Thực đơn
trang chủMạng xã hội

Ứng dụng làm việc với tài liệu văn bản. Các chương trình làm việc với tài liệu loại văn phòng: tổng quan ngắn gọn. Điền các tài liệu tiêu chuẩn

Mọi người dùng hiện đại không thể tưởng tượng được việc làm việc hoàn toàn với PC mà không sử dụng trình soạn thảo văn bản, email và những thứ hàng ngày khác. Microsoft Office là bộ chương trình văn phòng độc đáo kết hợp các chương trình cần thiết nhất. Khi sử dụng nó, bạn sẽ không cần bất kỳ ứng dụng bổ sung nào để liên lạc đầy đủ qua email, làm việc với văn bản, v.v. Kho công cụ và chức năng phong phú, cũng như khả năng tải xuống Microsoft Office miễn phí, đã khiến sản phẩm này trở thành một trong những sản phẩm tốt nhất phổ biến giữa những người dùng khác nhau. Các nhà phát triển đã tạo ra một số phiên bản của sản phẩm phần mềm này, khác nhau về bộ thành phần, nhờ đó tổ hợp này có thể được sử dụng cả ở nhà và ở các tập đoàn lớn nhất.

Thành phần Microsoft Office

  • Excel là công cụ không thể thiếu để làm việc với bảng tính. Với chương trình này, bạn có thể tạo và chỉnh sửa bảng tính, thực hiện các phép tính phức tạp và cấu trúc một lượng lớn thông tin thuộc nhiều loại khác nhau. Chương trình tương tác tốt với các sản phẩm khác có trong Office
  • Word là một trình soạn thảo văn bản với nhiều công cụ và tùy chọn cho phép bạn tạo các tài liệu văn bản thuộc mọi loại, cấu trúc và kiểu.
  • PowerPoint là một ứng dụng đơn giản để tạo các slide mạnh mẽ, đa phương tiện và các bài thuyết trình có chất lượng chuyên nghiệp.
  • Nhà xuất bản là một thành phần Office dùng để in bố cục, cho phép bạn phát triển cả những tài liệu đơn giản nhất cũng như các tập sách và biểu ngữ đầy đủ.
  • Visio là môi trường tạo sơ đồ và bản vẽ với bộ công cụ có thể đáp ứng nhu cầu của cả người dùng chuyên nghiệp, có kinh nghiệm và người mới bắt đầu.
  • InfoPath là một công cụ để làm việc với XML mà bạn có thể tự động hóa hệ thống để thu thập và xử lý thông tin bằng cách tạo biểu mẫu nhập dữ liệu của riêng mình.
  • Outlook là một ứng dụng email kết hợp các chức năng để làm việc với email, lập kế hoạch cho thói quen hàng ngày, trình duyệt, v.v.
  • OneNote là sổ ghi chú ảo, trong đó bạn có thể để lại và lưu trữ bất kỳ ghi chú nào, từ suy nghĩ của riêng bạn đến lịch làm việc hàng ngày, v.v.
  • Access là một hệ thống để tạo, duy trì và chỉnh sửa cơ sở dữ liệu.

Để chọn phiên bản Microsoft Office tối ưu cho nhu cầu của bạn và tải xuống thiết bị của bạn, hãy đọc các đặc điểm chi tiết của từng phiên bản và kiểm tra xem khả năng kỹ thuật của PC có đáp ứng các yêu cầu hệ thống của phiên bản đã chọn hay không.

Trang này chứa phần mềm cho phép người dùng nhận dạng, xem và in các tài liệu chứa văn bản ở các định dạng khác nhau. Tất cả các phần mềm đều có giao diện thuận tiện và dễ hiểu; các gói phần mềm là công cụ phổ biến nhất để giải quyết vấn đề của họ.

DjVu Reader

DjVu Reader- một chương trình từ các nhà phát triển Nga cho phép bạn làm việc với các tệp có phần mở rộng DjVu. Thông thường, sách được quét và các nguồn giấy khác có chứa công thức và hình ảnh khó nhận dạng đều có định dạng này. Ứng dụng hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Anh và tiếng Nga, cho phép bạn điều chỉnh độ sáng và độ tương phản của tài liệu, để có chế độ đọc màn hình thoải mái cho mắt. Làm việc trong DjVu Reader, bạn có thể đặt và lưu trữ hình ảnh cũng như văn bản vào khay nhớ tạm. Nó khác nhau ở việc lập chỉ mục các trang và nội dung.


(mở trong tab mới)

chương trình đọc file PDF trên máy tính

chương trình đọc file PDF trên máy tính là phần mềm phổ biến và mạnh mẽ nhất để làm việc với các tệp PDF. Các ấn phẩm in ấn hiện đại được in bằng “máy in điện tử” có định dạng này. Phần mềm miễn phí này chỉ nhằm mục đích đọc, in và thay đổi hướng của các trang tài liệu mà không có khả năng chỉnh sửa chúng. Phần mềm hỗ trợ tiếng Nga và được tích hợp vào trình duyệt của bạn dưới dạng plugin. Chức năng làm việc với đồ họa 3D trong tài liệu, tạo chữ ký điện tử, tìm kiếm dữ liệu trên mạng từ chương trình mà không cần mở trình duyệt đã được triển khai.


(mở trong tab mới)

ABBYY FineReader

ABBYY FineReader- gói phần mềm hữu ích được thiết kế để nhận dạng văn bản từ mọi định dạng đồ họa và tệp PDF thành các định dạng văn bản có thể chỉnh sửa. Công nghệ ABBYY được thiết kế như một công cụ nhận dạng văn bản chính xác và không có lỗi nhất. Phần mềm giúp tiết kiệm thời gian viết lại văn bản theo cách thủ công và nỗ lực tái tạo cấu trúc của nó.

Nói cách khác, FineReader khi dịch sang định dạng văn bản sẽ lặp lại hoàn toàn hình thức - tiêu đề, mục lục, danh sách có dấu đầu dòng và đánh số, chân trang. Chương trình đa ngôn ngữ, nhận dạng và hoạt động với gần 200 ngôn ngữ trên khắp thế giới. Văn bản thu được sau khi nhận dạng có thể được chỉnh sửa bằng cách so sánh nó với văn bản gốc - trực tiếp trong môi trường phần mềm.

Tải xuống ABBYY FineReader miễn phí
(mở trong tab mới)

Việc làm việc với các tài liệu tiêu tốn rất nhiều thời gian của người dùng, đặc biệt là nhân viên văn phòng. Nhưng có nhiều chương trình có thể tối ưu hóa đáng kể lao động thủ công khi làm việc với tài liệu bằng cách tự động hóa một số quy trình. Nhiều giải pháp trong số này rất dễ sử dụng, rất thuận tiện và không tốn kém, do đó có sẵn cho nhiều người dùng. Các chương trình như vậy sẽ được thảo luận trong bài viết này.

