Trimiteți automat copii ale mesajelor trimise. Reguli pentru corespondența de afaceri
Crearea unei copii de rezervă a mesajelor text pe Android și apoi salvarea lor într-un cont Gmail este un proces foarte simplu pe care chiar și un utilizator începător îl poate gestiona. Continuați să citiți și veți învăța cum să faceți backup pentru SMS-uri pe Android.
De ce ai nevoie
Este foarte ușor să pierdeți mesajele SMS. Există momente când doriți să ștergeți un singur mesaj, dar în schimb ștergeți o întreagă conversație.
- Smartphone Android
- Aplicația SMS Backup+ din Magazinul Google Play
Totul este gata? Atunci poți începe.
Notă: Din punct de vedere tehnic, puteți configura SMS Backup+ în așa fel încât să funcționeze cu orice server de e-mail care are IMAP activat. Cu toate acestea, deoarece aplicația a fost concepută pentru a funcționa cu Gmail și Gmail are o căutare excelentă de mesaje și alte funcții, nu vom strica totul.
Pasul 1: Configurarea unui cont Gmail pentru acces IMAP
SMS Backup+ necesită acces IMAP la contul dvs. Gmail. Să luăm un minut și să accesăm Gmail pentru a verifica dacă această funcție este activată sau nu.
Conectați-vă la contul dvs. Gmail și accesați fila „Redirecționare și POP/IMAP” din setări. Verificați dacă IMAP este activat și salvați setările. Acesta este singurul lucru pe care trebuie să îl configurați în contul dvs. Gmail.
Pasul 2: Instalați și configurați SMS Backup+
După ce ați activat suportul IMAP în contul dvs. Gmail, trebuie să instalați SMS Backup+. Accesați Magazinul Google Play și descărcați aplicația. După ce aplicația este instalată, trebuie să o configurați. Lansați aplicația. Primul lucru pe care îl veți vedea va arăta astfel:
Primul pas este să configurați conexiunea aplicației la contul dvs. Gmail. Faceți clic pe Conectare. Vi se va cere să Selectați un cont care va fi folosit pentru a salva copia de rezervă prin SMS.
Selectați un cont și acordați permisiunile necesare. Puteți să faceți backup pentru SMS-urile pe Android chiar acum sau să omiteți acest pas.
Va începe procesul de backup, care, în funcție de numărul de mesaje, poate dura câteva minute sau câteva ore.
Nici măcar nu trebuie să așteptați finalizarea procesului pentru a accesa contul Gmail și a verifica mesajele salvate. Conectați-vă la contul dvs. Gmail și în partea stângă veți vedea o nouă filă „SMS”, deschideți-o.
Felicitări! Ați învățat cum să faceți backup pentru SMS-uri pe Android utilizând aplicația SMS Backup+. Gmail stochează nu numai SMS-urile, ci și mesajele MMS pe care le-ați primit sau trimis. Acum să ne uităm la caracteristicile suplimentare.
Pasul 3 (opțional): Cum să faci backup automat pentru SMS-urile pe Android
După ce ați configurat backupul automat, reveniți la ecranul de start și mergeți la „Setări avansate”. Aici puteți modifica setările pentru backup, restaurare și notificări. În setările „Backup”, puteți selecta datele pentru backup (SMS, MMS, Jurnal de apeluri) și, de asemenea, puteți crea o listă albă care va conține contacte, mesaje și apeluri din care doriți să salvați.
Nu există multe setări pentru recuperare, dar merită totuși să le aruncăm o privire. Când SMS Backup+ stochează mesajele dvs. în Gmail, acesta creează o conversație pentru fiecare contact. Puteți spune SMS Backup+ să restabilească numai acele conversații care sunt marcate ca importante în contul dvs. Gmail.
Asta e tot. Acum știi cum să faci backup pentru SMS-urile pe Android manual, precum și automat.
Comunicarea de afaceri este propria sa lume cu propriile sale legi. Multe depind de modul în care respectăm aceste legi: impresia pe care o facem colegilor și partenerilor, productivitatea muncii și chiar avansarea în carieră.
