Cách vẽ sơ đồ mạng trong word. Làm cách nào để tạo biểu đồ trong MS Word? Cách xây dựng biểu đồ trong Word
Sơ đồ có thể thể hiện trực quan thông tin dạng bảng phức tạp. Không khó để trang trí báo cáo văn bản của bạn bằng một biểu đồ đẹp mắt; Microsoft Word cung cấp các công cụ tốt cho việc này. Chúng tôi sẽ cho bạn biết cách tạo sơ đồ trực tiếp trong trình soạn thảo văn bản hoặc chuyển nó từ Excel cũng như cách tùy chỉnh giao diện của nó.
Để tạo biểu đồ trong Word, bạn sẽ cần dữ liệu số trên cơ sở đó hình ảnh đồ họa sẽ được xây dựng. Cách tạo biểu đồ: Vào tab “Chèn”, trong phần “Minh họa”, chọn “Chèn biểu đồ”. Trong cửa sổ xuất hiện, chọn loại - biểu đồ, đường kẻ, cánh hoa hoặc bất kỳ loại nào khác. Nhấp vào “OK”, một mẫu sẽ xuất hiện và một bảng Excel bên dưới có các số chẳng hạn.
Hãy tạo một biểu đồ hình tròn - nhập dữ liệu của bạn vào bảng, biểu đồ sẽ tự động thay đổi. Cột đầu tiên là nhãn của các danh mục, cột thứ hai là ý nghĩa của chúng. Sau khi nhập xong, đóng dấu bằng nút chéo; thông tin sẽ được lưu lại và có thể chỉnh sửa bất cứ lúc nào.
Cách vẽ đồ thị: Chọn loại “Graphs” khi tạo. Cột đầu tiên là dấu chấm, các cột còn lại tương ứng với dòng. Để thêm một hình ảnh dòng khác, chỉ cần viết số vào cột tiếp theo; để làm cho dòng nhỏ hơn, hãy xóa cột cuối cùng. Số hàng - số lượng dữ liệu cho mỗi danh mục.
Nhập từ Excel
Nếu dữ liệu của bạn được lưu trữ trong Microsoft Excel, bạn có thể tạo biểu đồ ở đó rồi sao chép nó vào Word. Các tài liệu sẽ được liên kết với nhau, khi dữ liệu nguồn trong bảng thay đổi thì hình thức đồ thị sẽ được tự động cập nhật.
Cách chèn biểu đồ từ Excel:
- Bấm vào biểu đồ trong Excel, chọn “Cắt” hoặc nhấn Ctrl+X. Hình ảnh đồ họa sẽ biến mất, chỉ để lại dữ liệu.
- Vào Word, đặt con trỏ vào vị trí mong muốn, nhấp vào “Dán” hoặc Ctrl+V.
- Lưu tài liệu. Lần tiếp theo bạn mở nó, hãy chọn Có để cập nhật thông tin.
Cài đặt
Chúng ta đã tìm ra cách xây dựng một biểu đồ, bây giờ hãy thiết lập cách hiển thị của nó. Nếu bạn cần thay đổi các giá trị, hãy nhấp chuột phải vào biểu đồ và đi tới “Thay đổi dữ liệu” trong menu. Một bảng sẽ xuất hiện, có sẵn để chỉnh sửa. Thông qua cùng một menu ngữ cảnh, bạn có thể thay đổi loại biểu đồ, định dạng nhãn và chuỗi giá trị.
Các công cụ chỉnh sửa nhanh hình thức xuất hiện ở bên phải khi bạn nhấn chuột trái vào biểu đồ. Chúng sẽ giúp bạn thêm hoặc xóa các phần tử riêng lẻ, áp dụng kiểu và tùy chỉnh cách hiển thị các điểm.
Để thiết lập biểu đồ linh hoạt, Word có 2 tab: “Thiết kế” và “Định dạng”. Chúng xuất hiện trong menu khi bạn nhấp vào biểu đồ đã tạo. Trong tab Thiết kế, hãy tạo giao diện độc đáo bằng cách sử dụng các mẫu, kiểu và phối màu Bố cục Nhanh được tạo sẵn.
Bạn có thể thay đổi chi tiết của bất kỳ đoạn nào theo cách thủ công: nhấp vào phần tử mong muốn của biểu đồ và chuyển đến tab “Định dạng”. Trong phần “Đoạn hiện tại”, chọn “Định dạng đoạn đã chọn”; một menu bổ sung sẽ xuất hiện ở bên phải. Vẽ phong cách của riêng bạn bằng cách thay đổi màu tô, đường viền, thông số bóng, hiệu ứng. Đối với văn bản, bạn có thể thay đổi viền ngoài, tô màu và chèn kiểu WordArt.
