Hướng dẫn đơn giản để làm việc hiệu quả với email. Quy tắc làm việc với email
Nếu bạn nhận được hơn 50 email mỗi ngày, thật khó để đọc kỹ từng email. Một số tin nhắn vẫn chưa được trả lời, một số khác biến mất trong thùng rác khi chưa mở. Nếu bạn dọn dẹp email của mình mà không có hệ thống, luôn có khả năng bạn sẽ bỏ lỡ điều gì đó thực sự quan trọng. The Secret đã tìm ra cách các doanh nhân và nhà quản lý hàng đầu xử lý khối lượng thư gửi đến và xây dựng các quy tắc cơ bản để làm việc với thư.
Chọn thời gian của bạn và ưu tiên
Alexey Gorbunov Tổng Giám đốc Công ty tư vấn SQ-Team
Tôi chia các chữ cái thành bốn loại bằng cách sử dụng cài đặt: chúng được sắp xếp tự động và sau đó tôi áp dụng các quy tắc của riêng mình cho từng loại. Tôi dành một giờ mỗi ngày cho thư từ nhân viên và khách hàng: nếu câu trả lời không quá một phút, tôi sẽ viết ngay. Nếu tôi cần nhiều hơn năm phút hoặc lá thư không phải là lá thư đầu tiên hoặc thứ hai về chủ đề này, tôi sẽ chuyển sang chế độ liên lạc qua điện thoại hoặc đặt lịch hẹn. Có những lá thư không phải từ nhân viên và khách hàng mà từ bên thứ ba gửi cho cá nhân tôi. Tôi dành 30 phút mỗi tuần cho họ và cố gắng trả lời vào cuối ngày hiện tại. Tôi dành nửa giờ còn lại mỗi tuần cho loại thư thứ tư - gửi thư, đăng ký, ưu đãi, thư từ những người tôi không biết, 600–700 tin nhắn được gửi đi. Trong số này, tôi chỉ đọc những cuốn mà tôi quan tâm đến tiêu đề.
Ruslan Fazlyev Người sáng lập nền tảng thương mại điện tử Ecwid
Điều đơn giản nhất bạn có thể làm với thư là không trả lời nó. Không phải mọi thứ trên thế giới đều cần có phản ứng. Nhưng nếu tôi trả lời email, tôi sẽ cố gắng làm việc đó vào một thời điểm nhất định trong ngày mà không bị phân tâm bởi bất cứ điều gì khác. Tôi sử dụng thủ thuật này: khi tôi cần xóa một hộp gồm vài trăm bức thư mỗi ngày, trước tiên tôi lọc nó theo những liên hệ thông thường và trả lời liên tiếp tất cả các bức thư từ một đối tác. Bằng cách này, bộ não không thay đổi bối cảnh và bạn có thể trả lời mọi thứ nhanh hơn nhiều.
Tạo mẫu
Inna Alekseeva Tổng Giám đốc công ty PR PR-Partner
Tôi có một vài thủ thuật giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian đọc và trả lời. Nếu tôi thấy trong thư có rất nhiều đồng nghiệp, đối tác, nhà thầu thì tôi chỉ đọc lá thư cuối cùng, không mở phần còn lại. Để trả lời những bức thư tiêu chuẩn - sơ yếu lý lịch xin đề xuất, yêu cầu ban đầu của khách hàng, yêu cầu về lịch đào tạo, câu hỏi về việc mua sách - tôi sử dụng rộng rãi các mẫu thư bằng tiếng Nga và tiếng Anh, tôi có khoảng 20 mẫu trong số đó. Tôi cũng sử dụng ba mẫu chữ ký khác nhau bằng tiếng Nga, tiếng Anh và tiếng Đức.
Sử dụng ứng dụng
Alexey Zhebelev Đồng sáng lập cửa hàng du lịch trực tuyến Onlinetours.ru
Trong nhiều năm, tôi đã thử một số ứng dụng email: Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird, nhưng cuối cùng tôi lại quay lại giao diện web Gmail. Khách hàng không thể đối phó với kho lưu trữ thư của tôi, kho lưu trữ thư của tôi sau ba năm làm việc trong tài khoản đã tăng lên 97 GB. Trong số các ứng dụng dành cho Gmail, tôi muốn nhắc đến dịch vụ ActiveInbox và Boomerang dành cho Gmail. Người đầu tiên dạy tôi không giữ email nào trong hộp thư đến của mình - bây giờ tôi không có nó, nhưng lúc đầu nó rất thuận tiện. Cái thứ hai có một số chức năng thú vị: bạn có thể trì hoãn việc gửi thư đi hoặc tạm thời xóa thư đến khỏi hộp thư. Trong Boomerang dành cho Gmail, tôi sử dụng lời nhắc trong trường hợp đối tác không trả lời tôi trong một khung thời gian nhất định, mặc dù lẽ ra phải như vậy. Ước mơ nhỏ bé của tôi là gửi lời nhắc tự động tới đối tác rằng đã đến lúc phản hồi, tôi vẫn chưa tìm được ứng dụng nào như vậy.
Liên kết email của bạn với nhật ký điện tử hoặc CRM
Alexey Bessarabsky Trưởng phòng Marketing, công ty viễn thông Mango Telecom
Tôi giữ hộp thư đến của mình trống: Tôi xóa một số email, tôi trả lời một số email ngay lập tức nếu mất không quá vài phút và tôi biến phần còn lại của email thành nhiệm vụ hoặc tài liệu đọc. Để làm được điều này, bạn cần chọn một chương trình theo dõi công việc và thu thập thông tin: lựa chọn của tôi là Asana và Evernote. Để biến một email thành một nhiệm vụ Asana, tôi chỉ cần chuyển tiếp nó đến một địa chỉ đặc biệt. Để thêm ghi chú vào Evernote, tôi sử dụng một plugin trong Outlook - có thể tạo ghi chú từ một bức thư bằng một cú nhấp chuột vào nút tương ứng - hoặc tôi chuyển tiếp bức thư đến một địa chỉ đặc biệt nếu tôi không có trong Outlook. Tôi không sử dụng cách sắp xếp email theo dự án trong thư - việc này được thực hiện hiệu quả hơn nhiều trong trình quản lý tác vụ, với mức độ ưu tiên, thời hạn và trách nhiệm được đặt ra. Tôi cũng có một tập hồ sơ để lưu trữ tạm thời những lá thư mà tôi cần có trong tay trong một thời gian: Tôi thường đặt những lời nhắc nhở có thời hạn trên đó.
