Thực đơn
trang chủTập tin và thư mục

Bản sao của các bức thư hoặc bản sao của các bức thư. Các cụm từ hữu ích cho thư từ kinh doanh. Địa chỉ email ngu ngốc

Gần đây tôi đã làm được điều này, vì vậy mặc dù tôi sẽ chia sẻ:

Gửi tất cả thư đi đến các thư mục Đã gửi với postfix và cyrus imap.

Thực hiện postfix gửi bản sao của tất cả các email gửi đi đến một tài khoản email "đã gửi" đặc biệt. Sử dụng sàng trên tài khoản đặc biệt này để chuyển hướng tất cả email đến thư mục Đã gửi được liên kết với tài khoản.

    Tạo tài khoản người dùng email để gửi

    Cách dễ nhất để làm điều này là tạo một tài khoản unix mới cho người gửi, đặt shell thành /bin/false để không ai có thể đăng nhập vào:

    Máy chủ$ sudo useradd đã gửi máy chủ$ sudo chsh -s /bin/false đã gửi

    Định cấu hình hình ảnh cho người dùng đã gửi

    Bằng cách sử dụng cyradm, chúng tôi tạo một hộp thư mới (tức là người dùng) và cho phép người dùng đó thêm quyền truy cập vào tất cả các thư mục imap Mục đã gửi của chúng tôi:

    Máy chủ$ $ cyradm -người dùng cyrus localhost Mật khẩu: localhost> createmailbox user.sent localhost> setaclmailbox user.%. Đã gửi đã gửi thêm Cài đặt ACL trên user.userx.Sent...OK. Đặt ACL trên user.usery.Sent...OK. . . . Đặt ACL trên user.userz.Sent...OK. localhost> thoát

    Tạo tập lệnh sàng lọc cho tài khoản đã gửi

    Tập lệnh này chuyển hướng tất cả email đến tài khoản đã gửi, tới thư mục Đã gửi trong hộp thư đến của người gửi.

    Tập lệnh của tôi có tên là send.sieve và trông giống như thế này:

    # Sàng script để gửi. Nếu email gửi đi được bcc"ed vào tài khoản này, # tập lệnh sàng này sẽ chuyển hướng nó đến người gửi Thư mục đã gửi require ["fileinto"]; nếu address:is:localpart "From" "userx" ( fileinto "user.userx.Sent "; ) elsif address:is:localpart "From" "usery" ( fileinto "user.usery.Sent"; ) elsif address:is:localpart "From" "userz" ( fileinto "user.userz.Sent"; )

    Bạn sẽ cần nhập một mục nhập cho từng người dùng của mình (userx, usery, userz trong ví dụ trên). Tôi không thể tìm ra cách tốt hơn để làm điều này. Đề xuất được chào đón [email được bảo vệ]

    Thiết lập tập lệnh sàng như thế này:

    Máy chủ$ sievshell localhost -user=sent -a=cyrus Mật khẩu: > đặt đã gửi.sàng > kích hoạt đã gửi.sàng > thoát

    Định cấu hình ánh xạ bcc cho postfix

    Trong thư mục postfix (/etc/postfix trên debian) tạo một tệp có tên bcc_map trông như thế này:

    # sao chép tất cả thư được gửi cục bộ vào tài khoản đã gửi @yourdomain.com [email được bảo vệ]

    Biên dịch tệp này thành tệp băm postfix bằng cách sử dụng:

    Máy chủ$ sudo postmap bcc_map

    Thêm cấu hình sau vào tệp cấu hình postfix main.cf:

    Sender_bcc_maps = hàm băm:/etc/postfix/bcc_map

    Và làm cho postfix tải lại cấu hình của nó:

    lưu trữ $ sudo/etc/init.d/postfix tải lại

    Kiểm tra và gỡ lỗi

    Gửi email và kiểm tra xem nó có được sao chép vào thư mục Đã gửi hay không.

    Trong trường hợp có vấn đề, bạn nên kiểm tra nhật ký cyrus và postfix (tất cả đều được ghi vào /var/log/syslog trên máy chủ debian của tôi). Lỗi chính tả và quyền truy cập không chính xác thường dẫn đến một số gợi ý được gửi tới nhật ký.

Email là gì? Trong thế giới kinh doanh hiện đại, đây là:

  • Mặt của bạn. Với sự trợ giúp của email, bạn có thể tạo ra một hình ảnh tích cực trong mắt đối tác hoặc làm hỏng ấn tượng đầu tiên.
  • Công cụ làm việc của bạn. Rất nhiều giao tiếp với thế giới bên ngoài diễn ra thông qua email. Vì vậy, nếu thành thạo nhạc cụ này, bạn có thể khiến cuộc sống của mình dễ dàng hơn rất nhiều.
  • Một sự phân tâm mạnh mẽ. Thế giới bên ngoài đang cố gắng tiếp cận bạn, làm bạn mất tập trung và dẫn bạn lạc lối qua email.

Từ góc độ này, chúng ta hãy xem xét cách làm việc với email. Hãy bắt đầu với một cái gì đó đơn giản.

Định dạng một chữ cái

Tôi sử dụng ứng dụng email Mozilla Thunderbird nên tôi sẽ lấy nó làm ví dụ. Hãy tạo một chữ cái mới và đi từ trên xuống dưới qua danh sách các trường.

Cho ai. Sao chép. Bản sao ẩn

Một số có thể không biết nhưng “To” trong Mozilla có thể đổi thành “Cc” hoặc “Bcc”.

