Microsoft Excel: sortarea și filtrarea datelor. Filtrarea datelor în Excel

Să vedem cum puteți căuta informații în MS Excel folosind filtre.

Pentru a face acest lucru, deschideți Excel și creați un tabel mic în el.

Selectați orice celulă din rândul antetului, apoi accesați „ Date" și faceți clic pe butonul " Filtru»:

În rândul cu titlurile tabelului nostru, vor apărea „săgeți” în fiecare coloană.

Vă rugăm să rețineți că, dacă tabelul dvs. nu are un rând cu titluri, atunci Excel va insera automat un filtru în primul rând de date:

Etapa pregătitoare este finalizată. Puteți începe să căutați informații.

Elementele de bază ale filtrului

Aplicați filtre la un tabel

Faceți clic pe pictograma din coloana Manager. Se va deschide următorul meniu:

În acest meniu, folosind casetele de selectare, puteți marca acele elemente prin care doriți să filtrați datele.

Dacă există multe valori în tabel, atunci utilizați șirul de căutare. Pentru a face acest lucru, începeți să introduceți o parte a cuvântului pe care trebuie să o găsiți. Lista de opțiuni va fi scurtată automat.

Dezavantajul acestei metode este că puteți marca o singură valoare sau mai multe valori care conțin expresia de căutare, dar nu pot fi găsite valori complet diferite. Adică, de exemplu, nu veți putea găsi imediat manageri pe nume Sergey și Alexander în acest fel, dar puteți găsi toate valorile care conțin „Serg”: Sergey, Sergeev, Sergienko etc.

De exemplu, trebuie să marcați doar 2 valori din câteva zeci. Debifarea manuală a fiecărui element, cu excepția celor necesare, necesită destul de mult timp. Pentru a accelera acest proces, debifați caseta de selectare „(Selectați tot)”. Acest lucru va șterge toate celelalte casete de selectare. Acum puteți marca doar acele articole de care aveți nevoie.

MS Excel acceptă mai multe filtre, de ex. se filtrează pe mai multe coloane simultan.

De exemplu, trebuie să găsiți toate ordinele managerului Ivanov din 18 ianuarie 2014.

Pentru a începe, faceți clic pe în coloana „Manager” și selectați Ivanov.

Acum faceți clic pe în coloana „Data expedierii”, debifați „(Selectați tot)” și selectați 18/01/2014 sau introduceți 18 în bara de căutare și faceți clic pe „OK”.

Tabelul va arăta astfel:

În același mod, puteți continua să filtrați datele după coloanele „Descriere”, „Cantitate”, etc.

Rețineți că în coloanele care au fost filtrate, pictograma se schimbă în .

Astfel veți ști întotdeauna după ce coloane sunt filtrate datele.

Anulează filtrul

Pentru a elimina toate filtrele simultan, accesați „ Date" și faceți clic pe butonul " clar».

Dacă trebuie să eliminați filtrul dintr-o singură coloană, lăsând filtre pe altele, atunci faceți clic pe pictograma acestei coloane, de exemplu, „Data expedierii” și faceți clic pe elementul „Eliminați filtrul din<Название столбца>»:

sau

Dacă trebuie să abandonați complet filtrele din tabel, atunci accesați „ Date" și faceți clic pe butonul " Filtru" Se va opri evidențierea, pictogramele vor dispărea din bara de titlu și toate datele vor fi afișate în tabel.

Inainte de

După

Setări suplimentare ale filtrului

În funcție de tipul de conținut al coloanelor, filtrele au opțiuni suplimentare.

