẫu (văn bản không đổi) vào mẫu.
3. Chèn các trường thuộc loại thích hợp. Đối với mỗi trường, hãy đặt kích thước, giá trị mặc định và thông tin tham chiếu.
4. Bảo vệ hình thức của bạn.
5. Lưu mẫu.

Tạo mẫu biểu mẫu mới

Từ một tài liệu Word mới (Tệp lệnh => nút Mới, Tệp mới trên thanh công cụ Chuẩn), tài liệu này có thể được lưu dưới dạng mẫu bằng cách chọn loại tệp thích hợp trong cửa sổ lưu tài liệu.

Dựa trên các mẫu hiện có bằng cách chọn mẫu mong muốn trong cửa sổ hộp thoại (trong vùng tác vụ Tạo tài liệu trong phần Mẫu => Trên máy tính của tôi và sau đó đặt nút chuyển sang chế độ Mẫu trong nhóm Tạo)

Vị trí của cấu trúc biểu mẫu cơ bản trong mẫu

Phần chính của bố cục cấu trúc của biểu mẫu là biểu mẫu dựa trên bảng.

Các công cụ Word sau được sử dụng để phát triển và tạo biểu mẫu:

• Để tạo một biểu mẫu có cấu trúc đơn giản, hãy nhấp vào nút Thêm bảng trên thanh công cụ Các hình thức. Nếu cấu trúc biểu mẫu phức tạp hơn, hãy chèn nhiều bảng cách nhau bằng dòng trống.
• Một hình dạng phức tạp cũng có thể được tạo ra bằng cách nhấn vào nút Vẽ một bảng trên thanh công cụ Các hình thức và vẽ các hàng và cột riêng lẻ của nó. Nếu có lỗi hãy nhấn vào nút Cục tẩy trên thanh công cụ Bảng và đường viền và chọn các dòng bạn muốn xóa bằng cách kéo.
• Để vẽ một hộp xung quanh một khu vực cụ thể của biểu mẫu rồi đặt một đoạn văn bản, đồ họa hoặc sơ đồ vào đó, hãy nhấp vào nút Dòng chữ trên thanh công cụ Vẽ. Sau đó sử dụng thanh công cụ Vẽđể thay đổi đường viền khung, màu nền, màu văn bản, v.v.
• Để làm cho biểu mẫu trở nên hấp dẫn hơn, các đường viền và bóng đổ được thêm vào các thành phần chính của biểu mẫu. Để thêm các dòng (viền) in giữa các ô hoặc tạo khung cho bảng hoặc để tạo bóng cho các thành phần quan trọng của biểu mẫu, hãy chọn thành phần bạn muốn, chọn Đường viền và bóng trên thực đơn Định dạng, sau đó đặt các tùy chọn cần thiết trên các tab Ranh giới Và Đổ đầy.

Chèn các trường vào một biểu mẫu

Để chèn các trường biểu mẫu vào biểu mẫu mà người dùng xem và điền trong Word hoặc dưới dạng biểu mẫu in, hãy sử dụng thanh công cụ Các hình thức. Theo mặc định, thanh công cụ Biểu mẫu bị ẩn khỏi người dùng, giống như nhiều thanh công cụ khác. Để gọi nó, nhấp chuột phải vào khoảng trống trong khu vực thanh công cụ và chọn Biểu mẫu từ danh sách xuất hiện. Có một cách khác: trong menu View, chọn lệnh Toolbars và trong danh sách các bảng có sẵn mở ra, tìm và nhấp vào bảng Forms.

Đặt con trỏ vào tài liệu nơi bạn muốn chèn trường biểu mẫu và chọn nút mong muốn.

