Trình soạn thảo văn bản của Google. Trường Kinh doanh Điện tử - tạp chí kinh doanh trực tuyến

Để có quyền truy cập vào công việc chính thức với các tài liệu của Google, bạn chỉ cần tạo tài khoản của riêng mình, tức là thư, trên gmail.com. Bạn cần tạo một tài khoản thông thường, như trên Yandex hoặc mail.

Sau này, bạn có thể bắt đầu làm việc với tất cả các ứng dụng Google đã được cài đặt trong mỗi hộp thư và có đủ chúng. Tuy nhiên, một số trong số chúng có sẵn ngay sau khi kích hoạt tài khoản của bạn, một số khác được trả tiền.

Mục tiêu chính của các chuyên gia Google là tạo ra một không gian lưu trữ thông tin có thể truy cập được từ bất kỳ nơi nào có quyền truy cập Internet cho bất kỳ số lượng người dùng nào.

Google Docs là trình soạn thảo văn bản và bảng tính thông thường. Chúng giúp bạn có thể làm việc trực tiếp trong tài khoản của mình cũng như chuyển các tài liệu hiện có từ máy tính để bàn hoặc phương tiện khác sang Google Drive. Điều này thuận tiện và đáng tin cậy vì trong trường hợp này Google đóng vai trò là người bảo đảm lưu trữ thông tin của từng người dùng.

Tạo một tài liệu Google

Vì vậy, bạn đã đăng nhập vào Google Drive trong tài khoản hoặc hộp thư của mình và bạn thấy hai nút ngay dưới logo công ty: “Tạo” và “Tải lên”. Cái đầu tiên tương ứng được sử dụng để tạo tài liệu Google, cái thứ hai cho phép bạn tải các tài liệu làm sẵn lên tài khoản của mình.

Khi bạn nhấp vào nút “Tạo”, một số tùy chọn có thể có để tạo tài liệu sẽ xuất hiện. Đây có thể là tài liệu văn bản, biểu mẫu, bảng hoặc thư mục tài liệu.

Tài liệu văn bản tương tự như MS Word, quen thuộc với hầu hết mọi người. Đây là trình soạn thảo văn bản, vì vậy bạn có thể thực hiện tất cả các hành động thông thường của trình soạn thảo văn bản. Ví dụ: làm việc với văn bản.

Để tạo bảng, hãy chọn mục phụ “Bảng” trong phần “Lưu”. Bảng tính Google gần giống với bảng định dạng Ms Excel. Google Docs cũng cho phép bạn tạo biểu mẫu cùng với bảng. Điều này thuận tiện, chẳng hạn như khi triển khai một cuộc khảo sát, vì biểu mẫu của Google sẽ giúp bạn có thể khảo sát một số lượng lớn người và xử lý kết quả một cách nhanh chóng và đáng tin cậy.

Ngoài ra, Google Docs còn gợi ý tạo bản trình bày tương tự như bản trình bày được triển khai trong Power Point. Ưu điểm chính của tài liệu Google là khả năng nhiều người dùng làm việc trên chúng. Điều này đạt được thông qua cài đặt quyền truy cập có trong mọi tài liệu Google, bất kể loại tài liệu đó.

Chủ sở hữu của hộp thư, tức là tài khoản, theo quyết định của mình, có thể cung cấp cho bất kỳ người dùng nào cơ hội chỉ xem tài liệu hoặc cùng nhau chỉnh sửa tài liệu. Ngoài ra, có thể trò chuyện trong khi làm việc trên tài liệu Google, bao gồm cả thông qua cuộc họp video bằng công nghệ Hangouts.

Như vậy, Google Docs là một bước tiến tới tương lai trong việc sử dụng hiệu quả không gian Internet.

Dịch vụ Google Document cho phép bạn làm việc với các tệp văn bản trong thời gian thực. Bằng cách kết nối đồng nghiệp của bạn để làm việc trên một tài liệu, bạn có thể cùng chỉnh sửa, thiết kế và sử dụng tài liệu đó. Không cần phải lưu tập tin trên máy tính của bạn. Bạn có thể làm việc trên tài liệu ở mọi nơi, mọi lúc bằng cách sử dụng các thiết bị bạn có. Hôm nay chúng ta sẽ xem xét cách tạo Google Doc.

Để làm việc với Google Docs, bạn cần đăng nhập vào tài khoản của mình.

1. Trên trang chủ Google, hãy nhấp vào biểu tượng dịch vụ (như trong ảnh chụp màn hình), nhấp vào “Thêm” và chọn “Tài liệu”. Trong cửa sổ xuất hiện, bạn sẽ thấy tất cả các tài liệu văn bản mà bạn sẽ tạo.

2. Nhấp vào nút "+" lớn màu đỏ ở phía dưới bên phải màn hình để bắt đầu làm việc với tài liệu mới.

3. Bây giờ bạn có thể tạo và chỉnh sửa tệp theo cách tương tự như trong bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào, điểm khác biệt duy nhất là bạn không cần lưu tài liệu - điều này diễn ra tự động. Nếu bạn muốn lưu tài liệu gốc, hãy nhấp vào “Tệp”, “Tạo bản sao”.

Bây giờ hãy điều chỉnh cài đặt quyền truy cập cho những người dùng khác. Nhấp vào "Cài đặt truy cập" như trong ảnh chụp màn hình ở trên. Nếu tệp không có tên, dịch vụ sẽ yêu cầu bạn chỉ định một tên.

Nhấp vào danh sách thả xuống và xác định những gì người dùng nhận được liên kết tới nó có thể làm với tài liệu - chỉnh sửa, xem hoặc nhận xét. Nhấp vào "Xong".