Phần kết luận
Chúng tôi đã hướng dẫn bạn cách tạo sơ đồ trong Word và cách thay đổi giao diện của chúng. Hãy thử tạo biểu đồ của riêng bạn - các công cụ thông minh giúp quá trình này trở nên thú vị.
Biểu đồ giúp trình bày dữ liệu số ở định dạng đồ họa, làm cho lượng lớn thông tin trở nên dễ hiểu hơn nhiều. Biểu đồ cũng có thể được sử dụng để hiển thị mối quan hệ giữa các chuỗi dữ liệu khác nhau.
Một thành phần của bộ ứng dụng văn phòng Microsoft, Word, cũng cho phép bạn tạo sơ đồ. Chúng tôi sẽ cho bạn biết làm thế nào để làm điều này dưới đây.
Ghi chú: Việc cài đặt Microsoft Excel trên máy tính sẽ cung cấp các khả năng nâng cao để tạo biểu đồ trong Word 2003, 2007, 2010 - 2016. Nếu chưa cài đặt Excel, Microsoft Graph được sử dụng để tạo biểu đồ. Trong trường hợp này, sơ đồ sẽ được trình bày với dữ liệu liên quan (bảng). Bạn không chỉ có thể nhập dữ liệu của mình vào bảng này mà còn có thể nhập dữ liệu từ tài liệu văn bản hoặc thậm chí chèn dữ liệu từ các chương trình khác.
Có hai cách để thêm biểu đồ vào Word: nhúng biểu đồ vào tài liệu hoặc chèn biểu đồ Excel sẽ được liên kết với dữ liệu trong trang tính Excel. Sự khác biệt giữa các biểu đồ này là nơi lưu trữ dữ liệu và cách chúng được cập nhật trực tiếp sau khi được chèn vào MS Word.
Ghi chú: Một số biểu đồ yêu cầu phải sắp xếp dữ liệu cụ thể trên bảng MS Excel.
Làm cách nào để chèn sơ đồ bằng cách nhúng nó vào tài liệu?
Sơ đồ Excel được nhúng trong Word sẽ không thay đổi ngay cả khi file nguồn bị thay đổi. Các đối tượng được nhúng trong tài liệu sẽ trở thành một phần của tệp, không còn là một phần của nguồn.
Xem xét rằng tất cả dữ liệu được lưu trữ trong tài liệu Word, việc sử dụng tính năng nhúng trong trường hợp bạn không cần thay đổi cùng dữ liệu này có tính đến tệp nguồn. Ngoài ra, tính năng nhúng được sử dụng tốt nhất khi bạn không muốn người dùng làm việc với tài liệu trong tương lai phải cập nhật tất cả thông tin liên quan.
1. Nhấp chuột trái vào vị trí bạn muốn thêm sơ đồ trong tài liệu.
2. Chuyển đến tab "Chèn".
3. Trong một nhóm "Minh họa" lựa chọn "Biểu đồ".
4. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn sơ đồ mong muốn và nhấp vào "ĐƯỢC RỒI".
5. Không chỉ biểu đồ sẽ xuất hiện trên trang tính mà còn cả Excel, biểu đồ này sẽ nằm trong một cửa sổ chia nhỏ. Nó cũng sẽ hiển thị dữ liệu mẫu.
6. Thay thế dữ liệu mẫu được trình bày trong cửa sổ Excel phân tách bằng các giá trị bạn cần. Ngoài dữ liệu, bạn có thể thay thế các ví dụ về nhãn trục ( Cột 1) và tên huyền thoại ( Dòng 1).
7. Sau khi nhập xong các dữ liệu cần thiết vào cửa sổ Excel, hãy nhấp vào biểu tượng "Thay đổi dữ liệu trong Microsoft Excel" và lưu tài liệu: "Tài liệu" — "Lưu thành".
8. Chọn vị trí lưu tài liệu và nhập tên mong muốn.
Đây chỉ là một trong những phương pháp khả thi để bạn có thể tạo biểu đồ từ bảng trong Word.
Làm cách nào để thêm biểu đồ Excel được liên kết vào tài liệu?