Tổ chức tài liệu

Người dùng phải xử lý một số lượng lớn tài liệu điện tử nhận thức rõ tình huống khi ngay cả khi có hệ thống danh mục và thư mục con nghiêm ngặt, vẫn phải mất rất nhiều thời gian để tìm được tài liệu phù hợp. Một trong những phương án để giải quyết vấn đề này là sử dụng một chương trình lập danh mục đặc biệt, nhiệm vụ chính của chương trình này là sắp xếp và sắp xếp dữ liệu, cuối cùng đảm bảo tìm kiếm nhanh chóng các thông tin cần thiết. Có rất nhiều công cụ biên mục như vậy trên thị trường và tất cả chúng đều tập trung vào việc lập danh mục đĩa, thư mục và tệp hoặc một số thông tin chuyên môn cao (phim, tiền xu, tem, v.v.). Bất kỳ trình biên mục phổ quát nào cho phép bạn lập danh mục các thư mục và tệp thuộc nhiều loại khác nhau đều phù hợp để lập danh mục tài liệu. Giải pháp tốt nhất trong số các giải pháp như vậy là gói WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), nhưng nó khá đắt và các khả năng của nó rõ ràng là dư thừa đối với nhiều người dùng. Đối với hầu hết mọi người, sử dụng gói WinCatalog Standard là đủ.

Một cách khác là kết hợp các tài liệu liên quan thành các tài liệu có cấu trúc phân cấp phức tạp được lưu trữ bên trong các tệp dữ liệu tương ứng với các cấu trúc này. Trong các tài liệu có cấu trúc như vậy, việc điều hướng và tìm thông tin bạn cần sẽ thuận tiện hơn nhiều nhờ cả khả năng cấu trúc và tìm kiếm nâng cao trong tài liệu. Ngoài ra, cấu trúc như vậy cho phép bạn thực hiện tìm kiếm bên ngoài và tìm kiếm tài liệu dựa trên các đoạn văn bản có trong chúng. Ví dụ: gói Maple được thiết kế để tạo các tài liệu có cấu trúc phân cấp.

Tiêu chuẩn WinCatalog

Nhà phát triển: WinCatalog.com

Kích thước phân phối: 1,62 MB

Làm việc dưới sự kiểm soát: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Phương pháp phân phối: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Giá: 200 chà.

WinCatalog Standard là một trình biên mục đa chức năng dễ sử dụng với giao diện tiếng Nga rõ ràng (Hình 1). Gói này cho phép bạn lập danh mục dữ liệu từ bất kỳ phương tiện lưu trữ nào có thể kết nối với máy tính: đĩa mềm, ổ đĩa cứng và mạng, đĩa CD và đĩa âm thanh thông thường, đĩa Zip, v.v. Với sự trợ giúp của nó, bạn có thể sắp xếp và sắp xếp bất kỳ thư mục và tệp nào, bất kể vị trí của chúng. Bạn có thể nhập dữ liệu vào danh mục theo cách thủ công (trực tiếp vào thư mục ảo) hoặc bằng cách quét đĩa (bao gồm cả kho lưu trữ Zip nằm ở đó) - trong trường hợp này, để dễ định hướng, tốt hơn hết các thư mục và tệp được trích xuất từ ​​​​đĩa nên được sắp xếp vào các thư mục ảo, nhờ sự hỗ trợ kéo thả mà các thao tác sẽ không mất nhiều thời gian.

Cơm. 1. Giao diện chuẩn WinCatalog

Quản lý danh mục chung rất dễ dàng và thuận tiện. Việc chia dữ liệu thành các thư mục theo chủ đề giúp đơn giản hóa đáng kể việc định hướng và có thể dễ dàng thay đổi vị trí của các thư mục cũng như các phần tử lồng nhau của chúng bằng cách kéo và thả. Tìm kiếm nâng cao (theo tên, nhận xét, kích thước và ngày sửa đổi; Hình 2), hỗ trợ các hoạt động Boolean và khả năng chọn một thư mục cụ thể để tìm kiếm, đồng thời tính đến các từ khóa (chúng có thể được thêm một cách thận trọng vào các thành phần thư mục riêng lẻ), cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy tài liệu mong muốn và tìm các bản sao - xóa các phần tử trùng lặp khỏi bộ sưu tập. Việc xuất toàn bộ hoặc một phần danh mục tài liệu sang tệp CVS giúp có thể xử lý dữ liệu trong một ứng dụng khác (ví dụ: MS Excel) và xuất sang tệp HTML để thuận tiện cho việc in danh mục.

Cơm. 2. Tìm kiếm tài liệu trong WinCatalog Standard

Cây phong 6.25

Nhà phát triển: Hệ thống văn phòng Crystal

Kích thước phân phối: Cây phong - 5,3 MB, Cây phong chuyên nghiệp - 5,89 MB

Làm việc dưới sự kiểm soát: Windows (tất cả các phiên bản)

Phương pháp phân phối: phần mềm chia sẻ (phiên bản demo 30 ngày: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Giá: Cây phong - $21,95, Cây phong chuyên nghiệp - $30,95

Maple là trình quản lý tài liệu dễ sử dụng, cho phép bạn kết hợp các tài liệu đa dạng thành cấu trúc phân cấp và cuối cùng thu được các tài liệu có cấu trúc: kế hoạch kinh doanh, báo cáo, ghi chú phân tích, tài liệu quảng cáo, v.v. Trong các cây tài liệu có thứ bậc như vậy, thông tin đa dạng được trình bày rõ ràng hơn và việc tìm kiếm bất kỳ tài liệu nào dễ dàng hơn nhiều so với cách lập danh mục tiêu chuẩn. Để xem các tài liệu được tạo trong Maple, bạn cần một trình xem đặc biệt, Maple Reader, có thể tải xuống miễn phí tại: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Gói này có giao diện thân thiện với người dùng (Hình 3) và dễ học đến mức ngay cả việc thiếu bản địa hóa chương trình bằng tiếng Nga cũng sẽ không phải là trở ngại đối với hầu hết người dùng và do đó giải pháp này có thể được đề xuất cho nhiều đối tượng nhất.

Cơm. 3. Giao diện chương trình Maple

Trình quản lý có sẵn trong hai phiên bản: Maple cơ bản và Maple Professional mở rộng. Trong số những khác biệt cơ bản của phiên bản mở rộng là sự hiện diện của các chức năng bổ sung như tìm kiếm tài liệu, kiểm tra ngữ pháp, mã hóa tệp và sao lưu cấu trúc phân cấp.

Cơ sở của bất kỳ tài liệu nào trong Maple là một cây nút có thứ bậc, mức độ lồng các nút con trong đó cũng như số lượng của chúng là không giới hạn. Mỗi nút là một tài liệu riêng biệt không chỉ chứa văn bản (được nhập trực tiếp, dán từ khay nhớ tạm hoặc được nhập từ tài liệu ở định dạng RTF, DOC, WRI và HTML), mà còn chứa tài liệu dạng bảng, biểu đồ, liên kết đến các đoạn cơ bản của tài liệu hoặc tệp cuối cùng , và vân vân. Khi chuẩn bị tài liệu, có thể sử dụng một bộ chức năng tiêu chuẩn để làm việc với văn bản: thay đổi loại và kích thước phông chữ, tạo danh sách, định dạng đoạn văn, sử dụng kiểu, v.v. Tích hợp với MS Word cho phép bạn sử dụng trình kiểm tra chính tả được tích hợp trong MS Word để kiểm tra ngữ pháp và tìm kiếm từ đồng nghĩa không chỉ bằng tiếng Anh mà còn bằng tiếng Nga. Hệ thống sao lưu tích hợp cung cấp khả năng tạo bản sao lưu nén của các tài liệu phân cấp (ở định dạng ZIP và CAB). Trình hướng dẫn mã hóa tích hợp giúp bạn mã hóa các tài liệu nhạy cảm bằng thuật toán mã hóa Blowfish. Và mô-đun tìm kiếm Finder cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy các tài liệu cần thiết theo đoạn tên, tác giả, nhận xét, nội dung (Hình 4), v.v.