Filtre de text

Faceți clic pe pictograma coloanei „Manager”, plasați cursorul peste „Filtre de text”, așteptați să apară meniul și selectați oricare dintre criteriile de selecție sau elementul „Filtru personalizat...”. Va apărea următoarea fereastră:

• 1. Condiții "egal" sau "nu este egal" presupunem că expresia dorită se potrivește sută la sută cu conținutul celulei. Criteriu "egal" lasă în tabel doar acele rânduri care conțin valoarea selectată. În consecință, criteriul "nu este egal" lasă toate valorile cu excepția celei selectate. Pentru a simplifica sarcina, puteți selecta valoarea dorită din lista derulantă:

• 2. Termeni "Mai mult"Și "Mai puțin" presupunem că tabelul va conține valori care încep cu o literă anterioară sau ulterioară din alfabet. De exemplu, dacă selectați valoarea „Ivanov” pentru opțiunea „mai mult”, atunci numai acele celule care încep cu litera „Y” vor rămâne în tabel (Kartov, Yoghurtov etc.). Și cu opțiunea „mai puțin” - valori care încep cu litera „Z” (Zakharov, Bukin).
• 3. Singura diferență de condiții "mai mult sau egal"Și „mai puțin sau egal” din paragraful anterior prin aceea că filtrul include valoarea selectată.
• 4. Dacă trebuie să găsiți toate valorile care încep cu "Salcie", apoi utilizați condiția "începe cu", iar dacă doriți să știți câte valori din tabel se termină în "rovici", apoi selectați opțiunea "se termină cu".
• 5. În consecință, condițiile "nu incepe cu"Și "nu se termină cu" presupuneți că nu trebuie să afișați valorile care conțin expresia de căutare în tabel.
• 6. La alegerea condiţiilor "contine" sau "nu contine" Puteți specifica orice expresie sau combinație de litere pe care doriți să o includeți sau să o excludeți din filtru. Diferența dintre acest punct și punctele 1, 4 și 5 este că fraza căutată poate fi localizată oriunde în celulă. De exemplu, setând „Willow” ca filtru, rezultatul va fi „Alexey Ivanov”, „Sergey Ivarovsky”, „curba”, etc.

Filtre numerice

Majoritatea condițiilor sunt aceleași ca pentru filtrele de text. Să luăm în considerare doar altele noi.

• 1. Condiție "între". Când selectați această condiție, criteriile necesare sunt setate imediat în fereastra care apare, ceea ce vă ușurează sarcina:

Tot ce trebuie să faceți este să introduceți valorile de la tastatură sau să le selectați din listă.

Filtrați după dată

Aceste condiții nu necesită explicații speciale, deoarece semnificația lor este ușor de înțeles din nume. Singurul lucru la care merită să fiți atenți este că în fereastra standard pentru selectarea condițiilor de filtrare apare un buton Calendar pentru a facilita introducerea datei.

Și mai multe despre filtre

Există o altă modalitate de a filtra datele. Să ne transformăm puțin masa:

După cum puteți vedea, l-am colorat.

Acum, de exemplu, trebuie să găsim toate liniile cu Krasotkin. Faceți clic dreapta pe celula cu această persoană și selectați „Filtrare” din meniul care apare. Noul meniu are mai multe opțiuni noi. În acest exemplu, avem nevoie de articol "Filtrați după valoare...".

Dacă selectați condiția "Filtrați după culoare...", atunci tabelul va conține rânduri cu celule de aceeași culoare cu celula activă (umplere galbenă).

Dacă dai clic pe „Filtrați după culoarea fontului...”, atunci doar celulele cu font roșu sau negru vor rămâne în tabelul nostru, în funcție de celula care este activă în prezent.

Ultimul element de filtru este aplicabil numai dacă tabelul folosește formatare condiționată cu pictograme.

Administrarea site-ului site-ul web exprimă recunoştinţă autorului Alexandru Țarev pentru pregătirea materialului.

Mulți angajați din tot felul de organizații care trebuie să lucreze cu Mircosot Excel într-un fel, fie că este vorba de contabili obișnuiți sau analiști, se confruntă adesea cu nevoia de a selecta un număr de valori dintr-o cantitate imensă de date. Pentru a simplifica această sarcină, a fost creat un sistem de filtrare.

