Lưu trữ thư trong thư của công ty. Cc và bcc trong email
Nghi thức bưu chính không yêu cầu văn bản được định dạng hoàn hảo. Việc này có thể mất quá nhiều thời gian. Điều chính là tránh những gì chúng tôi sẽ viết dưới đây - điều này là đủ để bắt đầu.
Gửi email không khẩn cấp được đánh dấu là “khẩn cấp”
“Nó giống như câu chuyện cổ tích về cậu bé không ngừng kêu sói.” Nếu bạn lạm dụng thẻ “khẩn cấp”, mọi người sẽ ngừng trả lời email của bạn. Và một lá thư thực sự quan trọng có thể không được chú ý vì điều này.
Sự quen thuộc
Đúng, giọng điệu trong thư có thể phản ánh mối quan hệ của bạn với người nhận. Tuy nhiên, bạn có thể bị coi là thiếu chuyên nghiệp nếu bạn cho phép mình quá thân mật trong thư từ. Tránh sử dụng quá nhiều dấu chấm than, biểu tượng cảm xúc, văn bản màu, phông chữ khác thường và tin nhắn quá ngắn gọn.
Hãy đặc biệt cẩn thận nếu bạn làm việc với những người ở các độ tuổi khác nhau, có rào cản ngôn ngữ hoặc với những người thích hình thức giao tiếp truyền thống hơn.
Giọng điệu quá khô khan
Đồng thời, trở thành một robot cũng không có giá trị gì. Sẽ không sao nếu bạn thể hiện tính cách hoặc sự nhiệt tình của mình trong thư - trong giới hạn hợp lý.
Trả lời tất cả
Email công việc không phải để giải trí mà để liên lạc. Vì vậy, nếu bạn đang trả lời email được gửi cho một nhóm người, hãy suy nghĩ kỹ trước khi nhấp vào "trả lời tất cả". Để làm được điều này, câu trả lời của bạn phải cực kỳ quan trọng đối với mọi người.
Gửi bản sao mà không được phép
Ít nhất phải nói rằng việc chia sẻ thông tin của người khác với người khác là không được phép. Không quan trọng bạn gửi cho khách hàng bản sao bức thư từ sếp của bạn, người đã trả lời anh ta theo bất kỳ cách nào, hay đưa một nhân viên vào thư từ cá nhân với một nhân viên khác. Rất ít người có thể thích nếu bạn gửi bản sao của một bức thư mà không có sự đồng ý của họ.
Gửi bản sao mù
Gửi BCC giống sự ngờ vực. Nếu bạn muốn gửi một lá thư cho ai đó và theo lý thuyết, người này không nên tham gia trao đổi thư từ trong công việc, hãy sao chép văn bản và gửi dưới dạng một lá thư riêng.
Chủ đề email không xác định
Những chủ đề như “Là tôi”, “Xin chào” hoặc “FYI” (FYI) đơn giản là không thu hút được sự chú ý. Người đó sẽ không hiểu những gì đang được nói và sẽ không muốn trả lời bức thư. Các lá thư liên quan đến công việc phải rõ ràng và súc tích. Người nhận có nhiều khả năng mở email hơn nếu anh ta hiểu bạn muốn gì ở anh ta.
Gửi quá nhiều email cá nhân
Đôi khi bạn có thể sử dụng những câu chuyện cười, những câu chuyện cảm động và những câu trích dẫn mang tính động viên để cổ vũ ai đó. Nhưng mọi người sẽ nhanh chóng cảm thấy mệt mỏi với điều này, bất kể ý định của bạn khi viết chúng là gì. Nếu bạn gửi quá nhiều email cá nhân, chúng sẽ được đặt ở chế độ tự động xóa.