Tránh trao đổi thư từ qua email với một số người nhận nhất định
Mikhail Lyubachev Tổng giám đốc công ty phát triển và sản xuất hàng da Liubachev Manufacturing Co
Tôi liên tục sử dụng email để làm việc với các đối tác, nhà cung cấp, luật sư và kế toán của mình. Nhược điểm chính của email là việc tìm kiếm các bức thư và tệp đính kèm với chúng: để tìm được một bức thư có thỏa thuận hoặc hóa đơn, bạn phải mất rất nhiều thời gian: ví dụ: những bức thư như vậy thường được gửi mà không có tiêu đề. Vì vậy cách đây vài tháng tôi đã chuyển toàn bộ công việc kế toán của mình sang Staply. Đây là một ứng dụng web tự động sắp xếp thông tin và cho phép bạn đánh dấu các tệp hoặc liên kết trong chuỗi tin nhắn. Quá trình thử nghiệm đã diễn ra được vài tháng và cho đến nay vẫn rất tốt. Giờ đây, việc tìm thấy bất kỳ tài liệu nào đã trở nên dễ dàng hơn - chỉ cần vào nhóm và bật bộ lọc theo tệp. Trong tương lai gần, tôi dự định chuyển thêm một số đối tác từ email sang Staply, nhưng cũng có những khó khăn - khá khó để thuyết phục mọi người chuyển sang hệ thống mới. Mọi người đều quen với việc gửi email và giao diện Staply bằng tiếng Anh, đó là lý do tại sao một số đối tác không vội đăng ký.
Đầu tiên:Đừng bắt đầu ngày mới bằng email. Hãy dành cho bản thân ít nhất một giờ để thực hiện các nhiệm vụ và chỉ sau đó mới bắt đầu viết thư.
Thứ hai: làm việc với thư theo giờ và quen với việc làm việc đó không quá hai giờ một ngày. Hãy tưởng tượng rằng bạn chạy vào văn phòng trong hai giờ vì bạn cần phải đến sân bay và đi nghỉ. Những gì sẽ được thực hiện? Điều quan trọng nhất! Tôi thông báo cho tất cả những người viết thư cho tôi về điều này bằng thư trả lời tự động này: “Xin chào! Nếu bạn nhận được lá thư này, hãy chắc chắn 100% rằng tôi đã nhận được lá thư của bạn. Tôi kiểm tra email của mình lúc 14:00 và 16:00. Nếu bạn đã gửi cho tôi hóa đơn hoặc đang vội báo cáo điều gì đó khẩn cấp, vui lòng gọi vào số điện thoại di động của tôi. Cảm ơn!"
Ngày thứ ba: Chia thư của bạn thành hai phần - hộp thư đến và lưu trữ. Tin nhắn chưa đọc nằm trong hộp thư đến, phần còn lại nằm trong kho lưu trữ. Nhiều thư mục tạo nên sự hỗn loạn: Có lần tôi thấy hàng trăm thư mục trong một email. Tôi gọi nội bộ chúng là “các thư mục được tạo nhưng không bao giờ được sử dụng”. Và đã đến lúc phải làm quen với nó một lần và mãi mãi: một kho lưu trữ email và tài liệu đẹp và gọn gàng là điều không thể. Để làm điều này, bạn sẽ phải thuê một nhà lưu trữ riêng.
Viết vào trường này thông tin ngắn gọn và rõ ràng phản ánh bản chất của bức thư. Thêm từ khẩn cấp nếu bạn cần đọc nó ngay lập tức. Điều này sẽ giúp người đối thoại hiểu nội dung của bức thư và cũng sẽ giúp trong tương lai nhanh chóng tìm thấy bức thư quan tâm trong kho lưu trữ.Nếu chủ đề đã thay đổi do trao đổi thư từ, hãy thay đổi nó trong trường này.
2. Tắt CapsLock
Không viết nội dung và chủ đề của bức thư bằng chữ in hoa. Nhiều người cho rằng điều này không có thẩm mỹ vì nó truyền tải một giọng điệu la hét. Cũng như một lượng lớn dấu chấm than ở cuối câu.
3. Ngắn gọn là em gái của tài năng
Cố gắng không viết thư dài, trình bày thông tin rõ ràng và chính xác, điều này giúp tiết kiệm thời gian của người nhận.
4. Tệp đính kèm
Nếu bạn chỉ cần gửi một tập tin, thì bạn vẫn cần viết thông tin ngắn gọn trong phần nội dung của bức thư. Ví dụ: “Tôi đang gửi hướng dẫn về cách sử dụng email”. Đừng để trống những lá thư như vậy; lá thư đính kèm không phải lúc nào cũng rõ ràng những gì đang được nói.
Nếu bạn nhận được một lá thư trống có tệp đính kèm từ một địa chỉ không xác định, bạn không nên mở nó. Khả năng cao là có virus ở đó.
5. Trả lời hoặc Trả lời tất cả
 |
6. Chuỗi chữ cái
Khi trả lời một lá thư, đừng xóa lá thư gốc. Sau khi nhận được câu trả lời của bạn mà không có văn bản gốc, người nhận có thể không còn nhớ câu hỏi đó là gì và buộc phải tìm kiếm lá thư đã gửi của mình.
7. Ký thư
Viết “Với sự tôn trọng,…” không chỉ là cách cư xử tốt. Trong chữ ký thường ghi rõ họ tên, chức vụ, tên tổ chức và số điện thoại liên hệ. Bằng cách này, bạn có thể nhận dạng duy nhất chính mình và nếu cần, bạn có thể được liên hệ nhanh chóng.
Bạn có thể đặt chữ ký tự động trong cài đặt email của mình; những từ này sẽ tự động được thêm vào tất cả email mới.
