Информационное обеспечение системы управления персоналом. Информационное обеспечение службы управления персоналом

Тот, кто владеет информацией – тот владеет миром. Благодаря интернету, телевизору, газетам или радио мы получаем ежечасно ту или иную информацию, которая может быть как важной, так и неважной для нас. Что такое информация? Что включают в себя информационные системы? Что подразумевает информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом?

Что такое информация?

Информация – это знания, разъяснение в переводе с арабского языка. Информация используется как в обиходе, так и в науке и в экономике и является, пожалуй, важнейшим ресурсом в нашем мире. Не менее важным, чем другие, предоставляемые нашей планетой ресурсы – природные, экономические, материальные.

Роль информации в современном мире

Ее роль с каждым годом возрастает, она все более востребована. В настоящее время информация охватывает практически все сферы – финансовую, торговую, промышленную.

Информации в наше время уделяется огромное внимание, которое обусловлено следующими факторами:

1. Развитие массовых коммуникационных процессов.
2. Необходимость в разработке общей теории информации.
3. Развитие кибернетики, которая сейчас рассматривается как наука управления.
4. Появление информационных технологий в бытовой сфере.
5. Важная роль информации в процессах изучения неживой и живой природы.
6. Интеллектуальное и промышленное развитие, невозможное при отсутствии информации.

Человек в процессе собственной деятельности постоянно сталкивается с информацией. Ее покупают, продают, но она остается все таким же востребованным товаром, ведь это «продукт», который хранится очень долгое время.

Важность информационных технологий в нашей жизни

Информационные технологии в последнее время являются неотъемлемыми аспектами нашей повседневной жизни, поэтому с ними связываются большие ожидания в будущем. Информационные технологии способны помогать не только в бизнесе – они становятся средством познания духовных ценностей, ознакомления с культурой и особенностями той или иной страны, того или иного объекта. Поэтому информация – это доступ к непрерывному обучению, к возможности знать намного больше, чем предлагает программа обучения школы или института.

Информация чрезвычайно важна в бизнесе. Ни одно предприятие, ни одна фирма и ни одна организация не могут обойтись без информационных технологий, ни одна организация не будет развиваться, если отсутствует информационное обеспечение управления персоналом. Ведь именно информация определяет качество работы фирмы, ее конкурентоспособность.

К примеру, промышленные информационные технологии дают возможность не только осуществлять анализ запасов сырья, готовой продукции и комплектующих, но и находить новых партнеров, осуществлять маркетинговые исследования и многое другое.

Какой должна быть получаемая информация?

• Оперативной (информация должна протекать одновременно с процессом, который происходит в системе, вызывая необходимость в этой информации).
• Комплексной (то есть охватывать все стороны службы той или иной организации – социальную, экономическую, технологическую, организационную).
• Достоверной (лишь информация, основанная на фактах, анализах и расчетах, может действительно считаться информацией).
• Систематичной (для успешной работы организации информация должна поступать в нее постоянно).

Каковы возможности информационной системы предприятия:

1. Собирать, сохранять данные, полученные из разных систем компании.
2. Основываясь на результативных показателях, проводить оценку эффективности бизнес-процессов.
3. Анализировать показатели этих процессов посредством использования встроенных статистических инструментов.
4. Осуществлять сравнения с предыдущими периодами в деятельности компании.
5. Поддерживать ключевые показатели эффективности и результативности бизнес-процессов.
6. Запускать аварийные сообщения, которые свидетельствуют об отклонении результатов от нормы.
7. Объединять разные измеряемые параметры для поиска причин этих отклонений.
8. Оперативно преобразовывать ключевые показатели в формы отчетов для высшего руководства.

Несмотря на важную роль информационных технологий, играющих важную роль в жизни каждого из нас, у них также есть недостатки, сосредоточенные преимущественно в таких пунктах:

1. Развитие информационных технологий обрушило на человека огромный поток информации – как нужной, так и ненужной.
2. Экологические проблемы.

Информация передается благодаря информационным системам. Этот термин сам по себе может быть использован как в узком смысле, так и в широком. Он включает в себя совокупность программного и технического обеспечения, а также контролирующего его персонала.

Информационные системы

Информационные системы (сокращенно ИС), как и информационное обеспечение управления персоналом, представляют собой целый комплекс, напоминающий сложную конструкцию. Из этой конструкции можно выделить основные составляющие: оборотные фонды, материальные и трудовые ресурсы. Они, находясь во взаимодействии друг с другом, постоянно изменяются.

