Întrebări frecvente despre configurația „1C: Flux de documente”. Formularul configurează scanarea. Formularul apare din formularul de setări personale Recunoaștere imagini 1c flux document

Sistemul de management al documentelor „Corporate Document Management” include un mecanism de recunoaștere a textului din fișierele grafice. Motorul de recunoaștere a textului poate fi utilizat pentru a rezolva următoarele probleme:

Extragerea textului pentru organizarea căutării full-text a fișierelor sistemului de management al documentelor
Crearea de noi fișiere text (precum și html) bazate pe fișiere grafice

Pentru a activa capacitatea de a recunoaște textul din imagini, trebuie să activați opțiunea funcțională „Utilizați recunoașterea” în setările sistemului din fila „Lucrul cu fișierele” (subsistemul Administrare sistem). După activarea acestei opțiuni, următoarele elemente vor deveni disponibile:

Configurarea unui sistem de recunoaștere a imaginii
Instalați componenta CuneiForm
Creați o coadă pentru recunoașterea imaginilor

Formularul de configurare a sistemului este prezentat în figura de mai jos:

click pentru a mari imaginea

În formularul de configurare a sistemului de recunoaștere a imaginii, puteți specifica ce limbă este folosită în majoritatea fișierelor și dacă doriți să schimbați autorul fișierului după ce este recunoscut.

În viitor, limba de recunoaștere poate fi setată pentru fiecare utilizator specific al sistemului, precum și pentru fiecare fișier din sistem. Sunt acceptate următoarele limbi:

Engleză, germană, franceză, rusă, suedeză, spaniolă, italiană, rusă-engleză, ucraineană, sârbă, croată, poloneză, daneză, portugheză, olandeză, cehă, română, maghiară, bulgară, slovenă, letonă, lituaniană, estonă, turcă.

După configurarea sistemului de recunoaștere, puteți face clic pe butonul „Instalați componenta CuneiForm” pentru a instala componenta CuneiForm COM versiunea 12 („CuneiForm.Puma”). Pe lângă instalarea componentelor de recunoaștere, trebuie să instalați și aplicația CuneiForm în sine. Această aplicație este distribuită gratuit și poate fi descărcată de pe site-ul oficial cuneiform.ru. Linkurile de descărcare directă pot fi obținute făcând clic pe linkul „ajutor”. După descărcarea distribuției OCR CuneiForm V.12, rulați fișierul setup.exe și faceți clic pe butonul „Următorul”.

După instalarea aplicației și a componentelor COM, sistemul de recunoaștere este gata de utilizare. Dacă, în momentul în care sistemul de recunoaștere este pornit în EDMS „Corporate Document Flow”, există deja fișiere grafice care trebuie recunoscute, atunci le puteți pune într-o coadă pentru recunoaștere făcând clic pe „Creați o coadă. ..” link. În viitor, toate fișierele grafice mutate în EDMS vor avea o indicație că recunoașterea este necesară. Puteți modifica acest atribut în fila „Text extras” a formularului de fișier. Utilizatorul poate seta valoarea la „Trebuie să fie recunoscut” sau „Nu trebuie să fie recunoscut” pentru fișierul selectat.

Procesul de recunoaștere în EDMS „Corporate Document Flow” este lansat printr-o sarcină de reglementare specială „Fișiere: Recunoașterea imaginilor”. Sarcina programată este disponibilă în subsistemul „Procesare automată”, așa cum se arată în figura de mai jos.

Dacă baza de date EDMS „Corporate Document Flow” operează în modul client-server „1C”, această sarcină de rutină va fi lansată automat (conform programului configurat). Dacă baza de date a fluxului de documente funcționează în modul normal de fișier 1C, va trebui să lansați o sesiune separată pentru procesarea sarcinilor de rutină. Puteți deschide o astfel de sesiune făcând clic pe butonul „Deschideți sesiune de procesare”, așa cum se arată în figura de mai sus. De asemenea, puteți rula o singură dată o sarcină de rutină de recunoaștere a imaginii făcând clic pe butonul „Run Now”.

Există mai multe opțiuni (strategii) efectuate după recunoașterea fișierului grafic al acțiunilor sistemului EDMS „Corporate Document Flow”:

Plasați numai în „Text extras”. După recunoaștere, textul va fi plasat într-un fișier special de stocare a textului. Această stocare este utilizată pentru căutarea integrală a textului fișierelor de sistem. Textul extras poate fi vizualizat (și, dacă este necesar, modificat) în fila „Text extras” a formularului de fișier.
Creați o nouă versiune html a fișierului. După extragerea textului din fișierul grafic, se va crea o nouă versiune a fișierului în format HTML. Această versiune va deveni versiunea curentă, iar fișierul grafic original va rămâne în versiunea anterioară a acestui fișier.
Creați o nouă versiune txt a fișierului. În această opțiune, după extragerea textului dintr-un fișier grafic, o nouă versiune a fișierului va fi creată în format TXT. Această versiune va deveni versiunea curentă, iar fișierul grafic original va rămâne în versiunea anterioară a acestui fișier.
Creați un nou fișier html. Atunci când alegeți această opțiune, un fișier nou va fi creat în format html, iar proprietarul fișierului va fi același proprietar cu fișierul original (de exemplu, un anumit document corporativ).
Creați un nou fișier txt. Selectarea acestei opțiuni va crea un fișier nou în format txt, iar proprietarul fișierului va fi același proprietar cu fișierul original. Un exemplu de această opțiune pentru un document de sistem este prezentat în figura de mai jos.

Dacă din orice motiv documentul nu a putut fi recunoscut, fișierului i se va atribui starea „Imposibil de recunoscut”. Utilizatorii pot elimina cauza (de exemplu, instalați kitul de distribuție CuneiForm) și pot pune din nou acest fișier în coadă pentru recunoaștere, schimbând starea în „Necesită recunoaștere”.

Notă: Pentru a rezolva problema organizării căutării full-text în fișierele aplicației de birou, este conceput un mecanism pentru extragerea textelor din fișierele de birou (MS Word, MS Excel, precum și fișiere OpenOffice). Spre deosebire de recunoașterea imaginilor, acest mecanism extrage texte nu din fișierele grafice, ci din fișierele aplicațiilor de birou. Mecanismul este lansat de sarcina de rutină „Fișiere: Extragerea textului (din fișiere de birou)”.

„1C: Document Flow 8 KORP” asigură menținerea unei ierarhii a proceselor și sarcinilor de afaceri.

