Sisteme automate dhow. Introducerea tehnologiilor automatizate în documentarea suport al managementului Piața internă a programelor specializate de automatizare dow

Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

Documente similare

Sisteme informatice electronice de gestionare a documentelor, rolul lor în sistemul de management. Creșterea eficienței organizației Valga SRL prin utilizarea tehnologiei informației în organizarea suportului de documentare pentru activitățile managerului.

teză, adăugată 13.01.2015


Structura organizatorică a Uzinei de Automobile din Minsk. Software pentru tehnologia informației în sistemul de management al întreprinderii, subsisteme funcționale. Clasificarea sistemelor moderne automatizate de management al informației.

test, adaugat 11.11.2010


Baza normativă și metodologică pentru organizarea suportului documentației. Termeni și definiții în munca de birou. Funcțiile de birou ale sistemului de management al personalului. Documentarea evaluării performanței personalului, organizarea fluxului de documente.

rezumat, adăugat 21.03.2010


Probleme de automatizare a fluxului de documente, contabilitate și alte procese formalizate de management al producției. Starea actuală a tehnologiei informației în Rusia, metode de introducere a IT ca instrument de gestionare a economiei unei întreprinderi.

lucrare curs, adăugată 08.02.2015


Apariția conceptului de „suport de documentare pentru management”. Metode de documentare (captarea informațiilor). Cerințe pentru întocmirea documentelor organizatorice și administrative și păstrarea lor arhivă. Rezoluție: design și compoziția detaliilor.

test, adaugat 30.12.2012


Conceptul de sisteme informatice de management al întreprinderii, evaluarea rolului și semnificației acestora, problemele și sarcinile în procesul de implementare. Analiza și evaluarea utilizării tehnologiei informației la întreprinderea studiată, dezvoltarea modalităților de îmbunătățire a acesteia.

teză, adăugată 16.02.2012


Importanța tehnologiei informației în managementul întreprinderilor. Caracteristicile sistemelor de automatizare a managementului întreprinderii. Structura organizatorică a Four Seasons LLC. Scurtă prezentare generală a sistemelor existente. Alegerea și funcționarea unui sistem informațional.

lucru curs, adăugat 01/11/2011

Activitățile de management din orice organizație se bazează, de asemenea, pe procesarea informațiilor și producerea de noi informații, ceea ce sugerează prezența tehnologiei pentru transformarea datelor sursă în informații eficiente. Echiparea stațiilor de lucru individuale cu calculatoare nu a adus rezultatele dorite, deși a accelerat procesele de creare și editare a proiectelor de documente, a redus numărul de erori și a îmbunătățit aspectul general al tipăririlor de computer în comparație cu cele dactilografiate.

În această etapă de informatizare a instituţiilor de învăţământ preşcolar, cea mai mare importanţă este software pentru stații de lucru automate.

Software-ul oricărui computer este împărțit în sistem și aplicație.

Programul sistemului sunt destinate să asigure funcționarea sistemelor informatice ca atare. Ei includ:

• programe de testare, diagnosticare și antivirus;
• OS;
• shell-uri de fișiere de comandă.

Acestea sunt instrumente software de uz general; trebuie remarcat faptul că există tendința de a extinde capacitățile următoarelor generații de sisteme de operare, inclusiv prin integrarea tuturor instrumentelor software de mai sus în ele.

Printre software de aplicație, necesare informatizării documentației suport pentru activitățile de management, se pot distinge:

• sisteme de pregătire a documentelor text;
• sisteme de informații personale;
• sisteme de gestionare a bazelor de date;
• programe de recunoaștere a textului;
• programe de intrare în mediul extern;
• sisteme de prelucrare a informaţiilor financiare şi economice;

• sisteme de pregătire a prezentărilor;
• sisteme de management de proiect;
• sisteme expert și sisteme de sprijinire a deciziilor;
• sisteme pentru proiectarea inteligentă și îmbunătățirea sistemelor de control.

Sisteme de pregătire a documentelor text sunt destinate organizării tehnologiei pentru producerea documentelor de gestiune și a diverselor materiale informaționale cu caracter text. În funcție de capacitățile lor, acestea sunt împărțite în editori de text; procesoare de cuvinte; sisteme de publicare desktop.

Editorul de text vă permite să introduceți, să modificați și să salvați orice text simbolic, dar este destinat în principal pregătirii textelor de program care nu necesită formatare, adică. conversia automată a aranjamentului elementelor de text, schimbarea fontului etc.

Folosirea unui editor de text pentru a pregăti și tipări un document la nivel calitativ corespunde folosirii unei mașini de scris electric, doar mai productivă datorită ușurinței repetarii, a tipăririi dintr-o piesă de prelucrat stocată în memoria electronică și a posibilității de a corecta atât greșelile de scriere. și reelaborarea parțială a textului prin inserarea sau excluderea unor fragmente noi.

Printre numeroasele programe de editor disponibile, putem evidenția Norton Editor, Side Kick, Brief, editor multifuncțional cu ferestre multiple Multi-Edit, editori de sistem Turbo.

Una dintre cele mai importante proprietăți ale procesoarelor de text este corespondența completă a documentului de hârtie cu imaginea copiei de pe ecran. Nu cel mai puțin important rol în alegerea unui procesor de text este jucat de cantitatea de memorie ocupată și de integrarea cu alte produse software. Fiecare utilizator are propriul stil de lucru la un document (ceea ce este convenabil pentru un grup de utilizatori este o piedică pentru altul). Prin urmare, cele mai atractive pentru dezvoltatorii de documente sunt acele programe în care este posibil să personalizați interfața pentru a se potrivi gusturilor și nevoilor dumneavoastră.

Procesoarele de text au caracteristici speciale care sunt concepute pentru a facilita introducerea textului și prezentarea acestuia în formă tipărită. Configurarea preliminară a procesorului de text și a imprimantei pe care ar trebui să fie tipărit textul vă va permite să:

• afișarea textului care oferă o vedere dată a paginii pe ecran, dând o idee despre locația reală a textului pe hârtie după imprimare;
• parametri prestabiliți, cum ar fi indentări de paragraf, titluri, tipul și dimensiunea fontului pentru diferite elemente de text, spațierea între rânduri, numărul de coloane de text, locația și metoda de numerotare a notelor de subsol etc.;
• verificați automat ortografia și primiți indicii atunci când alegeți sinonime;
• afișați și editați tabele și formule;
• combinați documentele în procesul de pregătire a textului pentru tipărire;
• creați automat un cuprins și o referință alfabetică.