Рыночная экономика, как и системы управления персоналом, совершенствуется с каждым годом, невозможна без использования автоматизированной информационной системы. Что дают компании информационные системы:

1. За счет оперативного сбора и обработки информации повышают уровень принятия правильных, обоснованных решений.
2. Обеспечивают оперативность принятия решений соответственно полученной информации.
3. Позволяют добиваться эффективности работы благодаря своевременной передаче информации высшему руководству.
4. Дают возможность согласовывать принимаемые на разных уровнях решения.

Классификация информационных систем зависит от многих факторов: сферы работы организации, видов процессов управления, степени управленческой автоматизации.

Виды процессов управления информационных систем подразделяют на:

1. Ручные информационные системы, отличающиеся отсутствием современных технологий, потому обрабатывать и анализировать информацию – задача человека.
2. Автоматические информационные системы, требующие контроля человека, но выполняющие все сложные задачи самостоятельно.

Информационно-управляющие системы

Большую часть информации, которая используется для развития той или иной компании, руководитель получает неформальным путем. Он общается со своими подчиненными, коллегами, читает статьи в газетах, книги и другие источники информации, однако для принятия решений (даже для управления самой небольшой организацией) этого недостаточно. В то же время руководство нуждается в формальном сборе информации, которая поможет вести дела компании более квалифицированно и успешно.

Пример применения ИС

С развитием организации увеличивается ее потребность в информации. Тем не менее, даже небольшая организация нередко должна переработать очень большой объем данных. К примеру, сеть из 10 магазинов ежегодно приносит 4 млн. долл. дохода. При этом в ней работают порядка 150 сотрудников. После каждой рабочей недели администрация должна рассчитать заработок каждого служащего. Для этого администрация опирается на выписанные при продаже чеки и отработанные часы.

Более того, фирма заключает сделки с поставщиками, обрабатывает тысячи заказов ежегодно и контролирует поставку и продажу товара. Таким образом, информация, которую вынуждена перерабатывать даже небольшая фирма каждый год, поистине колоссальна. Администрация должна постоянно получать новую информацию, иначе продуктивной работы просто не будет – внешняя среда слишком изменчива.

Как справиться с этим? Для этого существует информационно-управляющая система, основная задача которой состоит в выдаче компании информации, которая нужна для принятия важных, нередко даже судьбоносных, решений для компании.

Информационно-управляющая система (сокращенно ИУС) должна выдать информацию не только о прошлом и настоящем, но и о будущем. Данная система отслеживает события, происходящие не только в компании, но и вне ее, позволяя получить наиболее полную в нужный момент информацию.

Комплекс систем

Создать ИУС в небольшой компании очень сложно, потому приходится использовать ее «заменители», которые в большинстве своем также дают возможность получить нужную информацию компании.

Революция компьютеров

Одной из наиболее важных частей информационно-управляющей системы является компьютер, без которого сейчас трудно обойтись любой компании. Компьютеры выполняют огромную работу и считаются одними из самых используемых аспектов системы управления. Развитие компьютерных технологий дает возможность использовать меньше бумаг, а также получать максимально оперативную и достоверную информацию в нужное время.

В настоящий момент начали активно применяться в менеджменте мини-компьютеры, отличающиеся компактностью. Объемы информации достаточно велики, чтобы менеджеры имели возможность активно использовать ее для нужд компании. Так, благодаря компьютерам управленческая команда той или иной фирмы узнает, к примеру, ежедневную или еженедельную информацию о том, какой продукт сейчас наиболее востребован на рынке, по какой цене и в каком количестве.

Информационные системы: применение в менеджменте

ИУС дает информацию не только подчиненным и руководителям – каждый из них получает свою долю данных, которую использует для общих целей компании. К примеру, менеджеры должны получать информацию из внешнего мира, которой не обязательно быть слишком подробной, но она вместе с тем просто обязана быть масштабной.

Виды управленческой деятельности

1. Стратегическое планирование. Характеризируется процессом принятия решений, которые влияют на поставленные организацией цели.
2. Управленческий контроль. Процесс обеспечения компании необходимой информацией, а также ее эффективное применение для осуществления поставленных компанией целей.
3. Оперативный контроль – это процесс получения информации для квалифицированного выполнения задач, которые стоят перед компанией.