  • Gửi ai: chúng ta viết người nhận chính hoặc một số người nhận cách nhau bằng dấu chấm phẩy.
  • Sao chép: chúng tôi viết thư cho một người đáng lẽ phải đọc bức thư, nhưng chúng tôi không mong đợi phản hồi từ người đó.
  • Bản sao ẩn: chúng tôi đang viết thư cho một người nên đọc bức thư, nhưng những người nhận thư khác không được biết. Nó đặc biệt thích hợp để sử dụng để gửi hàng loạt thư kinh doanh, chẳng hạn như thông báo.

Sai trong thư gửi hàng loạt, hãy chỉ định người nhận bằng cách sử dụng trường “Sao chép” hoặc “Tới”. Vài lần trong năm, tôi nhận được thư liệt kê 50–90 người nhận trong trường “Cc”. Có sự vi phạm quyền riêng tư. Không phải tất cả người nhận của bạn đều cần biết bạn đang làm việc cùng ai khác về một chủ đề tương tự. Thật tốt nếu đây là những người biết nhau. Điều gì sẽ xảy ra nếu có những công ty cạnh tranh trong danh sách không biết về nhau? Ít nhất, bạn cần chuẩn bị cho những lời giải thích không cần thiết, và tối đa là chấm dứt hợp tác với một trong số họ. Đừng làm theo cách này.

Chủ đề thư

Các dịch vụ gửi thư chuyên nghiệp thường viết (đôi khi rất hợp lý) về tầm quan trọng của dòng chủ đề email trên blog công ty của họ. Nhưng thông thường chúng ta đang nói về những bức thư bán hàng, trong đó chủ đề của bức thư giải quyết vấn đề “nên mở email”.

Chúng ta đang thảo luận về thư từ kinh doanh hàng ngày. Ở đây chủ đề giải quyết được vấn đề “bức thư và tác giả của nó phải được xác định và tìm thấy dễ dàng”. Hơn nữa, sự siêng năng của bạn sẽ trở lại với bạn dưới hình thức nghiệp chướng của vô số thư phản hồi, chỉ có tiền tố Nốt Rê: hoặc FWD, trong số đó bạn sẽ phải tìm chữ cái mong muốn về chủ đề này.

Hai mươi lá thư là khối lượng thư từ trong một ngày của một người quản lý cấp trung. Tôi hoàn toàn không nói về các doanh nhân và chủ doanh nghiệp; số lượng thư của họ đôi khi vượt quá con số 200 hoặc hơn mỗi ngày. Vì vậy một lần nữa: không gửi email với chủ đề trống.

Vậy làm thế nào để xây dựng dòng chủ đề của email một cách chính xác?

Sai lầm số 1 : Chỉ có tên công ty trong chủ đề. Ví dụ: “Sky” và thế là xong. Thứ nhất, bạn có thể không phải là người duy nhất trong công ty của bạn liên lạc với đối tác này. Thứ hai, một chủ đề như vậy không mang lại bất kỳ ý nghĩa nào, bởi vì tên công ty của bạn đã được hiển thị từ địa chỉ. Thứ ba, hãy đoán xem hộp thư của bạn sẽ trông như thế nào với cách tiếp cận thư từ này? Một cái gì đó như thế này.

Có thuận tiện để tìm kiếm về các chủ đề như vậy?

Sai lầm số 2 : hào nhoáng, tiêu đề bán hàng. Thật tuyệt nếu bạn biết cách viết những tiêu đề như vậy. Nhưng liệu việc sử dụng những kỹ năng này trong thư từ kinh doanh có phù hợp không? Hãy nhớ mục đích của dòng tiêu đề email doanh nghiệp: không phải để bán mà để cung cấp thông tin nhận dạng và tìm kiếm.

Nội dung của bức thư

Có rất nhiều hướng dẫn viết cho những dịp khác nhau. Ví dụ, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin và những bậc thầy ngôn từ khác có rất nhiều thông tin hữu ích. Tôi khuyên bạn nên đọc các bài viết của họ, ít nhất là để cải thiện khả năng đọc viết tổng quát và cải thiện phong cách viết nói chung.

Trong quá trình viết một bức thư, chúng ta phải đưa ra một số quyết định một cách tuần tự.

Vấn đề lịch sự . Ở đầu bức thư, bạn có thể chuyển sang những lời nói vui vẻ hoặc thậm chí là dịu dàng với tinh thần “Rodya thân yêu của anh, đã hơn hai tháng rồi anh chưa nói chuyện với em bằng văn bản, từ đó bản thân anh cũng phải chịu đựng và thậm chí không ngủ được chút nào.” đêm, suy nghĩ.” Rất lịch sự và rất tốn kém, cả về thời gian để viết phần giới thiệu như vậy và về thời gian của người đối thoại để đọc nó. Thư từ là công việc, nhớ không? Không phải một bài luận thuộc thể loại thư ký cho một cuộc thi hay một bức thư gửi mẹ Raskolnikov, mà là thư từ kinh doanh.

Chúng tôi tôn trọng thời gian của chúng tôi và của người nhận!

Việc giới thiệu bản thân và kể lại hoàn cảnh quen biết của bạn trong bức thư đầu tiên được gửi sau cuộc gặp gỡ thoáng qua tại một cuộc triển lãm chỉ có ý nghĩa. Nếu đây là sự tiếp tục hợp tác hoặc trao đổi thư từ liên tục, thì trong bức thư đầu tiên trong ngày, chúng tôi viết: “Xin chào, Ivan”, ở bức thư thứ hai và những bức tiếp theo: “Ivan, ...”.

