Managementul documentației de proiect. Gestionarea documentației de proiect folosind sistemul PartY PLUS. Arhiva electronica si hartie

CJSC Stroytransgaz (denumită în continuare STG) este una dintre companiile de construcții de top din Rusia, efectuând o gamă completă de lucrări în cadrul proiectelor de infrastructură în industria petrolului și gazelor. Activitățile cheie ale companiei sunt proiectarea, construcția, reconstrucția, repararea și întreținerea infrastructurii de petrol și gaze. Bilanțul CJSC Stroytransgaz include toate proiectele strategice de conducte din Rusia, în special: sistemul de gazoducte Power of Siberia; sistem de conducte de gaze „Coridorul de Sud”; sistem de transport al gazelor din zăcământul Bovanenkovskoye și multe altele.

Obiectivele proiectului:

gestionarea documentației de proiectare, tehnică și de lucru conform schemei Investitor (Client) – Antreprenor General – Subcontractant;
contabilizarea tipurilor de modificări, gruparea după notificări/permisiuni de modificare;
crearea unei arhive electronice de documentație tehnică;
conexiune cu o copie pe hârtie.

Gestionarea documentației de proiectare și de lucru

Principala sarcină de automatizare cu care s-au confruntat specialiștii STG la implementarea sistemului Appius-PLM UPSD a fost organizarea managementului documentației de proiectare și de lucru conform schemei Investitor (Client) - Antreprenor General - Subcontractant.

Schema de pregătire a proiectului:

Investitorul determină obiectele pe care dorește să le construiască, închiriază sau determină Clientul;
Clientul, la instrucțiunile Investitorului, proiectează instalația, elaborează documentația de proiectare, este supus examinărilor și, în cele din urmă, o transferă Antreprenorului General pentru construcție;
Antreprenorul general primește un proiect de construcție aprobat, încheie un acord cu Clientul, care definește termenii de construcție a instalației, indică lista documentației de lucru transferate, compoziția și obiectele construcției, bugetul;
Subcontractantul (pot fi unul sau mai mulți) încheie un acord cu Antreprenorul General pentru construirea oricărei părți a proiectului general și îl implementează în intervalul de timp convenit.

STG în această schemă joacă rolul de Antreprenor General. Lucrările în sistemul Appius-PLM UPSD se desfășoară în mai multe etape, descrise mai jos.

1. Crearea unui arbore de proiect de construcție

Clientul, în conformitate cu acordul semnat cu Antreprenorul General, transferă oficial acestuia din urmă originalele documentației de lucru aprobate cu o listă completă sau o declarație rezumativă a seturilor principale (denumite în continuare SVOC), o scrisoare de intenție și o factură.

La primirea documentației de lucru, operatorul Antreprenor General construiește un arbore de proiect în fereastra principală a programului din baza de date, unde unitatea de măsură este un set de documentație de lucru. Arborele se formează conform listei de truse primite de la Client, apoi kiturile sunt combinate în subobiecte, obiecte și șantiere.

Fig.1. Arborele proiectului

2. Încărcarea documentației în sistem

Operatorul Antreprenorului General scanează toată documentația primită, atribuie nume adecvate fișierelor și le încarcă în sistem. În plus, toate documentele care sunt notate în lista transmisă a documentației de reglementare și legate de construcție (GOST, SNiP-uri, estimări, facturi, scrisori oficiale, autorizații, aprobări etc.) sunt adăugate la program), totul este încărcat în proiect. arbore și, pentru comoditate, legat de fișa cu date generale. Ca rezultat, baza de date stochează informații complete despre fiecare set de documentație de lucru.

Fig.2. Schimbări kit și fișiere de foi

În paralel cu baza de documentație de lucru, se formează o bază de documentare de reglementare. Această structură pentru formarea unei arhive electronice a documentației de lucru va asigura pe viitor o căutare și sortare rapidă a desenelor și a documentelor de reglementare conform criteriilor specificate.

Fig.3. Baza de documentație de reglementare

Fig.4. Comunicarea setului RD cu documentația tehnică

3. Împărțirea proiectului de către subcontractanți

Arborele de proiect format la prima etapă este împărțit în subobiecte și părți separate pe tip de lucrare: geodezică, pregătitoare, terasamente, piloți, construcție puțuri etc. Mai mult, pentru a implementa fiecare tip de lucrare, Antreprenorul General atrage Subantreprenori specializați în anumite tipuri de activități și transferă fiecăruia acea parte a documentației de lucru care este necesară pentru construcție. În această etapă se încheie contracte de subcontractare care indică lista documentației ce urmează a fi transferată și se creează pachete de documentație de lucru pentru transfer. Operatorul generează bonuri de livrare în baza de date. Pentru o interacțiune promptă, tuturor Subcontractanților li se oferă acces la sistem folosind instrumente de conectare la distanță, infrastructură de rețea etc.

Contabilizarea modificărilor în documentația de lucru

În cazul construcției ideale, setul de documentații de lucru emise inițial de institutul de proiectare rămâne neschimbat pe tot parcursul ciclului de lucru, iar timpul de construcție nu se modifică din momentul începerii și până la finalizarea completă. În realitate, situația este radical diferită.

