Изменение содержимого ячейки. Особенности ввода данных и их редактирование Редактирование данных ячейки в ms excel
РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ
В MS EXCEL 2007
Методические указания
к выполнению лабораторных работ
по дисциплине «Информатика»
для студентов очной формы обучения
направления 38.03.01 «Экономика»
профиль подготовки
«Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
Севастополь
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ к выполнению лабораторных работ« РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В MS EXCEL 2007» по дисциплине «Информатика» для студентов очной формы обучения по направлению 38.03.01 «Экономика» профиль подготовки «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» / Сост. Ст. преподаватель кафедры ИТиКС М.А.Лебедева. – Севастополь: Изд-во СГУ, 2014. – 43 с.
Целью методических указаний является оказание помощи студентам в выполнении лабораторных работ по дисциплине «Информатика».
Приведены теоретические сведения, необходимые для выполнения лабораторных работ, варианты заданий, рекомендации по выполнению, требования к оформлению работ.
Методические указания рассмотрены и утверждены на заседании кафедры Информационных технологий и компьютерных систем, протокол №2 от 14 октября 2015г.
Рецензент: С.Н.Фисун, доцент кафедры Информационных технологий и компьютерных систем
ВВЕДЕНИЕ. 4
1 ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №1. ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ В MS EXCEL. 4
2 ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №2. ФОРМАТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТАБЛИЧНЫХ ФУНКЦИЙ.. 10
3 ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №3. ПОСТРОЕНИЕ ДИАГРАММ.. 21
4 ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №4. ОБРАБОТКА СПИСКОВ.. 27
5 ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №5. АНАЛИЗ ДАННЫХ.. 33
6 ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №6. СОЗДАНИЕ МАКРОСОВ.. 39
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ.. 43
ВВЕДЕНИЕ
Программа Microsoft Office Excel 2007 обладает эффективными сред- ствами обработки числовой информации, представленной в виде электронных таблиц. Она позволяет выполнять математические, финансовые и статистические вычисления, оформлять отчеты, построенные на базе таблиц, выводить числовую информацию в виде графиков и диаграмм.
В методических указаниях к лабораторным работам изложены основные приемы работы в пакете MS Excel, описаны порядок и правила создания и редактирования электронных таблиц и диаграмм, выполнения основных вычислений, операций сортировки и фильтрации данных, анализа и обобщения данных.
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №1
ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ В MS EXCEL
1.1 Цель работы – изучить приемы ввода констант и формул в ячейки рабочего листа, приобрести навыки в построении таблиц на примерах основных команд редактирования.
Теоретические сведения
Ввод данных на рабочий лист
В ячейки электронной таблицы можно вводить константы (числовые, текстовые, логические, дата-время) и формулы. Данные вводятся в ячейку, выделенную табличным курсором (текущую ячейку). Ее адрес задается номерами столбца и строки, на пересечении которых она находится, и отображается в поле Имя . Ввод данных заканчивается нажатием клавиши Enter или щелчком мыши по другой ячейке.
Ввести данные в ячейку можно также с использованием поля Строки формул . Для этого сначала нужно сделать необходимую ячейку текущей, установить текстовый курсор в поле Строки формул и набрать данные на клавиатуре.
Рис.5.1 – поля Excel
При вводе числовых данных следует соблюдать следующие правила:
При вводе отрицательных чисел нужно вводить знак – или заключать число в круглые скобки, например –4 или (4 );
Для отделения групп разрядов (классов) можно вводить пропуски, например 1 000 000 ;
При вводе дробных чисел нужно обязательно вводить целую часть, отделяя ее от дробной части пробелом. Например, число ½ вводится как 0 1/2 Excel преобразует число в десятичную дробь 0,5, которая отображается в поле Строки формул , а в ячейке отображаются введенные дробные числа.
Для обозначения процентов после числа вводят символ %;
Для ввода чисел в экспоненциальном виде используют латинскую букву Е (е), например 3003,4 = 3,0034·10 3 = 3,0034E+3.
Excel предоставляет дополнительные возможности для автоматизации ввода текстов. Программа запоминает текстовые данные, введенные в предыдущие ячейки текущего столбца. И при вводе первых букв таких данных в следующие ячейки этого столбца автоматически предлагает их полный текст.
Ввод формул
Формула в Excel – это выражение, которое начинается со знака = и может содержать числа, текст, ссылки на ячейки, знаки действий (операторы), скобки и функции.
При вводе формул нужно соблюдать следующие правила:
Для обозначения действия возведение в степеньиспользуется оператор ^;
Нельзя опускать оператор умножения;
Для изменения порядка выполнения действий используют круглые скобки;
Для обозначения действия нахождение процентовиспользуется оператор %; например, формула нахождения 25 %от числа 134 будет выглядеть так: =134∙25 %;
По умолчанию после ввода в ячейку формулы результат вычисления отображается в этой ячейке, а введенная формула отображается в Строке формул.
В формулах можно использовать ссылки на ячейки. Ссылка на ячейку состоит из адреса ячейки, к которому добавляется указание на место ее расположения, если она находится на другом листе. Если в формуле используются ссылки на ячейки, то при вычислении по этой формуле используются данные из этих ячеек. При изменении данных в этих ячейках происходит автоматический пересчет значений по всем формулам, которые содержат ссылки на эти ячейки.
Если содержимым ячейки является формула, которая содержит ссылку, то при копировании содержимого этой ячейки в формуле происходит автоматическое изменение ссылок – модификация формулы: номера столбцов (строк) в ссылках изменяются на разность номеров конечного и начального столбцов (строк). При перемещении формулы не модифицируются.
Для того чтобы при копировании ссылки в формуле не модифицировались, перед номером столбца строки добавляют символ $. Так, ссылка B10 будет модифицироваться, а ссылка $B$10 – нет. Если в ссылке символ $ добавлен только перед номером столбца или номером строки, например $B10 или B$10, то при копировании такие ссылки модифицируются частично: изменяется лишь номер строки или столбца, около которого не стоит символ $.
Редактирование данных
Редактирование данных можно выполнять непосредственно в ячейке или в поле Строки формул. Для редактирования данных в ячейке можно дважды щелкнуть по этой ячейке или сделать ячейку текущей и нажать клавишу F2. Для редактирования данных в поле Строки формул нужно сделать ячейку текущей, выбрать необходимое место в поле Строки формул , выполнить редактирование, после чего нажать клавишу Enter.
Для удаления данных из ячейки можно сделать ее текущей и нажать клавишу Delete. Можно также выполнить Главная - Редактирование - Очистить - Очистить содержимое.
Выполнение операций копирования и перемещения данных из ячейки или диапазона ячеек электронной таблицы осуществляется: с использованием команд Копировать, Вырезать, Вставить группы Буфер обмена вкладки Главная ; с использованием команд контекстного меню объектов; с использованием комбинаций клавиш; перетягиванием.
Если содержимым ячеек, которое копируется или перемещается, являются формулы, то при вставке из Буфера обмена можно вставить в выделенные ячейки не сами формулы, а вычисленные по ним значения. Для этого необходимо выполнить Главная ® Буфер обмена ® Вставить ® Вставить значения.
Можно вставить данные из Буфера обмена в выделенные ячейки таким образом, чтобы они не заменяли существующие данные, а добавлялись к ним (или вычитались от существующих значений, или умножались на существующие значения, или существующие данные делились на те, которые вставляются). Для этого нужно выполнить Главная ® Буфер обмена ® Вставить ® Специальная вставка и в окне Специальная вставка , которое откроется, в группе Операция выбрать соответствующий переключатель.
Если выполнить Главная ® Буфер обмена ® Вставить ® Транспонировать, то при вставке произойдет транспонирование данных, которые вставляются из Буфера обмена : данные из столбцов будут расположены в строках, а данные из строк – в столбцах. Ссылки в формулах при такой вставке также изменяются соответствующим образом.
Транспонирование можно также задать установкой метки флажка транспонировать в окне Специальная вставка .
Для вставки в таблицу новых столбцов (строк) необходимо выделить столбцы (строки), перед которыми нужно вставить новые, и выполнить Главная - Ячейки - Вставить - Вставить строки (столбцы) на лист. Если выделить один столбец (строку), то перед ним вставится один новый столбец (строка), а если выделить несколько столбцов (строк) подряд, то перед ними вставляется столько столбцов (строк), сколько выделено.
Для вставки в таблицу нескольких ячеек нужно:
Выделить необходимый диапазон ячеек.
Выполнить Главная - Ячейки -Вставить - Вставить ячейки.
