Meniu
AcasăConexiune

Crearea de rapoarte în Access. Câmpuri calculate în interogări de acces Accesați rapoarte care calculează totaluri

În acest articol vom vorbi despre câmpurile calculate în interogările Access. O interogare, cum ar fi un tabel, poate efectua calcule pe valori numerice, șir sau date pentru fiecare înregistrare folosind date din unul sau mai multe câmpuri. Rezultatul calculului formează un nou câmp calculat în tabelul de interogări. Spre deosebire de câmpurile de tabel calculate, câmpurile calculate din tabelele bazei de date sursă nu creează câmpuri noi. De fiecare dată când se execută interogarea, se fac calcule pe baza valorilor câmpului curent.

Expresiile de câmp calculate pot folosi constante și funcții în plus față de numele câmpurilor. Ca rezultat al procesării unei expresii, se poate obține o singură valoare.

Sarcina 1. Tabelul PRODUCT are câmpurile PREț și RATE_TVA Calculați prețul cu TVA și comparați-l cu prețul obținut în câmpul calculat din tabelul Preț cu TVA.

  1. Creați o interogare de selectare în modul proiectare pentru tabelul PRODUCT. Trageți câmpurile NUME_TOV, PREȚ, RATE_TVA și Preț cu TVA în formularul de solicitare (Fig. 4.6).
  2. Pentru a calcula prețul inclusiv TVA, creați un câmp calculat scriind expresia [PRț]+[PRț]*[RATE_VAT] în celula goală a rândului Câmp.
  3. Pentru a selecta înregistrări cu o valoare mai mare de 5000 în câmpul calculat, introduceți > 5000 în linia Criterii
  4. După introducerea unei expresii, sistemul generează implicit numele câmpului calculat Expresia 1, care devine antetul coloanei din tabel cu rezultatele interogării. Acest nume va fi inserat înaintea expresiei [PRICE]+[PRICE]*[VAT_RATE]. Pentru fiecare câmp calculat nou din interogare, numărul expresiei crește cu unu. Numele câmpului calculat este separat de expresie prin două puncte. Pentru a schimba numele, plasați cursorul mouse-ului în câmpul calculat al formularului de solicitare și faceți clic pe butonul dreapta al mouse-ului. Din meniul contextual, selectați Proprietăți(Proprietăți) și în linia Legendă introduceți un nou nume de câmp - Pret cu TVA1. Acum, în tabelul cu rezultatele interogării, acest nume va fi afișat în antetul coloanei calculate. Numele câmpului poate fi corectat și direct în formularul de solicitare.
  5. Pentru a afișa rezultatul interogării, faceți clic pe butonul Executa(Alergă) în grup Rezultate(Rezultate). Câmpul calculat al tabelului și interogarea au aceleași valori.
  6. Modificați prețul produsului într-una dintre înregistrările de solicitare. Valorile din ambele câmpuri calculate vor fi recalculate instantaneu.
  7. Pentru a forma o expresie complexă într-un câmp calculat sau într-o condiție de selecție, este recomandabil să utilizați generatorul de expresii. Generatorul vă permite să selectați numele câmpurilor necesare în expresie din tabele, interogări, semne de operație și funcții. Eliminați expresia din câmpul calculat și utilizați generatorul pentru ao genera.
  8. Apelați Expression Builder făcând clic pe butonul Constructor(Constructor) în grup Configurare interogare(Configurare interogare) panglică Design sau selectând Construi(Build) în meniul contextual. Cursorul mouse-ului trebuie să fie poziționat anterior în celula de introducere a expresiei.
  9. În partea stângă a ferestrei Generator de expresii(Expression Builder) (Fig. 4.7) selectați tabelul PRODUCT pe care se bazează interogarea. O listă a câmpurilor sale va fi afișată în partea dreaptă. Selectați secvențial câmpurile și operatorii necesari făcând dublu clic pe ele în expresie. Expresia va fi formată în partea de sus a ferestrei. Vă rugăm să rețineți că constructorul a indicat numele tabelului căruia îi aparține înaintea numelui câmpului și l-a separat de numele câmpului cu un semn de exclamare.
  10. Finalizați procesul de construire a unei expresii într-un câmp calculat făcând clic pe OK.
  11. Salvați cererea sub numele ― Preț cu TVA și închideți-o.
  12. Executați fișierul salvat selectându-l în zona de navigare și selectând Deschidere din meniul contextual.