Cái nút	Kết quả
Trương Văn bản	Cho phép bạn đặt trường văn bản trên một biểu mẫu có thể được sử dụng để nhập nhiều loại dữ liệu khác nhau (văn bản, số, ngày, giờ, biểu thức tính toán). Trường này có thể được đặt thành giá trị mặc định.
Hộp kiểm	Được sử dụng để thêm hộp kiểm bên cạnh một tham số độc lập đã được chọn hoặc bị xóa. Các hộp kiểm cũng có thể được thêm vào một nhóm các tùy chọn không loại trừ lẫn nhau (nghĩa là có thể chọn nhiều tùy chọn).
Hộp tổ hợp	Chúng là các trường có danh sách các câu trả lời có thể có. Nếu danh sách đủ lớn, người dùng sẽ có thể cuộn qua danh sách đó để xem các câu trả lời khác.
Tùy chọn trường biểu mẫu	Cho phép bạn thay đổi các tham số trường, ví dụ: thêm các mục vào hộp tổ hợp, chọn loại dữ liệu, v.v.
Tạo bảng	Gọi chế độ vẽ bảng Word.
Thêm bảng	Tương tự như lệnh Insert Table của Word, cho phép bạn chọn số hàng và số cột.
Thêm khung	Thêm khung để bạn có thể đặt nhiều loại thông tin hoặc trường khác nhau.
Các trường biểu mẫu tô bóng	Bật hoặc tắt chế độ tô bóng trường.
Xóa trường biểu mẫu	Cho phép bạn trả lại tất cả các giá trị về mặc định.
Bảo vệ biểu mẫu	Sau khi phát triển biểu mẫu, nó cho phép bạn bảo vệ các trường khỏi những thay đổi.

Ngoài các thành phần của thanh công cụ Biểu mẫu, bạn có thể thêm các thành phần từ thanh công cụ Điều khiển vào đó.

Phép cộng đơn giản lĩnh vực

Để thêm đơn giản nút bấm vào trường Trương Văn bản trên thanh công cụ Các hình thức. Một hình chữ nhật màu xám sẽ xuất hiện trên màn hình ở vị trí con trỏ. Sử dụng nút này để chèn nhiều loại trường văn bản khác nhau vào mẫu tài liệu. Đây có thể là văn bản thực tế, một số, ngày, giờ hoặc trường công thức (tính toán). Theo mặc định, việc nhấp vào nút này sẽ chèn một trường văn bản thuộc loại Văn bản thuần túy vào mẫu, nghĩa là bất kỳ dữ liệu văn bản nào (văn bản, số, dấu cách, ký hiệu).

Để thay đổi loại trường, hãy nhấp vào nút Tùy chọn trường biểu mẫu hoặc nhấp đúp vào chính trường đó. Hộp thoại bên dưới sẽ mở ra, đặt các tham số trường bắt buộc trong đó:

Nằm trong hộp thoại Tùy chọn trường văn bản danh sách thả xuống Kiểu chứa sáu loại trường được thiết kế để lưu trữ các giá trị khác nhau trong các trường văn bản biểu mẫu.

1. Văn bản thôđể nhập văn bản, số, ký tự hoặc dấu cách.
2. Con sốđể nhập số. Chỉ cho phép nhập số. Bạn có thể chọn định dạng đặc biệt cho số bạn nhập, chẳng hạn như định dạng tiền tệ.
3. ngàyđể nhập ngày .
4. Ngày hiện tạiđể hiển thị ngày hiện tại. Trường này không thể thay đổi.
5. Thời điểm hiện tạiđể hiển thị thời gian hiện tại. Trường này không thể thay đổi.
6. Phép tính. Sử dụng trường "= (Công thức)" để tính toán, chẳng hạn như tính thuế bán hàng trên tổng phụ. Người dùng không thể điền hoặc chỉnh sửa trường này. Nếu bạn đã chọn trường tính toán trong trường Loại thì trường Văn bản theo mặc định sẽ chuyển thành trường Biểu thức. Bạn phải nhập một công thức vào trường này. Công thức bắt đầu bằng dấu "=" (bằng) và có thể chứa các hằng số, liên kết đến các trường biểu mẫu (dấu trang) và dấu hiệu phép toán.

Trong lĩnh vực Văn bản mặc định bạn có thể nhập văn bản mẫu để người dùng có thể hiểu ngay chính xác những gì họ nên nhập vào trường này.

Cánh đồng Chiều dài tối đa cho phép bạn giới hạn số lượng ký tự được người dùng nhập vào.

Cánh đồng Định dạng văn bảnđề nghị đặt định dạng cụ thể cho văn bản đã nhập. Xin lưu ý: tên của danh sách này thay đổi theo chế độ xem trường biểu mẫu bạn chọn trong trường Kiểu.

Nếu bạn dự định sử dụng trường này trong tính toán thì trong trường Đánh dấu nhập tên trường.

Điều rất quan trọng cần nhớ là chọn tùy chọn Cho phép thay đổi nếu bạn định nhập hoặc thay đổi dữ liệu trong trường này.