Filtru obișnuit și avansat

Excel oferă un filtru simplu care poate fi lansat din fila „Date” – „Filter” (Date – Filtru în versiunea în limba engleză a programului) sau folosind o comandă rapidă pe bara de instrumente, similar cu o pâlnie în formă de con pentru turnarea lichidului în recipiente cu gât îngust.

Pentru cele mai multe cazuri, acest filtru este opțiunea optimă. Dar, dacă trebuie să filtrați după un număr mare de condiții (și chiar după mai multe coloane, rânduri și celule), mulți oameni se întreabă cum să facă un filtru avansat în Excel. În versiunea în limba engleză se numește Advanced filter.

Utilizarea filtrului avansat pentru prima dată

În Excel, cea mai mare parte a muncii se face cu tabele. În primul rând, este convenabil și, în al doilea rând, într-un singur fișier puteți salva informații pe mai multe pagini (file). Este recomandabil să creați mai multe rânduri deasupra tabelului principal, lăsând cel de sus pentru antet, în aceste rânduri se vor încadra condițiile filtrului avansat Excel. În viitor, probabil că filtrul va fi schimbat: dacă sunt necesare mai multe condiții, puteți oricând să introduceți o altă linie în locul potrivit. Dar este de dorit să existe un rând neutilizat între celulele intervalului de condiții și celulele datelor sursă.

Mai jos sunt exemple despre cum să utilizați un filtru avansat în Excel.

Aplicarea unui filtru

În tabelul de mai sus, rândurile 1 și 2 sunt pentru intervalul de condiții, rândurile de la 4 la 7 sunt pentru intervalul de date sursă.

În primul rând, ar trebui să introduceți în rândul 2 valorile corespunzătoare de pe care se va baza filtrul avansat din Excel.

Filtrul este lansat prin selectarea celulelor datelor sursă, după care trebuie să selectați fila „Date” și să faceți clic pe butonul „Avansat” (Date - Avansat, respectiv).

Fereastra care se deschide va afișa intervalul de celule selectate în câmpul Interval sursă. Conform exemplului de mai sus, șirul ia valoarea „$A$4:$F$12”.

Câmpul „Interval de condiții” trebuie completat cu valorile „$A$1:$F$2”.

Fereastra conține și două condiții:

• filtrați lista în loc;
• copiați rezultatul într-o altă locație.

Prima condiție vă permite să generați rezultatul în spațiul alocat pentru celulele intervalului inițial. A doua condiție vă permite să generați o listă de rezultate într-un interval separat, care ar trebui să fie specificat în câmpul „Plasați rezultatul în interval”. Utilizatorul selectează o opțiune convenabilă, de exemplu, prima, iar fereastra „Filtru avansat” din Excel se închide.

Pe baza datelor introduse, filtrul va genera următorul tabel.

Când utilizați condiția „Copiați rezultatul într-o altă locație”, valorile de la rândurile 4 și 5 vor fi afișate în intervalul specificat de utilizator. Intervalul inițial va rămâne neschimbat.

Ușurință în utilizare

Metoda descrisă nu este în întregime convenabilă, prin urmare, pentru îmbunătățire, se folosește de obicei limbajul de programare VBA, cu care sunt create macrocomenzi care vă permit să automatizați un filtru avansat în Excel.

Dacă utilizatorul are cunoștințe despre VBA, se recomandă să studieze o serie de articole pe această temă și să îți implementeze cu succes planurile. Când modificați valorile celulelor din rândul 2, rezervate filtrului avansat Excel, intervalul de condiții se va modifica, setările vor fi resetate, repornite imediat și informațiile necesare vor fi generate în intervalul necesar.

Interogări complexe

Pe lângă lucrul cu valori specificate cu precizie, filtrul avansat din Excel este capabil să proceseze interogări complexe. Acestea sunt datele introduse, unde unele dintre caractere sunt înlocuite cu caractere wildcard.

Tabelul cu simboluri pentru interogări complexe este prezentat mai jos.

Merită să știți că simbolul * poate reprezenta orice număr de caractere. Adică, dacă se introduce valoarea „n*”, toate valorile vor fi returnate, indiferent de numărul de caractere după litera „n”.