Выбрать в списке переключателей окна Добавление ячеек нужный
Выбрать кнопку ОК.
При выборе переключателя ячейки со сдвигом вниз выделенные ячейки вместе со всеми ячейками, которые находятся ниже них в их столбцах, сдвигаются вниз, а на их место вставляются новые пустые ячейки.
Аналогично происходит и вставка новых ячеек при выборе переключателя ячейки со сдвигом вправо .
Можно вставить в таблицу новые ячейки сразу вместе с их содержимым. Для этого нужно:
Выделить необходимый диапазон ячеек с данными.
Выполнить Главная - Буфер обмена – Копировать .
Выбрать левую верхнюю ячейку того диапазона таблицы, куда будут вставляться новые ячейки со скопированными данными.
Выполнить Главная - Ячейки - Вставить - Вставить скопированные ячейки.
Выбрать необходимый переключатель из списка переключателей окна Вставка скопированных ячеек.
Выбрать кнопку ОК.
Удаление столбцов, строк, отдельных ячеек и их диапазонов происходит аналогично вставке. Для выполнения этих операций нужно выполнить Главная - Ячейки - Удалить - Удалить ячейки (Удалить строки (столбцы) с листа). При вставке или при удалении фрагментов электронной таблицы во фрагментах таблицы, которые при этом сдвигаются, происходит модификация формул. Благодаря такой модификации все результаты вычислений, которые были найдены перед вставкой или удалением, не изменяются.
Задание на выполнение работы
1.3.1 Создать новую электронную книгу в среде Excel 2007. Переименовать Лист1 в «Задание 1». На этом листе произвести вычисление следующих выражений:
a) 
;
b) 32% от числа ;
Записать в виде целого числа или десятичной дроби числа, представленные в экспоненциальном виде: а) 2,15Е+03; б) 1,35Е–02.
Задание выполняется на Листе2. Значение переменной x находится в ячейке А1 , значение переменной у – в ячейке А2 , значение переменной z – в ячейке А3 . Запишите формулы для вычисления в Excel 2007 значений выражений:
a) ; b) 
.
1.3.2 На листе 3 заполнить: а) ячейки диапазона А2:А8 членами арифметической прогрессии с первым членом 3 и шагом 2; б) ячейки диапазона С3:С8 членами геометрической прогрессии с первым членом 2 и знаменателем 0,5.
Создать пользовательский список из названий восьми изучаемых предметов. Заполните этими названиями 8 ячеек столбца D.
1.3.4 В новой книге создать таблицу, содержащую доходы 5 фирм по продаже компьютеров (видеотехники, косметики и т.д.) за каждый месяц первого полугодия текущего года (пример на рис.1.2). Первая строка содержит названия месяцев и заполняется с помощью маркера заполнения. В ячейку А1 ввести «Фирмы».
Рис.1.2. Общий вид таблицы "Доходы фирм по продаже компьютеров в 1- ом полугодии текущего года"
Вычислить значения столбца "Всего за полгода" с помощью формулы, суммирующей значения ячеек. (=А1+.....). Размножить формулу в столбце, используя маркер заполнения.
Вычислить итоги для каждой фирмы за каждый месяц.
Выполнить редактирование данных:
Очистите содержимое столбца "всего за полгода" . Вычислить значения столбца с использованием функции =СУММ().
Добавить три пустые строки в верхней части таблицы.
Удалить две пустых строки.
Заполнить пустую строку текстом "Доходы фирм по продаже компьютеров на 1 полугодие 201_года". Разместить заголовок по центру области (кнопка на панели Центрировать по столбцам).
Скопировать таблицу на лист 2 через буфер обмена.
На листе 2 с помощью команд из меню Правка (Копировать, вставить, Удалить) поменять местами столбцы "Мин. доход" и "Макс. доход". Проверьте правильность ссылок в формулах. Выполнить обратную операцию обмена столбцов местами с помощью перетаскивания мышью
Цель работы; постановка задачи; описание выполнения заданий раздела 1.3; Выводы по работе.
1.5 Контрольные вопросы
1. Перечислите команды, используемые для ввода и коррекции данных. Каким образом можно исправить значение ячейки таблицы?
2. Перечислите способы выполнения команд копирования, удаления и вставки ячеек в таблице. Как добавить (удалить) строки и столбцы таблицы.
3. Каким образом в Excel формула отличается от данных. Каким образом в ячейку таблицы можно поместит текст ==A==.
4. Что происходит с формулой при ее копировании?
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №2
Теоретические сведения
Числовые форматы
Числовые форматы задаются в окне Формат ячеек, вкладка Число, спискок Числовые форматы (рис.2.1)
Рис.2.1 – Числовые форматы
Общий является форматом по умолчанию. Он используется для представления чисел так, как они были введены. Если ширина ячейки недостаточна для отображения числа, оно автоматически представляется в экспоненциальном виде.
Числовой используется для представления числа в виде десятичной дроби с заданным количеством десятичных знаков, устанавливаемым на счетчике. В этом формате можно установить разделитель групп разрядов в виде пропуска между группами, а также представление отрицательных чисел: в виде положительного числа красного цвета либо в круглых скобках.
Денежный используется для установки значений тех же свойств, что и для формата Числовой , с добавлением к числу обозначения денежной единицы, которое выбирается из списка Обозначение.
Дата используется для представления числа в виде даты определенного типа
В формате Процентный данные представляются числом, которое является результатом умножения содержимого ячейки на 100, со знаком %
Текстовый используют для представления чисел в ячейках как текст
Финансовый отличается от формата Денежный тем, что отрицательные числа автоматически представляются в круглых скобках без знака минус.
Список (все форматы ) может быть использован для создания своего формата. Необходимо выбрать в этом списке один из существующих форматов и внести в него необходимые изменения.
Выравнивание
По умолчанию числа в формате Текстовый выравниваются в ячейке по левому краю, во всех других форматах – по правому краю. Тексты по умолчанию выравниваются по левому краю.
Для изменения значений свойств выравнивание по горизонтали, выравнивание по вертикали, отображение, направление текста, ориентация чисел или текста в ячейках можно использовать элементы управления группы Выравнивание вкладки Главная на Ленте или вкладки Выравнивание окна Формат ячеек.
После установки значения свойства отображение - переносить по словам текст в ячейке отображается в несколько строк, если его длина больше ширины ячейки. А после установки значения автоподбор ширины устанавливается режим отображения содержимого, при котором размер шрифта автоматически уменьшается, чтобы содержимое было полностью отображено в ячейке в одну строку.
Иногда удобно несколько ячеек, которые образуют связный диапазон, объединить в одну ячейку. Для этого ячейки нужно выделить и установить метку флажка объединение ячеек. После объединения все эти ячейки будут рассматриваться как одна ячейка, адресом которой является адрес верхней левой из них. Данные, которые были в ячейках до объединения, кроме верхней левой, при объединении будут утеряны. Поэтому целесообразно ячейки сначала объединить, а затем вводить данные.
Значение свойства ориентация устанавливается или выбором кнопки Текст, или поворотом ползунка Надпись, или установлением угла поворота в поле со счетчиком.
Указанные выше действия можно выполнить с помощью элементов управления группы Выравнивание вкладки Главная на Ленте.
Границы, заливка, защита
На вкладке Граница окна Формат ячеек (рис.2.1) можно установить такие значения свойств границ ячеек: наличие всех границ или только отдельных, тип и цвет линий границ.
Значения свойств границ можно также установить, используя кнопку со списком Границы (ее название и вид изменяется в зависимости от последнего установленного значения этого свойства) группы Шрифт вкладки Главная на Ленте.
Используя элементы управления вкладки Заливка окна Формат ячеек или кнопку со списком Цвет заливки группы Шрифт вкладки Главная на Ленте ,можно установить цвет фона ячейки, способ заливки, узор и его цвет.
На вкладке Защита окна Формат ячеек можно установить или отменить режимы защита ячеек и скрытие формул . Защита ячеек устанавливается для того, чтобы защитить данные от несанкционированного изменения, а скрытие формул – для того, чтобы данные не отображались в Строке формул . Для установки режимов защиты и скрытия нужно поставить метки соответствующих флажков: Защищаемая ячейка и Скрыть формулы , выбрать кнопку ОК, после чего выполнить Рецензирование - Изменения – Защитить лист или Главная - Ячейки - Формат - Защитить лист . В окне Защита листа , которое откроется, можно установить пароль для снятия режимов защиты и скрытия, а также установить разрешения на определенные операции при установленных режимах.
