Software standard de management de birou

Responsabilitatea pentru păstrarea evidenței revine de obicei secretarului. Această poziție nu necesită educație specială, iar solicitanții cu experiență minimă de muncă sunt adesea acceptați pentru aceasta. Dar gestionarea documentelor este o chestiune responsabilă și importantă funcționarea cu succes a unei întreprinderi depinde în mare măsură de acuratețea și corectitudinea acesteia.

Munca de birou poate fi:

• general - referitoare la principalele activități ale companiei,
• personal - pentru documentația privind personalul, întreținută de departamentul de personal,
• secret - găsit în unele agenții guvernamentale și are standarde de conduită,
• electronic - atunci când o parte din informație este transmisă în format digital.

Nu este dificil să stăpânești pe cont propriu elementele de bază ale muncii de birou. Este mai bine să începeți cu cel mai important și fundamental document - lista de cazuri.

Nomenclatorul cazurilor

Acesta este un document cu o listă a tuturor „de făcut” din organizație. În acest caz, „afacere” înseamnă o colecție de documente de afaceri de același tip sau obiectiv.

Nomenclatura este un sistem care vă permite să analizați activitățile documentare ale unei întreprinderi. Pentru al compila, trebuie să determinați o listă cu toate tipurile de documente disponibile. Apoi, combinați-le în funcție de instrucțiuni Fiecărui tip i se atribuie un număr - un cod poate consta din mai multe numere sau litere, de exemplu, numărul, anul sau chiar luna publicării, dacă volumul documentelor este semnificativ.

De exemplu: 01/BU/2017, unde 01 este numărul secvenţial, BU este contabilitate, 2017 este anul. Sunt indicate și perioada de păstrare și locul în arhivă în care va fi depus dosarul acolo. Nomenclatorul poate fi aprobat pentru o anumită perioadă - pentru un an, 3 ani sau 5 ani, dacă nu se preconizează modificări. Înainte de aprobare, conținutul nomenclatorului trebuie verificat de șefii de departamente, în măsura în care se referă la activitatea lor.

O nomenclatură este compilată în scopul arhivării convenabile a lucrărilor, precum și pentru introducerea cazurilor în sistem. Ajută la conturarea pe scurt a elementelor de bază ale muncii de birou și reflectă principalele tipuri de documente de afaceri, ținând cont de caracteristicile întreprinderii. De obicei este întocmit sub forma unui tabel - denumirea cazului, codul (numărul), locul în arhivă, perioada de stocare. Este mai bine să grupați cazurile după tipul și departamentul publicării lor.

Tipuri de documente într-o organizație

Numărul de cazuri și tipurile de documente este direct legat de specificul activităților companiei. Adesea, fluxul de documente este împărțit în blocuri, care sunt efectuate de specialiști în domeniile de lucru. Dar există o listă tipică pentru orice companie, fie ea comercială sau de stat:

Incoming - tot ce intra in organizatie din exterior - tot ce a venit prin posta, cu curieri, livrat personal de reprezentantii altor organizatii.

Outgoing - trimis de la organizație - totul se adresează altor persoane juridice, precum și persoanelor fizice (răspunsuri, scrisori, decizii).

Intern - nu dincolo de limitele organizației, reglementând activitatea întreprinderii (comenzi, instrucțiuni, reglementări, reglementări etc.).

De regulă, pentru fiecare tip se ține un jurnal de înregistrare separat, în care se înregistrează numărul de serie, data, numele, de unde provine documentul sau unde a fost trimis și numele persoanei responsabile.

Dacă documentele înmânate angajaților sunt înregistrate în jurnal, se lasă un câmp pentru semnare la primire. De asemenea, se poate face notă în jurnalul în care dosar, conform nomenclatorului, se depune un exemplar pentru păstrare.

De asemenea, organizația poate păstra jurnalele călătoriilor interne de afaceri, înregistrările cheilor returnate, ora sosirii la locul de muncă și chiar apelurile telefonice. Uneori, numărul de registre duce la înființarea unui jurnal de registre. Totul depinde de nevoile și practica curentă la întreprindere.

Magazinele trebuie numerotate, cusate și sigilate, acest lucru se face pentru a elimina posibilitatea înlocuirii unei foi.

Păstrarea înregistrărilor este baza muncii de birou și a fluxului de documente. Numărul de jurnale și fișiere depinde de nevoile companiei și de dorința de a înregistra toate lucrările disponibile.

Reglementări privind fluxul documentelor

După elaborarea unui nomenclator de cazuri și a unei liste de reviste necesare, este rezonabil să se întocmească un Regulament privind fluxul de documente al organizației. Acesta este un regulament care explică regulile de întocmire, transmitere, arhivare a tuturor lucrărilor existente. Acesta descrie procedura pentru fiecare flux de documentație și stabilește termenul limită pentru transferul acestuia de la un departament la altul.

Exemplu de regulamente

Prevederea va ajuta la evitarea confuziei, schimbarea responsabilității și pierderea documentelor de afaceri importante. Pentru fiecare flux, este prescrisă o rută - de exemplu: publicare, aprobare, înregistrare, trimitere către destinatar, depunere într-o arhivă.

