Làm việc với excel cho người mới bắt đầu. Excel - bắt đầu với chương trình

Hầu hết người dùng hệ thống máy tính chạy Windows có cài đặt Microsoft Office chắc chắn đã gặp phải ứng dụng MS Excel. Đối với người dùng mới làm quen, chương trình gây ra một số khó khăn trong việc thành thạo, tuy nhiên, làm việc trong Excel với các công thức và bảng không khó như thoạt nhìn nếu bạn biết các nguyên tắc cơ bản được nhúng trong ứng dụng.

Excel là gì?

Về cốt lõi, Excel là một cỗ máy toán học hoàn chỉnh để thực hiện nhiều phép toán số học, đại số, lượng giác và các phép toán phức tạp hơn khác, hoạt động trên một số loại dữ liệu cơ bản, không phải lúc nào cũng liên quan cụ thể đến toán học.

Làm việc với các bảng Excel đòi hỏi phải sử dụng các khả năng rộng hơn bằng cách kết hợp các phép tính, văn bản thuần túy và đa phương tiện. Nhưng ở dạng ban đầu, chương trình được tạo ra chính xác như một trình soạn thảo toán học mạnh mẽ. Tuy nhiên, một số người lúc đầu nhầm ứng dụng này với một số loại máy tính có khả năng nâng cao. Ảo tưởng sâu sắc nhất!

Làm việc trong Excel với bảng cho người mới bắt đầu: lần đầu làm quen với giao diện

Trước hết, sau khi mở chương trình, người dùng sẽ nhìn thấy cửa sổ chính, trong đó chứa các điều khiển và công cụ chính phục vụ công việc. Ở các phiên bản sau, khi ứng dụng khởi động, một cửa sổ xuất hiện yêu cầu bạn tạo một tệp mới, theo mặc định có tên là “Sách 1” hoặc chọn một mẫu cho các hành động tiếp theo.

Làm việc với các bảng Excel dành cho người mới bắt đầu ở giai đoạn đầu làm quen với chương trình nên bắt đầu từ việc tạo một bảng trống. Bây giờ chúng ta hãy xem xét các yếu tố chính.

Trường chính được chiếm bởi chính bảng, được chia thành các ô. Mỗi cái được đánh số nhờ tọa độ hai chiều - số hàng và ký hiệu chữ cái của cột (ví dụ: chúng tôi lấy Excel 2016). Việc đánh số này là cần thiết để trong công thức phụ thuộc có thể xác định rõ ràng chính xác ô dữ liệu mà thao tác sẽ được thực hiện trên đó.

Ở trên cùng, giống như các ứng dụng văn phòng khác, là thanh menu chính và ngay bên dưới là bộ công cụ. Bên dưới nó có một dòng đặc biệt trong đó các công thức được nhập và ở bên trái một chút, bạn có thể thấy một cửa sổ có tọa độ của ô hiện đang hoạt động (trên đó có hình chữ nhật). Ở phía dưới có một bảng điều khiển và một thanh trượt chuyển động ngang, bên dưới là các nút để chuyển đổi chế độ xem và chia tỷ lệ. Bên phải là thanh dọc để di chuyển lên/xuống trên trang tính.

Các kiểu nhập dữ liệu cơ bản và các thao tác đơn giản

Lúc đầu, người ta giả định rằng một người dùng mới làm quen sẽ thành thạo cách làm việc trong Excel với các bảng bằng cách sử dụng các thao tác quen thuộc với anh ta, chẳng hạn như trong cùng một trình soạn thảo văn bản Word.

Như thường lệ, bạn có thể sao chép, cắt hoặc dán dữ liệu trong bảng, nhập dữ liệu văn bản hoặc số.

Nhưng đầu vào hơi khác so với đầu vào được tạo ra trong trình soạn thảo văn bản. Thực tế là chương trình ban đầu được cấu hình để tự động nhận dạng những gì người dùng viết vào ô hiện hoạt. Ví dụ: nếu bạn nhập dòng 1/2/2016, dữ liệu sẽ được nhận dạng dưới dạng ngày và ngày đơn giản hóa - 01/02/2016 - sẽ xuất hiện trong ô thay vì các số đã nhập. Việc thay đổi định dạng hiển thị có thể khá đơn giản (chúng ta sẽ đề cập đến vấn đề đó sau).

Điều này cũng đúng với những con số. Bạn có thể nhập bất kỳ dữ liệu số nào, ngay cả với số vị trí thập phân tùy ý và chúng sẽ được hiển thị ở dạng mà mọi người đều quen nhìn thấy. Tuy nhiên, nếu một số nguyên được nhập vào, nó sẽ được hiển thị mà không có phần định trị (số thập phân ở dạng số 0). Bạn cũng có thể thay đổi điều này.

Nhưng sau khi hoàn tất việc nhập dữ liệu, nhiều người dùng mới làm quen cố gắng di chuyển sang ô tiếp theo bằng cách sử dụng các mũi tên trên bàn phím (tương tự như cách bạn có thể thực hiện việc này trong bảng Word). Và nó không hoạt động. Tại sao? Có, chỉ vì cách làm việc với bảng Excel khác khá nhiều so với trình soạn thảo văn bản Word. Quá trình chuyển đổi có thể được thực hiện bằng cách nhấn phím Enter hoặc bằng cách đặt hình chữ nhật đang hoạt động trên một ô khác bằng cách nhấp chuột trái. Nếu bạn nhấn phím Esc sau khi viết nội dung nào đó vào ô hiện hoạt, mục nhập sẽ bị hủy.

Các thao tác với trang tính

Ban đầu, làm việc với các trang tính không gây ra bất kỳ khó khăn nào. Trên bảng bên dưới có một nút đặc biệt để thêm trang tính, sau khi nhấp vào đó, một bảng mới sẽ tự động chuyển sang bảng đó và đặt tên (“Trang tính 1”, “Trang tính 2”, v.v.).

Bằng cách nhấp đúp, bạn có thể kích hoạt việc đổi tên bất kỳ trong số chúng. Bạn cũng có thể sử dụng menu chuột phải để hiển thị menu bổ sung có một số lệnh cơ bản.

Định dạng ô

Bây giờ điều quan trọng nhất là định dạng ô - một trong những khái niệm cơ bản xác định kiểu dữ liệu sẽ được sử dụng để nhận dạng nội dung của nó. Bạn có thể chỉnh sửa định dạng thông qua menu chuột phải, nơi chọn dòng tương ứng hoặc bằng cách nhấn phím F2.

Cửa sổ bên trái hiển thị tất cả các định dạng có sẵn và bên phải hiển thị các tùy chọn hiển thị dữ liệu. Nếu bạn xem ví dụ ngày hiển thị ở trên, "Ngày" được chọn làm định dạng và phía bên phải được đặt thành giao diện mong muốn (ví dụ: ngày 1 tháng 2 năm 2016).

Để thực hiện các phép toán, bạn có thể sử dụng một số định dạng, nhưng trong trường hợp đơn giản nhất, chúng tôi sẽ chọn số. Ở bên phải có một số loại đầu vào, chỉ báo số vị trí thập phân trong phần định trị và trường để đặt dấu phân cách hàng nghìn. Sử dụng các định dạng số khác (số mũ, phân số, tiền tệ, v.v.), bạn cũng có thể đặt các tham số mong muốn.