Phương pháp này cho phép bạn tạo biểu đồ trực tiếp trong Excel, trong bảng tính bên ngoài của chương trình, sau đó chỉ cần chèn phiên bản được liên kết của nó vào MS Word. Dữ liệu chứa trong biểu đồ được liên kết sẽ được cập nhật khi có thay đổi/cập nhật đối với trang tính bên ngoài nơi nó được lưu trữ. Bản thân Word chỉ lưu trữ vị trí của tệp nguồn, hiển thị dữ liệu liên quan được trình bày trong đó.
Cách tiếp cận này để tạo sơ đồ đặc biệt hữu ích khi bạn cần đưa thông tin vào tài liệu mà bạn không chịu trách nhiệm. Đây có thể là dữ liệu được thu thập bởi người khác và sẽ cập nhật dữ liệu đó khi cần thiết.
1. Cắt sơ đồ từ Excel. Điều này có thể được thực hiện bằng cách nhấn phím "Ctrl+X" hoặc dùng chuột: chọn sơ đồ và nhấn chuột "Cắt ra"(nhóm "Bảng tạm", chuyển hướng "Trang chủ").
2. Trong tài liệu Word của bạn, hãy nhấp vào nơi bạn muốn chèn biểu đồ.
3. Chèn biểu đồ bằng các phím "Ctrl+V" hoặc chọn lệnh thích hợp từ bảng điều khiển: "Chèn".
4. Lưu tài liệu cùng với sơ đồ đã chèn.
Ghi chú: Những thay đổi bạn thực hiện đối với tài liệu Excel gốc (trang tính bên ngoài) sẽ ngay lập tức xuất hiện trong tài liệu Word mà bạn đã chèn biểu đồ. Để cập nhật dữ liệu khi mở lại file sau khi đóng, bạn cần xác nhận cập nhật dữ liệu (nút "Đúng").
Trong một ví dụ cụ thể, chúng ta đã xem xét biểu đồ hình tròn trong Word, nhưng bằng cách này, bạn có thể tạo bất kỳ loại biểu đồ nào, có thể là biểu đồ có các cột, như trong ví dụ trước, biểu đồ, bong bóng hoặc bất kỳ biểu đồ nào khác.
Thay đổi bố cục hoặc kiểu của biểu đồ
Bạn luôn có thể thay đổi hình thức của biểu đồ bạn tạo trong Word. Hoàn toàn không cần thiết phải thêm các phần tử mới, thay đổi, định dạng chúng theo cách thủ công - luôn có khả năng sử dụng kiểu hoặc bố cục tạo sẵn, trong đó chương trình Microsoft chứa rất nhiều. Mỗi bố cục hoặc kiểu luôn có thể được thay đổi và tùy chỉnh theo cách thủ công để phù hợp với yêu cầu bắt buộc hoặc mong muốn, giống như bạn có thể làm việc với từng thành phần riêng lẻ của sơ đồ.
Làm thế nào để áp dụng bố cục làm sẵn?
1. Nhấp vào biểu đồ bạn muốn thay đổi và chuyển đến tab "Người xây dựng" nằm trong tab chính "Làm việc với sơ đồ".
2. Chọn bố cục biểu đồ bạn muốn sử dụng (nhóm "Bố cục biểu đồ").
3. Bố cục biểu đồ của bạn sẽ thay đổi.
Làm thế nào để áp dụng một phong cách làm sẵn?
1. Nhấp vào sơ đồ mà bạn muốn áp dụng kiểu làm sẵn và chuyển đến tab "Người xây dựng".
2. Chọn kiểu bạn muốn sử dụng cho biểu đồ nhóm của mình "Phong cách biểu đồ".
3. Những thay đổi sẽ được phản ánh ngay lập tức trên biểu đồ của bạn.
Bằng cách này, bạn có thể thay đổi sơ đồ của mình một cách nhanh chóng, chọn bố cục và kiểu dáng phù hợp tùy thuộc vào những gì cần thiết vào lúc này. Ví dụ: bạn có thể tạo một số mẫu khác nhau để làm việc và sau đó sửa đổi từ chúng, thay vì tạo mẫu mới (chúng tôi sẽ cho bạn biết cách lưu sơ đồ dưới dạng mẫu bên dưới). Ví dụ: bạn có một biểu đồ có cột hoặc biểu đồ hình tròn; bằng cách chọn bố cục phù hợp, bạn có thể biến nó thành biểu đồ có tỷ lệ phần trăm trong Word.
Làm cách nào để thay đổi bố cục biểu đồ theo cách thủ công?
1. Nhấp vào biểu đồ hoặc thành phần riêng lẻ có bố cục bạn muốn thay đổi. Bạn có thể làm điều này theo cách khác:
- Nhấp vào bất kỳ đâu trên biểu đồ để kích hoạt công cụ "Làm việc với sơ đồ".