Sigilii și ștampile

Adesea, noii veniți, și nu numai ei, nu își pot da seama în ce cazuri este nevoie de sigiliul unei organizații și în ce cazuri nu. Răspunsul este foarte simplu: formularele de ieșire sunt certificate cu sigiliu, deoarece prezența unui sigiliu atestă originea scrisorii. Hârtiile interne nu necesită imprimare, deoarece Semnătura conducerii în acest caz este destul de suficientă.

Documentele primite, după înregistrarea lor, sunt transferate managerului pentru luarea unei decizii și numirea unui responsabil cu executarea sau răspunsul. De asemenea, nu au nevoie de ștampilă. Sigiliul și ștampila nu trebuie confundate. Ștampilele pot fi foarte diferite, de la „Numărul primit...” la „Copiarea este corectă” și nu au forță legală. Acesta este doar un instrument auxiliar pentru munca secretarului.

Descrierea pachetului software „Office Management 3.0”,v.3.2

Pachetul software „Office Management 3.0” este conceput pentru a automatiza procesele standard de lucru de birou la o întreprindere în conformitate cu GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Cerințe pentru pregătirea documentelor", precum și GOST R 51141-98 „Gestionarea biroului și arhivarea”.

Programul folosește termeni și definiții conform GOST R51141-98.

Programul rulează pe platforma modernă MS SQL Server 2005 Express Edition și folosește la maximum performanța și scalabilitatea acestuia, implementând astfel de indicatori cheie de performanță precum performanța ridicată și flexibilitatea personalizării pentru a se potrivi specificului întreprinderii.

Tehnologia de dezvoltare pe care am ales-o ne permite să evităm costurile suplimentare pentru achiziționarea de licențe și actualizarea computerelor. PC-ul pe care îl aveți este suficient, de exemplu, cu un procesor Pentium 800 și 256 MB de RAM. Toate procesele de lucru de birou pot fi organizate atât pe o rețea locală, cât și pe computerul unui funcționar.

Complexul este proiectat folosind o interfață intuitivă și nu necesită pregătire specială pentru angajați. Pe baza experienței noastre, un utilizator de PC obișnuit, fără experiență, învață să lucreze independent cu programul în aproximativ 1 oră.

Alături de funcția principală de evidență, programul oferă oportunități ample de organizare a muncii colective pentru a îndeplini instrucțiunile și ordinele de la conducere și îmbunătățirea disciplinei performanței.

Astfel, de la o simplă muncă de birou se poate trece la nivelul de formare și trimitere automată a instrucțiunilor către executanți și se asigură controlul executării acestora. Componentele aplicației " Șabloane și STP

Pachetul software „Office Management 3.0” este conceput pentru a organiza munca executanților cu formulare de documente uniforme aprobate în organizație, precum și pentru a utiliza în activități practice standardele de întreprindere (STP) care determină procedura de organizare și desfășurare a proceselor de producție și management. . Alături de grefier, programul poate fi utilizat cu succes de către asistenți și directori adjuncți, angajați ai biroului generalului. director și secretariat. Componentă suplimentară „Secretar referent”

vă permite să organizați întâlniri, programul directorului, să organizați controlul asupra implementării activităților de întâlnire, să înregistrați sarcinile curente ale secretarului etc.

Toate notificările către Contractori sunt generate în programul Office Work 3.0 și duplicate folosind sistemele de e-mail ale organizației. Dacă Antreprenorul nu are instalată aplicația Office Work 3.0, atunci i se va trimite un memento prin e-mail prin serverul de e-mail LAN al companiei.

După cum se poate vedea din descriere, folosim în mod activ un astfel de formular ca „Comandă”. Acest lucru extinde semnificativ funcționalitatea și eficacitatea programului și oferă managerului și funcționarului funcții de control ample. În general, primim un efect de management atât de important din program ca o creștere a disciplinei executive.

Dacă organizația este mică, atunci menținerea cardurilor „Comandă” nu este necesară. Vă puteți limita doar la înregistrarea corespondenței și a comenzilor.

Obiecte contabile principale „Munca de birou” 3.0

Documentele primite

Documente de ieșire

• Comenzi

Suplimentar (componenta „Secretar-referent”)

Întâlniri

Programul managerului

Servicii auxiliare

Imprimare plicuri;

Formarea „Listei trimiterilor poștale”

Scanarea documentelor (în linie)

Șabloane și STP;

În total, sistemul oferă 4 categorii de utilizatori:

Funcţionar;

supraveghetor;

Executor testamentar;

Secretar-referent.

Meniul principal al programului

Fig.1

La lansare, programul informează funcționarul despre starea muncii cu documente și ziua de naștere a angajaților. Prin deschiderea „Jurnalului documentelor executabile” primim informații mai detaliate despre starea lucrării. Starea documentului ca „nou”, „în execuție” și „expirat” este subliniată în culoarea corespunzătoare. Dacă este necesar, grefierul le poate evidenția pe cele „întârziate” și trimite o notificare executorilor până la e- mail.