Dar aproape toate procesoarele de text (și versiunile lor) au o structură de date unică pentru reprezentarea textului, ceea ce se explică prin necesitatea de a include informații suplimentare în textul care descrie structura documentului. Prin urmare, textul pregătit folosind un singur procesor de text nu poate fi deseori citit și, prin urmare, editat și tipărit de către alții. Imprimarea se poate face pe orice tip de imprimantă, inclusiv pe o imprimantă matrice.

Pentru a asigura compatibilitatea documentelor text la transferul lor de la un procesor de text la altul, este necesar să instalați un software special - convertoare care oferă un fișier de ieșire în formatul procesorului de text al documentului destinatar.

Procesoarele de text care vă permit să pregătiți și să imprimați documente complexe și mari, inclusiv cărți, includ: Microsoft Word, WordPerfect, WordStar 2000, Lexicon etc. Cu toate acestea, pentru majoritatea birourilor, sistemele Word și WordPerfect nu sunt necesare: sunt complexe, conțin o mulțime de oportunități inutile.

Al doilea grup de procesoare de text are capacități semnificativ mai puține, dar este mai ușor de utilizat, funcționează mai rapid, necesită mai puțină memorie și este mai ușor de utilizat. Acestea includ Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Jus, Write, DacEasy Word. Dar standardul de facto pentru birourile rusești a devenit Microsoft Word, versiunile 6.0, 97, 2000, 2002.

Edițiile desktop pregătesc texte după reguli de tipărire și cu calitate tipografică. Desktop publishing, de fapt, este instrumentul unui designer de layout și este destinat nu atât pentru crearea de documente, cât pentru implementarea diferitelor tipuri de efecte de imprimare. Acestea vă permit să manipulați cu ușurință textul, să schimbați formatele paginilor, dimensiunile indentărilor și să faceți posibilă combinarea diferitelor fonturi. Textele pregătite de casele de edituri desktop sunt tipărite numai pe imprimante laser.

Sistemele la nivel profesional includ QuarkXPress pentru Windows, FrameMaker pentru Windows, PageMaker pentru Windows. Stăpânirea „tipografiilor de birou” greu de utilizat este deloc recomandabilă pentru cei care au nevoie doar ocazional să pregătească frumos o carte poștală, o scrisoare sau un anunț.

Microsoft Publisher și Pageplus pentru sistemele Windows nu sunt destinate producției de produse imprimate industriale. Sunt folosite sporadic, pentru reproducerea documentelor colorate într-o companie mică. Acestea sunt destinate utilizatorului care își dedică doar o parte din timpul său de lucru publicării.

Clasificarea propusă a sistemelor de pregătire a textului este în mare măsură arbitrară, deoarece apar noi versiuni îmbunătățite, care estompează granițele dintre clase.

Sisteme de informații personale sunt destinate serviciilor de informare la locul de muncă al unui angajat de conducere și, în esență, îndeplinesc funcțiile de secretar sau organizator electronic:

• planificarea timpului personal la diferite niveluri de timp, cu posibilitatea de a aminti în timp util despre apariția evenimentelor planificate;
• menținerea fișierelor personale sau de altă natură cu posibilitatea de a selecta automat informațiile necesare;
• conectare prin linii telefonice cu înregistrarea convorbirilor telefonice și efectuarea funcțiilor caracteristice telefoanelor multifuncționale;
• mentinerea caietelor cu informatii personale pentru stocarea diverselor informatii personale.

Sisteme de management al bazelor de date conceput pentru crearea, stocarea și manipularea unor volume mari de date. Diferite sisteme din această clasă diferă prin modul în care organizează stocarea datelor și procesează cererile de căutare, precum și natura informațiilor stocate în baza de date. Aceste sisteme funcționează atât pe un computer personal, cât și atunci când lucrează într-o rețea de calculatoare.

Sisteme de prelucrare a informatiilor financiare si economice sunt destinate prelucrării datelor numerice care caracterizează diverse fenomene și obiecte de producție, economice și financiare, precum și întocmirea documentelor de management și materialelor informative și analitice relevante. Acestea includ:

• procesoare de masă universale;
• programe de contabilitate specializate;
• programe specializate de analiză și planificare financiară și economică.

Un procesor de foi de calcul este o componentă obligatorie a oricărei suite sau sistem de birou integrat:

• Corel Office Professional de la Corel;
• Word Perfect Suite pentru Windows de la Corel;
• Funcționează pentru Windows de la Microsoft;
• MS Office pentru MAC de la Microsoft;
• Office Professional pentru Windows de la Microsoft;
• SmartSuite pentru Win de la Lotus.

Odată cu apariția sistemului de operare Windows, au fost dezvoltate versiuni de procesoare de foi de calcul concepute pentru a funcționa în acest mediu: Excel, Lotus, Corel Quattro.

Sisteme de pregătire a prezentărilor sunt destinate pregătirii materialelor grafice și text utilizate în scopuri demonstrative la prezentări, negocieri de afaceri și conferințe. Tehnologiile moderne de pregătire a prezentărilor se caracterizează prin conectarea informațiilor video și audio la grafica și textul tradițional, ceea ce ne permite să vorbim despre implementarea tehnologiilor hipermedia.

Astăzi, programele de mai sus sunt rareori considerate izolat unele de altele. Toate fac parte din suitele de birou integrate. Pe lângă sistemul de pregătire a documentelor text, pachetul include o foaie de calcul, un program de grafică de prezentare și un sistem de gestionare a bazelor de date (DBMS), un planificator personal etc.

De exemplu, procesorul de text WordPerfect nu este vândut în prezent ca produs independent, ci doar ca parte a suitei Corel Office Professional. Piața de aplicații software este dominată de trei companii: Microsoft, Corel și Lotus. Toate se dezvoltă conform legilor generale. În primul rând, aceasta este o unificare completă: o interfață de utilizator comună și abordări uniforme pentru rezolvarea unor sarcini tipice precum gestionarea fișierelor, editarea, formatarea, imprimarea, lucrul cu e-mailul și căutarea de sfaturi pentru sistemul de ajutor, integrarea cu Internetul global.

Programele complexe de aplicații sunt echipate cu instrumente pentru lucrul colectiv: au instrumente pentru editarea și salvarea documentelor de tipuri de bază în format HTML pentru Internet.