Un loc aparte în comunicarea de afaceri îl ocupă corespondența de afaceri, care este responsabilitatea zilnică a majorității lucrătorilor de birou și nu numai. Capacitatea de a conduce corespondența de afaceri în mod corect poate fi un bun ajutor pentru a încheia tranzacții profitabile și pentru a vă construi imaginea afacerii.
Să ne uităm la câteva caracteristici ale unei scrisori de afaceri. Deci, corespondența comercială este:
- utilizarea expresiilor șablon și a clișeelor
- neutralitate emoțională,
- acuratețea semantică și concizia prezentării,
- argumentare bine construită.
Corespondența de afaceri în limba engleză este același set de reguli și clișee, dintre care unele recomandăm să le folosească tuturor celor care lucrează cu parteneri străini sau în companii internaționale. Vă aducem în atenție câteva fraze utile care vă vor decora corespondența de afaceri. Aceste fraze vă vor sublinia profesionalismul și vă vor ajuta să modelați imaginea unui om de afaceri. Sa incepem!
1. Vă rugăm să găsiți atașat
Să începem cu clasicii. De multe ori trebuie să atașați diferite documente sau alte fișiere la o scrisoare. Pentru a anunța destinatarul despre prezența unui atașament, această expresie este perfectă. La urma urmei, cuvântul „Atașament” în traducere înseamnă „atașament”. Expresia trebuie folosită la sfârșitul scrisorii.
Iată câteva exemple de utilizare:
- Vă rugăm să găsiți atașat portofoliul meu.
- Vă rugăm să găsiți atașat o copie a acordului/contractului.
2. Am transmis
Această expresie poate fi folosită dacă trebuie să redirecționați un e-mail către alți destinatari. Pentru a anunța destinatarul despre acest lucru, expresia „Am redirecționat” este perfectă. De exemplu:
- Ți-am trimis CV-ul Annei.
- Ți-am trimis e-mailul lui John.
3. Am cc'ed
O persoană neinițiată în toate secretele particularităților corespondenței de afaceri poate să nu înțeleagă ce înseamnă această abreviere ciudată. Dar suntem profesioniști. „I’ve cc’ed” este o abreviere care înseamnă I have carbon copied. Expresia înseamnă „a copia pe cineva pentru a primi scrisori”.
Deci, dacă trebuie să informați pe cineva că ați copiat alți destinatari, nu ezitați să folosiți această expresie. De exemplu:
- Am trimis-o pe Sara pe acest e-mail.
- I-am trimis pe Jack și Jimmy pe aceste e-mailuri.
În ceea ce privește abrevierile care nu pot fi folosite în corespondența de afaceri, se face de obicei o excepție pentru acest caz.
4. Pentru detalii suplimentare
Această frază este o modalitate dovedită de a-ți încheia politicos scrisoarea în engleză. „Pentru mai multe detalii” înseamnă „pentru informații mai detaliate”, „mai detaliat”. Exemple de utilizare:
- Pentru mai multe detalii contactati-ma oricand.
- Pentru mai multe detalii scrieți managerului nostru de vânzări.
O altă expresie care vă va ajuta să finalizați politicos este „Dacă aveți întrebări, vă rugăm să nu ezitați să mă contactați”. Tradus, aceasta înseamnă „Dacă aveți întrebări, nu ezitați să-mi scrieți.”
5. Aștept cu nerăbdare
Expresia „a aștepta înainte” înseamnă „a aștepta înainte”. Deci, dacă așteptați cu nerăbdare un răspuns sau o altă acțiune din partea destinatarului, atunci ar fi destul de potrivit să folosiți această expresie. De exemplu:
- Astept raspunsul tau.
- Astept cu interes raspunsul tau.
Expresia este cel mai bine folosită la sfârșitul scrisorii.