Theo mặc định, nhận dạng dữ liệu tự động được đặt ở định dạng chung. Nhưng khi bạn nhập văn bản hoặc một số ký tự, chương trình có thể tự động chuyển đổi nó thành một ký tự khác. Do đó, để nhập văn bản cho ô đang hoạt động, bạn cần thiết lập tùy chọn phù hợp.

Làm việc trong Excel với công thức (bảng): ví dụ

Cuối cùng, một vài lời về công thức. Và trước tiên, hãy xem ví dụ về tổng của hai số nằm trong ô A1 và A2. Ứng dụng có nút tính tổng tự động với một số chức năng bổ sung (tính trung bình số học, tối đa, tối thiểu, v.v.). Chỉ cần đặt ô hiện hoạt nằm trong cùng cột bên dưới là đủ và khi bạn chọn một số tiền, số tiền đó sẽ được tính tự động. Cách tương tự cũng áp dụng cho các giá trị nằm theo chiều ngang, nhưng ô hiện hoạt cho số lượng phải được đặt ở bên phải.

Nhưng bạn có thể nhập công thức theo cách thủ công (làm việc với các bảng Excel cũng ngụ ý khả năng này khi hành động tự động không được cung cấp). Với cùng một số tiền, bạn nên đặt dấu bằng vào thanh công thức và viết phép toán dưới dạng A1+A2 hoặc SUM(A1;A2), và nếu bạn cần chỉ định một phạm vi ô, hãy sử dụng biểu mẫu này sau số bằng nhau. dấu: (A1:A20), sau đó sẽ tính tổng của tất cả các số nằm trong các ô từ ô đầu tiên đến ô thứ hai mươi.

Xây dựng đồ thị và sơ đồ

Làm việc với các bảng Excel cũng rất thú vị vì nó liên quan đến việc sử dụng một công cụ tự động đặc biệt để xây dựng các biểu đồ và sơ đồ phụ thuộc dựa trên các phạm vi đã chọn.

Với mục đích này, có một nút đặc biệt trên bảng điều khiển, sau khi nhấp vào đó bạn có thể chọn bất kỳ tham số hoặc chế độ xem mong muốn nào. Sau đó, biểu đồ hoặc đồ thị sẽ được hiển thị trên trang tính dưới dạng hình ảnh.

Liên kết chéo, nhập và xuất dữ liệu

Chương trình cũng cho phép bạn thiết lập liên kết giữa dữ liệu nằm trên các trang tính khác nhau, sử dụng nó trên các tệp có định dạng khác hoặc các đối tượng nằm trên máy chủ trên Internet và nhiều tiện ích bổ sung khác.

Ngoài ra, các tệp Excel có thể được xuất sang các định dạng khác (ví dụ: PDF), dữ liệu được sao chép từ chúng, v.v. Nhưng bản thân chương trình có thể mở các tệp được tạo trong các ứng dụng khác (định dạng văn bản, cơ sở dữ liệu, trang web, tài liệu XML, v.v.) .).

Như bạn có thể thấy, khả năng của trình soạn thảo gần như không giới hạn. Và tất nhiên là không có đủ thời gian để mô tả tất cả. Ở đây chỉ đưa ra những điều cơ bản, nhưng người dùng quan tâm sẽ phải đọc thông tin cơ bản để nắm vững chương trình ở mức cao nhất.

Excel là chương trình được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới để tạo bảng, thực hiện các phép tính có độ phức tạp khác nhau, tạo biểu đồ, báo cáo và tạo cơ sở dữ liệu. Hầu hết mọi máy tính, cả ở nhà và văn phòng, đều được cài đặt gói phần mềm Microsoft Office và Excel đều được bao gồm trong gói này. Đối với bất kỳ công việc văn phòng nào, sẽ không thừa khi biết những điều cơ bản về chương trình này; Sẽ tốt hơn nếu bạn học Excel cho người mới bắt đầu sau khi đã làm quen với nó, vì các chương trình này có nhiều điểm chung.

Các tính năng chính của Excel

Ứng dụng này đã trở thành một phần không thể thiếu đối với các kế toán viên, thư ký, điều hành viên hay các nhà kinh tế. Để làm quen chi tiết hơn với ứng dụng Excel, bạn có thể tham gia các khóa học đặc biệt, hiện có rất nhiều khóa học. Có những khóa học dành cho người dùng nâng cao và cũng có những khóa học dành cho người mới bắt đầu.

Tính năng của chương trình văn phòng Excel:

1. Excel ban đầu là một bảng được tạo sẵn nên rất dễ sử dụng để thực hiện các phép tính cá nhân có bản trình bày dạng bảng (bảng giá, lịch trình).
2. Thư viện chương trình có đồ thị. Các biểu đồ và biểu đồ này được xây dựng từ các bảng đã tạo và sử dụng dữ liệu từ một phạm vi bảng chuyên dụng, điều này rất thuận tiện ngay cả đối với những người chưa biết.
3. Excel có thể được sử dụng để duy trì kế toán tại nhà và các hoạt động kế toán tương tự (thanh toán tiện ích).
4. Chương trình này rất giàu các chức năng thống kê và toán học. Nhờ họ, chương trình dễ dàng phù hợp với học sinh, sinh viên và sinh viên của các cơ sở giáo dục khác nhau khi viết bài tập và luận văn, cũng như các báo cáo tương tự về thực hành, điền vào bảng cân đối kế toán, v.v.
5. Chương trình được sử dụng để duy trì cơ sở dữ liệu; Excel không phải là chương trình chuyên về cơ sở dữ liệu, nhưng được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực này khi không có các chương trình chuyên dụng khác. Excel có khả năng sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic tích hợp, giúp mở rộng đáng kể khả năng của công cụ này.
6. Chương trình rất dễ học cách sử dụng. Bất kỳ hướng dẫn, hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu hoặc video nào cũng sẽ giúp bạn dễ dàng tìm hiểu các nguyên tắc cơ bản khi làm việc với chương trình dành cho người dùng chưa qua đào tạo.

Không giống như trình soạn thảo MS Word, trong đó tệp đã tạo được gọi là tài liệu, trong ứng dụng này, tệp được gọi là “cuốn sách”.

Các thành phần cơ bản của cửa sổ Excel

Trang tính là tài liệu chính để thực hiện các thao tác khác nhau trong Excel. Bảng tính là một phần của sổ làm việc (luôn luôn). Một trang tính bao gồm các ô, cột và hàng.

Sổ làm việc là một tệp Excel có phần mở rộng xls (trong MS Office 2003), xlsx (trong MS Office 2010). Theo mặc định, một sổ làm việc chứa 255 trang tính, có thể xóa, đổi tên hoặc thêm trang tính này.

Ô là một thành phần bảng chứa đầy dữ liệu. Đó là ô giao nhau của cột mong muốn với hàng mong muốn.

Một loạt các ô dọc tạo thành một cột. Có thể có số lượng không giới hạn trong bảng.
Hàng là một hàng ô theo chiều ngang.

Microsoft Excel có một số trợ lý tích hợp sẵn dành cho người mới bắt đầu; chúng giúp công việc thực hiện trong chương trình trở nên dễ dàng và tối ưu hơn. Với sự giúp đỡ của họ, việc học cách sử dụng ứng dụng sẽ thoải mái hơn, đặc biệt là đối với những người mới bắt đầu. Các khóa học trong chương trình luôn có phần mô tả về những trợ lý này.