Fig.2

Înregistrarea documentelor. Document de intrare

Pentru fiecare document se creează un card contabil în care se introduc informații despre document.

Forma cardului „Document primit” este prezentată în Fig. 3

Fig.3

Prezența câmpului „categorie” vă permite să efectuați interogări analitice în cadrul fișierului de nomenclatură „Incoming” și să selectați documente de interes pe tema, de exemplu, „reclamații”, propuneri comerciale etc. Câmpul destinatar indică nu numai adresa expeditorului, ci, dacă este necesar, persoana care a semnat documentul. Programul prevede contabilizarea Antreprenorilor și a persoanelor care au citit documentul. După înregistrarea la intrarea inițială. document, puteți imprima o ștampilă standard de secretariat (butonul din meniul de sus „tipărește ștampila”). Este posibil să tipăriți propriul card contabil „de intrare”. document." Pentru control, documentul primit are 3 stări: „nou”, „în execuție” și „executat”.

Fișierele electronice de orice format pot fi atașate cardului electronic de înregistrare (fila „Documente electronice”). Dacă aceste informații despre document nu sunt suficiente pentru dvs., puteți adăuga orice alte câmpuri în fila „Suplimentar”. informații” (câmpurile sunt create în directorul „Setări”). De asemenea, puteți căuta un document folosind câmpuri noi.

Având în vedere că diferite organizații au propriul șablon de număr de înregistrare, vă sugerăm să preconfigurați șablonul Fig. 4:

Fig.4

Numerele documentelor de intrare și de ieșire sunt generate automat sau manual.

Document de ieșire

Forma cardului „Document de ieșire” este prezentată în Fig. 5

Fig.5

Toate documentele legate sunt ușor de urmărit: este posibil să faceți legătura la un link către un document primit, de ex. Luăm în considerare toate răspunsurile la mesajele primite. Pe cardul de înregistrare se înregistrează cine a întocmit și semnat documentul și cui a fost trimis personal documentul.

Comenzi

Forma cardului „Comenzi” este prezentată în Fig. 6

Orez. 6

Cardul conține date privind comenzile și instrucțiunile de la manageri care au dreptul de a emite documente interne de reglementare și administrative.

Nu ne-am limitat doar la înregistrarea unei comenzi, ci ne permitem și să înregistrăm toate instrucțiunile din acest ordin (de regulă, acestea sunt puncte din partea administrativă a comenzii, care indică cine, până la ce dată și ce acțiuni trebuie să fie efectuate). efectuat). Astfel, vă permitem să controlați executarea comenzii. Angajații cărora li s-au dat instrucțiuni primesc notificări corespunzătoare.

Comenzi

Forma cardului „Comenzi” este prezentată în Fig. 5

Orez. 7

Fișa de comandă poate fi completată atât de funcționar, cât și de alți angajați autorizați (asistent director, asistent secretar etc.). Ordinul este înregistrat ca un derivat al instrucțiunilor managerului sub forma unei rezoluții la intrare. document sau partea administrativă a comenzii.

În unele cazuri, datele din Protocoale bazate pe rezultatele întâlnirilor de lucru pot fi introduse în cardul de instrucțiuni. Această metodă va crește eficiența întâlnirilor și disciplina executivă în întreprindere.

Directoare

Directorul „Angajați” are un dublu scop, primul este de atribuire a Antreprenorului în cardul de cont, al doilea este „informațional” deoarece informează angajații companiei despre zilele de naștere ale colegilor, numerele de telefon ale acestora și e: mail. De obicei, relevanța și accesibilitatea unor astfel de informații reprezintă întotdeauna o mare problemă.

Aspectul directorului este prezentat în Fig. 8

Orez. 8

Directoarele implementează ieșirea informațiilor „ca atare, în formă tabelară” și exportă în formatExcela. Căutare organizată de date după filtru. Directorul stochează, de asemenea, informații despre angajații disponibilizați.

Mișcarea documentelor

Grefierul este responsabil pentru înregistrarea și circulația documentelor. Faptul că documentul original a fost eliberat executorului responsabil este consemnat pe card. Cardul indică angajații care au primit copii ale documentelor (familiarizate). Procedura de înregistrare a unui document de ieșire are loc numai după ce acesta a fost aprobat și semnat de către manager. În fișele de nomenclatură vedem toate documentele care au fost înregistrate (Fig. 9). În acest caz, puteți vizualiza oricare dintre documentele din dosar, puteți selecta fișierele de nomenclatură pe an, puteți transfera cazul în arhivă și puteți imprima inventarul cazului.