Sistemele de procesare a textului de birou oferă instrumente pentru marcarea, urmărirea și editarea corecțiilor, ceea ce simplifică foarte mult procesul de luare în considerare a opiniilor unei echipe de autori. Pentru a comenta documentul fără a-l schimba, există note. Pentru a face modificări direct textului, utilizați modul de înregistrare a corecției, care vă permite să urmăriți locul în care textul sau graficele au fost adăugate, șterse sau mutate în document. Instrumentele de colaborare includ urmărirea versiunilor și ferestre pop-up cu numele autorului și data modificării.

Când un computer este conectat la o rețea comună, e-mailul și o listă de corespondență fac posibilă transmiterea informațiilor către toți corespondenții. Facilitatea de primire a retur, care este încorporată în majoritatea sistemelor de poștă moderne, vă permite să monitorizați când au fost primite efectiv informațiile și să urmăriți măsurile adecvate care au fost luate.

Este posibil să se limiteze cercul de persoane care au acces la document și drepturile fiecăruia dintre ei de a face modificări: documentul poate fi doar în citire, puteți interzice salvarea documentului sub orice alt nume sau modificarea stilurilor acestuia sau , invers, utilizatorului i se pot asigura drepturi de acces complete.

Astfel, ediția extinsă a Microsoft Office XP, pe lângă procesorul de text Microsoft World, conține:

• procesor de foi de calcul - Excel;
• sistem de gestionare a bazelor de date - Access;
• planificator personal - Outlook;
• instrument de creare a prezentărilor - Power Point;
• sistem de e-mail - Outlook Express;
• instrument de creare a paginilor web - Prima pagină;
• instrument de procesare a fotografiilor - Photo Editor.

Sisteme de management de proiect sunt destinate planificării și gestionării resurselor de diferite tipuri (materiale, tehnice, financiare, de personal, informaționale) la implementarea lucrărilor complexe de cercetare și proiectare și construcție.

Sisteme experte și sisteme de sprijinire a deciziilor sunt destinate implementării tehnologiilor de suport informațional al proceselor de luare a deciziilor manageriale bazate pe utilizarea modelării economice și matematice și a principiilor inteligenței artificiale.

Sisteme inteligente de proiectare și management sunt destinate utilizării așa-numitelor tehnologii CASE (Computer Aid System Engineering), axate pe dezvoltarea automată a soluțiilor de proiectare pentru crearea și îmbunătățirea sistemelor de management organizațional.

Toate pachetele de birou și sistemele de operare moderne sunt adaptate pentru a funcționa într-o configurație de rețea; stațiile de lucru automate au fost înlocuite cu tehnologia informației.

Tehnologia de informație este un sistem de metode și metode de colectare, transmitere, acumulare, prelucrare, stocare, prezentare și utilizare a informațiilor bazate pe utilizarea mijloacelor tehnice.

Fiecare proces informațional specific poate fi implementat printr-o tehnologie separată folosind propria bază tehnică, un sistem de control al mijloacelor tehnice - pentru tehnologia informatică acestea sunt instrumente software - și suport organizatoric și metodologic - reguli, instrucțiuni.

Dar activitățile de management se bazează pe implementarea aproape tuturor tipurilor de tehnologii informaționale enumerate, în conformitate cu succesiunea și conținutul etapelor individuale ale procesului de luare a deciziilor. Prin urmare, tehnologiile informaționale moderne pentru susținerea activităților de management se bazează pe utilizarea integrată a diferitelor tipuri de procese informaționale pe baza unui singur complex tehnic, a cărui bază este tehnologia informatică. În acest sens, nu este în întregime corect să înțelegem doar tehnologiile informatice ca tehnologii informaționale moderne sau noi.

În prezent, vorbim despre o unitate de control structurală om-mașină, care este optimizată în procesul de lucru: capacitățile computerelor sunt extinse datorită structurării de către utilizator a sarcinilor care urmează să fie rezolvate și reumplerii bazei de cunoștințe ale utilizatorului, iar capacitățile utilizatorului - din cauza automatizării acelor sarcini care anterior erau nepotrivite pentru a fi transferate pe computer din motive economice sau tehnice.

Tehnologiile moderne de informare de birou se bazează atât pe computere personale, cât și pe computere corporative.

Calculatoarele personale sunt sisteme de calcul, ale căror resurse sunt complet orientate spre sprijinirea activităților unui loc de muncă al unui angajat managerial. Aceasta este cea mai numeroasă clasă de echipamente informatice, care include computerele personale IBM PC și cele compatibile, precum și computerele Macintosh de la Apple.

Calculatoarele corporative sunt sisteme de calcul multi-utilizator care au o unitate centrală de putere de calcul mare cu resurse informaționale semnificative, la care sunt conectate un număr mare de stații de lucru cu echipamente minime: un terminal video, o tastatură, un dispozitiv de poziționare, un dispozitiv de imprimare.

Zona modernă de utilizare a calculatoarelor corporative este implementarea tehnologiilor informaționale pentru a sprijini activitățile de management în marile organizații financiare și industriale, organizarea diverselor sisteme informaționale care deservesc un număr mare de utilizatori într-o singură funcție: bursă și bancar. sisteme, rezervarea și vânzarea biletelor pentru prestarea serviciilor de transport către populație etc. P.

În prezent, tendința predominantă este aceea de a combina calculatoare și stații de lucru în rețele de calculatoare de diferite dimensiuni, ceea ce face posibilă integrarea resurselor pentru implementarea cât mai eficientă a tehnologiei informației, deoarece calculatoarele personale pot fi folosite și ca stații de lucru conectate la unitatea centrală a unui computer corporativ.

Diferența fundamentală dintre tehnologiile informaționale computerizate și cele existente anterior nu constă doar în automatizarea proceselor de modificare a formei sau locației informațiilor, ci și în modificarea conținutului acesteia.

Putem distinge două strategii de dezvoltare a implementării tehnologiilor informaţionale moderne în activităţile de management.

Primul este că tehnologia informației se adaptează structurii organizaționale în forma sa existentă, iar metodele de lucru existente sunt modernizate:

locurile de muncă sunt raționalizate, funcțiile sunt redistribuite între lucrătorii tehnici și specialiști în favoarea acestora din urmă;

sunt optimizate functiile de colectare si prelucrare a informatiilor - fluxul fizic al documentelor, cu functia de decizie - fluxul de informatii;

Problemele de comunicare joacă încă un rol secundar.