Функции Excel
Excel 2007имеет встроенную библиотеку функций, в которую входять больше чем 300 разнообразных функций. Все они для удобства поиска распределены по группам (категориям): математические, статистические, логические, финансовые, текстовые и др.
Функция имеет имя и результат , есть функции с аргументами и без аргументов. Аргументом функции может быть число, текст (его нужно заключать в двойные кавычки), выражение, ссылка на ячейку или диапазон ячеек, результат другой функции. При использовании функции в формуле сначала указывается ее имя, а затем, если функция имеет аргументы, в скобках указывается список аргументов через точку с запятой. Если функция не имеет аргументов, то в скобках после имени функции ничего не указывается.
Вставить функцию в формулу можно несколькими способами:
Использовать список функций кнопки категории функций в группе Библиотека функций вкладки Формулы на Ленте (рис.2.2);
Выполнить Формулы - Библиотека функций - Вставить функциюили выбрать кнопку ;
Ввести функцию непосредственно в ячейку или в поле Строки формул;
Рис.2.2 – вставка функции
Если выполнить Формулы - Библиотека функций – Вставить функцию или выбрать кнопку Вставить функциюСтроки формул , то откроется окно Мастер функций (рис.2.3).
Рис.2.3 – Мастер функций
В этом окне в списке поля Категория можно выбрать нужную категорию, после чего в списке поля Выберите функцию выбрать нужную функцию. После выбора кнопки ОКоткрывается окно Аргументы функции .Если функция имеет фиксированное количество аргументов, то окно Аргументы функции сразу содержит соответствующее количество полей для их ввода. Если функция имеет нефиксированное количество аргументов, то в окне сначала появляется несколько полей, а затем, в процессе ввода аргументов, появляются следующие поля.
Математические функции
Суммирование =СУММ (числа ), числа – список из не более, чем 30-ти аргументов, каждый из которых число, формула или ссылка на ячейку, содержащую числовое значение.
=СУММЕСЛИ (интервал ; критерий; суммируемый интервал ) - суммирует значения в ячейках, содержимое которых удовлетворяет заданному критерию. 3-й аргумент – суммируемый интервал – необязательный, используется для поиска значений в таблице. В качестве критерия могут использоваться константы, а так же операции отношения: > , < , >= , <=
Округление =ОКРУГЛ(число ; десятичные знаки ), число – округляемое значение; десятичные знаки – целое число определяет разряд округления. Может быть: >0 – округление происходит в дробной части числа; =0 - число округляется до целого; <0 - округление происходит в целой части числа.
Произведение=ПРОИЗВЕД(число1;число2...) перемножает все числа, задаваемые ее аргументами. Может иметь до 30 аргументов. Excel игнорирует любые пустые ячейки, текстовые и логические значения.
Остаток от деления =ОСТАТ(число; делитель) Если число точно делится на делитель, функция возвращает 0. Если делитель равен 0, функция ОСТАТ возвращает ошибочное значение.
Корень =КОРЕНЬ(число). Аргумент число должен быть положительным числом. Если число отрицательное, КОРЕНЬ возвращает ошибочное значение.
Статистические функции
Используются для обработки данных.
=СРЗНАЧ (числа ) - вычисляет среднее арифметическое для последовательности чисел. Игнорирует пустые, логические, текстовые ячейки. Может содержать до 30-ти аргументов.
=МАКС (числа ) и =МИН (числа ) соответственно возвращает максимальное и минимальное значения для заданной последовательности чисел.
=МОДА (числа) – возвращает наиболее часто встречающееся значение во множестве чисел.
=СЧЕТ (интервал ) и =СЧЕТЗ (интервал ) вычисляет в заданном интервале количество ячеек, содержащих числа, даты, формулы. СЧЕТЗ вычисляет количество заполненных ячеек.
=СЧЕТЕСЛИ (интервал ; критерий ) подсчитывает количество ячеек, содержимое которых удовлетворяет критерию поиска.
Логические функции
=И, ИЛИ, НЕ – аргументами функций являются логические выражения; функции возвращают значения логических констант: ИСТИНА и ЛОЖЬ . Функция НЕ имеет один аргумент: =НЕ(истина) возвращает ЛОЖЬ. =НЕ(В2>5) возвращает ИСТИНА, если в ячейке В2 содержится значение, меньшее 5, иначе – ЛОЖЬ. И, ИЛИ могут содержать до 30 аргументов. Аргументами функций И, ИЛИ, НЕ могут быть логические функции. Используются для построения сложных логических выражений.
=ЕСЛИ - используется, когда, в зависимости от значения логического выражения, выполняются те или иные вычисления. =ЕСЛИ(логическое выражение ; значение «истина»; значение «ложь»). Вложенные функции ЕСЛИ используются для построения сложных условий.
=ЕСЛИ(А1=100;"Всегда";ЕСЛИ(И(А1>=80;А1<100);"Обычно";ЕСЛИ(И(А1>=60;А1<80);"Иногда";"Никогда")))
Если значение в ячейке А1 является целым числом, формула читается следующим образом: "Если значение в ячейке А1 равно 100, возвратить строку "Всегда". В противном случае, если значение в ячейке А1 находится между 80 и 100, возвратить "Обычно". В противном случае, если значение в ячейке А1 находится между 60 и 80, возвратить строку "Иногда". И, если ни одно из этих условий не выполняется, возвратить строку "Никогда". Всего допускается до 7 уровней вложения функций ЕСЛИ.
Использование функции ЕСЛИ наделяет формулу способностью “принимать решения”. Любое логическое выражение должно содержать по крайней мере один оператор сравнения, который определяет отношение между элементами логического выражения: = Равно, > Больше, < Меньше, >= Больше или равно, <= Меньше или равно, <> Не равно. Результатом логического выражения является логическое значение ИСТИНА (1) или логическое значение ЛОЖЬ (0).
Текстовые функции
=ДЛСТР(текст) - возвращает количество символов в текстовой строке. Аргумент текст должен быть строкой символов, заключенной в двойные кавычки, или ссылкой на ячейку.
=ЗАМЕНИТЬ (старый_текст; нач_ном; число_знаков; новый_текст) – заменяет часть текста строки на другой текст. Старый_текст - текст, в котором заменяют некоторые символы; нач_ном - позиция символа в тексте «старый_текст», начиная с которой будет произведена замена; число_знаков - число символов в тексте «старый_текст», которые заменяются новым_текстом; новый_текст - текст, который заменяет символы в тексте «старый_текст»
=ЛЕВСИМВ (текст; кол-во знаков) – возвращает указанное кол-во знаков с начала текста
=ПРАВСИМВ (текст; кол-во знаков) – возвращает указанное кол-во знаков с конца текстовой строки.
=СЦЕПИТЬ (текст1; текст2) – объединяет несколько текстовых строк в одну.
Функции даты и времени
= ДАТА(год; месяц; день)- возвращает заданную дату в числовом формате Microsoft Excel.
=ДАТАЗНАЧ(текст) - Преобразует дату из текстового формата в числовой. Пример текстового аргумента “01.01.2015”.
=МЕСЯЦ(дата) - Преобразует дату в числовом формате в месяцы.
=СЕГОДНЯ() - Выдает текущую дату.
=ДЕНЬНЕД(дата; [тип]) - - Преобразует дату в числовом формате в день недели. тип – необязательный аргумент. Целое число от 1 до 3, которое указывает формат подсчета:1 – неделя начинается с воскресенья. Является значением по умолчанию; 2 – неделя начинается с понедельника; 3 – неделя начинается с понедельника, а отсчет начинается с нуля.
=ГОД(дата) - Находит год для заданной даты.
Цель работы; постановка задачи; описание выполнения заданий раздела 6.4; выводы по работе.
2.6 Контрольные вопросы
1. Перечислите основные типы форматов.
2. Выравнивание содержимого ячеек
3.Как изменить высоту и ширину ячеек?
5. Типы аргументов, правила записи аргументов
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №3
ПОСТРОЕНИЕ ДИАГРАММ
3.1 Цель работы - получение практических навыков создания, редактирования, форматирования диаграмм.
Теоретические сведения
Создание диаграммы
Диаграмма – это графическое изображение, в котором числовые данные представляются в виде геометрических фигур. Диаграммы в Excel 2007 строятся по данным, представленным в электронной таблице. В Excel 2007 можно построить диаграммы 14 типов. Наиболее распространенными типами диаграмм являются гистограммы, круговые диаграммы и графики.