Sarcina 2. Puteți utiliza funcții încorporate în câmpuri calculate și condiții de filtrare. Accesul are peste 150 de funcții definite.
Să fie necesar să selectați toate facturile pentru care s-a efectuat expedierea într-o anumită lună. În FACTURA, data expedierii este stocată în câmpul DATE_OTG cu tipul de date Data/Ora.

  1. Creați o interogare de selectare în modul de proiectare pentru tabelul INVOICE. Trageți câmpurile NOM_NAKL și CODE_SK în formular (Fig. 4.8).
  2. Creați un câmp calculat într-o celulă de rând goală Domeniu(Câmp) scriind acolo una dintre expresiile: Format([FACTURA]![DATA_DISPOSIȚIEI];"mmmm") - această funcție va returna numele complet al lunii
    sau Format([INBOOK]![DISPOSITION_DATE];"mm") - această funcție va returna numărul lunii.
  3. Pentru a selecta facturile emise într-o anumită lună, în câmpul calculat din linia Condiție de selecție (Criterii), introduceți numele lunii, de exemplu martie (Fig. 4.8), sau numărul lunii, de exemplu 3 în conformitate cu parametrul în funcția Format.
  4. Completează-ți solicitarea făcând clic pe butonul Executa(Alergă) în grup Rezultate(Rezultate) pe fila panglică Lucrul cu cereri | Constructor(Instrumente de interogare | Design).
  5. Scrieți funcția Month(INVOICE!DATE_OTG) în câmpul calculat și asigurați-vă că această funcție returnează numărul lunii extras din dată.
  6. Pentru a selecta toate rândurile aferente celui de-al doilea trimestru, în rândul Criterii, introduceți operatorul Între 4 și 6, care determină dacă valoarea expresiei se încadrează în intervalul specificat.
  7. Scrieți expresia MonthName(Month(INVOICE!DATE_OTG)) în câmpul calculat și asigurați-vă că funcția MonthName convertește numărul lunii în numele complet.


Pentru a consolida acest lucru, urmăriți tutorialul video.

RAPORT ÎN ACCES MS.

Microsoft Access afișează datele dintr-o interogare sau tabel într-un raport, adăugând elemente de text pentru a fi mai ușor de citit.

Aceste elemente includ:

Titlu. Această secțiune este tipărită numai în partea de sus a primei pagini a raportului. Folosit pentru a scoate date, cum ar fi textul titlului raportului, o dată sau o declarație a textului documentului, care ar trebui tipărite o dată la începutul raportului. Pentru a adăuga sau elimina o zonă de titlu a raportului, selectați comanda Titlu raport/Notă din meniul Vizualizare.

Antet. Folosit pentru a afișa date, cum ar fi titlurile coloanelor, datele sau numerele de pagină tipărite în partea de sus a fiecărei pagini de raport. Pentru a adăuga sau a elimina un antet, selectați Antet și Subsol din meniul Vizualizare. Microsoft Access adaugă un antet și un subsol în același timp. Pentru a ascunde unul dintre anteturile și subsolurile, trebuie să setați proprietatea lui Height la 0.

Zona de date situată între antetul și subsolul unei pagini. Conține textul principal al raportului. Această secțiune afișează datele tipărite pentru fiecare dintre înregistrările din tabelul sau interogarea pe care se bazează raportul. Pentru a plasa controale în zona de date, utilizați o listă de câmpuri și o bară de instrumente. Pentru a ascunde zona de date, trebuie să setați proprietatea Înălțime a secțiunii la 0.

