Как изменить вид сводной таблицы в эксель. Тестируйте возможности платных решений

Сводная таблица MS Excel - это мощный инструмент анализа данных. Данный инструмент позволяет извлекать из большого массива данных информацию, в каком угодно разрезе, делая при этом всего несколько кликов мышкой. В этой статье я постараюсь рассказать на простом и понятном языке, по шагам, что и как нужно делать, чтобы получить в свое распоряжение этот необычайно удобный инструмент MS Excel.

Требования к исходным данным.

Итак, основа любой сводной таблицы это правильно построенный массив данных - "правильная таблица". На рисунке ниже вы можете видеть пример правильно сформированного массива данных:

Давайте разберем в чем, собственно говоря, "правильность" этой таблицы? Правильность заключается в том, что:

• В каждом столбце содержатся только однотипные данные, в столбце А только Даты, в столбце В только Документы, в столбце С только Клиенты, Деньги в Деньгах, Поставщики в Поставщиках, Категории Товаров в Категориях и так далее... В такой таблице мы можем очень легко использовать Фильтр ;
• Столбцы с однотипными данными не повторяются;
• В таблице нет никаких итоговых строк, только "чистые данные";
• В таблице нет пустых ячеек в текстовых данных, в каждой строчке есть название и Клиента, и Товара, и Поставщика, и Менеджера и так далее...

К слову сказать, в массиве, совершенно не имеет значения в какой последовательности стоят столбцы и по какому полю отсортированы данные. Это никак не влияет на построение Сводной таблицы.

А вот пример "неправильной таблицы", из которой, хоть ты тресни, а Сводная таблица не построится, а если и построится, то работать с данными будет совершенно невозможно... Такими таблицами нас обычно "радуют" наши "любимые" учетные системы, которые выдают нам их в виде отчетов, совершенно не приспособленных для дальнейшего анализа:

Вот еще один пример "Неправильного массива":

Тут целый букет "неправильностей":

• Во-первых, столбцы "Поставщик" и "Категория" имеют пустые ячейки, соответственно мы не можем воспользоваться фильтром;
• Во-вторых, практически в каждом столбце есть строки "Итого...", они совершенно не нужны для построения Сводной таблицы, более того они будут только мешать;
• В-третьих, столбец "Общий итог" так же не нужен;
• В-четвертых, однотипные данные, а именно "Деньги", стоят аж в трех столбцах: "янв", "фев" и "мар", что значительно затруднит построение Сводной таблицы, а значит, нам придется с ними, что-то делать...

Но это все для отдельного разговора, если вы хотите научиться быстро, преобразовывать такие "кривые таблицы" в "правильные массивы" читайте статьи: "Как быстро построить сводную таблицу из отчета 1C или SAP? " и "Как быстро преобразовать таблицу в массив для сводной таблицы? "

Собственно, построение Сводной таблицы:

Берем "правильный массив", курсором встаем в любую ячейку массива, в главном меню выбираем вкладку "Вставка", в левом углу, в разделе "Таблицы" нажимаем кнопку "Сводная таблица":

В открывшемся диалоговом окне "Создание сводной таблицы" нажимаем "ОК":

MS Excel создаст новый лист, на котором обозначит место вставки Сводной таблицы, а справа выведет окно настройки полей Сводной таблицы, в котором вы увидите все названия столбцов своего массива:

Начинаем настройку Сводной таблицы. Какой разрез мы хотим получить? Товарные категории в разрезе Менеджеров - пожалуйста. Наводим мышку на поле "Категория", нажимаем на нем левой кнопкой мышки и тащим его в поле "СТРОКИ". Поле "Менеджер" тащим в "КОЛОННЫ", "Сумму" тащим в "ЗНАЧЕНИЯ":

Excel довольно мощная в плане вычислений программа, но большинство пользователей используют ее можно сказать на уровне калькулятора. Один из имеющихся мощных инструментов, который может значительно сэкономить время и более наглядно предоставит данные, это сводные таблицы, и далее мы рассмотрим, как делается сводная таблица в Excel.

Прежде чем делать сводную таблицу в Excel, следует разобраться с требованиями, которым должны соответствовать исходные данные. В самом простом случае сводная таблица в Экселе создается на основе данных таблицы, в более сложных вариантах она составляется на основе подгружаемых данных из баз данных или других документов.

