Excel: надстройка для функции обратного ВПР, или как ВПР "сходить налево". Формулы подстановки excel: впр, индекс и поискпоз

В Microsoft Excel очень много различных функций, которые значительно облегчают работу пользователю, и в данной статье мы поговорим про одну из таких. Называется она ВПР , а если на английском, то VLOOKUP .

Функция ВПР переносит значения из одной таблицы в определенные ячейки другой. Давайте объясню подробнее – в первой таблице Вы выбираете значение, которое нужно найти в левом столбце второй. Если есть совпадения, то ВПР переносит значение из указанного Вами столбца этой строки в первую таблицу. Хоть определение немного запутанное, пользоваться функцией не так уж и сложно. Рассмотрим несколько примеров.

Поскольку используют функцию чаще всего для заполнения столбца с ценой, которая указана в отдельных прайсах, то возьмем следующий пример. Например, есть таблица с фруктами (оранжевая), где для каждого указано, сколько килограмм мы хотим заказать. Соответственно, каждому фрукту необходимо выписать цену из прайса (зеленый), который дал поставщик, и потом рассчитать, сколько обойдется закупка. Просматривать каждое наименование и переносить данные сложно, тем более, если строчек с товарами тысячи, поэтому применим ВПР.

Нажмите по верхней ячейке в первой таблице в столбце Цена, а потом кнопочку «fx» в строке формул, чтобы открыть окно мастера функций.

Следующее, что мы делаем – прописываем аргументы в предложенные поля.

Ставьте курсив в поле «Искомое_значение» и выделяйте в первой таблице то значение, которое будем искать. У меня это яблоко.

В строке «Таблица» необходимо выделить ту, из которой будут браться данные – шапку не выделяйте. Учтите, что крайний левый столбец должен состоять из значений, которые мы ищем. То есть, мне нужно яблоко и другие фрукты, значит, их перечень должен быть в левом столбце выделяемой области.

Чтобы после того, как мы напишем формулу и растянем ее по всему столбцу, выбранный диапазон не смещался вниз, нужно сделать ссылки абсолютными: выделите данные в поле и нажмите «F4» . Теперь адрес на ячейки стал абсолютным, к ним добавился знак «$» , и диапазон смещаться не будет.

Там, где номер столбца, поставьте цифру, соответствующую во второй таблице тому столбцу, данные откуда нужно переносить. У меня прайс состоит из фруктов и цены, мне нужно второе, поэтому ставлю цифру «2» .

В «Интервальный_просмотр» пишем «ЛОЖЬ» – если искать нужно точные совпадения, или «Истина» – если значения могут быть приближенные. Для нашего примера выбираем первое. Если ничего не указать в данном поле, то по умолчанию выберется второе. Потом нажимайте «ОК» .

Здесь обратите внимание на следующее, если работаете с числами и указываете «Истина» , то вторая таблица (это наш прайс) обязательно должна быть отсортирована по возрастанию. Например, при поиске 5,25 найдется 5,27 и возьмутся данные с этой строки, хотя ниже может еще быть и число 5,2599 – но формула дальше смотреть не будет, поскольку она думает, что ниже числа только больше.

Как же работает ВПР? Она берет искомое значение (яблоко) и ищет его в крайнем левом столбце указанного диапазона (перечень фруктов). При совпадении берется значение из этой же строки, только того столбца, который указан в аргументах (2 ), и переносится в нужную нам ячейку (С2 ). Формула выглядит так:

ВПР(А2;$G$2:$H$12;2;ЛОЖЬ)

Теперь можете растянуть ее на необходимое количество строчек вниз, потянув за правый нижний угол.

Все цены перенесены из прайса в таблицу закупок в соответствии с названиями фруктов.

Если у Вас в первой таблице есть названия продуктов, которых нет в прайсе, у меня это овощи, то напротив данных пунктов формула ВПР выдаст ошибку #Н/Д .

При добавлении столбцов на лист, данные для аргумента «Таблица» функции автоматически изменятся. В примере прайс сдвинут на 2 столбца вправо. Выделим любую ячейку с формулой и видим, что вместо $G$2:$H$12 теперь $I$2:$J$14 .

Теперь давайте разберемся, как работать с функцией ВПР в Эксель и с выпадающими списками. Для начала нужно сделать выпадающий список . Выделяем ячейку, вверху открываем «Данные» и жмем по кнопочке «Проверка данных» .