Гистограммы целесообразно создавать тогда, когда нужно сравнить значения нескольких наборов данных, графически изобразить отличия значений одних наборов данных по сравнению с другими. Круговые диаграммы рекомендуется использовать в случае, когда нужно отобразить части одного целого, сравнить соотношение частей и частей к целому. График целесообразно использовать, если количество данных в наборе достаточно большое, либо нужно отобразить динамику изменения данных во времени, сравнить изменения нескольких рядов данных.
Для построения диаграммы нужно выделить диапазон ячеек с данными, по которым будет строиться диаграмма. Выделенный диапазон ячеек может быть как связным, так и несвязным. Желательно, чтобы в него вошли подписи строк и столбцов.
После этого можно:
Нажать клавишу F11. В результате будет создан новый лист, расположенный перед листом с выделенными данными, и на нем будет построена диаграмма, тип, вид и значения свойств которой установлены по умолчанию.
Использовать элементы управления на Ленте:
1. Открыть на вкладке Вставка в группе Диаграммы список кнопки нужного типа диаграмм (рис.3.1).
Рис.3.1 - Группа Диаграммы вкладки Вставка
2. Выбрать необходимый вид диаграммы.
Использовать элементы управления окна Вставка диаграммы:
1. Выбрать на вкладке Вставка в группе Диаграммы кнопку открытия диалогового окна .
2. В окне Вставка диаграммы выбрать нужный тип и вид диаграммы.
3. Выбрать кнопку ОК.
В результате на листе с электронной таблицей будет построена диаграмма выбранного типа и вида, значения свойств объектов которой устанавливаются по умолчанию.
На ленте появится временный раздел Работа с диаграммами с тремя временными вкладками с элементами управления для работы с диаграммой: Конструктор, Макет и Формат . Вкладка Конструктор автоматически становится текущей. На ней в группе Макеты диаграмм можно выбрать нужный макет диаграммы, который определяет набор объектов диаграммы и их расположение, а в группе Стили диаграмм – стиль оформления диаграммы.
Иногда нужно к диапазону ячеек электронной таблицы, для данных которого уже построена диаграмма, добавить новые столбцы (строки) с данными или удалить существующие.
Чтобы изменить диапазон ячеек, по данным в которых построена диаграмма, нужно:
1. Выбрать диаграмму.
2. Выполнить Конструктор - Данные - Выбрать данные, либо использовать контекстное меню.
3. В окне Выбор источника данных (рис.3.2) можно добавить или удалить ряд, а также задать метки на горизонтальной оси с помощью кнопки Изменить .
Рис.3.2 – Окно «Выбор источника данных»
Можно отдельно форматировать следующие элементы диаграммы: область диаграммы; область построения; ряд данных; оси; названия; подписи данных; легенду (в легенде отображается список имен элементов данных, отображаемых на диаграмме и соответствующие им цвета).
Ряд данных - набор связанных между собой элементов данных, отображаемых на диаграмме. Каждому ряду на диаграмме соответствует отдельный цвет или способ обозначения, указанный на легенде диаграммы. Диаграммы всех типов, кроме круговой, могут содержать несколько рядов данных.
Категории – это значения независимой переменной, от которой зависят значения рядов данных, обычно откладываются на горизонтальной оси. Например, на графике значения категорий – это значения аргумента функции.
Для форматирования используется вкладка Макет .
Выбранные параметры макета будут применены к выделенному элементу. Например, если выделена вся диаграмма, метки данных будут применены ко всей последовательности данных. Если выделена единственная точка данных, метки данных будут применены только к выделенной последовательности данных или к выделенной точке данных.
Для форматирования оси необходимо выполнить двойной щелчок и в появившемся диалоговом окне «Формат оси» (рис.3.3) установить необходимые параметры.
Рисунок 3.3 – Формат оси
Построение графиков функции
График функции в Excel, как и все остальные диаграммы, строится по дискретным значениям. Для этого нужно построить таблицу, содержащую столбец аргументов и столбец значений функции (один или несколько).
В качестве примера рассмотрим процедуру построения графика функции y =x 2 при х Î[-0,5;0,5]. Выберем щаг изменения аргумента (0,1). Введем в ячейки А1 и В1 названия полей - X и Y, соответственно. В диапазон ячеек А2:А12 введем значения переменной х : -0,5; -0,4; …; 0,5. Выбранные значения переменной образуют арифметическую прогрессию, поэтому воспользуемся приемом автозаполнения. В ячейку В2 введем формулу =А1^2. Скопируем формулу в ячейки В3:В12.
Для построения графика функции выделим диапазон ячеек В1:В12, содержащий таблицу значений функции y , на ленте выберем команду Вставка – График (область диаграммы).
На оси Х должны быть отложены значения аргумента из ячеек А2:A12. Для этого на вкладке Конструктор нажимаем кнопку Выбрать данные . В появившемся окне используем кнопку Изменить, в поле Диапазон подписей оси Х вводим диапазон А2:А12.
Рис.3.4. График функции
Название осей и диаграммы задаются с помощью вкладки Макет . Маркеры точек можно установить, выбрав из контекстного меню команду Формат точки данных .
Если на вкладке Конструктор в группе Расположение щелкнуть Переместить диаграмму , можно выбрать размещение диаграммы на отдельном листе, при этом таблица со значениями данных и рядов не отображается.
Для построения графика функции с одним условием в ячейку В2 необходимо вставить функцию Если .
Пример:
В ячейку В2 вводится формула: =ЕСЛИ(А2>=0;A2^2;A2^(1/3))
Построение поверхности
Для построения поверхности значения одного из аргументов нужно располажить в первой строке, значения другого – в первом столбце.
Рассмотрим пример построения поверхности при х , z Î[-1, 1]. Пусть шаг изменения аргументов Х и Y одинаков и равен 0,2
В диапазон ячеек B1:L1 введем последовательность значений: -1, -0.8, ..., 1 переменной Х , а в диапазон ячеек А2:А12 - последовательность значений: -1, -0.8, ..., 1 переменной Y . В ячейку В2 введем формулу для вычисления Z : =$A2^2-B$1^2. Скопируем формулу, заполнив диапазон B2:L12. При копировании формулы ссылки на первый столбец (А) и первую строку (1) изменяться не должны. Поэтому перед ними ставится знак $, который дает абсолютную ссылку на столбец А и строку 1 (смешанная адресация). Чтобы набрать абсолютную ссылку (например, $A2), в строке формул установите курсор перед адресом А2 и дважды щелкните по функциональной клавише F4.
Для построения поверхности выделим диапазон ячеек A1:L12, содержащий таблицу значений функции и ее аргументов, и выберем во вкладке Вставка - Другие тип диаграммы Поверхность .
Задание на лабораторную работу
3.4.1 На основании таблицы "Доходы фирм по продаже компьютеров в 1- ом полугодии текущего года" постройте:
1) гистограмму распределения доходов фирмы1 по месяцам 1 квартала,
2) график распределения доходов фирмы2 за полгода
3) гистограмму доходов всех фирм за
Табличный редактор Excel. Ввод и редактирование данных
Задание №1: Составьте таблицу значений линейной функции y=2,5x-5,5 .
Создайте новый документ Microsoft Excel.
Выберете Лист1 .
Переименуйте Лист 1 , дав ему имя Функция . Для этого:
Щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлычку листа и выбрать из появившегося контекстного меню команду Переименовать (или дважды щелкнуть по ярлычку листа).
Ввести с клавиатуры новое название листа Функция .
Нажать клавишу Enter .
Выделите 14 ячеек от А 1 до N1 и объедините их Главная/Ячейки=>Формат ячеек=>Выравнивание и установите галочку на Объединение ячеек.
В объединенной ячейке введите заголовок таблицы «Таблица значений функции y=2,5x-5,5 ». Оформите шрифт полужирным стилем начертания. Для этого воспользуйтесь командой Формат – Ячейки , выберите вкладку Шрифт и в списке Начертание выбрать вариант полужирный .
В ячейки А2 и А3 введите соответственно «х » и «у », выровняйте по центру.
Выделите заполненные ячейки А2 и А3 и при помощи кнопок панели инструментов:
увеличьте размер шрифта до 12 пт;
выровняйте по центру;
примените полужирный шрифт начертания.
Заголовок вашей таблицы оформлен. Приступим к заполнению таблицы.
Нужно заполнить ряд ячеек числами от –6 до 6. Для этого:
В ячейку В2 введите значение левой границы выбранного интервала «-6 », в ячейку С2 следующее число «-5 ».
