Основные виды информационных потоков в организации. Курсовая работа информационные потоки и документооборот на предприятии. Управление предприятием: системное представление

Под информационным управлением понимается организация и использование систем информационного обеспечения производственно-хозяйственных процессов на предприятии. Оно базируется на системном подходе, который охватывает все виды деятельности, связанные с планированием и управлением процессами, нацеленными на обеспечение предприятия релевантной информацией. Каждое предприятие должно иметь свою стратегию интеграции информационного обеспечения принятия решений, определяемую паспортными данными изделия, его жизненным циклом и технологией изготовления, выбранным способом обработки данных, средствами передачи информации клиентам и партнерам и другими факторами.

Чрезвычайно велико значение информационного обеспечения логистического процесса. Подчеркивая самостоятельное значение для эффективного функционирования предприятия управления информационными потоками и ресурсами, многие специалисты выделяют особую, информационную логистику.

Действительно, в центре эффективного управляемого материального потока должен находиться эффективно управляемый поток информации. Различают три варианта взаимодействия материальных и информационных потоков, когда информация опережает, сопровождает и поясняет материальный поток после его прохождения.

Опережение информационным потоком материального ставит своей целью устранение узких мест в производственном процессе. Опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе; опережающий информационный поток в прямом направлении - это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза.

Сопровождающие, когда одновременно с материальным потоком идет информация о количественных и качественных параметрах материального потока позволяет быстро и правильно идентифицировать товарно-материальные ценности и направить их по назначению.

Прохождение информационного потока с отставанием от материального обычно допускается только для оценки последнего. Вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству и качеству, разнообразные претензии, подтверждения, информация о взаимных расчетах и т.д.

Цель информационного обеспечения в логистике заключается в том, чтобы получить возможность управления, контроля и комплексного планирования движения материалов и изделий. Для этого необходимо полный контроль всей массы создаваемой и передаваемой информации. Все более насущной становится проблема непрерывного учета результатов функционирования системы, что способствует оперативному внесению изменений как в построение, так и в реализацию хода производственных процессов и товародвижения. Сегодня преуспевают те компании, которые в состоянии быстрее всех собрать и обработать достоверную информацию (о состоянии финансов и складов, о движении материалов, о ценах у конкурентов и т.д.) и, проанализировав ее, принять то или иное решение, - чтобы не отстать и сыграть на опережение.

Превращение параметров и данных в информацию для управления подчиняется определенным принципам. Главным из них является принцип минимального необходимого количества информации, в основе которого лежат принципы универсализации и оптимальной детализации информации. Не менее важным является принцип надежности собираемой информации. Высокая степень случайности возникающих событий часто ведет к неустойчивым показателям, имеющим временный характер, которые могут оказывать хотя и временное, но существенное влияние на величину других показателей. Из динамики и случайной изменчивости современного производства вытекает необходимость соблюдения принципа постоянства сбора производственной и коммерческой информации.

Управление информационным потоком предполагает осуществление следующих основных типовых функций:

Фильтрацию потока, т.е. избирательную переработку одних и отторжение других информационных данных и документов;
- накопление информации и хранение данных в информационном массиве;
- объединение и разделение информационных потоков в структуре информационной системе и в сетях коммуникаций;
- транспортировку потоков информации;
- различные элементарно-информационные преобразования;
- обработку информации, направленную на получение данных, связанных с осуществлением логистических операций.

Информационное обслуживание логистической системы должно удовлетворять определенным организационным требованиям.

К основным из которых относятся следующие:

А) системность обслуживания, которая проявляется:
- в комплексности видов информационного обслуживания с учетом характера деятельности потребителей и решаемых ими задач в логистических процессах;
- во всестороннем удовлетворении информационных потребностей, возникающих у работников в логистической системе;
б) надежность обслуживания, которая предполагает такое обеспечение информацией, когда на каждом этапе выполнения работ потребитель получает всю необходимую ему информацию в нужные сроки и в наиболее удобном для него виде;
в) полнота обслуживания, которая подразумевает:
- полноту охвата выполняемых потребителем работ;
- полноту доведения до конкретного потребителя необходимой информации, отобранной для него из информационного потока;
г) дифференцированность обслуживания, состоящая в том, что каждый потребитель индивидуально обеспечивается информацией, способствующей решению поставленных перед ним задач в логистическом процессе.