Semn "?" implică un singur caracter.

Legături SAU și ȘI

Trebuie să știți că informațiile specificate într-o singură linie în „Gama de condiții” sunt considerate a fi combinate cu un operator logic (ȘI). Aceasta înseamnă că mai multe condiții sunt îndeplinite simultan.

Dacă datele sunt scrise într-o coloană, filtrul avansat din Excel le recunoaște ca fiind conectate de un operator logic (SAU).

Tabelul de valori va lua următoarea formă:

Tabele pivot

O altă metodă este efectuată folosind comanda „Insert - Table - PivotTable” (Insert - Table - PivotTable în versiunea în limba engleză).

Tabelele menționate funcționează în mod similar cu o gamă preselectată de date și selectează valori unice pentru analize ulterioare. De fapt, se pare că lucrează cu câmpuri unice (de exemplu, numele de familie al unui angajat al companiei) și o serie de valori care sunt returnate atunci când este selectat un câmp unic.

Dezavantajul utilizării tabelelor pivot este necesitatea de a ajusta manual datele sursă atunci când acestea se modifică.

Concluzie

În concluzie, trebuie menționat că domeniul de aplicare al filtrelor în Microsoft Excel este foarte larg și variat. Este suficient să-ți folosești imaginația și să-ți dezvolți propriile cunoștințe, abilități și abilități.

Filtrul în sine este ușor de utilizat și de învățat; nu este dificil să vă dați seama cum să utilizați filtrul avansat în Excel, dar este destinat cazurilor în care este necesar să eliminați informațiile de un număr mic de ori pentru procesare ulterioară. De regulă, nu implică lucrul cu cantități mari de informații din cauza factorului uman obișnuit. Aici vin în ajutor tehnologiile mai sofisticate și avansate de procesare a informațiilor în Microsoft Excel.

Macro-urile scrise în VBA sunt extrem de populare. Ele vă permit să rulați un număr semnificativ de filtre care vă ajută să selectați valorile și să le afișați în intervalele corespunzătoare.

Macro-urile înlocuiesc cu succes multe ore de muncă la compilarea rapoartelor rezumative, periodice și de altă natură, înlocuind timpul lung de analiză a matricelor uriașe cu doar un clic de o secundă.

Utilizarea macrocomenzilor este justificată și incomod. Oricine se confruntă cu nevoia de aplicare va găsi întotdeauna, dacă dorește, suficient material pentru a-și dezvolta cunoștințele și pentru a căuta răspunsuri la întrebările de interes.

Filtrați în Excel - Aceasta este selecția datelor în funcție de anumite caracteristici.Filtrarea in Excelîn anumite condiții se realizează folosind funcția " Filtrați în Excel „. Dacă există imagini în celule în tabel, consultați articolul „Inserați o imagine într-o celulă în Excel” pentru cum să remediați imaginile într-o celulă, astfel încât acestea să nu se miște atunci când sunt filtrate.
Cum se filtrează în Excel.
Mai întâi, selectați coloana în care trebuie să filtrați datele din tabel. Apoi, în fila „Acasă”, faceți clic pe butonul „Sortare și filtrare” și selectați funcția „Filtrare”. Sau accesați fila „Date” și faceți clic pe butonul „Filtrare”.
Un buton de filtrare a apărut în celula de sus a coloanei selectate. Faceți clic pe acest buton și selectați „Filtre numerice”, apoi „mai puțin”. În fereastra care apare, vizavi de celula „mai puțin decât”, scrieți numărul mai mic decât trebuie să selectăm datele, de exemplu, 7. Faceți clic pe „OK”.

Puteți filtra datele după culoarea celulei. Celulele pot fi colorate manual sau cu formatare condiționată. Cum să colorați celulele cu formatare condiționată după număr, după cuvinte, după dată etc., „Formatare condiționată în Excel”.
Faceți clic pe culoarea roz. Faceți clic pe „OK”. A ieșit așa.

