Importă sau exportă contacte din Outlook. Importă și exportă contacte din Outlook

Dacă este necesar, instrumentele clientului de e-mail Outlook vă permit să salvați diferite date, inclusiv contacte, într-un fișier separat. Această caracteristică va fi utilă în special dacă utilizatorul decide să treacă la o altă versiune de Outlook sau dacă este necesar să transfere contactele într-un alt program de e-mail.

În acest tutorial, vom analiza cum puteți importa contacte într-un fișier extern. Și vom face acest lucru folosind MS Outlook 2016 ca exemplu.

Să începem cu meniul „Fișier”, unde vom merge la secțiunea „Deschide și exportă”. Aici facem clic pe butonul „Import și Export” și trecem la configurarea exportului de date.

Acum selectați tipul de fișier care trebuie creat. Există doar două tipuri oferite aici. Primul este „Valori separate prin virgulă”, adică un fișier CSV. Iar al doilea este „Fișierul de date Outlook”.

Primul tip de fișiere poate fi folosit pentru a transfera date către alte aplicații care pot funcționa cu formate de fișiere CSV.

Pentru a exporta contacte într-un fișier CSV, trebuie să selectați „Valori separate prin virgulă” și să faceți clic pe butonul „Următorul”.

Aici, în arborele folderului, selectați „Contacte” în secțiunea „Fișier de date Outlook” și treceți la următoarea acțiune făcând clic pe butonul „Următorul”.

Acum tot ce rămâne este să selectați folderul în care va fi salvat fișierul și să îi dați un nume.

Aici puteți configura câmpurile pentru a se potrivi făcând clic pe butonul corespunzător. Sau faceți clic pe „Terminare” și Outlook va crea fișierul în folderul specificat la pasul anterior.

Dacă intenționați să exportați datele de contact într-o altă versiune de Outlook, atunci în acest caz puteți selecta opțiunea „Fișier de date Outlook (.pst)”.

După aceea, selectați folderul „Contacts” din ramura „Outlook Data File” și treceți la pasul următor.

Specificați directorul și numele fișierului. De asemenea, selectăm acțiuni cu duplicate și trecem la pasul final.

Acum trebuie să selectați una dintre cele trei acțiuni disponibile pentru contactele recurente și să faceți clic pe butonul „Terminat”.

Astfel, exportul datelor de contact este destul de ușor - în doar câțiva pași. Într-un mod similar, puteți exporta date în versiunile ulterioare ale clientului de e-mail. Cu toate acestea, procesul de export poate diferi ușor de ceea ce este descris aici.

Microsoft Office vine cu Outlook în mod implicit, care este proiectat să gestioneze mai multe e-mailuri simultan, să creeze calendare și note și să mențină o agendă de adrese. Funcționalitatea agendei de adrese vă permite să adăugați, ștergeți, importați, grupați și editați contactele din ea.

Exportați și importați contacte

Dacă ați folosit deja agenda în Outlook și aveți contacte în ea, atunci le puteți încărca într-un fișier separat, astfel încât să le puteți transfera pe alt mediu și să nu le pierdeți dacă computerul se defectează. Dacă aveți o listă de contacte într-unul dintre formatele acceptate de program, le puteți adăuga rapid la Outlook folosind „Importare contacte”. Vă rugăm să rețineți că versiuni diferite ale aplicației efectuează aceleași sarcini ușor diferit, astfel încât instrucțiunile pentru Outlook 2007, 2010, 2013 și 2016 sunt prezentate într-o ordine separată.

Exportați contacte

Exportați contacte - selectați contactele deja adăugate în program într-un fișier separat, cu posibilitatea suplimentară de a transfera și edita acest fișier.

Outlook 2013, 2016

1. Accesați fila „Fișier”.

   Deschideți fila „Fișier”.

2. Selectați blocul „Deschideți și exportați”.
   Selectați blocul „Deschideți și exportați”.
3. Rulați comanda Import și Export.

   Rulați comanda „Importați și exportați”.