Основными компонентами информационной составляющей логистики являются системы обработки информации и передачи логистических данных. Принятие управленческих решений требует не только наличия обычной техники генерирования, сбора и обработки данных, но и создания информационной инфраструктуры, т.е. создания системы сбора и обработки данных в заранее определенных точках логистической цепи, обмена информацией между точками и передачи информации на различные уровни управления.

Большое разнообразие и объем собираемых данных требуют и системного подхода к их обработке. В мире объем самой разной информации, передаваемой через информационно-телекоммуникационную инфраструктуру, удваивается каждые 2-3 года. Проблема «информационных перегрузок» решается сегодня с помощью извлечения из всего массива данных необходимой для нужд пользователя информации путем применения совершенных средств оборота, дальнейшей обработки и своевременного обновления информации. Современные технологии позволяют решать вопросы сжатия внутрифирменной и внешней информации, использования коммерчески выгодных интерфейсов, трансфера совместно используемых знаний между организационными подразделениями и партнерами по кооперации.

Быстрое развитие сетей локальных систем со сверх региональной и даже интернациональной структурой приводит к отказу от классических рабочих полей информатики и широкому привлечению средств телекоммуникаций. Создание и эксплуатация соответствующей коммуникационной структуры относятся к задачам информационного менеджмента, однако, в отличие от общепринятого понимания информационного менеджмента в информационной логистике на первом плане стоят информационные потоки между действиями (операциями) по внутри - и межфирменной координации.

Обработка логистической информации

В логистической системе весь ход подготовки и принятия решений в значительной мере является процессом переработки информационного потока. Полная и своевременная обработка информации должна обеспечивать устойчивую связь процессов снабжения, учета потребностей производства, удовлетворение имеющихся заказов на . В этих условиях разрыв информации или ее оперативное поступление могут привести к нарушению снабжения предприятия определенного вида ресурсами, сбоям в производственном процессе, снижению качества обслуживания потребителей.

Эффективное управление материальными потоками невозможно в отсутствии мощной информационной системы, обеспечивающей менеджеров разного уровня необходимой и достоверной информацией для планирования и контроля за функционированием логистической системы. Принятие управленческих решений немыслимо без надлежащего обмена информацией между различными звеньями управления, без наличия информационной структуры, определяемой системой потоков информации как между источниками и получателями сверху вниз (управление процессами), снизу вверх (контроль процесса), так и между параллельными подразделениями разного функционального назначения.

В идеальном случае информационная система играет роль «центральной нервной системы», связывая воедино производственный план, план материально-технического снабжения и сбыта, и обеспечивает интегрированное управление материальными и информационными потоками, циркулирующими в логистической системе.

Корпоративная информационная система сегодня обеспечивает оптимальное управление производством, запасами, транспортными средствами, качеством продукции, сортировкой и упаковкой, ликвидацией простоев, техническим обслуживанием производства и т.д. Она не только планирует производство по усовершенствованным методикам, контролирует выполнение плана работ, составляет технологические карты, управляет финансами и трудовыми ресурсами, но и осуществляет ряд «непроизводственных» функций. В их числе - контроль сервисного обслуживания, распределение готовой продукции и маркетинг.

Необходимо иметь в виду, что создание корпоративной информационной системы требует существенных затрат, оправданность которых зависит от четкого выявления информационных потребностей логистики.

Процесс выявления информационных потребностей можно представить в виде «компромисса» между затратами на получение соответствующей информации и выгодой от снижения степени риска, которая обеспечивается наличием данной информации. Аналогично решаются вопросы о количестве хранимой в информационной системе информации, скорости ее передачи, обработки, и т.д.

Одновременно при создании информационной системы следует принимать во внимание тот факт, что потребность в количестве и качестве информации на различных уровнях управленческой иерархической структуры неодинакова. Это значит, что информационная система должна обеспечивать каждый иерархический уровень информацией, необходимой для принятия решения на данном конкретном уровне.