Când scrii o scrisoare, trebuie să fii politicos chiar și atunci când nu prea ai chef. Abilitatea de a scrie scrisori competente în orice situație reflectă profesionalismul, bunele maniere și cunoștințele dvs. de etică în afaceri. În concluzie, permiteți-ne să vă reamintim că în corespondența de afaceri trebuie să dați dovadă de precizie de redactare și alfabetizare impecabilă. Utilizarea abrevierilor este, de asemenea, inacceptabilă (cu rare excepții).
Scrieți corect e-mailurile în engleză, dragi prieteni! Noroc!
Astăzi, instanțele acceptă adesea corespondența electronică ca probe scrise. Cu toate acestea, pentru a face acest lucru, trebuie să aibă forță juridică. Între timp, reguli și metode clare și uniforme pentru determinarea legitimității corespondenței virtuale nu au fost încă dezvoltate, ceea ce duce la un număr mare de probleme.
Să ne uităm la mai multe modalități de a da forță legală e-mailurilor.
Au trecut de mult vremurile în care singurele mijloace de comunicare erau scrisorile scrise pe hârtie. Dezvoltarea relațiilor economice între entitățile economice nu mai este de conceput fără utilizarea tehnologiei informației. Acest lucru este valabil mai ales atunci când contrapărțile sunt situate în orașe sau chiar țări diferite.
Comunicarea prin intermediul comunicațiilor electronice ajută la reducerea costurilor materiale și, de asemenea, vă permite să dezvoltați rapid o poziție comună asupra unor probleme specifice.
Cu toate acestea, un astfel de progres nu trebuie privit doar din partea pozitivă. Între subiecții relațiilor economice apar adesea diverse dispute; pentru a le soluționa, aceștia se adresează instanțelor. Instanța se pronunță pe baza aprecierii probelor furnizate de părți.
Totodată, se analizează relevanța, admisibilitatea, fiabilitatea fiecărei probe în parte, precum și suficiența și interconectarea probelor în totalitatea lor. Această regulă este consacrată atât în Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse (clauza 2 a articolului 71), cât și în Codul de procedură civilă al Federației Ruse (clauza 3 a articolului 67). În procesul de determinare a admisibilității și a fiabilității probelor furnizate, instanța pune adesea întrebări, a căror soluție afectează în mod semnificativ soluția cauzei.
Utilizarea managementului documentelor electronice în relațiile dintre entitățile comerciale este reglementată de normele Codului civil al Federației Ruse. În special, la paragraful 2 al art. 434 prevede: un acord în scris poate fi încheiat prin schimbul de documente prin comunicare electronică, ceea ce face posibilă stabilirea în mod credibil că documentul provine de la o parte la acord.
În conformitate cu paragraful 1 al art. 71 Codul de procedură civilă al Federației Ruse și paragraful 1 al art. 75 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse, dovada scrisă este corespondența comercială care conține informații despre circumstanțe relevante pentru examinarea și soluționarea cazului, făcută sub forma unei înregistrări digitale și primită prin comunicare electronică.
Pentru a utiliza documente electronice în procedurile judiciare, trebuie îndeplinite două condiții. În primul rând, după cum sa indicat deja, ele trebuie să aibă forță juridică. În al doilea rând, documentul trebuie să fie lizibil, adică trebuie să conțină informații care să fie în general inteligibile și accesibile percepției.
Această cerință decurge din regulile generale de procedură judiciară, care presupun percepția imediată de către judecători a informațiilor din sursele de probă.
Adesea, instanța refuză să admită ca probe în cauză materialele corespondenței electronice care nu îndeplinesc condițiile de mai sus, iar ulterior ia o hotărâre care nu întrunește cerințele legale ale părții interesate.
Să luăm în considerare principalele modalități de legitimare a corespondenței electronice înainte și după începerea procedurilor.
Lucrul cu un notar
Dacă procedurile nu au început încă, apoi pentru a da forță juridică corespondenței electronice, trebuie să implicați un notar. La paragraful 1 al art. 102 din Fundamentele Legislației Notariale (Fundamentele) precizează că, la cererea părților interesate, notarul furnizează probele necesare în instanță sau organ administrativ dacă există motive să se creadă că, ulterior, furnizarea probelor va deveni imposibilă sau dificilă. Iar la paragraful 1 al art. 103 din Fundamentele prevede că, pentru asigurarea probelor, notarul verifică probele scrise și materiale.