4. Selectați una dintre opțiuni: Exportați în fișier - creează un fișier într-un format acceptat de Excel sau Exportați fluxuri RSS într-un fișier OPML care este acceptat de Outlook însuși. Dintr-un fișier compatibil cu Excel, veți putea, de asemenea, să descărcați contacte în Outlook.

   Selectarea tipului de export

5. Faceți clic pe „Valoare separată prin virgulă”.

   Selectați formatul „Valoare separată prin virgulă”

6. Specificați calea către folderul în care va fi salvat fișierul creat.

   Specificați calea pentru fișierul salvat

7. Specificați numele fișierului și lăsați tipul acestuia neschimbat.

   Denumiți fișierul cu contacte

8. Așteptați până când programul exportă automat contactele într-un fișier.

   Asteptam ca contactele sa fie exportate

9. Rulați fișierul creat pentru a vă asigura că toate contactele au fost salvate cu succes.

   Deschideți fișierul cu contactele exportate

Outlook 2010

Outlook 2007

Import de contacte

Dacă aveți o listă de contacte într-un fișier, e-mail sau program separat, le puteți transfera rapid în Outlook. Folosind aceeași metodă, puteți importa adrese și scrisori din e-mail.

Outlook 2013, 2016

1. Deschideți fila „Fișier”.

   Deschideți secțiunea „Fișier”.

2. Accesați blocul „Deschideți și exportați”.
   Accesați blocul „Deschideți și exportați”.
3. Faceți clic pe butonul „Importați și exportați”.

   Folosiți butonul „Importați și exportați”.

4. Selectați una dintre opțiunile de import. Pe care să utilizați depinde de unde încercați să importați contactele.

   Selectarea tipului de import

5. Setați tipul fișierului la Valori separate prin virgulă.

   Selectați formatul „Valori separate prin virgulă”.

6. Notați calea către fișier. În parametrii de funcționare, alegeți ce să faceți cu contactele duplicate: înlocuiți, creați sau nu importați.

   Specificați calea către fișierul cu contactele importate

7. Stabiliți în ce secțiune vor fi salvate contactele importate.

   Alegeți unde să importați contactele

8. Confirmați importul făcând clic pe butonul „Terminare”.

   Faceți clic pe butonul „Terminare”.

9. Pentru a vă asigura că toate contactele au fost transferate corect, faceți clic pe pictograma „Oameni” și vizualizați-le.

   Verificarea contactelor în secțiunea „Oameni”.

Outlook 2010

Outlook 2007

Video: Exportați și importați contacte în Outlook

Unde se află agenda Outlook?

Toate informațiile găsite în Outlook sunt salvate în fișiere separate care pot fi copiate sau șterse. Puteți găsi aceste fișiere în următoarea cale:

• C:\Utilizatori\nume_cont\AppData\Local\Microsoft\Outlook;
• C:\Utilizatori\nume_cont\Roaming\Local\Microsoft\Outlook;
• C:\Utilizatori\nume utilizator\Documente\Fișiere Outlook;
• C:\Utilizatori\nume_cont\Documentele mele\Fișiere Outlook;
• C:\Documents and Settings\nume_cont\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook;
• C:\Documente și setări.

Căile pot diferi pentru diferite versiuni ale sistemului de operare și Outlook.

Crearea unei agende de adrese

Dacă aveți un număr mare de contacte, cel mai bun mod de a le organiza pentru o căutare rapidă și ușoară este să creați o agendă de adrese. Prin crearea agendelor, vă puteți grupa contactele în dosare.

Outlook 2010, 2013, 2016

Outlook 2007

Adăugarea contactelor

Adăugarea de contacte este o caracteristică de bază a Outlook, așa că nu s-a schimbat prea mult în diferite versiuni ale programului. Puteți adăuga un contact manual sau îl puteți importa dintr-un e-mail sau fișier.