Информация поступает и из внутренних источников, чаще всего от подчиненных к управленческому составу. К примеру, руководителю одного из отделов компании нужна информация о новом товаре, которую он получает от своего подчиненного и, в свою очередь, передает ее владельцу компании.

Процесс управления персоналом – это пирамида, состоящая из множества отдельных аспектов, постоянно согласуемых и принимаемых решений по поводу того или иного вопроса. На вершине этой пирамиды – успех компании, являющийся главной целью каждого сотрудника фирмы.

Информационное обеспечение процесса управления персоналом имеет несколько основных функций, среди которых:

1. Принятие решений.
2. Контроль над выполнением решений.

Обязательное выполнение этих двух функций позволяет рассматривать управление персоналом как информационный процесс.

Систему управления персоналом в общем можно разделить на два вида:

Внешнемашинное управление персоналом представляет собой:

• системы классификации и кодирования информации,
• системы организации, хранения, внесения изменений в документы,
• системы организации управления.

Внешнемашинное управление персоналом характеризуется документооборотом между управляемой и управляющей системами. То есть от лица (или лиц), управляющего компанией, передаются определенные документы (приказы, плановые графики и распоряжения). От получателя, в свою очередь, следуют другие документы, наиболее часто представленные в виде отчетов. Во внешнемашинном управлении не требуется применение техники. Данный вид управления дает возможность формализовать информацию и предоставлять ее в виде документов.

Здесь важно учесть, что наиболее часто в современном мире используются электронные системы документооборота, так как они имеют ряд преимуществ перед документами, представленными в виде «бумажек». Системы электронного документооборота (СЭД) являются более функциональными и оперативными. Основными их функциями считаются:

• надежное хранение, быстрый поиск документов,
• поддержка канцелярии,
• маршрутизация и контроль выполнения документов,
• отчеты аналитические,
• безопасность информации,
• дополнительные функции (эти функции разнятся и зависят только от выбора конкретной системы, поэтому к их выбору нужно подходить достаточно серьезно).

Когда следует воспользоваться системой электронного документооборота:

1. Огромный поток входящих документов, которые мешают оперативности выполнения работ.
2. Возрастание частоты и продолжительности совещаний у высшего руководства.
3. Низкая и постоянно снижающаяся оперативность выполнения решений.
4. Проблемы в нахождении виновных, нарушающих исполнительскую дисциплину.
5. Возрастание форм отчетности.
6. Утечка информации.

Внутримашинное управление персоналом – это целые массивы данных, представляющие собой информационную базу, которая использует современные технические средства. Среди типов данных выделяют: централизованные, распределенные в разных узлах локальных сетей ЭВМ, а также расположенные на одном компьютере – то есть локальные.

Основы базы данных: нормативно-справочная, оперативная, плановая, учетная

Базу данных контролирует автоматизированный банк данных, обслуживание которого осуществляется администратором. Его обязанности – защита данных и их предоставление в нужный момент.

Техническое обеспечение системы управления персоналом организации

Техническое обеспечение – это комплекс технических средств, которые в сокращенном варианте звучат как КТС. Техническое обеспечение менеджмента представляет собой систему связанных между собой технических средств, предназначенных для сбора информации, ее регистрации, накопления, обработки, передачи, вывода и представления. Оргтехника также относится к КТС.

КТС обеспечивает компании решение задач с минимальными затратами, как трудовыми, так и финансовыми, точно и в срок. КТС зачастую обеспечивается при помощи повышения производительности труда и возможности использовать экономико-математические методы решения задач на основе более точной информации.

То есть применение КТС должно повышать эффективность работы компании и улучшать ее показатели за счет рационального использования современных технологий. Какие же технологии входят в состав КТС?

Средства информации КТС

1. Предназначенные для сбора и регистрации информации – регистраторы, устройства для подготовки данных, устройства сбора информации. Основное предназначение данных технических устройств – это преобразование полученной информации в тот формат, который будет удобен для ее дальнейшей передачи.
2. Средства обработки информации относятся к вычислительной технике и составляют основу КТС службы управления персоналом. Они необходимы для преобразования исходных данных в информацию, которую можно с легкостью применить в принятии тех или иных решений.
3. Средства для хранения информации – это средства, которые напоминают картотеки или персональные компьютеры. Они предназначены для передачи информации во времени.
4. Средства для передачи информации предназначены для передачи информации в пространстве. Это могут быть телефоны, радио, факсы и другие привычные нам устройства.
5. Устройства выдачи информации – устройства, преобразующие информацию в вид, удобный для восприятия человека. К ним можно отнести принтеры, видеотерминальные устройства (дисплеи), графопостроители.