După primirea setului principal de documentație de lucru și crearea unui arbore de proiect pe parcursul întregului ciclu de viață al construcției oricărei facilități, Antreprenorul General primește modificări referitoare la diferite subsecțiuni. Astfel, dacă la începutul construcției există un set, atunci până la sfârșit poate suferi câteva zeci de modificări, care sunt, de asemenea, înregistrate în sistem. Orice modificare a documentației de lucru este aplicată setului principal și, în consecință, se formează un arbore de proiect actualizat în baza de date, ținând cont de cele mai recente ajustări. Acest proces include și Subcontractanții, care au acces la orice modificări ale sistemului, deoarece ulterior li se vor da originalele tuturor documentelor pe hârtie în conformitate cu acordurile de subcontract.

Principalele motive pentru modificări în documentația de lucru:

erori de proiectare;
cerințele organizației de exploatare;
înlocuirea echipamentelor etc.

La momentul transferului documentației de lucru de la Client către Antreprenorul General, contractul definește strict termenele limită pentru proiect, care sunt încălcate semnificativ atunci când apar modificări. Acest lucru se întâmplă din cauza procesului prelungit de clarificare a motivelor ajustărilor și de determinare a domeniilor de responsabilitate dintre Client, Antreprenorul General și Subantreprenori. În această etapă, Antreprenorul General se confruntă cu problema acută a monitorizării deplasării documentației: momentul primirii și transferului, când și ce tipuri de modificări au fost primite, stadiul procesării acestora etc. Operatorii trebuie să genereze diferite tipuri de rapoarte și statistici pentru a le furniza managementului. Principalele statistici din STG sunt determinate de SVOC, care afișează câte seturi de documente ar trebui să fie conform contractului, câte au fost primite de fapt și câte cu modificări.

Avand in vedere ca volumul de constructii in STG se ridica la zeci si sute de obiecte, cladiri si structuri rezidentiale, statii de compresoare, generarea rapoartelor se realizeaza constant in regim ciclic si este un proces de gestionare a documentatiei de lucru. Sistemul Appius-PLM UPSD vă permite să păstrați înregistrări precise ale termenelor limită, să compilați diverse rapoarte actualizate, statistici și să monitorizați oricând primirea și transmiterea documentației. Potrivit șefului departamentului de proiectare și documentare de estimare al CJSC Stroytransgaz, Serghei Valentinovich Belousko, acest proces nu este posibil fără un sistem.

Pentru a urmări rapid modificările din sistem, există și o secțiune „Structuri metalice”, unde este stocată documentația privind echipamentele care trebuie fabricate pentru construcție. Această secțiune este deschisă accesului producătorilor de acest tip de echipamente cu care Subantreprenorii încheie contracte de producție, dacă nu are legătură cu furnizarea Antreprenorului General. Acest punct se datorează faptului că în timpul fabricării diferitelor structuri metalice, pot apărea modificări ale acestui echipament: în configurație, prindere, grosime a metalului etc., și astfel încât producătorul să poată naviga rapid în conformitate cu cerințele modificate. Singurul dezavantaj în organizarea accesului la sistem în acest moment este disponibilitatea limitată a producătorilor de structuri metalice pe resursele de internet și adesea lipsa acestora de licențe 1C.

Orez. 5. Căutați kituri de cale de rulare marca KM

De asemenea, sediul de construcție trebuie să fie inclus în sistem - acestea sunt facilitățile în care are loc efectiv construcția. Astfel, la șantier puteți găsi, deschide și imprima oricând o copie scanată a celei mai recente versiuni a desenului solicitat. În același timp, sistemul stochează întotdeauna o versiune scanată a unei copii a documentației, unde Clientul pune ștampila „În producție de lucru”. Dacă unul dintre participanții la construcție intră în program și nu vede ștampila „Lucrări în curs”, ar trebui să ignore acest desen.

Datorită acestei organizări a documentației de lucru în sistem, se formează un istoric separat pentru fiecare set și pentru fiecare modificare, care afișează ce se întâmplă cu această documentație: numărul modificării, când a fost primită și când a fost transferată, cum multe modificări în total, un desen valabil sau anulat, returnarea desenelor. Întregul ciclu de viață al documentației de lucru se aplică tuturor participanților săi de la începutul proiectului până la finalizarea acestuia.

Revizuirea și aprobarea documentației

Revizuirea documentației de proiectare și de lucru este un proces separat de afaceri în care operatorul poate fi inițiatorul sau executantul acestuia. Dacă este inițiat un astfel de proces de afaceri, operatorul creează o sarcină în sistem, o trimite specialiștilor responsabili pentru orice domeniu specific și dă comanda „Lucrări”. Persoana responsabilă, în cele mai multe cazuri, acesta este șeful departamentului relevant, dă sarcina subordonaților săi și încep să studieze documentația. Toate comentariile, erorile și inexactitățile care sunt detectate sunt, de asemenea, introduse în sistem. În continuare, este generată automat o scrisoare către Client care indică toate deficiențele detectate.

Procesul de afaceri de revizuire este în esență un control de intrare al documentației de lucru. Constă în verificarea corectitudinii tuturor parametrilor din desenele de proiectare, a conformității materialelor furnizate cu disponibilitatea acestora de la producători și furnizori etc. Toate aceste date sunt foarte importante, deoarece procesul de proiectare și aprobare a documentației poate dura destul de mult, uneori câțiva ani, iar modelele de echipamente specificate pot fi întrerupte și înlocuite cu altele mai moderne, cu parametri diferiți; nu corespund situației actuale a pieței bunuri industriale etc.