Bắt mắt . Tôi luôn lo lắng về câu hỏi sẽ gửi thư cho ai nếu có nhiều người nhận. Gần đây tôi đã viết một lá thư gửi cho ba cô gái tên là Anna. Không còn nghi ngờ gì nữa, tôi viết “Xin chào, Anna” và không hề lo lắng. Nhưng may mắn như vậy không phải lúc nào cũng như vậy.

Điều gì sẽ xảy ra nếu có ba hoặc thậm chí bảy người nhận và họ không có cùng tên? Bạn có thể liệt kê chúng theo tên: “Chào buổi chiều, Rodion, Pulcheria, Avdotya và Pyotr Petrovich.” Nhưng nó dài và mất thời gian. Bạn có thể viết: “Xin chào các đồng nghiệp!”

Đối với bản thân tôi, tôi sử dụng quy tắc đánh địa chỉ theo tên người trong trường “Tới”. Và đừng liên hệ với những người trong bản sao. Quy tắc này cũng cho phép bạn xác định chính xác hơn (một!) Người nhận bức thư và mục đích của bức thư này.

Trích dẫn . Thông thường thư từ là một chuỗi các chữ cái với các câu hỏi và câu trả lời - trong một từ, một cuộc đối thoại. Một thực hành tốt được coi là không xóa lịch sử thư từ và viết phản hồi của bạn ở đầu văn bản được trích dẫn, để khi bạn quay lại thư này một tuần sau đó, bạn có thể dễ dàng đọc đoạn hội thoại từ trên xuống dưới, giảm dần theo ngày.

Vì lý do nào đó, cài đặt mặc định trong Mozilla là “Đặt con trỏ sau văn bản được trích dẫn”. Tôi khuyên bạn nên thay đổi nó trong menu “Công cụ” → “Tùy chọn tài khoản” → “Soạn và ghi địa chỉ”. Chắc chắn là như vậy.

Mục đích của bức thư . Có hai loại thư kinh doanh:

  • khi chúng tôi chỉ thông báo cho người đối thoại (ví dụ: báo cáo về công việc đã thực hiện trong tháng);
  • và khi chúng ta muốn điều gì đó từ người đối thoại. Ví dụ, để anh ta phê duyệt hóa đơn đính kèm để thanh toán.

Theo quy định, số lượng thư động viên nhiều gấp nhiều lần so với thư báo cáo. Nếu chúng ta muốn đạt được điều gì đó từ người đối thoại, điều rất quan trọng là phải nói điều này trong một bức thư bằng văn bản thuần túy. Lời kêu gọi hành động phải kèm theo tên và là câu cuối cùng trong thư.

Sai : “Porfiry Petrovich, tôi biết ai đã chém chết bà già.”

Phải : “Porfiry Petrovich, chính tôi đã chém chết bà lão, xin hãy dùng biện pháp bắt tôi đi, tôi mệt mỏi vì đau khổ rồi!”

Tại sao phóng viên phải nghĩ cho bạn phải làm gì với bức thư này? Rốt cuộc, anh ta có thể đưa ra quyết định sai lầm.

Chữ ký trong văn bản . Cô ấy phải là. Hơn nữa, tất cả các ứng dụng email đều cho phép bạn định cấu hình thay thế chữ ký tự động, ví dụ như “Trân trọng, …” cổ điển. Trong Mozilla, việc này được thực hiện trong menu “Công cụ” → “Tùy chọn tài khoản”.

Việc có ghi địa chỉ liên hệ vào chữ ký hay không là vấn đề cá nhân của mỗi người. Nhưng nếu bạn có liên quan đến việc bán hàng theo bất kỳ cách nào, hãy nhớ viết. Ngay cả khi thỏa thuận không diễn ra do liên lạc, trong tương lai bạn sẽ dễ dàng được tìm thấy bằng cách sử dụng danh bạ từ chữ ký.

Cuối cùng, một đặc điểm nữa của nội dung thư dành cho những người đối thoại không thích (không thể, không muốn, không có thời gian) trả lời thư của bạn. Vui lòng cho biết mặc định trong nội dung của bức thư. Ví dụ: “Porfiry Petrovich, nếu bạn không đến bắt tôi trước 12:00 thứ Sáu, thì tôi coi như mình đã được ân xá.” Tất nhiên, thời hạn phải có thật (bạn không nên gửi văn bản từ ví dụ vào thứ Sáu lúc 11:50). Người nhận phải có đủ khả năng về mặt thể chất để đọc và hành động trên thư của bạn. Sự “im lặng” như vậy giúp bạn thoát khỏi trách nhiệm về việc người đối thoại không trả lời. Như mọi khi, bạn cần tiếp cận việc sử dụng tính năng này một cách khôn ngoan. Nếu một người trả lời thư của bạn đúng hạn và thường xuyên, thì tối hậu thư như vậy có thể, nếu không xúc phạm anh ta, thì sẽ khiến anh ta căng thẳng một chút hoặc dẫn đến quyết định không trả lời thư ngay bây giờ mà buộc bạn phải đợi đến thứ Sáu.

Tệp đính kèm

Thư thường đi kèm với các tệp đính kèm: sơ yếu lý lịch, đề xuất thương mại, dự toán, lịch trình, bản scan tài liệu - một công cụ rất tiện lợi và đồng thời là nguồn gốc của những lỗi phổ biến.