În al doilea rând, structura organizațională este modernizată în așa fel încât tehnologia informației să dea cel mai mare efect:

strategia principală este dezvoltarea maximă a comunicațiilor și dezvoltarea de noi relații organizaționale care anterior nu erau fezabile din punct de vedere economic;

sunt introduse noi locuri de muncă, vechile posturi sunt eliminate și se realizează o redistribuire planificată a responsabilităților între aproape toți angajații companiei;

Se dezvoltă un nou suport normativ și metodologic pentru organizarea suportului de documentare, iar angajații sunt în curs de recalificare continuă în lucrul cu noile tehnologii;

productivitatea structurii organizatorice crește, deoarece arhivele de date electronice sunt redistribuite, volumul de informații documentare care circulă prin canale este redus pentru a realiza un echilibru între fiecare nivel de management și volumul sarcinilor de rezolvat.

Deci, prima strategie se concentrează pe structura existentă și relațiile existente în organizație, în timp ce gradul de risc din implementare este minimizat, costurile sunt minime și structura organizațională nu este raționalizată; al doilea - la structura viitoare, în care sistemul este extins strict în conformitate cu nevoile de informare, în limitele parametrilor dați, dar fără a ține cont de factorul uman. În orice caz, abordarea utilizării tehnologiei informatice se schimbă: aceasta devine baza pentru echiparea locurilor de muncă. Datorită versatilității software-ului utilizat, are loc integrarea tehnologică, metodologică și organizațională a sistemelor și proceselor informaționale.

Crearea și implementarea sistemelor complexe de automatizare pentru managementul suportului documentelor urmărește atingerea următoarelor obiective:

în domeniul prelucrării documentelor:

• asigurarea eficienței și calității sporite a lucrului cu documentele, eficientizarea fluxului documentelor, asigurarea controlului execuției;
• crearea condițiilor pentru tranziția de la gestionarea tradițională a documentelor pe hârtie la tehnologia electronică fără hârtie;
• crearea condițiilor necesare pentru creșterea ponderii muncii intelectuale productive pe munca semnificativă și semantică cu documente și reducerea costurilor cu forța de muncă pentru operațiunile de rutină;
• asigurarea calității îmbunătățite a documentelor create în organizație;
• eliminarea dublării lucrărilor la introducerea de informații despre un document în diferite domenii de lucru cu acesta;

in domeniul controlului executiei:

• asigurarea controlului automat al trecerii documentelor în diviziile organizației din momentul în care acestea sunt primite sau create și până la finalizarea trimiterii sau înregistrării în caz, informarea în timp util a angajaților și conducerii despre documentele primite și create, eliminând pierderea documentelor;
• asigurarea controlului automat proactiv asupra executării la timp a documentelor, instrucțiunilor de la cele mai înalte organe ale puterii și administrației de stat, instrucțiunilor și instrucțiunilor conducerii organizației, primirii prompte a informațiilor despre stadiul execuției și locația oricărui document;
• reducerea timpului necesar pentru trecerea și executarea documentelor;

în domeniul organizării accesului la informație:

• asigurarea stocării centralizate a textelor documentelor întocmite în formă electronică și a imaginilor grafice ale acestora, precum și a tuturor materialelor aferente (fișe de înregistrare a documentelor, rezoluții, documente însoțitoare) cu capacitatea de a organiza legături logice a documentelor legate de o singură problemă și căutare promptă ( selecţia) documentelor după un set tematic de detalii.

Implementarea unui sistem software de automatizare preșcolară ar trebui să creeze o bază hardware și software pentru un sistem unificat care să acopere toate diviziile organizației. Următoarele obiective sunt de așteptat a fi atinse:

• o procedură unificată pentru lucrul individual și în comun cu documente din diviziile organizației;
• combinarea fluxurilor de documente electronice între unitățile organizaționale;
• utilizarea unui sistem comun de indexare (numerotare) a documentelor pentru toate organizațiile, cărți de referință ale clasificatorului general (cum ar fi o listă de organizații, o listă de cazuri), o formă unificată de înregistrare și card de control (RCC) a documentelor etc.;
• asigurarea unificării documentaţiei de gestiune şi reducerea numărului de formulare şi tipuri de documente uniforme.

În prezent, piața sistemelor software în domeniul automatizării de birou și al fluxului de documente se caracterizează prin următoarele caracteristici:

1. Vânzătorii nu au o terminologie uniformă și mulți nu au o poziționare clară a produselor lor.
2. Organizațiile nu înțeleg adesea ceea ce poate și nu poate face un anumit sistem, deoarece este dificil de înțeles informațiile conținute în broșurile publicitare: există puține informații tehnice în astfel de descrieri, iar ceea ce este furnizat nu evidențiază întotdeauna avantajele celor promovate. produs software.
3. Întreprinderile nu au o înțelegere clară a ceea ce trebuie făcut în ceea ce privește automatizarea suportului de documentare pentru management.

Sistemele software care implementează prima versiune a strategiei nu încalcă tehnologia rusă, sunt destinate utilizării în agențiile guvernamentale și păstrează toate tradițiile și normele de lucru de birou adoptate într-o anumită organizație. Scopul acestor sisteme este de a oferi suport pentru fluxul de documente pe hârtie și de a reduce intensitatea forței de muncă a operațiunilor de rutină de procesare a documentelor. Astfel de sisteme pot extinde în mod semnificativ domeniul de aplicare al muncii tradiționale de birou și al proceselor de gestionare a documentelor prin procesarea documentelor pe un computer personal. Sistemele din acest domeniu sunt un fel de „punte” pentru trecerea treptată de la documentele pe hârtie la documentele fără hârtie. Sistemele de automatizare ale acestei tehnologii includ: „Afaceri”; „1C: Enterprise” și altele.

Principala caracteristică a produselor software de tehnologie occidentală este modelarea proceselor de flux de documente și personalizarea sistemelor informaționale la aceste modele. Evoluțiile în conformitate cu această strategie se concentrează pe utilizarea cât mai deplină a documentelor și instrumentelor electronice pentru munca colectivă a utilizatorilor, eliminarea legăturilor intermediare în fluxul de documente și dezvoltarea de noi tehnologii pentru lucrul cu documente. Rutele de deplasare a documentelor în întreaga organizație, între diviziile și angajații acesteia, sunt formate de administratorul de sistem.

La adaptarea sistemului la procesele specifice ale organizației, pe computerele personale ale angajaților sunt instalate doar componentele funcționale necesare, permițându-le acestora să rezolve o anumită gamă de sarcini în conformitate cu rolul fiecărui angajat în fluxul de documente al organizației.