Fig.6. Harta rutei BP pentru revizuirea documentelor

Funcția de control de intrare în STG este îndeplinită de divizia de pregătire a producției. Angajații responsabili studiază fișele de lucru primite de la Client în seturi de documentație de lucru pentru erori, întocmesc fișe pentru comandarea materialelor, verifică documentația de lucru

Îmbunătățiri

Contabilitatea documentatiei contractuale

Pentru confortul înregistrării documentației de lucru în STG, a fost creat un tabel rezumativ pentru înregistrarea tuturor contractelor și, împreună cu specialiștii companiei APPIUS, a fost dezvoltată în program o interfață complet nouă, permițându-vă să legați un set de RD-uri la un contract. . Anterior, firma avea doar contabilitate obiect cu obiect, întrucât acest tip de contabilitate este ținut de către Client împreună cu institutul de proiectare.

Fig.7. Tratate

Contabilizarea tipurilor de modificări - modificarea permisiunilor

După cum sa menționat mai sus, în timpul procesului de construcție există un număr mare de modificări ale documentației de lucru, iar Antreprenorul General trebuie să înțeleagă de ce perioada de construcție crește și din ce motive suportă costuri suplimentare.

Specialiștii STG și APPIUS s-au confruntat cu sarcina de a identifica tipurile cheie de erori pentru a înțelege principalele tipuri de modificări și a genera diverse rapoarte și statistici pe baza acestora. Institutul de proiectare formează modificări în documentația de lucru pe o anumită bază, care se numește notificare. Astfel, diferite tipuri de notificări pot fi sortate ulterior după următoarele criterii: „Eroarea clientului”, „Eroarea antreprenorului general”, „Eroarea subcontractantului”, „Eroarea organizației de exploatare” și construiți grafice și statistici.

Aceste tipuri de rapoarte arată absolut cine întârzie construcția și din ce motive într-o anumită perioadă de timp și cine ar trebui să fie responsabil pentru aceasta.

Fig.8. Jurnal de permisiuni

Arhiva electronica si hartie

În STG, sistemul Appius-PLM UPSD este utilizat în principal pentru a gestiona documentația de lucru ca o arhivă electronică actualizată. Arhivele de hârtie sunt în majoritatea cazurilor situate la locația clientului. Atunci când angajații folosesc originale într-o arhivă de hârtie, sistemul înregistrează informațiile lor de contact, data și motivul emiterii documentației. De asemenea, folosind funcția de căutare din program, puteți găsi cu ușurință locația reală a originalului, deoarece baza de date indică numărul de inventar și locația exactă de depozitare (raft, raft).

Fig.9. Loc de depozitare a probei de hârtie

Geografia și proiectul în cifre

STG intenționează să instaleze sistemul Appius-PLM UPSD în toate locațiile geografice în care se află proiectele de construcții ale companiei. În prezent, accesul la sistem este disponibil acelor angajați care au dreptul la acesta din cauza anumitor probleme birocratice de reglementare și celor care sunt implicați în procesul de producție. În prezent, ZAO Stroytransgaz angajează în mod constant aproximativ 60 de persoane în program, iar un total de 181 sunt conectați (inclusiv subantreprenori, specialiști la sediul de construcții etc.). Conexiunea se realizează indiferent de locul în care se află specialiştii din punct de vedere geografic sau dacă există utilizatori la distanţă. Pe măsură ce noi obiecte sunt adăugate în sistem, managementul STG implică noi angajați.

Fig. 10. Program de conectare a utilizatorului

În prezent, sistemul stochează date despre următoarele proiecte de construcție:

Dezvoltarea microdistrictului Chayandinskoye – aproximativ 5.000 de seturi de bază;
Conducta principală de gaze „Puterea Siberiei” – aproximativ 4000 de seturi;
Stație de compresoare de amplificare la câmpul de condens de petrol și gaze Zapolyarny – aproximativ 300 de seturi.

Având în vedere că în medie un set suferă 3 modificări, numărul total de seturi din sistem este de aproximativ 28.000 de seturi. Aceasta este o sumă semnificativă pentru o organizație atât de tânără precum STG.

Beneficii din implementare

Documentația de lucru actualizată pentru cea mai recentă modificare este disponibilă pe șantierele de construcții
Optimizarea procesului de livrare a documentației
Reducerea costurilor de timp în primirea/transferul documentației
Generarea promptă a rapoartelor pe tipuri de modificări

Planuri de viitor

Arhiva documentației executive

Finalizarea logică a construcției este formarea documentației as-built. Toate desenele cu ștampila „Pentru lucrări în curs” în lucrarea originală sunt în cele din urmă amplasate la sediul construcției, iar la finalizarea construcției, sunt ștampilate „Finalizate conform proiectului”, iar toată documentația este depusă în volume de câte- documentație construită.

Acum în STG, lucrările în sistem se termină când construcția unității este finalizată. În baza de date este indicat printr-un simbol special „Obiect construit”, iar operatorul își schimbă starea în starea „Construit”. În prezent, documentația executivă este transmisă doar parțial pe cale electronică.