Thêm một hộp tổ hợp

Trường danh sách cho phép bạn chọn tùy chọn mong muốn từ danh sách thay vì nhập thủ công. Tùy chọn đầu tiên trong danh sách là tùy chọn mặc định.

Để tạo hộp tổ hợp, hãy làm theo các bước sau:

Trong lĩnh vực Mục danh sách nhập tùy chọn bạn muốn thêm vào danh sách. Nhấn vào nút Thêm vàođể bao gồm một tùy chọn trong trường Danh sách. Để nhập một giá trị khác, hãy lặp lại các bước này. Bạn có thể tạo một danh sách lên đến 25 lựa chọn.

• Để loại bỏ một phần tử khỏi Danh sách các phần tử chọn phần tử và nhấp vào nút Xóa bỏ.
• Khi tạo một danh sách, các phần tử có thể được thêm vào theo bất kỳ thứ tự nào, bởi vì sự sắp xếp lại của họ được cho phép. Để thay đổi thứ tự, hãy chọn một phần tử trong trường Danh sách và sử dụng các mũi tên trong phần Đặt hàng.
• Để sử dụng trường nút radio cho phép thay đổi phải hoạt động.
• Bấm vào đồng ý.

Tạo văn bản trợ giúp cho các trường biểu mẫu

Để giúp điền biểu mẫu một cách chính xác dễ dàng hơn, mỗi trường đều được bổ sung văn bản trợ giúp. Sự trợ giúp có thể được tổ chức theo hai cách:

1. tự động hiển thị trên thanh trạng thái khi nhập trường biểu mẫu;
2. chỉ khi bạn nhấn phím F1.

Trong trường hợp sau, văn bản trợ giúp thường được đặt trong cửa sổ thông tin. Để tạo văn bản trợ giúp cho trường biểu mẫu:

Thêm hộp kiểm Trường

Yếu tố Hộp kiểmđược thêm vào biểu mẫu để chọn hoặc từ chối tùy chọn câu trả lời đã cho bằng cách sử dụng trường Hộp kiểm. Nó được sử dụng chủ yếu cho tất cả các loại câu hỏi và biểu mẫu mà bạn cần đánh dấu vào các lựa chọn thích hợp.
Nhiều tùy chọn khác nhau cũng có sẵn cho trường này bằng cách nhấp vào nút. Tùy chọn trường các hình thức.

• Trong chuong Kích thước hộp kiểm Bạn có thể đặt kích thước chính xác của trường hộp kiểm hoặc bật kích thước hộp kiểm để tự động điều chỉnh theo chiều cao của văn bản xung quanh.
• Để chèn một nút radio trống vào một phần Mặc định kích hoạt giá trị Cởi, nghĩa Cài đặt- kích hoạt nút chuyển khi tạo biểu mẫu.
• Để cho phép người dùng điều khiển công tắc, hãy bỏ chọn hộp kiểm cho phép thay đổiở trạng thái hoạt động.
• Bấm vào đồng ý.

Bảo vệ biểu mẫu

Khi bạn đã tạo một biểu mẫu điện tử được thiết kế để xem và điền vào Word, nó phải được bảo mật để người dùng chỉ có thể nhập dữ liệu vào các trường được chỉ định.

Để thiết lập sự bảo vệ:

1. Thực hiện các lệnh menu Dịch vụ =>Bảo vệ tài liệu. Kết quả là khung tác vụ sẽ chuyển sang Bảo vệ tài liệu.
2. Chọn vào phần Hạn chế chỉnh sửa chỉ cho phép Nhập dữ liệu vào các trường biểu mẫu;
3. Nhấn vào nút Có, kích hoạt bảo vệ. Sau đó, một trường để nhập mật khẩu sẽ xuất hiện.
4. Trong lĩnh vực Mật khẩu bạn có thể chỉ định mật khẩu (khi gỡ bỏ bảo vệ, hệ thống sẽ yêu cầu bạn chỉ định mật khẩu);
5. Sau khi được bảo vệ, người dùng chỉ có thể điền vào các trường của biểu mẫu nhưng không thể thay đổi bài kiểm tra liên tục của biểu mẫu.

Để loại bỏ bảo vệ:

1. Thực hiện các lệnh menu Dịch vụ =>Xóa bảo vệ;
2. Chỉ định mật khẩu nếu việc bảo vệ được thực hiện bằng mật khẩu.

Để nhanh chóng bảo vệ hoặc bỏ bảo vệ biểu mẫu trong khi bạn đang thiết kế hoặc chỉnh sửa nó, hãy bấm vào Bảo vệ biểu mẫu trên thanh công cụ Các hình thức.