Orez. 9

Lucrări de referință și analitice

Funcționarul, secretarul asistent și directorul au acces deplin la baza de date de documente și pot găsi instantaneu toate materialele necesare în categoria relevantă. Dezvoltat în conformitate cu standardele de management al biroului rusesc, un sistem de căutare flexibil vă permite să determinați în mod independent parametrii necesari ai documentelor, iar căutarea poate fi efectuată folosind toate atributele specificate de utilizator, inclusiv in fisierele atasate . Sistemul a introdus un astfel de concept ca „categorie” a unui document. Puteți filtra reclamații, declarații, propuneri comerciale și alte documente pe categorii. Numărul de concepte din directorul „categorie” nu este limitat.

Căutarea unui document se efectuează făcând clic pe butonul „căutare document” Fig. 10

Orez. 10

Reglementarea drepturilor de acces

Drepturile utilizatorului în sistem sunt determinate de administratorul bazei de date (funcționar). În fila „Angajați” este indicat nivelul de acces (2 nivele în total, administrator și utilizator). Utilizatorii au drepturi limitate, pot vizualiza cardurile (și fișierele electronice ale acestora) pentru care sunt Executori, pot introduce rezultatul executării în ele, pot căuta scrisori și ordine aferente acestora, pot vizualiza Jurnalele (se afișează doar scrisorile lor), dar nu pot introduce modificări la carduri (cu excepția „rezultatului execuției”), directoare, setări.

Practic, utilizatorii au posibilitatea de a vizualiza documentele de care sunt legați în calitate de executor, să le vadă starea și să primească notificări despre starea lucrului cu documentul.

Compatibilitatea complexului cu e-mailul vă permite să informați angajații despre evenimentele din sistem.

iar în sistemul „Office Management 3.0”:

Controlul execuției

Sistemul contabil monitorizează progresul execuției documentelor de către toți executanții. La lansarea programului, toți utilizatorii primesc o notificare pe ecran despre starea lucrărilor cu execuția documentelor și comenzilor.

Când începeți programul, sunt furnizate informații despre sosirea termenului limită pentru executarea documentelor (comenzilor). Când faceți clic pe „Da”, se deschide Jurnalul „Documente executabile”, care reflectă acest document pentru vizualizare.

La deschiderea Jurnalelor corespunzătoare, funcționarul, secretarul asistent și șeful organizației văd rezultatul muncii cu documente și instrucțiuni. Antreprenorul își vede doar instrucțiunile și documentele. Fig.11

Fig.11

Programul va reaminti angajatului despre termenul limită de răspuns apropiat și va rezuma informații despre progresul și rezultatele lucrului cu documente. Sistemul de căutare (eșantionare) este implementat printr-un filtru. Oferă informații de ieșire în Excel.

Analiza fluxului de documente.

În sistem, este posibil să obțineți un set de formulare standard de raportare care determină volumul fluxului de documente al organizației și progresul execuției documentului.

Orez. 9

Rapoarte

Corespondență primită

Corespondență de ieșire

Ordine și instrucțiuni de la conducere

Instrucțiuni de management

Despre starea muncii:

cu intrare documente

la pregătirea ref. documente

pentru a executa comenzile de la conducere

să execute instrucțiunile de la conducere

Fig.9

Aspectul raportului „Registrul corespondenței primite” este prezentat în Fig. 12

Fig.12
Sistemul asigură (Fig. 13) imprimarea cardurilor de toate tipurile de documente

Fig.13

Vă permite să organizați activitatea arhivei în conformitate cu legislația Federației Ruse în materie de arhivă. Grefierul poate vizualiza orice document din dosarul de nomenclator al arhivei. În același timp, programul a creat un mecanism convenabil pentru căutarea documentelor în arhivă. Timpul de căutare pentru documente într-o matrice de 10.000 de unități este de aproximativ 3 secunde.

Utilizarea de șabloane uniforme și standarde de întreprindere de către personal

Utilizarea componentei „Șabloane și STP” a pachetului software „Office Management 3.0” este concepută pentru a organiza munca interpreților cu forme uniforme (spaturi) de documente, precum și pentru a utiliza în practică standardele de întreprindere (STP) care determină ordinea organizării și desfășurării proceselor de producție și management.

Componenta „Asistent secretar”

Arhitectura pachetului software:

„Office Management 3.0” este un loc de muncă automatizat (AWP) interconectat: AWP „Clerk”, AWP „Manager”, AWP „Secretar-Referent” și AWP „Executor”. Mai jos sunt principalele lor funcționalități:

AWS „PRODUCĂTOR DE CAZ”(cu drepturi de administrator al bazei de date)

Organizarea si intretinerea sistemului de lucru de birou in totalitate (inregistrare, contabilitate, control, depozitare, analiza statistica);

Formarea afacerilor de nomenclatură;

Mentinerea directoarelor, distribuirea drepturilor de acces;

Copiați\restaurează baza de date.

Generarea de rapoarte din baza de date.

AWP „Secretar-referent”

Crearea și menținerea la zi a Programului Managerului;

Programați întâlniri. Formulați agenda întâlnirii, numiți participanții și vorbitorii. În același timp, programul trimite automat o invitație și mementouri către participanți.

Păstrați procesele-verbale ale întâlnirii și urmăriți rezultatele deciziilor.