Investitorul pentru ZAO Stroytransgaz, societatea-mamă Gazprom, a făcut ca o cerință obligatorie în contractele sale să furnizeze documentația executivă în formă electronică. Astfel, STG se confruntă cu sarcina de a genera transferul documentației as-built integral în formă electronică împreună cu sistemul informațional și ulterior transferarea acesteia către organizația de exploatare pentru utilizare ca arhivă. Un astfel de sistem informatic cuprinzător va fi pe deplin dezvoltat în conformitate cu reglementările tehnice ale STO Gazprom, GOST, SNiP-uri și alte documente de reglementare, specificațiile tehnice necesare și, de asemenea, va îndeplini pe deplin cerințele Sistemului de management al calității. Vă va permite să sortați rapid datele, să generați orice raport sau statistici privind documentația, să găsiți copii scanate ale acestor documente în formă electronică etc. Toate acestea vor oferi organizației de exploatare, în timpul reconstrucției ulterioare sau în caz de urgență, o căutare promptă pentru orice desen sau orice înregistrare specifică în jurnalul de construcție și vor ajuta la identificarea datelor de încredere.

Arhiva de obiecte construite

După finalizarea 100% a construcției, STG intenționează să formeze o bază de date separată de stocare pe termen lung pentru obiectele finite, care va conține separat toate informațiile numai despre obiectele construite și, pentru comoditatea căutării, nu va fi legată de documentația principală de lucru. baza de date.

Supravegherea autorului

Pentru participarea operațională a institutului de proiectare care creează proiectul, în procesul de revizuire a documentației și la efectuarea modificărilor și ajustărilor documentației de lucru ca planuri pentru viitor, STG are în vedere posibilitatea de a adăuga în sistem funcția de supraveghere a autorului.

Această funcționalitate va fi de interes și pentru institutele de proiectare. În prezent, dezvoltatorii Appius perfecționează în mod constant sistemul în conformitate cu structura de lucru a unui anumit institut de proiectare, pe baza specificațiilor tehnice și a sarcinilor de proiectare și împărțirea sa ulterioară în mărcile corespunzătoare de desene și departamentele corespunzătoare. În astfel de cazuri, Appius-PLM UPSD funcționează în conformitate cu procedurile de operare ale unui anumit institut de proiectare, reglementările acestuia și structura stabilită pentru gestionarea fluxului de documente tehnice.

Biroul de proiect

Odată cu dezvoltarea în viitor a unor astfel de organizații, cum ar fi un birou de proiectare, care, în cadrul aceleiași întreprinderi sau holding, sunt clienți de proiectare, proiectează, realizează în mod independent construcția și comandă obiecte finite, sistemul Appius-PLM UPSD va deveni o resursă de informații indispensabilă. pentru ei.

TIPURI DE FIRME DE PROIECTARE Lucrările de proiectare se desfăşoară în următoarea secvenţă: ?

selectarea proiectanților și încheierea contractelor pe baza rezultatelor concursului; ?

planificarea lucrărilor și serviciilor de proiectare și deviz; ?

proiectarea efectivă și aprobarea documentației de proiectare și deviz.

Formele organizatorice ale firmelor de design sunt foarte diverse și pot

se reduce la următoarele tipuri (pentru mai multe detalii, vezi capitolul 6): ?

firme de proiectare și construcții care desfășoară întreaga gamă de lucrări privind proiectarea, achiziția, construcția și punerea în funcțiune a instalațiilor; ?

institute de proiectare care efectuează întreaga gamă de lucrări de proiectare a obiectelor, inclusiv toate tipurile de sarcini de inginerie și arhitectură și, adesea, sarcini de planificare a zonelor de dezvoltare. De obicei, astfel de institute sunt specializate în funcție de industrie; ?

institute de proiectare specializate pe o bază tehnologică (funcțională). Astfel de institute se pot specializa, de exemplu, în proiectarea fundațiilor, a structurilor metalice sau din beton armat, a unor tipuri speciale de echipamente etc.; ?

centre de calcul (firme) specializate în întocmirea documentației de proiect pe suport informatic - deviz, desene, grafice; ?

firme de consultanta (consultanta) care ofera o gama foarte larga de servicii - studii de fezabilitate economica, calcule costuri proiecte, informatii, consultatii pe probleme speciale. Astfel de companii pot fi împărțite în 3 tipuri:

specializata in faza initiala (pre-investitie) a proiectului;

furnizarea de servicii cu mai multe fațete clienților care au nevoie de asistență în probleme complexe de inginerie specială;

dezvoltarea organizării și tehnologiei producției de construcții. Acest tip structural foarte comun de proiectare în Occident

firmele nu au găsit încă o distribuție largă în Rusia (cu excepția celui de-al treilea tip - sub forma așa-numitului Orgtekhstroy).

În plus față de cele de mai sus, clientul trebuie adesea să ajungă la un acord cu licențiatorul - o persoană juridică sau fizică care are dreptul exclusiv de utilizare industrială a tehnologiei (proces, design, material) care urmează să fie utilizată în proiect.

