Thực đơn
trang chủSự liên quan

Phiếu thanh toán qua email. Phiếu lương có thể được gửi qua đường bưu điện không? Có thể được truy cập bằng một chương trình đặc biệt

Xin chào! Cho đến nay, chúng tôi đã phát phiếu lương cho nhân viên trên giấy. Tôi đang nghĩ cách chuyển sang phiếu lương điện tử và được nhiều nhân viên ủng hộ. Đúng, chúng tôi vẫn chưa quyết định chính xác như thế nào. Nhưng một số người muốn nhận phiếu lương theo cách cũ. Làm thế nào tôi có thể thoát khỏi tình trạng này? Tôi không thể ép buộc bất cứ ai.

Ý kiến ​​chuyên gia

Bộ luật Lao động bắt buộc người sử dụng lao động phải thông báo cho người lao động bằng văn bản (Phần 1 Điều 136 Bộ luật Lao động Liên bang Nga):

  • về thành phần tiền lương và các khoản phí khác;
  • số tiền và lý do khấu trừ tiền lương;
  • số tiền phải trả trong tay.

Khoản 2 Điều 136 Bộ luật Lao động cũng quy định hình thức thông báo tiền lương - phiếu lương. Hãy để chúng tôi nhắc nhở bạn rằng bạn phải có quy định của địa phương phê duyệt mẫu phiếu lương.

Nếu kế toán không cấp phiếu lương cho nhân viên khi trả lương, cơ quan thanh tra lao động sẽ phạt công ty tới 50.000 rúp. Và giám đốc có quyền thu số tiền phạt từ kế toán - điều này được quy định tại Điều 238 Bộ luật Lao động.

Bộ luật Lao động không quy định cách giao phiếu lương cho người lao động. Bạn có quyền in nó ra giấy hoặc cung cấp nó dưới dạng điện tử.

Để phát hành văn bản giấy, bạn phải in ra và mời nhân viên đến bộ phận kế toán để nhận.

Nếu nhân viên không nộp đơn như vậy và không đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân, anh ta sẽ nhận được phiếu lương từ bộ phận kế toán của người sử dụng lao động trên giấy. Đây là điểm tiếp theo.

Đồng thời chỉ định thời gian lưu trữ cho các phiếu lương không có người nhận. Đó là 5 năm (khoản 412 của Danh sách, được phê duyệt theo Lệnh của Bộ Văn hóa Nga ngày 25 tháng 8 năm 2010 số 558).

Bạn có thể sử dụng phiếu lương ở dạng điện tử:

  • gửi bằng thư điện tử;
  • mở trong một chương trình đặc biệt;
  • đăng nó vào tài khoản cá nhân của bạn hoặc trên trang cá nhân của nhân viên trên Internet.

Tức là trước tiên bạn cần hiểu rõ về phần mềm.

Công ty có quyền quyết định rằng nhân viên sẽ nhận được phiếu lương qua email. Nó có thể được gửi đến địa chỉ công ty của nhân viên hoặc đến email cá nhân của anh ta (email nào cần được đăng ký). Người sử dụng lao động có quyền cho nhân viên cơ hội xem phiếu lương điện tử trên Internet và in nó. Để làm điều này, công ty cung cấp cho mỗi nhân viên thông tin đăng nhập và mật khẩu cá nhân để truy cập vào chương trình tạo phiếu lương. Mỗi nhân viên chỉ có quyền truy cập vào dữ liệu cá nhân của họ. Từ đây anh ta có thể in ra phiếu lương của mình.

ghi chú

Nếu kế toán không cấp phiếu lương cho nhân viên khi trả lương, cơ quan thanh tra lao động sẽ phạt công ty lên tới 50.000 rúp. Và giám đốc có quyền thu số tiền phạt từ kế toán - điều này được quy định tại Điều 238 Bộ luật Lao động.

Ngoài ra, phiếu lương có thể được đặt trong tài khoản cá nhân hoặc trên trang cá nhân của nhân viên trong ngân hàng Internet, nếu điều kiện này được nêu trong quy định về lương của công ty. Mỗi nhân viên chỉ có quyền truy cập vào phiếu lương của riêng mình, do đó đảm bảo an toàn cho dữ liệu cá nhân.