Основные характеристики КТС: он должен обладать технической, информационной, программной совместимостью, адаптацией к условиям функционирования службы управления персоналом и возможностью расширения (то есть подключения новых, более функциональных устройств).

Каковы исходные данные для выбора технических средств?

Характеристики задач, обязательно учитываемые при выборе оборудования

Во время выбора оборудования очень важно учитывать его основные характеристики и состав:

• производительность при выполнении технологических задач,
• надежность,
• совместимость в работе с другими технологическими устройствами (и с персональными компьютерами тоже),
• цена оборудования,
• количество и состав обслуживающего персонала,
• площадь помещения, требуемая для полного и комфортного размещения оборудования.

Чрезвычайно важен выбор технических средств. Основное требование – купленные технические средства должны быть функциональными. Поэтому целесообразно приобретать оборудование по достаточно высокой цене, которое отличается улучшенным качеством и более удобной в работе функциональностью.

Выбор технических средств для использования их в службе управления включает в себя следующие мероприятия:

1. Составление списка технических средств, которые позволят достичь более эффективной работы организации.
2. Выбор метода, позволяющего сравнить те или иные технические средства, дабы определить наиболее функциональные и качественные.
3. Осуществление сравнения технических средств методом сравнительного анализа.
4. Принятие решения покупки того или иного технического средства.

Техническое и информационное обеспечение управления персоналом – залог развития организации

Именно на информации держится большинство компаний, ведь мировой рынок чрезвычайно изменчив. Чтобы продержаться «на плаву» и оставаться конкурентоспособными, компании просто обязаны уметь работать с информацией.

Информационное обеспечение системы управления персоналом является важнейшим аспектом любой деятельности, ведь именно персонал, информация и техническое оборудование считаются основными составляющими компаний.

Информационное обеспечение системы УП представляет собой совокупность реализуемых решений по объему, размещению и формам организации информации. Передающейся в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно – справочную информацию, классификаторы технико – экономической информации, системы документации (унифицированные – пользуются все, специальные – пользуются узкопрофильные специалисты). При проектировании информационного обеспечения системы управления учитывается состав и структура информации, необходимой для используемой технологии управления. Для эффективного функционировании службы УП к качеству информации предъявляют следующие требования:
1. Комплексность - Т.е. информация должна отражать все стороны деятельности службы (техническую, технологическую, организационную, экономическую, социальную) во взаимосвязи с внешними условиями;
2. Оперативность - Получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управленческой системе или совпадать с моментом его завершения;
3. Систематичность - Т.е. требуемая информация должна поступать по возможности непрерывно;
4. Достоверность - Информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

Содержание информационного обеспечения системы УП можно отобразить на следующей структуре:
I. Документационное информационное обеспечение включает:
Систему классификаций и кодирования информации;
Систему управленческой документации;
Систему организации, внесения изменений и хранения документации.
Документационная информационная база – совокупность сообщений и сигналов в форме, воспринимаемой человеком без применения ЭВМ. В процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами. Т.е. от органа управления к объекту следуют документы. Содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, задания, планы – графики). В обратном направлении следуют документы, содержащие учтено – отчетную информацию (отчеты, служебные записки, докладные, объяснительные). Такое информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, предоставить данные в виде документов.
II. Электронное информационное обеспечение.
Содержит массивы данных, формирующих информационную базу на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Банк данных строится их баз данных, каждая из которых это совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения, манипулирования данными. В базе данных накапливаются, и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении управленческих задач. Основное внимание уделяется непрерывному поддержанию информационной модели объекта управления. К разработке информационного обеспечения службы УП предъявляют следующие организационно – методические требования:
- Рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информационной базы и сокращение числа форм документов.
- Возможность машинной обработки информации, содержащаяся в документах.
- Необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

Информационное обеспечение является важной областью современного менеджмента, непременным и первостепенным фактором нормального функционирования организации. Оно состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Внутрифирменная система информации (ВСИ) носит производственный характер, она предназначена для решения разнообразных задач хозяйственной деятельности: планирования и прогнозирования, предоставления информации о ходе производственного процесса и возникающих отклонениях, учета и контроля и др.