Trợ lý thạc sĩ là gì và họ dùng để làm gì?

Trợ lý Thạc sĩ:

1. Thuật sĩ biểu đồ. Làm cho việc làm việc với sơ đồ dễ dàng hơn nhiều.
2. Trình hướng dẫn chức năng. Nó cũng làm cho chương trình dễ dàng hơn.
3. Bậc thầy gợi ý. Nó là một trợ lý tốt trong việc tìm kiếm thông tin. Anh ấy giống một công cụ tìm kiếm hơn là một trợ lý.
4. Bậc thầy trang web. Giúp tạo các trang HTML trong Microsoft Excel.
5. Bậc thầy mẫu. Với trợ lý này, bạn có thể dễ dàng tạo các mẫu cho công việc và đơn giản hóa công việc với cơ sở dữ liệu.
6. Trình hướng dẫn bảng Pivot. Nó giúp thực hiện phân tích đơn giản về bất kỳ thông tin nào được nhập vào bảng Excel, sắp xếp các hàng, cột và tiêu đề trang một cách rất đơn giản (chỉ sử dụng chuột).
7. Bậc thầy chuyển hóa. Một trợ lý lý tưởng để chuyển đổi các tệp và tài liệu ở các định dạng khác trong Excel.

Ngoài các trợ lý chính dành cho hình nộm, chương trình còn có nhiều tính năng và chức năng giúp công việc cũng như thực hiện các phép tính, tính toán trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ: tự động hoàn thành bảng. Sử dụng chế độ này, thật dễ dàng để tạo các chuỗi giá trị văn bản và số cụ thể. Không cần phải nhập dữ liệu bằng tay. Những điều cơ bản của tính năng này bao gồm việc tạo các chế độ điền tự động của riêng bạn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng chế độ tự động điền khi cần nhập tháng (tháng 8, tháng 9, v.v.). Nếu được cấu hình đúng, chương trình sẽ tự làm mọi việc. Tính năng này tự động sắp xếp danh sách điền mà bạn tạo. Nhờ nó, bạn có thể sắp xếp thông tin của mình mà không cần tốn nhiều công sức.

Chức năng tự động tính tổng sẽ không bị bỏ qua nếu không được chú ý. Nó cho phép bạn thêm số chỉ bằng một cú nhấp chuột trái vào biểu tượng Σ trên dải băng Trang chủ. Điều này có thể được thực hiện với cả cột và hàng. Nó rất hữu ích vì bạn có thể tính tổng các giá trị số mong muốn, ngay cả trong các bảng chứa tổng phụ.

Học cách làm việc với Excel sẽ không khó nếu bạn sử dụng hướng dẫn của chúng tôi. Mọi người nên biết những điều cơ bản của chương trình này vì nó không thể thiếu trong nhiều tình huống.

Xin chào.

Từ kinh nghiệm của bản thân, tôi sẽ nói một điều hiển nhiên: nhiều người mới sử dụng đánh giá thấp Excel (và tôi có thể nói là thậm chí còn đánh giá rất thấp nó). Có lẽ tôi đang đánh giá từ kinh nghiệm cá nhân (khi trước đây tôi không thể cộng 2 số) và không biết tại sao lại cần Excel, và sau đó trở thành người dùng Excel “trung bình”, tôi có thể giải quyết vấn đề nhanh hơn gấp mười lần với cái nào Trước đây tôi đã ngồi và “nghĩ”…

Mục đích của bài viết này: không chỉ chỉ ra cách thực hiện hành động này hay hành động kia mà còn cho thấy khả năng tiềm ẩn của chương trình đối với những người dùng mới làm quen, những người thậm chí còn chưa biết về chúng. Rốt cuộc, nếu bạn có những kỹ năng rất cơ bản về Excel (như tôi đã nói trước đó), bạn có thể tăng tốc công việc của mình lên nhiều lần!

Bài học là những hướng dẫn ngắn gọn về cách thực hiện một hành động cụ thể. Tôi tự mình chọn chủ đề cho bài học, dựa trên những câu hỏi mà tôi thường phải trả lời.

Chủ đề bài học : sắp xếp danh sách theo cột mong muốn, cộng số (công thức tính tổng), lọc hàng, tạo bảng trong Excel, vẽ biểu đồ (sơ đồ).

Bài học Excel 2016

1) Cách sắp xếp danh sách theo thứ tự ABC, tăng dần (theo cột/cột bắt buộc)

Loại vấn đề này xảy ra rất thường xuyên. Ví dụ: có một bảng trong Excel (hoặc bạn đã sao chép nó vào đó) và bây giờ bạn cần sắp xếp nó theo một cột/cột nào đó (ví dụ: bảng như trong Hình 1).

Bây giờ nhiệm vụ: sẽ rất tuyệt nếu sắp xếp nó theo thứ tự tăng dần của các số trong tháng 12.

Đầu tiên các bạn cần chọn bảng bằng chuột trái: lưu ý các bạn cần chọn những cột và cột muốn sắp xếp (Đây là một điểm quan trọng: ví dụ: nếu tôi không chọn cột A (có tên người) và sắp xếp theo “Tháng 12”, thì các giá trị từ cột B sẽ bị mất so với tên trong cột A. Tức là các kết nối sẽ bị hỏng và Albina sẽ không ở với “1”, mà là với “5” chẳng hạn).

Sau khi chọn bảng, hãy chuyển sang phần tiếp theo: " Dữ liệu/Sắp xếp"(xem hình 2).

Sau đó, bạn cần định cấu hình sắp xếp: chọn cột để sắp xếp và hướng: tăng dần hoặc giảm dần. Không có gì đặc biệt để bình luận ở đây (xem Hình 3).

2) Cách cộng nhiều số trong bảng, công thức tính tổng

Cũng là một trong những nhiệm vụ phổ biến nhất. Hãy xem làm thế nào để giải quyết nó một cách nhanh chóng. Giả sử chúng ta cần cộng ba tháng và nhận được tổng số tiền cho mỗi người tham gia (xem Hình 5).

Chúng tôi chọn một ô mà chúng tôi muốn lấy số tiền (trong Hình 5, nó sẽ là “Albina”).

Trên thực tế, trong cửa sổ hiện ra, bạn cần chỉ ra (chọn) những ô mà bạn muốn thêm. Việc này được thực hiện rất đơn giản: chọn bằng nút chuột trái và nhấn nút “OK” (xem Hình 7).

Sau đó, bạn sẽ thấy kết quả trong ô đã chọn trước đó (xem Hình 7 - kết quả “8”).

Về lý thuyết, số tiền này thường được yêu cầu đối với mỗi người tham gia bảng. Do đó, để không phải nhập lại công thức theo cách thủ công, bạn chỉ cần sao chép công thức vào các ô cần thiết. Trên thực tế, mọi thứ trông đơn giản: chọn một ô (trong Hình 9 là E2), ở góc của ô này sẽ có một hình chữ nhật nhỏ - “kéo dài” nó đến cuối bảng của bạn!

Kết quả Excel sẽ tính tổng của từng người tham gia (xem Hình 10). Mọi thứ đều đơn giản và nhanh chóng!

3) Lọc: chỉ để lại những hàng có giá trị lớn hơn (hoặc nơi chứa ...)

Sau khi tính toán xong số tiền, thông thường chỉ để lại những người đã hoàn thành một rào cản nhất định (ví dụ: thực hiện nhiều hơn con số 15). Excel có một tính năng đặc biệt cho việc này - bộ lọc.