Независимо от источника требования к исходным данным для создания сводной таблицы в Excel будут одинаковыми. Все значения должны быть оформлены в виде таблицы, в начале которой обязательно должна быть шапка. Не допускается наличие пустых строк или столбцов, и посторонних данных за пределами таблицы, которые непосредственно к ней прилегают. Также желательно, чтобы не было не заполненных ячеек таблице, что может привести к неправильным расчетам. Ну и последнее, в таблице не должно быть объединенных ячеек и скрытых строк со столбцами.

В качестве примера рассмотрим самый простой вариант, и попробуем сделать сводную таблицу в Excel на основе импровизированного годового отчета по поставкам продукции.

Нам необходимо сделать активной любую ячейку под шапкой таблицы, перейти на вкладку «Вставка» и выбрать пункт меню «Сводная таблица» .

В появившемся окошке Excel просит подтвердить правильной адреса всей таблицы или указать внешний источник, а также указать размещение сводной таблицы. В нашем случае все значения остаются по умолчанию.

На новом листе мы видим область для сводной таблицы и список полей, которые необходимо разместить в областях сводной таблицы.

Теперь нужно определиться, что именно мы хотим получить и какие данные проанализировать. Например, мы хотим узнать, в какие города и какой товар поставлял конкретный менеджер по месяцам и по кварталам, а также необходимо знать объем. Для этого в область «Фильтры» мы перетаскиваем мышкой поле «Менеджер» , в область «Колонны» переместим поле «Дата» .

Теперь займемся строками. В строках нам необходимо разместить два поля и здесь важную роль играет порядок их добавления. Если мы первым расположим поле «Товар» , а под ним «Город» , товары станут раскрывающимися списками, в которых будут указаны все города, куда поставлялся этот товар. Поменяв пола местами в области «Строки» мы получим другой результат.

Осталась у нас область «Значения» , в которую мы перенесем поле «Масса» .

Как видим, считается у нас количество отправок, а не масса, которая нас интересует. Значит, у нас что-то не так с исходными данными. В исходной таблице нам необходимо немного подправить значения и задать ячейкам числовой формат.

После внесенных изменений переходим в сводную таблицу и обновляем значения, нажав правой кнопкой мыши в сводной таблице и выбрав соответствующий пункт.

Как видно, произошла замена поля в списке и в область «Значения» его необходимо повторно добавить.

Вот теперь сводная таблица в Экселе готова и можно фильтровать все поставки по конкретному менеджеру.

Работать со сводными таблицами Excel приходится в разных сферах. Можно быстро обрабатывать большие объемы информации, сравнивать, группировать данные. Это значительно облегчает труд менеджеров, продавцов, руководителей, маркетологов, социологов и т.д.

Сводные таблицы позволяют быстро сформировать различные отчеты по одним и тем же данным. Кроме того, эти отчеты можно гибко настраивать, изменять, обновлять и детализировать.

Создание отчета с помощью мастера сводных таблиц

У нас есть тренировочная таблица с данными:

Каждая строка дает нам исчерпывающую информацию об одной сделке:

• в каком магазине были продажи;
• какого товара и на какую сумму;
• кто из продавцов постарался;
• когда (число, месяц).

Если это огромная сеть магазинов и продажи идут, то в течение одного квартала размер таблицы станет ужасающим. Проанализировать данные в сотне строк будет очень сложно. А на составление отчета уйдет не один день. В такой ситуации сводная таблица просто необходима.

Создам отчет с помощью мастера сводных таблиц. В новых версиях Excel он почему-то спрятано глубоко в настройках:

1. Выберите «Файл»-«Параметры»-«Панель быстрого доступа».
2. В выпадающем списке левой колонки: «Выбрать команду из» укажите «Все команды».
3. В левой колонке найдите по алфавитному порядку и выделите: «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Нажмите на кнопку между колонками: «Добавить» чтобы инструмент переместился в правую колонку и нажмите ОК.

Теперь инструмент находится в панели быстрого доступа, а значит всегда под рукой.

Готовый отчет можно форматировать, изменять.

Как обновить данные в сводной таблице Excel?

Это можно сделать вручную и автоматически.

Настройка автоматического обновления при изменении данных:

1. На вкладке «Работа со сводными таблицами» (необходимо щелкнуть по отчету) выбираем меню «Параметры».
2. Открываем «Дополнительные параметры сводной таблицы». Открывается мастер.
3. В разделе «Данные» устанавливаем галочку напротив пункта «Обновить при открытии файла».

Теперь каждый раз при открытии файла с измененными данными будет происходить автоматическое обновление сводной таблицы.

Некоторые секреты форматирования

Когда мы сводим в отчет большой объем данных, для выводов и принятия каких-то решения может понадобиться группировка. Допустим, нам нужно увидеть итоги за месяц или квартал.