– она должна удовлетворять потребности пользователя;

– быть точной, достоверной и своевременной;

– систематизация сведений должна быть оптимальной, сбор и обработка – непрерывными.

Внутрифирменная система информации состоит из собственно информации, внутренних и внешних каналов связи и средств обработки информации. ВСИ – действенный компонент производственной деятельности: для определения ее эффективности используется следующий показатель: отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение функционирования системы.

Рассмотрим основные принципы и цели, задачи и функции внутрифирменной системы информации .

Основные принципы и цели ВСИ:

– определение требований к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности;

– выработка системы хранения, использования, предоставления информации в централизованном и децентрализированном управлении;

– определение потребностей в технических средствах (в том числе компьютерной технике) в фирме в целом и в каждом хозяйственном подразделении;

– разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;

– проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга, в планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации;

– автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;

– обеспечение копировальными устройствами, телексами, всеми средствами связи и коммуникаций в рамках фирмы в целом и ее отдельных подразделений;

– автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники.

К важным задачам ВСИ относятся:

– координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по фирме в целом;

– определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;

– определение основных направлений развития технологии обработки информации.

Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции:

– определение потребности каждого руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью фирмы;

– определение потребностей в технических средствах фирм в целом и каждого менеджера для обеспечения всей необходимой информацией;

– централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;

– определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение магнитных лент, дискет, бумаги и проч.);

– обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;

– разработка программных средств, прикладных программ.

Широкое использование ЭВМ в информационно-управленческой деятельности обусловило возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности: программистов, операторов, системных администраторов и др.

На современном этапе реализации хозяйственных функций все организации в большей или меньшей степени применяют информационные технологии.

Информационные технологии – это система методов сбора накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники. Это понятие охватывает также разработку и производство компьютеров и программного обеспечения, доступ в Интернет и использование информационных ресурсов в целях ведения бизнеса .

Интернет является эффективным инструментом бизнеса, обеспечивающим взаимодействие организации с внешним миром. Он дает возможность организовать единую производственную цепочку «поставщик – производитель – потребитель» с меньшими операционными затратами и большей эффективностью производства. Вместе с Интернетом возник электронный бизнес (electronic business, e-business). Различают следующие его виды:

– электронный бизнес, ориентированный на бизнес-партнера (Business to Business, B2B). Это вид деятельности в информационном пространстве, имеющий своей целью создание и упрочнение долговременных деловых связей с партнерами по бизнесу;

– электронный бизнес, ориентированный на конечного пользователя (Business to Customer, B2C). Вид деятельности, нацеленный на удовлетворение потребностей клиента и установление долговременных и прочных связей с ним;

– электронная коммерция (electronic commerce, e-commerce). Установление контактов с контрагентом, проведение актов купли – продажи товаров и услуг, лицензионных, арендных и др. соглашений;

– электронное снабжение (electronic procurement). Проведение закупок сырья, материалов и других ресурсов через Интернет.

Электронный бизнес позволяет сократить продолжительность производственно-сбытового цикла. Снизить производственные затраты, повысить качество товаров и услуг и, как следствие, повысить конкурентоспособность организации на рынке.

Активно развивается электронный документооборот: выставление счетов по предварительно разработанным формам, ведение внутренней отчетности на основе автоматизированного анализа информационных потоков, осуществление платежей в онлайновом режиме и др.

Возникло новое понятие организации корпоративной сети – интранет (intranet). Данное понятие применяется к тем сетям, которые используют стандарты и технологии Интернета, обеспечивая доступ к корпоративным документам, справочникам, информации о кадровом составе, программному обеспечению, организуя видео-совещания, обучение работников, совместную работу рабочих групп. Одновременно с сетью интранет в организациях может существовать сеть экстранет (extranet), обеспечивающая связи с внешними клиентами – поставщиками, заказчиками, потребителями и др., которым предоставляется выборочный доступ к корпоративной сети.

К особенностям и сильным сторонам использования современных информационных технологий относятся: общедоступность сетей, возможность доступа в любое время суток, постоянная связь с абонентом, наличие последних новостей, возможность познакомиться с большим числом источников информации, необходимой для принятия управленческого решения.