Hãy thô lỗ
Bạn không nên gửi những bức thư đầy chất độc, vì khi có cơ hội mọi người sẽ nhớ đến. Thay vào đó, hãy viết một lá thư và để nó ở phần “Bản nháp” trong hai ngày. Sau đó, bạn có thể quay lại và chỉnh sửa nó, loại bỏ những ngạnh. Bằng cách này bạn sẽ đạt được điều mình mong muốn nhanh hơn. Ngoài ra, bạn sẽ được đối xử như một chuyên gia rất kiên nhẫn và chu đáo.
Địa chỉ email ngu ngốc
Nếu bạn đang gửi email cho khách hàng, nhân viên hoặc nhà tuyển dụng tiềm năng, đừng sử dụng email có tiêu đề “không chuyên nghiệp”. Nếu có bất cứ điều gì trong tiêu đề thư có ý dí dỏm hoặc chứa hàm ý tình dục hoặc thô tục (chẳng hạn như [email được bảo vệ]), bạn có nguy cơ khiến người đối thoại có cảm giác tiêu cực đối với bạn ngay từ đầu. Tạo một email riêng cho nhu cầu hoàn toàn chuyên nghiệp.
Lỗi chính tả
Việc email được gửi từ iPhone không phải là lý do để bạn gửi email cẩu thả. Nếu bạn mắc nhiều lỗi trong thư, điều đó có thể bị coi là thiếu chuyên nghiệp. Nếu đây là một bức thư rất quan trọng và bạn đang vội đi đâu đó, thì ít nhất hãy cố gắng kiểm tra nó trước khi gửi.
Gửi email vào sáng sớm
Hầu hết mọi người khi nhận được thư đều nhìn vào thời gian chúng được gửi đi. Nếu lá thư được gửi quá sớm, bạn có thể bị đánh giá tiêu cực. Ít nhất, bạn sẽ bị coi là một người nghiện công việc và không có cuộc sống cá nhân. Sẽ tệ hơn nếu bạn bị coi là xâm phạm. Nếu cảm hứng đánh thức bạn vào ban đêm, hãy viết một lá thư, lưu vào mục “Bản nháp” và gửi trong giờ làm việc.
Quá nhiều dấu chấm câu
Mọi người đôi khi quá phấn khích và sử dụng rất nhiều dấu chấm than. Kết quả có thể có vẻ non nớt hoặc quá xúc động đối với một số người. Đừng lạm dụng nó!!!
Phông chữ không chuyên nghiệp
Phông chữ Purple Comic Sans có phạm vi riêng. Trong kinh doanh, tốt hơn nên sử dụng phông chữ, màu sắc và kích thước cổ điển. Thư của bạn phải dễ đọc.
Thông thường, cỡ chữ được sử dụng là 10 hoặc 12. Các phông chữ dễ đọc như Arial, Calibri hoặc Times New Roman là tốt nhất cho công việc. Màu sắc ưa thích là màu đen.
Thư quá dài
Hầu hết mọi người dành vài giây chứ không phải vài phút để đọc email. Nhiều người chỉ dùng mắt lướt qua văn bản, vì vậy hãy viết thư của bạn dựa trên điều này. Mọi người cảm thấy khó đọc các đoạn văn lớn - hãy chia văn bản thành các khối nhỏ hơn. Điểm nổi bật và danh sách có dấu đầu dòng dễ đọc hơn nhiều. Bạn cũng có thể đánh dấu những điểm chính bằng cách in đậm hoặc in nghiêng, nhưng đừng làm điều này thường xuyên.
Hầu hết các ứng dụng email, bao gồm cả Gmail, Yahoo, Thư.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, cung cấp khả năng gửi một email đến một số lượng lớn người nhận. Thông thường bạn có thể làm điều này bằng cách sử dụng chức năng Sao chép(trong tiếng Anh, chữ viết tắt dùng để biểu thị nó là SS), hoặc Bản sao ẩn (CCB). Khi gửi tin nhắn tới Bản sao Người nhận có thể xem địa chỉ email của những người khác cũng đã nhận được email. Trong trường hợp thứ hai, danh tính của người nhận bổ sung bị ẩn.