Có rất nhiều chương trình cho phép bạn làm việc với các tài liệu. Nhưng đôi khi không có trình soạn thảo văn bản nào trong tay.

Ví dụ: bạn đang đi công tác nhưng máy tính của bạn (hoặc thiết bị thay thế) không có trình soạn thảo văn bản Word của Microsoft và bạn cần gửi báo cáo gấp cho sếp.

Khi xa nhà (hoặc đi làm), công nghệ đám mây sẽ trợ giúp đắc lực, đặc biệt nếu bạn có một thiết bị khác không có phần mềm cần thiết.
Nội dung:

Google đã quan tâm đến người dùng bằng cách tích hợp trình soạn thảo văn bản MS Word vào dịch vụ Google Drive.

Kết quả là một trình soạn thảo văn bản miễn phí tốt “trên đám mây”, mà bạn không chỉ có thể nhập, chỉnh sửa, in báo cáo hoặc các tài liệu khác mà còn có thể gửi chúng ngay lập tức. Đây là những tài liệu Google Docs.

Tại sao tôi lại viết: “Google quan tâm đến người dùng”? Có, vâng, Google chỉ cung cấp dịch vụ của mình cho những người dùng có tài khoản Google của riêng họ, hay nói đúng hơn là có hộp thư riêng trên gmail.com, chẳng hạn như Nadezda @ gmail.com.

Nếu bạn chưa có tài khoản email trên Google, sẽ mất 10-15 phút để tạo một tài khoản. Điều chính là đưa ra thông tin đăng nhập và mật khẩu phù hợp cho email của bạn. Tôi viết mọi thứ bên dưới cho những ai đã (hoặc sẽ có) tài khoản Google của riêng mình.

1. Bạn có thể làm gì trong Google Docs?

Các tài liệu Google trực tuyến có chức năng gần như giống như trong Word cục bộ thông thường của Microsoft (MS Word), cụ thể là:

• Tính di động của Google Dox rất hữu ích cho những người di chuyển và làm việc với tài liệu ở những nơi thuận tiện và có kết nối Internet. Bạn có thể tiếp tục làm việc trên tài liệu ngay cả khi bạn bị ngắt kết nối Internet.
• Bạn muốn tạo tài liệu từ đầu? Một cách dễ dàng! Ngoài ra, có thể tải lên các tài liệu Word thông thường từ máy tính của bạn và chỉnh sửa chúng.
• Các tài liệu ở định dạng html, txt, odt, rtf, doc, docx, pdf được tải lên Google Dox.
• Bạn có thể làm việc theo nhóm trên một tài liệu: chỉ cần gửi cho đồng nghiệp của bạn một liên kết tới tài liệu.
• Tất cả các thay đổi trong tài liệu đều được ghi lại và trong trường hợp không mong muốn, chẳng hạn như khi “một con mèo đi ngang qua bàn phím”, bạn có thể “quay lại” về phiên bản trước của tài liệu.
• Bạn có thể làm việc với tài liệu Google Documents trên thiết bị Android và iOS. Để thực hiện việc này, bạn sẽ cần cài đặt ứng dụng Google Docs miễn phí tương ứng trên thiết bị Android hoặc iOS của mình.

2. Công cụ Google Docs làm việc với văn bản

Điều đầu tiên cần lưu ý đó là khả năng viết văn bản, có lẽ đây là điều quan trọng nhất.

Ngoài ra còn có các công cụ cho phép bạn làm việc với văn bản:

• màu sắc,
• kích cỡ,
• phông chữ,
• căn chỉnh,
• định dạng,
• kiểm tra chính tả,
• chèn bảng, hình,
• và cơ hội “của trẻ em”.

3. Cách tạo tài liệu google

Trước khi bắt đầu làm việc với văn bản, bạn nên viết nó hoặc tải xuống, chẳng hạn như từ máy tính của bạn. Hãy thử tạo một tài liệu mới, như người ta nói, "từ đầu". Vì vậy, điều này có thể được thực hiện như sau.

Nhập tên người dùng và mật khẩu của bạn.

2) Nhấp vào nút “Tạo” nằm ở menu dọc bên trái (số 1 trong Hình 1), sau đó một danh sách sẽ xuất hiện trong đó chúng tôi chọn tài liệu Google (Tài liệu).

Điều tương tự có thể được thực hiện bằng cách sử dụng phím Shift + t.

Cơm. 1. Trong Google Drive, tìm GoogleDocument và tạo nó

Sau khi nhập văn bản, bạn có thể tạo kiểu hoặc “chải nó”. Hãy bắt đầu với phong cách. Chúng tôi được mời định dạng văn bản của mình dưới dạng văn bản thông thường, có tiêu đề và thậm chí tạo mục lục.

Nếu bạn đặt con trỏ ở bất kỳ vị trí nào trong văn bản hoặc chọn bất kỳ phần nào của văn bản thì trong cửa sổ được đánh dấu bằng số 1 trong Hình. 2, kiểu phù hợp với văn bản được đánh dấu sẽ ngay lập tức xuất hiện.

Cơm. 2. Cách thay đổi kiểu văn bản: Văn bản thuần túy, Tiêu đề, phụ đề, v.v.

Trong bộ lễ phục. 2 dòng chữ “Hãy trừng phạt tôi bằng sự khinh thường” được đánh dấu và trong cửa sổ 1 của Hình. 2 bạn có thể thấy đây là “Văn bản thuần túy”.

Để tạo tiêu đề tài liệu, bạn cần chọn văn bản tương ứng và nhấp vào “Tiêu đề” (số 3 trong Hình 2), nó sẽ có phông chữ lớn nhất. Đây thường là tiêu đề của một cuốn sách hoặc dự án.