Выделите обе ячейки. Выделенные ячейки окаймлены рамкой, в правом нижнем углу которой есть маленький черный квадрат – маркер заполнения .
Если подвести указатель мыши к маркеру заполнения, и в тот момент, когда указатель мыши принимает форму черного крестика, потянуть маркер заполнения на несколько ячеек вправо, то весь ряд выделенных ячеек заполнится данными. Выделив 2 ячейки, вы указали принцип, по которому следует заполнять оставшиеся ячейки. Протяните маркер выделения до правой границы интервала (до ячейки N2 )
В ячейку В3 введите формулу =2,5*В2–5,5 .
Выделите ячейку B3 и наберите в ней формулу =2,5*В2–5,5 (не забудьте перейти на латиницу, т.к. заголовки столбцов определяются латинскими буквами, а русские буквы А , В , С хоть и похожи на латинские, но не являются равноценной заменой).
Введя формулу, зафиксируйте ее нажатием клавиши Enter , в ячейке окажется результат вычисления по формуле, а в Строке формул – сама формула.
Формулу можно посмотреть в Строке формул, выделив соответствующую ячейку.
Если вы неправильно набрали формулу, исправить ее можно в строке формул, предварительно выделив ячейку.
Выделите ячейку В 3 и заполните формулой, «протащив» маркер заполнения вправо, ряд ячеек, правее В 3 до N 3 .
Выделите ячейку С3 и посмотрите в Строке формул, как выглядит формула, она приняла вид =2,5*С2–5,5 . Заметно, что ссылки в формуле изменились относительно смещению самой формулы.
Теперь данными заполнены все ячейки, осталось только их оформить:
Выделить таблицу и выполнить команду Ячейки – Формат – Автоподбор ширины столбца .
Оформить заголовок таблицы «Таблица значений функции y=2,5x-5,5 ». Для этого:
Выделить заголовок в ячейке А 1 и применить полужирное начертание символов к содержимому ячейки.
Выделить 14 ячеек от А 1 до N3 (Таблица)и выполнить команду Формат – Ячейки , выбрать закладку Выравнивание и установите переключатели в положение «По центру » (горизонтальное и вертикальное выравнивание). Это позволит расположить заголовок по центру выделенного блока ячеек.
Выполнить обрамление таблицы. Для этого:
Выделить таблицу (без заголовка) и выполнить команду Формат – Ячейки , выбрать вкладку Граница , определите стиль линии и активизируйте переключатели Сверху, Снизу, Слева, Справа (Внешние, внутренние) . Данная процедура распространяется на каждую из ячеек.
Выделите заголовок: от А1 до N1 и, проделав те же операции, установите переключатель Внешние .
Выполните просмотр (Файл – Просмотр ).
Задание №2: Подготовьте таблицу для расчета ваших ежедневных трат на поездки в общественном транспорте.
Выберете Лист2 .
Переименуйте Лист 2 , дав ему имя Ежедневные траты.
Создать «шапку» таблицы: Заголовки по строкам – виды транспорта, всего за неделю по всем видам транспорта; по столбцам – стоимость одной поездки, дни недели, всего число поездок за неделю, всего потрачено денег за неделю по каждому виду транспорта.
Заголовок по столбцам (ячейки с В1 по К1) оформить:
Изменить направление текста Повернуть текст вверх
Выровнять по центру
Выровнять текст по центру между верхней и нижней границами ячейки.
Залить ячейки зеленым цветом
Заголовок по трокам (с А2 по А5) оформить:
Выбрать Автоподбор ширины столбца.
Залить ячейки желтым цветом.
Объедините ячейки с B 5 по K 5.
Обрамление таблицы: Выделите всю таблицу и установите видимыми все границы ячеек.
Заполните в таблицу данные, как показано в примере:
Проводим расчеты
Считаем сколько денег было потрачено за неделю на поездки на автобусе:
Активируем нужную ячейку ( K 2)
Вводим в строку формул = J 2* B 2 , это значит что мы умножаем общее количество поездок на стоимость одной поездки.
После ввода формулы нажимаем Enter. Итак, мы посчитали, сколько было потрачено денежных средств за неделю на автобусе.
Подсчитайте самостоятельно, сколько было совершено за неделю поездок на троллейбусе, на маршрутном такси; Подсчитайте, сколько всего денежных средств было потрачено за неделю на поездки на троллейбусе, на маршрутном такси; Подсчитайте, сколько всего было потрачено денежных средств на всех транспортных средствах за неделю, ответ должен быть в ячейке B 5 (объединённые ячейки).
Выполните просмотр (Файл – Просмотр ).
Сохраните документ в папке вашей группы.
Задание №3: Создайте таблицу умножения Пифагора такую же. Как показано в примере.
Откройте новый Лист3
Переименуйте его в Таблица Пифагора
Цифры 1-9 вводятся с использованием автозаполнения (1, 2 и перетаскивание черного крестика)
Все ячейки с белой заливкой должны быть рассчитаны по формуле абсолютной ссылки (формула пишется в одной ячейке и копируется в остальные строки или столбцы, используется соответствующее копированию фиксирование адреса ячеек - "$")
Подсказка:
Чтобы посчитать сколько будет 3*4 выполнили: Выделили ячейку, где должен быть ответ => вводим формулу =$ A 5* E 2 => Enter .
Выполните просмотр (Файл – Просмотр ).
Сохраните документ в папке вашей группы.
В ячейки таблицы Excel можно вводить данные трех типов: текст , число , формула . Ввод данных осуществляется непосредственно в текущую ячейку или в строку формул. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул.
Общие правила ввода данных
.
Для удобства представления больших чисел группы разрядов при вводе можно отделять пробелами. Например, число 12345678 можно ввести как 12 345 678. В строке формул при этом число будет отображаться без пробелов между разрядами
Группы разрядов числа (за исключением первой группы) должны обязательно включать три знака. В противном случае данные в ячейке не будут восприниматься как число. Формат с разделителем разрядов запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода новой числовой информации (включая даты и время) к ней автоматически будет применяться установленный числовой формат. Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки.В большинстве случаев следует вводить числа без указания размерности. В противном случае такая информация не воспринимается как число. Исключение составляет обозначение рубля (следует вводить число, а затем букву р с точкой), а также процентов (следует вводить число, а затем символ процента %). Обозначение рубля и процентов запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода другого числа, к нему автоматически будет применяться установленное обозначение. Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки.В отдельных случаях необходимо вводить числа, которые, по сути, являются текстом и не должны распознаваться как числа. Это могут быть, например, номера банковских счетов, номера телефонов, коды и артикулы, почтовые индексы, номера домов и квартир и т. п. Для того чтобы Microsoft Excel автоматически назначал таким числам текстовый формат, перед числом необходимо ввести знак апострофа ("). Этот знак отображается только в строке формул, но не отображается в ячейке. Такая ячейка будет помечена в левом верхнем углу зеленым треугольником. При выделении такой ячейки слева может появляться кнопка Источник ошибки . Если ввод апострофа перед числом произведен специально, то следует щелкнуть по кнопке и выбрать команду Пропустить ошибку . Если апостроф перед числом введен ошибочно, то следует щелкнуть по кнопке и выбрать команду Преобразовать в число .
Числовые данные имеют несколько форматов, в том числе и форматы Дата и Время .
Microsoft Excel воспринимает даты начиная с 1 января 1900 года. Даты до 1 января 1900 года воспринимаются как текст. Наибольшая возможная дата – 31 декабря 9999 года.Произвольную дату следует вводить в таком порядке: число месяца, месяц, год. В качестве разделителей можно использовать точку (.), дефис (-), дробь (/). При этом все данные вводятся в числовом виде. Точка в конце не ставится. Например, для ввода даты 12 августа 1918 года с клавиатуры в ячейку следует ввести:
Но тогда и дата в ячейке первоначально будет отображена в кратком формате
Текущую дату можно ввести комбинацией клавиш Ctrl + Shift + 4 .
Независимо от способа ввода и последующего форматирования дата в строке формул всегда отображается в полном формате: ДД.ММ.ГГГГ.
Время следует вводить в таком порядке: час, минуты, секунды. Впрочем, секунды вводить не обязательно. В качестве разделителей следует использовать двоеточие (:). Точка в конце не ставится. Например, для ввода времени 14 часов 12 минут 00 секунд в ячейку достаточно ввести: 14:12.