Еще по теме 5.4. Система информационного обеспечения управления:

1. Информационное обеспечение системы управления персоналом

Значение информационного обеспечения системы управления предприятием трудно переоценить, оно постоянно возрастает. Информация выступает в настоящее время как один из важнейших ресурсов. Ее значимость не меньше, чем у сырьевых, материальных, финансовых, людских ресурсов.

Информация может использоваться многократно.

При этом она постоянно увеличивается, что является отличительной чертой информационных ресурсов от других видов ресурсов.

Информация представляет собой совокупность сведений об окружающем мире и протекающих в нем процессах, сообщений, осведомляющих о положении дел или характере явлений в их взаимосвязи.

Информационное обеспечение системы управления предполагает объективную, полную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Информационное обеспечение системы управления в настоящее время представляет собой объективную необходимость, обусловленную требованиями внешней среды и внутренними изменениями предприятия адекватно реагировать в возникающих ситуациях.

Информационное обеспечение системы управления предполагает наличие своевременной, всеобъемлющей и точной информации, умение ее осмыслить, формулирование необходимых выводов и результативное и эффективное воплощение управленческих решений. Информационное обеспечение является основой управленческих процессов.

Суть информационного обеспечения системы управления составляют данные, уменьшающие неопределенность событий.

Информационное обеспечение системы управления - это интеграционное целое своевременных, всеобъемлющих, необходимых, воспринимаемых и осознаваемых сведений для анализа конкретной ситуации, выработки альтернативных решений, выбора оптимального, наилучшего в данных ограничениях решения, сопровождения и контроля исполнения.

Информационное обеспечение системы управления в современных условиях базируется на использовании вычислительной техники и информационных технологий. Процесс этот многоаспектный.

Вычислительная техника и информационные технологии в системах управления позволяют более экономично и рационально организовать процессы, повышают гибкость и динамичность, расширяют диапазон анализируемых факторов при принятии управленческих решений, позволяют повысить эффективность управления.

22.8. Управление персоналом на предприятии

Персонал предприятия является той основой, на которой строится его эффективная деятельность. Первичны работники предприятия, вторичны финансовые и материальные ресурсы.

Персонал предприятия - это работники предприятия, совокупность его сотрудников, работающих по найму и имеющих трудовые взаимоотношения с работодателем, оформленные трудовым договором или контрактом.

Деление персонала на категории (группы) основано на роли и месте работников предприятия в трудовом процессе.

Профессия - род трудовой деятельности человека, владеющего определенными общими и специальными знаниями и навыками.

Специальность - вид деятельности в рамках профессии.

Квалификация - степень общей и специальной профессиональной подготовки.

Качественные характеристики персонала: наличие знаний и профессиональных навыков в определенной сфере деятельности, профессиональные и личные интересы, стремление сделать карьеру, потребность в профессиональной и личной самореализации, наличие физических, психологических, интеллектуальных качеств для конкретной деятельности.

Качественные характеристики персонала предприятия предопределяют структуру персонала по категориям, таким, как руководители, специалисты, рабочие, и по профессиям, специальностям, квалификационным признакам.

Под управлением персоналом понимается вся совокупность организационных и управленческих мероприятий, направленных на оптимальное формирование трудового коллектива и полное использование способностей персонала в процессе производства.

Вырабатывается политика подбора и найма работников, процедуры увольнения с работы и ухода на пенсию, планы развития коллектива, управление конфликтными ситуациями, мероприятия по созданию творческой обстановки.

Управление персоналом является одним из важнейших аспектов менеджмента. Персонал работает на достижение целей предприятия. Эффективность работы персонала в значительной степени определяется адекватностью целей каждого работника целям предприятия.

Конкретная ответственность за управление персоналом на средних и крупных предприятиях возлагается на профессионально подготовительных работников отделов кадров, обычно в составе штабных служб. Для того чтобы работники отдела кадров могли активно содействовать реализации целей предприятия, им необходимы не только знания и компетенция в своей конкретной области, но и осведомленность о нуждах руководителей низового звена. В свою очередь, если руководители низового уровня не понимают специфики управления персоналом, его возможностей и недостатков, то они не могут в полной мере воспользоваться услугами специалистов-кадровиков. Поэтому очень важно, чтобы все руководители знали и понимали способы и методы управления персоналом.