Các chương sau đây có thể được thực hiện trong văn bản:
Tiêu đề 1 – số 5 trong hình. 2,
Tiêu đề 2 – số 6 trong hình. 2, cỡ chữ nhỏ hơn Tiêu đề 1,
Tiêu đề 3 – số 7 trong hình. 2, cỡ chữ nhỏ hơn Tiêu đề 2.

Ngoài các tiêu đề, có thể có các tiêu đề phụ - số 4 trong Hình. 2.

5. Mục lục tự động

1) Sau khi văn bản được đánh dấu bằng các kiểu trên (Tiêu đề 1, Tiêu đề 2, v.v.), bạn có thể tạo Mục lục cho toàn bộ tài liệu.

2) Đặt con trỏ vào vị trí sẽ có mục lục, thông thường đây là phần đầu của văn bản.
3) Vào menu “Chèn” (số 8 trong Hình 2).
4) Ở đó chúng tôi chọn mục menu cuối cùng – “Mục lục”.

Điều này sẽ tự động tạo ra một mục lục cho văn bản.

6. Chọn phông chữ văn bản

Phông chữ được tạo bởi các nhà thiết kế và có giấy phép cụ thể. Bạn không thể thêm nó bằng tiếng Nga - điều này được coi là vi phạm bản quyền. Do đó, trong dịch vụ Google Dox có nhiều lựa chọn phông chữ miễn phí mà dịch vụ có quyền sử dụng.

Cơm. 3. Cách thay đổi font chữ trong Google Docs

Để chọn phông chữ, hãy chọn văn bản (số 1 trong Hình 3). Sau đó nhấp vào danh sách có phông chữ (số 2 trong Hình 3) và chọn phông chữ bạn cần (ví dụ: số 3 trong Hình 3).

Những gì trong hình. 3, dấu kiểm bên cạnh phông chữ Arial có nghĩa là văn bản đã chọn (số 1 trong Hình 3) được nhập bằng phông chữ cụ thể này.

Chỉ cần nhấp vào bất kỳ vị trí nào trong văn bản của bạn và Thanh công cụ Google Docs (số 2 trong Hình 3) sẽ cho bạn biết mọi thứ về văn bản này: nó có phông chữ gì, màu sắc, cỡ chữ, kiểu chữ, v.v.

7. Cỡ chữ văn bản

Để thay đổi cỡ chữ của văn bản trong tài liệu Google Docs, bạn cần chọn đoạn văn bản mong muốn (số 1 trong Hình 4), sau đó nhấp vào cỡ chữ thích hợp từ danh sách thả xuống (số 2 trong Hình 4). . 4).

Cơm. 4. Cách thay đổi cỡ chữ của văn bản trong tài liệu Google Docs

Nếu không có kích thước phù hợp cho văn bản đã chọn, chẳng hạn như 13 hoặc 20, thì hãy nhấp vào trường được đánh dấu bằng số 2 trong Hình. 4 và nhập cỡ chữ mong muốn vào đó.

8. Định dạng văn bản

Nếu bạn muốn định dạng văn bản, trước tiên hãy nhớ chọn phần văn bản mà bạn muốn “kết hợp” bằng cách sử dụng định dạng, sau đó nhấp vào bất kỳ tùy chọn định dạng nào (Hình 5).

Cơm. 5 Nút định dạng văn bản trong Google Dox

Như có thể thấy trong hình. 5, có sẵn các tùy chọn định dạng sau:

• B- In đậm

Để làm một phần quan trọng của văn bản in đậm, bạn cần chọn (nói cách khác là tô lên) văn bản này, sau đó nhấp vào biểu tượng “B” hoặc nhấn phím nóng Ctrl+B.

Nếu bạn cần xóa văn bản in đậm và biến nó thành văn bản thông thường, hãy chọn văn bản này và nhấp vào biểu tượng “B” hoặc nhấn Ctrl+B.

• TÔI- Chữ in nghiêng

Nếu bạn chọn văn bản và sau đó nhấp vào " TÔI", hoặc nhấn phím nóng Ctrl+ TÔI, thì văn bản cũng sẽ trở thành nghiêng(nhấn mạnh chữ in nghiêng).

Để xóa chữ nghiêng khỏi văn bản, bạn cần chọn văn bản in nghiêng và sử dụng “ TÔI", hoặc phím Ctrl+ TÔI.

• bạn - căng thẳng

Chọn một phần văn bản và nhấp vào “ bạn", hoặc nhấn Ctrl+ bạn, văn bản trở thành gạch chân.

không thích nó văn bản được gạch chân? Chọn (tô đè) nó và sử dụng “ bạn", hoặc phím Ctrl+ bạn.

• MỘT- Văn bản màu

Trước hết bạn chọn văn bản, sau đó có thể thay đổi màu chữ hoặc màu nền cho văn bản đã chọn

9. Thay đổi màu văn bản và nền

Để thay đổi màu hoặc nền của văn bản, trước tiên hãy chọn phần bạn muốn. Sau đó nhấp vào nút trên thanh công cụ, chọn “Màu văn bản” hoặc “Màu nền” và chỉ định màu.

Cơm. 6. Thay đổi màu chữ, màu nền văn bản

Dịch vụ Google Dox cung cấp cách điệu hóa văn bản bằng cách thay đổi màu sắc và nền của nó. Để thực hiện việc này, chỉ cần chọn vùng văn bản cần thiết và nhấp vào nút có hình ảnh chữ in hoa được gạch chân “ MỘT”, sau đó một danh sách sẽ xuất hiện (Hình 6), trong đó bạn có thể chọn màu phông chữ và nền thích hợp.

10. Nhận xét về văn bản để chỉnh sửa

Nếu bất kỳ văn bản nào khiến bạn nghi ngờ, bạn có thể đánh dấu nó: chọn nó, nhấp vào “Chèn nhận xét” (Ctrl + Alt + M) và cho biết lý do để sau này sẽ rõ những gì cần sửa.