В открывшемся окне «Тип данных» будет «Список» , ниже указываем область источника – это названия фруктов, то есть тот столбец, который есть и в первой и во второй таблице. Нажимайте «ОК» .

Выделяю F2 и вставляю функцию ВПР. Аргумент первый – это сделанный список (F1 ).

Второй – таблица поставщика с указанными ценами. Помните, что здесь левый столбец должен совпадать с теми данными, из которых состоит выпадающий список.

Получилось что-то вроде поиска: выбираем фрукт и ВПР находит в прайсе его цену.

Если у Вас были одни цены, а потом поставщики дали новый список, то нужно как-то просмотреть, что поменялось. Делать это вручную долго, а вот с помощью рассматриваемой функции все можно сделать очень быстро. Потребуется добавить один столбец и перенести в него новые значения, а потом просто сравнить данные.

Жмем по любой ячейке в столбце D и вставляем один новый.

Я назвала его Новый прайс – здесь будут новые цены, а в столбце слева, указаны старые. Новая таблица у меня находится на другом листе, чтобы Вам стало понятно, как использовать ВПР, если данные расположены на разных листах. В добавленном столбце выделяем первую пустую ячейку.

Вставляем функцию и указываем аргументы. Сначала то, что будем искать, в примере яблоко (А2 ). Для выбора диапазона из нового прайса, поставьте курсор в поле «Таблица» и перейдите на нужный лист, у меня «Лист1» .

Выделяем мышкой необходимые столбцы и строки, без заголовков.

Дальше делаем абсолютные ссылки на ячейки: «Лист1!$A$2:$B$12» . Выделите строчку и нажмите «F4» , чтобы к адресам ячеек добавился знак доллара. Указываем столбец (2 ) и пишем «ЛОЖЬ» .

В конце нажмите кнопку «ОК» .

Теперь два столбца с новой и старой ценой расположены рядом и можно сделать или визуальное сравнение, или применив определенные формулы, или условное форматирование.

Надеюсь, у меня получилась пошаговая инструкция по использованию и применению функции ВПР в Excel, и Вам теперь все понятно.

Оценить статью:

(13 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Вебмастер. Высшее образование по специальности "Защита информации".. Автор большинства статей и уроков компьютерной грамотности

Когда вам требуется найти данные по строкам в таблице или диапазоне, используйте функцию ВПР - одну из функций ссылки и поиска . Например, можно найти цену автомобильной детали по ее номеру.

Совет: Ознакомьтесь с этими видеороликами , чтобы получить дополнительную информацию о функции ВПР!

Самая простая функция ВПР означает следующее:

ВПР(искомое значение; диапазон для поиска значения; номер столбца в диапазоне с возвращаемым значением; точное или приблизительное совпадение - указывается как 0/ЛОЖЬ или 1/ИСТИНА).

Совет: Секретной функцией ВПР является упорядочение данных, чтобы искомое значение (фруктов) выглядело слева от возвращаемого значения (величина), которое вы хотите найти.

Используйте функцию ВПР для поиска значения в таблице.

Синтаксис

ВПР(искомое_значение, таблица, номер_столбца, [интервальный_просмотр])

Например:

ВПР(105;A2:C7;2;ИСТИНА)

ВПР("Иванов";B2:E7;2;ЛОЖЬ)

Имя аргумента	Описание
искомое_значение (обязательный)	Значение для поиска. Искомое значение должно находиться в первом столбце диапазона ячеек, указанного в *таблице* . Например, если *Таблица-массив* охватывает ячейки B2: D7, то искомое_значение должен находиться В столбце B. Посмотрите рисунок ниже. *Искомое_значение* может быть значением или ссылкой на ячейку.
таблица (обязательный)	Диапазон ячеек, в котором будет выполнен поиск *искомого_значения* и возвращаемого значения с помощью функции ВПР. Первый столбец в диапазоне ячеек должен содержать *искомое_значение* (например, фамилию, как показано на рисунке ниже). Диапазон ячеек также должен содержать возвращаемое значение (например, имя, как показано на рисунке ниже), которое нужно найти.
номер_столбца (обязательный)	Номер столбца (начиная с 1 для крайнего левого столбца *таблицы* ), содержащий возвращаемое значение.
интервальный_просмотр (необязательный)	Логическое значение, определяющее, какое совпадение должна найти функция ВПР , - приблизительное или точное. Вариант ИСТИНА предполагает, что первый столбец в таблице отсортирован в алфавитном порядке или по номерам, а затем выполняет поиск ближайшего значения. Это способ по умолчанию, если не указан другой. Вариант ЛОЖЬ осуществляет поиск точного значения в первом столбце.