Potrivit paragrafului 2 al art. 102 În esență, un notar nu face probe într-o cauză care, în momentul în care părțile interesate îl contactează, este în curs de soluționare de către o instanță sau un organ administrativ. În caz contrar, instanțele recunosc corespondența electronică legalizată drept probă inadmisibilă (Rezoluția A IX-a AAS din 11 martie 2010 nr. 09AP-656/2010-GK).
Merită amintit că, în baza părții 4 a art. 103 Fundamentele, furnizarea probelor fără notificarea uneia dintre părți și părțile interesate se efectuează numai în cazuri urgente.
În vederea verificării probelor se întocmește un proces verbal care, pe lângă o descriere detaliată a acțiunilor notarului, trebuie să conțină și informații despre data și locul inspecției, notarul care efectuează controlul, părțile interesate care participă la aceasta. , și, de asemenea, enumerați circumstanțele descoperite în timpul inspecției. E-mailurile în sine sunt tipărite și depuse cu un protocol, care este semnat de persoanele care participă la inspecție, de către un notar și sigilat cu sigiliul acestuia. În virtutea Deciziei Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 23 aprilie 2010 Nr. VAS-4481/10, protocolul notarial pentru inspecția unei căsuțe poștale electronice este recunoscut ca probă adecvată.
În prezent, nu toți notarii oferă servicii de certificare a e-mailurilor, iar costul acestora este destul de mare. De exemplu: unul dintre notarii din Moscova percepe 2 mii de ruble pentru o pagină a părții descriptive a protocolului.
O persoană interesată să furnizeze dovezi se adresează unui notar cu o cerere corespunzătoare. Ar trebui să indice:
- dovezi care trebuie asigurate;
- circumstanțele care sunt susținute de aceste probe;
- motivele pentru care sunt necesare probe;
- la momentul contactării unui notar, cazul nu este soluționat de o instanță de jurisdicție generală, o instanță de arbitraj sau un organ administrativ.
Notarii inspectează conținutul unei căsuțe poștale electronice fie de la distanță, adică folosesc accesul de la distanță la un server de e-mail (poate fi serverul unui furnizor care furnizează un serviciu de comunicații electronice în baza unui contract; un server de e-mail al unui registrator de nume de domeniu sau un server de poștă internet gratuit), sau direct de pe computerul persoanei interesate, pe care este instalat un program de e-mail (Microsoft Outlook, Netscape Messenger etc.).
În timpul unei inspecții de la distanță, pe lângă cerere, notarul poate avea nevoie de permisiunea registratorului de nume de domeniu sau a furnizorului de internet. Totul depinde de cine susține exact funcționarea cutiilor poștale sau a unui server de poștă electronică conform contractului.
Certificare de la furnizor
Hotărârile A IX-a AAS din 06.04.2009 Nr. 09AP-3703/2009-AK, din 27.04.2009 Nr. 09AP-5209/2009, FAS MO din 13.05.2010 Nr. KG-A41/4 -10 prevăd că instanțele de judecată recunosc și admisibilitatea corespondenței electronice, în cazul în care aceasta este certificată de furnizorul de servicii de internet sau de registratorul numelui de domeniu care sunt responsabil cu gestionarea serverului de e-mail.
Furnizorul sau registratorul de nume de domeniu certifică corespondența electronică la solicitarea unei părți interesate numai dacă administrează serverul de e-mail și acest drept este specificat în contractul de servicii.
Cu toate acestea, volumul corespondenței electronice poate fi destul de mare, ceea ce, la rândul său, poate complica procesul de furnizare a documentelor pe hârtie. În acest sens, instanța permite uneori furnizarea de corespondență electronică pe medii electronice. Astfel, Curtea de Arbitraj din Regiunea Moscova, pronunțând o Hotărâre din 1 august 2008 în dosarul nr. A41-2326/08, s-a referit la admisibilitatea corespondenței electronice furnizate instanței pe patru CD-uri.