Cơm. 7 Chèn nhận xét vào văn bản đã chọn để giải thích những chỉnh sửa cần thực hiện

Điều này cũng có thể hữu ích khi có nhiều người cùng làm việc trên cùng một tài liệu.

11. Các công cụ định dạng khác

Bạn đang viết một bài viết mà bạn muốn trích dẫn một nguồn xác nhận lời nói của bạn, sau đó nhấp vào nút “Chèn liên kết”, sau đó nhập nội dung của liên kết và thêm nó vào trường bên dưới.

Cơm. 8 công cụ định dạng trong Google Doc

Ngoài ra còn có trường hợp cần phải căn chỉnh văn bản. Thông thường đây là tiêu đề cần được đặt ở trung tâm. Để thực hiện quy trình này, hãy chọn vùng mong muốn và từ menu trên cùng, chọn cách bạn muốn căn chỉnh: trái, giữa hoặc phải.

Từ trái qua phải có các nút:

• Căn chỉnh văn bản sang trái (Ctrl+Shift+L)
• Giữa (Ctrl+Shift+E)
• Căn phải (Ctrl+Shift+R)
• Căn trái (Ctrl+Shift+L)

Để thực hiện Căn chỉnh, hãy chọn vùng mong muốn và trong menu trên cùng, hãy chọn cách bạn muốn căn chỉnh: trái, giữa hoặc phải.

4 trong hình. 8 - Giãn cách dòng (hoặc Giãn cách dòng)

Không cần phải chọn bất cứ điều gì ở đây, chỉ cần nhấp vào nút “Dãn cách dòng” và chọn mức thụt lề cần thiết, theo mặc định là 1. Bạn cũng có thể tự đặt khoảng cách: nhấp vào nút “Điều chỉnh khoảng cách” và điều chỉnh nó cho phù hợp. phù hợp với bạn.

5 trong hình. 8 - Danh sách đánh số (Ctrl+Shift+7)

Bạn đang tạo thực đơn cho một nhà hàng bao gồm nhiều loại salad khác nhau? Tất nhiên, đây chính là lúc công cụ danh sách phát huy tác dụng. Bạn có thể chọn danh sách có dấu đầu dòng hoặc đánh số. Bạn cũng có thể thay đổi thiết kế của nó: nhấp vào dropbox (mũi tên) bên cạnh hộp bạn muốn chọn.

6 trong hình. 8 - Danh sách có dấu đầu dòng (Ctrl+Shift+8)
7 trong hình. 8 -Giảm thụt lề (Ctrl+[)
Tăng thụt lề (Ctrl+])
8 trong hình. 8 -Xóa định dạng (Ctrl+Space)

12. Chế độ xem tài liệu của Google

Mặc dù chúng vô dụng khi tạo tệp nhưng bạn vẫn nên làm quen với chúng, đề phòng trường hợp chúng có ích.

Trong menu “Xem” (Hình 9), bạn có thể chọn các chế độ xem tài liệu khác nhau.

Cơm. 9 chế độ xem tài liệu của Google

Công cụ này sẽ cần thiết trong mọi trường hợp, vì bạn có thể chuyển sang chế độ xem và xem tài liệu cuối cùng sẽ như thế nào, sau đó quay lại chỉnh sửa và sửa bất kỳ lỗi nào được tìm thấy.

13. Chèn

Cơm. 10 Bạn có thể chèn bảng có kích thước tối đa 20x20

Sử dụng công cụ “Chèn” (số 1 trong Hình 10), bạn có thể chèn

• hình ảnh,
• bàn hoặc
• công thức
• và cũng có thể tạo chú thích cuối trang, được sử dụng trong sách để giải thích điều gì đó.

Bạn cũng có thể làm việc với các trang: thêm mục lục, đánh số, đánh dấu. Như bạn có thể thấy, có đủ công cụ để bạn viết sách.

14. Bánh bao vô dụng

Tất nhiên, thật khó để tin rằng một dịch vụ nghiêm túc như vậy lại có bánh dành cho trẻ em. Vâng, họ khá trẻ con. Nhưng chúng có thể được gọi như vậy vì chúng gây hại cho tài liệu.

Đây là bản dịch tài liệu thông qua Google Translator cũng như kiểm tra chính tả. Bạn không nên sử dụng chúng. Tốt hơn là trả một ít và nhận được kết quả chất lượng.

15. Cho phép đồng nghiệp giúp đỡ bạn trong công việc

Để làm điều này, bạn cần cấp cho họ quyền truy cập vào tài liệu Google.

Cơm. 11 Chúng tôi cấp quyền truy cập vào tài liệu Google cho đồng nghiệp của mình

Bạn có thể công khai tác phẩm của mình. Để thực hiện việc này, ở góc trên bên phải, hãy nhấp vào nút “Cài đặt truy cập” (số 1 trong Hình 11), đi tới cài đặt “Nâng cao” (số 4 trong Hình 11) và định cấu hình cấp độ truy cập tệp (số 3 trong hình 11).

Thiết lập quyền truy cập cũng hữu ích nếu có nhiều người đang làm việc trên tài liệu Google khi có hoạt động nhóm. Bạn có thể thêm những người sau này sẽ có quyền chỉnh sửa, đọc và nhận xét về tài liệu. Một công cụ rất hữu ích nếu sử dụng đúng cách.

16. Lưu và các tính năng khác

Tính năng chính của Google Docs là tệp được lưu tự động trong Google Drive và bạn không cần phải nhấn nút “Save” hoặc Shift + f12 mỗi lần như trong MS Word.