Filtrarea este cu siguranță una dintre cele mai convenabile și mai rapide moduri de a selecta dintr-o listă imensă de date exact ceea ce este necesar în acest moment. Ca urmare a procesului de filtrare, utilizatorul va primi o mică listă cu datele necesare, cu care poate fi lucrată ușor și calm. Aceste date vor fi selectate după un anumit criteriu, pe care îl puteți configura singur. Desigur, puteți lucra cu datele selectate, utilizând pe deplin toate celelalte caracteristici ale Excel 2010.

Când lucrați cu tabele, datele pot fi selectate în două moduri - utilizați un filtru automat personalizat în Excel 2010 sau concentrați-vă pe un set mic de funcții și formule de bază. A doua opțiune este mult mai simplă și mai ușoară, ceea ce înseamnă că cu aceasta vom începe cunoașterea capacităților procesorului de tabel actualizat.

Deci, aveți un tabel cu o serie de diverse date pe care le-ați primit la serviciu și acum trebuie să selectați anumite valori. Din fericire, puteți folosi un autofiltru în Excel 2010, care va lăsa pe ecran doar informațiile necesare.

Aici vedem principalele funcții de filtrare situate în fila Acasă. De asemenea, puteți arunca o privire la fila „Date”, unde ni se va oferi o opțiune detaliată de control al filtrarii. Pentru a organiza datele, trebuie să selectați intervalul necesar de celule sau, alternativ, pur și simplu să marcați celula de sus a coloanei necesare. După aceasta, trebuie să faceți clic pe butonul „Filtrare”, după care va apărea un buton cu o săgeată mică îndreptată în jos în partea dreaptă a celulei.

Filtrele pot fi ușor „atașate” la toate coloanele.

Acest lucru va simplifica foarte mult sortarea informațiilor pentru procesarea viitoare.

Acum să ne uităm la meniul derulant pentru fiecare filtru (vor fi aceleași):

— sortarea în ordine crescătoare sau descrescătoare („de la valoarea minimă la maximă” sau invers), sortarea informațiilor după culoare (așa-numitul obicei);

— Filtrați după culoare;

— capacitatea de a îndepărta filtrul;

— parametrii de filtrare, care includ filtre numerice, text și date (dacă astfel de valori sunt prezente în tabel);

— capacitatea de a „selecta toate” (dacă debifați această casetă, atunci complet toate coloanele nu vor mai fi afișate pe foaie);

— „numele coloanelor”, unde sunt vizibile toate coloanele utilizate în tabel. Dacă debifați caseta de lângă anumite elemente, atunci acestea nu vor mai fi afișate, dar aici acest lucru se poate face selectiv.

Dacă aplicați vreun filtru, imaginea butonului se va schimba și va lua forma filtrului pe care l-ați selectat.

Dacă vorbesc despre filtre numerice , atunci aici programul oferă și un număr destul de mare de opțiuni diferite pentru sortarea valorilor disponibile. Acestea sunt: ​​„Mai mare decât”, „Mai mare sau egal cu”, „Egal cu”, „Mai mic sau egal cu”, „Mai mic decât”, „Nu este egal cu”, „Între valorile specificate”. Activăm elementul „Primele 10” și apare o fereastră

Aici puteți alege câte primele valori ne interesează (doar un număr pe care îl puteți selecta folosind săgețile sau specificați singur) și cum trebuie să fie sortate (cel mai mic, cel mai mare sau chiar un procent din numărul total). de elemente).

Dacă selectați elementul „Peste (sau sub) medie”, atunci vi se vor prezenta acele rânduri ale căror valori se vor potrivi cu solicitarea. Media aritmetică este calculată automat, pe baza datelor colectate din coloană.

Filtru automat personalizat în Excel 2010, după cum sa spus, oferă acces extins la opțiunile de filtrare. Cu ajutorul acestuia, puteți seta o condiție (constă din 2 expresii sau „funcții logice” SAU / ȘI), conform căreia datele vor fi selectate.