Atribuiți sarcini executanților și urmăriți progresul executării acestora;

Păstrați înregistrări ale propriilor sarcini;

„Manager” AWS

Vizualizare convenabilă a Programului (pe zi, săptămână, lună);

Programează întâlniri;

Monitorizează progresul executării deciziilor și instrucțiunilor;

Dacă este necesar, vizualizați procesele-verbale ale oricărei întâlniri și istoricul acesteia (un card care arată participanții, întrebările, vorbitorii).

Stație de lucru „CONTRACTOR”

Primirea notificărilor de primire a corespondenței sau a instrucțiunilor adresate acestuia;

Vizualizați corespondența și instrucțiunile dvs.;

Completarea cardului de comandă (completarea câmpurilor rezultat execuție, data execuției...)

Generarea de rapoarte asupra documentelor dumneavoastră;

Utilizarea directorului „Angajații” ca agendă telefonică și a unui director cu nume complete, funcții și adrese de e-mail ale angajaților companiei.

Acest program este destinat instruirii secretarilor (lucrări de birou pe computer) pe baza școlii secundare Taksimov nr. 1

Caracteristicile de calificare incluse în program sunt compilate în conformitate cu directorul de calificare al posturilor pentru manageri, specialiști și angajați.

La baza pregătirii profesionale se află formarea, în cadrul căreia se asigură o anumită cantitate de material teoretic și practic, asigurând pregătirea angajaților calificați în sfera de activitate organizatorică și managerială care sunt capabili să pregătească, să editeze, să formateze profesional materiale cu ajutorul unui calculator; efectuarea corespondenței de afaceri; naviga în alegerea echipamentelor de birou pentru a dota biroul și a le putea folosi, asigură organizarea rațională a muncii în activitățile de producție și management, intră în contacte de afaceri cu parteneri economici și comerciali.

Nivelul actual de dezvoltare a instrumentelor și tehnologiilor informaționale oferă noi oportunități de organizare a activității de secretariat și impune noi cerințe specialiștilor din acest profil - capacitatea de a organiza munca de birou pe computer. Acest program vă permite să pregătiți un specialist calificat în conformitate cu nivelul modern de dezvoltare a tehnologiei și tehnologiei informației.

Programul este conceput pentru 204 de ore (3 ore pe săptămână, pregătire de doi ani în clasele 8,9,10,11), cunoștințele studenților despre un curs de bază de informatică și include următoarele subiecte:

1) dactilografia (tastatură rusă și latină);

2) munca de birou;

3) suport organizatoric si tehnic pentru birou;

4) cultura de comunicare în afaceri

Studenții care au absolvit cu succes programul, la sfârșitul celui de-al doilea an de studii, trebuie să promoveze examenele de calificare în modul prescris, să obțină calificarea de secretar-dactilograf și un certificat de funcționar conform formularului stabilit.

Secretara trebuie sa stie:

• reglementări și instrucțiuni pentru păstrarea evidenței;
• structura echipei de conducere a întreprinderii;
• reguli de dactilografiere, ortografie și punctuație;
• procedura de distribuire a materialului la pregătirea documentelor;
• procedura de creare a unui document electronic și de organizare a stocării și utilizării acestuia;
• reguli pentru operarea unui computer, reportofon, casetofon și alte echipamente de birou;
• reguli de utilizare a interfoanelor;
• standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;
• regulamentul intern al muncii, regulile si regulamentele de protectie a muncii, securitate si protectie impotriva incendiilor.

Secretarul trebuie să fie capabil:

• îndeplinește funcții tehnice pentru a asigura și menține activitatea managerului sau a departamentului acestuia;
• primește informațiile necesare managerului de la departamente sau interpreți, apelează angajații la instrucțiunile acestuia;
• organizează convorbiri telefonice ale managerului, primesc și transmit mesaje telefonice, informații despre dispozitivele transceiver, înregistrează mesajele primite și aduc conținutul acestora în atenția managerilor;
• efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și conferințelor susținute de manager, ține și întocmește procese-verbale;
• să furnizeze locului de muncă al managerului rechizite de birou, echipamente organizaționale și să creeze condiții care să favorizeze munca sa eficientă;
• imprimați diverse materiale conform instrucțiunilor managerului: utilizați tipuri moderne de echipamente de birou;
• desfășoară activități de birou; accepta, sistematizeaza informatiile primite de manager, le trimite spre executie, controleaza termenele;
• acceptă documentele spre semnare de către manager și declarațiile personale ale lucrătorilor;
• organizează primirea vizitatorilor, arătând atenție și facilitând luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor;
• formulează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhive în termenul stabilit.

Antrenament abilități de tastatură PC 102 ore

Activitate de secretariat 102 ore

Conducerea examenelor

Un element esențial al unei afaceri de succes Pachetul software „Office Management 3.0” este conceput pentru a automatiza procesele standard de lucru de birou la o întreprindere în conformitate cu GOST R 6.30-2003„Sisteme de documentare unificate. Cerințe pentru pregătirea documentelor"

, precum și GOST R 51141-98 „Lucrări de birou și arhivare”. Programul folosește termeni și definiții conform GOST R51141-98.