Subsol. Această secțiune apare în partea de jos a fiecărei pagini. Folosit pentru a afișa date precum totaluri, date sau numere de pagină tipărite în partea de jos a fiecărei pagini de raport.

Nota. Folosit pentru a scoate date, cum ar fi text de concluzie, totaluri generale sau o legendă, care ar trebui să fie tipărite o dată la sfârșitul raportului. Deși secțiunea Note a raportului se află în partea de jos a raportului în vizualizarea Proiect, este tipărită deasupra subsolului paginii, pe ultima pagină a raportului. Pentru a adăuga sau elimina o zonă cu note de raport, selectați comanda Titlu raport/Note raport din meniul Vizualizare. Microsoft Access adaugă și elimină simultan titlurile și zonele de comentarii ale unui raport.

Modalități de a crea un raport:

Puteți crea rapoarte în Microsoft Access într-o varietate de moduri:

Constructor;

Expertul de raportare;

Raport automat: la coloană;

Raport automat: bandă;

Chart Wizard;

Etichete poștale.

Expertul vă permite să creați rapoarte prin gruparea înregistrărilor și este cel mai simplu mod de a crea rapoarte. Acesta introduce câmpurile selectate în raport și oferă șase stiluri de raport. După finalizarea Expertului, raportul rezultat poate fi modificat în modul Design. Folosind funcția Raport automat, puteți crea rapid rapoarte și apoi le puteți modifica.

Pentru a crea un raport automat, trebuie să efectuați următorii pași:

În fereastra bazei de date, faceți clic pe fila Rapoarte și apoi pe butonul Creare. Apare caseta de dialog Raport nou.

Selectați coloana Autoreport: sau Autoreport: elementul strip din listă.

În câmpul sursă de date, faceți clic pe săgeată și selectați Tabel sau Interogare ca sursă de date.

Faceți clic pe butonul OK.

Asistentul de raportare automată creează un raport automat într-o coloană sau o bandă (la alegerea utilizatorului) și îl deschide în modul Previzualizare, care vă permite să vedeți cum va arăta raportul atunci când este tipărit.

Modificarea scalei de afișare a raportului:

Pentru a schimba scara de afișare, utilizați indicatorul - o lupă. Pentru a vedea întreaga pagină, trebuie să faceți clic oriunde pe raport. Pagina de raport va fi afișată la o scară redusă. Faceți clic din nou pe raport pentru a reveni la o vizualizare mai mare. În vizualizarea mărită a raportului, punctul pe care ați făcut clic va fi în centrul ecranului. Pentru a parcurge paginile de raport, utilizați butoanele de navigare din partea de jos a ferestrei.

Imprimați un raport

Pentru a imprima un raport, procedați în felul următor:

În meniul Fișier, faceți clic pe comanda Imprimare.

În zona Imprimare, faceți clic pe opțiunea Pagini.

Pentru a imprima doar prima pagină a raportului, introduceți 1 în câmpul De la și 1 în câmpul Către.

Faceți clic pe butonul OK.

Înainte de a tipări un raport, este recomandabil să îl vizualizați în modul Previzualizare, care poate fi accesat selectând Previzualizare din meniul Vizualizare.

Dacă tipăriți cu o pagină goală la sfârșitul raportului, asigurați-vă că setarea Înălțime pentru notele de raport este setată la 0. Dacă imprimați cu pagini goale între ele, asigurați-vă că suma lățimii formularului sau raportului și marginile din stânga și din dreapta nu depășesc lățimea colii de hârtie specificată în caseta de dialog Configurare pagină (meniul Fișier).

Când proiectați aspectul rapoartelor, utilizați următoarea formulă: lățime raport + margine din stânga + margine din dreapta<= ширина бумаги.

Pentru a ajusta dimensiunea raportului, trebuie să utilizați următoarele tehnici:

Modificați valoarea lățimii raportului;

Reduceți lățimea marginii sau modificați orientarea paginii.

CALCULE ÎN ACCES MS.