Filtrele de text au fost concepute pentru a funcționa exclusiv cu valori de text. Aici, pentru selecție sunt utilizați următorii parametri: „Conține”, „Nu conține”, „Începe cu...”, „Se termină cu...”, precum și „Egal”, „Nu este egal”. Configurarea lor este destul de similară cu configurarea oricărui filtru numeric.

Să aplicăm filtrarea simultană după parametri diferiți diferitelor coloane ale raportului nostru privind performanța depozitului. Deci, lăsați „Articole” să înceapă cu „A”, dar în coloana „Depozit 1” indicăm că rezultatul ar trebui să fie mai mare de 25. Rezultatul unei astfel de selecții este prezentat mai jos

Filtrarea, atunci când nu mai este necesară, poate fi anulată în oricare dintre modurile posibile - utilizați combinația de butoane „Shift+Ctrl+L”, apăsați butonul „Filtrare” (fila „Principal”, marea „Sortare și filtrare” ”, inclusă în „Editare”). Sau pur și simplu faceți clic pe butonul „Filtrare” din fila „Date”.

Desigur, filtrarea este un element destul de convenabil de selecție a datelor în Excel 2010, dar uneori poate fi necesar să se facă o selecție mai detaliată a informațiilor care pur și simplu nu sunt furnizate de funcțiile standard.

Să presupunem că acum trebuie să filtram folosind o anumită condiție, care, la rândul său, este o combinație de condiții pentru filtrarea mai multor coloane simultan (pot fi mai mult de 2). În acest caz, poate fi utilizat doar un filtru personalizat avansat, în care condițiile pot fi combinate folosind funcțiile logice AND/OR.

Să ne uităm la un exemplu pentru a înțelege mai bine capacitățile filtrului. Să presupunem că avem un tabel cu interogări de căutare în sistemele Yandex și Google. Trebuie să stabilim care dintre interogările existente are o poziție mai mică de 10 în fiecare dintre sistemele specificate. Deoarece pot exista o mulțime de solicitări, trebuie să efectuați o serie de pași simpli.

În celule separate și complet libere copiem numele coloanelor după care vom filtra datele. După cum am menționat mai sus, aceasta va fi „Vizibilitatea în Yandex” și „Vizibilitatea în Google”. Numele pot fi copiate în orice celule adiacente, dar vom alege B10 și C10.

În aceste celule vom introduce condițiile pentru viitoarea filtrare. Dacă este necesar (și acest lucru este necesar pentru noi) să luăm în considerare ambele condiții simultan (această funcție logică se numește ȘI), atunci condițiile de filtrare ar trebui plasate într-o singură linie. Dacă trebuie luat în considerare un singur lucru (funcția SAU), atunci condițiile trebuie plasate pe linii diferite.

Acum căutăm fila „Date”, „Sortare și filtrare” și facem clic pe pictograma mică „Avansat” și vedem această fereastră

„Filtrul avansat” vă permite să alegeți una dintre opțiunile posibile de acțiune - filtrați lista chiar aici sau luați datele primite și copiați-le într-o altă locație convenabilă pentru dvs.

În „Interval sursă” trebuie să specificați adresa (dacă programul nu face acest lucru singur) a întregului interval de celule ale căror date trebuie filtrate. Acest lucru se poate face fie prin specificarea manuală a adreselor necesare, fie pur și simplu selectând limitele tabelului necesar cu mouse-ul.

„Gama de condiții”, așa cum ați ghicit, conține adresele acelor celule în care sunt stocate condițiile de filtrare și numele coloanelor. Pentru noi va fi „B10:C12”.

Dacă decideți să vă îndepărtați de exemplu și să selectați funcția „Copiere rezultatul...”, atunci în a treia coloană trebuie să indicați adresa intervalului acelor celule unde programul trebuie să trimită datele care au trecut filtru. Deci vom selecta și această opțiune și vom specifica „A27:C27”.