Для отображения времени суток в 12-часовом формате следует ввести букву a или p (обязательно в английской раскладке клавиатуры), отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 p. После ввода время будет отображено с обозначением РМ
Чтобы ввести текущее время, можно нажать комбинацию клавиш Ctrl + Shift + 6.
Ячейка может содержать одновременно дату и время. Для этого необходимо ввести дату, ввести пробел, а затем ввести время. Можно вводить и в обратной последовательности: сначала время, а потом дату, но пробел должен быть обязательно.
Формат даты (времени) запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода другой числовой информации, она автоматически будет приобретать вид даты (времени). Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки.
Замена содержимого
Для замены содержимого ячейки достаточно выделить ее, ввести новые данные и подтвердить ввод.Следует иметь в виду, что при вводе некоторых типов числовых данных (даты, время, числа с разделителями разрядов, проценты и др.) автоматически устанавливается формат данных в ячейке. Ввод новых числовых данных вместо существовавших может привести к их неправильному отображению. Так, если в ячейке была ранее введена дата, то после ввода обычного числа Microsoft Excel преобразует его в дату. Например, число 178 будет отображено как дата 26.06.1900. В этом случае следует очистить формат ячейки.
Редактирование содержимого
Содержимое ячейки можно редактировать непосредственно в ячейке или в строке формул.
При правке содержимого непосредственно в ячейке необходимо щелкнуть по ней два раза левой кнопкой мыши так, чтобы текстовый курсор начал мигать в ячейке, или выделить ячейку и нажать клавишу F2 . После этого произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.
При правке содержимого ячейки в строке формул необходимо щелкнуть в строке формул левой кнопкой мыши так, чтобы в ней начал мигать текстовый курсор. После этого произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.
Для удаления символа, стоящего справа от текстового курсора, следует нажать клавишу Delete , для удаления символа, стоящего слева от текстового курсора, – клавишу BackSpace . Для удобства работы в режиме редактирования ячейки можно выделять фрагменты текста. Для выделения одного слова достаточно дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Для выделения произвольного фрагмента следует провести по нему указателем мыши при нажатой левой кнопке мыши. Кроме того, фрагменты текста ячеек можно выделять перемещением курсора клавишами клавиатуры при нажатой клавише Shift .
2.2. Средства автоматизации ввода
Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, программа Excel предоставляет средства автоматизации ввода. К числу таких средств относятся автозавершение и автозаполнениеАвтозавершение
При вводе текстовых данных в непрерывный ряд ячеек одного столбца можно воспользоваться автозавершением. В ходе ввода текстовых данных в очередную ячейку Excel проверяет соответствие вводимых символов значениям, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено совпадение первых символов, вводимый текст автоматически дополняется имеющимся значением. Нажатие клавишиАвтоматический ввод производится только для записей, которые содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить самостоятельно.
Автозаполнение
В
правом нижнем углу текущей ячейки имеется черный квадратик – маркер заполнения.
При наведении указателя
мыши на этот маркер, он приобретает форму тонкого черного крестика.Протягивание маркера заполнения рассматривается как операция
«размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении.
При этом следует сначала ввести значение в ячейку, затем снова сделать ячейку активной
и протянуть маркер.
Автозаполнение числами
Протягивание левой кнопкой мыши маркера ячейки, содержащей число, скопирует это число в последующие ячейки. Если при протягивании маркера удерживать клавишу
При протягивании вправо или вниз числовое значение увеличивается, при протягивании влево или вверх – уменьшается. По ходу протягивания появляется всплывающая подсказка.При протягивании маркера заполнения правой кнопкой мыши появится контекстное меню, в котором можно выбрать нужную команду:·Копировать – все ячейки будут содержать одно и то же число;·Заполнить – ячейки будут содержать последовательные значения (с шагом арифметической прогрессии 1).
Заполнение числами с шагом отличным от 1
1 способ :- заполнить две соседние ячейки нужными значениями;
- выделить эти ячейки;
- протянуть маркер заполнения (рисунок 2.2).
- ввести начальное значение в первую ячейку;
- протянуть маркер заполнения правой кнопкой мыши;
- в контекстном меню выбрать команду Прогрессия ;
- в диалоговом окне выбрать тип прогрессии - арифметическая и установить нужную величину шага (в нашем примере это - 3).
3 способ :
Автозаполнение текстом
Если ячейка содержит текст и число (например, Изделие 1 ), то при протягивании маркера левой кнопкой мыши будет меняться числовое значение (Изделие 2, Изделие 3,…) , а при нажатой клавише2.3. Редактирование данных
Изменение содержимого ячейки (способы):- активизировать ячейку, ввести новое значение;
- активизировать ячейку, щелкнуть в поле содержимого ячейки строки формул, внести изменения;
- дважды щелкнуть в ячейке (в ней появится текстовый курсор), внести изменения.
2.4. Выделение фрагментов таблицы
При выделении указатель мыши должен иметь вид белого крестика. Выделенные ячейки затеняются, кроме той, с которой началось выделение. Вся группа выделенных ячеек обводится рамкой (рисунок 2.3). Две или несколько смежных ячеек называют диапазоном и обозначают, указывая через двоеточие адреса крайних ячеек, например, В2:D5.
| Выделить несмежные
диапазоны
ячеек – добавлять очередные ячейки (диапазоны) к выделению,
удерживая клавишу |
2.5. Перемещение, копирование данных
Копировать или перемещать можно содержимое отдельной ячейки или диапазона. Эти операции выполняются двумя основными способами:- перетаскиванием мышью
- с использованием буфера обмена.
Для перемещения содержимого следует навести указатель мыши на рамку ячейки (диапазона) и, когда он примет вид стрелки , перетащить при нажатой левой кнопке.
В ходе перетаскивания появляется
всплывающая подсказка, обозначающая точку вставки.Для выполнения копирования при перетаскивании нужно
удерживать клавишу
- в контекстном меню текущей ячейки (диапазона),
- на вкладке Главная в группе Буфер обмена ,
Вставить значения – вставляются только значения, даже если ячейка содержала формулу;
без рамок – вставка значений без обрамления ячеек;
Транспонировать – при вставке поменять ориентацию ячеек на рабочем листе (с вертикальной на горизонтальную и наоборот);
Вставить связь – скопированное значение будет содержать ссылку на исходную ячейку.
Специальная вставка открывает диалоговое окно для установки дополнительных параметров вставки. Если команду Вставить вызывать не кнопкой панели инструментов, а из контекстного меню ячейки вставки (или Главная Буфер обмена Вставить ), то рядом со вставленным в ячейку значением появится кнопка Параметры вставки (рисунок 2.4), щелчок на которой откроет список параметров (рис. 2.5)
ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ В MICROSOFT EXCEL
1. Ввод данных
Все данные, которые вводятся в таблицу Microsoft Excel, размещаются и хранятся в ячейках. Каждая ячейка может вместить до 255 символов. В Excel используется два типа данных: константы и формулы. Константы включают в себя текст, числовые значения, включая дату и время, которые при вводе отображаются в ячейке таблицы и области ввода строки формул (рис. 1). Причем в одной ячейке может находиться либо число, либо текст, но не число и текст вместе. Формулы задают алгоритм вычислений, результаты которых отображаются в ячейках, а сама же формула, по которой происходит вычисление результата, – в области ввода строки формул (рис. 2).
Рис. 1. Константа в ячейке таблицы.
Рис. 2. Отображение формулы в таблице.
Чтобы ввести данные в ячейку надо выделить ее, а затем начать ввод, нажимая необходимые символы на клавиатуре. Причем, ввод десятичных дробей осуществляется со знаком «запятая» между целой и дробной частями числа.
Данные можно вводить непосредственно в ячейку рабочего листа или в область ввода строки формул. При этом вводимая информация отображается одновременно в этих двух местах. Для завершения ввода данных в ячейку следует выполнить одно из действий:
1) нажать клавиши Enter или Tab;
2) щелкнуть на кнопке ввода строки формул;
3) нажать одну из клавиш управления курсором.
По умолчанию Microsoft Excel задает одинаковую ширину всех столбцов таблицы. Поэтому при вводе больших чисел и длинного текста последние символы либо "исчезают" (если соседняя ячейка заполнена) (ячейка В13 на рис. 3), или "наползают" на соседнюю ячейку (если она пуста) (ячейка Е6 на рис. 3). Но при этом введенное данное находится в ячейке и полностью отображается в строке формул. В таких случаях следует изменить ширину столбца (высоту строки) автоматически или вручную.