Управление персоналом на предприятии включает: разработку квалификационной структуры; распределение работающих по подразделениям; работу по оптимизации режима труда; формирование системы оплаты труда; обеспечение условий труда, отдыха и быта; оценку персонала; обучение и переподготовку; отбор и продвижение; оценку эффективности труда.

Еще по теме 22.7. Информационное обеспечение системы управления:

1. Разработка системы информационного обеспечения, регламентов и процедур управления финансовыми рисками в компании
2. ИНФОРМАТИЗАЦИЯ, ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ, ТЕХНОЛОГИИ И СРЕДСТВА ИХ ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Министерство образования Российской Федерации

Тюменский государственный университет

филиал в г. Пыть-Яхе

Специальность государственное и муниципальное управление

РЕФЕРАТ

Информационное и техническое обеспечение

системы управления пе р соналом

Выполнил студент II курса

дневного отделения

Лесовой Сергей Юрьевич

Проверила:

Невская А. П.

г. Пыть-Ях, 2001

I. Информационное обеспечение системы управления персоналом организации

а) Внемашинное информационное обеспечение

б) Внутримашинное информационное обеспечение

II. Техническое обеспечение системы управления персоналом организации

Список использованной литературы

I . Информационное обеспечение системы управления персоналом организации

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, - выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т. е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления - как информационную систему.

Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

Комплексность - информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями.

Оперативность - получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом ее завершения.

Систематичность - требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно (по возможности).

Достоверность - информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

Информационное обеспечение службы управления персоналом (Приложение 1) укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация информационного обеспечения может быть использована только при том условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (непосредственно, например, персональные компьютеры или используемые вычислительные ресурсы организации).

а) Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документации.

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т. п.); по линии обратной связи - от объекта к органу управления - следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

б) Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом внутримашинного информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя.

В последнее время широкое распространение получило использование ПК в структурных подразделениях организации, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т. д. В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ПК.

Недостатки традиционного подхода организации массивов информации в памяти ПК, при котором разработка информационной базы ориентировались на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ориентированной.

Все это обусловило новую организацию данных в ЭВМ, что нашло свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления.

В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают получаемые результаты.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

II . Техническое обеспечение системы управления персоналом о р ганизации

Основу технического обеспечения системы управления персоналом составляет комплекс технических средств (КТС) - совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

КТС должен обеспечивать решение задач управления с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в указанные сроки. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и, что значительно важнее, за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации.

В связи с этим эффект применения КТС в службе управления персоналом должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экономических показателей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления.

КТС должен обладать информационной, программной и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств.

Исходными данными для выбора технических средств являются:

характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации;

характеристики технологического процесса обработки информации;

технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персоналом.

Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования, являются:

носители входной и выходной информации (документы, типизированные бланки, машинные носители информации и т. д.);

объем входной и выходной информации по указанным носителям;

объемы вычислительных работ;

сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;

формы и способы представления результатов решения задач пользователям.

При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования и его основные характеристики:

производительность при выполнении технологических операций;

надежность работы;

совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров;

стоимость оборудования;

состав и количество обслуживающего персонала;

площадь, требуемая для размещения оборудования.

Материалы анализа технического обеспечения службы управления персоналом, а также данные об использовании технических средств, являются исходной базой составления задания на проектирование технического оснащения службы.

Проектные решения должны обеспечивать:

рациональную структуру, состав, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях службы;

улучшение общего технического оснащения по отдельным видам и направлениям работ службы;

соответствие производительности и надежности технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рамках системы управления организации в целом;

комплексное использование технических средств при реализации подразделениями службы своих функций и отдельных работ;

экономичность эксплуатации средств технического оснащения.

Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических средств: он определяет затраты на их приобретение и эффективность будущего функционирования службы управления персоналом.

Состав и последовательность операций по выбору технических средств для их использования в службе управления персоналом включает:

определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;

определение требований, предъявляемых к техническим средствам. Обоснование состава показателей, характеризующих предъявляемые требования к техническим средствам;

формирование перечня технических средств, выпускаемых отечественными и зарубежными фирмами, использование которых позволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачи;

определение показателей качества и функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного перечня;

выбор метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;

проведение сравнительного анализа технических средств;

принятие решения о приобретении выбранных технических средств.