SELECTAREA COMPANIILOR DE PROIECTARE Există trei abordări ale selectării firmelor de proiectare de către client:

și furnizarea de servicii profesionale după cum este necesar. În acest caz, clientul folosește serviciile unei firme de proiectare pe baza unui acord special fără concurență;

negocieri închise. Dacă firma de proiectare efectuează deja lucrări pentru client, atunci, în acest caz, acesta îi cere să pregătească propuneri pentru un nou proiect (sau subproiect), efectuează o examinare a acestor propuneri și încheie un acord suplimentar la contract - și fără concurs. ; organizarea unui concurs. În acest caz, sunt posibile următoarele tipuri de acorduri comerciale între client și antreprenor:

^ plata pe baza costurilor reale;

plata cu o limita superioara de pret; pret fix.

SARCINI ALE COMPANIILOR DE PROIECTARE Responsabilitățile funcționale ale firmelor de proiectare pot fi împărțite în 2 părți:

l. 1 standard, care include: proiect preliminar P5; și design detaliat; ? elaborarea estimărilor; ?

B. Suplimentare, inclusiv: ?

pregătirea pentru licitații și asistență în desfășurarea acestora; ?

analiza designului; ?

elaborarea justificărilor de investiții și a studiilor de fezabilitate; ?

participarea la managementul proiectelor; ?

pregatirea finantarii.

Funcțiile Grupului B sunt încă atipice pentru practica rusă, dar tocmai în ele se vede perspectiva consolidării poziției financiare și dezvoltării institutelor de proiectare existente.

Următoarea etapă în organizarea lucrărilor de proiectare și sondaj este planificarea acestora. Acest plan, ca și alte tipuri de planuri, este un document dinamic care necesită numeroase revizuiri și perfecționări de-a lungul ciclului de viață al proiectului. Planul trebuie să conţină: ?

o descriere generală a lucrărilor care urmează să fie efectuate, cu indicarea obligatorie a procedurii de interacțiune cu alți participanți la proiect. Această descriere este întocmită sub forma unui grafic; ?

procedura și frecvența de monitorizare a progresului lucrărilor de proiectare și sondaj; ?

cerințe pentru planurile firmelor subcontractante care lucrează la documentația de proiectare și deviz.

Mai multe despre subiectul 10.2. GESTIUNEA DEZVOLTĂRII DOCUMENTAȚIEI DE PROIECTARE ȘI DEVIZ:

ANEXA 15-1 METODE DE EVALUARE A COSTULUI DE CONSTRUCȚIE ȘI PROCEDURA DE DEZVOLTARE A DOCUMENTAȚIEI DE DEVIZ ÎN PRACTICA RUSĂ DE GESTIUNE A PROIECTELOR DE INVESTIȚII ȘI DE CONSTRUCȚII

Sistem Appius-PLM – gestionarea documentației de proiectare și deviz. O abordare integrată a gestionării proiectelor și a documentației tehnice bazate pe tehnologii PLM.

Sistemul „Appius-PLM Management of Design and Estimate Documentation” este o configurație originală dezvoltată pe platforma 1C:Enterprise 8.3 în modul thin client.

Sistemul este conceput pentru a automatiza procesul de gestionare a datelor de proiectare asociat cu dezvoltarea, aprobarea, stocarea și preluarea documentației tehnice în institutele de proiectare, clienți și antreprenori de construcții.

Ce probleme rezolvă Appius-PLM?

Partea centrală a sistemului este fereastra Explorer. Această fereastră se concentrează pe gestionarea structurii proiectului (obiecte de construcție), seturi de documente și modificările acestora, fișiere, proprietăți, drepturi de acces etc.

Sistemul are o căutare personalizabilă cu mai multe criterii pentru documentație și proiecte de construcție folosind un șablon. Puteți găsi ușor și rapid orice document, puteți obține informații despre versiunea sa actuală, cui a fost transferat documentul etc.

Sistemul oferă integrare bidirecțională cu AutoCAD - căutarea, deschiderea, salvarea desenelor, generarea specificațiilor locale în desen și importarea lor ulterioară în sistem pentru generare și comunicare cu estimări.

Pentru comoditatea procedurilor contabile și pentru a efectua modificări ale documentației, în sistem a fost creat un document „Permisiunea de a face modificări”, care vă permite să indicați conținutul modificărilor pentru foi, numerele și motivele acestora. O formă tipărită a documentului a fost implementată în conformitate cu GOST 21.101-97 în MS Word.

Sistemul vă permite să automatizați procesul de afaceri de revizuire și aprobare a documentației. Documentația pentru revizuire este trimisă în conformitate cu rolul de participare la proces: „Curator”, „Revizor”, „Manager”. O listă de persoane care aprobă și informate, un curator și un manager pot fi specificate automat pe baza șablonului de aprobare.

Sistemul are o interfață specializată „Managementul proiectelor”, care vă permite să dezvoltați programe de lucru bazate pe compoziția proiectului, să distribuiți resursele pe etape, să monitorizați starea procesului de implementare și să analizați domeniul de activitate.

Proiectul este vizualizat atât în modul structura proiectului, cât și sub forma unei diagrame Gantt.

În fereastra de gestionare a structurii, este posibil să se creeze un set de specificații pentru materiale și echipamente, declarații de cantități, pe baza datelor ale căror documente de deviz vor fi generate.

Crearea unei baze de date unificate de documentație și păstrarea acesteia la zi vă permite să găsiți seturi de documente în orice moment, să obțineți cea mai recentă versiune a fișierelor și, de asemenea, să aflați istoricul mișcării documentației, în ce stare și în ce stadiu de dezvoltare /aprobare este.