Ierarhia este menținută automat atunci când procesele de afaceri sunt create pe baza sarcinilor altor procese de afaceri și poate fi luată în considerare manual prin completarea atributului „Sarcina principală” în cardul oricărui proces de afaceri.

Nivelul de ierarhie a proceselor și sarcinilor de afaceri nu este limitat de nimic.

Puteți vizualiza ierarhia fie de pe cardul de proces de afaceri, fie de pe cardul de subiect al procesului de afaceri - un document sau fișier.

2. Există un mecanism de substituenți?

În versiunile „1C: Document Flow 8” PROF și CORP, este acceptată adresarea sarcinilor bazată pe roluri. Aceasta înseamnă că sarcina poate fi trimisă nu unui anumit angajat, de exemplu, I. S. Ivanov, ci unui rol special, de exemplu, „Gerer”. Cu această opțiune de adresare, sarcina va fi disponibilă pentru procesare pentru toți executanții rolului „Greier”. Executorii de rol sunt indicați într-o listă specială „Performanți de rol”, care este ținută de persoana responsabilă cu informațiile de reglementare și de referință.

3. Există suport pentru versiunile documentelor? Ce nivel de imbricare a versiunilor este acceptat?

„1C:Document Flow 8” acceptă lucrul cu versiuni de fișiere și documente:

Când plasați un fișier modificat în „1C: Document Management 8”, noua versiune a acestuia este creată automat. În același timp, programul înregistrează autorul versiunii, data și ora creării acesteia și o scurtă descriere a modificărilor efectuate. Este posibil să lucrați cu orice versiune a fișierului. Compararea versiunilor este acceptată pentru formatele de fișiere Office populare. Numărul de versiuni stocate este nelimitat. Dacă este necesar, puteți dezactiva stocarea versiunilor pentru unele fișiere.
Când detaliile documentului se modifică, informațiile despre acest eveniment sunt înregistrate într-un jurnal special, care vă permite să comparați mai multe versiuni.

4. Este posibil să legați discuții, chat-uri, comentarii și voturi la un document și versiunile acestuia?

În configurația standard „Flux de documente”, această caracteristică nu este furnizată. Cu toate acestea, aceste caracteristici sunt ușor de adăugat în timpul implementării. Datorită capacităților 1C:Enterprise 8, acest lucru se poate face chiar și fără a elimina configurația din suport.

5. La crearea unui proces de afaceri, este posibilă selectarea executorilor folosind structura organizatorică ierarhică a organizației?

Pentru a selecta executanții de procese de afaceri, se pot folosi următoarele:

structura organizatorica a organizatiei;
roluri de interpret.

Când se creează șabloane de procese de afaceri, pe lângă opțiunile enumerate, este posibil să se utilizeze autosubstituții.

6. Unde pot vedea exemple de implementare a „1C: Document Flow 8”, inclusiv cele cu un număr mare de utilizatori și un volum mare de documente?

Aceste informații pot fi obținute în directorul de soluții implementate. Directorul oferă o căutare pentru implementări pe baza diferitelor condiții, dintre care una este numărul minim de utilizatori. Este necesar să se facă distincția între numărul de utilizatori activi și numărul total de utilizatori care lucrează cu „1C: Document Flow 8”. Uneori, aceste numere pot diferi semnificativ. De exemplu, 500 de persoane pot fi conectate la un sistem de gestionare a documentelor, dar în timpul funcționării normale, numărul de utilizatori activi ai sistemului nu poate depăși 200 de persoane.

Este important de menționat că performanța programului depinde nu numai de numărul de utilizatori care lucrează activ, ci și de volumul și intensitatea datelor procesate. În acest sens, pachetul de livrare al „1C: Document Flow 8” versiunea 1.1.3 include procesare care vă permite să efectuați teste de încărcare și să obțineți o evaluare precisă a performanței pentru un anumit client, ținând cont de sarcinile și echipamentele acestuia.

7. Cum se calculează corect cantitatea de hardware/software necesară pentru a opera numărul necesar de utilizatori?

Pentru a selecta echipamentul, vă puteți concentra pe cerințele de sistem ale „1C:Enterprise 8.2”.

Setul de livrare al „1C:Document Flow 8” versiunea 1.1.3 include procesarea pentru configurarea și efectuarea testării de încărcare a programului pe echipamentul clientului folosind componenta „Centrul de testare” din programul „1C:KIP”. Folosind metodologia propusă, puteți configura diverse caracteristici de testare (de exemplu, numărul de utilizatori, frecvența operațiunilor tipice, dimensiunea fișierelor) și puteți efectua testarea. Rezultatul testului este o evaluare foarte precisă a vitezei de efectuare a operațiunilor tipice „1C: Document Flow 8” cu caracteristici date.

8. Cât de complet este implementată gestionarea înregistrărilor de arhivă?

„1C: Document Flow 8” oferă atât stocarea operațională, cât și arhivă a documentelor și fișierelor. Acest lucru vă permite să căutați și să analizați documente care sunt nu numai în lucru operațional, ci și pe cele care au fost deja arhivate. Este posibil să restricționați accesul la documentele și fișierele arhivate. Pentru documentele oficiale, contabilitatea se asigură conform nomenclatorului dosarelor, înregistrarea transferului dosarelor în arhivă și distrugerea dosarelor.

9. Unde sunt stocate fișierele: în SGBD sau în sistemul de fișiere?

„1C: Document Flow 8” oferă ambele opțiuni de stocare a fișierelor:

Direct în baza de informații (în SGBD).
În volumele de disc (în folderele sistemului de fișiere).

10. Prin ce mijloace se asigură fiabilitatea și integritatea stocării documentelor și dosarelor?

Integritatea bazei de informații este asigurată de platforma 1C:Enterprise 8.2 utilizată de SGBD și instrumentele sale de backup.

Fișierele sunt stocate în volume pe disc în așa fel încât să simplifice cât mai mult posibil crearea de copii de rezervă cumulative ale volumelor. Pentru a face acest lucru, foldere de fișiere separate sunt create în volume pentru fiecare zi de muncă.

11. Cum se realizează disponibilitatea constantă și toleranța ridicată la erori a stocării documentelor?

Toleranța la erori a stocării fișierelor este obținută prin utilizarea instrumentelor sistemului de operare, de exemplu, prin combinarea discurilor într-o matrice RAID.

12. Ce mecanisme și instrumente sunt furnizate pentru a sprijini salvarea și recuperarea stocării documentelor?

Backup-ul se realizează folosind SGBD-ul utilizat. Atunci când organizați stocarea fișierelor în volume, pe lângă aceasta, ar trebui să vă asigurați că toate volumele sunt copiate de rezervă.