Lỗi : quy mô đầu tư lớn. Tôi thường nhận được email có tệp đính kèm có kích thước lên tới 20 MB. Theo quy định, đây là bản quét một số tài liệu ở định dạng TIFF, độ phân giải 600dpi. Chương trình email của người gửi gần như chắc chắn sẽ bị treo trong vài phút khi cố gắng tải bản xem trước của tệp đính kèm một cách vô ích. Và Chúa cấm người nhận cố gắng đọc bức thư này trên điện thoại thông minh...

Cá nhân tôi xóa ngay những bức thư như vậy. Bạn không muốn email của mình bị đưa vào thùng rác trước khi được đọc? Kiểm tra quy mô đầu tư. Khuyến nghị là không quá 3 MB.

Phải làm gì nếu vượt quá?

  • Hãy thử định cấu hình lại máy quét của bạn sang định dạng và độ phân giải khác. Ví dụ: PDF và 300dpi tạo ra các bản quét khá dễ đọc.
  • Hãy suy nghĩ về các chương trình như WinRar hoặc 7zip archiver. Một số tập tin nén hoàn hảo.
  • Phải làm gì nếu tệp đính kèm lớn và bạn không thể nén nó? Ví dụ: cơ sở dữ liệu kế toán gần như trống nặng 900 MB. Lưu trữ thông tin trên đám mây sẽ ra tay giải cứu: Dropbox, Google Drive và những thứ tương tự. Một số dịch vụ, chẳng hạn như Mail.ru, tự động chuyển đổi các tệp đính kèm lớn thành liên kết tới bộ lưu trữ đám mây. Nhưng tôi thích tự mình quản lý thông tin được lưu trữ trên đám mây hơn, vì vậy tôi không hoan nghênh việc tự động hóa từ Mail.ru.

Và một khuyến nghị không hoàn toàn rõ ràng nữa về đầu tư - Tên . Nó phải dễ hiểu và được người nhận chấp nhận. Khi chúng tôi ở công ty đang chuẩn bị một đề xuất thương mại dưới danh nghĩa... hãy để Fyodor Mikhailovich Dostoevsky. Tôi đã nhận được một lá thư từ người quản lý kèm theo bản dự thảo CP để phê duyệt và tệp đính kèm bao gồm một tệp có tên “ForFedi.docx”. Người quản lý đã gửi cho tôi cái này có một cuộc đối thoại như thế này:

Kính gửi người quản lý, cá nhân bạn đã sẵn sàng tiếp cận người đàn ông đáng kính này và gọi thẳng vào mặt ông ấy là Fedya chưa?

Bằng cách nào đó, không, anh ấy là một người được kính trọng, mọi người gọi anh ấy bằng tên và tên đệm.

Tại sao bạn lại đặt tên cho tệp đính kèm là “Dành cho Fedi”? Nếu tôi gửi nó cho anh ấy ngay bây giờ, bạn có nghĩ anh ấy sẽ mua rìu của chúng tôi bằng CP này không?

Tôi định đổi tên nó sau...

Tại sao lại chuẩn bị một quả bom hẹn giờ - sự từ chối của một khách hàng tiềm năng - hoặc tạo thêm công việc cho chính bạn bằng cách đổi tên tệp? Tại sao không ngay lập tức đặt tên chính xác cho tệp đính kèm: “Dành cho Fyodor Mikhailovich.docx” hoặc thậm chí tốt hơn - “KP_Sky_Axes.docx”.

Vì vậy, ít nhiều chúng ta đã sắp xếp email thành một “khuôn mặt”. Hãy chuyển sang xem email như một công cụ giúp làm việc hiệu quả và nói về thành phần gây xao nhãng của nó.

Làm việc với các chữ cái

Email là một sự phân tâm mạnh mẽ. Giống như bất kỳ sự xao lãng nào, email cần được xử lý bằng cách thắt chặt các quy định và giới thiệu lịch làm việc.

Tối thiểu, bạn cần tắt TẤT CẢ thông báo về thư đến. Nếu ứng dụng email được định cấu hình theo mặc định, bạn sẽ được thông báo bằng tín hiệu âm thanh, biểu tượng bên cạnh đồng hồ sẽ nhấp nháy và bản xem trước của chữ cái sẽ được hiển thị. Nói một cách dễ hiểu, trước tiên họ sẽ làm mọi cách để khiến bạn thoát khỏi công việc vất vả, sau đó đẩy bạn xuống vực thẳm của những bức thư chưa đọc và những lá thư chưa xem - trừ một hoặc hai giờ khỏi cuộc đời bạn.

Một số người có sức mạnh ý chí mạnh mẽ cho phép họ không bị phân tâm bởi các thông báo, nhưng những người bình thường tốt hơn hết là đừng cám dỗ số phận và tắt chúng đi. Trong Mozilla Thunderbird, việc này được thực hiện thông qua menu "Công cụ" → "Cài đặt" → "Chung" → "Khi có tin nhắn mới xuất hiện."

Nếu không có thông báo, làm sao bạn có thể hiểu rằng thư đã đến?

Rất đơn giản. Bản thân bạn, có ý thức, dành thời gian để sắp xếp thư, mở ứng dụng email và xem tất cả các thư chưa đọc. Việc này có thể được thực hiện hai lần một ngày, chẳng hạn như vào bữa trưa và buổi tối, hoặc trong thời gian ngừng hoạt động bắt buộc, chẳng hạn như khi tắc đường.