Programul rulează pe platforma modernă de baze de date MS SQL Server 2005 și folosește la maximum performanța și scalabilitatea acestuia.

Tehnologia de dezvoltare pe care am ales-o ne permite să evităm costurile suplimentare pentru achiziționarea de licențe și actualizarea computerelor. PC-ul pe care îl aveți este suficient, de exemplu, cu un procesor Pentium IV și 256 MB de RAM. Toate procesele de lucru de birou pot fi organizate atât pe o rețea locală, cât și pe computerul unui funcționar.

Alături de funcția principală de evidență, programul oferă oportunități ample de organizare a muncii colective pentru a îndeplini instrucțiunile și ordinele de la conducere și îmbunătățirea disciplinei performanței. Astfel, de la o simplă muncă de birou se poate trece la nivelul de formare și trimitere automată a instrucțiunilor către executanți și se asigură controlul executării acestora.

Componentele aplicației „Șabloane și STP” Pachetul software „Office Management 3.0” este conceput pentru a organiza munca executanților cu formulare de documente uniforme aprobate în organizație, precum și pentru a utiliza în activități practice standardele de întreprindere (STP) care determină procedura de organizare și menținere a proceselor de producție și management. .

Alături de grefier, programul poate fi utilizat cu succes de către asistenți și directori adjuncți, angajați ai biroului generalului. director și secretariat. Componentă suplimentară Alături de grefier, programul poate fi utilizat cu succes de către asistenți și directori adjuncți, angajați ai biroului generalului. director și secretariat. Componentă suplimentară vă permite să organizați întâlniri, programul directorului, să organizați controlul asupra implementării activităților de întâlnire, să înregistrați sarcinile curente ale secretarului etc.

Principalele obiecte contabile „Office work 3.0”

Principalele obiecte contabile din program sunt:

• Documentele primite
• Documente de ieșire
• Comenzi
• Comenzi

Suplimentar (componenta „Secretar-referent”)

Servicii auxiliare

Există 4 categorii de utilizatori în sistem:

Avantajele pachetului software „Office Management 3.0”

• Automatizarea muncii de birou într-un timp scurt și cu costuri minime;
• Disponibilitatea procedurilor pentru consolidarea disciplinei executive și preluarea controlului asupra executării instrucțiunilor și ordinelor;
• Prezența într-un singur pachet software a funcțiilor de birou și managementul procesului de implementare a comenzilor;
• Abilitatea de a stoca volume mari de carduri și arhive curente;
• Viteză mare în căutarea documentelor;
• Disponibilitatea formularelor standard de raportare;
• Cost scăzut de proprietate, deoarece complexul rulează pe platforma versiunii gratuite a bazei de date MS SQL Server 2014.

Arhitectura pachetului software:

„Office Management 3.0” este două locuri de muncă automatizate (AWS) interconectate: AWP „Clerk” și AWP „Executor”. Mai jos sunt principalele lor funcționalități:

• Vizualizare convenabilă a Programului (pe zi, săptămână, lună);
• Programează întâlniri;
• Monitorizează progresul executării deciziilor și instrucțiunilor;
• Dacă este necesar, vizualizați procesele-verbale ale oricărei întâlniri și istoricul acesteia (un card care arată participanții, întrebările, vorbitorii);
• Vizualizați corespondența.

Setul de bază include o parte server și 3 licențe client.

Lucrarea pachetului software poate fi organizată:

• într-o rețea locală cu câteva zeci de utilizatori
• pe un computer (de exemplu, un funcționar)

Important:

Dezvoltatorii pachetului software au fost ghidați de principiul „practicității și accesibilității”, prin urmare, este realizat folosind o interfață intuitivă și nu necesită pregătire specială pentru angajați- pe baza experienței noastre, un utilizator obișnuit de PC fără experiență învață să lucreze independent cu programul aproximativ in 1 ora.

Există o linie telefonică permanentă pentru clienți.

• În plus, kitul include instrucțiuni de utilizare clare și cuprinzătoare.
• Clubul utilizatorilor PC „Office Management 3.0”
• OJSC „Uzina de lapte „Yuzhno-Sakhalinsky”
• Departamentul Ministerului Justiției al Federației Ruse pentru Republica Bashkortostan
• Oficiul Serviciului Federal de Supraveghere a Resurselor Naturale (Rosprirodnadzor) pentru Regiunea Oryol
• Societate pe acțiuni închisă „Urengoygidromekhanizatsiya”
• „Energia MUP din Novosibirsk”
• Uniunea Agro-Industrială a Rusiei
• SRL SoyuzMash Rusia
• Departamentul Serviciului de Stat pentru Ocuparea Forței de Muncă al Republicii Adygea
• „Șantierele navale Chkalov”
• MU „Departamentul de Finanțe al Administrației Orașului Labytnangi” (75 de utilizatori)
• OJSC „Uzina electromecanică Volzhsky”
• „Primul Corp de Cadet de Frontieră al Serviciului Federal de Securitate al Federației Ruse
• FGU „OUMT din Orientul Îndepărtat și forțele armate ale Ministerului Afacerilor Interne al Rusiei”
• UBEP GUVD pentru regiunea Volgograd.
• StroyAtlant LLC
• Compania de administrare „Kalmneft”
• "Urangeo"
• Secretariatul Consiliului Adunării Interparlamentare a statelor membre CSI
• Asociația Băncilor Ruse
• „Colegiul multidisciplinar Yamal”
• „Colegiul Agro-Industrial Nizhnekamsk”
• Întreprinderea municipală „Întreprinderea de rețele electrice Vsevolozhsk”
• Departamentul Muncii și Protecției Sociale a Populației din Administrația Formației Municipale a orașului Salekhard
• FGOU SPO „Colegiul de Economie și Tehnologie din Ekaterinburg”
• Gazpromavia
• Grupul de companii „Stomus”
• SRL „NTMK-Energo”