Cơm. 4. Tìm kiếm tài liệu theo nội dung
trong đó có văn bản bằng Maple

Truy cập nhanh vào tài liệu

Công nghệ chuẩn bị tài liệu trên máy tính giả định rằng các tài liệu được tạo sau đó sẽ được sử dụng nhiều lần. Ví dụ: khi phát triển một tài liệu mới, bạn có thể cần một hoặc hai đoạn văn từ tài liệu của ngày hôm qua hoặc tài liệu mới nói chung là bản sao của tài liệu cũ nhưng có thông tin thay đổi, v.v.

Thật không may, người dùng không phải lúc nào cũng nhớ tên của một tài liệu quan trọng được tạo vào ngày hôm kia và đôi khi không biết phải tìm nó ở đâu. Tất nhiên, bạn cần đặt tên cho tài liệu có ý nghĩa và lưu chúng, tuân thủ việc lập danh mục rõ ràng, nhưng than ôi, điều đó lại xảy ra do sự vội vàng, các cuộc gọi làm mất tập trung, v.v. Do đó, việc tìm kiếm tài liệu được yêu cầu có thể mất rất nhiều thời gian quý báu - thực tế không phải là bạn có thể mở nó thông qua danh sách liên kết của Windows đến các tài liệu mới nhất có thể truy cập thông qua menu Bắt đầu . Thực tế là danh sách này:

  • giới hạn ở 15 tài liệu - điều này có nghĩa là xác suất bao gồm các tài liệu, chẳng hạn như một tuần trước, trên thực tế là bằng không;
  • không cho phép bạn định vị tài liệu nếu bạn nhớ một phần văn bản nhưng quên tên tệp;
  • không bao gồm các tài liệu có cùng tên (nhưng đồng thời khác nhau) được lưu dưới cùng một tên, nhưng trong các thư mục khác nhau, điều này rất quan trọng, chẳng hạn như khi làm việc cùng nhau trên một tài liệu có sự hình thành một số phiên bản của nó.

Có một vấn đề khác - danh sách các tài liệu gần đây được cung cấp trong Windows là một trong những kênh làm rò rỉ dữ liệu bí mật, vì bất kỳ người dùng nào (kể cả kẻ tấn công) đều có thể sử dụng nó để tìm hiểu bản chất hoạt động máy tính của chủ sở hữu. Vì vậy, nên dọn dẹp danh sách này thường xuyên, chẳng hạn như sử dụng các tiện ích để loại bỏ dữ liệu “rác” khỏi đĩa. Kết quả là, một tình huống có vẻ nghịch lý nảy sinh: nếu người dùng thường xuyên hủy thông tin về các tài liệu được sử dụng gần đây vì mục đích bảo mật, thì anh ta sẽ không có quyền truy cập nhanh vào chúng và nếu không thì anh ta có nguy cơ trở thành nạn nhân của những kẻ tấn công. Tuy nhiên, vẫn có một lối thoát - bạn có thể sử dụng tiện ích chuyên dụngActualDoc, tiện ích này mở rộng khả năng của Windows khi làm việc với các tài liệu mới nhất.

Nếu tài liệu được yêu cầu đã được tạo từ lâu và do đó không thể xuất hiện trong danh sách các tài liệu được mở gần đây (cả tài liệu được tích hợp trong Windows và trong danh sáchActualDoc), thì bạn sẽ phải tìm kiếm nó. Một vấn đề khác nảy sinh ở đây - theo quy luật, người dùng không nhớ tên của tài liệu (cũng như ngày tạo tài liệu), nhưng anh ta biết từ khóa nào xuất hiện trong văn bản. Điều này có nghĩa là bạn cần tìm kiếm tài liệu theo các đoạn văn bản có trong đó - than ôi, mặc dù nhiệm vụ này có thể được giải quyết bằng các công cụ tích hợp sẵn của Windows hoặc chẳng hạn như Word, nhưng nó rất tầm thường. Và vấn đề không chỉ là việc tìm kiếm như vậy không hoàn toàn rõ ràng và được thực hiện chậm - đôi khi bạn có thể chấp nhận điều này. Điều quan trọng hơn là không phải tất cả các tệp đều được tìm thấy - các đặc điểm hình thái của ngôn ngữ tiếng Nga sẽ không được tính đến trong quá trình tìm kiếm, vì vậy các tệp trong đó các từ được tìm kiếm có phần cuối viết hoa khác nhau sẽ vẫn không được tìm thấy. Đồng thời, các tiện ích tìm kiếm chuyên dụng như “Snoop” (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), “Archivarius 3000” và Phoenix Search (http ://indexlab.net/), có thể nhanh chóng tìm thấy các tài liệu cần thiết bất kể vị trí của chúng. Theo chúng tôi, hấp dẫn nhất trong số các giải pháp được đề cập về tỷ lệ giá/chất lượng là gói Archivarius 3000.

Tài liệu thực tế 3.5

Nhà phát triển: Phần mềm Flexigen

Kích thước phân phối: Tiêu chuẩn - 4,1 MB, Chuyên nghiệp - 3,6 MB

Làm việc dưới sự kiểm soát: Windows 2000/XP/2003/Vista

Phương pháp phân phối: Tiêu chuẩn - phần mềm miễn phí (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Chuyên nghiệp - phần mềm chia sẻ (phiên bản demo 14 ngày - http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc .exe)

Giá: Tiêu chuẩn - miễn phí, Chuyên nghiệp - $19,95

ActuDoc là trình quản lý tài liệu gần đây có chức năng ghi nhớ các tài liệu đã sử dụng và cung cấp quyền truy cập nhanh chóng và an toàn vào chúng. Chương trình đơn giản và trực quan, có giao diện thân thiện với người dùng, hỗ trợ tiếng Nga (Hình 5) và hầu như không cần thời gian để thành thạo, đặc biệt vì nó đi kèm với hệ thống trợ giúp toàn diện và do đó có thể trở thành một công cụ không thể thiếu cho cả chuyên gia và người dùng gia đình.