Adăugați o persoană de contact dintr-un mesaj de e-mail

Adăugarea de contacte din e-mail se realizează folosind import, care a fost descris în detaliu mai sus. În timpul procesului, trebuie să determinați de unde vor fi importate contactele. Selectați opțiunea „Importați setările contului de e-mail de Internet” sau „Importați adresele de internet și e-mailurile”.

Puteți trimite informații de contact Microsoft Outlook (ale dvs. sau ale altcuiva) altor persoane în format vCard (fișier VCF). Când destinatarul deschide fișierul VCF atașat mesajului primit, se deschide un formular de contact cu detaliile contactului.

Microsofthttps://support.office.com/ru-ru/article/%D0%9E%D1%82%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BA%D0%B0-% D0%B8-%D1%81%D0%BE%D1%85%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%BA% D0%BE%D0%BD%D1%82%D0%B0%D0%BA%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-%D1%84%D0%BE%D1%80% D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B5-vCard-94a17a6f-105f-46c7–9308–33658c1c2690

Creați un grup de contacte

Crearea unui grup de contacte vă va ajuta să le organizați și să le sortați în funcție de anumite criterii.

Outlook 2010, 2013, 2016

Outlook 2007

Ștergerea contactelor

Dacă descoperiți că există un contact suplimentar în lista dvs., îl puteți elimina urmând acești pași:

Outlook este un program convenabil pentru persoanele care lucrează cu un număr mare de contacte. Folosind-o, puteți personaliza lista de contacte existente în detaliu, le puteți organiza, adăuga altele noi și șterge pe cele inutile. În orice moment, puteți descărca toate informațiile din Outlook într-un fișier separat, astfel încât să le puteți descărca înapoi sau pe alt computer în viitor.

Când exportați contacte din Outlook copia lor salvat ca CSV sau alt tip de fișier, al cărui conținut poate fi apoi importat într-o altă aplicație.

Deschideți Outlook pe computer și accesați Fişier.

Dacă nu există niciun element pe panglică Fişierîn colțul din stânga sus, nu aveți Outlook pe computer. În acest caz, puteți găsi instrucțiuni de export pentru versiunea dvs. de Outlook în articolul Ce versiune de Outlook am.

Selectați echipe Deschideți și exportați > Import și export.



Selectați un articol Exportați în fișier.



1. Valori separate prin virgulă.

ACEASTA ACȚIUNE ESTE CEA MAI IMPORTANTĂ, mai ales dacă utilizați computerul unui prieten. Derulați lista dacă este necesar Selectați un folder de exportat sus și selectați folderul din secțiunea contului dvs Contacte. Faceți clic pe butonul Următorul.



Faceți clic pe butonul Recenzie, dați un nume fișierului și faceți clic pe butonul Bine.



Verificați în ce folder vor fi salvate fișierele și faceți clic pe butonul Următorul.

Gata Import și export dispare.



Găsiți noul fișier .csv pe computer și deschideți-l în Excel pentru a verifica dacă contactele dvs. au fost exportate. Cel mai probabil, va avea multe celule goale. E bine.



Dacă utilizați Outlook pe computerul unui prieten, acum vă puteți elimina contul din versiunea lui de Outlook. Iată cum să o faci.

1. În Outlook pe computer, selectați Teams Fişier > Configurarea conturilor > Configurarea conturilor.

   Selectați contul pe care doriți să îl ștergeți și faceți clic pe butonul Şterge.

   Faceți clic pe butonul Aproape.

Acum puteți importa contactele copiate într-un fișier CSV pe alt computer care rulează Outlook pentru Windows sau într-un alt serviciu de e-mail.

Selectați versiunea

Instrucțiunile variază ușor în funcție de dacă utilizați versiunea clasică sau nouă de Outlook pe web. Selectați versiunea dvs. de Outlook pe web pentru a vedea instrucțiunile corespunzătoare.

Nota: Dacă organizația a plasat un logo pe bara de instrumente, interfața poate diferi de cea de mai sus.