- Trong tab "Định dạng", nhóm "Mảnh hiện tại" bấm vào mũi tên bên cạnh "Các yếu tố biểu đồ", sau đó bạn có thể chọn phần tử cần thiết.
2. Trong tab "Người xây dựng", trong nhóm "Bố cục biểu đồ" bấm vào mục đầu tiên - "Thêm phần tử biểu đồ".
3. Từ menu thả xuống, chọn nội dung bạn muốn thêm hoặc thay đổi.
Ghi chú: Các tùy chọn bố cục bạn chọn và/hoặc thay đổi sẽ chỉ áp dụng cho thành phần biểu đồ đã chọn. Nếu bạn đã chọn toàn bộ sơ đồ, ví dụ: tham số "Nhãn dữ liệu" sẽ được áp dụng cho tất cả nội dung. Nếu chỉ chọn một điểm dữ liệu, các thay đổi sẽ được áp dụng riêng cho điểm đó.
Làm cách nào để thay đổi định dạng của các thành phần biểu đồ theo cách thủ công?
1. Nhấp vào biểu đồ hoặc thành phần riêng lẻ có kiểu bạn muốn thay đổi.
2. Chuyển đến tab "Định dạng" phần "Làm việc với sơ đồ" và thực hiện hành động cần thiết:
Làm cách nào để lưu sơ đồ làm mẫu?
Điều thường xảy ra là trong tương lai có thể cần đến sơ đồ bạn đã tạo, giống hệt hoặc tương tự, điều này không còn quá quan trọng nữa. Trong trường hợp này, tốt nhất bạn nên lưu sơ đồ dưới dạng mẫu - điều này sẽ đơn giản hóa và tăng tốc công việc trong tương lai.
Để thực hiện việc này, chỉ cần nhấp chuột phải vào sơ đồ và chọn "Lưu dưới dạng mẫu".
Trong cửa sổ xuất hiện, chọn vị trí lưu, đặt tên file mong muốn và nhấp vào "Cứu".
Vậy là xong, bây giờ bạn đã biết cách tạo bất kỳ sơ đồ nào trong Word, được nhúng hoặc liên kết, với một giao diện khác, nhân tiện, luôn có thể thay đổi và điều chỉnh theo nhu cầu của bạn hoặc các yêu cầu bắt buộc. Chúc các bạn làm việc hiệu quả và học tập hiệu quả.
Nếu bạn đã cài đặt Excel trên máy tính, bạn có thể tận dụng khả năng lập biểu đồ nâng cao của Word.
Trong bài viết này
Giới thiệu về biểu đồ
Biểu đồ được sử dụng để trình bày chuỗi dữ liệu số ở định dạng đồ họa giúp dễ hiểu lượng lớn thông tin và mối quan hệ giữa các chuỗi dữ liệu khác nhau.
1. Dữ liệu bảng
2. Biểu đồ tạo từ dữ liệu bảng tính
Excel hỗ trợ các loại biểu đồ khác nhau, cho phép bạn trình bày dữ liệu theo cách dễ hiểu nhất cho một đối tượng cụ thể. Khi bạn tạo biểu đồ mới hoặc chỉnh sửa biểu đồ hiện có, bạn có thể chọn từ nhiều loại biểu đồ khác nhau (chẳng hạn như biểu đồ thanh hoặc biểu đồ hình tròn) và các loại phụ (chẳng hạn như biểu đồ thanh xếp chồng hoặc biểu đồ hình tròn 3-D). Bằng cách kết hợp các loại khác nhau trong một biểu đồ, bạn có thể tạo biểu đồ hỗn hợp.
Một ví dụ về biểu đồ hỗn hợp kết hợp biểu đồ và đồ thị.
Để biết thêm thông tin về các loại biểu đồ được hỗ trợ trong Excel, hãy xem Loại biểu đồ.
Yếu tố biểu đồ
Một sơ đồ bao gồm nhiều yếu tố khác nhau. Một số trong số chúng được hiển thị theo mặc định, một số khác có thể được thêm vào khi cần thiết. Bạn có thể thay đổi hình thức của các thành phần biểu đồ bằng cách di chuyển chúng đến vị trí khác hoặc thay đổi kích thước hoặc định dạng của chúng. Bạn cũng có thể xóa các thành phần biểu đồ mà bạn không muốn hiển thị.
1. khu vực biểu đồ.
2. Sơ đồ vẽ khu vực.
3. Điểm dữ liệu cho chuỗi dữ liệu được đánh dấu trên biểu đồ.