Sistemele din acest domeniu includ:

DocsOpen (PC DOCS);

LinkWorks (DEC);

Staffware (Staffware PLS)

Lotus Notes (Lotus-IBM);

Sistem Office Media (Lotus Notes);

un set de programe „Office Management” (Lotus Notes);

Sistem „Cenuşăreasa-Cabinet” (Lotus Notes);

soluții ale companiei SA „Vest” (DocsOpen);

Sistem Optima (MS Exchange, MS SQL);

Sistemul „Delo” al SA „Electronic Office Systems” este conceput pentru a automatiza activitățile de birou bazate pe tehnologiile casnice tradiționale și suportul documentelor pentru activitățile de management ale organizațiilor guvernamentale.

Sistemul Delo oferă următoarele capabilități:

• urmărirea tuturor etapelor operațiunilor de birou și a rezultatelor lucrărilor pe principalele procese funcționale ale organizațiilor și instituțiilor;
• înregistrarea unificată a întregii corespondențe primite, inclusiv scrisorile și apelurile de la cetățeni, prin crearea unui card de înregistrare în care sunt introduse informații despre document, urmată de trimiterea corespondenței spre considerare către unitățile de conducere și structurale. Sunt înregistrate atât documentele primite din exterior, cât și documentele create în cadrul departamentelor. Acestea includ documentele primite și trimise, apelurile cetățenilor;
• introducerea textelor de hotărâri, inclusiv a celor repetate, și numirea executorilor pentru acestea;
• trimiterea rezoluțiilor și documentelor către stațiile de lucru ale utilizatorilor performanți;
• transmiterea rapoartelor executorilor pe document către executorii responsabili și (sau) autorilor de hotărâri;
• înregistrarea mișcării documentelor (fluxul documentelor) în cadrul organizației, inclusiv mișcarea originalelor pe hârtie și a copiilor pe hârtie ale documentelor și rezoluțiilor relevante, rapoarte de execuție, aprobarea (vizualizarea) documentelor;
• monitorizarea executării la timp a instrucțiunilor, solicitărilor din partea instituțiilor, organizațiilor, rezoluțiilor și instrucțiunilor conducerii; verificarea corectitudinii și promptitudinea executării documentelor;
• combinarea si gruparea documentelor inregistrate in sistemul de management al biroului dupa diverse criterii;
• efectuarea unei căutări folosind un set de detalii de fișe de înregistrare și rezoluții pentru a îndeplini funcțiile de monitorizare a execuției documentelor, efectuarea lucrărilor de referință și analitică;
• introducerea de informații despre trimiterea documentelor de ieșire către destinatari cu crearea registrelor de distribuție a documentelor;
• obtinerea de materiale informative, rezumate, rapoarte pentru prezentare catre conducere;
• primirea și tipărirea certificatelor și rapoartelor statistice, precum și a cardurilor de înregistrare pentru a asigura compatibilitatea cu tehnologia tradițională de birou;
• stocarea imaginilor electronice ale documentelor;
• stergerea documentelor la dosar conform nomenclatorului dosarelor acceptate in organizatie si, daca este cazul, extragerea acestora din dosar;
• înregistrarea lucrărilor utilizatorului cu sistemul, inclusiv lucrul cu cardurile de înregistrare și rezoluțiile.

Sistem „BOSS-Referent” Compania IT este dezvoltată pe baza produsului Lotus Notes de la Lotus Development Corporation, care este un instrument de proiectare a sistemelor care să susțină munca în grup și poate fi considerat ca un standard în acest domeniu. Mediul Lotus Notes și aplicațiile create pe baza acestuia îndeplinesc cerințele de bază pentru un sistem unificat de gestionare a documentelor pentru organizații mari și, în special, următoarele:

prelucrarea contabilă a tuturor tipurilor de documente. Bazele de date pot stoca informații de aproape orice tip și pot organiza contabilitatea și controlul trecerii documentelor folosind mijloace interne. Sistemul asigură construirea diferitelor formulare pentru înregistrarea documentelor, incluzând atât detalii formale, cât și conținutul documentelor în sine. Dacă este necesar, conținutul real al documentului poate fi stocat într-o bază de date separată, inclusiv ca imagine a unui document de hârtie scanat;

unicitatea numărului. Sistemul are capacitatea de a atribui numere unice documentelor, inclusiv într-o rețea de calculatoare distribuită;

suport pentru lucrul cu textul documentului. Este posibil să se includă în documente fișiere pregătite în alte procesoare de text (Microsoft Word, Word Pro etc.) care suportă mecanismul de încorporare și legare a obiectelor, precum și în foi de calcul și pachete grafice. Notes include capabilități de căutare full-text și un puternic generator de interogări;

coerența documentelor. Un document Notes poate include un număr nelimitat de link-uri către alte documente Notes, inclusiv cele stocate în alte baze de date;

coerența cu alte subsisteme. Sistemul Notes, împreună cu instrumentele sale de extensie, oferă posibilitatea de a se integra cu alte subsisteme informaționale, în special mail, precum și cu sisteme care funcționează cu baze de date relaționale;

fluxul de documente distribuit. Notes este un sistem care se extinde pe scară largă, de la un singur computer personal la sisteme cu zeci de servere, fiecare dintre acestea putând fi conectat la câteva sute de utilizatori. Fiecare server poate găzdui mai multe baze de date. Informațiile necesare sunt distribuite între aceste baze de date, iar informațiile necesare tuturor utilizatorilor sunt sincronizate periodic;

Limitarea accesului. Protecția datelor este implementată la toate nivelurile: server, bază de date, formular, document, secțiune document și câmp individual. La stabilirea unei sesiuni de comunicare, este necesară autentificarea utilizatorului. Semnătura electronică și criptarea datelor sunt acceptate.

Alegerea unui pachet specific de produse (sisteme) software pentru automatizarea mai mult sau mai puțin completă a documentației de management și instalarea acestora nu sunt în prezent reglementate. Pe baza capacităților sale materiale, financiare și de altă natură, fiecare organizație le achiziționează ea însăși pe piața produselor și serviciilor software de birou. Fără un studiu serios și familiarizare cu modelul actual, bazat pe descrierile publicitare, avantajele și dezavantajele fiecăruia dintre sistemele enumerate în domeniul organizării suportului documentației pentru management sunt greu de aflat.

Pentru o anumită organizație, adesea nu întregul set de proprietăți ale consumatorilor ale sistemelor este important, ci doar unele dintre ele. Prezența sau absența proprietății necesare poate fi principalul criteriu la alegerea unui sistem. Pe de altă parte, dezvoltatorii tuturor sistemelor lucrează constant pentru a le îmbunătăți, iar în fiecare dintre ele pot apărea anumite caracteristici care lipseau în versiunile anterioare.