Mọi người thường hỏi, thời gian phản hồi và thư khẩn cấp như thế nào? Tôi trả lời: bạn không có thư khẩn cấp trong thư. Trừ khi bạn làm việc ở bộ phận hỗ trợ khách hàng (bộ phận này có quy định riêng khi làm việc với mail).

Nếu có thư khẩn cấp, người gửi sẽ thông báo cho bạn về điều này qua các kênh khác - điện thoại, SMS, Skype. Sau đó, bạn sẽ chủ động truy cập ứng dụng email của mình và xử lý thư khẩn cấp. Tất cả các bậc thầy về quản lý thời gian (ví dụ, Gleb Arkhangelsky với tác phẩm “Time Drive”) đều tuyên bố sẽ trả lời email theo tiêu chuẩn trong vòng 24 giờ. Đây là quy tắc ứng xử lịch sự thông thường - đừng mong đợi phản hồi ngay lập tức qua email từ người đối thoại của bạn. Nếu có thư khẩn cấp, hãy thông báo về nó thông qua các kênh liên lạc nhanh hơn.

Vì vậy, chúng tôi đã tắt thông báo và bây giờ bật ứng dụng email theo lịch trình của chúng tôi.

Phải làm gì khi chúng ta đi xem thư và tham gia vào một hoạt động có tên là “sắp xếp email”? Đâu là điểm bắt đầu và kết thúc của công việc này?

Tôi đã nghe nhiều về hệ thống hộp thư đến số 0, nhưng thật không may, tôi chưa gặp một người nào sử dụng nó. Tôi đã phải phát minh lại bánh xe của mình. Có những bài viết về chủ đề này trên Lifehacker. Ví dụ, " ". Dưới đây tôi sẽ nói về hệ thống hộp thư đến số 0 theo cách hiểu của tôi. Tôi sẽ rất biết ơn nếu các chuyên gia GTD nhận xét và bổ sung hoặc cải thiện hệ thống được mô tả.

Điều quan trọng là phải hiểu và chấp nhận rằng email không phải là công cụ lập lịch hoặc lưu trữ tác vụ cho các hoạt động của bạn. Do đó, thư mục Hộp thư đến phải luôn trống. Khi bạn bắt đầu sắp xếp hộp thư đến của mình, đừng dừng lại hoặc bị phân tâm bởi bất cứ điều gì cho đến khi bạn dọn sạch thư mục này.

Phải làm gì với email trong hộp thư đến của bạn? Bạn cần đọc lần lượt từng chữ cái rồi xóa nó. Có, chỉ cần tô sáng và nhấn Xóa trên bàn phím. Nếu bạn không thể tự mình xóa bức thư, bạn sẽ phải quyết định phải làm gì với nó.

  1. Bạn có thể trả lời nó trong ba phút không? Tôi có cần phải trả lời nó không? Có, điều đó là cần thiết và câu trả lời sẽ mất không quá ba phút, sau đó hãy trả lời ngay.
  2. Bạn phải trả lời, nhưng việc chuẩn bị câu trả lời sẽ mất hơn ba phút. Nếu bạn sử dụng công cụ lập lịch tác vụ cho phép bạn chuyển email thành tác vụ, hãy biến email đó thành tác vụ và quên nó đi một lúc. Ví dụ: tôi sử dụng dịch vụ Doit.im hoàn toàn tuyệt vời. Nó cho phép bạn tạo một địa chỉ email cá nhân: bạn chuyển tiếp thư đến địa chỉ đó và nó sẽ trở thành một nhiệm vụ. Nhưng nếu bạn không có công cụ lập lịch tác vụ, hãy di chuyển chữ cái đó vào thư mục con “0_Run”.
  3. Sau khi trả lời nhanh một bức thư, biến nó thành một nhiệm vụ hoặc đơn giản là đọc nó, bạn cần quyết định xem phải làm gì tiếp theo với tin nhắn này: xóa nó hoặc gửi nó đến một trong các thư mục để lưu trữ lâu dài.

Đây là những thư mục lưu trữ dài hạn mà tôi có.

  • 0_Thực thi. Tôi không có một tập hồ sơ như vậy, nhưng nếu bạn không có sổ kế hoạch, tôi nhắc lại, bạn có thể đặt những bức thư yêu cầu công việc chi tiết vào đây. Thư mục này cũng cần được dọn dẹp thường xuyên, nhưng với cách tiếp cận chu đáo vào thời điểm được phân bổ đặc biệt cho việc này.
  • 1_Tham khảo.Ở đây tôi đặt những bức thư có thông tin cơ bản: thư chào mừng kèm theo thông tin đăng nhập từ nhiều dịch vụ web khác nhau, vé cho các chuyến bay sắp tới, v.v.
  • 2_Dự án. Một kho lưu trữ thư từ về các đối tác và dự án có mối quan hệ hiện tại được lưu trữ ở đây. Đương nhiên, một thư mục riêng đã được tạo cho từng dự án hoặc đối tác. Trong thư mục của đối tác, tôi không chỉ đặt những bức thư của nhân viên của anh ấy mà còn cả những bức thư của nhân viên Neb liên quan đến đối tác này. Rất thuận tiện: nếu cần, tất cả thư từ về dự án đều có trong tay chỉ sau vài cú nhấp chuột.
  • 3_Bảo tàng.Đây là nơi tôi đặt những bức thư mà nếu xóa đi thì thật đáng tiếc và lợi ích của chúng cũng không rõ ràng. Ngoài ra, các thư mục có dự án đã đóng từ “2_Projects” sẽ di chuyển vào đây. Nói tóm lại, “Bảo tàng” lưu trữ những ứng cử viên đầu tiên để loại bỏ.
  • 4_Tài liệu. Dưới đây là những bức thư kèm theo các mẫu tài liệu điện tử có thể hữu ích cho công việc kế toán trong tương lai, chẳng hạn như báo cáo đối chiếu từ khách hàng, vé cho các chuyến đi đã thực hiện. Thư mục này có nhiều điểm tương đồng với thư mục “2_Projects” và “1_Reference”, chỉ có thông tin kế toán được lưu trữ trong đó và thông tin quản lý được lưu trữ trong thư mục “2_Projects”. Trong “4_Documents” có thông tin chết và trong “2_Projects” có thông tin trực tiếp.
  • 5_Kiến thức.Ở đây tôi chỉ đưa ra những bản tin thực sự hữu ích mà tôi muốn quay lại sau một thời gian để lấy cảm hứng hoặc tìm giải pháp.