5. Chú giải biểu đồ.
6. Tên biểu đồ và các trục có thể sử dụng trong biểu đồ.
7. nhãn dữ liệu, có thể được sử dụng để chỉ ra thông tin của một điểm dữ liệu trong chuỗi dữ liệu.
Sửa đổi biểu đồ cơ sở cho phù hợp với nhu cầu của bạn
Sau khi tạo biểu đồ, bạn có thể thay đổi bất kỳ thành phần nào của biểu đồ. Ví dụ: bạn có thể thay đổi hình thức của các trục, thêm tiêu đề biểu đồ, di chuyển hoặc ẩn chú giải và thêm các thành phần bổ sung.
Để thay đổi biểu đồ bạn có thể làm như sau:
Thay đổi diện mạo của các trục biểu đồ. Bạn có thể chỉ định tỷ lệ của các trục và thay đổi khoảng cách giữa các giá trị hoặc danh mục. Để làm cho biểu đồ dễ đọc hơn, bạn có thể thêm dấu kiểm trên các trục và chỉ định khoảng cách giữa chúng.
Thêm tiêu đề và nhãn dữ liệu vào biểu đồĐể giúp giải thích dữ liệu được hiển thị trong biểu đồ, bạn có thể thêm tiêu đề biểu đồ, tiêu đề trục và nhãn dữ liệu.
Thêm chú giải và bảng dữ liệu. Bạn có thể hiển thị hoặc ẩn chú giải, thay đổi vị trí hoặc các thành phần của chú giải. Đối với một số biểu đồ, bạn cũng có thể hiển thị bảng dữ liệu chứa các khóa và giá trị chú giải được biểu thị trong biểu đồ.
Áp dụng các tham số đặc biệt cho các loại biểu đồ khác nhau.Đối với các loại biểu đồ khác nhau, bạn có thể áp dụng nhiều đường đặc biệt (chẳng hạn như hành lang xoay và đường xu hướng), thanh (chẳng hạn như thanh lên và xuống và thanh lỗi), điểm đánh dấu dữ liệu, v.v.
Sử dụng các kiểu và bố cục biểu đồ được tạo sẵn để có giao diện chuyên nghiệp
Thay vì thêm hoặc thay đổi các thành phần biểu đồ và định dạng chúng theo cách thủ công, bạn có thể nhanh chóng áp dụng bố cục hoặc kiểu biểu đồ tạo sẵn cho dữ liệu của mình. Word có nhiều bố cục và kiểu được thiết kế sẵn hữu ích mà bạn có thể sử dụng nguyên trạng hoặc tùy chỉnh bằng cách thay đổi bố trí hoặc định dạng của các thành phần biểu đồ riêng lẻ theo cách thủ công, chẳng hạn như vùng biểu đồ, vùng vẽ, chuỗi dữ liệu và chú giải.
Khi bạn sử dụng bố cục biểu đồ đặt trước, biểu đồ sẽ hiển thị một tập hợp các thành phần được chỉ định (ví dụ: tiêu đề, chú giải, bảng dữ liệu hoặc nhãn dữ liệu) theo một thứ tự cụ thể. Bạn có thể chọn bố cục phù hợp từ những bố cục được cung cấp cho một loại biểu đồ cụ thể.
Khi bạn sử dụng kiểu biểu đồ đặt trước, định dạng của biểu đồ sẽ dựa trên chủ đề tài liệu được áp dụng, do đó, hình thức của biểu đồ sẽ khớp với màu chủ đề (bộ màu), phông chữ chủ đề (bộ phông chữ tiêu đề và nội dung văn bản) và hiệu ứng chủ đề ( tập hợp các đường viền và phần tô) mà tổ chức hoặc tổ chức của bạn sử dụng.
Bạn không thể tạo kiểu hoặc bố cục biểu đồ của riêng mình nhưng bạn có thể tạo các mẫu biểu đồ có chứa bố cục và định dạng mà bạn muốn.
Định dạng biểu đồ hấp dẫn
Ngoài việc sử dụng kiểu biểu đồ đặt trước, bạn có thể dễ dàng thay đổi định dạng của từng thành phần biểu đồ, chẳng hạn như điểm đánh dấu dữ liệu, vùng biểu đồ, vùng biểu đồ, số và văn bản trong tiêu đề và chú thích, điều này sẽ thu hút sự chú ý và làm nổi bật biểu đồ . Bạn cũng có thể áp dụng các kiểu hình dạng và kiểu WordArt hoặc định dạng thủ công các hình dạng và văn bản trong các thành phần biểu đồ.