Thêm địa chỉ của người nhận
Để chỉ định (những) người nhận email, hãy nhập địa chỉ email của họ vào trường Gửi ai (Cái đó):Một số ứng dụng email cho phép bạn chỉ cần nhập tên người dùng của mình vào một trường, sau đó chương trình sẽ tự động điền vào.
Nếu bạn sử dụng trường này để gửi email cho nhiều người, mỗi người trong số họ sẽ có thể xem danh sách đầy đủ những người nhận khác.
Cách tạo bản sao của email
Cánh đồng CC hoặc Sao chépđược sử dụng để trao đổi tin nhắn điện tử theo cách gián tiếp hơn lĩnh vực này Gửi ai. Nếu bạn không trực tiếp đề cập đến người trong email của mình nhưng muốn người đó theo dõi cuộc trò chuyện trong chuỗi email hoặc đơn giản là biết về chủ đề, lĩnh vực này Sao chép sẽ là một lựa chọn tuyệt vời Người nhận, người đang ở Bản sao những lá thư, nhận được một lá thư chưa đọc trong hộp thư của mình, giống như người được đặt trong hộp Gửi ai; sự khác biệt duy nhất là bạn gửi thư cho ai đầu tiên trong nội dung email của bạn. Trong thế giới nghề nghiệp, việc gửi thư tới Bản saođược sử dụng rất rộng rãi và dùng để thông báo cho đồng nghiệp về các sự kiện và chủ đề khác nhau.Bạn có thể liệt kê người nhận email bằng cách nhập danh sách địa chỉ vào trường này Sao chép, thường nằm ngay bên dưới trường Gửi ai. Mọi người trong chuỗi người nhận này sẽ có thể xem tên và địa chỉ email của tất cả những người nhận khác:
Cách BCC một email
Mọi ứng dụng email (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo, v.v.) đều cho phép người gửi email tiếp cận một số lượng lớn người mà không tiết lộ thông tin của họ cho những người dùng khác trong chuỗi email. Chức năng này được gọi là BCC hoặc Bản sao ẩn. Bạn có thể ẩn người nhận bằng cách nhập địa chỉ của họ vào trường Bản sao ẩn thay vì sử dụng các trường Gửi ai Và Sao chép:Bạn có thể sử dụng tính năng này cho cả email cá nhân và nhóm. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn muốn giữ danh bạ của mình ở chế độ riêng tư, bảo vệ họ khỏi spam và email không mong muốn hoặc đơn giản là nếu bạn không muốn người nhận biết ai đã nhận được cùng một tin nhắn.
Cánh đồng Bản sao ẩn không phải lúc nào cũng có sẵn theo mặc định cho tất cả các ứng dụng email. Ví dụ, trong Quan điểm Bạn sẽ cần phải đi đến Tùy chọnđể truy cập cài đặt; V. Thunderbird bạn sẽ cần chọn chức năng này từ menu thả xuống; V. Gmail cần phải nhấn một nút Sao chép Và Bản sao ẩn; V. Thư trực tiếp của Windows Bạn sẽ cần phải nhấn các phím cùng lúc thay thế + B.
Hình ảnh: © Ruslan Nesterenko - 123RF.com
Thư công ty có giới hạn về kích thước hộp thư của nhân viên. Khi đạt đến giới hạn nhất định, chức năng hộp thư của bạn sẽ thay đổi. Các giới hạn sau đây có sẵn:
- Khi dung lượng đạt 5,8 GB - cảnh báo rằng hộp thư cá nhân của bạn sẽ sớm đầy.
- Khi dung lượng đạt 5,9 GB, việc gửi thư sẽ bị cấm. Email đến sẽ tiếp tục đến.
- Khi đạt tới 6 GB, việc gửi và nhận thư đều bị cấm. Email gửi cho bạn sẽ bị mất.
Để tìm hiểu kích thước hiện tại của hộp thư, bạn có thể sử dụng Hướng dẫn hoặc Hướng dẫn bên dưới.