Đối với mỗi tài liệu Google, lịch sử các thay đổi sẽ được lưu lại (số 5 trong Hình 11) và có cơ hội tìm thấy một bản sao bình thường, nơi mọi thứ không còn tệ như trước nữa.

Bạn cũng có thể đổi tên tài liệu Google và tải nó xuống máy tính ở nhiều định dạng khác nhau.

Ngoài các chức năng này, dịch vụ cho phép bạn in tài liệu tới máy in trực tiếp từ đám mây: ở menu trên cùng có một nút có hình ảnh của máy in (số 1 trong Hình 9), sau khi nhấp vào nó, một trang có cài đặt tệp để in sẽ mở ra.

Trong bộ lễ phục. 9, bạn có thể thấy rằng trong menu trên cùng không chỉ có “Tệp” mà còn có “Trợ giúp”. Bằng cách nhấp vào tùy chọn này, bạn có thể nhận được nhiều thông tin hơn những gì được nêu ở trên.

Bài tập kiến ​​thức máy tính

Các đồng nghiệp thân mến! Kiểm tra hoạt động của Google Docs. Để thực hiện việc này, hãy theo liên kết:

Chúng tôi in một vài dòng văn bản. Google Tài liệu có hoạt động không?

tái bút Xem thêm các bài viết tin học khác:

Nhận các bài viết về kiến ​​thức máy tính mới nhất trực tiếp vào hộp thư đến của bạn.
Đã nhiều hơn nữa 3.000 người đăng ký

Google Drive cung cấp cho người dùng quyền truy cập vào nhiều công cụ hữu ích cho phép họ tạo và chỉnh sửa nhiều mục khác nhau, bao gồm tài liệu, bảng tính và bản trình bày.

Nhờ chức năng của dịch vụ Google Drive, bạn có thể tạo và chỉnh sửa bảng.

Có năm loại tệp có thể được tạo bằng dịch vụ này:

• Tài liệu. Để tạo thư, tờ rơi, báo cáo và các thành phần văn bản khác (giống như tài liệu Microsoft Word).
• Những cái bàn. Để lưu trữ và sắp xếp thông tin (giống như tài liệu Microsoft Excel).
• Bài thuyết trình. Để tạo các trình chiếu (như bài thuyết trình Microsoft PowerPoint).
• Các hình thức. Để thu thập và tổ chức dữ liệu.
• Bản thiết kế. Để tạo đồ họa hoặc sơ đồ vector đơn giản.

Quá trình tạo tệp mới giống nhau đối với tất cả các loại được trình bày. Hãy cùng tìm hiểu xem nó được thực hiện như thế nào.

Công việc trong Google Drive được thực hiện thông qua công việc của riêng bạn, vì vậy bạn phải có sẵn nó. Sau khi đăng nhập vào tài khoản của bạn, hãy mở dịch vụ này (để thực hiện việc này, hãy nhập drive.google.com vào thanh địa chỉ của trình duyệt của bạn) và nhấp vào nút Mới. Đó là nút màu xanh lam ở góc trên bên trái của cửa sổ. Sau đó, chọn loại phần tử bạn muốn tạo.

Nếu bạn cần tạo bảng, hãy chọn Google Trang tính.

Một thành phần mới sẽ xuất hiện trong tab mới trong trình duyệt của bạn. Tìm bảng tính Chưa có tiêu đề ở góc trên cùng bên trái của cửa sổ. Bấm vào nhãn này để thay đổi tên của phần tử mới được tạo. Nhập tên mới và nhấn Enter để xác nhận thay đổi.

Bây giờ bảng đã có trong tài khoản Google của bạn và bạn có thể truy cập vào bất kỳ lúc nào. Để mở tài liệu, chỉ cần đi tới phần chính của dịch vụ và nhấp đúp vào thành phần mong muốn. Vậy là xong, tài liệu đã được tạo và bạn có thể làm việc với nó, thêm dữ liệu cần thiết vào các ô của bảng.

Sử dụng các mẫu có sẵn

Mẫu là đánh dấu có cấu trúc sẵn mà bạn có thể sử dụng để nhanh chóng tạo tài liệu mới. Nó thường chứa định dạng và kiểu dáng để bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian khi tạo một dự án mới. Hầu hết các mẫu đều được thiết kế đặc biệt để giúp bạn làm việc với các loại thành phần cụ thể. Ví dụ: bạn có thể sử dụng tính năng này để nhanh chóng tạo sơ yếu lý lịch hoặc bản tin.

Bạn có thể tìm thấy một số lượng lớn mẫu trong thư viện Google có tên là Thư viện mẫu Google Drive. Nó nằm ở drive.google.com/templates. Để sử dụng mẫu, hãy làm như sau.

1. Hãy đến địa chỉ trên.
2. Bạn sẽ thấy các mẫu được chia thành các danh mục.
3. Chọn cái phù hợp với bạn hoặc cái mà bạn muốn xem xét kỹ hơn. Nhấn vào nó.
4. Một thành phần mới sẽ được tạo có chứa mẫu này. Bạn có thể bắt đầu làm việc với nó ngay lập tức, điền thông tin của riêng bạn vào đó trong khi vẫn duy trì bộ định dạng cho tệp này.
5. Đừng quên thay đổi tên thành phần thành tên của riêng bạn.

Tạo một bản sao của tập tin cần thiết

Bạn có thể tạo bản sao của bất kỳ tệp nào để sử dụng dữ liệu hoặc định dạng của tệp đó cho một phần thông tin khác. Đối với điều này:

Tải bản sao của tập tin xuống máy tính của bạn

Cài đặt tệp Google Tài liệu

Bạn có thể tùy chỉnh một số tính năng cho từng thành phần của Google Docs, bao gồm cả bảng. Có thể thực hiện các cài đặt sau.