7. Lời nói không phải là chim sẻ, nếu nó bay ra, bạn sẽ không bắt được.
Trước khi gửi, hãy đọc lại thư, cố gắng đừng trả lời ngay những lá thư xúc động, để không phải hối hận về sau.
Hãy nhớ rằng thư của bạn có thể được chuyển tiếp một cách vô tình hoặc cố ý, vì vậy thông tin bí mật không nên được gửi qua email.
8. Xem lại cài đặt email của bạn
Bằng cách dành thời gian nghiên cứu cài đặt email của bạn một lần, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian trong tương lai. Trong cài đặt, bạn có thể đặt chữ ký cá nhân, thiết lập bộ sưu tập thư từ các hộp thư khác, tạo phân cấp thư mục, thêm bộ lọc và hơn thế nữa.
9. Chú ý đến bảo mật email
- Hãy nghĩ ra một mật khẩu phức tạp, đừng viết nó ra một tờ giấy cạnh máy tính và hãy thay đổi nó định kỳ.
- Khi truy cập email của bạn từ máy tính người khác, không bấm vào ghi nhớ mật khẩu.
- Hãy nhớ đăng xuất khỏi email khi làm việc trên thiết bị của người khác.
- Không mở các tập tin nhận được từ các email lạ.
- Kiểm tra các tập tin đính kèm để tìm virus.
- Gửi email không mong muốn vào thư rác.
Việc sử dụng biểu tượng cảm xúc trong thư chính thức không phải là thông lệ, nhưng khi trao đổi thư từ với bạn bè, bạn có thể thêm chúng để tạo thêm cảm xúc cho bức thư.
Dưới đây là phổ biến nhất:
| chỉ định | Nó có nghĩa là gì? | Biểu diễn đồ họa |
| :-) | nụ cười, niềm vui, hạnh phúc | |
| :-( | nỗi buồn, sự u sầu, sự bất mãn |  |
Thực tế là khả năng làm việc trên máy tính ngày nay là cần thiết đối với tất cả mọi người là điều không thể nghi ngờ ngay cả với những người còn hoài nghi.
Cuốn sách bạn đang cầm trên tay sẽ là người bạn và trợ thủ đắc lực cho những ai muốn độc lập và nhanh chóng nắm vững những điều phức tạp khi làm việc trên máy tính cá nhân. Được viết bằng ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu, nó dễ tiếp cận và dễ dàng ngay cả đối với người mới bắt đầu. Một số lượng lớn các ví dụ cụ thể và minh họa trực quan góp phần giúp bạn tiếp thu nhanh chóng và dễ dàng tài liệu được đề xuất.
Trình bày tuần tự của nó, cũng như mô tả chi tiết từng bước về các hoạt động và quy trình chính, biến việc nghiên cứu cuốn sách này thành một quá trình thú vị, kết quả của quá trình này sẽ là khả năng giao tiếp trực tiếp với bất kỳ ai. máy tính hiện đại.
Mô tả này dựa trên ví dụ về Windows XP Professional.
Sách:
Các phần trên trang này:
Ngày nay, không biết sử dụng email cũng giống như không biết đọc. Gửi báo cáo cho ban quản lý hoặc sơ yếu lý lịch cho nhà tuyển dụng, kết bạn qua thư, tiến hành giao tiếp kinh doanh, trao đổi ảnh, v.v. - tất cả những điều này là không thể nếu không nắm vững sự phức tạp của e-mail. Đó là lý do ngày nay chỉ có kẻ lười biếng mới không có địa chỉ email riêng. Ở đây chúng ta sẽ nói về cách thiết lập tài khoản email của riêng bạn, cách gửi và nhận email, chuyển tiếp tệp đính kèm, v.v.
9.4.1. Làm thế nào để tạo tài khoản email của riêng bạn?
Trong phần này chúng ta sẽ xem xét quy trình mở hộp thư bằng ví dụ về dịch vụ thư của một cổng thông tin phổ biến www.yandex.ru.
* * *
Trên trang chính của bất kỳ tài nguyên Internet nào cung cấp dịch vụ email miễn phí đều có một liên kết được thiết kế để chuyển sang chế độ tạo hộp thư. Liên kết này có thể được gọi bằng nhiều tên khác nhau; TRÊN www.yandex.ru tại thời điểm viết cuốn sách nó được gọi là Tạo hộp thư. Sau khi nhấp vào liên kết này, hộp thoại hiển thị trong Hình 1 sẽ mở ra trên màn hình. 9,22.
Cơm. 9,22. Giai đoạn đầu tiên của việc tạo hộp
Ở giai đoạn đầu tiên, bạn cần nhập họ và tên của mình, cũng như tên của hộp thư sẽ được tạo ( đăng nhập). Tất cả dữ liệu này được nhập từ bàn phím. Khi nhập thông tin đăng nhập, bạn có thể sử dụng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Anh, số, cũng như dấu gạch dưới và dấu gạch nối (không được phép có khoảng trắng trong tên).
* * *
Khi bạn nhập thông tin đăng nhập, dịch vụ thư sẽ tự động kiểm tra xem nó hiện có đang bận hay không. Nếu hóa ra một hộp thư có cùng tên đã tồn tại, bạn sẽ được cung cấp các tùy chọn đăng nhập khác gần với hộp thư bạn đã cố gắng nhập (chúng được cung cấp trong mọi trường hợp, xem Hình 9.22).
Sau khi điền đầy đủ các thông tin được chỉ định, nhấp vào nút Hơn nữađể chuyển sang giai đoạn tạo hộp thư tiếp theo (Hình 9.23).
Cơm. 9,23. Giai đoạn thứ hai của việc tạo hộp
Ở giai đoạn này, bạn nên nhập mật khẩu sẽ được sử dụng trong tương lai để truy cập hộp thư của mình. Để nhập mật khẩu, bạn có thể sử dụng các ký tự giống như khi nhập thông tin đăng nhập, cũng như các ký tự đặc biệt ( % , & , + và vân vân.). Mật khẩu phải chứa ít nhất 6 và không quá 20 ký tự.