Mỗi hộp thư công ty có một kho lưu trữ mạng chỉ được liên kết với nó. Nếu bạn sử dụng giao thức Exchange (MAPI) hoặc truy cập web để kết nối với máy chủ thư thì kho lưu trữ này sẽ được hiển thị trong giao diện ứng dụng thư dưới dạng một hộp thư riêng. Tương tự như trong hộp thư chính, bạn có thể tạo bất kỳ cấu trúc thư mục nào trong kho lưu trữ để lưu trữ các chữ cái.
Tuyệt đối tất cả các thư cũ hơn 2 năm sẽ được tự động chuyển từ hộp thư chính sang kho lưu trữ trực tuyến. Điều này đúng với tất cả các thư mục trong hộp thư của bạn, chẳng hạn như Hộp thư đến, Mục đã gửi, Mục đã xóa, v.v. Khi tự động chuyển sang kho lưu trữ trên mạng, cấu trúc các thư mục được tạo thủ công sẽ được giữ nguyên.
Nếu bạn muốn giảm kích thước hiện tại của hộp thư cá nhân của mình, bạn có thể di chuyển bất kỳ thư nào vào kho lưu trữ mạng một cách độc lập. Nếu bạn đang sử dụng Outlook, hãy sử dụng " Hướng dẫn di chuyển email vào kho lưu trữ mạng qua MS Outlook". Nếu bạn đang sử dụng quyền truy cập web, hãy sử dụng " Hướng dẫn chuyển thư vào kho lưu trữ mạng thông qua truy cập web» .
Tất cả các thư cũ hơn 5 năm sẽ bị xóa khỏi kho lưu trữ trực tuyến. Những chữ cái này không thể được phục hồi. Nếu bạn cần một nhóm chữ cái vẫn được lưu giữ ngay cả khi đã đủ 5 tuổi, thì bạn cần lưu chúng trước khi đủ 5 tuổi bằng cách sử dụng tệp lưu trữ.
Mọi email đều có thể được tải xuống một tệp lưu trữ riêng biệt nằm trên máy tính của người dùng. Xem hướng dẫn bên dưới. Sau đó, các thư này sẽ không còn được lưu trữ trong hộp thư (hoặc kho lưu trữ trực tuyến) nữa nên kích thước hộp thư sẽ giảm đi. Người dùng chịu trách nhiệm về tính toàn vẹn và an toàn của tệp này, vì vậy, đôi khi chúng tôi khuyên bạn nên tạo một bản sao của tệp lưu trữ và lưu bản sao này trên một phương tiện khác: ổ đĩa flash, ổ cứng khác, ở vị trí mạng, v.v. Tệp lưu trữ, giống như bất kỳ tệp nào, có thể được chuyển sang máy tính khác và kết nối với Outlook để sử dụng trên máy tính khác. Để thực hiện bước này, hãy xem
Trong Microsoft Outlook, bạn có thể chỉ định rằng đối với tất cả thư bạn gửi, Bcc (Bcc) tự động sẽ được gửi đến danh sách phân phối hoặc người dùng khác.
Một trường hợp trong đó quy tắc này hữu ích là khi tất cả thành viên nhóm trả lời thư email đến, chẳng hạn như Trung tâm trợ giúp. Khi một thành viên trong nhóm trả lời tin nhắn, các thành viên khác trong nhóm sẽ tự động nhận được bản sao của tin nhắn trả lời, giúp cập nhật tất cả các tin nhắn gửi đi.
quy tắc khách hàng
Tạo quy tắc
Giờ đây, mỗi khi bạn gửi tin nhắn, dù là tin nhắn mới, chuyển tiếp tin nhắn hay trả lời, những người hoặc nhóm được chỉ định trong quy tắc sẽ tự động được thêm làm người nhận bản sao. Tên của người hoặc nhóm không xuất hiện trong dòng Cc của thư soạn thư nhưng những tên đó sẽ xuất hiện với tất cả người nhận thư.