Để thêm định dạng, bạn có thể làm như sau:
Điền các yếu tố sơ đồ.Để thu hút sự chú ý đến các thành phần biểu đồ nhất định, bạn có thể tô màu, họa tiết, hoa văn hoặc chuyển màu cho chúng.
Thay đổi đường viền của các thành phần biểu đồ.Để làm nổi bật các thành phần biểu đồ, bạn có thể thay đổi màu sắc, loại hoặc độ dày của đường.
Thêm hiệu ứng đặc biệt vào thành phần biểu đồĐể hoàn thành sơ đồ của mình, bạn có thể áp dụng các hiệu ứng đặc biệt cho các thành phần của nó, chẳng hạn như bóng, phản chiếu, ánh sáng, cạnh mịn, dập nổi hoặc xoay thể tích.
Định dạng văn bản và số Văn bản và số trong tiêu đề, nhãn và chú giải biểu đồ có thể được định dạng giống như văn bản và số trên trang tính. Bạn thậm chí có thể áp dụng các kiểu WordArt để đánh dấu văn bản hoặc số.
Tái sử dụng sơ đồ bằng cách tạo mẫu
Nếu bạn muốn sử dụng lại biểu đồ tùy chỉnh, bạn có thể lưu biểu đồ đó dưới dạng mẫu biểu đồ (tệp CRTX) trong thư mục Mẫu biểu đồ. Khi tạo biểu đồ, bạn có thể áp dụng mẫu theo cách tương tự như loại biểu đồ tích hợp sẵn. Mẫu biểu đồ là loại biểu đồ tùy chỉnh cho phép bạn thay đổi loại biểu đồ hiện có. Nếu bạn cần sử dụng một mẫu biểu đồ cụ thể thường xuyên, bạn có thể lưu nó làm loại biểu đồ mặc định.
Bước 1: Tạo biểu đồ cơ bản
Bạn có thể thêm biểu đồ vào tài liệu Word theo một trong hai cách: bằng cách nhúng biểu đồ đó hoặc bằng cách chèn biểu đồ Excel được liên kết với dữ liệu trong trang tính Office Excel 2007. Sự khác biệt chính giữa biểu đồ được nhúng và biểu đồ được liên kết là nơi chứa dữ liệu. được lưu trữ và cách cập nhật sau khi chèn vào tài liệu Word.
Ghi chú: Một số loại biểu đồ yêu cầu dữ liệu phải được sắp xếp theo một cách cụ thể trên bảng tính Excel. Để biết thêm thông tin, xem .
Chèn sơ đồ bằng cách nhúng nó vào tài liệu
Nếu biểu đồ Excel được nhúng vào file Word, nó sẽ không thay đổi ngay cả khi bạn thay đổi file Excel gốc. Các đối tượng được nhúng sẽ trở thành một phần của tệp Word và không còn là một phần của tệp gốc nữa.
Vì dữ liệu được lưu trữ hoàn toàn trong một tài liệu Word nên việc nhúng rất hữu ích khi bạn không muốn dữ liệu thay đổi dựa trên những thay đổi đối với tệp nguồn hoặc bạn không muốn người nhận tài liệu phải cập nhật thông tin liên quan.
Chèn biểu đồ Excel được liên kết vào tài liệu
Bạn có thể tạo biểu đồ trong trang tính Excel 2007 bên ngoài, sao chép và dán phiên bản được liên kết vào tài liệu Word. Nếu một biểu đồ được liên kết, dữ liệu trong đó sẽ được cập nhật khi trang tính Excel bên ngoài thay đổi. Dữ liệu liên quan được lưu trữ trong một bảng Excel. Tài liệu Word chỉ lưu trữ vị trí của tệp nguồn và hiển thị chế độ xem dữ liệu liên quan.
Trong Excel, chọn biểu đồ bằng cách bấm vào đường viền của nó rồi bấm vào tab trang chủ trong nhóm Bảng nhớ tạm nhấp chuột Cắt.
Biểu đồ sẽ bị xóa nhưng dữ liệu của nó sẽ vẫn còn trong Excel.
Trong Word, hãy bấm vào nơi bạn muốn chèn biểu đồ vào tài liệu.
Trên tab trang chủ trong nhóm Bảng nhớ tạm nhấn vào nút Chèn.
Cái nút Tùy chọn dán cho biết biểu đồ sẽ được liên kết với dữ liệu Excel.
Lưu tài liệu Word có biểu đồ liên kết với dữ liệu Excel.