Schema de backup cumulativ și complet este selectată de specialiștii clientului în mod independent, în funcție de sarcina la îndemână și de echipamentul disponibil.

13. Prin ce mijloace se realizează scalabilitatea în ceea ce privește volumul de date stocate și numărul de utilizatori?

Scalabilitatea este asigurată de următoarele mecanisme:

Cluster de servere.
Baza de informatii distribuite.
Stocarea fișierelor în volume pe disc.

14. Căutarea full-text este implementată în sistem?

Da, programul implementează căutarea full-text cu funcționalități extinse. Căutarea se efectuează folosind toate detaliile tuturor datelor programului și conținutul fișierelor în formate populare (rtf, txt, html, doc, xls, ppt, odt etc.). Programul poate recunoaște automat imaginile și, prin urmare, căutarea se efectuează și folosind textele documentelor scanate.

Căutarea integrală a documentelor și fișierelor se realizează folosind platforma 1C:Enterprise 8. Pentru a accelera căutarea, se utilizează un index full-text. Construcția și actualizarea acestui index se realizează automat de către serverul 1C:Enterprise.

15. Este posibil să salvați căutările?

În „1C: Document Flow 8” ediția 1.1.3, este posibilă salvarea condițiilor de căutare personalizate pentru documente și fișiere după detalii. Utilizatorii pot da termenilor de căutare salvati nume semnificative.

16. Este acceptată în sistem introducerea documentelor în flux cu extragerea automată a informațiilor și completarea atributelor documentului?

„1C: Document Flow 8” permite descărcarea în flux a imaginilor de pe un scaner sau dintr-un director de pe un hard sau de rețea. Atașarea imaginilor pe cardurile documentelor se realizează pe baza recunoașterii codurilor de bare aplicate anterior documentelor scanate. Imaginile scanate sunt recunoscute automat și indexate pentru căutarea textului integral.

Completarea automată a atributelor cardului pe baza imaginilor scanate nu este furnizată în configurația standard, dar poate fi implementată atunci când sistemul este implementat de specialiști clienți sau parteneri 1C.

17. Cum este organizat controlul asupra executării documentelor și instrucțiunilor?

Există două tipuri de control asupra executării documentelor și deciziilor luate:

controlul executării pe fond;
controlul executiei la timp.

Monitorizarea performanței este în esență o evaluare a cât de corect și complet a fost îndeplinită sarcina atribuită. Un astfel de control este de obicei efectuat de un angajat suficient de competent pentru a evalua conformitatea rezultatului obținut cu sarcina stabilită în sarcină.

Controlul execuției bazat pe timp constă în urmărirea termenelor limită ale comenzilor active. De obicei, desfășurat într-o organizație mare de o divizie a unei instituții de învățământ preșcolar, într-o organizație mică - de un secretariat sau secretar.

Sistemul 1C: Document Flow 8 vă permite să efectuați ambele tipuri de control.

Pentru exercitarea controlului de fond asupra execuției în procesele de afaceri „Comandă” și „Execuție”, pe lângă câmpurile pentru specificarea executanților, este prevăzut și câmpul „Inspector”.

Dacă este completat, atunci după ce executanții își încheie sarcina, evaluatorului i se dă automat sarcina „Verifică execuția”. Ca parte a acestei sarcini, inspectorul evaluează caracterul complet și corectitudinea rezultatului executării comenzii. Dacă rezultatul execuției nu corespunde sarcinii atribuite, inspectorul are posibilitatea de a returna comanda înapoi contractantului pentru revizuire.

În mod implicit, câmpul „Reviewer” este completat de autorul procesului de afaceri.

Pentru a monitoriza execuția până la termen în procesele de afaceri „Comandă” și „Execuție”, pe lângă câmpurile pentru specificarea executanților, este prevăzut și câmpul „Controller”.

Dacă este completat, atunci simultan cu sarcinile pentru controlor, se formează sarcina „Monitorizare execuție”.

Astfel, controlorul vede printre sarcinile sale executarea a ce ordine trebuie să controleze.

La expirarea termenului de execuție, sarcina controlorului devine și ea întârziată, ceea ce semnalează controlorului că termenele au fost încălcate și necesitatea unei acțiuni adecvate.

Imediat ce executanții își încheie sarcinile, sarcina controlorului se termină și ea automat.

Programul „1C: Document Flow 8” oferă, de asemenea, un control consolidat al comenzilor folosind rapoarte. De exemplu, raportul „Certificat de disciplină de performanță” vă permite să obțineți pentru fiecare angajat numărul de sarcini finalizate la timp, neterminate la timp, neterminate și restante.

18. Cum este organizată securitatea informațiilor în 1C:Enterprise 8.2 atunci când vă conectați de la distanță la baza de date prin Internet sau utilizați servicii web? Ce tehnologii sunt folosite?

Când vă conectați prin Internet la baza de date 1C:Enterprise printr-un server web (client web sau client subțire), protocolul https securizat este acceptat. Lucrul cu serviciile web poate fi organizat și printr-o conexiune securizată.

19. Există programe ieftine pentru lucrul cu semnături digitale care pot fi utilizate în cadrul unei întreprinderi și nu pentru organizarea fluxului de documente semnificativ din punct de vedere legal?

În interiorul întreprinderii, puteți utiliza orice furnizor de cripto, de exemplu, Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0 - este inclus cu Windows și nu trebuie achiziționat separat. Certificatele pot fi obținute folosind un controler de domeniu Windows Server 2003 sau 2008 (folosind utilitarul certmgr.msc, rulând comanda Toate sarcinile - Solicitare certificat nou).

Pentru a utiliza semnătura digitală cu alte organizații, aveți nevoie de un furnizor cripto care acceptă GOST R 34.10-2001, de exemplu, Crypto Pro. În plus, va trebui să încheiați un acord cu un centru de certificare pentru a obține certificate.

Când utilizați Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0, în mod implicit este emis un certificat care nu necesită o parolă la momentul semnării. Puteți configura (când obțineți un certificat printr-un controler de domeniu) să solicite o parolă la semnare. Mai jos sunt capturi de ecran ale setărilor.

20. Cum respectă „1C: Document Flow 8” cerințele Legii „Cu privire la datele cu caracter personal” (Nr. 152-FZ din 27 iulie 2006)?

În conformitate cu cerințele Legii federale a Federației Ruse nr. 152-FZ din 27 iulie 2006 „Cu privire la datele cu caracter personal”, „1C: Fluxul de documente 8” implementează un mecanism de auditare a accesului la datele care conțin informații personale, pentru care trebuie să fie activate setările corespunzătoare ale programului.