Современные информационные системы являются, по существу, результатом эволюционного развития автоматизированных систем управления предприятием. Новые экономические условия привели к изменению задач управления предприятием. Как следствие, возникли и новые требования к автоматизированным информационным системам.

Современная информационная система задействована на интегрированное управление логистикой и производством, обеспечение рациональных бизнес-процессов.

Современные информационные технологии дают три преимущества. Это снижение издержек за счет оптимизации бизнес-процессов, в том числе «сжатия» их во времени, гарантированное выполнение заказов в нужном объеме и в нужные сроки, обеспечение качества продукции через качество производственных и управленческих технологий.

Внедрение автоматной системы управления предприятием позволяет увеличить объем продаж не менее чем на 15%, а экономический эффект от снижения потерь окупает все затраты на систему уже через 1-2 квартала после начала ее работы в полном контуре. При этом оперативные потери или упущенные выгоды снижаются на 80-90%, а стратегические потери - на 60-90%.

Например, исследования показывают, что общий эффект от внедрения системы за счет снижения потерь в процессе сбыта составляет не менее 2% от объема продаж. Это связано в первую очередь с минимизацией потерь, которые бывают вызваны срывами поставок продукции из-за сбоев и ошибок в планировании поставок, неполной или потерянной информации, из-за низкой скорости прохождения заявок, невысокой гибкости учета потребностей клиента и т.д. Практически та же цифра получается при расчете экономического эффекта от снижения потерь в сфере управления складскими запасами. Система позволяет получать в режиме мониторинга информацию о состоянии конкретного материального ресурса в любом месте хранения в соответствии со всеми внешними и внутренними документами по его перемещению, что позволяет обеспечивать режим непрерывной инвентаризации.

Информационная система должна обеспечивать фиксацию, хранение и обработку всей информации, существенной для принятия управленческих решений.

1. Объектом работы информационной логистики является информационный поток.

Информационный поток - это совокупность циркулирующих внутри логистической системы, между нею и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля логистических операций.

Организация информационных потоков - дорогостоящее дело. На их формирование, передачу, прием, хранение, анализ расходуются большие средства.

Информационные потоки протекают в информационном пространстве. Оно обширно и практически охватывает весь земной шар и освоенную часть космоса. Использование этого пространства - дело не простое, оно требует межгосударственных решений по использованию коммуникаций связи на территории каждой страны - транспортных магистралей (железнодорожных, водных, воздушных), средств космической связи, телеграфных и радиорелейных линий и др. Использование названных коммуникаций (например, доставка почты во Францию через территорию Литвы, Польши и Германии) - дорогостоящее дело.

Создание и поддержание в надлежащем состоянии материально-технической базы, обеспечивающей движение информационных потоков, - капиталоемкий и длительный процесс.

Сообщения. составляющие информационные потоки. выполняются на разных носителях.

→ бумажных документах традиционного типа;

→ электронных документах (магнитных и бумажных - перфоленте, перфокартах);

→ устные:,

→ телефонные;

→ речевые (общение без телефона).

В логистике выделяют следующие виды информационных потоков в зависимости:

→ от вида связываемых потоком систем:

горизонтальный (информационные потоки, охватывающие сообщения между партнерами по хозяйственным связям одного уровня управления: предприятиями-поставщиками и предприятиями-потребителями материальных ресурсов либо между ними и их посредниками по процессу обращения товаров);

вертикальный (информационные потоки, охватывающие сообщения, поступающие сверху, из руководящих инстанций в подведомственные им звенья логистической системы: из корпорации холдинга в дочерние предприятия и т. д.);

→ места прохождения:

внешний (информационные потоки, протекающие в среде, внешней по отношению к логистической системе. Так, горизонтальные информационные потоки сообщений от предприятий - партнеров (других логистических систем) выступают внешними по отношению к тому партнеру, которому они направлены и который их получит);

внутренний (информационные потоки - сообщения, циркулирующие внутри одной логистической системы (предприятия, оптовой базы и др.). Для логистических подсистем внутренними являются потоки сообщений внутри подсистемы, остальные сообщения для ник внешние);