Management de proiect

Control și schimb eficient de informații:

Intocmirea programului de lucru.
Diagrama Gantt.
Monitorizarea finalizării sarcinii.
Gestionarea încărcării interpreților.

Managementul sarcinilor

Schimb rapid și eficient de informații:

Automatizarea proceselor de deplasare a documentelor.
Cooperare.
Responsabilitate colectivă.
Optimizarea interactiunii intre toti participantii la proiect.

Beneficiile APPIUS-PLM

Managementul structurii proiectului – clasificare pe obiecte de construcție.
Managementul procesului de pregătire a documentației (program de lucru, control sarcini, aprobare).
Respectarea cerințelor GOST 21.1101-2013.
Integrare bidirecțională cu Autodesk AutoCAD - căutați, deschideți, salvați desene, sincronizați proprietățile desenului și parametrii documentului Appius-PLM etc.
Gestionarea documentației de proiectare, lucru și deviz (PD, RD, SD).
Managementul documentatiei normative si tehnologice (NTD).
Gestionarea documentației de proiectare de lucru (WDC).
Gestionarea autorizațiilor și a documentației executive.
Căutare multicriterială pentru proiecte/documente după atributele lor, construcția de mostre publice și personale.
Gestionarea stărilor/stărilor documentelor.
O relație asociativă (dependență) între documentele plasate în sistem.
Formarea mai multor clasificatoare de proiecte/obiecte/documente.
Generarea automată a desemnării proiectului/obiectului/documentului cu verificarea unicității acestora.
Gestionarea diferitelor versiuni de documente, acordarea permisiunii de a face modificări.
Înregistrarea circulației documentației cu formarea documentelor însoțitoare.
Automatizarea arhivelor de hârtie (indicarea locațiilor de stocare, coduri de bare, emitere către utilizatori etc.).
Formarea de declarații de cantități de lucru, specificații de materiale și echipamente pentru secțiuni individuale și pentru întregul proiect.
Lucrul cu o listă restrictivă de echipamente, materiale, produse standard și alte produse etc.
Încărcarea fișierelor după proiect/obiect/document.
Diferențierea pe rol și pe obiect a drepturilor de acces la elementele sistemului, utilizarea semnăturilor digitale.
Menținerea unui jurnal al acțiunilor utilizatorului.
Acces de la distanță prin client web.

Lucrările de proiectare se desfășoară în următoarea secvență: selecția proiectanților și încheierea contractelor pe baza rezultatelor competiției; planificarea lucrărilor și serviciilor de proiectare și deviz; proiectarea efectivă și aprobarea documentației de proiectare și deviz.

Formele organizatorice ale firmelor de proiectare sunt foarte diverse și pot fi reduse la următoarele tipuri: firme de proiectare și construcții care desfășoară întreaga gamă de lucrări privind proiectarea, achiziția, construcția și punerea în funcțiune a instalațiilor; institute de proiectare care efectuează întreaga gamă de lucrări de proiectare a obiectelor, inclusiv toate tipurile de sarcini de inginerie și arhitectură și sarcini de planificare a zonelor de dezvoltare. De obicei, astfel de institute sunt specializate în funcție de industrie; institute de proiectare specializate pe bază tehnologică. Astfel de institute pot fi împărțite în trei tipuri: cele specializate în faza inițială a proiectului; furnizarea de servicii cu mai multe fațete clienților care au nevoie de asistență în probleme de inginerie complexe și speciale; dezvoltarea organizării și tehnologiei producției de construcții.

Clientul trebuie să ajungă la un acord cu licențiatorul - o entitate juridică sau persoană fizică care are dreptul exclusiv de utilizare industrială a tehnologiei care este planificată a fi utilizată în proiect.

Selectarea firmelor de design. Există trei abordări ale modului în care clienții selectează firmele de design: Furnizarea de servicii profesionale după cum este necesar. În acest caz, clientul recurge la serviciile unei firme de proiectare în baza unui acord special fără concurență; negocieri închise. Dacă firma de proiectare efectuează deja lucrări pentru client, atunci este instruită să pregătească propuneri pentru un nou proiect, să efectueze o examinare a acestor propuneri și să încheie un acord suplimentar la contract; organizarea unui concurs. În acest caz, sunt posibile următoarele tipuri de acorduri comerciale între client și antreprenor: plata pe baza costurilor reale; plata cu o limita superioara de pret; pret fix.

Responsabilitățile funcționale ale firmelor de proiectare sunt împărțite în două părți: tipice, care includ: proiectarea preliminară; design detaliat; elaborarea estimărilor; supravegherea proiectantului; suplimentare, inclusiv: pregătirea pentru licitații și asistență în desfășurarea acestora; analiza designului; elaborarea justificărilor de investiții și a studiilor de fezabilitate; participarea la managementul proiectelor; pregatirea finantarii, functii de grup. Următoarea etapă în organizarea lucrărilor de proiectare și sondaj este planificarea acestora. Acest plan este un document dinamic care necesită numeroase revizuiri și perfecționări de-a lungul ciclului de viață al proiectului. Planul trebuie să conțină: o descriere generală a lucrării care urmează a fi efectuată, cu indicarea obligatorie a procedurii de interacțiune cu alți participanți la proiect. Această descriere este întocmită sub forma unui grafic; procedura și frecvența de monitorizare a progresului lucrărilor de proiectare și sondaj; cerințe pentru planurile firmelor subcontractante care lucrează la documentația de proiectare și deviz.

