Suport informațional pentru managementul personalului. Informare și suport tehnic al sistemului de management al personalului

Testul nr. 2.

Subiect: „Suport informațional pentru managementul personalului ca problemă de management.”

Introducere

Eficacitatea sistemului de management al personalului depinde în mare măsură de baza de informații. Baza de informații este o colecție de date privind starea sistemului gestionat și tendințele de dezvoltare a acestuia folosind caracteristicile cantitative ale proceselor care au loc în rândul angajaților, în mediul de producție și social înconjurător. De fapt, orice decizie de management ar trebui să se bazeze pe cunoașterea situației, a factorilor de influență și a relațiilor lor. Informația contribuie la implementarea tuturor funcțiilor de management: planificare, organizare, control, reglementare, distribuție.

Principalele funcții ale procesului de management al personalului, implementat la diferite niveluri ale sistemului de management al organizației, sunt elaborarea deciziilor și monitorizarea implementării acestora. Este necesitatea de a asigura îndeplinirea acestor funcții care face posibilă considerarea managementului personalului ca un proces informațional, adică. cuprinzând funcțional primirea, transmiterea, prelucrarea (transformarea), stocarea și utilizarea informațiilor și sistemul de management ierarhic însuși - ca sistem informațional. Procesul de management al personalului poate fi reprezentat ca un ansamblu de decizii coordonate, luate și implementate în mod constant, vizând în final atingerea scopului principal al organizației. Dezvoltarea fiecăreia dintre aceste decizii trebuie să fie furnizată cu informații.

Suportul informațional al sistemului de management al personalului este un ansamblu de decizii implementate privind volumul, amplasarea și formele de organizare a informațiilor care circulă în sistemul de management al personalului în timpul funcționării acestuia.

Suportul informațional include sisteme de informare și documentare operaționale, de reglementare, de referință, tehnice și economice. La proiectarea și dezvoltarea suportului informațional pentru un sistem de management, cel mai important lucru este stabilirea compoziției și structurii informațiilor necesare și suficiente pentru tehnologia de management adoptată.

1. Tipuri de informații și cerințe pentru aceasta

Informațiile utilizate în managementul personalului sunt, prin natura lor, împărțite în normative, de referință, metodologice, contabile, bazate pe materiale contabile primare, precum și de raportare, prezentate într-o formă generalizată. Principala sursă de informații primare sunt documentele departamentului de personal (fișe personale pentru evidența personalului, fișele personale ale angajaților, dosarele personale), ordinele și instrucțiunile emise de conducerea întreprinderii și diviziile structurale în raport cu personalul angajaților, contabilitate primară și documentație de raportare a lucrărilor efectuate și a plății, documentația unităților structurale neindustriale care deservesc întreprinderea. O altă sursă de informare sunt angajații înșiși cu opiniile lor asupra anumitor probleme, materialele din cercetările sociologice (chestionare, interviuri), rezultatele studiilor psihofiziologice (testarea angajaților). În acest caz, este important să se asigure protecția informațiilor sociologice care sunt confidențiale. În primul rând, aceasta se referă la opiniile angajaților atunci când studiază relațiile interpersonale într-o echipă.

Multe dintre procesele care determină situația personalului sunt foarte dinamice: numărul de personal se modifică datorită fluctuației, structura acestuia se modifică în funcție de toate caracteristicile: sex, vârstă, vechime în muncă, procesul de mișcare a personalului în interiorul fabricii între diviziile structurale. este în desfășurare constantă, profesiile și nivelurile de calificare se schimbă. Informațiile în acest caz acționează ca un mijloc de monitorizare a conformității structurii efective a forței de muncă cu cea cerută și ocuparea la timp a locurilor de muncă vacante. Prin urmare, principalele cerințe pentru informarea personalului sunt eficiența și fiabilitatea.

Orientarea socială a muncii cu personalul pune sarcina de a colecta informații destul de diverse de natură socială referitoare la angajații individuali. Astfel, la selectarea candidaților pentru numirea pe o funcție, este necesar ca banca de date să conțină informații nu doar de natură de producție, ci și de natură socio-demografică, disciplinară și chiar medicală. Orientarea muncii personalului către dezvoltarea propriei forțe de muncă nu poate avea succes fără cunoașterea costurilor forței de muncă și a investițiilor în capitalul uman (costuri cu salariile, formarea, îngrijirea medicală, serviciile sociale). Natura unor astfel de informații diferă semnificativ de informațiile pur personal, deoarece se referă la sistemul contabil. Este necesar să se caracterizeze cantitativ gradul de utilizare rațională a forței de muncă și să se evalueze rezultatele muncii.

Rezumând cele de mai sus, putem formula următoarele criterii de apreciere a calității informațiilor. Ar trebui să fie:

Obiectiv (complet, consistent, de încredere);

Relevant (satisfacerea nevoilor obiective de informare ale managerilor și specialiștilor pe măsură ce acestea apar pe parcursul dezvoltării situației personalului);

în timp util;

Laconic (comprimat, dar fără a pierde completitatea necesară);

Comunicativ (înțeles și acceptabil pentru manageri și specialiști).

2. Suportul informațional ca sistem

Necesitatea de a colecta, stoca, procesa, analiza un volum mare de diverse informații de personal și de a le furniza utilizatorilor (subiecți de management - servicii de personal și manageri) într-o formă convenabilă pune sarcina de a crea un sistem informațional adecvat la întreprindere. Componentele unui astfel de sistem sunt echipamente și materiale pentru colectarea, stocarea, prelucrarea, extragerea și emiterea datelor necesare privind personalul întreprinderii, contabilitate organizată corespunzător, adaptate pentru suport informațional pentru rezolvarea problemelor de personal, un set de tehnici și metode de folosind acest sistem, informaticieni, consumatorii de informații . Principalele cerințe pentru acest sistem sunt utilizarea pe scară largă a calculatoarelor, tehnologii informaționale avansate, metode matematice și modelare. Baza sistemului informatic ar trebui să fie o singură matrice care să reflecte informații despre fiecare angajat, mediul său și condițiile externe de muncă, ceea ce, la rândul său, necesită o anumită organizare a informațiilor și metode de operare cu matricea de date.

Întrucât procesele care au loc într-o echipă de lucrători și în mediul acesteia sunt foarte dinamice, este important să reflectăm prompt toate aceste schimbări în matricea informațională a datelor. Această cerință poate fi îndeplinită dacă sistemul informațional este strâns legat de fluxul de documente la întreprindere: comenzile și instrucțiunile privind angajații sunt utilizate pentru a ajusta imediat datele conținute în matrice pentru fiecare angajat. De mare importanță este legarea informațiilor despre personal cu informații despre structura posturilor, cu cerințele impuse salariatului de aceste locuri de muncă, cu nivelul posibil de remunerare și cu starea condițiilor de muncă. Această abordare oferă, în primul rând, soluționarea problemelor de regăsire a informațiilor (căutarea lucrătorilor cu caracteristici date în matricea de informații), gruparea, regruparea lucrătorilor în conformitate cu solicitările utilizatorilor.

Urmărind modificările stării obiectului în funcție de anumiți parametri care au survenit ca urmare a implementării măsurilor, managerii, prin feedback, pot dezvolta o strategie de management eficientă și pot monitoriza implementarea acesteia. Sistemul informatic ar trebui să ajute la identificarea celor mai importanți factori și la stabilirea relațiilor cauză-efect între factori și rezultate. Acest tip de informații este necesar pentru dezvoltarea țintelor care stau la baza dezvoltării personalului întreprinderii.

3. Sarcini curente de îmbunătățire a suportului informațional pentru management

Gestionarea eficientă a diferitelor organizații și sisteme sociale este de neconceput fără utilizarea informațiilor. Această situație este predeterminată de faptul că „managementul în esența sa este pregătirea, adoptarea și implementarea unui lanț de decizii secvențiale de către sistemul de management bazat pe informații care reflectă starea obiectului gestionat și a mediului, precum și gradul de executarea (sau neexecutarea) deciziilor de conducere adoptate.” Informația este de obicei înțeleasă ca „procesul de transmitere a mesajelor între sistemele de transmitere și cele de recepție, care duce la o schimbare a diversității stării acestuia din urmă”.

Eficiența unei întreprinderi este determinată de corectitudinea deciziilor de management luate. Absența sau lipsa informațiilor necesare se dovedește a fi principala cauză a greșelilor manageriale. Informația este una dintre resursele sistemului organizațional. Diferența față de alte tipuri de resurse este că informația nu dispare în timpul procesării, ci își schimbă utilitatea. Informația se caracterizează prin forma de prezentare, volum, frecvență de primire, frecvență de ajustare, costuri de primire și stocare.

Conceptul de „informație” are sens numai dacă există o sursă (informator) și un destinatar. La luarea în considerare a informațiilor se folosesc următorii indicatori: volum, fiabilitate, valoare, bogăție, deschidere. Cantitatea de informații este determinată de simboluri, număr de caractere, litere. Volumul informațiilor percepute despre orice obiect se caracterizează prin volum simbolic, cantitatea de text, grafice, desene, timpul de primire și analiza informațiilor.