Кроме того, в ячейке могут отобразится данные #####, если она содержит число, которое не помещается в столбце. Чтобы увидеть это число, надо увеличить ширину столбца.
Рис. 3. Отображение "длинных" данных в таблице.
Для автоматического изменения ширины столбца необходимо поместить указатель мыши на правую границу заголовка столбца так, чтобы он принял вид крестика с двунаправленной стрелкой, и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши.
Для изменения ширины столбца (высоты строки) вручную необходимо поместить указатель мыши на правую границу заголовка столбца (нижнюю границу заголовка строки) так, чтобы он принял вид крестика с двунаправленной стрелкой (рис. 4) и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащить правую границу заголовка столбца (нижнюю границу заголовка строки) на новое место.
Рис. 4. Изменение ширины столбца вручную.
При этом во всплывающей подсказке будет выводиться
устанавливаемая ширина столбца. Она показывает среднее число знаков цифр 0-9, набранных шрифтом, установленным по умолчанию, которое помещается в ячейке, а также ширину столбца в пикселях).
Для того чтобы изменить ширину сразу нескольких столбцов надо выделить столбцы, ширину которых требуется изменить, а затем перетащить правую границу заголовка любого выделенного столбца. Аналогичным образом можно изменить высоту сразу нескольких строк.
2. Ускоренный ввод данных
В Microsoft Excel ввод данных можно облегчить с помощью средств Автозавершение, Выбор из списка и Автозаполнение, а также используя маркер заполнения.
Средство Автозавершение завершает ввод текстовых данных вместо пользователя. По мере ввода символов в ячейку Автозавершение проверяет все ячейки столбца, начиная с текущей и заканчивая первой пустой ячейкой. Если
оно обнаружит в столбце элемент данных, начинающийся с введенных символов, то оставшиеся символы будут введены автоматически по найденному образцу.
Предположим, что в столбце есть последовательность текстовых данных, например названия городов: Киев, Кишинев, Кисловодск. Первые две буквы у них одинаковые. При вводе в новую ячейку столбца первых трех букв Киш средство Автозавершение вставит слово Кишинев (рис. 5). Если надо ввести другое слово, то нужно продолжить ввод оставшихся символов. Если надо ввести именно слово Кишинев, нужно нажать Enter. Средство Автозавершение очень облегчает ввод больших массивов текстовых данных, особенно в случаях, когда различия в словах начинаются со второй или третьей буквы.
Рис. 5. Средство Автозавершение.
Средство Автозавершение не работает с числовыми значениями.
Средство Выбор из списка применяется, если пользователь знает, что необходимый текст уже введен в одну из ячеек данного столбца. Для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на активной ячейке и из контекстного меню выбрать пункт Выбрать из раскрывающегося списка. Под активной ячейкой раскроется список, в котором будут представлены все введенные в этот столбец текстовые данные (рис. 6). Пользователь должен щелкнуть левой кнопкой мыши на том элементе списка, который необходимо поместить в активную ячейку.
Рис. 5. Средство Выбор из списка.
Средство Выбор из списка, как и средство Автозавершение, работает
только с содержимым ячеек столбца неразделенных пустыми ячейками и не работает с числовыми значениями.
Для того чтобы заполнить ячейки строки или столбца повторяющимися значениями, можно воспользоваться заполнением с помощью маркера заполнения (черный квадрат в правом нижнем углу ячейки_ (рис. 7).
Рис. 7. Маркер заполнения.
Для этого необходимо выполнить следующие действия:
1) ввести в ячейку значение, которым требуется заполнить строку или столбец;
2) снова выделить эту ячейку;
3) подвести указатель мыши к маркеру заполнения, так чтобы указатель мыши принял вид черного крестика;
4) удерживая нажатой левую кнопку мыши, протащить указатель, принявший вид крестика, по нужным ячейкам строки (столбца) (рис. 8).
Для заполнения ячеек строки ли столбца последовательностью чисел, в которой каждое следующее число отличается от предыдущего на одно и то же значение (арифметической прогрессией) можно:
1) ввести в ячейку значение первого члена арифметической прогрессии;
2) ввести в соседнюю ячейку строки или столбца второй член арифметической прогрессии;
3) выделить обе ячейки;
4) удерживая левую кнопку мыши, протащить маркер заполнения вправо (если надо заполнить ячейки строки) или вниз (если нужно заполнить ячейки столбца) (рис. 9)
Рис. 9. Заполнение ячеек столбца значениями арифметической прогрессии с помощью маркера заполнения.
Также для задания прогрессии, можно воспользоваться кнопкой Заполнить группы Редактирование вкладки Главная и в появившемся диалоговом окне Прогрессия задать параметры для арифметической или геометрической прогрессии.
Microsoft Excel позволяет вводить в таблицу часто повторяющиеся списки с помощью средства Автозаполнение . После установки Microsoft Excel уже содержит списки дней недели и месяцев. В одних из них их элементами являются полные слова, а в других – общепринятые сокращения:
- Январь, Февраль, Март, …, Декабрь;
- Янв, Фев, Мар, …, Дек;
- Понедельник, Вторник, Среда, …, Воскресенье
Пн, Вт, Ср, …, Вс.
Чтобы автоматически ввести один из этих списков, следует:
1) ввести в ячейку первый элемент списка;
2) выделить эту ячейку;
3) удерживая нажатой левую кнопку мыши протащить маркер заполнения вправо или вниз (рис. 10).
Рис. 10. Средство Автозаполнение.
Если надо использовать собственные, не встроенные списки, то пользователь может назначить их для автозаполнения. Для этого необходимо:
3) в открывшемся диалоговом окне Списки в поле Списки выбрать элемент Новый список;
4) щелкнуть в поле Элементы списка и ввести свой список, используя клавишу Enter для разделения элементов списка (рис. 11);
5) задав последний элемент списка, щелкнуть на кнопке Ок.
Рис. 11. Создание собственного списка автозаполнения.
Новый список автозаполнения можно создать и на основе уже введенного
в таблицу списка значений:
1) выделить диапазон ячеек, содержащий список;
2) в меню кнопки Office щелкнуть на кнопке Параметры Excel;
3) в открывшемся диалоговом окне Параметры Excel в разделе Основные щелкнуть на кнопке Изменить списки;
4) в открывшемся диалоговом окне Списки щелкнуть на кнопке Импорт.
5) щелкнуть на кнопке Ок.
Рис. 12. Создание списка автозаполнения на основе уже введенного в таблицу списка значений.
3. Редактирование данных
Данные, вводимые в ячейку Microsoft Excel, можно редактировать прямо при их вводе. Редактирование уже введенных данных можно осуществлять двумя способами – непосредственно в ячейке (для этого нужно перейти в режим редактирования) или используя область ввода строки формул. Для перехода в режим редактирования можно либо дважды щелкнуть на ячейке, либо нажать клавишу F2. Для редактирования данных с помощью строки формул, необходимо выделить ячейку и один раз щелкнуть в области ввода строки формул. Редактирование данных в ячейке осуществляется аналогично редактированию текста в Microsoft Word. Для удаления символа, расположенного слева от курсора используют клавишу Backspace, а для удаления символа, расположенного справа от курсора – Delete. При вводе и
1. Ввод данных в ячейки Excel
Данные всегда вводятся в активную ячейку, на которой находится черная рамка. При первом запуске программы Excel по умолчанию активна ячейка А1. Чтобы активировать другую ячейку, необходимо поместить на нее рамку выделения. Это можно сделать левым щелчком мыши или перемещением рамки к нужной ячейке с помощью клавиш управления курсором .
Выбрав ячейку, нужно набирать в ней текст, число или формулу.
Числовые значения могут содержать цифры от 0 до 9 , а также спецсимволы: + – Е е ()., $% /
Для ввода числового значения в ячейку необходимо выделить нужную ячейку и ввести с клавиатуры необходимую комбинацию цифр. Вводимые цифры отображаются как в ячейке, так и в строке формул. По завершению ввода необходимо нажать клавишу Enter. После этого число будет записано в ячейку. По умолчанию после нажатия Enter активной становится ячейка, расположенная на строку ниже, но командой «Сервис» – «Параметры» можно на вкладке «Правка» установить необходимое направление перехода к следующей ячейке после ввода, либо вообще исключить переход. Если после ввода числа нажать какую-либо из клавиш перемещения по ячейкам (Tab, Shift+Tab…), то число будет зафиксировано в ячейке, а фокус ввода перейдет на соседнюю ячейку .
Особенности ввода числовых значений, использующих спецсимволы, следующие.
