Система информационного обеспечения управления и основы ее организации. Информационное обеспечение системы управления предприятием

Основные функции процесса управления персоналом, выполняемые на различных иерархических уровнях системы управления организацией, сводятся к выработке и обоснованию управленческих решений, контролю за их выполнением.
Поэтому управление персоналом представляет собой информационный процесс, включающий получение, анализ и обработку, хранение, использование, наращивание информации.
Информационное обеспечение службы управления персоналом - это совокупность реализованных решений, касающихся объема, размещения и форм организации информации, обращающейся в службе управления персоналом при ее функционировании. Оно включает в себя: оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации, системы документации унифицированные и специальные.

При проектировании и разработке информационного обеспечения системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой для достижения целей подразделения и выработки управленческих решений.
Для этого информация должна быть:

• комплексной - отражать все стороны деятельности службы (техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную);
• оперативной - получение информации должно протекать одновременно с процессом, происходящем в системе, соответствовать возникающим потребностям в точных сведениях;
• систематичной - требуемая информация должна поступать постоянно;
• достоверной - информация должна соответствовать фактически происходящим процессам и основываться на проведенных замерах или расчетах, анализе.

В настоящее время особую актуальность для компаний приобретает эффективное управление знаниями как глобальными систематизированными массивами информации.
Вот несколько примеров, подтверждающих необходимость внедрения процессов управления знаниями в компании. Проанализировав, почему уровень добычи нефти на одинаково технически оснащенных глубоководных скважинах значительно различается, в компании British Petroleum обнаружили, что дело в различном уровне знаний работников этих скважин, знания не были задокументированы, находились главным образом в головах сотрудников. Руководство данной компании приняло решение распространить ценные знания среди сотрудников отстающих скважин, в результате поднялся уровень производительности труда и прибыльности компании. Поэтому в дальнейшем British Petroleum была разработана программа управления знаниями. В компании ChevronTexaco программы управления знаниями помогают сотрудникам совершенствовать систему управления нефтяными запасами при помощи обеспечения доступа специалистов разных областей к базе информационных источников, необходимых для принятия правильного решения, что обеспечивает наиболее ускоренный и всеобъемлющий анализ всей информации. Компания Microsoft, несмотря на то что не была самой первой компанией, которая внедрила системы управления знаниями, сейчас занимает лидирующие позиции по использованию накопленных знаний в области управления информацией. Программы управления знаниями данной компании подразделяются на три секции: стратегия управления знаниями, процедура и технологии. В программах подробно описываются такие темы, как оценка зна
ний, каталогизация фондов знаний, даются ссылки на знания в сфере организации, приводится структура цикличности знаний.
Знания (Knowledge) - это необходимая людям информация, используемая ими по определенным правилам и в соответствии с определенными процедурами и с учетом отношения (понимания, одобрения, игнорирования, согласия, отрицания и проч.) людей к этой информации. Корпоративные знания можно ориентировочно разделить на несколько категорий:

• знание бизнес-процессов компании. В эту категорию можно отнести не только производственно-технологическую информацию, но и соответствующую сопроводительную, справочную, финансовую, юридическую документацию, навыки и опыт персонала;
• знание корпоративной культуры. Здесь подразумеваются корпоративные стандарты взаимодействия персонала с клиентами компании в различных ситуациях (правила, процедуры), а также на принципах межличностных коммуникаций между сотрудниками. Кроме того, всегда существуют неписаные правила, незнание которых может сильно мешать успешному старту новичков компании;
• знания о внешней среде компании. В эту категорию можно включить сведения о состоянии дел в сегментах рынка, на которых присутствует компания в данный момент, ситуации в перспективных рыночных нишах, а также в сегментах рынка, которые могут косвенно повлиять на бизнес компании, о конкурентах и их действиях, особенностях клиентов, законодательной среде, политических изменениях в различных регионах мира, которые постоянно влияют на специфику ведения бизнеса;
• навыки применения информационных технологий. Необходимо, чтобы новый сотрудник, пришедший в компанию, как можно быстрее освоил новые для него информационные технологии. «Аборигенам» компании также следует постоянно учиться, так как постоянная модернизация средств коммуникаций и обработки информации стала неотъемлемой частью бизнеса;
• личные знания сотрудников. Такие знания содержат не только ряд компетенций, на основании которых сотрудник занимает соответствующую должность и использует непосредственно в своей работе, но и информацию, которую сотрудник не обязан применять лично, но которая может прямо или косвенно помочь коллегам в выполнении их непосредственных задач. Например, это знание малоизвестных источников ценной информации, выводы о возможности оптимизации некоторых бизнес-процессов, которые даже не касаются данного сотрудника лично. Кроме того, по мере эволюции рыночной среды может выясниться, что ранее невостребованные знания персонала вдруг начали становиться актуальными для бизнеса компании.

Конечно, корпоративные знания - это большой и сложный комплекс информации, факторов его проявления существует немало, и они тесно переплетаются между собой. Тем не менее возможности управления знанием существуют. В общем, управление знаниями, или knowledge management, можно определить как создание и управление ценными знаниями (интеллектуальными активами) компании.
Управление знаниями (Knowledge Management) - это процесс создания условий для выявления, сохранения и эффективного использования знаний и информации в сообществе. Управление знаниями предоставляет много возможностей для реального повышения эффективности бизнеса, и с этой точки зрения действительно необъятно. Временем зарождения управления знаниями как нового направления в управленческой деятельности можно считать 1993 год, когда состоялась первая конференция в Бостоне, специально посвященная проблематике управления знаниями в организациях. В настоящий момент оно является одним из самых перспективных и бурно развивающихся направлений менеджмента как науки и практики.
Историческими причинами возникновения научного направления управления знаниями, на наш взгляд, являются:

• глобализация и обострение конкуренции, побуждающие корпорации искать конкурентные преимущества;
• быстрое развитие и внедрение информационных технологий;
• повышение общего технологического уровня производства. Неслучайно пионерами практического использования knowledge management стали такие высокотехнологичные компании, как Xerox Corporation, Hewlett-Packard Company, IBM, некоторые фармацевтические фирмы.

Среди теоретических предпосылок возникновения данной области менеджмента можно выделить следующие:

• в сфере экономики исследования нобелевского лауреата 1962 года Кеннета Эрроу, одним из выводов которого было умозаключение об обучаемости работников в процессе трудовой деятельности. Данным исследователем был в ходе Второй мировой войны отмечен факт сборки второго самолета с меньшими затратами времени, чем первого, и наличия у второго самолета меньшего количества дефектов, чем у первого;
• в социологии. На макроуровне - разработка идеи постиндустриального, информационного или основанного на знании общества, существенный вклад в разработку которой внесли социолог Даниел Белл и экономист-социолог Фриц Мэшлир. На микроуровне - исследование поведения человека в группах и сообществах, социальный аспект поведения человека;

• в философии и психологии. Исследования между скрытыми и явными знаниями, между «знать как» и «знать что». Первые выводы в данном направлении были сделаны еще Аристотелем. В психологии - рассмотрение вопросов передачи знаний от доноров к реципиентам не механистически, а комплексно, в увязке с вопросами создания мотивации и условий передачи знаний. С одной стороны, развитие информационных технологий стало одной из исторических причин для зарождения управления знаниями. С другой стороны, информационные технологии в менеджменте знаний стоят на втором плане.

На наш взгляд, точным будет определение знаний как качественной информации, за исключением предполагаемой информации, потому что последняя несет в себе вероятность оказаться недостоверной. Поскольку знания - это информация высокого качества, то ценность знаний определяется так же, как и ценность информации.
В целом ценность знаний можно разделить на два вида: непосредственную и потенциальную. После использования знаний для принятия конкретного решения их непосредственная ценность исчезает, поскольку исчезает необходимость в принятии решения, но остается потенциальная ценность, т.е. возможность использовать знания для решения аналогичных или других проблем в будущем.
Процесс управление корпоративными знаниями должен включать следующие этапы:

1. Аудит имеющегося уровня управления знаниями.
2. Разработка схем и форм обмена знаниями между сотрудниками в процессе межличностных коммуникаций.
3. Постоянное применение разнообразных форм обучения персонала для приобретения новых знаний.
4. Внедрение специальных информационных технологий для управления знаниями.
5. Разработка системы мотиваций приобретения знаний и обмена ими.
6. Организационные изменения в компании.

Важнейшей задачей руководства компаний в настоящее время является построение баз знаний. Поскольку знания компании распределены среди ее сотрудников, то база знаний компании должна представлять собой сумму баз знаний каждого сотрудника, объединенных в единую сеть.
Согласно итогам проведенных за рубежом опросов руководители многих компаний разочарованы результатами управления знаниями. Оно оказалось не столь эффективным, потому что применяемые в этих компаниях технологические решения были слишком сложны. Их внедрение не сопровождалось обучением сотрудников,
которые не понимали смысла использования этих решений. Люди не доверяли друг другу при обмене знаниями, не видели пользы для своей работы от обмена знаниями. В итоге использование технологических продуктов для управления знаниями не вошло в каждодневную практику этих компаний.
Результатом внедрения системы управления корпоративными знаниями должно стать повышение скорости и качества бизнес-решений, увеличение объема ценных знаний, которые сохраняются в компании, несмотря на различные миграции персонала. И все это самым благоприятным образом скажется на эффективности бизнеса компании в целом. А отправным пунктом для решения о внедрении системы управления знаниями является осознание руководством компании того факта, что отсутствие подобной системы приводит к существенным финансовым потерям, к реальности проблемы «недополученной прибыли», а также желание решить эту проблему. В России особое значение придается общению вербальному. Как показали результаты опроса «Управление знаниями в России», более 64 процентов его участников предпочитают обмениваться знаниями устно на собраниях, встречах, в сообществах. Только 3 процента респондентов считают информационные технологии основным фактором успеха управления знаниями. 26 процентов участников опроса в качестве такого фактора отметили организационные инструменты, а 21 процент - культурные традиции в компании. «Гуманитарная» направленность управления знаниями в России подтверждается и тем, что многие функции лидера проекта по управлению знаниями действительно связаны с деятельностью менеджера по персоналу, например мотивация сотрудников для участия в обмене знаниями, выявление экспертов, организация сообществ, проведение обучающих программ, создание культуры доверия. Поэтому, когда говорят, что в России нет успешных проектов по управлению знаниями, а само управление знаниями признается неперспективным, это означает, что неэффективными являются те информационно-технические системы для управления знаниями, которые не сопровождаются соответствующими организационными решениями.
В современном обществе невозможно эффективное использование знаний без соответствующего информационно-технического обеспечения. Информационные технологии необходимы для накопления знаний компании, которые можно структурировать, формализовать, каталогизировать, тиражировать. Традиционные хранилища данных, корпоративные информационные системы, как правило, накапливают ключевую бизнес-информацию: цифры, документы, производственные справочники. А дополнительная и словесно-описательная информация, касающаяся важных нюансов бизнеса, как
правило, более персонализирована, ею «владеют» наиболее опытные сотрудники-«эксперты».
Информационное обеспечение службы управления персоналом структурно подразделяется на следующие группы:

1. Внемашинное.
2. Внутримашинное (циркулирующая информация в персональном компьютере).

Внемашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность сообщений, сигналов, документов, воспринимаемых человеком непосредственно. Оно включает: систему классификации и кодирования информации; систему управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию.
В этой сфере обмен информацией реализуется в виде движения документов от субъекта к объекту управления (приказы, распоряжения, устав, прочее) и от объекта к субъекту (отчеты, справки по кадровым вопросам, записки, информация о текущем или прошлом состоянии объекта).
Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления (при помощи стандартов, положений, регламентов, приказов), формализовать информацию, представить ее в виде документов установленной формы.
Внутримашинное информационное обеспечение включает: массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях; систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.
Особенности внутримашинного информационного обеспечения заключаются в следующем:
а) разрабатываются требования к организации данных в памяти персонального компьютера;
б) информация по труду, кадрам, заработной плате постоянно накапливается и обновляется на персональном компьютере;
в) появляется возможность использования ЭВМ несколькими пользователями (отдел кадров, отдел труда и заработной платы).
Информационное обеспечение компании должно соответствовать следующим организационно-методическим требованиям:

• минимальное дублирование информации в информационной базе;
• сокращение числа форм документов;
• возможность обработки на компьютерах информации, содержащейся в документах (внемашинная сфера) и во внутрима- шинной сфере;
• определенная избыточность информационного обеспечения, что дает возможность различным пользователям получать информацию с разной степенью конкретизации.

Основа технического обеспечения службы управления персоналом - это комплекс технических средств, то есть совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.
Комплекс технических средств позволяет обеспечивать решение задач управления с наименьшими стоимостными и трудовыми затратами, достаточно высокой степенью точности и достоверности, возможностью применения экономико-математических методов решения задач управления.
В связи с этим эффективность применения комплекса технических средств должна определяться улучшением экономических показателей работы службы управления персоналом, а не снижением управленческих и эксплуатационных расходов.
Нами обобщены основные требования к комплексу технических средств службы управления персоналом:

1. Программная, информационная, техническая совместимость входящих в него средств.
2. Адаптируемость к условиям функционирования службы управления персоналом.
3. Возможности расширения с целью подключения новых технических средств и пользователей.

Факторы, которые необходимо учитывать при выборе технических средств:

1. Носители входящей и выходящей информации (документы, типовые бланки, машинные носители информации).
2. Объем входящей и выходящей информации по указанным носителям.
3. Объемы вычислительных работ и технических средств.
4. Сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом.
5. Формы и способы предоставления пользователям результатов решения задач.

При выборе оборудования необходимо учитывать:

1. Назначение и состав комплектов оборудования.
2. Производительность оборудования.
3. Надежность и безотказность работы.
4. Совместимость работы оборудования различных типов, в т.ч. персональных компьютеров.
5. Стоимость оборудования.
6. Состав и численность обслуживающего персонала.
7. Площадь, требуемая для размещения оборудования.

Проекты решений по внедрению комплекса технических
средств должны обеспечивать:

1. Рациональную структуру, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях службы управления персоналом.
2. Улучшение общего технического оснащения по отдельным видам и направлениям работ службы.
3. Соответствие производительности и надежности технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рамках всей системы управления организацией.
4. Комплексное использование технических средств при функционировании службы.

Экономичность эксплуатации технических средств.
Выбор типа, модели, марки технических средств, которые могут быть использованы в службе управления персоналом организации, осуществляется, как правило, по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных справочников и каталогов.
Расчет необходимого количества технических средств может производиться по формуле:
Н. = A ,

1. Пі х Фп х Ки

где Ні - количество единиц i-го технического средства; A - необходимый объем работ, выполняемых службой управления персоналом с помощью i-го технического средства; Пі - плановая производительность i-го технического средства; Фп - плановый фонд рабочего времени; Ки - коэффициент использования планового фонда рабочего времени.
В соответствии с последовательностью стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбор и регистрация, передача, хранение, обработка и выдача информации. Особый подход необходим к определению потребности службы управления персоналом в персональных компьютерах (ПК), если их использование предполагается. При расчете потребного количества ПК необходимо учитывать объем информации, поступающей на обработку, сложность решаемых задач исходя из количества машинных операций на один показатель. Необходимое количество ПК можно рассчитать по формуле:

Ка X qi x Qi x Km
N = - ,
N Vd6 X Kвп X Кн
где N - количество персональных компьютеров; Ka - коэффициент автоматизации программирования; qi - количество машинных операций на один показатель, необходимый для решения i-й группы задач; Qi - максимальный объем входной информации по i-й группе задач (в показателях); Km - дополнительный коэффициент, учитывающий увеличение времени при использовании программного контроля в ПК; Ve6 - среднее быстродействие процессора; Квп - коэффициент понижения быстродействия от обращения к внешним накопителям и устройствам ввода-вывода; Т - планируемое полезное месячное время работы ПК; Кн - коэффициент использования машинного времени выбранного ПК, учитывающий затраты времени на устранение неисправностей и на регламентирующие работы.
Планируемое месячное время работы ПК можно определить по формуле:
Тр = С х Дк х f,
где С - нормативная суточная загрузка ПК; Дк - количество календарных дней в планируемом периоде; f - перевод часов в секунды с учетом того, что быстродействие ПК выражается в операциях в секунду (f = 300).
Коэффициент Кт для персональных компьютеров равен 0,8.
Достигнутый уровень автоматизации Ка = 1,2.
Полученные на основе статистических данных коэффициенты Кн и Квп соответственно равны 0,8 и 2,4.
Успешному комплектованию технической базы службы управления персоналом организации служат унификация и стандартизация в области ЭВМ. Кроме национальных стандартов, при формировании технической базы с использованием ПК в качестве справочного материала могут быть использованы стандарты де-факто, устанавливаемые ведущими фирмами - производителями ПК, определяющими нормативы работы ПК, для определения степени их совместимости с отечественными моделями соответствующих классов.
Техническое обеспечение службы управления персоналом может потребовать значительных капительных вложений. Следует помнить о том, что техническое обеспечение является наименее гибкой частью системы управления, для изменения технических возможностей службы управления персоналом организации требуются
значительные материальные затраты. Поэтому ошибки в выборе технических средств и комплектовании технической базы могут привести к серьезным, трудно поправимым последствиям.
В комплекс технических средств службы управления персоналом включают и средства оргтехники. Также при определении потребности в технических средствах руководству организации следует помнить, что, по экспертным оценкам, использование различных средств оргтехники приносит с собой сокращение трудоемкости отдельных видов работ с документами в 3 - 4 раза.
Основными группами средств оргтехники являются:

1. Носители информации (носители информации на бумажной основе, микроносители визуальной информации, звуконосители, видеоносители, магнитные носители для записи кодированной информации).
2. Средства составления и изготовления документов (ручные пишущие средства, печатающие устройства персонального компьютера, графопостроители, специализированные программные продукты для персонального компьютера).
3. Средства оперативной полиграфии (принтеры, ксероксы, ризографы, аппаратура для офсетной печати).
4. Средства обработки документов (фальцевальные, перфорирующие, резательные машины, листоподборочные и сортировальные устройства, машины для уничтожения документов (шредеры), ламинаторы).
5. Средства хранения, поиска, транспортировки документов (картотеки, стеллажи, тележки, пневмопочта).
6. Средства электронной связи (стационарная и мобильная электронная связь, телеграф, факсимильная аппаратура, электронная почта).

Другие технические средства (сканеры, компьютерные аксессуары).
В последнее время параллельно с развитием компьютерной техники развиваются средства коммуникаций. Кроме телефонной связи, обеспечивающей достаточно совершенную форму диалога с помощью телефонных аппаратов, широкое распространение получает мобильная связь, система факсимильной связи, электронная почта.
Эксплуатация средств оргтехники, как и других технических средств, связана со множеством различных факторов, которые следует учитывать при внедрении этого процесса. Сложность эксплуатации заключается в создании условий, обеспечивающих высокоэффективный производственный процесс и безопасность в работе, предупреждение травматизма и возникновения профессиональных заболеваний.

Система автоматизированной обработки информации представляет собой человеко-машинную систему, обеспечивающую сбор и обработку информации с использованием средств вычислительной техники, применения экономико-математических методов в процессе решения основных задач управления персоналом.
Система автоматизированной обработки информации должна отвечать ряду принципов построения, применения и совершенствования, например:

• принципу системного подхода к проектированию, который предполагает, что проектирование системы автоматизированной обработки информации должно основываться на системном анализе как объекта, так и системы управления;
• принципу новых задач - решение новых задач на базе использования средств вычислительной техники;
• принципу непрерывного развития системы - структура, конкретные решения системы автоматизированной обработки информации должны строиться так, чтобы обеспечить возможность расширения и модернизации используемой технической базы, информационного и математического обеспечения системы, настроить на решение новых задач;
• принципу единства информационной базы, который состоит в обеспечении решения всех задач службы управления персоналом, предоставлении другим подсистемам возможного доступа и пользования информацией;
• принципу комплексности, что предполагает охват системой автоматизированной обработки информации всех задач и факторов службы управления персоналом;
• принципу надежности, который предполагает решение всех задач службы управления персоналом с установленными при разработке в заданных пределах показателями в течение всего срока эксплуатации;
• принципу согласованности пропускных способностей системы, который заключается в том, что в различных контурах системы должна обеспечиваться одинаково эффективная скорость обработки данных. То есть одинаковая скорость должна обеспечиваться при вводе, обработке данных, обмене данными между различными компьютерами.

В функционирующих системах обработки информации не всегда достигается автоматизация всех процедур преобразования данных. В практической деятельности служб управления персоналом выделяются системы с автоматизацией всех технологических процедур обработки данных и системы с частичной автоматизацией технологических процедур обработки данных.