Trước tiên, bạn cần chọn bảng (xem Hình 11).

Những “mũi tên” nhỏ sẽ xuất hiện. Nếu bạn nhấp vào nó, một menu bộ lọc sẽ mở ra: ví dụ: bạn có thể chọn bộ lọc số và định cấu hình những hàng nào sẽ hiển thị (ví dụ: bộ lọc "lớn hơn" sẽ chỉ để lại những hàng có số trong một cột nhất định lớn hơn những gì bạn chỉ định).

Nhân tiện, xin lưu ý rằng bộ lọc có thể được đặt cho từng cột! Cột chứa dữ liệu văn bản (trong trường hợp của chúng tôi là tên mọi người) sẽ được lọc bằng các bộ lọc hơi khác nhau: cụ thể là ở đây nó không lớn hơn và ít hơn (như trong bộ lọc số), mà là “bắt đầu” hoặc “chứa”. Ví dụ: trong ví dụ của tôi, tôi đã giới thiệu bộ lọc cho các tên bắt đầu bằng chữ cái “A”.

Cơm. 14. Nội dung tên chứa (hoặc bắt đầu bằng ...)

Hãy chú ý đến một điểm: các cột trong đó bộ lọc hoạt động được đánh dấu theo cách đặc biệt (xem mũi tên màu xanh lục trong Hình 15).

Nhìn chung, bộ lọc là một công cụ rất mạnh mẽ và hữu ích. Nhân tiện, để tắt nó, chỉ cần nhấn nút cùng tên trong menu Excel trên cùng.

4) Cách tạo bảng trong Excel

Đôi khi tôi bối rối trước câu hỏi này. Thực tế là Excel là một bảng lớn. Đúng, nó không có đường viền, không có dấu trang, v.v. (giống như trong Word - và điều này khiến nhiều người hiểu lầm).

Thông thường, câu hỏi này đề cập đến việc tạo ranh giới bảng (định dạng bảng). Việc này được thực hiện khá dễ dàng: đầu tiên hãy chọn toàn bộ bảng, sau đó chuyển đến phần: “ Trang chủ/Định dạng dưới dạng bảng". Trong cửa sổ bật lên, chọn thiết kế bạn cần: loại khung, màu sắc, v.v. (xem Hình 16).

Cơm. 16. Định dạng dưới dạng bảng

Kết quả định dạng được hiển thị trong Hình. 17. Ở dạng này, bảng này có thể được chuyển, chẳng hạn như sang tài liệu Word, tạo thành ảnh chụp màn hình trực quan hoặc đơn giản là trình bày trên màn hình cho khán giả. Ở dạng này, nó dễ “đọc” hơn nhiều.

5) Cách xây dựng biểu đồ/biểu đồ trong Excel

Để xây dựng biểu đồ, bạn sẽ cần một bảng làm sẵn (hoặc ít nhất 2 cột dữ liệu). Trước hết, bạn cần thêm sơ đồ, để thực hiện việc này, hãy nhấp vào: “ Chèn/bánh/biểu đồ hình tròn 3D" (Ví dụ). Việc lựa chọn biểu đồ tùy thuộc vào yêu cầu (mà bạn tuân theo) hoặc sở thích của bạn.

Tiếp theo, bạn có thể chọn kiểu dáng và thiết kế của nó. Tôi khuyên bạn không nên sử dụng các màu yếu và xỉn màu (hồng nhạt, vàng, v.v.) trong sơ đồ. Thực tế là một sơ đồ thường được tạo ra để hiển thị nó - và những màu này được cảm nhận kém cả trên màn hình và khi in (đặc biệt nếu máy in không phải là loại tốt nhất).

Trên thực tế, tất cả những gì còn lại là chỉ định dữ liệu cho sơ đồ. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nó bằng nút chuột trái: ở trên cùng, trong menu Excel - phần “ Làm việc với biểu đồ

Cơm. 23. Sơ đồ kết quả

Trên thực tế, tôi sẽ tóm tắt nó bằng sơ đồ này. Trong bài viết này, tôi đã thu thập (có vẻ như đối với tôi) tất cả các câu hỏi cơ bản nhất mà người mới sử dụng có. Khi đã hiểu những khả năng cơ bản này, bạn sẽ không nhận thấy mình sẽ bắt đầu học những “thủ thuật” mới ngày càng nhanh hơn như thế nào.

Học được cách sử dụng 1-2 công thức, nhiều công thức khác cũng sẽ được “sáng tạo” theo cách tương tự!

Có một số thứ bạn hoàn toàn có thể sống mà không cần. Ví dụ, dụng cụ mở hộp bằng điện hoặc máy cắt xúc xích. Danh sách này có thể được tiếp tục vô thời hạn, tuy nhiên, ý nghĩa có lẽ đã rõ ràng. Trong cuộc sống bình thường, đơn giản là chúng không cần thiết. Tất nhiên, có khả năng một ngày nào đó chúng cũng sẽ được sử dụng.

Ví dụ: bạn đang mong đợi một lượng lớn khách và bạn cần mở 10 lon đậu xanh, sau đó cắt 20 ổ xúc xích thành từng lát mỏng. Tất nhiên, trong hoàn cảnh như vậy, những điều trên sẽ rất hữu ích. Nhưng đây là những trường hợp đặc biệt. Trong cuộc sống hàng ngày, việc mở một hộp đồ hộp theo cách thông thường cũng như cắt một vài lát xúc xích cho một chiếc bánh sandwich sẽ dễ dàng hơn.

Các chương trình máy tính cũng vậy. Nghiên cứu chúng chỉ vì mục đích phát triển chung, với hy vọng một ngày nào đó chúng sẽ được cần đến, sẽ là một sự lãng phí thời gian. Tất nhiên, trong quá trình đào tạo, bạn sẽ cải thiện được các kỹ năng máy tính nói chung của mình trong mọi trường hợp. Ví dụ, bạn trở nên tự tin hơn khi cầm chuột, bạn bắt đầu gõ ngày càng nhanh hơn, bạn trở nên thông thạo hơn trong các giao diện lạ... Tuy nhiên, trước hết, bạn nên thành thạo các chương trình sẽ thực sự giúp ích cho bạn trong công việc hoặc cá nhân. mạng sống.

chương trình MS Excel là một công cụ phổ quát và phù hợp với hầu hết mọi người khi làm nhiệm vụ phải tính toán một cái gì đó, duy trì cơ sở dữ liệu, xây dựng sơ đồ, v.v. Hơn nữa, từ “tính toán” thường khiến người bình thường sợ hãi. Một cái gì đó như chuyển vị ma trận hoặc phương trình vi phân sẽ xuất hiện ngay lập tức.

Trên thực tế, ngay cả trong cuộc sống hàng ngày cũng có chỗ để tính toán. Hãy xem xét một số ví dụ đơn giản.

Đầu tiên là điều tầm thường nhất: bạn cần giữ một bảng chi phí và thu nhập. Nếu bạn không lười biếng và viết ra ít nhất những khoản chi phí lớn vào đó, bạn sẽ có thể rút ra kết luận về cơ cấu chi phí và điều chỉnh chúng.

Thứ hai: bạn cần tạo sơ đồ bằng bảng hiện có. Trong Excel, việc này có thể được thực hiện chỉ trong vài phút (tất nhiên là nếu bạn biết cách).