Cơm. 5. Giao diện chương trìnhActualDoc

ActualDoc theo dõi việc tải xuống số lượng tài liệu không giới hạn trong khoảng thời gian do người dùng chỉ định (mặc định là 60 ngày), hỗ trợ hơn 40 định dạng tệp (tệp văn bản và đồ họa, tài liệu MS Office và tài liệu HTML, tệp PDF, v.v.) và cho phép bạn nhanh chóng tải xuống bất kỳ trong số chúng. Việc tìm kiếm tài liệu cần thiết trong môi trường chương trình không phải là vấn đề. Nếu cuộn tài liệu cô ấy đã ghi nhớ tương đối nhỏ thì bạn có thể chọn tài liệu trực tiếp từ danh sách. Nếu không, sẽ khôn ngoan hơn nếu trước tiên giới hạn danh sách các ứng cử viên có thể có bằng cách lọc nó (có thể lọc theo thời gian). Ô khoảng thời gian, theo phần mở rộng và danh mục) hoặc tìm kiếm theo tên tài liệu (nói chung) hoặc theo một đoạn văn bản có trong đó (tuy nhiên, tìm kiếm bằng văn bản tiếng Nga không phải lúc nào cũng thành công). Có một cách khác để nhanh chóng mở tài liệu mong muốn - thông qua dấu trang tích hợp sẵn (giống như trong Internet Explorer; Hình 6), có thể được gán cho từng tài liệu được sử dụng thường xuyên và tăng tốc đáng kể quyền truy cập vào chúng, vì không có cần tìm kiếm. Tài liệu đã chọn có sẵn trong trình xem tích hợp - để xem, tìm kiếm và sao chép, cũng như trong ứng dụng bên ngoài - để chỉnh sửa và có thể được sử dụng để xử lý hoàn chỉnh, sao chép có chọn lọc thông tin từ tài liệu đó hoặc để gửi tài liệu bằng e-mail. Đồng thời, danh sách tài liệu có thể được ẩn khỏi con mắt tò mò và được bảo vệ bằng mật khẩu - trong trường hợp này, các tệp được sử dụng gần đây sẽ không được hiển thị trong menu Bắt đầu -> Tài liệu.

Cơm. 6. Mở tài liệu qua bookmark
trong tài liệu thực tế

Gói này có hai phiên bản: Tiêu chuẩn cơ bản miễn phí và Chuyên nghiệp trả phí. Phiên bản miễn phí không cho phép bạn xem tài liệu trong trình xem tích hợp, sử dụng chức năng tìm kiếm (do đó, bạn chỉ có thể tìm kiếm tài liệu một cách trực quan, xem danh sách đầy đủ hoặc đã lọc), tạo danh mục tùy chỉnh và chỉnh sửa dấu trang.

Nhà lưu trữ 3000 (3.82)

Nhà phát triển: Likasoft

Kích thước phân phối: 3 MB

Làm việc dưới sự kiểm soát: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Phương pháp phân phối: phần mềm chia sẻ (phiên bản demo 30 ngày - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Giá: giấy phép sinh viên - 195 rúp, giấy phép cá nhân - 295 rúp, giấy phép thương mại - 900 rúp.

« Archivest 3000 là giải pháp tối ưu để tìm kiếm nhanh tài liệu bằng 18 ngôn ngữ khác nhau (bao gồm tiếng Nga, tiếng Anh, tiếng Đức và tiếng Pháp), hướng đến nhiều đối tượng người dùng. Chương trình cung cấp quyền truy cập tức thì vào các tài liệu nằm trên ổ cứng, mạng và ổ đĩa di động (CD, DVD, ZIP, v.v.) và có thể hoạt động với tất cả các loại tài liệu phổ biến (tệp PDF, tài liệu MS Office, tệp văn bản, v.v. . ). Nó có thể tìm kiếm trong các kho lưu trữ (ZIP, RAR, v.v.), trong các email (Outlook, Outlook Express, The Bat!, v.v.) và các tệp đính kèm với chúng. Ngoài ra, tính năng tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu Lotus Notes và Lotus Domino cũng như trong cơ sở dữ liệu tin nhắn ICQ, Odigo IM và Miranda IM đều được hỗ trợ.

Cùng với tìm kiếm thông thường theo từ khóa hoặc bộ từ khóa, chương trình hỗ trợ chế độ tìm kiếm nâng cao sử dụng các chức năng logic và có thể tìm kiếm tài liệu không chỉ theo nội dung mà còn theo tên tệp, ngày sửa đổi, kích thước, loại tài liệu, mã hóa, v.v. ( Hình 7). Nhờ hỗ trợ Unicode đầy đủ, các tìm kiếm được thực hiện chính xác không chỉ trong các tài liệu bằng một ngôn ngữ mà còn trong các tài liệu đa ngôn ngữ (ví dụ: với văn bản bằng tiếng Nga và tiếng Đức cùng một lúc). Có thể tìm kiếm tài liệu từ xa qua Internet với quyền truy cập tiếp theo vào các tài liệu được tìm thấy thông qua bất kỳ trình duyệt Internet nào, chẳng hạn như Internet Explorer. Kết quả tìm kiếm có thể được trình bày ở chế độ trích đoạn, khi các đoạn quan trọng nhất (có liên quan) của tài liệu đã chọn được hiển thị cùng với việc đánh dấu các từ tìm thấy và ở chế độ bảng, khi thông tin ngắn gọn về tài liệu được hiển thị (Hình 8), qua đó chúng có thể được sắp xếp.

Cơm. 7. Tìm kiếm tài liệu trong môi trường Archiveist 3000

Cơm. 8. Tùy chọn trình bày kết quả tìm kiếm
trong "Archivarius 3000"

Điền tài liệu tiêu chuẩn

Việc chuẩn bị các tài liệu tiêu chuẩn chiếm một phần đáng kể thời gian của những người dùng, một phần nhiệm vụ của họ, tham gia vào việc chuẩn bị các tài liệu khác nhau trong các công ty bảo hiểm, ngân hàng, văn phòng công chứng, công ty cung cấp nhiều loại dịch vụ, v.v. Theo quy định, các tài liệu như vậy được tạo trong trình soạn thảo văn bản Word dựa trên các tài liệu cơ bản được phát triển ban đầu, trong đó một số thông tin có thể thay đổi chỉ được thay thế. Không có gì phức tạp về điều này, nhưng với khối lượng tài liệu lớn, sai sót là không thể tránh khỏi - chẳng hạn, bạn có thể vô tình nhập dữ liệu sai vị trí hoặc xóa một số từ trong tài liệu, v.v. Do đó, điều mong muốn là chỉ những trường bắt buộc phải nhập dữ liệu mới được mở để nhập và tất cả các văn bản khác sẽ bị chặn. Các nhà phát triển đã cung cấp khả năng tạo các tài liệu như vậy trong Word. Chỉ cần phát triển một loạt mẫu cho tất cả các tài liệu tiêu chuẩn được sử dụng trong tổ chức là đủ, đối với mỗi mẫu để cấm thay đổi dữ liệu cố định (lệnh Công cụ -> Đặt bảo vệ -> Cấm mọi thay đổi ngoại trừ việc nhập dữ liệu vào các trường biểu mẫu) và huấn luyện người dùng cách tạo tài liệu bằng cách sử dụng các mẫu. Đối với các tài liệu tiêu chuẩn, nơi có tương đối ít thông tin thay đổi, các mẫu như vậy sẽ khá đủ để tăng tốc đáng kể quá trình chuẩn bị tài liệu và giảm nguy cơ sai sót.

Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều tài liệu tiêu chuẩn được sử dụng trong đó thông tin biến chiếm tới một nửa khối lượng và một số dữ liệu biến được lặp lại nhiều lần ở dạng này hay dạng khác (Hình 9) - ví dụ: tên đầy đủ. trong các trường hợp khác nhau, các từ cho ngày hoặc số tiền đã nhập, v.v. Trong trường hợp này, việc sử dụng các mẫu Word không giúp ích được gì nhiều, vì việc điền tài liệu dù sử dụng mẫu cũng sẽ mất rất nhiều thời gian, vì tất cả dữ liệu biến đổi sẽ phải nhập thủ công.

Cơm. 9. Ví dụ về tài liệu có dung lượng lớn
thông tin thay đổi

Có một đặc điểm nữa của việc chuẩn bị các tài liệu tiêu chuẩn - thường cần phải chuẩn bị không phải một tài liệu mà nhiều tài liệu cùng một lúc (ví dụ: để soạn thảo một thỏa thuận ngân hàng về việc mở cơ quan lưu ký, cần có ba hoặc bốn loại thỏa thuận cho chữ ký). Như vậy, cùng một thông tin phải nhập vào nhiều tài liệu khác nhau, việc này cũng mất rất nhiều thời gian và khả năng xảy ra sai sót cũng tăng theo. Bạn có thể chuẩn bị những tài liệu như vậy nhanh hơn nhiều bằng cách sử dụng các ứng dụng chuyên dụng được thiết kế để tự động hóa quy trình chuẩn bị tài liệu tiêu chuẩn, chẳng hạn như AutoDoc hoặc Blitz Document. Các ứng dụng này cũng dựa trên việc sử dụng các mẫu, không giống như các mẫu Word thông thường, không chỉ cho phép bạn nhập dữ liệu vào các trường được cung cấp cho việc này (mà người dùng cần điền vào một tập hợp biểu mẫu với dữ liệu), mà còn cũng có thể chuyển đổi dữ liệu đã nhập theo cách được lập trình, ví dụ có thể thay thế số trong từ, giảm từ và cụm từ theo trường hợp ngữ pháp, v.v. Do đó, các tài liệu cần thiết được điền nhanh chóng và số lỗi có thể mắc phải ít hơn nhiều so với khi chuẩn bị chúng theo cách truyền thống trong Word. Ngoài ra, việc tạo tài liệu tiêu chuẩn thông qua các giải pháp chuyên biệt cũng rất hấp dẫn vì tất cả tài liệu được tạo đều được lập danh mục tự động và việc tìm kiếm bất kỳ tài liệu nào trong số chúng trong tương lai không phải là vấn đề và người dùng không bắt buộc phải biết sự phức tạp của việc chuẩn bị tài liệu, bởi vì tất cả các sắc thái pháp lý đã được tính đến trong các mẫu.

AutoDoc 1.2

Nhà phát triển: EleWise

Kích thước phân phối: 6 MB

Làm việc dưới sự kiểm soát: Windows2000/XP/2003

Phương pháp phân phối: phần mềm chia sẻ (phiên bản demo có chức năng giới hạn - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Giá:"AvtoDoc-Personal" - 1980 rúp, "AvtoDoc-Server" - 2980 rúp, "AvtoDoc-Client" - 1490 rúp.

"AutoDoc" là chương trình cho phép bạn tự động hóa và tăng tốc quá trình điền tài liệu tiêu chuẩn bằng cách sử dụng các mẫu được tạo bằng MS Word và duy trì kho lưu trữ các tài liệu và hồ sơ được tạo bằng các mẫu này. Quá trình tạo tài liệu mới trong đó cực kỳ tự động - chỉ cần chọn kịch bản kinh doanh mong muốn từ danh sách các kịch bản chung (kịch bản kinh doanh có nghĩa là mẫu tùy chỉnh) và điền dữ liệu cần thiết vào biểu mẫu đầu vào (Hình 10). Tài liệu đã tạo có thể được xem, lưu, in hoặc mở trong Word để chỉnh sửa thêm.

Cơm. 10. Tạo tài liệu bằng tập lệnh “AutoDoc”

Số lượng tập lệnh tích hợp ít (Hình 11), nhưng có thể được mở rộng bằng các tập lệnh tùy chỉnh, quá trình tạo tập lệnh này được trình bày chi tiết và rõ ràng trong trợ giúp và được trình hướng dẫn kiểm soát hoàn toàn và do đó có thể truy cập được hầu hết người dùng. Việc phát triển một tập lệnh mới bao gồm thực hiện năm bước: nhập tên tập lệnh, tạo mẫu, xác định các biến, thiết lập và kiểm tra tập lệnh và lưu nó để chỉnh sửa thêm (Hình 12). Thoạt nhìn, việc chuẩn bị một mẫu có thể gây ra một số khó khăn vì nó phải được tạo thủ công trong Word và điều này đòi hỏi kiến ​​​​thức về ngôn ngữ kịch bản. Nhưng trong thực tế, mọi thứ đơn giản hơn nhiều - chỉ cần hiểu rằng các biến được nhập trong dấu ngoặc nhọn và dấu $ được đặt phía trước chúng; tất cả các văn bản khác được in theo cách thông thường (Hình 13). Các mẫu mới có thể được tạo không chỉ từ đầu mà còn dựa trên các mẫu hiện có hoặc tài liệu tạo sẵn - trong trường hợp đầu tiên, bạn chỉ cần thay đổi cài đặt tập lệnh và kiểm tra nó với các cài đặt đã thay đổi, còn trong trường hợp thứ hai, hãy mở một tệp tài liệu làm sẵn, thay thế thông tin thay đổi bằng các biến và chỉ định chương trình đó làm mẫu. Các biến có thể có nhiều loại, bao gồm cả những loại cho phép:

  • nhập dữ liệu vào nhiều trường cùng một lúc: tên đầy đủ, dữ liệu hộ chiếu, chi tiết tổ chức, v.v.;
  • chọn một giá trị biến từ một tập hợp các giá trị;
  • thực hiện các thao tác và chuyển đổi khác nhau: tính tỷ lệ phần trăm của một số hoặc VAT của một số tiền, chuyển đổi một số thành chuỗi, nhập ngày hiện tại, v.v.;
  • chỉ ra một từ hoặc cụm từ trong một trường hợp nhất định, v.v.

Tài liệu được tạo theo kịch bản kinh doanh AutoDoc được lưu dưới dạng bản ghi có cấu trúc rõ ràng và do đó, bạn có thể tìm thấy tài liệu mong muốn bất cứ lúc nào bằng cách lọc hoặc tìm kiếm, xem, in, tạo lại hoặc xóa nó.