Có các cài đặt ứng dụng email khác rất quan trọng đối với hoạt động của hệ thống này. Đầu tiên, theo mặc định trong Thunderbird có hộp kiểm “Đánh dấu thư là đã đọc”. Tôi thích làm điều này một cách có ý thức hơn, vì vậy hãy hạ cờ xuống! Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến menu “Công cụ” → “Cài đặt” → “Nâng cao” → “Đọc và hiển thị”.

Thứ hai, chúng tôi sử dụng bộ lọc . Trước đây, tôi đã tích cực sử dụng các bộ lọc tự động chuyển tiếp thư đến các thư mục thích hợp dựa trên địa chỉ của người gửi. Ví dụ: thư từ luật sư đã được chuyển vào thư mục “Luật sư”. Tôi đã từ bỏ phương pháp này vì nhiều lý do. Thứ nhất: thư của luật sư trong 99% trường hợp liên quan đến một số dự án hoặc đối tác, có nghĩa là chúng phải được chuyển đến thư mục của đối tác hoặc dự án này. Thứ hai: Tôi quyết định nâng cao nhận thức. Bản thân bạn phải quyết định nơi lưu trữ một lá thư cụ thể và sẽ thuận tiện hơn khi tìm kiếm các tin nhắn chưa được xử lý chỉ ở một nơi - trong hộp thư đến. Bây giờ tôi chỉ sử dụng các bộ lọc để sắp xếp các bức thư thông thường tự động từ các hệ thống khác nhau vào các thư mục, tức là những bức thư không yêu cầu tôi phải đưa ra quyết định. Các bộ lọc trong Mozilla Thunderbird được định cấu hình trong menu “Công cụ” → “Bộ lọc tin nhắn”.

Vì vậy, với cách tiếp cận phù hợp, thời gian gửi email sẽ từ 10 đến 60 phút mỗi ngày, tùy thuộc vào khối lượng thư từ.

Vâng, và một điều nữa. Bạn đã tắt thông báo về sự xuất hiện của thư mới chưa? ;)

Trong Microsoft Outlook, bạn có thể chỉ định rằng đối với tất cả thư bạn gửi, Bcc (Bcc) tự động sẽ được gửi đến danh sách phân phối hoặc người dùng khác.

Một trường hợp trong đó quy tắc này hữu ích là khi tất cả thành viên nhóm trả lời thư email đến, chẳng hạn như Trung tâm trợ giúp. Khi một thành viên trong nhóm trả lời tin nhắn, các thành viên khác trong nhóm sẽ tự động nhận được bản sao của tin nhắn trả lời, giúp cập nhật tất cả các tin nhắn gửi đi.

quy tắc khách hàng

Tạo quy tắc

Giờ đây, mỗi khi bạn gửi tin nhắn, dù là tin nhắn mới, chuyển tiếp tin nhắn hay trả lời, những người hoặc nhóm được chỉ định trong quy tắc sẽ tự động được thêm làm người nhận bản sao. Tên của người hoặc nhóm không xuất hiện trong dòng Cc của thư soạn thư nhưng những tên đó sẽ xuất hiện với tất cả người nhận thư.

Vô hiệu hóa một quy tắc

    Trong chế độ xem Thư, trên tab trang chủ nhấn vào nút quy tắc > Quản lý quy tắc và cảnh báo.

    Trên tab trong phần Luật lệ

    Nhấn vào nút ĐƯỢC RỒI.

Quy tắc và cảnh báo.

Khuyên bảo:Để biết thêm thông tin về cách tắt nhanh quy tắc này cho từng thư, hãy xem phần tiếp theo ("").

Sử dụng một danh mục để tắt CC tự động cho từng tin nhắn

Nếu bạn muốn linh hoạt tắt các quy tắc sao chép mới tự động dựa trên một tin nhắn mà không cần phải điều hướng qua hộp thoại quy tắc và cảnh báo, bạn có thể sử dụng tính năng danh mục trong Outlook cùng với quy tắc.


Khuyên bảo:

Trước tiên, bạn cần tạo quy tắc để tự động gửi bản sao ẩn (CC) cho tất cả email bạn gửi.