Реализация в автоматизированном режиме задач службы управления персоналом в рамках функционирования систем автоматизированной обработки информации обеспечивает:

• сокращение форм первичных документов для регистрации первичной информации и документооборота в целом;
• совмещение работы пользователя и оператора, высвобождение технических пользователей;
• сочетание знаний, опыта пользователя и возможностей ЭВМ, повышение на этой основе качества вырабатываемых управленческих решений;
• повышение достоверности и надежности вырабатываемых управленческих процедур;
• снижение трудоемкости выполняемых расчетов;
• снижение затрат времени на всех этапах документооборота и принятия управленческих решений;
• обеспечение одновременного доступа к данным специалистов различных подсистем и обеспечение совместного принятия решений руководителями структурных подразделений организации, территориально удаленными друг от друга.

В идеале автоматизированная программа управления персоналом должна решать следующие задачи:

• аттестация персонала, включая методики тестирования с полной психодиагностикой;
• хранение профессиональной истории каждого сотрудника, многовариантный подбор кандидатов на вакантные места;
• ранжированное формирование кадрового резерва, оценка управленческого потенциала сотрудников;
• систематическое кадровое планирование с возможностью перераспределения ресурсов, что позволяет избежать дополнительного набора сотрудников;
• выявление с помощью информационных систем негативных тенденций в компании;
• оценка затрат на обучение, развитие персонала;
• диагностика мотивации, разработка мотивационных механизмов повышения заинтересованности сотрудников;
• создание современных систем подбора и отбора персонала;
• оптимизация расстановки кадров;
• проектирование новой штатной структуры компании;
• анализ количественных и качественных параметров персонала компании.

Функциональные преимущества автоматизированных информационных систем управления кадрами можно подразделить на три категории:

• регламентационная направленность информационной системы. Это прежде всего кадровый учет сотрудников: в информационную систему заносятся все данные о каждом служащем (номер паспорта, сведения о месте регистрации, ИНН и так далее). Сюда же относится и управление информацией о зарплате персонала, когда в централизованной базе данных хранятся все расчеты по выплатам служащим компании, а также в автоматическом режиме производятся нужные налоговые и прочие отчисления;
• способность фактически управлять людскими ресурсами. Такие системы позволяют анализировать все данные о сотруднике и помогают постоянно контролировать соответствие квалификации занимаемой должности. Например, если работник в совершенстве владеет иностранным языком, то система, анализируя этот факт, порекомендует переместить этого человека на новую должность в расширяющийся отдел зарубежных связей, а на его место поставить обладающего более высокой квалификацией;
• принятие решения по мотивации персонала. Очень часто руководство, да и сами сотрудники не имеют четкого представления о том, какую конкретную отдачу дает работа персонала. Совершенные информационные системы позволяют буквально автоматически рассчитать конкретную сумму прибыли, которую принес тот или иной работник. Информационные системы позволяют применять данный метод для расчета трудового вклада работников многих структурных подразделений компаний, например коммерческих и сбытовых служб. Если заложить и обработать данные, скажем, о новом клиенте, которого нашел отдел, и новом контракте с ним, то система в конечном итоге может рассчитать вклад в общий результат каждого конкретного сотрудника этого отдела. Аналогичное программное обеспечение можно создать и в отношении контроля за рабочим временем.

Следует отметить, что российский рынок систем автоматизации управления кадрами в последнее время находится на подъеме, все больше организаций автоматизируют процесс управления персоналом. Эволюцию отечественных кадровых технологий красочнее всего отражает трансформация столь привычного еще 5-10 лет назад отдела кадров в службу по управлению персоналом. На повестке дня менеджера по персоналу стоят сложные и многогранные вопросы мотивации, планирования карьерного роста сотрудников, формирования кадрового резерва, обучения и развития персонала, то есть доминируют управленческие, а не учетные процессы. Соответствующим образом меняются и функции информационных систем. Первые прообразы современных автоматизированных систем управления трудовыми ресурсами появились еще в 80-х годах прошлого сто
летия. Уже тогда на крупных предприятиях использовались «само- писные программы», позволяющие автоматизировать рутинные процессы кадрового учета, на которые кадровики тратили до 60 процентов рабочего времени. С тех пор значительно изменились не только технологии автоматизации, но и технологии кадрового менеджмента. Сегодня на российском рынке представлены порядка 20 активно продвигаемых самостоятельных систем управления кадрами различного класса, не говоря уж о модулях «Управление персоналом» комплексных информационных систем, выбор которых также достаточно разнообразен.
В силу длительной истории автоматизации такие процессы, как учет кадров, расчет заработной платы, ведение штатного расписания и прочие, сегодня реализованы одинаково хорошо практически во всех предлагаемых на рынке информационных системах управления кадрами. Еще один важный критерий оценки данных систем - быстродействие и масштабируемость. То есть необходимо быть уверенным, что при увеличении численности штата система, не теряя оперативности, будет способна безошибочно производить расчеты, например, заработной платы. Есть и слабые места у автоматизированных информационных систем управления кадрами, например расчет сдельной заработной платы. Фактически ни одна из существующих ныне информационных систем не позволяет учесть все нюансы и многофакторность процесса расчета сдельной заработной платы конкретного предприятия. Также система не может быть использована для оценки эффективности мотиваций, так как не способна принимать решения и не обладает глубокой многофакторной аналитикой.
В начале 90-х годов ХХ века внедрение автоматизированных систем на многих предприятиях сводилось к замене старых операционных систем, в функции которых входило: составление штатного расписания, кадровый и табельный учет, расчет заработной платы. С формированием новых условий хозяйствования для обеспечения роста прибыли предприятия и компании стали перестраивать технологические процессы, в целях экономии внедрять отдельные блоки автоматизированных систем, а также преуспевающие компании стали использовать платформы от ведущих мировых производителей программного обеспечения, позволяющие проводить: подбор- отбор и обучение персонала, расчет заработной платы, ведение штатного расписания, планирование карьеры сотрудников (например, комплексная информационная система, построенная на платформе Microsoft Axapta). Анализ показал, что в настоящее время на российском рынке систем управления кадрами наблюдается весьма жесткая конкурентная борьба между зарубежными и российскими
решениями. Однако в большинстве случаев зарубежные системы не учитывают специфику российских условий, в связи с чем очень часто приходится дорабатывать эти модули под конкретные запросы каждого предприятия. С другой стороны, в последнее время системы российских разработчиков, например, «Босс-кадровик», «1С», «Парус» составляют довольно серьезную конкуренцию западной продукции. Основное конкурентное преимущество таких решений в их максимально полной адаптированности к российской действительности. Например, отечественные информационные системы точно могут высчитывать все отчисления в налоговые органы или Пенсионный фонд с зарплаты служащих компании, правильно оформлять выплаты работникам по болезни, отпускам и оперативно формировать прочие документы.
Сегодня крупным предприятиям требуются информационные системы, способные администрировать сложные программы развития персонала и отслеживать их исполнение. Современные информационные системы предусматривают набор инструментов для планирования карьеры сотрудников, управления кадровым резервом. Как правило, речь идет о планировании различных мероприятий в этой области и отслеживании их исполнения и результатов, с чем справляется простой, понятный и используемый на практике модуль. В последнее время информационные системы не только контролируют весь процесс обучения в компании, но и фактически становятся частью его инфраструктуры. Например, крупные российские компании активно внедряют так называемые системы удаленного обучения персонала, позволяющие проводить виртуальные семинары и лекции, тренинги и деловые игры. Кроме того, с помощью подобных систем можно проводить регулярные тестирования своих сотрудников.
Таким образом, в настоящее время большинство программных продуктов, представленных на национальном рынке, можно разделить на следующие группы:

1. пакет компании «Инфин», включающий в себя бухгалтерский блок, блок зарплаты, кадровый блок, блоки «склад», «торговля» и прочие. Данный пакет позволяет автоматизировать прием сотрудников, их перемещение, отпуска, увольнение, ведение личных карточек, подбор кадров;
2. пакет компании «ИнфоСофт», умеющий создавать штатное расписание, вести историю назначений сотрудников, повышения квалификации, аттестаций, поощрений, формировать списки сотрудников;
3. кадровая система корпорации «Галактика», в которой реализованы такие возможности, как анализ кадрового состава компании, управление штатным расписанием;
4. модуль «Управление персоналом» фирмы «Интертраст», выполненный на основе технологии Lotus Notes, позволяющий строить многообразные кадровые отчеты;
5. модуль «Зарплата и кадры» компании «1С» для создания различных кадровых отчетов;
6. система учета персонала, труда и заработной платы компании «Парус», предусматривающая возможность делать произвольные выборки с учетом различных параметров сотрудником, хранить большой объем информации о кадровом составе организации;
7. система компании «SAP R/3», в котором детально проработан механизм индивидуального планирования карьеры, разработан модуль «управление вознаграждениями», присутствуют возможности эффективного построения разнообразных отчетов;
8. система Oracle HR, снабженная модулем «компенсационный пакет», который, кроме зарплат, премий и различных выплат, позволяет использовать такие инструменты стимулирования, как индивидуальные стажировки, ссуды, участие в прибылях;
9. система «Управление персоналом» компании «АиТ СОФТ», включающая в себя модуль «Учет выполненных работ», в котором реализованы возможности расчета выполнения комплексных работ, распределения коллективного заработка между сотрудниками с помощью гибкой системы формул, учитывающих индивидуальные коэффициенты трудового участия, объем выполненной работы и затраченного времени;
10. АСУ «Персонал» компании «Борлас Ай-Би-Си», в состав которой входят три подсистемы «Кадры», «Зарплата», «Табель», обеспечивающие учет кадров, аттестацию рабочих мест, табельный учет, расчет выплат заработной платы, учет затрат на персонал, автоматизированную подготовку отчетной документации;
11. система управления персоналом «Босс-Кадровик».