* * *
Để tránh sai sót khi nhập mật khẩu, bạn nên nhập 2 lần: vào ô Mật khẩu và trong lĩnh vực này Xác nhận mật khẩu. Nếu các giá trị giống hệt nhau được nhập vào các trường này thì trong trường Xác nhận mật khẩu tin nhắn sẽ được hiển thị đã nhập chính xác(Xem hình 9.23). Nếu xảy ra lỗi khi nhập mật khẩu (bất kỳ sự khác biệt nào trong các trường được coi là lỗi) Mật khẩu Và Xác nhận mật khẩu), thì dưới trường Xác nhận mật khẩu Một thông báo thông tin tương ứng sẽ được hiển thị yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu. Trong khi sự khác biệt là trong các lĩnh vực Mật khẩu Và Xác nhận mật khẩu sẽ không được giải quyết, việc tạo hộp thư là không thể.
Đôi khi người dùng quên hoặc làm mất mật khẩu hộp thư của mình. Để giải quyết những vấn đề như vậy, một cơ chế đặc biệt đã được triển khai cho phép người dùng truy cập hộp thư của họ mà không cần nhập mật khẩu. Mục đích của cơ chế này là trả lời một câu hỏi bí mật. Câu hỏi bí mật này và câu trả lời cho nó được chỉ ra ở giai đoạn thứ hai của quá trình tạo hộp thư trong các trường câu hỏi bảo mật Và Trả lời(Xem hình 9.23). Hơn nữa, câu hỏi được chọn từ danh sách thả xuống được đề xuất và câu trả lời cho câu hỏi đó được nhập từ bàn phím. Ví dụ về câu hỏi bảo mật: Tên thời con gái của mẹ(xem hình 9.23), Món ăn yêu thích, Biệt danh trường tôi v.v. Rõ ràng, các câu hỏi kiểm soát được hình thành theo cách mà chỉ một người cụ thể mới có thể biết câu trả lời chính xác cho chúng. Nếu bạn mất mật khẩu, hệ thống sẽ đưa ra câu hỏi bảo mật được chỉ định khi tạo hộp thư và nếu câu trả lời đúng thì quyền truy cập vào hộp thư sẽ được mở.
Trong lĩnh vực Email khác (nếu có) Bạn có thể nhập địa chỉ email đã mua trước đó nếu có. Việc hoàn thành trường này là tùy chọn. Nếu nó chỉ định một địa chỉ email thì thông tin đăng ký sẽ được gửi đến địa chỉ này ngay sau khi tạo hộp thư. Ngoài ra, nếu muốn, bạn có thể cho biết số điện thoại di động của mình (mặc dù điều này không được khuyến khích)
Trong lĩnh vực Kiểm tra chữ số Từ bàn phím, bạn cần nhập các số (không có dấu phân cách hoặc dấu cách!), được hiển thị ở trên (xem Hình 9.23).
Sau khi điền đầy đủ các thông tin được liệt kê, bạn cần nhấp vào nút Đăng ký– kết quả màn hình sẽ hiển thị thông tin đăng ký đã hoàn tất thành công (Hình 9.24). Tại đây, nếu muốn, bạn có thể nhập một số thông tin bổ sung về bản thân.
Cơm. 9,24. Hoàn tất đăng ký
Bạn có thể nhập chúng hoặc bạn chỉ cần nhấp vào liên kết Bắt đầu sử dụng thư– ngay sau đó, giao diện hộp thư sẽ mở ra trên màn hình (Hình 9.25). Sau đó, để đăng nhập vào hộp thư của mình, bạn cần nhập thông tin đăng nhập và mật khẩu của mình vào các trường thích hợp trên trang chính của cổng (trong ví dụ của chúng tôi – www.yandex.ru) và nhấp vào nút Để vào.
Cơm. 9 giờ 25. Giao diện hộp thư
Phía bên trái của giao diện chứa một số thư mục được thiết kế để lưu trữ thư từ email. Theo mặc định, các thư mục sau được cung cấp: Hộp thư đến, Đã gửi, Đã xóa, Thư rác Và Bản nháp.
Tất cả thư từ gửi đến, ngoại trừ những email được xác định là thư rác, sẽ được chuyển vào thư mục Hộp thư đến. Thư mục này được mở theo mặc định khi bạn đăng nhập vào hộp thư của mình.
Thư mục Đã gửiđược thiết kế để lưu trữ thư từ điện tử đã gửi (gửi đi). Khi bạn gửi từng lá thư, một bản sao của nó (với tất cả các tệp đính kèm, nếu có) sẽ được đặt trong thư mục theo mặc định Đã gửi.
Trong thư mục Đã xóa thư điện tử đã bị xóa bằng liên kết sẽ được lưu trữ Xóa bỏ.
Vào thư mục Thư rác Tất cả thư từ đến được hệ thống nhận dạng là thư rác đều được đặt. Thư mục này có thể được xóa nhanh chóng bằng cách sử dụng liên kết nằm ở bên phải tên thư mục (nó xuất hiện nếu có ít nhất một chữ cái trong thư mục). Nhân tiện, các thư mục cũng được làm sạch theo cách tương tự. Đã xóa.
* * *
Trong thư mục Bản nháp Bạn có thể lưu trữ những bức thư mà vì lý do nào đó không dành cho bất kỳ thư mục nào được liệt kê ở trên.
Để di chuyển các chữ cái từ thư mục này sang thư mục khác, bạn nên chọn chúng trong danh sách bằng các hộp kiểm tương ứng, sau đó trong danh sách thả xuống Di chuyển đến thư mục(danh sách này nằm bên phải giao diện phía trên danh sách chữ) chọn thư mục cần thiết và nhấn nút bên phải ĐƯỢC RỒI.
Phía trên danh sách các chữ cái có một số liên kết được thiết kế để chuyển sang chế độ hoạt động này hoặc chế độ hoạt động khác. Danh sách các liên kết này có thể trông khác nhau trong các thư mục khác nhau. Vì thứ tự sử dụng của chúng rất đơn giản nên chúng tôi sẽ chỉ xem xét các liên kết nằm trong thư mục Hộp thư đến.
Qua liên kết Viết chuyển sang chế độ tạo email mới. Đồng thời, một giao diện mở ra trên màn hình trong đó người nhận (hoặc một số người nhận), chủ đề của bức thư được chỉ định, văn bản của bức thư được hình thành và, nếu cần, các tệp đính kèm sẽ được gửi cùng. với lá thư.