Khi bạn mở lại tài liệu Word, hãy bấm Đúngđể cập nhật dữ liệu Excel.
Bạn cũng có thể tạo các bản trình bày trực quan cho dữ liệu của mình bằng đồ họa SmartArt. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo đồ họa SmartArt.
Sắp xếp dữ liệu trong bảng tính Excel
Hầu hết các biểu đồ, chẳng hạn như biểu đồ và biểu đồ thanh, có thể được vẽ từ dữ liệu được sắp xếp theo hàng hoặc cột của trang tính. Tuy nhiên, một số loại biểu đồ, chẳng hạn như biểu đồ hình tròn và biểu đồ bong bóng, yêu cầu dữ liệu phải được sắp xếp theo một cách cụ thể.
Chọn các ô chứa dữ liệu bạn muốn sử dụng để tạo biểu đồ.
Khuyên bảo: Nếu bạn chỉ chọn một ô, Excel sẽ tự động xây dựng biểu đồ dựa trên các ô liền kề có chứa dữ liệu. Nếu các ô bạn muốn không nằm trong một phạm vi liền kề, bạn có thể chọn các ô hoặc phạm vi không liền kề; trong trường hợp này, vùng chọn phải là hình chữ nhật. Bạn cũng có thể ẩn các hàng và cột mà bạn không muốn xuất hiện trong biểu đồ.
Chọn ô, phạm vi, hàng và cột
Để làm nổi bật
Thực hiện theo các bước sau
Đơn bào
Bấm vào một ô hoặc sử dụng các phím mũi tên để di chuyển đến ô mong muốn.
Phạm vi ô
Bấm vào ô đầu tiên của phạm vi, sau đó kéo chuột đến ô cuối cùng của phạm vi. Bạn cũng có thể nhấn phím SHIFT và sử dụng các phím mũi tên để mở rộng vùng chọn.
Ngoài ra, bạn có thể chọn ô đầu tiên của một phạm vi rồi nhấn F8 để mở rộng vùng chọn bằng các phím mũi tên. Để ngừng mở rộng vùng chọn, nhấn F8 lần nữa.
Phạm vi tế bào lớn
Bấm vào ô đầu tiên trong phạm vi, rồi giữ Shift khi bấm vào ô cuối cùng trong phạm vi. Cuộn để hiển thị ô cuối cùng.
Tất cả các ô trang tính
Nhấn vào nút Chọn tất cả.
Bạn cũng có thể nhấn CTRL+A để chọn toàn bộ trang tính.
Nếu bảng chứa dữ liệu, nhấn CTRL+A sẽ chọn phạm vi hiện tại. Nhấn CTRL+A lần nữa sẽ chọn toàn bộ bảng.
Các ô hoặc phạm vi ô không liền kề
Chọn ô hoặc phạm vi ô đầu tiên, sau đó giữ phím CTRL trong khi chọn các ô hoặc phạm vi khác.
Bạn cũng có thể chọn ô hoặc phạm vi ô đầu tiên, sau đó nhấn Shift+F8 để bao gồm các ô hoặc phạm vi không liền kề khác trong vùng chọn. Để dừng bật các ô và phạm vi, hãy nhấn lại Shift+F8.
Ghi chú: Bạn không thể bỏ chọn từng ô hoặc phạm vi không liền kề mà không bỏ chọn toàn bộ vùng chọn.
Toàn bộ cột hoặc hàng
Bấm vào dòng thời gian hoặc tiêu đề cột.
1. Tiêu đề hàng
2. Tiêu đề cột
Bạn cũng có thể chọn các ô trong một hàng hoặc cột bằng cách chọn hàng đầu tiên rồi nhấn CTRL+SHIFT+MŨI TÊN (PHẢI hoặc TRÁI cho hàng, LÊN hoặc XUỐNG cho cột).
Nếu một hàng hoặc cột chứa dữ liệu, nhấn CTRL+SHIFT+MŨI TÊN sẽ đánh dấu hàng hoặc cột đó đến ô được điền cuối cùng. Nhấn CTRL+SHIFT+MŨI TÊN lần nữa sẽ chọn toàn bộ hàng hoặc cột.
Các hàng hoặc cột liền kề
Kéo chuột qua tiêu đề hàng hoặc cột. Bạn cũng có thể chọn hàng hoặc cột đầu tiên, sau đó nhấn SHIFT để chọn hàng hoặc cột cuối cùng.