Hình thức của phiếu lương không được phê duyệt theo quy định. Bạn có quyền phát triển phần mềm của riêng mình hoặc sử dụng phần mềm có sẵn trong chương trình kế toán của bạn. Đừng quên phê duyệt biểu mẫu được sử dụng theo đơn đặt hàng.

Dưới đây là một mẫu phiếu lương ví dụ:

Bài viết được đăng trên tạp chí “Giải pháp nhân sự” số 6 tháng 6 năm 2017.
Đã đăng ký Bản quyền. Việc sao chép, phân phối tiếp theo, phát sóng hoặc truyền hình cáp hoặc thu hút sự chú ý của công chúng về các bài viết từ trang web chỉ được phép bởi người giữ bản quyền với liên kết bắt buộc tới phương tiện in có ghi tên, số và năm phát hành.

BẠN KHÔNG THỂ LÀM MÀ KHÔNG CÓ BẢNG THANH TOÁN

Theo Phần 1 của Nghệ thuật. Điều 136 Bộ luật Lao động Liên bang Nga, khi trả lương, người sử dụng lao động có nghĩa vụ thông báo bằng văn bản cho từng nhân viên:

Về các thành phần tiền lương phải trả cho anh ta trong kỳ liên quan;

Về số tiền khác phải trả cho người lao động, bao gồm cả việc bồi thường bằng tiền cho việc người sử dụng lao động vi phạm thời hạn trả lương, tiền nghỉ phép, tiền sa thải, v.v.;

Về số tiền và lý do khấu trừ;

Về tổng số tiền phải trả.

Thông tin về các thành phần của tiền lương phải được nhân viên chú ý bằng cách cung cấp cho anh ta phiếu lương. Mẫu của tài liệu này do người sử dụng lao động độc lập xây dựng (có tính đến các yêu cầu tại Phần 1 Điều 136 Bộ luật Lao động Liên bang Nga) và được phê duyệt có tính đến ý kiến ​​​​của cơ quan đại diện người lao động (nếu có) (Phần 2 Điều 136 Bộ luật Lao động Liên bang Nga).

Hình thức của phiếu lương có thể được phê duyệt theo lệnh của người sử dụng lao động hoặc là phụ lục của đạo luật quản lý địa phương thiết lập hệ thống tiền lương trong tổ chức (ví dụ: các quy định về trả lương cho nhân viên).

Người sử dụng lao động phải cung cấp cho nhân viên phiếu lương để đảm bảo rằng họ có thể có được thông tin đáng tin cậy về tiền lương của mình. Mục đích là để giám sát việc tuân thủ của người sử dụng lao động với các điều kiện làm việc được quy định trong hợp đồng lao động.

LÀM THẾ NÀO ĐỂ PHÁT HÀNH BẢNG THANH TOÁN?

Có thể gửi qua email

Thủ tục cấp phiếu lương cho người lao động khi trả lương chưa được pháp luật lao động quy định. Vì vậy, người sử dụng lao động phải độc lập xác định và tổng hợp trong các tài liệu nội bộ của mình.

Ví dụ, một thủ tục như vậy có thể được thiết lập trong một đạo luật quản lý địa phương nhằm xác định hình thức của phiếu lương. Các chuyên gia của Rostrud cũng xác nhận điều này trong phần giải thích của họ.

Nếu tất cả nhân viên của tổ chức đều có địa chỉ email cơ quan (công ty) riêng thì phiếu lương có thể được gửi cho họ để xem xét.

Các chuyên gia của Bộ Lao động Nga coi điều này là có thể. Theo họ, thủ tục thông báo cho người lao động về các thành phần của tiền lương phải cố định:

1) trong hợp đồng lao động;

2) thỏa thuận tập thể;

3) đạo luật địa phương của người sử dụng lao động (ví dụ, theo lệnh của người đứng đầu tổ chức, quy định về việc cấp phiếu lương cho nhân viên).

Nếu quy trình đã thiết lập quy định việc gửi phiếu lương cho nhân viên qua email thì điều này không vi phạm các quy định của Nghệ thuật. 136 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga (ví dụ 1).