* * *
Nếu thư hiện tại (hoặc một số thư bị gắn cờ) là thư rác, bạn nên sử dụng liên kết Đây là spam. Sử dụng liên kết này, bạn có thể báo cáo thư rác cho cơ quan quản lý dịch vụ bưu chính để có thể thực hiện các biện pháp thích hợp chống lại những kẻ gửi thư rác. Khi bạn bấm vào một liên kết Đây là spam Một cửa sổ mở ra trên màn hình trong đó bạn cần xác nhận thực tế là thư rác.
chương Sổ địa chỉ nhằm mục đích duy trì một danh sách những người nhận được mong đợi trao đổi thư từ tích cực nhất. Để thêm người nhận mới vào danh sách, hãy sử dụng liên kết Thêm một lưu ý, sau đó trong cửa sổ mở ra, nhập họ và tên của người nhận, địa chỉ email, số điện thoại, bất kỳ nhận xét nào và ngày sinh của anh ấy. Chi tiết bắt buộc duy nhất đối với mỗi người nhận là địa chỉ email.
Trong chuong Cài đặt thông số hộp thư được cấu hình. Đặc biệt, tại đây bạn có thể tạo, chỉnh sửa và xóa các thư mục dùng để lưu trữ thư điện tử, chọn kiểu thiết kế của chữ cái, định cấu hình giao diện thư, v.v. Ngoài ra, cần lưu ý khả năng lọc thư đến để chống thư rác ( sử dụng danh sách “đen” và “trắng”). Cũng đáng chú ý là cơ chế thu thập thư tự động được triển khai, cấu hình của cơ chế này cho phép bạn tự động thu thập thư từ tất cả các hộp thư khác mà người dùng có và gửi đến hộp thư này.
chương Tìm kiếmđược thiết kế để tìm kiếm nhanh chóng các chữ cái. Nên sử dụng các khả năng của phần này khi làm việc với khối lượng lớn thư từ điện tử. Là tham số tìm kiếm, bạn có thể chỉ định một đoạn văn bản tùy ý (có thể chứa cả trong văn bản và chủ đề của bức thư) và địa chỉ email của người gửi/người nhận. Bạn cũng nên chỉ định các thư mục mà việc tìm kiếm sẽ được thực hiện.
Vì vậy, chúng tôi đã học được cách tự tạo hộp thư của riêng mình. Tuy nhiên, trong trường hợp này, mọi thao tác làm việc với thư điện tử phải được thực hiện trực tiếp trên máy chủ, sử dụng giao diện do dịch vụ thư cung cấp. Sẽ thuận tiện hơn nhiều khi sử dụng các chương trình thư đặc biệt để làm việc với e-mail. Trong cuốn sách này chúng ta sẽ xem xét một trong những chương trình phổ biến nhất - Outlook Express.
9.4.2. Mục đích và khả năng của Outlook Express
Nhà phát triển chương trình email Outlook Express là Microsoft Corporation và điều này phần lớn góp phần vào việc chương trình này là một trong những ứng dụng email phổ biến nhất. Điều này chủ yếu là do Outlook Express tương tác tốt với các sản phẩm khác của Microsoft (Internet Explorer, v.v.). Ngoài ra, chương trình này rất thuận tiện cho người dùng gia đình - chẳng hạn như Microsoft Outlook, cũng được phát triển bởi Microsoft, nhưng chủ yếu dành cho người dùng văn phòng.
Giao diện chương trình mặc định được hiển thị trong Hình. 9,26.
Cơm. 9,26. Outlook Express
Như những gì bạn có thể thấy trong hình, cửa sổ chương trình có cấu trúc của một ứng dụng Windows điển hình. Trên cùng là menu chính, bên dưới là thanh công cụ và phần chính của giao diện là khu vực làm việc, được chia thành bốn bảng. Bảng trên cùng bên trái chứa danh sách các thư mục có email, bảng trên cùng bên phải hiển thị nội dung của thư mục mà con trỏ được đặt. Bảng phía dưới bên trái chứa danh sách các liên hệ từ sổ địa chỉ và bảng phía dưới bên phải chứa văn bản của chữ cái mà con trỏ được đặt trên đó.
Chức năng của chương trình thư Outlook Express cho phép bạn giải quyết các tác vụ sau:
Nhận, đọc, tạo, gửi và lưu trữ thư từ điện tử;
Làm việc với dịch vụ nhắn tin tức thời Windows Messenger: kết nối, gửi tin nhắn, cài đặt thông số;
Sử dụng nhiều tài khoản để làm việc với thư từ điện tử;
Duy trì một sổ địa chỉ trong đó các địa chỉ email được lưu trữ;
Làm việc với các nhóm tin (nhận, đọc, lưu trữ, gửi);
Tùy chỉnh linh hoạt giao diện người dùng và các thông số vận hành chương trình phù hợp với nhu cầu của người dùng cụ thể;
Tạo thư bằng nhiều biểu mẫu khác nhau, có thể được chọn từ danh sách do chương trình cung cấp hoặc từ bất kỳ đâu trên đĩa;
Thiết lập và sử dụng tính năng chống vi-rút và chống thư rác;
Nhập thư từ email từ các chương trình email phổ biến khác bằng trình hướng dẫn nhập tích hợp sẵn;
Nhập sổ địa chỉ từ các chương trình email phổ biến khác;
Xuất khẩu thư từ điện tử và sổ địa chỉ;
In tin nhắn email;
Lưu thư điện tử dưới dạng tệp riêng biệt hoặc dưới dạng biểu mẫu;
Lưu tệp đính kèm email dưới dạng tệp riêng biệt;
Thực hiện một số hành động khác được xác định theo đặc điểm cụ thể của việc sử dụng chương trình và nhu cầu của một người dùng cụ thể.
Tuy nhiên, trước khi có thể sử dụng Outlook Express, bạn phải tạo một tài khoản email. Điều này được đề cập trong phần tiếp theo.
9.4.3. Tạo tài khoản trong Outlook Express
Để chuyển sang chế độ làm việc với tài khoản Outlook Express, bạn phải thực hiện lệnh menu chính Dịch vụ? Tài khoản– kết quả là, cửa sổ hiển thị trong Hình. sẽ mở ra trên màn hình. 9,27.