Quy tắc cụ thể này được gọi là quy tắc khách hàng. Quy tắc máy khách chỉ chạy trên máy tính được tạo và chỉ chạy nếu Outlook đang chạy. Nếu bạn gửi email bằng tài khoản email trên một máy tính khác, quy tắc sẽ không chạy từ máy tính đó để nó được tạo trên máy tính đó. Quy tắc tương tự này phải được tạo trên mỗi máy tính có kế hoạch sử dụng nó.

Tạo quy tắc

Giờ đây, mỗi khi bạn gửi tin nhắn, dù là tin nhắn mới, chuyển tiếp tin nhắn hay trả lời, những người hoặc danh sách phân phối được chỉ định trong quy tắc sẽ tự động được thêm làm người nhận bản sao. Tên của những người hoặc danh sách phân phối không xuất hiện trong dòng Cc của thư soạn thư nhưng những tên đó sẽ xuất hiện với tất cả những người nhận được thư.

Vô hiệu hóa một quy tắc

Để ngăn bản sao được gửi tự động, trước tiên bạn phải tắt quy tắc.

    Trong Thư trong menu Dịch vụ nhấn vào nút Quy tắc và cảnh báo.

    Trên tab Quy tắc email Trong chuong Luật lệ bỏ chọn hộp tương ứng với quy tắc bạn đã tạo.

    Nhấn vào nút ĐƯỢC RỒI.

    Bây giờ bạn có thể gửi tin nhắn mà không cần tự động gửi bản sao cho người khác hoặc danh sách gửi thư. Quy tắc sẽ không hoạt động cho đến khi được bật lại trong hộp thoại Quy tắc và cảnh báo.

Khuyên bảo:

Sử dụng một danh mục để tắt CC tự động cho từng tin nhắn

Nếu bạn muốn tắt quy tắc Gửi CC tự động mới cho từng tin nhắn mà không cần gọi hộp thoại Quy tắc và cảnh báo, bạn có thể đặt quy tắc thành một danh mục có sẵn trong Office Outlook 2007.

Sửa đổi quy tắc bạn đã tạo trước đó để khi bạn thêm danh mục được chỉ định vào thư, quy tắc đó sẽ không tự động gửi bản sao.

Bất cứ khi nào bạn muốn tắt quy tắc tự động cc cho một tin nhắn, hãy áp dụng một danh mục cho nó.

Khuyên bảo: Bạn có thể sử dụng phím tắt nếu bạn đã chỉ định nó khi tạo danh mục.

Khi bạn gửi tin nhắn, quy tắc tự động sao chép sẽ không được áp dụng.

Hầu hết các ứng dụng email, bao gồm cả Gmail, Yahoo, Thư.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, cung cấp khả năng gửi một email đến một số lượng lớn người nhận. Thông thường bạn có thể làm điều này bằng cách sử dụng chức năng Sao chép(trong tiếng Anh, chữ viết tắt dùng để biểu thị nó là SS), hoặc Bản sao ẩn (CCB). Khi gửi tin nhắn tới Bản sao Người nhận có thể xem địa chỉ email của những người khác cũng đã nhận được email. Trong trường hợp thứ hai, danh tính của người nhận bổ sung bị ẩn.

Thêm địa chỉ của người nhận

Để chỉ định (những) người nhận email, hãy nhập địa chỉ email của họ vào trường Gửi ai (Cái đó):

Một số ứng dụng email cho phép bạn chỉ cần nhập tên người dùng của mình vào một trường, sau đó chương trình sẽ tự động điền vào.

Nếu bạn sử dụng trường này để gửi email cho nhiều người, mỗi người trong số họ sẽ có thể xem danh sách đầy đủ những người nhận khác.

Cách tạo bản sao của email

Cánh đồng CC hoặc Sao chépđược sử dụng để trao đổi tin nhắn điện tử theo cách gián tiếp hơn lĩnh vực này Gửi ai. Nếu bạn không trực tiếp đề cập đến người trong email của mình nhưng muốn người đó theo dõi cuộc trò chuyện trong chuỗi email hoặc đơn giản là biết về chủ đề, lĩnh vực này Sao chép sẽ là một lựa chọn tuyệt vời Người nhận, người đang ở Bản sao những lá thư, nhận được một lá thư chưa đọc trong hộp thư của mình, giống như người được đặt trong hộp Gửi ai; sự khác biệt duy nhất là bạn gửi thư cho ai đầu tiên trong nội dung email của bạn. Trong thế giới nghề nghiệp, việc gửi thư tới Bản saođược sử dụng rất rộng rãi và dùng để thông báo cho đồng nghiệp về các sự kiện và chủ đề khác nhau.

Bạn có thể liệt kê người nhận email bằng cách nhập danh sách địa chỉ vào trường này Sao chép, thường nằm ngay bên dưới trường Gửi ai. Mọi người trong chuỗi người nhận này sẽ có thể xem tên và địa chỉ email của tất cả những người nhận khác:

Cách BCC một email

Mọi ứng dụng email (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo, v.v.) đều cho phép người gửi email tiếp cận một số lượng lớn người mà không tiết lộ thông tin của họ cho những người dùng khác trong chuỗi email. Chức năng này được gọi là BCC hoặc Bản sao ẩn. Bạn có thể ẩn người nhận bằng cách nhập địa chỉ của họ vào trường Bản sao ẩn thay vì sử dụng các trường Gửi ai Và Sao chép:

Bạn có thể sử dụng tính năng này cho cả email cá nhân và nhóm. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn muốn giữ danh bạ của mình ở chế độ riêng tư, bảo vệ họ khỏi thư rác và email không mong muốn hoặc đơn giản là nếu bạn không muốn người nhận biết ai đã nhận được cùng một tin nhắn.