Însă la examinarea cauzei în instanța de apel, a X-a AAC, prin Hotărârea sa din 10.09.2008 în dosarul nr. A41-2326/08, a recunoscut ca neîntemeiată trimiterea la corespondența electronică și a anulat hotărârea instanței de fond. de exemplu, cu precizarea că partea interesată nu a depus niciun document prevăzut de contractul încheiat între părți.
Astfel, e-mailurile referitoare la subiectul litigiului trebuie transmise instanței în scris, iar toate celelalte documente pot fi depuse pe suport electronic.
Confirmarea conținutului scrisorilor prin trimiterea la ele în corespondența de hârtie ulterioară va ajuta la dovedirea faptelor menționate în corespondența virtuală. Utilizarea altor probe scrise este reflectată în Rezoluția celui de-al nouălea AAS din 20 decembrie 2010 nr. 09AP-27221/2010-GK. Între timp, instanța, la examinarea cauzei și la aprecierea probelor furnizate de părți, are dreptul să nu considere admisibilă corespondența pe hârtie cu legături către corespondența electronică.
El ia doar în considerare și ia o decizie pe baza unei analize cuprinzătoare a tuturor probelor prezentate.
Obțineți ajutor de la un expert
Dacă procedurile au început deja, atunci pentru a da forță juridică corespondenței electronice este necesară exercitarea dreptului de atragere a unui expert. La paragraful 1 al art. 82 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse prevede că, pentru a clarifica problemele care apar în timpul examinării unui caz care necesită cunoștințe speciale, instanța de arbitraj desemnează o examinare la cererea unei persoane care participă la caz sau cu consimțământul persoanelor care participă la acesta.
Dacă numirea unei examinări este prevăzută de lege sau de un contract, sau este necesară pentru verificarea unei cereri de falsificare a probelor prezentate sau dacă este necesară o examinare suplimentară sau repetată, instanța de arbitraj poate desemna o examinare din proprie inițiativă. Numirea unei examinări în scopul verificării probelor prezentate este prevăzută și la art. 79 Codul de procedură civilă al Federației Ruse.
Într-o cerere de numire a unei expertize medico-legale, este necesar să se indice organizația și experții specifici care o vor efectua, precum și gama de probleme pentru care partea interesată a decis să se adreseze instanței de judecată pentru a dispune o examinare. În plus, ar trebui furnizate informații despre costul și momentul unei astfel de examinări, iar suma totală de plătit pentru aceasta ar trebui depusă la instanță. Expertul implicat trebuie să îndeplinească cerințele stabilite pentru el la art. 13 din Legea federală „Cu privire la activitățile experților criminalistici de stat în Federația Rusă”.
Atașarea la materialele cauzei ca dovadă a opiniei unui expert cu privire la autenticitatea corespondenței electronice este confirmată de practica judiciară (Decizia Curții de Arbitraj din Moscova din 21.08.2009 în dosarul nr. A40-13210/09-110-153; Rezoluție al Serviciului Federal Antimonopol al Regiunii Moscova din 20.01.2010 Nr. KG-A40 /14271-09).
Pe baza contractului
La paragraful 3 al art. 75 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse notează că documentele primite prin comunicare electronică sunt recunoscute ca probe scrise dacă acest lucru este specificat în acordul dintre părți. În consecință, este necesar să se precizeze că părțile recunosc forța juridică egală a corespondenței și documentelor primite prin fax, internet și alte mijloace electronice de comunicare ca originalele. În acest caz, acordul trebuie să specifice adresa de e-mail de la care va fi trimisă corespondența electronică și informații despre persoana autorizată autorizată să o efectueze.
Contractul trebuie să stipuleze că adresa de e-mail desemnată este utilizată de părți nu numai pentru corespondența de lucru, ci și pentru transferul rezultatelor lucrărilor, ceea ce este confirmat de poziția Serviciului Federal Antimonopol al Regiunii Moscova în Rezoluția nr. KG- A40/12090-08 din 12 ianuarie 2009. În Decretul A IX-a AAS din 24 decembrie 2010 Nr. 09AP-31261/2010-GK subliniază că contractul trebuie să prevadă posibilitatea utilizării e-mail-ului pentru aprobarea specificațiilor tehnice și formularea pretențiilor privind calitatea serviciilor prestate și a lucrărilor efectuate.