Rezultatele comparării diferitelor produse software pentru automatizarea suportului pentru documentația de management sunt relative și nu pot indica avantajele și dezavantajele absolute ale unui anumit sistem. Prin urmare, atunci când alegeți un sistem de automatizare, ar trebui să:

• evaluarea sistemelor promovate din punctul de vedere al adecvării lor pentru automatizarea documentelor într-o anumită organizație, precum și profunzimea dorită de reorganizare a proceselor preșcolare existente;
• evaluarea tehnologiilor informaționale de bază utilizate în produsele software, ținând cont de perspectivele utilizării acestora, precum și de prognoza dezvoltării generale a tehnologiilor de automatizare preșcolară în viitorul apropiat;
• studiu amănunțit și testare a capacităților sistemului de automatizare a managementului documentelor pentru a asigura funcționarea în cadrul actualului cadru de reglementare: conferirea forței legale a documentelor, menținerea bazelor de date de înregistrare în timpul perioadelor de stocare a documentelor în sine, livrarea la timp pe un mediu de încredere de documente cu perioade lungi și permanente de păstrare etc.

Concepte de bază ale automatizării preșcolare Documentarea este crearea de documente, adică pregătirea, executarea, coordonarea și producerea acestora. Munca de birou: un set de măsuri pentru a asigura educația preșcolară a unei întreprinderi sau organizații. Se spune uneori că instituția de învățământ preșcolar este principala funcție a muncii de birou. Organizarea muncii cu documente - asigurarea deplasarii, cautarii, depozitarii si folosirii documentelor.

Concepte de bază de automatizare a instituțiilor de învățământ preșcolar Sistematizarea stocării în arhivă a documentelor - determinarea regulilor de stocare a informațiilor create în organizație, căutarea și utilizarea acesteia în sprijinul deciziilor de management și a procedurilor de afaceri. Fluxul documentelor este deplasarea documentelor în cadrul instituției de învățământ preșcolar. Procedura de afaceri este o secvență de anumite operațiuni (lucrări, sarcini, proceduri) efectuate de angajații organizațiilor pentru a rezolva orice sarcină sau scop în cadrul activităților unei întreprinderi sau organizații. Arhiva electronică rezolvă problema sistematizării stocării arhivistice a documentelor electronice în cadrul instituţiei de învăţământ preşcolar.

Sarcini rezolvate în instituția de învățământ preșcolar Documentare (desen, execuție, coordonare și producere documente). Organizarea muncii cu documente în procesul de gestiune (asigurarea deplasării, controlul execuției, păstrarea și utilizarea documentelor). Sistematizarea arhivei documentelor.

O procedură simplă de afaceri pentru vânzarea unui produs către un client: 1) clientul sună compania pentru a plasa o comandă; 2) comanda este înregistrată în baza de date a clienților; 3) se emite o factură pentru mărfuri; 4) se transferă contul către departamentul de contabilitate; 5) departamentul de contabilitate primește bani pentru marfă, care se înregistrează în sistemul contabil; 6) mărfurile sunt expediate din depozit, care este notat în baza de date a depozitului; 7) se eliberează factură și bon de livrare pentru mărfuri; 8) mărfurile sunt expediate către client; 9) factura si bonul de livrare se transfera catre departamentul de contabilitate.

Categorii de sisteme de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar, sisteme de flux de lucru (automatizarea procedurilor de afaceri); sisteme de grupare (lucru în echipă); sisteme de management al documentelor (oferă în principal înregistrarea, stocarea și preluarea documentelor); sisteme de e-mail (utilizate pentru schimbul de documente).

Probleme de automatizare a instituțiilor de învățământ preșcolar din Rusia: lipsa produselor finite pentru automatizarea muncii de birou rusești; lipsa cererii active de automatizare a procedurilor de afaceri; confuzie în poziționarea produselor de la producătorii occidentali în scopuri de automatizare de birou etc.

Probleme care apar pe măsură ce dimensiunea întreprinderii crește. Managementul pierde o imagine holistică a ceea ce se întâmplă. Diviziunile structurale, lipsite de informații despre activitățile celuilalt, încetează să-și desfășoare activitățile într-o manieră coerentă. Calitatea serviciului pentru clienți și capacitatea organizației de a menține contacte externe scad inevitabil. Consecința acestui fapt este o scădere a productivității muncii; există un sentiment de lipsă de resurse: umane, tehnice, de comunicare etc.

Probleme care apar pe măsură ce amploarea întreprinderii crește.Este necesar să se extindă personalul, să investească bani în echipamente pentru noi locuri de muncă, spații, comunicații și formarea angajaților. Pentru întreprinderile de producție, o creștere a personalului poate presupune o schimbare a tehnologiei de producție, care va necesita investiții suplimentare. Într-o situație de creștere nejustificată a personalului, scădere a productivității și nevoia de a investi în producție, este nevoie de creșterea capitalului de lucru, care, la rândul său, poate duce la noi împrumuturi și la reducerea profiturilor planificate.

Sarcini de îmbunătățire a organizării instituțiilor de învățământ preșcolar Îmbunătățirea tuturor lucrărilor de pregătire și prelucrare a informațiilor documentare prin crearea unui mecanism de suport documentar al întreprinderii (instituție de învățământ preșcolar). Alegerea strategiei de automatizare potrivite, inclusiv alegerea produselor potrivite.

Grupe de operațiuni pentru ținerea evidenței personalului cu flux de documente pe hârtie: evidența și păstrarea documentelor primare incluse în dosarul personal; formarea, implementarea si stocarea comenzilor pentru personal; pregătirea și furnizarea de rapoarte statistice și alte rapoarte; stocarea copiilor comenzilor pentru activitățile de bază.

Efectele pozitive ale integrării înregistrărilor HR și Protecția EDMS a datelor transmise. Mecanisme de înaltă calitate pentru introducerea unor cantități mari de documente pe hârtie în SADD. Pentru munca curentă, ofițerul de personal trebuie să primească prompt copii ale comenzilor individuale pentru activitatea principală. SADD va furniza ofițerului de personal copii ale tuturor ordinelor necesare în timp util și la orice moment convenabil.

Perspective pentru industria rusă de automatizare a biroului Absolut toate organizațiile și un număr mare de persoane lucrează cu documente. Aproape fiecare organizație se confruntă cu probleme în munca de birou, chiar dacă nu vorbim despre automatizarea acesteia: documentele se pierd, nu sunt controlate, nu sunt executate etc. Prin îmbunătățirea muncii de birou, întreprinderile și organizațiile au o șansă reală de a îmbunătăți calitatea managementul lor, care este una dintre cele mai presante probleme ale economiei moderne ruse.