La evaluarea unor astfel de informații, se folosesc indicatori calitativi:

Informațiile sunt redundante;

Informația este insuficientă;

Informația este de încredere;

Valoarea informatiei.

Informațiile excesive îmbunătățesc calitatea deciziilor de management ulterioare, dar necesită mult timp pentru transmiterea și analizarea acesteia.

Lipsa de informații face dificilă luarea deciziei corecte.

Fiabilitatea informației este un indicator al corespondenței informațiilor primite cu realitatea. Cu cât sunt mai puține legături implicate în transmiterea informațiilor, cu atât este mai mare fiabilitatea acesteia. Distorsiunea poate apărea din motive obiective și subiective.

Valoarea informațiilor poate fi privită din două perspective: valoarea pentru destinatar în raport cu rentabilitatea viitoare (valoarea de utilizare) și valoarea în termeni de costuri suportate.

Informațiile de management sunt clasificate după mai multe criterii:

1) natura răspunsului managementului (care necesită decizii urgente, destinate deciziilor viitoare);

2) forma de prezentare (document, oral, computer);

3) momentul apariţiei (operator, zilnic, lunar, anual);

4) nivelul de accesibilitate (secret, intern, extern);

5) scop funcțional (planificare, financiar, tehnic, marketing);

6) apartenența la obiectul de control (unitate, șantier, atelier, întreprindere);

7) gradul de generalizare în procesul de management (primar, derivat, final).

Managementul sistemelor sociale, subsistemelor și organizațiilor acestora implică producerea, reproducerea și aplicarea diferitelor tipuri de informații. Acesta include:

Producerea de informații sub formă de cercetare științifică, invenții, descoperiri, generalizarea experienței practice în domeniul producției, culturii, educației, vieții socio-politice;

Colectarea, selectarea, evaluarea informatiilor necesare managementului;

Prelucrarea analitică și sintetică a informațiilor (descriere bibliografică, clasificare, adnotare, rezumare, traducere, codificare);

Stocarea și recuperarea informațiilor;

Reproducerea și difuzarea informațiilor, transferarea acestora către consumator;

Utilizarea informațiilor;

Monitorizarea eficacității utilizării informațiilor.

Nevoia de informare a diferitelor subiecte și niveluri de conducere nu este aceeași și este determinată în primul rând de sarcinile care sunt rezolvate în procesul de management de către unul sau altul manager sau angajat al aparatului administrativ. Depinde și de amploarea și importanța deciziilor luate (cu cât decizia este mai mare și mai importantă, cu atât este nevoie de mai multe informații în volum și variat în conținut pentru pregătirea și adoptarea acesteia), de numărul și natura parametrilor controlați, reglabili, asupra numărului de opțiuni pentru starea și comportamentul posibil al obiectului controlat, asupra mărimii și varietății influențelor interne și externe care perturbă sistemul controlat, asupra cantității și calității indicatorilor care caracterizează rezultatele funcționării acestui sistem. Pe măsură ce managementul societății se îmbunătățește, crește nevoia de cunoaștere a obiectelor managementului, fie că este vorba de grupuri sociale, segmente de populație, organizații sociale, comunități teritoriale sau subsisteme ale societății - economice, sociale, politice, socioculturale. În aceste condiții, atât subiectul, cât și obiectul managementului au nevoie de informații fiabile și complete despre funcționarea societății, principalele sale subsisteme, organizații și grupuri. Cercetările sociologice arată că liderii și managerii folosesc rar și nu pe deplin informațiile disponibile, în ciuda rolului primar care îi este atribuit în procesele de management. Dezvoltatorii de programe sociale se plâng cel mai adesea că rezultatele muncii lor nu sunt folosite sau sunt rareori folosite în activități de management. „Ca urmare a cercetărilor sociologice, s-a stabilit că managerii își petrec mai mult de 50% din timp distribuind documente între subordonați, discutând cu subordonații și participând la rezolvarea în comun a problemelor emergente cu subordonații sau managerii superiori. Mai puțin de 50% dintre lucrătorii din management chestionați au folosit rapoarte informatice ca bază pentru evaluarea și recompensarea lucrătorilor, solicitarea mai multor resurse sau redistribuirea acestora, revizuirea metodelor și procedurilor activităților organizaționale și a funcționării sistemului de management și creșterea fiabilității informațiilor. Prin urmare, în practica managerială, identificarea și studierea principalilor factori care determină intensitatea utilizării informațiilor de către manageri devine importantă. Primul dintre acești factori este cultura organizațională. Faptul că datele conținute în fluxurile de informații vor fi corect percepute, înțelese și traduse în acțiuni practice de către manager depinde în mod semnificativ de cultura organizațională a acestuia. În sistemele de evaluare a managementului, ca și în vremurile anterioare, sunt utilizate cel mai adesea criterii precum punctualitatea, responsabilitatea și capacitatea de a coopera, mai degrabă decât capacitatea de a găsi și utiliza rapid și abil informații noi necesare pentru a rezolva cu succes problemele cu care se confruntă o anumită organizație. Al doilea factor care influențează utilizarea de către manager a datelor obținute se referă la conținutul fluxurilor de informații care intră în sfera managementului, acestea ar trebui să ajute la direcționarea și concentrarea atenției managerilor asupra problemelor stringente ale muncii manageriale, motivându-i astfel să fie mai activi și mai eficienți; În sfârșit, trebuie avut în vedere că „utilizarea informațiilor de către conducere necesită sprijinul și asistența funcționarilor care își desfășoară activitatea la etajele superioare ale piramidei managementului. Aceasta este garanția decisivă a conformității informațiilor primite cu sfera de activitate, competența și atribuțiile entității de management care le utilizează. Una dintre cele mai importante cerințe pentru informațiile utilizate în management este optimitatea și completitudinea acesteia. Informația optimă înseamnă că ar trebui să conțină toate informațiile necesare despre toți parametrii gestionați și doar informațiile necesare despre obiectul gestionat.

4. Suport informaţional pentru managementul personalului ca problemă de management

Recent, utilizarea PC-urilor a devenit larg răspândită în diviziile structurale ale unei organizații, inclusiv departamentul de personal, departamentele de muncă și salarii etc. În acest sens, una dintre problemele centrale în proiectarea suportului informațional pentru serviciul de management al personalului este organizația. de date din memoria PC-ului. Dezavantajele abordării tradiționale de organizare a rețelelor de informații în memoria computerului, în care dezvoltarea unei baze de informații a fost axată pe sarcini funcționale specifice, au condus la necesitatea concentrării asupra informațiilor în sine, asupra datelor, ceea ce a dus la trecerea de la o baza de date orientată pe probleme la una orientată către informație. Toate acestea au condus la o nouă organizare a datelor în calculatoare, care s-a reflectat în dezvoltarea băncilor de date, care sunt o colecție de baze de date de utilizatori, instrumente hardware și software pentru crearea și întreținerea acestor baze de date. O bancă de date este construită din baze de date, fiecare dintre acestea fiind o colecție de date organizată după anumite reguli care oferă principii generale pentru descrierea, stocarea și manipularea datelor. Baza de date acumulează și actualizează constant informații sub forma unui număr mic de matrice, fiecare dintre acestea fiind destinată utilizării în rezolvarea multor probleme de management. În acest caz, atenția principală este acordată menținerii continue a unui model informațional dinamic precis al obiectului de control din sistem. În acest sens, se deschide o oportunitate fundamental nouă pentru utilizarea computerelor de către mai mulți utilizatori care dezvoltă și folosesc împreună programe și generalizează rezultatele obținute.

Implementarea unui sistem de automatizare a managementului, ca orice transformare majoră într-o întreprindere, este un proces complex și adesea dureros. Cu toate acestea, unele probleme care apar în timpul implementării sistemului sunt destul de bine studiate, formalizate și au metodologii de soluționare eficiente. Studierea acestor probleme în avans și pregătirea pentru ele facilitează foarte mult procesul de implementare și crește eficiența utilizării ulterioare a sistemului. Următoarele sunt principalele probleme și sarcini care apar în majoritatea cazurilor la implementarea sistemelor de management și recomandări pentru rezolvarea acestora.

Pentru a determina cât de centralizată este o anumită organizație în comparație cu altele, sunt identificate următoarele caracteristici:

1. Numărul de decizii luate la nivelurile inferioare de management. Cu cât este mai mare numărul de decizii luate de managerii de nivel inferior, cu atât este mai mic gradul de centralizare;

2. Importanța deciziilor luate la nivelurile inferioare, consecințele deciziilor luate la nivelurile inferioare;

3. Monitorizarea muncii subordonaților. Într-o organizație slab centralizată, conducerea de vârf analizează rareori deciziile de zi cu zi ale subordonaților. Acțiunile sunt evaluate pe baza rezultatelor totale obținute.