А также наличие на рынке ряда специализированных программ, например компьютерной программы аттестации персонала PAS-2001, компьютерной программы управления по целям и премирования MB0/2001 и многие прочие программы. Все большей популярностью у служб управления персоналом организаций пользуется система «Company Media - Управление персоналом». Система обеспечивает современных руководителей компаний необходимой информацией в области управления персоналом, ориентирована на средние и крупные компании. Она автоматизирует многие операции, которые ранее возлагались на персонал компании. «Company Media - Управление персоналом» позволяет отслеживать движение работников по иерархической структуре организации, что значительно упрощает работу кадрового персонала, так как данная систе
ма поддерживает процессы организации конкурсов на вакантные штатные единицы и сбора личной информации о кандидате, посылает персоналу компании уведомления о приходе нового сотрудника, автоматически планирует обучение персонала, оценивает его работу. Руководителям всех уровней данная система помогает контролировать использование рабочего времени персонала: отмечает присутствие на рабочем месте, отсутствие по различным причинам на рабочем месте. Новая версия «Company Media - Управление персоналом» дает возможность с помощью баз данных «Структура» и «Личные данные» создавать все формы кадровой отчетности согласно унифицированным формам отчетности. В системе реализован механизм обмена данными (экспорт/импорт) через файл Excel.
Примером эффективного внедрения информационных кадровых решений может служить введение системы учета и контроля рабочего времени на предприятии ОАО «Саратовский подшипниковый завод». Специфика этого завода заключается в том, что у многих групп сотрудников здесь свой индивидуальный график работы, разные смены, иногда всего по несколько часов в день. Руководство внедрило новую информационную систему, основанную на получении и обработке информации с системой контроля доступа (каждый сотрудник при входе на работу фиксирует в пропускном аппарате свой электронный пропуск). Информация о том, кто и когда пришел и ушел, попадает в особую электронную систему, она их анализирует и автоматически рассчитывает зарплату каждого работника. Автоматическая система управления коллективом включает в себя также учет всей информации о сотрудниках, расчет зарплат и дополнительных выплат, четкую схему штатного расписания.
Технические средства компаний могут использоваться для создания корпоративных сайтов в целях повышения эффективности внут- риорганизационных коммуникаций. При этом данные средства распространения информации присутствуют уже практически у всех зарубежных компаний. В России данный ресурс также начинает становиться популярным, поскольку является прекрасной основой для корпоративной системы информирования, позволяющей решать много дополнительных задач. Внутренний корпоративный сайт является ресурсом, к которому имеют доступ только сотрудники компании. Посредством сайта можно, во-первых, решить проблему информирования (новости компании, ее достижения, планы развития, важные события и нововведения могут централизованно излагаться на сайте и быть доступными всем сотрудникам); во-вторых, может осуществляться внутренний PR; в-третьих, внутренний сайт является прекрасной площадкой для осуществления нематериальной мотивации; в-четвертых, внутренний сайт является средством внутреннего
найма, на котором может размещаться информация об имеющихся вакансиях; в-пятых, внутренний сайт компании может являться местом общения сотрудников. При этом внутренний сайт компании могут использовать как современное средство коммуникаций и большие, и средние компании. Еще одной причиной создания внутреннего сайта компании является территориальная разобщенность сотрудников или их частые передвижения (ротации, командировки).
Итак, во-первых, от кадровых систем все более требуются аналитические и экспертные качества; во-вторых, в сфере управления персоналом все козыри остаются у отечественных разработчиков, так как адаптация западных пакетов к российской действительности - дело непростое и недешевое; в-третьих, на рынке присутствует программное обеспечение для различных хозяйствующих субъектов, так как малыми, средними и крупными предприятиями, как правило, используются различные программные решения.

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, - выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления - как информационную систему.

Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

При проектировании и разработке информационного обеспечения (ИО) системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для принятой технологии управления. Информационное обеспечение службы управления персоналом (рис. 3.15) укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация ИО может быть использована только при условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (например, персональные компьютеры или используемые ресурсы ВЦ организации).

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию.

Рис. 3.15. Содержание информационного обеспечения системы управления персоналом организации

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно, без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т.п.); по линии обратной связи - от объекта к органу управления - следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Основным элементом внутримашинного ИО является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя. Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне осуществляется реализация информационной базы с использованием современных технических средств.

В последнее время широкое распространение получило использование персональных компьютеров в структурных подразделениях организаций, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т.д. В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ЭВМ.

Недостатки традиционного подхода организации массивов информации в памяти ЭВМ, при котором разработка информационной базы ориентировалась на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ориентированной.

Все это обусловило новую организацию данных в ЭВМ, что нашло свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными. В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления.

В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают получаемые результаты.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

3.5.2. Техническое обеспечение системы управления персоналом организации

Основу технического обеспечения системы управления персоналом организации составляет комплекс технических средств (КТС) - совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и предоставления информации, а также средств оргтехники.

Решить задачи управления с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в установленные сроки позволяет КТС. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и, что значительно важнее, за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации.

В связи с этим эффект применения КТС в службе управления персоналом должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экономических показателей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления.

Рассматриваемый комплекс должен обладать информационной, программной и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств. Исходные данные для выбора технических средств таковы; характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации; характеристики технологического процесса обработки информации; технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персоналом.

Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования, являются:

Носители входной и выходной информации (документы, типизированные бланки, машинные носители информации и т.д.);

Объем входной и выходной информации по указанным носителям;

Объемы вычислительных работ;

Сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;

Формы и способы предоставления результатов решения задач пользователям.

При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования, а также производительность при выполнении технологических операций; надежность работы; совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров; стоимость оборудования; состав и количество обслуживающего персонала; площадь, требуемую для размещения оборудования.

Материалы анализа технического обеспечения службы управления персоналом, а также данные об использовании технических средств являются исходной базой составления задания на проектирование технического оснащения службы.

Проектные решения должны обеспечивать: рациональную структуру, состав, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях службы; улучшение общего технического оснащения по отдельным видам и направлениям работ службы; соответствие производительности и надежности технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рамках системы управления организации в целом; комплексное использование технических средств при реализации подразделениями службы своих функций и отдельных работ; экономичность эксплуатации средств технического оснащения.

Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических средств: он определяет затраты на их приобретение и эффективность будущего функционирования службы управления персоналом.

Состав и последовательность операций по выбору технических средств для их использования в службе управления персоналом включает:

Определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;

Установление требований, предъявляемых к техническим средствам. Обоснование состава показателей, характеризующих предъявляемые требования к техническим средствам;

Формирование перечня технических средств, выпускаемых отечественными и зарубежными фирмами, использование которых позволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачи;

Определение показателей качества и функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного перечня;

Выбор метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;

Проведение сравнительного анализа технических средств;

Принятие решения о приобретении выбранных технических средств.

Выбор типа, модели, марки технических средств, которые могут быть использованы в службе управления персоналом организации, осуществляется, как правило, по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных справочников и каталогов.

Расчет необходимого количества технических средств может осуществляться по формуле

,

где Нi - количество единиц i-го технического средства; Аi - необходимый объем работ, выполняемых службой управления персоналом с помощью i-го технического средства; Пi - плановая производительность i-го технического средства; Фп - плановый фонд рабочего времени; Кн - коэффициент использования планового фонда рабочего времени.

В настоящее время в техническом оснащении службы управления персоналом основным направлением совершенствования является более широкое применение высоконадежных микропроцессорных технических средств. К их числу относятся технические средства, предназначенные для сбора, передачи, хранения, накопления, обработки и выдачи пользователям результирующей информации.

В соответствии с последовательностью стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

Однако следует отметить, что приведенная выше классификация технических средств службы управления персоналом организации условна, так как многие типы технических средств выполняют комплекс функций, относящихся к разным классификационным группам.

Выбор средств сбора и регистрации информации производится с учетом вида регистрируемой информации, объемов информации, требований к надежности регистрирующих устройств. При определении их количества исходят из соотношения требуемого и допустимого времени регистрации информации в каждом пункте и количества таких пунктов.

При определении состава используемых средств передачи информации необходимо учитывать характер передаваемой информации, условия передачи, объемы и допустимые сроки, удаленность источников возникновения информации от центра обработки.

Расчет необходимого количества средств передачи информации производят из соотношения времени, требуемого для передачи информации по всем каналам с учетом объемов и частоты передаваемых сообщений, требуемой надежности и скорости передачи, а также допустимого времени передачи информации, определяемых из конкретных условий.

Состав и количество средств хранения зависят от объемов накапливаемой информации, видов носителей и сроков хранения, а количество средств выдачи результирующей информации - от характера выдаваемой информации, ее объемов, числа потребителей.

Особый подход необходим к определению потребности службы управления персоналом в персональных компьютерах (ПК), если их использование предполагается. При расчете потребного количества ПК необходимо учитывать объем информации, поступающей на обработку, сложность решаемых задач исходя из количества машинных операций на один показатель. Необходимое количество ПК можно рассчитать по формуле

, (3.4)

где N - количество персональных компьютеров; Ка - коэффициент автоматизации программирования; qi - количество машинных операций на один показатель, необходимый для решений i-й группы задач; Qi - максимальный объем входной информации по i-й группе задач (в показателях); Кт - дополнительный коэффициент, учитывающий увеличение времени при использовании программного контроля в ПК; Vаб - среднее быстродействие процессора; Кнп - коэффициент понижения среднего быстродействия от обращения к внешним накопителям и устройствам ввода-вывода; Тр - планируемое полезное месячное время работы ПК; Кп - коэффициент использования машинного времени выбранного ПК, учитывающий затраты времени на устранение неисправностей и на регламентируемые работы.

Учитывая среднее количество знаков в показателях экономической информации, равное семи, часть выражения , можно преобразовать к виду , где - общий объем входной информации по i-й группе задач, знаков.

В связи с изменениями формула будет иметь следующий вид:

, (3.5)

Планируемое полезное месячное время работы ПК можно определить по формуле

, (3.6)

где С - нормативная суточная загрузка ПК; Дк - количество календарных дней в планируемом периоде; f - перевод часов в секунды с учетом того, что быстродействие ПК выражается в операциях в секунду (f = 3600).

Коэффициент Кт для персональных компьютеров равен 0,8.

Достигнутый уровень автоматизации Ка = 1,2.

Полученные на основе статистических данных коэффициенты Кн и Квп соответственно равны 0,8 и 2,4.

Успешному комплектованию технической базы службы управления персоналом организации служат унификация и стандартизация в области ЭВМ. Кроме национальных стандартов, при формировании технической базы с использованием ПК в качестве справочного материала могут быть использованы стандарты де-факто, устанавливаемые ведущими фирмами - производителями П К, для определения степени их совместимости с отечественными моделями соответствующих классов.

Техническое обеспечение службы управления персоналом может потребовать значительных капитальных вложений. Следует помнить о том, что техническое обеспечение является наименее гибкой частью системы управления. Поэтому ошибки в выборе технических средств и комплектовании технической базы могут привести к серьезным, трудно поправимым последствиям.

КТС службы управления персоналом включает и средства оргтехники, применение которых уже имеет определенные традиции. Однако усложнение управленческих процессов, увеличение объемов перерабатываемой при этом информации, ужесточение сроков такой переработки и многие другие факторы обусловливают применение новых средств оргтехники, сравнительно недавно начавших внедряться в управленческие процессы. Следует принять во внимание и тот факт, что, по экспертным оценкам, использование различных средств оргтехники приводит к сокращению трудоемкости отдельных видов работы с документами в 3-4 раза.

Применение средств оргтехники в практике работы служб управления персоналом связано с выполнением различных операций по обработке документированной информации или же связанных с такой обработкой. При этом в сферу обработки поступают текстовая часть документа (структура текста, стиль языка, расчетные формулы и таблицы); внешняя физическая форма (расположение реквизитов, способ нанесения информации, размеры и качество носителя и т.д.).