Perspective pentru industria rusă de automatizare de birou Calificările secretarilor și persoanelor responsabile cu munca de birou în organizații sunt insuficiente și necesită creșterea nivelului acestora. Solicitările utilizatorilor pentru îmbunătățirea programelor de automatizare de birou și integrarea acestora cu numeroase stații de lucru automatizate, sisteme informatice și aplicative sunt extrem de mari.

Sistemele educaționale automate preșcolare sunt sisteme software care vizează automatizarea proceselor de management.

Veriga centrală în tehnologia informației în condiții moderne este computerul și setul asociat de mijloace tehnice. Implementarea tehnologiei informatiei se realizeaza cu ajutorul unui sistem de management si suport organizatoric si metodologic. Atunci când se utilizează tehnologii individuale și dispozitive tehnice în gestionarea documentelor, ar trebui să se acorde atenție consecințelor specifice ale utilizării acestora.

Sunt propuse următoarele etape de lucru privind selectarea unui sistem automatizat pentru instituția de învățământ preșcolar 1:

Întocmirea unei liste de cerințe de bază și tehnice de sistem pentru un sistem de automatizare a documentelor corporative.

Selectarea unui sistem de coeficienți de ponderare (scoruri) sau clasare pentru evaluarea experților.

Evaluarea produselor software din punct de vedere al cerințelor funcționale de bază și al caracteristicilor tehnice-sistem.

Evaluarea capacităţilor de adaptare ale produselor selectate.

Selectarea produselor software care îndeplinesc aceste criterii.

Evaluarea comparativă a costurilor asociate cu achiziția și implementarea produselor software.

Evaluarea experienței de utilizare a produselor software selectate (inclusiv în organizații de acest tip), a reputației companiei dezvoltatoare.

Selectarea software-ului pentru un sistem de automatizare a documentelor.

14 obiective ale automatizării dhow. Sarcinile dow-ului în organizație. Acoperirea procesului de automatizare a dhow.

Obiectivele automatizării preșcolare dintre toate organizațiile, indiferent de formele lor organizatorice și juridice, sunt destul de asemănătoare și, în opinia noastră, sunt după cum urmează:

Îmbunătățirea calității și eficienței managementului și, drept consecință, asigurarea competitivității întreprinderii pe piață;

Integrarea într-un singur ciclu de lucru de birou a tuturor diviziilor structurale ale organizației, inclusiv a celor îndepărtate geografic;

Asigurarea accesului operațional și în același timp diferențiat la resursele de informații (documentație) ale organizației;

Reducerea costurilor cu forța de muncă și timp și costurile generale și, ca urmare, obținerea unui efect economic;

Punerea bazei pentru o tranziție treptată la gestionarea documentelor electronice în întreprindere, lucrați pentru viitor.

Atingerea obiectivelor tale este posibilă prin rezolvare sarcinile de automatizare ale instituțiilor de învățământ preșcolar ale organizației, care poate fi sistematizat aproximativ în următoarele domenii:

Intocmirea si executarea documentelor

îmbunătățirea calității și eficienței pregătirii documentelor create în organizație

unificarea procesului de lucru cu documentele în toate etapele existenței sale

Organizarea fluxului de documente și execuția documentelor

eliminarea dublării lucrărilor la introducerea informațiilor despre un document în diferite etape de lucru cu acesta (proces de înregistrare)

eliminarea posibilității de pierdere a documentelor (crearea bazei documentare a organizației)

eficientizarea fluxului de documente al organizației (simplificarea diagramelor de flux a documentelor - rutare)

creşterea eficienţei şi calităţii muncii executanţilor cu documente

reducerea termenelor de executare și trecere a documentelor

informarea în timp util a angajaților și a conducerii despre documentele primite și create (evitând dublarea lucrărilor pe același document)

Organizarea controlului asupra executării documentelor

unificarea fluxurilor de documente ale tuturor diviziilor organizației (inclusiv cele îndepărtate geografic)

primirea promptă a informațiilor despre starea de execuție și locația oricărui document

asigurarea urmăririi etapelor de trecere a documentelor în diviziile organizației de la momentul primirii (creării) acestora până la finalizarea lucrului cu acestea (execuție),

Organizarea stocării documentelor, sistem de căutare.

asigurarea stocării centralizate a textelor documentelor întocmite în formă electronică, a imaginilor grafice ale acestora și a materialelor pentru acestea.

oferind capacitatea de a căuta și organiza rapid legăturile logice ale documentelor legate de o problemă.

asigurarea cautarii si selectiei prompte a documentelor (materialelor) dupa un set tematic de detalii.

O abordare integrată a implementării tehnologiilor informaționale în toate domeniile suportului de documentare

După cum sa menționat mai devreme, astăzi există două abordări pentru utilizarea tehnologiilor informaționale moderne:

o îmbunătățirea performanței anumitor tipuri de muncă prin utilizarea tehnologiilor informaționale universale și utilizarea aplicațiilor care implementează funcționalitate fixă ​​(automatizare pe bucăți)

o Implementarea integrată a tehnologiilor informaționale în toate domeniile de suport de documentare pentru management.Soluția la o astfel de problemă complexă ar trebui să se bazeze pe o abordare metodologică unificată de automatizare a soluționării diverselor funcții de lucru de birou, un set unificat de tehnologii interconectate care implementează această abordare. , precum și asupra unui complex tehnic și software unificat care asigură funcționarea tehnologiilor complexe menționate mai sus (sisteme informatice integrate specializate pentru automatizarea instituțiilor de învățământ preșcolar).

Sistemele integrate de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar vă permit să creați un sistem automatizat de lucru cu documentele în cadrul întregii instituții sau întreprinderi și vă permit să asigurați gestionarea documentației în toate etapele ciclului de viață al documentelor, inclusiv cele electronice

Sarcinile sistemelor integrate de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar

Sistemele de management al documentelor sunt de obicei implementate pentru a rezolva probleme specifice cu care se confruntă organizația. Fiecare organizație, în funcție de forma sa de proprietate, dimensiune, nivelul de automatizare etc., are propriile sarcini specifice.

Mai jos este o listă cu cele mai frecvente sarcini.