Instrucțiuni pentru noua versiune de Outlook pe web

Instrucțiuni pentru Outlook clasic pe web

În partea de sus a panglicii Outlook 2010, deschideți Fişier.

Dacă nu există niciun element pe panglică Fişier, nu aveți Outlook 2010. În acest caz, puteți găsi instrucțiuni de import pentru versiunea dvs. de Outlook în articolul Ce versiune de Outlook am?



1. Opțiuni.

   

În fereastra Opțiuni Outlook, selectați În plus.



In sectiunea Export selecta Export.

În fereastră Expertul de import și export selecta Exportați în fișierși apăsați Următorul.

Selectați în câmp tipul de export dorit Creați următorul tip de fișier. Cel mai des folosit format Valori separate prin virgulă (Windows), numit și fișier CSV. Apoi faceți clic pe butonul Următorul.



Dacă intenționați să utilizați contactele exportate într-o altă copie a Outlook, selectați Fișier de date Outlook (.pst).

In sectiunea Selectați un folder de exportatderulați în sus în listă, dacă este necesar, apoi selectați folderul care conține contactele pe care doriți să le exportați. Odată finalizat, faceți clic pe butonul Următorul.

Nota: Dacă nu alegeți să exportați într-un fișier de date Outlook (fișier .pst), puteți exporta doar un folder la un moment dat.



2. 

   Faceți clic pe butonul Bine.

   În caseta de dialog Exportați în fișier faceți clic pe butonul Următorul.

   Pentru a începe exportul de contacte, faceți clic pe butonul Gata. Când exportul este complet, Outlook nu afișează niciun mesaj, ci Import și export dispare.

   

   Când exportul este complet, faceți clic pe butonul Bine pentru a închide fereastra Opțiuni Outlook.

   Deschideți folderul în care ați salvat lista de contacte (de exemplu, folderul Documente).

   

   Dacă v-ați exportat contactele într-un fișier .csv, vizualizați-l în Excel pentru a vedea ce a fost exportat din Outlook. Cel mai probabil, va avea multe celule goale. E bine.

   

   În general, se recomandă închiderea fișierului fără a salva modificările. În caz contrar, formatarea fișierului poate fi ruptă și nu îl veți putea folosi pentru import. Dacă se întâmplă acest lucru, puteți oricând să exportați din nou și să creați un fișier nou.

   Puteți utiliza Excel pentru a actualiza datele dintr-un fișier CSV. Pentru sfaturi despre lucrul cu lista de contacte în Excel, consultați Crearea și editarea fișierelor CSV.

Pentru informații despre importarea contactelor în Outlook 2016, consultați

De-a lungul timpului, cu utilizarea frecventă a e-mail-ului, majoritatea utilizatorilor dezvoltă o listă de contacte cu care corespund. Și în timp ce utilizatorul lucrează cu un singur client de e-mail, el poate folosi liber chiar această listă de contacte. Cu toate acestea, ce ar trebui să faceți dacă trebuie să treceți la un alt client de e-mail - Outlook 2010?

Pentru a evita nevoia să vă recreați lista de contacte, Outlook are o funcție utilă numită „Import”. Vom vedea cum să folosim această funcție în acest manual.

Deci, dacă trebuie să transferați contacte în Outlook 2010, ar trebui să utilizați Expertul Import/Export Contacte. Pentru a face acest lucru, accesați meniul „Fișier” și faceți clic pe „Deschidere”. Apoi, în partea dreaptă găsim butonul „Importați” și faceți clic pe el.

În continuare, în fața noastră se deschide fereastra Import/Export Wizard, care listează o listă de acțiuni posibile. Deoarece suntem interesați să importam contacte, aici puteți selecta atât „Import de adrese de internet și e-mail”, cât și „Import din alt program sau fișier”.

Dacă ați selectat elementul „Importați adrese de internet și e-mail”, atunci în acest caz expertul de import/export vă va oferi două opțiuni - import din fișierul de contacte al aplicației Eudora și import din versiunile Outlook 4, 5 sau 6, ca precum și Windows Mail.