В целях наиболее рационального использования данных технических средств необходимо иметь их классификацию, которая отражала бы области их функционального назначения.

Сложившаяся практика показывает, что основными группами средств оргтехники являются:

1) носители информации: носители информации на бумажной основе несветочувствительные; носители для репрографических процессов (термобумага, фотопленка т.д.); микроносители визуальной информации; звуконосители; видеоносители информации; магнитные носители для записи кодированной информации;

2) средства составления и изготовления документов: ручные пишущие средства; пишущие машины; диктофонная техника; печатающие устройства персональных компьютеров и графопостроители; специализированные программные продукты для ПК;

3) средства репрографии и оперативной полиграфии: для фотокопирования; диазокопирования; электрографического копирования; термографического копирования; машины электронно-искрового копирования; ризографического копирования (дупликаторы); микрографии; машины для трафаретной (ротаторной) печати; оборудование для оперативной офсетной печати;

4) средства обработки документов: фальцовочные, перфораторные и резательные машины; листоподборочные и сортировальные устройства; машины для уничтожения документов (шредеры); агрегатированные линии для обработки корреспонденции; машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы) и др.;

5) средства хранения, поиска и транспортировки документов: картотеки; шкафы; стеллажи; тележки; пневмопочта и др.;

6) средства электросвязи: средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи; средства и системы телеграфной связи; средства и системы факсимильной передачи информации; электронная почта;

7) другие средства оргтехники: сканеры; компьютерные аксессуары.

В последнее время параллельно развитию компьютерной техники бурно развиваются средства коммуникации. Кроме телефонной связи, обеспечивающей достаточно совершенную форму диалога с помощью телефонных аппаратов, широкое распространение получает система персонального оповещения - пейджинг и система факсимильной связи. Достоинства факсимильной связи заключаются в возможности передачи практически любых текстов и полной автоматизации процессов передачи и приема, исключающей необходимость обязательного присутствия оператора. Высокая эффективность факсимильной связи достигается при передаче небольших по объему документов, сложных графиков и таблиц.

Большинство современных факсимильных аппаратов позволяет организовать связь не только по линиям факсимильной передачи информации, но и между компьютером и телефаксом. При работе с факс-модемом указанная задача решается с помощью соответствующих программ, обеспечивающих преобразование форматов. Использование факс-модема позволяет применить для подготовки, приема и передачи сообщений вычислительные ресурсы и память ПК. Программная поддержка факс-модема обычно предусматривает соединение и набор заданного номера абонента, архивирование сообщений, создание каталогов, рассылку по списку адресов, отправление в заданное время, автоответ и др.

Факс-модем не эквивалентен по своим функциональным возможностям факсимильному аппарату. Основное отличие заключается в том, что в состав факсимильного аппарата всегда входит сканирующее устройство, обеспечивающее считывание любого контрастного изображения с листа бумаги, а плата модема - только передачу изображения или текста, хранящихся в цифровом виде в памяти компьютера. Кроме того, плата модема не является самостоятельным устройством.

Наиболее простым средством организации взаимодействия между удаленными абонентами является электронная почта. Высокая скорость передачи информации и надежность (при относительно низкой стоимости услуг) позволяет качественно изменить роль почтовой коммуникации. Основной информационный поток в системе электронной почты приходится на локальные сети, которые обычно связывают ПК, находящиеся в одном учреждении. Это дает возможность объединить и рационально использовать компьютерные ресурсы, а также резко сократить бумажный документооборот. К основным требованиям, предъявляемым к сетям, относятся: простота использования, высокая скорость передачи информации, низкая стоимость и соблюдение секретности.

Из технических средств, помешенных в группу «Другие средства оргтехники», наибольший интерес у пользователей вызывают сканеры, устройства создания в компьютере электронной копии изображения (текста, рисунка и т.п.). Применение сканеров имеет широкий диапазон и находится в постоянном развитии. В частности, их можно использовать в настольных издательских системах, системах обработки документов, автоматизированного проектирования. передачи информации (факс + модем + сканер).

Эксплуатация средств оргтехники, как и других технических средств, связана с множеством различных факторов, которые следует учитывать при организации и внедрении этого процесса. Сложность эксплуатации заключается в создании условий, обеспечивающих высокоэффективный производственный процесс и безопасность в работе, предупреждение травматизма и возникновения профессиональных заболеваний.

Управленческие информационные системы. Иначе эти системы можно назвать системами поддержки управления. Они регулярно создают структурированные и краткоизложенные отчеты о различных аспектах деятельности организации. УИС концептуально находятся выше систем поддержки финансовых операций. В их задачу входит не проведение различных операций, а их оценка и создание на ее основе отчета. Обычно УИС обрабатывают данные, “поставляемые” финансовыми системами. Пользователь передает запрос на создание сообщения системе поддержке управления. Она в свою очередь обрабатывает данные СПФО, структурируя ее и переформатируя, и затем выдает отчет. Эти отчеты могут быть отражены на дисплее или распечатаны.

Некоторые системы поддержки управления могут генерировать отчеты в автоматическом режиме. Например, можно задать системе в конце каждого рабочего дня распечатывать отчеты о деятельности различных подразделений фирмы или же находить в процессе дня некоторые пиковые значения заранее определенных параметров.

2. Требования, предъявляемые к управленческой информации

· достоверность

· объективность

· безусловная необходимость

· своевременность поступления (оперативность)

· системность сведений

· целевая направленность (удовлетворение потребностей конкретных управляющих)

· регулярность и ритмичность

· экономичность

Т.к. количество информации и скорость её изменения имеют тенденцию к постоянному возрастанию, то руководству предприятий необходимо применять формальные методы сбора и обработки информации. Таковыми являются информационно-управленческие системы (ИУС). Они обеспечивают информацией все уровни управления.

Высший – внешняя информация, не детализированная, имеющая широкие границы (для стратегического управления).

Средний – внутренняя и внешняя информация о производительности, затратах, обороте, изменении технологии, потребностей потребителя и т.п. Более детальная, точная, более узкие границы, временные рамки меньше.

Низший – для оперативного контроля в повседневной деятельности, более узкая, точная, самая последняя, из внутренних источников (объём производства, количество материала и т.п.).

3. Роль и состав внутрифирменной системы информации

Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри фирмы и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений.

Информация может быть классифицирована по раду позиций, в частности:

1. по назначению (одноцелевая - связана с решением одной кон­кретной проблемы; многоцелевая - используется при решении не­скольких самых разнообразных проблем);

2. по возможности хранения (фиксируемая информация - может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом иска­жению; не фиксируемая информация - используется в момент получения; она также может храниться некоторое время, но при этом постепенно искажа­ется и исчезает);

3. по степени готовности для использования (первичная информация - представляет собой совокупность полученных непосредственно из источника несистематизированных данных, содержащих много лишнего и ненужного; промежуточная информация - состоит из све­дений, прошедших через процесс предварительной «очистки» и сис­тематизации, позволяющей решить вопрос о конкретных направле­ниях и способах их дальнейшего применения; конечная информация - дает возможность принимать обоснованные управленческие реше­ния);

4. по полноте информация бывает частичной или комплексной (последняя дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и возможность непосредственно принимать любые решения; пер­вая на практике может использоваться только в совокупности с дру­гой информацией);

5. по степени надежности информацию можно разделить на до­стоверную и вероятностную (вероятностный характер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от суще­ствующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этого сделать; неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях иерархии управленческой структуры; заведомым распространением изначально ложных све­дений).

Специфической формой такого рода управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества коллектива, пытающегося объяснить сложную, эмоционально зна­чимую для него ситуацию при отсутствии или недостатке офици­альных сведений. При этом исходная версия, кочуя от одного члена коллектива к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности ис­ходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80-90%.

Поскольку люди в основном склонны считать, что слухи исхо­дят из источников, заслуживающих доверия, руководство фирм часто пользуется этим обстоятельством, распространяя с их помощью све­дения, которые по тем или иным причинам не могут быть преданы официальной огласке. В то же время необходимо иметь в виду, что доверием к слухам пользуются и участники конфликтов, желающие недобросовестными методами склонить окружающих на свою сто­рону.

4. Информационные технологии

Информационные технологии в настоящее время можно классифицировать по ряду признаков, в частности: способу реализации в информационной системе, степени охвата задач управления, классам реализуемых технологических операций, типу пользовательского интерфейса, вариантам использования сети ЭВМ, обслуживаемой предметной области.

Рассмотрим, что такое информационные системы и как они связаны с информационными технологиями.

Управление – важнейшая функция, без которой немыслима целенаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы (предприятия, организации, территории).

Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

Таким образом любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

Экономическая информационная система – это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

С ростом технической мощи ИТ компьютеры начали не просто облегчать работу человека, а позволяют выполнять то, что без ИТ было невозможным. В связи с тем, что менеджеру приходится принимать решения в условиях большой неопределенности и риска, новые возможности информационных систем очень быстро начинают находить применение в бизнесе.

5. Типы информационных систем

Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации. Организацию можно разделить на уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный; и на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Системы создаются чтобы обслужить эти различные организационные интересы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем.

Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость. Основная цель системы на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.

Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.

Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров. Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. Например, система управления перемещениями сообщает о перемещении общего количества товара, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая, где фактические издержки превышают бюджеты.

Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное принятие решений. Они имеют тенденцию сосредоточиться на менее структурных решениях, для которых информационные требования не всегда ясны.

Системы стратегического уровня – это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и в деловом окружении. Из основное назначение – приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью.

Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов обслуживаются собственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований.

Шесть главных типов систем.

Рассмотрим определенные категории систем, обслуживающих каждый организационный уровень и их значение в организации. Организация имеет исполнительные системы поддержки выполнения – Executive Support Systems (ESS) на стратегическом уровне; управляющие информационные системы – Management Information Systems (MIS); системы поддержки принятия решений – Decision Support Systems (DSS) на управленческом уровне; системы знания – Knowledge Work Systems (KWS); системы автоматизации делопроизводства – Office Automation Systems (OAS); на уровне знаний; системы диалоговой обработки запросов – Transaction Processing Systems (TPS) на эксплуатационном уровне

Таким образом, типичные системы в организациях служат для того, чтобы помочь служащим или менеджерам на каждом уровне – в функциях продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов.

6. Стратегическое использование информационных технологий

Стратегические информационные системы изменяют цели, действия, изделия, услуги или относящиеся к окружающей среде связи организаций, чтобы помочь им получить преимущество перед конкурентами. Системы, которые имеют эти результаты, могут даже изменять бизнес организаций.