→ направления по отношению к логистической системе:

входной (информационные потоки представляют собой сообщения, входящие в логистическую систему либо в одну из ее подсистем);

выходной (информационные потоки - сообщения, выходящие за пределы одной логистической системы либо одной из ее подсистем);

→ срочности

обычные;

срочные (соответствующая пометка "срочная" указывается на носителе информации и служит указателем срочности сообщения);

очень срочные - "молнии" (соответствующая пометка "срочная", "молния" указывается на носителе информации и служит указателем срочности сообщения);

→ конфиденциальности (секретности):

обычные;

→ значимости для информационных потоков почтовых сообщений

простые;

заказные (принимаются с регистрацией, с выдачей отправителю квитанции об их приемке, вручаются адресату под роспись. За своевременность их доставки организации связи ведут контроль полнее, чем простых сообщений);

ценные (имеют цену компенсации, которую в случае их утери организации связи уплачивают подателю сообщения);

→ скорости передачи:

традиционные (почтовые сообщения);

быстрые (факсимильная связь, электронная почта, телеграф, телетайп, телефон);

→ области охвата (в зависимости от этого различаются способ отправки сообщений, расходы на их отправку, порядок оформления, язык сообщения и другие особенности подготовки и отправки сообщений):

местные;

иногородние;

дальние;

международные.

Важную роль среди информационных потоков играют сообщения документального характера, которые оформляются чаще всего на бумажных носителях определенной формы, заполненных в установленном порядке и заверенных подписями и печатью отправителя сообщения. Такие сообщения называются документальными.

2 Информационный поток характеризуется такими показателями. как:

→ источник возникновения;

→ направление движения потока;

→ скорость передачи и приема;

→ интенсивность потока и др.

Информационные потоки характеризуют с помощью следующих оценок.

→ по источнику возникновения;

→ направлению;

→ объему;

→ периодичности;

→ порядку согласования;

→ порядку утверждения;

→ срокам действия;

→ порядку хранения и др.

Источники возникновения сообщений могут быть различными от участников логистических цепей и смежных с ними организаций, сообщения которых влияют на перемещение, организацию и приемку потоков. Таковы сообщения, например, паводковой комиссии об аварии моста и его разрушении, сделавшие невозможным проезд по нему и требующие движения по иному маршруту.

По направлению информационные потоки могут быть горизонтальными (туда и обратно) и вертикальными (сверху вниз и обратно). Горизонтальными называют сообщения между участниками логистического процесса одного уровня - равноценными партнерами. Вертикальные информационные потоки протекают между разными уровнями управления: верхним- руководящим и нижним - подчиненным. Таковы, например, сообщения дирекции предприятия руководителям цехов и ответы на них.

Направление информационного потока трактуется и по другому: как прямое и косвенное. Прямое направление партнеру (руководителю) или другому адресату - для исполнения требований, имеющихся в сообщении. Косвенное направление информационного потока - направление копий сообщений для сведения, ознакомления с данным вопросом, без участия в его решении.

Есть и третий вариант определения понятия направление информационного потока- учет географического или территориального адресата его назначения: на Крайний Север, Дальний Восток, Украину и другие страны, либо область (край), город, населенный пункт назначения сообщения.

Объем информационных потоков учитывают несколькими способами. Один из них - учет размеров потока по числу: документов; листов в потоке; страниц в потоке; пачек документов. Этот способ применяют для определения объема больших информационных потоков.

Второй способ учета объема информационных потоков применяют для малых потоков. При нем объем потока определяют числом строк в документе - документо-строк или числом слов в сообщении - телеграммах.

Третий способ - учет числа знаков в сообщении - оценивается в компьютерных системах в особых единицах измерения для учета потребности в магнитных носителях, размещения в памяти ПЭВМ и в других случаях.

Периодичность информационных потоков характеризует частоту их формирования. В логистике многие информационные потоки - разовые, не повторяются и создаются один раз на каждый материальный поток, параллельно с ним, чуть ранее или чуть позже. Но некоторые информационные потоки в логистике оформляют один раз в месяц, ежеквартально и с другой частотой. Такова, например, отчетность по движению материальных ресурсов.