Foarte des, atunci când se creează un set de înregistrări, este necesar să se efectueze calcule pe date (se determină vârsta angajatului, costul comenzii, procentul de vânzări, evidențiați o parte a codului articolului etc., adică, afișează informații care nu sunt stocate în baza de date) sau efectuează anumite operațiuni de prelucrare directă a datelor selectate.

MS Access oferă astfel de capabilități prin câmpuri calculate și operațiuni de grup.

Un câmp calculat este o expresie formată din operatori (aritmetică, comparație, logică, concatenare) și operanzi. Operanzii pot fi constante, funcții încorporate sau definite de utilizator și identificatori, de exemplu

Cost: Marfa! Preț * Cantitate * (1-Reducere)

Număr de bărbați: Sumă (IIf(Gender = „m”; 1; 0))

Nume complet: Nume &" "& Stânga (Prenumele; 1) &". „& Stânga (Mijlocul nume; 1) &.”

Cost, numărul de bărbați și numele complet sunt numele câmpurilor calculate și sunt afișate în vizualizarea tabelului în antetul coloanei caracterul două puncte acționează ca un separator între numele câmpului calculat și expresie;

Dacă numele unui tabel sau câmp conține spații, atunci identificatorul acestuia trebuie inclus între paranteze drepte în expresie, de exemplu

Cost: Preț*[Cantitatea mărfurilor]

Un câmp calculat este creat direct în formularul QBE prin introducerea unei expresii în celula Câmp a oricărei coloane libere. Rezultatele calculelor afișate în câmp nu sunt stocate în tabelul de bază. Calculele sunt efectuate din nou ori de câte ori este executată o interogare, astfel încât rezultatele reprezintă întotdeauna conținutul curent al bazei de date.

Nu este posibilă actualizarea manuală a rezultatelor calculate.

Pentru a construi expresii complexe, MS Access DBMS include un utilitar numit Expression Builder.

Generatorul de expresii poate fi lansat făcând clic pe tasta Construi pe bara de instrumente Generator de interogări sau prin selectarea comenzii de meniu din meniul contextual al câmpului formular de cerere QBE Construi....

Orez. 9.

MS Access DBMS conține mai mult de 100 de funcții încorporate care pot fi utilizate la crearea unui câmp calculat sau la setarea unei condiții de selecție.

Orez. 10.

Toate funcțiile încorporate din Generatorul de expresii sunt grupate în funcție de funcționalitate. Când selectați o funcție în fereastra Builder din dreapta, panoul inferior al ferestrei Expression Builder afișează sintaxa pentru acea funcție. Pentru ajutor mai detaliat, faceți clic pe butonul.

Când se analizează datele, nu ne interesează adesea înregistrările individuale, ci valorile totale pentru grupuri de date, de exemplu:

Numărul de tranzacții cu Parteneri într-o anumită perioadă de timp;

Volumul mediu de vânzări pentru fiecare lună pentru anul precedent.

Interogarea finală oferă răspunsuri la astfel de întrebări.

Pentru a calcula valorile totale, trebuie să faceți clic pe butonul Operațiuni de grup pe bara de instrumente Generator de interogări astfel încât linia să apară în forma QBE Operare de grup(după numele tabelului).

Implicit, pentru fiecare câmp introdus în formularul de solicitare, valoarea este setată la Gruparea(rezultatele nu sunt rezumate).

Pentru a rezuma, este necesar să înlocuiți instalația Gruparea la o anumită funcție finală. SGBD MS Access oferă 9 funcții care asigură executarea operațiunilor de grup.

Operare de grup instalatie disponibila Expresie. Această setare este aplicată atunci când se află în expresia (line Domeniu) sunt utilizate mai multe funcții de rezumat.

În șirul listei derulante Operare de grup instalatie disponibila Stare. Această setare este utilizată atunci când condiția de selecție este scrisă în linia Condiție de selecție, dar datele coloanei (câmpul) nu ar trebui să participe la operația de grup.

Pentru a rezolva probleme statistice mai complexe, MS Access DBMS oferă un tip special de interogare - interogare încrucișată.