Thứ tư: bạn cần duy trì một cơ sở dữ liệu nhỏ về khách hàng của công ty.

Tất cả những điều này và nhiều tác vụ khác đều có thể giải quyết dễ dàng nếu bạn sử dụng Microsoft Excel.

Do tính chất công việc, tôi liên tục phải phân tích dữ liệu số. Trước đây, việc này mất rất nhiều thời gian vì tôi thích làm việc với máy tính thông thường hơn. Tuy nhiên, khi sếp một lần nữa bóng gió về việc liên tục có sai sót trong tính toán và yêu cầu đẩy nhanh việc cung cấp báo cáo về kết quả chuyến công tác, những suy nghĩ “xấu” bắt đầu len lỏi trong đầu tôi rằng đã đến lúc phải rũ bỏ. ngày xưa và bắt đầu đào tạo.

Cách học Excel

Mọi người đến với Excel một cách khác nhau. Tuy nhiên, rất ít người có thể tự mình nắm vững chương trình bằng sách giáo khoa. Thực tế là, như một quy luật, hoàn toàn không có thời gian cho việc này. Các ông chủ không thực sự quan tâm đến việc bạn cần học điều gì đó. Anh ấy cần kết quả.

Vì vậy, chúng ta phải làm điều đó một cách phù hợp và bắt đầu. Trong thời gian rảnh. Mua sách bằng chi phí của riêng bạn.

Có một chiến thuật khác: bạn có thể khủng bố không ngừng đồng nghiệp của mình bằng cách hỏi họ hết câu này đến câu khác, yêu cầu họ chỉ ra cách thực hiện thao tác này hoặc thao tác kia. Đồng nghiệp thì khác. Một số người cố gắng giúp đỡ bạn lúc đầu. Người khác liền nghĩ ra cách khiến bạn “loại bỏ” chính mình. Ví dụ, đưa ra lời khuyên với giọng điệu cố tình bác bỏ, thể hiện bằng vẻ bề ngoài rằng bạn là một tên ngốc không thể xuyên thủng và không có một chút hy vọng sửa chữa nào.

Thật không may, việc tự học thường chậm. Đôi khi một người chỉ đơn giản là rơi vào trạng thái sững sờ, bởi vì anh ta đang vững vàng chống lại một chướng ngại vật không thể vượt qua. Ngày qua ngày không có việc gì được giải quyết, và cũng không có ai để hỏi thăm. Các đồng nghiệp khi nhìn thấy bạn đến gần bàn của họ sẽ ngay lập tức tỏ ra bối rối đến mức không dám đặt câu hỏi.

Phải làm gì, bạn suy nghĩ và quyết định tìm kiếm một số Các khóa học MS Excel.

Các khóa học MS Excel

Ở đây, như người ta nói, tùy thuộc vào vận may của bạn. Nếu bạn đủ may mắn để tìm được một giáo viên giỏi thực sự làm việc với chương trình trong thực tế và không học nó từ sách một tháng trước khi bắt đầu khóa học của bạn, hãy coi như đã hoàn thành một nửa cuộc chiến.

Nếu sếp đồng ý cho bạn học trong giờ làm việc thì càng tốt. Và nếu anh ấy cũng sẵn sàng trả tiền học cho bạn, thì bạn có thể coi mình là con cưng thực sự của số phận.

Điều gì sẽ xảy ra nếu mọi chuyện diễn ra theo chiều hướng ngược lại?

Bạn sẽ đến trung tâm đào tạo sau giờ làm việc, khi đầu bạn đang sôi sục vì nhiệm vụ sản xuất. Bạn sẽ phải bỏ ra một số tiền đáng kể để tự bỏ tiền túi tham gia khóa học Excel. Và với tất cả những điều này, bạn sẽ gặp một giáo viên chỉ có thể nói về chương trình trong khuôn khổ cuốn sách “Excel for Dummies”. Bất kỳ câu hỏi nào “ngoài” dòng thông thường sẽ khiến anh ta bối rối.

Kết quả là sau khi hoàn thành khóa đào tạo, bạn sẽ hoàn toàn bị thuyết phục rằng Excel là một trong những chương trình phức tạp nhất trên thế giới, và bản thân bạn là một trong những học sinh ngu ngốc nhất, là nỗi ô nhục đối với trung tâm đào tạo đã tốt nghiệp bạn và cá nhân giáo viên. Làm sao bạn có thể không quay lại chiếc máy tính cũ tốt, gây ra sự phẫn nộ của cấp trên và những nụ cười tự mãn của những đồng nghiệp cấp cao hơn bạn.

Ngay cả khi “phương án thứ hai” đáng buồn này không xảy ra với bạn, bạn vẫn phải đi nửa vòng thành phố để đến lớp vào cuối ngày làm việc, lãng phí thời gian khi tắc đường, ngồi trong lớp học ngột ngạt dưới ánh đèn neon nhấp nháy, điều chỉnh. đến tốc độ làm việc của học sinh chậm nhất trong nhóm - đây có thực sự là cách học tập nên diễn ra trong thế kỷ 21?

Bài học MS Excel trực tuyến

Dĩ nhiên là không! Tôi ngay lập tức từ chối các khóa học trực tiếp và bắt đầu tìm kiếm các lựa chọn học tập trực tuyến. Nói chung, có rất nhiều cái hoàn toàn miễn phí trên Internet. tài liệu làm chủ excel. Lúc đầu, tôi rất vui và bắt đầu xem qua chúng, nhưng theo thời gian, rõ ràng là các bài học miễn phí rất rải rác, rất khó để tìm phần tiếp theo, v.v.

Đôi khi chất lượng cung cấp thông tin còn nhiều điều chưa được mong đợi.

Tuy nhiên, đến một lúc nào đó tôi phát hiện ra hai khóa học có vẻ tốt với mình. Than ôi, một trong số chúng không đủ đầy đủ và chỉ chứa nhiều nhất. Điều này chỉ phù hợp với những người dùng mới làm quen. Khóa học thứ hai diễn ra kỹ lưỡng và nghiêm túc. Điều hấp dẫn nhất là việc phân tích các chức năng của chương trình không được thực hiện bằng một bảng liệt kê trừu tượng đơn giản mà bằng các ví dụ cụ thể.

Mặc dù đây là những ví dụ không hoàn toàn thuộc lĩnh vực của tôi nhưng chúng đã giúp tôi nắm vững các khả năng của chương trình, hiểu rõ hơn và tiếp thu các kỹ thuật làm việc. Tất cả điều này làm cho nó có thể thực hiện các bước độc lập tiếp theo, hoạt động bằng cách tương tự.

Học trực tuyến so với các khóa học cổ điển

Có những ngành học mà việc học trực tuyến là bất lực. Mọi thứ ở đó đều được xây dựng dựa trên sự tương tác trực tiếp giữa người cố vấn và học sinh. Tuy nhiên, nếu chúng ta đang nói về việc thành thạo một chương trình máy tính mới, thì một bài học video sẽ thành công hơn một bài học thông thường khi cả giáo viên và học sinh đều ở trong lớp cùng một lúc.

Nếu chúng ta làm việc với các bài học video thì chúng ta không bị ràng buộc vào thời gian và địa điểm học cụ thể. Bạn có thể học khi có thời gian. Điều chính là không bỏ cuộc. Quy tắc này rất quan trọng! Nhiều người chỉ trích việc học từ xa hóa ra lại là những kẻ lười biếng vô kỷ luật. Sau khi trả tiền cho khóa học, họ tin rằng mình sẽ học được trong mọi trường hợp và rất ngạc nhiên khi tháng này qua tháng khác mà kiến ​​​​thức của họ không tăng lên chút nào.