De asemenea, menționăm că compania 1C produce pachetul software 1C:Enterprise 8.2z care conține o ediție specială a platformei tehnologice 1C:Enterprise 8.2.

Acest pachet software a primit un certificat de conformitate cu FSTEC nr. 2137 (valid până la 20 iulie 2013), care confirmă faptul că pachetul software 1C:Enterprise 8.2z este recunoscut ca un software de uz general cu mijloace încorporate de protecție a informațiilor împotriva accesul neautorizat la informații care nu conțin informații care constituie secret de stat. Pe baza rezultatelor certificării, a fost confirmată conformitatea cu cerințele documentelor de reglementare:

pentru protectie impotriva NSD - clasa 5;
conform nivelului de control al absenței substanțelor neavansate - conform nivelului 4 de control;
a fost confirmată posibilitatea utilizării pentru crearea AS până la clasa 1G inclusiv, precum și pentru protejarea informațiilor din sistemele de informații cu date cu caracter personal până la clasa K1 inclusiv.

21. Organizația noastră este deja utilizator de soluții pe platforma 1C:Enterprise 8 și avem licențe pentru 1C:Enterprise 8. Le putem folosi pentru ca utilizatorii să lucreze cu „1C: Document Flow 8”?

Da, dacă organizația dvs. are deja numărul necesar de licențe client, atunci pentru ca utilizatorii să lucreze cu programul 1C: Document Flow 8, ar trebui să achiziționați numai pachetul de bază „1C: Document Flow 8”.

Dacă utilizați versiunea client-server a bazei de informații și aveți deja o licență pentru serverul de aplicații 1C:Enterprise 8, atunci achiziționând doar pachetul principal de 1C:Document Flow 8, puteți implementa 1C:Document Flow 8 baza de informații pe acest server de aplicații.

Necesitatea de a achiziționa licențe DBMS suplimentare este determinată de termenii de licențiere ai DBMS-ului pe care îl utilizați.

22. Este recunoscut textul la introducerea unui nou document sau fișier în sistem prin scanarea unui document pe hârtie?

Da, atunci când introduceți documente noi în sistem de la un scaner, este posibil să recunoașteți conținutul acestor documente.

Mai multe informații despre configurarea recunoașterii sunt scrise în ajutorul încorporat „1C: Document Flow 8” și în documentație.

23. Documentele scanate sunt incluse în căutarea text integral?

Da, dacă un document scanat este recunoscut, acesta va participa la căutarea textului integral. Dacă un document nu este recunoscut și este încărcat în „1C: Document Flow 8” ca imagine, atunci o căutare integrală va fi efectuată numai prin conținutul metadatelor documentului (prin detaliile acestuia).

24. Există o versiune demonstrativă a „1C: Document Flow 8” pentru revizuire independentă?

Da, este posibil să vă familiarizați cu programul 1C: Document Management 8 folosind o bază de informații demonstrative complet funcțională disponibilă online.

În plus, în secțiunea site-ului oficial 1C dedicată 1C: Document Flow 8 puteți găsi materiale suplimentare despre produs.

25. Este posibil să combinați procesele de afaceri în lanțuri? De exemplu, pentru a efectua un astfel de proces: furnizorul ne-a trimis un proiect de contract (document de intrare) prin e-mail. Pe baza rezultatelor acordului, s-a decis crearea unui protocol de dezacorduri și trimiterea acestuia către client (document de ieșire).

Da, puteți utiliza mecanismul de intrare de bază pentru a face acest lucru.

26. Ce documentație există pentru „1C: Document Flow 8”?

În mod tradițional, toate soluțiile, iar „1C: Document Management 8” nu face excepție, sunt furnizate cu o descriere de configurare care conține instrucțiuni pentru instalare și pornire în sistem, precum și o descriere a mecanismelor de configurare.

Ajutorul încorporat va ajuta utilizatorii să navigheze în scopul anumitor obiecte direct la locul de utilizare. Unele materiale suport pot fi găsite pe site.

Articole suplimentare despre configurația Document Flow, împreună cu documentația privind platforma tehnologică 1C:Enterprise 8 în formă electronică și articole despre alte soluții 1C, sunt publicate și actualizate lunar pe CD-urile de asistență pentru tehnologia informației și pe site-ul web ITS-online (http: //www.its.1c.ru), care poate fi accesat de orice abonat ITS.

27. Cum să setați corect formatul imaginii la scanare?

Pentru a selecta raportul optim de dimensiune și calitate a imaginilor scanate, se recomandă să utilizați următoarele setări:

Setați rezoluția la 200 dpi.
Pentru a scana imagini monocrome, selectați compresie TIF, monocrom, LZW sau RLE.
Pentru a scana imagini color, selectați formatul JPG și setați nivelul de compresie la 75 (acesta este nivelul optim de compresie, combinând o calitate destul de bună a imaginii și un raport de compresie ridicat). Nivelul de compresie afectează calitatea recunoașterii, așa că după setarea compresiei, se recomandă scanarea mai multor documente de testare și să vă asigurați că recunoașterea funcționează la nivelul adecvat de calitate.

28. Unde pot afla numele și tipul furnizorului de criptare (pentru a indica în dialogul de setări de criptare)?

Unii dintre cei mai obișnuiți furnizori de criptografii sunt enumerați mai jos (numele, numele și tipul furnizorului de criptografii de specificat în dialogul Setări de criptografie):

CryptoPro CSP: „Crypto-Pro GOST R 34.10-2001 Cryptographic Service Provider” (tip 75), Signal-COM CSP: „Signal-COM CPGOST Cryptographic Provider” (tip 75),
ViPNet CSP: „Furnizor de servicii criptografice Infotecs” (tip 2),
Microsoft CSP: „Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0” (tip 1).

Dacă furnizorul dvs. de cripto nu este pe această listă, trebuie să contactați producătorul furnizorului de cripto și să obțineți informațiile necesare.

29. Cum se organizează încărcarea documentelor pe hârtie în program, de exemplu, o arhivă de contracte pentru anul trecut?

Creați manual carduri de documente interne completând următoarele câmpuri: Corespondent, Sumă, perioadă de valabilitate etc.
Apoi, pentru fiecare card, tipăriți un cod de bare pe un autocolant (un cod de bare este atribuit automat de către sistem fiecărui card) și lipiți-l pe prima pagină a fiecărui contract (format din una sau mai multe coli de hârtie). Sau tipăriți codul de bare pe o coală goală de hârtie și plasați o astfel de coală la începutul teancului de foi al fiecărui contract.
După aceasta, efectuați scanarea în flux, în care scanările de documente pe hârtie sunt atașate automat la carduri prestabilite.