Информационные потоки документального характера проходят при оформлении определенную процедуру согласования. Так, плановые сообщения на предприятиях согласуют с руководителями цехов и членами дирекции предприятия. Для каждого документа обычно устанавливают определенные правила согласования его проектируемого содержания.

Каждое документальное сообщение информационного потока утверждается (подписывается) определенными лицами: генеральным директором, исполнительным директором, их заместителями и т. д. Без соответствующей подписи документ силы не имеет.

Некоторые документы имеют срок действия, за пределами которого они становятся недействительными. Таковы лицензии, квоты, право на место в транспортном средстве, некоторые уведомления о возможности заказа, праве на востребование похищенного груза и др. Такие документы можно использовать лишь в течение срока их действия.

Но большая часть информационных потоков к таким документам не относится и представляет собой уведомительные сообщения, необходимые для управления материальными потоками: раскрывает характеристику этих потоков и состояния их движения к заданному месту доставки.

Различен и порядок хранения сообщений, доставленных в информационных потоках. Некоторые сообщения собирают в отдельные пачки, другие хранят на магнитных носителях и в другой форме.

Срок хранения информации различен: один, два года, пять лет, постоянно (вечно) и др.

3. Управлять информационным потоком можно 1 .

→ изменяя направление потока;

→ ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема;

→ ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.

4. Информационные потоки в логистике формируются в соответствии с материальными. Считается, что каждому материальному потоку соответствует информационный поток. Такое соответствие не всегда бывает изоморфным (полным).

Часто информационные и материальные потоки протекают в разных временных интервалах. Так, материальный поток может прибыть в заданное место, а документы на него сюда могут быть еще не доставлены. Тогда материальный поток считается неотфактурованными поставками, принимается получателем на ответственное хранение и лишь потом, после прибытия документов, проверяется соответствие прибывших материалов этим документам.

Может быть и наоборот: документы на груз прибыли на место назначения, а материальный поток находится еще в пути следования. Такие документы фиксируются как основание для учета "запасов в пути" и после прибытия груза сверяются с его составом и объемом.

Предпочтительнее вариант опережения информационных потоков по сравнению с движением материальных потоков. Это дает возможность лучше подготовиться к приему грузов. Фактически же информационные потоки имеют опережение далеко не всегда.

Информационные потоки должны быть адекватны материальным потокам в части характеристики этих потоков. Но такое соответствие есть не всегда: в ряде случаев оформляются документы, общие для нескольких потребителей-получателей, и тогда в них отражается информация, часть которой избыточна для каждого отдельного получателя данных ресурсов.

Информационный поток – это совокупность циркулирующих в системе организации сообщений, необходимых для управления и контроля. Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных документов.

Виды информационных потоков

Современное предприятие насквозь пронизано материальными потоками, то есть движением материальных ресурсов, незавершенного производства, готовой продукции.

Информационные потоки на современном предприятии генерируются материальными потоками и представляют собой потоки сообщений в речевой, документированной и других формах между звеньями организационной структуры компании и между компанией и внешней средой. В самом общем виде можно выделить:

1. Логистический блок.

2. Стратегический блок.

3. Финансовый блок.

Рассмотрим примерное содержание информационных потоков. Первой обозначим информационную модель одной из важных сфер деятельности предприятия - логистический блок (рисунок 2.4).

Рисунок 2.4 - Информационная модель процесса управления закупками

Согласно современным исследованиям информационную модель процесса управления закупками рассматривают состоящей из нескольких составных частей.

Первый блок - входящей информации:

1. "Данные по запасам" - база данных по имеющимся запасам.

2. "Заявки предприятий" - поданные заявки на снабжение.

3. "Планируемый объем производства, услуг" - производственная программа.

4. "Информация по источникам снабжения" - справочники, базы данных и прочие источники информации по поставщикам.

5. "Информация о ходе исполнения заказа, контракта" - информация, предоставляемая о ходе исполнения заключенных контрактов на поставку продукции.