În ce măsură este satisfăcută astăzi cererea de informații despre afaceri? Potrivit a 23% dintre respondenți, este mulțumit de peste jumătate. Totuși, după cum se poate observa din distribuția răspunsurilor oferită mai jos, această parte optimistă a respondenților nu este foarte numeroasă și este aproape de două ori mai cantitativă decât cei care au un punct de vedere opus și cred că doar o mică parte din solicitările de informații sunt satisfăcute. . În general, se poate afirma că cererea de informații de afaceri astăzi, potrivit respondenților, este slab satisfăcută.

În ce măsură este satisfăcută astăzi cererea de informații despre afaceri? (răspunsurile respondenților)

0% - complet

23% - mai mult de jumătate

26% - aproximativ jumătate

26% - mai puțin de jumătate

17% - practic nu sunt mulțumiți

8% - greu de spus

Amploarea problemei suportului informațional pentru managementul personalului este de așa natură încât dinamica pozitivă remarcată nu este încă suficientă pentru un progres semnificativ în direcția dorită. Există mulți factori care îi împiedică pe antreprenori să intre pe piața informațiilor de afaceri. Una dintre cele mai semnificative este „secretul informațional” al pieței în sine. Fiecare al doilea respondent indică „vidul” existent în idei despre capacitățile pieței de informații existente și regulile de funcționare a acesteia. Prin urmare, până la 40% dintre antreprenori preferă să apeleze la colegi și cunoscuți pentru informațiile necesare.

Ce îi împiedică cel mai mult pe antreprenori să intre pe piața informației? (răspunsuri de la respondenți, mai multe răspunsuri posibile)

52% - au puține cunoștințe despre oportunitățile existente

39% - nu sunt necesare servicii

32% - datele sunt învechite

32% - date nesigure

26% - dificultate la accesarea datelor

26% - costul serviciilor

23% - comunicații nesigure

23% - instabilitate juridică

16% - eficiență scăzută a obținerii informațiilor

Aproape 40% dintre respondenți se plâng de lipsa serviciilor de informare necesare. Pretențiile la astfel de indicatori calitativi ai informațiilor precum relevanța și fiabilitatea au crescut semnificativ. Mai mult, accesarea datelor necesare este încă dificilă. Respondenții nu sunt de acord cu tarifele actuale pentru serviciile și resursele de informare și, de asemenea, remarcă în mod deosebit costurile de operare ridicate care apar la obținerea informațiilor. Una peste alta, cererea de informații de afaceri încă nu este satisfăcută nici ca volum, nici ca conținut.

Antreprenorii își pun din ce în ce mai mult speranțele în îmbunătățirea suportului informațional cu privire la noile tehnologii de internet. Mulți respondenți (68%) au avut o părere puternică că internetul poate stimula activitatea antreprenorială. Într-un sondaj realizat prin e-mail în primăvara anului 2002, antreprenorii au fost întrebați: „Ajută Internetul întreprinderile mici să găsească investitori pentru proiectele lor de afaceri?” 7% au răspuns afirmativ, iar 34% au reușit să satisfacă parțial nevoia de investiții existentă. În condițiile unui deficit colosal de resurse financiare pentru dezvoltarea afacerilor mici, un astfel de rezultat poate fi considerat un mare succes.

Sondajele arată că numărul utilizatorilor resurselor de afaceri în rândul antreprenorilor crește de la an la an. Dinamica audiențelor studiate pe parcursul a trei ani este următoarea: în 2000, 64% dintre respondenți au indicat că au folosit capacitățile Internetului. În 2001, numărul acestora era de aproximativ 70%, iar în ultimul sondaj a ajuns la 84%. Cu toate acestea, nu toți consumatorii de internet și antreprenorii sunt încă complet mulțumiți de comunicarea lor cu rețeaua. Mai puțin de 40% dintre respondenți au declarat cu încredere că tehnologiile Internet își ajută întreprinderile (organizațiile) să obțină avantaje competitive reale pe piață. Fiecare a doua persoană (48%) găsește ceva util în asta, dar în unele cazuri. Restul nu au experimentat încă beneficii practice specifice. Cu toate acestea, puțini sunt cei care se îndoiesc că serviciile și tehnologiile de internet vor deveni mai răspândite în viitorul apropiat, deși nu toate la aceeași viteză.

Ce măsuri prioritare sunt necesare astăzi pentru a îmbunătăți sprijinul informațional al antreprenoriatului în Rusia? (Raspunsuri multiple permise)

77% - extinderea accesului la resursele informaționale guvernamentale

71% - crearea unui sistem informatic de afaceri integral rusesc

65% - responsabilitatea pentru calitate, fiabilitatea informațiilor

61% - realizarea de cataloage, sisteme de navigație pentru căutarea informațiilor

48% - consolidarea cadrului de reglementare pentru informațiile de afaceri

48% - interacțiunea structurilor și sistemelor cu informațiile de afaceri

48% - introducerea unei linii în bugetele de toate nivelurile pentru suport informațional de afaceri

45% - consolidarea suportului informațional pentru antreprenori în mass-media

36% - organizarea de expoziții și târguri de specialitate în sfera informațională

32% - dezvoltarea unui concept general de servicii de informare pentru antreprenori

29% - reunirea creatorilor și utilizatorilor de informații de afaceri sub formă de asociații (uniuni) pentru a-și face lobby interesele

16% - dezvoltarea formelor de club de utilizare a Internetului

16% - crearea unui Consiliu Public pe probleme de informare pentru afaceri

5. Tipuri de suport informativ pentru managementul personalului

Suportul informațional pentru serviciul de management al personalului poate fi împărțit în general în afara mașinii și în interiorul mașinii. Această clasificare a suportului informațional poate fi utilizată numai dacă departamentele de management al personalului au facilități informatice (de exemplu, calculatoare personale sau resursele de calcul ale organizației).

Suportul de informații off-machine include: un sistem de clasificare și codificare a informațiilor; sisteme de documentare de management; un sistem pentru organizarea, stocarea și efectuarea modificărilor documentației. O bază de informații off-machine este o colecție de mesaje, semnale și documente într-o formă care este direct perceptibilă de oameni, fără utilizarea tehnologiei computerizate. În sfera non-mașină, în timpul procesului de management, schimbul de informații se realizează sub forma mișcării documentelor între sistemele gestionate și cele de control: documentele care conțin informații planificate (comenzi, instrucțiuni, sarcini planificate, grafice) urmează din corpul de control la obiect; de-a lungul liniei de feedback - de la obiect la organul de control - urmăriți documentele care conțin informații contabile și de raportare (informații despre starea actuală sau trecută a obiectului de control). Suportul de informații în afara mașinii vă permite să identificați un obiect de control, să formalizați informații și să prezentați datele sub formă de documente.

Suportul de informații în mașină conține matrice de date care formează baza de informații a sistemului pe medii computerizate, precum și un sistem de programe pentru organizarea, acumularea, menținerea și accesarea informațiilor din aceste matrice. Elementul principal al suportului pentru informații în mașină este o matrice de informații, care este o colecție de înregistrări omogene. Structura matricei, compoziția și ordinea intrărilor din matrice nu depind de tipul de suport al computerului.

Concluzie

În concluzie, putem concluziona că printre măsurile prioritare, peste 70% dintre respondenți menționează necesitatea de a lua în considerare problema creării unui sistem informațional de afaceri integral rusesc. Este clar că un astfel de sistem nu va apărea peste noapte. Prin urmare, se propune depanarea a ceea ce există deja. Astfel, aproximativ fiecare al doilea respondent consideră că este important să se stabilească interacțiunea între structurile și sistemele care furnizează informații de afaceri. Dar 55% dintre respondenți nu numai că susțin cerința de a consolida coordonarea și de a consolida diferite structuri pentru a îmbunătăți suportul informațional, dar consideră și acest proces fezabil. În special, un rezultat semnificativ al eforturilor comune ar putea fi crearea de cataloage de informații de afaceri, precum și dezvoltarea unor ghiduri și sisteme de navigație pentru căutarea informațiilor, așa cum cred aproximativ 60% dintre antreprenori. Aproape toți respondenții sugerează intensificarea eforturilor pentru a crea o cultură a informației pentru antreprenori.

Consolidarea suportului informațional pentru afaceri ar trebui să includă, în opinia fiecărui respondent al doilea, un sprijin informațional mai mare, inclusiv prin intermediul mass-media, în special la nivel regional. De asemenea, în concluzie, se poate afirma că atitudinea antreprenorilor față de starea suportului informațional rămâne stabilă, dar nesatisfăcătoare. Pe fondul dezvoltării generale a tehnologiilor Internet în lume, antreprenorii ruși sunt în urmă cu colegii lor occidentali. Principalele măsuri care ar putea corecta situația actuală și ar putea crește eficiența suportului informațional, fără a fi necesară dobândirea de noi cunoștințe și costuri financiare, ar putea fi:

acces la resursele informaționale guvernamentale;

dezvoltarea sistemelor regionale și locale de suport informațional;

organizarea interacțiunii între sistemele de suport informațional existente și sindicatele și structurile de sprijin ale antreprenorilor.