Cerere încrucișată este un tip special de interogare de grup care reflectă rezultatele calculelor statistice bazate pe valoarea unui câmp de tabel.

Pentru a construi o interogare încrucișată, sunt suficiente trei câmpuri ale sursei de bază. Pe baza valorilor repetate ale unui câmp, se formează numele titlurilor de rând ale tabelului final (pivot) (Fig. 6.4). Pe baza valorilor repetate ale altui câmp, se formează numele titlurilor coloanelor din tabelul final (pivot). Rezultatele prelucrării statistice pentru al treilea câmp sunt afișate în celulele tabelului pivot (zona de valori).

Zona antetului rândului permite mai multe câmpuri, în timp ce alte zone pot găzdui doar un câmp la un moment dat.

Într-o cerere încrucișată, este posibil să se specifice condițiile de selecție. Sortarea se poate face numai după câmpurile situate în zona antetului rândului.

Câmpurile calculate sunt concepute pentru a afișa valorile expresiilor pe baza datelor sursă din rapoarte. Câmpurile calculate din rapoarte pot fi folosite pentru a obține totaluri sau pentru a efectua calcule speciale, de exemplu, pentru a afișa prețul total al unei comenzi prin calcularea produsului dintre cantitatea unui articol și prețul unui articol. Să ne uităm la procedura de creare a câmpurilor calculate folosind exemplul raportului „Articole în depozit” creat anterior.

Pentru a adăuga un câmp calculat „Suma” la un raport:

  1. Deschideți raportul „Articole în depozit” în modul Design.
  2. În Caseta de instrumente, faceți clic pe butonul Inscripţie(Etichetă) și plasați noul text în dreapta textului „Unități în stoc” din secțiunea antet. Introduceți cuvântul „Suma” ca text de etichetă.
  3. Pentru a crea un câmp Sumă calculată, faceți clic pe butonul Domeniu(Text Box) în Caseta de instrumente și adăugați o casetă de text în dreapta casetei de text UnitsInStock din secțiunea de date. Eliminați eticheta noului câmp de text.
  4. Faceți clic în interiorul câmpului de text și introduceți următoarea expresie ca valoare:

    = [Stoc]* [Preț] (= * ).

    Deschide fereastra de proprietăți câmpuri făcând dublu clic pe el și pe filă Aspect(Format) în caseta combinată de proprietate Format câmp(Format) selectați o valoare Monetar(Valută).

Comentariu

Există mai multe moduri de a introduce o expresie în câmpul de text: selectați-o și apăsați combinația de taste +pentru a intra în modul de editare pentru conținutul câmpului sau faceți dublu clic pe câmp pentru a afișa o casetă de dialog Proprietăți(Proprietăți) și apoi introduceți expresia ca valoare a proprietății Date(Sursă).

Orez. 6.27.

  1. Repetați pașii 3 și 4 pentru a crea un câmp de text în secțiunea de note a grupului Categorie, dar introduceți următoarele ca expresie subtotală: =Suma([Stock] * [Preț]) (=Suma( * )). Faceți clic pe butonul Îndrăzneţ(Aldin) în bara de format pentru a seta textul din noul câmp la aldine. Deschide caseta de dialog Proprietăți(Proprietăți) și deschideți fila din ea Alte(Altele), în câmp Nume(Nume) Introduceți un nume pentru caseta de text Sumă. Apoi extindeți fila Aspect(Format) și în caseta combinată de proprietăți Format câmp(Format) selectați o valoare Monetar(Valută).
  2. Deoarece lățimea zonei de date a raportului nostru a crescut, reduceți lățimea marginilor paginii, astfel încât toate câmpurile să încapă pe o singură pagină. Pentru a face acest lucru, selectați comanda Fișier, Configurare pagină(Fișier, Configurare pagină) și modificați lățimea implicită a marginilor din stânga și din dreapta la 10 mm (Consultați „Vizualizarea și tipărirea rapoartelor” din acest capitol.)
  3. Faceți clic pe butonul Vedere(Vizualizare) pe bara de instrumente Designer de rapoarte(Report Design) pentru a evalua rezultatele muncii dvs. Raportul va arăta ca în fig. 6.27. La datele anterioare s-a adăugat coloana din dreapta cu valorile costului fiecărui produs în cantitatea disponibilă din depozit și subtotalurile pentru costul mărfurilor pentru fiecare categorie.