În plus, părțile pot prevedea în contract că notificările și mesajele trimise prin e-mail sunt recunoscute de către acestea, dar trebuie confirmate suplimentar într-un anumit termen prin curier sau poștă recomandată (Rezoluția CAA a XIII-a din 25 aprilie 2008 nr. A56). -42419/2007).
Pentru a rezuma, putem spune că astăzi există o practică ca instanțele să folosească corespondența electronică ca probe scrise. Cu toate acestea, ținând cont de cerințele legislației procesuale privind admisibilitatea și credibilitatea probelor, corespondența virtuală este luată în considerare de instanță numai dacă are forță juridică.
În acest sens, apar un număr mare de probleme, deoarece încă nu s-a format o metodologie unificată pentru determinarea legitimității corespondenței electronice. Dreptul unei părți interesate de a contacta un notar pentru a obține dovezi este consacrat, dar nu există un act normativ al Ministerului Justiției al Federației Ruse care să reglementeze procedura de furnizare a unor astfel de servicii de către notari. Ca urmare, nu există o abordare unică pentru determinarea valorii acestora și formarea unui mecanism clar pentru implementarea acestui drept.
Există mai multe modalități de a da corespondenței electronice forță juridică pentru a o prezenta ca probă în instanță: asigurarea corespondenței electronice de la un notar, certificarea de la un furnizor de internet, prin trimitere la e-mailuri în corespondența pe hârtie ulterioară, precum și confirmarea autenticității acestora de către examinarea criminalistică.
O abordare competentă a furnizării în timp util a corespondenței electronice ca dovezi scrise va permite entităților comerciale să își restabilească pe deplin drepturile încălcate atunci când rezolvă litigiile.
Eticheta poștală nu necesită text formatat perfect. Acest lucru poate dura prea mult. Principalul lucru este să evitați ceea ce vom scrie mai jos - acest lucru va fi suficient pentru început.
Trimiterea unui e-mail neurgent marcat „urgent”
„Este ca basmul despre băiatul care plângea în mod constant lup.” Dacă abuzați de eticheta „urgent”, oamenii nu vor mai răspunde la e-mailurile dvs. Și o scrisoare cu adevărat importantă poate trece neobservată din această cauză.
Familiaritate
Da, tonul scrisorii tale poate reflecta relația ta cu destinatarul. Cu toate acestea, puteți fi considerat neprofesionist dacă vă permiteți să fiți prea informal în corespondența dvs. Evitați utilizarea excesivă a semnelor de exclamare, emoticoane, text colorat, fonturi neobișnuite și concizie excesivă a mesajelor.
Fiți deosebit de atenți dacă lucrați cu persoane de diferite vârste, cu bariere lingvistice sau cu cei care preferă o formă mai tradițională de comunicare.
Ton prea uscat
În același timp, nici să fii robot nu merită. Este în regulă dacă îți arăți caracterul sau entuziasmul în scrisorile tale - în limite rezonabile.
Răspunde la toate
E-mailul de serviciu nu este pentru divertisment, ci pentru comunicare. Deci, dacă răspundeți la un e-mail trimis unui grup de persoane, gândiți-vă de două ori înainte de a da clic pe „Răspundeți tuturor”. Pentru a face acest lucru, răspunsul tău trebuie să fie extrem de important pentru toată lumea.
Trimiterea de copii fără permisiune
Împărtășirea informațiilor altor persoane cu alții este, cel puțin, inadmisibilă. Nu contează dacă trimiteți unui client o copie a unei scrisori de la șeful dvs. care i-a răspuns în vreun fel sau includeți un angajat în corespondența personală cu altul. Puțină lume le-ar plăcea dacă trimiteți o copie a unei scrisori fără consimțământul lor.