Lista literaturii folosite

1. Wendelin A.G. Pregatirea si adoptarea deciziilor de management. M.: Economie, 2002.

2. Kibanov A.Ya., Zaharov D.K. Organizarea managementului personalului la intreprindere. M.: GAU, 1994.

3. Cole D. Managementul personalului în organizațiile moderne. M.: Vershina, 2004.

4. Kruglov M.I. Managementul strategic al companiei. Manual pentru universități. M.: Literatura de afaceri rusă, 2002.

5. Maslov V.I. Management strategic de personal într-o cultură organizațională eficientă. M.: Finpress, 2004.

6. Maslov E.V. Managementul personalului întreprinderii. Ghid de studiu. Novosibirsk, INFRA-M, 2003.

7. Odegov Yu.G. Managementul personalului: Evaluarea performanței. Manual pentru universități. M.: Examen, 2004.

8. Oparina M.V. Informații în afaceri. M.: Smart, 2004.

9. Samukina N.V. Managementul personalului: experiență rusă. Sankt Petersburg, 2003.

10. Semenova A.N. Informatizarea managementului într-o întreprindere modernă. Expertiza, 2006.

11. Spivak V.A. Managementul personalului. Atelier pe curs. Sankt Petersburg, 2000.

12. Shekshnya S.V., Ermoshkin N.N. Managementul strategic al resurselor umane în era internetului. Ediția 6 (Seria „Biblioteca Revistei „Managementul personalului”) M.: SA „Școala de afaceri „Intel-Sintez”, 2002.

13. Shipunov V.G., Kishkel E.N. Fundamentele activităților de management: Managementul personalului, psihologia managerială, managementul întreprinderii. M.: Şcoala superioară, 2000.

Îndrumare

Ai nevoie de ajutor pentru a studia un subiect?

Specialiștii noștri vă vor consilia sau vă vor oferi servicii de îndrumare pe teme care vă interesează.
Trimiteți cererea dvs indicând subiectul chiar acum pentru a afla despre posibilitatea de a obține o consultație.

Introducere

Pentru a lua decizii de management eficiente în dezvoltarea dinamică a unei economii de piață, o întreprindere are nevoie de un sistem de suport informațional adecvat care să reflecte în mod obiectiv situația economică actuală.

Suportul pentru informații de management este conectarea informațiilor cu sistemele de management ale întreprinderii și cu procesul de management în ansamblu.

În condițiile moderne, suportul informațional a devenit un domeniu important, care constă în colectarea și prelucrarea informațiilor necesare pentru luarea deciziilor informate de management. Transferul de informații despre poziția și activitățile companiei la cel mai înalt nivel de conducere și schimbul reciproc de informații între toate diviziile interconectate ale companiei se realizează pe baza calculatoarelor electronice moderne și a altor mijloace tehnice de comunicare.

Baza suportului tehnic al sistemului de management al personalului este un set de mijloace tehnice, adică mijloace tehnice autonome și (sau) prezentate centralizat de colectare, stocare, procesare, analizare, transmitere și eliberare a informațiilor, precum și echipamente de birou. Eficacitatea utilizării mijloacelor tehnice ar trebui să fie determinată de îmbunătățire

indicatori de performanță economică a serviciului de management al personalului, și nu prin reducerea costurilor fixe.

1. Suport informaţional pentru sistemul de management al personalului

1.1 Esența, sensul și caracteristicile suportului informațional

Cel mai important factor în creșterea eficienței producției în orice industrie este îmbunătățirea managementului. Îmbunătățirea formelor și metodelor de management are loc pe baza realizărilor progresului științific și tehnologic, a dezvoltării ulterioare a informaticii, care studiază legile, metodele și metodele de acumulare, prelucrare și transmitere a informațiilor folosind diverse mijloace tehnice.

Conceptul de informație este destul de încăpător și răspândit în zilele noastre. Termenul informație în sine provine din cuvântul latin informație - clarificare, conștientizare, prezentare.

Esența informațiilor constă doar din acele date care reduc incertitudinea evenimentelor de interes. Informația este suma informațiilor, mesajelor, materialelor, datelor necesare, percepute și conștiente, necesare analizei unei situații specifice, ceea ce face posibilă evaluarea cuprinzătoare a cauzelor apariției și dezvoltării acesteia, permițând determinarea unui număr de alternative alternative. solutii din care este realist (pe baza situatiei specifice) gasirea deciziei de management optima si controlul implementarii acesteia.

Pentru ca serviciul de management al personalului să își îndeplinească cu succes funcțiile, este necesar să se respecte următoarele cerințe de calitate a informațiilor:

Exhaustivitate - reflectă toate aspectele activităților serviciului (tehnic, tehnologic, organizațional, economic și social);

Eficiență – obținerea de informații trebuie să aibă loc concomitent cu procesul care are loc în sistem și să răspundă nevoilor emergente de informații exacte;

Sistematicitate - informațiile solicitate trebuie primite constant;

Fiabilitate - informațiile trebuie să corespundă proceselor care au loc efectiv și să se bazeze pe măsurători sau calcule și analize.

Suportul informatic al sistemului de management al personalului este un ansamblu de decizii implementate privind volumul, amplasarea și formele de organizare a informațiilor care circulă în serviciul de management al personalului în timpul funcționării acestuia. Include: informații operaționale, de reglementare și de referință, clasificatoare ale informațiilor tehnice și economice, sisteme de documentare unificate și speciale.

Suportul informațional pentru serviciul de management al personalului poate fi împărțit în general în afara mașinii și în interiorul mașinii. Această clasificare a suportului informațional poate fi utilizată numai cu condiția ca departamentele serviciului de management al personalului să aibă dotări informatice (direct, de exemplu, calculatoare personale sau resursele informatice ale organizației utilizate).

1. Suportul de informații off-machine include: un sistem de clasificare și codificare a informațiilor; sisteme de documentare de management; un sistem pentru organizarea, stocarea și efectuarea modificărilor documentației.

O bază de informații off-machine este o colecție de mesaje, semnale și documente într-o formă care este direct perceptibilă de oameni, fără utilizarea tehnologiei computerizate.

În sfera non-mașină, în timpul procesului de management, schimbul de informații se realizează sub forma deplasării documentelor între sistemele gestionate și de control:

Documentele care conțin informații planificate (comenzi, instrucțiuni, sarcini planificate, programări etc.) urmează de la organul de control la obiect;

De-a lungul liniei de feedback - de la obiect la organul de control - sunt documente care conțin informații contabile și de raportare (informații despre starea actuală sau trecută a obiectului de control).

Suportul de informații în afara mașinii vă permite să identificați un obiect de control, să formalizați informații și să prezentați datele sub formă de documente.

2. Suportul de informații în mașină conține matrice de date care formează baza de informații a sistemului pe medii informatice, precum și un sistem de programe pentru organizarea, acumularea, menținerea și accesarea informațiilor din aceste matrice.

Elementul principal al suportului pentru informații în mașină este o matrice de informații, care este o colecție de înregistrări omogene. Structura matricei, compoziția și ordinea intrărilor din matrice nu depind de tipul de suport al computerului.

Dezavantajele abordării tradiționale de organizare a rețelelor de informații în memoria computerului, în care dezvoltarea unei baze de informații a fost axată pe sarcini funcționale specifice, au condus la necesitatea concentrării asupra informațiilor în sine, asupra datelor, ceea ce a dus la trecerea de la o baza de date orientată pe probleme la una orientată către informație.

Toate acestea au condus la o nouă organizare a datelor în calculatoare, care s-a reflectat în dezvoltarea băncilor de date, care sunt o colecție de baze de date de utilizatori, instrumente hardware și software pentru crearea și întreținerea acestor baze de date.

O bancă de date este construită din baze de date, fiecare dintre acestea fiind o colecție de date organizată după anumite reguli care oferă principii generale pentru descrierea, stocarea și manipularea datelor.

Baza de date acumulează și actualizează constant informații sub forma unui număr mic de matrice, fiecare dintre acestea fiind destinată utilizării în rezolvarea multor probleme de management. În acest caz, atenția principală este acordată menținerii continue a unui model informațional dinamic precis al obiectului de control din sistem.

În acest sens, se deschide o oportunitate fundamental nouă pentru utilizarea computerelor de către mai mulți utilizatori care dezvoltă și folosesc împreună programe și generalizează rezultatele obținute.

În dezvoltarea suportului informațional pentru serviciul de management al personalului sunt impuse o serie de cerințe organizatorice și metodologice: integrarea rațională a procesării informațiilor în baza de informații, reducerea numărului de formulare de documente; posibilitatea prelucrării automate a informațiilor conținute în documente și în sfera intramașină; redundanța necesară a suportului informațional, permițând utilizatorilor de diferite niveluri să primească informații cu diferite grade de detaliu.