Стратегические информационные системы должны отличаться от систем со стратегическим уровнем для старших менеджеров, которые сосредоточиваются на длительных проблемах принятия решения. Стратегические информационные системы могут использоваться на всех уровнях организации и рассматривают более глубокие и широкие причины, чем другие виды систем, которые мы описали. Стратегические информационные системы существенно изменяют цели фирмы, изделия, услуги внутренние и внешние связи. Они глубоко изменяют способ, которым фирма осуществляет руководств, или непосредственно сам бизнес фирмы.

Чтобы использовать информационные системы как конкурентоспособное оружие, нужно сначала понять, где должны быть выявлены стратегические возможности предпринимателей. Используются две модели фирмы и ее окружения, чтобы определить области бизнеса, где информационные системы могут обеспечивать преимущества над конкурентами. Это модель конкурентных сил и модель цепи стоимости Портера.

Информационные технологии не только изменили способ работы людей, они также изменили способ конкуренции предпринимателей. Хотя первые компьютеры использовались предпринимателями, чтобы повысить эффективность, автоматизируя то, что выполнялось прежде вручную, автоматизация считается само собой разумеющейся в веке информации. Сегодняшние фирмы не только автоматизируют, но и активно разыскивают новые способы использования ИТ для достижения превосходства над конкурентами.

Предприниматели стремились достигать конкурентного преимущества в прошлом (Porter, 1980), конкурируя одним из двух способов:

Стоимостью, т.е. дешевыми товарами или услугами;

Дифференцированием продуктов или услуг, конкурируя на восприятии клиентом качества продукции и услуг.

Начиная с 60-х годов, когда большие фирмы начали устанавливать компьютеры в отделы бухгалтерского учета, ИТ играли значительную роль в предоставлении возможности фирмам, чтобы конкурировать на низкой цене. Компьютеры использовались, чтобы автоматизировать диалоговую обработку запросов, уменьшая цикл времени и обеспечивали операционные данные для принятия решения. Всплеск новых технологий в 80-х годах открыл дополнительные возможности, такие, как уменьшение времени для создания новых изделий посредством инструментальных средств автоматизированного проектирования; оптимизация процессов компьютеризированными системами управления, в которые внесены человеческие экспертные правила решения; быстрое изменение поточной линии планирующими системами, которые интегрируют научные исследования в производство, и коммерческая информация.

7. Внедрение информационных технологий

Компания, собирающаяся внедрить компьютерную систему управления, как правило, дает следующую установку: система должна начать действовать как можно скорее, в срок и в рамках бюджета. Некоторые организации избегают внедрять подобные системы, опасаясь, что ее не будут использовать, а если будут, то неэффективно. К тому же сотрудники, которые приобретут новые навыки в процессе внедрения системы, покинут компанию, и тогда будет трудно найти технические ресурсы для поддержания её функционирования. Не получится ни экономии ресурсов, ни реализации функционального предназначения внедренной системы. Эти опасения вполне оправданны. Проекты по внедрению систем и в самом деле терпят неудачу, даже в компаниях с эффективным в остальных отношениях управлением. В тех же случаях, когда все идет более или менее нормально, зачастую не выполняются сроки начала промышленной эксплуатации и не удается остаться в рамках выделенного бюджета. Тем не менее, описанные ниже методы при их правильном применении могут способствовать сведению риска неудачного внедрения к минимуму. При надлежащем планировании и управлении вполне можно соблюсти намеченные сроки и остаться в рамках бюджета. С самого начала необходимо убедиться, что проект правильно организован.

Необходимо:

Добиться веры в успех и преданности делу со стороны тех, кто играет ключевую роль в реализации проекта.

Определить, кто будет штатным руководителем проекта по внедрению системы. Этот человек должен обладать необходимыми навыками для выполнения такой работы, желательно, чтобы он имел опыт внедрения систем.

Четко определить и отразить в документах функции и обязанности, а также сферу компетенции каждого члена группы специалистов по работе над проектом.

Убедиться, что люди, выполняющие эти функции, обладают необходимыми навыками.

Разработать подробный план работы, разбить его на этапы, определите сроки выполнения задач и придерживаться их.

Прежде чем приступить к внедрению системы, необходимо продумать организационную структуру и бизнес-процессы:

Убедиться, что правила и процедуры бухучета зафиксированы в документах по установленной форме и понятны работникам бухгалтерии.

Описать методы ведения хозяйственной деятельности и действия, которые должны быть выполнены в результате их применения.

При необходимости изменить эти методы так, чтобы они обеспечивали более эффективную работу и интеграцию новой системы.

Описать организационную структуру и подумать о том, в максимальной ли степени она отвечает целям предприятия.

Изучить наиболее эффективные методы, применяемые в отрасли.

Обеспечить создание необходимой технической инфраструктуры:

Поручить соответствующим специалистам оценку нынешней инфраструктуры на основе требований, предъявляемых новой системой. Определить роль отдела информационных систем и продумать, каким изменениям он подвергнется в новой среде.

Осуществить необходимые изменения в перечисленных областях перед тем, как передать систему в промышленную эксплуатацию. Убедиться, что система отвечает основным потребностям всех пользователей.

Документально зафиксировать потребности бизнеса с той степенью подробности, которой будет достаточно для сравнения одной системы с другой.

Пользоваться полученными документами, чтобы убедиться, что реализованные функции отвечают потребностям.

Управлять изменениями, подстраиваясь под сотрудников.

Проводить изменения постепенно, не забывая о том, что за один раз сотрудники могут освоить лишь определенное количество информации.

С самого начала задействовать всех, кто играет основную роль в осуществлении проекта. Хороший способ добиться этого - попросить их высказывать свое мнение в процессе подробного определения потребностей бизнеса.

Регулярно общаться с такими сотрудниками, давая им возможность быть услышанными.

Разработать план обучения таким образом, чтобы люди не просто научились осуществлять ввод данных в систему, но поняли, как изменится их работа.

После проведенных мероприятий можно приступать непосредственно к внедрению системы. Типовой план внедрения был разработан в компании Oliver Wight, но опыт показывает, что в той или иной степени практически все фирмы следуют этой стратегии.

Контрольная работа №2.

Тема: «Информационное обеспечение управления персоналом как управленческая проблема».

Введение

Эффективность функционирования системы управления персоналом в значительной степени зависит от информационной базы. Информационная база представляет собой совокупность данных о состоянии управляемой системы и тенденциях ее развития с помощью количественных характеристик процессов, происходящих в составе работников, в окружающей их производственной и социальной среде. Собственно, любое управленческое решение должно основываться на знании ситуации, влияющих факторов, их взаимосвязей. Информация способствует реализации всех функций управления: плановой, организационной, контрольной, регулирующей, распределительной.

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, - выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления – как информационную систему. Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Информационное обеспечение системы управления персоналом – совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления персоналом при ее функционировании.

Информационное обеспечение включает оперативную, нормативно-справочную, технико-экономическую информацию и системы документации. При проектировании и разработке информационного обеспечения системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для принятой технологии управления.

1. Виды информации и требования к ней

Информация, используемая в управлении персоналом, по своему характеру подразделяется на нормативную, справочную, методическую, учетную, основанную на материалах первичного учета, а также отчетную, представленную уже в обобщенном виде. Основной источник первичной информации – это документы отдела кадров (личные листки по учету кадров, личные карточки работников, личные дела), приказы и распоряжения, издаваемые руководством предприятия и структурных подразделений в отношении личного состава работников, первичная учетная и отчетная документация о выполненных работах и произведенной оплате, документация непромышленных структурных подразделений, обслуживающих предприятие. Другой источник информации – сами работники со своим мнением по тем или иным вопросам, материалы социологических исследований (анкетирование, интервью), результаты психофизиологических исследований (тестирование работников). В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей конфиденциальный характер. Прежде всего это касается мнений работников при изучении межличностных отношений в коллективе.

Многие процессы, определяющие кадровую ситуацию, весьма динамичны: меняется численный состав персонала в связи с текучестью, его структура по всей совокупности признаков: по полу, возрасту, стажу работы, постоянно идет процесс внутризаводского движения кадров между структурными подразделениями, меняются профессии, уровень квалификации. Информация в данном случае выступает как средство контроля за соответствием фактической структуры рабочей силы требуемой, за своевременностью укомплектования вакантных рабочих мест. Поэтому основными требованиями, предъявляемыми к кадровой информации, являются оперативность и надежность.

Социальная направленность работы с кадрами ставит задачу сбора достаточно разнообразной информации социального характера, касающейся отдельных работников. Так, при подборе кандидатов для назначения на должность необходимо, чтобы в банке данных имелись сведения не только производственного, но и социально-демографического, дисциплинарного и даже медицинского характера. Ориентация кадровой работы на развитие собственной рабочей силы не может быть успешной без знания издержек на рабочую силу, вложений в человеческий капитал (затраты на оплату труда, обучение, медицинское обслуживание, социальные услуги). Характер такой информации существенно отличается от чисто кадровой поскольку относится к системе бухгалтерского учета. Необходима количественная характеристика степени рационального использования рабочей силы, оценки результатов труда.

Обобщая сказанное, можно сформулировать следующие критерии оценки качества информации. Она должна быть:

Объективной (полной, непротиворечивой, достоверной);

Актуальной (удовлетворяющей объективные информационные потребности руководителей и специалистов по мере их возникновения в ходе развития кадровой ситуации);

Своевременной;

Лаконичной (сжатой, но без потерь необходимой полноты);

Коммуникативной (понятной и приемлемой для руководителей и специалистов).

2. Информационное обеспечение как система

Необходимость сбора, хранения, переработки, анализа большого объема разнообразной кадровой информации, предоставления ее пользователям (субъектам управления – кадровой службе и руководителям) в удобной форме ставит задачу создания на предприятии соответствующей информационной системы. Составными элементами такой системы являются оборудование и материалы для сбора, хранения, обработки, поиска и выдачи необходимых данных по кадрам предприятия, надлежаще организованный учет, приспособленный для информационного обеспечения решения кадровых задач, совокупность приемов и методов пользования данной системой, специалисты по информатике, потребители информации. Основные требования к данной системе – широкое применение ЭВМ, передовых информационных технологий, математических методов и моделирования. Основу информационной системы должен составлять единый массив, отражающий информацию о каждом работнике, его окружении и внешних по отношению к нему условиях работы, что в свою очередь требует определенной организации информации и методов оперирования с массивом данных.