Начало работы

Для построения синтаксиса функции ВПР вам потребуется следующая информация:

Значение, которое вам нужно найти, то есть искомое значение.

Диапазон, в котором находится искомое значение. Помните, что для правильной работы функции ВПР искомое значение всегда должно находиться в первом столбце диапазона. Например, если искомое значение находится в ячейке C2, диапазон должен начинаться с C.

Номер столбца в диапазоне, содержащий возвращаемое значение. Например, если в качестве диапазона вы указываете B2:D11, следует считать B первым столбцом, C - вторым и т. д.

При желании вы можете указать слово ИСТИНА, если вам достаточно приблизительного совпадения, или слово ЛОЖЬ, если вам требуется точное совпадение возвращаемого значения. Если вы ничего не указываете, по умолчанию всегда подразумевается вариант ИСТИНА, то есть приблизительное совпадение.

Теперь объедините все перечисленное выше аргументы следующим образом:

ВПР(искомое значение; диапазон с искомым значением; номер столбца в диапазоне с возвращаемым значением; при желании укажите ИСТИНА для поиска приблизительного или ЛОЖЬ для поиска точного совпадения).

Примеры

Вот несколько примеров функции ВПР:

Пример 1

Пример 2

Пример 3

Пример 4

Пример 5

Распространенные неполадки

Проблема	Возможная причина
Неправильное возвращаемое значение	Если аргумент *интервальный_просмотр* имеет значение ИСТИНА или не указан, первый столбец должны быть отсортирован по алфавиту или по номерам. Если первый столбец не отсортирован, возвращаемое значение может быть непредвиденным. Отсортируйте первый столбец или используйте значение ЛОЖЬ для точного соответствия.
#Н/Д в ячейке	Если аргумент *интервальный_просмотр* имеет значение ИСТИНА, а значение аргумента *искомое_значение* меньше, чем наименьшее значение в первом столбце *таблицы* , будет возвращено значение ошибки #Н/Д. Если аргумент *интервальный_просмотр* имеет значение ЛОЖЬ, значение ошибки #Н/Д означает, что найти точное число не удалось. Дополнительные сведения об устранении ошибок #Н/Д в функции ВПР см. в статье Исправление ошибки #Н/Д в функции ВПР .
	Если значение " *Номер_столбца* " больше, чем число столбцов в *таблице* , вы получите #REF! В противном случае TE102825393 выдаст ошибку «#ЗНАЧ!».
#ЗНАЧ! в ячейке	Если *инфо_таблица* меньше 1, вы получите #VALUE! В противном случае TE102825393 выдаст ошибку «#ЗНАЧ!». Дополнительные сведения об устранении ошибок #ЗНАЧ! в функции ВПР см. в статье Исправление ошибки #ЗНАЧ! в функции ВПР .
#ИМЯ? в ячейке	Значение ошибки #ИМЯ? чаще всего появляется, если в формуле пропущены кавычки. Во время поиска имени сотрудника убедитесь, что имя в формуле взято в кавычки. Например, в функции =ВПР("Иванов";B2:E7;2;ЛОЖЬ) имя необходимо указать в формате "Иванов" и никак иначе.