Vô hiệu hóa một quy tắc
Trong chế độ xem Thư, trên tab trang chủ nhấn vào nút quy tắc > Quản lý quy tắc và cảnh báo.
Trên tab trong phần Luật lệ
Nhấn vào nút ĐƯỢC RỒI.
Quy tắc và cảnh báo.
Khuyên bảo:Để biết thêm thông tin về cách tắt nhanh quy tắc này cho từng thư, hãy xem phần tiếp theo ("").
Sử dụng một danh mục để tắt CC tự động cho từng tin nhắn
Nếu bạn muốn linh hoạt tắt các quy tắc sao chép mới tự động dựa trên một tin nhắn mà không cần phải điều hướng qua hộp thoại quy tắc và cảnh báo, bạn có thể sử dụng tính năng danh mục trong Outlook cùng với quy tắc.
Khuyên bảo:
Trước tiên, bạn cần tạo quy tắc để tự động gửi bản sao ẩn (CC) cho tất cả email bạn gửi.
Quy tắc cụ thể này được gọi là quy tắc khách hàng. Quy tắc máy khách chỉ chạy trên máy tính được tạo và chỉ chạy nếu Outlook đang chạy. Nếu bạn gửi email bằng tài khoản email trên một máy tính khác, quy tắc sẽ không chạy từ máy tính đó để nó được tạo trên máy tính đó. Quy tắc tương tự này phải được tạo trên mỗi máy tính có kế hoạch sử dụng nó.
Tạo quy tắc
Giờ đây, mỗi khi bạn gửi tin nhắn, dù là tin nhắn mới, chuyển tiếp tin nhắn hay trả lời, những người hoặc danh sách phân phối được chỉ định trong quy tắc sẽ tự động được thêm làm người nhận bản sao. Tên của những người hoặc danh sách phân phối không xuất hiện trong dòng Cc của thư soạn thư nhưng những tên đó sẽ xuất hiện với tất cả những người nhận được thư.
Vô hiệu hóa một quy tắc
Để ngăn bản sao được gửi tự động, trước tiên bạn phải tắt quy tắc.
Trong Thư trong menu Dịch vụ nhấn vào nút Quy tắc và cảnh báo.
Trên tab Quy tắc email Trong chuong Luật lệ bỏ chọn hộp tương ứng với quy tắc bạn đã tạo.
Nhấn vào nút ĐƯỢC RỒI.
Bây giờ bạn có thể gửi tin nhắn mà không cần tự động gửi bản sao cho người khác hoặc danh sách gửi thư. Quy tắc sẽ không hoạt động cho đến khi được bật lại trong hộp thoại Quy tắc và cảnh báo.
Khuyên bảo:
Sử dụng một danh mục để tắt CC tự động cho từng tin nhắn
Nếu bạn muốn tắt quy tắc Gửi CC tự động mới cho từng tin nhắn mà không cần gọi hộp thoại Quy tắc và cảnh báo, bạn có thể đặt quy tắc thành một danh mục có sẵn trong Office Outlook 2007.
Sửa đổi quy tắc bạn đã tạo trước đó để khi bạn thêm danh mục được chỉ định vào thư, quy tắc đó sẽ không tự động gửi bản sao.
Bất cứ khi nào bạn muốn tắt quy tắc tự động cc cho một tin nhắn, hãy áp dụng một danh mục cho nó.
Khuyên bảo: Bạn có thể sử dụng phím tắt nếu bạn đã chỉ định nó khi tạo danh mục.
Khi bạn gửi tin nhắn, quy tắc tự động sao chép sẽ không được áp dụng.
pháp sư_roman trong Khái niệm “bản sao mù”, học cách không làm điều ngu ngốcĐiều đáng ngạc nhiên là nhiều người khi cần gửi email cho nhiều người cùng một lúc chỉ cần liệt kê các địa chỉ vào trường "Tới", điều này là bình thường khi email này được gửi cho đồng nghiệp hoặc bạn bè của bạn, nhưng khi gửi thư cho một nhóm của khách hàng, do đó bạn đang hiển thị cho mọi người địa chỉ của những người nhận khác, về cơ bản là tiết lộ cơ sở địa chỉ của bạn.