Поскольку процессы, протекающие в коллективе работников и в его окружении, весьма динамичны, важно оперативно отражать все эти изменения в информационном массиве данных. Данное требование может быть выполнено в том случае, если информационная система тесным образом соприкасается с документооборотом на предприятии: приказы и распоряжения, касающиеся работников, используются для немедленной корректировки данных, содержащихся в массиве по каждому работнику. Большое значение имеет увязка кадровой информации с информацией о структуре рабочих мест, с требованиями, предъявляемыми к работнику этими рабочими местами, с возможным уровнем оплаты труда, с состоянием условий труда. Такой подход обеспечивает прежде всего решение информационно-поисковых задач (поиск работников с заданными признаками в информационном массиве), группировку, перегруппировку работников в соответствии с запросами пользователя.

Отслеживая изменения в состоянии объекта по тем или иным параметрам, произошедшие в результате реализации мероприятий, руководители в порядке обратной связи могут разработать эффективную стратегию управления и контролировать ее реализацию. Информационная система должна помочь в выявлении наиболее значимых факторов и установлении причинно-следственных зависимостей между факторами и результатами. Такого рода информация необходима для разработки целевых установок, положенных в основу развития кадров предприятия.

3. Актуальные задачи совершенствования информационного обеспечения управления

Эффективное управление различными социальными организациями и системами немыслимо без использования информации. Такая ситуация предопределяется тем, что «управление в своей сущности есть подготовка, принятие и осуществление цепи последовательных решений управляющей системой на основе информации, отражающей состояние управляемого объекта и окружающей среды, а также степень исполнения (или невыполнения) принятых управленческих решений». Под информацией обычно понимают «процесс передачи сообщений между передающей и принимающей системами, что ведет к изменению разнообразия состояния последней».

Эффективность деятельности предприятия определяется правильностью принимаемых управленческих решений. Отсутствие либо недостаток необходимой информации оказывается главной причиной ошибок менеджеров. Информация – это один из ресурсов организационной системы. Отличие от других видов ресурсов в том, что информация не исчезает в процессе переработки, но изменяет свою полезность. Характеризуется информация формой представления, объемом, периодичностью поступления, частотой корректировки, затратами на получение и хранение.

Понятие «информация» имеет смысл лишь при наличии источника (информатора) и получателя. При рассмотрении информации используют показатели: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость. Объем информации определяется символами, числом знаков, букв. Объем воспринимаемой информации о каком-либо объекте характеризуется символьным объемом, количеством текста, графиков, рисунков, временем получения и анализом информации.

При оценке подобной информации используют качественные показатели:

Информация избыточна;

Информация недостаточна;

Информация достоверна;

Ценность информации.

Избыточная информация повышает качество последующих управленческих решений, но требует больших затрат времени для ее передачи и анализа.

Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения.

Достоверность информации – это показатель соответствия полученных сведений реальным. Чем меньше звеньев принимает участие в передаче информации, тем выше ее достоверность. Искажение может произойти по объективным и субъективным причинам.

Ценность информации может рассматриваться с двух позиций: ценность для получателя по отношению к будущей прибыльности (потребительская ценность) и ценность с точки зрения понесенных затрат.

Управленческую информацию классифицируют по различным признакам:

1) характеру управленческого реагирования (требующая срочных решений, предназначенная для будущих решений);

2) форме представления (документ, устно, компьютерным способом);

3) времени появления (оперативная, суточная, месячная, годовая);

4) уровню доступности (секретная, внутренняя, внешняя);

5) функциональному назначению (плановая, финансовая, техническая, маркетинговая);

6) принадлежности к объекту управления (агрегат, участок, цех, предприятие);

7) степени обобщения в управленческом процессе (первичная, производная, итоговая).

Управление социальными системами, их подсистемами и организациями предполагает производство, воспроизводство и применение различных видов информации. Оно включает:

Производство информации в виде научных исследований, изобретений, открытий, обобщения практического опыта в области производства, культуры, образования, социально-политической жизни;

Сбор, отбор, оценка информации, необходимой для управления;

Аналитико-синтетическая переработка информации (библиографическое описание, классификация, аннотирование, реферирование, перевод, кодирование);

Хранение и поиск информации;

Размножение и распространение информации, передача ее потребителю;

Использование информации;

Контроль за эффективностью использования информации.

Потребность в информации разных субъектов и звеньев управления неодинакова и определяется прежде всего теми задачами, которые решает в процессе управления тот или иной руководитель, работник управленческого аппарата. Она зависит также от масштаба и важности принимаемых решений (чем масштабнее и важнее решение, тем больше по объему и разнообразная по содержанию информация необходима для его подготовки и принятия), от количества и характера управляемых, регулируемых параметров, от количества вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта, от величины и разнообразия возмущающих управляемую систему внутренних и внешних воздействий, от количества и качества показателей, характеризующих результаты функционирования данной системы. По мере совершенствования управления обществом возрастает необходимость знания об объектах управления, будь это социальные группы, слои населения, социальные организации, территориальные общности или подсистемы общества - экономическая, социальная, политическая, социокультурная. В этих условиях и субъект, и объект управления нуждаются в достоверной и полной информации о функционировании общества, его основных подсистем, организаций и групп. Социологические исследования показывают, что руководители и менеджеры редко и не в полной мере используют доступную информацию, несмотря на приписываемую ей первостепенную роль в процессах управления. Разработчики социальных программ чаще всего жалуются на то, что результаты их труда не используются или редко используются в управленческой деятельности. «В результате социологических исследований установлено, что менеджеры более 50 % своего времени тратят на распределение документов среди подчиненных, на обсуждение их с подчиненными и на участие в совместном с подчиненными или вышестоящими руководителями решении возникающих проблем. Менее 50 % опрошенных работников сферы управления использовали компьютерные отчеты в качестве основы для оценки и поощрения работников, запросов большего количества ресурсов или их перераспределения, пересмотра методов и процедур организаторской деятельности и функционирования системы управления, повышения достоверности информации. Поэтому в практике управления важное значение приобретает выявление и изучение основных факторов, определяющих интенсивность использования информации менеджерами. Первым из таких факторов является организационная культура. Будут ли содержащиеся в информационных потоках данные правильно восприняты, поняты и воплощаются ли в практические действия менеджера, в существенной мере зависит от его организационной культуры. В системах оценки работников управленческой сферы, как и в прежние времена, чаще всего используются такие критерии, как пунктуальность, ответственность и умение сотрудничать, а не способность быстро и квалифицированно отыскать и использовать новую информацию, необходимую для успешного решения задач, стоящих перед данной организацией. Второй фактор, влияющий на использование менеджером полученных данных, касается содержания информационных потоков, поступающих в сферу управления, они должны помогать направлять и концентрировать внимание управленцев на насущных проблемах управленческого труда, тем самым мотивируя их более активную и эффективную деятельность. Наконец, следует иметь в виду, что «использование информации управленческими кадрами требует поддержки и содействия должностных лиц, функционирующих на верхних этажах управленческой пирамиды. В этом - решающий залог соответствия получаемой информации сфере деятельности, компетентности и полномочиям субъекта управления, который ее использует. Одним из важнейших требований к информации, используемой в управлении, является ее оптимальность и полнота. Оптимум информации означает, что она должна содержать все необходимые сведения по всем управляемым параметрам, причем только необходимые сведения об управляемом объекте.

4. Информационное обеспечение управления персоналом как управленческая проблема

В последнее время широкое распространение получило использование ПК в структурных подразделениях организации, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т. д. В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ПК. Недостатки традиционного подхода организации массивов информации в памяти ПК, при котором разработка информационной базы ориентировались на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ориентированной. Все это обусловило новую организацию данных в ЭВМ, что нашло свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз. Банк данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными. В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления. В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают получаемые результаты.

Внедрение системы автоматизации управления, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы. Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении систем управления и рекомендации по их решению.

Для того чтобы определить, насколько, данная организация централизована по сравнению с другими, выявляют следующие характеристики:

1. Количество решений, принимаемых на нижестоящих уровнях управления. Чем больше число решений, которые принимают нижестоящие руководители, тем меньше степень централизации;

2. Важность решений, принимаемых на нижестоящих уровнях, последствия решений, принимаемых на нижестоящих уровнях;

3. Контроль за работой подчиненных. В слабо централизованной организации высшее руководство редко проверяет повседневные решения подчиненных. Оценка действий производится на основании суммарных достигнутых результатов.

А насколько сегодня удовлетворяется спрос на деловую информацию? Как считают 23% респондентов, он удовлетворяется более чем наполовину. Однако, как видно из приведенного ниже распределения ответов, эта оптимистическая часть респондентов не слишком многочисленна и количественно почти вдвое уступает тем, кто придерживается прямо противоположной точки зрения и считает, что удовлетворяется только малая часть информационных запросов. Говоря в целом, можно констатировать, что спрос сегодня на деловую информацию, по оценкам респондентов, удовлетворяется плохо.

Насколько сегодня удовлетворяется спрос на деловую информацию? (ответы респондентов)

0% - полностью

23% - более чем наполовину

26% - примерно наполовину

26% - менее чем наполовину

17% - практически не удовлетворяется

8% - затрудняюсь сказать

Масштабность проблемы информационного обеспечения управления персоналом такова, что отмеченная позитивная динамика пока не достаточна для существенного продвижения в желаемом направлении. Имеется много факторов, препятствующих выходу предпринимателей на рынок деловой информации. Одним из наиболее существенных является «информационная закрытость» самого рынка. Каждый второй опрошенный указывает на имеющийся «вакуум» в представлениях о возможностях существующего информационного рынка, правилах его функционирования. Поэтому до 40% предпринимателей предпочитает обращаться за нужной информацией к коллегам и знакомым.

Что в наибольшей мере мешает выходу предпринимателей на информационный рынок? (ответы респондентов, возможно несколько ответов)

52% - плохо знают о существующих возможностях

39% - нет нужных услуг

32% - неактуальность данных

32% - недостоверность данных

26% - трудность доступа к данным

26% - стоимость услуг

23% - ненадежность коммуникаций

23% - правовая неурегулированность

16% - низкая оперативность получения информации

На отсутствие требующихся информационных услуг жалуются почти 40% опрошенных. Существенно возросли претензии к таким качественным показателям информации, как актуальность и достоверность. Кроме того, доступ к нужным данным все еще остается сложным. Респонденты не согласны с действующими тарифами на информационные услуги и ресурсы, а также особо отмечают высокие эксплуатационные расходы, которые возникают при получении информации. Все в целом приводит к тому, что спрос на деловую информацию все еще не удовлетворяется ни по объему, ни по содержанию.