Không có gì đáng ngạc nhiên. Vào các ngày trong tuần, họ thường không có thời gian để học - làm việc, mệt mỏi, xem TV. Và khi họ ngồi học vào cuối tuần, những gì họ đã học cách đây một tuần gần như bị lãng quên. Bạn phải liên tục quay lại và xem lại các video bài học đã hoàn thành. Và không chỉ xem mà còn tự mình thực hiện mọi hành động. Và sau đó là những nhiệm vụ dành cho công việc độc lập.

Một vấn đề khác là xem các video hướng dẫn một cách thụ động mà không cố gắng hoàn thành các bài tập được đề xuất bằng chính đôi tay của mình. Thật vậy, tại sao phải thực hiện chúng khi mọi thứ đã rõ ràng. Tiếp tục nào...

Kết quả là, không đạt được các kỹ năng thực tế ngày này qua ngày khác, chỉ xem bài học trong giờ nghỉ trưa với tách cà phê trên tay, một người không học được mà còn lãng phí thời gian. Không có gì đáng ngạc nhiên khi một số người có ác cảm mạnh mẽ với việc học từ xa.

Vâng, nó không dành cho những kẻ lười biếng. Nếu bạn muốn học điều gì đó, hãy xem và học hỏi.

Bài học Excel của Andrey Sukhov

Như tôi đã nói, tôi thích khóa học. Tất cả các chủ đề đều được thảo luận bằng cách sử dụng các ví dụ cụ thể, giúp bạn ghi nhớ tốt hơn nhiều. Tôi thích việc tác giả không quay một video bài học lớn bao gồm toàn bộ phần của khóa học mà chia nó thành nhiều video ngắn.

Xem một đoạn video ngắn đề cập đến một tình huống cụ thể và giải pháp của nó sẽ thuận tiện hơn nhiều. Rất dễ dàng để tua lại video nếu bạn bỏ lỡ điều gì đó. Chúng tôi liên tục đề nghị bạn tự mình thực hiện hành động này hoặc hành động kia. Vì vậy, không chỉ đầu mà cả đôi tay cũng ghi nhớ trình tự thao tác.

Điều có giá trị là tác giả đề nghị xem phần giới thiệu đầu tiên của khóa học mà không đặt ra bất kỳ điều kiện nào. Nó bao gồm các thông tin và kỹ năng cơ bản nhất, tuy nhiên vẫn đủ để giải quyết các vấn đề đơn giản, không chuyên ngành.

Đồng thời, bạn có cơ hội được lắng nghe cách tác giả giảng dạy bài học. Có vấn đề gì về cách diễn đạt không, tốc độ trình bày tài liệu có bình thường không, ví dụ có rõ ràng không, v.v.

Có lần, lần đầu tiên tôi cũng đăng ký phần miễn phí đầu tiên, sau đó trả tiền cho toàn bộ khóa học. Nó có giá 1800 rúp. Một mặt, nó có vẻ đắt tiền. Mặt khác, các khóa học toàn thời gian đắt hơn nhiều. Nếu bạn mua một cuốn sách giáo khoa, số tiền tiết kiệm được sẽ rất đáng nghi ngờ. Quả thực, có những cuốn sách rẻ tiền nhưng việc đào tạo lại tốn rất nhiều thời gian.

Kết quả đào tạo và triển khai Excel

Bây giờ các ông chủ khá hài lòng với tôi. Tôi ít mắc lỗi hơn và nộp báo cáo đúng hạn. Còn các ông chủ thì sao! Bản thân tôi hoàn toàn hài lòng. Rốt cuộc, ngay sau khi tôi tạo và sửa lỗi bảng một lần, tất cả công việc khi đó chỉ bao gồm việc thêm các số mới, có liên quan vào một số ô. Chương trình ngay lập tức thực hiện các phép tính và tạo ra các số có sẵn.

Nếu trước đây việc lập một bản báo cáo chết tiệt là một công việc lao động cực nhọc thực sự thì bây giờ nó đã trở thành một kỳ nghỉ. Mọi thứ diễn ra nhanh chóng và không có lỗi. Gần như là "chính nó" :)

Ai đã nói ra câu: “Lao động chân tay trên vai máy móc?” Đây chính xác là những gì đã xảy ra trong trường hợp của tôi. Thời gian dành cho việc học đã được đền đáp xứng đáng. Cảm ơn Microsoft vì một chương trình hữu ích như vậy và cảm ơn Andrey Sukhov vì một chương trình .

Nhóm dữ liệu

Khi bạn chuẩn bị một danh mục sản phẩm kèm theo giá cả, bạn nên lo lắng về tính dễ sử dụng của nó. Một số lượng lớn các vị trí trên một trang tính buộc phải sử dụng tìm kiếm, nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu người dùng chỉ thực hiện lựa chọn và không biết gì về tên? Trong các danh mục trên Internet, vấn đề được giải quyết bằng cách tạo các nhóm sản phẩm. Vậy tại sao không làm điều tương tự trong sổ làm việc Excel?

Việc tổ chức một nhóm khá đơn giản. Chọn một số dòng và nhấp vào nút Nhóm trên tab Dữ liệu(xem hình 1).

Hình 1 – Nút nhóm

Sau đó chỉ định loại nhóm - từng dòng một(xem hình 2).

Hình 2 - Chọn kiểu nhóm

Kết quả là chúng ta nhận được... không phải thứ chúng ta cần. Các dòng sản phẩm được kết hợp thành một nhóm được chỉ ra bên dưới chúng (xem Hình 3). Trong các thư mục, tiêu đề thường xuất hiện trước và sau đó là nội dung.

Hình 3 – Nhóm các hàng “xuống dưới”

Đây hoàn toàn không phải là lỗi chương trình. Rõ ràng, các nhà phát triển cho rằng việc nhóm các hàng chủ yếu được thực hiện bởi những người lập báo cáo tài chính, trong đó kết quả cuối cùng được hiển thị ở cuối khối.

Để nhóm các hàng “lên”, bạn cần thay đổi một cài đặt. Trên tab Dữ liệu bấm vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải của phần Kết cấu(xem hình 4).

Hình 4 – Nút chịu trách nhiệm hiển thị cửa sổ cài đặt cấu trúc

Trong cửa sổ cài đặt mở ra, bỏ chọn tùy chọn Tổng số ở các hàng bên dưới dữ liệu(xem Hình 5) và nhấn nút ĐƯỢC RỒI.

Hình 5 – Cửa sổ cài đặt cấu trúc

Tất cả các nhóm bạn đã tạo sẽ tự động chuyển sang loại “top”. Tất nhiên, tham số đã đặt cũng sẽ ảnh hưởng đến hoạt động tiếp theo của chương trình. Tuy nhiên, bạn sẽ phải bỏ chọn hộp này để mọi người một trang tính mới và mỗi sổ làm việc Excel mới, bởi vì Các nhà phát triển đã không cung cấp cài đặt “toàn cầu” cho loại nhóm. Tương tự, bạn không thể sử dụng các loại nhóm khác nhau trong cùng một trang.