Tất cả những gì khách hàng của bạn cần làm là chuyển tiếp bức thư này cho đối thủ cạnh tranh và danh bạ của bạn sẽ ngay lập tức bị rò rỉ.
Thật kỳ lạ, nhưng nhiều người không hề ngu ngốc lại ngạc nhiên khi biết rằng nếu bạn cần gửi một lá thư cho nhiều người nhận để họ không biết về nhau thì sẽ có trường “Bcc” dành cho việc này.
Ví dụ: đối với mail.ru, nó sẽ trông như thế này:
Và một lần nữa ngắn gọn:chỉ ra các địa chỉ trong “đến” - mọi người đều có thể biết bạn đã gửi thư cho ai, được chỉ định trong “bản sao mù” - mọi người đều nghĩ rằng bức thư chỉ dành cho mình.
Và mỗi người nhận sẽ nhận được một lá thư trong đó trường “đến” sẽ có chỉ địa chỉ của anh ấy . Đối với các chương trình khác, nếu bạn không tìm được nơi để BCC, hãy nhờ người nào đó chỉ cho bạn. Một điểm nhỏ nữa, bạn phải chỉ định một địa chỉ trong trường “đến”, hầu hết các chương trình hoặc máy chủ thư sẽ không cho phép bạn gửi thư mà không có tham số này.
Và vì vậy, khi gửi các ưu đãi, tin tức cho một nhóm khách hàng của bạn - ở đây, việc sử dụng bản sao ẩn là rõ ràng, bạn phải ẩn cơ sở địa chỉ của mình. Một điểm thú vị về việc gửi thư cho đồng nghiệp của bạn, ở đây bạn nên hành động tùy theo tình huống, chẳng hạn như gửi thư với yêu cầu gửi đề xuất (ví dụ: để cải thiện dịch vụ khách hàng) và nếu mỗi đồng nghiệp thấy rằng khác mọi người đã nhận được cùng một lá thư, thì rất có thể họ sẽ không trả lời - sẽ dựa vào người khác, nghĩa là bạn cần phải sử dụng một bản sao ẩn. Ví dụ: nếu mệnh lệnh này được thực hiện, thì việc chỉ ra rằng sếp của đồng nghiệp của bạn sẽ đơn giản làm nên điều kỳ diệu và mệnh lệnh của bạn sẽ được thực hiện.
Một vấn đề riêng với các nhà cung cấp. Một mặt, việc nêu rõ tất cả người nhận trong bản sao sẽ cho nhà cung cấp thấy rằng bạn có quyền lựa chọn và họ sẽ đưa ra mức giá tốt cho bạn. Mặt khác, người quản lý đã nhận được thư của bạn, nhận thấy rằng nó không chỉ được gửi cho anh ta, rất có thể sẽ xử lý yêu cầu của bạn một cách “tuyệt vời”. Cá nhân tôi, theo ý kiến của tôi, tôi nghĩ rằng trong trường hợp nhà cung cấp, bạn cần sử dụng một bản sao ẩn, ít nhất là để bảo vệ bí mật thương mại, nhưng nhiều khả năng là có mối quan hệ tốt với người quản lý của nhà cung cấp.
Bạn có thể đọc một trường hợp gần đây về sai sót của chuyên gia, khi tất cả người nhận đều nhìn thấy những người nhận khác: Gửi tin nhắn cho mọi người trong cuộc trò chuyện này, có những người thực sự đáng kính ở đó - các giám đốc, nhưng vẫn có nhiều người nhận được thư rác phản hồi.
Vâng, như mọi khi, thảo luận trong phần bình luận đều được hoan nghênh.