Pe parcursul ciclului de viață al unui proiect tipic, un manager de proiect poate crea până la cincizeci de tipuri diferite de documente pentru a facilita planificarea, urmărirea și raportarea proiectului. Documentele variază de la studii de fezabilitate, planuri de resurse, planuri financiare și de proiect până la contracte cu furnizorii, revizuiri ale performanței sistemului, formulare de solicitare de modificare și rapoarte de stare a proiectului.

Modul în care un manager de proiect gestionează documentația proiectului poate fi o cauză directă a succesului proiectului sau un obstacol care degradează sănătatea proiectului și îl face să nu își îndeplinească termenul, bugetul și domeniul de aplicare.

Acest articol descrie o strategie eficientă de gestionare a documentelor pentru managerii de proiect și impactul ei practic asupra îmbunătățirii înțelegerii stării proiectului, astfel încât să puteți răspunde mai bine la schimbările inevitabile care apar în munca de zi cu zi.

Rolul documentației de proiect

Principala sarcină a unui manager de proiect este să gestioneze surpriza. Conceptul de planificare, prin natura sa, este conceput pentru a reduce și gestiona surpriza. Majoritatea managerilor de proiect ar fi de acord că documentația de proiect, ca parte a procesului de planificare, joacă un rol central în dezvoltarea strategică a planului final și în comunicarea eficientă a progresului proiectului și a schimbărilor de status către toate părțile interesate. Mai mult, metoda prin care este gestionată documentația de proiect determină eficacitatea răspunsului managerului de proiect la neașteptat.

Înainte de a discuta despre managementul documentației de proiect, să definim „documentația de proiect” și cum se încadrează aceasta în fluxul de lucru tipic de management de proiect al unei organizații. Un document de proiect este un document complet (autonom) care detaliază activitățile specifice ale unei organizații în inițierea, planificarea, executarea și finalizarea proiectelor. Tipurile de documente de proiect pe care le alegeți, formatul în care sunt create și metoda prin care sunt organizate sunt în esență cele care diferențiază organizația dvs. de livrare a proiectelor. Managerii de proiect cu experiență au devenit adepți în crearea de șabloane pentru documentele de proiect. Reutilizarea planurilor de proiect de succes, a documentelor de business complexe, a contractelor standard, a fișelor de specificații detaliate și a rapoartelor de stare a proiectului sunt necesare pentru a compensa în mod eficient documentația imposibil de gestionat a managerului de proiect, care îl împiedică să se concentreze asupra competențelor sale de bază de gestionare a proiectului și a părților interesate. Cu toate acestea, un șablon de proiect este la fel de bun ca și managerul individual care îl folosește. Ceea ce separă managerii de proiect excelenți de managerii de proiect buni este capacitatea lor de a-și reduce rolul administrativ în crearea documentelor de proiect, maximizând în același timp rolul strategic în gestionarea oamenilor care livrează un proiect de succes. Pentru a realiza acest lucru, managerii de proiect trebuie să urmeze câteva reguli de bază în elaborarea documentelor master de proiect care descriu toate fazele ciclului de viață al proiectului.

Deși managementul documentelor de proiect poate varia de la organizație la organizație, managerii de proiect buni vor dezvolta o serie de documente de bază ale proiectului pentru a menține standarde ridicate de livrare a proiectelor. Standardizarea documentației poate fi observată de obicei în următoarele faze ale proiectului:

Descrierea sau conceptul proiectului:În această fază se creează baza cartei proiectului. Definirea statutului și a detaliilor din jurul obiectivelor proiectului este cheia pentru asigurarea succesului proiectului.
Planificarea proiectului:În această fază, managementul proiectului planifică pentru neașteptat. Documentele care descriu planul proiectului, alocarea resurselor, acordurile cu clienții și managementul riscului conțin detaliile strategice ale proiectului.
Executarea proiectului:În această fază, monitorizarea și reacția sunt esențiale. Documentele de proiect oferă date reale și actualizări ale planului de proiect. Urmărirea costurilor, timpului, lucrărilor efectuate și problemelor întâlnite sunt documentate în această fază.
Închiderea proiectului:În această fază, documentele subliniază problemele restante și/sau livrabile, o prezentare generală a rezultatului proiectului și cele mai bune practici pe care managementul de proiect le va aplica în continuare.

Aceste faze ale proiectului sunt indicatori ai tipurilor de documente care joacă un rol important pe parcursul ciclului de viață al proiectului. Următoarele secțiuni vor descrie obstacolele create de o strategie slabă de gestionare a înregistrărilor și modul în care aceste probleme pot fi rezolvate cu strategia corectă.