Mai jos este o estimare aproximativă a beneficiilor utilizării scanării în flux:

Date inițiale:

30 de secunde - scanarea unei pagini pe un scaner plat (inclusiv timpul necesar pentru a pune foaia în scaner și a o ridica de acolo).
5 secunde - scanare flux a paginii (scaner flux mediu).
120 de secunde - înregistrați un document de intrare sau intern și imprimați un cod de bare, apoi adăugați o foaie cu un cod de bare la foile documentului de intrare sau intern.
8 ore pe zi timp de lucru (fără prânz, pauze etc.) 8*60*60= 28800 sec.

În timpul unei zile lucrătoare, un funcționar va avea timp să înregistreze 240 de carduri de documente.
Fiecare document este format în medie de 2 pagini (adică un total de 480 de coli de hârtie).
Dacă le scanați manual, va dura încă 4 ore.
Cu scanarea fluxului, aceasta va dura 40 de minute de funcționare a scanerului, adică. câștigurile pe zi vor fi de 3 ore și 20 de minute.

30. Există o opțiune de a utiliza semnătura digitală pe un server de întreprindere fără a instala software criptografic pe toate computerele client?

Puteți instala software criptografic doar pe computerele acelor utilizatori care semnează documente sau fișiere. Pentru ca alți utilizatori să poată efectua verificarea semnăturii digitale, este necesar să configurați verificarea semnăturii digitale pe server. Pentru a face acest lucru, trebuie să bifați caseta de selectare „Verificați semnătura digitală pe server” din setările programului, așa cum se arată în figură.

Scenariul de utilizare:

Unii angajați au capacitatea de a aplica semnături digitale documentelor și fișierelor. Acești angajați au primit certificate de semnătură digitală și au instalat software-ul criptografic corespunzător.
Alți angajați nu pot aplica semnături digitale, dar pot verifica semnăturile stabilite. Acești angajați nu trebuie să instaleze software criptografic, dar trebuie să îl instaleze pe fiecare computer din clusterul de servere 1C:Enterprise. Procedura de licențiere a software-ului criptografic atunci când îl instalați pe un server trebuie clarificată cu producătorul software-ului corespunzător.

31. Fișierele nu pot fi deschise pentru vizualizare sau editare în clientul web. Care ar putea fi problema?

Verificați dacă aveți un dispozitiv de blocare a ferestrelor pop-up în browser. Dacă este instalat un bloc, dezactivați-l pentru site-ul dorit.

32. Este posibil să transferați fișiere din baza de date în volume și cum să specificați corect calea în format UNC?

Pentru a transfera fișiere din baza de informații în volume, urmați acești pași:

Activați stocarea în volume (Setări program - fila „Fișiere”)
Creați unul sau mai multe volume:
- Calea către volum trebuie specificată în format UNC, de exemplu „\\server\folder”,
- Dacă volumul se află pe același computer pe care rulează serverul 1C:Enterprise, atunci trebuie să configurați accesul partajat la directorul de sistem de fișiere corespunzător. De exemplu, pentru a utiliza directorul „c:\volume1” ca volum:
  - Configurați accesul partajat la directorul „c:\volume1” (fila Partajare din proprietățile directorului),
  - Specificați în calea către volum calea către acest director „\\server\volume1” (se poate obține prin deschiderea acestui computer prin mediul de rețea).
Începeți procesarea „Transfer la volume” din secțiunea „Setări de administrare”.

33. Se folosește semnătura digitală la schimbul de documente prin MEDO?

La schimbul de documente prin MEDO, semnăturile digitale electronice nu sunt utilizate. Acest lucru se datorează mai multor motive:

GOST R 53898-2010, pe baza căruia a fost dezvoltată funcționalitatea, nu necesită utilizarea semnăturilor digitale. În schimb, se presupune că vor fi utilizate transporturi de transmisie securizate.
Utilizarea semnăturilor digitale de către mai multe părți la schimb duce la necesitatea implementării unui centru de certificare comun sau a utilizării centrelor de certificare comerciale existente. Acest lucru necesită forță de muncă intensă, dificil de configurat și întreținut, iar atunci când se utilizează autorități de certificare comerciale, duce, de asemenea, la costuri financiare suplimentare.
Conform legii cu privire la semnăturile digitale electronice, dacă participanții la schimbul de documente încheie un acord prin care recunosc faptul de a se autentifica în sistem ca fiind suficient pentru a identifica expeditorul și destinatarul, atunci un astfel de schimb de documente va fi identic cu cea de hârtie.

34. La deschiderea fișierelor, mesaje precum „Fișierul... nu a fost găsit pe server. Ar trebui să-l ștergeți din directorul de lucru?” Cum să scapi de aceste erori?

Acest mesaj este emis dacă un fișier a fost șters din baza de informații, dar este încă stocat în directorul de lucru de pe computerul personal al utilizatorului.

La curățarea directorului de lucru (de exemplu, la deschiderea unui fișier nou), programul verifică toate fișierele stocate în acesta și oferă să le șterge pe cele care nu se găsesc în baza de date de informații pentru a elibera spațiu pe computerul personal.

35. Există vreo modalitate în 1C:Document Flow pentru a analiza situații controversate la semnarea unui document, de exemplu, atunci când un angajat susține că a semnat un card de document complet diferit sau nu a semnat deloc acest document.

Dacă un angajat susține că nu a semnat acest document, atunci utilizați jurnalele utilizatorului și verificați următoarele:
- Deschideți cardul pentru documente.
- În fila „EDS”, găsiți certificatul angajatului (există un certificat pentru acest utilizator printre ei).
- Urmați linkul Protocoale de lucru (în panoul de navigare) și găsiți evenimentul „Semnarea semnăturii digitale” pentru acest angajat.
Dacă un angajat susține că cardul de document a fost schimbat după ce l-a semnat:
- Deschideți cardul pentru documente.
- În fila „EDS”, găsiți semnătura angajatului și verificați EDS. Dacă semnăturile sunt corecte, atunci câmpurile cardului de document protejate de semnătură („Nume” și „Rezumat”) sunt exact cele care au fost semnate cu semnătura digitală și nu au fost modificate după semnare.
- Verificarea semnăturii digitale electronice poate fi efectuată și pentru fișierele atașate documentului și pentru vizele de aprobare.