Trimiteți BCC
Trimiterea BCC generează neîncredere. Dacă doriți să trimiteți o scrisoare cuiva, iar această persoană, în teorie, nu ar trebui să participe la corespondența de serviciu, copiați textul și trimiteți-l ca scrisoare separată.
Subiectul e-mailului nespecificat
Subiecte precum „Sunt eu”, „Bună” sau „FYI” (FYI) pur și simplu nu atrag atenția. Persoana nu va înțelege ce se spune și nu va dori să răspundă la scrisoare. Scrisorile legate de muncă ar trebui să fie clare și concise. Destinatarul are mai multe șanse să deschidă e-mailul dacă înțelege ce vrei de la el.
Se trimit prea multe e-mailuri personale
Poți folosi uneori glume, povești emoționante și citate motivaționale pentru a înveseli pe cineva. Dar oamenii se plictisesc repede de asta, indiferent de intențiile tale când le scrii. Dacă trimiteți prea multe e-mailuri personale, acestea vor fi pur și simplu setate la ștergerea automată.
Fii nepoliticos
Nu ar trebui să trimiteți scrisori pline de otravă, pentru că oamenii își vor aminti atunci când va apărea ocazia. În schimb, scrieți o scrisoare și lăsați-o în „Ciorne” timp de două zile. Apoi puteți reveni la el și îl puteți edita, eliminând ghimpele. Astfel vei realiza mai repede ceea ce îți dorești. În plus, vei fi tratat ca un profesionist foarte răbdător și atent.
Adresă de e-mail proastă
Dacă trimiteți un e-mail unui client, angajat sau potențial angajator, nu utilizați e-mailul cu un titlu „neprofesionist”. Dacă există ceva în titlul e-mailului care se pretinde a fi spiritual sau conține conotații sexuale sau vulgare (ceva de genul [email protected]), riști să-ți faci interlocutorul să se simtă negativ față de tine încă de la început. Creați un e-mail separat pentru nevoi pur profesionale.
Greșeli de tipar
Faptul că e-mailul a fost trimis de pe un iPhone nu este o scuză pentru a trimite e-mailuri neglijente. Dacă faceți mai multe greșeli în scrisoarea dvs., aceasta poate fi considerată neprofesională. Dacă aceasta este o scrisoare foarte importantă și vă grăbiți să ajungeți undeva, atunci încercați măcar să o verificați înainte de a o trimite.
Trimiterea de e-mailuri dimineața devreme
Majoritatea oamenilor, atunci când primesc scrisori, se uită la ora la care au fost trimise. Dacă scrisoarea este trimisă prea devreme, este posibil să fii privit negativ. Cel puțin, vei fi considerat un workaholic fără viață personală. Este mai rău dacă ești considerat intruziv. Dacă inspirația te trezește noaptea, scrie o scrisoare, salvează-o în „Ciorne” și trimite-o în timpul programului de lucru.
Prea multe semne de punctuație
Oamenii se lasă prea duși uneori și folosesc multe semne de exclamare. Rezultatul poate părea imatur sau prea emoțional pentru unii. Nu abuza!!!
Fonturi neprofesionale
Fontul Purple Comic Sans are propriul domeniu de aplicare. În afaceri, este mai bine să folosiți fonturi, culori și dimensiuni clasice. Scrisorile tale ar trebui să fie ușor de citit.
În mod obișnuit, se folosește o dimensiune de font de 10 sau 12. Fonturile ușor de citit, cum ar fi Arial, Calibri sau Times New Roman, sunt cele mai bune pentru această activitate. Culoarea de preferat este negru.
Scrisoarea prea lungă
Majoritatea oamenilor petrec secunde, nu minute, citind e-mailuri. Mulți oameni pur și simplu trec peste text cu ochii, așa că scrieți-vă scrisorile pe baza acestui lucru. Oamenilor le este greu să citească paragrafe mari - împărțiți textul în blocuri mai mici. Repere și liste cu marcatori sunt mult mai ușor de citit. De asemenea, puteți evidenția punctele principale cu caractere aldine sau cursive, dar nu faceți acest lucru des.