Cel care deține informațiile deține lumea. Datorită internetului, televizorului, ziarelor sau radioului, primim cutare sau cutare informație în fiecare oră, care pot fi atât importante, cât și neimportante pentru noi. Ce este informația? Ce includ sistemele informatice? Ce înseamnă informații și suport tehnic al unui sistem de management al personalului?

Ce este informația?

Informația este cunoaștere, explicație tradusă din arabă. Informația este folosită atât în viața de zi cu zi, cât și în știință și economie și este, probabil, cea mai importantă resursă din lumea noastră. Nu mai puțin importante decât alte resurse oferite de planeta noastră - naturale, economice, materiale.

Rolul informației în lumea modernă

Rolul ei crește în fiecare an, este din ce în ce mai solicitată. În prezent, informațiile acoperă aproape toate domeniile - financiar, comercial, industrial.

Informației din timpul nostru li se acordă o mare atenție, ceea ce se datorează următorilor factori:

Dezvoltarea proceselor de comunicare în masă.
Necesitatea dezvoltării unei teorii generale a informaţiei.
Dezvoltarea ciberneticii, care este acum considerată o știință de management.
Apariția tehnologiilor informaționale în sfera gospodăriei.
Rolul important al informației în procesele de studiu a naturii neînsuflețite și vii.
Dezvoltare intelectuală și industrială, imposibilă în lipsa informațiilor.

O persoană întâlnește în mod constant informații în procesul propriilor activități. Îl cumpără, îl vând, dar rămâne același produs căutat, pentru că este un „produs” care se păstrează foarte mult timp.

Importanța tehnologiei informației în viața noastră

Tehnologiile informaționale au devenit recent aspecte integrante ale vieții noastre de zi cu zi, așa că există mari așteptări pentru viitor cu ele. Tehnologiile informaționale pot ajuta nu numai în afaceri - ele devin un mijloc de învățare a valorilor spirituale, familiarizarea cu cultura și caracteristicile unei anumite țări, a unui anumit obiect. Prin urmare, informația este acces la învățarea pe tot parcursul vieții, la oportunitatea de a cunoaște mult mai mult decât ceea ce oferă programa școlii sau institutului.

Informația este extrem de importantă în afaceri. Nici o singură întreprindere, nici o singură firmă și nici o singură organizație nu se poate descurca fără tehnologia informației, nici o singură organizație nu se va dezvolta dacă nu există suport informațional pentru managementul personalului. La urma urmei, informațiile sunt cele care determină calitatea muncii unei companii și competitivitatea acesteia.

De exemplu, tehnologiile informaționale industriale fac posibilă nu numai analiza stocurilor de materii prime, produse finite și componente, ci și găsirea de noi parteneri, efectuarea de cercetări de marketing și multe altele.

Ce informații ar trebui primite?

Operațional (informația trebuie să circule simultan cu procesul care are loc în sistem, determinând necesitatea acestor informații).
Cuprinzător (adică să acopere toate aspectele serviciului unei anumite organizații - social, economic, tehnologic, organizațional).
De încredere (numai informațiile bazate pe fapte, analize și calcule pot fi considerate cu adevărat informații).
Sistematic (pentru ca organizația să funcționeze cu succes, informațiile trebuie furnizate în mod constant).

Care sunt capabilitățile sistemului informațional al întreprinderii:

Colectați și salvați datele primite de la diferite sisteme ale companiei.
Pe baza indicatorilor de performanță, evaluați eficacitatea proceselor de afaceri.
Analizați indicatorii acestor procese prin utilizarea instrumentelor statistice încorporate.
Faceți comparații cu perioadele anterioare din activitățile companiei.
Menține indicatorii cheie de performanță și eficacitatea proceselor de afaceri.
Declanșează alarme care indică rezultate anormale.
Combinați diferiți parametri măsurați pentru a găsi cauzele acestor abateri.
Transformați rapid valorile cheie în formate de raportare pentru managementul superior.

În ciuda rolului important al tehnologiilor informaționale, care joacă un rol important în viața fiecăruia dintre noi, acestea au și dezavantaje, concentrate în principal în următoarele puncte:

Dezvoltarea tehnologiei informației a redus un flux imens de informații asupra oamenilor - atât necesare, cât și inutile.
Probleme de mediu.

Informațiile sunt transmise datorită sistemelor informaționale. Acest termen în sine poate fi folosit atât în sens restrâns, cât și în sens larg. Include un set de software și hardware, precum și personalul care îl controlează.

Sisteme informatice

Sistemele informaționale (abreviat IS), precum și suportul informațional pentru managementul personalului, sunt un întreg complex care seamănă cu o structură complexă. Din această structură putem distinge principalele componente: capitalul de lucru, resursele materiale și de muncă. Ei, fiind în interacțiune unul cu celălalt, se schimbă constant.

Economia de piață, ca și sistemele de management al personalului, se îmbunătățește în fiecare an și este imposibil fără utilizarea unui sistem informatic automatizat. Ce sisteme informatice ofera unei companii:

Datorită colectării și procesării rapide a informațiilor, acestea cresc nivelul de luare a deciziilor corecte, informate.
Asigurați luarea promptă a deciziilor în conformitate cu informațiile primite.
Vă permite să obțineți eficiență operațională prin transmiterea la timp a informațiilor către conducerea superioară.
Ele fac posibilă coordonarea deciziilor luate la diferite niveluri.

Clasificarea sistemelor informatice depinde de mulți factori: domeniul de aplicare al activității organizației, tipurile de procese de management și gradul de automatizare a managementului.

Tipurile de procese de management al sistemelor informatice sunt împărțite în:

Sistemele informaționale manuale, caracterizate prin lipsa tehnologiilor moderne, procesează și analizează informația - o sarcină umană.
Sisteme informatice automate care necesită control uman, dar realizează toate sarcinile complexe în mod independent.

Sisteme de informare și management

Managerul primește în mod informal majoritatea informațiilor care sunt utilizate pentru dezvoltarea unei anumite companii. Comunică cu subalternii, colegii, citește articole în ziare, cărți și alte surse de informare, dar acest lucru nu este suficient pentru a lua decizii (chiar și pentru a conduce cea mai mică organizație). În același timp, conducerea trebuie să colecteze în mod oficial informații care vor ajuta la desfășurarea afacerii companiei mai eficient și cu succes.

Exemplu de aplicație IP

Pe măsură ce o organizație se dezvoltă, nevoia ei de informații crește. Cu toate acestea, chiar și o organizație mică trebuie adesea să proceseze o cantitate foarte mare de date. De exemplu, un lanț de 10 magazine aduce anual venituri de 4 milioane de dolari. În același timp, are aproximativ 150 de angajați. După fiecare săptămână de lucru, administrația trebuie să calculeze câștigurile fiecărui angajat. Pentru a face acest lucru, administrația se bazează pe bonurile de vânzare și pe orele lucrate.

Mai mult, compania încheie contracte cu furnizorii, procesează mii de comenzi anual și controlează livrarea și vânzarea mărfurilor. Astfel, informațiile pe care chiar și o companie mică este obligată să le prelucreze în fiecare an sunt cu adevărat colosale. Administrația trebuie să primească în mod constant informații noi, altfel pur și simplu nu va exista o muncă productivă - mediul extern este prea schimbător.

Cum să te descurci cu asta? În acest scop, există un sistem de management al informațiilor, a cărui sarcină principală este de a oferi companiei informațiile de care are nevoie pentru a lua decizii importante, de multe ori chiar fatidice, pentru companie.

Un sistem de management al informației (abreviat ca MIS) trebuie să ofere informații nu numai despre trecut și prezent, ci și despre viitor. Acest sistem monitorizează evenimentele care au loc nu numai în cadrul companiei, ci și în afara acesteia, permițându-vă să obțineți cele mai complete informații la momentul potrivit.

Complex de sisteme

Este foarte dificil să creezi un sistem de management al informațiilor într-o companie mică, așa că trebuie să folosești „înlocuitorii” acestuia, care în cea mai mare parte fac posibilă și obținerea informațiilor necesare companiei.

Revoluția computerului

Una dintre cele mai importante părți ale sistemului de management al informațiilor este computerul, de care acum este dificil pentru orice companie să se facă fără. Calculatoarele lucrează mult și sunt considerate unul dintre cele mai utilizate aspecte ale unui sistem de control. Dezvoltarea tehnologiei informatice face posibilă utilizarea mai puțină hârtie, precum și primirea celor mai prompte și fiabile informații la momentul potrivit.

În acest moment, minicalculatoarele, care sunt compacte, au început să fie utilizate activ în management. Volumele de informații sunt suficient de mari pentru ca managerii să le poată folosi activ pentru nevoile companiei. Astfel, grație computerelor, echipa de conducere a unei anumite companii învață, de exemplu, informații zilnice sau săptămânale despre ce produs este în prezent cel mai solicitat pe piață, la ce preț și în ce cantitate.