Confuzie în documente

„Șobolan de papetărie!” "Birocrat!" - acestea sunt ultimele cuvinte cu care managerul de proiect ar dori să fie notat. Managerii de proiect inepți pot cădea cu ușurință în capcana creării de grămezi de documente, ceea ce le poate toci judecata și poate duce la un eșec inevitabil al proiectului. Dacă documentația proiectului este prost gestionată, poate ascunde cu ușurință starea reală a proiectului, poate crea confuzie și poate frustra pe cei care au nevoie de răspunsuri, precum și pe cei care au nevoie ca proiectul să fie livrat. Utilizarea necorespunzătoare a documentației de proiect poate minimiza importanța strategică pe care managerul de proiect o are pentru rezultatul proiectului. Din acest motiv, identificarea problemelor în documentația de proiect este la fel de importantă ca și utilizarea eficientă a documentelor de proiect.

Motivele acestei dificultăți se află în metoda convențională pe care o folosesc multe organizații pentru a gestiona documentația de proiect. Multe organizații nu au o strategie de documentare care să asigure integrarea informațiilor și fluxul documentelor de proiect între părțile interesate de proiect. Ca urmare, managementul defectuos al documentației de proiect produce următoarele simptome:

Lipsa de claritate: Managerii de proiect și părțile interesate au o înțelegere neclară a stării proiectului și a tuturor activităților implicate. Documentele de proiect sunt considerate informații separate, între care nu există schimb de informații. Aceste documente conduc la un exces de informații care oferă o lipsă de claritate.
Securitate slabă: Securitate slabă înseamnă că nu există reguli de afaceri sau fluxuri de lucru pentru manipularea documentelor importante. Acest lucru poate duce la ca informațiile importante ale proiectului să ajungă în mâini greșite, înfrângând complet obiectivele proiectului.
Pierdere de date: Mulți manageri de proiect nu au procese sau capacitatea de a stoca toată documentația de proiect într-un singur depozit. Informațiile din aceste documente se pot pierde, deveni dificil de accesat și pot duce la o lipsă de integritate a datelor, ceea ce poate duce la raportarea incorectă a luării deciziilor.
Cooperare limitată: Documentele de proiect (cum ar fi foile de calcul) sunt adesea gestionate ca date nestructurate stocate în e-mailuri, desktopuri și formate de hârtie. În cea mai mare parte, documentele de proiect nu pot fi distribuite cu ușurință între părțile interesate de proiect care ar putea avea nevoie să acceseze informații din mai multe locații.

Identificarea problemelor de gestionare a documentelor este primul pas important pentru eliminarea aglomerației de documente din proiectele dvs. Următorul pas este implementarea celor mai bune practici dezvoltate de experții în managementul proiectelor a căror sarcină este să eficientizeze managementul documentelor.

Utopia documentării

Într-o lume ideală, managerii de proiect ar fi capabili să surprindă cele mai mici detalii în documentele lor de proiect și să poată extrage cele mai importante informații atunci când este necesar. Înainte de a implementa o strategie de management al documentelor, managerii de proiect trebuie să intre în rolul pe care îl joacă de „lucrători ai cunoașterii”. Ce este un lucrător al cunoașterii?

„Fiecare lucrător în cunoștințe dintr-o organizație modernă este un performer dacă, în virtutea funcției sau a cunoștințelor sale, este responsabil pentru contribuții care afectează material capacitatea organizației de a efectua munca și de a produce rezultate.” Peter Drucker în The Effective Executive (1966).

Înțelegând că succesul proiectului este indisolubil legat de capacitatea managerului de proiect de a extrage cele mai relevante informații din documentele de proiect create pentru a lua decizii în cunoștință de cauză, managementul documentelor nu mai joacă un rol de sprijin în munca de zi cu zi a managerului de proiect.

Având în vedere acest lucru, experții în strategiile de management al conținutului întreprinderii și managementul documentelor aplică cele mai bune practici în stocarea, gestionarea și urmărirea documentelor și rapoartelor pentru a permite organizațiilor să dezvolte „lucrători ai cunoștințelor” care sunt în centrul operațiunilor organizațiilor lor.

Mai jos sunt câteva elemente ale celor mai bune practici găsite în lumea managementului documentelor pe care managerii de proiect le pot implementa:

Colectarea documentelor: Abilitatea de a stoca eficient documente electronice și hârtie de diferite formate într-un depozit central. Colectarea documentelor nu se referă doar la stocarea informațiilor într-o manieră organizată, ci și la capacitatea de a extrage cu ușurință informații semnificative din documente și din date istorice de arhivă.
Controlul versiunii: capacitatea de a oferi opțiuni de check-in și check-out și de a oferi diferite niveluri de securitate, cum ar fi accesul de citire și scriere, pentru a asigura integritatea datelor conținute în documentele stocate.
Procese tehnologice: capacitatea de a crea și aplica fluxuri de lucru personalizate care se aliniază cu procesele de afaceri ale organizației dvs. și fluxul de lucru aprobat.
Raportare și analiză: Abilitatea de a partaja informații între documente, precum și de a rezuma datele din mai multe documente pentru raportare și analiză pentru a oferi o mai bună înțelegere (claritate) în cadrul organizației dvs.
Cooperare: capacitatea de a distribui documente părților interesate adecvate, precum și de a limita accesul la documente persoanelor care nu ar trebui să aibă acces la acestea.

Aceste bune practici sunt și mai importante pentru managerul de proiect, a cărui zi de lucru tipică se învârte în jurul documentelor de proiect create pentru a genera valoarea adăugată care vine din finalizarea cu succes a unui proiect prin intermediul acestora.