Cơm. 11. Cửa sổ “AutoDoc” với danh sách các nhóm tích hợp
kịch bản kinh doanh

Cơm. 12. Phát triển tập lệnh mới trong AutoDoc

Cơm. 13. Ví dụ về văn bản mẫu trong “AutoDoc”,
trong đó có bốn biến xuất hiện: “số”,
“tháng”, “tổ chức” và “tên đầy đủ”

Chương trình được cung cấp ở hai phiên bản: một người dùng - "AvtoDoc-Personal" và nhiều người dùng (mạng), được biểu thị bằng hai mô-đun - "AvtoDoc-Server" và "AvtoDoc-Client". Trong phiên bản một người dùng, tất cả các thành phần của hệ thống được đặt trên máy tính cục bộ và trong phiên bản nhiều người dùng, cơ sở dữ liệu về tập lệnh, mẫu và bản ghi được cài đặt trên máy chủ và trên máy tính người dùng chỉ có phần máy khách. được cài đặt, cho phép sử dụng tất cả tài liệu AutoDoc được lưu trữ trên máy chủ.

Tài liệu Blitz 3.4.1

Nhà phát triển: BlitzSoft

Kích thước phân phối: 991 KB

Làm việc dưới sự kiểm soát: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Phương pháp phân phối: phần mềm chia sẻ (phiên bản demo có chức năng giới hạn - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Giá: 500 chà.

Blitz Document là một chương trình nhỏ gọn để tự động tạo tài liệu tiêu chuẩn bằng cách sử dụng các mẫu tập lệnh. Nó cho phép bạn nhanh chóng tạo tài liệu dựa trên các mẫu dựng sẵn, số lượng hơn 30 (Hình 14) hoặc các tập lệnh tùy chỉnh có thể được phát triển dựa trên các mẫu dựng sẵn hoặc bố cục trống. Tạo tài liệu bằng cách sử dụng tập lệnh tạo sẵn cực kỳ đơn giản - chỉ cần chọn loại tập lệnh và làm theo hướng dẫn của trình hướng dẫn, người sẽ tận tâm hướng dẫn người dùng qua tất cả các giai đoạn chuẩn bị tài liệu (Hình 15). Tài liệu đã hoàn thành có thể được xem, in, chỉnh sửa trong trình soạn thảo văn bản tích hợp (có thể sửa cả dữ liệu biến và dữ liệu không đổi) hoặc mở để chỉnh sửa trong Word.

Cơm. 14. Danh sách các tập lệnh Blitz Document tích hợp

Cơm. 15. Tạo một tài liệu có kịch bản
Tài liệu chớp nhoáng

Việc phát triển các mẫu đã tạo có phần phức tạp hơn nhưng cũng sẽ nằm trong khả năng của hầu hết người dùng. Đúng, việc thành thạo tính năng này sẽ mất một thời gian, vì thật không may, thông tin tham khảo đi kèm với chương trình được thiết kế cho những người dùng được đào tạo đầy đủ (nó rất thưa thớt và không chứa bất kỳ hình ảnh minh họa hoặc ví dụ nào). Về mặt kỹ thuật, việc tạo mẫu mới bao gồm hai giai đoạn: chọn mẫu hoặc bố cục tích hợp trên cơ sở mẫu mới sẽ được phát triển và điều chỉnh tuần tự dữ liệu không đổi và biến đổi có trong đó (Hình 16). Dữ liệu cố định được nhập ở dạng thực, nhưng không trực tiếp vào văn bản mà thông qua các hộp thoại. Thông tin biến cũng được điều chỉnh trong quá trình đối thoại và không còn được nhập trực tiếp mà được thay thế bằng các biến có nhãn ký tự đại diện, được thiết kế có tính đến ngôn ngữ kịch bản được sử dụng trong chương trình. Các tập lệnh không chỉ có thể hiển thị văn bản được nhập trong quá trình tạo tài liệu mà còn có thể thay đổi nó bằng cách sử dụng hệ thống lệnh thay thế hoặc chuyển đổi dữ liệu. Ví dụ: nó được cung cấp:

Cơm. 16. Phát triển mẫu mới dựa trên bố cục
trong Tài liệu Blitz

  • Biến cách của từ và cụm từ theo trường hợp ngữ pháp;
  • chuyển đổi số thành chuỗi;
  • chuyển đổi ngày dương lịch thành chuỗi;
  • thực hiện bất kỳ tính toán nào được sử dụng trong các văn bản pháp luật và kinh doanh;
  • thay đổi văn bản tùy thuộc vào giá trị của dữ liệu đã nhập, v.v.

Các tài liệu được tạo bằng Blitz Document được lưu trong các tạp chí có cấu trúc - điều này cho phép bạn nhanh chóng điều hướng qua tài liệu và gần như ngay lập tức có quyền truy cập vào các tài liệu cần thiết, chẳng hạn như để in chúng. Ngoài ra, tài liệu có thể được nhóm thành các tệp ảo, thuận tiện cho việc truy cập nhanh vào các tài liệu liên quan đến một chủ đề hoặc đối tượng cụ thể xuất hiện trong cơ sở dữ liệu.

Văn bản OCR trong tài liệu được quét

Người dùng thường xuyên phải chuyển đổi tài liệu giấy (trang sách, báo, tạp chí hoặc fax) sang định dạng có thể chỉnh sửa điện tử không thể thực hiện được nếu không có hệ thống nhận dạng ký tự hoặc hệ thống OCR (Nhận dạng ký tự quang học), được thiết kế để tự động nhập văn bản từ tài liệu giấy vào một máy tính. Về mặt lý thuyết, bạn có thể sử dụng chương trình FineReader từ ABBYY hoặc CuneiForm từ Cognitive Technologies - cả hai đều hoạt động đáng tin cậy và có độ chính xác nhận dạng cao. Nhưng gói FineReader có phiên bản đơn giản hóa và giá cả phải chăng dành cho người dùng gia đình, ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, giúp gói này hấp dẫn hơn đối với nhiều đối tượng hơn.

ABBYY FineReader 8.0

Nhà phát triển: Phần mềm ABBYY

Kích thước phân phối: 40,5MB

Làm việc dưới sự kiểm soát: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Phương pháp phân phối: phần mềm chia sẻ (không có phiên bản demo của FineReader Home Edition, phiên bản demo có giới hạn về chức năng của FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Giá: Phiên bản FineReader Home - 990 RUR, Phiên bản FineReader Professional - 3750 RUR.

ABBYY FineReader là giải pháp lý tưởng để nhận dạng tài liệu trong đó không chỉ văn bản mà cả thiết kế cũng được nhận dạng, đảm bảo truyền chính xác bảng, hình ảnh và phân chia văn bản thành các cột (Hình 17). Chương trình rất dễ sử dụng, có thể nhận dạng đa ngôn ngữ (hỗ trợ 179 ngôn ngữ) và tài liệu nhiều trang. Có thể nhận dạng toàn bộ tài liệu hoặc các trang riêng lẻ của nó. Kết quả có thể được lưu ở một trong các định dạng phổ biến: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT hoặc PDF. Có thể lưu kết quả nhận dạng từng bước để loại bỏ lỗi. Xuất kết quả nhận dạng trực tiếp sang Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect và Adobe Acrobat đã được triển khai. Trình kiểm tra chính tả tích hợp (dành cho 36 ngôn ngữ) sẽ giúp tăng tốc độ kiểm tra kết quả và việc tích hợp với Microsoft Word cho phép bạn gọi chương trình trực tiếp từ Word mà không bị phân tâm khi làm việc với văn bản.