6. "Поставляемая продукция" - поставляемая по контракту продукция.

Второй блок - выходящая информация:

1. "Отклоненные заявки" - отклоненные по различным причинам заявки подразделений (необоснованность, невозможность реализации, отказ поставщиков и прочее).

2. "Контракты, договора" - заключенные контракты на поставку.

3. "Финансовые документы" - финансовая документация по заключенным контрактам (авансовые счета, счета к оплате).

4. "Товары на склад" - поступление товаров, прошедших входной контроль, на склад.

5. "Возврат товаров" - возврат некачественных или не соответствующих контракту товаров поставщику.

6. "Обновленные данные по запасам" - уточненная информация по запасам в базе данных.

Блок управления включает:

1. "Нормы снабжения" - установленные нормы расхода материалов (справочники, руководства и т.д.).

2. "Допустимые условия закупок" - приемлемые условия поставки (стоимость, срок и проч.).

3. "Долгосрочные соглашения" - установленные долгосрочные соглашения, партнерские связи и прочие сложившиеся условия поставок.

4. "Стандарты качества" - установленные стандарты качества.

Подразделения, работающие с данными информационными потоками, показаны также на рисунке 2.5. Это - "Отдел логистики", "Планово-экономический отдел" ("Отдел планирования"), "Бухгалтерия" и "Склад"; кроме того, заказывающие подразделения, подающие заявки на снабжение ("Производство" и другие).

Потоки информации представляют собой совокупность сообщений, объективно отражающих развитие хозяйственных процессов, которые передаются по каналам связи для осуществления управления. Потоки могут быть прямыми (от управляющей подсистемы к управляемой подсистеме) и обратными (от управляющей подсистемы к управляющей подсистеме).

Ценность информации определяется комплексным вероятностным показателем во времени Р(т) как функцией вероятностей своевременного поступления информации Р с, ее полноты Р п и достоверности Р:

Таким образом, необходимо добиваться своевременного поступления полезной информации в достаточном объеме. Это обеспечит быстрое и эффективное принятие решения.

Дилемма, связанная с принятием решений, традиционно связана с двумя ограничениями.

С одной стороны, быстро собранная информация в недостаточном объеме привести к принятию решения далекого от рационального, вплоть до ошибочного.

С другой стороны, слишком длительный сбор информации может привести к снижению актуальности самого факта принятия решения (вплоть до полной потери актуальности).

Ключевое значение играет полезность (релевантность) потоков информации, разделяемой ключевым признакам, представленным на рис. 22.1.

Рис. 22.1. Классификация потоков информации

Увеличивающиеся объемы потоков информации играют противоречивую роль. С одной стороны, чем больше объем информации, тем больше возможность поиска полезной ее части для принятия решения. С другой стороны, согласно статистическим исследованиям двукратный рост объема информации (т.е. увеличение на 100%) сопровождается ростом полезной ее части не более чем на 20%. Это означает, что 80% дополнительной информации не носит полезный характер. В указанных условиях огромное значение играет поиск эффективных алгоритмов выделения из общего потока информации полезной ее части для принятия рациональных управленческих решений.

Производственное предприятие если рассматривать ее с управленческой точки зрения из двух подсистем управляющей и управляемой или субъекта и объекта управления, связанных между собой каналами передачи информации. Объект управления можно условно рассматривать как систему, преобразующую ресурсы, на входе которого поступают сырье, материалы, рабочая сила и т.п., а выход представляет собой продукты производства. Информационные связи производственной системы с внешней средой можно представить двумя входными и одним выходным каналом.

На один из входных информационных каналов поступают сведения от внешних структур, которые определяют условия деятельности предприятия, с учетом составляются планы производственно-хозяйственной деятельности, а также нормативы использования ресурсов. Совокупность этих сведений определяет условиях и влияет на технологии достижения целей организации.

Второй информационный вход представляет возмущающие воздействия, поступающие из внешней среды. Примером возмущающих факторов являются нарушения сроков поставок сырья и материалов, снижение их качества, изменение условий сбыта продукции, нарушение договорных обязательств, предприятиями смежниками и др. Кроме указанных факторов возмущения, идущих из внешней по отношению к предприятию среды подобные возмущающие воздействия могут возникать и внутри самой производственной систем. Например, поломки оборудования, случайные нарушения технологических режимов, болезнь работников предприятия и др.