Lucrarea practică nr. 16

Creați interogări de acces în modul proiectare. Cereri de mostre. Câmpuri calculate în interogări.

Crearea rapoartelor de acces. Expertul de raportare. Lucrul cu un raport în modul proiectare.

1. Deschide baza de date Student creată în lucrarea practică 15.

2. Intrați în modul de proiectare de interogări: în fila Creare, în grupul Interogări, selectați butonul Generator de interogări. În constructor, interogările sunt create manual. Sursa de date pentru o interogare poate fi unul sau mai multe tabele sau interogări. Adăugați o masă Elevii ca sursă de date. Examinați fereastra formularului de cerere și instrumentele. Sursele de date sunt afișate în partea de sus a formularului de solicitare. Partea inferioară a formularului este destinată:

· pentru a seta câmpurile afișate în cerere (linia câmp și linia Nume tabel);

· pentru a seta metoda de comandare a datelor în cerere (linie de sortare);

· pentru a seta condiții de selecție (Linii de condiții de selecție);

· să stabilească metoda de grupare a datelor într-o cerere;

· pentru a seta expresii calculate în câmpurile de interogare.

3. Includeți toate câmpurile tabelului în interogarea dvs Elevii. Activați sortarea după nume și rulați solicitarea de execuție (butonul din bara de instrumente).

Dați un nume când salvați Solicitați aspect. Interogarea va afișa toate datele din tabelul sursă. Examinați solicitarea dvs.

4. Cereri de mostre. Creați interogări de selecție. Construcția fiecărei noi cereri se realizează în constructor (ca la punctul 3). Aspectul poate fi, de asemenea, copiat de mai multe ori, salvând fiecare cerere cu un nume care reflectă conținutul cererii. Setați Condițiile de selecție enumerate mai jos unul câte unul, vizualizați rezultatele interogărilor construite și salvați fiecare dintre ele sub numele corespunzătoare. Deci, alegeți:

· Elevii ale căror nume de familie încep cu primele litere ale alfabetului (cum ar fi „[A-I]*”) (nume Primul);

· Elevii care studiază în aceeași grupă (nume Grup);

· Studenți, cu excepția celor care studiază într-un anumit grup (de exemplu, Not I-105) (nume Pe lângă grup).

5. Selectați interogări cu operații logice. Creați interogări de selecție punând condiții în câmpurile de calificare a examenului. Sursa de date pentru interogări va fi tabelele EleviiŞi Sesiune. Salvați cu numele specificate. Deci, alegeți:

· elevi cu doar note excelente (nume Studenți excelenți).

· elevi cu note bune și excelente (4 sau 5) (nume Patru și cinci).

· elevi cu cel puțin o nota C (nume elevi C).

6. Selectați interogări cu un parametru. Dacă în loc de o condiție de selecție într-o linie, specificați o solicitare de text cuprinsă între paranteze drepte, de exemplu [Introduceți numele de familie], atunci puteți specifica un parametru atunci când executați interogarea. Un parametru este orice valoare prin care vor fi căutate toate înregistrările cu valoarea câmpului specificată (în exemplu, acesta este numele de familie). În interogările noi, selectați după valorile parametrilor:

· După numele de familie al elevului (prenume Nume).

· După codul studentului (Nume Cod).

7. Rețineți că căutările parametrilor folosesc o potrivire exactă cu valoarea parametrului.

8. Câmpuri calculate într-o interogare. Într-o nouă cerere:

· Un câmp calculat numit GPA pentru a calcula GPA-ul fiecărui student:

Numele cererii - Scor mediu.

· Un câmp calculat numit Total Puncte pentru a calcula punctele totale ale fiecărui student. Numele cererii - Suma punctelor.