Selectați sursa dorită și bifați casetele de lângă datele necesare. Dacă intenționați să importați numai informații de contact, atunci trebuie doar să bifați caseta de selectare „Importați agenda de adrese” (așa cum se arată în captura de ecran de mai sus).

După ce ați ales acțiunea corespunzătoare, faceți clic pe butonul „Terminare” și așteptați finalizarea procesului.

De îndată ce toate datele sunt importate, va apărea „Rezultate import” (vezi captura de ecran de mai sus), unde vor fi afișate statisticile. De asemenea, aici trebuie să faceți clic pe butonul „Salvați în Inbox” sau doar pe „OK”.

Importați dintr-un alt program sau fișier

Dacă selectați opțiunea „Importați dintr-un alt program sau fișier”, veți putea descărca contacte atât din clientul de e-mail Lotus Organizer, cât și date din Access, Excel sau un fișier text obișnuit. Importul din versiunile anterioare de Outlook și sistemul de gestionare a contactelor ACT!

După ce ați selectat metoda de import dorită, faceți clic pe butonul „Următorul” și aici expertul vă solicită să selectați un fișier de date (dacă importați din versiunile anterioare de Outlook, expertul va încerca să găsească datele singur). De asemenea, aici trebuie să selectați una dintre cele trei acțiuni pentru duplicate.

Următorul pas este să specificați o locație de stocare pentru datele importate. După ce specificați locația în care vor fi descărcate datele, puteți trece la pasul următor.

Aici Expertul Import/Export vă solicită să vă confirmați acțiunile.

În această etapă, puteți bifa casetele pentru acțiunile pe care doriți să le efectuați. Dacă vă răzgândiți cu privire la importarea ceva, atunci debifați caseta de lângă acțiunea de care aveți nevoie.

Tot în această etapă puteți configura corespondența câmpurilor fișierelor cu câmpurile Outlook. Pentru a face acest lucru, trebuie doar să trageți numele câmpurilor fișierelor (lista din stânga) în câmpul corespunzător din Outlook (lista din dreapta). După ce ați terminat, faceți clic pe „OK”.

Când toate setările sunt finalizate, faceți clic pe „Finalizare” și Outlook va începe să importe date.

Deci, ne-am uitat la cum să importam contacte în Outlook 2010. Datorită expertului încorporat, acest lucru este destul de ușor de făcut. Datorită acestui expert, puteți importa contacte atât dintr-un fișier special pregătit, cât și din versiunile anterioare de Outlook.

În unele limbi, contactele și cărțile de adresă sunt sortate după prenumele utilizatorului și nu după nume de familie, așa cum este obișnuit în țările occidentale. Puteți modifica ordinea implicită de sortare urmând acești pași.

1. Selectați Opțiuni din meniul Instrumente și faceți clic pe butonul Opțiuni de contact.
2. Din lista Cum se stochează, selectați ordinea pe care doriți să o utilizați pentru a vă sorta contactele.

Modificați modul în care sunt stocate contactele și aspectul intrărilor din agendă

În Microsoft Outlook, trei câmpuri din formularul de contact sunt importante pentru a lucra cu contactele folosind agenda. Acestea sunt câmpurile Nume complet, Stocare ca și Nume afișat.

• „Nume complet” – Valoarea câmpului „Nume afișat” se bazează pe datele din câmpul „Nume complet”. De exemplu, dacă au fost introduse numele și prenumele unui contact, numele va fi afișat în formatul prenume-nume (Ivan Petrov).
• Stocare ca—Microsoft Outlook vă va organiza contactele în agenda dvs. în funcție de metoda de stocare pe care o selectați. De exemplu, dacă formatul implicit pentru câmpul „Salvare ca” este nume-prenume și „Ivan Petrov” este introdus în câmpul „Nume complet”, „Petrov, Ivan” va fi afișat în „Salvare ca”. domeniu. Informațiile despre acest contact vor fi stocate în agenda de adrese din secțiunea P (Petrov). Formatul implicit este nume-prenume.
• Nume afișat - Valoarea acestui câmp va fi afișată în câmpurile Destinatari, Cc și Cco ale mesajului de e-mail și în agenda de adrese atunci când căutați un contact. Valoarea câmpului se bazează pe câmpul Nume complet. Formatul implicit este formatul câmpului Nume complet.