Các hàng hoặc cột không liền kề
Chọn tiêu đề hàng hoặc cột của hàng hoặc cột đầu tiên của vùng chọn, rồi nhấn CTRL để bấm vào tiêu đề cột hoặc hàng mà bạn muốn thêm vào vùng chọn.
Ô đầu tiên hoặc ô cuối cùng trong hàng hoặc cột
Chọn một ô trong một hàng hoặc cột, rồi nhấn Ctrl+MŨI TÊN (PHẢI hoặc TRÁI cho hàng, LÊN hoặc XUỐNG cho cột).
Ô đầu tiên hoặc ô cuối cùng trong bảng hoặc trang tính Microsoft Office Excel
Để chọn ô đầu tiên trong bảng tính hoặc danh sách Excel, hãy nhấn CTRL+HOME.
Để chọn ô cuối cùng chứa dữ liệu hoặc định dạng trong trang tính hoặc danh sách Excel, hãy nhấn CTRL+END.
Ô tính đến ô trang tính được sử dụng cuối cùng (góc dưới bên phải)
Chọn ô đầu tiên, rồi nhấn CTRL+SHIFT+END để mở rộng vùng chọn đến ô cuối cùng trong trang tính bạn sử dụng (góc dưới bên phải).
Các ô trước đầu trang tính
Chọn ô đầu tiên, rồi nhấn CTRL+SHIFT+HOME để mở rộng vùng chọn đến đầu trang tính.
Nhiều hoặc ít ô hơn số ô trong vùng chọn đang hoạt động
Trong khi giữ phím SHIFT, hãy nhấp vào ô cuối cùng bạn muốn đưa vào vùng chọn mới. Lựa chọn mới sẽ bao gồm một phạm vi hình chữ nhật giữa ô hiện hoạt và ô được bấm.
Để bỏ chọn các ô, hãy bấm vào bất kỳ ô nào trên trang tính.
Thêm dữ liệu vào trang tính mà bạn muốn sử dụng để tạo biểu đồ.
Bạn có thể sắp xếp dữ liệu theo hàng hoặc cột - Excel sẽ tự động xác định cách tốt nhất để xây dựng biểu đồ. Một số loại biểu đồ, chẳng hạn như biểu đồ hình tròn và biểu đồ bong bóng, yêu cầu dữ liệu phải được sắp xếp theo cách cụ thể, như được mô tả trong bảng bên dưới.
Biểu đồ chứng khoán
Theo cột hoặc hàng theo thứ tự sau, sử dụng tiêu đề hoặc ngày tháng làm nhãn:
giá trị cao, thấp và đóng cửa
Ví dụ:
|
Tối đa |
Đóng cửa |
||
|
Tối đa |
|
|
Đóng cửa |
Để nhanh chóng tạo biểu đồ dựa trên loại biểu đồ mặc định, hãy chọn dữ liệu bạn muốn và nhấn Alt+F1. Nhấn ALT+F1 sẽ tạo biểu đồ được nhúng.
Khi bạn tạo biểu đồ, Excel sẽ xác định hướng của chuỗi dữ liệu dựa trên số hàng và cột của trang tính có trong đó. Sau khi tạo biểu đồ, bạn có thể thay đổi cách hiển thị các hàng và cột trong biểu đồ bằng cách hoán đổi chúng.
Nếu sơ đồ không cần thiết, bạn có thể xóa nó. Bấm vào biểu đồ để chọn nó, rồi nhấn DELETE.
Bước 2: Thay đổi bố cục hoặc kiểu biểu đồ
Sau khi tạo biểu đồ, bạn có thể thay đổi giao diện của biểu đồ ngay lập tức. Thay vì thêm hoặc thay đổi các thành phần hoặc định dạng biểu đồ theo cách thủ công, bạn có thể nhanh chóng áp dụng bố cục và kiểu đặt trước cho biểu đồ của mình. Word cung cấp nhiều kiểu và bố cục biểu đồ hữu ích (hoặc Bố cục Nhanh và Kiểu Nhanh) để bạn lựa chọn; Nếu cần, bạn có thể tùy chỉnh thêm bố cục hoặc kiểu bằng cách thay đổi bố cục và định dạng của từng thành phần biểu đồ theo cách thủ công.
Microsoft Word có lẽ là trình soạn thảo văn bản phổ biến nhất và tốt nhất. Do đó, bằng cách cài đặt chương trình này trên máy tính, bạn có thể dễ dàng giải quyết nhiều vấn đề khác nhau. Một trong những tính năng quan trọng nhất là tạo lịch làm việc cần thiết cho hầu hết mọi người khi làm việc.