Группировка по дате в сводной таблице Excel:

Получаем отчет, в котором четко видны суммы продаж по месяцам. Поэкспериментируем и установим шаг – «Кварталы». Результат – сводная таблица вида:

Если фамилия продавцов для анализа деятельности сети магазинов не важна, можем сформировать отчет с поквартальной прибылью.

Чтобы убрать результаты группировки, необходимо щелкнуть по ячейке с данными правой кнопкой мыши и нажать разгруппировать. Либо выбрать данный параметр в меню «Структура».

Работа с итогами

У нас есть сводный отчет такого вида:

Видны итоги по месяцам (сделано «Группировкой») и по наименованиям товаров. Сделаем отчет более удобным для изучения.

Как в сводной таблице сделать итоги сверху:

Уже нет той перегруженности, которая затрудняла восприятие информации.

Как удалить промежуточные итоги? Просто на вкладке макет выбираем «Не показывать промежуточные суммы»:

Получим отчет без дополнительных сумм:

Детализация информации

Огромные сводные таблицы, которые составляются на основании «чужих» таблиц, периодически нуждаются в детализации. Мы не знаем, откуда взялась сумма в конкретной ячейке Excel. Но можно это выяснить, если разбить сводную таблицу на несколько листов.

Мы можем переместить всю сводную таблицу на новый лист, выбрав на вкладке «Действия» кнопку «Переместить».

По умолчанию в сводную таблицу помещается абсолютно вся информация из того столбца, который мы добавляем в отчет.

В нашем примере – ВСЕ товары, ВСЕ даты, ВСЕ суммы и магазины. Возможно, пользователю не нужны некоторые элементы. Они просто загромождают отчет и мешают сосредоточиться на главном. Уберем ненужные элементы.

Жмем ОК – сводная таблица меняется.

Сейчас на простом примере мы научимся создавать сводные таблицы и познакомимся с некоторыми их возможностями.

Для примера в качестве исходных данных возьмем ведомость основных средств компании и определим стоимость позиций по каждому филиалу с помощью сводной таблицы.

Перед созданием сводной таблицы убедитесь, что в исходной таблице отсутствуют пустые заголовки. Это требуется потому что каждый столбец таблицы становиться полем сводной таблицы, по которому можно собрать данные.

Советую также преобразовывать исходный диапазон данных в таблицу (Главная - Форматировать как таблицу ). Тогда при добавлении или удалении строк и столбцов не придется менять ссылку на этот диапазон в сводном отчете.

Пользователи Excel 2013 могут выбрать сводную таблицу из макета на основе рекомендаций, которые предлагает Excel. Вот как это делается:

Самостоятельное создание сводной таблицы с помощью конструктора

Для тех, у кого нет Excel 2013, или же если нужной сводной таблицы нет в предложенных, можно создать ее с нуля с помощью конструктора. Для этого:

Важно! При выделении диапазона убедитесь, что выбрана таблица с заголовками, а так же что выбранный диапазон не включает строку итогов.

Так же укажите, где необходимо разместить отчет сводной таблицы: на новом листе или на уже существующий.

Советую размещать каждый отчет сводной таблицы на отдельном листе. Это поможет избежать ошибок в случае если будут добавлять данные.

После формирования сводной таблицы в выбранном месте появиться область с ее названием. По умолчанию отчет называется СводнаяТаблица1 . Для начала работы необходимо щелкнуть левой клавшей мыши по данной области. В результате в правой части листа откроется макет сводной таблицы.

Макет сводной таблицы состоит из списка полей сводной таблицы, в котором перечислены все заголовки исходной таблицы и четырех областей: ФИЛЬТРЫ , КОЛОННЫ , СТРОКИ и ЗНАЧЕНИЯ .

В зависимости от того в какую область мы перенесем то или иное поле будет зависеть вид будущей сводной таблицы.

В качестве примера давайте создадим сводный отчет, в котором посчитаем рыночную стоимость для каждой группы из исходной таблицы. Т.е. мы хотим, чтобы напротив группы стали строками сводного отчета. Значит нужно перетащить поле Группа в область строк.

Данную операцию можно сделать еще 2 способами:

• отметить флажок напротив поля Группа ;
• щелкнуть по полу Группа правой кнопкой мыши и выбрать Добавить в названия строк .

После добавления поля вы увидите список всех групп, которые есть в исходной таблице:

Теперь осталось добавить сумму по полю Рыночная стоимость. Для этого перенесем поле Рыночная стоимость в область значений. Желаемая таблица получена.