Confirmăm programul și, dacă totul a fost făcut fără erori și sunt îndeplinite condițiile specificate, atunci vom vedea acest rezultat

Mult succes la job.

Microsoft Excel este un instrument omniprezent și convenabil pentru foi de calcul.

Funcționalitatea largă face ca acest program să fie al doilea cel mai popular după MS Word dintre toate programele de birou.

Este folosit de economiști, contabili, oameni de știință, studenți și reprezentanți ai altor profesii care trebuie să prelucreze date matematice.

Una dintre cele mai convenabile caracteristici ale acestui program este filtrarea datelor. Să vedem cum să configurați și să utilizați filtrele MS Excel.

Găsirea filtrelor în acest program este ușoară - trebuie să deschideți meniul principal sau să țineți apăsate tastele Ctrl+Shift+L.

Funcții de filtrare de bază în Excel:

• selecție după culoare: face posibilă sortarea datelor după font sau culoarea de umplere,
• filtre de text în excel: vă permit să setați anumite condiții pentru rânduri, de exemplu: mai mic decât, mai mare decât, egal cu, nu este egal cu și altele, precum și să setați condiții logice - și, sau,
• filtre numerice: sortați după criterii numerice, de exemplu, sub medie, top 10 și altele,
• manual: selecția poate fi efectuată după criterii auto-selectate.

Sunt usor de folosit. Este necesar să selectați tabelul și să selectați secțiunea cu filtre din meniu, apoi să specificați după ce criteriu vor fi filtrate datele.

Cum să utilizați un filtru avansat în Excel - cum să-l configurați

Filtrul standard are un dezavantaj semnificativ - pentru a vă aminti ce criterii de selecție au fost utilizate, trebuie să deschideți meniul. Și acest lucru este și mai incomod atunci când este specificat mai mult de un criteriu. Din acest punct de vedere, un filtru avansat este mai convenabil, care este afișat într-un tabel separat deasupra datelor.

INSTRUCȚIUNE VIDEO

Procedura de setare:

1. Creați un tabel cu date pentru a lucra în continuare cu acesta. Nu trebuie să conțină linii goale.
2. Creați un tabel cu condiții de selecție.
3. Lansați filtrul avansat.

Să ne uităm la un exemplu de configurare.
Avem un tabel cu coloanele Produs, Cantitate și Preț.

De exemplu, trebuie să sortați rândurile ale căror nume de produse încep cu cuvântul „Unghii”. Mai multe rânduri se încadrează în această condiție.

Tabelul cu condiții va fi plasat în celulele A1:A2. Este important să indicați numele coloanei în care va avea loc selecția (celula A1) și cuvântul pentru selecție în sine - Cuie (celula A2).

Cel mai convenabil este să îl plasați deasupra datelor sau în lateral. De asemenea, sub acesta nu este interzis, dar nu este întotdeauna convenabil, deoarece din când în când poate fi necesar să adăugați linii suplimentare. Indentați cel puțin o linie goală între cele două tabele.

Atunci trebuie să:

1. selectați oricare dintre celule,
2. deschideți „Filtru avansat” urmând calea: Date – Sortare și filtrare – Avansat,
3. verificați ceea ce este specificat în câmpul „Interval original” - întregul tabel cu informații ar trebui să meargă acolo,
4. în „Gama de condiții” trebuie să setați valorile celulelor cu condiția de selecție, în acest exemplu acesta este intervalul A1:A2.

După ce faceți clic pe butonul „OK”, vor fi selectate informațiile necesare, iar în tabel vor apărea doar rânduri cu cuvântul dorit, în cazul nostru este „Unghiile”. Numerele de linie rămase vor deveni albastre. Pentru a anula un filtru specificat, apăsați pur și simplu CTRL+SHIFT+L.

De asemenea, este ușor să configurați filtrarea pentru liniile care conțin cuvântul exact „Unghii”, fără a distinge majuscule și minuscule. In intervalul B1:B2 vom plasa o coloana cu noul criteriu de selectie, fara a uita sa indicam antetul coloanei in care se va efectua screening-ul. În celula B2 trebuie să introduceți următoarea formulă ="=Unghii".