Mặc dù các trình soạn thảo trực tuyến không phải là sự thay thế hoàn toàn cho các bộ ứng dụng văn phòng trên máy tính để bàn nhưng chúng có những lợi thế chắc chắn, bao gồm khả năng cộng tác với các tài liệu. Không kém phần quan trọng là các thuộc tính “đám mây” của văn phòng trực tuyến và các dịch vụ liên quan; điều này cho phép chúng được sử dụng để lưu trữ tệp và luồng tài liệu.

Bài đánh giá này sẽ xem xét chi tiết 5 gói văn phòng trực tuyến dựa trên các tiêu chí sau:

• Giao diện: sự tiện lợi, thiết kế, tốc độ phản hồi, những hư hỏng quan sát được trong quá trình vận hành.
• Bộ công cụ xử lý văn bản: tính sẵn có của tất cả các công cụ cần thiết để làm việc với văn bản, chèn bảng, hình ảnh và các thành phần khác; Chức năng thanh công cụ, bố cục menu.
• Ứng dụng văn phòng: vì không thể xem xét tất cả các thành phần của bộ ứng dụng văn phòng trong khuôn khổ một bài viết, nên sự chú ý chính sẽ tập trung vào trình xử lý văn bản như một phần của văn phòng, các ứng dụng khác sẽ được thảo luận ngắn gọn. Trình chỉnh sửa bảng có thể sẽ được đề cập trong một bài đánh giá riêng vì đây cũng là một chủ đề khá rộng để nghiên cứu và so sánh.
• Các định dạng được hỗ trợ: Khả năng nhập/xuất.
• Sự hợp tác: công cụ thiết lập quyền truy cập, phân loại.
• Lưu trữ tập tin: dung lượng ổ đĩa được cung cấp (chủ yếu ở phiên bản miễn phí, nếu có), đồng bộ hóa với PC; giới hạn về kích thước của tài liệu cho chức năng lưu trữ/tải xuống, chia sẻ tệp.
• phiên bản điện thoại: tính khả dụng của phiên bản web dành cho thiết bị di động cũng như các ứng dụng dành cho nhiều thiết bị khác nhau.
• Giá: gói cước, tính sẵn có của phiên bản miễn phí.

Đánh giá người tham gia:

1. Google Tài liệu
2. Zoho Docs (Bộ văn phòng Zoho)
3. Ứng dụng web Microsoft Office
4. Văn phòng Teamlab
5. Suy nghĩ trực tuyến miễn phí

Google Tài liệu

Dịch vụ Google Documents hay Google Docs xuất hiện do sự hợp nhất của hai thành phần - Writely (trình xử lý văn bản) và Bảng tính Google (làm việc với bảng tính), lần lượt được tạo bởi Upstartle và 2Web Technologies. Cả hai sản phẩm đều được Google tiếp quản và tích hợp với Tài khoản Google vào năm 2006. Năm 2012, văn phòng trực tuyến được giao cho Google Drive, bổ sung thêm các ứng dụng khác vào thời điểm này.

Giao diện

Thiết kế của các ứng dụng văn phòng Google Docs được thực hiện theo phong cách đặc trưng của các dịch vụ khác của Google - Gmail, Lịch, v.v. Do đó, khi Google thực hiện cập nhật thiết kế toàn cầu, không hiếm những thay đổi ảnh hưởng đến tất cả các ứng dụng Docs.

Hầu hết các yếu tố chức năng có tông màu xám, trắng và xanh. Không có biểu tượng màu, phong cách nghiêm ngặt. Về nguyên tắc, động thái tương tự hướng tới chủ nghĩa tối giản cũng là đặc điểm của Microsoft, như sẽ thấy trong trường hợp của bộ ứng dụng Office Web Apps.

Thanh công cụ nằm thành một hàng, phía trên là menu, các nút bình luận và chia sẻ. Bạn có thể ẩn các bảng không cần thiết bất kỳ lúc nào, chỉ để lại thanh công cụ hiển thị. Bạn cũng có thể dễ dàng loại bỏ thước và/hoặc thanh công thức thông qua phần menu “Xem”. Điều này giúp việc chỉnh sửa trong trình duyệt trở nên thoải mái hơn bằng cách mở rộng không gian làm việc của bạn và tập trung vào những công cụ bạn cần nhất.

Nói chung, việc chỉnh sửa tài liệu diễn ra không có độ trễ. Hoạt động không ổn định có thể xảy ra khi mở vài chục tài liệu - nhưng trong trường hợp này tất cả đều liên quan đến tài nguyên trình duyệt. Trong số những thiếu sót, cần lưu ý những lỗi, mặc dù hiếm khi xảy ra, vẫn xảy ra trên máy chủ Google - tại những thời điểm như vậy, không thể chỉnh sửa tài liệu.

Bộ công cụ viết

Các thao tác chính được đặt trên thanh công cụ, các lệnh phụ được đặt trên thanh menu. Vì lý do nào đó, các nhà phát triển đã quyết định rằng không cần chèn các đối tượng (bảng, hình ảnh, ký tự đặc biệt, v.v.) vào bảng để truy cập nhanh nên nhóm này cũng được chuyển vào menu. Nói chung, nhiều lệnh menu và bảng điều khiển bị trùng lặp.

Các tùy chọn cơ bản có sẵn cho phông chữ: lựa chọn kiểu đoạn văn (có bản xem trước), kiểu chữ (giới hạn ở một bộ 8 phông chữ) và kiểu phác thảo (trong đó không có gạch ngang, mặc dù nó được tìm thấy trong thành phần Trang tính). Cài đặt căn chỉnh, thụt lề và giãn cách cũng có sẵn.