Cơm. 17. Kết quả công nhận tài liệu
trong ABBYY FineReader Home Edition

Chương trình được trình bày dưới hai phiên bản: FineReader Home Edition, được thiết kế cho người mới bắt đầu và FineReader Professional Edition, dành cho các chuyên gia. Phiên bản chuyên nghiệp cho phép bạn quản lý các tham số nhận dạng (thay đổi chế độ, thực hiện nhận dạng bằng đào tạo) và có bộ chức năng nhận dạng phong phú hơn (nhận dạng tệp PDF, văn bản được chụp bằng máy ảnh kỹ thuật số, v.v.). Ngoài ra, phiên bản Professional còn cung cấp thêm nhiều định dạng lưu khác nhau, bổ sung thêm khả năng nhận diện mã vạch và nhận diện nhanh ảnh chụp màn hình bằng tiện ích Screenshot Reader.

Chuyển đổi tài liệu từ định dạng PDF

Tất cả tài liệu kỹ thuật ngày nay đều được cung cấp ở định dạng PDF, trong đó tiện ích Adobe Acrobat Reader miễn phí được sử dụng để xem tài liệu. Nhưng khá thường xuyên, có nhu cầu sử dụng các đoạn tệp PDF khi chuẩn bị tài liệu của riêng bạn hoặc chỉnh sửa tài liệu ở định dạng PDF (ví dụ: một bài báo, hợp đồng, báo cáo, v.v.). Trong trường hợp đầu tiên, bạn sẽ cần trích xuất các đoạn văn bản và/hoặc hình ảnh từ tệp PDF (về mặt lý thuyết, việc này có thể được thực hiện bằng các công cụ tích hợp sẵn của Acrobat Reader, nhưng với kết quả rất tầm thường). Trong trường hợp thứ hai, bạn sẽ phải chuyển đổi tài liệu PDF sang định dạng có thể chỉnh sửa (ví dụ: sang định dạng Word) trong khi vẫn giữ nguyên thiết kế của tài liệu gốc, điều này thậm chí không được cung cấp trong Acrobat Reader. Trong những trường hợp như vậy, các tiện ích đặc biệt sẽ ra tay giải cứu, trong đó các gói hấp dẫn nhất là ABBYY PDF Transformer và PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Chúng ta sẽ xem xét cái đầu tiên trong số chúng - mặc dù đắt hơn nhưng nó có giao diện tiếng Nga và cho phép bạn chuyển đổi các tệp PDF thành một số định dạng có thể chỉnh sửa và có thể nhận dạng chính xác không chỉ tiếng Anh mà cả văn bản tiếng Nga.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Nhà phát triển: Phần mềm ABBYY

Kích thước phân phối: 52MB

Làm việc dưới sự kiểm soát: Windows 2000 (SP2 hoặc cao hơn)/XP/Server 2003

Phương pháp phân phối: phần mềm chia sẻ (phiên bản demo 15 ngày - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Giá: 1490 chà.

ABBYY PDF Transformer là một tiện ích để chuyển đổi tài liệu PDF thành các định dạng tài liệu Microsoft Word (Hình 18), Excel, cũng như các tệp HTML và TXT. Gói này có giao diện trực quan và rất dễ sử dụng nên ngay cả những người dùng mới làm quen cũng có thể thành thạo.

ABBYY PDF Transformer có thể chuyển đổi bất kỳ tệp PDF nào, kể cả các tệp không có lớp văn bản (các tệp này thường được lấy từ các tài liệu được quét và thể hiện hình ảnh văn bản), đồng thời xử lý chính xác các tệp PDF chứa bất kỳ tổ hợp ngôn ngữ được hỗ trợ nào (bao gồm cả tiếng Nga và tiếng Nga). Tiếng Anh). Tiện ích này bảo toàn chính xác thiết kế của tài liệu nguồn (hình ảnh, bảng biểu, bố cục cột, liên kết) và cho phép bạn quản lý các tùy chọn chuyển đổi và lưu. Ví dụ: bạn có thể xác định rõ ràng các khu vực mà chương trình sẽ cảm nhận dưới dạng văn bản hoặc hình ảnh (điều này rất quan trọng đối với các tệp PDF có thiết kế phức tạp), lưu tài liệu đã hoàn thành với thiết kế giống như trong bản gốc hoặc dưới dạng cột văn bản (có hoặc không có hình ảnh - tùy chọn), v.v. Nếu cần, có thể chuyển đổi có chọn lọc các trang riêng lẻ hoặc thậm chí các đoạn của chúng. Ngoài ra, ABBYY PDF Transformer còn có thể thực hiện chuyển đổi ngược, cho phép bạn tạo tệp PDF từ tài liệu Microsoft Word, bảng Excel, bản trình bày PowerPoint, sơ đồ Visio và tệp HTML, cũng như từ hầu hết mọi ứng dụng hỗ trợ in tài liệu (đây là được triển khai thông qua máy in ảo PDF-XChange cho ABBYY PDF Transformer 2.0).

Ngày nay, đơn giản là không thể tưởng tượng được việc làm việc với các tài liệu ở bất kỳ hướng nào và mức độ phức tạp nào mà không sử dụng các công cụ xử lý thông tin máy tính. Thời đại của máy đánh chữ đã là quá khứ. Trong hầu hết các trường hợp, nếu bạn không lấy được thông tin hoặc tính toán cụ thể thì đó là văn bản cần được xử lý. Hãy xem xét các chương trình miễn phí phổ biến và phổ biến nhất để làm việc với một số loại tài liệu nhất định. Chúng ta hãy đặc biệt chú ý đến các tập tin thử nghiệm.

Các chương trình làm việc với tài liệu: tổng quan chung

Như bạn đã biết, phần lớn người dùng hệ thống máy tính chạy hệ điều hành Windows thích làm việc với gói ứng dụng MS Office tiêu chuẩn, chứa các chương trình cho hầu hết các trường hợp.

Tuy nhiên, ngày nay bạn có thể tìm thấy rất nhiều sự phát triển thay thế, cũng cung cấp các chương trình làm việc với bất kỳ loại tài liệu nào, về chức năng của chúng không thua kém gói MS Office và trong một số trường hợp thậm chí còn vượt qua nó.

Bất kỳ gói nào, bất kể nhà phát triển, đều chứa các ứng dụng cho phép bạn tạo, xem và chỉnh sửa tệp văn bản, bảng tính, cơ sở dữ liệu, cũng như xử lý các đối tượng đồ họa hoặc thậm chí là đa phương tiện.

Bộ ứng dụng văn phòng của Microsoft

Đầu tiên, chúng ta hãy xem bộ ứng dụng văn phòng nổi tiếng của Microsoft. Nó được coi là phổ quát, vì các chương trình xử lý tài liệu được sử dụng trong kinh doanh được trình bày rộng rãi nhất ở đây.

Không có gì đáng ngạc nhiên khi nhiều nhà phát triển đã không phát minh lại bánh xe và chỉ sao chép hầu hết các ứng dụng, bao gồm cả các ứng dụng tương tự trong gói của riêng họ. Bản thân MS Office chứa một số ứng dụng chính, trong đó Word, Excel và Access thường được sử dụng nhất.