Действие	Результат
	Использование абсолютных ссылок позволяет заполнить формулу так, чтобы она всегда отображала один и тот же диапазон точных подстановок.
Не сохраняйте числовые значения или значения дат как текст.	При поиске числовых значений или значений дат убедитесь, что данные в первом столбце аргумента *таблица* не являются текстовыми значениями. Иначе функция ВПР может вернуть неправильное или непредвиденное значение.
Сортируйте первый столбец	Если для аргумента *интервальный_просмотр* указано значение ИСТИНА, прежде чем использовать функцию ВПР, отсортируйте первый столбец таблицы .
Используйте подстановочные знаки	Если *Интервальный_просмотр* имеет значение ложь, а *Искомое_значение* - текст, можно использовать подстановочные знаки - вопросительный знак (_км_) и звездочку () - в Искомое_значение* . Вопросительный знак соответствует одному символу. Звездочка соответствует любой последовательности знаков. Если вы хотите найти реальный вопросительный знак или звездочку, введите знак тильда (~) перед символом. Например, с помощью функции =VLOOKUP("Fontan?",B2:E7,2,FALSE) можно выполнить поиск всех случаев употребления фамилии Иванов в различных падежных формах.
Убедитесь, что данные не содержат ошибочных символов.	При поиске текстовых значений в первом столбце убедитесь, что данные в нем не содержат начальных или конечных пробелов, недопустимых прямых (" или ") и изогнутых (‘ или “) кавычек либо непечатаемых символов. В этих случаях функция ВПР может возвращать непредвиденное значение. Для получения точных результатов попробуйте воспользоваться функциями

Батьянов Денис на правах гостевого автора рассказывает в этом посте о том, как найти данные в одной таблице Excel и извлечь их в другую, а также открывает все секреты функции вертикального просмотра.

Использование функции СТОЛБЕЦ для указания колонки извлечения

Если таблица, в которую вы извлекаете данные при помощи ВПР, имеет ту же самую структуру, что и справочная таблица, но просто содержит меньшее количество строк, то в ВПР можно использовать функцию СТОЛБЕЦ() для автоматического расчёта номеров извлекаемых столбцов. При этом все ВПР-формулы будут одинаковыми (с поправкой на первый параметр, который меняется автоматически)! Обратите внимание, что у первого параметра координата столбца абсолютная.

Создание составного ключа через &»|»&

Если возникает необходимость искать по нескольким столбцам одновременно, то необходимо делать составной ключ для поиска. Если бы возвращаемое значение было не текстовым (как тут в случае с полем «Код»), а числовым, то для этого подошла бы более удобная формула СУММЕСЛИМН (SUMIFS) и составной ключ столбца не потребовался бы вовсе.

Это моя первая статья для Лайфхакера. Если вам понравилось, то приглашаю вас посетить мой сайт , а также с удовольствием прочту в комментариях о ваших секретах использования функции ВПР и ей подобных. Спасибо. :)

Использование функции СТОЛБЕЦ для указания колонки извлечения

Создание составного ключа через &»|»&

Здравствуй уважаемый читатель!

В этой статье я хочу описать, наверное, одну из наиболее полезных функций в Excel – это функция ВПР (VLOOKUP). О функции можно сказать многое, но самое первое, что стоить отметить, это то, что функция относится к сложным и наименее понятной.

В статье я постараюсь простым и доступным языком описать, как работает функция ВПР, а также на примерах показать ее особенности, описание и синтаксис.

Итак, что же в сущности это за функция, что она делает, и как она пишется. Самое простое объяснение, о работе функции ВПР, она ищет в перечне значений, по заданному вами критерию, уникальному идентификатору, определенную информацию, которая с ним связана.

Если розшифровать название функции ВПР, то с первой буквой станет понятно, как работает, эта функция, В – означает «вертикальная» , то есть она ищет значения в , а вот для горизонтальных списков у нас будет . Впервые функция ВПР стала доступна нам с Excel 2000.
Функция ВПР в Excel имеет следующий синтаксис:

=ВПР(_искомое значение_;_таблица_; _номер столбика_; _[интервальный просмотр]_) , где:

искомое_значение – это именно то значение, которое нам нужно искать, а это может быть любое значение: число, дата, текст, ссылка на ячейку, которая содержит нужное значение или значение, получаемое другой формулой;
таблица – это два и больше столбика с разнообразными данными, кстати, регистр символов в поиске, функцией не учитывается;
номер_столбца – это номер столбика в указанном диапазоне, из которого будет получено значение, которое находится в найденной строке;
интервальный_просмотр – этот параметр определяет, что же именно будем искать, для точного совпадения аргумент будет равен «ЛОЖЬ» (FALSE) или приблизительное совпадение, аргумент станет равным ИСТИНА (TRUE) . Этот параметр не является обязательным, но тем не менее он важен. В примерах, далее, я продемонстрирую, как создать формулы для точного и приблизительного совпадения.