Cánh đồng Bản sao ẩn không phải lúc nào cũng có sẵn theo mặc định cho tất cả các ứng dụng email. Ví dụ, trong Quan điểm Bạn sẽ cần phải đi đến Tùy chọnđể truy cập cài đặt; V. Thunderbird bạn sẽ cần chọn chức năng này từ menu thả xuống; V. Gmail cần phải nhấn một nút Sao chép Và Bản sao ẩn; V. Thư trực tiếp của Windows Bạn sẽ cần phải nhấn các phím cùng lúc thay thế + B.

Hình ảnh: © Ruslan Nesterenko - 123RF.com

Câu hỏi: Ai được coi là kẻ ác (fasik) theo quan điểm của đạo Hồi?

Trả lời: Fasik (người độc ác) là người hành động trái với mệnh lệnh của Allah toàn năng, người phạm tội và mọi điều xấu đều là một thói quen.

Trong thuật ngữ Sharia, thuật ngữ “fasik” có nghĩa là rời bỏ sự vâng lời Allah và thể hiện sự bất tuân với Ngài.

Theo nghĩa rộng hơn, fasiq là người phạm tội lớn hoặc cố chấp phạm tội nhỏ, cũng như người bỏ qua tất cả hoặc một phần các lệnh truyền tôn giáo (Fakhruddin ar-Razi, Tafsirul-Kabir, II, 91; Raghib al-Isfahani, al-Mufredat, 572). Fisk có thể được chia thành ba loại:

1. Ít khi phạm tội, coi đó là điều ghê tởm.

2. Liên tục phạm cùng một tội.

3. Phạm tội, coi đó là điều có thể chấp nhận được. Trong trường hợp này, người đó không còn mối liên hệ nào với đức tin và tôn giáo.

Trong Qur'an, thuật ngữ fisk chủ yếu được dùng với nghĩa là "kufr" (sự không tin tưởng). Tuy nhiên, trong một số câu thơ, thuật ngữ fisk được nhắc đến với ý nghĩa tuyệt đối (có nghĩa là sự gian ác). Ví dụ: fisk được biểu diễn trong lễ Hajj (al-Baqarah 2/197), hoặc ăn thịt động vật mà tên của Allah chưa được phát âm (al-Anam 6/121), hoặc phỉ báng tài chính của một người Hồi giáo (an-Nur 24/4).

Trong tất cả các câu khác, thuật ngữ fisk được dùng với nghĩa là sự hoài nghi:

(al-Baqarah 2/99).

“Hãy để người dân Injil (Phúc âm) phán xét theo những gì Allah đã mặc khải trong đó. Những ai không đưa ra những quyết định phù hợp với những gì Allah đã ban xuống đều là những kẻ xấu xa."(al-Maida 5/47).

“Như vậy, Lời của Chúa của bạn đã được xác nhận rằng những kẻ ác (fasiks) sẽ không tin.”(Yunus 33/10).

“Nếu họ tin vào Allah, nhà tiên tri và những gì đã được mặc khải cho ông ấy thì họ sẽ không coi họ là người giúp đỡ và bạn bè. Nhưng nhiều người trong số họ rất độc ác.”(al-Maida 5/81).

Theo Mu'tazilites, fasik không phải là người tin tưởng cũng không phải là người không tin tưởng, mà là thứ gì đó ở giữa. Quan điểm này của họ đồng thời là một trong năm nguyên tắc cơ bản của niềm tin và được gọi là “Manzilyu beynal-Manzilyatein”. Theo quan điểm của họ, nếu một fasik ăn năn, anh ta sẽ quay trở lại với đức tin, và nếu chết mà không ăn năn, anh ta sẽ mãi mãi ở Địa ngục. Theo Kharijites, những người tin rằng hành động là một trong những nền tảng của đức tin, bất kỳ biểu hiện nào trong ba biểu hiện nêu trên của fisq đều là kufr (sự không tin tưởng), và fisq sẽ đi xuống Địa ngục mãi mãi.

Fisk là một vị trí rất nguy hiểm và mọi người nên cố gắng tránh nó. Mọi tội lỗi lớn nhỏ đều phải tránh, và cố chấp phạm tội nhỏ cũng phải tránh. Kiên trì phạm những tội nhẹ là một trong những mức độ của ficus, như đã đề cập ở trên.

Cần phải chú ý đến một điểm rất quan trọng: không ai có thể gọi người khác là fasik. Được biết, nhân dịp này Sứ giả của Allah (sallallahu alayhi wa sallam) đã nói: “Không ai có quyền gọi người khác là fasik hay kaafir. Nếu ai đó gọi người khác là fasik hoặc kaafir, và anh ta không phải là một fasik hoặc kaafir, thì những lời này sẽ quay trở lại với người đã thốt ra chúng, và bản thân anh ta sẽ trở thành một fasik hoặc kaafir.(Mukhtasar Tajridus-Sarikh, XII, 137). Đồng thời, hadith này thiết lập một nguyên tắc đạo đức rất quan trọng. Tiết lộ những khuyết điểm của một người, và đặc biệt là lên án một người bằng cách gán cho anh ta sự thiếu tin tưởng hoặc thiếu niềm tin, là trái đạo đức, và nếu những phẩm chất này thực sự không vốn có ở người đó, thì chúng sẽ quay trở lại với người đã nói ra chúng.