Sisteme informatice: aplicare în management

IMS furnizează informații nu numai subordonaților și managerilor - fiecare dintre aceștia primește partea lor din date, pe care le utilizează în scopurile generale ale companiei. De exemplu, managerii trebuie să primească informații din lumea exterioară, care nu trebuie să fie prea detaliate, dar, în același timp, pur și simplu trebuie să fie la scară largă.

Tipuri de activități de management

Planificare strategică. Caracterizat prin procesul de luare a deciziilor care afectează obiectivele stabilite de organizație.
Control de management. Procesul de furnizare a informațiilor necesare companiei, precum și utilizarea eficientă a acesteia pentru atingerea obiectivelor companiei.
Controlul operațional este procesul de obținere a informațiilor pentru îndeplinirea calificată a sarcinilor cu care se confruntă compania.

Informațiile provin și din surse interne, cel mai adesea de la subordonați conducerii. De exemplu, șeful unuia dintre departamentele companiei are nevoie de informații despre un produs nou, pe care le primește de la subordonatul său și, la rândul său, le transmite proprietarului companiei.

Procesul de management al resurselor umane este o piramidă formată din multe aspecte individuale care sunt negociate în mod constant și se iau decizii cu privire la o anumită problemă. În vârful acestei piramide se află succesul companiei, care este obiectivul principal al fiecărui angajat al companiei.

Suportul informațional pentru procesul de management al personalului are mai multe funcții principale, printre care:

Luarea deciziilor.
Controlul asupra implementării deciziilor.

Îndeplinirea obligatorie a acestor două funcții ne permite să considerăm managementul personalului ca un proces informațional.

Sistemul de management al personalului poate fi, în general, împărțit în două tipuri:

Managementul personalului extern al mașinii este:

sisteme de clasificare și codificare a informațiilor,
sisteme pentru organizarea, stocarea, modificarea documentelor,
sisteme de organizare a managementului.

Managementul personalului extern al mașinii se caracterizează prin fluxul de documente între sistemele gestionate și cele de control. Adică anumite documente (comenzi, orare și instrucțiuni) sunt transmise de la persoana (sau persoanele) care conduce compania. Destinatarul, la rândul său, produce alte documente, cel mai adesea prezentate sub formă de rapoarte. Controlul extern al mașinii nu necesită utilizarea tehnologiei. Acest tip de management face posibilă formalizarea informațiilor și furnizarea acestora sub formă de documente.

Aici este important să țineți cont de faptul că sistemele electronice de gestionare a documentelor sunt cel mai des folosite în lumea modernă, deoarece au o serie de avantaje față de documentele prezentate sub formă de „buci de hârtie”. Sistemele electronice de gestionare a documentelor (EDMS) sunt mai funcționale și mai eficiente. Principalele lor funcții sunt:

stocare sigură, căutare rapidă a documentelor,
suport de birou,
rutarea și controlul execuției documentelor,
rapoarte analitice,
securitatea informatiei,
funcții suplimentare (aceste funcții variază și depind doar de alegerea unui anumit sistem, așa că alegerea lor trebuie luată destul de serios).

Când să utilizați un sistem electronic de gestionare a documentelor:

Un flux imens de documente primite care interferează cu eficiența muncii.
Creșterea frecvenței și a duratei întâlnirilor de conducere.
Eficiență scăzută și în scădere constantă în implementarea deciziilor.
Probleme în găsirea celor responsabili pentru încălcarea disciplinei executive.
Creșterea formularelor de raportare.
Scurgere de informații.

Managementul personalului în mașină este o întreagă gamă de date, reprezentând o bază de informații care utilizează mijloace tehnice moderne. Printre tipurile de date se numără: centralizate, distribuite în diferite noduri ale rețelelor locale de calculatoare, precum și situate pe un singur computer - adică local.

Bazele unei baze de date: normative și de referință, operaționale, planificate, contabile

Baza de date este controlată de o bancă de date automatizată, care este întreținută de administrator. Responsabilitățile sale sunt să protejeze datele și să le furnizeze la momentul potrivit.

Suport tehnic pentru sistemul de management al personalului organizației

Suportul tehnic este un set de mijloace tehnice, care într-o versiune prescurtată sună ca CTS. Suportul tehnic de management este un sistem de mijloace tehnice interconectate menit să colecteze informații, să le înregistreze, să le acumuleze, să le prelucreze, să le transmită, să le afișeze și să le prezinte. Echipamentele de birou aparțin și ele CTS.

KTS oferă companiei soluționarea problemelor cu costuri minime, atât de forță de muncă, cât și financiare, cu acuratețe și la timp. CTS se realizează adesea prin creșterea productivității muncii și prin capacitatea de a utiliza metode economice și matematice pentru rezolvarea problemelor bazate pe informații mai precise.

Adică, utilizarea CTS ar trebui să crească eficiența companiei și să-și îmbunătățească performanța prin utilizarea rațională a tehnologiilor moderne. Ce tehnologii sunt incluse în CTS?

Media KTS

Proiectat pentru colectarea și înregistrarea informațiilor - înregistratoare, dispozitive de pregătire a datelor, dispozitive de colectare a informațiilor. Scopul principal al acestor dispozitive tehnice este de a converti informațiile primite într-un format care să fie convenabil pentru transmiterea ulterioară a acesteia.
Instrumentele de prelucrare a informațiilor aparțin tehnologiei informatice și formează baza CTS a serviciului de management al personalului. Sunt necesare pentru a transforma datele brute în informații care pot fi utilizate cu ușurință în luarea anumitor decizii.
Instrumentele pentru stocarea informațiilor sunt instrumente care seamănă cu dulapuri sau computere personale. Sunt concepute pentru a transmite informații în timp.
Mijloacele de transmitere a informațiilor sunt concepute pentru a transmite informații în spațiu. Acestea pot fi telefoane, radiouri, faxuri și alte dispozitive cunoscute nouă.
Dispozitivele de ieșire a informațiilor sunt dispozitive care convertesc informațiile într-o formă convenabilă pentru percepția umană. Acestea includ imprimante, dispozitive video terminale (monitoare), plotere.

Principalele caracteristici ale CTS: trebuie să aibă compatibilitate tehnică, informatică, software, adaptare la condițiile de funcționare a serviciului de management al personalului și capacitatea de extindere (adică conectarea unor dispozitive noi, mai funcționale).

Care sunt datele inițiale pentru alegerea mijloacelor tehnice?

Caracteristicile sarcinilor care trebuie luate în considerare la alegerea echipamentelor

Atunci când alegeți echipament, este foarte important să luați în considerare principalele caracteristici și compoziție:

productivitatea la îndeplinirea sarcinilor tehnologice,
fiabilitate,
compatibilitate cu alte dispozitive tehnologice (și cu computerele personale),
pretul echipamentului,
numărul și componența personalului de serviciu,
zona încăperii necesară pentru amplasarea completă și confortabilă a echipamentului.

Alegerea mijloacelor tehnice este extrem de importantă. Cerința principală este ca echipamentul tehnic achiziționat să fie funcțional. Prin urmare, este recomandabil să achiziționați echipamente la un preț destul de ridicat, care se caracterizează prin calitate îmbunătățită și funcționalitate mai convenabilă.

Selecția mijloacelor tehnice de utilizare în serviciul de management include următoarele activități:

Alcătuirea unei liste de mijloace tehnice care să permită organizației să funcționeze mai eficient.
Alegerea unei metode care vă permite să comparați anumite mijloace tehnice pentru a le determina pe cele mai funcționale și de înaltă calitate.
Compararea mijloacelor tehnice folosind metoda analizei comparative.
Luarea deciziei de a cumpăra un anumit produs tehnic.

Suportul tehnic și informațional pentru managementul personalului este cheia dezvoltării organizației

Majoritatea companiilor se bazează pe informații, deoarece piața globală este extrem de volatilă. Pentru a rămâne pe linia de plutire și a rămâne competitive, companiile trebuie pur și simplu să fie capabile să lucreze cu informații.

Suportul informațional al sistemului de management al personalului este cel mai important aspect al oricărei activități, deoarece personalul, echipamentele informatice și tehnice sunt considerate principalele componente ale companiilor.

Publicat la 23-11-2014 04:38 de OP

Pagină
1

Introducere

Tipuri de informații și cerințe pentru aceasta

Rezumând cele de mai sus, putem formula următoarele criterii de apreciere a calității informațiilor. Ar trebui să fie:

Obiectiv (complet, consistent, de încredere);

Relevant (satisfacerea nevoilor obiective de informare ale managerilor și specialiștilor pe măsură ce acestea apar pe parcursul dezvoltării situației personalului);

în timp util;

Laconic (comprimat, dar fără a pierde completitatea necesară);

Comunicativ (înțeles și acceptabil pentru manageri și specialiști).