Thực tiễn tư pháp cũng xác nhận tính hợp pháp của việc sử dụng phương pháp này để thông báo cho nhân viên về các thành phần tiền lương của họ. Thẩm phán không thấy bất kỳ vi phạm nào trong việc gửi phiếu lương qua email.

Thủ tục cấp phiếu lương cho nhân viên có thể được quy định chi tiết hơn trong quy định của địa phương hoặc thỏa ước tập thể.

Một tình huống có thể xảy ra khi tổ chức tuyển dụng những công nhân không tham gia vào công việc máy tính (ví dụ: nhân viên phục vụ - thợ sửa chữa, người dọn dẹp cơ sở sản xuất và văn phòng, v.v.). Trong trường hợp này, bạn có thể cung cấp các phương pháp khác nhau để phát hành phiếu lương (ví dụ 2).

Người lao động phải làm quen với đạo luật quản lý địa phương, thỏa ước tập thể quy định thủ tục cấp phiếu lương dựa trên chữ ký (phần 2 điều 22, phần 3 điều 68 Bộ luật Lao động Liên bang Nga).

Có thể được truy cập bằng một chương trình đặc biệt

Do pháp luật lao động không quy định thủ tục thông báo cho người lao động về các thành phần của tiền lương nên người sử dụng lao động có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để xuất trình phiếu lương cho người lao động.

Tổ chức có thể sử dụng các tùy chọn sau để nhân viên làm quen với phiếu lương:

a) cung cấp quyền truy cập vào một chương trình đặc biệt mà mỗi nhân viên được cấp thông tin đăng nhập và mật khẩu;

b) cung cấp quyền truy cập vào tài khoản công việc cá nhân của nhân viên trên Internet.

Tòa án cũng chưa công nhận việc đăng phiếu lương dưới dạng điện tử là vi phạm:

Trong tài khoản công việc cá nhân của nhân viên trên Internet (Phán quyết kháng cáo của Tòa án tối cao Cộng hòa Komi ngày 18 tháng 2 năm 2013 trong vụ án số 33-1073/2013);

Trên trang cá nhân của nhân viên tại ngân hàng Internet (Phán quyết kháng cáo của Tòa án khu vực Novosibirsk ngày 05/06/2014 trong vụ án số 33-4700/2014).

Tòa án nhận thấy những phương pháp này nhằm thông báo cho nhân viên tuân thủ các yêu cầu của luật lao động.

" № 6/2017

Bình luận Công văn của Bộ Lao động Liên bang Nga ngày 21 tháng 2 năm 2017 số 14-1/OOG-1560.

Bằng công văn ngày 21 tháng 2 năm 2017 số 14-1/OOG-1560, Bộ Lao động xác nhận quyền của người sử dụng lao động trong việc cấp cho người lao động không phải bằng phiếu lương giấy mà bằng phiếu lương điện tử.

Về việc phát hành phiếu lương điện tử.

Hãy để chúng tôi nhắc bạn rằng việc không xuất phiếu lương sẽ cấu thành hành vi vi phạm luật lao động, dẫn đến trách nhiệm pháp lý theo Điều khoản. 5.27 của Bộ luật vi phạm hành chính của Liên bang Nga dưới hình thức cảnh cáo hoặc phạt tiền:

    dành cho quan chức - với số tiền từ 1.000 đến 5.000 rúp;

    đối với pháp nhân – từ 30.000 đến 50.000 rúp.

Trước đây, người ta cho rằng phiếu lương phải là văn bản viết dưới dạng giấy và việc gửi phiếu lương qua email không đáp ứng được yêu cầu pháp lý. Đặc biệt, kết luận này được nêu trong Quyết định kháng cáo của Tòa án khu vực Tyumen ngày 30 tháng 7 năm 2012 số 33-3246/2012.

Tuy nhiên, trong thư góp ý, Bộ Lao động lưu ý đến việc Bộ luật Lao động không quy định thủ tục thông báo cho người lao động về các thành phần của tiền lương (phiếu lương). Do đó, người sử dụng lao động có quyền tự mình xác định xem mình sẽ chuyển thông tin liên quan cho nhân viên dưới hình thức nào. Trong trường hợp này, điều kiện bắt buộc là thiết lập quy trình thông báo cho nhân viên về các thành phần của tiền lương (phiếu lương) qua e-mail trong hợp đồng lao động, thỏa ước tập thể hoặc đạo luật quản lý địa phương.