Lưu dữ liệu được nhập điện tử để sử dụng trong cơ sở dữ liệu

1. Mở biểu mẫu điện tử đã hoàn thành.
2. Chọn một đội Tùy chọn trên thực đơn Dịch vụ và sau đó là tab Sự bảo tồn.
3. Kiểm tra hộp Chỉ lưu dữ liệu biểu mẫu.
4. Chọn một đội Lưu thành trên thực đơn Tài liệu.
5. Nhập tên tệp vào trường Tên tập tin.
6. Lựa chọn Chỉ văn bản trong lĩnh vực Loại tệp.

Nội dung của các trường biểu mẫu sẽ được lưu dưới dạng tệp văn bản. Dấu phẩy sẽ được sử dụng làm dấu phân cách.

In dữ liệu được nhập vào biểu mẫu điện tử

1. Chọn một đội Tùy chọn trên thực đơn Dịch vụ và sau đó là tab Niêm phong.
2. Kiểm tra hộp Chỉ in dữ liệu biểu mẫu.
3. Nhấn vào nút Niêm phong.

Word sẽ chỉ in dữ liệu đã nhập vào biểu mẫu.
Ghi chú. Nếu biểu mẫu điện tử được phát triển dựa trên biểu mẫu hiện có, chẳng hạn như lệnh thanh toán và các trường của biểu mẫu nằm ở cùng vị trí như trên biểu mẫu thì có thể sử dụng chuỗi hành động trên để điền vào biểu mẫu.

Chèn các đối tượng ActiveX vào một biểu mẫu

Bạn có thể chèn các đối tượng ActiveX vào cả biểu mẫu Web và biểu mẫu nhằm mục đích để người dùng xem và tùy chỉnh khi làm việc trong Word.

1. Việc chèn đối tượng ActiveX được thực hiện bằng thanh công cụ Điều khiển.
2. Để cấu hình các thuộc tính của điều khiển đã chọn, hãy bấm Của cải trên thanh công cụ Điều khiển.
3. Để viết macro Visual Basic for Application điều khiển các thuộc tính của điều khiển, hãy bấm đúp vào điều khiển đó. Nhập macro vào cửa sổ soạn thảo Visual Basic.

Thay đổi thuộc tính đối tượng ActiveX

Quy trình sau đây mô tả cách thay đổi thuộc tính của đối tượng ActiveX trong biểu mẫu.

1. Mở mẫu có chứa biểu mẫu bạn muốn thực hiện thay đổi.
2. Chọn đối tượng mong muốn.
3. Trên thanh công cụ Điều khiển nhấn vào nút Của cải.
4. Thực hiện những thay đổi cần thiết.
5. Bảo vệ biểu mẫu bằng cách nhấp vào nút Bảo vệ biểu mẫu trên thanh công cụ Các hình thức.

Tự động hóa công việc với biểu mẫu

Khi bạn nhập hoặc thoát khỏi trường biểu mẫu, macro có trong mẫu biểu mẫu sẽ tự động được gọi. Ví dụ: nếu người dùng chọn hộp kiểm Đã cưới, macro được gọi khi thoát có thể kích hoạt các trường liên quan như Tên vợ/chồng.

1. Tạo macro và lưu chúng trong mẫu biểu mẫu của bạn. Nếu các macro bắt buộc có sẵn trong một mẫu khác, hãy sao chép chúng vào mẫu biểu mẫu.
2. Bấm đúp vào trường mà macro sẽ được liên kết.
3. Để chạy macro khi nhập trường biểu mẫu, hãy chọn nó từ danh sách Chạy macro khi đăng nhập.

Để chạy macro khi thoát khỏi trường biểu mẫu, hãy chọn nó từ danh sách Chạy macro khi thoát.
Ghi chú. Nếu biểu mẫu được sử dụng trên các máy tính khác không chứa các macro như vậy trong mẫu Bình thường.dot, thì chúng sẽ không tự động bắt đầu. Do đó, macro được sử dụng trong biểu mẫu phải được chứa trong mẫu biểu mẫu. Trong trường hợp này, chúng sẽ có sẵn để sử dụng trên các máy tính khác.