Când scrieți un mesaj, făcând clic pe butoanele „Destinatari” și „Cc” din lista de contacte pot afișa intrările sortate după nume. Pentru a modifica modul în care este stocată și afișată lista de contacte, urmați această procedură:

Schimbați formatul numelui pentru contacte noi

• Formatul câmpului Nume complet - în meniul Instrumente, selectați Conturi de e-mail. Faceți clic pe Vizualizare sau modificați directoarele sau agendele existente, apoi faceți clic pe Următorul. Selectați „Agendă Outlook” și faceți clic pe butonul „Modificați”. În grupul „Agende Outlook”, faceți clic pe butonul „Contacts: Mailbox – mailbox_name”, apoi în grupul „Sort entries by”, selectați valoarea „Nume și prenume” (Rogov Ivan). Faceți clic pe butonul Închidere și apoi pe butonul Terminare.
• Formatați câmpul „Salvare ca” – selectați Opțiuni din meniul Instrumente. Accesați fila Setări și faceți clic pe butonul Opțiuni de contact. În lista Cum se stochează, selectați valoarea „Nume, prenume”. Faceți clic pe OK de două ori. Închideți programul și reporniți Microsoft Outlook.
• Formatul câmpului „Nume afișat” – valoarea câmpului „Nume afișat” se bazează pe parametrii câmpului „Nume complet”. Modificarea setărilor pentru câmpul Nume complet va schimba setările de afișare pentru câmpul Nume afișat.

Schimbați formatul numelui pentru contactele existente

Numele companiilor care încep cu cuvântul „The” sunt procesate automat începând cu al doilea cuvânt al numelui. De exemplu, numele „The Phone Company” va fi afișat ca „Phone Company, The”. Nu puteți modifica formatul numelor de server Microsoft Exchange, cum ar fi numele din lista globală de adrese.

Eliminarea unui câmp de pe o cartelă de contact

1. În folderul Contacte, faceți clic pe cartela de contact dorită.
2. Din meniul Vizualizare, selectați Aranjare după, Vizualizare curentă, apoi Modificați vizualizarea curentă.
3. Faceți clic pe butonul „Câmpuri”.
4. Din lista Câmpuri afișate, selectați câmpul de șters.
5. Faceți clic pe butonul „Șterge”.

Transformați agenda personală în dosarul Contacte

1. În Outlook, selectați Import și Export din meniul Fișier.
2. În lista Selectați acțiunile dorite, selectați „Importați dintr-un alt program sau fișier” și faceți clic pe „Următorul”.
3. În lista Selectați un fișier de importat, selectați Agendă personală și faceți clic pe Următorul.
4. În zona Fișier de importat, faceți clic pe Răsfoire, selectați fișierul de importat și faceți clic pe Următorul.
5. În lista Selectați un folder de destinație, selectați Contacte și faceți clic pe Următorul.
6. Urmați instrucțiunile suplimentare ale vrăjitorului.

Afișează un index suplimentar de contact

Pentru a adăuga un index de contact suplimentar pentru a naviga între cărțile de contact folosind indexuri în mai multe limbi, urmați acești pași: În vizualizarea Carduri de adresă sau Cartele de adresă detaliate, faceți clic pe butonul Index de contact situat în partea de jos a Indexului de contact. Selectați o limbă pentru indexul opțional. Un index de contact suplimentar este disponibil dacă este instalată cel puțin una dintre următoarele limbi: arabă, chineză, greacă, ebraică, japoneză, coreeană, rusă, thailandeză. Nu pot fi folosite mai mult de două indicatoare simultan.