Надежды на улучшение информационного обеспечения предприниматели все чаще связывают с новыми интернет - технологиями. У многих респондентов (68%) сложилось твердое мнение, что Интернет способен стимулировать предпринимательскую активность. В опросе, проведенном по электронной почте весной 2002 года, предпринимателям задавался вопрос: “Помогает ли Интернет малым предприятиям находить инвесторов для своих бизнес - проектов?”. 7% ответили утвердительно, а 34% смогли частично удовлетворить имеющуюся инвестиционную потребность. В условиях колоссального дефицита финансовых ресурсов для развития малого бизнеса и такой результат может считаться большим успехом.

Опросы показывают, что количество пользователей бизнес - ресурсами среди предпринимателей из года в год возрастает. Динамика в исследовавшихся аудиториях за три года такова: в 2000 году 64% опрошенных указывали, что пользовались возможностями Интернета. В 2001 году их число составило около 70%, а в последнем опросе достигло отметки 84%. Однако еще не все интернет - потребители из числа предпринимателей пока полностью удовлетворены общением с сетью. Уверенно заявили, что интернет - технологии помогают получать их предприятиям (организациям) реальные конкурентные преимущества на рынке менее 40% опрошенных. Каждый второй (48%) находит в этом что-то для себя полезное, но в отдельных случаях. Остальные пока не ощутили конкретных практических выгод. Тем не менее, мало уже тех, кто сомневается, что интернет - услуги и технологии получат дальнейшее распространение в ближайшем будущем, хотя не все из них с одинаковой скоростью.

Какие первоочередные меры сегодня нужны для улучшения информационного обеспечения предпринимательства в России? (Допускалось несколько ответов)

77% - расширение доступа к государственным информационным ресурсам

71% - создание общероссийской системы деловой информации

65% - ответственность за качество, достоверность информации

61% - создание каталогов, навигационных систем для поиска информации

48% - укрепление нормативно-правовой базы деловой информации

48% - взаимодействие структур и систем, обладающих бизнес информацией

48% - введение в бюджетах всех уровней строки на информационную поддержку бизнеса

45% - усиление информационной поддержки предпринимателей в СМИ

36% - проведение специализированных выставок и ярмарок в информационной сфере

32% - выработка общей концепции информационного обслуживания предпринимателей

29% - объединение создателей и пользователей деловой информацией в форме ассоциаций (союзов) для лоббирования своих интересов

16% - развитие клубных форм пользования Интернетом

16% - создание Общественного совета по проблемам информации для бизнеса

5. Виды информационного обеспечения управления персоналом

Информационное обеспечение службы управления персоналом укрупнено можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация информационного обеспечения может быть использована только при том, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (например, персональные компьютеры или используемые вычислительные ресурсы организации).

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документации. Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники. Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики); по линии обратной связи – от объекта к органу управления – следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Основным элементом внутримашинного информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя.

Заключение

В заключение можно сделать вывод, что в числе первоочередных мер более 70% респондентов называют необходимость рассмотрения вопроса о создании общероссийской системы деловой информации. Понятно, что подобная система не появится в одночасье. Поэтому, предлагается произвести отладку того, что уже есть. Так, примерно каждый второй респондент считает важным наладить взаимодействие структур и систем, обеспечивающих бизнес информацией. Но 55% опрошенных не только поддерживают требование об усилении координации, консолидации различных структур по активизации информационного обеспечения, но и считают этот процесс осуществимым. В частности, весомым результатом совместных усилий могло бы стать создание каталогов деловой информации, а также разработка путеводителей, навигационных систем для поиска информации, так считают порядка 60% предпринимателей. Практически все опрошенные предлагают активизировать работу по формированию информационной культуры предпринимателей.

Усиление информационного обеспечения бизнеса должно включать, по мнению каждого второго опрошенного, и большую информационную поддержку, в том числе через средства массовой информации, особенно на региональном уровне. Также в заключение, можно констатировать, что отношение предпринимателей к состоянию информационного обеспечения остается стабильным, но неудовлетворительным. На фоне общего развития интернет - технологий в мире происходит отставание российских предпринимателей от их западных коллег. Основными мерами, которые могли бы исправить складывающееся положение и повысить эффективность информационного обеспечения, причем без необходимости получения новых знаний и финансовых затрат, могли бы стать:

доступ к государственным информационным ресурсам;

развитие региональных и местных систем информационного обеспечения;

организация взаимодействия уже действующих систем информационного обеспечения и союзов предпринимателей и структур поддержки.

Список использованной литературы

1. Венделин А.Г. Подготовка и принятие управленческого решения. М.: Экономика, 2002.

2. Кибанов А.Я., Захаров Д.К. Организация управления персоналом на предприятии. М.: ГАУ, 1994.

3. Коул Д. Управление персоналом в современных организациях. М.: Вершина, 2004.

4. Круглов М.И. Стратегическое управление компанией. Учебник для вузов. М.: Русская Деловая литература, 2002.

5. Маслов В.И. Стратегическое управление персоналом в условиях эффективной организационной культуры. М.: Финпресс, 2004.

6. Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия. Учебное пособие. Новосибирск, ИНФРА-М, 2003.

7. Одегов Ю.Г. Управление персоналом: Оценка эффективности. Учебное пособие для вузов. М.: Экзамен, 2004.

8. Опарина М.В. Информация в бизнесе. М.: Смарт, 2004.

9. Самоукина Н.В. Управление персоналом: Российский опыт. СПб, 2003.

10.Семенова А.Н. Информатизация управления на современном предприятии. Экспертиза, 2006.

11. Спивак В.А. Управление персоналом. Практикум по курсу. СПб, 2000.

12. Шекшня С.В., Ермошкин Н.Н. Стратегическое управление персоналом в эпоху Интернета. Издание 6-е (Серия «Библиотека журнала «управление персоналом») М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002.

13. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: Управление персоналом, управленческая психология, управление на предприятии. М.: Высшая школа, 2000.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Страница
1

Введение

Эффективность функционирования системы управления персоналом в значительной степени зависит от информационной базы. Информационная база представляет собой совокупность данных о состоянии управляемой системы и тенденциях ее развития с помощью количественных характеристик процессов, происходящих в составе работников, в окружающей их производственной и социальной среде. Собственно, любое управленческое решение должно основываться на знании ситуации, влияющих факторов, их взаимосвязей. Информация способствует реализации всех функций управления: плановой, организационной, контрольной, регулирующей, распределительной.

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, - выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления – как информационную систему. Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Информационное обеспечение системы управления персоналом – совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления персоналом при ее функционировании.

Информационное обеспечение включает оперативную, нормативно-справочную, технико-экономическую информацию и системы документации. При проектировании и разработке информационного обеспечения системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для принятой технологии управления.

Виды информации и требования к ней

Информация, используемая в управлении персоналом, по своему характеру подразделяется на нормативную, справочную, методическую, учетную, основанную на материалах первичного учета, а также отчетную, представленную уже в обобщенном виде. Основной источник первичной информации – это документы отдела кадров (личные листки по учету кадров, личные карточки работников, личные дела), приказы и распоряжения, издаваемые руководством предприятия и структурных подразделений в отношении личного состава работников, первичная учетная и отчетная документация о выполненных работах и произведенной оплате, документация непромышленных структурных подразделений, обслуживающих предприятие. Другой источник информации – сами работники со своим мнением по тем или иным вопросам, материалы социологических исследований (анкетирование, интервью), результаты психофизиологических исследований (тестирование работников). В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей конфиденциальный характер. Прежде всего это касается мнений работников при изучении межличностных отношений в коллективе.

Многие процессы, определяющие кадровую ситуацию, весьма динамичны: меняется численный состав персонала в связи с текучестью, его структура по всей совокупности признаков: по полу, возрасту, стажу работы, постоянно идет процесс внутризаводского движения кадров между структурными подразделениями, меняются профессии, уровень квалификации. Информация в данном случае выступает как средство контроля за соответствием фактической структуры рабочей силы требуемой, за своевременностью укомплектования вакантных рабочих мест. Поэтому основными требованиями, предъявляемыми к кадровой информации, являются оперативность и надежность.

Социальная направленность работы с кадрами ставит задачу сбора достаточно разнообразной информации социального характера, касающейся отдельных работников. Так, при подборе кандидатов для назначения на должность необходимо, чтобы в банке данных имелись сведения не только производственного, но и социально-демографического, дисциплинарного и даже медицинского характера. Ориентация кадровой работы на развитие собственной рабочей силы не может быть успешной без знания издержек на рабочую силу, вложений в человеческий капитал (затраты на оплату труда, обучение, медицинское обслуживание, социальные услуги). Характер такой информации существенно отличается от чисто кадровой поскольку относится к системе бухгалтерского учета. Необходима количественная характеристика степени рационального использования рабочей силы, оценки результатов труда.

Обобщая сказанное, можно сформулировать следующие критерии оценки качества информации. Она должна быть:

Объективной (полной, непротиворечивой, достоверной);

Актуальной (удовлетворяющей объективные информационные потребности руководителей и специалистов по мере их возникновения в ходе развития кадровой ситуации);

Своевременной;

Лаконичной (сжатой, но без потерь необходимой полноты);

Коммуникативной (понятной и приемлемой для руководителей и специалистов).

Информационное обеспечение как система

Необходимость сбора, хранения, переработки, анализа большого объема разнообразной кадровой информации, предоставления ее пользователям (субъектам управления – кадровой службе и руководителям) в удобной форме ставит задачу создания на предприятии соответствующей информационной системы. Составными элементами такой системы являются оборудование и материалы для сбора, хранения, обработки, поиска и выдачи необходимых данных по кадрам предприятия, надлежаще организованный учет, приспособленный для информационного обеспечения решения кадровых задач, совокупность приемов и методов пользования данной системой, специалисты по информатике, потребители информации. Основные требования к данной системе – широкое применение ЭВМ, передовых информационных технологий, математических методов и моделирования. Основу информационной системы должен составлять единый массив, отражающий информацию о каждом работнике, его окружении и внешних по отношению к нему условиях работы, что в свою очередь требует определенной организации информации и методов оперирования с массивом данных.

Поскольку процессы, протекающие в коллективе работников и в его окружении, весьма динамичны, важно оперативно отражать все эти изменения в информационном массиве данных. Данное требование может быть выполнено в том случае, если информационная система тесным образом соприкасается с документооборотом на предприятии: приказы и распоряжения, касающиеся работников, используются для немедленной корректировки данных, содержащихся в массиве по каждому работнику. Большое значение имеет увязка кадровой информации с информацией о структуре рабочих мест, с требованиями, предъявляемыми к работнику этими рабочими местами, с возможным уровнем оплаты труда, с состоянием условий труда. Такой подход обеспечивает прежде всего решение информационно-поисковых задач (поиск работников с заданными признаками в информационном массиве), группировку, перегруппировку работников в соответствии с запросами пользователя.