Информационный выход производственной системы представляет собой канал для передачи информации во внешние организации, например, объединение или министерство, куда входит данное предприятие или налоговые органы и др. В любой системе управления субъект и объект управления связаны информационными каналами, по которым передаются управляющие воздействия и сведения о состоянии объекта управления.

Орган управления предприятием в классическом трехуровневом варианте состоит из трех слоев. Внутри и снаружи этих слоев циркулируют информационные потоки. Сверху вниз - управляющие воздействия, снизу-вверх - информация обратной связи, по горизонтали - обмен информацией между внутренними объектами одного уровня, а также между внутренними и внешними объектами.

Сам механизм управления включает в себя управленческий персонал, компьютерные сети, финансовые, информационные и другие ресурсы. Задача управления производством сводится к рациональному управлению потоками ресурсов (материальных, энергетических, финансовых, информационных и др.).

Современные условия специфичны значительным повышением количества информационных потоков внутри организации из-за постоянных разрастаний и усложнения их структуры. Повышение эффективности управления информационными потоками в организации в современных экономических условиях очень важно, так как напрямую оказывает воздействие на производительность работы, как сотрудников, так и организации в целом.

Огромное количество реализуемых определенных единичных коммуникаций объединяются и создают информационные потоки организации. Под потоком информации подразумевается направленное перемещение данных от источников вплоть до потребителей. Регулирование данных в информационных потоках имеет цель устранить повторение данных, уменьшить пути её прохождения, применять подходящую конфигурацию передачи и гарантировать оптимальный взаимообмен данными в организации.

Основаниями для качественных потоков данных считаются осуществление условий подбора подходящей формы передачи данных и подбора подходящих технологических процессов передачи информации. Действенное управление информационными потоками в практике возможно рассматривать как важное обстоятельство успеха в достижении важных для организаций целей. Но на данное время не имеется общего подхода к регулированию информационных потоков.

Можно сформировать следующую типологию информационных потоков:

1 По быстроте кодировки и передачи уведомления:

а) быстрые;

б) медленные;

2 По назначению

а) общественные;

б) специальные;

в) секретные;

3 По значению

а) полные;

б) полезные;

в) актуальные;

г) устаревшие;

а) однонаправленные;

в) разветвлённые;

5 В зависимости от стороны возникновения

а) потоки, создаваемые отправителем информации;

б) потоки возникающие за счет получателя информации;

6 По функциональным областям

а) складские;

б) финансовые;

в) кадровые;

г) маркетинговые;

д) технологические;

е) административные

Особую роль в системе управления организацией играют «барьеры» эффективного формирования и применения информационных потоков.

«Барьеры» формирования и применения информационных потоков - это помеха, препятствующая наилучшему протеканию информационных процессов (сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распределения и распространения данных) в организации. Характеристика «барьеров» представлена на рисунке 1. Имеется ряд «барьеров» перемещения информационных потоков, которые основательно сдерживают поступление значимых данных руководителю организации. Подобные «барьеры» в полном объеме характерны для производственных организаций.

Рисунок 1. Характеристика «барьеров»

1 Координационно-структурное несовершенство

4 Способы обрабатывания информационных потоков

5 Эффективные классические установки администрации для своих сотрудников

6 Противодействиесреднегозвена

Но учитывая особенности современной экономической среды, роль информационно-коммуникационных технологий, развитие цифровой экономики и т.п. необходимо также выделить следующие специфические и значимые барьеры:

1 Инфраструктурный барьер заключается в противоречивом функционировании той информационной сети, которая снабжает лиц, принимающих управленческие решения, новой информацией о положении дел в организации;

2 Дисбаланс интересов руководящего звена и интересов сотрудников в процессе реализации управленческих решений;

3 Технический барьер - потери и искажения деловой информации по причине сбоев или недостаточного использования необходимой техники;

4 Технологический барьер - потери и искажения деловой информации по причине неиспользования необходимых технологий обработки информации.