Accesul în timp util și rapid la informații astăzi este o condiție necesară pentru rezolvarea cu succes a întregii game de probleme cu care se confruntă întreprinderile și organizațiile. Prin urmare, factori precum eficiența și calitatea generării documentelor, buna funcționare a serviciului de referință și informare, organizarea clară a stocării, căutarea și utilizarea documentelor afectează în mod direct calitatea managementului și, în consecință, eficiența economică a întreprinderii. ca un întreg.

Una dintre principalele modalități de creștere a productivității angajaților și a eficienței organizaționale este reducerea timpului petrecut neproductiv căutând informațiile necesare și efectuând anumite acțiuni ca parte a procesului de procesare a documentelor de afaceri.

Managementul organizațiilor și întreprinderilor se bazează pe următoarele procese:

• Primirea și prelucrarea informațiilor;
• Analiza, pregatirea si luarea deciziilor;
• Implementarea deciziilor;
• Contabilitatea si controlul deciziilor luate.

Procesele de lucru de birou și fluxul de documente sunt considerate în primul rând ca o reflectare documentară și un suport al proceselor de management. Documentația de management acoperă trei sarcini principale în legătură cu sistemele software de automatizare:

• Documentare (realizarea documentelor care susțin și evidențiază activitățile de management, adică pregătirea, executarea, coordonarea și producerea acestora);
• organizarea fluxului de documente (asigurarea deplasării, căutării, păstrării și utilizării documentelor);
• sistematizarea stocării în arhivă a documentelor (definirea regulilor de stocare a informațiilor create în organizație, căutarea și utilizarea acesteia în sprijinul procesului decizional al managementului și al procedurilor de afaceri).

Pentru a rezolva aceste probleme de gestionare a documentației a fost dezvoltat sistemul informatic DeloPro. Sistemul DeloPro este conceput pentru a automatiza modelul tradițional de muncă casnică de birou. Oferă managementul pas cu pas al mișcării și execuției întregului set de documente la întreprindere, diviziile sale structurale și sucursalele în toate etapele ciclului de viață a documentului: de la recepție sau creare până la transfer la arhivă sau distrugere.

Sistemul acceptă tehnologia care este complet în concordanță cu tehnologiile de birou stabilite în mod tradițional în întreprinderile rusești. A fost elaborat în conformitate cu „Instrucțiunile standard pentru munca de birou în ministere și departamente ale Federației Ruse” și alte documente de reglementare care reglementează acest domeniu de activitate. Ca urmare, a fost creat un sistem care, dacă este posibil, a reprodus organizarea și atributele tehnologiei tradiționale casnice și a respectat pe deplin cerințele de reglementare în ceea ce privește înregistrarea documentelor, distribuția, controlul execuției etc.

Sistemul DeloPro folosește cele mai moderne tehnologii pentru lucrul cu documente. Construit pe tehnologia client-server, sistemul sprijină organizarea distribuită a fluxului de documente corporative. Sistemul implementează un mecanism de gestionare a progresului muncii pentru a gestiona trecerea documentelor prin organizație și pentru a determina funcțiile de rol ale utilizatorilor atunci când lucrează la documente. Funcțiile de gestionare a documentelor (stocare, căutare etc.) sunt implementate folosind sisteme moderne de gestionare a bazelor de date la scară întreprinderi. Sistemul suportă, de asemenea, schimbul de documente prin e-mail, ceea ce face posibilă construirea pe baza sa a unei structuri de gestionare a documentelor distribuite geografic.

Sistemul este gata de utilizare. Punerea în funcțiune a sistemului nu necesită programare. Este suficient doar să îl instalați într-o rețea de computere, să introduceți parametrii care descriu structura organizației și regulile acceptate de muncă de birou și să desfășurați instruirea personalului. Astfel, sistemul poate fi considerat ca o tehnologie de birou gata făcută.