Hình thức của phiếu lương được người sử dụng lao động phê duyệt, có tính đến ý kiến ​​​​của cơ quan đại diện của người lao động theo cách thức được thiết lập bởi Điều. 372 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga về việc áp dụng các quy định địa phương.

Ghi chú:

Việc sử dụng mẫu phiếu lương không được phê duyệt là vi phạm pháp luật lao động (Nghị quyết của Lực lượng vũ trang Liên bang Nga ngày 23 tháng 12 năm 2010 số 75-AD10-3).

Chúng tôi lưu ý rằng theo Nghệ thuật. 136 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga, người sử dụng lao động có nghĩa vụ xuất trình phiếu lương khi trả lương. Theo quy định tại Phần 6 điều này, tiền lương phải được trả cho người lao động ít nhất nửa tháng một lần. Tuy nhiên, không cần thiết phải phát hành phiếu lương hai lần một tháng.

Trong Công văn số 5277-6-1 ngày 24/12/2007, Rostrud giải thích: khi tính và trả đợt 2 lương cho người lao động (thường vào cuối tháng) tất cả đều phải cấp phiếu lương. Vì vậy, theo Rostrud, người sử dụng lao động nên tạo phiếu lương và phát cho nhân viên mỗi tháng một lần (tại thời điểm thanh toán cuối cùng).

Thực tế là vào cuối tháng, tất cả các thành phần của tiền công đều được biết và có thể đưa ra kết luận rõ ràng về số tiền bị khấu trừ vào lương của nhân viên.

Bộ Tài chính cũng có quan điểm tương tự. Tại Công văn số 03-04-06/20406 ngày 10/04/2015, cơ quan tài chính lưu ý số thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập dưới hình thức tiền lương phải tính vào ngày cuối cùng của tháng người nộp thuế có phát sinh thu nhập này. . Trước cuối tháng, thu nhập dưới hình thức tiền lương không thể được coi là người lao động nhận được, do đó, trước cuối tháng không thể tính được đại lý.

Người sử dụng lao động có thể có nghĩa vụ cấp phiếu lương cho nhân viên vào giữa tháng trong trường hợp nhân viên bị sa thải. Điều này là do vào ngày chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động, người sử dụng lao động có nghĩa vụ giải quyết với người lao động, cụ thể là phải trả mọi khoản tiền mà người lao động phải trả (khoản 1 Điều 84, 140 Bộ luật Lao động). Liên bang Nga). Nếu nhân viên không làm việc vào ngày sa thải thì số tiền tương ứng phải được trả cho anh ta chậm nhất vào ngày hôm sau sau khi nhân viên bị sa thải nộp đơn yêu cầu thanh toán. Người lao động không nhận được một phần số tiền quy định vào ngày sa thải, đồng nghĩa với việc người lao động cũng phải cấp phiếu lương cho anh ta.

Một điểm quan trọng khác mà bạn cần nhớ khi làm việc với bảng tính: theo đoạn 1 Điều. 3 của Luật Liên bang ngày 27 tháng 7 năm 2006 Số 152-FZ “Về dữ liệu cá nhân”, thu nhập của một cá nhân được phân loại là dữ liệu cá nhân của người đó. Các bên thứ ba có quyền truy cập vào dữ liệu cá nhân phải đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu đó (Điều 7 của luật được đề cập).

Danh sách các yêu cầu đối với người sử dụng lao động khi chuyển dữ liệu cá nhân của nhân viên được nêu trong Điều. 88 Bộ luật Lao động của Liên bang Nga. Đặc biệt, người sử dụng lao động có nghĩa vụ chỉ cho phép những người được ủy quyền đặc biệt truy cập vào dữ liệu cá nhân của nhân viên. Trong trường hợp này, những người này phải có quyền chỉ nhận những dữ liệu cá nhân cần thiết của nhân viên để thực hiện các chức năng cụ thể.