Điều thú vị là bạn có thể nhúng các phông chữ bổ sung vào tài liệu của mình. và ngoài ra, một danh sách mở rộng các phông chữ mặc định được cung cấp. Vì vậy, nếu bạn thay đổi ngôn ngữ tài liệu sang tiếng Anh thì kết quả sẽ rất bất ngờ. Không rõ lý do tại sao các nhà phát triển ẩn tùy chọn thêm phông chữ tùy chỉnh vào tài liệu tiếng Nga.

Bạn có thể thêm dấu trang, liên kết nội bộ (neo) và mục lục vào tài liệu. Hầu hết mọi thứ cần thiết để tạo cấu trúc và đánh dấu đều được triển khai trong trình xử lý văn bản. Cần lưu ý rằng không thể thêm chữ ký số hoặc hình mờ vào tài liệu vì mục đích bảo mật. Trong trường hợp sau, có một cách khác là sử dụng kiểu CSS tùy chỉnh, nhưng tất nhiên, điều này không thuận tiện và rõ ràng cho lắm.

Kiểm tra chính tả có sẵn: bạn có thể thêm thuật ngữ mới vào từ điển và các tùy chọn sửa lỗi được cung cấp trong menu ngữ cảnh. Tuy nhiên, bạn không thể chỉ định ngôn ngữ kiểm tra văn bản theo cách thủ công; cách giải quyết duy nhất là thay đổi ngôn ngữ đó trong cài đặt tài liệu (“Tệp → Ngôn ngữ…”).

Bạn có thể tìm thấy phím nóng trong bản ghi nhớ (Ctrl + /), bằng cách di chuột qua biểu tượng lệnh hoặc thông qua menu.

Ứng dụng văn phòng

Google Drive bao gồm các ứng dụng để làm việc với tài liệu văn bản (thành phần Writely hoặc Tài liệu), bảng (Trang tính), bản trình bày (Trang trình bày), biểu mẫu (Biểu mẫu) và bản vẽ (Bản vẽ). Theo , chỉ có ba thành phần chính - Documents, Tables và Slides. Bạn có thể truy cập bất kỳ trong số chúng từ trang bắt đầu Google Drive.

Trang tính

Bộ xử lý Trang tính (hoặc Bảng tính) cho phép bạn làm việc với bảng tính, hàm và thực hiện các phép tính. Trong phiên bản trực tuyến này, có thể lưu ý một số tính năng đáng chú ý so với bất kỳ bộ xử lý bảng tính ngoại tuyến nào - chẳng hạn như MS Excel. Thứ nhất, có thể kết nối các tập lệnh Google Apps Script (một loại thay thế cho tập lệnh VBA), mở ra cơ hội to lớn cho việc tạo ứng dụng, tự động hóa, v.v.

Thứ hai, tích hợp với các biểu mẫu để thu thập dữ liệu vào bảng. Biểu mẫu không được đề cập trong Google Help như một thành phần tài liệu nhưng nó là một phần quan trọng của các ứng dụng văn phòng. Biểu mẫu tương tác chặt chẽ với bảng Trang tính. Sử dụng ứng dụng, bạn có thể tạo bảng câu hỏi, cuộc thăm dò ý kiến ​​và biểu mẫu thu thập dữ liệu, sau này có thể xem thuận tiện dưới dạng bảng. Đồng thời, các trường văn bản, công tắc và các yếu tố tương tác khác có thể được sử dụng để xây dựng các cuộc thăm dò ý kiến, v.v.

Danh sách các hàm so với MS Excel còn hạn chế và chỉ có ở phiên bản tiếng Anh. Tuy nhiên, không khó để làm quen, đặc biệt là khi bạn cần hiểu: đây không phải là bản sao công thức từ gói văn phòng ngoại tuyến. Danh sách có thể được tìm thấy trong phần Danh sách các tính năng của Google Trang tính. Bạn có thể nhận thấy rằng Trang tính có các chức năng riêng: ví dụ: để nhập dữ liệu từ HTML và XML, các chức năng của Google, v.v.

Làm việc với các ô là tiêu chuẩn: sắp xếp, lọc, tạo phạm vi, định dạng có điều kiện. Đồng thời, không có tình trạng đóng băng nào được nhận thấy, mặc dù xảy ra hiện tượng tạm dừng khi chụp ở phạm vi rộng. Thiếu một số lệnh quen thuộc. Ví dụ: đối với tác vụ đơn giản như tìm bản sao, bạn phải sử dụng Apps Script hoặc các cách giải quyết khác.

Trong Trang tính, bạn có thể tạo các bảng tổng hợp đơn giản. Có các công cụ để xây dựng sơ đồ: tuyến tính, kết hợp, cột, hình tròn, biểu đồ, v.v. Ngoài ra còn có các loại chúng ít phổ biến hơn - tổ chức, địa lý. Có lẽ thứ duy nhất còn thiếu là (có sẵn dưới dạng tiện ích và không được triển khai tốt nhất).

Slide (Bài thuyết trình)

Ứng dụng slide được thiết kế để tạo bản trình bày và sau đó xuất chúng sang PDF, PPTX hoặc xem trực tiếp chúng trong trình duyệt. Các hiệu ứng chuyển tiếp, hoạt ảnh và mẫu đều được hỗ trợ. Bạn có thể thêm video, sơ đồ từ các ứng dụng Docs liên quan, WordArt, v.v. vào bản trình bày của mình.

Có một số tính năng của Slides cần được liệt kê để sau này so sánh với các dịch vụ khác. Đầu tiên, có nhiều lựa chọn trang trình bày và ngoài các thao tác tiêu chuẩn với bảng tạm, bạn có thể thực hiện các thay đổi hàng loạt - thay đổi chuyển tiếp, thay đổi cấu trúc của bố cục. Thứ hai, chèn ghi chú. Khi so sánh các văn phòng đám mây cho thấy, cơ hội này không rõ ràng và được triển khai thuận tiện ở mọi nơi. Thứ ba, giao diện khá đơn giản, không quá tải.