Asigurarea unui management mai eficient al organizatiei prin controlul automat al executarii comenzilor, transparenta activitatilor intregii organizatii la toate nivelurile.Controlabilitate sporita se realizeaza prin mecanismul de generare a comenzilor si monitorizarea executiei acestora. Un rol important în creșterea gestionabilității unei organizații revine mecanismelor de aprobare a documentelor, controlului înregistrării și trecerii documentelor externe și interne și mijloacelor de generare a raportării planificate și operaționale privind munca de birou și fluxul de documente. Rezultatul tangibil al implementării sistemului este transparența în derularea documentelor, pregătirea și discutarea acestora, creșterea performanței discipline în organizație

Menține un sistem de control al calității care respectă standardele internaționale. Standardul fundamental al seriei de standarde de calitate este ISO 9000, Standarde pentru Managementul Calității și Asigurarea Calității – Linii directoare pentru selecție și aplicare. Ea definește principiile de bază ale politicii de management a organizațiilor în domeniul asigurării calității.În mod formal, sau, așa cum spun înșiși experții ISO 9000, în sens restrâns, aceasta obligă întreprinderea să-și documenteze toate activitățile în 20 de domenii (responsabilități de management. Sistem de calitate Analiza contractelor Managementul proiectarii Managementul documentelor si datelor Achizitii Managementul produselor furnizate de client Identificarea produsului si trasabilitate Managementul proceselor Inspectie si testare Managementul echipamentelor de inspectie, masurare si testare Starea inspectiei Managementul produsului neconform Actiuni corective si preventive Manipulare materiale, depozitare, ambalare, conservarea si livrarea.Managementul inregistrarii datelor de calitate.Audituri interne de calitate.Instruire.Intretinere.Metode statistice), precum si asigurarea functionarii efective a proceselor de afaceri din organizatie cu respectarea deplina a acestora.

Companiile de consultanță și experții recomandă utilizarea sistemelor de management al documentelor (EDM/TDM), automatizării documentelor (Workflow), managementului resurselor întreprinderii (MRP/ERP) și a sistemelor de management al informațiilor despre produse și al datelor de proiectare (PDM) pentru a simplifica certificarea ISO 9000 pentru o întreprindere.

Aceste sisteme vă permit să rezolvați următoarele probleme:

Efectuați un audit al muncii angajaților cu informații

Automatizați procedurile standard pentru activitățile întreprinderii

Automatizați procedurile de schimbare

Procesează informații despre un produs pe parcursul întregului său ciclu de viață.

Atunci când implementați un sistem de management al calității, nu vi se cere să utilizați serviciile unui anumit furnizor sau să utilizați un singur sistem de automatizare.
ISO 9000 înseamnă CARE activitățile trebuie efectuate în cadrul fabricii pentru a asigura calitatea, dar nu CUM trebuie să le îndeplinești. Astfel, nu există cerințe stricte pentru instrumentele de automatizare utilizate.

Înregistrarea activităților întreprinderii în ansamblu(investigații oficiale interne, analiza activităților departamentelor, identificarea „foartelor” în activități; păstrarea istoricului relațiilor cu clienții). Obținerea capacității de a analiza volumul de muncă al angajaților datorită disponibilității informațiilor complete despre sarcinile atribuite fiecărui contractant, ținând cont de termenele limită și de rezultatele lucrării

Introducerea unei tehnologii de management de birou unificate, formalizate și strict reglementate în toate departamentele și organizația în ansamblu. (specialiști din diferite departamente lucrează cu același program, ceea ce înseamnă lucrul cu aceeași interfață cu utilizatorul, cu aceleași cărți de referință (tipuri de documente, nomenclator de cazuri, suport pentru sisteme complexe de numerotare a documentelor), cu aceleași șabloane de documente)

Optimizarea proceselor de business si automatizarea mecanismului de executie si control al acestora. Eficientizarea lucrului cu documente prin utilizarea de șabloane standard, rute standard și introducerea de instrucțiuni pentru lucrul cu documente (utilizați informații din proiectul de implementare „Directum”) Utilizarea șabloanelor de documente, rutelor și introducerea de reglementări pentru lucrul cu documente documentele reduc cazurile de deplasări de returnare a documentelor Datorită utilizării șabloanelor, documentele sunt întocmite imediat corect, datorită utilizării șabloanelor de traseu, ajung imediat la angajații potriviți etc.

Excluderea documentelor pe hârtie din circulația internă a întreprinderii. Economisirea resurselor prin reducerea costurilor pentru gestionarea fluxurilor de documente în organizație. Numărul total de documente pe hârtie este redus cu 25-75% (din experiența companiei Lanit)

Traducerea documentelor de control intern în formă electronică și utilizarea semnăturii digitale electronice

Un depozit de documente unic, partajat, care elimină nevoia de a copia documente pentru a fi utilizate de mai mulți angajați

Eliminarea necesității sau simplificarea semnificativă și reducerea costurilor stocării documentelor pe hârtie datorită disponibilității unei arhive electronice operaționale.

Un exemplu de proiect al corporației Electronic Archive - Arhiva electronică a președintelui Federației Ruse. Pe de o parte, acte pe hartie: suprafata 500 mp; timpul de primire a documentului este de 1-3 zile (dacă este disponibil); Doar un utilizator poate lucra cu un document la un moment dat.

Pe de altă parte, copii electronice ale documentelor: suprafață 10 mp; timp de acces la document 6-10 secunde; siguranța originalelor - în majoritatea cazurilor nu sunt necesare.

Reducerea timpului necesar pregătirii deciziilor și documentelorÎn agențiile guvernamentale, aceasta este una dintre problemele eficienței funcționării aparatului de stat. În structurile comerciale, acest lucru vă permite să creșteți competitivitatea organizației și să obțineți beneficii materiale datorită unui răspuns mai rapid la condițiile în schimbare

Timpul de procesare a documentelor este redus cu 75% datorită a) transferului rapid al documentelor și informațiilor sursă Reducerea timpului de transfer al documentelor între angajați de 5-7 ori din experienţa lui Lanit b) reducerea timpului de procesare a corespondenței, a documentelor interne, familiarizarea cu documentele, c) comunicarea rapidă a instrucțiunilor către anumiți executanți, d) creșterea vitezei de căutare a informațiilor Reducerea căutării de informații pe un document (pentru solicitări telefonice sau din partea conducerii) de la câteva ore la 1 minut din experienţa lui Lanit e) reducerea timpului necesar pentru aprobarea deciziilor. Reducerea timpului necesar pentru aprobarea contractelor de la 1 lună (în medie) la 1 săptămână (maximum) din experiența lui Lanit;

Timpul de creare a documentelor este redus prin utilizarea șabloanelor standard și a documentelor create anterior, precum și a unei singure stocări structurate a documentelor