Khi bạn đã phân loại sản phẩm của mình, bạn có thể sắp xếp các danh mục thành các phần lớn hơn. Tổng cộng có tới chín cấp độ nhóm.

Điều bất tiện khi sử dụng chức năng này là bạn phải nhấn nút ĐƯỢC RỒI trong cửa sổ bật lên và sẽ không thể thu thập các phạm vi không liên quan trong một lần.

Hình 6 – Cấu trúc thư mục đa cấp trong Excel

Bây giờ bạn có thể mở và đóng các phần của danh mục bằng cách nhấp vào điểm cộng và điểm trừ ở cột bên trái (xem Hình 6). Để mở rộng toàn bộ cấp độ, hãy nhấp vào một trong các số ở trên cùng.

Để di chuyển các hàng lên cấp cao hơn trong hệ thống phân cấp, hãy sử dụng nút Tách nhóm tab Dữ liệu. Bạn hoàn toàn có thể loại bỏ việc nhóm bằng cách sử dụng mục menu Xóa cấu trúc(xem hình 7). Hãy cẩn thận, không thể hủy bỏ hành động!

Hình 7 – Tách nhóm các hàng

Đóng băng các khu vực của tấm

Khá thường xuyên khi làm việc với các bảng Excel, việc cố định một số vùng của trang tính là điều cần thiết. Ví dụ: có thể có tiêu đề hàng/cột, logo công ty hoặc thông tin khác.

Nếu bạn cố định hàng đầu tiên hoặc cột đầu tiên thì mọi thứ rất đơn giản. Mở tab Xem và trong menu thả xuống Để khắc phục các khu vực chọn đồ cho phù hợp Đóng băng hàng trên cùng hoặc Cố định cột đầu tiên(xem Hình 8). Tuy nhiên, sẽ không thể “đóng băng” cả hàng và cột cùng một lúc.

Hình 8 – Cố định một hàng hoặc cột

Để bỏ ghim, hãy chọn mục trong cùng menu Mở khóa các khu vực(mục này thay thế dòng Để khắc phục các khu vực, nếu "đóng băng" được áp dụng trên trang).

Nhưng việc ghim nhiều hàng hoặc một vùng hàng và cột không quá minh bạch. Bạn chọn ba dòng, bấm vào mục Để khắc phục các khu vực và... Excel chỉ "đóng băng" hai. Tại sao vậy? Một kịch bản thậm chí còn tồi tệ hơn có thể xảy ra khi các khu vực được cố định theo cách không thể đoán trước (ví dụ: bạn chọn hai dòng và chương trình sẽ đặt ranh giới sau dòng thứ mười lăm). Nhưng chúng ta đừng quy điều này là do sự giám sát của nhà phát triển, bởi vì cách chính xác duy nhất để sử dụng chức năng này sẽ khác.

Bạn cần nhấp vào ô bên dưới các hàng mà bạn muốn cố định và theo đó, ở bên phải các cột cần gắn và chỉ sau đó chọn mục Để khắc phục các khu vực. Ví dụ: trong Hình 9 ô được tô sáng B 4. Điều này có nghĩa là ba hàng và cột đầu tiên sẽ được cố định, cột này sẽ giữ nguyên vị trí khi cuộn trang tính theo cả chiều ngang và chiều dọc.

Hình 9 – Cố định một vùng hàng và cột

Bạn có thể áp dụng nền cho các vùng được ghim để cho người dùng biết rằng các ô đó hoạt động khác nhau.

Xoay trang tính (thay hàng bằng cột và ngược lại)

Hãy tưởng tượng tình huống này: bạn đã mất vài giờ để gõ một bảng trong Excel và đột nhiên nhận ra rằng bạn đã thiết kế cấu trúc không chính xác - các tiêu đề cột lẽ ra phải được viết theo hàng hoặc theo hàng theo cột (không thành vấn đề). Tôi có phải gõ lại mọi thứ bằng tay không? Không bao giờ! Excel cung cấp một chức năng cho phép bạn “xoay” một trang tính 90 độ, từ đó di chuyển nội dung của các hàng thành các cột.

Hình 10 – Bảng nguồn

Vì vậy, chúng ta có một số bảng cần được “xoay” (xem Hình 10).

1. Chọn các ô có dữ liệu. Đó là các ô được chọn chứ không phải các hàng và cột, nếu không sẽ không có gì hoạt động.
2. Sao chép chúng vào clipboard bằng phím tắt hoặc theo bất kỳ cách nào khác.
3. Di chuyển đến một trang tính trống hoặc vùng trống của trang tính hiện tại. Lưu ý quan trọng: Bạn không thể dán lên dữ liệu hiện tại!
4. Chèn dữ liệu bằng tổ hợp phím và trong menu tùy chọn chèn, chọn tùy chọn Chuyển đổi(xem hình 11). Ngoài ra, bạn có thể sử dụng menu Chèn từ tab trang chủ(xem hình 12).

Hình 11 – Chèn với chuyển vị

Hình 12 – Chuyển đổi từ menu chính

Vậy là xong, bàn đã được xoay (xem Hình 13). Trong trường hợp này, định dạng được giữ nguyên và các công thức được thay đổi theo vị trí mới của các ô - không cần thực hiện công việc thường ngày.

Hình 13 – Kết quả sau khi xoay

Hiển thị công thức

Đôi khi một tình huống phát sinh khi bạn không thể tìm thấy công thức mong muốn trong số lượng lớn ô hoặc đơn giản là bạn không biết phải tìm cái gì và ở đâu. Trong trường hợp này, bạn sẽ cần khả năng hiển thị trên một trang tính không phải là kết quả của phép tính mà là các công thức ban đầu.

Nhấn vào nút Hiển thị công thức trên tab Công thức(xem Hình 14) để thay đổi cách trình bày dữ liệu trên trang tính (xem Hình 15).

Hình 14 – Nút “Hiển thị công thức”

Hình 15 – Bây giờ các công thức được hiển thị trên trang tính chứ không phải kết quả tính toán

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc điều hướng các địa chỉ ô được hiển thị trong thanh công thức, hãy nhấp vào Tế bào ảnh hưởng từ tab Công thức(xem hình 14). Các phần phụ thuộc sẽ được hiển thị bằng các mũi tên (xem Hình 16). Để sử dụng chức năng này, trước tiên bạn phải đánh dấu một tế bào.

Hình 16 – Các phần phụ thuộc của ô được thể hiện bằng mũi tên

Ẩn phần phụ thuộc chỉ bằng một nút bấm Xóa mũi tên.

Dòng bao bọc trong ô

Khá thường xuyên trong sổ làm việc Excel có những dòng chữ dài không vừa với chiều rộng của ô (xem Hình 17). Tất nhiên, bạn có thể mở rộng cột, nhưng tùy chọn này không phải lúc nào cũng được chấp nhận.

Hình 17 – Nhãn không vừa với ô

Chọn các ô có nhãn dài và nhấp vào nút Bao text TRÊN Trang chủ(xem Hình 18) để chuyển đến màn hình nhiều dòng (xem Hình 19).

Hình 18 – Nút “Ngắt dòng văn bản”

Hình 19 – Hiển thị văn bản nhiều dòng

Xoay văn bản trong một ô

Chắc chắn bạn đã gặp phải tình huống văn bản trong ô cần được đặt không phải theo chiều ngang mà theo chiều dọc. Ví dụ: để gắn nhãn cho một nhóm hàng hoặc cột hẹp. Excel 2010 bao gồm các công cụ cho phép bạn xoay văn bản trong ô.