Cơm. 9,27. Các tài khoản email
Để tạo tài khoản thư mới, hãy chuyển đến tab trong cửa sổ này. Thư Nhấn nút Thêm vào(nút này nằm ở phía trên bên phải của cửa sổ, xem Hình 9.27), và trong menu mở ra, hãy chọn mục Thư. Kết quả trên màn hình sẽ mở ra một cửa sổ Thuật sĩ kết nối Internet; Sử dụng Wizard, bạn tạo một tài khoản mới ở chế độ từng bước. Điều này sẽ làm như sau:
1. Ở giai đoạn đầu tiên, nhập tên người dùng tùy ý bằng bàn phím (ví dụ: tên này có thể là họ và tên), sau đó nhấn nút Hơn nữa.
2. Ở giai đoạn thứ hai, bạn cũng cần nhập địa chỉ email của mình bằng bàn phím (ví dụ: [email được bảo vệ] ), sau đó nhấn nút Hơn nữa.
3. Ở giai đoạn thứ ba, bạn sẽ cần chỉ định máy chủ cho tin nhắn đến (POP3, IMAP hoặc HTTP, trong hầu hết các trường hợp - máy chủ POP3) và tin nhắn gửi đi. Việc lựa chọn máy chủ phụ thuộc vào vị trí hộp thư của người dùng; Bạn có thể lấy địa chỉ của các máy chủ này từ nhà cung cấp dịch vụ email của mình. Ví dụ: nếu hộp thư được mở vào www.yandex.ru, thì máy chủ tin nhắn đến sẽ pop.yandex.ru, và đi ra – smtp.yandex.ru. Sau khi vào máy chủ, nhấp vào nút Hơn nữa.
4. Ở giai đoạn thứ tư, trong các trường thích hợp bằng bàn phím, bạn cần nhập tên tài khoản cần tạo và mật khẩu, sau đó nhấp vào nút Hơn nữa.
5. Ở giai đoạn thứ năm, nhấn nút Sẵn sàng Quá trình tạo tài khoản mới đã hoàn tất.
Kết quả của các hành động đã hoàn thành, tài khoản đã tạo sẽ được hiển thị trong cửa sổ Tài khoản trực tuyến(xem Hình 9.27) trên các tab Tất cả Và Thư.
Bây giờ bạn có thể bắt đầu làm việc với email.
9.4.4. Làm thế nào để nhận và gửi thư điện tử?
Để nhận email, bạn cần thực hiện lệnh menu chính Dịch vụ? Gửi thư? Gửi thư(lệnh này cũng có thể được gọi bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl+M) hoặc nhấp vào nút tương ứng trên thanh công cụ (đừng quên kết nối Internet trước khi thực hiện việc này).
Email đã nhận sẽ được đặt trong thư mục Hộp thư đến, và số lượng chữ cái chưa đọc sẽ được hiển thị trong ngoặc (xem Hình 9.26).
Khi nói đến việc gửi email, có hai cách để thực hiện việc này. Đầu tiên là thư được gửi ngay sau khi viết - chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện việc này bên dưới. Khi sử dụng phương pháp thứ hai, các chữ cái trong thư mục sẽ được gửi Hướng ngoại(người dùng đặt thư ở đây nhưng không gửi thư) - để thực hiện việc này, bạn cần thực hiện lệnh menu chính Dịch vụ? Gửi thư? Gửi tất cả hoặc bấm vào nút trên thanh công cụ Gửi thư(sử dụng nút này bạn có thể vừa nhận vừa gửi email).
9.4.5. Làm thế nào để viết và gửi email?
Để chuyển sang chế độ tạo thư, bạn có thể sử dụng một số phương pháp. Cách phổ biến nhất là thực thi lệnh menu chính Tài liệu? Tạo nên? Tin nhắn bưu chính. Kết quả là, một cửa sổ tạo email sẽ mở ra trên màn hình, như trong Hình. 9,28.
Cơm. 9,28. Tạo một tin nhắn thư
Bạn cũng có thể tạo một tin nhắn mới trong bảng điều khiển Liên lạc(bảng này nằm ở phía dưới bên trái giao diện làm việc của chương trình) nhấp đúp vào người nhận hoặc nhóm liên hệ mong muốn. Trong trường hợp này, trong cửa sổ tạo liên hệ (xem Hình 9.28), trường này sẽ được tự động điền vào Gửi ai. Để tạo tin nhắn phản hồi, trong cửa sổ chương trình chính, chọn chữ cái bạn muốn trả lời bằng con trỏ và nhấp vào nút thanh công cụ Trả lời hoặc thực hiện lệnh menu chính Tin nhắn? Trả lời người gửi(lệnh này cũng có thể được gọi bằng cách nhấn tổ hợp phím Điều khiển+ R). Trong trường hợp này, các trường trong cửa sổ tạo liên hệ sẽ được tự động điền vào Gửi ai Và Chủ thể.
* * *
Trong cửa sổ tạo thư, trong trường Gửi aiĐịa chỉ email của người nhận được chỉ định. Nếu cần, bạn có thể nhập một số địa chỉ vào trường này - trong trường hợp này, bạn phải phân tách chúng bằng dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy.
Trong lĩnh vực Sao chépĐịa chỉ của người nhận sẽ được gửi bản sao của thư này sẽ được nhập. Nếu nhiều người nhận được chỉ định, chúng sẽ được phân tách bằng dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy.
* * *
Trong lĩnh vực Chủ thể chủ đề của thư này được nhập bằng bàn phím, phản ánh ngắn gọn bản chất của nó; Ví dụ về các giá trị cho trường này – Cuộc họp, Lời mời đến buổi tối, Đặt hàng, Những kế hoạch kỳ nghỉ, Phản hồi về quảng cáo v.v. Trường này là tùy chọn; tuy nhiên, vẫn nên nêu chủ đề của bức thư - điều này thuận tiện cho người nhận thư.