Những người nhận dữ liệu cá nhân của nhân viên phải tuân thủ chế độ bí mật (bảo mật). Điều này có nghĩa là mọi tổ chức phải áp dụng chính sách về bảo mật dữ liệu cá nhân. Điều khoản này là tài liệu thiết lập các quy tắc cơ bản để bảo vệ thông tin cấu thành dữ liệu cá nhân của nhân viên, bắt buộc phải tuân thủ. Sự cần thiết phải đưa văn bản này vào hiệu lực là do các yêu cầu của Chương. 14 Bộ luật Lao động của Liên bang Nga.

Theo khoản 7 của Nghệ thuật. 86 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga, việc bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên tổ chức khỏi việc sử dụng hoặc mất mát trái pháp luật phải được người sử dụng lao động đảm bảo bằng chi phí của mình theo cách thức được thiết lập bởi bộ luật được chỉ định và các luật liên bang khác. Đoạn 8 của điều này quy định rằng nhân viên và người đại diện của họ phải làm quen với các tài liệu của người sử dụng lao động thiết lập quy trình xử lý dữ liệu cá nhân của nhân viên cũng như các quyền và nghĩa vụ của họ trong lĩnh vực này.

Khi ủy thác cho người có trách nhiệm cấp phiếu lương (chuyển qua e-mail) phải được cảnh báo (dưới chữ ký) về sự cần thiết phải giữ bí mật (bảo mật). Việc phát hành phiếu lương cho những người không được cảnh báo về sự cần thiết phải giữ bí mật (bảo mật) là vi phạm các yêu cầu của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga và có nghĩa là người sử dụng lao động đã không đảm bảo việc bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên khỏi sử dụng trái pháp luật hoặc mất mát.

Theo các quy tắc của Nghệ thuật. 90 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga, những người vi phạm các quy định của pháp luật Liên bang Nga trong lĩnh vực dữ liệu cá nhân khi xử lý dữ liệu cá nhân của nhân viên sẽ phải chịu trách nhiệm kỷ luật và tài chính theo cách thức được Bộ luật Lao động quy định của Liên bang Nga và các luật liên bang khác, cũng như trách nhiệm dân sự, hành chính và hình sự theo cách thức do luật liên bang quy định. Vi phạm thủ tục do pháp luật quy định về việc thu thập, lưu trữ, sử dụng hoặc phổ biến thông tin về công dân (dữ liệu cá nhân) theo Điều luật. 13.11 của Bộ luật vi phạm hành chính của Liên bang Nga quy định cảnh cáo hoặc phạt tiền hành chính:

    dành cho công dân - với số tiền từ 300 đến 500 rúp;

    đối với quan chức – từ 500 đến 1.000 rúp;

    đối với pháp nhân – từ 5.000 đến 10.000 rúp.

Quá trình xử lý này sử dụng chức năng gửi thư tiêu chuẩn nhưng có thể xác định danh sách người nhận bằng nút điền.

Chúng tôi kết nối quá trình xử lý bên ngoài hoặc sử dụng nó thông qua “Mở tệp”.

Chuyển đến tab "Cài đặt".

Điền vào các trường sau:

  • tên - văn bản miễn phí
  • đã chuẩn bị - V
  • gửi - Báo cáo của riêng bạn cho mỗi người nhận
  • thêm báo cáo “Phiếu lương” vào bảng “Báo cáo”
  • Trên tab "Gửi (email)", cho biết tài khoản mà phiếu lương sẽ được gửi từ đó. Nếu cần, hãy định cấu hình chủ đề và nội dung của bức thư.
  • Trên tab "Nâng cao", chỉ định định dạng lưu báo cáo (ví dụ: pdf)
  • trong bảng "Cài đặt báo cáo":
    • đặt cờ trên dòng "Tổ chức" và loại so sánh "Bằng"
    • đặt cờ trên dòng “Nhân viên” và nhấp vào nút “Chỉ định người nhận gửi thư”.. “[Người nhận] sẽ xuất hiện trong giá trị cài đặt

Viết ra và chọn trong trường xử lý "Phần tử gửi thư"

Trong trường "Địa chỉ thư", cho biết loại thông tin liên hệ: Email (từ thư mục "Thông tin liên hệ của thư mục" Cá nhân ""). Trong trường hợp của bạn, nó có thể có một ý nghĩa khác.