В соответствии с последовательностью стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

Средства сбора и регистрации информации: устройства подготовки данных, регистраторы информации, устройства сбора информации. Назначение этой группы технических средств - преобразование формы информации в вид, удобный для дистанционной передачи и дальнейшей обработки.

Средства передачи информации: системы телетайпной, телефонной, факсимильной связи. Предназначены для передачи информации в пространстве.

Средства хранения информации: внешние запоминающие устройства персональных компьютеров, картотеки. Предназначены для передачи информации во времени.

Средства обработки информации (средства вычислительной техники) составляют основу КТС службы управления персоналом. Они предназначены для преобразования исходных данных в результирующую информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

Средства выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видеотерминальные устройства (дисплеи), графопостроители и пр. они предназначены для преобразования информации в вид, удобный для восприятия человеком.

Однако следует отметить, что приведенная выше классификация технических средств службы управления персоналом организации условна, так как многие типы технических средств выполняют комплекс функций, относящихся к разным классификационным группам.

Список использованной литературы

Громова О.Н., Мишин В.М., Свистунов В.М. Организация управленческого труда. Учеб. Пособие. - М.: ГАУ, 1993.

Кибанов А.Я., Захаров Д.К. Организация управления персоналом на предприятии. М.: ГАУ, 1994.

Менеджмент организации. Учеб. пособие / Под ред. З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. М.: Инфра-М, 1995.

Поршнев А.Г. Управление инновациями в условиях перехода к рынку. М.: РИЦЛО "Мегаполис-Контракт", 1993.

Управление персоналом организации: Учебник/Пол ред. А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 1998. - 512с.

Экономическая информатика и вычислительная техника: Учеб./ Л.В. Еремин, А.Ю. Королев, В.П. Косарев и др. М.: Финансы и статистика, 1993.

Подобные документы

Информация и информационные системы в управлении. Информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом. Сбор и хранение данных, полученных из разных систем управления. Обеспечение оперативности принятия решений по полученной информации.

курсовая работа , добавлен 24.11.2014


Значение и необходимость информационного и технического обеспечения системы управления персоналом на предприятии. Содержание и составные элементы внемашинной и внутримашинной сферы ИО. Определение необходимого количества средств передачи информации.

контрольная работа , добавлен 14.11.2010


Задачи и преимущества внедрения компьютерной системы управления персоналом. Сущность и виды персональной информации предприятия, предъявляемые к ней требования. Состав информационного и технического обеспечения, необходимого для принятия кадровых решений.

курсовая работа , добавлен 07.06.2013


Общая характеристика информации, ее виды и требования. Сущность современных и актуальных задач совершенствования информационного обеспечения управления. Информационное обеспечение управления персоналом как управленческая проблема, его основные виды.

реферат , добавлен 12.07.2010


Роль управления персоналом в системе менеджмента. Функциональное разделение труда и организационная структура службы управления персоналом. Кадровое, информационное, техническое и правовое обеспечение системы управления персоналом. Кадровый потенциал.

курс лекций , добавлен 16.10.2008


Сущность и функции системы управления персоналом. Требования к кадровому обеспечению системы управления персоналом на предприятии. Общие нормы организации документационного обеспечения системы управления персоналом. Кадровая безопасность и охрана труда.

дипломная работа , добавлен 15.11.2010


Понятие системы управления персоналом, ее сущность и ставные элементы, основные цели и функции на предприятии. Анализ системы управления персоналом на ООО УК "Спецстройгарант", ее особенности. Выявленные в ходе анализа проблемы и пути их решения.

дипломная работа , добавлен 09.05.2009


Система управления персоналом. Элементы управления персоналом на предприятии на примере Филиала №5 ФГКУ "301 ВКГ" МО РФ. г. Уссурийск. Дерево целей системы управления персоналом. Состав функций по направлениям деятельности системы управления персоналом.

курсовая работа , добавлен 04.12.2015


Изучение системы управления персоналом предприятия на примере ООО "Трансстрой". Разработка рекомендаций по совершенствованию системы управления персоналом и оценка экономического эффекта от их внедрения. Техническое, компьютерное и правовое обеспечение.

дипломная работа , добавлен 27.01.2011


Сущность и тенденции управления персоналом. Основные аспекты работы руководителя. Политика, стратегия и процедуры управления персоналом. Планирование и отбор человеческих ресурсов. Процесс принятия решений. Обобщение информации в систематическом виде.