Văn bản của email được nhập từ bàn phím vào một trường được thiết kế đặc biệt, chiếm phần chính của giao diện (xem Hình 9.28). Nhân tiện, bạn có thể định dạng văn bản của chữ cái - thanh định dạng được thiết kế cho việc này, nằm giữa trường Chủ thể và một trường để nhập văn bản của bức thư.
Bạn có thể chèn bất kỳ hình ảnh nào (hình vẽ, ảnh chụp, v.v.) vào văn bản của bức thư - để thực hiện việc này, trong bảng định dạng, hãy nhấp vào nút cuối cùng, được gọi là Chèn ảnh.
* * *
Khi bạn nhấp vào nút này, một cửa sổ sẽ mở ra trên màn hình trong đó bạn có thể định cấu hình chèn hình ảnh. Quy trình vận hành trong cửa sổ này rất trực quan nên chúng tôi sẽ không tập trung vào nó ở đây.
Chúng tôi đã thực hiện những bước đầu tiên trong việc làm chủ email: đã tạo một hộp thư mới. Bây giờ chúng ta cần học làm việc với hộp thư Ngoài ra, bạn sẽ học cách thiết lập và học cách làm việc với Chương trình email Mozilla Thunderbird.
Đăng nhập vào hộp thư
Sau khi tạo hộp thư mới, chúng ta cần đăng nhập vào hộp thư đó. Để truy cập hộp thư của bạn, hãy truy cập: gmail.com
Chúng ta thấy một hình ảnh quen thuộc với chúng ta: một cửa sổ mời nhập tên người dùng (đăng nhập) và mật khẩu. Chúng tôi nhập dữ liệu này. Chúng tôi đã tạo tên người dùng và mật khẩu trong
Nếu bạn nhập đúng tên người dùng và mật khẩu, hộp thư của bạn sẽ mở ra. Như thế.
Ở phía bên trái, bạn sẽ thấy danh sách các thư mục hộp thư. Các thư mục được thiết kế để sắp xếp các chữ cái. Sau khi mở hộp thư, bạn sẽ ngay lập tức được đưa đến hộp thư đến của mình. Ngoài ra, còn có các thư mục “Đã gửi”, “Bản nháp” và các thư mục khác. Ngoài ra, bạn có thể tự tạo các thư mục và đặt tên cho chúng theo ý mình. Khi ở bất kỳ thư mục nào ở giữa cửa sổ, bạn nhập nội dung của thư mục. Hình ảnh cho thấy có 4 chữ cái trong thư mục Inbox. Để đăng xuất khỏi tài khoản Google của mình, bạn cần nhấp vào hình bóng ở góc trên bên phải và nhấp vào “Đăng xuất” trong cửa sổ xuất hiện.
Chúng tôi viết thư.
Hãy thử viết một lá thư và gửi nó. Để viết thư, bạn cần nhấp vào nút
Một cửa sổ viết thư sẽ xuất hiện.
Đầu tiên, chúng ta viết địa chỉ người nhận, sau đó viết chủ đề của bức thư (bạn có thể làm mà không cần chủ đề), viết văn bản và gửi. Vui lòng kiểm tra địa chỉ người nhận một cách cẩn thận. Nếu bạn nhập địa chỉ không chính xác, thư sẽ được gửi lại vào hộp thư của bạn.
Vì vậy, tôi đã viết bức thư này và gửi nó. Tôi đã chỉ ra địa chỉ người nhận của riêng tôi. Tức là anh ấy đã gửi một lá thư cho chính mình.
Chuyển đến thư mục “Hộp thư đến”. Chúng tôi thấy rằng thư của chúng tôi đã đến.
Gần thư mục Hộp thư đến bạn có thể thấy số 4 - đây là số lượng thư mới hoặc chưa đọc. Cũng gần các thư mục khác. Bức thư của chúng tôi được đánh dấu trong hình. Để mở và đọc nó, bạn cần phải bấm vào nó.
Gửi email có tệp đính kèm
Ngoài việc gửi email đơn giản, bạn cũng có thể gửi email kèm theo tệp đính kèm. Giả sử bạn muốn gửi cho ai đó một bức ảnh hoặc bản sao của tài liệu hoặc kho lưu trữ có các tệp và những thứ tương tự. Để làm điều này, bạn cần phải làm như sau:
tạo một chữ cái mới như chúng ta đã học, sau đó bạn cần nhấp vào biểu tượng kẹp giấy.
Cửa sổ chọn tập tin sẽ xuất hiện
Chúng ta tìm file mình cần trên máy tính, khi tìm thấy thì nhấn đúp chuột trái. Tập tin sẽ được đính kèm vào thư. Điều chính cần nhớ là tệp không được lớn lắm, nếu không nó sẽ không được đính kèm vào thư. Nhưng trước tiên bạn cần thử đính kèm tệp, nó sẽ hoạt động - tốt, nó sẽ không hoạt động - kết quả tương tự. Sau khi đính kèm file, cửa sổ soạn thảo sẽ thay đổi
Nhấp vào nút gửi và thư sẽ được gửi.
Chúng tôi thấy rằng một lá thư đã đến với một tập tin đính kèm. Click vào nó để mở và đọc.
Chương trình làm việc với e-mail.
Hãy tóm tắt những gì chúng ta đã có thể làm:
— tạo một hộp thư mới;
— tạo một lá thư mới;
— gửi và nhận thư;
- gửi email với các tập tin đính kèm.
Bây giờ hãy tìm hiểu lý do tại sao chúng ta cần một chương trình email. Việc sử dụng các chương trình như vậy sẽ thuận tiện cho những người có nhiều hộp thư. Bạn chỉ cần chỉ ra cho chương trình tất cả các hộp thư của mình, sau đó nhấp vào nút gửi, đợi thư mới tải và bình tĩnh đọc chúng mà không cần chạy từ dịch vụ thư này sang dịch vụ thư khác trong trình duyệt của bạn. Ngay cả khi bạn chỉ có một hộp thư, bạn cũng có thể sử dụng chương trình email.
Cá nhân tôi đã sử dụng chương trình Mozilla Thunderbird trong một thời gian rất dài, có nghĩa là chim hải âu trong tiếng Nga. Người đưa thư rất tốt. Nó có thể được cài đặt trên cả Windows và Linux và chương trình này hoàn toàn miễn phí.