9. Grupați operațiuni în interogări. Gruparea este activată prin butonul din fila „ Lucrul cu cereri» - « Constructor» (Operațiuni de grup). În linia formularului „Operațiuni de grup”, puteți specifica câmpurile prin care se realizează gruparea și funcțiile care se numesc grup și sunt utilizate pentru a rezuma un grup de date. Consultați lista funcțiilor de grup.

· Găsiți notele medii la materii pentru fiecare grupă. Solicitarea trebuie să includă câmpurile Grup și Examen1, Examen2, Examen3. Câmpul numelui de familie nu este necesar în această solicitare! Utilizați gruparea în câmpul Operație grup și funcția de grup Avg() în toate câmpurile de evaluare. Salvați cu un nume Mediile de grup.

· Găsiți notele medii la materii pentru întreaga populație de studenți. În această interogare, includeți numai câmpurile de evaluare cu grupare Avg() în toate câmpurile de evaluare. Salvați cu un nume Mediile subiectului.

10. Rapoartele sunt concepute pentru a afișa datele din tabele și interogările bazei de date într-o versiune „de hârtie”. Ele diferă de formulare prin faptul că vă permit să grupați cu ușurință datele și să rezumați rezultatele.

11. Crearea de rapoarte folosind vrăjitori. În fila Creare din grupul " Rapoarte» selectați Expertul de raportare. Selectați tabelul ca sursă de date Elevii. Selectați câmpurile Grup, Nume, Prenume, Adresă, Telefon în această ordine pentru a le include în cerere. Fără a adăuga niveluri de grupare, sorta câmpurile în ordinea crescătoare a numărului grupului, apoi în ordinea crescătoare a numelui de familie, apoi a prenumelui. Selectați Aspect tabelar, orice stil, setați un nume Elevii.

12. Raportul se deschide în modul de vizualizare. Fiți atenți la conținutul filei de previzualizare (se numește „Previzualizare”).

13. Intrați în modul de proiectare a raportului și familiarizați-vă cu conținutul formularului de raport. Găsiți zonele de titluri, note, subsol. Observați că au apărut filele instrumentului Report Designer. Crearea unui raport este similară cu crearea formularelor. Zona antet conține titlul general al raportului, antetul conține titlurile câmpurilor acestea vor fi repetate pe fiecare pagină a raportului; În zona de subsol - data curentă și numerele de pagină ale raportului, acestea se vor repeta și pe fiecare pagină. Uită-te la ce tip sunt aceste elemente. Pentru titluri se folosește elementul Inscripţie, pentru a afișa elementul de date Domeniu. Element Linia separă zona antetului.

14. Gruparea datelor. Pentru a combina înregistrările în grupuri, utilizați comanda Gruparea pe " Instrumente de proiectare de rapoarte - Designer" În raport EleviiÎnregistrările elevilor trebuie grupate după numerele grupului. Utilizați gruparea pentru a adăuga o zonă de antet de grup la raportul dvs. pentru numerele de grup și setați ordinea de sortare la crescător. Mutați inscripția antet grup în zona Antet grup și câmpul Grup din zona de date. Separați informațiile despre diferitele grupuri cu o linie subțire în partea de sus.

15. Vizualizați rezultatul în modul de previzualizare.

16. Creați rapoarte folosind vrăjitori. Gruparea datelor. Utilizați expertul pentru rapoarte pentru a crea un raport pentru tabele EleviiŞi Sesiune. Selectați pentru a include câmpurile Grup, Nume, Prenume și notele pentru cele trei examene în interogare. Adăugați nivelul de grupare(după grup), sortați după nume crescător, apoi prenume. Selectați un aspect A călcat, orice stil, setați numele Sesiune.

Access are o gamă largă de caracteristici și instrumente pentru lucrul cu bazele de date. Utilizatorilor care folosesc acest program li se pot oferi o varietate de sarcini pe care trebuie să le poată rezolva. În acest articol ne vom da seama cum să creați un raport în Access, ce este acesta și pentru ce este necesar. Să începem. Să mergem!