36. Ce formate de fișiere scanate acceptă 1C:Document Management?

Pentru imagini cu o singură pagină:

Pentru imagini cu mai multe pagini:

pdf (cu ImageMagick + Ghostscript instalat).

Instalarea ImageMagick și Ghostscript este dată în cartea „Descrierea configurației”.

Setările de scanare afectează dimensiunea imaginii și calitatea recunoașterii codurilor de bare și a textului.

Parametri optimi de scanare (pe baza raportului dintre calitatea recunoașterii/dimensiunea fișierului):

DPI: de la 150 la 300.
Culoare: culoare (adică nu imagine monocromă sau în tonuri de gri).
Format: tif sau png.

1. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Scanare în flux, codare de bare și arhivare în 1C: Flux de documente Maestru de 1C: Flux de documente Vladimir Lushnikov Portaluri corporative și flux de documente www. 1c-kpd. ru+7 (495) 640-00-93
2. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Despre lectorul Vladimir Lushnikov Master of 1C: Fluxul documentelor. Fondator al 1C-KPD (1C-Portale corporative și management de documente). Profesor-metodolog pentru 1C: Fluxul documentelor. Autor și prezentator al cursurilor „Posibilitati ale 1C: Flux de documente”, „Tehnologii de implementare a 1C: Flux de documente”, „Configurare și administrare a 1C: Flux de documente”. Autor al cursului electronic „Working with the 1C application solution: Document Flow”. Autorul cărții „1C: Fluxul de documente: 200 de întrebări și răspunsuri”. Dezvoltator al metodologiei de audit al bazei de date 1C: Document Flow. Experiență vastă în implementarea EDMS 1C: Flux de documente în ultimii 8 ani. Arhitect la proiectul de replicare 1C: Flux de documente în compania Polyus Gold (3.000 de locuri de muncă).
3. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Cuprins 1. Configurarea scanării pe utilizatorul calculator. Instalarea de programe pentru conversia scanărilor în format pdf. Setați parametrii de scanare. 2. Codarea de bare în 1C: Fluxul de documente. Adăugarea unui cod de bare la un document. Căutați un document după codul de bare. 3. Scanare în flux. Încărcarea documentelor de pe scaner. Se încarcă scanări din catalog. 4. Arhiva documentelor pe hârtie. Nomenclatorul cazurilor. Carcase/volume. Contabilitatea cazurilor trecătoare. Închiderea, transferul în arhive și distrugerea fișierelor. Jurnal de transfer.
4. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Scanare
5. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Schema operațiunii de scanare Schema generală de operare a scanării manuale și recunoașterea este prezentată în figură.Pe client: 1. Scanarea cu un driver compatibil TWAIN. 2. Convertiți în PDF utilizând ImageMagick și GhostScript (opțional). 3. Trimiterea fișierului de către clientul subțire la serverul 1C. Imagine scanată Pe server: 1. Plasarea fișierului imagine în DBMS (sau în volume de pe disc). 2. Lansarea sarcinii de rutină „Recunoaștere”. 2.1. Dacă imaginea nu este Pdf, atunci CuneiForm este folosit pentru recunoaștere. 2.2. Dacă imaginea este în format Pdf, atunci mai întâi, folosind ImageMagick și GhostScript, fiecare pagină este convertită într-un fișier grafic, iar apoi fiecare fișier grafic este recunoscut folosind CuneiForm.
6. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Lucrări de scanare și recunoaștere Lucrările de scanare și recunoaștere sunt posibil doar sub Windows. Pentru a configura recunoașterea imaginii pe server trebuie să: 1. Instalați programele CuneiForm, ImageMagic și Ghostscript. 2. Setați parametrii de recunoaștere în setările programului și specificați calea către programul ImageMagic. Pentru a configura imaginile de scanare pe computerul utilizatorului trebuie să: 1. Conectați scanerul la computerul utilizatorului. 2. Instalați programele ImageMagic și Ghostscript. 3. Instalaţi componenta de scanare. 4. Selectați scanerul în setările personale, setați parametrii de scanare și specificați calea către programul ImageMagic.
7. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Scanarea imaginilor Pentru a scana imagini pe computerul utilizatorului , este necesar ca scanerul să accepte TWAIN. TWAIN este un protocol și interfață standard (API) care definește interacțiunea dintre programe și dispozitivele de captare a imaginilor, cum ar fi scanere și camere digitale. Scanarea imaginilor funcționează numai într-un client subțire (nu web) și numai pe Windows.
8. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Recunoașterea imaginilor Textele pot fi extrase nu numai din fișiere text, dar și din fișiere grafice și formate pdf cu un strat grafic. Instalarea programului CuneiForm în versiunea server de fișiere ar trebui să se facă pe computerul utilizatorului sub utilizatorul care va lucra ulterior cu acesta, iar în versiunea client-server pe serverul 1C - sub utilizatorul sub care 1C:Enterprise serviciul rulează. Pentru a calcula timpul mediu pentru recunoașterea unui fișier pdf, trebuie să țineți cont de faptul că 180 de secunde sunt alocate pentru conversie (și acest lucru nu este configurabil) și pentru recunoaștere - în mod implicit, 30 de secunde pe imagine. Dacă există 10 dintre ele în interiorul pdf-ului, atunci va fi 30*10=300 de secunde. Prin urmare, uneori poate fi dificil să recunoașteți fișiere PDF mari cu mai multe pagini (cu mai mult de 50 de pagini). Următoarea problemă poate apărea în timpul recunoașterii. Constă în faptul că, atunci când este recunoscut, 1C creează procese temporare de forma v8_xxx_xxx.exe. Recunoașterea și plasarea datelor într-o imagine text este finalizată cu succes, dar procesele rămân suspendate. Această problemă este destul de comună. Pentru a rezolva acest lucru, puteți utiliza lansarea unei sarcini programate noaptea, iar dimineața, prin programatorul de activități, rulați taskkill pe procese precum v8_xxx_xxx.exe.
9. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Cod de bare
10. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Cod de bare Cod de bare (cod de bare) - informații grafice , aplicate pe suprafața, marcarea sau ambalarea produselor, făcându-l lizibil prin mijloace tehnice - o secvență de dungi alb-negru sau alte forme geometrice. Lineare (numite și coduri de bandă) sunt coduri de bare care pot fi citite într-o singură direcție (orizontal). Cele mai comune simboluri liniare: EAN (EAN-8 este format din 8 cifre, EAN-13 - sunt utilizate 13 cifre), UPC (UPC-A, UPC-E), Code56, Code128 (UPC/EAN-128), Codabar, „Intercalat 2 din 5”. Simboliile liniare vă permit să codificați o cantitate mică de informații. Din punct de vedere istoric, codul EAN/UPC a fost cel mai des folosit cod în tranzacționare. Sistemul american UPC a fost dezvoltat inițial, conținând 12 cifre pentru codificarea mărfurilor și a câștigat atât de popularitate încât și țările europene i-au acordat atenție. Cu toate acestea, întreaga gamă de coduri era deja ocupată pentru codificarea mărfurilor în SUA și Canada, iar mărfurile și companiile erau înregistrate exclusiv în SUA. Dezvoltatorii codificării europene EAN-13 s-au confruntat cu o sarcină serioasă - să extindă gama de coduri și să organizeze un sistem de înregistrare independent de Statele Unite, asigurând compatibilitate maximă cu codificarea UPC. Soluția a fost să adăugați o a treisprezecea cifră în poziția cea mai din stânga (indicată de obicei printr-o cifră arabă în stânga codului de bare) folosind 12 modele numerice, la fel ca UPC. În același timp, a fost posibil să se mențină compatibilitatea inversă a EAN-13 cu codificarea UPC - aceasta din urmă a devenit un subset al codificării EAN-13 cu prima cifră 0. Astfel: – codificarea EAN-13 a fost capabilă să devin independent de un singur registrator; – pentru mărfurile europene nu a fost nevoie să introduceți câmpuri suplimentare cu un cod de bare sau un al doilea câmp cu un cod de bare diferit; – umbrirea produsului american nu a necesitat nicio modificare.
11. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Structura logică a codului de bare codul EAN-13 din punct de vedere Codificările produselor pot fi împărțite în 5 zone: – Prefixul organizației naționale GS1 (3 cifre); – Numărul de înregistrare al producătorului produsului (4-6 cifre); – Cod produs (3-5 cifre); – Număr de verificare (1 cifră); – Câmp suplimentar (câmp de cod de bare opțional, uneori există un semn „>”, „indicator de zonă liberă”). Codurile care încep cu numărul „2” (prefixele de la 200 la 299) sunt rezervate separat. Acestea sunt coduri pentru uz intern de către companii pentru propriile lor scopuri. Orice întreprindere din orice regiune a lumii, precum și persoanele fizice, le pot folosi în orice mod dorește, la propria discreție, dar exclusiv în scopurile lor interne. Utilizarea acestor coduri în afara companiei este interzisă.
12. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Dimensiuni simbol cod de bare Dimensiuni nominale cod de bare: – Simbol latime – 37,29 mm; – Înălțimea simbolului – 25,93 mm; Se admite atât o creștere proporțională a simbolului EAN-13 până la 200% din dimensiunile nominale, cât și o reducere până la 80%: – Dimensiunea nominală (cu zone libere): 37,29 mm x 25,93 mm (100%) – Minimă dimensiune (cu zone libere) zone): 29,83 mm x 20,74 mm (80%) – Dimensiune maximă (cu zone libere): 74,58 mm x 51,86 mm (200%)
13. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Codarea de bare în 1C: Fluxul de documente Codarea de bare este necesară pentru a identifica rapid un document. Codul de bare este utilizat pentru: – Deschiderea rapidă a unui card de document prin scanarea codului de bare cu un dispozitiv special. – Scanare în flux. Există mai multe modalități de a aplica un cod de bare unui document de hârtie: – imprimați un cod de bare pe un autocolant și lipiți-l într-un loc sau altul în document, – imprimați-l peste un document existent (de exemplu, unul primit) în dreapta loc, – introduceți-l într-un document care tocmai este generat, de exemplu, unul de ieșire. În plus, 1C: Document Flow poate stoca și utiliza nu numai codurile de bare „proprii”, ci și coduri de la terți. Astfel de coduri de bare sunt introduse manual și apoi folosite ca coduri native.
14. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Componente coduri de bare Când introduceți un cod de bare nativ în, de exemplu, fișier în format doc, este inserată o imagine special pregătită. Imaginea este generată de componenta încorporată a componentei BarcodePrint (funcționează în Windows și Linux pe 32 și 64 de biți). Pentru a căuta documente folosind un cod de bare primit de la un scaner special, se utilizează componenta încorporată a driverului scanerului de coduri de bare (funcționează în Windows și Linux pe 32 și 64 de biți). Pentru a recunoaște codurile de bare, este utilizată componenta de recunoaștere a codurilor de bare.
15. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Unicitatea și unificarea codurilor de bare La atribuirea codurilor de bare, este necesar să se asigure unicitatea codurilor de bare interne în baza de informații. Când utilizați o bază de date distribuită, unicitatea numerelor codurilor de bare vă permite să furnizați un prefix de nod în codul de bare, care este specificat în fiecare bază de informații. La aplicarea codurilor de bare, pentru consecvență, este indicat să unificați locația codului de bare, de exemplu, introduceți întotdeauna codul de bare în colțul din stânga sus. De asemenea, este important să se determine lista tipurilor de documente în care vor fi utilizate codurile de bare și să se definească regulile de inserare a imaginilor codurilor de bare în instrucțiuni și/sau șabloane de fișiere.
16. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Căutarea unui document prin cod de bare Există două modalități de căutare a unui document prin cod de bare: folosind un scaner de coduri de bare și introducerea manuală a numărului codului de bare. Dacă este conectat un scaner de coduri de bare, glisați pur și simplu scanerul peste codul de bare al documentului. Pentru a intra manual, apăsați combinația de taste Ctrl + Shift + I sau Ctrl + Shift + Ш. După care se va deschide formularul de căutare a codurilor de bare. Să introducem numărul codului de bare al oricărui document pe care îl avem în sistem. Cardul sau cardul de activitate ar trebui să se deschidă imediat (dacă utilizatorul actual are o sarcină activă pentru acest document).
17. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Scanare în flux
18. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Scanarea fluxului Scanarea fluxului constă din următoarele etape : 1 Primirea imaginilor de la un scaner (sau dintr-un director) prin scanarea unui teanc de foi direct în program (într-un director de rețea); 2. Recunoașterea automată a codurilor de bare și conectarea scanărilor recunoscute la cardurile de documente; 3. Verificarea rezultatelor și procesarea manuală a scanărilor ale căror coduri de bare nu au putut fi determinate (acele imagini pe care programul nu le-a putut recunoaște vor trebui legate manual de către operator).
19. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Ce este necesar pentru scanarea în flux? Pentru ca scanarea în flux să funcționeze, avem nevoie de: Documente cu coduri de bare sau documente separate prin foi goale cu coduri de bare; Un scanner cu alimentare automată sau un director în care sunt deja localizate fișierele scanate; Stația de lucru a operatorului 1C: Document Flow, unde sunt instalate GhostScript, ImageMagic și componentele de scanare și recunoaștere a codurilor de bare (încorporat în 1C: Document Flow sau ABBYY Recognition Server).
20. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Setări scanare flux Drepturi de rol „Efectuarea scanării fluxului ” . Parametri de scanare pentru scanarea color: – DPI: de la 200, – cromaticitate: culoare, – format: jpg (calitate 75). Pentru scanare alb-negru: – DPI: de la 200, – culoare: monocrom, – format: png. Organizația trebuie să utilizeze reguli uniforme de scanare.
21. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Probleme care existau înainte de lansarea versiunii 2.1. 7.9 Când descărcați fișiere din catalog, a trebuit să vă amintiți următoarele: Formatul fișierului este mai bun decât png sau tiff, deoarece conversia pdf-urilor cu mai multe pagini poate fi o problemă; Fișierele în formatele tiff și pdf pot avea mai multe pagini, dar diferite pagini dintr-un fișier nu vor fi incluse în diferite documente pe baza codului de bare; La încărcarea dintr-un director, ordinea fișierelor este determinată de data fișierului. Descrierea versiunii 2.1.7.9 spune următoarele: Eroarea a fost remediată: „La scanarea în flux (descărcare dintr-un catalog, fișiere pdf), este folosit doar un cod de bare dintr-un fișier pdf - a fost imposibil să distribuiți multe imagini într-un fișier pdf în diferite documente.”
22. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Arhivare
23. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Nomenclatorul cazurilor Nomenclatorul cazurilor este un sistem sistematic lista denumirilor cazurilor introduse în gestionarea evidențelor organizației, indicând perioadele de păstrare a acestora, în forma prescrisă. După aprobarea listei de afaceri a organizației, diviziile structurale primesc extrase din secțiunile corespunzătoare pentru a le utiliza în activitatea lor. Lista afacerilor organizației pentru anul calendaristic următor este întocmită în ultimul trimestru al anului în curs. Nomenclatorul dosarelor convenit cu instituția arhivistică se precizează la sfârșitul fiecărui an, se aprobă de șeful organizației și se pune în vigoare la 1 ianuarie a anului calendaristic următor. Nomenclatorul cazurilor se întocmește pe baza studierii compoziției și conținutului documentelor generate în activitățile organizației.
24. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Forma nomenclatorului cazului Baza pentru determinarea structurii a nomenclatorului de caz este structura (personalul) organizaţiei. Secțiunile, subsecțiunile și alte diviziuni ale nomenclatorului cazurilor sunt de obicei nume de departamente. În coloana 1 a nomenclatorului cazurilor se trec indicii fiecărui caz cuprins în nomenclator. Indexul cazurilor constă în denumirea digitală a unității structurale stabilite în organizație și numărul de ordine al titlului cauzei conform nomenclatorului cauzelor din cadrul unității structurale. Indicii cazurilor sunt indicați cu cifre arabe. De exemplu: 02-03, unde 02 este indicele unității structurale, 03 este numărul de ordine al titlului cauzei conform nomenclatorului cazurilor. Indexul cazurilor Titlul cazului Numărul de cazuri Perioada de păstrare a cazurilor și numărul de articole de pe listă Nota 1 2 3 4 5 Titlul secțiunii
25. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Completarea listei de cazuri Termenele limită și articol numerele ar trebui luate din documentul „Lista documentelor standard de arhivă de management generate în procesul activităților organelor de stat, guvernelor și organizațiilor locale, indicând perioadele de stocare”. Anexă la ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558. Marca EPK (comisie de verificare a experților) este aplicată pe coperta de hârtie a cazului și înseamnă că unele dintre documentele din acest cazul nu poate fi distrus fără o examinare prealabilă. La tipărirea unei liste de cazuri, dacă selecția după divizie este activată, atunci șeful diviziei va fi înlocuit cu șeful organizației. Puteți completa automat secțiuni despre structura întreprinderii și puteți copia lista de afaceri pentru anul următor.
26. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Cazuri/volume Dacă nu indicați data de începere a cazului, apoi va fi completată automat cu data primului document. La închiderea unui caz, este interzisă copierea documentelor în el. Este mai convenabil să creați un volum nou prin copiere. Puteți lua în considerare aspecte transferabile, cum ar fi documentele constitutive sau dosarele personale. Astfel de cazuri nu trebuie închise. La crearea unei noi liste de cazuri, cazurile de transfer sunt conectate automat. Pentru a transfera documente dintr-un volum într-un volum, există comanda „Transfer documente case”.
27. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Arhiva organizației Documente generate în activități ale organizației, în plus: - fie rămân în arhivele organizației pentru stocare pe termen lung, - fie sunt stocate într-o anumită perioadă de timp și apoi transferate pentru stocare pe termen lung către organizațiile guvernamentale relevante, - sau sunt supuse distrugere. Înainte de a fi transferate în arhivă, fișierele sunt stocate în departamentele relevante ale organizației (în birou, în secretariat), în unele cazuri (în special pentru organizațiile mari) direct în diviziile structurale.
28. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Locații de depozitare pentru documente pe hârtie Sunt indicate locații de depozitare pe spații și teritorii. Dar dacă nu sunt folosite diagramele camerei, atunci directorul locației de stocare va fi liniar. Persoana responsabilă pentru datele de bază are dreptul de a edita spațiile și teritoriile. Funcționarii au drepturi de a edita locațiile de stocare, iar toți ceilalți au drepturi de a citi.
29. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Jurnal de transfer Puteți crea o intrare în jurnalul de transfer pe baza acestuia imediat pentru mai multe documente din listă. Puteți transfera documentul fie unui angajat, fie unei persoane de contact a contrapărții. Puteți trimite originalul sau o copie. La transfer, numărul copiei este înregistrat.
30. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 1C-KPD: avantaje continue!  1C-KPD este o filială a Companiei 1C  Locul 1 în clasamentul TsKD  15.000 de stații de lucru automate  3 cursuri originale despre produsul „1C: Document Flow 8 KORP”  Docstore - o platformă pentru aplicații utile pentru 1C: Document Flow  Partajarea documentelor – funcționarul personal, depozitul și EDMS  Peste 100 de videoclipuri de instruire pe portalurile corporative YouTube și fluxul de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
31. Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Portaluri corporative și flux de documente www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 Vă mulțumim pentru dvs. atenție +7 ( 495) 640 00 93 [email protected]