• selectați orice celulă de tabel,
• deschideți „Filtru avansat”,
• verificați dacă întregul tabel cu date este inclus în „Intervalul sursei”,
• în „Gama de condiții” indicați B1:B2.

După ce faceți clic pe „OK”, datele vor fi filtrate.

Acestea sunt cele mai simple exemple lucrul cu filtre în excel. În versiunea avansată, este convenabil să setați alte condiții pentru selecție, de exemplu, screening cu parametrul „SAU”, screening cu parametrul „Nails” și o valoare în coloana „Cantitate” >40.

Informațiile din tabel pot fi filtrate pe coloane - una sau mai multe. Să ne uităm la exemplul unui tabel cu coloanele „Oraș”, „Lună” și „Vânzări”.

Exemplul 1

Dacă trebuie să filtrați datele după o coloană cu numele orașelor în ordine alfabetică, trebuie să selectați oricare dintre celulele acestei coloane, să deschideți „Sortificare” și „Filtrare” și să selectați opțiunea „AY”. Ca urmare, informațiile vor fi afișate ținând cont de prima literă a numelui orașului.

Pentru a obține informații folosind principiul invers, trebuie să utilizați parametrul „YA”.

Exemplul 2

Este necesar să se filtreze informațiile în funcție de lună și, de asemenea, orașul cu un volum mare de vânzări ar trebui să fie în tabelul de deasupra orașului cu un volum de vânzări mai mic. Pentru a rezolva problema, trebuie să selectați opțiunea „Sortare” din „Sortificare și filtrare”. În fereastra de setări care apare, specificați „Sort by” - „Month”.

Apoi, trebuie să adăugați un al doilea nivel de sortare. Pentru a face acest lucru, trebuie să selectați în „Sortare” - „Adăugare nivel” și să specificați coloana „Vânzări”. În coloana de setări „Comanda”, selectați „Descendent”. După ce faceți clic pe „OK”, datele vor fi selectate în funcție de parametrii specificați.

INSTRUCȚIUNE VIDEO

De ce este posibil ca filtrele să nu funcționeze în Excel

Utilizatorii au adesea dificultăți atunci când lucrează cu instrumente precum filtrele. De obicei, acestea sunt asociate cu încălcarea regulilor de utilizare a anumitor setări.

Problema cu filtrul de dată este una dintre cele mai populare. Apare după descărcarea datelor din sistemul contabil sub forma unei matrice. Când încercați să filtrați rândurile după o coloană care conține date, filtrarea are loc nu după dată, ci după text.

Soluție pentru problemă:

1. selectați coloana de dată,
2. deschideți fila Excel din meniul principal,
3. Selectați butonul „Celele” și selectați opțiunea „Convertire text în data” din lista derulantă.

Greșelile populare ale utilizatorilor atunci când lucrează cu acest program includ și:

• lipsa antetelor de coloană (fără ele, filtrarea, sortarea și o serie de alți parametri importanți nu vor funcționa),
• prezența rândurilor și coloanelor goale în tabel cu date (acest lucru încurcă sistemul de sortare; Excel percepe informațiile ca două tabele diferite, independente unul de celălalt),
• plasarea mai multor tabele pe o singură pagină (este mai convenabil să plasați fiecare tabel pe o foaie separată),
• plasarea în mai multe coloane de date de același tip,
• plasarea datelor pe mai multe foi, de exemplu, pe lună sau an (cantitatea de muncă poate fi înmulțită imediat cu numărul de foi cu informații).

Și o altă greșeală critică care nu vă permite să utilizați pe deplin capacitățile Excel este utilizarea unui produs fără licență.

Funcționarea sa corectă nu poate fi garantată, iar erorile vor apărea în mod constant. Dacă intenționați să utilizați acest instrument de procesare a informațiilor matematice în mod continuu, cumpărați versiunea completă a programului.