Теперь на примере рассмотрим, как произвести поиск, каких-либо данных на другом листе, так как на практике, функцию ВПР очень редко используют для поиска на текущем листе:

ВПР(«GM»;$A$5:$B$10;2)

Формула ищет текст «GM», в столбике А на текущем листе.
Совет! При использовании аргумента «таблица», желательно использовать, такой вариант, как (это адрес ячейки со знаком $). В этом случае диапазон поиска станет закреплённым и не изменится при копировании формулы.

Рассмотрим пример поиска значений, как работает функция ВПР в другой рабочей книге:

ВПР(”GM”;[Путь к файлу]База!А2:В10;2)

Как видите ничего сложного, просто усложнился аргумент «таблица» , теперь к нему прикреплена ссылка на файл с его именем.

Совет! Ввод формулы лучше делать при включённых двух файлах, на одном вы вводите функцию ВПР, а когда дойдете до аргумента «таблица», перейдете на второй файл и мышкой выделите нужный вам диапазон для поиска.

Еще можно рассмотреть пример, когда точное значение нам неизвестно мы будем использовать в формуле ВПР символы подстановки. Иногда нам нужно найти не что-то конкретное, а нечто обладающее общими признаками, как вариант у нас есть много диванов разных моделей, как и прочей мебели, но выбрать нам надо только их.

Функция ВПР, при подстановке,может использовать такие символы:

«?» (знак вопроса ) – позволит заменить один любой символ;
«*» (звёздочка) – заменит любое количество и последовательность символов.

ВПР(“A*”;$A$2:$B$10;1;ЛОЖЬ)

Совет! Для того что бы функция ВПР, корректно работала нужно в качестве четвертого аргумента использовать параметр «ЛОЖЬ».
Ну, если мы уже затронули тему точного или приближенного совпадения в синтаксисе функции ВПР, то давайте ее рассмотрим поподробнее:

если аргумент «интервальный просмотр» равен «ЛОЖЬ» , в таком случае формула ищет точное совпадение с аргументом «искомое значение». Если формула встретит два и более значения, отвечающих аргументу «искомое значение», то будет выбрано первое из списка, в случае, когда совпадение не найдены, формула вернет ;
если же аргумент «интервальный просмотр» имеет значение «ИСТИНА» формула будет искать приблизительное совпадение, точнее будет, что функция сначала поищет точное совпадение, а уже потом, не найдя его, выберет приблизительное.

Совет! В случае, когда аргумент «интервальный просмотр» ровняется «ИСТИНА» или же не указан, значение в первом столбике нужно , от меньшего к большому. Иначе имеется возможность ошибочного результата от функции ВПР.

Рассмотрим, как работает функция ВПР, когда производится поиск по точному. Для примера, попытаемся найти, какой автомобиль движется со скоростью 200 км/час. Я думаю, такая формула не будет для вас сложной:

=ВПР(200;$A$2:$B$15;2;ЛОЖЬ)

Несмотря на то, что значений 200 у нас несколько, получили только одно, так как при точном совпадении функции ВПР, система использует только первое значение которое было найдено в указанном диапазоне.
Теперь испытаем, работу функции ВПР для приблизительного совпадения значений. Поищем, какой автомобиль ездит со скоростью 260 км/час. Первое что вы делаете в случае, когда «интервальный просмотр» равняется «ИСТИНА» — вы выполняете сортировку вашего диапазона значений по первому столбику по порядку его возрастания. Это необходимо и важно, поскольку функция ВПР находит следующее наибольшее значение от заданного условия, а после поиск прекращается. Если же вы не последуете совету по сортировке, итогом будет сообщение об или другие странные результаты.

Для поиска используем ВПР следующего вида:

=ВПР(260;$A$2:$B$15;2;ИСТИНА)

Итак, наша формула вернула найденное значение 240, хотя у нас есть и значение 270 и это значение вроде как ближе, но особенность того, как работает функция ВПР, это то что при использовании точного совпадения она ищет самое большое значение в списке, но не превышающие его.
Я думаю примеры, которые я рассматривал в статье, помогут вам понятьвсё о работе функции ВПР, как ее используют и для чего ее нужно использовать.

Хотя есть и множество более продвинутых примеров, которые мы рассмотрим в других статьях.

А на этом у меня всё! Я очень надеюсь, что всё вышеизложенное вам понятно. Буду очень благодарен за оставленные комментарии, так как это показатель читаемости и вдохновляет на написание новых статей! Делитесь с друзьями прочитанным и ставьте лайк!