Scurtă descriere a produsului

Obiectul principal de automatizare pentru sistemul DeloPro este fluxul de informații asociat cu funcțiile de înregistrare și control ale muncii de birou. Ca urmare, principala unitate de stocare din baza de date a sistemului este cardul de înregistrare a documentelor - un analog electronic al cardului tradițional de înregistrare și control. Baza de date în sine, care stochează carduri de înregistrare a documentelor, prin analogie cu fluxul tradițional de documente, se numește fișier card.

Funcționalitatea sistemului sprijină menținerea unui card de înregistrare în toate etapele de execuție a documentului și prevede următoarea procedură de operare:

• înregistrarea unui document (instituția unui card de înregistrare pentru un document);
• transferul (raportul) documentelor către manager;
• examinarea documentelor de către manager (rezoluție);
• introducerea informațiilor din rezoluție (numele executorilor, termenele de executare) în fișa de înregistrare;
• transferul documentelor către antreprenor;
• controlul asupra executării documentelor;
• executarea documentului;
• anularea documentului pentru utilizare.

Cu toate acestea, accentul pus pe automatizarea funcțiilor de lucru de birou nu înseamnă că sistemul nu poate fi folosit pentru a lucra direct cu documente: la fiecare card de înregistrare poate fi atașat un număr nelimitat de fișiere, formând o versiune electronică a documentului. În acest caz, fișierele pot fi nu numai text, ci și orice alte formate (de exemplu: grafică, audio, video etc.) acceptate de sistemul de operare și create folosind orice aplicație Windows. Când utilizatorul deschide un document, se efectuează un apel integrat către aplicația corespunzătoare.

Mecanismele integrate în sistemul de generare a rapoartelor standard și a interogărilor către baza de date de documente permit controlul operațional al execuției documentelor și o căutare rapidă a informațiilor necesare.

Utilizatorii sistemului DeloPro sunt angajați ai întreprinderii cărora li se acordă dreptul de a lucra cu sistemul. În acest caz, utilizatorii diferiți pot primi capacități diferite. De exemplu, unui utilizator i se poate permite să înregistreze documente, în timp ce altul poate să nu aibă acces la aceste funcții. Acest mecanism de delimitare a rolurilor funcționale ale utilizatorilor, combinat cu un sistem de ajutor personalizabil pe mai multe niveluri, vă permite să adaptați în mod flexibil programul la particularitățile de lucru cu documente într-o anumită organizație.

La automatizarea procesului de lucru de birou folosind sistemul DeloPro, pot fi implementate diverse abordări ale distribuției funcțiilor utilizatorului, care asigură grade diferite de implicare a angajaților întreprinderii ca utilizatori ai sistemului. Astfel, dacă se are în vedere o procedură în care executanții continuă să lucreze cu documente pe hârtie, iar funcțiile de înregistrare și control sunt supuse automatizării, atunci un număr limitat de angajați pot fi implicați ca utilizatori ai sistemului. Dacă scopul automatizării este trecerea la tehnologia fără hârtie, de ex. Dacă executanții sunt asigurați să lucreze numai cu copii electronice ale documentelor, atunci toți participanții la procesul de documentare, inclusiv managerii și executorii, ar trebui să devină utilizatori ai sistemului.

Sistemul de automatizare de birou și flux de documente „DeloPro” aparține unui număr de produse software dezvoltate ținând cont de specificul intern și de cadrul de reglementare și destinate implementării în mod specific la întreprinderile naționale. Această caracteristică trebuie subliniată încă o dată, deoarece regulile tradiționale de muncă de birou în Rusia și în străinătate diferă semnificativ unele de altele. Și, în consecință, sistemele software occidentale care vizează automatizarea activităților de birou de multe ori nu pot fi utilizate direct, adică. fără a modifica (ajusta) schema fluxului de lucru și regulile de lucru de birou la standardele occidentale.

Funcționalitatea principală a DeloPro:

• înregistrarea și stocarea diferitelor tipuri de documente în baza de date;
• formarea instrucțiunilor și rezoluțiilor la document;
• generarea unei liste de documente aferente celui curent și căutarea documentelor folosind lista de conectivitate;
• punerea sub control a rezoluțiilor și instrucțiunilor;
• menținerea fișierelor de înregistrare și control cu ​​posibilitatea de a seta criterii complexe de căutare pentru documente, de a crea propriile tipuri de rapoarte etc.;
• trimiterea și primirea documentelor între departamentele organizației (prin rețea locală) și către alte organizații (prin e-mail);
• crearea unei arhive de documente la sfârșitul anului calendaristic;
• stabilirea permisiunilor de introducere, editare și alte acțiuni asupra documentelor pentru fiecare utilizator.

Pentru a opera sistemul aveți nevoie de:

• Un computer cu un procesor i486 sau mai mare, cel puțin 8 MB de RAM și cel puțin 4 MB de spațiu liber pe hard disk.
• Sistem de operare Windows 95/98/Me/NT/2000/XP.
• Server SQL FireBird 1.5.
• Pentru a obține formulare de raportare, computerul utilizatorului trebuie să aibă orice editor de text care acceptă formatul RTF (se recomandă MS Word 6.0 sau o versiune ulterioară).