Сводная таблица применяется для быстрого анализа большого объема данных. Она позволяет объединять информацию из разных таблиц и листов, подсчитать общий результат. Этот универсальный аналитический инструмент существенно расширяет возможности программы Excel.

Можно сформировать новые итоги по исходным параметрам, поменяв строки и столбцы местами. Можно произвести фильтрацию данных, показав разные элементы. А также наглядно детализировать область.

Сводная таблица в Excel

Для примера используем таблицу реализации товара в разных торговых филиалах.

Из таблички видно, в каком отделе, что, когда и на какую сумму было продано. Чтобы найти величину продаж по каждому отделу, придется посчитать вручную на калькуляторе. Либо сделать еще одну таблицу Excel, где посредством формул показать итоги. Такими методами анализировать информацию непродуктивно. Недолго и ошибиться.

Самое рациональное решение – это создание сводной таблицы в Excel:

Просто, быстро и качественно.

Важные нюансы:

• Первая строка заданного для сведения данных диапазона должна быть заполнена.
• В базовой табличке каждый столбец должен иметь свой заголовок – проще настроить сводный отчет.
• В Excel в качестве источника информации можно использовать таблицы Access, SQL Server и др.

Как сделать сводную таблицу из нескольких таблиц

Часто требуется создавать сводные отчеты из нескольких таблиц. Есть пара табличек с информацией. Нужно объединить их в одну общую. Для науки придумаем остатки на складах в двух магазинах.

Порядок создания сводной таблицы из нескольких листов такой же.

Создадим отчет с помощью мастера сводных таблиц:

Как видите всего в несколько кликов можно создавать сложные отчеты из нескольких листов или таблиц разного объема информации.

Как работать со сводными таблицами в Excel

Начнем с простейшего: добавления и удаления столбцов. Для примера рассмотрим сводную табличку продаж по разным отделам (см. выше).

Справа от сводной таблицы у нас была область задач, где мы выбирали столбцы в списке полей. Если она исчезла, просто щелкаем мышью по табличке.

Добавим в сводную таблицу еще одно поле для отчета. Для этого установим галочку напротив «Даты» (или напротив «Товара»). Отчет сразу меняется – появляется динамика продаж по дням в каждом отделе.

Сгруппируем данные в отчете по месяцам. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по полю «Дата». Нажимаем «Группировать». Выбираем «по месяцам». Получается сводная таблица такого вида:

Чтобы изменить параметры в сводной таблице , достаточно снять галочки напротив имеющихся полей строк и установить у других полей. Сделаем отчет по наименованиям товаров, а не по отделам.

А вот что получится, если мы уберем «дату» и добавим «отдел»:

А вот такой отчет можно сделать, если перетащить поля между разными областями :

Чтобы название строки сделать названием столбца, выбираем это название, щелкаем по всплывающему меню. Нажимаем «переместить в название столбцов». Таким способом мы переместили дату в столбцы.

Поле «Отдел» мы проставили перед наименованиями товаров. Воспользовавшись разделом меню «переместить в начало».

Покажем детали по конкретному продукту . На примере второй сводной таблицы, где отображены остатки на складах. Выделяем ячейку. Щелкаем правой кнопкой мыши – «развернуть».

В открывшемся меню выбираем поле с данными, которые необходимо показать.

Когда нажимаем на сводную таблицу, становится доступной закладка с параметрами отчета. С ее помощью можно менять заголовки, источники данных, группировать информацию.

Проверка правильности выставленных коммунальных счетов

С помощью сводных таблиц Excel легко проверить, насколько правильно обслуживающие организации начисляют квартплату. Другой положительный момент – экономия. Если мы будем ежемесячно контролировать, сколько расходуется света, газа, то сможем найти резерв для экономии средств на оплату квартиры.

Для начала предлагаем составить сводную таблицу тарифов по всем коммунальным платежам. Для разных городов данные будут свои.

Для примера мы сделали сводную табличку тарифов для Москвы:

Для учебных целей возьмем семью из 4 человек, которые проживают в квартире 60 кв. м. Чтобы контролировать коммунальные платежи, необходимо создать таблицы для расчета на каждый месяц.

Первый столбец = первому столбцу из сводной таблицы. Второй – формула для расчета вида:

Тариф * количество человек / показания счетчика / площадь

Наши формулы ссылаются на лист, где расположена сводная таблица с тарифами.

Если при расчете коммунальных платежей применяются льготы, их тоже можно внести в формулы. Информацию по начислениям требуйте в бухгалтерии своей обслуживающей организации. Когда меняются тарифы – просто измените данные в ячейках.