Rapoartele din Microsoft Access sunt folosite pentru a afișa sau tipări informații dintr-o bază de date. Orice raport poate fi creat pe baza unui tabel sau pe baza unei interogări. Acest lucru se face foarte simplu, în doar câteva clicuri.

Pentru a începe, trebuie să aveți un tabel gata făcut cu ale cărui date veți lucra. Apoi selectați tabelul dorit în fereastra „All Access Objects” situată în stânga, accesați fila „Creation” și faceți clic pe butonul „Raport” din secțiunea cu același nume. Totul este gata. Veți vedea un raport generat de program pe baza informațiilor conținute în tabel.

După aceea, puteți accesa fila Design pentru a edita câmpuri, secțiuni și multe altele. Pentru a ieși din modul de proiectare, faceți clic dreapta pe fila tabel și selectați Vizualizare raport. Nu uitați să salvați înainte de a ieși.

Pentru cazuri mai complexe, utilizați „Asistentul de raportare”, butonul corespunzător se află în aceeași filă „Creare” acest instrument este util dacă trebuie să operați cu date din mai multe tabele simultan;

În fereastra care se deschide, selectați din listă acele tabele și interogări din care vor fi preluate câmpurile (trebuie specificate și ele). Când ați terminat, faceți clic pe butonul „Următorul”. În fereastra următoare vi se va cere să selectați tipul adecvat de prezentare a datelor. Apoi puteți grupa câmpurile selectate după cum doriți. Pur și simplu selectați câmpul dorit și faceți clic pe butonul săgeată. În continuare, se va deschide o fereastră pentru sortarea înregistrărilor. Sortarea este opțională, așa că puteți sări peste acest pas. În fereastra următoare, selectați Aspect (eșalonat, bloc, contur) și Orientare (portret, peisaj). Lăsați „Ajustați lățimea marginii pentru a se potrivi pe o pagină” bifat. După aceasta, tot ce trebuie să faceți este să introduceți numele și să faceți clic pe butonul „Finish”.

Pentru a remedia aspectul general și datele afișate incorect, accesați modul design. Acolo puteți selecta câmpuri individuale și le puteți muta folosind săgețile de pe tastatură sau mouse. Puteți elimina golurile mari dintre coloane fără a accesa „Designer”. Doar mutați marginile cu cursorul mouse-ului. Dacă unele dintre datele dumneavoastră sunt afișate sub formă de bare „#”, pur și simplu măriți aceste câmpuri și informațiile vor fi afișate corect. În modul design, puteți schimba culoarea textului, a fundalului și a titlurilor.

Este posibil să se creeze celule specifice în care suma, diferența sau produsul să fie calculate pe baza datelor din tabele sau interogări. Pentru a face acest lucru, selectați câmpul dorit și faceți clic pe butonul „Totale” situat pe bara de instrumente din secțiunea „Grupare și totaluri”. În meniul care apare, selectați „Număr de înregistrări” sau „Număr de valori”, în funcție de sarcinile cu care vă confruntați.

Rapoartele de acces afișează automat bare gri, pe care unii utilizatori le pot considera nesatisfăcătoare. Pentru a le elimina, accesați modul de proiectare, selectați „Zona de date”, faceți clic dreapta și selectați „Proprietăți” din listă. În partea dreaptă va apărea o fereastră în care trebuie să găsiți linia „Culoare de fundal alternativă”. Copiați „Background 1” din „Background Culoare” și inserați în „Alternate Background Culoare”. Repetați același lucru cu secțiunea Note de grup.

O altă modalitate de a crea este „Report Designer”. Făcând clic pe acest buton, în fața dvs. va apărea o zonă unde trebuie să adăugați câmpuri folosind butonul corespunzător din bara de instrumente.

Acum veți ști cum să faceți un raport în Microsoft Access. Acest lucru vă va permite să lucrați mai bine cu bazele de date. Lasă-ți părerea despre acest articol în comentarii: dacă a fost util și întreabă dacă ceva rămâne neclar.