На рисунке 2 представлено расположение «барьеров» в организации.

Рисунок 2. Виды информационных потоков и «барьеров», связанных с их формированием

На рисунке 2 дисбаланс интересов может возникать между генеральным директором и отделом продаж. Недопонимания могут возникнуть между бухгалтерией и банком, отделом продаж и складом. Технические барьеры могут возникнуть в любом отделе организации. Для преодоления технического «барьера» можно использовать такие инструменты как дополнительное обучение сотрудников работе с существующими информационными технологиями (в случае если имеющиеся программные средства используются не в полном объеме); провести дополнительное профилактическое обслуживание техники, дабы избежать сбоев в работе. Дисбаланс интересов руководящего звена и интересов сотрудников можно решить, проводя дополнительные корпоративные семинары, тренинги, работа с корпоративным психологом также может помочь решению непонимания сторон друг друга. Менеджеры руководящего звена должны уметь правильно доносить до сотрудников, что от них требуется, какие цели преследует организация, принимая решения по тому или иному вопросу.

Вышеуказанные «барьеры» в огромной доле связаны с менеджментом организации и принадлежат к внутренним обстоятельствам. Таким образом, возможно выделить, что благоприятный итог деятельности менеджера находится в зависимости от в положенный срок предоставленных данных, которые он применяет с целью планирования, анализа, контролирования и реализации управления и своевременного принятия управленческихрешений.

Один из основных и эффективных путей развития организации состоит в формировании достаточно удобной информационной системы, содействующей принятию оперативных и надежных управленческих постановлений. Составляющей подобного развития в полной мере способно стать определение информационных «барьеров», а также работа над ними, над сокращением их воздействия на качество деятельности организации. В этом плане значимым компонентом преобразования системы управления организации можно считать её реструктурирование и формирование электронной администрации. Реструктурирование системы управления организацией – это изменение системы управления организацией с применением новейших информационных технологий с целью увеличения производительности применения информационных потоков. Основополагающая цель реструктуризации системы управления – это формирование электронной администрации организации. Ощутимую роль в современных трудах по экономической информатике захватывает теория электронного офиса. Она основывается на идеях эластичного встраивания передовых технологий обрабатывания в деятельность классических офисов (органов управления организациями). Окончательной целью осуществлении концепции электронного офиса считается сокращение к минимальному количеству внутриорганизационных потерь процесса управления за счёт перехода с классических (бумажный) предоставлений документов к их электронным аналогам.

Таким образом, в ходе использования новейших информационных технологий с целью формирования электронного офиса организации необходимо сосредоточить внимание на решении двух вопросов: перемещение информационных потоков в системе управления организацией, отбор и преодоление стандартных «барьеров» их результативного развития и применения в системе управления организации. Уделяя интерес главным характеристикам информационных потоков, управляющий может рассчитывать на увеличение производительности передачи данных в организации. В данном случае информационные потоки обретают системообразующие способности. Любая локальная задача по повышению производительности передачи данных по мере постановления станет соизмеряться с работой во внешнем окружении.

Важнейшей частью деятельности организации является разработка системы способов (инструментов) управления или преодоления (ликвидации) «барьеров», связанных с формированием и управлением информационными потоками, так как устранение «барьеров» или их эффективное управление напрямую сказывается на принятии управленческих решений, что в свою очередь оказывает влияние на конкурентоспособность и результативность деятельности организации.

Список литературы:

Панасюк А.Ю. Управленческое общение. Практические советы. / А. Ю. Панасюк. – М.: Экономика, 2014. – 112 с.
Плотников М. В. Эффективные коммуникации в организации. [Электронный ресурс] – URL: http://www.elitarium.ru/2008/11/26/kommunikacii_organizacija.html (дата обращения 20.04.2018).
Пугачев В. П. Руководство персоналом организации: учеб. для вузов / В. П. Пугачев. – М. : Аспект Пресс, 2015. – 279 с.
Рождественская Н. Управленческая коммуникация / Н. Рождественская // Народное образование. – 2016. - № 1. – С. 94-105.