Nếu chúng ta nói cụ thể về tài liệu văn bản, Word là tiền thân của định dạng DOC/DOCX, định dạng này ngày nay được hầu hết các gói của bên thứ ba hỗ trợ. Tuy nhiên, các nhà phát triển của điều này cũng không đứng ngoài cuộc và theo thời gian đã đưa vào trình soạn thảo của họ khả năng làm việc với các định dạng khác với các định dạng tiêu chuẩn mà các nhà phát triển khác sử dụng theo mặc định.

Rốt cuộc, nếu bạn xem xét, chẳng hạn như khả năng mở hoặc lưu tài liệu văn bản, bạn thậm chí có thể tìm thấy hỗ trợ cho các tệp PDF. Nhưng nhiều hơn về điều này sau.

Trên thực tế, bản thân Office có thể được tải xuống và cài đặt hoàn toàn miễn phí; thứ duy nhất bạn cần là khóa kích hoạt sản phẩm. Điều này không ngăn cản bất cứ ai vì nó có thể được thực hiện bằng cách sử dụng một tiện ích nhỏ có tên KMS Activator. Các gói miễn phí khác không có yêu cầu kích hoạt hoặc đăng ký bắt buộc này.

Sự phát triển thay thế

Vào buổi bình minh của sự phát triển các chương trình văn phòng, MS Office đã chiếm vị trí dẫn đầu, vì những người tạo ra nó có thể đưa vào một bộ duy nhất các chương trình để làm việc với các loại tài liệu hoàn toàn khác nhau, giúp tạo ra một công cụ để làm việc với chúng , như người ta nói bây giờ, về tiêu chuẩn “tất cả trong một” "

Tuy nhiên, hóa ra không thể duy trì vị trí dẫn đầu quá lâu vì các đối thủ cạnh tranh khá nặng ký đã xuất hiện trên thị trường. Đầu tiên, gói Lotus Pro đã trở thành như vậy, và sau đó một thời gian ngắn, một sự phát triển nghiêm túc khác có tên Open Office đã xuất hiện. Nhân tiện, nhiều chuyên gia gọi gói này không chỉ là đối thủ cạnh tranh trực tiếp với Microsoft mà còn thu hút sự chú ý của người dùng vì nó chứa một số công cụ bổ sung mà MS Office tiêu chuẩn không có.

Các trình soạn thảo văn bản đơn giản nhất

Nhưng hãy tập trung vào các tệp văn bản, loại tệp phổ biến nhất trong quản lý tài liệu hiện nay. Để xem và cung cấp thông tin, có vẻ như nhiều ứng dụng đơn giản nhất có thể được sử dụng, chẳng hạn như Notepad, được bao gồm trong bộ Windows tiêu chuẩn. Đúng, thực sự, trong Notepad, bạn có thể làm việc độc quyền với văn bản, tương tự như cách làm trong Norton Commander trên hệ thống DOS. Mọi thứ ở đây gần như giống nhau, chỉ có Notepad là có shell đồ họa. Không cần phải nói rằng không cần phải nói về bất kỳ định dạng văn bản, thiết kế hoặc chèn các đối tượng bổ sung nào.

Nhưng ít người biết rằng chính Notepad và các chương trình làm việc với tài liệu dạng văn bản, tương tự như nó, hỗ trợ cú pháp của hầu hết các ngôn ngữ lập trình được biết đến ngày nay, đó là lý do tại sao các lập trình viên và nhà phát triển ứng dụng thích làm việc với những trình soạn thảo như vậy.

Các chương trình tiêu chuẩn để làm việc với tài liệu Word

Bây giờ một vài lời về các chất tương tự của nó. Hãy xem xét một ví dụ khi người dùng có hệ thống "sạch" trên máy tính của mình. Nếu ai chưa biết thì gói Windows gốc không bao gồm bộ ứng dụng văn phòng; phải cài đặt riêng. Do đó, nhiều người thậm chí không nhận ra rằng hệ thống này có một chương trình miễn phí để làm việc với các tài liệu Word (nó được “tích hợp sẵn” trong hệ thống).

Chúng ta đang nói về ứng dụng WordPad (Viewer). Nó có thể mở và xem các tệp Word, nhưng không có tùy chọn đặc biệt nào để chỉnh sửa tài liệu. Tất nhiên là bất tiện, nhưng còn hơn không.

Tuy nhiên, nếu không có Word, bạn có thể mở tệp văn bản đó theo cách khác. Adobe Reader, Acrobat hoặc Acrobat Reader sẽ trợ giúp việc này. Bất kỳ chương trình nào như vậy để làm việc với các tài liệu văn bản có chứa đồ họa đều cho phép bạn mở các tệp ở hầu hết mọi định dạng văn bản hoặc nhập nội dung của chúng. Tùy thuộc vào loại ứng dụng, các tùy chọn chỉnh sửa sẽ khác nhau, nhưng ngay cả khi không có công cụ đó, bạn vẫn có thể xem các tệp trong mọi trường hợp.

Phần kết luận

Tất nhiên, đơn giản là không thể xem xét tất cả các ứng dụng thuộc loại văn phòng. Tuy nhiên, ngay cả đối với tài liệu Word hoặc tệp văn bản, có thể lưu ý rằng làm việc với chúng có thể khá đơn giản. Nếu thực sự không có gì trong tay, bạn có thể xem những loại tệp này ngay cả khi sử dụng các trình duyệt web phổ biến nhất, chưa kể việc lưu chúng với khả năng chỉnh sửa chúng trong các dịch vụ đám mây. Nhân tiện, nhiều trong số chúng cho phép thực hiện đồng thời các thay đổi, những thay đổi này sẽ tự động được hiển thị cho tất cả người dùng hiện được kết nối với trình chỉnh sửa từ xa trên máy chủ.

Adobe InDesign CC là một trong những chương trình tốt nhất để thiết kế nhiều loại ấn phẩm in hoặc trực tuyến. Sử dụng chức năng của sản phẩm Adobe InDesign CC cho phép bạn tạo bất kỳ thiết kế trang nào với tốc độ và năng suất tối đa. Bạn có thể tải xuống miễn phí phiên bản dùng thử của phiên bản tiếng Nga trên trang web này. Nhưng việc tải xuống tệp torrent của chương trình sẽ dễ dàng hơn nhiều. Điều này có thể được thực hiện miễn phí và không cần đăng ký. Hơn nữa, bạn có thể tải xuống torrent CC 2019, phiên bản mới nhất của chương trình Adobe...

WPS Office 2019 là bộ tiện ích văn phòng hỗ trợ định dạng MS Office. Với ứng dụng này bạn có thể: tạo và chỉnh sửa các tập tin văn bản; thuyết trình; viết ghi chú ngắn; xây dựng và điều chỉnh kế hoạch; làm việc với bảng và cơ sở dữ liệu. Tải xuống miễn phí WPS Office 2019 11.2.0.8934 Phiên bản tiếng Nga cao cấp Mật khẩu cho tất cả các kho lưu trữ: 1progs Để kích hoạt thành công, trước khi vá lỗi, hãy buộc đóng tất cả các quy trình WPS Office 2019 thông qua trình quản lý tác vụ. Công việc…