Khi bạn nhấp vào nút "Điền", yêu cầu sẽ nhận được từ sổ đăng ký "Tiền lương phải trả" tất cả các cá nhân cho tổ chức được chỉ định trong khoảng thời gian đã chọn và điền vào phần bảng của quá trình xử lý (trường người nhận và email).

Bằng cách nhấp vào nút "Gửi", danh sách người nhận từ quá trình xử lý này, cài đặt thời gian, tổ chức sẽ được chuyển đến cài đặt được chỉ định trong trường "Phần tử phân phối" và phiếu lương được gửi bằng cơ chế tiêu chuẩn.

Chương trình cho phép bạn tạo các phiếu lương riêng cho nhân viên và gửi chúng đến địa chỉ email.

Các trang tính được tạo bằng cách sử dụng báo cáo "Bảng tính toán" tiêu chuẩn. Đối với mỗi nhân viên, bảng tính được lưu trong một tệp Excel riêng.

Người dùng có thể chỉ định thời gian, tổ chức và nếu cần, giới hạn danh sách nhân viên trong một bộ phận.

Địa chỉ email của nhân viên được lưu trong thẻ của cá nhân. Trước khi sử dụng chương trình, bạn phải điền địa chỉ email của các cá nhân theo cách thủ công hoặc thông qua tải tự động từ tệp Excel bên ngoài.

Tất cả cài đặt chương trình đều được lưu và có hiệu lực đối với tất cả người dùng cơ sở dữ liệu.

Nhân viên sẽ nhận được email này:

Cách sử dụng chương trình:

  1. Xử lý mở từ đĩa
  2. Định cấu hình cài đặt máy chủ thư. Chỉ định tên người dùng, mật khẩu, địa chỉ máy chủ, cổng và phương thức ủy quyền.
  3. Cho biết khoảng thời gian mà phiếu lương sẽ được tạo cũng như tổ chức. Nếu cần tạo các trang tính chỉ cho một bộ phận thì phép chia sẽ được chỉ định.
  4. Chỉ định thư mục trên đĩa nơi lưu trữ các tệp phiếu lương và giao thức phân phối thư sẽ được lưu.
  5. Điền vào danh sách nhân viên theo cách thủ công hoặc tự động bằng cách nhấp vào nút “Điền”
  6. Địa chỉ email của nhân viên sẽ được tải xuống từ chi tiết liên hệ của cá nhân. Nếu địa chỉ bị thiếu, bạn có thể chỉ định thủ công.
  7. Sau khi lập xong danh sách nhân viên, bạn phải bấm vào nút “Tạo file phiếu lương”. Sau một thời gian, một tập hợp các tệp để phân phối sẽ được tạo.
  8. Nhấp vào nút "Gửi thư" và điền vào mẫu thư.
  9. Nhấp vào nút "Gửi thư" và đợi cho đến khi chương trình gửi thư.
  10. Sau khi gửi thư xong, giao thức gửi thư sẽ được ghi vào thư mục chứa các tệp lưu trữ.

Chương trình cung cấp hỗ trợ kỹ thuật miễn phí trong 1 tháng.

Mã xử lý bị đóng để thay đổi.

Thuận lợi

1. Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể gửi tờ rơi cho tất cả nhân viên của một tổ chức hoặc một bộ phận;

2. Các trang tính được lưu vào kho lưu trữ tệp trên đĩa;

3. Bạn có thể tạo mẫu thư;

Đảm bảo lại tiền

Infostart LLC đảm bảo hoàn lại tiền 100% cho bạn nếu chương trình không tương ứng với chức năng đã khai báo trong mô tả. Số tiền này có thể được trả lại đầy đủ nếu bạn yêu cầu điều này trong vòng 14 ngày kể từ ngày nhận được tiền vào tài khoản của chúng tôi.

Chương trình đã được chứng minh là có hiệu quả nên chúng tôi có thể hoàn toàn tin tưởng đưa ra sự đảm bảo như vậy. Chúng tôi muốn tất cả khách hàng hài lòng với việc mua hàng của họ.