1. Если надо ввести отрицательное число, то перед числом необходимо поставить знак «–» (минус).
2. Символ Е или е используется для представления числа в экспоненциальном виде. Например, 5е3 означает 5*1000, т.е. 5000.
3. Числа, заключенные в скобки интерпретируются как отрицательные, даже если перед числом нет знака минуса. Т.е. (40) – для Excel означает -40.
4. При вводе больших чисел для удобства представления между группами разрядов можно вводить пробел (23 456,00). В этом случае в строке формул пробел отображаться не будет, а в самой ячейке число будет с пробелом.
5. Для ввода денежного формата используется знак доллара ($).
6. Для ввода процентного формата используется знак процента (%).
7. Для ввода даты и дробных значений используется знак косой черты (/). Если Excel может интерпретировать значение как дату, например 1/01, то в ячейке будет представлена дата – 1 января. Если надо представить подобное число как дробь, то надо перед дробью ввести ноль – 0 1/01. Дробью также будет представлено число, которое не может быть интерпретировано как дата, например 88/32 .
Иногда возникает необходимость ввода длинных чисел. При этом для его отображения в строке формул используется экспоненциальное представление не более чем с 15 значащими цифрами. Точность значения выбирается такой, чтобы число можно было отобразить в ячейке .
В этом случае значение в ячейке называется вводимым или отображаемым значением.
Значение в строке формул называется хранимым значением.
Количество вводимых цифр зависит от ширины столбца. Если ширина недостаточна, то Excel либо округляет значение, либо выводит символы ###. В этом случае можно попробовать увеличить размер ячейки .
При вводе десятичных дробей нужно использовать запятую. Числа, содержащие точку, дефис или слэш Excel воспринимает как даты. Так, если вы наберать в ячейке 1.5, 1/5 или 1–5, система распознает эту запись как первое мая текущего года, трансформировав ее в 01.май. Полную дату (в формате число. месяц. год – 01.05.2007) можно увидеть в строке формул, выделив ячейку .
Если надо ввести дату, содержащую другой год, нужно наберать последовательно через точку, дефис или слэш число, месяц и год, например, 7.8.99, 25/6/0, или 12–12–4. В результате Excel поместит в ячейки даты 07.08.1999, 25.06.2000 и 12.12.2004. Двоеточие используется для ввода времени. Так, если вы набирать в ячейке 19:15, Excel распознает эту запись как время 19:15:00. Чтобы завершить ввод и переместиться к следующей нижней ячейке, нужно нажимать клавишу Enter или же использовать мышь или клавиши управления курсором для перехода к другим ячейкам.
Если ширина вводимого текста превышает ширину ячейки, он будет накладываться на пустые ячейки справа, но не заполнять их. Если же в ячейках, находящихся справа, имеются данные, то набираемый текст не будет перекрываться с ними. При удалении с ячейки рамки выделения текст будет «обрезан» по ширине, но увидеть его полностью можно в строке формул, выполнив на ячейке щелчок. Однако существует простой способ избавиться от наложения, изменив ширину столбца с «неблагополучной» ячейкой. Для этого нужно навести указатель мыши на правую границу заголовка столбца и, когда он примет вид , выполните щелчок и протащите границу вправо до тех пор, пока не отобразится весь текст. Для задания точной ширины столбца необходимо следить за значением на всплывающей подсказке при перетаскивании границы. Еще более простой способ задать нужную ширину – выполнить на границе заголовка столбца двойной щелчок .
Визуализировать текст, не умещающийся по ширине ячейки, можно и другим способом – переносом по словам за счет увеличения высоты строки. Для этого нужно выделить щелчком проблемную ячейку и на вкладке Главная в группе Выравнивание нажмите кнопку Перенос текста . При этом высота строки, в которой находится ячейка, будет увеличена так, чтобы ее скрытое содержимое отобразилось полностью. Для переноса текста, по словам высоту ячейки можно менять и вручную протаскиванием за границу заголовка, как и в случае столбца .
Для ввода простых формул, содержащих только арифметические знаки (+, –, *, /), нужно выполнить следующие действия:
1. Выделить щелчком ячейку, в которую нужно поместить формулу.
2. Ввести знак равенства = (это нужно делать всегда при наборе формул).
3. Далее нужно ввести адреса ячеек, значения которых будут принимать участие в расчете. Чтобы сделать это, нужно выполнить щелчок на первой из них. При этом ячейка будет выделена бегущей рамкой, а ее адрес появится в ячейке ввода (рис. 1, слева).
4. После этого наберите с клавиатуры арифметический знак и щелчком выделить вторую ячейку для вставки ее адреса (рис. 4, справа) или же набирать адрес с клавиатуры, переключившись на английскую раскладку. Далее Нажать Enter для завершения ввода. В результате в ячейки отобразится результат вычисления.
5. Есть возможность комбинировать в одной формуле несколько арифметических операций. При необходимости можно использовать скобки, как и в случае стандартной записи математических выражений. Так, например, если нужно сложить значения двух ячеек, а затем результат поделить на число, находящееся в третьей ячейке, в виде формулы это будет выглядеть следующим образом: =(В2+С2)/D2. При вводе формулы адреса ячеек необходимо указывать щелчками или набирать вручную .
Рис. 1 – Ввод простейшей формулы
2. Редактирование данных в ячейке
Редактирование данных в ячейке проводится следующим образом. Чтобы удалить все содержимое ячейки, выделить ее щелчком и нажмите клавишу. Если нужно набрать в заполненной ячейке новые данные, предыдущие удалять необязательно. Просто выделить ее и начать ввод. Старые данные будут автоматически заменены .
Если ячейка содержит большой текстовый фрагмент или сложную формулу, то для внесения изменений удалять их полностью нерационально. Следует выполнить на ячейке двойной щелчок, установить щелчком курсор в нужное место для редактирования, внести необходимые изменения и нажать Enter.
Если нужно отказаться от редактирования ячейки, но редактирование уже началось, просто нажать клавишу Esc. При этом в ячейке будут восстановлены исходные данные. Для отмены уже совершенного действия используйте стандартное сочетание клавиш +Z или кнопку Отменить на Панели быстрого доступа .
При изменении значений в ячейках, на которые ссылается формула, результат вычислений в ячейке, содержащей формулу, будет автоматически пересчитан.
3. Автозавершение и автозаполнение ячеек
Часто при заполнении таблицы приходится набирать один и тот же текст. Имеющаяся в Excel функция автозавершения помогает значительно ускорить этот процесс. Если система определит, что набираемая часть текста совпадает с тем, что был введен ранее в другой ячейке, она подставит недостающую часть и выделит ее черным цветом (рис. 2). Можно согласиться с предложением и перейти к заполнению следующей ячейки, нажав, или же продолжить набирать нужный текст, не обращая внимания на выделение (при совпадении первых нескольких букв) .
Рис. 2 – Автозавершение при вводе текста
Механизм автозаполнения удобно применять в тех случаях, когда в ячейки требуется ввести какую-либо последовательность данных. Предположим, необходимо заполнить строку или столбец последовательностью чисел, каждое из которых больше (или меньше) предыдущего на определенную величину. Чтобы не заниматься этим вручную, можно выполнить следующие действия :
1. Необходимо набрать в двух соседних ячейках первые два значения из ряда чисел, чтобы Excel мог определить их разность.
2. Выделить обе ячейки.
3. Навести указатель мыши на маркер, который находится в нижнем правом углу рамки выделения. При этом он примет вид черного плюса.
4. Выполнить щелчок и, удерживая нажатой кнопку мыши, протянуть рамку до появления на всплывающей подсказке возле указателя мыши конечного значения, которое будет помещено в последнюю ячейку ряда. Протаскивать рамку можно в любом направлении.
5. Отпустить кнопку мыши, чтобы диапазон охваченных ячеек заполнился.
Функция автозаполнения очень полезна при копировании формулы в ряд ячеек. Благодаря функции автозаполнения ввести формулы в ячейки можно за несколько секунд. Нужно набрать только первую формулу, а затем протаскиванием рамки за нижний маркер скопировать ее на весь ряд .
При этом адреса ячеек в формулах будут автоматически заменены на нужные (по аналогии с первой формулой).
Список использованной литературы
табличный редактор ячейка автозаполнение
1. Электронный ресурс: http://www.5byte.ru/excel/edit.php
2. Электронный ресурс: http://www.on-line-teaching.com/excel/lsn002.html
3. Электронный ресурс: http://www.kolomna-school7-ict.narod.ru/st40201.htm