Suport informațional ca sistem

Sisteme informatice de management. În caz contrar, aceste sisteme pot fi numite sisteme suport de control. Ei produc în mod regulat rapoarte structurate și concise asupra diferitelor aspecte ale activităților organizației. MIS sunt situate conceptual deasupra sistemelor de sprijinire a tranzacțiilor financiare. Sarcina lor nu este de a efectua diverse operațiuni, ci de a le evalua și de a crea un raport pe baza acestuia. De obicei, MIS procesează datele „furnizate” de sistemele financiare. Utilizatorul trimite o solicitare pentru a crea un mesaj către sistemul de asistență pentru management. Ea, la rândul său, procesează datele SPFO, le structurează și le reformatează, apoi emite un raport. Aceste rapoarte pot fi afișate sau tipărite.

Unele sisteme de suport pentru management pot genera rapoarte automat. De exemplu, puteți seta sistemul să imprime rapoarte despre activitățile diferitelor departamente ale companiei la sfârșitul fiecărei zile lucrătoare sau să găsească niște valori de vârf ale parametrilor predeterminați în timpul zilei.

2. Cerințe privind informațiile de management

· fiabilitate

· obiectivitate

· necesitate absolută

· promptitudinea primirii (eficienta)

· informare sistematică

orientare către țintă (satisfacerea nevoilor managerilor specifici)

Regularitate și ritm

· rentabilitate

Deoarece Deoarece cantitatea de informații și viteza schimbării acesteia tind să crească constant, managementul întreprinderii trebuie să utilizeze metode formale de colectare și procesare a informațiilor. Acestea sunt sisteme informatice de management (IMS). Ele oferă informații la toate nivelurile de management.

Superioare – informații externe, nedetaliate, având limite largi (pentru management strategic).

Mediu – informații interne și externe despre productivitate, costuri, cifra de afaceri, schimbări în tehnologie, nevoile consumatorilor etc. Limite mai detaliate, precise, mai înguste, interval de timp mai scurt.

Cel mai mic - pentru controlul operațional în activitățile zilnice, mai restrâns, mai precis, cel mai recent, din surse interne (volum de producție, cantitate de material etc.).

3. Rolul și componența sistemului informațional intern

Informațiile de management sunt înțelese ca un set de informații despre procesele care au loc în cadrul companiei și al mediului acesteia, care servesc drept bază pentru luarea deciziilor de management.

Informațiile pot fi clasificate în funcție de un număr de poziții, în special:

1. pentru scopul propus (cu un singur scop - legat de rezolvarea unei probleme specifice; multifuncțional - folosit pentru a rezolva mai multe probleme foarte diverse);

2. dacă este posibil, stocarea (informația fixă - poate fi stocată aproape la nesfârșit, fără a fi supusă distorsiunii; informația nefixată - este utilizată în momentul primirii; poate fi și stocată o perioadă de timp, dar în același timp treptat devine distorsionată și dispare);

3. în funcție de gradul de pregătire pentru utilizare (informația primară - este o colecție de date nesistematizate obținute direct dintr-o sursă, care conțin o mulțime de informații superflue și inutile; informația intermediară - constă în informații care au trecut printr-un proces preliminar de „ curățenie” și sistematizare, permițând rezolvarea problemei direcțiilor specifice și modalităților de aplicare ulterioară a acestora, informarea finală face posibilă luarea deciziilor de management în cunoștință de cauză);

4. din punct de vedere al completitudinii, informațiile pot fi parțiale sau complexe (cea din urmă oferă informații cuprinzătoare, cuprinzătoare despre obiect și capacitatea de a lua direct orice decizii; prima, în practică, poate fi folosită numai împreună cu alte informații);

5. în funcție de gradul de fiabilitate, informațiile pot fi împărțite în fiabile și probabilistice (natura probabilistică se poate datora imposibilității fundamentale de a obține informații fiabile dintr-o sursă existentă, întrucât metodele existente nu permit acest lucru; inevitabile distorsiuni în transmiterea lor , mai ales în contextul unei ierarhii a structurilor manageriale diseminare deliberată inițial de informații false).

O formă specifică a acestui tip de informații de management sunt zvonurile. Sunt un produs al creativității unei echipe care încearcă să le explice o situație complexă, semnificativă din punct de vedere emoțional, în absența sau lipsa informațiilor oficiale. În același timp, versiunea originală, rătăcind de la un membru al echipei la altul, este suplimentată și ajustată până se formează o opțiune care se potrivește în general majorității. Fiabilitatea acestei opțiuni depinde nu numai de adevărul celei originale, ci și de nevoile și așteptările publicului și, prin urmare, poate varia de la 0 la 80-90%.

Întrucât oamenii sunt în general înclinați să creadă că zvonurile provin din surse de încredere, conducerea companiei profită adesea de această împrejurare, folosindu-le pentru a disemina informații care, dintr-un motiv sau altul, nu pot fi oficializate. În același timp, este necesar să rețineți că zvonurile sunt folosite și de participanții la conflicte care doresc să folosească metode fără scrupule pentru a-i convinge pe alții de partea lor.

4. Tehnologia informaţiei

Tehnologiile informaționale pot fi clasificate în prezent după o serie de caracteristici, în special: metoda de implementare în sistemul informațional, gradul de acoperire a sarcinilor de management, clasele de operațiuni tehnologice în curs de implementare, tipul de interfață cu utilizatorul, opțiunile de utilizare. o rețea de calculatoare și domeniul care este deservit.

Să luăm în considerare ce sunt sistemele informaționale și cum sunt legate de tehnologia informației.

Managementul este cea mai importantă funcție, fără de care activitatea intenționată a oricărui sistem socio-economic, organizațional și de producție (întreprindere, organizație, teritoriu) este de neconceput.

Un sistem care implementează funcții de control se numește sistem de control. Cele mai importante funcții implementate de acest sistem sunt prognoza, planificarea, contabilitatea, analiza, controlul și reglementarea.

Controlul este asociat cu schimbul de informații între componentele sistemului, precum și sistemul cu mediul. În procesul de management se obțin informații despre starea sistemului la fiecare moment în timp, despre atingerea (sau nerealizarea) unui obiectiv dat pentru a influența sistemul și a asigura implementarea deciziilor de management.

Astfel, orice sistem de management al unui obiect economic are propriul sistem informatic, numit sistem informatic economic.

Un sistem informațional economic este un ansamblu de fluxuri interne și externe de comunicare directă și feedback informațională a unui obiect economic, metode, instrumente, specialiști implicați în procesul de prelucrare a informațiilor și în elaborarea deciziilor de management.

Un sistem informatic automatizat este un ansamblu de informații, metode și modele economice și matematice, tehnici, software, instrumente tehnologice și specialiști, concepute pentru prelucrarea informațiilor și luarea deciziilor de management.

Odată cu creșterea puterii tehnice a IT, computerele au început nu numai să ușureze munca omului, ci și să le permită să facă lucruri care ar fi fost imposibile fără IT. Datorită faptului că managerul trebuie să ia decizii în condiții de mare incertitudine și risc, noi capabilități ale sistemelor informaționale încep foarte repede să își găsească aplicații în afaceri.

5. Tipuri de sisteme informatice

Întrucât într-o organizație există interese, caracteristici și niveluri diferite, există diferite tipuri de sisteme informaționale. Niciun sistem unic nu poate satisface pe deplin nevoile de informații ale unei organizații. O organizație poate fi împărțită pe niveluri: strategic, managerial, de cunoștințe și operațional; și în domenii funcționale precum vânzări și marketing, producție, finanțe, contabilitate și resurse umane. Sistemele sunt create pentru a servi aceste diverse interese organizaționale. Patru tipuri principale de sisteme informaționale servesc diferite niveluri organizaționale: sisteme la nivel operațional, sisteme la nivel de cunoștințe, sisteme la nivel de management și sisteme la nivel strategic.

Sistemele la nivel operațional sprijină managerii de operațiuni, monitorizarea activităților organizaționale de bază, cum ar fi vânzările, plățile, încasarea depozitelor și salariile. Scopul principal al sistemului la acest nivel este de a răspunde la întrebări de rutină și de a muta fluxurile de tranzacții prin organizație. Pentru a răspunde la aceste tipuri de întrebări, informațiile trebuie, în general, să fie ușor accesibile, oportune și precise.

Sistemele de cunoștințe sprijină lucrătorii cunoașterii și procesatorii de date dintr-o organizație. Scopul sistemelor de cunoștințe este de a ajuta la integrarea noilor cunoștințe în afacere și de a ajuta organizația să gestioneze fluxul de documente. Sistemele de cunoștințe, în special sub formă de stații de lucru și sisteme de birou, sunt aplicațiile cu cea mai rapidă creștere în afaceri astăzi.

Sistemele de nivel de management sunt concepute pentru a servi controlului, managementului, luării deciziilor și activităților administrative ale managerilor de mijloc. Ei determină dacă obiectele funcționează bine și raportează periodic. De exemplu, un sistem de control al mișcării raportează mișcarea stocului total, uniformitatea departamentului de vânzări și a departamentului care finanțează costurile angajaților din toate secțiunile companiei, notând unde costurile reale depășesc bugetele.