Bây giờ tôi mang đến cho bạn những hướng dẫn nhỏ để cài đặt và định cấu hình chương trình này, đồng thời tôi cũng sẽ cho bạn biết cách làm việc với nó.
Bạn có thể tải xuống một chương trình như vậy hoàn toàn miễn phí tại.
Sau khi truy cập trang web của chương trình email, bạn cần vào phần chọn chương trình cho ngôn ngữ và hệ thống cụ thể.
Sau khi cài đặt chương trình sẽ xuất hiện biểu tượng chương trình trên màn hình Desktop.
Hãy khởi động chương trình.
Cửa sổ chương trình được chia thành ba phần: trái, trên và dưới. Ở phía bên trái, bạn sẽ thấy tất cả các địa chỉ e-mail của mình (tất nhiên là những địa chỉ đã được đăng ký trong chương trình gửi/nhận thư). Ở phần trên, chúng ta thấy các bức thư đã nhận hoặc đã gửi và ở phần dưới, bạn có thể xem nội dung của một bức thư cụ thể. Bố cục của không gian làm việc Mozilla Thunderbird rất giống với bố cục trong gmail.com. Nhìn chung, thiết kế của chương trình email và dịch vụ email trực tuyến rất giống nhau. Nếu bạn học cách làm việc với một chương trình, bạn chắc chắn sẽ không bị lạc vào các chương trình khác.
Trước tiên, hãy tạo tài khoản của riêng chúng ta trong chương trình và đăng ký hộp thư gmail mà chúng ta đã tạo ở đó.
Khi khởi chạy chương trình lần đầu tiên, bạn sẽ thấy cửa sổ này.
Hiện tại, cuộc sống không có email đặt ra nhiều hạn chế đối với người dùng, vì đây là cách thuận tiện để trao đổi tập tin và tin nhắn, đăng ký nhanh chóng trên bất kỳ tài nguyên nào và lưu trữ thông tin quan trọng. Bạn có thể ưu tiên bất kỳ miền nào được liệt kê trong bài viết này: giao diện của chúng rất giống và trực quan cho người dùng mới. Ngay cả khi tên của một số chức năng và tab khác nhau, bạn vẫn có thể hiểu chúng chứa gì. Để luôn kết nối, hãy tải ứng dụng email dành cho thiết bị di động xuống điện thoại của bạn thông qua Play Market hoặc App Store. Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ hiểu cách sử dụng hộp thư.
Cách gửi thư từ email
Đầu tiên, cần hiểu chức năng chính của hộp thư điện tử – viết thư. Cho dù bạn chọn tên miền nào, chúng đều rất giống nhau. Hiện nay các loại hộp phổ biến nhất là:
- Thư từ Google có tên Gmail;
- Rambler nổi tiếng;
- Dịch vụ Yandex;
- Dịch vụ Mail.ru của Nga – Mail.ru.
Lấy Gmail làm ví dụ, bạn sẽ thấy email hoạt động như thế nào.
- Sau khi đăng nhập vào tài khoản của mình, bạn sẽ thấy trong bất kỳ thư nào cũng có một danh sách nhỏ với các thư sắp xếp: đến, đã gửi, nháp... Tại đây bạn có thể xem tất cả các thư đã lưu và xóa chúng.
Để bắt đầu viết một lá thư, hãy nhấp vào nút “Viết”. Bạn có thể được chuyển hướng đến một trang mới, nhưng trong Gmail nó sẽ chỉ mở một cửa sổ nhỏ mới.
- Đầu tiên, nhập email của người nhận vào dòng đầu tiên bên cạnh cột “Tới”.
- Sau đó viết ra chủ đề. Điều này không bắt buộc nhưng tốt nhất nên sử dụng trong các bức thư trang trọng.
Bây giờ hãy nhập nội dung của bức thư. Lưu ý rằng bạn có thể định dạng nó bằng các công cụ thư tích hợp. Tất cả đều ở phía dưới: in đậm, in nghiêng, cỡ chữ, danh sách, dấu ngoặc kép. Ở đây bạn sẽ tìm thấy mọi thứ bạn cần để định dạng các chữ cái của mình một cách gọn gàng.
- Nếu bạn cần đính kèm bất kỳ tài liệu nào vào thư của mình, vui lòng tham khảo dòng tải lên, nằm ở phía dưới.
- Bạn có thể tải xuống hình ảnh, liên kết, tài liệu và bất kỳ tệp nào từ máy tính của mình. Nếu tệp quá lớn thì không thành vấn đề; đầu tiên nó sẽ được tải lên Google Drive và chỉ sau đó – trong email.
- Hoàn tất việc gửi bằng cách nhấp vào nút “Gửi”. Bây giờ hãy chờ phản hồi từ người đối thoại của bạn.
Cách sắp xếp và xóa chữ cái trong email
- Bằng cách chọn bất kỳ phần nào trong email, bạn có thể xóa những phần không cần thiết để chúng không làm hỏng hình thức và thứ tự email của bạn.
- Chỉ cần nhấp vào hình vuông nhỏ bên cạnh chữ cái, sau đó nhấp vào biểu tượng thùng rác ở đầu màn hình. Bức thư sẽ bị xóa. Bạn có thể làm điều này với nhiều chữ cái cùng một lúc.
- Tại đây bạn có thể di chuyển các chữ cái chỉ bằng cách đánh dấu chúng là thư đến.
Tôi có thể thiết lập tài khoản email ở đâu?
Mỗi email có một số cài đặt riêng để người dùng có thể đồng bộ hóa nội dung hộp thư, thay đổi mật khẩu, thiết kế và các chức năng khác.
- Nhấp vào biểu tượng bánh răng trong thư của bạn. Một danh sách nhỏ sẽ mở ra, trong đó có mục “Cài đặt”.
- Mỗi tab có một bộ tham số riêng mà bạn có thể tùy chỉnh cho riêng mình.
- Ví dụ: trong mục “Tài khoản và nhập”, bạn sẽ tìm thấy các cài đặt cơ bản: thay đổi mật khẩu, liên kết tài khoản và số điện thoại.
- Hãy thử tìm những cài đặt như vậy trong email của bạn.