Tùy thuộc vào sở thích của bạn, bạn có thể đi theo hai cách:

1. Đầu tiên tạo dòng chữ, sau đó xoay nó.
2. Điều chỉnh độ xoay của văn bản trong ô rồi nhập văn bản.

Các tùy chọn hơi khác nhau, vì vậy chúng tôi sẽ chỉ xem xét một trong số chúng. Để bắt đầu, tôi kết hợp sáu dòng thành một bằng cách sử dụng nút Kết hợp và đặt ở trung tâm TRÊN Trang chủ tab (xem Hình 20) và nhập dòng chữ chung (xem Hình 21).

Hình 20 – Nút gộp ô

Hình 21 – Đầu tiên chúng ta tạo chữ ký ngang

Hình 22 – Nút xoay văn bản

Bạn có thể giảm thêm độ rộng của cột (xem Hình 23). Sẵn sàng!

Hình 23 – Văn bản ô dọc

Nếu muốn, bạn có thể đặt góc xoay văn bản theo cách thủ công. Trong cùng danh sách (xem Hình 22), hãy chọn mục Định dạng căn chỉnh ô và trong cửa sổ mở ra, đặt góc và căn chỉnh tùy ý (xem Hình 24).

Hình 24 – Thiết lập góc xoay văn bản tùy ý

Định dạng ô theo điều kiện

Tính năng định dạng có điều kiện đã có từ lâu trong Excel nhưng đã được cải tiến đáng kể ở phiên bản 2010. Bạn thậm chí có thể không cần phải hiểu sự phức tạp của việc tạo quy tắc, bởi vì... các nhà phát triển đã cung cấp nhiều sự chuẩn bị. Hãy xem cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel 2010.

Điều đầu tiên cần làm là chọn các ô. Tiếp theo, trên Trang chủ nút bấm tab Định dạng có điều kiện và chọn một trong các ô trống (xem Hình 25). Kết quả sẽ được hiển thị trên trang tính ngay lập tức, vì vậy bạn sẽ không phải mất nhiều thời gian để xem xét các tùy chọn.

Hình 25 – Chọn mẫu định dạng có điều kiện

Biểu đồ trông khá thú vị và phản ánh tốt bản chất của thông tin về giá - giá càng cao thì phân khúc càng dài.

Thang màu và bộ biểu tượng có thể được sử dụng để biểu thị các trạng thái khác nhau, chẳng hạn như chuyển đổi từ chi phí quan trọng sang chi phí chấp nhận được (xem Hình 26).

Hình 26 – Thang màu từ đỏ đến xanh lục với màu vàng trung gian

Bạn có thể kết hợp biểu đồ, tỷ lệ và biểu tượng trong một phạm vi ô. Ví dụ: biểu đồ và biểu tượng trong Hình 27 cho thấy hiệu suất thiết bị ở mức chấp nhận được và quá kém.

Hình 27 – Biểu đồ và bộ biểu tượng phản ánh hiệu suất của một số thiết bị có điều kiện

Để xóa định dạng có điều kiện khỏi các ô, hãy chọn chúng và chọn Định dạng có điều kiện từ menu. Xóa quy tắc khỏi các ô đã chọn(xem hình 28).

Hình 28 – Loại bỏ các quy tắc định dạng có điều kiện

Excel 2010 sử dụng các giá trị đặt trước để truy cập nhanh các khả năng định dạng có điều kiện vì... Việc thiết lập các quy tắc của riêng bạn không phải là điều hiển nhiên đối với hầu hết mọi người. Tuy nhiên, nếu các mẫu do nhà phát triển cung cấp không phù hợp với bạn, bạn có thể tạo các quy tắc thiết kế ô của riêng mình theo các điều kiện khác nhau. Mô tả đầy đủ về chức năng này nằm ngoài phạm vi của bài viết này.

Sử dụng bộ lọc

Bộ lọc cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy thông tin bạn cần trong một bảng lớn và trình bày nó ở dạng nhỏ gọn. Ví dụ: bạn có thể chọn các tác phẩm của Gogol từ một danh sách dài các cuốn sách và bộ xử lý Intel từ bảng giá của một cửa hàng máy tính.

Giống như hầu hết các thao tác, bộ lọc yêu cầu chọn các ô. Tuy nhiên, bạn không cần phải chọn toàn bộ bảng có dữ liệu; chỉ cần đánh dấu các hàng phía trên các cột dữ liệu được yêu cầu. Điều này làm tăng đáng kể sự tiện lợi của việc sử dụng các bộ lọc.

Sau khi các ô được chọn, trên tab trang chủ nhấn vào nút Sắp xếp và lọc và chọn Lọc(xem hình 29).

Hình 29 – Tạo bộ lọc

Bây giờ, các ô sẽ chuyển thành danh sách thả xuống nơi bạn có thể đặt các tùy chọn lựa chọn. Ví dụ: chúng tôi đang tìm kiếm tất cả các đề cập đến Intel trong cột Tên sản phẩm. Để thực hiện việc này, hãy chọn bộ lọc văn bản Chứa(xem hình 30).

Hình 30 – Tạo bộ lọc văn bản

Hình 31 – Tạo bộ lọc theo từ

Tuy nhiên, sẽ nhanh hơn nhiều để đạt được hiệu quả tương tự bằng cách nhập từ vào trường Tìm kiếm menu ngữ cảnh được hiển thị trong Hình 30. Tại sao lại gọi một cửa sổ bổ sung? Điều này hữu ích nếu bạn muốn chỉ định nhiều điều kiện lựa chọn hoặc chọn các tùy chọn lọc khác ( không chứa, bắt đầu bằng..., kết thúc bằng...).

Đối với dữ liệu số, có sẵn các tùy chọn khác (xem Hình 32). Ví dụ: bạn có thể chọn 10 giá trị lớn nhất hoặc 7 giá trị nhỏ nhất (số lượng có thể tùy chỉnh).

Hình 32 – Bộ lọc số

Bộ lọc Excel cung cấp các khả năng khá phong phú có thể so sánh với việc lựa chọn bằng truy vấn SELECT trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS).

Hiển thị đường cong thông tin

Đường cong thông tin (infocurve) là một cải tiến trong Excel 2010. Chức năng này cho phép bạn hiển thị động thái thay đổi của các tham số số trực tiếp trong một ô mà không cần phải xây dựng biểu đồ. Những thay đổi về số lượng sẽ được hiển thị ngay trên vi mô.

Hình 33 – Đường cong thông tin Excel 2010

Để tạo đường cong thông tin, hãy nhấp vào một trong các nút trong khối đường cong thông tin trên tab Chèn(xem Hình 34), sau đó chỉ định phạm vi ô cần vẽ.

Hình 34 – Chèn đường cong thông tin

Giống như biểu đồ, đường cong thông tin có nhiều lựa chọn để tùy chỉnh. Hướng dẫn chi tiết hơn về cách sử dụng chức năng này được mô tả trong bài viết.

Phần kết luận

Bài viết thảo luận về một số tính năng hữu ích của Excel 2010 giúp tăng tốc công việc, cải thiện hình thức của bảng hoặc dễ sử dụng. Việc bạn tự tạo tệp hay sử dụng tệp của người khác không quan trọng - Excel 2010 có các chức năng dành cho tất cả người dùng.