Unele sisteme de nivel de management sprijină luarea deciziilor neobișnuite. Aceștia tind să se concentreze pe soluții mai puțin structurate pentru care cerințele de informații nu sunt întotdeauna clare.

Sistemele de nivel strategic sunt un instrument de sprijinire a managerilor de nivel superior care pregătesc studii strategice și tendințe pe termen lung în companie și în mediul de afaceri. Scopul său principal este de a potrivi schimbările în condițiile de operare cu capacitățile organizaționale existente.

Sistemele informaționale pot fi diferențiate și în mod funcțional. Funcțiile organizaționale cheie, cum ar fi vânzările și marketingul, producția, finanțele, contabilitatea și resursele umane sunt susținute de sistemele de informații proprietare. În organizațiile mari, subfuncțiile fiecăreia dintre aceste funcții principale au și propriile lor sisteme informaționale. De exemplu, o funcție de producție poate avea sisteme pentru controlul stocurilor, controlul proceselor, întreținerea instalațiilor, inginerie asistată de computer și planificarea cerințelor de materiale.

Șase tipuri principale de sisteme.

Să luăm în considerare anumite categorii de sisteme care deservesc fiecare nivel organizațional și importanța acestora în organizație. Organizația are sisteme de suport executiv (ESS) la nivel strategic; sisteme informatice de management - Sisteme informatice de management (MIS); sisteme de suport decizional – Sisteme de suport pentru decizii (DSS) la nivel de management; sisteme de cunoștințe – Knowledge Work Systems (KWS); sisteme de automatizare de birou - Sisteme de automatizare de birou (OAS); la nivel de cunoștințe; sisteme interactive de procesare a cererilor – Sisteme de procesare a tranzacțiilor (TPS) la nivel operațional

Astfel, sistemele tipice din organizații servesc pentru a ajuta angajații sau managerii de la fiecare nivel - în funcțiile de vânzări și marketing, producție, finanțe, contabilitate și resurse umane.

6. Utilizarea strategică a tehnologiei informaţiei

Sistemele informaționale strategice schimbă obiectivele, activitățile, produsele, serviciile sau relațiile de mediu ale organizațiilor pentru a le ajuta să obțină avantaje față de concurenți. Sistemele care au aceste rezultate pot chiar schimba afacerile organizațiilor.

Sistemele de informații strategice ar trebui să fie diferențiate de sistemele de nivel strategic pentru managerii superiori care se concentrează pe probleme de decizie pe termen lung. Sistemele informatice strategice pot fi utilizate la toate nivelurile unei organizații și abordează cauze mai profunde și mai largi decât celelalte tipuri de sisteme pe care le-am descris. Sistemele informaționale strategice schimbă semnificativ obiectivele companiei, produsele, serviciile, comunicațiile interne și externe. Ele schimbă profund modul în care o firmă conduce managementul sau afacerea companiei în sine.

Pentru a utiliza sistemele informatice ca o armă competitivă, trebuie mai întâi să înțelegeți unde trebuie identificate oportunitățile strategice ale antreprenorilor. Două modele ale firmei și ale mediului acesteia sunt utilizate pentru a identifica domeniile de afaceri în care sistemele de informații pot oferi un avantaj competitiv. Acestea sunt modelul forțelor competitive și modelul lanțului valoric al lui Porter.

Tehnologia informației nu numai că a schimbat modul în care oamenii lucrează, ci a schimbat și modul în care antreprenorii concurează. Deși computerele timpurii au fost folosite de antreprenori pentru a crește eficiența prin automatizarea a ceea ce se făcea anterior manual, automatizarea este considerată de la sine înțeleasă în era informației. Firmele de astăzi nu doar automatizează, ci și caută în mod activ noi modalități de a utiliza IT pentru a obține un avantaj față de concurenții lor.

Antreprenorii au căutat să obțină un avantaj competitiv în trecut (Porter, 1980) concurând într-unul din două moduri:

Costul, adică bunuri sau servicii ieftine;

Diferențierea produselor sau serviciilor prin concurența în ceea ce privește percepțiile clienților asupra calității produselor și serviciilor.

Începând cu anii 60, când marile firme au început să instaleze computere în departamentele lor de contabilitate, IT a jucat un rol important în a permite firmelor să concureze la costuri reduse. Calculatoarele au fost folosite pentru a automatiza procesarea interactivă a cererilor, reducând timpul de ciclu și oferind date operaționale pentru luarea deciziilor. Avântul noilor tehnologii în anii 1980 a deschis oportunități suplimentare, cum ar fi reducerea timpului pentru crearea de noi produse prin instrumente de proiectare asistată de computer; optimizarea proceselor folosind sisteme de control computerizate, care includ reguli de decizie expertă umană; schimbare rapidă a liniei de producție prin sisteme de planificare care integrează cercetarea în producție și informația comercială.

7. Introducerea tehnologiilor informaţionale

O companie care intenționează să implementeze un sistem de management computerizat stabilește de obicei următoarele linii directoare: sistemul trebuie să fie operațional cât mai curând posibil, la timp și în limita bugetului. Unele organizații evită să implementeze astfel de sisteme, temându-se că nu vor fi folosite, iar dacă vor fi, vor fi ineficiente. În plus, angajații care dobândesc noi competențe în timpul implementării sistemului vor părăsi compania, iar atunci va fi dificil să găsești resurse tehnice pentru a-și menține funcționarea. Nu va economisi resurse și nici nu va implementa scopul funcțional al sistemului implementat. Aceste temeri sunt pe deplin justificate. Proiectele de implementare a sistemelor eșuează, chiar și în companii cu un management altfel bun. În acele cazuri în care totul decurge mai mult sau mai puțin normal, termenele de începere a operațiunii comerciale de multe ori nu sunt respectate și nu este posibil să se mențină în bugetul alocat. Cu toate acestea, metodele descrise mai jos, atunci când sunt utilizate corect, pot ajuta la minimizarea riscului de eșec al implementării. Cu o planificare și un management adecvat, este foarte posibil să vă respectați termenele limită și să rămâneți în limita bugetului. De la bun început, trebuie să vă asigurați că proiectul este organizat corespunzător.

Necesar:

Obțineți credința în succes și angajament din partea celor care joacă un rol cheie în implementarea proiectului.

Determinați cine va fi manager de proiect cu normă întreagă pentru implementarea sistemului. Această persoană trebuie să aibă abilitățile necesare pentru a efectua o astfel de muncă, de preferință să aibă experiență în implementarea sistemelor.

Definiți și documentați în mod clar rolurile și responsabilitățile, precum și sfera de competență a fiecărui membru al echipei de proiect.

Asigurați-vă că persoanele care îndeplinesc aceste funcții au abilitățile necesare.

Elaborați un plan de lucru detaliat, împărțiți-l în etape, stabiliți termenele limită pentru îndeplinirea sarcinilor și respectați-le.

Înainte de a începe implementarea sistemului, trebuie să vă gândiți la structura organizațională și procesele de afaceri:

Asigurați-vă că regulile și procedurile contabile sunt înregistrate în documente în forma prescrisă și sunt înțelese de angajații contabili.

Descrieți practicile de afaceri și acțiunile care trebuie efectuate ca urmare a aplicării lor.

Dacă este necesar, modificați aceste metode pentru a asigura funcționarea și integrarea mai eficientă a noului sistem.

Descrieți structura organizațională și gândiți-vă dacă aceasta se potrivește cel mai bine obiectivelor întreprinderii.

Aflați cele mai eficiente metode folosite în industrie.

Asigurarea creării infrastructurii tehnice necesare:

Solicitați experților corespunzători să evalueze infrastructura actuală pe baza cerințelor noului sistem. Definiți rolul departamentului de sisteme informatice și luați în considerare ce schimbări va suferi în noul mediu.

Faceți modificările necesare în zonele enumerate înainte de a introduce sistemul în producție. Asigurați-vă că sistemul răspunde nevoilor de bază ale tuturor utilizatorilor.

Documentați nevoile afacerii în detaliu suficient pentru a compara un sistem cu altul.

Utilizați documentele primite pentru a vă asigura că caracteristicile implementate corespund nevoilor.

Gestionați schimbarea adaptându-vă la angajați.

Faceți schimbări treptat, amintindu-vă că angajații pot stăpâni doar o anumită cantitate de informații la un moment dat.

Implicați toți cei care joacă un rol major în proiect încă de la început. O modalitate bună de a face acest lucru este să le cereți să își spună cuvântul ca parte a definiției detaliate a nevoilor afacerii.

Comunicați regulat cu astfel de angajați, oferindu-le posibilitatea de a fi auziți.

Elaborați un plan de instruire, astfel încât oamenii să învețe nu numai cum să introducă date în sistem, dar să înțeleagă cum se va schimba munca lor.

După ce activitățile au fost finalizate, puteți trece direct la implementarea sistemului. Planul standard de implementare a fost elaborat de Oliver Wight, dar experiența arată că, într-o măsură sau alta, aproape toate firmele urmează această strategie.