Bản vẽ

Ứng dụng Bản vẽ (trong tiếng Nga nghe có vẻ mơ hồ hơn - “Google Bản vẽ”) cho phép bạn tạo các bản vẽ bằng cách sử dụng đường nét, hình dạng và văn bản. Hướng dẫn, chụp lưới và phân phối tự động giúp công việc của bạn dễ dàng hơn.

Dịch vụ này có thể được sử dụng để tạo các bản phác thảo, thiết kế đơn giản cũng như tạo đồ thị và sơ đồ. Điểm mạnh của bản vẽ là khả năng cộng tác trên một tài liệu. Nếu không có điều này, có lẽ giá trị của chương trình sẽ giảm đi vì có rất nhiều trình soạn thảo đồ họa kiểu này.

Sự hợp tác

Một trong những lợi ích chính của đám mây Google Docs là sự dễ dàng cộng tác với các tài liệu và phân bổ vai trò. Có thể liệt kê ngắn gọn một số chức năng quan trọng.

Tất cả các thay đổi trong quá trình làm việc với tài liệu được hiển thị trong thời gian thực dưới dạng con trỏ có màu khác nhau ở những vị trí diễn ra chỉnh sửa (trong trường hợp thành phần Writely). Trong Trang tính và Trang trình bày, ô/trang trình bày tương ứng sẽ được tô sáng.

Trò chuyện có sẵn trong thanh bên, vì vậy bạn có thể thảo luận trong tài liệu; tùy chọn này không có trong giao diện Drive. Bạn cũng có thể nhận xét về văn bản, ô và trang trình bày.

Quyền truy cập khá dễ quản lý. Bạn có thể chia sẻ tài liệu cũng như thêm người dùng và chỉ định cấp độ truy cập của họ (người chỉnh sửa, chủ sở hữu, nhận xét, đọc).

Các liên hệ có thể dễ dàng được kết hợp thành các nhóm, điều này giúp việc phân bổ quyền hiệu quả hơn, đặc biệt là khi làm việc theo nhóm.

Các bộ sưu tập từng có sẵn trong Google Docs, nhưng sau khi “đổi thương hiệu” thành Google Drive, chúng đã được thay thế bằng các thư mục. Và nếu trước đây có thể thêm tệp vào một số bộ sưu tập thì bây giờ tùy chọn này bị thiếu. Có thể giả định rằng điều này được thực hiện do không thể đồng bộ hóa các bộ sưu tập và thư mục trong bộ nhớ cục bộ. Ngoài ra, khi sử dụng thư mục cũng không gặp khó khăn gì về quyền truy cập đối với các nhóm người dùng. Mặt khác, với các thẻ (chẳng hạn như trong Zoho Docs), việc sắp xếp mọi thứ trong Google Docs sẽ thuận tiện hơn nhiều.

Định dạng tài liệu được hỗ trợ

Tài liệu

Hai tiêu chuẩn tài liệu ISO được hỗ trợ - OpenDocument (mở/xuất) và Office Open XML (chỉ mở), cùng với các định dạng độc quyền. Kết quả là danh sách nhập/xuất trong trình xử lý văn bản Tài liệu trông như sau: Word, ODF, RTF, PDF, HTML và ZIP. Khi tải tài liệu lên dịch vụ, các tệp có thể được chuyển đổi từ MS Office sang định dạng để chỉnh sửa thêm bằng các công cụ dịch vụ.

Những cái bàn

Nhập: XLS, CSV, TXT và ODS
Xuất: XLS, CSV, TXT, ODS, PDF và HTML

Bài thuyết trình

Nhập khẩu: PPT và PPS
Xuất: PDF, PPT và TXT

Hình ảnh

Xuất: PNG, JPEG, SVG và PDF

Ngoài danh sách trên, còn có một danh sách riêng các định dạng được hỗ trợ bởi trình xem Google Drive phổ thông, cũng có sẵn cho thiết bị di động (xem bên dưới).

Lưu trữ tập tin

Không có nút “Lưu” trên thanh công cụ trong ứng dụng Google Tài liệu; tất cả các thay đổi đều được lưu tự động. Tài liệu lưu giữ hồ sơ của các phiên bản trước với khả năng mở chúng ở chế độ xem trước hoặc tải xuống máy tính.

Như đã đề cập, nơi lưu trữ tệp là Google Drive. 5 GB dung lượng lưu trữ được cấp miễn phí. Kích thước tài liệu tối đa có thể là 1.024.000 ký tự hoặc 1 MB đối với tệp văn bản được tải lên Google để chỉnh sửa. Đối với bảng, giới hạn là 400.000 ô, đối với bản trình bày - 50 MB, tương đương khoảng 200 trang trình bày.

Giá

Google Drive miễn phí, các gói có dung lượng ổ đĩa tăng lên được liệt kê. Giảm giá áp dụng cho các tổ chức giáo dục và phi lợi nhuận. Bạn cũng có thể sử dụng Documents như một phần của bộ dịch vụ đám mây Google Apps.

[+] Miễn phí và không có hạn chế đáng kể
[+] Thiết kế tiện lợi, không gây rối mắt
[+] Cộng tác thông minh trên đám mây
[+] Tích hợp với các dịch vụ của Google
[+] Đổi mới thường xuyên
[+] Thư viện mẫu
[-] Thỉnh thoảng có trục trặc
[-] Không có khả năng cá nhân hóa không gian làm việc (xây dựng thương hiệu)