În Microsoft Outlook, puteți specifica că pentru toate mesajele pe care le trimiteți, un Cco (Cco) automat va fi trimis către alte liste de distribuție sau utilizatori.
Un scenariu în care această regulă este utilă este atunci când toți membrii grupului răspund la mesajele de e-mail primite, cum ar fi Centrul de ajutor. Când un membru al grupului răspunde la un mesaj, alți membri ai grupului primesc automat o copie a răspunsului, păstrând toate mesajele trimise la zi.
regulile clientului
Creați o regulă
Acum, de fiecare dată când trimiteți un mesaj, fie că este un mesaj nou, redirecționați un mesaj sau răspundeți, persoanele sau grupurile care sunt specificate în regulă vor fi adăugate automat ca destinatari de copiere. Numele persoanelor sau ale grupurilor nu apar în linia Cc a mesajului de redactare, dar acele nume vor apărea tuturor destinatarilor mesajului.
Dezactivați o regulă
În vizualizarea Mail, pe fila Acasă faceți clic pe butonul reguli > Gestionați regulile și alertele.
Pe fila din secțiune Regulă
Faceți clic pe butonul Bine.
Reguli și alerte.
Sfat: Pentru mai multe informații despre cum să dezactivați rapid această regulă pentru mesajele individuale, consultați secțiunea următoare ("").
Utilizați o categorie pentru a dezactiva CC automată pentru mesaje individuale
Dacă doriți flexibilitatea de a dezactiva regulile automate de copiere noi bazate pe un singur mesaj, fără a fi nevoie să navigați prin caseta de dialog reguli și alerte, puteți utiliza funcția de categorii din Outlook, împreună cu o regulă.
Sfat:
Mai întâi, trebuie să creați o regulă pentru a trimite automat o copie oarbă (CC) pentru toate mesajele de e-mail pe care le trimiteți.
Această regulă specifică se numește regulile clientului. Regulile client rulează numai pe computerul pe care este creat și rulează numai dacă Outlook rulează. Dacă ar fi să trimiteți un e-mail folosind un cont de e-mail pe alt computer, regula nu s-ar rula de pe acel computer, astfel încât să fie generată pe acel computer. Aceeași regulă trebuie creată pe fiecare computer care intenționează să o folosească.
Creați o regulă
Acum, de fiecare dată când trimiteți un mesaj, fie că este un mesaj nou, redirecționați un mesaj sau răspundeți, persoanele sau listele de distribuție specificate în regulă vor fi adăugate automat ca destinatari de copie. Numele persoanelor sau listele de distribuție nu apar în linia Cc a mesajului de redactare, dar acele nume vor apărea tuturor celor care primesc mesajul.
Dezactivați o regulă
Pentru a preveni trimiterea automată a unei copii, trebuie mai întâi să dezactivați regula.
În Mail din meniu Serviciu faceți clic pe butonul Reguli și alerte.
Pe fila Reguli de e-mailÎn capitolul Regulă debifați caseta corespunzătoare regulii pe care ați creat-o.
Faceți clic pe butonul Bine.
Acum puteți trimite un mesaj fără a trimite automat o copie altor persoane sau liste de corespondență. Regula va fi inactivă până când este reactivată în caseta de dialog Reguli și alerte.
Sfat:
Utilizați o categorie pentru a dezactiva CC automată pentru mesaje individuale
Dacă doriți să dezactivați noua regulă automată Trimiteți CC pentru mesaje individuale fără a apela caseta de dialog Reguli și alerte, puteți seta regula la o categorie disponibilă în Office Outlook 2007.
Modificați regula creată mai devreme, astfel încât atunci când adăugați categoria specificată la un mesaj, regula să nu trimită automat o copie.
Ori de câte ori doriți să dezactivați regula auto-cc pentru un mesaj, aplicați-i o categorie.
Sfat: Puteți utiliza o comandă rapidă de la tastatură dacă ați specificat-o la crearea categoriei.
Când trimiteți un mesaj, regula de copiere automată nu se va aplica.
